PLAN DE MEJORIA CONTINUA

Documento que describe la planificacin de actividades de mejora continua que se

pretenden realizar en el corto plazo de 3 a 6 meses, respondiendo a las preguntas: Cul es

el problema?, Por qu ocurre? Por qu abordarlo? Cmo lo solucionamos?, Quin lo

har?, Cundo se har?, Qu resultados nos proponemos obtener? En qu plazo?

Por qu debe

realizarse?

Quin lo

elabora?

Para qu sirve? Quin lo

aplica?

Cmo se

controla su

aplicacin?

Es un documento

que representa la

actividad

imprescindible

de todo programa

de gestin de

calidad, el que

ms necesita de

un enfoque

interno y de auto

compromiso.

Inicia con la

identificacin de

una oportunidad

de mejora en

algn aspecto de

los servicios que

se estn

ofreciendo.

Cada Jefe de

Servicio, Jefes de

Piso de

Enfermera,

Directores, Jefes

de Divisin, en

fin cada mando

directivo que

tenga definido un

tramo de control

Para establecer

los lineamientos

de trabajo y

organizar al

equipo en base a

la definicin de

roles,

responsabilidades

, y tiempos, que

permitan elevar el

nivel de calidad,

al mximo

posible.

Todo el

personal

que se

integra

como

equipo de

mejora

continua.

A travs del

cumplimiento

de metas,

mismas que

deben de estar

definidas en

base al logro

esperado en

determinado

tiempo.

Tambin a

travs de

indicadores para

medir sus

resultados.

Qu es un plan de mejoramiento?

El plan consiste en la descripcin de una secuencia de pasos orientados a eliminar, en lo

posible, las debilidades del sistema de enseanza o de la carrera.

Su meta u objetivo es orientar las acciones requeridas para eliminar las debilidades

determinadas y sus causas, sin alterar las fortalezas conseguidas. Es decir, el plan de

mejoramiento es un medio conceptual y una gua para actuar segn lo que se requiere, con

el fin de modificar el estado actual del sistema, por uno futuro de mejor calidad,

conservando las fortalezas.

As, el plan de mejoramiento debe considerar y describir claramente las causas de la

debilidad y plantear la (s) accin (es) que va (n) a permitir superarla.

Una de las razones que justifica la necesidad de elaborar un plan de mejoramiento se

relaciona con que lo que no se planifica pierde posibilidades de logro, debido a que los

recursos siempre son escasos y estn comprometidos.

El plan de mejoramiento gua la ejecucin y permite un adecuado seguimiento, pero es

preciso que se elabore con sentido de realidad, o sea, que se propongan las acciones por

alcanzar, en trminos de costos, calendarizacin, recursos y viabilidad poltica.

Metodologa para elaborar un Plan de mejoramiento

Anlisis de las debilidades o necesidades detectadas

1. Analizar las causas de cada debilidad sealada en los criterios; se debe contestar la

pregunta: de qu depende lo que est mal?

2. Enlistar las posibles acciones que permitiran atender los factores que provocan la

situacin actual.

3. Analizar la viabilidad de cada accin en: tiempo, costo, apoyo poltico, proveedores,

recursos tcnicos, etc.; se recomienda el principio de el mejoramiento asequible.

4. Escoger las acciones factibles de cumplirse e indicar en qu proporcin permitirn

superar la debilidad y el plazo cuando se llevarn a cabo.

COMPONENTE:

Debilidad Razones que

provocan la

situacin

Posibles

acciones

Valoracin de

la viabilidad

de cada accin

Seleccin de

las acciones

factibles de

lograr

Importancia de cada

accin para superar la

debilidad

Situacin

Actual:

con fortalezas

con debilidades

Situacin futura

Deseada:

Fortalezas sostenidas

Debilidades superadas

Plan de

mejoramiento y de

sostenibilidad

Anexo: Ejemplo ilustrativo

Componente: Currculo

Objetivo: Fortalecer la preparacin del contador pblico, mediante la incorporacin de

formacin humanstica en el plan de estudio

Debilida

d o

necesida

d

Activida

des

Tareas Indicado

res

Medio

para

verificar

el

indicado

r

Acciones

de

seguimien

to

Fecha

de

finaliza

cin

Respons

able

Ausencia

de

formaci

n

humansti

ca

1.

Incorpor

acin en

el plan

de

estudio

de tres

centros

de

formaci

n

humans

tica en

las reas

de

comunic

acin,

historia,

filosofa

y teatro

1.1

Elaboracin

de la

descripcin

de cada

centro

1.2 Diseo

del

programa

de cada

centro

1.3

Contrataci

n de los

profesores

para ofrecer

los centros

de

formacin

1.4 Compra

de la

bibliografa

y materiales

necesarios

para cada

centro

Tres

programa

s

redactado

s

Profesore

s

nombrad

os

Bibliogra

fa y

materiale

s

didctico

s

disponibl

es

Documen

to con

programa

s

Acciones

de

nombram

iento de

profesore

s

Libros

disponibl

es en

biblioteca

Reunin

entre

coordinad

or

acadmico

y

profesores

Conversac

in con

director de

recursos

humanos

Conversac

in con

jefe de

Proveedur

a

Febrero

2003

Marzo

2003

Julio

2003

Junio

203

Coordin

ador

acadmi

co

Componente: Currculo

Objetivo: Fortalecer la preparacin del contador pblico, mediante la incorporacin de

formacin humanstica en el plan de estudio

Debilida

d o

necesida

d

Activida

des

Tareas Indicado

res

Medio

para

verificar

el

indicado

r

Acciones

de

seguimien

to

Fecha

de

finaliza

cin

Respons

able

2.

Ofrecimi

ento del

nuevo

plan de

estudio

2.1

Realizacin

del trmite

ante el

CONESUP

solicitando

modificaci

n en el plan

de estudio

2.2

Aprobacin

de la

solicitud

2.3

Divulgacin

del nuevo

plan

2.4 Inicio

de clases

Carta

enviada y

recibida

por

CONES

UP

Acta de

CONES

UP con

dictamen

positivo

Panfleto

divulgati

vo

Copia de

carta con

sello de

recibido

Copia

acta

Copia del

panfleto

Llamada

de

seguimient

o a

CONESU

P

Coordinaci

n con

Mercadeo

Marzo

2003

Mayo

2003

Junio-

julio

III

Cuatrim.

Director

Acadmi

co

Aprobado en sesin No. 192, 20 de mayo del 2003.

1. Fase: Identificacin de lo que se desea mejorar

Qu se hace? Se elige una problemtica de que se desea resolver, tomando en

cuenta: la importancia del problema, el nmero de beneficiados, el grado de

insatisfaccin de los usuarios y el impacto social y econmico de la mejora.

Herramientas que se utilizan: Lluvia de ideas, hojas de verificacin, entrevistas,

reportes estadsticos.

2. Fase: Identificacin de los beneficiarios

Qu se hace? Se establece con claridad quienes sern los clientes y/o los

beneficiarios del plan de mejora.

3. Fase:Identificacin de las principales necesidades o expectativas clientes o

usuarios

Qu se hace?Se determinan de manera precisa lo que los clientes esperan de los

servicioso productos que genera la empresa.

Herramientas que se utilizan:Se pueden utilizar entrevistas (individuales o

colectivas), encuestas (cerradaso abiertas), grupos de enfoque o buzones de

sugerencias.

4. Fase:Evaluacin del cumplimiento de dichas necesidades

Qu se hace?Se realiza una comparacin entre las expectativas del cliente y el

tipo deservicio que se est ofreciendo.

Herramientas que se utilizan: Los mismos que la identificar las necesidades, se

pueden utilizar entrevistas(Individuales o colectivas), encuestas (cerradas o

abiertas), grupos de enfoque o buzones de sugerencias.

5. Fase:Anlisis de las causas de desviacin

Qu se hace?Se identifican los factores que pueden estar generando el problema

Herramientas que se utilizan: Lluvia de ideas, diagramas de causa efecto,

histogramas, diagrama dePareto, diagrama de flujo, estratificacin, Anlisis del

proceso del cliente, listade verificacin, diagnstico del proceso.

6. Fase:Diseo de la propuesta de mejora

Qu se hace?Se establecen las acciones a desarrollar para mejorar la situacin

actual

Herramientas que se utilizan:Investigacin referencial (determinar la forma en

que se han resueltoproblemas similares al nuestro), plan de mejora, rediseo de

procesos, anlisis de problemas en potencia.

7. Fase: Establecimiento de la propuesta de mejora

Qu se hace? Se ejecuta el plan de mejora realizado evaluaciones continuas para

analizar causas de variacin y tomar medidas correctivas y preventivas.

Herramientas que se utilizan: Rediseo de procesos, plan de mejora, anlisis de

problemas en potencia

8. Fase: Implantacin de mecanismos de aseguramiento de calidad en los

resultados

Qu se hace? Se disean mecanismos para asegurar para aumentar la

probabilidad de que los logros obtenidos se mantengan en el futuro.

Herramientas que se utilizan: Estandarizacin de procesos, controles

sensoriales, mecanismospermanentes de la medicin de la satisfaccin del cliente.

EJEMPLO REAL DEL PLAN DE MEJORAMIENTO CONTINUO

Empresa: C.A. ECUATORIANA DE CERAMICA (ECUACERAMICA)

Nombre de la tarea: ANALISIS DE SGC Y MEJORAS FASE 1

Esta empresa se basa en tres procesos:

1. Produccin

2. Administracin

3. Calidad

Programa: Microsoft Project.

Cada primer mes de ao se realiza el plan de mejora, este debe tener una tentativa de

presupuesto y tambin se aade un colchn de seguridad.

El objetivo base de la empresa es alcanzar del 90% - 95% en su produccin.

Tienen dos planes uno trimestral, el cual se alcanza a completar un 95% mnimo y otro

anual el cual se cumple el 60%.

Se realiza una evaluacin anual y verifican mensualmente como ir mejorando, si tienen

inconvenientes se genera un proceso de no conformidad y pasan a planes de acciones

correctivas.

El plan de mejora es presentado frente a un auditor, al responsable del departamento y

frente al gerente; este es analizado y se sacan las respectivas conclusiones, se realizan

preguntas de un por qu? A otro por qu?. Se realiza diferentes diagramas como:

1. Ishikawa

2. Pareto

Los resultados son importantes porque quiere decir que el plan es o no eficaz.

El plan de mejora sirve para disminuir el nivel de reclamos que recibe la empresa por

medio de los usuarios, este va de un 0,75% - 0,85%.

La empresa trabaja bajo las siguientes normas de calidad: ISO, INEN 9001.

El gerente de la empresa hace un seguimiento y al final del proceso este debe justificarse, el

plan es reajustable dependiendo del proceso, tambin se utiliza la teora de semforo.

Conclusiones:

El plan de mejora continua es utilizado por las empresas para mejorara sus

deficiencias y mantener sus fortalezas dentro del mercado.

Su ejecucin debe ser de corto a mediano plazo.

Nos permite elevar el nivel de una empresa a lo mximo posible.

Bibliografa:

www.monografas.com

www.wikipedia.org

www.elrincondelvago.com