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PLAN DE MEJORAMIENTO ICONTEC
OFICINA DE CONTROL INTERNO
ENELAR E.S.P. OFICINA DE CONTROL INTERNO
27 DE DICIEMBRE DE 2019
Enelar E.S.P.
“Energía Que Humaniza el Desarrollo” Carrera 22 No. 22 – 46 PBR (097) 8852495 – 8853174 Fax (097) 8856329 Arauca – Arauca
www.enelar.com.co – [email protected]
1
CONTENIDO
OBJETIVO ............................................................................................................................. 2
ALCANCE ............................................................................................................................. 2
METODOLOGÍA ................................................................................................................... 2
AVANCES ............................................................................................................................. 3
OBSERVACIONES ............................................................................................................. 17
Enelar E.S.P.
“Energía Que Humaniza el Desarrollo” Carrera 22 No. 22 – 46 PBR (097) 8852495 – 8853174 Fax (097) 8856329 Arauca – Arauca
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2
INFORME PLAN DE MEJORAMIENTO
ICONTEC
OBJETIVO
Verificar el nivel de conformidad normativa, procedimental y en general de las
acciones de mejora dispuestas en el Plan de Mejoramiento de la Empresa de
Energía de Arauca ENELAR E.S.P. suscrito con el ICONTEC.
ALCANCE
Realizar seguimiento al avance y cumplimiento del Plan de Mejoramiento levantado
con el objeto de Certificar en Calidad el Centro de Control de la Empresa de Energía
de Arauca ENELAR E.S.P.
METODOLOGÍA
Se procede a analizar y consolidar información de las acciones realizadas por los
responsables y se verifica el cumplimiento de dichas acciones.
Se recauda la documentación que de soporte a la realización de las acciones
propuestas por el Plan de Mejoramiento en la cuales se hace gestión para lograr
obtener un 100% de avance, estos hallazgos son los siguientes:
Enelar E.S.P.
“Energía Que Humaniza el Desarrollo” Carrera 22 No. 22 – 46 PBR (097) 8852495 – 8853174 Fax (097) 8856329 Arauca – Arauca
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AVANCES
DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO ACCIÓN
INMEDIATA ACCIÓN CORRECTIVA RESPONSABLE AVANCE
No se evidencia determinación de los
procesos y actividades
necesarias para la selección y
contratación del personal
“empleados públicos de libre
nombramiento y remoción” y para
concurso interno / externo.
Determinar los
procesos y
actividades para
la selección y
vinculación de
los empleados
públicos de libre
nombramiento
y remoción.
Ajustar la
caracterización del
proceso Gestión de
Talento Humano con
todas las actividades que
le competen a la Oficina
de Talento Humano de
acuerdo a los requisitos
legales.
Talento Humano
100%
No se evidencia determinación de los
criterios asociados a los niveles de
cumplimiento de las habilidades de
los perfiles, establecidas en el
MANUAL DE FUNCIONES ( MF-05,
Versión 5).
Actualización
del Manual de
Funciones de la
empresa
1. Hacer referencia en la
introducción del Manual
de Funciones actual la
información referente a
la resolución de
concursos vigente para
el nombramiento de los
trabajadores oficiales y
anexarla como
documento de soporte
al manual de funciones
2. Centralizar toda la
información referente a
este tema en la
subdirección de Talento
Humano
3. Iniciar el proceso de
modificación de la
estructura organiza de la
empresa, con base a los
requerimientos actuales
de planta de personal
Talento Humano
Se mantiene
80%
No se evidencian los siguientes
registros de competencia del
personal: Marcos Suarez Carreño,
Auxiliar Comercial. (No se evidencia
registro de educación como Técnico
en administración, economía,
contaduría o áreas afines).
Actualización de
las hojas de vida
de los
servidores
públicos
Seleccionar las hojas de
vida de los trabajadores
implicados en el alcance
de la certificación.
Operarios, Grupo
Directivo del SIGELAR
Talento Humano
100%
Enelar E.S.P.
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Fred Pérez, SUBDIRECTOR TÉCNICO
OPERATIVO DE
PROTECCIÓN Y MEDIO AMBIENTE (No
se evidencia registro de
formación en Regulación de servicios
públicos domiciliarios).
Para el cargo de los
operarios se recomienda
crear roles para las
diferentes funciones
(Centro de Control,
subestaciones,
mantenimiento, etc.)
Ajustar el manual de
funciones en criterios de
educación, formación y
experiencia. Esto se
debe hacer para los
cargos de los operarios y
de los procesos
implicados en el alcance
de la certificación.
1. Solicitar a los
servidores públicos de
entidad la actualización
de sus hojas de vida,
desde el análisis
individual de
cumplimiento de cada
uno.
2. Seleccionar las hojas
de vida de los
trabajadores implicados
en el alcance de la
certificación. Operarios,
Grupo Directivo del
SIGELAR y realizar el
análisis respectivo
1. Crear roles para los
operarios dependiendo
de las actividades que
realicen en el centro de
control, subestaciones,
mantenimiento. etc.,
2. Ajustar el manual de
funciones en criterios de
educación, formación y
experiencia.
Talento Humano.
100%
Juan Bustos, Operario. (No se
evidencia registro de matrícula
profesional de técnico electricista T5).
Talento Humano
100%
No se evidencia determinación de los
criterios de formación asociada a
trabajo en alturas para los operarios
de mantenimiento
Actualización
del Manual de
Funciones de la
empresa
Talento Humano
100%
No se evidencia determinación de la
competencia de la formación
asociada a los requisitos normativos
en ISO 9001 2008 para los cargos que
lideran el sistema de gestión de
calidad.
Talento Humano.
100%
No existe discriminación de la
competencia, funciones y
responsabilidades para los operarios
según las áreas de trabajo:
mantenimiento y operación
Talento Humano
100%
No se evidencia adecuada
determinación de la experiencia del
cargo: Jefe de oficina asesora de
planeación y dirección técnica
operativa de protección, medio
ambiente y proyectos.
Talento Humano
100%
No se evidencia determinación de los
criterios de homologación de las
competencias relacionadas con la
experiencia del personal que está
vinculado con la organización antes
de la implementación del sistema de
gestión
Talento Humano.
100%
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La organización no toma acciones
para que el personal pueda adquirir la
competencia necesaria. No se
evidencia registro de PROGRAMA DE
CAPACITACIÓN Y/O ENTRENAMIENTO
(R-AP04-002).
Elaborar el Plan
de Capacitación
2017
Basado en los perfiles
ajustados se debe armar
el Plan de Capacitación.
Basado en los perfiles de
cada empleo y con la
modificación del
formato R-AP04-002 por
una nueva matriz, se
construirá el Plan de
Capacitación
institucional e individual
Talento Humano.
100%
La organización no evalúa la eficacia
de las acciones de formación
tomadas.
Se incluirá en el plan de
capacitación la forma en
que se evaluará la
eficacia de las
capacitaciones para su
medición
Talento Humano.
100%
La organización no determina la
secuencia e interacción entre los
procesos. No se evidencia
caracterización de los siguientes
procesos:
- Gestión del talento humano.
- Mantenimiento.
- Expansión
- Gestión comercial
- Mantenimiento y logística.
- Gestión financiera. (solo se
caracterizan 12 procesos: gerencia,
planeación, PQR, comunicaciones,
mantenimiento infraestructura,
recursos físicos de almacén, gestión
Jurídica, gestión IT y
telecomunicaciones, talento
humano, calidad y control interno)
Caracterizar los
procesos
Se deben caracterizar
todos los procesos.
Planeación / Talento
Humano
100%
No se evidencia la determinación de
métodos apropiados para realizar
seguimiento y medición al
desempeño de los procesos.
Ajuste e
implementación
de indicadores
Se deben caracterizar
todos los procesos y
asignarles sus
indicadores.
Planeación y los
líderes de proceso.
100%
No se evidencia seguimiento y
medición a los objetivos de calidad
establecidos en el MANUAL DE
CALIDAD (CAL-MA-001).
Implementación
de los
indicadores del
Manual de
Calidad
Se deben caracterizar
todos los procesos y
asignarles sus
indicadores y su
frecuencia de medición.
Planeación y los
líderes de proceso.
100%
Enelar E.S.P.
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No se evidencia registro de acciones
correctivas tomadas en el registro
SEGUIMIENTO ACCIONES
CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS Y/O DE
MEJORA (CAL-FO-004).
Socializar y
Aplicar el
formato de
seguimiento
acciones
correctivas y
preventivas y/o
de mejora
Se deben caracterizar
todos los procesos y
asignarles sus
indicadores y su
frecuencia de medición.
De la misma forma
definir que es una salida
no conforme para cada
uno de ellos y definir el
tratamiento a hacer una
vez se encuentre una.
Planeación y los
líderes de proceso.
100%
El formato establecido para el registro
y trámite de acciones
correctivas no permite registrar el
análisis de causas de las mismas.
Ajustar el
formato (GCI-
FO-006).
Unificar el formato de
plan de mejoramiento
para que sirva pal
detectar las salidas no
conformes y las no
conformidades.
Planeación
100%
No se evidencia realización de
auditoría interna en 2016. No se
evidencia programa de auditorías
internas.
Ajustar el
procedimiento
de auditoria
interna, que
permita realizar
auditorías
internas en
9001:2015 y
MECI -GP1000
En el programa anual de
auditoria de control
interno se debe incluir
esta actividad.
Planeación/Control
Interno
100%
No se evidencia registro de revisión
por la dirección.
Subsanar los
hallazgos
incluidos en el
Alcance.
Subsanar los hallazgos
incluidos en el Alcance y
realizar la REV por la
Dirección después de la
Auditoría Interna
9001:2015
Gerencia
100%
No se evidencia registro del producto
o servicio no conforme
presentado.
Ajustar el
procedimiento y
socializar a las
partes
interesadas la
aplicación
pertinente del
mismo en cada
área
Unificar el formato de
plan de mejoramiento
para que sirva para
detectar las salidas no
conformes y las no
conformidades. De la
misma forma definir que
es una salida no
conforme para cada uno
de ellos y definir el
tratamiento a hacer una
vez se encuentre una.
planeación
100%
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Se evidencia que los objetivos de
calidad relacionados en el MANUAL
DE CALIDAD (CAL-MA-001), no se
encuentran alineados con el PLAN
ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL
Ajustar los
objetivos del
manual de
calidad al plan
estratégico
institucional
Esto se logra cuando la
Gerencia nos defina las
estrategias para abordar
el contexto interno,
externo y partes
interesadas. Toda esa
información sirve para
crear el documento
"planeación estratégica"
o al que llamaremos
Manual de Calidad
Planeación y
Gerencia
100%
No se evidencia operación del sistema
de Respuesta de Voz
Interactiva (IVR) para el registro de
llamadas relacionadas con las
interrupciones del servicio, según los
requisitos establecidos por la
organización en el procedimiento
REGISTRO DE LLAMADAS
RELACIONADAS CON LAS
INTERRUPCIONES DEL SERVICIO
(OPE-PR-003 Versión 1) y los
establecidos por la CREG en La
resolución 176 de 2016 (6.2.8.2.
registro de la información de las
interrupciones.
Se está
trabajando en
conjunto con la
Subdirección de
Sistemas para la
reinstalación del
Software por
parte de la
empresa
ENERGY.
Estamos a la
espera del
diagnóstico
resultante de
esta última para
determinar las
necesidades de
herramientas de
software
adicional o
mejoras de
interfaces.
Esta operación la debe
garantizar la Dirección
TOPMA.
Operación
100%
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La organización no tiene en cuenta las
quejas presentadas en el
Contac Center para el cálculo y
análisis de datos del indicador de
PQR, como medida de seguimiento de
la percepción de la satisfacción
del cliente
Sistemas - PQR:
coordinar
reunión con los
líderes de los
procesos
involucrados,
para establecer
las acciones
necesarias y
mitigar el
hallazgo
TOPMA: Se
comunicó al
proveedor de
las
herramientas de
software sobre
la consulta que
se debe hacer a
la base de datos
de las fallas que
ingresan por el
Contac Center.
Estamos a la
espera del
diagnóstico de
ENERGY
La oficina de PQR deben
enterarse de las quejas
por interrupciones del
servicio que se
contabilizan
actualmente en el centro
de control. La Oficina de
Sistemas debe
garantizar esta interfaz
en la oficina de PQR.
Operación, IT y
Telecomunicaciones,
Atención al Usuario.
100%
La organización no contempla los
mecanismos de prorroga tomados
para dar respuesta a algunas PQRs
que necesitan un concepto técnico o
un trámite administrativo que
requiere tomar un tiempo adicional
en el marco de la Ley 1755 de 2015,
en el PROCEDIMIENTO DE
PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS (R-
GM08, Versión 2)
Dentro del
proceso de
caracterización
que se viene
realizando, la
Subdirección de
PQR fue quien la
visibilizó; en
virtud a que la
vigencia de la
Ley 1555 es
reciente, para lo
cual en el texto
final de dicha
caracterización
quedará
implementado.
Es importante
señalar que la
aplicación de
esta facultad
que otorga la
Se debe modificar este
procedimiento y de la
misma forma ajustar la
caracterización del
proceso de PQR.
Atención al Usuario
100%
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Ley es ajustada
a derecho y no
vulnera el
debido proceso
al usuario que
radique su
petición.
No se evidencia registro de
calibración del equipo OMICROM
utilizado para verificar la adecuada
operación de los RELÉS del sistema
SCADA relacionado con el centro de
operación.
A fecha 16 de
marzo de 2017
los equipos se
encuentran en
Bogotá para la
calibración.
Esperamos que
en dos semanas
ya se tengan en
Arauca
debidamente
calibrados.
Calibrar el OMICRON,
esta operación la debe
garantizar la Dirección
TOPMA.
Operación
100%
No se evidencia un listado maestro de
proveedores según lo
establecido en el procedimiento GUÍA
PARA LA SELECCIÓN,
EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE
PROVEEDORES.
Creación de un
formato de
inscripción y del
listado maestro
de proveedores
Se debe modificar este
procedimiento y de la
misma forma ajustar la
caracterización del
proceso de Jurídica.
Gestión Jurídica
100%
No se evidencia registro de selección,
evaluación y reevaluación de
proveedores.
Creación
formato de
evaluación de
proveedores
durante la
ejecución del
contrato e
incluir esta
obligación en el
estatuto de
contratación de
ENELAR E.S.P.
Se debe modificar este
procedimiento y de la
misma forma ajustar la
caracterización del
proceso de Jurídica.
Gestión Jurídica
100%
Se evidencia para la selección de
proveedores realizada según los
requisitos establecidos en el
PROCEDIMIENTO CONTRACTUAL
(GJU-PR-004, Versión 1), los criterios
de selección no están alineados con
los requisitos establecidos para la
selección de proveedores
establecidos en la GUÍA PARA LA
SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y
REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES
(GJU-OD-001, Versión 01).
Revisar la guía y
modificarla
acorde de
acuerdo al
estatuto de
contratación de
ENELAR
Se debe modificar este
procedimiento y de la
misma forma ajustar la
caracterización del
proceso de Jurídica.
Gestión Jurídica
100%
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La GUÍA PARA LA SELECCIÓN,
EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN
DE PROVEEDORES (GJU-OD-001,
Versión 01) no tiene en cuenta
los criterios de evaluación Jurídica,
Financiera y Técnica de las
propuestas presentadas.
Revisar la guía y
modificarla
acorde de
acuerdo al
estatuto de
contratación de
ENELAR
Se debe modificar este
procedimiento y de la
misma forma ajustar la
caracterización del
proceso de Jurídica.
Gestión Jurídica.
100%
No se evidencia determinación de los
criterios de competencia o
calificación del personal contratado
como proveedor (Outsourcing) para
el contrato de mantenimiento y
operación del sistema de gestión de
distribución, para el centro de control
y para el proveedor del personal
de apoyo de planeación para el
sistema de gestión de calidad.
Crear guía de
elaboración de
requisitos
generales en
donde se
obligue al
creador de la
necesidad a
especificar las
competencias
del personal a
contratar.
La competencia para
este personal se debe
garantizar en el contrato
que cada uno de ellos
firme. Es decir; el
supervisor del contrato
determina los criterios
de competencia para el
personal contratista del
centro de control,
Gestión Jurídica.
100%
No se evidencia correspondencia del
inventario físico con el
establecido en el sistema. No se
encontró correspondencia de los
siguientes materiales:
- RESTAS DE PAPEL en sistema 237 (En
almacén: 224).
- TRANSFORMADORES 100/5 en
sistema 91 (En almacén:
105). - MEDIDOR ITRON 100AC en
sistema 3 (En almacén: 2).
La Oficina de Almacén
debe garantizar que
haya correspondencia
entre la cantidad de los
artículos en el sistema y
físicamente
almacenados en el
almacén.
Recursos Físicos y
Almacén
Se mantiene
80%3
No se evidencia adecuado control
sobre las salidas del almacén en el
registro SOLICITUD DE MATERIALES Y
EQUIPOS (RFA-FO-001).
La Oficina de Almacén
debe garantizar que
haya correspondencia
entre la cantidad de los
artículos en el sistema y
físicamente
almacenados en el
almacén.
Recursos Físicos y
Almacén
Se mantiene
80%
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11
No se evidencian mecanismos
adecuados de identificación y
almacenamiento del almacén.
Dotar al
almacén con un
número mayor
de estibas que
permitan una
mejor
organización
1. La Oficina de Almacén
debe garantizar las
buenas prácticas para la
identificación de los
artículos almacenados
en el Almacén.
2. Agilizar el
procedimiento de baja
de bienes muebles para
retirar de las bodegas de
almacén todo el material
inservible y dañado.
Recursos Físicos y
Almacén
100%
No se evidencia registro de
manteniendo a las instalaciones
físicas del Almacén.
Mantenimiento
de las
instalaciones del
Almacén.
Se debe subsanar esto
con las reparaciones
locativas que se
necesiten para tal fin.
Recursos Físicos y
Almacén y Secretaría
General.
100%
Se evidencian instalaciones eléctricas
en mal estado en el área de
almacén, incumpliendo del
reglamento técnico de instalaciones
eléctricas RETIE
Organización y
adecuación del
área de
almacén.
Adecuar y Mejorar las
instalaciones de
Almacén.
Recursos Físicos y
Almacén y Secretaría
General.
100%
No se evidencia registro HOJA
TÉCNICA DE MANTENIMIENTO DE
EQUIPOS (ITT-FO-004, Versión 1) de
las actividades de
mantenimiento de los equipos de
cómputo del centro de control
realizadas en 2016.
Socializar y
ejecutar el plan
de
mantenimientos
para el año 2017
con las áreas
interesadas
La Subdirección de
Sistemas debe
determinar cuál es la
infraestructura
(hardware, software)
que necesita el centro de
control para operar y
armar un plan de
mantenimiento y
evidenciar el registro del
mismo. Esto se debe
hacer de inmediato.
IT y
Telecomunicaciones
100%
Se evidencian condiciones
inadecuadas de orden, aseo e
iluminación
en el área de almacén, afectado el
ambiente de trabajo necesario para
lograr la conformidad con los
requisitos del servicio.
Dotar al
almacén con un
número mayor
de estibas que
permitan una
mejor
organización
Se debe subsanar esto
con las reparaciones
locativas que se
necesiten para tal fin.
Recursos Físicos y
Almacén
100%
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12
Actualización de la Norma (NTC ISO 9001 2015)
Establecer un procedimiento para la
gestión del conocimiento con el fin de
construir una base de datos
para la operación de los procesos a
través de la identificación de las
fuentes internas ((por ejemplo,
propiedad intelectual; conocimientos
adquiridos con la experiencia;
lecciones aprendidas de los
fracasos y de proyectos de éxito;
capturar y compartir conocimientos y
experiencia no documentados;
los resultados de las mejoras en los
procesos, productos y servicios) y
externas (por ejemplo, normas;
academia; conferencias; recopilación
de conocimientos provenientes de
clientes o proveedores
externos) con el fin aumentar la
productividad y facilitar la gestión del
cambio
Este ejercicio se
había realizado
anteriormente,
pero la
información no
se encuentra
organizada.
TOPMA debe buscar la
información para esta
labor.
Operación
100%
Realizar actividades de formación en
la norma NTC ISO 9001: 2015 con el
fin suministrar la competencia
necesaria al personal que afecta la
conformidad del sistema de gestión y
de esta manera facilitar la ejecución
de los cambios para su actualización.
Capacitar en la
NTC ISO 9001:
2015
Realizar actividades de
formación en ISO
9001:2015 a los
implicados en la
certificación.
Planeación
100%
Analizar los factores (Internos-
Externos) que influyen en los
propósitos, objetivos y sostenibilidad
para determinar el contexto de la
organización y de esta manera
facilitar el direccionamiento
estratégico y favorecer las
condiciones atraer, conseguir y
conservar el apoyo y confianza de las
partes interesadas.
Determinar el
contexto de la
Empresa
(PESTAL- DOFA)
Ajustar el contexto
externo con PESTAL y el
interno.
Planeación y
Gerencia
100%
Enelar E.S.P.
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13
Implementar mecanismo para la
gestión del riesgo de la organización
(Aéreas, niveles, funciones,
actividades, proyectos, servicios,
entre otras) basados en los principios
establecidos en la ISO 31000: 2011
(GESTION DEL RIESGO. PRINCIPIOS Y
DIRECTRICES) para optimizar el
control del riesgo
asociado a los factores de influencia
(internos y externos) que pueden
afectar el logro de los objetivos y
metas establecidas.
Identificar los
riesgos por
procesos,
controlarlos y
establecer las
oportunidades
Cuando se esté
caracterizando se deben
asignar los nuevos
riesgos. Y todos los
riesgos se deben
actualizar en el mapa de
riesgos 2017.
Planeación y líderes
de proceso.
100%
Establecer un procedimiento para la
gestión del cambio con el fin de
planificar y organizar de manera
sistemática los posibles cambios
relevantes de los procesos sin que se
afecte la conformidad y eficacia del
sistema de gestión.
Crear un
procedimiento
de gestión del
cambio.
Diseñar el
procedimiento.
Planeación
100%
Establecer y comunicar los roles que
pueden desempeñar los diferentes
cargos, así como las
responsabilidades y autoridades de
los mismos, con el fin de favorecer la
eficacia y optimizar el desempeño del
sistema de gestión.
Determinar
roles dentro del
manual de
funciones.
Reunión para
relanzamiento del
Sistema y sus tres
grupos. Directivo,
Operativo
(embajadores) y
Evaluador.
Planeación y
Gerencia.
100%
Atención al usuario (PQR)
Discriminar el análisis de PQR, los
eventos que son asociados a
peticiones que no tienen connotación
de queja o insatisfacción del servicio
con el fin de facilitar el análisis de la
percepción de satisfacción del cliente
y de esta manera favorecer la toma de
acciones encaminadas a mitigar estos
eventos.
Describir la
causa que no
constituye
reclamos.
Cuando se esté
caracterizando a PQR.
Planeación y
Atención al Usuario
100%
Establecer un control en el registro de
PQRs que permita discriminar o
segmentar a que procesos hace
referencia la situación presentada con
el fin favorecer la oportunidad en la
toma de acciones para mitigar estos
eventos.
Crear un
formato de
identificación y
tratamiento de
la PQRs
Cuando se esté
caracterizando a PQR.
Planeación y
Atención al Usuario
100%
Enelar E.S.P.
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14
Producto no conforme
Fortalecer la socialización de los
conceptos y controles establecidos
para el producto o servicio no
conforme relacionados con las
actividades y servicios de la
organización para asegurar su
identificación, prevenir su ocurrencia,
entrega y uso no intencionado.
Ajustar el
formato de
mejoramiento,
e incluirle la
columna de
producto no
conforme
Sensibilizar a los líderes
mientras se les está
caracterizando.
Planeación
100%
Determinar los eventos y situaciones,
que particularmente pueden
considerarse como producto o
servicio no conforme, a través de los
procedimientos operativos, en
coherencia con los servicios
específicos que realiza la organización
para facilitar la identificación y
tratamiento del mismo, y
disminuir de esta manera las perdidas
asociadas al mismo.
Incluir pestaña
dentro del
formato de plan
de
mejoramiento
las indicaciones
para determinar
la salida de un
producto no
conforme, su
tratamiento y
disminución.
Sensibilizar a los líderes
mientras se les está
caracterizando.
Planeación
100%
Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo
DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO ACCIÓN
INMEDIATA ACCIÓN CORRECTIVA RESPONSABLE AVANCE
Se encontró que la organización
no implementó los
procedimientos establecidos para
el control de sus operaciones.
(Se evidencia la política y plan
anual de trabajo que no están
firmados por la R/L)
(Se evidencias hallazgos en el área
de almacén y subestación en la
implementación al procedimiento
de inspecciones planeadas)
1. Hacer firmar los
documentos que son
requerimiento
normativo por la
gerencia.
2. Programar
inspección de
botiquines a las
instalaciones de la
subestación Arauca y
edificio principal
(cambio inmediato de
los medicamentos que
se encuentran
vencidos)
3. Realizar reporte de
condiciones inseguras
al área de almacén
Talento Humano y
SST
100%
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solicitando la no
utilización y dada de
baja del ventilador
detectado.
4. Realizar visitas de
supervisión de
seguridad más
frecuentes con
personal idóneo.
5. Realizar jornada de
señalización a las
instalaciones del
primer piso del
edificio principal de la
Empresa de Energía
de Arauca.
Se econtró que la organización no
aplica la comunicación de los
peligros, riesgos y controles en
seguridad y salud en el trabajo,
para visitantes y contratistas.
Capacitar, Divulgar y
aplicar inducción y
reinducción al personal
de vigilancia sobre los
riesgos y peligros
asociados a la empresa,
para que ellos sean
pioneros en la
divulgación al personal
externo de la empresa.
Talento Humano y
SST
100%
Se encontró que la organización
no controla la competencia
necesaria en las personas que
influyen en el desempeño del
SGSST.
1. Solicitar a los
procesos estratégicos,
la actualización del
manual de funciones
de la empresa.
2. Realizar una
restructuración de
cargo con personal que
cumpla con el perfil
requerido para que sea
incluido en el manual
de funciones y mapa de
proceso.
Talento Humano y
SST
Se mantiene
0%
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Se encontró que el proceso de
auditoría no cumple con los
requisitos específicos para
seguridad y salud en el trabajo.
1. Actualizar el
programa de auditorias
interna GCI-FO-001 no
incluye las temáticas de
SGSST.
2. Actualizar
procedimiento y
programa de
auditorias, incluir
criterios en materia de
SGSST.
Talento Humano y
SST
100%
Se encontro que la organización
no realizó las acciones correctivas
necesarias frente a las no
conformidades detectadas.
1. Realizar plan de
mejoramiento a las
acciones correctivas
generadas por las
auditorias internas.
Talento Humano y
SST
100%
Se encontró que los
procedimientos para la
identificación de peligros,
evaluación de riesgos y
determinación de controles no
incluye la totalidad de los
requisitos necesarios para dicha
actividad.
1. actualizar la matriz
de peligros, evaluación
de riesgo y
determinación de
controles (incluir
peligros internos y
externos)
Talento Humano y
SST
100%
Se encontró que la organización
no aplicó pruebas prácticas a los
procedimientos de emergencia.
Ajuste e
implementación del
Plan de Emergencia a
nivel departamental.
Talento Humano y
SST
100%
Se encontró que la organización
no aplicó el procedimiento de
evaluación de los requisitos
legales.
Realizar auditoría con el
objetivo de evaluar los
requisitos legales en
SST.
Talento Humano y
SST
Se mantiene
80%
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PROCESO
AVANCE
Gestión Talento Humano 98.33%
Planeación 100%
Topma 100%
P.Q.R. 100%
Juridica 100%
Recursos Fisicos y Almacén 94.28%
Sistemas y Telecomunicaciones 100%
S.S.T. 85%
Total 97.20%
OBSERVACIONES
La Oficina de Control Interno, en el seguimiento realizado al Plan de Mejoramiento suscrito por el ICONTEC, se pudo evidenciar avances significativos frente a las acciones de mejora implementadas para subsanar las no conformidades detectadas en cada uno de los procesos auditados por dicho ente. Se anota, que el proceso de Gestión edl Talento Humano no ha dado cumplimiento al 100%, debido a que se encuentra a la espera de la Actualización del Manual de Funciones de la empresa; y a su vez realizar reestructuración del mismo.
Original Firmado
ELSY NORALBA CARVAJAL Jefe de la Oficina de Control Interno
ENELAR E.S.P