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Elaborado por:

Técnico Administrativo III Revisado por:

Representante de la Dirección Aprobado por:

Gerente General

ESPACIO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - NO USAR ESTE ESPACIO

Terminal de Transporte S.A.

PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A

EMERGENCIAS - PIRE

PROGRAMA

CÓDIGO EEI-903

Versión # 2

Pág. 1 de 23

Vigencia: Julio de 2012

gar

PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA A EMERGENCIAS PIRE

TERMINAL DE TRANSPORTE S.A.

2012

Terminal de Transporte S.A. 18/07/2012

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PROGRAMA

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Versión # 2

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CONTENIDO

CONTENIDO ............................................................................................................................... 2

1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................. 3

2. EQUIPO RESPONSABLE DEL PIRE ......................................................................................... 3

3. ALCANCE ............................................................................................................................ 3

4. OBJETIVO GENERAL .......................................................................................................... 4

4.1. OBJETIVOS ESPECIFICOS…………………………………………………………….……………4

5. ORGANIZACIÓN EN LA ATENCIÓN DE EMERGENCIAS PARA EL DISTRITO ....................... 5

5.1. FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL SCI ................................................................................. 7

5.2. TURNOS EN LA EMERGENCIA: ............................................................................................... 12

5.3. FASES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ESQUEMA DE TURNOS .......................................... 13

6. RELACIÓN DE PROCEDIMIENTOS INTERNOS CON BASE EN LOS PROTOCOLOS

DISTRITALES DE RESPUESTA DEL PEB .................................................................................. 15

7. IMPLEMENTACIÓN DEL PIRE .............................................................................................. 22

8. AUDITORIA ........................................................................................................................ 22

9. ACTUALIZACIÓN ............................................................................................................... 22

10. SEGUIMIENTO .................................................................................................................... 23

ANEXOS ................................................................................................................................. 233

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1. INTRODUCCIÓN

Frente a la imposibilidad de eliminar por completo la probabilidad de una emergencia,

se ha evidenciado la necesidad de establecer un proceso que permita contrarrestar y

minimizar las consecuencias adversas que se presentan en una situación. Como

entidad adscrita a la Secretaría Distrital de Movilidad, estamos comprometidos en

trabajar a nivel Distrital en prevención ante cualquier eventualidad. Dentro de la

Alcaldía Mayor de Bogotá, por lo cual La Terminal está comprometida con la

estructura del Plan Institucional de Respuesta a Emergencias PIRE, que es lo que

permite establecer la organización apropiada para la coordinación y administración

de las emergencias que ocurran en Bogotá Distrito Capital.

La Terminal se encuentra dentro del Comité de Infraestructura, Movilidad y Servicios

Públicos.

El Plan Institucional de Respuesta a Emergencias - PIRE, es el documento que define los

lineamientos y establece las acciones para que las entidades del SDPAE respondan

eficaz y eficientemente en situaciones de emergencia y/o desastre en el marco de los

objetivos estratégicos y la misión de cada entidad del SDPAE y del Sistema

Organizacional y los Protocolos Distritales de Respuesta definidos en el Plan de

Emergencias de Bogotá - PEB, adoptado mediante la Resolución FOPAE 004 de 2009.1

2. EQUIPO RESPONSABLE DEL PIRE

El equipo responsable de la documentación, actualización, seguimiento y auditoria del

PIRE es la Gerencia de Planeación y de las funciones e implementación son la

Gerencia de Planeación y la Gerencia Operativa.

3. ALCANCE

La cobertura del Plan Institucional de Respuesta a Emergencias - PIRE, es para la

atención de cualquier tipo de emergencia en que se requiera el apoyo de La Terminal

de Transporte S.A., según los protocolos del Plan de emergencias de Bogotá.

Misión de La Terminal

Ofrecer un excelente servicio a las empresas transportadoras y conjuntamente con

ellas, el comercio y las entidades públicas y privadas, a todos los ciudadanos.

1 Guía para elaborar Planes Institucionales de Respuesta a Emergencias – PIRE, del Plan de Emergencias de Bogotá

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4. OBJETIVO GENERAL

Proporcionar a La Terminal, la guía para que de acuerdo a lo establecido en los

Protocolos Distritales instaurar la organización para garantizar la atención cualquier tipo

de emergencia.

4.1. OBJETIVOS ESPECIFICOS

1. Identificar, cuantificar y valorar la afectación de los sistemas vial arterial

intermedio y complementario de la Terminal.

2. Restablecer el sistema de infraestructura vial necesario para la atención de la

emergencia.

3. Definir, implementar, hacer seguimiento y controlar el plan de acción de la

emergencia.

4. Reacondicionar y recuperar el personal.

5. Manejar eficientemente los suministros disponibles para la emergencia.

6. Verificar sobre la afectación de los sistemas y equipos de comunicación.

7. Identificar y gestionar los requerimientos de instalaciones, infraestructura

tecnológica, requerida para hardware, software y transmisión de datos, para el

manejo de las emergencias.

8. Identificar y gestionar el requerimiento de los medios de transporte solicitados.

9. Identificar y gestionar las instalaciones requeridas.

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5. ORGANIZACIÓN EN LA ATENCIÓN DE EMERGENCIAS PARA EL DISTRITO

La estructura organizacional de La Terminal está basada en el sistema que estableció

el Distrito, que es el Sistema Comando de Incidentes SCI2, el cual debe buscar la

articulación con el SDPAE.

Este sistema de administración involucra acciones preventivas, de preparación, de

respuesta, recuperación y mitigación de las emergencias, así como el apoyo

interinstitucional, sin importar la clase, el tamaño o la magnitud de las mismas, quiere

decir que el manejo exitoso en la escena de un incidente depende de una estructura

bien definida que esté planeada en procedimientos normalizados o estandarizados de

operación, prácticas rutinarias y usos para todos los incidentes. Una operación sin un

Sistema de Comando del Incidente conduce a un mal uso de los recursos y pone en

peligro la salud y seguridad del personal de respuesta3.

2 OFICINA DE ASISTENCIA PARA DESASTRES. Sistema Comando de Incidentes: Agencia para el desarrollo internacional de los Estados Unidos de

América USAID/ OFDA, Edición 2003.

3 Plan de Emergencias de Bogotá

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5.1. FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL SCI

5.1.1. Comandante de Incidente: Es el responsable de la emergencia y de todas las

actividades que de ésta se deriven, incluyendo el desarrollo e implementación

de decisiones estratégicas y la aprobación, solicitud y descargo de los recursos.

La persona encargada de la activación ante alguna eventualidad es el Gerente

de Operaciones como Comando del SCI.

Funciones:

Seguimiento a los protocolos y procedimientos de esta Plan.

Asumir el comando y establecer el PC

Velar por la seguridad del personal y la seguridad pública

Evaluar las prioridades del incidente

Determinar los objetivos operacionales

Desarrollar y ejecutar el Plan de Acción del Incidente (PAI)

Desarrollar una estructura organizativa apropiada

Mantener el alcance de control

Administrar los recursos

Mantener la coordinación general de las actividades

Coordinar las acciones de las instituciones que se incorporan al SCI

Autorizar la información a divulgar por los medios de comunicación pública

Mantener una cartelera de comando que muestre el estado y despliegue de

los recursos

Llevar la documentación y control de gastos y presentar el Informe Final

Identificar a los representantes de cada una de las instituciones, incluyendo su

ubicación y líneas de comunicación.

organizaciones.

Vigilar las operaciones del incidente para identificar problemas actuales o

potenciales entre las diversas organizaciones.

5.1.2. Jefe de Información Pública: Es el responsable tanto de la formulación y emisión

de información acerca de la emergencia a los medios de prensa y otras

instituciones.

Además de verificar la asistencia de los delegados institucionales con

conocimiento y capacidad de decisión en el COE.

Funciones:

Descritas en los procedimientos de la empresa.

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Obtener un informe breve del Comandante del Incidente.

Establecer contacto con la institución jurisdiccional para coordinar las

actividades de

información pública.

Establecer un centro único de información siempre que sea posible.

Hacer los arreglos para proporcionar espacio de trabajo, materiales, teléfonos

y personal.

Obtener copias actualizadas de los SCI-201 y 211.

Preparar un resumen inicial de información después de llegar al incidente.

Respetar las limitaciones para la emisión de información que imponga el

Comandante del

Incidente.

Obtener la aprobación del Comandante del Incidente para la emisión de

información.

Emitir noticias a los medios de prensa y enviarlas al Puesto de Comando y

otras instancias

relevantes.

Participar en las reuniones para actualizar las notas de prensa.

Responder a las solicitudes especiales de información.

Responder a las solicitudes del personal del incidente para establecer

contactos con otras organizaciones.

5.1.3. Líder de Planeación: Es la responsable de la recolección, evaluación,

diseminación y uso de información acerca del desarrollo de la emergencia y

del estado de los recursos de la entidad asignados para una adecuada

respuesta. De igual forma, es la sección encargada de elaborar el Plan de

Acción de la emergencia, el cual define las actividades de respuesta y el uso de

los recursos durante un periodo operacional.

Funciones:

Definir, implementar, hacer seguimiento y controlar el plan de acción de la

emergencia.

Las actividades descritas en el protocolo 5.1. del numeral 7.

Obtener información breve del Comandante del Incidente.

Asignar al personal de intervención a las posiciones del incidente en forma

apropiada.

Establecer las necesidades y agendas de información para todo el Sistema

de Comando del Incidente (SCI).

Establecer un sistema de adquisición de información meteorológica cuando

sea necesario.

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Supervisar la preparación del Plan de Acción del Incidente (Ver la lista de

chequeo del proceso de planificación).

Organizar la información acerca de estrategias alternativas.

Organizar y deshacer los equipos de intervención que no sean asignados a las

operaciones.

Identificar la necesidad del uso de recursos especializados.

Llevar a cabo la planificación operativa de la Sección de Planificación.

Proporcionar predicciones periódicas acerca del potencial del incidente.

Compilar y distribuir información resumida acerca del estado del incidente.

5.1.4. Líder de Logística: Sección encargada de proveer instalaciones, servicios y

materiales, incluyendo el personal que operará los equipamientos utilizados para

atender la emergencia. Además, es indispensable cuando las operaciones se

cumplen en grandes extensiones y cuando son de larga duración.

Funciones:

Identificar y gestionar el requerimiento de los medios de transporte

solicitados.

Las actividades descritas en el protocolo 5.7., del numeral 7.

Planificar la organización de la Sección de Logística.

Asignar lugares de trabajo y tareas preliminares al personal de la sección.

Notificar a la unidad de recursos acerca de las unidades de la Sección de

Logística que sean activadas, incluyendo nombres y ubicaciones del

personal asignado.

Conformar las ramas y proporcionar información breve a los directores y a

los líderes de las unidades.

Participar en la preparación del Plan de Acción del Incidente.

Identificar los servicios y necesidades de apoyo para las operaciones

planificadas y esperadas.

Proporcionar opiniones y revisar el plan de comunicaciones, el plan médico

y el plan de tráfico.

Coordinar y procesar las solicitudes de recursos adicionales.

Revisar el Plan de Acción del Incidente y hacer una estimación de las

necesidades de la Sección para el siguiente período operacional.

Proporcionar consejos acerca de las capacidades disponibles de servicios y

apoyo.

Preparar los elementos de servicios y apoyo del Plan de Acción del

Incidente.

Hacer una estimación de las necesidades futuras de servicios y apoyo.

Recibir el Plan de Desmovilización de la Sección de Planificación.

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Recomendar el descargo de los recursos de la unidad en conformidad con

el Plan de Desmovilización.

Asegurar el bienestar general y seguridad del personal de la Sección de

Logística.

Brinda transportación y se encarga del mantenimiento de los vehículos

asignados al incidente.

5.1.5. Reacondicionamiento y recuperación del personal: Encargado de brindar al

personal que realiza las labores de atención de la emergencia, las condiciones

adecuadas para su reacondicionamiento y recuperación como son: transporte,

apoyo psicológico, apoyo familiar, alimentación, salud, alojamiento o sitio de

descanso en las mejores condiciones, entre otros.

Funciones:

Reacondicionar y recuperar el personal


5.1.6. Aprovisionamiento y Distribución: El alcance de esta rama incluye los procesos

de abastecimiento, recepción de suministros, almacenamiento y Gestión,

Control y Mantenimiento de Inventarios, de todos los suministros necesarios.

Funciones:

Manejar eficientemente los suministros disponibles para la emergencia.

Las actividades descritas en el protocolo 5.3., del capítulo 7.

5.1.7. Grupo de comunicaciones: Encargado de garantizar y mantener las

comunicaciones en la emergencia entre todo el personal y zona activadas en la

emergencia, a través de un Plan de Comunicaciones.

Funciones:

Verificar sobre la afectación de los sistemas y equipos de comunicación

Las actividades descritas en el protocolo 5.4., del capítulo 7.

5.1.8. Grupo de Informática: Responsable de elaborar, crear, emplear y mantener las

comunicaciones y los sistemas de procesamiento de información, incluyendo el

hardware y el software y aspectos de organización, así como de implementar

procesos de transmisión de datos de modo automático.

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Funciones:

Identificar y gestionar los requerimientos de instalaciones, infraestructura

tecnológica, requerida para hardware, software y transmisión de datos, para

el manejo de las emergencias.


5.1.9. Líder de Operaciones: Sección responsable del manejo de todas las operaciones

directamente aplicables a la misión principal, en concordancia con el Plan de

Acción de la emergencia. Tales como: ejecutar las acciones de respuesta,

definir la estructura interna de su función y dirigir y coordinar todas las

operaciones cuidando la seguridad del personal de la operación.

Funciones:

Identificar y gestionar las instalaciones requeridas


Obtener un reporte rápido del Comandante del Incidente.

Desarrollar la parte operacional del Plan de Acción del Incidente.

Informar brevemente y asignar el personal de operaciones de acuerdo con

el Plan de Acción del Incidente.

Supervisar las operaciones.

Determinar las necesidades y solicitar recursos adicionales.

Conformar los equipos de intervención asignados a la Sección de

Operaciones.

Mantener informado al Comandante del Incidente acerca de actividades

especiales y otras contingencias de la operación.

5.1.10. Rama EDAN: Rama responsable de realizar la Evaluación de Daños y el Análisis

de Necesidades generados en los Sistemas Generales, el Hábitat y el Medio

Ambiente evaluando además la funcionalidad y aplicabilidad de los Protocolos

Distritales de Respuesta correspondientes a las Funciones 2.1. y 2.2.

Funciones:

Identificar, cuantificar y valorar la afectación de los sistemas vial arterial

intermedio y complementario de la Terminal


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5.1.11. Rama Reestablecimiento: Rama responsable de aplicar y evaluar la

funcionalidad del Protocolo Distrital de Respuesta definido para la Función 2.4.

Reestablecimiento de los Sistemas Generales necesarios para la atención de la

emergencia.

Funciones:

Restablecer el sistema de infraestructura vial necesario para la atención de

la emergencia. Las actividades descritas en el protocolo 2.4., del numeral 7.

5.1.12. Líder Administración y Finanzas: Sección responsable de justificar, controlar y

registrar todos los gastos y de mantener al día toda la documentación requerida

(administrativa, contable, financiera).

Funciones:

Seguimiento al numeral 11.

Obtener información breve del Comandante del Incidente.

Participar en las reuniones de información a los representantes de

instituciones para recibir información.

Participar en las reuniones de planificación para obtener información.

Identificar y solicitar insumos y necesidades de apoyo para la Sección de

Administración/Finanzas.

Desarrollar un plan operativo para el funcionamiento de las finanzas en el

incidente.

Preparar objetivos de trabajo para sus subalternos, informe brevemente a su

personal, haga las asignaciones y evalúe desempeños.

Determinar las necesidades de la operación de comisariato.

5.2. TURNOS EN LA EMERGENCIA:

TURNOS DE DISPONIBILIDAD: Se refiere al periodo de tiempo en el cual una persona se

encuentra alerta y en alistamiento en caso de ser requerido.

TURNOS DE OPERACIÓN: Hace referencia al tiempo de operación y es el período en el

cual la persona está contribuyendo a la atención de la emergencia y no debe superar

las 12 horas, por lo anterior, se deben definir relevos en caso de superar este tiempo

para dar cobertura permanente a la atención de la emergencia y a la ciudadanía.

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Se anexa (anexo 1) el esquema de turnos del SCI de la Terminal, para la atención de

una emergencia y los turnos se manejaran de la siguiente manera:

Para el primer llamado a atender una emergencia, estarán a disposición los turnos así:

Rotación: Semanal (7 días)

Horario: Cada 12 horas es el cambio de turno

El mecanismo de comunicación de La Terminal con FOPAE y la Secretaría Distrital de

Movilidad es:

5.3. FASES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ESQUEMA DE TURNOS

5.3.1. ACTIVACIÓN: El Comandante del Incidente de turno será el encargado de

informar a los integrantes del SCI de su requerimiento y de solicitar el alistamiento

de los equipos y suministros para atender la emergencia.

5.3.2. MOVILIZACIÓN: Se garantiza la movilización del grupo del SCI que este

activado, contando con la camioneta de operativos externos, y contando con

un provisional en caja menor, para contratar el servicio de transporte.

El SCI se movilizará de acuerdo a los protocolos y los procedimientos descritos

en el numeral 7.

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5.3.3. DESMOVILIZACIÓN: Se refiere al proceso de desmonte de los servicios utilizados

en la emergencia así como la desactivación del personal cuando esta finaliza

de manera ordenada, segura y del menor costo posible.

Por lo anterior, el Comandante del Incidente de La Terminal determinará qué

acciones desarrollará el personal que se encuentra en la emergencia para la

entrega de equipos, formatos, informes y/o evaluaciones.

5.3.4. CIERRE: Corresponde a la fase final de la emergencia, en la cual el Comandante

del Incidente (Gerente de Operaciones), los Jefes de Sección y el personal

operativo que hubiese atendido la emergencia distrital, se reunirán para realizar

el informe final de la emergencia para su entrega en la reunión posterior a la

misma en el cual deberán tener en cuenta también el estado e inventario de

equipos y suministros utilizados en la emergencia.

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6. RELACIÓN DE PROCEDIMIENTOS INTERNOS CON BASE EN LOS PROTOCOLOS

DISTRITALES DE RESPUESTA DEL PEB4

Se copia del Plan de Emergencias de Bogotá los protocolos donde se encuentra la

Terminal, para que ésta, en una eventualidad ubique su punto de trabajo y apoyo al

Distrito.

4 Pag. Web www.sire.gov.co, Componente 6: Protocolos Distritales por función de respuesta

http://www.sire.gov.co/

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6.1. ÁREA 2: SISTEMAS GENERALES, HÁBITAT Y MEDIO AMBIENTE

ÁREA: SISTEMAS GENERALES, HÁBITAT Y MEDIO AMBIENTE

RESPONSABLE RAMA EDAN

DPTO. TÉCNICO

PROTOCOLO: 2.1. IDENTIFICACIÓN, CUANTIFICACIÓN Y

VALORACIÓN DE LA AFECTACIÓN DE LOS

SISTEMAS GENERALES DEL DISTRITO CAPITAL A

NIVEL URBANO Y RURAL.

PROCEDIMIENTOS SEG - 101 - Salida de Vehículos sin Línea

SEG - 102 - Control Ingreso a Particulares

Avenida Boyacá (La Virgen)

SEG - 103 - Control Zona de Encomiendas

SEG - 104 - Control Ingreso a Particulares

Avenida Constitución

SEG - 105 - Parqueadero Lote 12

SEG - 106 - Control en las Bahías de Ascenso

SEG - 107 - Control en los Parqueados

Operacionales (amarillo, azul y rojo)

SEG - 109 - Control Canal San Francisco y

Perímetro Carlos Lleras

SEG - 110 - Control Salida Avenida Boyacá

ACTIVIDAD

2.1.1. Identificar y evaluar la afectación del sistema vial arterial, regional, intermedio y complementario de la ciudad de

los sistemas de transporte masivo (transmilenio y tren de cercanías) aéreo y de carga, terminal de transporte de

pasajeros, terminales de transporte de carga, aeropuertos El Dorado y Guaymaral: los centros de control de

tráfico y red de semaforización, transporte y almacenamiento de combustible.

ftp://iso/SGC/DOCUMENTOS VIGENTES/PROCEDIMIENTOS/GESTI%D3N DE SERVICIO, OPERACI%D3N Y SEGURIDAD/SEGURIDAD/SEG - 101 - Salida de Veh%EDculos sin L%EDnea.doc

ftp://iso/SGC/DOCUMENTOS VIGENTES/PROCEDIMIENTOS/GESTI%D3N DE SERVICIO, OPERACI%D3N Y SEGURIDAD/SEGURIDAD/SEG - 102 - Control Ingreso a Particulares Avenida Boyac%E1 (La Virgen).doc

ftp://iso/SGC/DOCUMENTOS VIGENTES/PROCEDIMIENTOS/GESTI%D3N DE SERVICIO, OPERACI%D3N Y SEGURIDAD/SEGURIDAD/SEG - 102 - Control Ingreso a Particulares Avenida Boyac%E1 (La Virgen).doc

ftp://iso/SGC/DOCUMENTOS VIGENTES/PROCEDIMIENTOS/GESTI%D3N DE SERVICIO, OPERACI%D3N Y SEGURIDAD/SEGURIDAD/SEG - 103 - Control Zona de Encomiendas.doc

ftp://iso/SGC/DOCUMENTOS VIGENTES/PROCEDIMIENTOS/GESTI%D3N DE SERVICIO, OPERACI%D3N Y SEGURIDAD/SEGURIDAD/SEG - 104 - Control Ingreso a Particulares Avenida Constituci%F3n.doc

ftp://iso/SGC/DOCUMENTOS VIGENTES/PROCEDIMIENTOS/GESTI%D3N DE SERVICIO, OPERACI%D3N Y SEGURIDAD/SEGURIDAD/SEG - 104 - Control Ingreso a Particulares Avenida Constituci%F3n.doc

ftp://iso/SGC/DOCUMENTOS VIGENTES/PROCEDIMIENTOS/GESTI%D3N DE SERVICIO, OPERACI%D3N Y SEGURIDAD/SEGURIDAD/SEG - 105 - Parqueadero Lote 12.doc

ftp://iso/SGC/DOCUMENTOS VIGENTES/PROCEDIMIENTOS/GESTI%D3N DE SERVICIO, OPERACI%D3N Y SEGURIDAD/SEGURIDAD/SEG - 106 - Control en las Bah%EDas de Ascenso.doc

ftp://iso/SGC/DOCUMENTOS VIGENTES/PROCEDIMIENTOS/GESTI%D3N DE SERVICIO, OPERACI%D3N Y SEGURIDAD/SEGURIDAD/SEG - 107 - Control en los Parqueados Operacionales (amarillo, azul y rojo).doc

ftp://iso/SGC/DOCUMENTOS VIGENTES/PROCEDIMIENTOS/GESTI%D3N DE SERVICIO, OPERACI%D3N Y SEGURIDAD/SEGURIDAD/SEG - 107 - Control en los Parqueados Operacionales (amarillo, azul y rojo).doc

ftp://iso/SGC/DOCUMENTOS VIGENTES/PROCEDIMIENTOS/GESTI%D3N DE SERVICIO, OPERACI%D3N Y SEGURIDAD/SEGURIDAD/SEG - 109 - Control Canal San Francisco y Per%EDmetro Carlos Lleras.doc

ftp://iso/SGC/DOCUMENTOS VIGENTES/PROCEDIMIENTOS/GESTI%D3N DE SERVICIO, OPERACI%D3N Y SEGURIDAD/SEGURIDAD/SEG - 109 - Control Canal San Francisco y Per%EDmetro Carlos Lleras.doc

ftp://iso/SGC/DOCUMENTOS VIGENTES/PROCEDIMIENTOS/GESTI%D3N DE SERVICIO, OPERACI%D3N Y SEGURIDAD/SEGURIDAD/SEG - 110 - Control Salida Avenida Boyac%E1.doc

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ÁREA: 2. SISTEMAS GENERALES, HÁBITAT Y MEDIO

AMBIENTE

RESPONSABLE RAMA REESTABLECIMIENTO

DPTO. TÉCNICO

PROTOCOLO: 2.4. RESTABLECIMIENTO DE LOS SISTEMAS

GENERALES NECESARIOS PARA LA ATENCIÓN

DE LA EMERGENCIA

PROCEDIMIENTOS SAT - 102 control salida de vehículos

SAT - 103 Control ingreso bahías de ascenso

SAT - 104 control entrada de vehículos

SAT - 105 Solicitud de Actualización de Parque

Automotor y Ex de Tarjeta de Cool Var

ACTIVIDAD

Rehabilitación del sistema de infraestructura vial requeridos para la atención de la emergencia.

Rehabilitación de sistemas de equipamientos rurales y urbanos.

ÁREA: 5. ADMINISTRACIÓN DE LA EMERGENCIA RESPONSABLE LÍDER DE PLANIFICACIÓN

GERENCIA DE PLANEACIÓN

PROTOCOLO: 5.1. Definición, Implementación, Seguimiento y

Control del Plan de Acción de la

Emergencia

PROCEDIMIENTOS SGC - 107 Revisiones gerenciales

ACTIVIDAD

5.1.2. Chequear permanentemente la recepción y verificación de la información sobre daños y necesidades

5.1.6. Definir el Plan de actividades de intervención de acuerdo con el escenario de daños y posibilidades de respuesta

efectiva.

ftp://iso/SGC/DOCUMENTOS VIGENTES/PROCEDIMIENTOS/GESTI%D3N DE SERVICIO, OPERACI%D3N Y SEGURIDAD/SERVICIO AL TRANSPORTADOR/SAT - 102 CONTROL SALIDA DE VEHICULOS.doc

ftp://iso/SGC/DOCUMENTOS VIGENTES/PROCEDIMIENTOS/GESTI%D3N DE SERVICIO, OPERACI%D3N Y SEGURIDAD/SERVICIO AL TRANSPORTADOR/SAT - 103 CONTROL INGRESO BAHIAS DE ASCENSO.doc

ftp://iso/SGC/DOCUMENTOS VIGENTES/PROCEDIMIENTOS/GESTI%D3N DE SERVICIO, OPERACI%D3N Y SEGURIDAD/SERVICIO AL TRANSPORTADOR/SAT - 104 CONTROL ENTRADA DE VEHICULOS.doc

ftp://iso/SGC/DOCUMENTOS VIGENTES/PROCEDIMIENTOS/GESTI%D3N DE SERVICIO, OPERACI%D3N Y SEGURIDAD/SERVICIO AL TRANSPORTADOR/SAT - 105 Solicitud de Actualizaci%F3n de Parque Automotor y Ex de Tarjeta de Cool Var.doc

ftp://iso/SGC/DOCUMENTOS VIGENTES/PROCEDIMIENTOS/GESTI%D3N DE SERVICIO, OPERACI%D3N Y SEGURIDAD/SERVICIO AL TRANSPORTADOR/SAT - 105 Solicitud de Actualizaci%F3n de Parque Automotor y Ex de Tarjeta de Cool Var.doc

ftp://iso/SGC/DOCUMENTOS VIGENTES/PROCEDIMIENTOS/CALIDAD EN LA GESTI%D3N/GESTI%D3N CALIDAD/SGC - 107 Revisiones gerenciales.doc

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ÁREA: 5. ADMINISTRACIÓN DE LA EMERGENCIA RESPONSABLE REACONDICIONAMIENTO Y RECUPERACION

DEL PERSONAL

DPTO. TALENTO HUMANO

PROTOCOLO: 5.2. Reacondicionamiento y recuperación del

Personal

PROCEDIMIENTOS SAT - 427 programación quincenal

ACTIVIDAD

5.2.1. Verificar la asistencia de los delegados institucionales con conocimiento y capacidad de decisión en el COE.

5.2.2. Controlar los turnos de trabajo del personal vinculados con la emergencia

5.2.3. Realizar Control de Uso de Equipos de Protección Personal (EPP), y medidas de seguridad en todas las

operaciones.

5.2.4. Instalar y operar sitios para descanso de personal (alojamientos, servicios sanitarios, etc) que interviene en la

emergencia.

5.2.5. Gestionar suministros e Instalar y operar instalaciones para desarrollar los diferentes tipos de soporte tales como

atención médica, alimentación, apoyo familiar, apoyo psicológico, descanso y recuperación.

5.2.6. Garantizar adecuada alimentación e hidratación al personal que participa en la respuesta a la emergencia

5.2.7. Garantizar la adecuada atención medica al personal que participa en la respuesta a la emergencia

5.2.8. Garantizar el adecuado apoyo familiar y psicológico al personal que participa en la respuesta a la emergencia

5.2.9. Garantizar el adecuado control de turnos y descanso al personal que participa en la respuesta a la emergencia

5.2.11. Llevar adecuado control sobre todo el personal de las entidades operativas que participan en la Emergencia para

los fines propios de esta función.

5.2.12. Llevar adecuado control sobre el Personal especializado y/o personal voluntario que soporta las acciones de esta

Función

5.2.15. Mantener informado al COE sobre cualquier situación que afecte al personal vinculado a la emergencia.

5.2.16. Mantener informado al COE, sobre la evolución de la respuesta a la emergencia, en relación con la presente

función

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ÁREA: 5. ADMINISTRACIÓN DE LA EMERGENCIA RESPONSABLE APROVISIONAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN

ALMACEN

PROTOCOLO: 5.3. Manejo de suministros PROCEDIMIENTOS FIN - 420 traspaso elementos de inventario

ACTIVIDAD

5.3.1. Verificar la asistencia de los delegados institucionales con conocimiento y capacidad de decisión al COE.

5.3.2. Estimar en el menor tiempo posible los requerimientos de suministros e instalaciones para el manejo de estos, en

coordinación con el COE

5.3.3. Compilar los suministros (herramientas, equipos, accesorios, ayuda humanitaria e insumos varios) disponibles por

parte de las instituciones, agencias y demás actores reconocidos por el COE

5.3.4. Llevar adecuado control sobre todos los suministros y recursos involucrados en el manejo de la emergencia.

5.3.5. Recibir y manejar los suministros (herramientas, equipos, accesorios, ayuda humanitaria e insumos varios) que se

requieran como apoyo para la intervención en la emergencia

5.3.6. Mantener un reporte del estado se los

suministros (herramientas, equipos y accesorios, ayuda humanitaria e insumos varios)

5.3.7. Determinar las necesidades de apoyo nacional e internacional para el abastecimiento de suministros

(herramientas, equipos y accesorios, ayuda humanitaria e insumos varios) que se requieren como apoyo para la

intervención en la emergencia

5.3.8. Mantener informado al COE sobre la evolución de la respuesta a la emergencia en relación con la presente

función

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ÁREA: 5. ADMINISTRACIÓN DE LA EMERGENCIA RESPONSABLE GRUPO DE COMUNICACIONES

DPTO. DE SISTEMAS

PROTOCOLO: 5.4. Sistemas de comunicación PROCEDIMIENTOS GTE - S - 506 Manual plan de contingencia

dpto. de sistemas

ACTIVIDAD


5.4.2. Indagación sobre la afectación en los sistemas y equipos de cada entidad

5.4.3. Indagación sobre la afectación en los sitios de repetición de cada entidad

5.4.4. Identificación y asignación de los suministros requeridos para el restablecimiento de las comunicaciones

5.4.5. Identificación y asignación el personal requerido para el restablecimiento de las comunicaciones

5.4.6. Reacondicionamiento de los sistemas de comunicación afectados


función

ÁREA: 5. ADMINISTRACIÓN DE LA EMERGENCIA RESPONSABLE GRUPO DE INFORMÁTICA

DPTO. DE SISTEMAS

PROTOCOLO: 5.5. Informática PROCEDIMIENTOS GTE - S - 506 Manual plan de contingencia

dpto. de sistemas

ACTIVIDAD


5.5.2. Identificar los requerimientos de instalaciones para desarrollar los procesos de informática

5.5.3. Definir y ubicar el tipo de infraestructura tecnológica requerida para Hardware, Software y transmisión de datos.

5.5.4. Gestionar la infraestructura tecnológica dispuesta para el manejo de las emergencias

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ÁREA: 5. ADMINISTRACIÓN DE LA EMERGENCIA RESPONSABLE LÍDER DE LÓGISTICA

DPTO. DE SEGURIDAD

PROTOCOLO: 5.7. Medios de Transporte PROCEDIMIENTOS FIN - 102 Control de Pago de Documentos de

Cobro Prioritarios

ACTIVIDAD


5.7.2. Identificar los requerimiento de medios de transporte

5.7.3. Definir y Ubicar los medios de transporte disponibles por las entidades del SDPAE

5.7.4. Asignar y Gestionar los medios de transporte solicitados de acuerdo a la oferta de estos.

5.7.5. Hacer seguimiento a los medios de transporte asignados


función

ÁREA: 5. ADMINISTRACIÓN DE LA EMERGENCIA RESPONSABLE LÍDER DE OPERACIONES

DPTO. SERVICIO AL TRANSPORTADOR

PROTOCOLO: 5.8. Instalaciones PROCEDIMIENTOS DEM - 402 Cronograma de Planeación de

Procesos

ACTIVIDAD


5.8.2. Identificar los requerimiento de instalaciones

5.8.3. Definir y ubicar el tipo de Instalaciones Requeridas

5.8.4. Asignar y Gestionar las instalaciones Requeridas

5.8.5. Gestionar Servicios necesarios para las instalaciones

5.8.6. Hacer Seguimiento a las Instalaciones asignadas


función

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7. IMPLEMENTACIÓN DEL PIRE

El PIRE es adoptado por La Terminal de Transporte S.A., por inclusión en el Sistema de

Gestión Integrado de acuerdo al procedimiento “SGC – 102 - Control y elaboración

de documentos internos”.

La implementación del PIRE, se hará de acuerdo a lo establecido en el Plan Anual de

Actividades de Implementación, donde estará incluido, la adopción, divulgación,

simulación, simulacro, capacitación, solicitud de recursos, actualización y seguimiento.

Se anexa el Plan Anual de Actividades de Implementación.

8. AUDITORIA

Dentro del Sistema de Gestión Integrado La Terminal, se cuenta con un Procedimiento

de Auditoría Interna (SGC-104), en el cual, de acuerdo a los parámetros de este

procedimiento se incluye la auditoria del PIRE.

Además, el PIRE esta a disponibilidad de quien quiera conocerlo, ya sea a nivel interno,

externo o un Organismo de Control, de los cuales se reciben aportes para su

mejoramiento.

9. ACTUALIZACIÓN

Después de recibir aportes o modificaciones de personas naturales, jurídicas,

organismos de control o auditorias internas y/o externas, el PIRE está expuesto a

cambios que deberán ser ejecutados para su mejora continua.

Si no hubiere ninguno de los anteriores, el PIRE de La Terminal se revisará anualmente.

Después de las modificaciones y/o actualización estas se deberán informar a toda La

Terminal y a las entidades que se requiera.

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10. SEGUIMIENTO

El proceso de seguimiento al PIRE debe llevarse por medio de una bitácora o sistema

de información y control, que permita conocer el progreso y los cambios realizados a la

estructura del PIRE, lo cual se realizará después de que este sea aprobado por FOPAE.

ANEXOS

Anexo 1 Esquema de turnos

Anexo 2 Plan Anual de Actividades de Implementación.

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