plan de comunicaciÓn de crisis...de whatsapp, podcast web. medios de divulgación externa....
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PLAN DE COMUNICACIÓN DE CRISIS
COVID -19
Nombre de la Estrategia:
Objetivos
1. Evidenciar la gestión integral realizada por la administración departamental con la institucionalidad
y el gobierno central, en el marco de la pandemia del COVID-19 (Coronavirus).
2. Implementar estrategias comunicativas encaminadas a evitar pánico y desinformación en la
población (Cuñas radiales y de perifoneo en castellano y lenguas indígenas, Boletín impreso y
Magazine informativo).
3. Generar estrategias educomunicativas con enfoque diferencial que orienten, den claridad y
persuadan a la población en dinámicas de preparación, contención y mitigación del COVID-19.
4. Comunicar asertivamente a la población rural dispersa, con piezas divulgativas, que proporcionen
claridad sobre las novedades existentes en el Departamento, en el marco de la Pandemia.
5. Informar a la opinión pública mediante canales oficiales y vocerías únicas, las novedades
presentadas en el Departamento por Covid-19 (Coronavirus).
6. Mantener informados diariamente a la población sobre el Estado situacional de Guainía frente al
nuevo Coronavirus, por medio de boletines diarios.
7. Difundir por las redes sociales, página web oficial y grupos de WhatsApp, los reportes diarios del
Estado situacional de Guainía y replicar toda la información emitida desde las diversas secretarías,
en el marco de la Pandemia.
8. Apoyar la línea #QuedateEnCasa, articuladamente con la Secretaría de Gobierno, en pro de
darles solución a nivel salud, a las peticiones realizadas por los usuarios.
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INTRODUCCIÓN
El nuevo Coronavirus (Covid-19) ha sido catalogado por la Organización Mundial de la Salud, como
una emergencia en salud pública de importancia internacional (ESPII), por lo tanto, cada territorio
debe establecer un Plan de Comunicación de Crisis, para mantener informado a la comunidad de
las acciones que se realizan en el marco de la pandemia, a nivel nacional, departamental y
municipal, bajo lineamientos estrictos por parte del Ministerio de Salud.
Para la materialización de los objetivos planteados en este documento, es fundamental tener en
cuenta los medios de comunicación existentes a nivel local, regional y nacional. Además de fomentar
el uso de las redes sociales, páginas oficiales y grupos de whatsApp del territorio, llevando la
información de manera constante a los lugares apartados y dispersos del departamento, mediante
piezas divulgativas creadas en diversos formatos, con enfoque diferencial étnico.
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JUSTIFICACIÓN
En el marco del Plan de Contención y Mitigación del Covid-19 (Coronavirus), y con el objetivo de dar
a conocer por medio de canales oficiales y plataformas virtuales, las acciones realizadas por la
Gobernación del Guainía a través de la Secretaría de Salud Departamental; la oficina de
Información, Educación y Comunicación –IEC, implementa un Plan de Comunicación de Crisis, en
donde especifican las actividades divulgativas desarrolladas a lo largo de las fases de la pandemia.
Por lo tanto, desde la etapa de contención hasta la etapa de mitigación, se ha enfocado en la
producción de piezas divulgativas, fortaleciendo las campañas de prevención y acciones de control,
inspección y vigilancia, realizadas por los equipos interdisciplinarios de la Secretaría de Salud
Departamental, ejercicio constante, activo y oficial, por medio de productos informativos (Cuñas
radiales, perifoneo, Magazine de TV digital, programas radiales, boletines de prensa, boletines
epidemiológicos, reportes diarios a través de redes sociales, páginas oficiales, grupos de whatsApp),
los cuales inciden de manera directa e indirecta en la población.
Así las cosas, este Plan de medios se desarrolla teniendo en cuenta tres dimensiones de la
comunicación de crisis, efectivas para la transmisión de información.
Fuente: Protocolo manejo de crisis en comunicaciones Covid-19, Ministerio de Salud
Pedagogía
El conocimiento de las características de la enfermedad facilita la asimilación lógica de las
medidas preventivas.
Prevención
Las recomendaciones prácticas, claras y reiterativas facilitan el cambio de hábitos.
Gestión Los ciudadanos deben sentir que cuentan con funcionarios competentes y comprometidos
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MEDIDAS DE PREVENCIÓN Y CONTROL
Comunicación interna
El manejo claro de la información en el talento humano de la entidad, es fundamental para garantizar
que los procesos de preparación, contención y mitigación hacia los públicos externos se realicen de
manera satisfactoria, por ello la oficina de IEC, ha establecido estrategias internas educomunicativas
que permitan ¨digerir¨ los mensajes para ser aplicados en su cotidianidad laboral, al mismo tiempo
que en la búsqueda de su bienestar integral en tiempo de pandemia.
A continuación se relacionan las actividades ejecutadas en el marco del Covid-19 a nivel interno de
La Gobernación del Guainía.
ITEM
Producto
Formato
Periodicidad
Canal de divulgación
1
Publicación en
cartelera del boletín informativo
Impreso
Semanal
Carteleras y grupos de WhatsApp de la Gobernación del Guainía
SSD
1
Banner divulgativo para disminuir riesgos de contagios del Coronavirus
Impreso medio
pliego full color en Icopor
N.A
Carteleras institucionales
1
Campaña de sensibilización educomunicativa en Secretarías y dependencias de la Gobernación, en articulación con los diferentes programas de la SSD.
Impreso (Volantes y folletos y charlas)
2 sesiones
Presencial
1 Diagramación y publicación del boletín epidemiológica
Impreso y digital
Mensual Página Web y carteleras institucionales
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1 Promover el uso de la aplicación CoronAPP entre los funcionarios y contratista de la Gobernación del Guainía
Digital e impreso
Semanal Grupos de WhatsApp Gobernación del Guainía
Comunicación Externa:
- Medios de divulgación impresa editorial (Boletín Informativo)
Los contenidos impresos para regiones de amplia dispersión siguen siendo una herramienta
fundamental en pleno siglo XXI como unos de los canales más eficaces para tener información
detallada de los acontecimientos externos de su hábitat, por ello desde IEC se ha determinado
establecer como una línea estratégica emitir boletines informativos para aquellas zonas donde exista
un enlace de la Secretaría de Salud Departamental (Centinela de la Salud) y de esta manera
educomunicar en el marco de la pandemia por Covid -19.
- Especificaciones técnicas del producto.
ITEM
Producto
Formato
Periodicidad
Canal de divulgación
1
Boletín
Informativo (tamaño
oficio doble cara full color)
Informativo
Semanal (Lunes)
Página web Gobernación,
Redes sociales oficiales,
Facebook, grupos de
Whatsapp (pdf),
Bajo este panorama se establecen responsabilidades y roles para el cumplimiento de este objetivo.
- Roles centinelas de la salud corregimientos, municipios y comunidades
La Secretaría de Salud Departamental ha desplegado a nivel urbano y rural puntos centinelas que
tienen la función de inspeccionar, vigilar y controlar el ingreso de ciudadanos que arriben al Guainía
vía aérea o fluvial en el marco de los protocolos establecidos por el Ministerio de Salud frente a la
Pandemia del Coronavirus COVID1-9, este proceso lo hacen en acompañamiento con fuerzas
militares y/o entidades de control.
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En este sentido, los centinelas de la salud se convierten en actores permanentes y fundamentales
de cara a la ciudadanía, no solo en procesos de control, sino también en dinámicas de información,
educación y comunicación de los lineamientos nacionales y regionales que se estén orientando en el
momento, así como de las recomendaciones vitales para prevenir y mitigar el contagio del virus.
A continuación se detalla la dinámica por medio de la cual, la oficina de Información, Educación y
Comunicación de la Secretaría de Salud Departamental, se articula de manera directa con los
centinelas para apadrinarlos como corresponsales en doble vía, en la cual se entregará
Periódicamente material informativo para la respectiva divulgación y ellos en calidad de
retroalimentación enviarán las evidencias de entrega de dicho contenido; además de insumos
solicitados en tiempos establecidos para la creación de nuevas piezas audiovisuales.
Operación Urbana.
No. puesto
s
Responsable a quien se le entrega el
material
Punto Centinela
Periodicidad de
entrega material
divulgativo impreso*1
Periodicidad de
entrega material
divulgativo audiovisual
Periodicidad de
entrega material de
audio
Responsabilidad envío
información centinela*2
1 Coordinador
puntos centinela municipal (Sergio
Rodríguez )
Aeropuerto (2)
Semanal
semanal semanal
Diario 2 Puerto
minero
N.A. 3 CAI Fluvial
Policía Nacional
4 Muelle de Carga
5 Resguardo Indígena el Paujil
*1 Boletín informativo semanal y si se requiere: volantes, afiches, entre otros. *2 Fotografías de acciones destacadas, videos de 1 minuto grabados en horizontal, notificar a IEC cuando se requiera apoyo para temas específicos.
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Operación Rural.
No. puestos
Responsable a quien
se le entrega el material
Punto Centinela Periodicidad de entrega
material divulgativo impreso*1
Periodicidade
entrega material
divulgativo
audiovisual
Periodicidad de
entrega material de
audio
Responsabilidade envío información centinela*2
1
Coordinador extramural
(Mauricio Hernández
)
Barrancominas Sujeto a
disponibilidad de vuelos
Semanal
Semanal
2 Veces por
semana (lunes y miércoles)
2 San Felipe
3 Puerto Colombia Toda vez que haya relevo
de grupo centinela se envía con el que recibe
rol en campo
Toda vez que haya relevo de
grupo centinela se envía
con el que recibe rol en campo
Toda vez que haya relevo de
grupo centinela se envía con
el que recibe rol en campo
1 vez por semana
(martes)
4 Mapiripana
5 Cacahual
6 Garza Morichal N.A.
7 Campo Alegre N.A.
8 La Guadalupe N.A.
*1 Boletín informativo semana y si se requiere: volantes, afiches, entre otros. *2 Fotografías de acciones destacadas, videos de 1 minuto grabados en horizontal, notificar a IEC cuando se requiera apoyo para temas específicos.
- Medios de divulgación externa. (Audiovisual)
Los contenidos audiovisuales dan cuenta explicita de la gestión y acciones que se adelantan desde
la administración departamental, donde se articulan todas las secretarías y el despacho del señor
Gobernador, contra la pandemia mundial del coronavirus en todas sus etapas (preparación,
contención y mitigación), también evidencia un formato educomunicativo, que permite a la audiencia
no sólo estar informada, sino además, ser educada con recomendaciones específicas que aportan
insumos para ser aplicados en la cotidianidad en pro del bienestar integral.
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Así las cosas, a continuación se detalla el producto audiovisual que desde la oficina de Información,
Educación y Comunicación – IEC se implementará para lograr esta premisa.
ITEM
Producto
Duración
Formato
Periodicidad
Canal de divulgación
1
Informativo
2 minutos (máximo )
Video MP4
Semanal (Sábado)
Página Web Gobernación,
Redes sociales oficiales
(Facebook, Twitter,
Instagram), grupos de Whatsapp, youtube, pantalla
institucional ,
Medios de divulgación externa. (Radial)
Teniendo en cuenta que en el departamento de Guainía, no contamos con canales de televisión
local o regional, las alternativas de apoyo para la divulgación de estrategias comunicativas en el
marco de la pandemia por Covid-19 (Coronavirus), se proyecta en lo radial, convirtiendo las tres
emisoras locales (Marina Estéreo, Policía Nacional y Custodia Estéreo) del Municipio de Inírida, en
los medios de comunicación efectiva para la emisión de programas de tipo informativo, en donde se
desarrollen temas de interés público , con invitados especializados en el tema de Covid-19,y facilite
la interacción con la audiencia en tiempo real , además de la promover el uso de las nuevas
tecnológicas con el usos de la aplicación del gobierno nacional: CoronAPP .
Finalmente las redes sociales en toda la región hacen parte del gran engranaje comunicativo donde
todas las audiencias interactúan de manera permanente, de esta manera la producción en
pregrabados también será divulgada en dichas plataformas (Grupos de WhatsApp, Facebook,
Podcast)
A continuación se detalla el producto radial que desde la oficina de Información, educación y
Comunicación - IEC se implementará para lograr esta premisa.
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ITEM
Producto
Duración
Formato
Periodicidad
Canal de divulgación
1
Informativo
30 minutos
Audio MP3
Semanal *Según
disponibilidad de parrilla de programación
emisoras
Emisora Marina Estéreo, Policía
Nacional, Custodia
Estéreo, Grupos de WhatsApp, Podcast web.
Medios de divulgación externa. (Radiofónico- Perifoneo, Cuñas y mensajería instantánea)
Al ser la radio uno de los medios de comunicación masiva en el Departamento de Guainía, es
importante emplear dentro de la parrilla de programación cuñas radiales enfocadas en la prevención,
contención y mitigación del Covid-19 y las recomendaciones para mantener un aislamiento seguro y
saludable.
Por lo tanto, se hará difusión radial de cuñas en castellano y en lenguas indígenas en aras de
fortalecer el nivel de comprensión en todas las audiencias con enfoque diferencial sin distorsionar la
información.
Dentro del marco de la radiofonía, también es fundamental citar el perifoneo como uno de los
canales de comunicación directa a la población, siendo este uno de los más efectivos masificadores
de la información en la región, especialmente en el casco urbano de la capital del Guainía y en el
Municipio de Barrancominas, además de la promoción y el uso de las nuevas tecnológicas, con el
uso de la aplicación del Gobierno Nacional: CoronAPP.
Así mismo, se cuenta con una línea de atención al ciudadano, que tiene comunicación diaria y
directa con usuarios participante de diversos grupos de whatsApp y población en general del
Departamento de Guainía; en donde se comparten las piezas divulgativas creadas en la oficina de
información, Educación y Comunicación de la Secretaría de Salud Departamental y las enviadas por
el despacho del Gobernador y sus Secretarías.
A continuación se detalla el producto sonoro que desde la oficina de Información, educación y
Comunicación - IEC se implementará para lograr esta premisa.
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Vocería de la información
Con el objetivo de mantener una vocería única y articulada con la opinión pública, medios de
comunicación y población en general se ha determinado que el protocolo para emitir mensajes
oficiales referente a casos confirmados, tratamientos, avance y novedades de la Pandemia en el
Departamento del Guainía, será coordinado exclusivamente por la oficina de Información, Educación
y Comunicación de la Secretaría de Salud Departamental de acuerdo a los lineamientos o
pronunciamientos oficiales de Minsalud y el Instituto Nacional de Salud.
De esta manera, se han establecido cuatro líneas oficiales para comunicar de manera oportuna y
eficaz la información y sus mensajes.
1. Pronunciamientos oficiales: en caso de presentarse casos confirmados de Covid-19, en el
departamento de Guainía, en primera instancia los pronunciamientos oficiales serán
emitidos por parte del Instituto Nacional de Salud y el Ministerio de Salud, en cabeza de sus
directivas y/o delegados y posterior a ello, dar paso a las alocuciones a nivel Departamental.
2. Alocuciones: esta comunicación es emitida por el vocero principal, que en este caso será el
señor Gobernador o en su defecto la Secretaria de Salud Departamental; en esta
intervención debe cumplirse con un tiempo estimado de 5 minutos, en el cual, se desarrolle
de manera puntual el mensaje principal a toda la población.
El canal de divulgación de este contenido, será de manera audiovisual bajo las condiciones
y ambientación técnica establecida por la oficina de IEC, finalizada la alocución se enviará
ITEM
Producto
Duración
Formato
Periodicidad
Canal de divulgación
1
cuña
30 segundos
Audio MP3
Semanal *Según
disponibilidad de parrilla de programación
emisoras y de vehículo de perifoneo
Emisora Marina Estéreo, Policía
Nacional, Custodia
Estéreo, Grupos de WhatsApp,
carro de perifoneo y/o parlante fijo.
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una copia en audio MP3 para ser emitida por emisoras y diferentes plataformas sociales y
digitales.
3. Comunicado a la opinión pública: Este documento periodístico tendrá un número serial
de emisión y contendrá pronunciamientos puntuales de la administración departamental
sobre algún tema o caso en específico, además servirá de insumo a medios de
comunicación, opinión pública e interinstitucionalidad. El filtro de este producto antes de ser
publicado en plataformas, será responsabilidad de la Secretaria de Salud Departamental
junto a su equipo interdisciplinario de asesores.
4. Identificación de rumores y monitoreo de medios de comunicación: identificar a través
de los medios de comunicaciones, redes sociales y grupos de WhatsApp las noticias falsas
o rumores sobre el comportamiento de la pandemia por Covid-19, en el Departamento de
Guainía. Este reporte se notifica al Instituto Nacional de Salud, a medida que transcurran
novedades.
5. Reporte situacional: Consiste en una infografía que resume el comportamiento de la
pandemia en el departamento de acuerdo a los datos emitidos por el INS y el seguimiento
realizado por el equipo de vigilancia epidemiológica de la Secretaría de Salud
Departamental, este reporte se publica dos veces al día (Mañana y noche) en redes
sociales institucionales, grupos de WhatsApp de la Región y Pagina web, bajo una plantilla
establecida con la siguiente información:
Fecha
Casos confirmados
Casos hospitalizados
Pruebas realizadas sin entrega de resultados
Pruebas realizadas con reporte negativo
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Soportes
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FORMATOS DE CONTROL ENTREGA DE MATERIAL
Roles centinelas de la salud corregimientos y comunidades
No puestos
Responsable a quien se le
entrega el material
Punto Centinela
Periodicidad de entrega
material divulgativo impreso*1
Periodicidad de entrega
material divulgativo audiovisual
Periodicidad de entrega material de
audio
Responsabilidades envío información centinela*2
1
Coordinador extramural (Mauricio
Hernández )
Barrancominas Sujeto a
disponibilidad de vuelos
Semanal
Semanal
2 Veces por
semana (lunes y miércoles)
fotos y videos (grabado en Horizontal)
2 San Felipe
3 Puerto Colombia
Toda vez que haya relevo de
grupo centinela se envía con el
que recibe rol en campo
Toda vez que haya relevo
de grupo centinela se envía con el que recibe
rol en campo
Toda vez que haya relevo
de grupo centinela se envía con el que recibe
rol en campo
1 vez por semana
(martes) fotos y videos
(grabado en Horizontal)
4 Mapiripana
5 Cacahual
6 Garza Morichal N.A.
7 Campo Alegre N.A.
8 La Guadalupe N.A.
Nota: Enviar evidencia fotográficas y de video (máximo 1 minutos) de la entrega y/o divulgación del
material a los números 3126680400 - 3166912054
- Formatos de entrega, soporte y seguimiento de la divulgación por producto comunicativa
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FORMATO DE ENTREGA BOLETÍN INFORMATIVO
Corregimiento o Comunidad:
Fecha de entrega:
ITEM Cantidad Nombre Establecimiento o
entidad
Nombre de quien recibe
la información
Especificaciones
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Nombre de quien entrega material divulgativo___________________________________
Firma: ______________________
Cédula: _____________________
Cargo: ______________________
Celular: _____________________
Nota: Enviar evidencia fotográficas y de video (máximo 1 minutos) de la entrega y/o divulgación del
material a los números 3126680400 – 3166912054
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FORMATO DE ENTREGA PROGRAMAS RADIALES Y/O CUÑAS
ITEM Concepto
(cuña o
programa
radial )
Cantidad Nombre Emisora
o entidad
Nombre de quien
recibe la información
Especificaciones
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Nombre de quien entrega material divulgativo___________________________________
Firma: ______________________
Cédula: _____________________
Cargo: ______________________
Celular: _____________________
Nota: Enviar evidencia fotográficas y de video (máximo 1 minutos) de la entrega y/o divulgación del
material a los números 3126680400 - 3166912054
Corregimiento o Comunidad:
Fecha de entrega:
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FORMATO DE ENTREGA PRODUCTOS AUDIOVISUALES
Corregimiento o Comunidad:
Fecha de entrega:
ITEM Cantidad
Entidad o
establecimiento
Nombre de quien recibe
la información
Especificaciones
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Nombre de quien entrega material divulgativo___________________________________
Firma: ______________________
Cédula: _____________________
Cargo: ______________________
Celular: _____________________
Nota: Enviar evidencia fotográficas y de video (máximo 1 minutos) de la entrega y/o divulgación del
material a los números 3126680400 – 3166912054
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IDENTIFICACIÓN DE RUMORES Y MONITOREO DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN
Tipo de
noticia
En qué
medio se
emitió
Grupo o red
social
Nombre del
remitente
Qué dice la noticia Fecha Fecha/Hora
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APLICACIÓN MÓVIL CORONAPP – COLOMBIA; FORMATO ESTABLECIDO POR
PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
Con la aplicación móvil CoronApp - Colombia, puedes reportar tu estado de salud y el de toda tu
familia. Si todos la descargamos, podremos focalizar puntos de contagios y evitar la propagación del
nuevo Coronavirus. Disponibles para Android y iOS.