plan de compras herramienta del sector publico

13/04/2313/04/23 Héctor Julio Garzón Vivas – Héctor Julio Garzón Vivas – Economista Industrial – Magister en economíaEconomista Industrial – Magister en economí[email protected]@cenda.edu.co

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SEMINARIO TALLERSEMINARIO TALLER

ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE FUNCIONARIOS DE MANEJOFUNCIONARIOS DE MANEJO

HECTOR JULIO GARZÓN VIVASHECTOR JULIO GARZÓN VIVASEconomista Industrial - Magister en EconomíaEconomista Industrial - Magister en Economía

Bienvenidos.....!!!Bienvenidos.....!!!

EL PLAN DE COMPRAS:UNA HERRAMIENTA GERENCIAL EN ELSECTOR PÚBLICO

13/04/2313/04/23 Héctor Julio Garzón Vivas - Héctor Julio Garzón Vivas - [email protected]@cenda.edu.co

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OBJETIVOSOBJETIVOS

Convertir el Plan de Compras en una Convertir el Plan de Compras en una herramienta de gestión administrativa efectiva herramienta de gestión administrativa efectiva para el uso racional y estratégico de los para el uso racional y estratégico de los recursos públicos.recursos públicos.

Desarrollar habilidades y competencias para Desarrollar habilidades y competencias para su programación, elaboración, ejecución su programación, elaboración, ejecución control y evaluación, dentro de un marco de control y evaluación, dentro de un marco de gerencia efectiva.gerencia efectiva.

Comprender que el Plan de Compras es un Comprender que el Plan de Compras es un elemento que está integrado al Presupuesto; elemento que está integrado al Presupuesto; al sistema contable y financiero; al Plan de al sistema contable y financiero; al Plan de Acción Institucional. Acción Institucional.

Concientizar sobre la necesidad de realizar Concientizar sobre la necesidad de realizar las compras - llámese contratación pública -, las compras - llámese contratación pública -, con ética y responsabilidad social.con ética y responsabilidad social.

Actualizar los conceptos y el uso de Actualizar los conceptos y el uso de tecnologías administrativas e informáticas tecnologías administrativas e informáticas para la administración integral del Plan de para la administración integral del Plan de Compras.Compras.


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TEMAS A DESARROLLAR:TEMAS A DESARROLLAR: MARCO NORMATIVOMARCO NORMATIVO EL PLAN DE COMPRAS, UNA HERRAMIENTA GERENCIALEL PLAN DE COMPRAS, UNA HERRAMIENTA GERENCIAL

ELABORACIÓNELABORACIÓN PROCEDIMIENTOPROCEDIMIENTO REQUERIMIENTOS PREVIOSREQUERIMIENTOS PREVIOS MÉTODOS Y TÉCNICAS DE PROYECCIÓNMÉTODOS Y TÉCNICAS DE PROYECCIÓN POLÍTICAS DE COMPRASPOLÍTICAS DE COMPRAS ESTRUCTURA DEL PLAN DE COMPRASESTRUCTURA DEL PLAN DE COMPRAS CONSOLIDACIÓN Y APROBACIÓNCONSOLIDACIÓN Y APROBACIÓN

EJECUCIÓNEJECUCIÓN CRONOGRAMACRONOGRAMA SELECCIÓN DE PROVEEDORES (POLÍTICAS)SELECCIÓN DE PROVEEDORES (POLÍTICAS) OUTSOURSINGOUTSOURSING CONTRATACIÓNCONTRATACIÓN

CONTROL Y EVALUACIÓNCONTROL Y EVALUACIÓN REGISTROREGISTRO INFORMESINFORMES MODIFICACIONESMODIFICACIONES EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE COMPRASEVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE COMPRAS

PLAN DE COMPRAS Y EL SGCPLAN DE COMPRAS Y EL SGC PLAN DE COMPRAS Y EL MECIPLAN DE COMPRAS Y EL MECI ETICA EN LAS COMPRAS ESTATALESETICA EN LAS COMPRAS ESTATALES

13/04/2313/04/23 Héctor Julio Garzón Vivas – Héctor Julio Garzón Vivas – Economista Industrial – Magister en EconomíaEconomista Industrial – Magister en Economía

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MARCO NORMATIVOMARCO NORMATIVO

La normatividad relacionada con el tema del Plan de Compras, como La normatividad relacionada con el tema del Plan de Compras, como muchos otros temas, en el estado es bastante extensa:muchos otros temas, en el estado es bastante extensa:NORMAS - PLAN DE COMPRAS\NORMAS SICE.doc

La Constitución Política. Por ej. El art. 209, que establece los principios La Constitución Política. Por ej. El art. 209, que establece los principios de la función administrativa: de la función administrativa: igualdad, moralidad, eficacia, economía, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funcionesdelegación y la desconcentración de funciones..

La ley anual de presupuesto y su decreto reglamentario.La ley anual de presupuesto y su decreto reglamentario. La Ley 598 de 2003 “La Ley 598 de 2003 “por la cual se crean el Sistema de Información por la cual se crean el Sistema de Información

para la Vigilancia de la para la Vigilancia de la ccontratacontrataciión Estatal, SICE, el Catálogo Único de ón Estatal, SICE, el Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, y el Registro Único de Precios de Bienes y Servicios, CUBS, y el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR, de los bienes y servicios de uso común en la Referencia, RUPR, de los bienes y servicios de uso común en la Administración Pública Administración Pública ““

La Resolución 5313 de 2002, “La Resolución 5313 de 2002, “Por la cual se establece la organización Por la cual se establece la organización y operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la y operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la ContrataciónContratación Estatal, SICE, el Catálogo Único de Bienes y Servicios, Estatal, SICE, el Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, y el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR.CUBS, y el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR.”. ”.

Resolución 5314 de 2002. “Por la cual se adopta el CUBS”Resolución 5314 de 2002. “Por la cual se adopta el CUBS”

Decreto 3512 de 2003: “Decreto 3512 de 2003: “Por el cual se reglamenta la organización, Por el cual se reglamenta la organización, funcionamiento y operación del Sistema de Información para la funcionamiento y operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, creado mediante la ley 598 Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, creado mediante la ley 598 de de 20002000””


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....MARCO NORMATIVO....MARCO NORMATIVO

Igualmente están todas las normas presupuestales dentro del marco del Igualmente están todas las normas presupuestales dentro del marco del Estatuto compilado en el Decreto 111/1996. Así como las relacionadas, como Estatuto compilado en el Decreto 111/1996. Así como las relacionadas, como por ejemplo la ley 819/03, sobre presupuesto y transparencia fiscal.por ejemplo la ley 819/03, sobre presupuesto y transparencia fiscal.

Las normas de contratación administrativa. Ley 80 de 1993, y demás normas Las normas de contratación administrativa. Ley 80 de 1993, y demás normas que la complementan o la reglamentan.que la complementan o la reglamentan.

Las normas de austeridad en el gasto público. Ej. Decretos 1737, 1738 de Las normas de austeridad en el gasto público. Ej. Decretos 1737, 1738 de 1998, y demás que los modifican o complementan.1998, y demás que los modifican o complementan.

- Normas específicas de la Procuraduría General de la Nación: Decreto 262 Normas específicas de la Procuraduría General de la Nación: Decreto 262 de 2000: “de 2000: “Por el cual se modifican la estructura y la organizaciPor el cual se modifican la estructura y la organizacióón de la n de la ProcuradurProcuraduríía General de la Nacia General de la Nacióón y del Instituto de Estudios del Ministerio n y del Instituto de Estudios del Ministerio PPúúblico; el rblico; el réégimen de competencias interno de la Procuradurgimen de competencias interno de la Procuraduríía General; se a General; se dictan normas Para su funcionamiento; se modifica el rdictan normas Para su funcionamiento; se modifica el réégimen de carrera de gimen de carrera de la Procuradurla Procuraduríía General de la Nacia General de la Nacióón, el de inhabilidades e n, el de inhabilidades e incompatibilidades de sus servidores y se regulan las diversas situaciones incompatibilidades de sus servidores y se regulan las diversas situaciones administrativas a las que se encuentrenadministrativas a las que se encuentren””..

Normas de control fiscal, ej. Ley 42 de 1993. Resolución de Rendición de Normas de control fiscal, ej. Ley 42 de 1993. Resolución de Rendición de cuentas.cuentas.

Normas disciplinarias.Normas disciplinarias.


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EL PLAN DE COMPRAS, UNA HERRAMIENTA EL PLAN DE COMPRAS, UNA HERRAMIENTA GERENCIALGERENCIAL

Por qué decimos que el Plan de compras es una Por qué decimos que el Plan de compras es una herramienta gerencial, en la administración pública herramienta gerencial, en la administración pública Procuraduría:Procuraduría: Hay que verlo como un instrumento que le permite al Hay que verlo como un instrumento que le permite al

Estado cumplir con su misión(ver art. 2 de la C.P).Estado cumplir con su misión(ver art. 2 de la C.P). La forma como está relacionado con el Plan de Desarrollo; La forma como está relacionado con el Plan de Desarrollo;

Plan Operativo de Inversiones y el Presupuesto Anual.Plan Operativo de Inversiones y el Presupuesto Anual. Además en él se deben reflejar la Misión, los Objetivos, las Además en él se deben reflejar la Misión, los Objetivos, las

políticas, las estratégias, el Plan de acción de la entidad políticas, las estratégias, el Plan de acción de la entidad pública respectiva. Pertinencia y coherencia.pública respectiva. Pertinencia y coherencia.

Es un instrumento de programación y planificación, que se Es un instrumento de programación y planificación, que se convierte en una herramienta para apoyar el control de convierte en una herramienta para apoyar el control de gestión.gestión.

Desde el punto de vista de la economía es un vital Desde el punto de vista de la economía es un vital elemento de política económica, pues el Estado elemento de política económica, pues el Estado colombiano contrata cerca de $40 billones al año.colombiano contrata cerca de $40 billones al año.

En concordancia con lo anterior le permite al Estado En concordancia con lo anterior le permite al Estado realizar parte de su función redistributiva pues todas las realizar parte de su función redistributiva pues todas las empresas privadas están en igualdad de condiciones de empresas privadas están en igualdad de condiciones de participar en el proceso.participar en el proceso.

13/04/2313/04/23 Héctor Julio Garzón Vivas –Héctor Julio Garzón Vivas –Economista Industrial – Magister en EconomíaEconomista Industrial – Magister en Economía


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......EL PLAN DE COMPRAS, UNA HERRAMIENTA ......EL PLAN DE COMPRAS, UNA HERRAMIENTA GERENCIALGERENCIAL

Contribuye efectivamente a realizar una correcta y Contribuye efectivamente a realizar una correcta y oportuna ejecución del presupuesto, pues además de oportuna ejecución del presupuesto, pues además de formar parte para su proyección, durante la vigencia formar parte para su proyección, durante la vigencia fiscal se convierte en un elemento para su seguimiento.fiscal se convierte en un elemento para su seguimiento.

Es un instrumento para medir la efectividad Es un instrumento para medir la efectividad administrativa de una institución u organismo público, en administrativa de una institución u organismo público, en este caso de la Procuraduría.este caso de la Procuraduría.


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ELABORACIÓN DEL PLAN DE COMPRASELABORACIÓN DEL PLAN DE COMPRAS

PROCEDIMIENTO:PROCEDIMIENTO: La resolución 5313/02 de la CGR, en su art. 24 prescribe que La resolución 5313/02 de la CGR, en su art. 24 prescribe que

““Las entidades Las entidades Estatales, sin excepción alguna, desde el mes Estatales, sin excepción alguna, desde el mes de marzo de cada año fiscal, iniciarán la construcciónde marzo de cada año fiscal, iniciarán la construcción del Plan del Plan de Compras de que tratan los artículos anteriores, cuyo de Compras de que tratan los artículos anteriores, cuyo proyecto deberá estar finalizado elproyecto deberá estar finalizado el 30 de Junio del año fiscal 30 de Junio del año fiscal anterior al de su vigenciaanterior al de su vigencia””..

Además indica los mínimos pasos:Además indica los mínimos pasos:- Revisión de las existencias de los diferentes bienes que Revisión de las existencias de los diferentes bienes que

posee la entidad.posee la entidad.- Análisis de las necesidades reales de cada Entidad Estatal y Análisis de las necesidades reales de cada Entidad Estatal y

sus diferentes dependencias.sus diferentes dependencias. Identificación de los bienes y servicios que requieren Identificación de los bienes y servicios que requieren

certificación de calidad, de conformidad concertificación de calidad, de conformidad con las normas las normas jurídicas sobre la materia.jurídicas sobre la materia.

- ENTREGA DEL PLAN DE COMPRAS. ENTREGA DEL PLAN DE COMPRAS. ““A más tardar el 31 de A más tardar el 31 de enero de cada año fiscalenero de cada año fiscal y después de realizar el ajuste y después de realizar el ajuste señalado en el artículo 26 de la presente resolución, losseñalado en el artículo 26 de la presente resolución, los representantes legales de las entidades entregarán en medio representantes legales de las entidades entregarán en medio electrónico el plan de compraselectrónico el plan de compras ajustado, según los ajustado, según los requerimientos que establezca la Contraloría General de la requerimientos que establezca la Contraloría General de la RepúblicaRepública””..Anexo 01 Circular Externa CGR - FORMATO PLAN DE COMPRAS.xls

13/04/2313/04/23 Héctor Julio Garzón Vivas – Héctor Julio Garzón Vivas – Economista Industrial – Magister en EconomíaEconomista Industrial – Magister en Economía


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.....ELABORACIÓN DEL PLAN DE COMPRAS.....ELABORACIÓN DEL PLAN DE COMPRAS

REQUERIMIENTOS PREVIOSREQUERIMIENTOS PREVIOS Se recomienda que cada entidad internamente disponga de un procedimiento, el Se recomienda que cada entidad internamente disponga de un procedimiento, el

cual incluya el cronograma para la elaboración del P.C.cual incluya el cronograma para la elaboración del P.C.EJEMPLO PROCEDIMIENTO ELAB PLAN DE COMPRAS pa-050.doc

Una de las actividades iniciales es que a través de una comunicación interna se Una de las actividades iniciales es que a través de una comunicación interna se remita el Formato para levantar las necesiades. Con este deben darse las remita el Formato para levantar las necesiades. Con este deben darse las instrucciones y lineamientos a seguir para determinarlas. Ej. Tener en cuenta qué instrucciones y lineamientos a seguir para determinarlas. Ej. Tener en cuenta qué bienes servicios se van a adquirir con cargo al presupuesto de funcionamiento –bienes servicios se van a adquirir con cargo al presupuesto de funcionamiento –Gastos Generales- y cuales por inversión (art. 22 Rln 5313 02).Gastos Generales- y cuales por inversión (art. 22 Rln 5313 02).RESOLUCIÓN 5313 DE 2002 - SICE CGR.pdf

Deben codificarse los bienes según el Catalogo Único de Bienes y Servicios, Deben codificarse los bienes según el Catalogo Único de Bienes y Servicios, CUBS:CUBS:RESOLUCIÓN NÚMERO 5314 ADOPTA EL CUBS.doc; Se puede ; Se puede consultar por internet: www.sice-cgr.gov.coconsultar por internet: www.sice-cgr.gov.co

1- BIENES1- BIENES 2- SERVICIOS2- SERVICIOS 3- OBRAS PÚBLICAS3- OBRAS PÚBLICAS

A su vez cA su vez clasificarlasificar (codificar) (codificar) los bienes y servicios que adquieren usualmente las los bienes y servicios que adquieren usualmente las entidades del Estado, en tipos, clases, subclases, grupos y atributos. entidades del Estado, en tipos, clases, subclases, grupos y atributos. AL DÍA DE HOY HAY AL DÍA DE HOY HAY ALGO MÁS DE 1.5 MILLONES DE ITEMS.ALGO MÁS DE 1.5 MILLONES DE ITEMS.

Esta proyección de necesidades debe prever las actividades normales y Esta proyección de necesidades debe prever las actividades normales y extraordinarias de la entidad - dependencia.extraordinarias de la entidad - dependencia.

Se deben tener en cuenta las normas relacionadas con austeridad en el gasto. Ej. Se deben tener en cuenta las normas relacionadas con austeridad en el gasto. Ej. Tope de crecimiento de los gastos.Tope de crecimiento de los gastos.

Si no se cuenta con un software especializado, por lo menos debe contarse con Si no se cuenta con un software especializado, por lo menos debe contarse con una hoja electrónica. una hoja electrónica.

Las necesidades deben suscribirse / validarse por el Jefe o Responsable del área.Las necesidades deben suscribirse / validarse por el Jefe o Responsable del área.


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METODOS Y TÉCNICAS DE PROYECCIÓNMETODOS Y TÉCNICAS DE PROYECCIÓN

Existen diferentes métodos o técnicas de proyección. Su uso Existen diferentes métodos o técnicas de proyección. Su uso depende de la disponibilidad de recursos tanto tecnológicos como depende de la disponibilidad de recursos tanto tecnológicos como humanos y financieros de que se disponga.humanos y financieros de que se disponga.FORMAT DE PEDIDO DEPEND - PLAN DE NECESIDADES 2005.xls

PARA DETERMINAR CANTIDADES:PARA DETERMINAR CANTIDADES: Consumos históricos (promedio; regresión)Consumos históricos (promedio; regresión) Número de funcionarios: Calcular el consumo por cada Número de funcionarios: Calcular el consumo por cada

funcionario. Movimientos de planta de personal (supresión de funcionario. Movimientos de planta de personal (supresión de cargos??)cargos??)

Cantidad de público / población a atender.Cantidad de público / población a atender. En caso de tener almacén, que en principio no se recomienda, En caso de tener almacén, que en principio no se recomienda,

utilizar el método de la Cantidad Económica de Pedidoutilizar el método de la Cantidad Económica de Pedido Deben tenerse en cuenta los Inventarios Inicial y FinalDeben tenerse en cuenta los Inventarios Inicial y Final

PARA LOS PRECIOS:PARA LOS PRECIOS: Consultar el SICE (www.sice-cgr.gov.co)Consultar el SICE (www.sice-cgr.gov.co) Indicadores económicos: Preveer tasa de cambio; tasa de Indicadores económicos: Preveer tasa de cambio; tasa de

inflacióninflación Estudio preliminar del mercadoEstudio preliminar del mercado Tener en cuenta normas de austeridad para fijar el tope de los Tener en cuenta normas de austeridad para fijar el tope de los

gastos y su máximo crecimiento.gastos y su máximo crecimiento.


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POLÍTICAS DE COMPRASPOLÍTICAS DE COMPRAS

Basados en nuestra experiencia se recomienda establecer las siguientes Basados en nuestra experiencia se recomienda establecer las siguientes políticas:políticas:

Comprar siempre productos originalesComprar siempre productos originales Realizar contratos de outsourcing ó proveeduría (tercerización)Realizar contratos de outsourcing ó proveeduría (tercerización) En la medida de lo posible, exigir certificados de calidad ISO....En la medida de lo posible, exigir certificados de calidad ISO.... Establecer previamente los requisitos que se van a exigir a los contratistas: Establecer previamente los requisitos que se van a exigir a los contratistas:

experiencia; capacidad técnica; personal calificado; certificados de exclusividad; experiencia; capacidad técnica; personal calificado; certificados de exclusividad; tiempos de entrega; garantía de calidad, etc. Por ejemplo en la compra de equipos tiempos de entrega; garantía de calidad, etc. Por ejemplo en la compra de equipos solicitar garantía de mantenimiento y suministros.solicitar garantía de mantenimiento y suministros.

Realizar al año máximo dos compras. Sin embargo, es preferible realizar un solo Realizar al año máximo dos compras. Sin embargo, es preferible realizar un solo proceso para el año, con entregas periódicas a la entidad.proceso para el año, con entregas periódicas a la entidad.

Si bien no es obligatorio tener un registro de proveedores, es bueno tener al Si bien no es obligatorio tener un registro de proveedores, es bueno tener al menos identificados tres o cinco proveedores con cada grupo de bienes a comprar.menos identificados tres o cinco proveedores con cada grupo de bienes a comprar.

Ejercer una permanente labor de supervisión y control a la ejecución de los Ejercer una permanente labor de supervisión y control a la ejecución de los contratos y en especial a la calidad de los bienes.contratos y en especial a la calidad de los bienes.

El área de compras debe estar en permanente comunicación con el almacén, El área de compras debe estar en permanente comunicación con el almacén, presupuesto y/o financiera.presupuesto y/o financiera.

Tenga un cronograma para su ejecución y control. Si lo puede integrar a la Tenga un cronograma para su ejecución y control. Si lo puede integrar a la estructura del P.C. mejor. Revise su avance permanentemente. Este cronograma estructura del P.C. mejor. Revise su avance permanentemente. Este cronograma debe estar sujeto a los procedimientos administrativos, presupuestales y legales debe estar sujeto a los procedimientos administrativos, presupuestales y legales respectivos.respectivos.


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ESTRUCTURA DEL PLAN DE COMPRASESTRUCTURA DEL PLAN DE COMPRAS

Con base en la norma de carácter presupuestal se Con base en la norma de carácter presupuestal se debe definir la estructura del P.C.EJEMPLO - PLAN DE debe definir la estructura del P.C.EJEMPLO - PLAN DE COMPRAS INCO 2004.xlsCOMPRAS INCO 2004.xls

En cuanto sea posible se debe establecer una En cuanto sea posible se debe establecer una concordancia entre la nomenclatura del SICE – PGCP – concordancia entre la nomenclatura del SICE – PGCP – PRESUPUESTO.PRESUPUESTO.

Se llama la atención en el sentido de que el SICE, exige Se llama la atención en el sentido de que el SICE, exige la presentación del P.C en dos componentes (art. 22 de la presentación del P.C en dos componentes (art. 22 de la Rsln. 5313 02). Gastos de funcionamiento y Gastos la Rsln. 5313 02). Gastos de funcionamiento y Gastos de inversión, según se vayan a de inversión, según se vayan a financiar.plan_compras_2005 PROCURADURIA.xlsfinanciar.plan_compras_2005 PROCURADURIA.xls


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CONSOLIDACIÓN Y APROBACIÓNCONSOLIDACIÓN Y APROBACIÓN

Una vez consolidada, es decir cuando ya se hayan Una vez consolidada, es decir cuando ya se hayan determinado y cargado las cantidades por cada determinado y cargado las cantidades por cada dependencia la información, por parte del área dependencia la información, por parte del área administrativa responsable, el P.C, se debe valorizar, esto administrativa responsable, el P.C, se debe valorizar, esto es expresar de manera monetaria el plan. EJEMPLO - es expresar de manera monetaria el plan. EJEMPLO - PLAN DE COMPRAS INCO 2004.xlsPLAN DE COMPRAS INCO 2004.xls

Debe tenerse en cuenta las cifras aprobadas en el Debe tenerse en cuenta las cifras aprobadas en el presupuesto incial y luego sus posteriores modificaciones.presupuesto incial y luego sus posteriores modificaciones.

Apenas esté consolidado y valorizado, se tramita la Apenas esté consolidado y valorizado, se tramita la aprobación por parte del Representante Legal o en quien aprobación por parte del Representante Legal o en quien se haya delegado esta función.se haya delegado esta función.

No olvidar que debe registrarse en el SICE antes del 31 No olvidar que debe registrarse en el SICE antes del 31 de enero de la vigencia actual.de enero de la vigencia actual.


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EJECUCIÓN DEL P.CEJECUCIÓN DEL P.C

CRONOGRAMA:CRONOGRAMA: Se deben acatar los procedimientos establecidos en las normas de Se deben acatar los procedimientos establecidos en las normas de

contratación (Ley 80 de 1993 y sus normas complementarias y contratación (Ley 80 de 1993 y sus normas complementarias y reglamentarias. EJEMPLO - PLAN DE COMPRAS INCO 2004.xlsreglamentarias. EJEMPLO - PLAN DE COMPRAS INCO 2004.xls

Si no ha ejecutado su P.C., antes del mes de agosto, .... Ya le cogió la Si no ha ejecutado su P.C., antes del mes de agosto, .... Ya le cogió la tarde!!!.tarde!!!.

Ver requisitos / procedimientos de Ley 80 de 1993 y Decreto 2170 de Ver requisitos / procedimientos de Ley 80 de 1993 y Decreto 2170 de 2002.2002.

SELECCIÓN DE PROVEEDORESSELECCIÓN DE PROVEEDORES Deben seguirse los parámetros establecidos en las normas sobre Deben seguirse los parámetros establecidos en las normas sobre

contratación y las políticas de compras antes señaladas.contratación y las políticas de compras antes señaladas. En la confección de los términos de referencia o pliegos de condiciones En la confección de los términos de referencia o pliegos de condiciones

se deben establecerse parámetros rigurosos, pero no imposibles, para se deben establecerse parámetros rigurosos, pero no imposibles, para los potenciales oferentes.los potenciales oferentes.

OUTSOURCING:OUTSOURCING: Ventajas: Mejora la eficiencia administrativa; en el caso de los bienes Ventajas: Mejora la eficiencia administrativa; en el caso de los bienes

ahorra inconvenientes por pérdida de bienes en bodega.ahorra inconvenientes por pérdida de bienes en bodega. Desventajas: Costos; el estar “amarrado a un proveedor por periodos Desventajas: Costos; el estar “amarrado a un proveedor por periodos

hasta de una año.hasta de una año. Se requiere una plena concientización de todas las áreas.Se requiere una plena concientización de todas las áreas.


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CONTROL Y EVALUACIÓNCONTROL Y EVALUACIÓN

REGISTROREGISTRO Debe estar registrado en el SICE (ver formato)Debe estar registrado en el SICE (ver formato) Deben realizarse los registros en la medida que se vaya Deben realizarse los registros en la medida que se vaya

ejecutando el P.C.ejecutando el P.C.

INFORMES:INFORMES: Informes internos (de avance, de ejecución Informes internos (de avance, de ejecución

presupuestal....)presupuestal....) Informes a la CGR – Entes de controlEJEMPLO - PLAN Informes a la CGR – Entes de controlEJEMPLO - PLAN

DE COMPRAS INCO 2004.xlsDE COMPRAS INCO 2004.xls Veedurías ciudadanasVeedurías ciudadanas

MODIFICACIONES:MODIFICACIONES: Según las modificaciones a las partidas presupuestales Según las modificaciones a las partidas presupuestales

que lo sustentan.que lo sustentan. Cambio de objetivos y/o programación de la institución Cambio de objetivos y/o programación de la institución

y/o proyectos.y/o proyectos. Requiere de aprobación del ordenador del gasto.Requiere de aprobación del ordenador del gasto.


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.....CONTROL Y EVALUACIÓN.....CONTROL Y EVALUACIÓN

EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE COMPRASEVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE COMPRAS Evaluación por parte de los organismos de control: ContraloríasEvaluación por parte de los organismos de control: Contralorías Evaluación por parte de las dependencias. Ej. Control interno; Evaluación por parte de las dependencias. Ej. Control interno;

Informes de austeridad del gasto; áreas administrativas.Informes de austeridad del gasto; áreas administrativas. Algunos aspectos de la evaluación de la gestión en la ejecución de Algunos aspectos de la evaluación de la gestión en la ejecución de

P.C:P.C: Tipos de indicadoresTipos de indicadores

Eficiencia:Eficiencia: Valor ej P.C / No. De funcionariosValor ej P.C / No. De funcionarios Costo promedio del bien XCosto promedio del bien X ii

Eficacia:Eficacia: Ejecución real del P.C / Valor total presupuestado. Total o Ejecución real del P.C / Valor total presupuestado. Total o

por sub rubrospor sub rubros Participación del P.C / Gastos de funcionamientoParticipación del P.C / Gastos de funcionamiento

Otros: Otros: Análisis vertical (variación entre periodos)Análisis vertical (variación entre periodos) Análisis horizontal (participación % por rubros, ítems))Análisis horizontal (participación % por rubros, ítems)) Calidad de los bienes: No. De defectuosos / No. Total de Calidad de los bienes: No. De defectuosos / No. Total de

bienesbienes No. De funcionarios atendidosNo. De funcionarios atendidos No. De personas atendidas (público)No. De personas atendidas (público)


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.....CONTROL Y EVALUACIÓN.....CONTROL Y EVALUACIÓN

% de ejecución de contratos ( en tiempo??; en valor??; en % de ejecución de contratos ( en tiempo??; en valor??; en cantidad??)cantidad??)

Evaluar los proveedores/contratistas: Calidad del bien o servicio; Evaluar los proveedores/contratistas: Calidad del bien o servicio; tiempos de entrega; atención de reclamos; cumplimiento de tiempos de entrega; atención de reclamos; cumplimiento de garantías.garantías.

Distorsión de precios de compra contratación: Precios reales de Distorsión de precios de compra contratación: Precios reales de compra / Precios referencia - RUPR ó Precios de mercado (u otras compra / Precios referencia - RUPR ó Precios de mercado (u otras entidades del Estado)entidades del Estado)

UNA VEZ SE OBTENGAN LOS RESULTADOS DE LAS UNA VEZ SE OBTENGAN LOS RESULTADOS DE LAS EVALUACIONES, SE DEBEN TOMAR LAS MEDIDAS EVALUACIONES, SE DEBEN TOMAR LAS MEDIDAS CORRECTIVAS: En procedimientos; mejorar formatos; capacitación CORRECTIVAS: En procedimientos; mejorar formatos; capacitación al personal involucrado; etc.al personal involucrado; etc.

RESOLUCIÓN 5772 DE 2006:RESOLUCIÓN 5772 DE 2006: RESOLUCIÓN ORGÁNICA 5772 DE 2006 CGR PROCESO AUDITOR SICE.docRESOLUCIÓN ORGÁNICA 5772 DE 2006 CGR PROCESO AUDITOR SICE.doc


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PLAN DE COMPRAS Y EL SGCPLAN DE COMPRAS Y EL SGC7.47.4 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS 7.4.17.4.1 Proceso de adquisición de bienes y serviciosProceso de adquisición de bienes y serviciosLa entidad debe asegurarse de que el producto y/o servicio adquirido cumple los requisitos La entidad debe asegurarse de que el producto y/o servicio adquirido cumple los requisitos

especificados en los pliegos de condiciones, términos de referencia o en las disposiciones especificados en los pliegos de condiciones, términos de referencia o en las disposiciones aplicables. El tipo y alcance del control aplicado al proveedor y al producto y/o servicio aplicables. El tipo y alcance del control aplicado al proveedor y al producto y/o servicio adquirido debe depender de su impacto sobre:adquirido debe depender de su impacto sobre:

a)a) la realización del producto y/o prestación del servicio, ola realización del producto y/o prestación del servicio, ob)b) el producto y/o servicio final.el producto y/o servicio final.La entidad debe evaluar y seleccionar a los proveedores con base en una selección objetiva y en La entidad debe evaluar y seleccionar a los proveedores con base en una selección objetiva y en

función de su capacidad para suministrar productos y/o servicios de acuerdo con los función de su capacidad para suministrar productos y/o servicios de acuerdo con los requisitos definidos previamente por la entidad. Deben establecerse los criterios para la requisitos definidos previamente por la entidad. Deben establecerse los criterios para la selección, la evaluación y la re-evaluación de los proveedores. Deben mantenerse los selección, la evaluación y la re-evaluación de los proveedores. Deben mantenerse los registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier acción necesaria derivada de registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier acción necesaria derivada de estas (véase el numeral 4.2.4).estas (véase el numeral 4.2.4).

NOTANOTA Selección objetiva se refiere a aquella selección en la cual la escogencia se Selección objetiva se refiere a aquella selección en la cual la escogencia se hace al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en hace al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva.subjetiva.

7.4.27.4.2 Información para la adquisición de bienes y servicios Información para la adquisición de bienes y servicios La información descrita en los pliegos de condiciones, términos de referencia o en las disposiciones La información descrita en los pliegos de condiciones, términos de referencia o en las disposiciones

aplicables del producto y/o servicio por adquirir, debe incluir, cuando sea apropiado:aplicables del producto y/o servicio por adquirir, debe incluir, cuando sea apropiado:a)a) requisitos para la aprobación del producto y/o servicio, procedimientos, procesos y equipos,requisitos para la aprobación del producto y/o servicio, procedimientos, procesos y equipos,b)b) requisitos para la calificación del personal, yrequisitos para la calificación del personal, yc)c) requisitos del sistema de gestión de la calidad.requisitos del sistema de gestión de la calidad.La entidad debe asegurarse de la adecuación de los requisitos para la adquisición de bienes y La entidad debe asegurarse de la adecuación de los requisitos para la adquisición de bienes y

servicios especificados, antes de comunicárselos al proveedor.servicios especificados, antes de comunicárselos al proveedor.

7.4.37.4.3 Verificación de los productos y/o servicios adquiridos Verificación de los productos y/o servicios adquiridos La entidad debe establecer e implementar la inspección u otras actividades necesarias para La entidad debe establecer e implementar la inspección u otras actividades necesarias para

asegurarse de que el producto y/o servicio adquirido cumple con lo especificado en los pliegos asegurarse de que el producto y/o servicio adquirido cumple con lo especificado en los pliegos de condiciones, términos de referencia o en las disposiciones aplicables.de condiciones, términos de referencia o en las disposiciones aplicables.

Cuando la entidad o su cliente quieran llevar a cabo la verificación en las instalaciones del Cuando la entidad o su cliente quieran llevar a cabo la verificación en las instalaciones del proveedor, la entidad debe establecer en los pliegos de condiciones, términos de referencia o proveedor, la entidad debe establecer en los pliegos de condiciones, términos de referencia o en las disposiciones aplicables las especificaciones para la verificación pretendida y el método en las disposiciones aplicables las especificaciones para la verificación pretendida y el método para la aceptación del producto y/o servicio.para la aceptación del producto y/o servicio.


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PLAN DE COMPRAS Y EL MECIPLAN DE COMPRAS Y EL MECI

Tener en cuenta los:Tener en cuenta los: PRINCIPIOS: Autorregulación; PRINCIPIOS: Autorregulación;

Autocontrol; autogestiónAutocontrol; autogestión ESTRUCTURA:ESTRUCTURA:

SubsistemasSubsistemas

ComponentesComponentes

ElementosElementos


2020

ETICA EN LAS COMPRAS ESTATALESETICA EN LAS COMPRAS ESTATALES

SEGÚN INFORME DEL BANCO MUNDIAL: CERCA DEL 60% DE LOS SEGÚN INFORME DEL BANCO MUNDIAL: CERCA DEL 60% DE LOS PROCESOS CONTRACTUALES ESTÁN VICIADOS DE CORRUPCIÓN. PROCESOS CONTRACTUALES ESTÁN VICIADOS DE CORRUPCIÓN. EN EL PAÍS SE PIERDEN ANUALMENTE, ALREDEDOR DE $5 EN EL PAÍS SE PIERDEN ANUALMENTE, ALREDEDOR DE $5 BILLONES POR CORRUPCIÓN. (CGR)BILLONES POR CORRUPCIÓN. (CGR)

EL 30% DEL PGN, SE PIERDE POR INEFICIENCIA (ej. compras no EL 30% DEL PGN, SE PIERDE POR INEFICIENCIA (ej. compras no necesarias). ESTO ES CERCA DE $27 billones.necesarias). ESTO ES CERCA DE $27 billones.

EN EL CONTEXTO INTERNACIONAL COLOMBIA SE ENCUENTRA EN EN EL CONTEXTO INTERNACIONAL COLOMBIA SE ENCUENTRA EN EL PUESTO 57 ENTRE LOS MÁS CORRUPTOS.EL PUESTO 57 ENTRE LOS MÁS CORRUPTOS.

EL DAÑO QUE LE HACE AL DESARROLLO ECONÓMICO Y SOCIAL LA EL DAÑO QUE LE HACE AL DESARROLLO ECONÓMICO Y SOCIAL LA POCA TRANSPARENCIA EN LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS. POCA TRANSPARENCIA EN LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS. EXISTEN ESTUDIOS QUE DEMUESTRAN LA CORRELACIÓN ENTRE EXISTEN ESTUDIOS QUE DEMUESTRAN LA CORRELACIÓN ENTRE (+CORRUPCIÓN = +SUBDESARROLLO).(+CORRUPCIÓN = +SUBDESARROLLO).

LEY 734 DE 2002, CÓDIGO ÚNICO DISCIPLINARIO (Ver Nls. 29 ss. art. LEY 734 DE 2002, CÓDIGO ÚNICO DISCIPLINARIO (Ver Nls. 29 ss. art. 48. FALTAS Gravísimas) Ley 734 de 2002 (CódigoÚnicoDisciplinario).doc48. FALTAS Gravísimas) Ley 734 de 2002 (CódigoÚnicoDisciplinario).doc

VER: COMPROMISOS DE ETICA PÚBLICA Y PRIVADA EN PROCESOS VER: COMPROMISOS DE ETICA PÚBLICA Y PRIVADA EN PROCESOS DE CONTRATACIÓN.COMPROMISOS - FORO ETICA DE LO DE CONTRATACIÓN.COMPROMISOS - FORO ETICA DE LO PUBLICO.pdfPUBLICO.pdf


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LA RESPONSABILIDAD DEL FUNCIONARIO PÚBLICOLA RESPONSABILIDAD DEL FUNCIONARIO PÚBLICO

No es una tarea fácil, pero es una actividad que si la No es una tarea fácil, pero es una actividad que si la hacemos bien, reporta satisfacción y sobretodo hacemos bien, reporta satisfacción y sobretodo contribuye a mejorar la vida en nuestra sociedadcontribuye a mejorar la vida en nuestra sociedad

No basta con aportar solo un “granito de arena”. No basta con aportar solo un “granito de arena”. Cuidado ¡Esto podría convertirse en arenal!. Lo que Cuidado ¡Esto podría convertirse en arenal!. Lo que cada uno debe aportar son todos sus valores y cada uno debe aportar son todos sus valores y facultades, en la medida que los posea.facultades, en la medida que los posea.

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MEJOR EMPEZAR DE UNA VEZ!!!!MEJOR EMPEZAR DE UNA VEZ!!!!


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MIL GRACIAS POR SU MIL GRACIAS POR SU ATENCIÓN Y ATENCIÓN Y

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Hasta otra oportunidad y felices Hasta otra oportunidad y felices compras!!!compras!!!

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