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PLAN DE ADECUACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN 2019 DASCD

PLAN DE ADECUACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN 2019 DASCD OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN


Carrera 30 No 25 – 90, Piso 9 Costado Oriental. Tel: 3 68 00 38 Código Postal: 111311 www.serviciocivil.gov.co

Enrique Peñalosa Londoño Alcalde Mayor-Bogotá D.C Raúl José Buitrago Arias Secretario General-Alcaldía mayor de Bogotá D.C Nidia Rocío Vargas Directora Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital –DASCD Rosa Salcedo Camelo Jefe Oficina Asesora de Planeación Yolanda Castro Salcedo Jefe Oficina de Control Interno José Agustín Hortúa Mora Subdirector de Gestión Distrital de Bienestar, Desarrollo y Desempeño Esperanza Alcira Cardona Hernández Subdirectora Técnico Jurídica del Servicio Civil Distrital Karol Nerieth León Prieto Subdirectora de Gestión Corporativa y Control Disciplinario (e) Ana Consuelo Rodríguez Ríos Jefe Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

Equipo de trabajo Oficina Asesora de Planeación José Alexander Cardona Arango - Auxiliar Administrativo Ruby Valenzuela Quitián - Profesional Especializado Luis Alfonso Velandia González - Profesional Especializado Natalia Gómez Lara - Profesional Universitario Fabián Alexander Rincón Gómez - Profesional Universitario María del Pilar Martínez - Profesional de Apoyo a la Gestión Viviana Yilena Monroy Preciado - Profesional de Apoyo a la Gestión Nathalia Carolina Insuasty Delgado - Profesional de Apoyo a la Gestión Diana Marcela Puerto Salamanca - Profesional Universitario

http://www.serviciocivil.gov.co/



INTRODUCCIÓN

El presente documento contiene el plan de adecuación e implementación del Modelo Integrado de

Planeación y Gestión – MIPG para la vigencia 2019, para lo cual parte de demostrar que el

Departamento Administrativo del Servicio Civil, desde 2018, ha venido trabajando, en la adopción

paulatina y progresiva del Modelo, entendiendo que es un medio para lograr que la entidad genere

valor público para la ciudadanía al prestar un mejor servicio para satisfacer las necesidades y

expectativas de sus grupos de interés.

En este sentido el documento presenta en primer lugar los resultados de los autodiagnósticos que

se hicieron en el primer semestre de 2018 y las acciones que se emprendieron en este mismo año

para cerrar algunas de las brechas identificadas en cada política de MIPG. Luego describe a grandes

rasgos el proceso de planeación surtido para la vigencia 2019 y finaliza presentando los proyectos

concretos para 2019 que se desarrollarán en la entidad en el marco de MIPG, en procura de

continuar el cierre de brechas y el proceso de maduración del Modelo en el DASCD.




1. AVANCES EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL MIPG EN LA VIGENCIA 2018

A partir de la emisión del decreto 1499 de 2017, que establece el nuevo Modelo Integrado de

Planeación y Gestión MIPG, el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital DASCD, desde

la vigencia 2018 ha venido desarrollando con el acompañamiento del Departamento Administrativo

de la Función Pública y de la Secretaría General del Distrito una serie de acciones para dar

cumplimiento a dicho Decreto.

De igual manera, en la vigencia 2018, se dio cumplimiento a las normas que se han emitido de

manera posterior al Decreto 1499 de 2017 como complemento a dicho decreto, fortaleciendo de

alguna manera el modelo propuesto, como es el caso del decreto 612 de 2018, que propone la

consolidación de los diferentes planes que maneja la entidad en un solo plan de acción, el decreto

648 de 2017 mediante el cual se establece la conformación del Comité Institucional de Coordinación

de Control Interno como órgano asesor e instancia decisoria en los asuntos del control interno, así

como también el Decreto 591 de 2018, por medio del cual, se adopta el Modelo Integrado de

Planeación y Gestión Nacional para el Distrito y se dictan otras disposiciones.

En este sentido, con el fin de dar cumplimiento a la Institucionalidad requerida dentro del MIPG, al

interior del DASCD, se formalizó la creación a través de la resolución 277 de 2018 del Comité

Institucional de Gestión y Desempeño; mediante el cual, se establecieron líderes para la

implementación de las 17 Políticas de Gestión y Desempeño Institucional y se dieron directrices

enmarcadas en la articulación del Sistema Integrado de Gestión y el MIPG.

Así mismo durante el primer semestre de 2018, se adelantó el proceso de diligenciamiento de los

15 autodiagnósticos, que se encuentran publicados en la página del DAFP, como herramienta base

para la implementación del MIPG y se estableció para cada uno de ellos, una serie de acciones que

se han ido desarrollando al interior del DASCD, con el fin de mejorar los procesos en todos aquellos

aspectos en que se evidenciaron falencias.

La Política de Gestión del Conocimiento y la Innovación y la Política de Mejora Normativa aun no

cuentan con Autodiagnóstico, por lo tanto, aunque se han evidenciado avances desde el DASCD,

falta validarlos con las entidades que direccionan la implementación del MIPG, es decir el DAFP y la

Secretaría General.

2. Autodiagnósticos

A continuación, se presentan los puntajes obtenidos en la aplicación de los Autodiagnósticos realizados en el primer semestre del 2018; los cuales, se contestaron con el apoyo de los líderes de




proceso relacionado a cada uno de ellos. Además, se relacionan las acciones adelantadas en 2018 por las diferentes áreas, para comenzar a mitigar las brechas establecidas en el MIPG frente a los resultados de los autodiagnósticos.

2.1. Autodiagnóstico de la Política de Talento Humano

El puntaje obtenido dentro del Autodiagnóstico de Talento Humano fue de 77,5 puntos sobre 100.

Acción realizada 2018:

Aquí es importante mencionar que el DASCD tiene una doble connotación en el marco del MIPG, ya

que de una parte, como cualquier entidad está obligado a implementar los lineamientos en esta

dimensión, pero a la vez es el líder a nivel Distrital de la política de talento humano.

En este sentido, la entidad se encuentra comprometida con el fortalecimiento para la gestión

integral del Talento Humano, y en su rol de líder de política, durante el 2018, se realizó el proyecto

denominado “Formulación e implementación de la Política de Gestión Integral de Talento Humano”,

a través de la cual, se espera contribuir para que en el distrito capital, se cuente con una serie de

productos que apoyen la consolidación de las rutas de creación de valor propuestas en el

Autodiagnóstico.

Así, mismo se cuenta con la primera versión de la Guía de Lineamiento para la Implementación de

la Política Gestión Estratégica del Talento Humano en las Entidades del Distrito.




Además, como mecanismo de transparencia en materia de Empleo Público, se fortaleció la

herramienta del SIDEAP, Sistema de Información para el Empleo y la Administración Pública, que

sirve no solo al DASCD sino a todas las entidades del distrito para la toma estratégica de decisiones.

A nivel interno, el DASCD ha venido desplegando una serie de acciones para que en el Proceso de

Talento Humano se incorporen las actividades necesarias para ir cerrando brechas identificadas en

el autodiagnóstico.

2.2. Autodiagnóstico de la Política de Integridad

El puntaje obtenido en el autodiagnóstico de la Política de Integridad fue de 2,9 sobre 100 puntos.

Al realizar el Autodiagnóstico no se contaba con el Código de Integridad en la entidad. Dicha

situación fue subsanada con la Adopción del Código de Integridad en el DASCD, a través de la

Resolución 156 de 2018.


A partir de la adopción del Código de Integridad se conformó el equipo de Gestores de Integridad

del DASCD, y ellos han venido desarrollando diferentes acciones pedagógicas, involucrando a todos

los funcionarios de la entidad para la interiorización de los 5 Valores que contiene el Código:

Respeto, Honestidad, Compromiso, Diligencia y Justicia.




2.3. Autodiagnóstico de la Política de Direccionamiento estratégico y Planeación

El puntaje obtenido en el Autodiagnóstico de la Política de Direccionamiento Estratégico y

Planeación fue de 85 puntos sobre 100.

Dentro del Autodiagnóstico se evidenció, calidad en la Planeación institucional, articulada con la

programación presupuestal. Así como también, buen conocimiento de la organización, y liderazgo

estratégico desde el área encargada.

La falencia que presentó el Autodiagnóstico n esta política se evidenció, dado que al momento de

realizar el autodiagnóstico no se contaba con la caracterización de los grupos de valor y de sus

necesidades, así como con el diagnóstico de capacidades y entornos, para la toma de decisiones

basada en evidencias.


Se procedió a realizar una actualización del documento “Plan Estratégico Institucional”, con la

información recogida a través de SIDEAP y del mismo análisis organizacional realizado por los

funcionarios de la OAP, como un capìtulo sobre diagnóstico de capacidades y entornos.

Además desde la Subdirección de Gestión Corporativa se adelantó en el 2018, el proyecto

denominado “Caracterización de Usuarios Internos y Externos del DASCD”, y esa información




extraída de dicho proyecto también sirvió para alimentar el documento “Plan Estratégico

Institucional”, el cual, es la carta de navegación para la construcción de los Planes de Acción.

2.4. Autodiagnóstico del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano PAAC

El puntaje obtenido en el Autodiagnóstico del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano PAAC

fue de 67,2 puntos sobre 100.

La falencia que presentó el Autodiagnóstico en esta política se evidenció, dado que al momento de

realizar el autodiagnóstico no se involucró a los grupos de valor y ciudadanía en general, en la

construcción de los riesgos de corrupción. Así como también se evidenciaron falencias en el

seguimiento al PAAC por parte de los líderes de proceso y jefes de áreas en los tiempos establecidos.


Teniendo en cuenta esta brecha del Autodiagnóstico, desde la OAP y la Oficina de Control Interno

se realizó el seguimiento al PAAC estableciendo la segunda y tercera línea de Defensa que propone

el MIPG, para el seguimiento y cargue de evidencias del PAAC. Así mismo, se procedió a publicar y

divulgar en la pagina del DASCD, el seguimiento al PAAC a través del informe de Control Interno

acatando los tiempos establecidos en la norma.

2.5. Autodiagnóstico de Gestión Presupuestal




El puntaje obtenido en el Autodiagnóstico de Gestión Presupuestal fue de 100 puntos sobre 100.


En el Autodiagnóstico de la Política de Gestión presupuestal, aunque no se cuenta con el Sistema

Integrado de Información Financiera -SIIF la entidad cuenta con el Sistema Predis - Administrado

por la SDH, donde se registran las apropiaciones necesarias para cada rubro presupuestal y

distribución de los recursos en el SISPAC. El Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital,

hace uso eficiente de las siguientes herramientas financieras : PREDIS- OPGET SISPAC.

También se evidencia que el DASCD prepara y publica en la página web menú transparencia, los

Estados Financieros de manera mensual de acuerdo con la normatividad vigente.

La información contable del DASCD es reportada a la Secretaría Distrital de Hacienda, entidad que

prepara y consolida la información de Bogotá como entidad contable pública, dado que es parte de

las entidades de Gobierno de Bogotá.

2.6. Autodiagnóstico de Gobierno Digital




El puntaje obtenido en el Autodiagnóstico de Gobierno Digital fue de 17 puntos sobre 100.

El puntaje bajo se obtuvo debido a varios factores, los cuales se presentan a continuación con la

respectiva acción realizada para disminuir la brecha existente:

a. No habían datos abiertos publicados en el momento de realizar el Autodiagnóstico.

Acción realizada 2018: Para disminuír la brecha existente frente a este punto, durante el 2018, se

cargaron 9 conjuntos de datos abiertos identificados como estratégicos: Ley de Cuotas, Plantas

Empleo Público, Vinculaciones, Estructuras Organizacionales, Estructura Distrital, Ejecución

presupuestal, Plan de Acción Institucional Integrado, Plan Anual de Adquisiciones, Activos de

Información.

b. La entidad no tenía formulado y actualizado el Plan Estratégico de Tecnologías de Información

(PETI), de acuerdo con el marco de referencia de Arquitectura Empresarial del Estado.

Acción realizada 2018: Para disminuir la brecha existente frente a este punto, durante el 2018, se

formuló el proyecto “Modelar la Arquitectura TI Tecnologías de Información”, en el cual se realizó

la actualización del Plan Estratégico de Tecnologías de Información PETI.

c. El DASCD no tenía estructurada la metodología utilizada para la gestión de programas y proyectos

asociados a TI, incluyendo el direccionamiento de proyectos de TI y el seguimiento y evaluación de

los mismos.




Acción realizada 2018: Para mitigar esta brecha durante el 2018, se fortaleció la Oficina de

Tecnología de la Información y las Comunicaciones TICS al interior del DASCD, con un equipo de

trabajo robusto, en el cual a través del seguimiento a los proyectos de TI, manejados desde esta

Oficina, se viene organizando de manera eficiente el área.

d. No se evidenciaba la implementación del modelo se seguridad y privacidad de la infomación MSPI.

Acción realizada 2018: para dismunuir la brecha existente, durante el 2018 se completó el

diagnostico del MSPI y se contempla abordar la migración IPV4 - IPV6 en 2019.

e. En el momento del Autodiagnóstico el DASCD, no contaba con una metodología de gestión de

activos de información donde se tienen en cuenta aspectos como: Cumplimiento legal, fechas de

actualización, propietarios y criticidad de los activos.


Se realizó el levantamiento de Activos de Información, y su clasificación de acuerdo a la

normatividad vigente, con el apoyo de las diferentes dependencias. Dicha Información fue publicada

en la página web a través del Esquema de publicación. La metodología de gestión de activos de

información se estructurará con el apoyo de la Oficina Asesora de Planeación en el 2019.

f. No se evidenció avance del documento de la metodología para la gestión de los riesgos de

seguridad y privacidad de la información.

*Este tema se trabajará dentro de los proyectos del área Tics en 2019, ya que hace parte de la

armonización de la nueva guía para la Gestión de Riesgos, emitida por el DAFP.

g. Frente al item de Interoperabilidad: No se presentó evidencia de este tema en el momento de

realizado el Autodiagnóstico.


Se presentó ante el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones MINTIC la

hoja de vida del SIDEAP para notificación de Nivel 1 de Interoperabilidad. A la fecha el DASCD hace

parte de las 19 entidades que han implementado la Interoperabilidad.

2.7 Autodiagnóstico de Defensa Jurídica




El puntaje obtenido en el Autodiagnóstico de Defensa Jurídica fue de 91,3 puntos sobre 100.

Dentro del Autodiagnóstico se evidenció que la entidad no implementa el plan de acción de su

política de prevención del daño antijurídico dentro del año calendario, debido a que no se ha

elaborado teniendo en cuenta que la entidad, tan solo tiene 8 procesos judiciales de los cuales

ninguno ha tenido sentecia ejecutoriada, que permita la evaluacion de un daño antijurídico. Para el

2019 se piensa fortalecer desde la Subdirección Técnico-Jurídica este tema según los lineamientos

que en la materia se expidan.

2.8 Autodiagnóstico de Servicio al Ciudadano




El puntaje obtenido en el Autodiagnóstico de Servicio al Ciudadano fue de 74,3 puntos sobre 100.

La falencias que se encontraron en el momento de realizado el Atodiagnóstico son:

a. No se evidenció que La entidad efectuaara ajustes razonables para garantizar la accesibilidad a

los espacios físicos conforme a lo establecido en la NTC 6047, no obstante frente a este punto es

importante precisar que el edificio donde se encuentra no permite que se efectúen modificaciones

que alteren su diseño y por tanto este punto reviste complejidad para ser subsanado.

b. La entidad no incluyó dentro de su plan de desarrollo o plan institucional, acciones para garantizar

el acceso real y efectivo de las personas con discapacidad a los servicios que ofrece.

c. La entidad no cuenta con una política de tratamiento de datos personales, y tiene establecidos

lineamientos para la protección y conservación de datos personales.

* Estos tres items se desarrollarán dentro de los cronogramas del Plan de Acción de la

Subdirección de Gestión Corporativa para la vigencia 2019.

2.9 Autodiagnóstico de Trámites:

El puntaje obtenido en el Autodiagnóstico de Trámites fue de 13 puntos sobre 100.

La razón fundamental por la cual se obtuvo este puntaje tan bajo en el momento de realizado el

Autodiagnóstico, se dió en razón que, el DASCD, no tenía inscrito ningún trámite en el Sistema Único




de Información de Trámites y Procedimientos -SUIT- del Departamento Administrativo de la Función

Pública.


Durante el 2018, se procedió a solicitar asesoría en el Departamento Administrativo de la Función

Pública, para la revisión de los servicios que ofrece el DASCD. Luego de dichas asesorías se evidenció

la necesidad de incluir en el SUIT, el trámite denominado "Concepto técnico para el establecimiento

o modificación de estructuras organizacionales, plantas de personal, manual específico de funciones

y de competencias laborales y escalas salariales". Este trámite está en proceso de inscripción, ya

que se recibieron varias observaciones frente al mismo, por parte del DAFP, incluido el hecho de

realizar un Acto Administrativo al interior de la entidad para adoptar dicho trámite, como se

evidencia a continuación:

• Una vez en 2019, se tenga inscrito el trámite en el SUIT, se procederá desde el DASCD a

realizar la estrategia de racionalización de trámites.

2.10 Autodiagnóstico de Rendición de Cuentas:




El puntaje obtenido en el Autodiagnóstico de Rendición de Cuentas fue de 47,3 puntos sobre 100.


Autodiagnóstico, se dió en razón que, el DASCD, no tenía evidencia de la Estrategia de Rendición de

Cuentas incluyendo acciones en cada una de sus fases:

a. Aprestamiento institucional para promover la Rendición de Cuentas b. Diseño de la Estrategia de Rendición de Cuentas c. Preparación para la Rendición de Cuentas d. Ejecución de la Estrategia de Rendición de Cuentas e. Seguimiento y evaluación de la implementación de la Estrategia de Rendición de Cuentas


Durante el 2018, se procedió a diseñar la Estrategia de Rendición de Cuentas con el lineamiento

dado en el Manual Unico de Rendición de Cuentas MURC, actualizado por el Departamento

Administrativo de la Función Pública. La estrategia se encuentra publicada en la pagina web del

DASCD, menú transparencia y se vienen haciendo los seguimientos respectivos. El 13 de Diciembre

se realizó en el centro de eventos del Jardín Botánico de Bogotá, la Audiencia Pública de Rendición

de Cuentas, que era una de las actividades fundamentales de la estrategia, con una muy buena

asistencia de 117 personas. Las evidencias de la Audiencia también se encuentran publicadas en la

página web de la entidad. Para el 2019 se debe actualizar la Estrategia de Rendición de Cuentas con

las acciones a realizarse en la vigencia.




2.1 1 Autodiagnóstico de Participación Ciudadana :

El puntaje obtenido en el Autodiagnóstico de Participación Ciudadana fue de 26,7 puntos sobre 100.


Autodiagnóstico, se dió en razón que, el DASCD, no tenía evidencia de la Estrategia de Participación

Ciudadana incluyendo acciones de participación en las fases del ciclo de la gestión y clasificadas en

cada una de ellas (participación en el diagnóstico, la formulación e implementación y evaluación de

políticas, planes, programas o proyectos).


Durante el 2018, se procedió a diseñar la Estrategia de Participación Ciudadana, dándole gran

importancia a lo que significó para esta vigencia la Cocreación de la Política Pública de Gestión

Integral del Talento Humano. En la fase de Agenda Pública 481 personas del sector público y privado

participaron en 27 laboratorios de co-creación. Y a través de la plataforma Bogotá Abierta se tuvo

la participación de 649 personas quienes también aportaron, para la consolidación del documento

final, con el cual, se espera lograr tener aprobada la Política Pública de Gestión Integral del Talento

Humano en el primer trimestre de 2019.

Así mismo, el día 05 de octubre, se efectuó una reunión de validación de los productos propuestos

para el plan de acción de la política pública la gestión integral del talento humano, a la que se invitó

a nuestros grupos de valor, obteniendo una participación de 177 asistentes.

A continuación se relaciona una imagen con la temporalidad en que se han desarrollado las fases

de la Cocreación de la Política Pública de Gestión Integral del Talento Humano:




La incidencia de los grupos de valor, grupos de interés y ciudadanía en general en la formulación de

los Planes, programas y proyectos del DASCD, a través de este ejercicio participativo se logra en su

totalidad, ya que varios de los productos salientes en la construcción de la Política Pública serán

incluidos como proyectos a desarrollarse en el Plan de Acción de la Entidad 2019.

Además de la participación en la formulación de políticas públicas, dentro de la página web del

DASCD se estableció la promoción de los mecanismos, instancias y espacios de Participación

Ciudadana.

Se destaca como Espacio de Participación, el espacio de diálogo permanente con las organizaciones

sindicales como grupo de valor del Departamento, para la planeación específicamente de los juegos

deportivos distritales. Lo anterior es posible, con ocasión del Acuerdo Sindical con la CUT, CTC y CGT.

2.12 Autodiagnóstico de Gestión Documental:




El puntaje obtenido en el Autodiagnóstico de Gestión Documental fue de 52,7 puntos sobre 100.

Las falencias analizadas al momento de la elaboración del Autodiagnóstico mostraban poca

evidencia en la Clasificación de la información y establecimiento de categorías de derechos y

restricciones de acceso a los documentos electrónicos. Así como también, en la Implementación de

los requisitos de integridad, autenticidad, inalterabilidad, disponibilidad, preservación y metadatos

de los documentos electrónicos de archivo en el Sistema de Gestión de Documento Electrónico.


Durante la vigencia 2018 se empezó a construir la Política de Gestión Documental. Fue aprobada en

el Comité Interno de Archivo el día 28 de septiembre de 2018 y se procedió a la elaboración y

aprobación de la actualización del Programa de Gestión Documental - PGD por parte del Comité

Interno de Archivo. Se evidenció también avance en la actualización de las tablas de Retención

Documental – TRD. Para el 2019 se tienen programadas acciones para mitigar las brechas que aún

se observan.

2.13 Autodiagnóstico de la Polìtica de Seguimiento y Evaluación del Desempeño Intitucional:

El puntaje obtenido en el Autodiagnóstico la Polìtica de Seguimiento y Evaluación del Desempeño

Intitucional fue de 94,3 puntos sobre 100.




Aunque el Autodiagnóstico arrojó un buen resultado, ya que se tienen diseñados al interior del

DASCD, métodos cuantitativos y cualitativos de seguimiento y evaluación de la gestión y el

desempeño institucional (indicadores), no se pudo al momento de realizado el autodiagnóstico,

identificar claramente si las necesidades o problemas de la ciudadanía (grupos de valor) estuvieron

adecuadamente diagnosticados, e Identificar si el planteamiento de objetivos y de resultados

apunta a resolver los problemas de la ciudadanía (grupos de valor).


Se realizó la medición de los diferentes indicadores de proceso a lo largo del año, y se consolidó,

organizó y sistematizó la información proveniente del seguimiento y evaluación.

2.14 Autodiagnóstico de la Polìtica de Transparencia y Acceso a la Información:

El puntaje obtenido en el Autodiagnóstico de la Política de Transparencia y Acceso a la Información

fue de 88 puntos sobre 100.


Durante el 2018, se realizó una revisión del la matriz que evalúa el Indice de Transparencia por

Bogotá, para lo cual, el DASCD revisó y actualizó en su página web el esquema de publicación de

información.




Se encontraron dentro del Autodiagnóstico algunas falencias que se esperan subsanar en el 2019,

frente a:

• La caracterización completa de la población usuaria de sus bienes y servicios.

• Dentro de las mediciones (indicadores) que lleva a cabo la entidad no se tiene en cuenta si

su gestión ayudó a reslver los problemas y necesidades de sus usuarios

• La entidad no ha aprobado por medio de acto administrativo el Índice de Información

Reservada y Clasificada de la entidad, ni el Registro de Activos de Información de la entidad.

• No se evidencia la transferencia efectiva de conocimientos entre las personas que dejan sus

cargos y las nuevas que llegan a desempeñarlos.

2.15 Autodiagnóstico de la Polìtica de Control Interno:

El puntaje obtenido en el Autodiagnóstico de la Política de Control Interno fue de 94,8 puntos sobre

100.


Dentro del Autodiagnóstico se puede establecer que se tienen bien identificadas las

responsabilidades de la Alta dirección y del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno

(línea estratégica).




Se vienen realizando las auditorías según lo establecido en el Plan de Auditorías, de manera técnica.

Se han buscado alternativas para auditorías especializadas, como la contratación para la auditoría

de TICS.

Se tiene el diseño adecuado y efectivo del componente Gestión de Riesgos.

Como parte de las acciones a desarrollar en el 2019, se tiene propuesto desde la Oficina de Control

Interno, un proyecto para apoyar a todas las áreas de la entidad en la estructuración e

implementación de las tres líneas de defensa del control, en el seguimiento a la gestión institucional.

2. PLANEACIÓN VIGENCIA 2019

En el proceso de planeación para la vigencia 2019, desde el mes de octubre de 2018 la Oficina de

Planeación inició la alineación de los objetivos estratégicos de la entidad, con las dimensiones y

políticas de MIPG, lo que permitió que en el mes de noviembre se realizara una primera

sensibilización a toda el talento humano de entidad sobre el Modelo Integrado de Planeación y

Gestión y su alineación con la plataforma estratégica del DASCD.

A partir de allí, en noviembre se desarrollaron mesas de trabajo con cada una de las dependencias

líderes de política, en donde se recordaron los autodiagnósticos realizados conjuntamente y a partir

de allí se recibieron los aportes en materia de la alineación propuesta y definieron

participativamente los proyectos a desarrollar para cumplir con nuestra plataforma estratégica y

cerrar brechas identificadas a partir de los autodiagnósticos.

Finalmente en el mes de diciembre se efectuaron mesas de trabajo con la Dirección del DASCD, para

que cada área presentara sus proyectos para 2019, se revisara su alcance, así como sus

cronogramas.

Así pues, a partir del plan de acción institucional, se extrae a continuación las actividades para la

vigencia 2019 que conformarán el “Plan de Adecuación e Implementación del Modelo Integrado de

Planeación y Gestión 2019”.

3. MATRIZ DEL PLAN DE ADECUACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN 2019 DASCD

A continuación se presenta la matriz que contiene el plan de adecuación e implementación del MIPG

del DASCD para 2019:



Nº POLÍTICA MIPG ANALISIS BRECHA

ACCIONES A REALIZAR INCORPORADAS EN PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL

https://www.serviciocivil.gov.co/portal/transparencia/planeacion/pol%C3%ADticas-

lineamientos-y-manuales/0-plan-acci%C3%B3n-institucional-2019

META INDICADOR

RESPONSABLE(S) DE LA EJECUCIÓN DE LA ACTIVIDAD

(NOMBRES)

1

1. Direccionamiento y Planeación Institucional

1. Analizar el contexto interno y externo de la entidad para la identificación de los riesgos y sus posibles causas (incluidos riesgos operativos, riesgos de riesgos de contratación, riesgos para la defensa jurídica, riesgos de seguridad digital, entre otros).

Adaptación de la metodología de Gestión de Riesgos en el Marco de MIPG

Metodología de Riesgos ajustada

(% de avance ejecutado/%

de avance programado)*1

00

Oficina Asesora de Planeación

2

2. Actualizar el Plan Estratégico Institucional y las acciones requeridas al interior del DASCD frente a la caracterización de ciudadanos y la construcción del Modelo de Atención al Ciudadano.

Atención incluyente y accesibilidad Plan estratégico

Institucional ajustado

100% Plan Estratégico Institucional actualizado

Oficina Asesora de

Planeación/Sub. Gestión

Corporativa - Atención al Ciudadano

3

3. Involucrar a la ciudadanía y grupos de interés en el diagnóstico y formulación de los planes, programas o proyectos de la entidad, de interés ciudadano.

Plan de Participación Ciudadana 2019

Plan de Participación

Ciudadana 2019 desarrollado.



00


4 2. Gestión presupuestal y

Optimizar la administración de los recursos financieros en coordinación con

Adaptación y ajustes a la implementación de Bogdata en el DASCD

Proyecto "Adaptación y


Gestión Presupuestal

https://www.serviciocivil.gov.co/portal/transparencia/planeacion/pol%C3%ADticas-lineamientos-y-manuales/0-plan-acci%C3%B3n-institucional-2019












META INDICADOR


(NOMBRES)

eficiencia del gasto público

lo establecido en el Autodiagnóstico del MIPG.

ajustes a la implementación de Bogdata en

el DASCD" desarrollado


00

5

3. Gestión Estratégica del Talento Humano

1. Proveer las vacantes en forma definitiva oportunamente, de acuerdo con el Plan Anual de Vacantes

Plan Estratégico de Talento Humano 2019

Plan Estratégico de Talento

Humano 2019 desarrollado

100% vacantes reportadas a la

OPEC

Sub. Gestión Corporativa/

Talento Humano

6

1. Establecer y hacer seguimiento a los planes de mejoramiento individual a que haya lugar




No. de planes de

mejoramiento elaborados


Talento Humano

7

2. Oferta de Capacitación que incluya todas las temáticas sugeridas en el Autodiagnóstico del MIPG.




No. de capacitaciones

realizadas


Talento Humano

8 3. Desarrollar el programa Estado Joven Plan Estratégico de Talento Humano

2019 Plan Estratégico

de Talento Programa

desarrollado














META INDICADOR


(NOMBRES)



Talento Humano

9

4. Implementar mecanismos para evaluar y desarrollar competencias directivas y gerenciales






00


Talento Humano

10

5. Realizar entrevistas de retiro para identificar las razones por las que los servidores se retiran de la entidad.




No. de entrevistas realizadas / Servidores Retirados


Talento Humano

11

6. Contar con mecanismos para transferir el conocimiento de los servidores que se retiran de la Entidad a quienes continúan vinculados.




100% Instrumento

Diseñado


Talento Humano














META INDICADOR


(NOMBRES)

12 4. Integridad Ejecutar las acciones establecidas en el Plan de Integridad 2019.

Plan de Integridad 2019. Plan de

Integridad 2019 desarrollado



00


13

5. Transparencia, acceso a la

información pública y lucha

contra la corrupción

Ejecutar las acciones establecidas en el PAAC 2019.

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano PAAC 2019. Componente 5.

Plan Anticorrupción y de Atención al

Ciudadano PAAC 2019.

Componente 5, desarrollado



00.

Todas las dependencias

14

6. Fortalecimiento organizacional y simplificación de

procesos

1. Actualizar procesos, procedimientos, instructivos, formatos y demás documentos de acuerdo a los lineamientos establecidos en el MIPG y lo requerido para el mantenimiento de la certificación ISO 9001-2015

Mantenimiento de la certificación ISO 9001-2015

Proyecto "Mantenimient

o de la certificación ISO

9001-2015" desarrollado



005















META INDICADOR


(NOMBRES)

15

7. Servicio al ciudadano

1. Caracterizar y actualizar usuarios internos y externos.

Atención incluyente y accesibilidad

Proyecto "Atención

incluyente y accesibilidad" desarrollado



00

Sub. Gestión Corporativa - Atención al Ciudadano

16

2. Determinar, recopilar y analizar los datos sobre la percepción del cliente o usuario, con respecto a los productos o servicios ofrecidos y si estos cumplen sus expectativas.

PAAC 2019- Componente 1/ servicio al ciudadano

Proyecto PAAC 2019-

Componente 1/ servicio al ciudadano,

desarrollado



00


17 3. Garantizar atención incluyente y accesibilidad.

Atención incluyente y accesibilidad

Proyecto "Atención

incluyente y accesibilidad" implementado



00


18 4. Realizar la publicación de información en lugares visibles (diferentes al medio

Atención incluyente y accesibilidad Proyecto "Atención

incluyente y


de avance

Sub. Gestión Corporativa -














META INDICADOR


(NOMBRES)

electrónico) y de fácil acceso al ciudadanía.

accesibilidad" desarrollado

programado)*100

Atención al Ciudadano

19

5. Divulgar la política de tratamiento de datos personales mediante aviso de privacidad, en la página web y personalmente al titular en el momento de la recolección de los datos.

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano PAAC 2019. Componente 5

Transparencia

Proyecto "Plan Anticorrupción y de Atención al


Componente 5 Transparencia",

desarrollado

100% Política de tratamiento

de datos divulgada


20

6. Actualizar formatos para la autorización del ciudadano para la recolección de los datos personales.


Transparencia



Componente 5 Transparencia",

desarrollado

100% formatos actualizados


21

8. Participación ciudadana en la gestión pública

1. Actualización de los documentos "Estrategia de participación ciudadana" y "Estrategia de Rendición de Cuentas" 2019 e implementación de sus respectivos planes.

Documentos "Estrategia de participación ciudadana" y "Estrategia de

Rendición de Cuentas" 2019 y sus respectivos planes.

Documentos Actualizados

"Estrategia de participación ciudadana" y

100% Documentos actualizados















META INDICADOR


(NOMBRES)

"Estrategia de Rendición de

Cuentas" 2019 y sus respectivos

planes.

22

2. Documentar las buenas prácticas del DASCD en materia de participación ciudadana.

Plan de Participación Ciudadana 2019

Plan de Participación

Ciudadana 2019 implementado

100% Documento elaborado


23 9. Racionalización

de trámites

Realizar la inscripción del Tramite "Conceptos" en la plataforma SUIT y consolidar una estrategia de racionalización de trámites a través del canal virtual en coordinación con la Oficina Tics.


Racionalización de trámites



Componente 2 Racionalización

de trámites" desarrollado



00

Oficina Asesora de

Planeación/Sub. Técnico Jurídica/

Oficina TICS














META INDICADOR


(NOMBRES)

24

10. Gestión documental

1. Implementación del Programa de Gestión Documental PGD. Implementación del PGD 2019

Proyecto "Implementació

n del PGD 2019"

desarrollado



00


Gestión Documental

25 2. Actualización de las Tablas de retención documental.

Implementación del PGD 2019


n del PGD 2019"

desarrollado



00


Gestión Documental

26

3. Elaboración, aprobación, implementación y publicación del Sistema Integrado de Conservación - SIC.

Formulación del Sistema Integrado de Conservación (Conservación

Documental).

Proyecto "Formulación del Sistema

Integrado de Conservación Documental" desarrollado.



00


Gestión Documental

27 4. Parametrización de Tablas de control de acceso.

Transformación Digital DASCD Proyecto

"Transformación Digital


de avance


Gestión














META INDICADOR


(NOMBRES)

DASCD" desarrollado.

programado)*100

Documental- Oficina TICS

28 5. Implementación del Plan Institucional de Archivo PINAR.

Implementación del PGD 2019


n del PGD 2019"

desarrollado



00


Gestión Documental

29 6. Organización Fondo Acumulado (Proyecto Intervención fase 3)

Intervención Documental Fase 3

Proyecto "Intervención Documental

Fase 3" desarrollado



00


Gestión Documental

30 11. Gobierno

Digital

1. Actualización PETI.

Transformación Digital DASCD

Proyecto " Transformación Digital DASCD" desarrollado

100% Documento actualizado

Oficina TICS

31

Transformación Digital DASCD Proyecto "

Transformación Oficina TICS














META INDICADOR


(NOMBRES)

2. Catálogo de Servicios TI. .

Digital DASCD" desarrollado

100% Documento elaborado

32

3. Encuesta de satisfacción TI. .

Transformación Digital DASCD

Proyecto " Transformación Digital DASCD" desarrollado

100% Encuesta elaborada

Oficina TICS

33

12. Seguridad Digital

1. Desarrollo del Plan de Comunicaciones de Seguridad Digital (Socialización y divulgación de la Política General de Seguridad y privacidad de la información). .

Seguridad Digital para el DASCD

Proyecto "Seguridad

Digital para el DASCD"

desarrollado



00

Oficina TICS

34

2. Metodología para la gestión de los riesgos de seguridad Digital. .


Proyecto "Seguridad


desarrollado



00

Oficina TICS














META INDICADOR


(NOMBRES)

35

3. Estrategia de transición de IPv4 a IPv6.


Proyecto "Seguridad


desarrollado

100% Estrategia de

transición implementada

Oficina TICS

36

4. Metodología de gestión de activos de información. .


Proyecto "Seguridad


desarrollado

100% metodología

elaborada Oficina TICS

37 5. Implementación de controles


Proyecto "Seguridad


desarrollado

100% controles previstos

implementados Oficina TICS














META INDICADOR


(NOMBRES)

38 13. Defensa

Jurídica Acciones que permitan evidenciar la prevención y daño antijurídico.

Revisión y Actualización del Proceso Gestión Judicial

Proyecto "Revisión y

Actualización del Proceso

Gestión Judicial"

desarrollado



00

Sub. Técnico - Jurídica

39

14. Gestión del conocimiento y la

innovación

Documentar en coordinación con las todas las áreas del DASCD, los ejercicios de innovación y gestión del conocimiento.

Formular, Documentar, Implementar soluciones tecnológicas que permitan el mejoramiento en los procesos del área y

la gestión del conocimiento en la entidad.

Proyecto "Formular,

Documentar, Implementar

soluciones tecnológicas

que permitan el mejoramiento en los procesos

del área y la gestión del

conocimiento en la entidad", desarrollado.



00

OAP/Todas las dependencias














META INDICADOR


(NOMBRES)

40

15. Control Interno

1. Actualizar e implementar la Política de gestión de Riesgos y Actualizar la matriz de Riesgos de acuerdo a la nueva guía de Gestión de Riesgos del DAFP.

PAAC 2019- Componente 1/ Gestión del Riesgo

Proyecto "PAAC 2019-

Componente 1/ Gestión del

Riesgo", desarrollado



00

Control Interno

41 3. Implementar las tres líneas de Defensa del control al interior del DASCD.

PAAC 2019- Componente 1/ Gestión del Riesgo

Proyecto "PAAC 2019-

Componente 1/ Gestión del

Riesgo", desarrollado



00

Control Interno

42

16. Seguimiento y evaluación del

desempeño institucional

Actualizar indicadores, para Identificar si el planteamiento de objetivos y de resultados apunta a resolver los problemas de la ciudadanía (grupos de valor).

Mantenimiento de la certificación ISO 9001-2015

Proyecto "Mantenimient

o de la certificación ISO

9001-2015" desarrollado



00















META INDICADOR


(NOMBRES)

43 17. Mejora Normativa

Apoyar la consolidación de las evidencias que apuntan a la incorporación de la Política de Mejora Normativa al interior del DASCD.

Mapa Normativo en materia de Talento Humano en el Distrito

Proyecto "Mapa Normativo en

materia de Talento

Humano en el Distrito"

desarrollado



00

Sub. Técnico - Jurídica








plan de adecuaciÓn e implementaciÓn del modelo …

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