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MANUAL DE ORGANIZACIÓN | HACIENDA MUNICIPAL

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA HACIENDA MUNICIPAL

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA MUNICIPAL DE AUTLÁN DE NAVARRO

2015 – 2018

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ÍNDICE

Objetivo del manual

Misión y visión

Fundamento legal

Responsabilidades

Estructura orgánica

Organigrama

OBJETIVO DEL MANUAL La presente Administración Pública Municipal de Autlán de Navarro, como parte de su organización y transparencia en el desarrollo de las actividades y prestación de servicios a la ciudadanía, requiere contar con los instrumentos necesarios que permitan atender las necesidades de este Gobierno, de manera que impulse y mantenga un excelente desarrollo administrativo. Por lo que, el presente manual en calidad de instrumento administrativo y de planeación, tiene como objetivos fundamentales, los siguientes:

o Otorgar una visión integral y general de los objetivos, funciones, herramientas de organización y control de la Hacienda Municipal.

o Fortalecer la cultura en la organización orientada a la mejora continua. o Servir de consulta a todos los colaboradores de esta Administración Municipal, en

especial a los de la Hacienda Municipal, así como a los ciudadanos como usuarios de los servicios públicos.

MISIÓN Coordinar y orientar los esfuerzos de los ciudadanos del Municipio de Autlán de Navarro, mediante un gobierno cercano a la gente, donde se actúa con honestidad, transparencia y

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eficacia, que permita lograr una Hacienda Municipal ordenada, solidaria, participativa y en constante progreso, que permita a sus habitantes vivir mejor generando permanentemente el bien común.

VISIÓN Ser un municipio con alta calidad de vida, líder en el Estado, con un pleno desarrollo de sus potenciales, con los más altos parámetros en la prestación de los servicios y coadyuvantes en el desarrollo regional.

FUNDAMENTO LEGAL

o Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

o Constitución Política del Estado de Jalisco. o Ley General de Contabilidad Gubernamental y Acuerdos del CONAC. o Ley del Gobierno y la Administración Pública del Estado de Jalisco.

o Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Jalisco.

o Ley de Transparencia e Información Pública del Estado de Jalisco y sus Municipios. o Ley de Austeridad y Ahorro del Estado de Jalisco y sus Municipios. o Ley de Hacienda Municipal del Estado de Jalisco. o Ley de Catastro Municipal del Estado de Jalisco. o Ley de Ingresos del Municipal de Autlán de Navarro, Jalisco.

o Reglamento de Gobierno y la Administración de Autlán de Navarro, Jalisco. o Reglamento Interior de la Hacienda Municipal de Autlán de Navarro, Jalisco.

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RESPONSABILIDADES El responsable de la elaboración, emisión, control, vigilancia de la organización es cada Jefe de Departamento o encargado de área, así como la Subtesorera y la Encargada de la Hacienda Municipal.

ESTRUCTURA ORGÁNICA 1. Encargada de la Hacienda Municipal

1.1 Subtesorera 1.1.1 Jefatura de predial. 1.1.2 Cajas de Licencias 1.1.3 Cajas Generales 1.1.3 Encargada de Nómina 1.1.4 Encargada de Presupuesto. 1.1.5 Encargada de Ingresos 1.1.6 Encargada de Egresos. 1.1.7 Auxiliares contables y Secretarias

1.2 Jefatura de compras y proveeduría 1.3 Jefatura de informática. 1.4 Jefatura de patrimonio. 1.5 Jefatura de recursos humanos. 1.6 Jefatura de parquímetros. 1.7 Inspección y reglamentos.

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1. Encargada de la Hacienda Municipal.

Objetivo: Se tiene como objetivo, la transparencia y oportuna percepción de los ingresos por conceptos de contribuciones, participaciones y aportaciones Federales y Estatales, conforme a las cuotas, tasas, bases y tarifas que estén establecidas en la Ley de Ingresos del Municipio de Autlán de Navarro, Jalisco. Atribuciones básicas:

a. Aplicar los gastos, de acuerdo con el presupuesto de egresos aprobado por el Ayuntamiento, y exigir que los comprobantes respectivos estén revisados por el Presidente Municipal, el Secretario del Ayuntamiento y por el Encargado de la Comisión de Hacienda;

b. Formar y conservar un inventario detallado de los muebles que sean propiedad del Municipio;

c. Llevar un registro de todos los bienes inmuebles incorporados a un servicio público, de los propios del Municipio, y los de uso común;

d. Manejar y controlar los egresos conforme a la Ley de Hacienda Municipal del Estado;

e. Determinación de las tarifas, cuotas o porcentajes que deben de cubrir los contribuyentes y que estén sujetos a un mínimo y un máximo en la ley de ingresos municipales, el funcionario encargado de la Hacienda Pública Municipal podrá fijarlos en los términos que establezca la Ley de Hacienda;

f. Llevar un control de los estados de cuentas bancarios de participaciones, aportaciones federales y subsidios que recibe del Gobierno del Estado.

g. Controlar la existencia de créditos fiscales a favor del Municipio y sentar las bases de su liquidación de acuerdo a lo establecido en los ordenamientos fiscales;

h. Tener el control diario de los movimientos de ingreso y depósito en auxiliares, así como los cheques y transferencias;

i. Registrar los ingresos y los egresos del Ayuntamiento, para llevar la contabilidad general de acuerdo a la Ley de Hacienda Municipal del Estado de Jalisco;

j. Ejercer la facultad económico-coactiva mediante el procedimiento administrativo de ejecución, con estricta observancia de lo que determinen los ordenamientos aplicables en la materia;

k. Llevar a cabo un análisis y una evaluación financiera de lo recaudado con respecto a lo presupuestado, explicando las causas de las variaciones;

l. Establecer los procedimientos o mecanismos necesarios para el manejo y control de los gastos del Ayuntamiento;

m. Elaborar el proyecto de presupuesto de egresos, considerando la estimación de los ingresos del próximo ejercicio fiscal de que se trate.

n. Las demás que le sean conferidas por el Presidente Municipal

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1.1 Subtesorera

Objetivo: Coadyuvar al proceso de la Administración Pública Municipal, así como de la Hacienda Municipal, a través de una eficiente y oportuna administración financiera y el estricto control contable de las operaciones. Atribuciones básicas:

a. Mantener actualizado los expedientes del área a su cargo, así como, depurar o enviar los archivos que no utilice al archivo municipal;

b. Coordinar la Cuenta Pública;

c. Vigilar el control de los gastos a comprobar y requerir su pago para la comprobación de las pólizas;

d. Supervisar del registro y control de todos los movimientos contables y de presupuesto;

e. Verificar los ingresos por participaciones generales, aportaciones y subsidios del estado con el calendario mensual de ministraciones;

f. Verificar que todas las pólizas cuenten con el soporte documental y legal necesario, para tener transparencia del recurso utilizado;

g. Llevar un auxiliar de las cuentas bancarias;

h. Llevar un auxiliar de las cuentas por cobrar;

i. Elaborar el registro de la deuda pública para informar al Tesorero sobre el estado de las amortizaciones de capital y los intereses;

j. Coordinar la oportuna entrega de los estados financieros y avances de gestión financiera

k. Presentar los proyectos de la elaboración de los presupuestos anuales

l. Coordinar las propuestas de iniciativas para la Ley de Ingresos

m. Las demás que les sean conferidas por la Encargada de la Hacienda Municipal.

1.1.1 Jefatura de Predial

Objetivo: Recaudar y vigilar que los ingresos por concepto de pago del impuesto predial sean conforme a lo previsto en la Ley de Ingresos vigente, para el Municipio de Autlán de Navarro. Atribuciones Básicas:

a. Llevar a cabo la recaudación del impuesto predial;

b. Vigilar que la recaudación sea conforme a lo previsto en la Ley de Ingresos vigente;

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c. Realizar cortes de caja, cuando le sea requerido y al final cada día laborado;

d. Llevar un control de los números de folio en los recibos que se expiden por concepto del pago del impuesto predial;

e. Las demás que les sean conferidas por la Encargada de la Hacienda Municipal.

1.1.2 Caja de licencias;

Objetivo: Recaudar y vigilar que los ingresos por concepto de pago de derechos por licencias sean conforme a lo previsto en la Ley de Ingresos vigente, para el Municipio de Autlán de Navarro. Atribuciones Básicas:

a. Llevar a cabo la recaudación de los derechos por licencias;



d. Llevar un control de los números de folio en los recibos que se expiden por concepto del pago de derechos por licencias;


1.1.3 Caja de generales;

Objetivo: Recaudar y vigilar que los ingresos por concepto de pago de contribuciones conforme a lo previsto en la Ley de Ingresos vigente, para el Municipio de Autlán de Navarro. Atribuciones Básicas:

a. Llevar a cabo la recaudación de los pagos por contribuciones u otros conceptos previstos en la Ley de Ingresos vigente;



d. Llevar un control de los números de folio en los recibos que se expiden por concepto del pago de diversas contribuciones y otros conceptos;


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1.1.4 Encargada de nómina;

Objetivo: Apoyar a la Hacienda Municipal, en la contabilidad, así como el cálculo y pago de la nómina a los trabajadores a cargo del Gobierno Municipal de Autlán de Navarro, Jalisco. Atribuciones básicas:


b. Verificar que todas las pólizas cuenten con el soporte documental y legal necesario, para tener transparencia del recurso utilizado;

c. Llevar un auxiliar de las cuentas bancarias;

d. Formular mensualmente los estados financieros;

e. Elaborar los cálculos para el pago de la nómina;

f. Realizar los pagos de nómina a los trabajadores del Ayuntamiento;

g. Presentar las declaraciones ante el SAT

h. Apoyar en la integración de la cuenta pública

i. Las demás que les sean conferidas por la Encargada de la Hacienda Municipal.

1.1.5 Encargada de presupuesto;

Objetivo: Apoyar a la Hacienda Municipal, en la contabilidad, así como en la elaboración, ajuste y justificación del presupuesto del Gobierno Municipal de Autlán de Navarro, Jalisco. Atribuciones básicas:



c. Formular mensualmente los estados financieros;

d. Preparar el informe semanal y mensual del flujo de efectivo de ingreso y egreso;

e. Elaborar el anteproyecto de egresos en los plazos estipulados por la Ley;

f. Elaborar el programa de trabajo que realizara en el año;

g. Formular mensualmente los estados financieros;

h. Llevar el registro del ejercicio presupuestal de acuerdo al presupuesto de ingresos y egresos aprobado por el Ayuntamiento;

i. Elaborar los informes trimestrales de programas federales (Ramo 33);

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j. Apoyo en la elaboración de los avances de gestión financiera;

k. Control de los gastos por comprobar y fondos revolventes;

l. Las demás que les sean conferidas por la Encargada de la Hacienda Municipal.

1.1.6 Encargada de ingresos

Objetivo: Apoyar a la Hacienda Municipal, en la contabilidad, así como el cálculo y pago por transferencia a los diversos proveedores y acreedores del Gobierno Municipal de Autlán de Navarro, Jalisco. Atribuciones básicas:



c. Llevar un auxiliar de las cuentas bancarias;

d. Formular mensualmente los estados financieros;

e. Registrar diario los movimientos de ingreso y depósito en auxiliares, así como las transferencias;

f. Realizar y llevar el control de la facturación de acuerdo a los ingresos

g. Apoyar en la integración de la cuenta pública

h. Las demás que les sean conferidas por la Encargada de la Hacienda Municipal.

1.1.7 Encargada de egresos

Objetivo: Apoyar a la Hacienda Municipal, en la contabilidad, así como la comprobación del gasto que se realiza por parte del Gobierno Municipal de Autlán de Navarro, Jalisco. Atribuciones básicas:



c. Formular mensualmente los estados financieros;

d. Supervisar del registro y control de cuentas por pagar;

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e. Recibir documentos de proveedores y cualquier otro pago;

f. Preparar el informe semanal y mensual del flujo de efectivo de ingreso y egreso;

g. Asignar número consecutivo a las pólizas;

h. Llevar registro de los acreedores pasivos;

i. Llevar el control y registro de los gastos por concepto de obras

j. Apoyar en la integración de la cuenta pública

k. Las demás que les sean conferidas por la Encargada de la Hacienda Municipal.

1.2 Jefatura de Compras y proveeduría

Objetivo: Contar y mantener actualizado un padrón de proveedores, así como, coordinar las compras del Gobierno Municipal y el pago a los proveedores. Atribuciones Básicas:

a. Recibir requisiciones provenientes de las dependencias municipales;

b. Cotizar con un mínimo de tres proveedores para obtener el mejor precio;

c. Entregar a los proveedores que lo requiera un comprobante de inscripción al padrón de proveedores;

d. Seleccionar al proveedor tomando en cuenta el precio, calidad, servicio, tiempo de entrega, garantías y condiciones de pago;

e. Generar orden de compra, una vez autorizada la requisición por el personal autorizado con facultad para autorizar compras dentro del presupuesto;

f. Mantener un estricto resguardo de las órdenes de compra y cotizaciones para cualquier aclaración o para el uso de auditorías;

g. Recibir documentos de proveedores y cualquier otro pago;

h. Verificar que los documentos pagados anexos a las pólizas de cheques cumplan con los requisitos legales, fiscales y demás lineamientos establecidos para el destino y uso de los recursos;

i. Elaborar programa de pago de los compromisos establecidos con los proveedores;

j. Brindar asesoría y atención a los proveedores;

k. Organización, control y supervisión de bodega;

l. Entrega de papelería en las dependencias municipales;

m. Formar parte de la comisión de compras y adquisiciones; y

n. Las demás que les sean conferidas por la Encargada de la Hacienda Municipal.

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1.3 Jefatura de informática.

Objetivo: Estar a la vanguardia y mantener en óptimas condiciones el uso de la tecnología informática, y de sistemas de control y monitoreo para que eficazmente se desempeñen las dependencias del Gobierno Municipal. Atribuciones Básicas:

a. Dar manteamiento tanto preventivo, como correctivo a los equipos de cómputo, redes y comunicación de todas las dependencias municipales;

b. Analizar, proyectar, dirigir y ejecutar soluciones de tecnología actualizada para el desempeño óptimo de las dependencias municipales;

c. Programar, implementar y/o actualizar los sistemas de software administrativos;

d. Innovar para el mejoramiento de las tareas administrativas;

e. Alimentar, diseñar y actualizar la página de Internet del H. Ayuntamiento con el contenido aportado previamente por el responsable del encargado de comunicación social;

f. Dictaminar técnicamente las solicitudes en cuanto a las necesidades de actualización de hardware y software;

g. Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo del hardware y software;

h. Implementar opciones para agilizar y mejorar el soporte técnico;

i. Instalar el cableado estructurado;

j. Corregir problemas ocasionados por errores de los usuarios o del funcionamiento por software y hardware;

k. Supervisar el desarrollo, implementación y prueba de los sistemas;

l. Desarrollo de sistemas o aplicaciones para las dependencias que así lo requieran;

m. Instalación y soporte de los sistemas desarrollados por el departamento, así como a las diferentes dependencias;

n. Configurar la red en los equipos de cómputo del Gobierno Municipal, para su acceso a internet y a los servidores de información;

o. Gestiona la seguridad informática en equipos de interconexión de red, así como en servidores informáticos;

p. Implementa y documenta los proyectos de telecomunicaciones y seguridad de redes y Sistemas;

q. Mantenimiento e implementación de los enlaces digitales;

r. Sistema para el envío de boletines y publicación en el portal del H. Ayuntamiento de Autlán de Navarro, Jalisco;

s. Desarrollar el diseño gráfico solicitado a la dependencia de informática, así como dar soporte a usuarios de la página web;

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t. Diagnosticar, Planear e Implementar estrategias para la optimización y mejora de los sistemas informáticos del H. Ayuntamiento; y,

u. Las demás que les sean conferidas por la Encargada de la Hacienda Municipal.

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1.4 Jefatura de patrimonio.

Objetivo: Establecer y vigilar el cumplimiento de las normas y políticas para el control de los bienes muebles, inmuebles y parque vehicular del Municipio de Autlán de Navarro, Jalisco. Atribuciones Básicas:

a. Mantener coordinación con las demás áreas, para el mejor funcionamiento de todos los bienes inmuebles;

b. Mantener actualizado los expedientes del área a su cargo, así como, depurar o enviar los archivos que no utilice al archivo municipal;

c. Elaborar el inventario general de los bienes muebles e inmuebles propiedad del Municipio;

d. Mantener actualizado el inventario de bienes muebles e inmuebles del Municipio;

e. Elaborar el registro del estado legal de los bienes inmuebles, para efectuar el trámite de los títulos de propiedad de los predios en coordinación con el área;

f. Verificar las facturas que ampare la adquisición de cada bien mueble e inmueble a cargo del municipio y que el total coincida con el auxiliar contable;

g. Verificar que cada bien tenga su número de inventario físicamente;

h. Elaborar los resguardos de los bienes muebles que tenga asignado cada usuario;

i. Hacer el trámite de baja y destino final de los bienes muebles obsoletos;

j. Elaborar el trámite de baja de los bienes inmuebles, que pasen del dominio público al privado y sean vendidos;

k. Realización y actualización del plano maestro del Municipio;

l. Registro e integración de expedientes de bienes inmuebles, clasificándolos de bienes del dominio público y bienes del dominio privado;

m. Verificación física y periódica de bienes muebles;

n. Coordinar con la Dirección de Administración, los registros de nuevas adquisiciones; y,

o. Las demás que les sean conferidas por la Encargada de la Hacienda Municipal.

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1.5 Jefatura de recursos humanos.

Objetivo: Aprovechar y mejorar las capacidades y habilidades del personal que labora en Gobierno Municipal, así como mejorar y aprovechar los factores, con el propósito de lograr un beneficio individual, administrativo e institucional. Atribuciones Básicas:

a. Realizar y entregar nombramientos al personal;

b. Gestionar jubilaciones y pensiones del personal del Ayuntamiento;

c. Supervisar y vigilar el reglamento interior de trabajo y en su momento sancionar conforme a ley las faltas o violaciones a la misma;

d. Analizar la información que llega y verificar si es procedente o no;

e. Autorizar constancias de trabajo a trabajadores;

f. Notificar a la encargada de Hacienda de situación general de los trabajadores;

g. Realizar los POA’S (Programa Operativo Anual);

h. Realización de credenciales de los trabajadores;

i. Resguardar los expedientes de los trabajadores del Ayuntamiento;

j. Establecer los requisitos de contratación de personal para las diferentes áreas del Ayuntamiento, en base a las necesidades de las mismas;

k. Detectar, planear y evaluar las necesidades que en materia de recursos humanos requiera la administración para proveer a las dependencias del personal necesario para el desarrollo de sus funciones, por lo que tendrá a su cargo la selección y contratación del mismo;

l. Optimizar al máximo el aprovechamiento de los recursos humanos al servicio del gobierno municipal apegándose a las disposiciones legales y normas establecidas;

m. Establecer normas y políticas adecuadas concernientes al reclutamiento, selección y contratación de los recursos humanos tomando en cuenta los derechos a la igualdad y no discriminación;

n. Cumplir las facultades y atribuciones al área de acuerdo a lo que dictan las Leyes Aplicables así como los reglamentos internos del departamento; y,

o. Las demás que les sean conferidas por la Encargada de la Hacienda Municipal.

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1.6 Jefatura de parquímetros.

Objetivo: Coordinar todas las actividades relacionadas a los parquímetros y/o estacionómetros que se encuentren establecidos dentro del territorio municipal. Atribuciones básicas:

a. Delimitar las zonas donde se instalaran los parquímetros;

b. Vigilar que los parquímetros se encuentren funcionando;

c. Atender y dar seguimiento a las quejas de los ciudadanos sobre el servicio de parquímetros;

d. Retiro, resguardo y deposito del dinero recaudado en los parquímetros o estacionómetros;

e. Elaborar las infracciones a los usuarios por derechos de usos de espacios públicos, donde se encuentren establecidos y funcionando los parquímetros o estacionómetros;

f. Captura y registro de las infracciones pagadas, pendientes de pago y canceladas;

g. Coordinar y dar mantenimiento a los parquímetros; y,

h. Las demás que les sean conferidas por la Encargada de la Hacienda Municipal.

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1.7 Jefatura de inspección y reglamentos.

Objetivo: Coordinar todas las actividades relacionadas con la inspección y cumplimiento de las normas y disposiciones legales del Gobierno Municipal. Atribuciones Básicas:

a. Inspeccionar el cumplimiento de las normas y disposiciones en materia de licencias municipales;

b. Llevar a cabo todo tipo de notificaciones;

c. Realizar los procedimientos administrativos que le sean asignados por la Encargada de la Hacienda Municipal;

d. Vigilar que los comerciantes cumplan con las obligaciones que establece la Autoridad Administrativa Municipal;

e. Vigilar que los espectáculos públicos que se realicen dentro del municipio cuenten con el permiso expedido por el Ayuntamiento y que se hayan cubierto oportunamente los derechos correspondientes, así como que se observen las disposiciones legales aplicables;

f. Inspeccionar los lugares públicos, clubes y centros nocturnos, que realizan sus actividades con personas de alto riesgo sanitario, para la prevención de enfermedades de transmisión sexual, de conformidad a la normatividad aplicable;

g. Vigilar el control sanitario en lugares donde se venden o consumen bebidas alcohólicas, a efectos de que se observen las disposiciones legales aplicables en cuando a horarios y espacios públicos sean respetados de acuerdo al ordenamiento municipal aplicable.

h. Formular los programas de inspección y vigilancia que se apliquen a los servicios médicos municipales; y,

i. Las demás que les sean conferidas por la Encargada de la Hacienda Municipal.

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