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evaluado: Noviembre de 2018 a de 2019

de elaboración: 29 de marzo de 2019 -

De conformidad con las disposiciones contenidas en el articulo 9 0 de la Ley 1474 de 2011, y con la expedición del Decreto 1499 de 2017, eñ el que se integró el Sistema de Desarrollo Administrativo y el de Gestión de la Calidad, con el cual se articula con el Sistema de Control Interno y se adopta la versión actualizada del modelo Integrado de Planeación y Gestión —MIPG, se presenta a continuación el informe sobre el estado del Control Interno en la Entidad correspondiente periodo de noviembre de 2018 a febrero de 2019.

[.COMPONENTE DE AMBIENTE DE CONTROL

Este componente está encaminado a fortalecer el control interno en las entidades, siguiendo directrices y condiciones mínimas que brinda la alta dirección, las cuales abarcan los estándares de conducta y de integridad, así como la asignación de niveles de autoridad y responsabilidades en el desarrollo de la gestión y del talento humano.

'1 En el mes de noviembre la Personera Municipal rindió cuentas a la comunidad, en un espacio de participación ciudadana, donde informó de todas las actividades realizadas durante la vigencia 2018 y el cumplimiento de las metas e indicadores establecidas tanto en el plan estratégico como en el plan de acción.

Person ería L' °iIL Así mismo en el mes de noviembre, la Personera Municipal presentó el informe de Gestión del año 2018 ante el Concejo de Envigado con un balance bastante positivo sobre todas las acciones realizadas en ella vigencia, tendientes a la promoción y protección de los Derechos Humanos de la comunidad Envigadeña.

1' En el mes de noviembre se realizó la conmemoración del primer año del Centro de Conciliación de la entidad, donde se realizó un evento académico "La Conciliación como Elemento transformador del Conflicto y la Sociedad" a cargo del Dr. Eduardo Pizarro Leongomez, donde el expositor realizó un ejercicio reflexivo y un abordaje desde el contexto histórico, actores y actualidad de las negociaciones y el conflicto en nuestro país. Y de otro lado un evento cultural denominado "La cultura como aporte a la construcción de una mejor sociedad", donde alrededor de una experiencia de café se pudieron disfrutar expresiones musicales (Jazz), de poesia, lectura y pintura rnn nrQn nQrtirinriAn o ¡ntorrriAn do Inc

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F-V-17 1 En el mes de noviembre se realizó el evento de rendición de cuentas de personeros y

representantes estudiantiles junto con la Secretaria de Educación y Cultura de Envigado, fue un espacio de interlocución entre la comunidad estudiantil y la administración central en el que se analizó el impacto de la gestión realizada por los lideres estudiantiles en cada una de sus instituciones.

/ En el mes de noviembre del año 2018, la Personera Municipal logro obtener una nueva sede para la ubicación del archivo central de la entidad y del proceso de Vigilancia a la Conducta Oficial, el cual requería de un lugar más amplio y privado, para llevar a cabo las audiencias. Dicha sede se encuentrail lado de la sede principal y del auditorio.

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1 En el mes de noviembre, se realizó el evento del día de la familia, teniendo en cuenta que los programas de Bienestar Social en las entidades del Estado están orientados a crear : mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del empleado, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia. El Bienestar Social se concibe como parte integrante de la gerencia de recursos humanos y su objetivo se orienta a garantizar el desarrollo integral de los funcionarios y de la Entidad, teniendo en cuenta que el factor humano es el principal activo de una organización y que la eficiencia y la efectividad de ella dependen, en gran medida, de la contribución de las políticas de gerencia del recurso humano para el logro de los objetivos propuestos.

1 En el mes de noviembre se realizó la semana de la participación ciudadana, con el fin de llegar a las partes interesadas con temas que contribuyen al ejercicio ciudadano tan importante a la hora de intervenir en aquellas decisiones que conducen al desarrollo y

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/ En el mes de diciembre de 2018, se llevó a cabo el evento de Derechos Humanos, el cual pretendió desarrollar actividades con la comunidad en el contexto de la Declaración Universal de los Derechos humanos, que resalten la importancia y vigencia de los mismos.

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ni 1 En el mes de diciembre se llevó a cabo la celebración de la fiesta de navidad y la novena de

aguinaldos; espacios que permiten la integración y motivación de los funcionarios.

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e j[7 y' En el mes de febrero de 2019 se realizó la evaluación parcial del segundo semestre de la

evaluación del desempeño, a los funcionarios de carrera administrativa y de libre nombramiento y remoción, bajo los parámetros de la Ley 909 de 2004 y el Acuerdo 565 de 2016 de la Comisión Nacional del Servicio Civil, obteniendo resultados satisfactorios para el bienestar de la entidad, así mismo se definieron los compromisos funcionales y comportamentales en el nuevo aplicativo SEDEL "Sistema de Evaluación del Desempeño Laboral" de la Comisión Nacional del Servicio Civil.

La Personería Municipal en el mes de febrero de 2019 mediante acto administrativo, acogió el acuerdo 617 del 10 de octubre de 2018, por el cual se establece el Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral de los Empleados Públicos de Carrera Administrativa y en Período de Prueba.

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SEDEL

•/ Las Personeras Delegadas Daniela Noreña Londoño y Carmen Vargas Trujillo, brindaron capacitación a la Institución Educativa Martin Eduardo en el mes de febrero de 2019 la Institución Educativa Jhon F. Kennedy.

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El propósito de las capacitaciones es informar y sensibilizar a los estudiantes de los establecimientos educativos del Municipio de Envigado, en la Declaración Universal de los Derechos Humanos, logrando así fortalecer Las acciones tendientes a promover los derechos humanos y valores ciudadanos en el municipio.

Así mismo en el mes de enero, dictaron capacitación a los docentes con el fin de implementar el gobierno escolar al intehor de las directivas de las Instituciones Educativas y en el mes de febrero a los candidatos a personeros y representantes estudiantiles de las instituciones públicas y phvadas del municipio de envigado y a sus padres o acudientes, con el objetivo de informar sobre el perfil, funciones y rol de los personeros y representantes estudiantiles y las funciones dentro del gobierno escolar, conforme lo establece la Ley 115 de 1994 y decreto 1860 rin IÓflA

/ En el mes de febrero se realizó campaña de divulgación de las funciones de la Personeria en la administración central y de las entidades descentralizadas, con el fin de dar a conocer los planes y programas que desarrolla la entidad, así corno las funciones que se desempeñan. En el mes de febrero se realizó divulgación con la Secretaria de Planeación, la cual tuvo muy buena acogida por los asistentes.

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. COMPONENTE DE GESTIÓN DE LOS RIESGOS INSTITUCIONALES

Este componente está enfocado en la identificación, evaluación y gestión de aquellos eventos tanto internos como externos que puedan afectar o impedir el logro de los objetivos institucionales. Así mismo contribuye al logro de los objetivos de la entidad y el fortalecimiento del ejercicio del control interno.

Desde el Direccionamiento Estratégico y en el Plan Anticorrupcián y de Participación Ciudadana, se encuentra definida la política de administración de riesgos y los responsables de su tratamiento, así como la matriz de riesgos por procesos, tanto de gestión como riesgos de corrupción.

En la entidad se realiza el proceso de identificación, evaluación y gestión de las situaciones eventuales internas y/o externas, que podrían afectar el logro de los objetivos institucionales, con base en el análisis de contexto de la entidad, identificando la probabilidad de ocurrencia, el impacto que puede generar y la valoración.

En el presente período se materializó el riesgo de Incumplimiento a la Planeación Institucional, toda vez que no se cumplió en un 100% el plan de acción de la vigencia 2018, teniendo en cuenta que no se realizaron algunas de las actividades de los siguientes programas establecidos:

• Compra de implementos de seguridad industrial y recarga de extintores, no se llevó a cabo de manera oportuna y efectivamente el proceso de contratación.

• Programa de televisión de la Personería, no se realizaron programas en el primer trimestre como se habla establecido.

• Realizar informe de Derechos Humanos del Municipio de Envigado, dicho informo no fue entregado a la comunidad, sin embargo se destaca que se recopiló toda la información para el informe que se presentará en el actual año.

• Generen espacios de encuentros focales con la comunidad que propicien la sana convivencia, se hablan programado actividades para el segundo trimestre, las cuales no fueron realizadas, sin embargo en los trimestres posteriores, si se generaron los espacios.

• Realizar campañas de divulgación de las funciones de la Personería en la administración central y de las entidades descentralizadas, se habían programado actividades para el primer trimestre, las cuales no fueron realizadas, sin embargo en los demás trimestres si se llevó a cabo la campaña.

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Dicho riesgo está siendo tratado y se le está realizando el debido seguimiento para no que se vuelva a materializar.

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El propósito de este componente es integrar los lineamientos estratégicos que permitan hacer efectivas las acciones y actividades de la planeación estratégica de la entidad, así mismo controlar en tiempo real, el cumplimiento de metas y la obtención de resultados.

La entidad cuenta con la planeación estratégica 2016-2020 "Fersonería de Envigado, unidos por los derechos humanos", en este se definieron los objevos estratégicos y las actividades para su desarrollo, así mismo se elaboró el plan de acción anual donde se definieron planes, programas, proyectos, los recursos disponibles, los responsables, los indicadores y los tiempos de cumplimiento para su ejecución. Trimestralmente se realiza seguimiento a dicho plan, donde cada líder es responsable de registrar las actividades realizadas en cada objetivo estratégico.

Se realizaron 147 encuestas de satisfacción para medir y evaluar la atención realizada a los usuarios; en el periodo rendido la comunidad nos deja los siguientes mensajes:

• Una atención excelente. • Quiem felicitar por su calidad humana al Dr. Andres Franco, además pude tener esa

confianza y seguridad para exponerle mi situación. Muchas gracias y que Dios lo siga bendiciendo y dándole muchas más sabiduría.

• Excelente, tratare de llevar a cabo lo explicado con relación a mis prácticas, esperemos con la ayuda de Dios que todo salga muy bien.

• Todo está muy bien, muy clara la información. • He recibido apoyo total, tramite con soluciones inmediatas. • Servidores públicos como el Dr. Nicolas son los que como entidad del estado desearla tener

siempre que profesional tan amable y claro. • Felicitaciones al Dr. Nicolas, por su atención. • Todos son espectaculares. • Excelente servicio e información.

Me gusta mucho la atención prestada.

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aiiJoe flor /06' hr&cÁos Ánraqos

• Fe/itito porque hacen el trabajo con amor, la recepcionista Isabel es muy especial y atenta, y la abogada Carolina una excelente persona y abogada, personas así son las que necesitamos.

• La atención excelente, propia de los verdaderos funcionados públicos. Felicitaciones. • Felicitaciones a todos los funcionados por su gran labor y orientación, una excelente

atención nos brindaron. • Yo Luis Fernando Zapata me encuentro muy satisfecho de la atención que me suministraron

en la Personería, mil gracias a ellos, Mario Alejandro. • Excelente servicio, gracias. • Felicitaciones al señor Andres García por su asesoría.

Es de resaltar que se evidencia que en más del 90% de las encuestas, la comunidad se encuentra satisfecha y su calificación en Los puntos evaluados en la encuesta es de 5.

Adicionalmente, se cuenta con mecanismos de recepción de peticiones, quejas y/o reclamos y se realiza seguimiento permanente a los buzones tanto fisicos como electrónicos, dispuestos en la entidad para tal fin.

La Entidad tiene definidos los indicadores de gestión, con el objetivo de que estos apunten al logro de los objetivos propuestos en la planeación estratégica.

Con el fin de que los líderes de los procesos tengan un mayor control del seguimiento y efectividad de los indicadores de gestión, en el mes de abril se llevara a cabo capacitación con funcionaria de la oficina de calidad del Municipio de Envigado.

@cOMPONENTE DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES : TI

Este componente nos invita a que por medio de la información y la comunicación se garantice la interacción entre todos los servidores y procesos de la entidad, lo que es esencial para un buen ejercicio de control intemo.

Se cuenta con el gestor documental BPMS, en el cual se registra la correspondencia interna y externa, para una mayor trazabilidad de la información.

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En la página web de la entidad se encuentran publicados los servicios de la Personeria e información de interés, así mismo permite la interacción con la comunidad a través del buzón de QRSF.

Se tiene establecida la Política de Comunicaciones de la Entidad, que incluyen los planes de comunicaciones para la presente vigencia (plan de comunicación informativa, comunicación organizacional y el plan de medios de comunicación).

Desde el proceso de comunicación pública se producen piezas comunicativas, entre las cuales se encuentran boletines de prensa, banners, e-cards de la celebración de fechas especiales y demás información que puede ser replicada electrónicarnente.

Se ha dado continuidad al programa de Personería en su barrio, que se viene realizando exitosamente, logrando descentralizar los servicios que presta la entidad, brindando a la comunidad la información requerida para la defensa y protección de los derechos humanos, sin necesidad de acudir a nuestras instalaciones.

En el mes de diciembre se realizó Personería en su barrio en el Parque principal en el evento de Derechos Humanos y adicionalmente se realizó Personeria en su barrio en el Alto de los sueños.

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Igualmente, se viene realizando una amplia gestión en redes sociales de los programas y eventos en los que participa la Personeria y contándole a la comunidad de sus actuaciones, dando a conocer la Entidad y posicionando la imagen institucional.

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15:COMPONENTE DE MONITOREO Y SUPERVISIÓN CONTINUA 1 Este componente está dirigido a la realización de todas aquellas actividades relacionadas con el seguimiento oportuno del estado de la gestión de los riesgos, los controles, la efectividad de los planes de mejoramiento y el cumplimiento a la planeación institucional de la entidad, con el fin de generar recomendaciones para la toma de acciones de mejora.

Se tiene establecido el Programa Anual de Auditorías para la vigencia 2018 y de 2019, el cual fue aprobado por el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. En el año 2018 se realizó auditoria al proceso de vigilancia de la conducta oficial enfocada en los procesos disciplinarios, a la contratación de la entidad y a la gestión del talento humano. En el año 2019 se tiene contemplado realizar auditoria a los procesos del centro de Conciliación, Vigilancia, protección y promoción de los derechos humanos, gestión documental, participación ciudadana, seguimiento al plan de mejoramiento del proceso de vigilancia de la conducta oficial, gestión del talento humano, adquisición de bienes y servicios y evaluación y mejoramiento institucional.

En este periodo se rindieron los siguientes informes de Ley: Legalidad del uso del software (derechos de autor), seguimiento al Plan Anticorrupción y de participación ciudadana, austeridad en el gasto público.

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Se han remitido por correo electrónico boletines internos de «Hablemos de Control Interno" con temas relacionados al Sistema de Control Interno.

[ESTADOÁCTUALDELSISTEMA'DE CONTROL INTERNO

Si bien la entidad cuenta con los insumos mínimos necesarios para la implementación del modelo, se deben desarrollar las actividades enmarcadas en el manual operativo del mismo, de conformidad con los requisitos que aplican a la entidad y determinando el alcance para la misma.

OPORTUNIDADES DE MEJORA

1 Con el fin de darie cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1499 de 2017, con relación a la implementación del Modelo Integrada de Planeación y Gestión —MIPG- el cual articula la actualización del MECI, es importante definir un plan de trabajo para consolidar las herramientas que debe establecer la entidad para dar cumplimiento a la normativa y los responsables de su desarrollo.

1 Se recomienda realizar el registro oportuno de los resultados de los indicadores de gestión.

1 Teniendo en cuenta la importancia de las decisiones que se toman en los Comités, se recomienda fortalecer la oportunidad en la disponibilidad de las actas. Lo anterior dado la relevancia de efectuar el monitoreo y seguimiento oportuno a la gestión, acorde con los lineamientos de la alta dirección

1 Se recomienda continuar con el seguimiento periódico al Flan de Acción Institucional y demás programas adoptados para la vigencia, lo cual permite la toma de acciones preventivas ante posibles incumplimientos en lo programado.

1 Generar cultura ante los líderes de los procesos, para que gestionen oportunamente el seguimiento de los riesgos y reporte de los indicadores y de los programas y/o proyectos del plan de acción de la entidad.

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IELT2L22LJ ACTIVIDADES A DESTACAR

• Compromiso y empeño de la alta dirección para lograr con calidad el cumplimiento de los objetivos estratégicos propuestos en la Personería Municipal.

• Empeño de las funcionarias Carmen Adelis Vargas y Daniela Noreña para sensibilizar y formar en Promoción y Defensa de los Derechps Humanos a las Instituciones Educativas a las Instituciones educativas públicas y privadas de Envigado.

• Acompañamiento constante a los veedores ciudadanos.

• Gratitud de los usuarios con las atenciones realizadas en la entidad.

• Gestión efectuada en el Centro de Conciliación; logrando en el año 2018 la realización de 345 conciliaciones yen lo que va del año 2019, 101 conciliaciones. Lo anterior da cuenta del buen trabajo que realiza el Centro de Conciliación de la Personeria Municipal de Envigado y dando cumplimiento a su objetivo que es la solución de conflictos.

Atentamente,

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DIANA MARCELA VALENCIA CARDONA Asesora de Control Interno