Déborah López

GESTIÓN DE COMPRAS Y STOCKS

Cuando decidimos iniciar una actividad empresarial, tenemos que empezar

tomando decisiones sobre la planificación y la estructura de la organización

(trabajo previo a la apertura).

A continuación, cuando la empresa comienza a funcionar, entre los

primeros pasos que dará, estará el de dotarse de las materias primas

necesarias, con unas especificaciones concretas, en el

momento adecuado, para comenzar a elaborar la oferta

gastronómica.

Adquirir la materia prima necesaria

implica una selección del proveedor

adecuado, procurar un aprovisionamiento correcto, y gestión de las existencias para evitar problemas de

falta de género, costes innecesarios, etc.

A lo largo de este tema veremos como realizar una correcta selección de

proveedores, materias primas y gestión de almacén para conseguir un proceso

productivo eficaz para alcanzar con éxito los objetivos marcados por la empresa.

ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE COMPRAS

Realizarlo correctamente implica conocer las especificaciones de calidad que deben reunir las materias primas, precios, plazos de entrega, plazos de pago, etc. pero es vital hacerlo bien porque en la compra puede estar la clave del éxito y de los resultados económicos.

El aprovisionamiento abarca un conjunto de operaciones que permiten a la empresa poder disponer de una oferta permanente de bienes y servicios.

EL APROVISIONAMIENTO Y COMPRASSegún la RAE, aprovisionar es «abastecerse» y comprar es «obtener algo con dinero». Estos dos términos tienen un significado similar; sin embargo, en la gestión empresarial existen algunas diferencias entre ambos.

– Prever las necesidades.– Planificar en el tiempo.– Buscar en el mercado.– Adquirir los bienes y servicios (aquí se inicia el proceso de compras).– Asegurar la recepción de los productos en las condiciones demandadas. – Pagar al proveedor.

El aprovisionamiento en una empresa consiste en poner a su disposición aquellos productos, bienes y servicios que sean necesarios para su correcto funcionamiento. Para ello, este proceso conlleva los siguientes pasos:

De forma generalizada, a todo este conjunto de procesos se le conoce en las empresas como gestión de compras. Por tanto, para facilitar el aprendizaje, a partir de ahora, haremos referencia a este concepto que engloba ambos términos.

Por otra parte, comprar consiste en obtener del exterior de la empresa aquellos bienes y servicios imprescindibles para su actividad, garantizando el abastecimiento de las cantidades solicitadas en los plazos establecidos, con los niveles de calidad necesarios y al menor precio que permita el mercado.

El aprovisionamiento se inicia con la detección de necesidades y la

compra comienza cuando el producto o servicio es buscado en

el mercado. Por tanto «comprar» solo es una

parte de las operaciones que deben realizarse para «aprovisionar».

FUNCIONES DE LA GESTIÓN DE COMPRASDar la importancia adecuada al departamento de compras es crucial para conseguir el éxito del restaurante. Normalmente, son tareas internas, que pasan desapercibidas para el cliente, pero suponen un punto de gestión clave para el empresario.

Son las siguientes:

-Contribuir al objetivo final de la empresa de restauración, es decir, ofrecer un servicio con unos niveles de calidad adecuados, definidos y preestablecidos por el restaurante.

-Elaborar estudios de mercado para poder conocer las tendencias actuales, anticipándonos a los cambios, a las estrategias seguidas por la competencia, a la evolución de los gustos de nuestros consumidores, etcétera.

-Determinar y verificar el nivel de calidad establecido para los diferentes productos, es decir, los requisitos que hacen al producto adecuado para el fin pretendido.

-Orientar los presupuestos de compras para incrementar el rendimiento de las mismas, en función de las especificaciones determinadas del producto que se solicite.

-Elegir proveedores de confianza,solventes y competitivos,garantizan- do su continuidad e intentando disminuir riesgos, como por ejemplo, que un proveedor no suministre las mercancías en el plazo de tiempo pactado.

-Disminuir el coste total de las compras negociando las cantidades en cada pedido.

-Utilizar los tiempos y formas de pago como una herramienta financiera a favor de la empresa.

-Evitar imponer plazos de entrega de difícil cumplimiento, así como no exigir el abastecimiento antes de la fecha pactada.

-Disponer de las materias primas necesarias en el momento y lugar requeridos.

-Vigilar el desarrollo de los pedidos realizados. -Controlar el almacenaje de los productos aplicando técnicas de gestión

de stocks .-Gestionar los inventarios y los costes que lleva implícito el almacenaje,

empleando los sistemas de manipulación y conservación de alimentos más adecuados.

-Obtener información fiable a través de la realización de seguimientos a los proveedores.

-Conformar las facturas de los proveedores. -Controlar y realizar un seguimiento de la evolución de los precios. -Elaborar un estudio sobre productos alternativos que nos hagan incurrir

en menores costes sin disminuir la calidad.

En conclusión, el éxito de un restaurante se basa en adquirir materias primas de calidad, que ofrezcan garantías sobre lo que va a consumir, sin perder de vista una buena gestión de compras y su aprovisionamiento que contribuyan a optimizar la

rentabilidad final de la empresa.

ObjetivosLa planificación de las compras y su aprovisionamiento en una empresa tiene que ir encaminada a la consecución de una serie de objetivos a través de las funciones desarrolladas anteriormente. Dichos objetivos deben ser los siguientes:

• Conseguir los productos y servicios al mínimo coste de adquisición.

• Lograr la mejor relación entre calidad y precio.

• Contactar con el proveedor que asegure materias primas de calidad y las entregue en el plazo acordado.

• Mejorar el nivel de servicio de los proveedores.

• Establecer el método just in time o JIT.

• Minimizar la inversión del inventario, reduciendo costes de almacenamiento debido a productos deteriorados, anticuados, caducados, etcétera.

• Crear un stock suficiente y adecuado para que en ningún momento falten materias primas u otros suministros.

• Mantener el equilibrio de existencias para evitar la rotura de stock.

• Establecer buenas relaciones de comunicación con los demás departamentos de la empresa implicados, proporcionándoles la información necesaria durante todo el proceso; por ejemplo, al departamento de administración o contabilidad para que elaboren presupuestos, conformen facturas, etcétera.

. Personal de compras En las empresas de restauración la función del personal de compras es un punto clave del que va a depender la satisfacción del cliente. Dicha función debe formar parte de una planificación que establezca la relación de tareas y procesos a llevar a cabo por los responsables del departamento.

El siguiente cuadro nos indica los pasos a seguir:

En las empresas de hostelería la compra puede ser realizada por los siguientes responsables:

RESPONSABLE DE COMPRAS CARACTERÍSTICAS

Propietario del establecimiento

– Las decisiones las toma una única persona. – Proveedores de confianza. – Buen conocimiento de los productos. – Se da en pequeñas empresas, normalmente familiares.

Director del establecimiento

–  Es un trabajador por cuenta ajena.

–  Es conveniente que se unifiquen criterios a todos los niveles de la empresa.

–  Sus actuaciones se definen dentro de la planificación de la empresa.

Departamento de Administración

– Se da en empresas con procesos estandarizados. – Conoce en todo momento el presupuesto del que dispone la empresa. – Puede desconocer las especificaciones técnicas de los productos por no estar en

contacto directo con los mismos.

Departamento de Compras – Se da en cadenas hoteleras y de restauración. – Precios competitivos, ya que se compra en grandes cantidades.

No obstante, sea quien sea el que realice la compra, deberá desempeñar las siguientes tareas:– Establecer los objetivos que se quieran alcanzar en cada período. – Planificar las actividades que se realizan en su sección o departamento. – Recibir las hojas de pedido y, mediante la información recibida, elaborar el pedido.

–  Buscar fuentes de suministro, analizar ofertas y seleccionar los mejores proveedores. –  Recibir y recepcionar las mercancías solicitadas. –  Controlar y comprobar que los géneros están en perfectas condiciones. –  Distribuir los productos según corresponda. –   Almacenar dichos productos: cámaras, bodega, economato, etcétera. –  Si es una empresa grande, comunicar las compras que se han realizado y entregar la información correspondiente al departamento de administración para su procedimiento y archivo.

. El proceso de compras Como hemos visto anteriormente, la función de compras se inicia en el momento en el que se detecta la necesidad de que un bien o servicio debe ser adquirido en el exterior y finaliza cuando cesan los derechos y obligaciones establecidos con los proveedores.

A lo largo de este proceso hay distintas fases:

. 1. operaciones previas:

–  Conocimiento detallado de las necesidades a raíz de definir la oferta gastronómica para un período determinado (análisis de la carta, menú, etcétera.).

–  Determinación de las condiciones en que esas necesidades deben ser satisfechas mediante la elaboración de las fichas de especificación de productos.

. 2. Preparación:

–   Investigación del mercado para conocer los productos existentes en el mercado y quién los puede proporcionar.

–  Preselección de proveedores.

–  Petición de ofertas; actualmente existe la tendencia en el sector de solicitar presupuestos a tres proveedores. 3. realización:

–  Análisis y comparación de ofertas.

–  negociación con los proveedores u ofertantes. En esta fase habrá que analizar y acordar aspectos que puedan ser modificados, como por ejemplo la forma de pago, las cantidades mínimas a solicitar, etcétera.

–  Elección del proveedor más adecuado.

–  Confección del pedido: una vez llegado a un acuerdo será necesario cumplimentar un documento de compraventa.

. 4. seguimiento: – recepción de pedidos: comprobar el albarán con la hoja de pedido y las materias primas entregadas para verificar que todo está correcto.

–Control cuantitativo y cualitativo de los productos recibidos a través de controles de calidad e higiene de los mismos.

–  Eventual devolución de los productos no conformes.

–   Confirmación del pedido mediante la firma del responsable.

–  Conformación de las facturas. 5. operaciones derivadas: – Registro de las entradas en el libro de compras. – Recuperación de embalajes, envases, etcétera. – gestión de stocks de los productos adquiridos.

En todas las fases del proceso participan también otras áreas funcionales de la empresa:

ÁREA FUNCIONAL RESPONSABILIDAD

Administrativa El aprovisionamiento origina entrada de mercancías y salida de dinero.

Producción (cocina y sala)Obliga a tener un conocimiento detallado del mercado (productos y servicios) y de las alternativas que puedan existir.

Comercial Obliga a un contacto comercial permanente con los proveedores, para mejorar las negociaciones.

Financiera Inmoviliza capital, y su escasez obliga a variar el volumen del inmovilizado.

Económica El aprovisionamiento genera costes que inciden en el precio de venta del producto.

El proceso de compras puede variar dependiendo de las características de cada empresa. En las de restauración hay que tener en cuenta la demanda, la estacionalidad y, sobre todo, las exigencias y gustos del cliente.

Fase de operaciones previasLas primeras tomas de decisiones en las operaciones previas al proceso de compra son muy importantes, pues afectan al resto del proceso. De este modo, se tendrá especial cuidado al responder a las preguntas de qué pedir, cuándo pedir y cuánto pedir. Si nos centramos en la cantidad de productos, se estudiarán las necesidades para la elaboración de los platos que se van a presentar en el restaurante. Para ello, debemos seguir los siguientes pasos:

–  Definir el producto con la suficiente precisión y detalle.

–  Determinar su calidad.

–  Controlar dicha definición, manteniéndola actualizada, en función de las necesidades, presupuestos, etcétera.

–  Es imprescindible la informatización y el uso de una base de datos común en todo el establecimiento.

–  Colaborar con los proveedores, facilitándoles por escrito una ficha de especificación técnica del producto. Estas fichas deben ser precisas, claras, completas (no dando lugar a ambigüedades), descriptivas y nunca olvidarse de las formas del envase, embalaje y el envío.

FICHA DE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE ARTÍCULOS

Familia Subfamilia Artículo Código Unidad de medida

Descripción general

Características técnicas Categoría

Características generales

Características organolépticas

Aspecto general: Color: Olor: Consistencia: Otros:

Características físico-químicas

Aspecto físico: Color: Olor:Acidez:Información nutricional

Requisitos

Otras especificaciones

TransporteEnvases y embalajes

No Pedido Datos del comprador

Fecha

Dirección Teléfono Fax Email CIF:Referencias

Datos del vendedor

CIF: Nombre: Dirección: Teléfono: Fax: Email:

Plazode envío

Medio de envío

Ref/Cód. Descripción Cantidad Precio Importe

TOTAL

Condiciones

Aceptado por: Fecha:Forma de pago

Fase de seguimientoUna vez elaborado y enviado el pedido al proveedor, se realizará un seguimiento del mismo hasta la recepción de los productos.

Para poder ejercitar este seguimiento, se elaborarán unas fichas de registro de pedidos, anotando en estas si los proveedores realmente están cumpliendo con el acuerdo pac- tado, es decir, si cumplen con las especificaciones de calidad, con los plazos de entrega, con las cantidades, etcétera.

Al igual que en el resto de documentos del proceso de compra, no hay un modelo preestablecido, pero para llevar un correcto análisis deberán contener los datos que aparecen en la siguiente tabla:

REGISTRO DE PEDIDOS

Empresa

No Pedido

Fecha Emisión Importe Proveedor CIF Fecha

EntregaFecha Recepción No Albarán Observaciones

Una vez que el pedido llega al establecimiento, comienza la recepción de mercancías. La recepción de géneros es la aceptación y consentimiento que se realiza de las mercancías recibidas para que el proveedor pueda entregar la factura y formalizar el pago.

Las funciones del responsable de la recepción de pedidos son las siguientes:

FUNCIÓN CÓMO SE REALIZA

Inspeccionar y controlar mercancías.Mediante la ficha de especificaciones para comprobar las características de los productos, y el albarán para verificar que coincide lo pedido con lo recibido.

Registrar las desviaciones entre producto.Si detectamos desviaciones tenemos que rellenar un parte de incidencias y anotarlo en el fichero de proveedores.

Almacenar géneros.– Perecederos en cámaras – No perecederos en economato o bodega según corresponda

Establecer documentos de control. Entradas, salidas y devoluciones.

Realizar controles de puntos críticos. APPCC.

Antes de analizar las características del lugar dónde se reciben las materias primas, se comprobará que los vehículos utilizados son los adecuados para el tipo de alimentos que transportan y que están totalmente limpios. Existen cuatro tipos de vehículos para el transporte de alimentos:– Normales. – Isotermos. – Refrigerantes. – Frigoríficos

El lugar para la recepción de géneros debe estar ubicado estratégicamente en el restaurante. Su situación ideal será entre la cocina, el comedor y una salida a la calle para que accedan los proveedores sin necesidad de entrar a las zonas de producción.

Las características de estos lugares, que en los restaurantes denominamos economato bodega, son las siguientes:

●  Su tamaño estará en función de las características del restaurante, su demanda, volumen de ingresos y amplitud.

●  Existirá un desagüe de evacuación, siempre protegido con rejillas.

●  Las puertas y los pasillos estarán fabricados con materiales fáciles de limpiar y muy resistentes. Su limpieza se efectuará con agua a presión, detergentes y nunca en seco, por motivos de higiene.

●  Las estanterías deben ser fáciles de limpiar y desinfectar, sin ángulos cortantes.

●  Habrá que evitar que el economato tenga escaleras o desniveles, para así facilitar el movimiento y los flujos de alimentos.

●  El economato deberá estar ventilado y con una temperatura no superior a 15 oC.

●  No se colocará ninguna fuente de calor, cámaras o calderas cerca de estas zonas.

●  Según se establezca, se desratizará y desinsectará por una empresa especializada.

●  Los productos se dispondrán de forma racional, en lugares con fácil acceso y nunca se colocará nada en el suelo. Por otra parte, el economato-bodega tendrá que disponer de equipos de pesada, medición y control, siendo los más habituales:

–  Una báscula de gran pesada, para comprobar el peso de los alimentos recibidos.

–  Una báscula de pequeña pesada, hasta 5 kilos, para otro tipo de pro- ductos, como por ejemplo, aceitunas.

–  Un termómetro metálico con sonda para comprobar la temperatura interior del producto.

–  Recipientes de uso interno, de plástico alimentario o de acero con tapas de cierre hermético, para recoger y pasar a ellos determinados géneros perecederos, y así evitar que se contaminen las cámaras.

. Una vez que la mercancía llega al establecimiento, se deben establecer los siguientes controles: 1. Primer control sobre el transportista y su vehículo: higiene del transportista, estado de limpieza del vehículo, etcétera. 2. Control visual de la materia prima. Se rechazarán aquellas materias primas que:

a) Presenten alteraciones o cualquier otra deficiencia de higiene, tanto del alimento como del envase. b) Alimentos que presenten deficiencias graves de etiquetado, en el caso de materias primas envasadas, o que rebasen las fechas de consumo indicadas en la etiqueta o estén próximas a hacerlo.

3. Control de pesos. Atendiendo a la hoja de pedido y al albarán que acompaña la mercancía, habrá que verificar las cantidades y pesos de los productos recibidos.

4. Control de las temperaturas. Con carácter de criterio global se especifican las temperaturas límites de las materias primas, que en ningún caso se superarán en el momento de la recepción:

– Lácteos: 6 oC – Carnes: 7 oC – Carne de ave : 4 oC – Fiambres: 5 oC – Productos de la pesca: presencia de hielo – Alimentos congelados: –18 oC

5.Control de envases y embalajes. Los envases y embalajes deberán estar constituidos por materiales fabricados para estar en contacto con los alimentos y deberán proceder de establecimientos autorizados.

Los envases deberán estar protegidos por envolturas resistentes, de forma que los aísle de suciedades y contaminaciones. En el momento de la entrega, se deberá comprobar la integridad de estas envolturas y el estado en que se encuentran los envases. Se deben rechazar envases con humedades, mohos, suciedades y rotos.

La finalidad de todo este proceso de recepción es:–  Que las materias que hemos recibido se correspondan con las que habíamos pedido, tanto en peso como en aspecto, precio, etcétera. –  Que la distribución y almacenamiento de estos productos se realice de forma rápida, evitando que se contaminen. –  Que exista una rotación adecuada a cada producto para poder garantizar su frescura y calidad.

. Otros documentos del proceso de compras Otros documentos que forman parte del proceso de compras son el albarán o nota de entrega, el libro de registro de entrada de mercancías y la factura con la que se finaliza dicho proceso.

. ● Albarán o nota de entrega El albarán o nota de entrega es un documento que confecciona el proveedor y lo envía junto con la mercancía solicitada al comprador.

En el momento de recibir la mercancía es necesario comprobar si los datos de los géneros que aparecen en dicho documento son correctos según lo pedido, así como la calidad de los productos, su precio unitario y el importe total a pagar.

El albarán consta de varias copias de distintos colores, una para el proveedor y dos para el comprador, de las cuales una servirá para dar el visto bueno y tendrá que devolverla firmada y sellada. Un ejemplo de modelo de albarán podría ser el que se expone a continuación:

● Libro de registro de entrada de mercancías Cuando se reciben todos los productos de los diferentes proveedores, se anotan por orden

de llegada en un libro de registro de entrada de mercancías. Un modelo de libro de registro de entrada es el siguiente:

número orden número albarán Fecha recepción nombre proveedor Artículos Cantidad Importe

● La factura La factura es el último documento del proceso que justifica y acredita legalmente la operación de compraventa de nuestra empresa.

La elabora el proveedor teniendo en cuenta la hoja de pedido que le enviamos y el albarán correspondiente que acompaña la mercancía.

Para emitir facturas, se deben tener en cuenta las siguientes normas:

–  El proveedor debe emitir la factura en el plazo máximo de 30 días a partir del momento que se realiza la operación, o el último día del mes, cuando se facture por meses.

–  El proveedor debe expedir factura de todas la operaciones que realice, conservando copia de la misma. Sin embargo, en operaciones cuyo importe no exceda de 3.005,06 euros, las facturas podrán ser sustituidas por vales numerados o tickets, que es lo que ocurre generalmente en las empresas de nuestro sector. En todo caso, el cliente puede ejercer su derecho a exigir factura.

Las diferencias entre la factura y el ticket son:

– En la factura se refleja el nombre o razón social de la empresa vendedora, su CIF y todos sus datos, y se especifica cómo y qué producto se ha adquirido; también todos los datos de la persona o empresa que ha comprado el producto en cuestión.

Se suelen pedir para cuestiones contables o fiscales de las empresas (desgravaciones); se desglosa el importe de la base imponible, el IVA, etcétera.

– El ticket es un documento que es válido para cambios, reclamaciones y devoluciones, pero no para llevar la gestión en la empresa. Es un justificante de pago, pero no un justificante fiscal.

– El proveedor solo puede emitir un original de cada factura, ticket o vale, pero puede emitir duplicados cuando:

●  En una misma operación concurran varios destinatarios.

●  Se produzca la pérdida del original. En cualquier caso, deberá aparecer en el documento la expresión «duplicado».

–  Cuando exista la obligación de emitir facturas, la copia habrá que conservarla durante cuatro años.

–  Los profesionales y empresarios sujetos al IVA deben llevar obligatoriamente dos libros de registro: el libro de facturas emitidas y el de facturas recibidas.

Según el Real Decreto 1496/2003 de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, en su artículo 6, se legisla que las facturas deben contener los siguientes datos:

a. número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa.

b. La fecha de su expedición. c. Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obliga-

do a expedir factura como del destinatario de las operaciones.

d. número de identificación fiscal.

e. Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.

f.Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto y su importe, inclu- yendo el precio unitario sin impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.

g. El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.

h. La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.

Un ejemplo de modelo de factura sería el siguiente:6. Gestión de aprovisionamiento y compras

Datos del proveedor No Factura

Fecha

Referencias: Albarán: Pedido:

Datos del cliente

Descripción Cantidad Precio Importe

Forma de pago:

TOTAL BRUTO

Descuento %

Base imponible

Observaciones:

IVA............... % ......... IVA.................. % ........ IVA.................. % .......

TOTAL IVA INCLUIDO

Para hallar el importe bruto de la factura, se multiplicará el precio unitario del producto por el número de unidades adquiridas. Este importe bruto puede modificarse debido a:

– Descuentos efectuados por el proveedor, que reducirían su valor.

– Gastos que genera la venta, como portes, seguros, embalajes, etc., que incremen- tarían su importe final.

La cantidad resultante es lo que denominamos base imponible, sobre la que aplica- mos el tipo de IVA correspondiente.

Existen tres tipos impositivos, es decir, el porcentaje que se aplica sobre la base imponi- ble para obtener las cuotas del impuesto. Actualmente, los tipos impositivos vigentes son:

– General: es el 18 % y se aplica por defecto cuando no resulta aplicable ninguno de los otros dos tipos.

– Reducido: es del 8 %. Se aplica a productos alimenticios y a los productos sani- tarios (incluidas las gafas y las lentillas), así como a aquellos productos sanitarios de uso animal; transporte terrestre de viajeros, equipajes y transporte aéreo y marítimo con destino a Baleares; la mayoría de servicios de hostelería y la construcción de viviendas; entrada a cines, teatros, circos, conciertos, bibliotecas, museos, exposiciones, etc.

Se excluyen las bebidas alcohólicas, los refrescos y el tabaco, los cosméticos y los productos de higiene personal.

– Superreducido: es del 4 %. Se aplica a los denominados bienes de primera necesidad:

●  Pan y cereales para su elaboración.

●  Leche, queso y huevos.

●  Frutas, verduras, hortalizas, legumbres y tubérculos naturales.

●  Libros, periódicos y revistas.

●  Coches y prótesis para minusválidos.

●  Viviendas de protección oficial de régimen especial.

Almacenamiento de los productosCuando finaliza el proceso de recepción, es decir, cuando se han identificado los pro- ductos, inspeccionado y comprobado que corresponden al pedido realizado, se codifi- carán las mercancías y después se almacenarán.

Un almacén o economato es el lugar en el que se recepcionan las materias primas, se guardan y se conservan hasta que se distribuyen a la zona de producción para ser transformadas en outputs que posteriormente se presentarán ante el cliente.

El objetivo principal del almacén es mantener un nivel de existencias adecuado a la producción del restaurante. Cuando se habla de almacenar productos se hace referencia a la ubicación de los mismos en el lugar idóneo del economato hasta el momento de ser utilizados.

El almacenamiento de los productos se realizará intentando optimizar el espacio, por- que de esta manera se podrá almacenar más volumen de mercancía.

Para colocar estos productos en el almacén existen los siguientes métodos:

– La ubicación aleatoria. Se depositan los productos en el primer espacio libre que se encuentra. Esto ahorra tiempo pero se produce un desorden en las mercancías, ya que es muy complicado localizarlas.– La ubicación estática: cada existencia tiene su lugar reservado, por ejemplo, la leche irá en un estante, las especias en otro, la sal en otro, etc. La ven- taja de este método es que se pueden localizar las mercancías rápidamente. Sin embargo, su desventaja es que ese estante no puede ser ocupado por otra mercancía, por lo que hay un desaprovechamiento del espacio cuando no está completo con el artículo correspondiente.

– La ubicación sectorial: el economato se divide en sectores y en cada sector va una gama de artículos diferentes. Ejemplo, sector de lácteos, de conser- vas, condimentos, etcétera.

A pesar de esto, en restauración cada producto tiene unas características diferentes, por lo que es necesario intentar que se mantengan las condiciones óptimas de conservación para evitar la contaminación. Así, almacenaremos las materias primas teniendo en cuenta los aspectos siguientes:

• Productos en el almacén o economato Los alimentos no deben depositarse nunca directamente sobre el suelo, sino en estanterías o sobre palets, como mínimo a 10 cm. del suelo. El material con que estén hechas las estanterías o los palets será de fácil limpieza y desinfección. Cuando compremos nuevas mercancías, los productos más antiguos se situarán en la parte anterior del mismo para favorecer la rotación y renovación de las existencias.

• Productos a temperatura refrigerada/congelada

–  Se deben separar las materias primas de los productos ya elaborados. Si esto no es posible, los productos elaborados deberán situarse en la zona superior, para evitar la contaminación cruzada.

–  Todos los productos, y en especial los elaborados, se protegerán del ambiente mediante un film plástico, o en envases con cierre.

–  Proteger los puntos de luz del interior de las cámaras, para evitar que por roturas caigan cristales sobre los alimentos.

–  No sobrepasar la capacidad de las cámaras.

• Condiciones generales de almacenamiento para todos los alimentos r.D. 3484/2000, de 29 de diciembre, por el que se establecen las normas de higiene para la elaboración, distribución y comercio de co- midas preparadas. Las temperaturas de almacenamiento, conservación, transporte, venta y, en su caso, servicio de las comidas preparadas conservadas a temperatura regulada, serán las siguientes: a. Comidas congeladas: ≤ -18 °C. Aunque la normativa no marca fechas de conservación, una buena práctica es no conservarlos más de 3 meses. b. Comidas refrigeradas con un período de duración inferior a 24 horas: ≤ 8 °C. c. Comidas refrigeradas con un período de duración superior a 24 horas: ≤ 4 °C. Aunque la normativa no indica fechas de conservación una buena práctica es no conservarlos más de 5 días. d. Comidas calientes ≥ 65 °C. Por último, aclarar que en el economato está prohibido almacenar productos de limpieza, insecticidas, raticidas y medicamentos.

Distribución de los pedidosCuando todos los productos están almacenados, la cocina o zona de producción del restaurante comienza su actividad y necesita géneros para elaborar los platos que servirán al cliente.

Desde el punto de vista administrativo, para poder llevar a cabo una buena gestión de existencias, hay que controlar tanto la mercancía que entra al economato como la que sale del mismo. Para ello se utiliza un impreso denominado vale, que es un documento interno que se usa cada vez que se retiran los géneros del economato.

No hay un modelo formal, por lo que cada empresa adoptará el suyo. A continuación se muestra un modelo de vale:

VALE

De: A:

Descripción producto Unidad Cantidad

En ................. a ...............de................. de .............. Firma:

Para llevar a cabo esto, el personal debe:

–  Anotar todo correctamente en el vale, tanto de alimentos como de bebidas.

–  Atribuir las cantidades imputadas a cada departamento para que no haya errores, como por ejemplo, los géneros comunes.

–  Controlar que solo el personal autorizado retira artículos del economato.

–  Vigilar las horas en las que se retiran productos del economato, para que nadie saque nada fuera de horario. Una información relevante que nos proporciona el vale es la imputación de los con- sumos por departamento, de forma que se puedan conocer los costes en los que ha incurrido cada uno y clasificarlos, esto influirá en la fijación del precio de venta al público

GESTIÓN DEL APROVISIONAMIENTO: -EL APROVISIONAMIENTO Y LAS COMPRAS -Funcionamiento de la gestión de compras -Objetivos -Personal de compras -EL PROCESO DE LAS COMPRAS -Fase de operaciones previas -Fase de preparación -Fase de realización del pedido -Fase de seguimiento -EL ALMACENAMIENTO DE LOS PRODUCTOS -DISTRIBUCIÓN DE LOS PEDIDOS

GESTIÓN DE STOCKS E INVENTARIOS

GESTIÓN DE STOCKS

El primer paso para que las empresas puedan desarrollar su actividad es adquirir productos inputs. Después, podrán realizar las actividades siguientes:

–  Transformarlos en otros productos outputs mediante un proceso de producción o fabricación, para posteriormente venderlos. Esto es lo que ocurre, por ejemplo, en los restaurantes que compran materias primas y las transforman en elaboraciones o platos para presentarlos al cliente. Por ejemplo, con el bacalao se prepara bacalao al pil-pil. –  Venderlos directamente a los clientes sin transformarlos. Por ejemplo, la fruta del tiempo que se ofrece de postre.

. Para poder adquirir esas materias primas, la empresa se plantea dos cuestiones fundamentales: ¿Cuándo es preciso emitir un pedido? ¿Qué cantidad hay que solicitar?

La gestión de stocks es una de las tareas claves de la dirección de empresas. Los stocks representan generalmente una de las mayores inversiones que efectúa la empresa y sus costes de mantenimiento se sitúan con frecuencia alrededor del 30 % anual. Una ligera mejora en su gestión es, en muchos casos, equivalente a un incremento sustancial de ingresos.

. Estas decisiones serían sencillas si se pudiera seguir la política de Compra lo que se precise cuando se precise.

Esto no es posible hacerlo, pues la mayoría de los platos necesitan preparaciones complejas en las que intervienen diversas materias primas que necesitan un tiempo para su elaboración.

Además, puede resultar muy costoso comprar justo lo que se necesita cada vez que se precisa, siendo más rentable comprar mayores cantidades.

Por tanto, el concepto de gestión de stocks va muy unido al de previsión.

. Cuando se realicen las previsiones hay que evitar dos peligros:

– Hacer una previsión por exceso. Los productos pueden estropearse y puede haber falta de espacio.

– Hacer una previsión por defecto. Si pedimos menos de lo que necesitamos no podremos cumplir con los clientes

y nuestra imagen comercial sufrirá.

. Los restaurantes podrán hacer previsiones consultando el libro de reservas, los datos históricos y mediante la experiencia del gerente; sin embargo pueden encontrar los siguientes problemas:

●  Aunque haya reservas, no se puede prever exactamente el comportamiento de los consumidores.

●  En la carta del restaurante habrá varios platos de cada gama, por lo que será necesario disponer de variedad y cantidad de materias primas.

●  Puede haber problemas de suministros.

Por ejemplo, si hay una huelga el proveedor no podrá servir el producto. Como se ha visto, las empresas están obligadas a almacenar.

El stock es el conjunto de productos o materias primas que se almacenan para utilizar en el proceso de producción o venta posterior.

Activo, normal o de ciclo Máximo Mínimo De seguridad ÚtilEn tránsitoDe especulación EstacionalDe recuperación Muerto De presentación

Materia prima Producto en curso de fabricación Producto terminado

STOCKS

SEGÚN SU FUNCIÓN

SEGÚN SU ESTADO

-Stock activo, normal o de ciclo Es el stock que la empresa requiere para atender la demanda normal de sus clientes.

-Stock máximo Es el nivel límite de almacenaje de una determinada mercancía. Se calcula teniendo en cuenta el precio del producto, su período de caducidad, la capaci- dad del almacén, el consumo medio de dicha mercancía y las previsiones de clientes en el restaurante.

-Stock mínimo Es la cantidad mínima que se debe tener almacenada de una existencia para poder cubrir la demanda hasta que llegue el momento de reposición de dicho género. Se calcula multiplicando el tiempo de reposición en días y el consumo medio en días.

Sm = C x T

Donde:Sm: Stock mínimo

C: Consumo medio diarioT: Tiempo de reposición en días

STOCKS SEGÚN SU FUNCIÓN

• Stock de seguridad Como hemos visto anteriormente, en ocasiones, las previsiones no se cumplen. Para protegerse ante estas variaciones (mayor volumen de ventas), deben acumularse stocks en niveles superiores al stock mínimo. El stock de seguridad se calcula mediante la fórmula siguiente:

SS= Sm+25%delSm

• Stock útil Es el stock de seguridad más el 50 % del stock mínimo. Se puede expresar mediante la siguiente fórmula:

SU= SS+50%delSm

• Stock en tránsito Cuando el productor está separado geográficamente de los proveedores y clientes, se precisa tiempo para mover los materiales de un punto a otro. Esto obliga a disponer de productos en almacén para poder atender la demanda cuando el producto solicitado está en camino.

• Stock de especulación Se origina con antelación y frente a una especulación en la demanda, el suministro o el precio. Por ejemplo, si se conoce que va a producirse un incremento de precio de una determinada materia prima, la empresa puede decidir crear stocks adicionales de esta en anticipándose así a los acontecimientos.

• Stock estacional Hay determinados productos que solo se venden en determinadas épocas del año, por lo que para poder hacer frente a ese incremento de demanda estacional o temporal, se comienzan a producir antes o en mayores cantidades. Por ejemplo, en las pastelerías, los roscones de Reyes, turrones, buñuelos del santo, etcétera.

• Stock de recuperación Está formado por artículos que ya no se usan, pero susceptibles de una nueva utilización. Por ejemplo, canela en rama que no se usa para cocina pero sí es posible utilizarla en los centros de mesa como decoración.

• Stock muerto Son los productos o artículos, tanto viejos como nuevos, que no cubren las necesidades para las que fueron comprados. Por ejemplo, la mantelería que ha mermado y ya no da buena imagen en el restaurante.

• Stock de presentación Se utiliza para decorar el establecimiento o para exponer productos en el lineal de venta, expositor o escaparate. Por ejemplo, una pastelería o panadería que decora su escaparate con panes especiales, bollería o bombones.

. Stocks según su estado • Materia prima. Stocks de materiales básicos que entrarán directamente en el proceso de producción. • Producto en curso de fabricación. A medida que la mano de obra, otras materias primas, etc. se añaden a la materia prima inicial, comienza su período de transformación.

• Producto terminado. Una vez que analiza el proceso de producción, obtenenemos los productos listos para vender al cliente.

Las necesidades de stock en cada una de estas fases vendrán determinadas por el propio proceso de producción y por los plazos de entrega, tanto de proveedores como a los clientes.

ESTRUCTURA DEL STOCK IDEAL

Una vez conocida la necesitad de mantener un stock en nuestro almacén, tenemos que determinar qué cantidad de cada producto vamos a almacenar. Para establecer cuál será nuestro stock ideal tendremos que tener en cuenta tres aspectos:

1. Establecer el stock total de nuestros productos:

STOCK TOTALSTOCK

ACTIVO, NORMAL O DE CICLO

STOCK DE SEGURIDADSTOCK DE PRESENTACIÓN

2. Fijar el stock en almacén.

Si tenemos muchos productos en el almacén podremos satisfacer en todo momento la demanda; sin embargo, incurriremos en unos costes más elevados de almacenamiento y mantenimiento.

Por el contrario, si nuestro stock es reducido, puede que no podamos atender en determinados momentos la demanda de clientes, pero los costes de mantenimiento serán menores y nuestro almacén podrá ser más pequeño.

3. Momentos en que se realicen los pedidos. Los pedidos se pueden realizar diariamente, semanalmente, mensualmente, anualmente, etcétera. Cuantos más pedidos se realicen al año, mayor coste de emisión del pedido y viceversa, y cuanto mayor sea el plazo de entrega del proveedor, mayor será el stock total necesario y viceversa. Por ejemplo, si se necesitan al año 120 Kg de azúcar, podrá hacerse un solo pedido de 120 kg o pedir 10 kg cada mes.

Si se relacionan estos tres aspectos, puede establecerse que el stock ideal será el que permita atender a los clientes de forma correcta y genere los menores costes posibles en el almacén.

VARIABLES QUE INTERVIENEN EN LA GESTIÓN DE STOCKS

1. NIVEL DE SERVICIO AL CLIENTEEs la capacidad que tiene el restaurante para ofrecer a los clientes los productos que desean en el momento que quieren consumirlos. Según J. Saint Cric, en su obra El Merchandising, el nivel de servicio se calcula con la siguiente fórmula:

Nivel de servicio (%) = Ventas x 100 /Demanda

Cada establecimiento debe determinar el nivel de servicio que considere oportuno; sin embargo, los especialistas aconsejan que para un restaurante se debería dejar un nivel de servicio del 90 % al 99 %, es decir, que del 90 % al 99 % de los platos que se ofertan en carta estén disponibles, ya que los clientes dan mucha importancia a las roturas de stocks en este sector. Por ejemplo, hay personas que se desplazan a un restaurante concreto para comer un determinado plato y la insatisfacción que les causa el no encontrarlo puede ser motivo para no volver a ese lugar.

Es necesario prever las ventas que se realizarán en un período de tiempo determinado para poder constituir el stock en nuestro establecimiento.

Para poder hacer una previsión de ventas se deben tener en cuenta los aspectos siguientes:

– Se consultarán las reservas con confirmadas.

– Habrá que estudiar y analizar cada producto de la carta del restaurante, para lo que se utilizará el método del menú engineering,

–  Analizar la situación general del mercado: Habrá que tener en cuenta, por ejemplo, las épocas de crisis económicas.

–  Prestar atención y observar la evolución de la competencia.

–  Se tendrá en cuenta la temporada del año (ejemplo: Navidad), la tendencia de la demanda (está de moda un tipo determinado de comida o ir a una zona determinada), etcétera.

LA PREVISIÓN DE VENTAS

. 3. Los costes de la gestión de stocks La existencia de stocks en el almacén implica que se generen una serie de costes: a) Coste de adquisición. Corresponde al importe pagado por las materias compradas. b) Coste de posesión de stock. Es el que se produce por tener almacenados los artículos en el almacén. A su vez, pueden desglosarse en: ✓ Costes nancieros. Los productos que se mantienen en el almacén representan una inversión de dinero, que queda inmovilizado durante cierto tiempo en la empresa sin producir rentabilidad alguna. Cuando se invierte dinero en stocks, se renuncia a los ingresos que pudieran obtenerse si se invirtiera ese dinero en otros productos, como acciones, dividendos, etc. coste de oportunidad.

✓  Costes del espacio destinado al almacén.

✓   Costes de riesgo. Se pueden producir por obsolescencia de los productos, deterioro físico, robos, etcétera. ✓ Costes de conservación en buen estado de los productos almacenados. Por ejemplo, cámaras, neveras, etcétera. ✓ Costes de personal. Tanto directos como indirectos. c) Coste de lanzamiento de pedido. Corresponde a los gastos administrativos en los que se incurren cada vez que solicitamos un pedido. d) Coste de rotura (rotura de stocks). Este coste incluye todo lo relacionado con el hecho de no poder servir la demanda cuando se presenta. Incluye la pérdida de contribución de la venta no atendida (tanto la presente como la futura), pérdida de imagen, costes de sustitución, etc. Es quizás el coste más difícil de determinar y, en general, se estima de fo rma subjetiva.

. 4. Los plazos de entrega de los proveedores Es el tiempo que pasa desde que realizamos el pedido hasta que recibimos los productos solicitados en nuestro almacén. Si se disminuye el plazo de entrega se reduce el stock total necesario, por lo que se mejora la rentabilidad de la inversión y la rotación del stock. Para poder reducir los plazos de entrega, es muy importante llegar a buenos acuerdos con nuestros proveedores.

ROTACIÓN DEL STOCKLos costes en los que se incurre por tener un stock en el almacén se recuperarán cuan- do las materias primas salgan del almacén, se transformen en platos, sean vendidos al cliente y se cobren.

Por tanto, la rotación del stock es el número de veces que, durante un período determinado, se renueva el stock y, como consecuencia, se recupera la inversión y se produce el bene cio, si lo hay, que generan los productos que se han vendido.

Cuanto más rápido renovemos el stock, más pronto recobraremos la inversión y obtendremos beneficios.

La rotación del stock se puede calcular mediante dos procedimientos diferentes. El primero, y más usado, se determina mediante la siguiente fórmula:

La técnica JIT (just in time), muy popular en

Japón, ayuda en la gestión de stocks,

ya que su objetivo es la búsqueda continua del stock cero y, por lo

tanto,de altas rotaciones del

stock.

Rotación =Inventario actual /Consumo del período

● Si queremos calcularlo en porcentaje multiplicamos por 100.

●Si deseamos saber el número de días de almacenaje para consumo, lo haremos mediante la siguiente modificación:

Rotación = Inventario actual/ Consumo del mes

x no de días de funcionamiento en el período

Rotación = Flujo de salida de stocks del almacén destinados a la venta /Stock medio en almacén Stock medio en almacén = Existencias iniciales en cada mes /30

La otra fórmula que se utiliza para calcular la rotación es la siguiente:

Los beneficios serán tanto más altos cuanto más alta sea la rotación de stocks. En tal caso las ventas habrán sido mayores, y se habrán generado más movimientos en almacén.

EL MODELO WILSON

En 1915, F. W. Harris desarrolló el modelo del volumen económico de

pedido.No obstante, debido a

la popularidad que adquirió

de la mano de un consultor

y asesor llamado Wilson,

este modelo tomó su nombre, aunque en

realidad fue desarrollado por

Harris.

El modelo de volumen económico de pedido o Modelo de Wilson se basa en los siguientes principios:

– La demanda del producto es constante, uniforme y conocida. Es decir, cada día sale del almacén la misma cantidad.

– El plazo de entrega es constante.

– El precio de cada unidad de producto es constante e independiente del nivel del inventario y del tamaño del pedido, por lo que no es una variable que deba incorporarse al modelo.

– El coste de almacenamiento depende del inventario medio.

– Las entradas en el almacén se realizan por pedidos constantes y el coste de realización de cada pedido es también constante, e independiente de su tamaño.

– No se permiten roturas de stocks, sino que ha de satisfacerse toda la demanda.

– El producto almacenado es un producto individual que no tiene relación con otros productos.

Se denomina rotura de stock

a la situación que se produce

cuando las existencias de un

determinado producto no son suficientes para

atender las necesidades de

consumo de nuestros clientes, es decir,

no tenemos el artículo que solicitan.

Este modelo da respuesta a la siguiente pregunta: ¿Qué cantidad hay que pedir para que los costes totales sean los menores posibles?

Dicha cantidad se denomina volumen óptimo de pedido (en adelante, VOP) y se calcula partiendo de la siguiente fórmula:

Así se calculan los gastos variables de almacén, es decir, lo que cuesta tener en almacén una unidad de producto al año. Una vez calculado el VOP, habrá que conocer el número de pedidos que hay que realizar al año, y el número de días que tienen que transcurrir de un pedido a otro, tomando como referencia que el año tiene 365 días:

Tiempo entre pedidos = 365/ V/Q

Número de pedidos al año = Q/S

VVAA. Ofertas Gastronómicas. Paraninfo. Madrid, 2011.