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PROCESO FORMULACIÓN, IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DE PLANES Y PROGRAMAS CÓDIGO PIPD03

PROCEDIMIENTOPARTICIPACIÓN CIUDADANA Y RENDICIÓN DE CUENTAS DE LA SUPERINTENDENCIA

NACIONAL DE SALUDVERSIÓN 4

ELABORÓ:Profesional Oficina Asesora de Planeación

REVISO:Coordinador Grupo Sistema Integrado de Gestión

APROBÓ:Jefe Oficina Asesora de Planeación

FECHA: 02/05/2017

FECHA: 24/05/2017

FECHA: 26/05/2017

OBJETIVO

Facilitar la intervención de la ciudadanía y grupos de valor de la Superintendencia Nacional de Salud en el ciclo de la gestión pública y las decisiones que los afecten, garantizando los escenarios y mecanismos de acceso igualitario; así como rendir cuentas de manera permanente a través de elementos de información, diálogo y responsabilidad, en lenguaje claro, transparente y participativo, para garantizar y proteger sus derechos en salud.

ALCANCEInicia con la convocatoria ciudadana para que participe de la formulación de los planes institucionales y la gestión de éstos; continúa con la integración en la gestión de las peticiones y necesidades expresadas por la ciudadanía dentro de las competencias de la entidad y termina con la permanente rendición de cuentas a la ciudadanía, organizaciones y grupos de valor sobre los resultados de la gestión realizada.

ÁMBITO DE APLICACIÓN El presente procedimiento aplica a todos los procesos de la Superintendencia Nacional de Salud

DEFINICIONESAsociación de Usuarios: Es una agrupación de afiliados del régimen contributivo y subsidiado del Sistema General de Seguridad Social en Salud, que tienen derecho a utilizar los servicios de salud de acuerdo con su sistema de afiliación y velarán por la calidad del servicio y defensa del usuario. (Decreto 1757 de 1994)

Audiencias Públicas Participativas. Las audiencias públicas participativas, son un mecanismo de rendición de cuentas, así mismo son un acto público convocado y organizado por las entidades de la administración para evaluar la gestión realizada y sus resultados con la intervención de ciudadanos y organizaciones sociales. En dichas audiencias se dará a conocer el informe de rendición de cuentas. Esta obligación surge para todo aquel que se haya posesionado como director o gerente de una entidad del orden nacional, lo mismo que para Alcaldes y Gobernadores. (art. 55, ley 1757de 2015)

Control Social a lo público. El control social es el derecho y el deber de los ciudadanos a participar de manera individual o a través de sus

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organizaciones, redes sociales e instituciones, en la vigilancia de la gestión pública y sus resultados. (art. 60, ley 1757de 2015).

Grupos de Interés: son los individuos u organismos específicos que tienen un interés especial en la gestión y los resultados de las organizaciones públicas. Comprende, entre otros, instancias o espacios de participación ciudadana formales o informales. (Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, Función Pública).

Grupos de Valor: son las personas naturales (ciudadanos) o jurídicas (organizaciones públicas o privadas) a quienes van dirigidos los bienes y servicios de una entidad. (Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, Función Pública).

Información Pública: Es toda información que un sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal. (art. 6, ley1712 de 2014)

Instancias de Participación Ciudadana: Las instancias de participación son espacios de interlocución permanente respecto a temas específicos de la gestión pública con diferentes niveles de influencia de la ciudadanía en la administración; las cuales han sido creadas por una norma nacional, regional o local (por ejemplo: veedurías ciudadanas, o consejos territoriales de planeación, entre otros). Desde estas instancias se realiza la petición de cuentas sobre temas generales y algunas contemplan la función de control y seguimiento. (Manual Único de Rendición de Cuentas, Función Pública)

Mecanismos de Participación Ciudadana: Los mecanismos de participación ciudadana son de origen popular o de autoridad pública, según sean promovidos o presentados directamente mediante solicitud avalada por firmas ciudadanas o por autoridad pública en los términos de la presente ley Son de origen popular la iniciativa popular legislativa y normativa ante las corporaciones públicas, el cabildo abierto y la revocatoria del mandato; es de origen en autoridad pública el plebiscito; y pueden tener origen en autoridad pública o popular el referendo y la consulta popular.La participación de la sociedad civil se expresa a través de aquellas instancias y mecanismos que permiten su intervención en la conformación, ejercicio y control de los asuntos públicos. Pueden tener su origen en la oferta institucional o en la iniciativa ciudadana. (art. 3°, ley 1757de 2015)

Participación Ciudadana: La participación ciudadana, es el ejercicio de los deberes y derechos del individuo, para propender por la conservación de la salud personal, familiar y comunitaria y aportar a la planeación, gestión, evaluación y veeduría en los servicios de salud. (art. 2° Decreto 1757 DE 1994)

Rendición de Cuentas: Por rendición de cuentas se entiende el proceso conformado por un conjunto de normas, procedimientos, metodologías,

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estructuras, prácticas y resultados mediante los cuales, las entidades de la administración pública del nivel nacional y territorial y los servidores públicos informan, explican y dan a conocer los resultados de su gestión a los ciudadanos, la sociedad civil, otras entidades públicas y a los organismos de control, a partir de la promoción del diálogo. La rendición de cuentas es una expresión de control social que comprende acciones de petición de información y explicaciones, así como la evaluación de la gestión. Este proceso tiene como finalidad la búsqueda de la transparencia de la gestión de la administración pública y a partir de allí lograr la adopción de los principios de Buen Gobierno, eficiencia, eficacia, transparencia y rendición de cuentas, en la cotidianidad del servidor público. (art. 48, ley 1757 de 2015)

SST: Seguridad y Salud en el Trabajo

SGSST: Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo (en la entidad se toma como Subsistema de Gestión)

Veedurías: Son un mecanismo democrático de representación que le permite a los ciudadanos o a las diferentes organizaciones comunitarias, ejercer vigilancia sobre la gestión pública, respecto a las autoridades administrativas, políticas, judiciales, electorales, legislativas y órganos de control, así como de las entidades públicas o privadas, organizaciones no gubernamentales de carácter nacional o internacional que operen en el país, encargadas de la ejecución de un programa, proyecto, contrato o de la prestación de un servicio público. Las veedurías ciudadanas están reglamentadas por la ley estatutaria 850 del 2003, norma que establece el procedimiento para su constitución.

NORMASREQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO

Constitución Política de Colombia - Artículos 1, 2, 3, 13, 20, 23, 45, 79, 88, 270, 377 y 40. Título IV artículos 103 – 106.

Establecen el derecho a conformar, ejercer, controlar el poder público y le garantizan el derecho a la ciudadanía a participar en la toma de decisiones y a conocer la gestión realizada por las entidades del Estado.

Ley 850 de 2003 - Ley Estatutaria de Veedurías CiudadanasLa cual contiene disposiciones sobre su funcionamiento y su derecho a la información. Así mismo, establece que las autoridades deben apoyar a estos mecanismos de control social.

Ley 1712 de 2014 reglamentada por el Decreto 103 de 2015 - Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho a la

Regula el derecho a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de

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información pública nacional y se dictan otras disposiciones información.

Ley 1757 del 6 de julio de 2015 "Por la cual se dictan disposiciones en materia de promoción y protección del derecho a la participación democrática”

Título IV de la Rendición De Cuentas Capítulo I Rendición de cuentas de la Rama Ejecutiva Artículo 48. Definición Rendición de Cuentas.Artículo 49. Principios y elementos del proceso de Rendición de Cuentas.Artículo 50. Obligatoriedad de la Rendición de cuentas a la ciudadanía.Artículo 51. Manual Único y lineamientos para el proceso de Rendición de Cuentas.Artículo 52. Estrategia de Rendición de Cuentas.Artículo 53. Espacios de diálogo para la Rendición de Cuentas.Artículo 54. Rendición de Cuentas de las instancias de participación.Artículo 55. Audiencias Públicas Participativas.Artículo 56. Etapas del proceso de los mecanismos de rendición pública de cuentas.Artículo 57. Respuesta a los informes de rendición de cuentas.

Documento CONPES 3654 de 2010 - Política de Rendición de Cuentas de la Rama Ejecutiva a Los Ciudadanos”.

Presenta lineamientos de política para consolidar la rendición de cuentas como un proceso permanente entre la rama ejecutiva y los ciudadanos.

Documento CONPES 3649 de 2010 – Política Nacional de Servicio al Ciudadano

Contribuir a la generación de confianza y al mejoramiento de los niveles de satisfacción de la ciudadanía respecto de los servicios prestados por la Administración Pública del orden nacional.

Documento CONPES 3650 de 2010 – Importancia Estratégica de la Estrategia de Gobierno en Línea

Por el cual se somete a consideración del Consejo Nacional de Política Económica y Social – Conpes, la declaratoria del Programa Agenda de Conectividad – Estrategia de Gobierno en Línea

Decreto 1757 de 1994 “Por el cual se organizan y establecen las modalidades y formas de participación social en la prestación de servicios de salud, conforme a lo dispuesto en el numeral 11 del artículo 4° del Decreto Ley 1298 de 1994”

Define y reglamenta la participación ciudadana en el sector salud colombiano

Manual Único de Rendición de Cuentas- Función Pública MURC, V.2 2018

El Manual único de rendición de cuentas con enfoque basado en derechos humanos y paz – MURC- es la guía de obligatoria observancia que

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incluye las orientaciones y los lineamientos metodológicos para desarrollar la rendición de cuentas.El MURC facilita el diseño de la estrategia de rendición de cuentas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano en atención a la dimensión de valores para resultados del Modelo Integrado de Planeación y Gestión –MIPG-

Orientaciones para promover la participación ciudadana en los procesos de diagnóstico y planeación de la gestión pública, Dirección de participación, transparencia y servicio al ciudadano, Función Pública

Documento guía que contiene las orientaciones, pasos y herramientas para que las entidades tanto de orden nacional como territorial puedan llevar a cabo procesos de participación ciudadana en la fase de diagnóstico y la planeación de la gestión pública.

Decreto 1072 del 26 de mayo de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo

Artículo 2.2.4.6.8. Obligaciones de los empleadores. El empleador está obligado a la protección de la seguridad y la salud de los trabajadores, acorde con lo establecido en la normatividad vigente. Dentro del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) en la empresa, el empleador tendrá entre otras, las siguientes obligaciones:…3. Rendición de cuentas al interior de la empresa: A quienes se les hayan delegado responsabilidades en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST), tienen la obligación de rendir cuentas internamente en relación con su desempeño. Esta rendición de cuentas se podrá hacer a través de medios escritos, electrónicos, verbales o los que sean considerados por los responsables. La rendición se hará como mínimo anualmente y deberá quedar documentada.…

POLÍTICAS DE OPERACIÓN1. El plan de Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas que se formule anualmente debe estar articulado con los planes de gestión de la

entidad e incluirse como componente del Plan Anticorrupción y de Atención al CiudadanoPág. 5 de 14




2. La divulgación de los espacios de participación y Rendición de cuentas se realizará de acuerdo con lo definido en el Plan de Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas.

3. La Rendición de Cuentas debe de ser un proceso permanente, abierto y transparente, con amplia difusión, con elementos centrales como la información, el diálogo y la responsabilidad ante las inquietudes y derecho de información de la ciudadanía.

4. El lenguaje utilizado en los espacios de Participación Ciudadana e información suministrada en las Rendiciones de Cuentas deberá ser sencillo, universal, en formatos de fácil interpretación y teniendo en cuenta las directrices sobre lenguaje ciudadano establecidas en la estrategia de Gobierno Digital.

5. Para el desarrollo de actividades y espacios de diálogo con la ciudadanía y grupos de valor, se debe hacer uso de las herramientas tecnológicas dispuestas por la entidad.

6. La participación ciudadana debe ser transversal no solo a todo el ciclo de la gestión de la entidad, sino a todos los procesos, en especial los misionales, quienes deberán cuatrimestralmente reportar las actividades de participación a la Oficina Asesora de Planeación.

7. Quienes tengan responsabilidades asignadas en materia de SST (COPASST, CCL, Responsable de SST) y que incluyan gestión, deberán entregar informe de su gestión dos veces al año (julio – diciembre) a la Alta Dirección de la Entidad, quien determinará si la dará a conocer o no en la Audiencia de Rendición de Cuentas Anual de la Entidad.

ID ACTIVIDAD / TAREA¿QUÉ?

DESCRIPCIÓN¿CÓMO?

ÁREA RESPONSABLE CARGO ÁREA

PARTICIPANTE REGISTRO

1

Convocar a la Ciudadanía a participar de la construcción de los planes estratégicos de la entidad

La Oficina Asesora de Planeación liderará anualmente la convocatoria a la Ciudadanía y Grupos de Valor, para que participen de la formulación de la planeación propia de cada vigencia, invitando a la ciudadanía a través de banner promocional en los sitios de comunicación con la ciudadanía, a que lean el plan en formulación y envíen sugerencias, recomendaciones y demás.

Oficina Asesora de Planeación

Jefe de Oficina Asesora de Planeación

Oficina, Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional

Oficina de Tecnologías de la Información

Banner de promoción en:

Sitio Web de la entidad,

Redes Sociales,

Intranet institucional

2 Diseñar la Estrategia de El Grupo interno de apoyo a la Grupo de Apoyo N.A. Jefe Oficina Pág. 6 de 14








Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas a la Ciudadanía

Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas, liderado por la Oficina Asesora de Planeación, se reúne para definir la estrategia de Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas, así como su cronograma de gestión, en el marco de las guías expedidas por la Función Pública y la Guía de Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

InternoAsesora de Planeación

Cronogramas de Gestión de la Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas-Anexo 3 del PAAC-PIFL01

3 Publicar los planes Estratégicos

En el sitio web de la entidad se publican los planes que rigen la gestión de la entidad, antes del 31 de enero de cada vigencia y se mantienen todo el período para información de la Ciudadanía, Grupos de Valor y Grupos de Interés


Jefe de Oficina Asesora de Planeación

N.A.

Documento Word PAAC

Cronogramas de Gestión de la Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas-Anexo 3 del PAAC-PIFL01

4Socializar el cronograma de gestión de la estrategia de Participación Ciudadana

Una vez aprobado y publicado el cronograma de la estrategia de Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas, el líder del


Jefe de Oficina Asesora de

Áreas responsables de

Correo de socialización

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y Rendición de Cuentas procedimiento lo socializa al interior de la entidad. Planeación

actividades en el Cronograma

5

Ejecutar e implementar las actividades del cronograma de Gestión de la Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas.

Los líderes de procesos o dependencias responsables en el cronograma ejecutan las actividades formuladas, siguiendo los lineamientos del documento Orientaciones para promover la Participación Ciudadana en los procesos de diagnóstico y planeación y la estrategia formulada en el PAAC, en la construcción de herramientas, normatividad y espacios de diálogo constructivo para mejorar de manera continua la gestión en términos de las necesidades de los grupos de valor de la entidad y de cada proceso.

Áreas con responsabilidad de ejecución del Cronograma

Superintendentes Delegados,

Jefes de Oficina,

Secretaria General

Oficina de Control Interno

Cronograma de ejecución de la estrategia de Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas-Anexo 3 PAAC PIFL01

6 Ejecutar las acciones de divulgación establecidas por la entidad.

La Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional establece y habilita los espacios para la publicación permanente de la información sobre la gestión de la entidad y elabora conjuntamente con las áreas las estrategias de comunicación para la publicación


Oficinas Asesoras,

Secretaria General


Jefes de Oficina,

Secretaria General

Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional

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de éstas en los formatos establecidos por las leyes de transparencia, acceso y seguridad de la información, en el caso del cronograma de Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas, es el formato PIF L01

7.

Analizar los resultados obtenidos en el ejercicio de la participación Ciudadana y Rendición de Cuentas

Una vez realizados los ejercicios de Participación Ciudadana o Rendición de Cuentas, la dependencia responsable del evento debe registrarlo en el formato dispuesto para tal fin-PIFT10, y remitirlo cada 4 meses (dentro de los últimos 5 días hábiles de abril, agosto y diciembre de cada vigencia) mediante correo electrónico a la Oficina Asesora de Planeación, quien se encargará de compilarlos en un informe final, en el cual se vean plasmadas las conclusiones y sugerencias recibidas por los asistentes. Dicho informe deberá ser publicado en el sitio web institucional antes del 31 de diciembre de cada año.

Áreas de la entidad que realicen ejercicios de Participación Ciudadana y/o Rendición de Cuentas

Delegados,

Jefes de Oficina,

Secretaria General


Reporte de las Actividades de Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas- PIFT10

8 Realizar seguimiento al La Oficina de Control Interno Oficina de Jefe de Oficina N.A. Matriz de Pág. 9 de 14








cumplimiento de la Estrategia de Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas

deberá hacer seguimiento a la ejecución de la estrategia de Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas con una periodicidad cuatrimestral evaluando el cumplimiento de la ejecución de las actividades y el impacto en la gestión de la entidad, en los términos establecidos en la ley y dentro del marco del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

Control Interno

seguimiento a la ejecución de planes-código PIFT06

9Elaborar el plan de mejoramiento resultante de la evaluación.

Con el informe anual realizado por la Oficina de Control interno sobre la ejecución del procedimiento en la vigencia, el grupo de apoyo interno, liderado por la Oficina Asesora de Planeación, elabora un plan de mejoramiento que se convierte en insumo para la planeación del siguiente periodo a rendir. Este plan de mejoramiento se elabora en el aplicativo dispuesto por la entidad para tal fin y se publica en el sitio web.

Grupo de Apoyo Interno N.A.


Plan de Mejora participación Ciudadana y Rendición de Cuentas- CIFT07

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10

Realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento de Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas

La Oficina Asesora de Planeación, realiza cuatrimestralmente seguimiento a la ejecución del Plan de Mejoramiento y reporta el resultado al Grupo de Apoyo Interno en las reuniones de éste


Jefe Oficina Asesora de Planeación

Oficina de Control Interno

PUNTOS DE CONTROL

ID NOMBRE DE LA ACTIVIDAD / TAREA MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

1. Convocar a la Ciudadanía a participar de la construcción de los planes estratégicos de la entidad

En la página web, intranet y demás medios de comunicación dispuestos por la entidad se requiere la publicación de los planes estratégicos para incentivar la participación, sugerencias y aportes de la ciudadanía y grupos de valor

Anual Oficina Asesora de Planeación

Banner sitio web e Intranet institucional

2 Diseñar la Estrategia de Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas a la Ciudadanía

Revisión de los documentos guía del procedimiento, resultados de la vigencia anterior y de las consultas con la ciudadanía

Anual Grupo de Apoyo Interno

Acta de la reunión

Cronogramas de Gestión de la Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas-Anexo 3 del PAAC-

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PIFL01

7Analizar los resultados obtenidos en el ejercicio de la participación Ciudadana y Rendición de Cuentas

Avance en la compilación y análisis de las actividades reportadas por las áreas, para documentar el informe final

cuatrimestral Oficina Asesora de Planeación PIFT10

9 Elaborar el plan de mejoramiento resultante de la evaluación.

Revisión de los documentos relacionados con el resultado de las evaluaciones realizadas al Procedimiento, tanto internas como de los grupos de interés.

Anual Grupo de Apoyo Interno

Acta de la reunión

ANÁLISIS DE TIEMPOLos tiempos establecidos para la gestión de la Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas están establecidos por la normatividad pertinente

DOCUMENTOS DE REFERENCIA Ley 1757 de 2015 “Por la cual se dictan disposiciones en materia de promoción y protección del derecho a la participación democrática" Manual único de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía MURC. V.2; Función Pública; 2018 Orientaciones para promover la participación ciudadana en los procesos de diagnóstico y planeación de la gestión pública; Dirección de

participación, transparencia y servicio al ciudadano; Función Pública;2018CONTROL DE CAMBIOS

ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL

DOCUMENTODETALLES DE LOS CAMBIOS

EFECTUADOSRESPONSABLE DE LA

SOLICITUD DEL CAMBIOFECHA DEL

CAMBIODD/MM/AAAA

VERSIÓN

Adopción del documento

Se solicita la adopción del documento mediante memorando NURC: 3-2017-007538

Se aprueba el documento mediante

Jefe Oficina Asesora de Planeación 26/05/2017 1

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PARTICIPANTE REGISTROmemorando NURC: 3-2017-008239

Modificación del documento

Mediante NURC 3-2019-3136, se solicitó modificación del documento en lo siguiente:Cambio del nombre del procedimiento,Revisión de la redacciónActualización de la normatividad.Se adicionó la actividad 10 y el punto de control 9.Se incluyeron nuevos formatos de registro de actividades, PIFT10 Y PIFT11

Modificaciones aprobadas mediante NURC3-2019-3227



Mediante NURC 3-2019-7088, se solicitó adicionar en la actividad 7 los tiempos en que las áreas deben reportar a la Oficina de Planeación lo requerido en el formato PIFT10Modificación aprobada mediante memorando NURC 3-2019-7115



Mediante NURC 3-2019-16481, se solicitó adicionar en normatividad, el Decreto 1072 del 26 de mayo de 201; se adicionó la política de operación 7, sobre rendición de cuentas de la Gestión en SST Modificación aprobada mediante memorando NURC 3-2019-18064


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