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PROCEDIMIENTO PARA LA EMISION Y ENTREGA DE AVISOS Y FACTURAS POR ALQUILER Y MANTENIMIENTO AL COBRADOR

Cód.: PRO OPE-001

OPERACIONES Fecha de Elaboración: 10/2006

PROCEDIMIENTO PARA LA EMISIÓN Y ENTREGA DE AVISOS

Y FACTURAS POR ALQUILER Y MANTENIMIENTO AL

COBRADOR

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para la correcta emisión y entrega de avisos y facturas por alquileres y mantenimiento para su cobranza a través del cobrador.

2. ALCANCE

Subgerente de Operaciones Asistente de Operaciones

3. RESPONSABILIDAD

El Gerente General fue responsable de la aprobación del presente documento hasta la fecha de aprobación del nuevo Reglamento de Organización y Funciones de INMISA el 08.08.07. A partir de esa fecha el Directorio es responsable de su aprobación.

El Subgerente de Operaciones es responsable de la ejecución, supervisión y control del procedimiento.

El Asistente de Operaciones es responsable del desarrollo y aplicación adecuada del presente procedimiento.

4. PROCEDIMIENTO

Paso Responsable Descripción de Actividad1 Asistente de

OperacionesDe acuerdo a las fechas establecidas ingresa al Sistema y actualiza la base de datos, ordena por centro de costo y clasifica gastos extracontables.

2 Con la información completa (verifica montos, tipo de moneda, otros) imprime un reporte de gastos.

1

3 Elabora cuadro de distribución de gastos de mantenimiento por cliente.

4 Genera avisos de cobranza y facturas y el sistema procesa el prorrateo de gastos en forma automática.

5 Genera e imprime reporte de avisos.

6 Imprime, ordena y distribuye avisos y facturas.

7 Entrega al cobrador lote de avisos y facturas para su cobranza firmando el respectivo cargo de entrega.

8 En el caso de cobranza para los inmuebles en Iquitos los documentos respectivos se entregan al Courier para que los traslade a Iquitos y sean entregados a la Administradora de INMISA.

Prosigue con el procedimiento de cobranzas a través del cobrador

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PROCEDIMIENTO PARA LA COBRANZA DE ARRENDAMIENTO DE INQUILINOS MOROSOS

Cód.: PRO OPE-002


PROCEDIMIENTO PARA LA COBRANZA DE

ARRENDAMIENTO DE INQUILINOS MOROSOS

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para la eficiente recuperación de los arriendos dejados de percibir e incluso la recuperación del local arrendado en el menor tiempo posible.

2. ALCANCE

Gerente General Subgerente de Operaciones Asistente Técnico de Operaciones Estudio jurídico contratado

3. RESPONSABILIDAD


El Subgerente de Operaciones y el estudio jurídico contratado son responsables de la ejecución, supervisión y control del procedimiento.

El Asistente Técnico de Operaciones es responsable del desarrollo y aplicación adecuada del presente procedimiento.

4. PROCEDIMIENTO

Paso Responsable Descripción de Actividad1 Cobrador Visita al cliente moroso para cobrar hasta dos (02) meses y 15

días según cláusulas establecidas en los contratos de acuerdo al Código Civil.

2 Subgerente de Operaciones

Comunica al cliente y/o visita para llegar a un acuerdo, formalizándose por escrito por ambas partes en la oficina.

¿Está de acuerdo el Cliente?

3

3 Sí, Elabora un acta de compromiso de pagos para su regularización.


No,Solicita a la Gerencia General el envío de una carta notarial para la cancelación de la deuda dando por resuelto el contrato vigente por falta de pago.

5 Gerente General Solicita a un centro de conciliación su intermediación con arreglo a la ley.

Si hay acuerdo se levanta un acta donde se detalla los plazos y forma de pago de la deuda o devolución del inmueble si así se acuerda.

Si no hay acuerdo o no acude el inquilino a las citaciones, el Centro de Conciliación levanta un Acta, documento que tendrá carácter ejecutivo ante el centro de conciliación y arbitraje.

6 Comunica al estudio jurídico contratado someter la controversia al centro de conciliación y arbitraje.

7 Estudio jurídico contratado

Procede de acuerdo con lo solicitado por el Gerente General.

8 Asiste al desalojo conjuntamente con el Subgerente de Operaciones y Asistente Técnico de Operaciones como apoyo para la recepción del local a desocupar.

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PROCEDIMIENTO PARA LA EMISION DE FACTURAS / BOLETAS DE VENTA POR VENTA DE BASES PARA PARTICIPAR EN UN PROCESO DE SELECCIÓN CONVOCADO POR INMISA

Cód.: PRO OPE-003


PROCEDIMIENTO PARA LA EMISIÓN DE

FACTURAS/BOLETAS DE VENTA POR VENTA DE BASES PARA

PARTICIPAR EN UN PROCESO DE SELECCION CONVOCADO

POR INMISA

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para la correcta emisión de las facturas o boletas de venta por la venta de bases para la adquisición de bienes y/o servicios que requiera la Empresa de acuerdo a la normatividad vigente.

2. ALCANCE

Asistente de Operaciones Asistente de Administración y Finanzas

3. RESPONSABILIDAD



El Asistente de Operaciones y el Asistente de Administración y Finanzas son responsables del desarrollo y aplicación adecuada del presente procedimiento.

5

4. PROCEDIMIENTO

Paso Responsable Descripción de Actividad1 Proveedor De acuerdo a las necesidades de la Empresa solicita

participar en el proceso de selección para proveer del bien o servicio que se desea contratar o adquirir

Se acerca a las instalaciones de la Empresa.

2 Asistente de Operaciones

Ingresa al sistema (Módulo de Gestión Inmobiliaria y Contabilidad) ingresa datos e imprime la factura o boleta de venta de acuerdo al tipo de personería.

3 Recibe dinero en efectivo y procede a la cancelación de la factura y/o boleta la cual entrega al participante para el proceso de selección

Entrega un ejemplar de las Bases.

4 Ingresa en el sistema (Módulo de Contabilidad) y efectúa la liquidación de cobranza.

5 Imprime y entrega la liquidación de cobranza en original y copia al Asistente de Administración y Finanzas solicitando el sello en la copia como cargo de recibido, adjuntando el dinero respectivo.

5 Asistente de Administración y Finanzas

Recepciona la liquidación de cobranza en original y copia, sella la copia y devuelve al Asistente de Operaciones, archivándose la original.

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PROCEDIMIENTO PARA LA EMISION DE FACTURAS, BOLETAS DE VENTA, NOTAS DE DEBITO Y CREDITO PARA LA VENTA DE ACTIVO FIJO DADO DE BAJA

Cód.: PRO OPE-004


PROCEDIMIENTO PARA LA EMISIÓN DE FACTURAS,

BOLETAS DE VENTA, NOTAS DE DÉBITO Y CRÉDITO PARA

LA VENTA DE ACTIVO FIJO DADO DE BAJA

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para la correcta emisión de facturas, boletas de venta, notas de débito y crédito para la venta de activo fijo dado de baja.

2. ALCANCE

Asistente de Operaciones Asistente de Administración y Finanzas

3. RESPONSABILIDAD



El Asistente de Operaciones y el Asistente de Administración y Finanzas son responsables del desarrollo y aplicación adecuada del presente procedimiento.

4. PROCEDIMIENTO

Paso Responsable Descripción de Actividad1 Cliente Solicita la compra de determinado bien o activo fijo dado

de baja.


Recibe dinero en efectivo, cheque o voucher de depósito en cuenta corriente de la Empresa.

De acuerdo al ítem ingresa al sistema (Módulo de Gestión Inmobiliaria) y genera la factura, boleta de

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venta, nota de débito o crédito.

3 Imprime a través del sistema el documento a utilizar.

Entrega al cliente la factura u otro comprobante de pago (original y copia).

4 Traslada la información al sistema (Módulo de Contabilidad) para la contabilización respectiva.

5 Entrega el dinero y la documentación en original y copia, al Asistente de Administración y Finanzas solicitando sello en la copia como cargo de recibido.


Recibe el dinero y la documentación en original y copia, sella la copia y devuelve al Asistente de Operaciones, archivándose el original.

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PROCEDIMIENTO DE ANULACION DE FACTURAS, BOLETAS DE VENTA, NOTAS DE DEBITO Y CREDITO Y OTROS DOCUMENTOS CONTABLES

Cód.: PRO OPE-005


PROCEDIMIENTO DE ANULACIÓN DE FACTURAS, BOLETAS

DE VENTA, NOTAS DE DÉBITO Y CRÉDITO Y OTROS

DOCUMENTOS CONTABLES 1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para la correcta anulación de facturas, boletas de venta, notas de débito y crédito y otros documentos contables.

2. ALCANCE

Gerente General Subgerente de Operaciones Subgerente de Administración y Finanzas Asistente de Operaciones Asistente Técnico de Administración y Finanzas

3. RESPONSABILIDAD


El Subgerente de Operaciones y Subgerente de Administración y Finanzas son responsables de la ejecución, supervisión y control del procedimiento.

El Asistente de Operaciones y el Asistente Técnico de Administración y Finanzas son responsables del desarrollo y aplicación adecuada del presente procedimiento.

4. PROCEDIMIENTO


OperacionesProcede al llenado del formato establecido de anulación adjuntando memorando en original y copia dirigido al Gerente General solicitando la anulación del comprobante de pago.

2 Entrega la documentación al Subgerente de Operaciones

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para su revisión y aprobación3 Subgerente de

OperacionesRecepciona y revisa documentos

CONFORME?

4 NODevuelve al Asistente de Operaciones para su revisión.

5 SIFirma documento en señal de conformidad y devuelve al Asistente de Operaciones para su trámite correspondiente.

6 Entrega memorando al Gerente General.

7 Gerente General Recibe el memorando, aprueba la anulación y lo remite al Subgerente de Administración y Finanzas para la ejecución respectiva.

8 Subgerente de Administración y Finanzas

Recibe el memorando y lo remite para su anulación al Asistente Técnico de Administración y Finanzas.

9 Asistente Técnico de Administración y Finanzas

Contabiliza la anulación respectiva en el comprobante de diario respectivo adjuntando copia del memorando y el comprobante de pago anulado.

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PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION DEL REGISTRO DE PROVEEDORES/CLIENTES

Cód.: PRO OPE-006


PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN DEL REGISTRO

DE PROVEEDORES/CLIENTES 1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para la correcta actualización del registro de proveedores y clientes.

2. ALCANCE

Subgerente de Operaciones Asistente de Operaciones Asistente Técnico

3. RESPONSABILIDAD



El Asistente de Operaciones y el Asistente Técnico de Operaciones son responsables del desarrollo y aplicación adecuada del presente procedimiento.

4. PROCEDIMIENTO

Paso Responsable Descripción de Actividad1 Subgerente de

OperacionesCada trimestre coordina con el Asistente Técnico lo referente a la actualización del registro de proveedores y con el Asistente de Operaciones lo relacionado con clientes de la Empresa.

2 Asistente Técnico de Operaciones

Mantiene un registro actualizado de tres (03) proveedores como mínimo en cada rubro de servicios y suministros, con arreglo a la normatividad vigente.

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PROVEEDORES

3 Comunica y coordina con los proveedores la necesidad de sus servicios previa evaluación de la propuesta.

4 Proveedores Envían propuesta según requerimiento con las características descritas en cada una de ellas.


Recepciona, ingresa al sistema y elabora cuadros comparativos en excel en base a importes, calidad y garantía.

6 Remite al Subgerente de Operaciones cuadros elaborados para la toma adecuada de decisiones.

CLIENTES


Mantiene una cartera actualizada de clientes efectuando la diferenciación de clientes actuales y potenciales clientes que hayan mostrado interés por arrendar algún inmueble de la Empresa en forma escrita o verbal.

8 Elabora en el sistema un archivo excel y remite al Subgerente de Operaciones cuadros comparativos sobre el área disponible y potenciales clientes interesados en arrendar.


Recepciona toda la información remitida por los asistentes a su cargo y evalúa conforme al plan operativo aprobado para el logro de los objetivos y metas.

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PROCEDIMIENTO PARA LA RENOVACION Y/O SUSCRIPCION DE CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO

Cód.: PRO OPE-007


PROCEDIMIENTO PARA LA RENOVACIÓN Y/O SUSCRIPCIÓN

DE CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO 1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para la correcta elaboración y actualización de contratos de arrendamiento a través de la Subgerencia de Operaciones.

2. ALCANCE

Directorio Gerente General Subgerente de Operaciones Asistente de Operaciones Estudio jurídico contratado

3. RESPONSABILIDAD




4. PROCEDIMIENTO


OperacionesIngresa, actualiza y genera en la base de datos del sistema un reporte de contratos actuales para la Subgerencia de Operaciones.


Evalúa al cliente como preferencial o no preferencial.

¿Es Preferencial?

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No es cliente preferencial Toma en cuenta condiciones generales a favor de la Empresa y redacta contrato final en original y copia

4 Coordina firma correspondiente con cliente, luego remite el contrato al Gerente General para su firma

5 Gerente General Recepciona, revisa y aprueba contrato final, firmando en señal de aceptación y devuelve a la Subgerencia de Operaciones.


Recepciona contrato final en original y copia firmado por el Gerente General y procede a su seguimiento y control, archivando el original del documento y entregando una copia original al cliente.

7 Gerente General y Subgerente de Operaciones

Sí es cliente preferencialDetalla condiciones técnicas como período de gracia, renta variable, tiempo de reajuste a la renta, porcentajes de rentabilidad, etc.

8 Coordinan y acuerdan a través de las unidades legales de ambas partes para la redacción del proyecto de contrato.El Gerente General lo incluye en agenda para su presentación al Directorio para su aprobación o no.

9 Gerente General Presenta al Directorio proyecto de contrato para su aprobación.

10 Directorio Recibe y evalúa el proyecto de contrato.SE APRUEBA EL CONTRATO FINAL?

11 No aprueba contrato final,Devuelve al Gerente General para las correcciones y coordinaciones posteriores.

12 Gerente General Recibe y coordina con el Subgerente de Operaciones las correcciones y modificaciones en el documento, coordinando con el cliente los cambios sugeridos.

13 Directorio Sí aprueba contrato final, Devuelve proyecto de contrato al Gerente General para su trámite final.

14 Gerente General Gerente General instruye a la Subgerencia de Operaciones para la emisión de los tres ejemplares del Contrato de Arrendamiento.


Recibe proyecto de contrato autorizado por el Directorio con el V°B° del Gerente General y procede a la emisión del Contrato de Arrendamiento definitivo.Gestiona la firma del cliente, luego lo deriva al Gerente General para su firma. Una vez firmado por ambas partes archiva el original y entrega una copia del original al cliente.

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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE INDICADORES DE GESTION DE OPERACIONES

Cód.: PRO OPE-008


PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE

INDICADORES DE GESTION DE OPERACIONES 1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para la correcta elaboración de indicadores de gestión que permitan una adecuada toma de decisiones sobre los parámetros y datos proporcionados

2. ALCANCE

Gerente General Subgerencia de Operaciones Asistente de Operaciones

3. RESPONSABILIDAD




4. PROCEDIMIENTO


OperacionesRecopila información de acuerdo a lo solicitado

2 Verifica la información que debe consignar de acuerdo a su periodicidad : mensual, trimestral, semestral y anual generando los reportes correspondientes.

3 De acuerdo a los siguientes parámetros debe elaborar los siguientes cuadros en Excel:

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Comportamiento del número de metros alquilables y detalle de su variación porcentual en Lima e IquitosMovimiento de los centros de costo por cada inmueble y su variación porcentual en Lima e IquitosMovimiento de los ingresos y egresos de los inmuebles y su variación porcentual en Lima e IquitosCosto y depreciación de predios ocupados y desocupados y su variación porcentual en Lima e Iquitos

Se remite a la Subgerencia de Operaciones para su análisis


Revisa los cuadros remitidos, realiza el análisis correspondiente y propone alternativas de solución indicando los puntos fuertes, débiles, oportunidades y acciones recomendadas (FODA)

5 Realiza un informe periódico de acuerdo a los requerimientos del Gerente General y lo remite.

6 Gerente General Analiza información y previa coordinación toma la mejor alternativa para los intereses de la Empresa, coloca su VoBo en señal de aprobación y ordena su ejecución de acuerdo a los lineamientos establecidos

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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL Y CUSTODIA DE CARTAS FIANZA

Cód.: PRO OPE-009


PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL Y CUSTODIA DE

CARTAS FIANZA 1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento adecuado para el control y custodia de las cartas fianza solicitadas a los diversos inquilinos y/o proveedores que mantengan una relación comercial con la Empresa.

2. ALCANCE

Gerente General Subgerencia de Operaciones Subgerencia de Administración y Finanzas Asistente de Operaciones

3. RESPONSABILIDAD




4. PROCEDIMIENTO


OperacionesRealiza la negociación de las condiciones de la carta fianza, vigencia y monto, siguiendo instrucciones del Gerente General


Recibe la carta fianza a la firma del contrato de arrendamiento que se renueva anualmente y realiza el ingreso al sistema de la fecha de inicio y fecha de término de la carta fianza.

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3 Visualiza en el sistema la indicación 25 días antes que venza la carta fianza e indicando al cliente dicha situación para tomar las acciones del caso e información pertinente.

4 Sub Gerente de Operaciones

Realiza el envío de una carta simple 15 días antes del vencimiento de la carta fianza solicitando el compromiso de renovarla.

5 Si no la renuevan oportunamente a la fecha del término del contrato, al término de los subsiguientes 15 días se ejecuta la carta fianza si hubiese deuda pendiente.

6 De no haber deuda pendiente, realiza el envío de una carta notarial 72 horas antes del vencimiento solicitando el cumplimiento del compromiso de renovarla inmediatamente dentro de las 48 horas de la recepción de la misma, caso contrario, se da por resuelto el contrato de pleno derecho y se solicita la inmediata devolución del inmueble.

7 Gerente General y Subgerente de Operaciones

De acuerdo a sus funciones ejecutan las acciones legales con arreglo a ley en salvaguarda de los intereses de la Empresa.


Si es renovada informa de ello al Gerente General.Remite nueva carta fianza al Gerente General para su conocimiento y verificación.

9 Gerente General Verifica, da su visto bueno y devuelve la carta fianza al Subgerente de Operaciones.


Entrega la carta fianza al Asistente de Operaciones para su registro.


Realiza el ingreso al sistema de la renovación indicando la información pertinente.

12 Archiva en el file del cliente y del inmueble una copia de la carta fianza. Remite original de carta fianza al Subgerente de Administración y Finanzas para su registro y custodia.


Archiva en calidad de custodia en la caja fuerte de la Empresa o en caja de seguridad en el Banco el original de la carta fianza como documento relevante.

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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL Y CUSTODIA DE POLIZAS DE SEGURO

Cód.: PRO OPE-010


PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL Y CUSTODIA DE

POLIZAS DE SEGURO 1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento adecuado para el control y custodia de las pólizas de seguro solicitadas en salvaguarda de los intereses de la Empresa en forma integral

2. ALCANCE

Gerente General Subgerencia de Operaciones Subgerencia de Administración y Finanzas Asistente de Operaciones Secretaria

3. RESPONSABILIDAD



El Asistente de Operaciones y la Secretaria son responsables del desarrollo y aplicación adecuada del presente procedimiento.

4. PROCEDIMIENTO


Administración y Finanzas

Prepara la definición de las características técnicas, valor referencial y disponibilidad presupuestal de los seguros de la Empresa en coordinación con los usuarios

2 Gerente General Propone la conformación del Comité Especial al Directorio

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3 Directorio Aprueba conformación del Comité Especial. 4 Comité Especial Procede a la elaboración de las bases con arreglo a la

normatividad vigente

5 Directorio Aprueba bases del proceso de selección.

6 Comité Especial Procede de acuerdo con la normatividad vigente hasta consentir la Buena Pro.

7 Gerente General Firma el contrato respectivo previa presentación de documentación oficial requerida por la Empresa.

Recibe las pólizas de seguro, verifica datos y remite al Subgerente de Operaciones.


Recibe las pólizas de seguros y registra la fecha de inicio y la fecha de término de la vigencia de las pólizas de seguros contratadas.

9 Recibe las pólizas, revisa que esté conforme a las condiciones pactadas y remite copia al Asistente de Operaciones para su control y original al Subgerente de Administración y Finanzas para su archivo.


Archiva copia de las pólizas de seguros


Remite original de las pólizas de seguros a la Secretaria para su archivo.

12 Secretaria Archiva original de las pólizas de seguros

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PROCEDIMIENTO PARA EL USO, CONTROL Y RENDICION DE CUENTAS (PAGOS EN EFECTIVO Y GASTOS DE MOVILIDAD) DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA – IQUITOS

Cód.: PRO OPE-011


PROCEDIMIENTO USO, CONTROL Y RENDICIÓN DE CUENTAS

(PAGOS EN EFECTIVO Y GASTO DE MOVILIDAD ) DEL

FONDO FIJO DE CAJA CHICA - IQUITOS

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para el correcto uso, control y rendición de cuentas para pagos en efectivo y gastos de movilidad del fondo fijo de caja chica en la ciudad de Iquitos

2. ALCANCE

Subgerente de Operaciones Personal de apoyo externo – Sede Iquitos

3. RESPONSABILIDAD



El personal de apoyo externo – Sede Iquitos es responsable del desarrollo y aplicación adecuada del presente procedimiento.

4. PROCEDIMIENTO

Paso Responsable Descripción de Actividad1 Personal de

Apoyo Externo Sede - Iquitos

Al final de cada mes recepciona el reembolso por el fondo fijo de caja chica asignado a la sede de Iquitos para movilidad y/o compras de útiles, servicios, etc. Una vez que se gasta un importe menor al 70% del fondo fijo asignado, solicita su reposición realizando las gestiones telefónicamente y por correo electrónico a la Subgerencia de Operaciones en la ciudad de Lima.

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Movilidad?

2 SÏ ES MOVILIDADRealiza el gasto y consigna el monto, concepto y fecha en el formato y /o declaración jurada.

3 NO ES MOVILIDADRealiza el gasto y consigna el monto, concepto y fecha en el formato y/o declaración jurada adjuntando la documentación sustentatoria correspondiente.

4 Realiza el informe detallado de sus actividades dirigido a la Subgerencia de Operaciones.

5 Subgerencia de Operaciones

Recibe el informe de fin de mes para su evaluación y conocimiento a fin de tomar las acciones correctivas, de ser necesario, en coordinación con el Gerente General.

6 Recibe la solicitud del reembolso del fondo fijo de caja chica asignada a la sede de Iquitos y solicita al Subgerente de Administración y Finanzas su VoBo y el cheque correspondiente.

CONTINUA CON EL PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y EMISION DE CHEQUES.

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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE INFORMES DIARIOS DE ACTIVIDADES

Cód.: PRO OPE-012


PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE INFORMES

DIARIOS DE ACTIVIDADES 1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento adecuado para elaboración y actualización de informes diarios de principales actividades desarrolladas durante la supervisión técnica.

2. ALCANCE

Subgerente de Operaciones Asistente Técnico de Operaciones

3. RESPONSABILIDAD




4. PROCEDIMIENTO

Paso Responsable Descripción de Actividad


Ingresa y elabora el cronograma de principales actividades diarias a desarrollar.

2 Elabora y detalla en archivo excel y/o en el “formato de actividades”, en forma diaria, las principales actividades a desarrollar, las visitas de inspección realizadas a los clientes e inmuebles, el control de las empresas que prestan servicios de seguridad y de limpieza destacados en los inmuebles, control y conformidad de obra de los trabajos de mantenimiento y gestiones administrativas ante municipalidades y entidades de servicios públicos y privados así como las acciones desarrolladas durante su gestión.

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3 Remite la información a la Subgerencia de Operaciones para su V°B°.

4 Subgerencia de Operaciones

Recibe información y verifica

ES CONFORME?

5 NOEs conforme

Devuelve el informe al Asistente Técnico de Operaciones para su corrección y modificación.

6 SIEs conforme

Aprueba y remite al Gerente General para su conocimiento.

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PROCEDIMIENTO PARA LA INSPECCION DE INMUEBLES DE INMISA

Cód.: PRO OPE-013


PROCEDIMIENTO PARA LA INSPECCIÓN DE INMUEBLES DE

INMISA1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para la correcta ejecución de la inspección de los inmuebles de la Empresa.

2. ALCANCE

Gerente General Subgerente de Operaciones Asistente Técnico de Operaciones

3. RESPONSABILIDAD




4. PROCEDIMIENTO

Paso Responsable Descripción de Actividad1 Asistente

Técnico de Operaciones

Elabora el cronograma de inspecciones a los inmuebles dando prioridad a los que han sido notificados por la municipalidad (modificaciones en infraestructura) y remite a la Subgerencia de Operaciones.


Coordina con el Asistente Técnico de Operaciones el cronograma de inspecciones de visita a los inmuebles notificados para su posterior regularización.


Si INMISA ha sido notificada por alguna municipalidad por alguna irregularidad que recaiga en el arrendatario, visita el/los inmuebles notificados para coordinar con el/los

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arrendatario(s) la regularización correspondiente.4 Informa a la Subgerencia de Operaciones a través del correo

electrónico sobre las acciones correctivas por parte del arrendatario.


Coordina con el Gerente General la elaboración de una carta en original y copia dirigida a la municipalidad correspondiente, informando de las acciones correctivas para regularizar el trámite de la notificación en un plazo no mayor de 72 horas.

¿Arrendatario regulariza?


Sí,Informa al Gerente General sobre las acciones correctivas ante la municipalidad correspondiente y coordina su seguimiento y control con el Asistente Técnico de Operaciones.

7 No,Informa al Gerente General sobre las acciones a tomar.

8 Gerente General Coordina con la Subgerencia de Operaciones la elaboración de carta notarial notificando al cliente de la disolución del contrato dentro de los siguientes cinco (05) días hábiles.

9 Informa al Directorio sobre los motivos de la disolución del contrato de arrendamiento cuando se trata de arrendatarios preferenciales.

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PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACION DE TRABAJOS DE MANTENIMIENTO DE LOS INMUEBLES DE INMISA

Cód.: PRO OPE-014


PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE TRABAJOS DE

MANTENIMIENTO DE LOS INMUEBLES DE INMISA1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento adecuado para el correcto mantenimiento de los inmuebles de propiedad de la Empresa.

2. ALCANCE


3. RESPONSABILIDAD




4. PROCEDIMIENTO


OperacionesCoordina y elabora un cronograma de acciones con el Asistente Técnico de Operaciones para efectuar el plan de mantenimiento preventivo anual de todos los inmuebles de la Empresa.


Controla la ejecución de los trabajos de mantenimiento preventivo de los inmuebles desocupados y de las áreas comunes y da la conformidad de obra a los trabajos ejecutados.

3 Informa a través del correo electrónico a la Subgerencia de Operaciones sobre el cumplimiento de los trabajos.

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Realiza el control de los trabajos de mantenimiento en ejecución reportados por el Asistente Técnico de Operaciones.

ES CONFORME?

5 NO Es conforme

Devuelve informe para modificación y aclare del tema en mención

6 SIEs conforme

Da su aprobación e informa al Gerente General para su conocimiento y coordinación posterior.

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PROCEDIMIENTO PARA EL DESALOJO DE INQUILINOS MOROSOS

Cód.: PRO OPE-015


PROCEDIMIENTO PARA EL DESALOJO DE INQUILINOS

MOROSOS

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento adecuado para realizar en forma ordenada el desalojo de inquilinos morosos.

2. ALCANCE


3. RESPONSABILIDAD




4. PROCEDIMIENTO


Operaciones Se informa de la situación en que se encuentra el inquilino moroso y/o precario, coordinando las acciones para iniciar el desalojo.


Realiza las coordinaciones necesarias con el Especialista Judicial para el cumplimiento del mandato judicial basado en una resolución del juez.

3 Solicita a la Policía Nacional del Perú, con la copia de la resolución del juzgado, que preste el apoyo para efectuar el desalojo correspondiente.

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Coordina la contratación del personal de cargadores y cerrajeros para el lanzamiento.

Coordina con el Especialista Judicial, Policía Nacional del Perú, cargadores y cerrajero las acciones propias del lanzamiento.

4 Se procede al desalojo y lanzamiento del arrendatario moroso efectuando un descerraje de la puerta si fuere necesario, levantando el Especialista Judicial un acta del acto judicial y recepcionando una copia de la misma para el archivo.

5 Subgerente de Operaciones yAsistente Técnico de Operaciones

Recibe el inmueble desocupado de parte del Especialista Judicial y verifica mediante una inspección ocular el estado de conservación del inmueble.

6 Coordinan, de ser el caso, el almacenamiento de los objetos, muebles, enseres y otros hallados en el desalojo, para su posterior entrega con acta a su propietario al retiro por parte del arrendatario moroso previa presentación de la documentación sustentatoria.

7 Coordinan la habilitación del inmueble para ser arrendado oportunamente.


Elabora un informe en original y copia detallado al Gerente General para su conocimiento.

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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE LA DECLARACION JURADA DE AUTOVALUO DE LOS INMUEBLES DE INMISA

Cód.: PRO OPE-016


PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE LA

DECLARACION JURADA DE AUTOAVALUO DE LOS

INMUEBLES DE INMISA 1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para la correcta elaboración de la Declaración Jurada del Autovalúo de los inmuebles de la Empresa

2. ALCANCE

Subgerente de Operaciones Subgerente de Administración y Finanzas Asistente de Operaciones Asistente Técnico de Operaciones

3. RESPONSABILIDAD



El Asistente Técnico de Operaciones y el Asistente de Operaciones son responsables del desarrollo y aplicación adecuada del presente procedimiento.

4. PROCEDIMIENTO

Paso Responsable Descripción de Actividad1 Asistente Técnico

deOperaciones

Recibe la cuponera del año en ejercicio que contiene el Predio Urbano (PU) y la Hoja Resumen (HR), así como las hojas de determinación de Impuesto Predial y de la Tasa de Arbitrios de las diferentes municipalidades.

2 Verifica los datos del contribuyente en el sistema u otra modalidad de información.

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3 Verifica las Categorías Edificatorias (Valor del Predio)

4 Verifica el monto del Autovalúo a cancelar.

5 Realiza las ordenes de cheque por cada una de las municipalidades para el pago de tributos tanto predial como de arbitrios.

6 Realiza la provisión y remite al Subgerente de Operaciones


Verifica las órdenes de cheque de los tributos, da su conformidad y comunica al Subgerente de Administración y Finanzas mediante memorando.


Verifica la información y genera los cheques de gerencia correspondientes.


Realiza los pagos a través de cheques de gerencia acompañados de la Hoja de Liquidación respectiva por municipalidades.

10 Realiza la liquidación entregando los recibos cancelados concordando con los montos registrados en las órdenes de cheque y entrega al Subgerente de Operaciones.


Verifica que las órdenes de cheque coincidan con los recibos cancelados y firma en señal de conformidad.


Realiza el ingreso al sistema en el Modulo de Contabilidad (Registro de Compras)


Archiva copias de recibos cancelados para su control y entrega los originales al Subgerente de Administración y Finanzas para su control y archivo.


Ordena su contabilización al Asistente Técnico de Administración y Finanzas.

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PROCEDIMIENTO PARA DAR DE BAJA ACTIVOS – REALIZAR CONTROL Y MANTENIMIENTO EN ALMACEN

Cód.: PRO OPE-017


PROCEDIMIENTO PARA DAR DE BAJA ACTIVOS - REALIZAR

CONTROL Y MANTENIMIENTO EN ALMACEN 1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para la correcta baja de activos así como realizar su control y mantenimiento en almacén

2. ALCANCE

Directorio Gerente General Subgerente de Operaciones Subgerente de Administración y Finanzas Asistente Técnico de Operaciones Asistente Técnico de Administración y Finanzas

3. RESPONSABILIDAD



El Asistente Técnico de Operaciones y el Asistente Técnico de Administración y Finanzas son responsables del desarrollo y aplicación adecuada del presente procedimiento.

4. PROCEDIMIENTO

Paso Responsable Descripción de ActividadDAR DE BAJA

1 Usuario Solicita dar de baja un activo de la empresa a su jefe inmediato superior.

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2 Gerente General,Subgerente de Operaciones ySubgerente de Administración y Finanzas.

Realizan evaluación del activo y proceden a solicitar al Comité de Baja “ la baja del activo por obsolescencia y /o razones técnicas “

3 Comité de Baja Realiza la valorización para dar de baja del inventario y realiza la recomendación al Gerente General mediante un Acta suscrita.

4 Gerente General Verifica y acepta la recomendación del indicado Comité, firma en señal de conformidad y lo incluye en agenda del Directorio para su aprobación.

5 Directorio Acepta la baja y ordena que se actúe en conformidad a las ordenanzas y normativa vigente.


Procede conforme a las ordenanzas vigentes emanadas de organismos reguladores y ordena su almacenamiento.


Ingresa al sistema la baja según detalle y archiva file

8 Asistente Técnico deOperaciones

Realiza el internamiento en el almacén dejando los bienes aludidos en el depósito pertinente bajo la custodia del guardián previa firma del documento de recepción respectivo.

DEL CONTROL Y MANTENIMIENTO

9 Asistente Técnico deOperaciones

Realiza el control físico de inventarios de los activos dados de baja en el almacén según inventario.

10 Realiza evaluación de los activos con apoyo técnico para realizar la tasación si fuese necesario según instrucciones hasta el momento de proceder al remate y/o donación según normativa vigente.

11 Realiza informe detallado a la Subgerencia de Operaciones con copia al Gerente General.


Realiza análisis de costo / beneficio y costo/ oportunidad informando al Gerente General.

13 Sustenta su decisión de rematar, subastar o donar realizando las recomendaciones oportunamente al Gerente General.


Archiva el informe de las acciones seguidas según instrucciones.

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PROCEDIMIENTO PARA EL DEPOSITO Y CONTROL DE BIENES EMBARGADOS POR DISPOSICION JUDICIAL

Cód.: PRO OPE-018


PROCEDIMIENTO PARA EL DEPOSITO Y CONTROL DE

BIENES EMBARGADOS POR DISPOSICION JUDICIAL 1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para el depósito y control de bienes embargados por disposición judicial a favor de la Empresa.

2. ALCANCE

Subgerente de Operaciones Asistente Técnico de Operaciones Estudio jurídico contratado

3. RESPONSABILIDAD


El Subgerente de Operaciones y el estudio jurídico contratado son responsables de la ejecución, supervisión y control del procedimiento.


4. PROCEDIMIENTO

Paso Responsable Descripción de Actividad1 Subgerencia de

Operaciones y Estudio jurídico contratado

Verifica en Registros Públicos que bienes inmuebles tiene a su nombre el deudor y sus garantes informando al Gerente General.

2 Si tiene bienes inmuebles, se realiza gestiones ante el juzgado civil para realizar el embargo preventivo por un monto fijo predeterminado y se inscribe en la partida correspondiente en Registros Públicos coordinando acciones con el Gerente General.

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3 Si el deudor tuviera inscrita propiedad industrial a su nombre y/o de sus garantes realiza gestiones ante el juzgado civil para el embargo en forma nominal bajo custodia legal coordinando acciones con el Gerente General.


Realiza acuerdos extrajudiciales según instrucciones del Gerente General para garantizar el pago de una deuda con una prenda inscrita en Registros Públicos a través de escritura pública coordinando acciones con el Gerente General.

5 Si el inquilino cancela la deuda se levanta la inscripción en Registros Públicos.

6 Si el inquilino no cancela la deuda se remata por martillero y la deuda se rebaja por el monto consignado en el remate

7 Realiza gestiones ante el juzgado civil para embargar bienes, enseres y equipos para garantizar el pago del saldo de la deuda del deudor y de sus garantes.

8 Subgerente de Operaciones yAsistente Técnico de Operaciones

Si el juez ordena se realiza el embargo acompañando al Especialista Judicial mediante acta de embargo y estableciendo el lugar de deposito y el detalle de lo embargado para su internamiento en los almacenes de la Empresa quedando dichos bienes bajo la responsabilidad del custodio judicial que nombre el Juez a cargo del proceso.

9 Según inventario físico se ingresa lo internado en los almacenes de la Empresa para su mantenimiento y conservación.

10 Realizan el control físico de inventarios en el almacén según el Acta de Internamiento Judicial

11 Realizan evaluación de los activos con el apoyo técnico pertinente para su mantenimiento hasta el momento de proceder al remate y/u orden judicial pertinente

12 Realiza seguimiento en los Registros Públicos en forma periódica y según instrucciones.

13 Subgerente de Operaciones yEstudio jurídico contratado

Realizan el seguimiento legal


Archiva la documentación sustentatoria del expediente pertinente.

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PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION DE LA DECLARACION JURADA DE AUTOVALUO DE LOS INMUEBLES DE INMISA

Cód.: PRO OPE-019


PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION DE LA

DECLARACION JURADA DE AUTOVALUO DE LOS

INMUEBLES DE INMISA

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para la correcta elaboración de la actualización de la Declaración Jurada del Autovalúo de los inmuebles de la Empresa

2. ALCANCE


3. RESPONSABILIDAD




4. PROCEDIMIENTO

Paso Responsable Descripción de Actividad1 Asistente

Técnico deOperaciones

Verifica si ha habido en uno de los inmuebles alquilados una modificación de infraestructura y/o ampliación mayor a 05 Unidades Impositivas Tributarias

2 Realiza la actualización de la Declaración del Autovalúo de la propiedad a través de formatos PU (predio urbano ) y HR (hoja resumen) adquiridos en el municipio correspondiente

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3 Realiza la consignación de las áreas implementadas y de las áreas que no han sufrido modificación.

4 Realiza el levantamiento de las Categorías Edificatorias implementadas conforme a la Tabla de Valores Unitarios para la Costa emitida por el Ministerio de Transporte y Comunicaciones, Vivienda y Construcción vigente para el año correspondiente.

5 Determina a través de la Tabla de Depreciación y en base a la antigüedad del predio, el Factor de Depreciación

6 Realiza la depreciación, restando el factor de depreciación obtenido en tabla a los Valores Unitarios calculados, obteniendo finalmente el Valor Real de la Edificación.

7 Determina el valor del terreno multiplicando el Área Total del Terreno por el valor del Arancel por m2 que determina la municipalidad para el ejercicio fiscal correspondiente.

8 Determina el Valor Final del Autovalúo de la Edificación, sumando el valor de las categorías edificatorias depreciadas, el valor del terreno y el valor de otras instalaciones.


Verifica y firma en señal de conformidad el nuevo Autovalúo de la propiedad.


Realiza el ingreso a la División de Rentas de la municipalidad correspondiente para su registro.

11 Archiva los cargos para su control.

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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE PLANILLAS DE REMUNERACIONES Y BOLETAS DE PAGO / CONTROL DE ASISTENCIA

Cód.: PRO ADM-001

ADMINISTRACION - FINANZAS Fecha de Elaboración: 10/2006

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE PLANILLAS

DE REMUNERACIONES Y BOLETAS DE PAGO / CONTROL DE

ASISTENCIA1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para la elaboración, control y pago de remuneraciones, manteniendo la confidencialidad de su información.

2. ALCANCE

Gerente General Subgerente de Administración y Finanzas Asistente de Administración y Finanzas Contador externo

3. RESPONSABILIDAD


El Subgerente de Administración y Finanzas es responsable de la ejecución, supervisión y control del procedimiento.

El Asistente de Administración y Finanzas es responsable del desarrollo y aplicación adecuada del presente procedimiento.

El Contador externo verifica el cálculo de las contribuciones sociales de la planilla.

4. PROCEDIMIENTO



Recibe de la Secretaria el original del formato de Control de Asistencia e ingresa los datos de asistencia mensual de cada trabajador y lleva un control resumido diario en Excel del referido control de asistencia.

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2 Verifica en el sistema los datos individuales por cada trabajador en el mes correspondiente.

3 Define el mes a procesar, actualizando los porcentajes de AFPs y cualquier otro nuevo concepto generado.

4 Ejecuta el proceso de planilla mensual.

5 Contador externo Verifica el cálculo de las contribuciones sociales de la planilla


Genera en el sistema las boletas de pago y planilla correspondiente

7 Entrega al Subgerente de Administración y Finanzas para su conformidad y V°B°.


Recepciona y verifica documentación presentada por el Asistente de Administración y Finanzas.

¿Esta de acuerdo?

9 No,Devuelve al asistente para su verificación y corrección.

10 Si,Coloca su V°B° y solicita la firma al Gerente General en las boletas de pago del mes.

11 Gerente General Firma y devuelve al Subgerente de Administración y Finanzas.


Recibe documentación firmada y entrega al Asistente de Administración y Finanzas para su distribución y archivo correspondiente.


Recepciona documentación firmada, distribuye y archivaBoleta de pago Original - empleadoCopia - Secretaria para archivo en file personal de cada trabajadorPlanilla Original – archivo (Libro Planilla)Copia – Contabilidad (para su contabilización)

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PROCEDIMIENTO PARA EL CALCULO, CONTROL Y LIQUIDACION DE CTS

Cód.: PRO ADM-002


PROCEDIMIENTO PARA EL CÁLCULO, CONTROL Y

LIQUIDACIÓN DE CTS

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para la elaboración, control y liquidación de CTS por cada funcionario y empleado de la Empresa.

2. ALCANCE

Gerente General Subgerente de Administración y Finanzas Asistente de Administración y Finanzas

3. RESPONSABILIDAD




4. PROCEDIMIENTO



Cada fin de mes se realiza el cálculo de un dozavo de la remuneración bruta mensual y en los meses establecidos de acuerdo con la legislación laboral, se registra los importes individuales por cada trabajador y dicho cálculo se remite a contabilidad para el ingreso en el sistema (asiento contable).

2 Verifica y actualiza los datos por cada trabajador (Básico, Asignación Familiar, Gratificaciones y Alimentación Principal).

3 Efectúa y genera los cálculos de depósito semestral de CTS

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en concordancia con la legislación laboral vigente.

4 Imprime y entrega los depósitos semestrales de CTS en original y copia por trabajador al Subgerente de Administración y Finanzas para su V°B°.


Recepciona y verifica la documentación entregada por el Asistente de Administración y Finanzas.

¿Esta de acuerdo?

6 NoDevuelve al Asistente de Administración y Finanzas para su corrección.

7 SiColoca su V°B° y solicita firma del Gerente General.

8 Gerente General Firma y devuelve al Subgerente de Administración y Finanzas.


Recepciona la documentación firmada y devuelve al Asistente de Administración y Finanzas para su distribución y archivo correspondiente.


Procede a la transferencia respectiva a la cuenta de cada trabajador.

11 Recepciona la documentación firmada, distribuye y archiva.Original - EmpleadoCopia - Contabilidad2da. Copia – Secretaria para archivo en file personal de cada trabajador.

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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DEL DESCANSO FISICO Y PAGO VACACIONAL

Cód.: PRO ADM-003


PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DEL DESCANSO

FÍSICO Y PAGO VACACIONAL

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para el correcto control del descanso físico y pago vacacional del personal de la Empresa.

2. ALCANCE

Gerente General Subgerente de Operaciones Subgerente de Administración y Finanzas Asistente de Administración y Finanzas Funcionarios y empleados de la Empresa.

3. RESPONSABILIDAD




4. PROCEDIMIENTO

Paso Responsable Descripción de Actividad1 Funcionario y/o

empleadoSolicita vacaciones mediante memorando dirigido a su jefe inmediato superior con copia al Gerente General conforme al programa anual de vacaciones de la Empresa con la debida anticipación.

2 Solicita descanso médico con los documentos sustentatorios pertinentes.

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3 Subgerente de Administración y Finanzas o Subgerente de Operaciones

Coordina con el Gerente General la autorización de la salida de vacaciones y/o licencia sin goce de haber y/o descanso medico conforme a la normativa vigente del personal a su cargo, mediante autorización en el memorando correspondiente y se remite al Subgerente de Administración y Finanzas.


Ordena el cálculo de las vacaciones al Asistente de Administración y Finanzas para que efectúe el abono correspondiente antes de la salida de vacaciones, conforme a la legislación laboral vigente, previa autorización del Gerente General.


Efectúa el cálculo de vacaciones correspondiente para su abono.

6 Entrega al Subgerente de Administración y Finanzas para su verificación y remite copia a contabilidad para su registro y sustento correspondiente.

7 Efectúa el seguimiento del cumplimiento del descanso físico de acuerdo a lo autorizado para su control y actualización de datos.

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PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO, CONTROL Y COMPENSACION DE HORAS EXTRAS

Cód.: PRO ADM-004


PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO, CONTROL Y

COMPENSACION DE HORAS EXTRAS 1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento adecuado para el registro, control y compensación de horas extras del personal de la Empresa.

2. ALCANCE

Gerente General Subgerente de Operaciones Subgerente de Administración y Finanzas Asistente de Administración y Finanzas Empleados de la Empresa.

3. RESPONSABILIDAD




4. PROCEDIMIENTO

Paso Responsable Descripción de Actividad1 Empleado de la

EmpresaSolicita autorización para efectuar horas extras a su jefe inmediato superior argumentando el motivo.


Coordina con el Gerente General la autorización de las horas extras mediante correo electrónico indicando tiempo y motivo con copia al Subgerente de Administración y Finanzas.

4 Asistente de Efectúa el cómputo de horas extras del mes en base al

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control de asistencia y los correos electrónicos de autorización.


Considera para el computo de horas extras del mes, aquellas autorizadas mediante correo electrónico ya sean anteriores a la hora de entrada oficial o posteriores a la hora de salida oficial de la Empresa a fin de establecer un cronograma de compensación de dichas horas con cada trabajador previa coordinación con el mismo.

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PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE ADELANTO DE REMUNERACION Y/O VACACIONES

Cód.: PRO ADM-005

ADMINISTRACION – FINANZAS Fecha de Elaboración: 10/2006

PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE ADELANTO DE

REMUNERACIÓN Y/O VACACIONES

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para la autorización de adelanto de remuneración y/o vacaciones para los funcionarios y empleados de la Empresa.

2. ALCANCE

Gerente General Subgerente de Operaciones Subgerente de Administración y Finanzas Funcionarios y empleados de la Empresa.

3. RESPONSABILIDAD



4. PROCEDIMIENTO

Paso Responsable Descripción de Actividad1 Funcionarios o empleados

de la EmpresaElabora y presenta solicitud de adelanto de remuneración y/o vacaciones mediante memorando a su jefe inmediato superior.


Recepcionan y coordinan con el Subgerente de Administración y Finanzas la posibilidad de otorgarse dentro del marco laboral vigente y normatividad de FONAFE.


Elabora y presenta un informe al Gerente General para su aprobación y autorización.

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4 Gerente General Recepciona, revisa y evalúa la documentación.

¿Está de acuerdo?

5 NoDevuelve el informe requiriendo mayor información o denegando pedido.

6 SíAprueba y autoriza su ejecución en el memorando correspondiente devolviendo al Subgerente de Administración y Finanzas para la gestión respectiva.


Recibe la autorización del Gerente General y ordena el pago a través de la emisión del cheque o abono en cuenta y elabora un convenio con el personal solicitante en concordancia con la normativa vigente.

8 Secretaria Recepciona y entrega el pago correspondiente al personal solicitante previa firma del convenio correspondiente para su file personal adjunto al memorando debidamente autorizado.

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PROCEDIMIENTO PARA LA EJECUCION DE GASTOS DE VIAJE

Cód.: PRO ADM-006


PROCEDIMIENTO PARA LA EJECUCIÓN DE GASTOS DE

VIAJE

1. OBJETIVO

Normar la Ejecución de los Gastos de Viaje realizados por los Directores, Funcionarios y Trabajadores de INMISA en comisión de servicio.

2. ALCANCE

A los Directores, funcionarios y empleados de la Empresa.

3. BASE LEGAL

Numeral 1.6 de la Directiva de Gestión y Proceso Presupuestario de las Empresas bajo el ámbito de FONAFE aprobada mediante Acuerdo de Directorio Nº 003-2005/018-FONAFE.

4. GENERALIDADES

Independientemente de las normas generales establecidas por el FONAFE, en particular los gastos de viaje que realice el personal de INMISA se sujetará a las normas siguientes:

Sólo se podrá ejecutar gastos por viajes cuando éstos se encuentren relacionados con el cumplimiento de los fines de INMISA.

Los pasajes aéreos al interior del país que se adquieran deberán ser en clase económica.

Corresponde al Directorio de INMISA autorizar el viaje en comisión de servicio al interior del país cuando se trate de un Director o del Gerente General. Corresponde al Gerente General autorizar el viaje en comisión de servicio al interior del país de los Funcionarios y de los trabajadores de los Órganos de Línea o de Apoyo.

El personal está obligado a presentar, a más tardar a los dos (02) días útiles de haber retornado, un informe de los resultados del viaje y la rendición de gastos correspondiente. El informe será elevado a la instancia que autorizó el viaje.

La sustentación de gastos realizados por concepto de viáticos se efectuará por no menos de 80% con comprobantes de pago y no más de 20% con declaración jurada.

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Los viáticos o cualquier otra asignación de naturaleza similar, en dinero o en especie, por viajes dentro del país que perciba el comisionado por cualquier concepto, no superará la suma de S/. 220,00 (doscientos veinte y 00/100 Nuevos Soles) diarios. Para comisiones cuya duración sea menor a veinticuatro (24) horas, se otorgará el equivalente a un día de viáticos.

5. PROCEDIMIENTO

El Gerente General comunicará por escrito al Funcionario o Trabajador designado en comisión de servicio, la aprobación del viaje, la fecha de partida y de retorno. Cuando el designado en comisión de servicio sea un Director, el trámite lo gestionará el Gerente General.

El comisionado debe gestionar una Orden de Servicio, solicitando la compra del pasaje y con el visto bueno del Jefe inmediato superior, la alcanzará a la Secretaria para el trámite correspondiente. Asimismo, con una Orden de Cheque con cargo a rendir cuenta, gestionará los viáticos correspondientes.

La Secretaria gestionará ante el Subgerente de Administración y Finanzas la compra de los pasajes así como la habilitación de los fondos necesarios por concepto de viáticos.

Al retornar, el comisionado entregará a la Secretaria el pasaje y la liquidación de los gastos de viaje realizados en un plazo no mayor de dos días útiles de su fecha de retorno.

La Secretaria remitirá toda la documentación al Subgerente de Administración y Finanzas para los registros contables que correspondan.

El comisionado deberá de presentar a su jefe inmediato superior el informe sobre los resultados de la comisión en un plazo no mayor de dos días útiles de su fecha de retorno.

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PROCEDIMIENTO DE TRAMITE DOCUMENTARIO

Cód.: PRO ADM-007


PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DOCUMENTARIO

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para el correcto control y seguimiento del despacho de documentos ingresados a la Empresa.

2. ALCANCE

Gerente General Subgerente de Operaciones Subgerente de Administración y Finanzas Secretaria

3. RESPONSABILIDAD



La Secretaria es responsable del desarrollo y aplicación adecuada del presente procedimiento.

4. PROCEDIMIENTO

Paso Responsable Descripción de Actividad1 Secretaria Recepciona toda la documentación de la

Empresa para su distribución correspondiente, colocando sello con fecha y hora de recibido de la Empresa.

2 Ingresa y registra en el Módulo de Trámite Documentario todos los documentos recepcionados seleccionando según fecha y a quien va dirigido.

3 Remite la documentación a los involucrados para su atención correspondiente.

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4 Gerente General /Subgerente de Administración y Finanzas/Subgerente de Operaciones

Recepcionan documentación para su atención correspondiente.

5 Delegan y/o responden

6 Descargan por el sistema la documentación recibida.

7 Secretaria Genera reporte en Módulo de Trámite Documentario al término del mes para su seguimiento y control de atención de la documentación remitida a cada usuario.

8 Archiva cronológicamente los reportes para su control y seguimiento correspondiente.

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PROCEDIMIENTO PARA EL USO, CONTROL Y RENDICION DE CUENTAS DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA – LIMA

Cód.: PRO ADM-008


PROCEDIMIENTO PARA EL USO, CONTROL Y RENDICIÓN DE

CUENTAS DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA - LIMA1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para la correcta adquisición de bienes y/o pago de servicios con cargo a caja chica

2. ALCANCE

Gerente General Subgerente de Operaciones Subgerente de Administración y Finanzas Asistente Técnico de Administración y Finanzas Secretaria

3. RESPONSABILIDAD



La Secretaria y el Asistente Técnico de Administración y Finanzas son responsables del desarrollo y aplicación adecuada del presente procedimiento.

4. PROCEDIMIENTO

Paso Responsable Descripción de Actividad1 Secretaria Tiene asignado un Fondo Fijo de S/. 3,000.00, solo para

compras y pagos en efectivo de hasta S/. 350.00. Este fondo deberá rendirse con los gastos efectuados a menos del 70% del fondo fijo asignado.

2 El pago de los recibos y/o facturas sólo se efectuarán con el VºBº del Subgerente de Operaciones o Subgerente de Administración y Finanzas y el PAGUESE del Gerente General.

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3 Las compras que se realicen por reposición de stock como son los útiles de escritorio, artículos y suministros de cómputo, artículos de limpieza e higiene, menaje y artículos de cafetería y otros gastos no programados de la empresa se efectuarán con la aprobación del Subgerente de Administración y Finanzas.

4 Gestiona la Orden de Cheque, con el VºBº del Subgerente de Administración y Finanzas y con el PAGUESE del Gerente General para el reembolso del fondo fijo de caja chica adjuntando la documentación sustentatoria.


Verifica y ordena la emisión del cheque correspondiente

6 Secretaria Realiza el cobro del cheque y completa el fondo fijo de caja chica.


Archiva la Orden de Cheque con la documentación sustentatoria.

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PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE CHEQUES

Cód.: PRO ADM-009


PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE CHEQUES

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para la entrega de cheques por diversos conceptos.

2. ALCANCE

Subgerente de Administración y Finanzas Asistente Técnico de Administración y Finanzas Secretaria

3. RESPONSABILIDAD



La Secretaria y el Asistente Técnico de Administración y Finanzas son responsables del desarrollo y aplicación adecuada del presente procedimiento.

4. PROCEDIMIENTO

Paso Responsable Descripción de Actividad1 Secretaria Recepciona del Asistente Técnico de Administración

y Finanzas todos los cheques emitidos para entregar a los proveedores y/o usuarios.

2 Revisa que la documentación sustentatoria este completa de acuerdo a las normativas vigentes y con los cargos correspondientes.

3 Proveedor y/o Usuario Solicita el pago correspondiente de su factura o recibo de honorarios, mostrando el cargo de recibido por la Empresa

4 Secretaria Recepciona y verifica conformidad del cargo

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5 Entrega el cheque y según corresponda el documento a cancelar, solicita cancelación del mismo y coloca sello de pagado

6 Entrega los cargos cancelados al Asistente Técnico de Administración y Finanzas para el descargo en el sistema.


Recibe de la Secretaria toda la documentación cancelada.

8 Ingresa información en el sistema (Módulo de Contabilidad) para el descargo correspondiente.

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PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE DIETAS A DIRECTORES DE INMISA

Cód.: PRO ADM-010


PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE DIETA A DIRECTORES

DE INMISA

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para la adecuada gestión de solicitud de pago por dietas al Directorio.

2. ALCANCE

Gerente General Subgerente de Administración y Finanzas Secretaria

3. RESPONSABILIDAD



La Secretaria es responsable del desarrollo y aplicación adecuada del presente procedimiento.

4. PROCEDIMIENTO


1Secretaria Por cada Sesión de Directorio elabora una Orden de Cheque por el

total de dietas de los Directores.

2 Entrega la Orden de Cheque al Subgerente de Administración y Finanzas para su V°B° y luego al Gerente General para su PAGUESE

3 Gerente General

Recepciona, revisa y firma la Orden de Cheque devolviendo a secretaria para su seguimiento correspondiente.

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4 Secretaria Entrega al Subgerente de Administración y Finanzas la Orden de Cheque para su ejecución según procedimiento vigente de emisión de cheques.

PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE EMISIÓN DE CHEQUES

5 Secretaria Recepciona el cheque emitido para el pago por dietas a los Directores.

6 Elabora recibos por concepto de pago de dieta para cada Director en señal de haber recibido su pago.

Tramita internamente el V°B° y PAGUESE respectivo al recibo remitiéndolo al Subgerente de Administración y Finanzas para descargar del sistema la Orden de Cheque elaborada para el pago de las dietas.

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PROCEDIMIENTO PARA LA REVISION Y VERIFICACION DE INGRESOS DE CLIENTES

Cód.: PRO ADM-011


PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN Y VERIFICACIÓN DE

INGRESOS DE CLIENTES 1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento adecuado para la revisión y verificación de ingresos de los clientes de la Empresa según cláusula del contrato firmado.

2. ALCANCE

Gerente General Subgerente de Operaciones Subgerente de Administración y Finanzas Asistente de Administración y Finanzas Personal externo de Apoyo

3. RESPONSABILIDAD


El Subgerente de Operaciones y el Subgerente de Administración y Finanzas son responsables de la ejecución, supervisión y control del procedimiento.

El Asistente de Administración y Finanzas y el personal externo de apoyo son responsables del desarrollo y aplicación adecuada del presente procedimiento.

4. PROCEDIMIENTO


Operaciones ySubgerente de Administración y Finanzas

Coordinan el cronograma de auditoria especificando los clientes que serán auditados en el mes de Mayo y Noviembre de cada año según contrato suscrito.


Evalúa si lo realiza con personal de la Empresa y/o personal externo de apoyo con experiencia en auditoria y contabilidad previa aprobación por el Gerente General.El trabajo debe realizarse en el mes de Mayo para

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verificar el periodo de Setiembre del ano anterior a Febrero del año en curso y en el mes de Noviembre para verificar el periodo de Marzo a Agosto del año en curso.

3 Remite una carta previamente firmada por el Gerente General a cada cliente a ser auditado señalando fecha de inicio y termino previamente coordinadas, el personal y el responsable asignado y el requerimiento de documentación e información necesaria para tal fin.

4 Supervisa y coordina con el apoyo del Asistente de Administración y Finanzas las actividades de verificación para cada cliente.

5 Personal de la Empresa / Personal de apoyo externo

Efectúa las pruebas pertinentes y elabora un informe detallado de la metodología aplicada y los resultados obtenidos y lo presenta a la Subgerencia de Administración y Finanzas


Remite copia del informe al Gerente General y al Subgerente de Operaciones para su conocimiento

7 Subgerente de Operaciones ySubgerente de Administración y Finanzas

Realizan las acciones correctivas pertinentes en base al informe de los resultados de la verificación y los resultados de estas acciones son reportadas al Gerente General


Archiva el resultado de la verificación de ingresos del cliente.

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PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICION DE BIENES Y/O SERVICIOS

Cód.: PRO ADM-012


PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y/O

SERVICIOS 1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para la adquisición de bienes y/o servicios necesarios para el funcionamiento y desarrollo de la Empresa

2. ALCANCE

Gerente General Subgerente de Operaciones Subgerente de Administración y Finanzas Asistente de Administración y Finanzas Secretaria Funcionarios y empleados de la empresa

3. RESPONSABILIDAD



El Asistente de Administración y Finanzas y la Secretaria son responsables del desarrollo y aplicación adecuada del presente procedimiento.

4. PROCEDIMIENTO

Paso Responsable Descripción de Actividad1 Usuario Realiza el requerimiento de un bien y/o servicio

especificando las características y sustentando la necesidad a su jefe inmediato superior

2 Jefe Inmediato Superior

Realiza el requerimiento en el formato correspondiente debidamente firmado y visado y se lo remite al Subgerente de Administración y Finanzas.

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3 ACEPTA EL REQUERIMIENTO?


NO ACEPTADevuelve solicitud

5 SI ACEPTA Autoriza y visa el requerimiento

MONTO > AL LIMITE?

6 NOMonto es menor al limite mínimo establecido de acuerdo con la normatividad vigente a la fecha, deberá sustentar como mínimo con una cotización

7 SIMonto es mayor al limite mínimo establecido de acuerdo a la normatividad vigente a la fecha se deriva al Comité Especial correspondiente a fin de que ejecute el proceso de selección correspondiente hasta el consentimiento de la Buena Pro.


Elabora la orden de servicio y/u orden de compra y/o el contrato según el rubro

9 Verifica el rubro presupuestal que corresponde e informa al Subgerente de Administración y Finanzas

10 Realiza la entrega de la orden de servicio y/o orden de compra y/o el contrato al proveedor

11 Secretaria Si fuese un bien realiza la recepción visando el cargo y archivando el cargo respectivo

12 Usuario Da su conformidad y firma en el formato de orden de compra y/u orden de servicio o elabora un acta de conformidad de ser un contrato.


Ordena el pago y/o emisión de cheque adjuntando la conformidad del usuario.

CONTINUA CON EL PROCEDIMIENTO DE EMISION DE CHEQUE

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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE INDICADORES DE GESTION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

Cód.: PRO ADM-013


ELABORACION DE INDICADORES DE GESTION DE

ADMINISTRACION Y FINANZAS

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para la correcta elaboración de indicadores de gestión que permitan una adecuada toma de decisiones sobre los parámetros y datos proporcionados.

2. ALCANCE

Gerente General Subgerente de Administración y Finanzas Asistente de Administración y Finanzas Asistente Técnico de Administración y Finanzas

3. RESPONSABILIDAD



El Asistente de Administración y Finanzas y el Asistente Técnico de Administración y Finanzas son responsables del desarrollo y aplicación adecuada del presente procedimiento.

4. PROCEDIMIENTO

Paso Responsable Descripción de Actividad1 Asistente de Administración

y Finanzas / Asistente Técnico de Administración y Finanzas

Recopilan información.

2 Verifican la información de acuerdo a la periodicidad mensual, trimestral, semestral y anualmente de los reportes correspondientes.

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3 De acuerdo a los siguientes parámetros debe elaborar los siguientes cuadros en Excel:

Utilidad Neta y % de variación respecto al marco previsto y del mismo mes del año anterior.Nivel de Ventas y % de variación respecto al marco previsto y del mismo mes del año anterior.Rentabilidad Patrimonial y % de variación respecto al marco previsto y del mismo mes del año anterior.Presupuesto versus EjecuciónMovimiento de los ingresos y egresos de la empresa.

Se remite al Subgerente de Administración y Finanzas para su verificación y análisis.


Revisa los cuadros remitidos, realiza el análisis correspondiente y propone alternativas de solución indicando los puntos fuertes, débiles, oportunidades y acciones recomendadas (FODA)

5 Realiza un informe periódico de acuerdo a los requerimientos del Gerente General y lo remite.

6 Gerente General Analiza la información y previa coordinación toma la mejor alternativa para los intereses de la empresa, coloca su VoBo en señal de aprobación y ordena su ejecución de acuerdo a los lineamientos establecidos.

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PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y EMISION DE CHEQUES

Cód.: PRO ADM-014


PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y EMISION DE

CHEQUES 1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para la correcta solicitud y emisión de cheques para diversos pagos.

2. ALCANCE

Gerente General Subgerente de Operaciones Subgerente de Administración y Finanzas Asistente Técnico de Administración y Finanzas Asistente de Operaciones Secretaria

3. RESPONSABILIDAD



El Asistente Técnico de Administración y Finanzas, el Asistente de Operaciones y la Secretaria son responsables del desarrollo y aplicación adecuada del presente procedimiento.

4. PROCEDIMIENTO

Paso Responsable Descripción de Actividad1 Secretaria Recibe de los proveedores facturas y/o recibos por

honorarios, entre otros. 2 Ingresa al sistema en el Modulo de Tramite

Documentario y procede a registrar la obligación como pendiente.

3 Remite las facturas y/o recibos por honorarios y/o boletas y/u otro documento al Subgerente de Operaciones o Subgerente de Administración y Finanzas según corresponda para su verificación y firma

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4 Subgerente de Operaciones ySubgerente de Administración y Finanzas

Verifican que estén conformes y le colocan su V°B° en señal de aprobación de lo contrario devuelven a Secretaria para corrección o modificación del proveedor.

5 Secretaria Recibe facturas y/o recibos por honorarios y/o boletas y/u otro documento del Subgerente de Operaciones o Subgerente de Administración y Finanzas una vez que han sido verificados y firmados en señal de conformidad.

6 Realiza la entrega de file con la documentación pertinente al Asistente de Operaciones.


Realiza la provisión de gastos en el Sistema y devuelve el file a la secretaria para el tramite correspondiente

8 Secretaria Recibe el file con la documentación provisionada y entrega a la Gerencia para el tramite correspondiente

9 Gerente Verifica y coloca el PAGUESE, entrega el file a la Secretaria y esta lo remite al Asistente Técnico de Administración y Finanzas.


Emite listado de todos los pagos a efectuarse, entregándole al Subgerente de Administración y Finanzas para su aprobación y para que le indique la cuenta y banco de donde deben emitirse los cheques

11 Emite los cheques aprobados.


Verifica la emisión de cheques según el listado, firma y remite al Gerente General

13 Gerente General Verifica y firma en señal de conformidad devolviendo el file con los cheques a la Secretaria para su respectivo pago.

14 Secretaria Realiza el pago según procedimiento de entrega de cheques y se lo devuelve al Asistente Técnico de Administración y Finanzas.


Genera el voucher de egreso a caja y archiva los cargos respectivos, anexando la orden de compra o servicio y el requerimiento del usuario como sustento de la emisión de del cheque.

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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION Y CONTROL DEL REPORTE DE POSICION DE MOVIMIENTOS Y SALDOS BANCARIOS

Cód.: PRO ADM-015


PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION Y CONTROL DEL

REPORTE DE POSICION DE MOVIMIENTOS Y SALDOS

BANCARIOS 1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para la correcta elaboración y control del Reporte de Posición de Movimiento y Saldos Bancarios en forma diaria

2. ALCANCE

Subgerente de Administración y Finanzas Asistente de Administración y Finanzas

3. RESPONSABILIDAD




4. PROCEDIMIENTO



Ingresa los movimientos en cuadro en Excel.

2 Verifica los movimientos y saldos de los bancos a la fecha de proceso.

3 Realiza la actualización de dicha información en Excel del Reporte de Posición de Movimientos y Saldos Bancarios

4 Efectúa el ingreso de los cheques girados y los movimientos bancarios nuevos por cada banco, por cada cuenta y por cada

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moneda.5 Verifica que los datos ingresados sean los correctos y remite

al Subgerente de Administración y Finanzas para su revisión


Recibe la información indicada en el reporte para proceder a emitir pagos según los saldos disponibles en las cuentas de cada banco y si fuera necesario las transferencias para cubrir o habilitar fondos para pagos a proveedores, de estar conforme coloca su V°B° y lo remite al Asistente Técnico de Administración y Finanzas para la emisión de cheques.


Archiva reporte para su control y seguimiento

PROCEDIMIENTO PARA EL ARQUEO DEL Cód.: PRO ADM-016

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FONDO FIJO DE CAJA CHICAADMINISTRACION - FINANZAS Fecha de Elaboración:

10/2006

PROCEDIMIENTO PARA EL ARQUEO DEL FONDO FIJO DE

CAJA CHICA

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para el correcto arqueo, control y reposición del fondo fijo de caja chica de la Empresa

2. ALCANCE

Subgerente de Administración y Finanzas Asistente de Administración y Finanzas Secretaria

3. RESPONSABILIDAD



El Asistente de Administración y Finanzas y la Secretaria son responsables del desarrollo y aplicación adecuada del presente procedimiento.

4. PROCEDIMIENTO



Realiza una vez al mes y/o cuando estime pertinente arqueo a la Secretaria a fin de determinar que cantidad de efectivo tiene en caja en billetes y monedas, así como los documentos pendientes de reembolso.

2 Realiza en archivo Excel un cuadro resumen detallando montos, conceptos, fechas y documentación sustentatoria especificando número del comprobante de pago.

3 Imprime dos ejemplares del cuadro resumen en original y copia y remite a la Secretaria para su revisión

4 Secretaria Verifica si el arqueo está correcto, de ser así firma en señal

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de conformidad el original y el cargo lo remite al Subgerente de Administración y Finanzas.De no estar conforme lo devuelve para su corrección y/o verificación.


Verifica que la información en el formato de arqueo de caja chica este correcto, de ser así coloca su V°B° y firma en señal de conformidad y lo entrega al Asistente de Administración y Finanzas para su distribución.

De no estar conforme lo devuelve al Asistente de Administración y Finanzas para su corrección y/o verificación.


Distribuye de la siguiente manera:Original – Secretaria Copia – Archivo del Subgerente de Administración y Finanzas

5. FORMATOS A UTILIZAR

- Arqueo de Caja Chica

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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL FISICO DE LOS ACTIVOS FIJOS

Cód.: PRO ADM-017


PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL FISICO DE LOS

ACTIVOS FIJOS

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para el correcto control físico de los activos físicos de la Empresa

2. ALCANCE

Gerente General Subgerente de Administración y Finanzas Asistente Técnico de Administración y Finanzas

3. RESPONSABILIDAD



El Asistente Técnico de Administración y Finanzas es responsable del desarrollo y aplicación adecuada del presente procedimiento.

4. PROCEDIMIENTO

Paso Responsable Descripción de Actividad1 Asistente Técnico de

Administración y Finanzas y/o personal de apoyo externo

La toma de inventario de los bienes muebles de la Empresa se realiza dos veces al año, a fines del mes de junio y a fines del mes de diciembre.

2 Se tiene un listado en Excel de todos los activos que la Empresa posee, el cual se imprime para proceder a inventariar los bienes muebles.

3 Verifica los bienes con el listado, el cual se actualiza según los cambios de ubicación que hubieran sucedido, si han sido dados de baja, si hubo compras y otros cambios.

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4 Coloca placas codificadas para la identificación de los bienes muebles en la segunda toma de inventario (a fines del mes de diciembre)

5 Remite al Subgerente de Administración y Finanzas el inventario codificado.


Revisa, aprueba y remite al Gerente General para su conocimiento.

7 Gerente General Revisa y devuelve al Subgerente de Administración y Finanzas.


Recepciona y entrega al Asistente Técnico de Administración y Finanzas para su archivo.


Imprime en hojas legalizadas a fines de diciembre y archiva en el libro contable de activos fijos.

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PROCEDIMIENTO DE COBRANZA Cód.: PRO ADM-018ADMINISTRACION - FINANZAS Fecha de Elaboración:

10/2006

PROCEDIMIENTO DE COBRANZA

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para la ejecución del proceso de cobranzas de la Empresa a través del cobrador.

2. ALCANCE

Gerente General Subgerente de Administración y Finanzas Asistente de Administración y Finanzas Asistente Técnico de Administración y Finanzas Asistente de Operaciones Contador externo Cobrador

3. RESPONSABILIDAD


El Subgerente de Administración y Finanzas y el Contador externo son responsables de la ejecución, supervisión y control del procedimiento.

El Asistente de Administración y Finanzas, el Asistente de Operaciones, el Asistente Técnico de Administración y Finanzas y el Cobrador son responsables del desarrollo y aplicación adecuada del presente procedimiento.

4. PROCEDIMIENTO



Recibe el reporte de cobranza del Cobrador en Original conjuntamente con el dinero en efectivo, cheques y los documentos relacionados a dichos cobros (detracciones, retenciones, facturas, etc.) producto de la gestión diaria.

2 Ingresa dichos documentos en un formato en Excel para reportarlo al Asistente de Operaciones para su descargo y liquidación.

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3 Imprime dos copias, el original se entrega al Asistente de Operaciones y el cargo se archiva en el file correspondiente para su control.

4 Entrega el dinero en efectivo, cheques y originales de los comprobantes de detracciones y retención para su trámite respectivo.


Recibe el reporte de cobranzas y firma el cargo y devuelve la copia

6 Realiza la liquidación de cobranza en el sistema y entrega la documentación al Asistente Técnico de Administración y Finanzas para su trámite correspondiente.


Recepciona físicamente la liquidación de cobranzas con la documentación sustentatoria de Lima y/o Iquitos.

8 Verifica la información y procede a la cancelación de la liquidación de cobranza en el sistema.

9 Imprime el comprobante diario de caja ingresos, adjunta los documentos sustentatorios y lo entrega al contador externo

10 Contador externo Verifica y coloca V°B° al comprobante de ingresos y/o devuelve para su respectiva corrección.


Recepciona comprobante de diario de la liquidación para su verificación, aprobación y colocación de V°B°.

12 Gerente General Recepciona el comprobante para su verificación, aprobación y colocación de V°B°.


Archiva en correlativo de comprobante diario del mes para su control.

5. FORMATOS A UTILIZAR- Reporte de Cobranzas

- Liquidación de Caja

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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE COMPROBANTES DE EGRESOS DE CAJA

Cód.: PRO ADM-019



COMPROBANTES DE EGRESOS DE CAJA

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento adecuado para la correcta elaboración de comprobantes de egresos de caja.

2. ALCANCE

Gerente General Subgerente de Administración y Finanzas Asistente Técnico de Administración y Finanzas Contador externo

3. RESPONSABILIDAD




4. PROCEDIMIENTO



Ingresa al sistema y llena la plantilla con los datos pertinentes.

2 Ingresa a la opción Análisis en el sistema y verifica la información de la provisión de compras que ingresa al Módulo de Contabilidad.

3 Realiza la aprobación en la opción banco donde se detalla de que entidad bancaria y de que cuenta (S/. y/o US$) se está generando el pago a realizarse.

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4 Imprime comprobante de egreso y adjunta documentación sustentatoria (Comprobantes de Pago, requerimiento de servicio, cotización/copia del otorgamiento de buena pro del proceso de selección, orden de compra, orden de servicio o contrato, guía de remisión, conformidad de servicio y otros documentos pertinentes).

5 Contador externo Verifica si las cuentas están conformes. ES CONFORME?

6 NO ES CONFORMEDevuelve el comprobante de egreso de caja al Asistente Técnico de Administración y Finanzas para las modificaciones y/o correcciones del caso.

7 SÍ ES CONFORMEColoca su V°B° en señal de conformidad.

8 Asistente Técnico de Administración y Finanzas.

Si es cheque, se entrega por Secretaria previa firma del Gerente General y un Subgerente.

9 Si es transferencia, se remite para el V°B° y firma del Gerente General y un Subgerente.

10 Si es cheque de gerencia y/o cheque certificado se remite para el V°B° y firma del Gerente General y un Subgerente.

11 Si es apertura de depósito a plazo fijo se remite para el V°B° y firma del Gerente General y un Subgerente.

PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE CHEQUES 12 Asistente Técnico

de Administración y Finanzas

Archiva copia para control debidamente visada por el Contador externo, el Subgerente de Administración y Finanzas y el Gerente General.

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PROCEDIMIENTO PARA LA EMISION DE NOTAS DE DEBITO Y CREDITO

Cód.: PRO ADM-020


PROCEDIMIENTO PARA LA EMISIÓN DE NOTAS DE DEBITO Y

CREDITO1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para la correcta emisión de notas de debito y crédito.

2. ALCANCE


3. RESPONSABILIDAD




4. PROCEDIMIENTO

Paso Responsable Descripción de Actividad1 Cliente/Proveedor Se acerca a las instalaciones de la Empresa para

solicitar una nota de debito y/o crédito por devolución y/o pago por alguna gestión.

2 Asistente de Operaciones Ingresa al sistema (Módulo de Contabilidad) ingresa datos e imprime comprobante de pago de acuerdo al tipo de personería.

3 De acuerdo a la transacción y al tipo de comprobante de pago emitido procede a su cancelación y entrega al solicitante solo por concepto de alquileres y/o arrendamiento.

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Ingresa en el sistema (Módulo de Contabilidad) y efectúa la liquidación de cobranza e imprime comprobante diario.

5 Contador externo Verifica y coloca V°B°, si no fuese así devuelve para su rectificación.


Verifica y coloca V°B°

7 Gerente General Verifica y coloca V°B°


Archiva para su control.

.

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PROCEDIMIENTO PARA EL AJUSTE Y ANALISIS DE CUENTAS

Cód.: PRO ADM-021


PROCEDIMIENTO PARA EL AJUSTE Y ANALISIS DE CUENTAS

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para el correcto registro de los ajustes y análisis de cuentas.

2. ALCANCE


3. RESPONSABILIDAD




4. PROCEDIMIENTO


Administración y FinanzasIngresa al Sistema en la opción Mayor Auxiliar pendiente

2 Verifica en el Balance de Comprobación la relación de cuentas a analizar.

3 Genera reporte en Excel de dichas cuentas, las agrupa por cuenta, código auxiliar y registro

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4 Verifica si las sumatorias están conforme al Balance de Comprobación del mes a cerrar

5 Si no está correcta realiza la reclasificación o ajuste de la cuenta pertinente.

6 Imprime el reporte para sustentar el asiento que se genera en cuadro Excel y adjunta al comprobante de diario

7 Realiza el ajuste de diferencia de cambio en dólares al cierre del mes manualmente en el sistema

8 Realiza paralelamente la traducción monetaria o ajuste monetario en soles

9 Contador externo Verifica las cuentas y los ajustes, firma en señal de conformidad


Verifica el asiento contable y firma en señal de conformidad

11 Gerente General Verifica el asiento contable y firma en señal de conformidad


Archiva el comprobante de diario y los documentos sustentatorios

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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE LA CONCILIACION BANCARIA

Cód.: PRO ADM-022


PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE LA

CONCILIACIÓN BANCARIA

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para la correcta elaboración de la conciliación bancaria

2. ALCANCE

Subgerente de Administración y Finanzas Asistente Técnico de Administración y Finanzas Contador externo

3. RESPONSABILIDAD




4. PROCEDIMIENTO



Realiza la verificación del libro caja-bancos con los extractos bancarios realizando las correcciones pertinentes en el sistema.

2 Procede en el sistema a la conciliación y pone V°B° a las operaciones realizadas según estado de cuenta bancaria.

3 Ingresa a Reporte de la Conciliación a través del sistema, compara y verifica que coincida con la

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Posición de Caja/Bancos que se emite e imprime. Si no coincide se vuelve a generar nuevamente la conciliación bancaria

4 Contador externo Verifica, coloca V°B° y firma en señal de conformidad.


Verifica, coloca V°B° y firma en señal de conformidad.


Archiva en file correspondiente las conciliaciones bancarias, estados de cuentas bancarias y libro caja-bancos.

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PROCEDIMIENTO PARA EL CIERRE CONTABLE

Cód.: PRO ADM-023


PROCEDIMIENTO PARA CIERRE CONTABLE

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para la correcta elaboración del cierre contable

2. ALCANCE


3. RESPONSABILIDAD




4. PROCEDIMIENTO



Ingresa al sistema que genera el Reporte de Mayor Auxiliar Pendiente, verificando determinadas cuentas en forma mensual.

2 Observa la diferencia de Cambio y/o traducción monetaria a través del sistema generando los asientos contables.

3 Genera en el sistema los asientos de ajuste contable.

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4 Imprime reporte de Balance de Comprobación para la provisión de impuestos, ingresando el asiento en el sistema y cierra el Balance.

5 Contador externo Verifica, coloca V°B° y firma el balance de comprobación en señal de conformidad.


Genera en Excel los estados financieros básicos y los anexos para el Directorio, CONASEV, CONTADURÍA y FONAFE, según periodicidad.

7 Contador externo, Subgerente de Administración y Finanzas y Gerente General

Verifican la información financiera presentada, aprueban y firman en señal de conformidad

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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE COMPROBANTES DE DIARIO VARIOS

Cód.: PRO ADM-024



COMPROBANTES DE DIARIO VARIOS 1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento adecuado para la elaboración de Comprobantes Diario Varios.

2. ALCANCE


3. RESPONSABILIDAD




4. PROCEDIMIENTO


Administración y FinanzasRealiza las correcciones pertinentes previa coordinación con el Contador externo.

2 Ingresa al Libro Mayor según observación del Contador externo

3 Emite e imprime el comprobante de diario y adjunta documentación sustentatoria

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Verifican la información allí detallada

ES CONFORME?

5 NO es conformeDevuelven al Asistente Técnico de Administración y Finanzas para las modificaciones y correcciones del caso

6 SI es conformeColocan V°B° y firman en señal de conformidad


Archiva en forma cronológica.

.

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PROCEDIMIENTO PARA LA EMISION DE CERTIFICADOS DE RETENCION DE 4TA Y 5TA CATEGORIA

Cód.: PRO ADM-025


PROCEDIMIENTO PARA LA EMISION DE CERTIFICADOS DE

RETENCION DE 4TA Y 5TA CATEGORIA

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para la correcta elaboración de los certificados de retención de cuarta y quinta categoría

2. ALCANCE


3. RESPONSABILIDAD




4. PROCEDIMIENTO



Si es de 4ta. categoría Ingresa al Módulo de Contabilidad opción Reportes y genera la información para dicho certificado, se baja el formato a Word.

2 Verifica las cifras en el formato

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3 Si es de 5ta. categoríaIngresa información de ingresos y retenciones a la fecha del proceso por cada trabajador en formato Excel.

4 Imprime certificados

5 Contador externo Verifica y firma en señal de conformidad


Verifica y firma en señal de conformidad

7 Gerente General Verifica y firma en señal de conformidad


Archiva copias de certificados

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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE FORMATOS E INFORMES PERSUPUESTARIOS PARA CONTADURIA Y FONAFE

Cód.: PRO ADM-026


PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE FORMATOS E

INFORMES PRESUPUESTARIOS PARA CONTADURIA Y

FONAFE

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para la correcta elaboración de formatos e informes presupuestados para CONTADURIA y FONAFE

2. ALCANCE


3. RESPONSABILIDAD




4. PROCEDIMIENTO

Paso Responsable Descripción de Actividad1 Contador externo Realiza el cierre contable mensual para la emisión de

los Estados Financieros


Ingresa a los portales WEB de FONAFE y CONTADURÍA, obteniendo los formatos correspondientes del FONAFE y de la CPN para su llenado respectivo según requerimiento.

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3 Ingresa al sistema y verifica la información que debe consignar en los formatos de acuerdo a su periodicidad: mensual, trimestral y anual generando los reportes correspondientes.

4 Genera los formatos en Excel y realiza el llenado de la información para CONTADURÍA y FONAFE

5 Imprime dos juegos de formatos originales de acuerdo a la directiva vigente a la fecha.


Verifican los datos en los formatos y de estar conforme dan su V°B°.

De lo contrario devuelven para su corrección


Realiza el informe en archivo con la información de los formatos en archivo Excel y los informes de gestión remitidos por la Subgerencia de Operaciones, finalmente lo suscribe para su envío respectivo y firma.

8 Gerente General Verifica y firma en señal de conformidad el Informe de Gestión Financiera y Presupuestal, los formatos generados por el sistema FONAFE WEB y la carta, luego los remite a la secretaria para su foliación y envío vía courrier.

De lo contrario devuelve al Subgerente de Administración y Finanzas.

9 Secretaria Envía por courrier un juego de los documentos indicados, acompañados con dos cargos de las cartas.

10 Archiva los cargos de las cartas remitidas a CONTADURÍA y FONAFE, devuelve al Asistente de Administración y Finanzas el otro juego de la documentación indicada en el paso 8, adjuntando copia del cargo de recepción de la carta.


Archiva el juego de documentos entregados por la Secretaria, conjuntamente con toda la documentación sustentatoria.

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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL Y ASIGNACION DE EQUIPOS DE COMPUTO A LOS USUARIOS DE INMISA

Cód.: PRO ADM-027


PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL Y ASIGNACION DE EQUIPOS DE CÓMPUTO A LOS USUARIOS DE INMISA

1. OBJETIVO

INMISA dentro de sus principales actividades tiene como política contar con un adecuado procedimiento que permita mantener y controlar aquellos equipos de cómputo asignados a los diferentes Usuarios de la Empresa que les permita realizar sus operaciones eficazmente y atender oportunamente los requerimientos solicitados.

2. ALCANCE

Gerente General Subgerente de Operaciones Subgerente de Administración y Finanzas Usuarios Soporte Técnico

3. RESPONSABILIDAD



4. REQUISITOS

Que exista una necesidad real para la asignación de equipos de cómputo a los usuarios cuya labor así lo amerite previa evaluación.Que se cumpla con las siguientes razones:Cambio de equipo a solicitud del usuario por carga laboralCambio de equipo por reubicación de PCCambio de equipo por antigüedad (obsolescencia), estandarización, malogrado, constantes fallas, etc.La existencia autorizada por funcionarios del Área del requerimiento vía e-mail o memorando.

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5. PROCEDIMIENTO

Paso Cargo Responsable Actividad1 Usuarios Remitirá a través del Funcionario responsable del Área/Unidad,

una solicitud de requerimiento de asignación de un equipo de cómputo indicando las principales funciones a realizar por el usuario.

2 Gerente General/ /Comité de Informática

A través del personal autorizado procede a evaluar el requerimiento efectuado, teniendo en cuenta el perfil del usuario y las labores a desarrollar.

3 APRUEBA

NORemite al Funcionario Responsable del Área la conclusión efectuada de acuerdo a la evaluación del perfil laboral del usuario, así como la disponibilidad de recursos y el equipo que se le va asignar teniendo en cuenta las características y especificaciones técnicas.

4SISe informa al Funcionario Responsable del Área que de acuerdo a los recursos existentes se va a atender el requerimiento solicitado.

5 Gerente General/Comité de Informática

El requerimiento contará con el VoBo del Funcionario Responsable del Área y lo remitirá al Subgerente de Administración y Finanzas para su atención.


Una vez remitido el requerimiento de Pc’s procede a coordinar la entrega quien emitirá el Formato de Asignación con todos los datos del equipos requerido, quedándose con el Original del requerimiento para su control y archivo.

7 Una vez firmado el Formato de Asignación por el personal encargado de Sistemas procede a entregar el equipo solicitado.

8 Sistemas Personal de Soporte Técnico procede a configurar el equipo de cómputo, haciendo las pruebas correspondientes en la Sala de Cómputo del Área de Sistemas.

9 En caso se trate de un equipo de cómputo de un anterior Usuario, procederá a darle mantenimiento y hacer los cambios de piezas y/o accesorios que sean necesarios.

10 Una vez expeditivo el equipo de cómputo se procederá a instalar el mismo en la ubicación física asignada al usuario.

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11 Usuario Procede a probar el equipo y que este cuente con los requerimientos solicitados para el desarrollo de sus actividades, dando su conformidad.


Una vez entregado el equipo de cómputo, procederá a actualizar su base de datos, a fin de mantener actualizada su información.

13 Periódicamente o cuando se le solicite remitirá la información actualizada del total de equipos operativos, su ubicación dentro de la empresa, usuario, especificaciones y/o características técnicas.

14 Procede a efectuar las bajas de activos fijos teniendo en cuenta los procedimientos de control y registro contable respectivo

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PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE COMPUTO

Cód.: PRO ADM-028


PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE CÓMPUTO

1. OBJETIVO

INMISA dentro de sus principales actividades tiene como política contar con un adecuado procedimiento que permita mantener adecuadamente aquellos equipos de cómputo asignados a los diferentes usuarios.

2. ALCANCE

Gerente General Subgerente de Operaciones Subgerente de Administración y Finanzas Usuarios Soporte Técnico

3. RESPONSABILIDAD



4. PROCEDIMIENTO

Paso Cargo Responsable Actividad

1 Usuario De acuerdo a las necesidades que presenten los equipos de cómputo asignados por Sistemas, podrán contactar con el personal encargado del el servicio de mantenimiento de los equipos existentes.

2 Este requerimiento se efectuará previa coordinación con el Subgerente de Administración y Finanzas.

3 Gerente General / Comité de Informática

A través del procedimiento de contratación de servicios se contratara dicho servicio.

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4 El contrato deberá indicar todas las acciones y puntos a los que se compromete el Tercero (Locador de Sistemas) y atender las necesidades que se presenten mediante la firma de la hoja de servicio respectiva por cada ocurrencia.

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