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TIP EXCEL Nº 007: Elaboración de formato de kardex valorado de existencias

En este TIP vamos desarrollar los formatos y fórmulas para configurar un kardex o tarjeta valorada de control de mercaderías. Con este fin vamos a suponer datos relacionados a una compañía comercializadora de artefactos electrodomésticos que utiliza el método de valuación de existencias promedio. A continuación el detalle de los datos de la empresa, el producto que comercializa y las operaciones supuestas. Enunciado 1.- Datos de la empresa, periodo y producto: Razón Social : Comercial Córdova S.A. Periodo de operaciones : Mes de enero del 2006 Producto : Lavadoras Marca Automatic Código : M001 Unidad de Medida : Unidades Color : Blanco 2.- Datos de las operaciones del periodo: Saldo inicial al 01/01/06 : 15 unidades a 150.00 U.M. cada una Compra del 03/01/06 : 10 unidades a 155.00 U.M. cada una Ventas del 04/01/06 : 5 unidades Ventas del 06/01/06 : 2 unidades Ventas del 09/01/06 : 10 unidades Compra del 11/01/06 : 10 unidades a 160 U.M. cada una Ventas del 12/01/06 : 6 unidades Ventas del 16/01/06 : 7 unidades Compra del 19/01/06 : 15 unidades a 162 U.M. cada una Ventas del 23/01/06 : 8 unidades Ventas del 26/01/06 : 4 unidades Ventas del 30/01/06 : 2 unidades Solución Primer Paso: Hacer el formateado general de la hoja. 1.- Colocamos el nombre de la compañía en la parte superior izquierda y luego colocamos el título del formato, los datos generales del

producto y los encabezados de las columnas del formato:

2.- Procedemos a realizar el formateo general de la hoja para que tenga una presentación adecuada.

2.1- El título: KARDEX VALORADO lo centramos entre las columnas A y J. Para ello seleccionamos las celdas desde A3 hasta J3 y

luego hacemos clic en el botón Combinar y Centrar de la barra de formato.

Tema : Formato de Kardex de mercaderías Objetivo del TIP : Dar a conocer una propuesta de fórmulas y formatos para un

kardex o tarjeta de control de existencias valorada utilizando el método de valuación de existencias promedio móvil.

¿Qué encontrará en este TIP? : - Formateo de celdas de textos, numéricas y fechas - Formateo de bordes exterior e inferior. - Fórmulas para determinar costos totales y costo promedio. - Funciones: redondear y si (condicional)

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Como resultado tendremos lo siguiente:

2.2.- A continuación vamos a realizar un formateo similar con los encabezados ENTRADAS, SALIDAS y SALDO del cuadro. Seleccionar desde D7 hasta E7 Clic en el botón Combinar y Centrar Seleccionar desde F7 hasta G7 Clic en el botón Combinar y Centrar Seleccionar desde H7 hasta J7 Clic en el botón Combinar y Centrar

Como resultado debe quedar de la siguiente manera:

2.3.- Ahora vamos a modificar los anchos de columna para adecuarlos a la información que va a ir en cada una de ellas. Para ello nos ubicamos en medio de la letra de cada columna y la siguiente (por defecto las columnas de Excel vienen con ancho de 10.71) y arrastramos hacia la derecha o izquierda y soltamos. La columna descripción le vamos a poner ancho 14.00

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Las otras columnas que van a ser modificadas en su ancho son las siguientes: Las columnas D8, F8 y H8 le vamos a poner ancho 6.00

2.4.- Obsérvese que el contenido de la celda G6 ha quedado muy pegado a la celda I6. Entonces vamos a mover el contenido de las celdas G5 y G6 a las celdas F5 y f6. Para ello seleccionamos G5 y G6 pulsamos el botón cortar o CTRL-X y luego nos ubicamos en F5 y pulsamos el botón pegar o CTRL-V.

2.5.- A continuación vamos a dar formato a la columna de fecha. Seleccionamos desde A9 hasta A24. Luego vamos al Menú Formato/Celdas

y elegimos la categoría Fecha y el tipo 14/03/01:

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Aceptar 2.6.- Ahora vamos a dar formato a las columnas Costo Unitario y C.U. En ambos casos deseamos que nos salgan con 6 decimales

y con separador de miles. Entonces seleccionamos primero desde la celda C9 hasta C24 y luego, sin borrar la selección anterior y pulsando la tecla Ctrl, con el Mouse seleccionamos desde I9 hasta I24.

Luego vamos al menú Formato/Celdas y elegimos la categoría Número:

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Aceptar

2.7.- Ahora vamos a dar formato a las columnas de Valor. En este caso deseamos que nos salgan con 2 decimales y con separador de miles. Entonces seleccionamos primero desde la celda E9 hasta E24, luego, pulsando la tecla Ctrl con el Mouse seleccionamos desde G9 hasta G24 y finalmente de la misma forma seleccionamos desde J9 hasta J24.

Luego vamos al menú Formato/Celdas y elegimos la categoría Número:

2.8.- A continuación vamos a colocar los bordes necesarios a las celdas para que el formato quede presentable. Para ello seleccionamos desde A7 hasta A26 luego, pulsando la tecla Ctrl y con el Mouse, desde B7 hasta B27, con el mismo

procedimiento seleccionamos desde C7 hasta C26, desde D8 hasta D26, desde E8 hasta E26, desde F8 hasta F26, desde G8 hasta G26, desde H8 hasta H26, desde I8 hasta I26, desde J8 hasta J26, la celda D7, la celda F7 y la celda H7.

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Luego pulsamos el botón bordes externos:

y el resultado será el siguiente:

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2.9.- Ahora vamos a colocar la línea inferior que nos falta desde A8 hasta J8. Seleccionamos ese rango y elegimos borde inferior

en el botón correspondiente.

y con esto la apariencia de nuestra hoja estaría terminada.

Segundo Paso: Crear las fórmulas antes del ingreso de las operaciones del mes.

En la celda C9 vamos colocar una fórmula en la que sólo si la celda B9=”Venta” jale el C.U. anterior (en este caso I8), caso contrario que quede en blanco para colocarle el costo unitario manualmente (en caso sea el saldo inicial o una compra).

Luego copiamos el contenido de la celda C9 al rango desde la celda C10 hasta C24. Lo podemos hacer estando ubicados en C9 y colocando el puntero del Mouse en el extremo inferior derecho de la celda donde el puntero se convierte en + y arrastramos manteniendo pulsado el clic izquierdo hasta celda 24 y soltamos:

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Aparentemente no hay nada pero si nos ubicamos en cualquiera de las celdas veremos que la barra de fórmulas nos muestra la que corresponde a cada celda.

A continuación creamos la fórmula para el valor de las ENTRADAS utilizando la función redondear (es necesario aclarar que no es lo mismo que el formato ya dado a la celda de 2 decimales, ya que este último sólo es visual) y la función SI para que no nos aparezca error en caso el valor de C9 sea “ “ (espacio en blanco):

Luego seguimos el mismo procedimiento anterior para copiar la celda E9 a las celdas desde E10 hasta E24.

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Luego creamos la fórmula para el valor de las SALIDAS utilizando la función redondear y la función SI para que no nos aparezca error en caso el valor de C9 sea “ “ (espacio en blanco):

Luego seguimos el mismo procedimiento anterior para copiar la celda G9 a las celdas desde G10 hasta G24.

Luego creamos la fórmula para la cant. del SALDO utilizando la función SI para que en caso se trate del Saldo Inicial jale la cantidad de la celda D9 y en caso contrario calcule el saldo actual.

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El resultado da una Valor no reconocido en Excel, debe aparecer #####. No nos preocupamos porque cuando le ingresemos datos se arreglará esto. Luego copiamos esta fórmula siguiendo el procedimiento descrito anteriormente a las celdas H10 hasta H24.

Luego creamos la fórmula para el C.U. del SALDO utilizando la función SI para que en caso se trate del Saldo Inicial jale el costo unitario de la celda C9, en caso sea una compra calcule el costo promedio y en caso sea una venta jale el costo unitario de la celda C9. Para esto vamos a utilizar la función SI anidada (dos veces) y la función redondear para el cálculo del costo promedio.

A continuación creamos la fórmula para el Valor del SALDO utilizando la función SI para que en caso se trate del Saldo Inicial multiplique H9*I9 y en caso contrario determine el saldo actual en base al saldo anterior y sumando el valor de las entradas y restando el valor de las salidas.

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El resultado que nos va a dar es #¡VALOR! (valor desconocido) pero no nos preocupamos ya que cuando ingresemos datos desaparecerá este error.

Ahora copiamos a las filas siguientes hasta la 24 las tres fórmulas de H9 hasta J9. Para ello seleccionamos esas tres celdas y nos ubicamos en el extremo inferior derecho de la celda J9 y arrastamos hasta la fila 24 y soltamos.

Tercer Paso: Ingreso de operaciones y obtención de resultados de las fórmulas ingresadas.

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Modelo para elaboración del Kardex de Mercancías en un sistema de inventarioPermanente y con método de valuación promedio ponderado

La norma contenida en el artículo 129 del decreto 2649 de 1993 exige que los entes económicos que tengan entre sus activos los demoninamos "inventarios de mercancías para la venta", deban llevar entonces un registro auxiliar en el que se vayan incluyendo unos detalles mínimos de tales inventariospara cada tipo de mercancía distinta con la que cuenten.

En el lenguaje común, ese registro auxiliar se conoce con el nombre de "Kardex" y puede ser generado por los propios software de contabilidadsi es que cuenten con modulo especial para el control de los inventarios. En caso contrario, habría que diligenciarlo en forma manual o con la ayudade hojas electrónicas.

En la plantilla que se muestra a continuación se suministra un modelo de cómo podría ser diligenciado un Kardex para una empresa que esté valuandosus inventarios de mercancías para la venta con un sistema de inventario permanente y con el método promedio ponderado. La principal ayuda que ofrece esta plantilla es la de efectuar en forma automática los calculos de la sección "Salida" en el registro de cada tipo de mercancía, al igual que en la sección final de "consolidación de datos del mes" (calculos que están resaltados en color amarillo) . Todos los demás datos se tienen que introducir manualmente.

Empresa: EJEMPLO S.A.Registros auxiliares para el Inventario de Mercancías para la ventaMes: Agosto de 2008

Descripción del producto Zapatos hombre Referencia: 98766

Fecha Documento Detalle Cantidad Unidad de Valor unitario Costo total Cantidad Unidad Valor unitario Total Cantidad Valor unitario Costo totalsoporte de la operación Medida de compras de Medida de compras costo mercancia de compras

o de las o de las vendida o de las devoluciones devoluciones Y/o retirada devolucionesen ventas en ventas

en compras

Saldo al inicio del mes… - 1 de Agosto de 2008 Fac 4845 Compra a La X Ltda 200 Pares 45.000 9.000.000 0 200 Pares 45.000 9.000.000 3 de Agosto de 2008 Fac 4847 Compra a La X Ltda 400 Pares 46.000 18.400.000 - 0 600 Pares 45.667 27.400.000 10 de Agosto de 2008 Fac 0001 Ventas a clientes 150 pares 45.667 6.850.000 450 Pares 45.667 20.550.000 15 de Agosto de 2008 Nota cre.001 Devolucion en compra 20 Pares 45.000 900.000 430 Pares 45.698 19.650.000 17 de Agosto de 2008 Nota debito 001 Devolucion en venta 10 Pares 45.667 456.670 - 440 Pares 45.697 20.106.670

Totales Mes: 27.856.670 7.750.000

Descripción del producto Zapatos MujerReferencia: 98767

Fecha Documento Detalle Cantidad Valor unitario Costo total Cantidad Valor unitario Total Cantidad Valor unitario Costo totalsoporte de la operación de compras de compras costo mercancia de compras

o de las o de las vendida o de las devoluciones devoluciones Y/o retirada devoluciones

Saldo

Entradas Salidas Saldo

Entradas Salidas

devoluciones devoluciones Y/o retirada devolucionesen ventas en compras en ventas

Saldo al inicio del mes… 01 de Agosto de 2008 Fac 4845 Compra a La X Ltda 180 Pares 43.000 7.740.000 0 180 43.000 7.740.000 3 de Agosto de 2008 Fac 4847 Compra a La X Ltda 300 Pares 40.000 12.000.000 - 0 480 41.125 19.740.000 10 de Agosto de 2008 Fac 0001 Ventas a clientes 40 Pares 41.125 1.645.000 440 41.125 18.095.000 15 de Agosto de 2008 Nota cre.001 Devolucion en compra 5 Pares 43.000 215.000 435 41.103 17.880.000 17 de Agosto de 2008 Nota debito 001 Devolucion en venta 7 Pares 41.125 287.875 - 442 41.104 18.167.875

Totales Mes: 20.027.875 1.860.000

Descripción del producto Zapatos NiñoReferencia: 98768

Fecha Documento Detalle Cantidad Valor unitario Costo total Cantidad Valor unitario Total Cantidad Valor unitario Costo totalsoporte de la operación de compras de compras costo mercancia de compras

o de las o de las vendida o de las devoluciones devoluciones Y/o retirada devolucionesen ventas en compras en ventas

Saldo al inicio del mes… 01 de Agosto de 2008 Fac 4845 Compra a La X Ltda 180 Pares 18.000 3.240.000 0 180 18.000 3.240.000 3 de Agosto de 2008 Fac 4847 Compra a La X Ltda 300 Pares 20.000 6.000.000 - 0 480 19.250 9.240.000 10 de Agosto de 2008 Fac 0001 Ventas a clientes 150 Pares 19.250 2.887.500 330 19.250 6.352.500 15 de Agosto de 2008 Nota cre.001 Devolucion en compra 20 Pares 18.000 360.000 310 19.331 5.992.500 17 de Agosto de 2008 Nota debito 001 Devolucion en venta 10 PAres 19.250 192.500 - 320 19.328 6.185.000

Totales Mes: 9.432.500 3.247.500

Entradas Salidas Saldo

Consolidación del Mes: Agosto de 2008Producto Referencia Saldo inicial Debitos Creidtos Saldo finalZapatos hombre 98766 0 27.856.670 7.750.000 20.106.670Zapatos Mujer 98767 0 20.027.875 1.860.000 18.167.875Zapatos Niño 98768 0 9.432.500 3.247.500 6.185.000

Totales 0 57.317.045 12.857.500 44.459.545

Fecha:

Feb de 2010

Versión: 1.0

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Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

GUIA PARA MEJORAR LA TARJETA DE CONTROL DE EXISTENCIAS VALORADA O KARDEX A

TRAVÉS DE UNA HOJA DE CÁLCULO

1. IDENTIFICACION

Fichas: 801149, 801153, 801156, 801157, 801160, 801161, 801164, 801165, 801168, 801176, 801180

Fecha: 26–Febrero–2010

Regional: Distrito Capital

Centro de formación: Centro de Servicios Financieros

Programa de Formación: CONTABILIDAD, FINANZAS E IMPUESTOS

Módulo de Formación: ASESORIA INFORMATICA: Ing. Rodrigo Aranda Fernández – [email protected]

Unidad de Aprendizaje: Mejorando la tarjeta de control de existencias valorada o kardex a través de una hoja de cálculo

Duración en horas: Cinco (5) horas

Modalidad(es) de formación: B-learning

1. OBJETIVOS

General: Gestionar el manejo de mercancías mediante el desarrollo de un formato electrónico en Excel. Específicos: 1. Configurar la hoja de cálculo para crear una tarjeta de control de mercancías o kardex 2. Usar las formulas predeterminadas en Excel para determinar costos totales y costo

promedio. 3. Usar funciones redondear y si condicional para precisar el contenido de la tarjeta

kardex

2. PLANTEAMIENTO DE LAS ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE 1. Comunicar la definición, objetivos, justificación y proceso para el uso y aplicación de

las funciones, fórmulas y opciones de formato en Excel 2007 : Tutorial multimedia online sobre Excel 2007 <http://www.aulaclic.es/word2007/t_10_1.htm> (Consultado 26/02/2010) Documento sobre uso de formulas y funciones en Excel http://informaticacsf.files.wordpress.com/2010/02/unit41.pdf> (Consultado 26/02/2010)

2. Conocer el contenido de la tarjeta Kárdex utilizando el método de valuación de existencias promedio método específico a través de un ejemplo.Ejemplo_kardex.pdf

Fecha:

Feb de 2010

Versión: 1.0

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3. Taller práctico: Aprender haciendo. En el documento Modelo elaboración Kárdex se presenta la estructura de una tarjeta Kardex con el método de valuación promedio ponderado. 1. Cada GAES desarrollará la actividad de elaboración de una tarjeta Kardex teniendo

en cuenta el método que mejor dominen. 2. Crear la tarjeta 3. Aplicar formato de presentación (texto, bordes, etc) 4. Aplicar el formato funcional usando fórmulas y funciones 5. Verificar y garantizar con l@s aprendices, el cumplimiento de la norma según la

tarjeta elaborada 6. Preparar para imprimir

Asesor: Orientación de procesos de formación sobre: - Uso de formulas y funciones en Excel - Opciones de formato.

Aprendiz: Cada GAES según sus saberes previos elabora la tarjeta kardex. Ajustar el formato de la tarjeta usando formulas y funciones 4. EVALUACION

Se diligenciará un caso proporcionado por el docente técnico y se corroborará el resultado con lista de chequeo. 5. AMBIENTES DE APRENDIZAJE, MEDIOS Y RECURSOS DIDACTICOS Centro de formación Ambientes de formación MEDIOS Guía, instrumentos de evaluación RECURSOS Computadores, Videobean 6. GLOSARIO Formula Función Kárdex

Fecha:

Feb de 2010

Versión: 1.0

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7. BIBLIOGRAFIA

• Contabilidad básica. Manuel Lazo. 2001. (Versión digital) • Curso interactivo de Excel 2007 http://www.aulaclic.es/excel2007/index.htm>

(Consultada 26-02-2010) • Guía de uso de funciones en Excel 2007.

http://informaticacsf.files.wordpress.com/2010/02/unit41.pdf (Consultada 26-02-2010)

• Formato de kardex de mercadería. www.redcontable.com/dc/tips_excel/tipex007/ (Consultada 26-02-2010)

• Descripción, usos y métodos Kadex http://www.aplicacionesempresariales.com/kardex-sistemas-de-almacenamiento-y-control-de-inventarios.html (Consultada 26-02-2010)

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