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Padrón de Trabajadores Capacitados

Sistema de Registro de la Capacitación Empresarial

Guía para efectuar la carga masiva de información

Dirección General de Capacitación

Guía para la carga masiva de información en el Sistema de Registro de la Capacitación Empresarial Centros de Trabajo

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Contenido:

Introducción ....................................................................................................................... 3

1. Carga masiva de datos de trabajadores ..................................................................... 4

1.1. Obtener la plantilla ............................................................................................... 4

1.2. Incorporar archivo .............................................................................................. 16

1.3. Validación de datos del archivo ......................................................................... 17

2. Carga masiva de datos de Cursos de capacitación .................................................. 20

2.1. Obtener plantilla ................................................................................................ 20



3. Carga masiva de la Relación Cursos – Trabajadores ............................................... 31

3.1. Obtener plantilla ................................................................................................ 31



4. Puntos por verificar al generar archivos TXT ............................................................ 39

4.1. Guardar la plantilla Excel ................................................................................... 39

4.2. Llenado de datos en la plantilla Excel ................................................................ 39

4.3. Generación del archivo TXT .............................................................................. 40

4.4. Guardar el archivo TXT ..................................................................................... 41

5. Códigos de error al validar los archivos .................................................................... 42


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Introducción

La incorporación de datos al sistema por medio de carga masiva, se puede realizar a

través de archivos con formato TXT, bajo una estructura definida y el uso de claves de

catálogos para proporcionar la información.

Al igual que la captura uno a uno, la información se debe incorporar en tres bloques:

Trabajadores, Cursos y Relación Cursos-Trabajadores, utilizando tres tipos de archivos

que se cargan al Sistema desde los menús correspondientes.

El tiempo que tarda el Sistema en procesar la información aumenta en función del

número de registros, por lo que se recomienda que los archivos contengan un máximo

de 10,000 registros. Si la Lista corresponde a más trabajadores, puede incorporarlos en

varios archivos.

Obtenga los catálogos y las plantillas para preparar los archivos TXT que incorporará al

Sistema, en las pantallas correspondientes a Carga masiva.


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1. Carga masiva de datos de trabajadores

1.1. Obtener la plantilla

Una vez que ha creado o seleccionado una lista, acceda al menú superior

Trabajadores y dé clic en la funcionalidad del menú lateral Carga masiva.

Seleccione con un clic la funcionalidad Obtener plantilla.

Existen dos tipos de plantillas que podrá obtener del sistema:

a) Plantilla en formato TXT, que le muestra los datos y separadores por utilizar

al crear el archivo.

b) Plantilla en formato Excel en la que podrá incorporar los datos y después

copiar la información al formato TXT.

Para la incorporación de datos de los trabajadores, el sistema identifica tres tipos de

registro:

Tipo de registro 1 .- Datos del trabajador

Tipo de registro 2 .- Datos de certificación en competencias laborales

Tipo de registro 3 .- Total de líneas del archivo (registro de control)


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El tipo de registro 1 corresponde a los datos de los trabajadores y debe contener

los siguientes campos:

Campo Descripción Tipo Longitud máxima

Obligatorio

Tipo de registro

Número para que el sistema identifique el tipo de registro que se está incorporando.

Numérico 1 Sí

Consecutivo o identificador del empleado en la empresa

Número o clave con el que la empresa identifica al trabajador.

Alfanumérico 16 Sí

Clave de establecimiento

Establecimiento registrado en la STPS al que pertenece el trabajador.

La clave puede consultarla en la pantalla de Obtener la plantilla para generar el archivo de carga masiva.

Numérico 7 Sí

Nombre Nombre(s) del trabajador.


Primer apellido Primer apellido del trabajador.


Segundo apellido Segundo apellido del trabajador.

Alfanumérico 50 No

CURP Clave Única de Registro de Población del trabajador.


Número de afiliación al IMSS

Número de afiliación al IMSS del trabajador.

Alfanumérico 11 No


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Obligatorio

Clave de Discapacidad

En su caso, discapacidad del trabajador.

Consultar el catálogo para obtener la clave.

Numérico 1 No

Clave del Estado Civil

Estado civil del trabajador.


Numérico 1 No

Número de hijos dependientes económicos

Número de hijos que dependen económicamente del trabajador.

Numérico 2 No

Clave de la Entidad Federativa de residencia

Entidad federativa en la que reside el trabajador.


Numérico 2 Sí

Clave del Municipio o Delegación de residencia

Municipio o delegación en el cual reside el trabajador.


Numérico 3 Sí

Clave de la Ocupación

Ocupación específica del trabajador.




7


Obligatorio

Clave del Nivel máximo de estudios terminados

Nivel máximo de estudios terminados del trabajador.


Numérico 2 Sí

Clave del Documento probatorio

Documento probatorio del nivel máximo de estudios terminados del trabajador.


Numérico 1 Sí, en caso de que el nivel máximo de estudios terminados sea diferente de Ninguno.

Año de emisión del documento

Año en el que se emitió el documento probatorio de estudios terminados.

En formato aaaa, Ej. 1998.

Numérico 4 No

Clave de Tipo de institución educativa

Tipo de institución educativa en la que realizó sus estudios el trabajador.


Numérico 1 No

Nombre del estudio o carrera

Nombre del estudio o carrera del trabajador

Alfanumérico 150 Sí en caso de que el nivel máximo de estudios terminados sea carrera técnica, licenciatura, especialidad, maestría o doctorado.


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Para obtener el archivo con los catálogos dé clic en la palabra aquí del primer párrafo

de instrucciones. El Sistema le dará acceso a un archivo en Excel con los catálogos.

Para obtener la clave de los establecimientos dé clic en la palabra aquí del párrafo:

“La clave de los establecimientos del centro de trabajo puede obtenerla aquí:”

Obtendrá un archivo en formato Excel con las claves de los establecimientos

registrados en la STPS.


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Al copiar la clave del establecimiento a la plantilla, asegúrese de que no tenga

espacios antes o después del número.

El tipo de registro 2 se utiliza para los datos de certificación de competencias

laborales de los trabajadores. La incorporación de esta información es opcional,

pero si la proporciona, todos los campos son obligatorios. El archivo debe contener



Obligatorio

Tipo de registro

Número para que el sistema identifique el tipo de registro que se está incorporando

Numérico 1 Sí

CURP Clave única de registro de población del trabajador


Clave de la Norma

Clave de la norma de competencia laboral en la que está certificado el trabajador.



Fecha de emisión del certificado

Fecha en la que se emitió el certificado en formato dd/mm/aaaa


El tipo de registro 3 corresponde al registro de control de datos de

trabajadores y se utiliza para asegurar que todo el archivo se incorporó completo,

al incluir el número de registros --o de líneas--.

El registro debe contener los siguientes campos:


Obligatorio

Tipo de registro Número para que el sistema identifique el

Numérico 1 Sí


10

tipo de registro que se está incorporando.

Para datos de trabajadores corresponde al 3.

Total de líneas del archivo

Número total de líneas que contiene el archivo

Numérico 1 Sí

a) Plantilla TXT

Oprima el botón Obtener Plantilla TXT.

El sistema abrirá el archivo que contiene la estructura de los datos a incorporar:


11

Sustituya la descripción con los datos reales, sin cambiar los separadores de los

datos | (pipe). Con la misma estructura incorpore los datos de los trabajadores.

La última línea del archivo debe indicar el número de registros o de líneas que

contiene éste.

b) Plantilla Excel

Oprima el botón Obtener Plantilla Excel.

El sistema abrirá el archivo que contiene los campos para incorporar los datos en

Excel; la última columna contiene la fórmula para transcribirlos a formato TXT:

Para los datos del trabajador elija la pestaña Tipo de registro 1.


12

Incorpore los datos del trabajador en cada celda, asegurándose de:

Incluir todos los datos que son obligatorios.

En los datos que se proporcionan mediante claves, éstas correspondan a

las que se especifican en los catálogos.

Respetar la estructura de los datos (tipo de dato y longitud).

Seleccione y copie todas las filas de la columna Copiar a un archivo de texto.

Pegue la información en un archivo de texto.


13

Para incorporar los datos de certificación en competencias laborales dé clic en la

pestaña Tipo de registro 2.

Incorpore los datos en cada celda.


14

Es muy importante verificar que las celdas fecha de emisión del certificado estén

en formato de texto, ya que si están en formato de fecha no se podrán copiar

correctamente al formato TXT:

Seleccione y copie en el mismo archivo TXT todas las filas de la columna Copiar

a un archivo de texto.

Verifique que el formato de la celda esté definido como Texto

Si el formato de la celda está definido como fecha lo transcribe con un valor numérico

El formato de celda definido

como texto lo transcribe

correctamente

Formato de celda

definido como fecha

Formato de celda

definido como texto


15

Cuente el número de registros (o líneas) que contiene el archivo y capture el tipo

de registro 3, el pipe (|) y el número.

Guarde el archivo en su computadora en una carpeta destinada para este fin, o en

alguna que ubique fácilmente.


16

1.2. Incorporar archivo

Seleccione del menú lateral la opción Cargar archivo.

Oprima el botón Examinar, ubique la carpeta donde guardó el archivo y elija el

archivo TXT que fue creado.

Marque el botón Aceptar.


17

Espere unos minutos mientras el sistema carga el archivo.

1.3. Validación de datos del archivo

Una vez que el sistema cargó el archivo, se mostrará la pantalla de Validación de

datos del archivo, con un tablero indicando el total de registros, los registros correctos

y los registros incorrectos.

Para consultar los datos que se incorporaron correctamente, dé clic en el icono

Obtener archivo de la fila Registros correctos (incorporados).

El sistema presenta un archivo en Excel:


18

Para consultar los datos que fueron rechazados por formato erróneo, dé clic en el

icono Obtener archivo de la fila Registros incorrectos (rechazados).

El sistema presenta un archivo en Excel en el que se indica el motivo del rechazo

y el dato erróneo:

Puede incorporar otro archivo oprimiendo el botón Incorporar otro archivo.

Repita los pasos descritos anteriormente para cargar el archivo.


19

Para terminar el proceso de incorporación, marque el botón Terminar, el sistema

mostrará el mensaje de proceso exitoso.

Dé clic en el botón Aceptar.


20

2. Carga masiva de datos de Cursos de capacitación

2.1. Obtener plantilla

Una vez que ha creado o seleccionado una lista, acceda al menú superior Cursos y

dé clic en la funcionalidad del menú lateral Carga masiva.



a) Plantilla en formato TXT, que podrá incorporar directamente al sistema.



Para la incorporación de datos de los cursos, el sistema identifica dos tipos de

registro:

Tipo de registro 1 .- Datos del curso



21

El tipo de registro 1 mediante el cual se incorporan los datos del curso debe

contener los siguientes campos:


Obligatorio

Tipo de registro

Número para que el sistema identifique el tipo de registro que se está incorporando.

Numérico 1 Sí

Consecutivo del

curso

Número consecutivo asignado al curso.

Numérico 3 Sí

Plan y programa Número de folio del plan y programas DC-2.


Año Año al que corresponde el plan y programas

En formato aaaa.

Numérico 4 Sí

Clave de establecimiento

Establecimiento registrado en la STPS al que pertenece el curso.

Numérico 7 Sí

Nombre del curso Nombre del curso. Alfanumérico 150 Sí

Clave del Área

temática

Área temática a la que corresponde el curso

Consultar el catálogo para obtener la clave

Alfanumérico 4 Sí

Duración Duración del curso en horas

Numérico 4 Sí

Fecha de inicio Fecha en la que inició el curso en formato dd/mm/aaaa


Fecha de término Fecha en la que terminó el curso en formato dd/mm/aaaa


Clave del Tipo de

agente

capacitador

Tipo de agente capacitador


Numérico 1 Sí


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Obligatorio

Registro STPS del

agente

capacitador

Número de Registro del agente capacitador, en caso de ser externo.

El número de registro corresponde al RFC seguido de la clave de tipo de agente sin guiones ni espacios.

Ejemplos: AAAA111171AB10005

AAA111285TL40013

Alfanumérico 17 Sí en caso

de haber

elegido tipo

de agente

capacitador

externo

Clave de la

Modalidad

capacitación

Modalidad de la capacitación


Numérico 1 Sí

Clave del Objetivo

de la capacitación

Objetivo de la capacitación


Numérico 1 Sí

El tipo de registro 2 corresponde al registro de control de datos de los cursos,

que se utiliza para asegurar que el archivo se haya incorporado completo, y debe

contener los siguientes campos:


Obligatorio

Tipo de registro


Numérico 1 Sí


Número total de líneas que contiene el archivo

Numérico 1 Sí

a) Plantilla TXT



23




La última línea del archivo debe indicar el número de registros que contiene este.

b) Plantilla Excel



24



Incorpore los datos del curso en cada celda.

Es muy importante verificar que las celdas fecha de inicio y fecha de término estén

en formato de texto, ya que si están en formato de fecha no se podrán copiar

correctamente al formato TXT:


25


Si el formato de la celda está definido como fecha lo transcribe como valor numérico

El formato de celda definido

como texto lo transcribe

correctamente

Formato de celda

definido como fecha

Formato de celda

definido como texto

Verifique que el formato de la celda esté definido como Texto


26





27








28




Una vez que el sistema cargó el archivo, se mostrará la pantalla de Cursos de

capacitación incorporados en el archivo, en la que se muestra un tablero indicando

el total de cursos incorporados, los registros correctos y los registros incorrectos.


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Obtener archivo de la fila Registros correctos (incorporados).

El sistema presenta un archivo en Excel:


icono Obtener archivo de la fila Registros incorrectos (rechazados).

El sistema presenta un archivo en Excel en el que se indica el motivo del rechazo

y el dato erróneo:


30



Para terminar el proceso de incorporación, marque el botón Terminar, el sistema

mostrará la pantalla general de Cursos de capacitación.


31

3. Carga masiva de la Relación Cursos – Trabajadores

3.1. Obtener plantilla

Una vez que ha incorporado los datos de los trabajadores y de los cursos, acceda al

menú superior Relacionar Cursos – Trabajadores y dé clic en la funcionalidad del

menú lateral Carga masiva.



a) Plantilla en formato TXT, con la estructura de datos que podrá incorporar al

sistema.



Para la incorporación de datos de los cursos, el sistema identifica dos tipos de

registro:

Tipo de registro 1 .- Datos de la relación cursos - trabajadores


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El tipo de registro 1 corresponde a la relación curso-trabajador y debe contener



Obligatorio

Tipo de registro


Numérico 1 Sí

Consecutivo del curso

Número consecutivo asignado al curso

Numérico 3 Sí

CURP Clave única de registro de población del trabajador


El tipo de registro 2 corresponde al registro de control de la relación curso-

trabajador y debe contener los siguientes campos:


Obligatorio

Tipo de registro

Número para que el sistema identifique el tipo de registro que

se está incorporando

Numérico 1 Sí


Número total de líneas que contiene

el archivo Numérico 1 Sí

a) Plantilla TXT



33




La última línea del archivo debe indicar el número de registros que contiene este.

b) Plantilla Excel



34



Incorpore los datos en cada celda.



35





36








37




Una vez que el sistema cargó el archivo, se mostrará la pantalla de Relación

Cursos – Trabajadores incorporados en el archivo, la que se muestra un tablero

indicando el total de Cursos – Trabajadores, los registros correctos y los registros

incorrectos.


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Obtener archivo de la fila Registros correctos (incorporados). El sistema

presentará un archivo en Excel:


icono Obtener archivo de la fila Registros incorrectos (rechazados). El sistema

presenta un archivo en Excel en el que se indica el motivo del rechazo:


39



Para terminar el proceso de incorporación, marque el botón Terminar.

4. Puntos por verificar al generar archivos TXT

Para que los archivos TXT generados se incorporen correctamente al Sistema, verifique

con cuidado los siguientes puntos:

4.1. Guardar la plantilla Excel

a) Después de obtener la plantilla en Excel, guarde el archivo en su

computadora utilizando la opción ―Guardar como‖ e indicando como tipo

―Libro Excel‖ que corresponda a la versión con la que cuente.

b) Guarde los archivos en una carpeta generada para este fin que ubique

fácilmente.

c) Al guardar utilice nombres que le indiquen o recuerden el contenido del

archivo.

d) Guarde con frecuencia los datos que vaya capturando para que de existir

alguna falla de energía eléctrica o presentarse algún problema en Excel, no

pierda la información.

4.2. Llenado de datos en la plantilla Excel

a) Incluya todos los datos que son obligatorios. (En las plantillas en Excel

aparecen señalizados con un asterisco los datos opcionales).


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b) Incluya sólo claves especificadas en los catálogos, en los datos que se

especifican como ―Clave de…‖ en el título de la columna.

c) Verifique que la estructura de los datos sea correcta (tipo de dato y

longitud).

d) En el caso de archivos de datos de trabajadores, cuando incluya registros

de tipo 2 (certificaciones cuando el trabajador tiene más de una), incluya

antes el registro de tipo 1 con los datos del trabajador, debido a que el

sistema valida secuencialmente fila por fila, y de no estar los datos del

trabajador, no los podrá incorporar.

e) Verifique que todas las fechas estén en formato de texto, ya que si están en

formato de fecha no se transforman correctamente para el archivo TXT.

Para ello, en la columna por copiar al TXT revise que las fechas estén en

formato dd/mm/aaaa. De ser un número distinto, utilice la funcionalidad de

Excel para modificar el formato de las celdas a texto.

4.3. Generación del archivo TXT

a) Después de pegar los datos que copió desde el archivo Excel, incluya al

final el Tipo de registro de control que corresponda con el número total de

líneas.

Archivo de datos de trabajadores: 3

Archivo de datos de cursos: 2

Archivo de relación cursos - trabajadores: 2

Para contabilizar fácilmente el número de registros o de filas, puede seguir

el siguiente procedimiento:

En el Bloc de Notas dé clic en el menú Ver y habilite con un clic Barra de

estado.

Ubique el cursor en la última línea que contenga datos.


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En la barra de estado, que aparece al final de la pantalla, revise el número

de líneas.

Capture el Tipo de registro de control, el pipe (|) y el número de líneas.

4.4. Guardar el archivo TXT

a) Después de copiar los datos e incluir el Tipo de registro de control guarde

el archivo en su computadora, con lo cual tomará el nombre que le asigne y

la extensión TXT.

b) Guarde los archivos en una carpeta generada para este fin que ubique

fácilmente.

c) Al guardar utilice nombres que le indiquen o recuerden el contenido del

archivo.

d) En el archivo de datos de trabajadores, si después de copiar datos de

trabajadores, incluye registros adicionales de datos de certificación, no

olvide actualizar el Tipo de registro de control con el número final de líneas,

y guardar el archivo nuevamente.

CURSOR EN LA ÚLTIMA LÍNEA


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5. Códigos de error al validar los archivos

Cuando se incorpora información y el sistema rechaza uno o más registros. En cada uno

de ellos se especifica el motivo.

Los códigos de error utilizados son los siguientes:

Clave Descripción Motivo del error

A1

Número incorrecto de registros El número de registros (líneas) del archivo

no coincide con el especificado en el

registro de control.

Verifique que el registro de control,

contenga el número de líneas previas a

éste, que contiene el archivo.

Ejemplo: Si incorporó datos de 10

trabajadores, el registro de control (en este

caso 3) debe decir 10:

3|10

A2

Falta el registro de control No se incluyó en el archivo el registro de

control. El registro de control corresponde

a:

3 Datos de los trabajadores

2 Datos de los cursos

2 Datos de relación cursos-trabajador.

B1

Estructura incorrecta del

registro

La estructura de datos –orden de los

datos—no corresponde al especificado en

las plantillas o no cuenta con la clave del

establecimiento.

B2

Tipo de registro incorrecto El número del tipo de registro no existe o

no corresponde a la estructura de datos

que contiene.

B4 Error de aplicación al procesar

registro

No se pudo procesar el registro por un

problema en la aplicación. Verifique la


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Clave Descripción Motivo del error

estructura del registro.

C1 Falta campo obligatorio Falta el dato obligatorio que se especifica.

C2

Número de establecimiento

incorrecto

La clave del establecimiento no

corresponde. Al copiar la clave verifique

que no tenga espacios antes o después del

número.

C4 Primer apellido incorrecto El Primer apellido es incorrecto.

C8 Nombre incorrecto El Nombre es incorrecto.

C16

CURP no válida La CURP no está conformada

correctamente o el dígito verificador de la

clave no corresponde.

C32 IMSS incorrecto El número de afiliación del IMSS del

trabajador no es correcto.

C64

Tipo de dato incorrecto Cuando el dato no está conforme se

requiere, por ejemplo cuando una fecha

no está en el formato dd/mm/aaaa.

C128 Longitud excede especificación Cuando el dato contiene más caracteres

que el número especificado.

C256 Valor inexistente en catálogo La clave no corresponde a una del

catálogo.

C384

No se puede procesar la línea

por falta de datos del trabajador

Cuando se incorpora un registro de Tipo 2

(Datos de certificación) y/o Tipo 3 (Datos

del curso), con datos un trabajador (CURP)

que no se ha incorporado previamente al

sistema.

C512

El trabajador ya tiene

incorporada la Norma

Cuando el sistema reconoce que el

trabajador ya cuenta con la Norma que se

le está asignando, mediante el registro

Tipo 2 (Datos de certificación), con el fin de

no repetirla.

C512 Valor consecutivo repetido Ya existe un curso incorporado

previamente con el mismo consecutivo.

C512 La fecha de inicio debe ser

menor a la fecha de término

Cuando la fecha de inicio del curso es

mayor a la fecha de término.

C1024 La fecha no puede ser posterior

a la de captura

La fecha es mayor a la del día que se está

incorporando el archivo.


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En el archivo de registros erróneos, además de la clave y descripción del error, se le

indica el dato en el cual se presentó el problema:

Ejemplos:

C256 Valor inexistente en catálogo (Clave ocupación). Significa que la clave de ocupación

no existe.

C128 Longitud excede especificación (IMSS). Significa que el Número de afiliación al

IMSS excede los 11 caracteres.

C1 Falta campo obligatorio (CURP). Indica que no se incluyó la CURP del trabajador.

B2 Falta el registro de control. Indica que no se incluyó en el archivo el registro de control.

(3 en Datos de los trabajadores, 2 en Datos de los cursos y 2 en Datos de relación cursos-

trabajador).

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