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Ejecucin de Actividades deCertificacin

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Elaborado por: Angela Espinoza Lpez 08-02-2011

Revisado por: Edmundo Castro Jimnez 15-3-2011

Aprobado por: Edmundo Castro Jimnez15-3-2011

Descripcin de cambio Aprobado Responsable

Cambio de versin de 01 a 02 producto de la auditora interna Edmundo Castro Jimnez Angela Espinoza

Se realiz la modificacin en el punto 3.Definiciones la palabracarbono por GEI y en lugar de y/o por sus.

Edmundo Castro Jimnez Angela Espinoza

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1. OBJETIVOEstablecer los lineamientos de planificacin y desarrollo de las actividades de certificacin que serealizan a nuestros clientes, con el fin de verificar el cumplimiento y la eficacia de sus Sistemas deGestin o validar o verificar el inventario Gases Efecto Invernadero (GEI), como proyectos dereduccin y remocin.

2. ALCANCEEste procedimiento se aplica a todas las actividades de certificacin desarrolladas por la UnidadCarbono Neutro (UCN-EARTH).

3. DEFINICIONES

Actividades de Certificacin: Auditoras de sistemas de gestin, validaciones/verificaciones deinventarios de emisiones de GEI y sus proyectos de reduccin y remocin.

Usuario Previsto: Individuo u organizacin definido por quienes informan de lo relacionado con losGEI, como aquel que utiliza dicha informacin para la toma de decisiones.

SGC: Sistema de Gestin de la Calidad.

UCN-EARTH: Unidad de Carbono Neutro de EARTH.

Para fines de este documento se utilizan las definiciones dadas en la Norma INTE/ISO 9000 Sistemasde gestin de la calidad. Fundamentos y vocabulario (E-1).

4. DOCUMENTOS RELACIONADOS4.1.Documentos Internos

F-07: Plan para actividades de certificacin in situ.

F-08 Informe

F-13 Revisin de la solicitud

P-02 Calificacin y seleccin de personal segn competencias para realizar actividades de certificacin

P-04 Proceso de Actividades de Certificacin

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4.2.Documentos Externos

E-01 Norma INTE-ISO 9000:2005. Sistemas de gestin de la calidad. Fundamentos y vocabulario

E-02 INTE -ISO 19011Directrices para la auditoria de los sistemas de gestin de calidad y/o ambiental

E-03 INTE-ISO 14064-1 Gases Efecto Invernadero Parte 1: Especificacin con orientacin, a nivel delas organizaciones, para la cuantificacin y el informe de las reducciones y remociones de GEI

E-04 INTE-ISO 14064-2 Gases Efecto Invernadero Parte 2: Especificacin con orientacin a nivel de

proyecto, para la cuantificacin, el seguimiento, y el informe de la reduccin de emisiones o elaumento de remociones de GEI.

E-05 INTE-ISO 14064-3 Gases Efecto Invernadero Parte 3: Especificacin con orientacin a lavalidacin y verificacin de las declaraciones sobre GEI.

E-06 INTE-ISO 14001 Sistemas de Gestin Ambiental

E-08 INTE-ISO 9001 Sistemas de Gestin de Calidad - Requisitos

E-12 INTE-ISO 14065 Requisitos para los organismos que realizan la validacin y la verificacin de losgases de efecto invernadero.

E-14 INTE-ISO-IEC 17021:2011 Evaluacin de la conformidad Requisitos para los organismos querealizan la auditora y la certificacin de sistemas de gestin.

5. RESPONSABILIDADESLas responsabilidades se detallan en cada actividad mencionada en este documento.

La simbologa utilizada para designar a los responsables es la siguiente:

Coordinacin UCN-EARTH: [CU]Gestora de Calidad UCN-EARTH: [GC]

6. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD6.1.Designacin del Equipo Evaluador

El equipo evaluador est compuesto por funcionarios de UCN-EARTH y personal externo contratadopara una actividad especfica. Se selecciona al equipo, considerando su independencia, la inexistenciade conflictos de inters, la evaluacin de competencias segn los criterios definidos en elprocedimiento Calificacin y seleccin de personal segn competencias para realizar actividades de

certificacin y sus caractersticas de liderazgo.

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El tamao del equipo va a estar definido por el alcance y los objetivos de la actividad de certificacin,el nivel de aseguramiento, los criterios, la importancia relativa de la actividad y por los recursosfinancieros y humanos disponibles [GC] y [CU].

Si por motivos de fuerza mayor un AVV no puede estar en la actividad de certificacin, se puedenombrar a un sustituto, conforme a los criterios de seleccin establecidos, previa notificacin yaceptacin por parte del cliente. Si el equipo estuviese formado por ms de dos AVV, las actividades yfunciones del AVV ausente pueden ser redistribuidas entre el equipo certificador.

6.2.Actividades previas a la realizacin de actividad de certificacin in situ.El objetivo de la actividad de certificacin, el alcance, nivel de aseguramiento, la importancia relativade los errores y los criterios, son definidos por mutuo acuerdo entre el cliente y la UCN-EARTH.Cualquier cambio en estos aspectos, debe ser acordado por las mismas partes.

6.2.1. ObjetivosLos objetivos definen lo que se pretende lograr con la actividad de certificacin, como por ejemplo: ladeterminacin del grado de conformidad del Sistema de Gestin de la Informacin sobre los GEI conlos requisitos de la normas, la verificacin del inventario de GEI, proyectos de reduccin y remocinsegn la normas INTE/ISO 14064-1 e INTE/ISO 14064-2.

6.2.2. AlcanceEl alcance de la actividad de certificacin describe su extensin y lmites, tales como la ubicacin, loslmites de la organizacin o los escenarios del proyecto de GEI y sus escenarios de la lnea base,infraestructura fsica, actividades, tecnologas, procesos de la organizacin o del proyecto, fuentes,sumideros , reservorios, tipos de GEI y perodos de tiempo.

6.2.3. Nivel de aseguramiento Al inicio de un proceso de validacin/verificacin relacionado con una declaracin de GEI de unproyecto o una organizacin se establecen el nivel de aseguramiento buscado por el cliente, teniendo

en cuenta las necesidades del usuario previsto. El nivel de aseguramiento determina el grado relativode confianza que requiere el VV para llegar a una conclusin. No se puede conseguir unaseguramiento absoluto debido a factores tales como el uso de juicios, el uso de ensayos, laslimitaciones inherentes del control y la naturaleza de algunos tipos de evidencia. El VV evala laevidencia recopilada y expresa una conclusin en el informe.

En general hay dos niveles de aseguramiento: Compromisos con aseguramiento razonable ycompromisos con aseguramiento limitado. Para un nivel de aseguramiento razonable el VVproporciona un nivel razonable pero no absoluto, acerca de que la declaracin de GEI de la parteresponsable es sustancialmente correcta. Un aseguramiento de nivel limitado se distingue de un nivelde aseguramiento razonable en que hay menos nfasis en el ensayo detallado de los datos de

informacin GEI proporcionados para apoyar la declaracin de GEI. Para un aseguramiento de nivel

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limitado es esencial que el VV no haga creer al usuario previsto que se est proporcionando un nivelde aseguramiento razonable.

6.2.4. Importancia Relativa de los errores

El objetivo de una validacin/verificacin de la informacin sobre los GEI, es permitir que la UCN-EARTH exprese una opinin de conformidad y declaracin sobre los GEI de la organizacin proyecto

se ha preparado, en todos lo aspecto de importancia relativa de los errores, de acuerdo con laintencin de los programas de GEI de la Estrategia Nacional del Cambio Climtico.

La evaluacin de que es relativamente importante es cuestin de juicio profesional. El concepto deimportancia relativa de los errores reconoce que algunos temas, bien sea de forma individual oagregados, son importantes si la declaracin sobre los GEI de la parte responsable se ha depresentar de manera imparcial se considera que una discrepancia o la suma de todas las discrepanciasen una declaracin de GEI es sustancia si, en le contexto de las circunstancia que la rodea existe laprobabilidad de que la decisin de una persona que se base en una declaracin de GEI y que tienesuna conocimiento razonable del negocio y de las actividades de GEI (usuario previsto), seamodificada o influenciada por dicha discrepancias o suma de discrepancias.

La importancia relativa aceptable la determina el VV tomando como base el nivel se aseguramientoacordado, un nivel mayor de aseguramiento acordado generalmente implica una menos importanciarelativa de los errores.

6.2.5. CriteriosLos criterios de la actividad de certificacin son una referencia frente a la cual se determina laconformidad, puede incluir las polticas, procedimientos, requisitos o normas.

6.2.6. Viabilidad de la Actividad de certificacinUna vez establecidos los objetivos, el alcance, los criterios, nivel de aseguramiento y la importancia

relativa de los errores segn corresponda, se considera si se cuenta con la informacin suficiente yapropiada para planificar la actividad de certificacin, con el tiempo y los recursos adecuados y siexiste la cooperacin y disponibilidad del cliente. Si al evaluar estos aspectos se considera viable larealizacin de la actividad de certificacin, se contina con el proceso, de lo contrario se deberaposponer su ejecucin hasta llegar a un acuerdo con cliente.

6.2.7. Revisin de la DocumentacinLe corresponde al cliente, entregar al UCN-EARTH las copias del Manual de calidad del inventariode GEI, y de cualquier otro documento o registro que sea necesario para la realizacin de la actividadde certificacin, dentro del perodo establecido en el Proceso de actividades de certificacin.

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La UCN-EARTH traslada la informacin al equipo evaluador, aprobado por la organizacin cliente paraque realice la revisin de la misma y proceda a preparar el plan para actividades de certificacin insitu, el cual debe de estar listo dentro de un plazo establecido en el procedimiento Proceso deactividades de certificacin.

El equipo evaluador debe revisar previo a la realizacin de la actividad de certificacin in situ, ladocumentacin pertinente para determinar la conformidad de la organizacin, segn ladocumentacin, con los criterios de la actividad de certificacin y llenar el formulario Hallazgos deactividad de certificacin en caso necesario.

6.2.8.

Elaboracin del Plan para la ejecucin de la Actividad de Certificacinin situ

El plan para la ejecucin de la actividad de certificacin in situcontempla una descripcin detallada delas actividades que se van a desarrollar segn los objetivos, alcance y criterios de la actividad decertificacin. En caso de las actividades relacionadas con GEI tambin debe de incluir un plan demuestreo.

El Lder de Equipo (LE) en coordinacin con los otros AVV, deben elaborar el Plan para Actividadesde certificacin acorde con el programa elaborado para el cliente Para facilitar la elaboracin yplanificacin del mismo, se cuenta con el formulario deRevisin de la solicitud.

Cuando se considere necesario que el equipo realice las actividades de seguimiento a los hallazgos de

No Conformidad, stas deben quedar indicadas en el formulario de Informe.Para la asignacin de reas o actividades, el LE debe considerar la necesidad de independencia ycompetencia de los AVV, el uso eficaz de los recursos, as como las funciones y las responsabilidadesde los AVV.

El plan para actividades de certificacin debe ser lo suficientemente flexible para permitir cambios, talcomo modificaciones del alcance, cronograma y asignacin de tareas, entre otros.

Posteriormente, cada miembro del equipo debe revisar toda la informacin pertinente que le ha sidoasignada y preparar los documentos de trabajo que sean necesarios como referencia y registro deldesarrollo de la actividad de certificacin. Tales documentos de trabajo pueden ser listas de

verificacin y registros para observaciones, evidencias y hallazgos.

Todos estos documentos de trabajo incluyendo los registros, deben conservarse, al menos, hasta quefinalice la actividad de certificacin. Los documentos con informacin confidencial deben sercustodiados por los miembros del equipo y entregados a la UCN-EARTH una vez finalizada la actividadde certificacin.

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6.3.Actividades durante la realizacin de actividad de certificacin in situ.6.3.1. Reunin de apertura

El equipo se debe reunir con todos los funcionarios que estn involucrados en la actividad decertificacin, incluyendo a la alta direccin y a los miembros que la misma designe.

El propsito de esta reunin de apertura es que l LE presente un resumen de cmo se van a llevar acabo las actividades de certificacin, cules son los canales de comunicacin y por ltimo, atender las

preguntas de los auditados.

La duracin de esta actividad se maneja a discrecin por parte del LE, quien es el coordinador generalde la actividad de certificacin.

6.3.2. Realizacin de la actividad in situDespus de realizada la reunin de apertura y de acuerdo con lo programado, los AVVs se dirigen alas reas designadas y aplican las herramientas que cada uno ha elaborado. El cumplimiento o nocumplimiento con los lineamientos del sistema o inventario, se establece a partir de entrevistas,revisin documental y observacin directa de las actividades.

6.3.2.1. Generacin de HallazgosLos hallazgos pueden indicar tanto conformidad, como no conformidad o pueden identificar unaoportunidad de mejora y deben anotarse como tales en el F-08 Informe. Solo la informacin que esverificable puede constituir evidencia de la actividad de certificacin.

En el caso de los inventarios de GEI, para generar los hallazgos se debe de realizar la evaluacin delsistema de informacin sobre los GEI y sus controles, sus datos y la informacin de los GEI.

6.3.2.2. Comunicacin durante la actividad de certificacinLos miembros del equipo deben comunicarse para intercambiar informacin, evaluar el progreso de la

actividad de certificacin y reasignar las tareas cuando sea necesario. De la misma manera, el LE,debe comunicar a la persona designada por el cliente, segn quede establecido, el progreso de laactividad de certificacin o cualquier inquietud al respecto.

Cuando las evidencias disponibles indican que los objetivos no son alcanzables, el LE debe informarlopara determinar las acciones apropiadas a seguir. Estas acciones pueden ser la modificacin del plan,de los objetivos, del alcance o bien la finalizacin de la actividad de certificacin.

6.3.2.3. Preparacin de las conclusionesEl equipo debe reunirse antes de la reunin de cierre para formular las conclusiones y las actividadesde seguimiento de la actividad de certificacin.

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6.3.3. Realizacin de la reunin de cierre

Una vez finalizada la actividad in situse realiza la reunin de cierre con la presencia del equipo, de laalta direccin de la organizacin y de los miembros que esta designe. Esta reunin es presidida por elLE.

En la reunin de cierre se deben presentar los hallazgos y conclusiones de la actividad de certificacin,

as como tambin las recomendaciones para la mejora. Todas las observaciones deben quedarplasmadas en el informe de actividad.

Cualquier opinin divergente relativa a los hallazgos de la actividad in situ a las conclusiones entre elequipo y el auditado deberan discutirse y, si es posible resolverse. Si no resolvieran las dos opinionesdebe registrarse en el formulario de Informe.

6.4.Actividades luego de la realizacin de actividad de certificacin in situ.6.4.1. Preparacin del Informe

Con base en los hallazgos de No Conformidad, los hallazgos de conformidad y las oportunidades de

mejora, el LE elabora el F-08 Informe. Cuando el LE lo considere necesario, puede solicitar lacolaboracin de los AVV.

Este informe debe ser preciso, conciso y claro. El LE lo debe entregar a la UCN-EARTH ocho dasdespus de la reunin de cierre. Si no fuera posible entregar el informe en este plazo, el LE debecomunicarlo a la UCN-EARTH y acordar una nueva fecha de entrega.

En el informe deben aparecer las firmas de aprobacin por parte de la organizacin y el LE.

6.4.2. Actividades de seguimiento

Cuando las conclusiones de la actividad de certificacin conllevan a acciones correctivas, preventivas onecesidades de mejora, el auditado debe establecer un tiempo para emprender e implementar estasacciones. Las acciones propuestas por el cliente sern evaluadas y aprobadas por la UCN-EARTH ydeterminar la necesidad de una actividad de certificacin para los hallazgos.

7. ANEXOSNo aplica