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8/3/2019 P-03 Ejecucin de actividades de Validacin-Verificacin

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Ejecucin de Actividades deValidacin y/o Verificacin

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Elaborado por: Angela Espinoza Lpez 08-02-2011

Revisado por: Edmundo Castro Jimnez 15-3-2011

Aprobado por: Edmundo Castro Jimnez15-3-2011

Descripcin de cambio Aprobado Responsable

Cambio de versin de 01 a 02 producto de la auditora interna Edmundo Castro Jimnez Angela Espinoza

Se realiz la modificacin en el punto 3.Definiciones la palabracarbono por GEI y en lugar de y/o por sus.

Edmundo Castro Jimnez Angela Espinoza

Se cambio la palabra certificacin por validacin y o verificacin,cambio de versin de 02 a 03.

Edmundo Castro Jimnez Edmundo Castro Jimnez


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1. OBJETIVOEstablecer los lineamientos de planificacin y desarrollo de las actividades de validacin y/overificacin que se realizan a nuestros clientes, con el fin de verificar el cumplimiento y la eficacia desus Sistemas de Gestin o validar o verificar el inventario Gases Efecto Invernadero (GEI), comoproyectos de reduccin y remocin.

2. ALCANCEEste procedimiento se aplica a todas las actividades de validacin y/o verificacin desarrolladas por laUnidad Carbono Neutro (UCN-EARTH).

3. DEFINICIONES

Actividades de Validacin y/o verificacin: Auditoras de sistemas de gestin,validaciones/verificaciones de inventarios de emisiones de GEI y sus proyectos de reduccin yremocin.

Usuario Previsto: Individuo u organizacin definido por quienes informan de lo relacionado con los

GEI, como aquel que utiliza dicha informacin para la toma de decisiones.

SGC: Sistema de Gestin de la Calidad.

UCN-EARTH: Unidad de Carbono Neutro de EARTH.

Para fines de este documento se utilizan las definiciones dadas en la Norma INTE/ISO 9000 Sistemasde gestin de la calidad. Fundamentos y vocabulario (E-1).

4. DOCUMENTOS RELACIONADOS

4.1.Documentos Internos

F-07: Plan para actividades de validacin y/o verificacin in situ.

F-08 Informe

F-13 Revisin de la solicitud

P-02 Calificacin y seleccin de personal segn competencias para realizar actividades de validaciny/o verificacin

P-04 Proceso de Actividades de Validacin y/o verificacin


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4.2.Documentos Externos

E-01 Norma INTE-ISO 9000:2005. Sistemas de gestin de la calidad. Fundamentos y vocabulario

E-02 INTE -ISO 19011Directrices para la auditoria de los sistemas de gestin de calidad y/o ambiental

E-03 INTE-ISO 14064-1 Gases Efecto Invernadero Parte 1: Especificacin con orientacin, a nivel delas organizaciones, para la cuantificacin y el informe de las reducciones y remociones de GEI

E-04 INTE-ISO 14064-2 Gases Efecto Invernadero Parte 2: Especificacin con orientacin a nivel deproyecto, para la cuantificacin, el seguimiento, y el informe de la reduccin de emisiones o elaumento de remociones de GEI.

E-05 INTE-ISO 14064-3 Gases Efecto Invernadero Parte 3: Especificacin con orientacin a lavalidacin y verificacin de las declaraciones sobre GEI.

E-06 INTE-ISO 14001 Sistemas de Gestin Ambiental

E-08 INTE-ISO 9001 Sistemas de Gestin de Calidad - Requisitos

E-12 INTE-ISO 14065 Requisitos para los organismos que realizan la validacin y la verificacin de losgases de efecto invernadero.

E-14 INTE-ISO-IEC 17021:2011 Evaluacin de la conformidad Requisitos para los organismos querealizan la auditora y la validacin y/o verificacin de sistemas de gestin.

5. RESPONSABILIDADESLas responsabilidades se detallan en cada actividad mencionada en este documento.

La simbologa utilizada para designar a los responsables es la siguiente:

Coordinacin UCN-EARTH: [CU]Gestora de Calidad UCN-EARTH: [GC]

6. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD6.1.Designacin del Equipo Evaluador

El equipo evaluador est compuesto por funcionarios de UCN-EARTH y personal externo contratadopara una actividad especfica. Se selecciona al equipo, considerando su independencia, la inexistencia

de conflictos de inters, la evaluacin de competencias segn los criterios definidos en el


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procedimiento Calificacin y seleccin de personal segn competencias para realizar actividades devalidacin y/o verificacin y sus caractersticas de liderazgo.

El tamao del equipo va a estar definido por el alcance y los objetivos de la actividad de validacin y/overificacin , el nivel de aseguramiento, los criterios, la importancia relativa de la actividad y por losrecursos financieros y humanos disponibles [GC] y [CU].

Si por motivos de fuerza mayor un AVV no puede estar en la actividad de validacin y/o verificacin ,se puede nombrar a un sustituto, conforme a los criterios de seleccin establecidos, previa notificacin

y aceptacin por parte del cliente. Si el equipo estuviese formado por ms de dos AVV, las actividadesy funciones del AVV ausente pueden ser redistribuidas entre el equipo certificador.

6.2.Actividades previas a la realizacin de actividad de validacin y/o verificacin in situ.El objetivo de la actividad de validacin y/o verificacin, el alcance, nivel de aseguramiento, laimportancia relativa de los errores y los criterios, son definidos por mutuo acuerdo entre el cliente y laUCN-EARTH. Cualquier cambio en estos aspectos, debe ser acordado por las mismas partes.

6.2.1. ObjetivosLos objetivos definen lo que se pretende lograr con la actividad de validacin y/o verificacin, como

por ejemplo: la determinacin del grado de conformidad del Sistema de Gestin de la Informacinsobre los GEI con los requisitos de la normas, la verificacin del inventario de GEI, proyectos dereduccin y remocin segn la normas INTE/ISO 14064-1 e INTE/ISO 14064-2.

6.2.2. AlcanceEl alcance de la actividad de validacin y/o verificacin describe su extensin y lmites, tales como la

ubicacin, los lmites de la organizacin o los escenarios del proyecto de GEI y sus escenarios de lalnea base, infraestructura fsica, actividades, tecnologas, procesos de la organizacin o del proyecto,fuentes, sumideros , reservorios, tipos de GEI y perodos de tiempo.

6.2.3.

Nivel de aseguramiento Al inicio de un proceso de validacin/verificacin relacionado con una declaracin de GEI de unproyecto o una organizacin se establecen el nivel de aseguramiento buscado por el cliente, teniendoen cuenta las necesidades del usuario previsto. El nivel de aseguramiento determina el grado relativode confianza que requiere el VV para llegar a una conclusin. No se puede conseguir unaseguramiento absoluto debido a factores tales como el uso de juicios, el uso de ensayos, laslimitaciones inherentes del control y la naturaleza de algunos tipos de evidencia. El VV evala laevidencia recopilada y expresa una conclusin en el informe.

En general hay dos niveles de aseguramiento: Compromisos con aseguramiento razonable ycompromisos con aseguramiento limitado. Para un nivel de aseguramiento razonable el VV

proporciona un nivel razonable pero no absoluto, acerca de que la declaracin de GEI de la parteresponsable es sustancialmente correcta. Un aseguramiento de nivel limitado se distingue de un nivel


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de aseguramiento razonable en que hay menos nfasis en el ensayo detallado de los datos deinformacin GEI proporcionados para apoyar la declaracin de GEI. Para un aseguramiento de nivellimitado es esencial que el VV no haga creer al usuario previsto que se est proporcionando un nivelde aseguramiento razonable.

6.2.4. Importancia Relativa de los errores

El objetivo de una validacin/verificacin de la informacin sobre los GEI, es permitir que la UCN-EARTH exprese una opinin de conformidad y declaracin sobre los GEI de la organizacin proyectose ha preparado, en todos lo aspecto de importancia relativa de los errores, de acuerdo con laintencin de los programas de GEI de la Estrategia Nacional del Cambio Climtico.

La evaluacin de que es relativamente importante es cuestin de juicio profesional. El concepto de

importancia relativa de los errores reconoce que algunos temas, bien sea de forma individual oagregados, son importantes si la declaracin sobre los GEI de la parte responsable se ha depresentar de manera imparcial se considera que una discrepancia o la suma de todas las discrepanciasen una declaracin de GEI es sustancia si, en le contexto de las circunstancia que la rodea existe laprobabilidad de que la decisin de una persona que se base en una declaracin de GEI y que tienes

una conocimiento razonable del negocio y de las actividades de GEI (usuario previsto), seamodificada o influenciada por dicha discrepancias o suma de discrepancias.

La importancia relativa aceptable la determina el VV tomando como base el nivel se aseguramientoacordado, un nivel mayor de aseguramiento acordado generalmente implica una menos importanciarelativa de los errores.

6.2.5. CriteriosLos criterios de la actividad de validacin y/o verificacin son una referencia frente a la cual sedetermina la conformidad, puede incluir las polticas, procedimientos, requisitos o normas.

6.2.6. Viabilidad de la Actividad de validacin y/o verificacinUna vez establecidos los objetivos, el alcance, los criterios, nivel de aseguramiento y la importanciarelativa de los errores segn corresponda, se considera si se cuenta con la informacin suficiente yapropiada para planificar la actividad de validacin y/o verificacin , con el tiempo y los recursosadecuados y si existe la cooperacin y disponibilidad del cliente. Si al evaluar estos aspectos seconsidera viable la realizacin de la actividad de validacin y/o verificacin , se contina con elproceso, de lo contrario se debera posponer su ejecucin hasta llegar a un acuerdo con cliente.

6.2.7. Revisin de la DocumentacinLe corresponde al cliente, entregar al UCN-EARTH las copias del Manual de calidad del inventario

de GEI, y de cualquier otro documento o registro que sea necesario para la realizacin de la actividad


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de validacin y/o verificacin, dentro del perodo establecido en el Proceso de actividades devalidacin y/o verificacin .

La UCN-EARTH traslada la informacin al equipo evaluador, aprobado por la organizacin cliente paraque realice la revisin de la misma y proceda a preparar el plan para actividades de validacin y/overificacin in situ, el cual debe de estar listo dentro de un plazo establecido en el procedimiento Proceso de actividades de validacin y/o verificacin .

El equipo evaluador debe revisar previo a la realizacin de la actividad de validacin y/o verificacinin situ, la documentacin pertinente para determinar la conformidad de la organizacin, segn ladocumentacin, con los criterios de la actividad de validacin y/o verificacin y llenar el formularioHallazgos de actividad de validacin y/o verificacin en caso necesario.

6.2.8. Elaboracin del Plan para la ejecucin de la Actividad de Validacin y/overificacin in situ

El plan para la ejecucin de la actividad de validacin y/o verificacin in situ contempla unadescripcin detallada de las actividades que se van a desarrollar segn los objetivos, alcance ycriterios de la actividad de validacin y/o verificacin. En caso de las actividades relacionadas con GEItambin debe de incluir un plan de muestreo.

El Lder de Equipo (LE) en coordinacin con los otros AVV, deben elaborar el Plan para Actividades

de validacin y/o verificacin acorde con el programa elaborado para el cliente Para facilitar laelaboracin y planificacin del mismo, se cuenta con el formulario de Revisin de la solicitud.

Cuando se considere necesario que el equipo realice las actividades de seguimiento a los hallazgos deNo Conformidad, stas deben quedar indicadas en el formulario de Informe.

Para la asignacin de reas o actividades, el LE debe considerar la necesidad de independencia ycompetencia de los AVV, el uso eficaz de los recursos, as como las funciones y las responsabilidadesde los AVV.

El plan para actividades de validacin y/o verificacin debe ser lo suficientemente flexible parapermitir cambios, tal como modificaciones del alcance, cronograma y asignacin de tareas, entre

otros.

Posteriormente, cada miembro del equipo debe revisar toda la informacin pertinente que le ha sidoasignada y preparar los documentos de trabajo que sean necesarios como referencia y registro deldesarrollo de la actividad de validacin y/o verificacin. Tales documentos de trabajo pueden ser listasde verificacin y registros para observaciones, evidencias y hallazgos.

Todos estos documentos de trabajo incluyendo los registros, deben conservarse, al menos, hasta quefinalice la actividad de validacin y/o verificacin. Los documentos con informacin confidencial debenser custodiados por los miembros del equipo y entregados a la UCN-EARTH una vez finalizada laactividad de validacin y/o verificacin.


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6.3.Actividades durante la realizacin de actividad de validacin y/o verificacin in situ.6.3.1. Reunin de apertura

El equipo se debe reunir con todos los funcionarios que estn involucrados en la actividad devalidacin y/o verificacin, incluyendo a la alta direccin y a los miembros que la misma designe.

El propsito de esta reunin de apertura es que l LE presente un resumen de cmo se van a llevar acabo las actividades de validacin y/o verificacin, cules son los canales de comunicacin y porltimo, atender las preguntas de los auditados.

La duracin de esta actividad se maneja a discrecin por parte del LE, quien es el coordinador generalde la actividad de validacin y/o verificacin.

6.3.2. Realizacin de la actividad in situDespus de realizada la reunin de apertura y de acuerdo con lo programado, los AVVs se dirigen alas reas designadas y aplican las herramientas que cada uno ha elaborado. El cumplimiento o nocumplimiento con los lineamientos del sistema o inventario, se establece a partir de entrevistas,revisin documental y observacin directa de las actividades.

6.3.2.1. Generacin de HallazgosLos hallazgos pueden indicar tanto conformidad, como no conformidad o pueden identificar unaoportunidad de mejora y deben anotarse como tales en el F-08 Informe. Solo la informacin que esverificable puede constituir evidencia de la actividad de validacin y/o verificacin.

En el caso de los inventarios de GEI, para generar los hallazgos se debe de realizar la evaluacin delsistema de informacin sobre los GEI y sus controles, sus datos y la informacin de los GEI.

6.3.2.2. Comunicacin durante la actividad de validacin y/o verificacinLos miembros del equipo deben comunicarse para intercambiar informacin, evaluar el progreso de laactividad de validacin y/o verificacin y reasignar las tareas cuando sea necesario. De la mismamanera, el LE, debe comunicar a la persona designada por el cliente, segn quede establecido, el

progreso de la actividad de validacin y/o verificacin o cualquier inquietud al respecto.

Cuando las evidencias disponibles indican que los objetivos no son alcanzables, el LE debe informarlopara determinar las acciones apropiadas a seguir. Estas acciones pueden ser la modificacin del plan,de los objetivos, del alcance o bien la finalizacin de la actividad de validacin y/o verificacin .

6.3.2.3. Preparacin de las conclusionesEl equipo debe reunirse antes de la reunin de cierre para formular las conclusiones y las actividadesde seguimiento de la actividad de validacin y/o verificacin.


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6.3.3. Realizacin de la reunin de cierre

Una vez finalizada la actividad in situse realiza la reunin de cierre con la presencia del equipo, de laalta direccin de la organizacin y de los miembros que esta designe. Esta reunin es presidida por elLE.

En la reunin de cierre se deben presentar los hallazgos y conclusiones de la actividad de validaciny/o verificacin , as como tambin las recomendaciones para la mejora. Todas las observacionesdeben quedar plasmadas en el informe de actividad.

Cualquier opinin divergente relativa a los hallazgos de la actividad in situ a las conclusiones entre elequipo y el auditado deberan discutirse y, si es posible resolverse. Si no resolvieran las dos opinionesdebe registrarse en el formulario de Informe.

6.4.Actividades luego de la realizacin de actividad de validacin y/o verificacin in situ.6.4.1. Preparacin del Informe

Con base en los hallazgos de No Conformidad, los hallazgos de conformidad y las oportunidades demejora, el LE elabora el F-08 Informe. Cuando el LE lo considere necesario, puede solicitar lacolaboracin de los AVV.

Este informe debe ser preciso, conciso y claro. El LE lo debe entregar a la UCN-EARTH ocho dasdespus de la reunin de cierre. Si no fuera posible entregar el informe en este plazo, el LE debecomunicarlo a la UCN-EARTH y acordar una nueva fecha de entrega.

En el informe deben aparecer las firmas de aprobacin por parte de la organizacin y el LE.

6.4.2. Actividades de seguimiento

Cuando las conclusiones de la actividad de validacin y/o verificacin conllevan a accionescorrectivas, preventivas o necesidades de mejora, el auditado debe establecer un tiempo paraemprender e implementar estas acciones. Las acciones propuestas por el cliente sern evaluadas yaprobadas por la UCN-EARTH y determinar la necesidad de una actividad de validacin y/overificacin para los hallazgos.

7. ANEXOSNo aplica

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