outlook - inegiinegi.org.mx/inegi/spc/doc/internet/outlook.pdf · 3 outlook objetivo general al...

Outlook

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Informática Capacitación 2004

RESUMEN La incesante modernización que el INEGI ha llevado en todas sus actividades, así como la necesidad de aprovechar eficientemente todas las bondades que nos ofrece la Red Nacional INEGI, hace cada día más necesaria el uso de herramientas que nos permitan administrar nuestro tiempo utilizando los recursos disponibles y la tecnología que actualmente posee el Instituto. Outlook es una poderosa herramienta para ayudar a la organización de su agenda personal ya que le permite controlar sus actividades mediante un calendario, mostrar avisos sonoros y visuales en la pantalla de la computadora que le recordaran de sus citas; puede programar actividades que se repiten cíclicamente; asignar tareas a otras personas y monitorear su desarrollo, organizar reuniones a través de la red o personalizadas, darle seguimiento a los correos recibidos y enviados; además de administrador un directorio completo de sus contactos; todo esto en un ambiente gráfico y amigable al usuario con los botones típicos de MS Windows® así como de utilidades propias del programa, como lo son búsqueda por texto a través de toda la información del Outlook y por si fuera poco, si dispone de una agenda electrónica puede transferir información de su computadora a la agenda y viceversa.

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Outlook

OBJETIVO GENERAL Al finalizar el curso de capacitación, los participantes utilizarán el Outlook como una herramienta para manejo de correo, citas, contactos, tareas, calendario y diario, a fin de realizar de manera más eficiente el trabajo colaborativo

Objetivos particulares

Introducción al MS-Outlook: Al finalizar el tema, los participantes identificarán los elementos de la ventana de Outlook, a fin de que puedan iniciar y salir del programa.

1 Correo electrónico:: Al finalizar el tema, los participantes conocerán el procedimiento para organizar el correo electrónico en carpetas y realizar ordenaciones y filtros, así como dar diferentes formatos a sus mensajes a fin de administrar eficientemente los mensajes.

2 Calendario: Al finalizar el tema, los participantes usarán la herramienta de calendario, a fin de programar citas y avisos sobre las tareas que tiene asignadas.

3 Contactos Al finalizar el tema, los participantes conocerán la forma de crear, eliminar, ordenar y filtrar la información acerca de los contactos, a fin de formar un banco de datos que sirva para la programación de citas a través del correo electrónico.

4 Tareas: Al finalizar el tema, los participantes crearán, eliminarán y asignarán tareas, a fin de llevar un control sobre sus actividades.

5 Diario: Al finalizar el tema, los participantes configurarán la herramienta de Diario, a fin de realizar un seguimiento de las acciones realizadas a lo largo del tiempo.

6 Notas: Al finalizar el tema, los participantes generarán y eliminarán notas, a fin de que sirvan como auxiliar para recordar asuntos de importancia.

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Contenido

INTRODUCCIÓN .............................................................................................7 ¿Qué es el Outlook?.....................................................................................7 iniciar MS Outlook ........................................................................................7 Descripción de la Pantalla Principal..............................................................7 Outlook para hoy..........................................................................................7 Barra de Outlook ..........................................................................................8

CORREO ELECTRÓNICO...............................................................................9 La bandeja de Entrada .................................................................................9 Crear un mensaje.......................................................................................10 Adjuntar un archivo a un elemento .............................................................10 Opciones de entrega ..................................................................................10 Leer un mensaje.........................................................................................11 Responder a un mensaje ...........................................................................12 Reenviar mensajes.....................................................................................12 Volver a enviar un mensaje ........................................................................12 Eliminar mensajes ......................................................................................12 Iniciar la Carpeta de Elementos Eliminados ...............................................12 Cambiar la vista de la Bandeja de Entrada.................................................13 Lista de carpetas........................................................................................14 Manipulación de Carpetas..........................................................................14 Eliminar una carpeta...................................................................................15 Mover mensajes.........................................................................................15 La Bandeja de salida..................................................................................15 Acerca de las categorías ............................................................................15 Ordenar......................................................................................................18 Acerca de los filtros ....................................................................................20 Acerca de los grupos..................................................................................21 Firmas ........................................................................................................22 Utilización de Fondos .................................................................................23 Marcas de Seguimiento..............................................................................24

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Outlook

CALENDARIO ............................................................................................... 25 Las citas, las Reuniones y los Eventos ...................................................... 25 Abrir un elemento del calendario................................................................ 27 Principales actividades sobre el calendario................................................ 27 Modificar una Cita ...................................................................................... 30 Programar una Reunión............................................................................. 30

CONTACTOS ................................................................................................ 33 Abrir la carpeta de Contactos..................................................................... 34 Crear contactos.......................................................................................... 34 Eliminar un contacto................................................................................... 34 Cambiar la vista de la Carpeta ................................................................... 35 Buscar información de un Contacto desde un elemento ............................ 36 Crear un mensaje a partir de un contacto .................................................. 36 Crear una convocatoria de reunión a partir de un Contacto ....................... 36 Listas de distribución personales ............................................................... 36

TAREAS ........................................................................................................ 39 Abrir una Tarea.......................................................................................... 39 Crear una Tarea......................................................................................... 40 Eliminar una Tarea..................................................................................... 43 Vistas de las Tareas................................................................................... 43 Crear una solicitud de tarea a partir de una Tarea existente ...................... 44 Copiar una tarea ........................................................................................ 44 Cambiar el nombre de una Tarea............................................................... 45 Establecer las opciones der los avisos para las Tareas nuevas................. 45 Marcar una Tarea como completada.......................................................... 45 Cambiar la configuración de una Tarea...................................................... 45

DIARIO .......................................................................................................... 46 Descripción del diario................................................................................. 46 Abrir una entrada del Diario ....................................................................... 46 Registrar una entrada en el diario .............................................................. 47 Eliminar una Tarea del Diario..................................................................... 49 Vistas del Diario ......................................................................................... 49

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Movimiento sobre la fecha en la carpeta del diario .....................................49 ACERCA DE LAS NOTAS .............................................................................51

Iniciar la carpeta de Notas..........................................................................52 Crear una Nota...........................................................................................52 Abrir una Nota ............................................................................................52 Cambiar las opciones de formato para las Notas nuevas ...........................53 Eliminar una Nota.......................................................................................53

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Outlook

INTRODUCCIÓN

¿Qué es el Outlook? Microsoft outlook es un programa de mensajería y administración de información personal que le ayuda a administrar los mensajes, citas, contactos y tareas. Lejos de ser una simple herramienta más para enviar y recibir correos electrónicos, iniciar MS Outlook Para iniciar el Outlook, basta con dar clic en el icono que esta en el escritorio. O bien a través del menú de inicio diríjase a la opción Programas y busque la opción Outlook. Es importante mencionar que el Outlook es diferente al Outlook Express, el cual solo tiene las utilidades de correo electrónico y administración de contactos. Descripción de la Pantalla Principal

Outlook para hoy Outlook para hoy proporciona una vista rápida del día. Con Outlook para hoy, puede ver cuántos mensajes tiene en la Bandeja de entrada, las citas para los siguientes días y la lista de tareas, todo en un solo lugar. También puede realizar algunas tareas comunes, como marcar elementos de tarea que ya ha completado. Y si desea información

Barra de menús

Barra de herramientas

Barra de Outlook

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detallada acerca de una cita o reunión, simplemente de clic en ella. Para personalizar la página Outlook para hoy de acuerdo con sus necesidades, de clic en Opciones. Barra de Outlook En la barra del Outlook podemos encontrar accesos directos a cada una de las utilidades que nos ofrece este programa, además tenemos acceso directo a Mi pc, así como a diferentes carpetas dentro del disco duro de la maquina que estemos utilizando. Como la mayoría de las opciones que nos ofrece el Outlook es configurable según nuestras necesidades y preferencias.

Cambiar el aspecto del “Outlook para Hoy” �� En la barra de Outlook, de clic en Outlook para hoy. �� En la página Outlook para hoy, de clic en Personalizar Outlook para hoy.

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Outlook

�� En el área Estilos, de clic en una opción de la lista Mostrar Outlook para hoy con este estilo.

�� El gráfico situado bajo la lista muestra la presentación de la página de Outlook para hoy.

�� De clic en Guardar cambios. Ver varias citas en “Outlook para Hoy”

�� En la barra de Outlook, de clic en Outlook para hoy. �� En la página Outlook para hoy, de clic en Personalizar Outlook para hoy. �� En el área Calendario, escriba un número de días. Las citas que tienen lugar

dentro de este intervalo de tiempo aparecerán en la página Outlook para hoy bajo Calendario.

�� De clic en Guardar cambios. Cambiar Tareas

�� En la barra de Outlook, de clic en Outlook para hoy. �� En la página Outlook para hoy, de clic en Personalizar Outlook para hoy. �� En el área Tareas, de clic en la opción que desee. �� De clic en Guardar cambios.

Ordenar lista de tareas �� En la barra de Outlook, de clic en Outlook para hoy. �� En la página Outlook para hoy, de clic en Personalizar Outlook para hoy. �� En el área Tareas, de clic en una opción de la lista Ordenar mi lista de tareas

por. �� Para ordenar las tareas por un segundo criterio, de clic en una opción de la

lista Luego por. �� De clic en Guardar cambios.

CORREO ELECTRÓNICO

La bandeja de Entrada En la bandeja de entrada vamos a encontrar los mensajes de correo electrónico que hemos recibido, tanto aquellos que ya fueron leídos como los mensajes nuevos. Al respecto podemos configurara el Outlook para que nos informe cuando recibimos un mensaje nuevo mediante un aviso sonoro y/o visual

�� De clic en Bandeja de entrada

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Crear un mensaje

�� En el menú Archivo, elija Nuevo y, a continuación, de clic en Mensaje. �� Escriba los nombres de los destinatarios en los cuadros Para, CC y CCO. Para

seleccionar destinatarios en una lista, de clic en los botones Para, CC o CCO. �� En el cuadro Asunto, escriba el asunto del mensaje. �� En el cuadro de texto, escriba el mensaje.

Adjuntar un archivo a un elemento �� Cree o abra el elemento al que desea adjuntar el archivo. �� Sitúe el punto de inserción en el cuadro de texto del elemento y de clic en

Insertar archivo. �� Elija el archivo que desea adjuntar y de clic en Insertar. �� En un mensaje, de clic en Enviar y, en otro tipo de elemento, de clic en

Guardar y cerrar. Opciones de entrega RETRASAR LA ENTREGA DE UN MENSAJE

�� En el mensaje, de clic en Opciones. �� Active la casilla de verificación No entregar antes del y, a continuación, escriba

la fecha y la hora de entrega que desee. �� Para proporcionar una hora, debe escribir en el cuadro.

ESTABLECER EL NIVEL DE IMPORTANCIA DE UN MENSAJE �� Cree o abra un mensaje. �� En el menú Ver, de clic en Opciones. �� En la lista Importancia, realice una de las siguientes acciones:

• Para marcar un mensaje como muy importante, de clic en Alta. • Para marcar un mensaje como no importante, de clic en Baja.

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• Para quitar el símbolo del nivel de importancia del mensaje, de clic de nuevo en Normal.

Nota Puede marcar todos los mensajes que envíe con el mismo nivel de importancia. En el menú Herramientas de la ventana principal, de clic en Opciones, de clic en la ficha Preferencias y, a continuación, de clic en Opciones de correo electrónico. De clic en Opciones de correo avanzadas y, a continuación, en el cuadro Importancia, de clic en el nivel de importancia que desee utilizar.

MARCAR UN MENSAJE COMO PRIVADO, PERSONAL O CONFIDENCIAL

�� En el mensaje cuyo carácter desee establecer, de clic en Opciones. �� En el cuadro Carácter, de clic en la opción que desee.

Notas Al marcar un mensaje como Privado, se evita que el mensaje pueda ser modificado una vez enviado.

Puede marcar todos los mensajes que envíe con el mismo carácter. En el menú Herramientas de la ventana principal, de clic en Opciones, de clic en la ficha Preferencias y, a continuación, de clic en Opciones de correo electrónico. De clic en Opciones de correo avanzadas y, a continuación, en el cuadro Carácter, de clic en el carácter que desee utilizar.

MOSTRAR U OCULTAR EL CAMPO CON EN UN MENSAJE �� Cree un mensaje. �� En el menú Ver, de clic en Campo CCO.

MARCAR MENSAJES COMO LEÍDOS O NO LEÍDOS �� Seleccione los mensajes que desee cambiar. �� Para marcar mensajes como leídos, de clic en el menú Edición y, a

continuación, de clic en Marcar como leído. �� Para marcar mensajes como no leídos, de clic en el menú Edición y, a

continuación, de clic en Marcar como no leído.

Notas Para marcar todos los mensajes de una carpeta como leídos, de clic en el menú Edición y, a continuación, de clic en Marcar todos como leídos.

Si utiliza el panel de vista previa para leer mensajes, los mensajes pueden marcarse automáticamente como leídos una vez vistos.

Si selecciona un mensaje respondido o reenviado, el símbolo del mensaje no cambia cuando se marca el mensaje

Leer un mensaje �� De clic en Bandeja de entrada. �� En la lista de mensajes, haga doble clic en el mensaje que desee abrir.

NOTIFICARME CUANDO LLEGAN MENSAJES NUEVOS �� En el menú Herramientas, de clic en Opciones.

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�� De clic en la ficha Preferencias y, a continuación, de clic en Opciones de correo electrónico.

�� Active o desactive la casilla de verificación Mostrar un mensaje de notificación cuando llegue nuevo correo.

�� Nota También puede hacer que se reproduzca un sonido o que cambie el cursor del mouse (ratón) cuando lleguen mensajes. En el menú Herramientas, de clic en Opciones, de clic en Preferencias, de clic en Opciones de correo electrónico, de clic en Opciones de correo avanzadas y, a continuación, bajo Cuando lleguen nuevos elementos, seleccione las opciones que desee.

Responder a un mensaje �� Abra el mensaje al que desee responder. �� Para responder sólo al remitente del mensaje, de clic en Responder. �� Para responder a todos los destinatarios de los cuadros Para y CC, de clic en

Responder a todos. Reenviar mensajes

�� De clic en Bandeja de entrada. �� Seleccione los mensajes que desee reenviar. �� De clic en Reenviar. �� Escriba los nombres de los destinatarios en los cuadros Para, CC y CCO. Para

seleccionar destinatarios en una lista, de clic en los botones Para, CC o CCO. �� Si desea reenviar varios mensajes, escriba el asunto del mensaje en el cuadro

Asunto. �� De clic en Enviar.

Nota Si selecciona varios mensajes, se reenviarán como datos adjuntos en un mensaje nuevo.

Volver a enviar un mensaje Sólo es posible enviar de nuevo los mensajes ya enviados.

�� En la Lista de carpetas, de clic en Elementos enviados. �� Abra el mensaje que desee enviar de nuevo. �� En el menú Acciones, de clic en Enviar de nuevo este mensaje y, después, de

clic en Enviar. Eliminar mensajes

�� De clic en Bandeja de entrada. �� Seleccione los mensajes que desee eliminar. �� De clic en Eliminar.

Iniciar la Carpeta de Elementos Eliminados

• En la Lista de carpetas, de clic en elementos eliminados.

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Cambiar la vista de la Bandeja de Entrada

Para utilizar cualquiera de las vistas siguientes, de clic en Bandeja de entrada En el menú Ver, elija Vista actual y, a continuación, de clic en la vista que desee. Cada vista, excepto Escala de tiempo de mensajes, muestra la importancia, el tipo de mensaje, si hay datos adjuntos a una marca y el asunto.

De clic en esta vista Para ver los mensajes

Mensajes En una lista.

Mensajes con vista previa automática

En una lista con las tres primeras líneas del texto del mensaje mostradas.

Por marca de seguimiento En una lista agrupados por marcas. También muestra la fecha de vencimiento para la acción de la marca de seguimiento.

Últimos siete días Que llegaron en los últimos siete días, en una lista.

Marcado para los próximos siete días

En una lista que muestra un indicador para las acciones de seguimiento que vencen en los próximos siete días.

Por tema de conversación En una lista agrupados por temas.

Por remitente En una lista agrupados por remitente.

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De clic en esta vista Para ver los mensajes

Mensajes sin leer Que están marcados como no leídos, en una lista.

Enviado a En una lista que muestra los nombres de los destinatarios del mensaje (en lugar del remitente).

Escala de tiempo de mensajes Representados por iconos ordenados cronológicamente por fecha de envío, en una escala de tiempo.

Lista de carpetas Muestra las carpetas disponibles en el buzón. Para mostrar la Lista de carpetas, en el menú Ver, de clic en Lista de carpetas. Para ver las subcarpetas, de clic en el signo más (+) situado junto a la carpeta.

�� De clic en Bandeja de entrada. �� Seleccione los mensajes que desee mover. �� De clic en Mover a una carpeta y, a

continuación, de clic en el nombre de la carpeta a la que desee mover los mensajes.

Para mover a una carpeta no incluida en la lista, de clic en Mover a una carpeta y, a continuación, en la lista Mover los elementos seleccionados a la carpeta, de clic en la carpeta a la que desee mover los mensajes. Manipulación de Carpetas Mostrar u ocultar carpetas

• Para ver la Lista de carpetas, de clic en el menú Ver y, a continuación, de clic en Lista de carpetas.

Mover una carpeta �� En el menú Ver, de clic en Lista de carpetas. �� De clic en la carpeta que desee mover. �� En el menú Archivo, elija Carpeta y, a continuación, de clic en Mover

Nombre de la carpeta.

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�� En la lista Mover la carpeta seleccionada a la carpeta, de clic en la ubicación a la que desee mover la carpeta

Mover automáticamente a una carpeta los mensajes enviados por un usuario

�� Seleccione un mensaje procedente de la persona cuyos mensajes desee mover automáticamente a una carpeta.|

�� De clic en Organizar. �� De clic en Mediante carpetas. �� En el segundo elemento con viñeta, de clic en las opciones que desee. �� Para mover mensajes a una carpeta no incluida en la lista, de clic en Nueva

carpeta en el cuadro a. �� De clic en Crear.

Eliminar una carpeta �� En el menú Ver, de clic en Lista de carpetas. �� De clic en la carpeta que desee eliminar. �� En el menú Archivo, elija Carpeta y, a continuación, de clic en Eliminar

Nombre de la carpeta

• En la Lista de carpetas, de clic en Bandeja de salida.

Mover mensajes �� En el menú Archivo, elija Nuevo y, a continuación, de clic en Carpeta. �� En el cuadro Nombre, escriba un nombre para la carpeta. �� En el cuadro Contenido de la carpeta, de clic en el tipo de elementos que

desea que contenga la carpeta. �� En la lista Seleccionar ubicación de la carpeta, de clic en una ubicación

para la carpeta La Bandeja de salida Aquí se alojan todos aquellos mensajes que no han sido enviados aun a través del servidor de correo electrónico, si desea que sean enviados inmediatamente de clic en enviar y recibir Acerca de las categorías Una categoría es una palabra clave o una frase que le ayuda a relacionar entre sí los elementos de modo que pueda buscarlos, ordenarlos, filtrarlos o agruparlos. Utilice las categorías para realizar un seguimiento de los distintos tipos de elementos que están relacionados entre sí pero almacenados en carpetas diferentes. Por ejemplo, puede realizar un seguimiento de todas las reuniones, contactos y mensajes del proyecto Neptuno mediante la creación de una categoría denominada Proyecto Neptuno y la asignación de elementos a ella. Las categorías también proporcionan una forma de relacionar entre sí los elementos sin necesidad de incluirlos en carpetas independientes.

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Por ejemplo, puede mantener tareas de trabajo y personales en la misma lista de tareas y utilizar las categorías Trabajo y Personal para ver las tareas de forma independiente. Outlook proporciona una lista de categorías a las cuales es posible asignar elementos, denominada la Lista principal de categorías. Puede utilizar esta lista tal como está o bien puede agregarle sus propias categorías. Según cuál sea su modo de trabajo, puede:

• Asignar elementos a una categoría ya disponible en la Lista principal de categorías.

• Agregar una nueva categoría a la Lista principal de categorías y asignarle elementos.

• Crear nuevas categorías en la Lista principal de categorías por adelantado y asignarles elementos posteriormente.

• Asignar elementos de uno en uno a las categorías a medida que crea cada elemento.

Si importa tareas desde Microsoft Schedule+, puede utilizar Outlook para asignar tareas a categorías del mismo modo que incluiría tareas en proyectos con Schedule+. Puede seleccionar una categoría en una lista o escribirla en el cuadro de diálogo del elemento. Para asegurarse de que los elementos se asignan a la categoría correcta y evitar errores de escritura, es mejor seleccionar las categorías en la lista. Los elementos pueden asignarse a más de una categoría. Por ejemplo, una tarea puede asignarse a las categorías Trabajo, Cliente principal y Estrategias. Puede ver rápidamente los elementos (excepto los mensajes de correo electrónico) agrupados por categorías. En el menú Ver, elija Vista actual y, a continuación, de clic en Por categoría. Categorías incluidas en Outlook Las siguientes categorías están disponibles en la Lista principal de categorías. Si restablece esta lista, éstas son las categorías que verá en el cuadro Categorías disponibles del cuadro de diálogo Categorías (de clic en Categorías en el menú Edición). Cliente principal Metas y objetivos

Competencia Miscelánea

Día no laborable Personal

En espera Personalidades

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Estado Principales Contactos

Estrategias Proveedores

Favoritos Regalos

Ideas Tarjetas de días no laborables o festividades

Internacional Tiempo y gastos

Llamadas de teléfono Trabajo Asignar un elemento a una categoría

�� Seleccione los elementos que desee asignar a una categoría. �� En el menú Edición, de clic en Categorías. �� En el cuadro Categorías disponibles, active las casillas de verificación

situadas junto a las categorías que desee asignar. Si la categoría que desea no está disponible, puede agregar rápidamente una categoría nueva a la Lista principal de categorías. Escriba el nombre de la categoría en el cuadro Los elementos pertenecen a estas categorías y, a continuación, de clic en Agregar a la lista.

Nota Si una casilla de verificación aparece sombreada, sólo algunos de los elementos seleccionados están asignados a esa categoría. Para agregar todos los elementos seleccionados a la categoría, de clic en la casilla de verificación sombreada hasta que aparezca una marca de verificación sin sombreado. Para quitar todos los elementos seleccionados de la categoría, de clic en la casilla de verificación sombreada hasta que se desactive

Crear nuevas categorías para su uso posterior �� En el menú Edición, de clic en Categorías.

Si Categorías no está disponible, de clic en cualquier elemento y vuelva a intentarlo.

�� De clic en Lista principal de categorías. �� En el cuadro Nueva categoría, escriba un nombre para la categoría. �� De clic en Agregar.

Asignar un elemento a una categoría cuando se crea el elemento �� Cree un elemento. �� Realice una de las siguientes acciones:

a. En un mensaje, de clic en Opciones b. En una cita o una reunión, de clic en la ficha Cita. c. En una tarea o una solicitud de tarea, de clic en la ficha Tarea. d. En un contacto, de clic en la ficha General.

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En una nota, de clic en el icono de nota en la parte superior de la nota. �� De clic en Categorías. �� En el cuadro Categorías disponibles, active las casillas de verificación

situadas junto a las categorías que desee. Si la categoría deseada no está disponible, puede agregar rápidamente una categoría nueva a la Lista principal de categorías. Escriba el nombre de la categoría en el cuadro Los elementos pertenecen a estas categorías y, a continuación, de clic en Agregar a la lista.

Nota En cualquier elemento, excepto en una nota o un mensaje, puede escribir el nombre de la categoría en el cuadro Categorías en lugar de seleccionarlo en el cuadro Categorías disponibles. Si utiliza este método, asegúrese de escribir correctamente el nombre de la categoría, puesto que de lo contrario el elemento no se asignará a una categoría de la Lista principal de categorías. Las categorías que no están incluidas en la Lista principal de categorías no están disponibles en el cuadro de diálogo Categorías para asignarles otros elementos.

Quitar elementos de una categoría �� Busque los elementos que desee quitar de una categoría. �� Seleccione los elementos. �� En el menú Edición, de clic en Categorías. �� En el cuadro Categorías disponibles, desactive las casillas de verificación

situadas junto a las categorías de las cuales desee quitar los elementos. Buscar todos los elementos de una categoría

�� En el menú Herramientas, de clic en Búsqueda avanzada. �� En el cuadro Buscar, de clic en Cualquier elemento de Outlook. �� Si la carpeta en la que desea buscar no aparece en el cuadro En o si desea

buscar en más de una carpeta, de clic en Examinar para seleccionarla en una lista. En el cuadro Carpetas, active las casillas de verificación situadas junto a las carpetas en las que desee buscar y desactive las casillas de verificación situadas junto a las carpetas en las que no desee buscar. De clic en Aceptar.

�� De clic en la ficha Opciones adicionales. �� De clic en Categorías y, a continuación, active la casilla de verificación

situada junto a la categoría que desee. Si la categoría que desea no está disponible en el cuadro Categorías disponibles, de clic en Lista principal de categorías, escriba un nombre para la categoría, de clic en Agregar y, a continuación, de clic en Aceptar.

�� De clic en Aceptar y, a continuación, de clic en Buscar ahora Ordenar La ordenación es una forma de organizar elementos en orden ascendente o descendente. Puede ordenar los elementos de cualquier vista, según un campo o según varios campos, con la excepción de las vistas basadas en tiempo, como la vista Día, semana y mes y la escala

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de tiempo. Por ejemplo, puede ordenar una lista de mensajes de correo electrónico alfabéticamente por remitente y a continuación por asunto. O bien, puede ordenar las tareas por fecha de vencimiento para ver el orden con que debe dedicarse a ellas. Con la ordenación, se ven todos los elementos en una lista en orden ascendente o descendente; por ejemplo, mensajes de correo electrónico organizados alfabéticamente por asunto. Con la agrupación, se ven los títulos bajo los cuales están agrupados elementos relacionados, como por ejemplo todos los mensajes organizados por remitente. La agrupación es similar a un esquema en que es posible expandir o contraer los títulos para ver los elementos agrupados bajo ellos. Ordenar los elementos agrupados de una tabla

�� En el menú Ver, elija Vista actual y, a continuación, de clic en una vista que muestre los elementos en una tabla.

�� Agrupe los elementos si todavía no lo ha hecho. �� En el menú Ver, elija Vista actual y, a continuación, de clic en Personalizar

la vista actual. �� De clic en Ordenar. �� En el cuadro Ordenar elementos por, de clic en un campo por el cual desee

ordenar. Si el campo que desea no se encuentra en el cuadro Ordenar elementos por, de clic en un conjunto de campos diferente en el cuadro Seleccionar campos disponibles en.

�� De clic en Ascendente o en Descendente para establecer el orden. �� Para ordenar por un campo adicional, de clic en un campo en el cuadro Luego

por.

Nota Si el campo por el que se ordena es el mismo por el que están agrupados los elementos del campo, Outlook ordena los títulos de grupo en lugar de los elementos de cada grupo. Para ordenar los elementos individuales de un grupo, de clic en un cuadro Ordenar elementos por que sea diferente del campo Agrupar por que ha elegido

Ordenar una lista de elementos �� En el menú Ver, elija Vista actual y, a continuación, de clic en una vista que

muestre elementos en un tipo de vista de tabla, de tarjetas de visita o de iconos.

�� En el menú Ver, elija Vista actual y, a continuación, de clic en Personalizar la vista actual.

�� De clic en Ordenar. �� En el cuadro Ordenar elementos por, de clic en un campo por el cual desee

ordenar.

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Si el campo que desea seleccionar no se encuentra en el cuadro Ordenar elementos por, de clic en un conjunto de campos diferente en el cuadro Seleccionar campos disponibles en.

�� De clic en Ascendente o en Descendente para establecer el orden. �� Para ordenar por un campo adicional, de clic en un campo del cuadro Luego

por.

Notas Cuando se ordena por más de un campo, se ordenan todos los elementos por el primer campo y, a continuación, dentro de ese orden, se vuelven a ordenar por el segundo campo. Por ejemplo, si elige ordenar alfabéticamente y luego por números, la estructura de ordenación es la siguiente "A 1 2 3, B 1 2 3".Una columna creada mediante un campo personalizado o un campo de fórmula no puede ordenarse .Las abreviaturas RE y RV del cuadro Asunto se pasan por alto al ordenar mensajes alfabéticamente por asunto.

Quitar la ordenación �� En el menú Ver, elija Vista actual y, a continuación, de clic en Personalizar

la vista actual. �� De clic en Ordenar. �� En el cuadro Ordenar elementos por, de clic en ninguno

Acerca de los filtros Un filtro es una forma sencilla de ver sólo los elementos o archivos que cumplen las condiciones especificadas. Por ejemplo, puede filtrar todos los elementos que contengan "Antonio Moreno" en el cuadro De para ver sólo los elementos de Antonio Moreno. Todos los demás elementos siguen estando en la carpeta y pueden volver a verse quitando el filtro. Cuando se aplica un filtro a una carpeta seleccionada, la barra de estado muestra las palabras "Filtro aplicado" en la esquina inferior izquierda de la pantalla Crear o modificar un filtro para una carpeta sin conexión

�� En el menú Herramientas, elija Sincronizar y de clic en Configuración de carpetas sin conexión.

�� De clic en la carpeta que desea filtrar y de clic en Filtrar carpeta seleccionada. �� Seleccione las opciones de filtro deseadas. �� Para filtrar mediante criterios adicionales como una categoría o el nivel de

importancia, de clic en la ficha Opciones adicionales y seleccione las opciones deseadas.

�� Para filtrar mediante campos adicionales o personalizados, de clic en la ficha Avanzado y seleccione las opciones deseadas.

Nota Si selecciona más de una opción, sólo aparecerán los elementos que cumplan todos los criterios. Sin embargo, si utiliza el mismo campo para establecer varios criterios, aparecerán los elementos que cumplan un criterio del campo.

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Quitar un filtro �� En el menú Ver, elija Vista actual y, a continuación, de clic en Personalizar

la vista actual. �� De clic en Filtrar. �� En la esquina inferior derecha, de clic en Borrar todo.

Acerca de los grupos Un grupo es un conjunto de elementos con algo en común, como por ejemplo mensajes de correo electrónico del mismo remitente o tareas con la misma fecha de vencimiento. Agrupe elementos para ver juntos elementos relacionados, de forma similar a un esquema. Por ejemplo, agrupe los elementos por prioridad para separar los elementos de prioridad alta de los elementos de prioridad baja. Puede expandir o contraer los títulos de los grupos para mostrar u ocultar los elementos que contienen. Sólo se pueden agrupar los elementos que se encuentran en un tipo de vista de tabla o de escala de tiempo. Cuando se agrupan elementos por un campo que puede contener más de una entrada, como el campo Categorías, los elementos pueden aparecer más de una vez en la tabla o en la escala de tiempo. Por ejemplo, si agrupa por el campo Categorías y un elemento tiene dos categorías, como Trabajo e Ideas, el elemento se enumera bajo el título de grupo Trabajo y bajo el título de grupo Ideas. Aunque el elemento se ve más de una vez, en realidad existe como un solo elemento. Cualquier cambio realizado en una repetición del elemento se almacena con todas las repeticiones del elemento agrupar elementos

�� En el menú Ver, elija Vista actual y, a continuación, de clic en una vista que muestre elementos en un tipo de vista de tabla o de escala de tiempo.


�� De clic en Agrupar por... �� En el cuadro Agrupar elementos por, de clic en un campo por el cual

agrupar los elementos. Si el campo que desea seleccionar no está en el cuadro Agrupar elementos por, de clic en un conjunto de campos diferente en el cuadro Seleccionar campos disponibles en.

�� De clic en Ascendente o en Descendente para elegir el orden de los títulos de grupo.

�� Para mostrar el campo por el cual desea agrupar los elementos, active la casilla de verificación Mostrar el campo en la vista.

�� Para agrupar por subgrupos, de clic en un campo en el cuadro Luego por.

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Desagrupar elementos �� En el menú Ver, elija Vista actual y, a continuación, de clic en Personalizar

la vista actual. �� De clic en Agrupar por. �� En el cuadro Agrupar elementos por, de clic en ninguno

Firmas CREAR UNA FIRMA PARA LOS MENSAJES

�� En el menú Herramientas, de clic en Opciones y, a continuación, de clic en la ficha Formato de correo.

�� En el cuadro Enviar en este formato de mensaje, de clic en el formato de mensaje con el que desee utilizar la firma.

�� De clic en Selector de firmas y, a continuación, de clic en Nuevo. �� En el cuadro Escriba un nombre para su nueva firma, escriba un nombre. �� En Elija cómo crear su firma, seleccione si desea empezar desde cero o utilizar

una firma existente. �� Para seleccionar un archivo en el que basar su firma, escriba la ruta de acceso

y el nombre de archivo en el cuadro Utilizar este archivo como plantilla o bien de clic en Examinar para seleccionarla en una lista.

�� De clic en Siguiente. �� En el cuadro Texto de la firma, escriba el texto que desee incluir en la firma. �� También puede pegar texto de otro documento en el cuadro Texto de la firma. �� Para cambiar el formato del párrafo o de la fuente, seleccione el texto, de clic

en Fuente o en Párrafo y, a continuación, seleccione las opciones que desee. Estas opciones no están disponibles si utiliza texto sin formato como formato del mensaje.

Notas Para cambiar el fondo o las fuentes utilizados en el mensaje, emplee los diseños de fondo.Si utiliza Microsoft Word como editor de correo electrónico, puede crear su firma en Word.

ESTABLECER LA FIRMA PREDETERMINADA �� En el menú Herramientas, de clic en Opciones y, a continuación, de clic en la

ficha Formato de correo. �� En el cuadro Enviar en este formato de mensaje, de clic en el formato de

mensaje con el que desee utilizar la firma. �� En el cuadro Utilizar esta firma de forma predeterminada, de clic en la firma

que desee. �� Active o desactive la casilla de verificación No utilizar al responder o reenviar.

INSERTAR UNA FIRMA EN UN MENSAJE �� Cree o abra el mensaje. �� En el cuadro de texto, de clic en el lugar en que desee insertar la firma. �� En el menú Insertar, elija Firma y, a continuación, de clic en la firma que

desee. Si la firma que desea insertar no está incluida en la lista, de clic en Más y, en el cuadro Firma, seleccione la firma que desee utilizar.

23

Outlook

CAMBIAR UNA FIRMA �� En el menú Herramientas, de clic en Opciones y, a continuación, de clic en la

ficha Formato de correo. �� En el cuadro Enviar en este formato de mensaje, de clic en el formato de

mensaje con el que desee utilizar la firma. �� De clic en Selector de firmas. �� En el cuadro Firma, de clic en la firma que desee cambiar y, a continuación, de

clic en Modificar. �� En el cuadro Texto de la firma, escriba el texto que desee incluir en la firma.

También puede pegar texto de otro documento en el cuadro Modificar la firma. �� Para cambiar el formato del párrafo o de la fuente, seleccione el texto, de clic

en Fuente o en Párrafo y, a continuación, seleccione las opciones que desee. Estas opciones no están disponibles si utiliza texto sin formato como formato del mensaje.

Nota Para cambiar una firma sólo en un mensaje, escriba los cambios directamente en la firma en ese mensaje.

DEJAR DE UTILIZAR UNA FIRMA O UN DISEÑO DE FONDO AUTOMÁTICOS


�� Para dejar de utilizar diseños de fondo, en el cuadro Utilizar este diseño de fondo de forma predeterminada, de clic en <Ninguno>.

Para dejar de utilizar una firma, en el cuadro Utilizar esta firma de forma predeterminada, de clic en <Ninguno>.

Para desactivar una firma para los mensajes respondidos o reenviados, active la casilla de verificación No utilizar al responder o reenviar.

Notas Para quitar una firma sólo de un mensaje, seleccione la firma en el mensaje y, a continuación, presione la tecla SUPRIMIR (SUPR). Para quitar un diseño de fondo sólo de un mensaje, en el menú Acciones, elija Nuevo mensaje de correo con y, a continuación, de clic en HTML (sin diseño de fondo).

Utilización de Fondos CREAR DISEÑOS DE FONDO Este procedimiento sólo está disponible si utiliza HTML como formato del mensaje.


�� En el cuadro Enviar en este formato, de clic en HTML. �� De clic en Selector de diseño de fondo y, a continuación, de clic en Nuevo. �� En el cuadro Especifique un nombre para el nuevo diseño de fondo, escriba un

nombre. �� En Elija la forma de crear el diseño de fondo, seleccione si desea empezar

desde cero o si desea utilizar diseños de fondo existentes.

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�� Para seleccionar un archivo en el que basar el diseño de fondo, escriba la ruta de acceso y el nombre del archivo en el cuadro Utilizar este archivo como plantilla o de clic en Examinar para seleccionarlo en una lista.

�� De clic en Siguiente. �� Seleccione las opciones que desee utilizar.

Notas Si le gusta el diseño de fondo de un mensaje que haya recibido, guárdelo con sus diseños de fondo. En el mensaje, de clic en el menú Archivo, seleccione Guardar como diseño de fondo y de clic en Aceptar. Si desea agregar automáticamente texto a los mensajes de correo electrónico que envíe, como por ejemplo una respuesta estándar a los mensajes, utilice una firma.

CREAR UN MENSAJE NUEVO CON DISEÑO DE FONDO Este procedimiento sólo está disponible si utiliza HTML como formato del mensaje.

�� De clic en Bandeja de entrada. �� En el menú Acciones, elija Nuevo mensaje de correo con y, a continuación, de

clic en el diseño de fondo que desee utilizar. Si el diseño de fondo que desea utilizar no está incluido en la lista, de clic en Más diseños de fondo y, en el cuadro Diseño de fondo, seleccione el que desee utilizar. ESTABLECER EL DISEÑO DE FONDO PREDETERMINADO Este procedimiento sólo está disponible si utiliza HTML como formato del mensaje.


�� En el cuadro Enviar en este formato, de clic en HTML. �� En el cuadro Utilizar este diseño de fondo de forma predeterminada, de clic en

el diseño de fondo que desee utilizar. �� ELIMINAR EL DISEÑO DE FONDO �� Este procedimiento sólo está disponible si utiliza HTML como formato del

mensaje. �� En el menú Herramientas, de clic en Opciones y, a continuación, de clic en la

ficha Formato de correo. �� En el cuadro Enviar en este formato, de clic en HTML. �� De clic en Selector de diseño de fondo. �� En el cuadro Diseño de fondo, de clic en el diseño de fondo que desee eliminar

y, a continuación, de clic en Quitar Marcas de Seguimiento MARCAR UN MENSAJE O UN CONTACTO PARA SU SEGUIMIENTO

�� Seleccione el mensaje o el contacto que desee marcar. �� En el menú Acciones, de clic en Marca de seguimiento. �� En el cuadro Marca, de clic en la marca que desee o escriba su propia marca. �� Escriba una fecha en el cuadro Vencimiento

CAMBIAR LA FECHA DE VENCIMIENTO DE UNA MARCA �� Seleccione el mensaje o el contacto cuya fecha de vencimiento desee cambiar. �� En el menú Acciones, de clic en Marca de seguimiento. �� Escriba una fecha en el cuadro Vencimiento.

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Outlook

Nota Los elementos cuya fecha de vencimiento ha transcurrido aparecen en el color establecido en el cuadro de diálogo Formato automático. De forma predeterminada, los elementos marcados cuya fecha de vencimiento ha transcurrido aparecen en rojo.

MARCAR UN MENSAJE O UN CONTACTO COMO COMPLETADO �� Seleccione el mensaje o el contacto que desee marcar como completado. �� En el menú Acciones, de clic en Marca de seguimiento. �� Active la casilla de verificación Completado

BORRAR UNA MARCA �� Seleccione el mensaje o contacto cuyas marcas desee borrar. �� En el menú Acciones, de clic en Marca de seguimiento. �� De clic en Borrar marca.

E j e r c i c i o s

• Ordene la Bandeja de entrada según remitente. • Envíe un correo adjuntando un archivo, turnando copia a dos

personas más y que tenga marca de informativo. • Reenvíe un mensaje con carácter de confidencial y de

importancia alta. • Elimine un mensaje, entre a la carpeta de mensajes eliminados y

mueva el mensaje a la carpeta de borradores.

CALENDARIO

Las citas, las Reuniones y los Eventos

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Las citas son actividades programadas en el Calendario que no implican invitar a otras personas ni reservar recursos. Puede establecer avisos para las citas. También puede especificar la forma en que otros usuarios ven su Calendario mediante de la designación del tiempo que ocupa una cita como ocupado, disponible, provisional o fuera de la oficina. Es posible programar citas periódicas. Cuando se hace clic en una cita se selecciona y cuando se hace doble clic en el cuadro de movimiento izquierdo se abre. Puede ver las citas por día, semana o mes. Cuando se seleccionan horas de comienzo y finalización para una cita, se puede utilizar la funcionalidad Autofecha y escribir texto como "próximo Martes" o "mediodía" en lugar de escribir una fecha u hora exactas. Puede programar una cita en su propio Calendario y, además, otros usuarios pueden concederle permiso para programar o realizar cambios en sus Calendarios. Las citas también pueden establecerse como privadas. Una reunión es una cita a la que se invita a otras personas o para la cual se reservan recursos. Puede crear y enviar convocatorias de reunión y reservar recursos para las reuniones cara a cara o para las conferencias en línea. Para crear una conferencia en línea, como las establecidas con NetMeeting, active la casilla de verificación Esta conferencia en línea utiliza en la ficha Cita de la convocatoria de reunión. Cuando se crea una reunión, se identifica a las personas a las que se va a invitar y los recursos que se van a reservar y se elige una hora de reunión. Las respuestas a la convocatoria de reunión aparecen en la Bandeja de entrada. Para realizar un seguimiento de las respuestas, abra una reunión y de clic en Mostrar estado de los asistentes en la ficha Disponibilidad del asistente del cuadro de diálogo Reunión. También es posible agregar usuarios a una reunión existente o volver a programar una reunión. Un evento es una actividad que dura 24 horas o más. Un evento puede ser, por ejemplo, una feria comercial, las olimpiadas, un día no laborable o un seminario. Un evento anual, como un cumpleaños o un aniversario, se produce una vez al año en una fecha específica, mientras que un evento estándar se produce una sola vez y puede durar uno o varios días. Los eventos y los eventos anuales no ocupan bloques de tiempo en el Calendario, sino que aparecen en títulos. Una cita de todo el día muestra la hora como ocupada cuando la ven otros usuarios, mientras que un evento o un evento anual muestra la hora como disponible.

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Outlook

Abrir un elemento del calendario �� De clic en Calendario. �� De clic en el elemento que desee abrir. �� En el menú Archivo, elija Abrir y, a continuación, de clic en Elementos

seleccionados. �� Si se trata de un elemento periódico, de clic en Abrir esta repetición o en Abrir

la serie. Sugerencia Para abrir el elemento, también puede hacer doble clic en él.

Principales actividades sobre el calendario Cambiar la cantidad de tiempo que se muestra en un Calendario

De un día

De siete días

De cinco días, de lunes a viernes

De un mes PROGRAMAR EN EL CALENDARIO EL TIEMPO PARA COMPLETAR UNA TAREA

�� Arrastre la tarea para la que desee programar tiempo desde Tareas hasta Calendario.

�� En la ficha Cita, seleccione las opciones que desee. �� De clic en Guardar y cerrar.

Información que puede escribirse en los campos fecha y hora

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En lugar de escribir los números de una fecha o una hora, puede escribir la descripción con palabras. A continuación, Outlook convierte automáticamente la descripción en un formato numérico. Esta conversión se denomina Autofecha. Por ejemplo, si escribe una semana a partir de hoy en un campo de fecha, Outlook muestra los números que representan el mes, día y año correctos. La siguiente lista muestra ejemplos de la información que se puede escribir en los campos de fecha y hora. Utilice esta lista como referencia y trate de escribir algunas descripciones propias. Por ejemplo, podría escribir Feb en lugar de Febrero. Fechas escritas

• en un mes desde hoy • este viernes, en dos días, sesenta días después • hace tres semanas, semana próxima • Veintitrés de julio, 28 de marzo, uno de septiembre

Horas escritas • mediodía, medianoche • nueve de la mañana, cinco y veinte

Descripciones de fechas y horas • ahora • ayer, hoy, mañana • después, antes, previamente, a partir de, anterior, inicio • después, fin, terminado, a continuación • durante, desde, ese, este, hasta, durante, al • siguiente, último

Días no laborables que caen en la misma fecha todos los años (la puntuación es opcional)

• Año Nuevo, Nochevieja • Cinco de Mayo • Día de la Constitución • Día de la Independencia • Día de Todos los Santos • Día del Trabajador • Doce de octubre • Navidades, Navidad, Nochebuena • Pentecostés

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Outlook

• San Valentín • Viernes Santo

Nota Si escribe algo en un campo de fecha u hora y después cambia de opinión, puede eliminar la entrada o escribir ninguno.

ELIMINAR UN ELEMENTO DEL CALENDARIO �� Seleccione el elemento que desee eliminar.

Para eliminar más de un elemento del Calendario, presione y mantenga presionada la tecla CONTROL (CTRL) y de clic en los elementos que desee.

�� De clic en Eliminar ESTABLECER O QUITAR LAS OPCIONES DE AVISOS PARA LAS CITAS NUEVAS

�� En el menú Herramientas, de clic en Opciones y, a continuación, de clic en la ficha Preferencias.

�� Para activar o desactivar automáticamente un aviso para las citas nuevas, active o desactive la casilla de verificación Aviso predeterminado.

�� Si ha activado la casilla de verificación, escriba cuánto tiempo antes de la cita desea que se produzca el aviso.

CAMBIAR EL COLOR DE FONDO DEL CALENDARIO �� De clic en Calendario. �� En el menú Herramientas, de clic en Opciones y, después, de clic en Opciones

del Calendario. �� En la lista Color de fondo, de clic en el color que desee.

Notas • El color que elija se aplica a las vistas Día y Semana laboral. Las vistas

Semana y Mes utilizan blanco y gris como colores de fondo. • El color que elija se aplica a las horas del día de la semana. A las horas

nocturnas y de fin de semana se aplica un color de fondo más oscuro. ACTIVAR O DESACTIVAR LOS AVISOS Y LOS SONIDOS DE AVISO

�� En el menú Herramientas, de clic en Opciones. �� De clic en la ficha Otros y, a continuación, de clic en Opciones avanzadas. �� De clic en Opciones de aviso. �� Active o desactive la casilla de verificación Mostrar el aviso.

Si se están mostrando los avisos, puede activar o desactivar la casilla de verificación Reproducir un sonido y, a continuación, escribir la ruta de acceso de un archivo de sonido. MOSTRAR LAS HORAS DE LAS CITAS COMO RELOJES EN MINIATURA

�� De clic en Calendario. �� En el menú Ver, elija Vista actual y, a continuación, de clic en Personalizar la

vista actual. �� De clic en Más opciones.

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�� Bajo Semana o Mes, active la casilla de verificación Mostrar la hora en forma de reloj.

Modificar una Cita �� Abra la cita que desee cambiar. �� En la ficha Cita, seleccione las opciones que desee cambiar.

Sugerencia En el Calendario, puede arrastrar la cita a una fecha diferente. También puede modificar el asunto; para ello, de clic en el texto de descripción y realice los cambios que desee. PROGRAMAR UNA CITA, UNA REUNIÓN O UN EVENTO Una cita es una actividad programada en el Calendario que no implica invitar a otras personas ni reservar recursos. Una cita periódica se repite de forma regular. Un evento es una actividad que dura 24 horas o más. Un evento anual, como un cumpleaños o un aniversario, se produce una vez al año en una fecha específica. Los eventos y los eventos anuales no ocupan bloques de tiempo en el tu Calendario, sino que aparecen en títulos. ESTABLECER UN AVISO DE CITA

�� Abra la cita (o la serie de citas si se trata de una cita periódica). �� Active la casilla de verificación Aviso y, a continuación, escriba cuánto tiempo

antes de la cita desea que se produzca el aviso. �� Para personalizar el sonido del aviso sólo para esta cita, de clic en el aviso y, a

continuación, seleccione el sonido que desee que se reproduzca. CONVERTIR UNA CITA EN PERIÓDICA

�� Abra la cita que desee convertir en periódica. �� En el menú Acciones, de clic en Periodicidad. �� De clic en la frecuencia (Diaria, Semanal, Mensual, Anual) a la que desee que

se repita la cita y, a continuación, seleccione las opciones que desee para la frecuencia.

�� De clic en Aceptar y, a continuación, de clic en Guardar y cerrar CONVERTIR UNA CITA EN UNA REUNIÓN

�� Abra la cita. �� De clic en la ficha Disponibilidad del asistente. �� Invite a los asistentes y los recursos. �� Determine una hora de reunión. �� De clic en la ficha Cita. �� Si no ha programado el uso de un salón, escriba la ubicación en el cuadro

Ubicación. �� De clic en Enviar.

Sugerencia Para convertir rápidamente una cita en una reunión, abra la cita, de clic en el menú Acciones, de clic en Invitar a los asistentes y, a continuación, escriba nombres en el cuadro Para. Programar una Reunión Una reunión es una cita a la que se invita a otras personas o para la cual se reservan recursos. Una reunión periódica se repite de forma regular. Las reuniones pueden ser cara a cara o bien pueden tratarse de conferencias en línea.

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Outlook

�� De clic en Calendario. �� En el menú Acciones, de clic en Organizar una reunión.

�� Invite a los asistentes y los recursos. �� De clic en Autoselección y, a continuación, de clic en una opción. �� De clic en Crear reunión. �� En el cuadro Asunto, escriba una descripción. �� Si no ha programado el uso de un salón, escriba la ubicación en el cuadro

Ubicación. �� Seleccione otras opciones que desee. �� De clic en Enviar.

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Sugerencia Para enviar el orden del día o notas acerca de la reunión, adjunte un archivo a la convocatoria de reunión. PROGRAMAR UNA REUNIÓN PERIÓDICA

�� De clic en Calendario. �� En el menú Acciones, de clic en Organizar una reunión. �� Invite a los asistentes y los recursos. �� De clic en Autoselección y, después, de clic en una opción. �� De clic en Crear reunión. �� En el cuadro Asunto, escriba una descripción. �� Si no ha programado el uso de un salón, escriba la ubicación en el cuadro

Ubicación. �� Seleccione otras opciones que desee. �� En el menú Acciones, de clic en Periodicidad.

�� Seleccione las opciones de frecuencia e intervalo de repetición que desee. �� De clic en Aceptar y, a continuación, de clic en Enviar.

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Outlook

CANCELAR UNA REUNIÓN �� En el Calendario, abra la reunión que organizó. �� En el menú Acciones, de clic en Cancelar reunión.

Sugerencia Para eliminar la reunión, de clic en la reunión y, a continuación, de clic en Eliminar. E j e r c i c i o s

• Programe una cita en su calendario para el próximo viernes a las 10:30

• Invite a una reunión mensual por lo menos a dos personas, la reunión se realizara los días 5 de cada mes, durante los siguientes 3 meses, a las 9:00 a.m., se llevara a cabo en su área de trabajo.

CONTACTOS

La carpeta de contactos es la libreta de direcciones de correo electrónico y el lugar donde se guarda la información de las personas y organizaciones con las que desea comunicarse. Utilice la carpeta de contactos para guardar las direcciones de correo electrónico, direcciones de correspondencia, números de teléfono y cualquier otra información relacionada con el contacto, por ejemplo, fecha de cumpleaños o aniversario. Vincular un elemento de Outlook o un documento de Office a un contacto le ayudará a realizar el seguimiento de las actividades relacionadas con él. Al escribir el nombre o la dirección de un contacto, Outlook los separa en partes y coloca cada una en un campo diferente. Puede ordenar, agrupar o filtrar los contactos por cualquier parte del nombre o de la dirección que desee. Elija un contacto de la lista de contactos y de clic en un botón o comando de menú para que Outlook envíe una convocatoria de reunión, un mensaje de correo electrónico o una solicitud de tarea al contacto. Si tiene un módem, también puede hacer que Outlook llame al número de teléfono del contacto, que registre la duración de la llamada y que guarde un registro completo en el Diario con las notas tomadas durante la conversación. Puede archivar la información del contacto por el apellido, el nombre, el nombre de la organización, el apodo o cualquier palabra que le ayude a encontrar el contacto rápidamente, por ejemplo, "proveedor". Outlook ofrece varios nombres con los que archivar el contacto o puede seleccionar uno propio. Puede escribir tres direcciones por cada contacto. Indique una dirección como dirección de correspondencia y

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utilícela para etiquetas de correo y sobres, o para crear cartas para combinación de correspondencia. Abrir la carpeta de Contactos Para iniciar la carpeta de contactos, de clic en el icono de contactos que se ubica en la barra de Outlook o bien utilice el menú en nuevo y luego elija contactos. Crear contactos Un contacto es una persona u organización con la que se mantiene correspondencia. Es posible almacenar información acerca de los contactos, como por ejemplo, puestos, números de teléfono, direcciones, direcciones de correo electrónico, direcciones de correo electrónico de Internet y notas. Cuando se crea un contacto, se puede escribir toda la información nueva o bien se puede utilizar información de un contacto existente de la misma compañía. Crear un contacto con información nueva

�� En el menú Archivo, elija Nuevo y, a continuación, de clic en Contacto. �� En el cuadro Nombre completo, escriba un nombre para el contacto. �� Escriba la información que desee incluir para el contacto. �� De clic en Guardar y cerrar

Eliminar un contacto

�� De clic en Contactos �� Seleccione los contactos que desee eliminar.

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Outlook

�� De clic en Eliminar

Nota Cuando se elimina un contacto, no se eliminan las entradas del Diario que hacen referencia a ese contacto.

Cambiar la vista de la Carpeta Para utilizar cualquiera de las vistas siguientes, de clic en ContactosContactosContactosContactos

. En el menú VerVerVerVer, elija Vista actualVista actualVista actualVista actual y, a continuación, de clic en la vista que desee.

De clic en esta vista Para ver los contactos

Tarjetas de visita En tarjetas individuales con una dirección de correo y números de teléfono de trabajo y particulares.

Tarjetas de visita detalladas En tarjetas individuales con direcciones de trabajo y particulares, números de teléfono y detalles adicionales.

Lista de teléfonos En una lista con el nombre de la organización, el número de teléfono del trabajo, el número de fax del trabajo y el número de teléfono particular.

Por categoría En una lista agrupados por categorías y ordenados por los nombres por los cuales los contactos están archivados dentro de cada categoría.

Por organización En una lista agrupados por organización con el puesto, el nombre de la organización, el departamento, el número de teléfono del trabajo y el número de fax del trabajo.

Por ubicación En una lista agrupados por país con el nombre de la compañía, el estado, el país, el número de teléfono del trabajo y el número de teléfono particular.

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De clic en esta vista Para ver los contactos

Por marca de seguimiento En una lista agrupados por indicador. También muestra la fecha de vencimiento para la acción de seguimiento del indicador.

Buscar información de un Contacto desde un elemento Puede buscar información acerca de un contacto desde un mensaje de correo electrónico, una convocatoria de reunión y una solicitud de tarea. También puede buscar información acerca de un contacto desde una entrada del Diario si el nombre del contacto está subrayado en el cuadro Contactos. El contacto debe encontrarse en la lista de contactos original. Si dispone de varias listas de contactos en diferentes carpetas, la lista de contactos original es la lista que se ve cuando se hace clic en Contactos en el grupo Outlook en la barra de Outlook. En los cuadros Para, CC y CCO de un mensaje de correo electrónico, convocatoria de reunión o solicitud de tarea que reciba, de clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el nombre del contacto y, a continuación, de clic en Buscar contacto en el menú contextual. En el cuadro Contactos de un elemento, haga doble clic en el nombre del contacto subrayado. Crear un mensaje a partir de un contacto

�� Seleccione el contacto, de clic en el menú Acciones y, a continuación, de clic en Nuevo mensaje para el contacto.

�� En el cuadro Asunto, escriba el asunto del mensaje. �� En el cuadro de texto, escriba el mensaje. �� De clic en Enviar.

Crear una convocatoria de reunión a partir de un Contacto �� Seleccione el contacto, de clic en el menú Acciones y, a continuación, de clic

en Nueva convocatoria de reunión para el contacto. �� En el cuadro Asunto, escriba una descripción. �� En el cuadro Ubicación, escriba la ubicación. �� Escriba las horas de comienzo y finalización. �� Seleccione otras opciones que desee. �� De clic en Enviar

Listas de distribución personales Una lista de distribución personal es un conjunto de contactos. Es un medio sencillo de enviar mensajes a un grupo de personas. Por ejemplo, si envía mensajes al equipo de mercadotecnia con frecuencia, puede crear una lista de distribución denominada Equipo de mercadotecnia que contenga los nombres de todos los miembros de dicho equipo. Un mensaje que se envíe a esta lista de distribución se

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Outlook

entregará a todos los destinatarios incluidos en la misma. Los destinatarios ven su nombre y el de los demás destinatarios en la línea Para del mensaje, en lugar de ver el nombre de la lista de distribución. Puede utilizar las listas de distribución en mensajes, solicitudes de tarea, convocatorias de reunión y otras listas de distribución personales. Se puede agregar y eliminar nombres fácilmente de una lista de distribución, enviarla a otros e imprimirla. Si anteriormente utilizaba una libreta personal de direcciones en lugar de la lista de la carpeta de contactos para almacenar las direcciones, puede mover fácilmente las direcciones y listas de distribución a la carpeta de contactos utilizando el comando Importar y exportar (menú Archivo).

�� En el menú Archivo, elija Nuevo y, a continuación, de clic en Lista de distribución.

�� En el cuadro Nombre, escriba un nombre. �� La lista de distribución se guardará en la carpeta de contactos con el nombre

que le asigne. �� De clic en Seleccionar miembros. En la lista Mostrar los nombres que figuran

en, de clic en las libretas de direcciones que contienen las direcciones de correo electrónico que desea incluir en la lista de distribución.

�� En el cuadro Escriba el nombre o selecciónelo en la lista, escriba el nombre que desea incluir. En la siguiente lista, seleccione el nombre y, a continuación, de clic en Agregar. Seleccionar varios elementos.

�� Si desea agregar una descripción mayor de la lista de distribución, de clic en la ficha Notas y escriba el texto.

�� De clic en Guardar y cerrar. AGREGAR UN NOMBRE A UNA LISTA DE DISTRIBUCIÓN PERSONAL

�� De clic en Contactos . �� Abra la lista de distribución en la carpeta de contactos. �� Siga uno de estos procedimientos:

Para agregar una dirección de una libreta de direcciones o una carpeta de contactos, de clic en Seleccionar miembros. Para agregar una dirección que no está en una carpeta de contactos o libreta de direcciones, de clic en Agregar nuevo. MOSTRAR LOS NOMBRES DE UNA LISTA DE DISTRIBUCIÓN PERSONAL

�� En un mensaje nuevo, de clic en Para. �� En la lista Mostrar los nombres que figuran en, de clic en la libreta de

direcciones que contiene la lista de distribución acerca de la cual desea información.

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�� En el cuadro Escriba el nombre o selecciónelo en la lista, escriba el nombre de la lista de distribución. En la lista que aparece debajo, de clic en el nombre que desee.

�� De clic en Propiedades. QUITAR UN NOMBRE DE UNA LISTA DE DISTRIBUCIÓN PERSONAL

�� De clic en Contactos . �� Abra la lista de distribución en la carpeta de contactos. �� En el cuadro Nombre, de clic en el nombre que desea quitar. �� De clic en Quitar.

ACTUALIZAR UNA LISTA DE DISTRIBUCIÓN CON NUEVAS DIRECCIONES DE CORREO ELECTRÓNICO

�� De clic en Contactos. �� Abra la lista de distribución personal de la carpeta de contactos. �� De clic en Actualizar ahora.

AGREGAR A LA CARPETA CONTACTOS UNA LISTA DE DISTRIBUCIÓN RECIBIDA

�� Abra el mensaje que contiene la lista de distribución. �� De clic en la lista de distribución adjunta y arrástrela a Contactos

E j e r c i c i o s

Cree los siguientes contactos y ubíquelos en la categoría de trabajo: • Margarita Ordóñez Méndez • Gerente general , telas importadas de México. • Av. Carteros 1005 • Col. Nuevo México

• CP. 84500 • Nuevo Laredo Tamaulipas

• Tel: 01 867 7105890 • Email: mordoñ[email protected]

• Federico Colmenares Pérez

• Proveedor, Materiales Eléctricos “el contacto” • Calle 10 Poniente 1008 • Col. El faro

• CP. 10026 • Veracruz , ver.

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Outlook

• Tel: 01229 8920649 • Email: [email protected]

• Pedro Jaime Rosales Robles • Director general “deportes del campo” • Av. Del valle 458 • C.P. 46978 • Cruz Quemada, Gro. • Tel 01745 2596487 particular • 01745 2968715 oficina

• Email: [email protected] Cree dos contactos de familiares o amigos y ubíquelos en la categoría de personal Organice sus contactos por categorías.

TAREAS

Una tarea es un recado personal o relacionado con el trabajo al cual desea realizar un seguimiento hasta que se realiza. Una tarea puede tener lugar una sola vez o varias (tarea periódica). Una tarea periódica puede repetirse a intervalos regulares o bien puede repetirse según la fecha en la que se marque la tarea como completada. Por ejemplo, es posible que desee enviar un informe de estado a su jefe el último viernes de cada mes o cortarse el pelo transcurrido un mes desde su último corte de pelo. Las tareas periódicas se agregan de una en una a la lista de tareas. Cuando se marca una repetición de la tarea como completada, la siguiente repetición aparece en la lista. Abrir una Tarea

�� De clic en Tareas o en Calendario.

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Busque la tarea en la lista de tareas y, a continuación, haga doble clic en el icono de la tarea.

Crear una Tarea Una tarea es un recado personal o relacionado con el trabajo al cual desea realizar un seguimiento hasta que se realiza. Una tarea puede tener lugar una sola vez o varias (tarea periódica). Una tarea periódica puede repetirse a intervalos regulares o bien puede repetirse según la fecha en la que se marque la tarea como completada. Por ejemplo, es posible que desee enviar un informe de estado a su jefe el último viernes de cada mes o cortarse el pelo transcurrido un mes desde su último corte de pelo.

TAREA COMPLETADA

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Outlook

Las tareas periódicas se agregan de una en una a la lista de tareas. Cuando se marca una repetición de la tarea como completada, la siguiente repetición aparece en la lista Crear una tarea que se realice una vez

�� En el menú Archivo, elija Nuevo y, a continuación, de clic en Tarea. �� En el cuadro Asunto, escriba un nombre de tarea. �� Seleccione las opciones que desee. �� De clic en Guardar y cerrar.

Crear una tarea que se repita a intervalos regulares �� En el menú Archivo, elija Nuevo y, a continuación, de clic en Tarea. �� En el cuadro Asunto, escriba un nombre de tarea. �� Seleccione las opciones que desee. �� En el menú Acciones, de clic en Periodicidad.

ENVIAR INFORME

MARCAR TAREA COMPLETADA

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�� De clic en la frecuencia (Diaria, Semanal, Mensual, Anual) a la que desee que se repita la tarea y, a continuación, seleccione las opciones para la frecuencia.

No de clic en Volver a crear una tarea nueva, porque de lo contrario la tarea no se repetirá a intervalos regulares.

�� Si desea que la tarea comience y finalice en fechas específicas, establezca las fechas de comienzo y finalización.

�� De clic en Aceptar y, a continuación, de clic en Guardar y cerrar Crear una tarea que se repita según la fecha en que se complete

�� En el menú Archivo, elija Nuevo y, a continuación, de clic en Tarea. �� En el cuadro Asunto, escriba un nombre de tarea. �� Seleccione las opciones que desee. �� En el menú Acciones, de clic en Periodicidad. �� De clic en la frecuencia (Diaria, Semanal, Mensual, Anual) con la que

desee que se repita la tarea. �� De clic en Volver a crear una tarea nueva y, a continuación, escriba una

frecuencia en el cuadro. �� Si desea que la tarea comience y finalice en fechas específicas, establezca la

fecha de comienzo y finalización. �� De clic en Aceptar y, a continuación, de clic en Guardar y cerrar

Crear una solicitud de tarea a partir de una tarea existente �� En la lista de tareas, abra la tarea para la que desea crear una solicitud. �� De clic en Asignar tarea. �� En el cuadro Para, escriba el nombre de la persona a la que desea asignar la

tarea.

Para seleccionar el nombre de una lista, de clic en el botón ParaParaParaPara. �� Seleccione la fecha de vencimiento y las opciones de estado que desee. �� Si desea que la tarea se repita, de clic en Periodicidad, seleccione las

opciones que desee y, a continuación, de clic en Aceptar. Para obtener Ayuda acerca de una opción, de clic en el signo de interrogación y, a continuación, de clic en la opción.

�� Active o desactive las casillas de verificación Enviarme un informe de estado cuando esta tarea esté terminada y Conservar una copia actualizada de esta tarea en mi lista de tareas.

�� En el cuadro de texto, escriba instrucciones o información acerca de la tarea. �� De clic en Enviar.

ESTABLECER LA FECHA DE COMIENZO Y FIN DE UNA TAREA �� Abra la tarea cuyas fechas de comienzo y finalización desee establecer. �� En el cuadro Vencimiento, escriba la fecha en que la tarea debe quedar

completada. �� En el cuadro Inicio, escriba una fecha para empezar a trabajar en la tarea. �� Para restablecer la fecha de comienzo sin cambiar la fecha de vencimiento,

escriba Ninguna en el cuadro Inicio, presione la tecla ENTRAR y escriba la nueva fecha de comienzo.

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Outlook

Nota En lugar de escribir una fecha, puede escribir una breve descripción, como "próximo lunes" o "un mes a partir de hoy".

Eliminar una Tarea �� En la lista de tareas, seleccione las tareas que desee eliminar. �� De clic en Eliminar.

Nota Si elimina una tarea que ha asignado a otro usuario, en realidad sólo se eliminará de su lista de tareas, puesto que permanecerá en la lista de la persona que aceptó la tarea. Ya no recibirá informes de estado de la tarea.

Vistas de las Tareas Para utilizar cualquiera de las vistas siguientes, de clic en Tareas En el menú Ver, elija Vista actual y, a continuación, de clic en la vista que desee. Todas las vistas muestran el icono de tarea, el asunto y la fecha de vencimiento. Algunas vistas muestran información adicional acerca de cada tarea.

De clic en esta vista Para ver las tareas

Lista sencilla En una lista con sólo unos pocos detalles, de modo que pueda ver de un vistazo las tareas que están completadas.

Lista detallada En una lista que muestra muchos detalles acerca de cada tarea, incluida la prioridad y el porcentaje completado.

Tareas activas Que están incompletas (incluidas las que están atrasadas), en una lista.

Próximos siete días Que vencen en los próximos siete días, en una lista.

Tareas atrasadas Que están atrasadas, en una lista.

Por categoría En una lista, agrupadas por categoría y ordenadas por fecha de vencimiento dentro de cada categoría.

Asignación En una lista que muestra sólo las tareas que se han asignado a otros, ordenadas por el nombre del propietario de la tarea y la fecha de vencimiento.

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De clic en esta vista Para ver las tareas

Por persona encargada En una lista, agrupadas por el nombre del propietario de la tarea y ordenadas por la fecha de vencimiento dentro de cada propietario de tarea.

Tareas completadas Que se han marcado como completadas, en una lista.

Escala de tiempo de tareas Representadas por iconos organizados en orden cronológico por fecha de comienzo en una escala de fechas. Las tareas sin fechas de comienzo se organizan por fecha de vencimiento.

Crear una solicitud de tarea a partir de una Tarea existente �� En la lista de tareas, abra la tarea para la que desea crear una solicitud. �� De clic en Asignar tarea. �� En el cuadro Para, escriba el nombre de la persona a la que desea asignar la

tarea. �� Para seleccionar el nombre de una lista, de clic en el botón Para. �� Seleccione la fecha de vencimiento y las opciones de estado que desee. �� Si desea que la tarea se repita, de clic en Periodicidad, seleccione las opciones

que desee y, a continuación, de clic en Aceptar. �� Active o desactive las casillas de verificación Enviarme un informe de estado

cuando esta tarea esté terminada y Conservar una copia actualizada de esta tarea en mi lista de tareas.

�� En el cuadro de texto, escriba instrucciones o información acerca de la tarea. �� De clic en Enviar.

Nota Si asigna una tarea periódica, en su lista de tareas quedará una copia de la tarea pero no se actualizará. Si activa la casilla de verificación Enviarme un informe de estado cuando esta tarea esté completada, recibirá un informe de estado cada vez que se complete una repetición de la tarea.

Copiar una tarea �� En la lista de tareas, seleccione las tareas que desee copiar. �� En el menú Edición, de clic en Copiar. �� En el menú Edición, de clic en Pegar. �� Si es necesario, abra la tarea y cambie sus opciones.

Nota Para copiar rápidamente una tarea, de clic en ella y, a continuación, presione y mantenga presionada la tecla CONTROL (CTRL) y arrastre la tarea a otro lugar en la lista de taras.

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Outlook

Cambiar el nombre de una Tarea �� En la lista de tareas, de clic en el nombre de la tarea que desee cambiar. �� Escriba un nuevo nombre y, a continuación, presione la tecla ENTRAR.

Nota Si se trata de una tarea periódica, las repeticiones ya completadas conservarán el nombre antiguo.

Establecer las opciones der los avisos para las Tareas nuevas �� En el menú Herramientas, de clic en Opciones, de clic en la ficha Otros y, a

continuación, de clic en Opciones avanzadas. �� De clic en Tareas delegadas. �� Para activar automáticamente un aviso para las tareas nuevas, active la casilla

de verificación Establecer avisos para las tareas con fecha de vencimiento.

Notas Estas opciones de avisos sólo afectan a las tareas que tienen una fecha de vencimiento. Si asigna a otra persona una tarea con un aviso, Outlook desactiva el aviso de modo que la persona que acepte la tarea pueda establecer un aviso.

Marcar una Tarea como completada �� Abra la tarea que desee marcar como completada. �� En el cuadro % completado, escriba 100%.

Nota Si el campo Completada (que aparece como una marca de verificación en el título de columna) aparece en la lista de tareas, puede activar la casilla de verificación del campo Completada para marcar la tarea como completada. O bien, si el campo Estado aparece en la lista de tareas, puede escribir Completada en el campo Estado

Cambiar la configuración de una Tarea �� Abra la tarea cuya configuración desee cambiar. �� En las fichas Tarea y Detalles, seleccione las opciones que desee.

E j e r c i c i o s

• Programe una tarea “Actualizar el presupuesto” para el siguiente día

• Asigne una tarea “Elaborar reportes mensuales” para los días 29 de cada mes a un colaborador y adjunte un archivo.

• Envíe el informe de estado de una tarea a su jefe que se la haya asignado

• Marque una tarea como aplazada.

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DIARIO

Descripción del diario Puede utilizar el Diario para registrar interacciones con contactos importantes, para registrar elementos o documentos que son importantes para usted y para registrar actividades de todos los tipos. ACTIVIDADES QUE SE PUEDEN GUARDAR AUTOMÁTICAMENTE EN EL DIARIO

• Mensaje de correo electrónico • Convocatoria de reunión • Respuesta a la reunión • Cancelación de la reunión • Solicitud de tarea • Respuesta a la tarea

DOCUMENTOS CREADOS EN ESTOS PROGRAMAS SE PUEDEN GUARDAR AUTOMÁTICAMENTE EN EL DIARIO*

• Microsoft Access • Microsoft Excel • Cuaderno de Microsoft Office • Microsoft PowerPoint • Microsoft Word • Otros programas compatibles con Microsoft Office

* Para guardar automáticamente los documentos, el programa debe estar instalado en el sistema. Abrir una entrada del Diario

�� De clic en Diario. �� De clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la entrada del Diario y, a

continuación, de clic en Abrir la entrada del Diario o en Abrir el elemento correspondiente en el menú contextual.

Nota Para especificar si deben abrirse la entrada del Diario o el elemento al hacer doble clic en las entradas del Diario, de clic en el menú Herramientas, de clic en Opciones y, a continuación, de clic en la ficha Preferencias. De clic en Opciones del Diario y, a continuación, de clic en Abrir la entrada del Diario o en Abrir el elemento correspondiente a la entrada del diario.

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Outlook

Registrar una entrada en el diario

�� Localice el elemento o el documento que desee registrar. Puede utilizar Outlook, el Explorador de Windows o el escritorio.

�� Arrastre el elemento a Diario. �� Seleccione las opciones que desee de la entrada del Diario

GRABAR MANUALMENTE UNA ACTIVIDAD EN EL DIARIO �� En el menú Archivo, elija Nuevo y, a continuación, de clic en Entrada del

Diario. �� En el cuadro Asunto, escriba una descripción. �� En el cuadro Tipo de entrada, de clic en el tipo de entrada del Diario que

desee registrar.

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�� Seleccione otras opciones que desee. �� De clic en Guardar y cerrar

REGISTRAR AUTOMÁTICAMENTE ELEMENTOS PARA LOS CONTACTOS EN EL DIARIO

�� En el menú Herramientas, de clic en Opciones. �� En la ficha Preferencias, de clic en Opciones del Diario. �� En el cuadro Grabar automáticamente estos elementos, active las casillas de

verificación de los elementos que desee que se registren automáticamente en el Diario.

�� En el cuadro Para estos contactos, active las casillas de verificación de los contactos cuyos elementos desee registrar automáticamente.

REGISTRAR AUTOMÁTICAMENTE DOCUMENTOS EN EL DIARIO �� En el menú Herramientas, de clic en Opciones. �� En la ficha Preferencias, de clic en Opciones del Diario. �� En el cuadro Grabar también archivos de, active las casillas de verificación

situadas junto a los programas cuyos archivos desee registrar automáticamente en el Diario.

DESACTIVAR LA GRABACIÓN AUTOMÁTICA DE LAS ENTRADAS DEL DIARIO PARA UN CONTACTO

�� En el menú Herramientas, de clic en Opciones. �� En la ficha Preferencias, de clic en Opciones del Diario. �� En el cuadro Para estos contactos, desactive la casilla de verificación situada

junto al contacto cuyo registro automático desee detener. ABRIR EL CONTACTO AL QUE HACE REFERENCIA UNA ENTRADA DEL DIARIO

�� De clic en Diario.

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Outlook

�� Abra la entrada del Diario correspondiente al contacto que desee. �� Para resolver los nombres de contactos que no están subrayados, de clic en el

menú Herramientas y, a continuación, de clic en Comprobar nombres. �� En el cuadro Contacto, haga doble clic en los nombres subrayados.

Nota Si un nombre no está subrayado después de hacer clic en Comprobar nombres, el nombre no se encuentra en la carpeta Contactos.

Eliminar una Tarea del Diario �� En el Diario, seleccione la entrada del Diario. �� En el menú Edición, de clic en Eliminar.

Nota La eliminación de una entrada del Diario no elimina el elemento, el documento ni los contactos a los que se refiere la entrada del Diario. De forma similar, cuando se elimina un elemento o un documento que se ha registrado en el Diario, la entrada del Diario correspondiente a ese elemento o documento no se elimina.

Vistas del Diario Para utilizar cualquiera de las vista siguientes, de clic en Diario En el menú Ver, elija Vista actual y, a continuación, de clic en la vista que desee. Cada vista muestra las entradas del Diario ordenadas por fecha de comienzo (desde la primera hasta la última en una escala de tiempo o desde la última hasta la primera en una lista).

De clic en esta vista Para ver las entradas del Diario

Por tipo Representadas por iconos en una escala de tiempo y agrupadas por el tipo de elemento.

Por contacto Representadas por iconos en una escala de tiempo y agrupadas por el nombre del contacto.

Por categoría Representadas por iconos en una escala de tiempo y agrupadas por la categoría.

Lista de entradas En una lista.

Últimos siete días Creadas durante los últimos siete días, en una lista.

Llamadas de teléfono Que son llamadas de teléfono, en una lista. Movimiento sobre la fecha en la carpeta del diario MOVER UNA ENTRADA DEL DIARIO

�� Abra la entrada del Diario. �� Escriba una nueva fecha de comienzo y de finalización.

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Nota Cuando se mueve una entrada del Diario, no se cambia la hora de comienzo del elemento, el documento o el contacto al que hace referencia.

VER LAS ENTRADAS DEL DIARIO DE UN CONTACTO �� Abra el contacto cuyas entradas del Diario desee ver.

�� De clic en la ficha Actividades. �� En el cuadro Mostrar, de clic en Diario

CAMBIAR LA LONGITUD DE LA ETIQUETA DEL ELEMENTO EN UNA ESCALA DE TIEMPO

�� Desde la escala de tiempo, de clic en el menú Ver, elija Vista actual y, a continuación, de clic en Personalizar la vista actual.

�� De clic en Más opciones. �� En el cuadro Ancho máximo de etiqueta, escriba el número de caracteres

máximo que desee que tenga la etiqueta. CAMBIAR LOS CAMPOS UTILIZADOS PARA MOSTRAR ELEMENTOS EN UNA ESCALA DE TIEMPO Cuando se ven elementos y documentos en una escala de tiempo, cada elemento y documento se muestra a la hora específica en que se creó, guardó, envió, recibió, abrió o modificó, dependiendo de qué campos se utilizan para mostrar cada elemento. Puede cambiar los campos utilizados para mostrar elementos en una escala de tiempo. Como resultado, tanto la ubicación como la duración de los elementos pueden cambiar en la escala de tiempo.


�� De clic en Campos.

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Outlook

�� En el cuadro Seleccionar campos disponibles en, de clic en el conjunto de campos que desee.

�� En el cuadro Campos de fecha y hora disponibles, de clic en el campo que contiene la hora que desee utilizar para la fecha de comienzo del elemento y, a continuación, de clic en Inicio.

�� En el cuadro Campos de fecha y hora disponibles, de clic en el campo que contiene la hora que desee utilizar para la fecha de finalización del elemento y, a continuación, de clic en Fin.

MOSTRAR U OCULTAR LA ETIQUETA DEL ELEMENTO CUANDO SE VEA POR MESES EN UNA ESCALA DE TIEMPO


�� De clic en Más opciones. �� Active o desactive la casilla de verificación Mostrar etiqueta al ver por mes.

Cambiar la cantidad de tiempo que se muestra en una escala de tiempo

Para ver los elementos De clic en

En incrementos de horas en la escala de tiempo

En incrementos de días en la escala de tiempo

En incrementos de semanas en la escala de tiempo

MOSTRAR U OCULTAR LOS NÚMEROS DE SEMANA EN UNA ESCALA DE TIEMPO


�� De clic en Más opciones. �� Para mostrar u ocultar los números de semana, active o desactive la casilla de

verificación Mostrar los números de la semana.

ACERCA DE LAS NOTAS

Las notas son el equivalente electrónico de las notas de papel adhesivas. Utilice las notas para anotar preguntas, ideas, recordatorios y cualquier cosa que escribiría normalmente en una nota de papel. Las notas también resultan útiles para almacenar bits de información que es

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posible que necesite más adelante, como instrucciones o texto que desee volver a utilizar en otros elementos o documentos. Puede dejar notas abiertas en la pantalla mientras trabaja. Cuando se cambia una nota, los cambios se guardan automáticamente. Iniciar la carpeta de Notas

�� De clic en Notas . �� Seleccione las notas que desee abrir.

En el menú Archivo, señale Abrir y, a continuación, de clic en Elementos seleccionados.

Crear una Nota

�� En el menú Archivo, elija Nuevo y, a continuación, de clic en Nota. �� Escriba el texto de la nota. �� Para cerrar la nota, de clic en el icono de nota situado en la esquina superior

izquierda de la ventana Nota y, a continuación, de clic en Cerrar. Abrir una Nota

�� De clic en Notas. �� Seleccione las notas que desee abrir. �� En el menú Archivo, señale Abrir y, a continuación, de clic en Elementos

seleccionados.

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Outlook

Cambiar las opciones de formato para las Notas nuevas �� En el menú Herramientas, de clic en Opciones y, a continuación, de clic en la

ficha Preferencias. �� De clic en Opciones de nota. �� Bajo Aspecto, seleccione las opciones que desee.

CAMBIAR EL COLOR DE UNA NOTA �� Abra una nota. �� En la parte superior de la nota, de clic en el icono de nota. �� Elija Color y, a continuación, de clic en el color que desee

MOSTRAR U OCULTAR LA HORA Y LA FECHA EN LAS NOTAS �� En el menú Herramientas, de clic en Opciones, de clic en la ficha Otros y, a

continuación, de clic en Opciones avanzadas.

�� Active o desactive la casilla de verificación Al ver Notas, mostrar fecha y hora.

Eliminar una Nota �� De clic en Notas. �� Seleccione las notas que desee eliminar. �� De clic en Eliminar.

E j e r c i c i o s

• Elabore una nota “recoger el informe” • Elabore una nota en color azul • Elabore una nota “Hazme un café por favor” en color verde y

envíela a “su secretaria”

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• Acomode sus notas en forma de lista Para utilizar cualquiera de las vistas siguientes, de clic en Notas. En el menú Ver, elija Vista actual y de clic en la vista que desee.

De clic en esta vista Para ver las notas

Iconos Representadas por iconos organizados de izquierda a derecha por fecha de creación.

Lista de notas En una lista ordenadas por fecha de creación.

Últimos siete días Creadas durante los últimos siete días, en una lista.

Por categoría En una lista agrupadas por categorías y ordenadas por fecha de creación dentro de cada categoría.

Por color En una lista agrupadas por color y ordenadas por fecha de creación dentro de cada color.

Fin del Manual

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outlook - inegiinegi.org.mx/inegi/spc/doc/internet/outlook.pdf · 3 outlook objetivo general al...

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