microsoft outlook
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Power point explicativo de OutlookTRANSCRIPT
Outlook
Microsoft Outlook 2
Funcionalidades
Gestionar correos: recibidos, enviados, eliminados,…
La agenda de contactos Gestionar las citas Las tareas El diario Notas
Microsoft Outlook 3
MICROSOFT OUTLOOK.-Vista general
Carpetas
Diario
Calendario
Tareas
Microsoft Outlook 4
Gestionar correos: recibidos, enviados, eliminados,… Se pueden crear carpetas nuevas para clasificar el correo entrante o saliente. Ordenar por remitente, fechas, contenido en asunto, … Hacer búsquedas, por palabras en cualquier concepto: remitente, fechas,
contenido en asunto, en cualquier parte del correo. Mezclar los conceptos de búsqueda. Hacer reglas para que gestione automáticamente la clasificación del correo:
ejemplo: Todos los correos, que contienen la palabra OFIMATICA, enviarlos a la carpeta:
asignatura ofimática. Todos los que contienen la palabra: [POSIBLESPAM] enviarlos directamente a
correo no deseado.
Microsoft Outlook 5
Uso de reglas: Si no existiera la regla del spam, en mi servidor de la universidad,¿ Qué crees que pasaría?
Selección del
correo, mediant
e la palabra
en asunto
Y envío a no deseado
Microsoft Outlook 6
¿Qué más puedo hacer?. Mira reglas y Formularios
Microsoft Outlook 7
Herramienta->Formularios->Contactos.¿Podría haber incluido más campos y la foto?
Microsoft Outlook 8
El uso de formularios
Será el futuro modo de intercambio de información en los soportes de información y comunicación con todos los sistemas de información.
Mirar los ejercicios del Access. Todo se hace en base a formularios.
Gestión de contactos
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¿Qué hago yo con mis contactos? ¿Cómo quieres ver tus contactos?. Orden ¿Qué campos quieres visualizar? ¿Qué listas de distribución quieres tener? ¿Hacen falta las listas de distribución si has rellenado
correctamente tu vCard?: podrías enviar un correo a todos los contactos de un
departamento, organización, país,. Primero filtras por ese campo, después seleccionas todos los que te interesan, y envías.
Claro que para hacer todo eso tienes que haber trabajado correctamente rellenando tu vCard.
Recuerda que si no puedes hacerlo con las opciones puedes usar el SQL que veis en base de datos o veremos como ejemplo en un ejercicio en las prácticas de Access.
¿Sabes como estar actualizado continuamente con todos tus contactos?
¿Cómo puedo tener todos mis contactos en todos mis ordenadores?
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Gestión de contactos. Selección de lo que queremos ver
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Ejemplo de modo de visualización de los contactos
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En Actividades con un contacto. Puedes ver todo lo que has hecho en colaboración, con esa persona.
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¿Sólo los correos?
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¡Qué mas! Fíjate que no solo gestionas correo y
agenda. Controlas todos los intercambios de correo con esa persona, las relaciones entre esos correos, los documentos que has trabajado en colaboración con el. Las tareas, las citas, notas.
Esto es un poco la base de lo que veremos al final de la asignatura, con los ejemplos de flujos de trabajo y gestión documental.
Microsoft Outlook 16
Outlook para hoy
Teóricamente: puedes ver y gestionar todo lo que has hecho, o hay por hacer en el día de hoy
Teóricamente: puedes ver y gestionar todo lo que has hecho, o hay por hacer en el día de hoy
Calendario, tareas, mensajes, sobre los
que has trabajado
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Calendario
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Cualquier documento entrante se puede almacenar como pendiente de cita y programar sus avisos y seguimiento
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Ejemplo: Fecha de la cita, personas que tienen que intervenir, recursos necesarios, personas opcional la asistencia,..
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No hay nada más difícil que programar y gestionar una cita. ¡Recuerda!, siempre el trabajo en grupo es lo más difícil.
Si intervienen varias personas, con pocos huecos en la agenda, que necesitan unos recursos (aula, medios,…) ¿cómo se optimiza encontrar los huecos adecuados a todos?. Igual eso es imposible, pero ¿cómo se encuentra una buena solución?
Igual utiliza un sistema parecido al solver visto en la hoja de cálculo, para optimizar encontrar la mejor opción.
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¿Quién coordina toda la información?. El sistema: envía los correos, controla las confirmaciones de asistencia, avisa con la periodicidad adecuada,..
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Ejemplo de nueva tarea, igual a cita y además: ¿Qué diferencia hay entre una tarea y una cita?
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¿Tarea y una cita?
La tarea implica algo más amplio que la cita.
La cita es todo lo que permite gestionar un encuentro entre los integrantes de un grupo.
La tarea sería el equivalente a trabajo en un proyecto común de un conjunto de personas. Puede incluir citas, actividades,…
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¿Es útil usar un gestor de información personal? Es algo más que la gestión del correo. Que sería una
herramienta trabajando a nivel individual. En una empresa ¿A qué dedican el tiempo la mayoría de
los técnicos y directivos?. Repasa la teoría. Si lo haces así:
¿Se controla más el proceso? Es más fácil modificar algo. ¿Se sabe quien es el responsable de que algo no este de
acuerdo a como se había planificado? En el trabajo en grupo, si pudieras tener acceso a toda
esa información en la red, sabrías en que estado está cada una de tu citas y tareas en las que tu intervienes, lo que hay pendiente y cuales son tus cometidos.
En el trabajo en grupo, en una tarea, proyecto,…:
Es importante que haya una persona al margen de todo el
grupo, e incluso de la empresa, que indique cuando se da por
finalizado el trabajo o el proyecto.
Y se da carpetazo ó se cambia:
Ejemplos:
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Míralo en ti mismo
Cuanto tiempo te hubieras ahorrado si alguien te hubiera dicho: Esa parte de la asignatura ni te la mires, o eso no merece la pena.
No se pueden dedicar recursos (en tu caso tiempo) a cosas que no llevan a ningún lado, o que ya estén resueltas.
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Hay que tomar una decisión
Cuando tienes 20 hipervínculos comienzan los problemas de gestión de esos enlaces. Literalmente se pierden las referencias y no apuntan a donde deben. La gestión es muy difícil. Mirar al final
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Continua el sufrimiento
Se opta por cambiar la Frontpage. La gestión de los enlaces es fabulosa, mirar siguiente diapositiva. Pero:
Se pretende completar con otras herramientas: acceso a bases de datos, foros,…: Imposible hacer compatible las extensiones del Frontpage con los servidores web de la Universidad, trabajan en linux.
Aquí hay dos soluciones, si controlas tu los recursos: montar el servidor compatible Microsoft migrar lo hecho, a otras herramientas compatibles linux
(php)
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Gestión de hipervínculos en FrontPage. ¿Se puede hacer igual con otras herramientas ofimáticas?
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RESUMEN
Eso es lo suele pasar en la empresa, se solucionan los problemas, con los recursos que se conocen y de los que se disponen, hasta que ya es ingobernable el problema. ¿Cómo conocer cuando es el momento del cambio?