opina: gestor de encuestas

Manual de usuarioIntroducción..........................................................................................................................................2Cómo moverse......................................................................................................................................2Perfiles de usuario................................................................................................................................ 6

Administrador.................................................................................................................................. 6Encuestado....................................................................................................................................... 6Encuestador......................................................................................................................................6

Cuestionarios y encuestas..................................................................................................................... 7Introducción..................................................................................................................................... 7Estados............................................................................................................................................. 8Tipos de cuestiones..........................................................................................................................9

Numéricas................................................................................................................................... 9Gradiente................................................................................................................................... 11Elección Múltiple......................................................................................................................12Matriz........................................................................................................................................ 14Sin tipo (abiertas)...................................................................................................................... 16

Mantenimiento............................................................................................................................... 17Publicación.....................................................................................................................................22Informes......................................................................................................................................... 25

Usuarios..............................................................................................................................................28Recursos............................................................................................................................................. 31Ayuda..................................................................................................................................................32Créditos...............................................................................................................................................33

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IntroducciónEsta aplicación, llamada Opina, permite modelar cuestionarios y/o encuestas. Opina ha sido desarrollada para la Universidad de Sevilla y quedan reservados todos los derechos.

Con esta aplicación podremos realizar desde cualquier punto con acceso a internet (web) nuestros propios cuestionarios, gestionar a nuestros usuarios (encuestados), realizar modificaciones, así como parametrizar y configurar todas las opciones de las que consta.

En los siguientes apartados de este manual se explica todo lo necesario para poder trabajar con la aplicación. Mediante explicaciones muy sencillas, y apoyadas en capturas de pantalla para facilitar su comprensión, navegaremos por el interior de Opina.

Cómo moverseLa interfaz1 de Opina esta basada en escritorios. Estos escritorios intentan recrear a los conocidos escritorios de los Sistemas Operativos. Estos escritorios están compuestos de los siguientes elementos principales:

Sistema de navegación por escritorios

Sistema de menús

Área de trabajo

La navegación por escritorios está implementada mediante un menú horizontal compuesto por pestañas. Cada una de estas pestañas representa un escritorio y donde se indica el nombre de cada uno de forma abreviada.

1 Conexión física y funcional entre dos aparatos o sistemas independientes.


Illustration 1: Interfaz de usuario

Cabe destacar la particularidad de la pestaña etiquetada con “Salir”. Esta pestaña no modela exactamente a un escritorio, sino que nos permite salir de la aplicación y dirigirnos a la pantalla principal2.

En la parte inferior de la barra de pestañas encontraremos siempre un texto que nos indicará el escritorio activo. Además de este texto podremos observar como aparecerá la pestaña del escritorio activo de forma diferente al resto (resaltada). Podemos ver un ejemplo en la siguiente captura de pantalla:

En la versión actual de Opina existen distintos escritorios según el tipo de usuario que se encuentre en la aplicación. Estos escritorios poseen elementos comunes y algunos propios debido a las características del escritorio.

Elijamos un escritorio de ejemplo para comentar estos elementos, por ejemplo, el escritorio denominado “Cuestionarios” que estará disponible para los usuarios “Encuestadores”.

Como se ha comentado anteriormente, los escritorios tienen tres elementos principales: sistema de navegación por escritorios, sistema de menús y un área de trabajo. Para entender correctamente el funcionamiento de los escritorios es fundamental conocer la relación entre estos tres elementos que se han mencionado.

El escritorio seleccionado determinará el menú que aparecerá en el sistema de menús. Los menús mostrados estarán íntegramente relacionados con la información mostrada en el área de trabajo. Los elementos del menú nos permitirán interaccionar con la información obtenida en el área de trabajo y además proporcionarnos información adicional. Para el ejemplo seleccionado vamos a describir todos los elementos con los que el usuario puede interaccionar y/u obtener información.

Los menús estarán estructurados en dos bloques, uno con las opciones y otro con información. Tanto las opciones como la información harán referencia sobre el o los elementos mostrados en el área de trabajo. En este ejemplo tenemos a nuestra disposición dos opciones:

Crear cuestionarios

Crear carpeta

E información sobre la carpeta que se está mostrando en el área de trabajo. La información que se muestra está compuesta por:

Fecha de alta

Elementos que contiene (número de carpetas y cuestionarios)

En el área de trabajo de trabajo encontraremos los siguientes elementos:

2 Bienvenida de la aplicación y donde el usuario podrá autenticarse. Se detallará en capítulos posteriores.


Ilustración 2 Sistema de navegación principal

Ilustración 3 Menú de un escritorio

En la zona superior encontramos el camino3 (path) donde nos encontramos, el número de carpetas y cuestionarios existentes en el directorio seleccionado. En la derecha encontramos un desplegable donde seleccionar la vista que deseamos. Las vistas determinan el modo y la información que se muestra en el área de trabajo. Existen dos posibles vistas: detalle y mosaico.

En la vista detalle la información se muestra de forma tabular. Sin embargo en la vista mosaico los elementos forman una cuadrícula. Veamos el mismo área de trabajo:

3 Estructura que representa un directorio o carpeta dentro de árbol


Ilustración 5 Área de trabajo en vista "mosaico"

Ilustración 4 Área de trabajo en vista "detalle"

Para aquellos perfiles de usuario (administrador y encuestador) que necesiten autenticarse en Opina, el sistema dispone de la siguiente pantalla de inicio:

En esta pantalla encontramos la fecha actual, un mensaje de bienvenida, y dos cuadros de texto donde se introducirán el nombre de usuario y contraseña, respectivamente.


Illustration 6: Pantalla de autenticación

Illustration 7: Pantalla de autenticación mostrando un mensaje de error

Perfiles de usuarioA continuación encontrará una breve descripción de los distintos perfiles de usuario que Opina modela. Para poder entender correctamente estas descripciones es importante continuar leyendo el resto del manual donde se detallan de forma concreta las distintas tareas que implementa el sistema.

AdministradorEste es el perfil que tiene un único usuario, es decir, existe un único administrador de Opina. El usuario administrador desempeña unas funciones muy concretas y puntuales. Este usuario se encarga del mantenimiento de usuarios con perfil encuestador. Este mantenimiento permite crear nuevos usuarios, modificar sus datos y darlos de baja. Además podremos obtener información sobre su último acceso. El usuario administrador dispondrá de un nombre de usuario y contraseña con los que autenticarse en el sistema.

EncuestadoEste perfil es asignado automáticamente a los usuarios que realizan cuestionarios. Dependiendo de como se haya definido el cuestionario obtendremos unos datos u otros del usuario encuestado. Dado que los encuestadores están asociados a cuestionarios no se les consideran usuarios del sistema propiamente, sino usuarios de los cuestionarios.

EncuestadorEste perfil es el más complejo del sistema por todas las acciones que puede llevar a cabo. Básicamente las labores de los usuarios encuestadores consisten en:

Creación de cuestionarios y encuestas.

Mantenimiento de cuestionarios y encuestas.

Explotación de los datos obtenidos mediante la generación de informes.

Mantenimiento de usuarios.

Al igual que el usuario administrador, todos los usuarios que pertenezcan a este perfil tendrán un nombre de usuario (único) y una contraseña con los que autenticarse en el sistema.


Cuestionarios y encuestas

IntroducciónLos cuestionarios constituyen un elemento fundamental dentro de Opina. Para alcanzar un mayor orden y tener todos nuestros cuestionarios ordenados, disponemos de carpetas en las que almacenarlos. Los cuestionarios con los que trabaja Opina están definidos con los siguientes atributos:

Título: Es un campo de texto de obligado cumplimento.

URL de redirección: Está url permitirá redirigir a los encuestados a la dirección que indiquemos una vez haya completado el cuestionario.

Descripción: Es un texto que permitirá al encuestador contextualizar el cuestionario, describirlo, aportar las aclaraciones oportunas, etc...

Fecha de inicio y fecha de fin: Determinan el período en el que el cuestionario puede ser realizado.

Cabecera y pie: Son dos textos que constituirán la cabecera y pie del cuestionario.

Sistema de autenticación:

➔ Público: Define al cuestionario de forma pública de tal forma que cualquier usuarios que acceda al mismo podrá realizarlo.

➔ Con contraseña pública: Define al cuestionario de tal forma que aquellos usuarios que conozcan la contraseña, definida para este cuestionario, podrán realizarlo.

➔ Con contraseña privada: Define al cuestionario de tal forma que los usuarios poseedores de una contraseña podrán realizado. Esta contraseña será única para cada uno de ellos.

Sistema de registro:

➔ Sin registro: No solicitará datos personales a los usuarios

➔ Con registro opcional: Solicitará datos personales de forma opcional.

➔ Con registro: Solicitará datos personales de obligado cumplimento.

Texto previo y de despedida: Sos dos textos. Uno de ellos se usará para dar la bienvenida a los usuarios al comienzo del cuestionario. El otro se usará para despedirse o indicar alguna información adicional, y se mostrará al finalizar el cuestionario.


EstadosUna vez creado un cuestionario este siempre se encontrará en uno de los siguientes estados:

Inactivo: Cuando la fecha actual sea previa a la fecha de inicio del cuestionario y no está bloqueado. Este estado es representado con el siguiente icono:

Cerrado: Cuando la fecha actual sea posterior a la fecha de fin del cuestionario y no está bloqueado. Este estado es representado con el siguiente icono:

Activo: Cuando la fecha actual esté comprendida entre la fecha de inicio y la fecha de fin del cuestionario y no está bloqueado. Este estado es representado con el siguiente icono:

Existe un estado distinto a los presentados que es el estado bloqueado. Independientemente de estos, el cuestionario puede bloquearse prevaleciendo este estado sobre el resto. Un cuestionario puede bloquearse en tres circunstancias. Cuando el cuestionario es creado, por defecto se bloquea hasta que el encuestado lo active. Cuando se realiza algún cambios sobre el cuestionario, el sistema lo bloquea automáticamente para evitar conflictos en caso de que se acceda mientras es modificado. Y por último, el encuestador, de forma explícita, tiene la opción de bloquearlo.

Este estado es representado con el siguiente icono:


Tipos de cuestionesLas cuestiones constituyen un elemento fundamental dentro de los cuestionarios y las encuestas. Opina actualmente modela 5 tipos de cuestiones: numéricas, gradiente, elección múltiple, matriz y sin tipo (abiertas). Todas las cuestiones, independientemente del tipo al que pertenezcan, tienes una serie de atributos o campos comunes, como puedan ser el enunciado o la bandera para indicar si es requerida o no.

NuméricasLas cuestiones de tipo numérica están definidas por los siguientes atributos:

Enunciado: Es un campo de texto donde se indicará el enunciado de nuestra cuestión.

Requerida: Es representado mediante un checkbox4 que permitirá indicar si es o no requerida. En caso afirmativo se debe introducir un texto que se le mostrará al usuario encuestado. Este mensaje es un mensaje de validación.

Tipo: Para indicar si los datos con lo que trabajá serán naturales o enteros.

Etiqueta prefijo: Es un cadena de texto que nos permitirá contextualizar el dato introducido por el usuario. Será un texto mostrado delante del dato introducido.

Etiqueta sufijo: Es un campo de texto que nos permitirá contextualizar el dato introducido por el usuario. Será un texto mostrado detrás del dato introducido.

Valor mínimo requerido: Es representado con un checkbox que nos permitirá indicar si existe un valor mínimo requerido. En caso afirmativo deberemos indicar:

• Valor mínimo: El valor mínimo a introducir.

• Mensaje de validación: Es un campo de texto donde definiremos el mensaje que le aparecerá al usuario encuestado en caso de que introduzca un valor inferior al valor mínimo. Este mensaje es un mensaje de validación.

Valor máximo requerido: Es representado con un checkbox que nos permitirá indicar si existe un valor máximo requerido. En caso afirmativo deberemos indicar:

• Valor máximo: El valor máximo a introducir.

• Mensaje de validación: Es un campo de texto donde definiremos el mensaje que le aparecerá al usuario encuestado en caso de que introduzca un valor superior al valor máximo. Este mensaje es un mensaje de validación.

Solicitar al usuario que introduzca un comentario sobre la cuestión: Es representado con un checkbox que nos permitirá indicar si deseamos solicitar al usuario un comentario sobre la cuestión. En caso afirmativo debemos introducir un breve texto que será la etiqueta mostrada al usuario para que realice los comentarios que estime oportunos.

Mostar texto de ayuda para la cuestión: Es representado con un checkbox que nos permitirá indicar si vamos a definir un texto de ayuda sobre la cuestión. En caso afirmativo, podremos introducir el correspondiente texto de ayuda.

A continuación se muestra un captura de la interfaz para definir cuestiones de tipo numérica:

4 Elemento gráfico usado en las interfaces de usuario (widget) para modelar tipos booleanos (verdadero/falso)



Ilustración 8 Interfaz (formulario) para las cuestiones de tipo numéricas

GradienteLas cuestiones de tipo gradiente están definidas por los siguientes atributos:

Enunciado: Es un campo de texto donde expondremos nuestra cuestión.

Requerida: Es representado mediante un checkbox que permitirá indicar si es o no requerida. En caso afirmativo deberemos introducir un texto que se le mostrará al usuario encuestado. Este mensaje es un mensaje de validación.

Etiqueta para valor mínimo: Texto para representar el menor de los valores en el gradiente.

Etiqueta para valor máximo: Texto para representar el mayor de los valores en el gradiente.

Número de elementos para el gradiente: Indicaremos el números de elementos que tendrá el gradiente. El valor mínimo es 2 y máximo 10.


Mostrar texto de ayuda para la cuestión: Es representado con un checkbox que nos permitirá indicar si vamos a definir un texto de ayuda sobre la cuestión. En caso afirmativo, podremos introducir el correspondiente texto de ayuda.

A continuación se muestra un captura de la interfaz para definir cuestiones de tipo gradiente:


Ilustración 9 Interfaz (formulario) para las cuestiones de tipo gradiente

Elección MúltipleLas cuestiones de tipo elección múltiple están definidas por los siguientes atributos:



Opciones: Inicialmente dispondremos de cuatro campos de textos de introducir las opciones. No es necesario indicar un mínimos de cuatro opciones, de usarán las que sean necesarias. En caso de necesitar más opciones, disponemos de enlace llamado “Añadir nueva opción” que nos permitirá añadir un nuevos campos de textos en los que definir más opciones.

La última opción es de texto libre: Es representado con un checkbox para indicar si la última opción definida será una opción con texto libre en la que el usuario encuestado pueda añadir su propia opción. Es muy útil para aquellas cuestiones en las que se proporciona un listado de opciones y la última es “otras” y el usuario encuestado puede introducir su opción.

Se permite elección múltiple: Es representado con un checkbox para indicar que el usuario puede elegir más de una opción. En caso afirmativo deberemos indicar si deseamos definir una cantidad mínima de opciones y/o deseamos definir una cantidad máxima de opciones. En ambos casos podremos definir el correspondiente mensaje de validación. En caso de que no indiquemos que deseamos elección múltiple el usuario encuestado, únicamente podrá seleccionar una opción o dejar sin contestar en caso de que la cuestión no haya sido definida como requerida.



A continuación se muestra un captura de la interfaz para definir cuestiones de tipo elección múltiple:



Ilustración 10 Interfaz (formulario) para las cuestiones de tipo elección múltiple

MatrizLas cuestiones de tipo matriz están definidas por los siguientes atributos:





En este tipo de cuestiones nos encontraremos, a la hora de definirlas, los siguientes elementos dispuestos a modo de cuadrícula:

– En la primera fila (horizontal) definiremos la escala o gradiente con el que cuantificar o calificar. Podremos añadir más elementos pulsando sobre la opción: “Añadir nueva opción”.

– En la primera columna (vertical) definiremos los distintos elementos a cuantificar o calificar. Podremos añadir más elementos pulsando sobre la opción: “Añadir nueva pregunta”.

Las cuestiones de tipo matriz se pueden entender como una agrupación de cuestiones de tipo gradiente.


A continuación se muestra un captura de la interfaz para definir cuestiones de tipo matriz:


Ilustración 11 Interfaz (formulario) para las cuestiones de tipo matriz

Sin tipo (abiertas)Las cuestiones de tipo “sin tipo (abiertas)” están definidas por los siguientes atributos:



Solicitar al usuario que introduzca un comentario sobre la cuestión: Es representado con un checkbox que nos permitirá indicar si deseamos solicitar al usuario un comentario sobre la cuestión. En caso afirmativo debemos introducir un breve texto que será la etiqueta mostrada al usuario para que realice los comentarios que estime oportunos. En este tipo de cuestión, a diferencia del resto, esta opción está seleccionada por defecto. Esto es así porque su uso principal será realizar preguntar abiertas para que el usuario encuestado exprese tu opinión, testimonio, reflexión, etc...


A continuación se muestra un captura de la interfaz para definir cuestiones de tipo “sin tipo (abierta)”:


Ilustración 12 Interfaz (formulario) para las cuestiones de tipo “sin tipo (abierta)”

MantenimientoEn este apartado vamos a explicar el mantenimiento de un cuestionario, las opciones que podremos modificar, acceder a los informes, etc...

Una vez que hayamos seleccionado un cuestionario en nuestro sistema de menús encontraremos un menú similar al siguiente:

Como se ha venido comentando en apartados anteriores, este menú estará dividido en dos bloques, uno con las opciones sobre el cuestionario y otro con información de este. Una breve descripción de estas opciones y de la información mostrada nos ayudará a entender el funcionamiento de Opina:

Gestión de cuestiones: Nos permitirá gestionar las cuestiones de nuestro cuestionarios y organizarlas mediante grupos de cuestionares. Para dicha gestión dispondremos de opciones que permitan definir, modificar, eliminar, mover, etc... tanto cuestiones como grupo de cuestiones.

Modificar cuestionarios: Permitirá modificar todos aquellos atributos que hemos definido previamente del cuestionario.

Activar/Bloquear cuestionario: El título de esta opción es dinámico. Es decir, cuando el cuestionario esté activo, podremos bloquearlo, siendo el título “Bloquear cuestionario”. En caso contrario, el título sería “Activar cuestionario”.

Paginación: Una vez que tengamos definidas las cuestiones y grupos de cuestiones de nuestro cuestionario podremos definir la paginación para el cuestionario. Con esta funcionalidad podremos distribuir nuestras cuestiones por páginas.

Vista previa: Nos permitirá en cualquier momento comprobar cómo está quedando un cuestionario.

Copiar y cortar cuestionario: Con estas dos opciones tendremos nuestro propio portapapeles en Opina. Con las opciones de copiar y pegar tendremos implementado la acción de duplicar cuestionarios y con cortar y pegar la acción de mover cuestionarios a las distintas carpetas que se hayan creado. Cuando se copie o corte un cuestionario nos aparecerá un portapapeles en el sistema de menús mostrándonos información relativa al portapapeles. Es decir, su contenido. En la siguiente captura podremos ver un ejemplo.

Eliminar cuestionario: Permitirá eliminar el cuestionario seleccionado. Ello implica eliminar del sistema el propio cuestionario, sus preguntas, los datos que se hayan obtenido de los usuarios encuestados y los informes. Antes de eliminar cualquier tipo de información, nos aparecerá un ventana de confirmación.

Eliminar cuestiones: Permitirá eliminar las cuestiones de un cuestionario, los datos que se hayan obtenido de los usuarios encuestados y los informes.


Illustration 13: Menú disponible cuando se ha seleccionado un cuestionario

Asignar grupo de usuarios: Para aquellos cuestionarios definidos con sistema de autenticación, “con contraseña privada”, podremos seleccionar qué usuarios de los que tengamos definidos en nuestro escritorio de usuarios podrán realizar este cuestionario. Además de la selección, el sistema les generá una contraseña única para cada uno. Es importante saber que esta contraseña es válida únicamente para el cuestionario seleccionado. El sistema permitirá que esos mismos usuarios realicen cuantos cuestionario se deseen asignándoles contraseñas para cada uno de ellos.

Enviar invitación: Esta funcionalidad nos permitirá enviar un correo electrónico a todos los usuarios que previamente se hayan asociado al cuestionario. Este correo electrónico puede ser usado para realizar procesos de invitación o de información general.

Ver informes: Permitirán mostrar los informes del correspondiente cuestionario.

Básicamente la información (“Detalles del cuestionario”) mostrada coincide con los atributos más relevantes de un cuestionario en cuanto a su comportamiento se refiere. Adicionalmente nos mostrará el número de usuarios que han realizado el cuestionario y su URL5 de publicación. Mediante está URL los usuarios podrán acceder al cuestionario para realizarlo. Existirá una URL única por cada cuestionario.

Apariencia del portapapeles y algunas notas sobre su funcionamiento:

Cuando nuestro portapapeles contenga elementos en nuestro menú aparecerá un nuevo apartado con información sobre el estado del portapapeles. Nos indicará que tenemos un cuestionario, por una acción de copiar o bien, por una acción de cortar. Además, en caso de que necesitemos cancelar nuestras acciones, podremos vaciar nuestro portapapeles.

En la captura se muestra como nuestro portapapeles contiene un cuestionario. A partir de este momento podremos navegar por nuestras carpetas y observar como las opciones del portapapeles aumentan. Aparecerá una nueva opción denominada pegar. Esta nueva opción moverá o duplicará, en función de la acción inicialmente elegida (copiar/cortar) el cuestionario seleccionado.

Si la opción elegida inicialmente fue copiar, tras la opción de pegar nuestro portapapeles seguirá conteniendo al cuestionario hasta que el portapapeles sea vaciado.

En el caso de que estemos copiando o moviendo un cuestionario a una carpeta donde ya exista un cuestionario con el mismo nombre el sistema se encargará de renombrarlo mediante un procedimiento muy similar al usado en otros entornos gráficos. En la siguiente captura de pantalla podremos observar con mayor detalle el comportamiento del portapapeles:

5 Acrónimo de Uniform Resources Locator.


Illustration 14: Portapapeles

A continuación se va a explicar qué opciones tenemos disponibles en la gestión de cuestiones. Como se ha comentado anteriormente en la gestión de cuestiones podremos dar de alta nuevas cuestiones y definir grupos en los agrupar las cuestiones. Por supuesto, podremos modificar y eliminar tanto cuestiones como grupos de cuestiones. La interfaz con la que se presentan estas opciones es:


Illustration 15: Comportamiento del portapapeles cuando en la carpeta existe un cuestionario con el mismo nombre.

En la ilustración 16 se muestra un ejemplo de gestión de cuestiones. En este caso, el cuestionario está formado por 7 cuestiones que ocupan las posiciones: 1.1, 1.2, 1.3, 2.1, 2.2, 3 y 4. Además se han definido dos grupos que ocupan las posiciones 1 y 2 los cuales están compuestos por las cuestiones que ocupan las posiciones 1.1, 1.2 y 1.3 y 2.1, 2.2, respectivamente. Como se puede observar, las cuestiones 3 y 4 son dos cuestiones no asociadas a ningún grupo de cuestiones.

Las operaciones que se pueden aplicar sobre el cuestionario son “Nueva cuestión” y “Nuevo grupo”. Estas opciones están situadas en el “Sistema de menús” situado en la parte izquierda del escritorio. Una vez seleccionada la opción “Nueva cuestión” el usuario encuestador podrá crear nuevas cuestiones de cada uno de los tipos existentes.

Las operaciones sobre las cuestiones son:

Modificar cuestión: Nos permitirá modificar los atributos correspondientes al tipo de cuestión seleccionada.

Subir cuestión: Nos permitirá colocar la cuestión una posición anterior. Si la cuestión ocupa la primera posición dentro de un grupo, el efecto será equivalente a colocar la cuestión fuera


Illustration 16: Interfaz para la gestión de cuestiones y grupos de cuestiones

del grupo situándola justo delante del grupo.

Bajar cuestión: Nos permitirá colocar una cuestión una posición posterior. Si la cuestión ocupa la última posición dentro de un grupo, el efecto será equivalente a colocar la cuestión fuera del grupo situándola justo detrás del grupo.

Eliminar cuestión: Nos permitirá eliminar una cuestión del cuestionario.

Colocar: Mediante esta opción y la correspodiente combinación de los dos desplegables podremos colocar una cuestión en cualquier posición del cuestionario. Con esta operación podemos introducir o sacar a las cuestiones cuestiones de los grupos y colocarlas donde se desee. El primer desplegable posee las siguientes opciones: “Detrás de...”, “Delante de...” y “Dentro de...(sólo para grupos)”. Las dos primeras opciones nos permiten colocar una cuestiones delante o detrás de un elemento seleccionado en el desplegable que hay a continuación donde podremos seleccionar tanto cuestiones como grupo de cuestiones. La tercera opción, como bien se indica entre paréntesis, sólo es válida si el elemento seleccionado en el segundo desplegable corresponde con un grupo.

Las operaciones sobre los grupos de cuestiones son:

Nueva cuestión: Nos permitirá añadir un cuestión asociada directamente al grupo.

Subir grupo: Coloca al grupo en una posición anterior. Si el grupo se encuentra en la primera posición del cuestionario, no habrá ningún efecto.

Bajar grupo: Coloca al grupo en una posición posterior. Si el grupo se encuentra en la última posición del cuestionario, no habrá ningún efecto.

Modificar grupo: Nos permitirá modificar los atributos con los que está definido un grupo (título y descripción).

Eliminar grupo: Nos permitirá eliminar un grupo. Debemos recordar que un grupo está definido por un título, una descripción y una conjunto (que puede ser vacío) de cuestiones. Por lo que la eliminación de un grupo implica la eliminarción de dicho conjunto.


PublicaciónEl proceso de publicación consiste en obtener una dirección (URL) única para cada uno de los cuestionarios creados en Opina. Gracias a esta dirección los usuarios podrán llevar a cabo la realización de los cuestionarios.

Una vez creado un cuestionario podremos conocer esta dirección. El sistema nos mostrará dicha dirección en el apartado de detalles situado en el sistema de menús que encontraremos cuando tengamos nuestro cuestionario seleccionado. En la siguiente captura se muestra lo explicado:

En los detalles del cuestionarios se nos proporciona información sobre el cuestionario. Para el proceso de publicación tendremos que prestar atención en el valor del atributo URL.

El ejemplo de la captura no es significativo, dado que representa el entorno de trabajo de cuando se realizó dicha captura.

Ejemplos de urls con los que pudiéramos encontrarnos pueden ser:

http://www.empresa.com/ebabel/c/123

http://ebabel.empresa.com/c/123

http://www.empresa.com/aplicaciones/ebabel/c/123

etc..

Únicamente tendríamos que proporcionar la url asociada a nuestro cuestionario a los usuarios destinatarios y nuestro cuestionario sería completamente accesible. No debemos olvidar nunca los distintos estados en los que un cuestionario

puede encontrarse.

Además del proceso manual de publicación, la aplicación dispone de un sistema de invitaciones mediante correo electrónico. Este procedimiento será realmente de utilidad si nuestro cuestionario tiene registrados y asignados los usuarios que quieren ser encuestados. El uso de este procedimiento puede ser muy amplio. Supongamos que en nuestra gestión de usuarios tenemos dado de alta en lugar de a usuario “reales” a listas de distribución. Mediante este proceso de invitación podemos hacer llegar una invitación a una o múltiples listas de correo electrónico. Para ello contamos con la siguiente interfaz:


Illustration 17: Detalles de un cuestionario

http://www.us.es/opina/c/123

http://www1.us.es/aplicaciones/opina/123

http://opina.us.es/c/123


Illustration 18: Formulario para el envío de invitaciones por correo electrónico

Como podemos comprobar en la ilustración 18, disponemos de un formulario para enviar el correo electrónico con la invitación. En el sistema de menús se indica el número de invitaciones que van a ser enviadas. Este dato dependerá asociación de usuarios que hayamos realizado en el cuestionarios. Los campos de los que está compuesto el formularios son:

Remitente: Por defecto se considera que el remitente es el usuario encuestador y este campo se rellenará automática con su cuenta de correo electrónico.

Asunto: Corresponde con el asunto del correo electrónico que van a recibir los destinatarios.

Cuerpo: Corresponde con el cuerpo del correo electrónico que van a recibir los destinatarios. Para facilitar el proceso de invitación disponemos de los detalles más significativos de un cuestionario. Si queremos hacer uso en el cuerpo del correo electrónico de cualquiera de los detalles, únicamente tendremos que escribir en el cuerpo del correo las expresiones que se muestran en el pie del formulario. Estas expresiones serán sustituidas, en el proceso del envío, por su correspondiente valor. Por defecto, aparecerá un cuerpo para la invitación. Es evitende que el dato más significativo es el que corresponde con la expresión: #_URL_CUESTIONARIO_#.


InformesUna vez seleccionado un cuestionario en el sistema de menús encontraremos una opción denominada “Ver informe”. Los informes pueden ser globales o individuales. Los informes globales muestran por cada cuestión una medía aritmética de los resultados obtenidos. Sin embargo, tenemos a nuestra disposición el listado de todos los usuarios que han realizado el cuestionario con los datos obtenidos por cada uno de ellos. Es importante recordar que aquellos usuarios de los que no tengamos sus datos de registro, aparecerán como “perfíl anónimo”. Esto dependerá del sistema de autenticación y de registro definidos para el cuestionario.

A continuación una captura de los informes globales:

Las opciones disponibles en los informes son:

Listado de encuestados: Nos permitirá acceder al listado de usuario que han realizado el cuestionario o la encuesta. Desde ese listado podremos acceder a los datos obtenidos de forma individual.


Illustration 19: Informes globales.

Exportar resultado: Con esta opción podremos obtener todos los resultados obtenidos en un cuestionario. La aplicación nos porporcionará un archivo CSV que contendrá los datos individuales organizados por filas, es decir, cada fila corresponderá a un único usuario.

Eliminar respuestas: Esta opción nos permitirá eliminar todos los datos obtenidos de los usuarios.

A continuación se explica el formato de exportación CSV de un cuestionario. La descripción se realizará columna por columna comenzando por la izquierda:

Grupo al que pertece el usuario

DNI

Apellidos

Nombre

Estas cuatro columnas son fijas y puede estar vacías. Las columnas siguientes corresponderán a las cuestiones. Cada tipo de cuestión requiere un formato distinto:

Elección múltiple:

• ##[posicion]##: Indica la posición de la cuestión dentro del cuestionario.

• Habrá una columna por cada una de las opciones de la cuestión en caso de que se permita elección multiple, y en caso contrario, habrá una única columna en la que se almacenará la opción seleccionada.

• Las dos últimas columnas corresponderán con la texto libre y el comentario, respectivamente. Dado que las cuestiones de tipo elección múltiple pueden tener su última opción definida como texto libre, es necesario reservar esta columna en caso de que sea necesario almacenar el valor introduccido por el usuario.

En la ilustración 20 se muestran los datos correspondientes a la exportación de una cuestión de tipo elección múltiple. Según los datos de la ilustración podemos decir que hemos tenenido los datos de 6 usuarios dado que disponemos de seis filas. La cuestión ocupaba la posición primera (columna E) y estaba definida con la posiblidad de elegir más de una opción (hay más de una opción seleccionada) y que su última opción era de tipo texto libre (columna N). En caso de que la cuestión hubiera estado definida con la posiblidad de que el usuario añadiese un comentario éste estaría almacenado en la columna O.

Numéricas y gradiente:


• Hay una columna para almacenar el valor seleccionado.


Illustration 20: Datos correspondientes a una cuestión de tipo elección múltiple.

• La última columna está reservada para almacenar el comenario en caso de que la cuestión así haya sido definida.

Matrix:


• Hay una columna por cada elemento de la matriz. En primer lugar se almacena la primera fila de la matriz y a continuación el resto. Para una matriz de 4 filas por 5 columnas habrá un total de 20 columnas en el archivo.

• La última columna está reservada para almacenar el comentario en caso de que la cuestión así haya sido definida.

Abiertas (libres):


• La última columna está reservada para almacenar el comenario introducido por el usuario.


Illustration 21: Ejemplo con una cuestión de tipo elección múltiple sin estar activada la elección mútiple y dos cuestiones de tipo gradiente.

UsuariosEste escritorio, junto con el escritorio de cuestionarios, es donde están centradas las principales tareas de los usuarios encuestadores. A continuación se mostrarán dos capturas de este escritorio en las distintas vistas, detalle y mosaico:


Illustration 22: Escritorio de los usuarios. Vista detalle.

La opción que nos encontraremos, inicialmente, en este escritorio será “Crear grupo”. Con esta opción podremos crear cuantos grupos deseemos simplemente indicando su nombre. En el menú se nos indicará el número de grupos y usuarios definidos.

Una vez seleccionado un grupo, el menú nos mostrará opciones que se puede realizar sobre el grupo en cuestión:

En esta captura se muestra el grupo seleccionado, “testers”. En el menú se muestran las opciones que podremos realizar y detalles del grupo.

Nuevo usuario: Nos permitirá añadir un nuevo usuario. No debemos olvidar que estos usuarios no se consideran usuario del sistema, sino que son usuario que en el futuro se asociarán a nuestros cuestionarios. Por este motivo no deberemos introducir ningún nombre de usuario y contraseña.


Illustration 23: Escritorio de los usuarios. Vista mosaico.

Illustration 24: Escritorio de los usuarios. Navegando por los grupos.

Importar usuarios: Esta opción nos permitirá dar de alta de forma masiva a nuevos usuarios. Este proceso de importación consiste en proporcionar un fichero CSV6 con los datos correspondientes de los usuario que deseemos dar de alta. Este fichero contendrá por cada fila a un único usuario. Esta opción es muy útil porque nos permite dar de alta a usuarios que se encuentre en otros sistemas de información. Sería suficiente con exportar a los usuarios con este formato y luego importarlos en la aplicación. El formato de dicho archivo debe ser:

Modificar grupo: Nos permitirá modificar el nombre del grupo.

Eliminar grupo: Nos permitirá eliminar un grupo y a los usuarios que estuvieran definidos en el grupo.

Mover usuario de grupo: Nos permitirá mover todos lo usuarios del grupo a cualquier otro grupo que tengamos definido. Esta opción es muy útil para algo que se va a explicar a continuación.

Cuando un cuestionario es definido con sistema de registro: “con registro opcional” o “con registro”, todos lo usuarios que se registren se almacenan totalmente de forma automáticamente en el sistema. Estos usuarios son definidos en un grupo denominado con el título del cuestionario. Este grupo se creará de forma automática.

Esta funcionalidad es muy útil para dar de alta a usuarios de forma pasiva para el usuario encuestador. De esta manera, no se tendrán que dar de alta uno por uno. Si luego hacer uso de la opción de mover usuarios, podemos ir clasificándolos según nuestros propio criterios.

6 Comma Separated Value


dni;nombre;apellidos;email;teléfono_fijo;teléfono_móvil

RecursosEste escritorio estará disponible únicamente para los usuarios encuestadores. En este escritorio encontraremos información sobre nuestro último acceso y opciones para modificar los datos personales del encuestador y su contraseña (muy recomendable hacerlo con cierta frecuencia).


Illustration 25: Escritorio de los recursos. Formulario para modificar los datos del usuario encuestador.

AyudaEste escritorio se encuentra disponible tanto para el administrador como los usuarios encuestadores. En este escritorio encontraremos una breve descripción sobre la tecnología empleada en la aplicación y notas de interés, este manual de usuario y la fecha de su última revisión.


Illustration 26: Escritorio con la ayuda e información adicional sobre la aplicación.

Créditos

Félix García Borregodesarrollador principal // betatester // benchmark

Paulo Tromp Masedadiseñador // accesibilidad-usabilidad

Pedro José Lucas Doctordesarrollador (colaborador)

Manuel Jesús Recena Sotodirector técnico // desarrollador // accesibilidad-usabilidad // calidad (QA)


opina: gestor de encuestas

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