MASCARAS DE ENTRADA

En Base no resulta nada intuitivo, o por lo menos no como en Access, pero si podemos establecer un mecanismo para definir máscaras de entrada .

De entrada, en Base, la propiedad de máscara de entrada no se puede definir a nivel de campo de tabla, sino de control de formulario. Por lo tanto si queremos que unos datos se introduzcan con una máscara de entrada concreta deberá ser en un formulario de entrada de datos donde lo definamos, y no en la estructura de campos de la tabla.

Para poder introducir datos con una máscara de entrada deberemos utilizar el control Campo Enmascarado. Para acceder a este control primero deberemos hacerlo visible, ya que por defecto en la barra de controles de formulario no aparece.

Dentro de la barra Controles de Formulario localiza el botón Más campos de control, al pulsarlo aparecerá una nueva barra de herramientas Mas controles.

En esta última barra de herramientas deberás localizar el botón Campo enmascarado, que es el que necesitamos para introducir datos con una máscara de entrada.

CAMPO ENMASCARADO

-Clic botón derecho del ratón sobre el control y pinchar en Campo de Control-Aparecerá una ventana con las propiedades del control-En Máscara de Entrada introducir la máscara (puede ser a, A, C, c, etc, y hay que poner tantas veces la letra como caracteres queramos introducir en el campo, ver más abajo todas las posibilidades)-En Máscara de caracteres introducir la máscara (_ representa cada letra que podemos introducir)

Significado de las letras para Máscara de entrada:

LUna constante de texto. Esta posición no puede ser editada. El carácter semuestra en la posición correspondiente de la Máscara de caracteres.

aPueden introducirse los caracteres de la a-z y de A-Z. Las letras mayúsculas no seconvertirán en minúsculas.

APueden introducirse los caracteres de la A-Z. Las letras minúsculas seconvertirán automáticamente en mayúsculas.

cPueden introducirse los caracteres de la a-z y del 0-9. Las letras mayúsculas no seconvertirán en minúsculas.

CPueden introducirse los caracteres de la a-z y del 0-9. Las letras minúsculas seconvertirán automáticamente en mayúsculas.

NSólo pueden introducirse los caracteres del 0-9.

xPueden introducirse todos los caracteres imprimibles.

XPueden introducirse todos los caracteres imprimibles. Si se escribe alguna letra minúscula,se convertirá automáticamente en mayúscula.-------------------

Significado de los signos para Máscara de caracteres:

"_" o "espacio" (sin las comillas) Según se quiera subrayado o no la máscara de entrada de txt. Por cada letra de éstas podremos introducir una letra o número en el control.

El resto serán fijos y no se podrán editar.

Ejemplo:

Máscara de entrada = NNNLNNNLNNNNMáscara de caracteres = ___-___-____Control de formato = SI

Si introduzco 1234567890 [ENTER] quedará formatado así: 123-456-7890 (subrayado por debajo antes de escribir los números)

Ejemplo 2:

Máscara de entrada = NNNLNNNLNNNMáscara de caracteres = [espacio][espacio][espacio]-[espacio][espacio][espacio]-[espacio][espacio][espacio]Control de formato = SI

Resultado: 452-265-334

Sustituye los guiones por la barra o el signo que prefieras.

Espero haberme explicado bien. Si no es así, no temas, en este foro hay personas excepcionales que además de haberme ayudado mucho, seguro lo harán mejor que yo.

Saludos.

ASISTENTE COMBINAR CORRESPONDENCIA

Veamos en primer lugar como usar el nuevo "Asistente para combinar correspondencia" implementado en la reciente versión 2.0 de OpenOffice.org.

Importante: para poder reutilizar el documento con los campos de la base de datos, es preciso almacenarlo en formato OpenDocument (odt), pues en formato Word (.doc) no funcionará.

Activaremos el asistente seleccionándolo en el menú Herramientas -> Asistente para combinar correspondencia. En el primer paso del asistente podemos escoger entre diversas opciones cual será el documento principal de la combinación.

El siguiente paso del asistente nos permite escoger entre "Carta" y "Mensaje de correo electrónico". Tras seleccionar "Carta" y pulsar "Siguiente", llegamos al tercer paso del asistente.

La pulsación de "Seleccionar lista de direcciones" nos permitirá seleccionar la base de datos "datos" que hemos registrado anteriormente.

Adicionalmente, desde aquí podríamos agregar otra base de datos, crear una nueva lista de direcciones, o filtrar los datos según algún criterio.

Tras aceptar el diálogo, podemos asignar el bloque de direcciones para nuestra combinación, según diferentes diseños que podemos seleccionar pulsando el botón "Más".

Pulsando el botón "Editar" podremos eliminar los campos que no sean necesarios; en nuestro ejemplo eliminaremos "Compañía" y "Código Postal". Un cuadro con vista previa nos permitirá comprobar el resultado final.

Seguidamente, asignaremos los campos correspondientes al bloque de direcciones pulsando el botón "Asignar campos"

Podemos comprobar en el cuadro de diálogo del asistente si están debidamente configurados todos los campos. Hasta que no sea así no se nos habilitará la posibilidad de avanzar a los pasos siguientes.

El paso 4 del asistente nos permitirá crear un saludo personalizado, útil en el caso de que dispongamos de algún campo que permita determinar el género masculino o femenino de nuestros contactos.

En el paso 5 del asistente, determinaremos la posición del bloque de direcciones a nuestra conveniencia.

El paso 6 del asistente nos permite editar el documento para completar el texto de la carta pulsando el botón "Editar documento".

Al pulsar "Siguiente", un cuadro de diálogo nos permitirá comprobar el progreso del proceso de combinación.

Tras efectuar la combinación, llegaremos al paso 7 del asistente, que nos permitirá editar individualmente el documento combinado, en caso de desearlo.

Finalmente llegamos al paso final del asistente. Aquí podemos seleccionar entre diferentes opciones: guardar el documento inicial, el combinado, imprimir este último o enviarlo como correo electrónico; cada una de estas posiblidades nos mostrará diferentes opciones.

Es recomendable guardar el documento inicial, lo que nos permitirá volver a reutilizar el mismo documento en otras ocasiones. Para ello bastará tan sólo volver a llamar al asistente, optando en el primer paso por "Empezar a partir de un documento inicial guardado recientemente".

Este método que hemos detallado nos resultará útil para escribir cartas o enviar correos masivos, pero ¿qué ocurre si deseamos imprimir etiquetas o utilizar los campos de la base de datos para algo diferente al típico bloque de direcciones?

Para ello utilizaremos la opción de "Imprimir en serie" que hemos recuperado desde las profundidades de los comandos ocultos de OpenOffice.org.

Recuperar la opción “Impresión en serie”

En Herramientas -> Personalizar escoger el menú “Herramientas” en la pestaña “Menús”

 

En la lista de entradas desplazarse hasta encontrar “Asistente para combinar correspondencia”. Seguidamente pulsar el botón “Agregar...”

En la lista de “Categorías” del diálogo “Agregar comandos” que emerge, seleccionar “Documentos”; seguidamente en la lista de “Comandos” seleccionar “Impresión en serie” y pulsar el botón “Agregar”.

 

Tras cerrar el diálogo “Agregar comandos” y aceptar el diálogo “Personalizar”, ya tendremos disponibles en el menú Herramientas las dos opciones: el nuevo “Asistente para combinar correspondencia”, implantado en la versión 2.0 y el veterano “Impresion en serie”.

Ahora podemos utilizar cualquiera de las dos opciones para crear nuestras combinaciones de correspondencia. Para usarlas necesitaremos registrar la base de datos que vayamos a utilizar en OpenOffice.org. Aunque el “Asistente para combinar correspondencia” permite registrar la base de datos sobre la marcha, será mucho mejor registrar la base de datos como un proceso independiente.

Imprimir en serie

Para ilustrar el uso de esta opción, veremos la creación de unas etiquetas que contendrán los datos de la base “datos” que hemos registrado anteriormente.

Importante: para poder reutilizar el documento con los campos de la base de datos, es preciso almacenarlo en formato OpenDocument (odt), pues en formato Word (.doc) no funcionará.

 

En primer lugar, mediante el uso de tablas, crearemos el diseño de las etiquetas.

Seguidamente insertaremos los campos apropiados en la primera etiqueta. Esto lo podemos efectuar mediante tres métodos diferentes.

1. Inserción de campos

 

El menú Insertar -> Campos -> Otros nos mostrará un cuadro de diálogo donde seleccionando la pestaña “Base de datos” podremos seleccionar cada campo de la base de datos deseada (“datos” en el ejemplo) y pulsar el botón “Insertar” para añadirlos al documento.

 2. Arrastre desde el navegador de bases de datos

 

El menú Ver -> Fuentes de datos (o la simple pulsación de <F4>) abre el navegador que nos permite manejar con facilidad las bases de datos registradas en el sistema. En el navegador, seleccionamos la tabla con los datos deseados, que se mostrarán en el mismo panel. Bastará con arrastrar el encabezado de la columna deseada hasta el documento para que se inserte el campo correspondiente.

 

3. Desde el diálogo de “Imprimir en serie”

Abrimos el menú Herramientas -> Imprimir en serie y en el diálogo que aparece, seleccionamos “A partir de este documento”, seguidamente “Fuente de datos existente” y al aceptar aparecerá el diálogo de “Campos”, pero restringido a la pestaña “Base de datos”. Esto funcionará así solamente en el caso de que no hayamos insertado aún ningún campo en el documento; si ya tenemos algún campo en el documento, aparecerá el diálogo de “Imprimir en serie” que veremos más adelante.

En un diseño de etiquetas, a no ser que deseemos que se repita una misma etiqueta en toda la página, necesitaremos añadir un campo de “Registro Siguiente” para que cada etiqueta refleje un contacto diferente.

Tras añadir el resto de campos que necesitemos en la etiqueta, activaremos el menú Ver -> Nombres de Campos para poder examinar los cambios que se producirán y activamos el menú Insertar -> Campos -> Otros.

 

En la pestaña Base de datos, seleccionamos “Registro siguiente” en la lista “Tipo de campo”, y tras pulsar “Insertar” en nuestro diseño de etiqueta aparecerá el campo correspondiente, que provocará el salto de registro de una etiqueta a otra.

Una vez diseñada la etiqueta en la primera celda, copiaremos su contenido y lo pegaremos en el resto de celdas. Con ello ya tendremos nuestra página de etiquetas perfectamente preparada para imprimarlas en serie. Para finalizar el proceso activaremos el cuadro de diálogo para “Impresión en serie”. Al abrir el menú Herramientas -> Impresión en serie, determinaremos que vamos a crear “A partir de este documento”, tras lo cual nos aparecerá el cuadro de diálogo, que muestra una vista previa de la base de datos y diversas opciones.

 

 

Exploremos un poco las diferentes posibilidades:

Si deseamos filtrar la base de datos, podemos hacerlo mediante los iconos de los embudos en la barra de herramientas, “Autofiltro” y “Filtro estándar”.

Podemos ordenar los datos con los iconos “Ordenar ascendente” y “Ordenar descendente” Podemos seleccionar registros individuales manteniendo pulsada la tecla <Ctrl> mientras

pulsamos en la barra de selección de registro. En la sección “Registros” escogeremos entre combinar “Todos”, “Registros seleccionados” (sólo

si hemos seleccionado individualmente) o “Del” para escoger desde un registro de una posición determinada hasta otro.

En la sección “Destino” podemos escoger “Impresora” o “Archivo” Importante: si escogemos “Archivo”, preparar un directorio temporal para descargar la

combinación, pues a diferencia del “Asistente para combinar correspondencia” la combinación no se efectúa en un sólo documento, sino que crea un documento para cada registro combinado, así que si escogemos una carpeta de trabajo corriente, corremos el riesgo de llenarla de documentos.

Los últimos apartados “Nombre de archivo a partir de”, nos permitirán escoger entre nombrar los documentos de combinación a partir del contenido de un “Campo de la base de datos”, o “Manualmente” escogiendo un nombre base. Por ejemplo, si escogemos el nombre “carta”, la Impresión en serie creará documentos carta-0, carta-1, carta-2, etc.

Tras aceptar, se efectuará la acción deseada e imprimiremos directamente en la impresora o en un archivo la combinación.

Con esto finalizamos esta visión general sobre las peculiaridades de la combinación de correspondencia en OpenOffice.org.

Clave Principal o Llave Primaria

Una clave principal es un campo o conjunto de campos que identifican de forma única cada registro de una Tabla de OpenOffice Base: así, si por ejemplo hay un cliente con el código o ID 10, no podrá haber otro.

En caso de que tengamos que relacionar varias tablas entre sí, deberemos definir una clave principal en cada una ellas, que será del mismo tipo de campo. Así podemos tener dos tablas relacionadas: una con los datos de los clientes y un campo código como clave principal, y otra con los pedidos efectuados por los mismos con otro campo código también clave principal.

Para crear una clave principal elegiremos uno o varios campos cuyo valor sea único para cada registro (sin campos que contengan valores repetidos o nulos) y haremos click con el botón derecho en el cuadradito a la izquierda del nombre del campo, para a continuación en el menú contextual seleccionar Llave primaria.

Para definir varios campos a la vez como clave principal tenemos que mantener pulsada la tecla Control e ir haciendo click en el cuadradito a la izquierda del nombre del campo, para después haciendo click con el botón derecho seleccionar Llave primaria.

En la Vista diseño los campos definidos como llave primaria se mostrarán con el icono a la izquierda del nombre del campo.

Si al crear una Tabla no hemos definido una Llave primaria, a la hora de guardarla se nos mostrará el siguiente aviso.

En caso de que pulsemos en Sí, se creará automáticamente un campo de tipo Integer [ INTEGER ] llamado ID.

Tras crearse una Llave primaria se crea automáticamente un índice para el campo.

Para Eliminar una Llave primaria hay que hacer click con el botón derecho sobre el icono a la izquierda del nombre del campo y seleccionar nuevamente Llave primaria.

Campos indexados

Los índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación.

Por ejemplo, si buscas empleados basándose en un campo llamado Nombre, puedes crear un índice para este campo para hacer más rápida la búsqueda. Los índice se pueden crear para un sólo campo o para varios a la vez.

Para crear un indice abriremos la Tabla en Vista Diseño e iremos al menú Herramientas, Diseño de índices.

A continuación, en el cuadro de diálogo que se nos muestra haremos click en el

icono y seleccionaremos el/los campo(s) que deseemos indexar y en la columna Orden de clasificación indicaremos si la ordenación del mismo es ascedente o descendente. Finalmente, haremos click en el botón Cerrar.

Si marcamos la casilla Único estaremos indicando que no podrán haber dos registros con los mismos valores en los campos seleccionados.

Al ordenar por varios campos hay que tener en cuenta que el orden en que se establecen los campos marca el modo en que se ordenará la información: según el ejemplo anterior primero se ordena por Nombre y en caso de que éste coincida, por Apellidos:

Para eliminar un índice, lo seleccionamos en el cuadro de diálogo anterior y hacemos click en el icono

.

Regla de Validación

Esta propiedad existente en Microsoft Access no está disponible a nivel de tabla en OpenOffice Base, pero en un formulario podemos usar el control campo formateado que se halla en la barra de herramientas Controles de formulario.

Campos Formateados

En caso de tener que validar un valor introducido, por ejemplo que un número esperado esté entre 10 y 20, usaremos el control llamado campo formateado que se halla en la barra de herramientas Controles de formulario.

Después de asociar el control a un campo, en sus propiedades, dentro de la pestaña General podemos definir las opciones Valor mín y Valor máx para indicar el rango permitido.

Campos Enmascarados

Si necesitamos dar una entrada formateada al valor introducirdo por el usuario usaremos el campo enmascarado que se encuentra en la barra de herramientas Más controles.

Para configurarlo hemos de hacer click con el botón derecho sobre el componente y en el menú contextual seleccionar Campo de control: en la pestaña Datos lo asociaremos a un campo de una tabla, y en la pestaña General usaremos las opciones Longitud máxima del texto, Máscara de entrada y Máscara de caracteres, como podemos ver en la imagen.

Según el ejemplo, se ha aplicado una máscara para introducir un número de teléfono: la letra N indica que se debe escribir un dígito, y la L que en esa posición va un carácter.

Otras posibilidades para configurar una máscara de entrada:

LUn texto constante. Esta posición no puede ser editada. El carácter es visualizado en la posición correspondiente de la Máscara Literal.

aSe pueden escribir los caracteres a-z y A-Z. Las mayúsculas no se convierten en minúsculas.

AEn esta posición se introducen los caracteres comprendidos entre la 'A' y la 'Z'. Si se introduce una minúscula, automáticamente se convierte en mayúscula.

cSe pueden escribir los caracteres a-z, A-Z y 0-9. Las mayúsculas no se convierten en minúsculas.

CEn esta posición puede introducir los caracteres comprendidos entre la 'A' y la 'Z' y de '0' a '9'. Si se introduce una minúscula, automáticamente se convierte en mayúscula.

N Sólo puede introducir caracteres comprendidos entre '0' y '9'.x Se pueden introducir todos los caracteres imprimibles.

XSe pueden indicar todos los caracteres imprimibles. Si se utiliza una minúscula, automáticamente se convierte en mayúscula.

Formato de Campo

Para configurar cómo se verán los datos contenidos en un campo haremos click en el

icono a la derecha de Ejemplo de formato, en la parte inferior izquierda de la vista Diseño de tabla.

Valor Predeterminado

Permite establecer un valor para el campo, en caso de que no se haya introducido ninguno.

El valor predeterminado en el diseño de la tabla no acepta formulas o funciones (por el momento), si se van a capturar los datos de las tablas en un formulario, para establecer, por ejemplo la fecha actual como predeterminada en cada nuevo campo habría que recurrir a programación mediante código o macros.

Filtros en OpenOffice Base

Los filtros son usados para mostrar sólo los registros de una Tabla que cumplen una determinada condición. Para explicar su uso partamos de la siguiente Tabla de ejemplo:

Autofiltro

Con este tipo de filtro se mostrarán los registros que contengan el valor seleccionado.

Para crearlo, en la Vista de Datos nos situaremos sobre el valor de un registro para después hacer

click en el icono Autofiltro de la barra de herramientas Datos de tabla.

Por ejemplo, en la tabla anterior nos situaremos en el campo Provincia de un registro cuya provincia sea Madrid y haremos click en el icono anteriormente mencionado:

Con el icono el icono podemos conmutar entre ver la tabla con o sin filtro.

Para eliminar un filtro hemos de hacer click en el icono .

Filtro estándar

Podemos crear un filtro avanzado estableciendo varias condiciones desde la Vista de Datos haciendo click en el icono para después definir los criterios deseados en el siguiente cuadro de diálogo:

Continuando con la Tabla de ejemplo anterior obtendríamos como resultado los registros cuyo campo ID sea mayor de 4 y la Provincia sea Madrid:

De este modo podemos crear un filtro por eliminación. Según el siguiente ejemplo se mostrarían todos los registros cuyo campo ID tenga un valor diferente a 5:

Relaciones

Normalmente cuando tenemos una base de datos con varias Tablas es necesario relacionar entre sí algunas de ellas.

Crear relaciones

Para crear una relación iremos al menú Herramientas, Relaciones: se nos mostrará el cuadro de diálogo de la derecha, en el que iremos seleccionando las Tablas deseadas y haciendo click en el botón en Agregar.

Para relacionar ambas Tablas haremos click sobre el campo sobre el que vamos a hacer la relación y arrastraremos hasta el campo a relacionar con la otra Tabla:

En el ejemplo anterior relacionamos el campo Codigo de la Tabla Clientes con el campo Codigo_Cliente de Pedidos.

IMPORTANTE: ambos campos han de ser del mismo tipo (si por ejemplo, uno de ellos es Integer el otro deberá serlo también).

Una vez creada la relación, para modificarla haremos click con el botón derecho en la línea que indica la misma y seleccionaremos Editar.

En este cuadro de diálogo podremos modificar los campos implicados en la Relación, entre otras acciones a realizar en caso de actualización o eliminación de datos.

Activando la opción Actualizar en cascada permite que cuando se actualice un dato en la Tabla origen se modifique automáticamente en la Tabla destino: por ejemplo, si cambiamos el código de un cliente en Clientes, se actualizará en Pedidos.

Activando la opción Eliminar en cascada haremos que al borrar un código de la Tabla principal se borren todos los registros con el ese código en la otra Tabla.

Tipos de combinación

Si hacemos click en el botón Tipo de combinación que mostrará la siguiente ventana en la que podremos especificar algunas características.

Si seleccionamos las opciones 2 ó 3 sólo se incluirán los registros de una de las tablas, mientras en la otra sólo se incluirán los que se indiquen en cada caso.

Por ejemplo, si seleccionamos la opción 2, se incluirá la tabla Clientes completa y sólo los registros de Pedidos que tengan códigos de clientes existentes en Clientes.

Siguiendo con el ejemplo, si seleccionamos la opción 3, se incluirá la tabla Pedidos completa, y de Clientes sólo aquellos que hayan realizado algún pedido.

Modificar una relación

Para que OpenOffice Base nos muestre la ventana Modificar relaciones hemos de hacer click con el botón derecho sobre la línea que informa de la relación y seleccionar Modificar relación.

Eliminar una relación

Para eliminar una relación tan sólo hemos de hacer click sobre la línea que informa de la relación y pulsar la tecla Suprimir.