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Gestión Documental de la Información y el conocimiento

Semana 5

Objetivo:Objetivo:

• Identificar y analizar las diversas Identificar y analizar las diversas herramientas, instrumentos y guías herramientas, instrumentos y guías metodológicas que se encuentran metodológicas que se encuentran disponibles para la gestión del disponibles para la gestión del conocimiento explícito dentro de las conocimiento explícito dentro de las organizaciones, las cuales son organizaciones, las cuales son complementarias con el conocimiento complementarias con el conocimiento tácito y el aumento del capital tácito y el aumento del capital intelectual de las organizaciones. intelectual de las organizaciones.

ContenidosContenidos• La gestión documental consiste en el uso de La gestión documental consiste en el uso de

tecnología y procedimientos que permiten el tecnología y procedimientos que permiten el acceso, la gestión y la explotación de la acceso, la gestión y la explotación de la información generada en la organización. El información generada en la organización. El conjunto de lecturas de esta sesión pretenden conjunto de lecturas de esta sesión pretenden que el participante distinga la diferencia entre que el participante distinga la diferencia entre las herramientas de las herramientas de gestión de la informacióngestión de la información de las de las herramientas de gestión del herramientas de gestión del conocimientoconocimiento. En estos textos también se . En estos textos también se revisan prácticas en el manejo de herramientas revisan prácticas en el manejo de herramientas y tecnologías para gestionar información. Así y tecnologías para gestionar información. Así como las estrategias metodológicas en la como las estrategias metodológicas en la generación y administración del Conocimiento generación y administración del Conocimiento a nivel personal y organizativo.a nivel personal y organizativo.

ActividadesActividades

• Discusión de las lecturas básicas de la semanaDiscusión de las lecturas básicas de la semana• Realizar un ejercicio de construcción de un mapa documental, a Realizar un ejercicio de construcción de un mapa documental, a

partir de un conjunto de documentos para un partir de un conjunto de documentos para un proyecto hipotético. .

• Se realizan ejercicios, basados en los campos de interés de los Se realizan ejercicios, basados en los campos de interés de los participantes, que permitan explicar y practicar las diferentes participantes, que permitan explicar y practicar las diferentes herramientas y técnicas, como por ejemplo: Lluvia de ideas, Árbol de herramientas y técnicas, como por ejemplo: Lluvia de ideas, Árbol de Relevancia, Relevancia, BenchmarkingBenchmarking, CRM, CMS, DSS. , CRM, CMS, DSS.

Gestión del conocimientoGestión del conocimiento• 1. “Proceso sistemático y explicito de capturar la 1. “Proceso sistemático y explicito de capturar la

experiencia individual o colectiva de una organización, …experiencia individual o colectiva de una organización, …para distribuirlo… entre todas aquellas personas a las para distribuirlo… entre todas aquellas personas a las cuales le es útil.” (M. Nüssbaum).cuales le es útil.” (M. Nüssbaum).

• 2. "Convertir el conocimiento…, en fuente de riqueza, 2. "Convertir el conocimiento…, en fuente de riqueza, mediante un tratamiento adecuado." (Carlos López).mediante un tratamiento adecuado." (Carlos López).

• 3. “Procesos y sistemas que permiten que el Capital 3. “Procesos y sistemas que permiten que el Capital Intelectual de una organización aumente de forma Intelectual de una organización aumente de forma significativa, mediante la gestión de sus capacidades de significativa, mediante la gestión de sus capacidades de resolución de problemas de forma eficiente…para generar resolución de problemas de forma eficiente…para generar ventajas competitivas sostenibles en el tiempo... gestión de ventajas competitivas sostenibles en el tiempo... gestión de todos los activos intangibles que aportan valor a la todos los activos intangibles que aportan valor a la organización." (Juan Carrión).organización." (Juan Carrión).

• 4. “Es la gestión del capital intelectual en una organización, 4. “Es la gestión del capital intelectual en una organización, con la finalidad de añadir valor a los productos y servicios con la finalidad de añadir valor a los productos y servicios que ofrece la organización en el mercado y de diferenciarlos que ofrece la organización en el mercado y de diferenciarlos competitivamente“. (Enric Serradell López y Ángel A. Juan competitivamente“. (Enric Serradell López y Ángel A. Juan Pérez). Pérez).

Gestión Documental Gestión Documental (definiciones)(definiciones)

- Conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de - Conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos en una organización, permitir la recuperación de información documentos en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el procedimientos en que los documentos deben desde ellos, determinar el procedimientos en que los documentos deben guardarse, eliminar o asegurar su conservación.guardarse, eliminar o asegurar su conservación.

- Consiste en el uso de procedimientos y tecnologías que permiten el acceso, - Consiste en el uso de procedimientos y tecnologías que permiten el acceso, gestión y explotación de la información generada por y en la organización. gestión y explotación de la información generada por y en la organización.

- Se refiere a la gestión de forma “automatizada” de los documentos producidos - Se refiere a la gestión de forma “automatizada” de los documentos producidos por una organización, así como del diseño de procesos de generación de por una organización, así como del diseño de procesos de generación de esos documentos, su flujo de trabajo y almacenamiento hasta su difusión esos documentos, su flujo de trabajo y almacenamiento hasta su difusión final. final.

DebateDebate: Con el uso de las TIC se da : Con el uso de las TIC se da un salto en la complejidad y exigencias un salto en la complejidad y exigencias de sistemas informatizados y en las formas de pensar la gestión documental de sistemas informatizados y en las formas de pensar la gestión documental ¿De qué dispositivos tecnológicos estamos hablando?¿De qué dispositivos tecnológicos estamos hablando?

Gestión Documental Gestión Documental (Atributos)(Atributos)Funciones Funciones Definición de Definición de problemas/oportunidades [toma de decisiones]problemas/oportunidades [toma de decisiones]Generación - Análisis - Ranking de IdeasGeneración - Análisis - Ranking de IdeasElección y Evaluación de IdeasElección y Evaluación de IdeasImplementación de Procesos y Sistemas de gestión Implementación de Procesos y Sistemas de gestión Resolver Problemas en la organización Resolver Problemas en la organización

PropósitosPropósitosCaptura y Generación Captura y Generación Retener - Organizar - Retener - Organizar - Intercambiar Intercambiar Dibujar Mapas MentalesDibujar Mapas MentalesTrabajo en Equipo (Colaborativo)Trabajo en Equipo (Colaborativo)

FuncionalidadesFuncionalidades Organización del workflow interno Organización del workflow interno Mejorar la recuperación y visualización de la información Mejorar la recuperación y visualización de la información Integración con sistemas para la toma de decisiones; Integración con sistemas para la toma de decisiones; Aplicar perfiles de usuarios mediante “profiling” Aplicar perfiles de usuarios mediante “profiling”

Workflow: activity enabled by a systematic organization of resources, defined roles and energy and information flows, into a work process that can be documented and learned.

Asegurar la Memoria OrganizacionalAsegurar la Memoria OrganizacionalAsegura el Flujo OrganizacionalAsegura el Flujo OrganizacionalFacilitar del trabajo colaborativoFacilitar del trabajo colaborativo

Diferencias entre gestión de la Diferencias entre gestión de la información y el conocimientoinformación y el conocimientoProyecto de gestión del conocimiento Proyecto de gestión de la información

Las metas acentúan el valor agregado para los usuarios

Las metas acentúan la liberación y accesibilidad de la información

Apoya las mejoras operacionales y la innovación Apoya las operaciones existentes

Agrega valor al contenido a través de filtros, sintetizado, interpretación, recorte de contenido

Libera contenidos disponibles con pequeño valor agregado

Usualmente requiere contribuciones y feedback continuo

Enfatiza en trasferencias de información en un sentido

Enfoque balanceado entre los aspectos tecnológicos y culturales Fuerte enfoque tecnológico

Variaciones en los sistemas de entrada imposibilitan automatizar el proceso de captura

Asume que la captura de información puede ser automatizada

Gestión Personal del Conocimiento:PIM + KM = Personal Knowledge Management (PKM).

Nivel Personal: Administración de la información reunida, ordenada y clasificada por un individuo para satisfacer su necesidades.

“Tener la información adecuada exactamente cuando la necesito”.

• Disciplina orientada a ayudar a los individuos a actuar de manera eficiente.

• Es una de las necesidades que los trabajadores del conocimiento deben enfrentar debido a su continuo estado de aprendizaje.

• PKM puede apoyarse de herramientas tecnológicas como por ejemplo: Personal Brain, e-mail, calendario, administrador de tareas, wiki, blog (otros sistemas de publicación), sistemas de

mensajería.

• Estas herramientas permiten administrar, explotar y compartir información.

Habilidades asociadas a la Gestión Habilidades asociadas a la Gestión Personal del Conocimiento:Personal del Conocimiento:

* Habilidades de la colaboración. Coordinación, experimentación y cooperación.

* Habilidades creativas. Imaginación, patrones de reconocimiento, innovación, inferencia.

* Habilidades de la comunicación. Opinión, intuición, expresión e interpretación.

* Investigar. Aprender a desarrollar el método de investigación científica.

* Establecimiento de redes. Conocer tu red de contactos. Conocer con quién adquirir conocimiento y recursos adicionales.

* Habilidades de organización. Clasificación y taxonomías personales.

* Habilidad en el uso de la información. Saber encontrar y discriminar qué información es importante.

* Administrar el aprendizaje. Saber cómo y cuándo aprende el individuo.

•Reflexión. Mejora continua basada en cómo funciona el aprendizaje individual i.e. visual, oral, práctico.

Gestión Organizacional del Conocimiento:Gestión Organizacional del Conocimiento:Nivel Organizacional: Incorporación de herramientas para KM, busca facilitar el trabajo y permitir que los recursos sean aplicados eficientemente intercambiando información y conocimiento, dentro y fuera de la organización.

Ge

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“We can know more than we can tell”[Factores contextuales: creencias personales, perspectivas, experiencias individuales]

• Resulta complejo de sistematizar y de transferir.

Métodos cualitativos (basados en la idea de la observación) para investigar la correlación entre ideas, contextos, sujetos e informaciones / conocimientos.

• Transferencia maestro-aprendiz

• Brainstorming

• Paneles de Expertos (Prospectiva Tecnológica)

• Árbol de relevancia

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lícit

oAlgunas herramientas para la explotación del conocimiento explicito:

•Decision Support System (DSS).

•Customer Relationship Management (CRM)

•Supply Chain Management (SCM)

•Aplicaciones de Mensajería.

•Agendas colectivas

•Intranet

Infraestructura: Datawarehouse, Repositorios de Almacenamiento, Tecnologías en Red y Plataformas de Aplicaciones.

Gestión del Conocimiento Explícito.Ejemplo: DWH (Toma de Decisiones)

KM

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ols• Transferencia maestro-aprendiz: Se da principalmente por

medio de lecciones (observación). Es práctico y se adquiere en el quehacer diario (learning by doing).  Ej.: Consultoría/Asesoría.

• Brainstorming: Método para buscar ideas creativas, resulta de un proceso grupal no estructurado y puede generar más y mejores ideas que aquellas producidas individualmente.

• Delphi: Método (inteligencia colectiva) analiza problemas y busca posibles consensos a través de opiniones expresadas individualmente por un grupo de personas (expertos calificados) sobre un tema. Aplicación sucesiva de un cuestionario retroalimentado con los resultados promedio de la ronda anterior, aplicando cálculos estadísticos. Principales características: anonimato de los participantes; revisiones iterativas; continuo feedback; búsqueda de consenso apoyado en técnicas estadísticas.

KM

to

ols• Evaluación Tecnológica (Technology Assessment)

Evaluación de los impactos futuros sobre la economía y la sociedad, de tecnologías nuevas conocidas.

• Prospectiva Tecnológica (Technology Foresight) Sirve para mirar a largo plazo el futuro de la ciencia, la tecnología, la economía y la sociedad, con el fin de identificar aquellas tecnologías genéricas emergentes que probablemente generarán los mayores beneficios económicos y/o sociales.

(Existen derivados: Proyección al futuro; Pronóstico basado en probabilidades y supuestos; Análisis prospectivo de posibles futuros (“futurible”). Ej.: Singularity

KM

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ols•Árboles de relevancia: Método prospectivo, que a partir de

necesidades futuras establecidas, se retrocede hasta el presente. El objetivo es asociar objetivos lejanos con decisiones inmediatas. Se emplea la construcción de un "árbol" de niveles jerárquicamente estructurado, con diferentes criterios de evaluación.

•Benchmarking: Herramienta que ofrece un enfoque orientado a conocer, comprender y evaluar de manera objetiva las fortalezas y debilidades de una organización, en comparación con “lo mejor de lo mejor”. Pueden plantearse 3 tipos de BM: interno; competitivo y funcional.

Castelló, M., Tarrega, M. y Callejo, J. (2000). La Prospectiva Tecnológicay sus Métodos. Secretaría para la Tecnología, la Ciencia y la InnovaciónProductiva. Dirección Nacional de Planificación y Evaluación, Gobierno deEspaña.