Quiénes somos…• La UCI es una institución que nació con el propósito de

ofrecer formación superior, de la más alta calidad, en carreras y ejes de conocimientos contemporáneos, vitales para el desarrollo sostenible.

• La UCI cuenta dos décadas de experiencia en formación de líderes en múltiples sectores.

 • La UCI está acreditada, como universidad privada, por el

Consejo Nacional de Enseñanza Superior Universitaria Privada (CONESUP) de la República de Costa Rica y por el Sistema Educativo Nacional de los Estados Unidos Mexicanos.

 

Quiénes somos…• La UCI cuenta con más de 3,000 egresados, de 50 países

del mundo, en los 5 continentes. Esta red de profesionales ratifica el compromiso de la UCI con la educación innovadora y el desarrollo sostenible.

 • UCI utiliza herramientas educativas contemporáneas,

espacios de aprendizaje dinámicos, diferentes modalidades de titulación internacional, profesores expertos en sus áreas profesionales, y esquemas innovadores de clases (virtuales, presenciales y mixtas), alineados con el paradigma actual de competencias, con el que la sociedad de hoy aspira que cuenten los profesionales con posgrado académico.

 

Quiénes somos…• La Escuela Global de Dirección de Proyectos (GSPM por sus

siglas en Inglés: Global School of Project Management) fue creada con el propósito de comprender y agregar valor al nuevo paradigma global, por medio de la formación de líderes con las competencias, credenciales, y cultura profesional necesarias para asegurar el éxito en los proyectos.

• Más de 2,000 profesionales han sido parte de nuestros programas, y aportan sus conocimientos y acciones para contribuir responsablemente con la producción y la calidad de vida de los países donde se desempeñan. 

Seis puntos de valor para el profesional en dirección de proyectos:

1. Reputación y acreditación de clase mundial

2. Solidez y experiencia aplicada3. Educación e innovación para el siglo XXI4. Un grado académico superior5. Una inversión inteligente y planificada6. Visión global con infinitas posibilidades

locales

Programa de Maestría en Administración de

Proyectos

Oficinas de gestión de proyectos y Oficinas de planeación institucional:

importancia, características y complementariedades

Ing. Ramiro Fonseca Macrini, MAE

Índice• Introducción

– Misión y visión– Proyectos y operaciones– Administración organizacional y administración de

proyectos• Oficinas de planificación institucional (OPI)

– Características– Importancia

• Oficinas de gestión de proyectos (PMO)– Características– Importancia

• Diferencias y complementariedades de las OPI y de las OGP

• Conclusiones

INTRODUCCIÓN

• Vale la pena invertir unos minutos en escudriñar estos términos.

• Misión y visión a veces se confunden.

• Misión y visión son usados en ocasiones como elementos de mercadotecnia.

• De esta forma pierden su verdadero valor.

Misión y visión

• La misión de una organización en términos de Peter Drucker es la representación de su identidad, qué es, qué hace, porqué hace lo que hace. Es decir: quién es.

• La misión define el ser mismo.

• Es importante tenerlo claro, pues sino se pierde el norte y se actúa según la conveniencia del momento y no según la finalidad de la organización.

Misión

• No hay mejor ejemplo de esto que cuando se da un cambio organizacional por cambio de la generación al frente de la dirección. Muchas veces se pierden los elementos distintivos que hicieron fuerte a la organización por nuevas ideas.

• La misión está sustentada en las ventajas competitivas de la organización. Su conocimiento y su experiencia (know how), el talento humano con el que cuenta, sus relaciones con clientes y proveedores.

Misión

• El conocimiento y experiencia no es solo del producto o servicio que desarrolla, también del mercado y sus clientes, de los aspectos legales, financieros, los diversos jugadores en el contexto...

• En la organización la misión es clave para mantener la coherencia estratégica, el alineamiento organizacional.

• Se requiere para que la sociedad la reconozca (a la organización) y para que ella se reconozca.

Misión

• La visión, debe ser vista como la palanca que mueve a la organización hacia el futuro.

• El futuro no es cualquier escenario en el que estemos dentro de un tiempo: es el que se desea, se propone y para el que trabaja la organización.

Visión

• Parafraseando a L. Carrol:Qué camino debo seguir? dijo Alicia;Depende de adonde quieras llegar, le contestó el gato;En realidad no me interesa mucho adonde ir, volvió a decir Alicia;Entonces no importa mucho que camino escojas, replicó el gato.

• En otras palabras: “Si no sabes adonde vas, cualquier camino es bueno”

Visión

• La visión promueve el cambio, orientada por la identidad de la organización.

• Busca la mejora continua, un mejor posicionamiento, un lugar al que se aspira llegar.

• Está marcada por valores tales como el mejor cumplimiento de la misión (mejoramiento continuo), la eficiencia, la eficacia, la responsabilidad social, el desarrollo sostenible, la rentabilidad, la creación y la innovación.

Visión

• El Ejército Nacional conduce operaciones militares orientadas a defender la soberanía, la independencia y la integridad territorial, proteger a la población civil, los recursos privados y estatales para contribuir a generar un ambiente de paz, seguridad y desarrollo, que garantice el orden constitucional de la nación.

Misión delEjército de Colombia

http://www.ejercito.mil.co/?idcategoria=362168

Un Ejército legítimo, disciplinado, moderno, profesional, entrenado, afianzado en sus valores, con la moral en alto, capaz de neutralizar las amenazas internas y externas en el cumplimiento de su misión, contribuyendo a la construcción de los caminos de la paz y al desarrollo de la Nación.

En el año 2030, el Ejército Nacional será una Fuerza distinguida por altos estándares de efectividad y competitividad en el cumplimiento de las misiones y roles asignados; flexible y adaptable a los escenarios, con niveles superiores de capacidades operacionales, modernizado y afianzado en el alto desempeño y profesionalización de sus hombres y en la innovación tecnológica, para combatir las nuevas amenazas, asumir los retos emergentes, preservar la paz, el medio ambiente y contribuir al logro de los fines del Estado, en absoluto arraigo del respeto a la dignidad humana.

Visión delEjército de Colombia

http://www.ejercito.mil.co/?idcategoria=362168

Las operaciones tienen que ver con acciones que se realizan comúnmente y con regularidad.Para realizarlas se especifican procedimientos, patrones estables que pueden ser replicados.Producen resultados muy similares entre sí.Se relacionan con la misión de la organización.

Ejemplos: Una banda de producción de Pepsi Cola.La elaboración de informes contables.La producción de alimentos.La operación de una línea de autobuses.

Proyectos y operaciones

Los proyectos se relacionan con acciones de duración y recursos limitados.Producen resultados únicos, pues las condiciones en que se realizan cambian.Para ejecutarlos se requiere recurrir a criterio y buenas prácticas provenientes de otros esfuerzos.Se relacionan con la visión de la empresa.

Algunos ejemplos son:Hacer una fábrica de producción de Pepsi Cola.Implementar y usar un nuevo sistema contable. Producir un nuevo alimento.Establecer una nueva ruta de una línea de autobuses.

Proyectos y operaciones

En el ciclo de vida de un proyecto podemos señalar:Acciones ex ante: aquellas que tienen que ver con la formulación y análisis de factibilidad del proyecto.Acciones ex durante: aquellas que tienen que ver con el control y ejecución del proyecto.Acciones ex post: aquellas relacionadas con la operación del producto del proyecto.

Proyectos y operaciones

Ejemplo:En el contexto nacional se realiza la determinación de que el país requiere más energía eléctrica. Establecer las opciones para dotar al país, priorizarlas, determinar su factibilidad, son acciones ex ante. Relativamente poca inversión. Costos se consideran “hundidos”.

Ejecutar y controlar el proyecto específico durante el tiempo y con los medios definidos para hacerlo, son acciones ex durante. Generalmente fuerte inversión. Se constituyen activos de capital.

Operar la represa hidroeléctrica para producir energía son acciones ex post. Poca inversión de operación, grandes réditos.

Proyectos y operaciones

La administración organizacional se caracteriza por la aplicación de conocimientos derivados de la administración de empresas o negocios.

Temas relevantes:Flujos de caja.Manejo de personal en el largo plazo.Administración de activos como labor permanente.Labores de mercadotecnia.Fijación de precios y condiciones de productos y servicios.Ventas.Relaciones de proveeduría en el largo plazo.

Administración organizacional y Administración de proyectos

La administración de proyectos se caracteriza por la aplicación de buenas prácticas propias.

Temas relevantes:Determinación del alcance del proyecto.Manejo de interesados y sus comunicaciones en el proyecto.Presupuesto versus gasto.Calendario versus progreso de entregables.Contratación de personal, productos y servicios por tiempos limitados.Creación de activos con calidad predeterminada.Manejo de riesgos de ejecución.

Administración organizacional y Administración de proyectos

OFICINAS DE PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL

Coordinar:La formulación del Plan Nacional de Desarrollo.El trabajo de formulación, ejecución y seguimiento y evaluación de resultados del PND y de otras políticas.La planeación de corto, mediano y largo plazo de los sectores, que orienten la definición de políticas públicas y la priorización de recursos de inversión.La formulación, preparación y seguimiento de políticas, planes, programas y proyectos respecto a convergencia regional, ordenamiento territorial.El cumplimiento de las políticas de inversión pública.La propuesta de objetivos y estrategias macroeconómicas y financieras junto con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. 

Funciones del Departamento Nacional de Planeación(algunas de las 30 enlistadas en https://www.dnp.gov.co/Qui%C3%A9nesSomos/Funciones.aspx)

Desarrollar:Los lineamientos de planeación.El diseño y organización de los sistemas de evaluación de resultados.La priorización de los programas y proyectos del Plan Operativo Anual de Inversiones.El desarrollo del diseño, reglamentos necesarios para operar el Banco de Programas y Proyectos de Inversión Nacional.Fortalecer las capacidades del sector público en la gestión y administración de los proyectos desde la formulación hasta la evaluación.Promover y apoyar esquemas de asociación entre el sector privado y público en temas de interés del Gobierno Nacional.

Funciones del Departamento Nacional de Planeación(algunas de las 30 enlistadas en https://www.dnp.gov.co/Qui%C3%A9nesSomos/Funciones.aspx)

Brindar:Apoyo técnico a las entidades públicas del orden nacional y territorial.Difusión de resultados de evaluaciones tanto en cuanto a políticas como en cuanto a proyectos de inversión.Adecuada programación del presupuesto de las diferentes fuentes de recursos de inversión con base en las prioridades del Gobierno y objetivos de desarrollo del país.Mecanismos para el cumplimiento de políticas de inversión pública y garantizar su coherencia con el Plan Plurianual de inversiones y otros instrumentos.La definición de los lineamientos técnicos del ciclo de proyectos de inversión.Participación en la evaluación de los proyectos de inversión privada, nacional o extranjera en los que sea parte el Gobierno Nacional.Apoyo a las entidades en las gestiones de financiamiento externo o interno relacionados con planes, programas y proyectos de desarrollo.Las medidas necesarias para lograr el cumplimiento del Plan Nacional de Desarrollo.

Funciones del Departamento Nacional de Planeación(algunas de las 30 enlistadas en https://www.dnp.gov.co/Qui%C3%A9nesSomos/Funciones.aspx)

Luego de estudiar oficinas de planeación institucional de Perú, Costa Rica y Colombia, podemos intentar una síntesis:

a) Elaborar y proponer políticas, programaciones, planeamientos para el desarrollo.b) Asesorar a los órganos vinculados, y rectores, en materia de su competencia.c) Evaluar planes, programas, proyectos que se realicen bajo el área a su cargo y difundir el resultado.ch) Elaborar, en consulta, el proyecto de presupuesto del sector.d) Mantener un banco actualizado de información para atender las funciones que se le asignen.e) Mantener coordinación permanente con otras unidades de planificación de su sector.

Funciones generales de oficinas deplaneación institucional

Son funciones:a. De amplio espectro: involucran otras organizaciones, incluso

sectores.b. Que tienen un énfasis macro.c. Que tienen relación con la propuesta de políticas de desarrollo.d. Que requieren labores de priorización de acciones dentro del

portafolio.e. Que hacen evaluaciones de impacto.f. Que son de asesoría y divulgación fundamentalmente.

Funciones generales de oficinas deplaneación institucional

OFICINAS DE GESTIÓN DE PROYECTOS

Oficina de gestión de proyectosLas organizaciones manejan múltiples proyectos.Sin embargo, a veces establecen mecanismos formales que les permitan:

– tener información confiable y oportuna, – dar seguimiento a su cartera de proyectos,– asignar recursos entre ellos,– establecer metodologías de determinación de

alcance, de costo, de tiempo, de aseguramiento de la calidad, de control de riesgos y de labores de abastecimiento, entre otras.

Oficina de gestión de proyectos

Una oficina de gestión de proyectos(PMO, por sus siglas en inglés),puede apoyar el desarrollo de la organización en el manejo de proyectos, adecuándose a sus características particulares.

Oficina de gestión de proyectosHay diversos tipos de OGP,Por tanto, es una decisión de la dirección general, escoger el tipo se establecerá en su organización:• El grado de autoridad que tendrá,• Las redes de comunicación y de estandarización

de procedimientos que le serán encomendadas,• El personal a su cargo y a quién reportará.

Oficina de gestión de proyectos

La decisión del tipo que debe establecerse depende de:

• La madurez de la organización en la gestión de proyectos.

• El apoyo de la dirección de la organización.• Los recursos humanos disponibles y su

capacitación.

Oficina de gestión de proyectos

Una OGP es una estructura de gestión que estandariza los procesos de gobierno relacionados con el proyecto y hace más fácil compartir recursos, metodologías, herramientas y técnicas.Las responsabilidades de una OGP pueden abarcar desde el suministro de funciones de soporte para la dirección de proyectos hasta la responsabilidad de la propia dirección de uno o más proyectos. (PMI, 2013).

Oficina de gestión de proyectos.Algunos tipos (PMI, 2013):1. De apoyo:

Tienen un rol consultivo para los proyectos, suministrando plantillas, mejores prácticas, capacitación, acceso a información y lecciones aprendidas. Sirve como un repositorio de proyectos. Tiene un grado de control reducido.

Oficina de gestión de proyectos.Algunos tipos (PMI, 2013):2. De control:

Proporcionan soporte y exigen cumplimiento por diversos medios. Puede implicar la adopción de marcos o metodologías de dirección de proyectos a través de plantillas, formularios y herramientas específicas o conformidad con gobierno organizacional. Tiene un grado de control moderado.

Oficina de gestión de proyectos.Algunos tipos (PMI, 2013):3. Directiva:

Ejercen el control de los proyectos asumiendo su propia dirección. Tienen un grado de control elevado.

Oficina de gestión de proyectos.Funciones fundamentales (PMI, 2013):• Gestionar recursos compartidos a través de todos

los proyectos dirigidos por la PMO.• Identificar y desarrollar una metodología, mejores

prácticas y estándares para la dirección de proyectos.

• Entrenar, orientar, capacitar y supervisar.• Monitorear el cumplimiento de los estándares,

políticas, procedimientos y plantillas mediante auditorías.

• Desarrollar y gestionar políticas, procedimientos, plantillas y otra documentación compartida

de los proyectos.

Oficina de gestión de proyectos.Funciones fundamentales (Carboni, 2014):Gestionar y mantener las metodologías de los proyectos;Capacitar en el desarrollo de competencias; Asegurar que los recursos se equilibren entre proyectos;Dar recomendaciones sobre la gestión del proyecto;Apoyar al Consejo formado por el propietario/director del proyecto;Administrar el apoyo a proyectos (herramientas, software, plantillas);Mantener los documentos y archivos de proyecto;Proporcionar consejo al liderazgo organizacional;Brindar información para aumentar el conocimiento de la organización; Garantizar el alineamiento de los proyectos con la estrategia organizacional.

DIFERENCIAS Y COMPLEMETARIEDADES DE LAS OPI Y DE LAS OGP

Oficina de planificación Oficina de gestión de proyectosDe amplio espectro: involucran otras organizaciones, incluso sectores.

Incluyen el portafolio o el programa de una sola organización.

Que tienen un énfasis macro. Tienen énfasis en un portafolio.

Que tienen relación con la propuesta de políticas de desarrollo.

Ejecutan proyectos que se enmarcan en las políticas de desarrollo.

Que requieren labores de priorización de acciones dentro del portafolio.

Pueden tener diversas funciones, no necesariamente priorizan en todos los casos.

Que hacen evaluaciones de impacto. Hacen evaluaciones sobre los resultados del proyecto.

Que son de asesoría y divulgación fundamentalmente.

Pueden ser directivas o de asesoría.

Proponen políticas. Proponen herramientas, procedimientos, plantillas.

Diferencias entre una OPI y una OGP

CONCLUSIONES

CONCLUSIONES (1/2)Los elementos desarrollados en esta conferencia permiten indicar que:a. La misión y visión de la organización marcan su

accionar.b. Las operaciones y los proyectos pueden ser

identificados como elementos estratégicos complementarios.

c. Las disciplinas de la administración de operaciones y las de administración de proyectos tienen especificidades.

d. No hay redundancia de funciones entre uno y otro tipo de oficina.

CONCLUSIONES (2/2)Los elementos desarrollados en esta conferencia permiten indicar que:e. Las oficinas de planeación institucional tienen

funciones enfocadas en la coordinación, en la asesoría, en la formulación de políticas, en la elaboración de sistemas de evaluación, en la priorización de inversiones, en la formulación de proyectos.

f. Las oficinas de gestión de proyectos tienen funciones relacionadas con la implementación de prácticas estándar, recolección de lecciones aprendidas, monitoreo y ejecución de proyectos.

g. Ambas oficinas son complementarias.

¡Muchas gracias por su atención!

“Que el nuestro sea un tiempo que se recuerde por el despertar de una nueva reverencia ante la vida; por la firme resolución de alcanzar la sostenibilidad; por el aceleramiento en la lucha por la justicia y la paz y por la alegre celebración de la vida.”

(Iniciativa de la Carta de la Tierra, 2000)

Algunas fuentes utilizadas:

PMI (2013). PMBOK (5ª. Ed.). Usa: PMI Inc.Fonseca, R. (2010). Roles y funciones de una PMO. Revista Construir.Gobierno de Colombia (s.f.). Departamento nacional de planeación. https://www.dnp.gov.co/Qui%C3%A9nesSomos/Funciones.aspxGobierno del Perú (s.f.). Ministerio de economía y finanzas. Oficina General de Planificación, Inversiones y Presupuestohttp://www.mef.gob.pe/index.php?option=com_content&view=article&id=2546%3Aoficina-general-de-planificacion-inversiones-y-presupuesto&Itemid=101080&lang=esMIDEPLAN (s.f.). Marco Legal Sistema Nacional de Planificación. http://documentos.mideplan.go.cr:8080/alfresco/d/d/workspace/SpacesStore/6b5a94bb-517b-4a2d-a61c-3e8880507e87/Marco%20Legal%20Sistema%20de%20Planificacion.pdfUniversidad de Costa Rica (s.f.). Reglamento de la oficina de planificación. http://www.oplau.ucr.ac.cr/phocadownload/normativas/REGLAMENTO_VIGENTE_OPLAU.pdf

Ing. Ramiro Fonseca Macrini, MAE

San José, Costa Rica.Tel: 506 – 88847033

Skype: ramiro.fonseca.macriniramiro.fonseca.macrini@gmail.com

Apdo: 816-2050 San José, Costa Rica