Oficina de Planificación Universitaria

FORMULACIÓN PLAN-PRESUPUESTO- EVALUACIÓN 2013

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Normas Generales y Específicas para la formulación, ejecución y evaluación del plan-presupuesto

Responsabilidad de OPLAU:

Coordinar el proceso.

Revisar y actualizar objetivos generales y específicos de cada Programa.

Proporcionar a las unidades ejecutoras el sistema de recolección de la información del plan-presupuesto.

Revisar, analizar, consultar y modificar, con la aprobación de la autoridad de la unidad ejecutora, las solicitudes de plan-presupuesto, con el fin de verificar los requerimientos de información y formatos definidos en esta materia.

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Normas Generales y Específicas para la formulación, ejecución y evaluación del plan-presupuesto

Responsabilidad de OPLAU:

Remitir a las autoridades correspondientes el plan-presupuesto de cada unidad ejecutora para su recomendación.

Enviar a la Rectoría la propuesta de Plan-presupuesto para su presentación al Consejo Universitario.

Asesorar al Consejo Universitario en esta materia.

Remitir el Plan Anual Operativo Institucional y el presupuesto a la CGR, a más tardar el 30 de setiembre.

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Responsabilidad de la Unidad Ejecutora

• Elaborar el Plan-Presupuesto de acuerdo con las políticas institucionales.

• Remitir a la OPLAU la información solicitada en el Sistema de Formulación, de acuerdo con los requerimientos de información, formatos y las fechas establecidas.

• De no cumplir con lo estipulado, la OPLAU le asignará, de oficio, el presupuesto ordinario aprobado en el año anterior.

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IMPORTANCIA DEL PLAN ANUAL OPERATIVO

Constituye un instrumento para mejorar la gestión de las unidades y fortalecer los procesos de toma de decisiones.

Establecer prioridades de la unidad y las metas por cumplir en un período.

Fortalecer la organización de las acciones y los recursos para lograr los objetivos y las metas establecidas.

Establecer prioridades tomando en consideración los procesos clave de la Institución.

Facilita la rendición de cuentas.

Permite optimizar los recursos.

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Plan-Presupuesto-EvaluaciónPlan-Presupuesto-Evaluación

INFORMACIÓN DE CONTEXTO

POLÍTICAS C.U.

DIRECTRICES OPERATIVAS DE CADA PROGRAMA

FORMULACIÓN DE PLAN- PRESUPUESTO

RECOMENDACIÓN PLAN – PRESUPUESTO

(Instancias recomendadoras)

CONSOLIDACIÓNDEL P.A.O. Y AJUSTES

APROBACIÓN DEL CONSEJO UNIVERSITARIO

APROBACIÓN CONTRALORÍAGENERAL DE LA REPÚBLICA

EJECUCIÓN Y CONTROL

EVALUACIÓN

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Proyectos para el Plan Presupuesto 2011

No. de Proyectos

Descripción

001 Presupuesto ordinario

002 Presupuesto adicional de la unidad

003 Adquisición de equipo

801 al 810 Acreditación de docencia e investigación

921 al 929 Posgrados

930 al 945Museos y colecciones institucionales de Investigación y Acción Social

951 al 961 Mantenimiento preventivo, correctivo y remodelaciones

970 al 972 Seguridad institucional

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Objetivo general

Objetivos específicos

Metas Indicadores

Expresión financiera del plan (cuentas de gasto)

Plan

Proceso formulación Proceso formulación Plan - PresupuestoPlan - Presupuesto

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Objetivo general

Fin principal que la unidad pretende alcanzar. Actividad sustantiva

Debe responder al ¿qué? y ¿para qué?

Sirve como eje orientador para la asignación de los recursos

Su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo, ser coherente, clara, concisa, realista y que pueda traducirse en acciones concretas

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¿QUÉse va a hacer?

¿PARA QUÉ?

Formulación del objetivo general

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Objetivo específico

Se deriva del objetivo general para operacionalizarlo

Enunciado que expresa logros concretos que se pretende alcanzar

Debe responder al ¿qué? y al ¿para qué?

Su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo, ser coherente, clara y concisa, realista y que pueda traducirse en acciones concretas

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¿QUÉse va a hacer?

¿PARA QUÉ?

Formulación de Objetivos Específicos

Objetivo GeneralObjetivo General

Objetivos EspecíficosObjetivos Específicos

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MetasMetas

Se desprenden de los objetivos específicos

Sirven de parámetro para la medición de los logros, en magnitud (¿cuánto?) y tiempo (¿cuándo?)

Se expresan por medio de resultados, productos parciales, subproductos o productos finales

Constituyen la base sobre la cual se fundamenta la evaluación de un proyecto

“Tan importante es formular como lograr.”

Anónimo

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¿QUÉ?¿PARA

QUÉ?¿QUÉ SE QUIERE?

¿CUÁNTO? ¿CUÁNDO?

Metas

Formulación de metas

Objetivo general

Objetivos específicos

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Indicadores(Definiciones)

Permiten medir el logro de las metas planteadas, de acuerdo

con los resultados esperados en un proyecto o programa.

Proporcionan una escala con la que puede medirse un

cambio real logrado.

Ofrecen información para la toma de decisiones (Importante

construir un registro histórico de indicadores).

Facilitan la autoevaluación, evaluación y retroalimentación

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Construcción del indicador

• Se parte del objetivo específico y las metas correspondientes definidas previamente en el Plan.

Nombre del indicador Cursos impartidos

Descripción del indicador Son los cursos por ciclo lectivo que imparten las undiades académicas a los estudiantes regulares de la Institución

Forma de cálculo: Conteo de los cursos impartidos

Fuente de información:

Responsable del indicador:

Interpretación del indicador: Entre mayor sea la cantidad de cursos impartidos, mayor será la población estudiantil atendida

Unidad de medida: Número de cursos impartidos

Observaciones:

Nivel de agregación: Institucional Rango mínimo: 95%

Tipo de indicador: Eficacia Rango máximo: 105%

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OBJETIVO GENERAL (Unidad docencia):

Desarrollar un proceso de innovación académica en la formación de profesionales en el área de …. desde una perspectiva humanista comprometida con el desarrollo sostenible, el proceso social, económico y político del país, mediante la articulación orgánica y sostenida de la investigación, docencia y acción social en consonancia con los desafíos y un posicionamiento que permita promover la competencia tanto a nivel nacional como internacional.

OBJETIVOSESPECÍFICOS

METAS INDICADORES

Gestionar los procesos de ejecución, actualización e innovación curricular y pedagógica, en forma permanente, desde una perspectiva humanista de la profesión, para garantizar un proceso de enseñanza aprendizaje actual

En grado se impartirán:

I ciclo: 165 cursos, con 6600 cupos de matrícula, con atención de 1325 estudiantes equivalentes de tiempo completo, con 46.25 docentes equivalentes de tiempo completo.

II ciclo: 175 cursos, con 7000 cupos de matrícula, con atención de 1325 estudiantes equivalentes de tiempo completo, con 48.75 docentes equivalentes de tiempo completo.

Cursos impartidos

Cupos de matrícula

Estudiantes equivalentes de tiempo completo

Docentes equivalentes de tiempo completo

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OBJETIVO GENERAL (Unidad investigación):

Aportar soluciones a los problemas educativos mediante la producción de conocimiento científico y la divulgación de resultados a la comunidad nacional e internacional para promover el mejoramiento de la educación costarricense.

OBJETIVOSESPECÍFICOS

METAS INDICADORES

Divulgar los resultados de investigación y acción social mediante actividades de extensión docente e investigación, para promover el mejoramiento de la educación costarricense.

Realizar al menos una jornada de investigación con la participación de visitantes extranjeros y cinco actividades de divulgación de resultados.

Jornadas de investigaciones realizadas.

Actividades de divulgación realizadas.

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Proceso Formulación Plan - Presupuesto

Objetivo general

Objetivos específicos

Metas Indicadores

Expresión financiera del plan (cuentas de gasto)

Plan Presupuesto

Plan Anual Operativo

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Formulación de presupuestoFormulación de presupuesto

La etapa de formulación comprende una serie de acciones debidamente coordinadas para elaborar el proyecto de presupuesto, el cual es la

expresión financiera del plan anual operativo institucional.

Los instrumentos utilizados para la formulación del presupuesto son:

La estructura programática (código presupuestario de la unidad).

El manual de cuentas por objeto del gasto. www.oaf.ucr.ac.cr

Normas generales y especificas para la formulación, ejecución y evaluación del presupuesto de la Universidad de Costa Rica. http://boletin.cu.ucr.ac.cr/docum/docum85.pdf

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EJEMPLO ESTRUCTURA PROGRAMATICA

01000000 Docencia01010000 Apoyo a la Docencia01010300 Centro de Evaluación Académica01010900 Proyectos de Docencia01020000 Artes y Letras01020200 Facultad de Bellas Artes01020202 Esc. de Artes Dramáticas01020203 Esc. de Artes Plásticas

02000000 Investigación02010000 Apoyo a la Investigación02010200 Servicios de Apoyo de Investigación02010300 Sistema de Dif. Científ. de la Investigación02010400 Sistema de Bibliotecas02020000 Centros e Institutos de Investigación02020100 C. Inv. en Biolog. Celular y Molec.02020200 C. Inv. en Cs. del Mar y Limnología

03000000 Acción Social03020000 Divulgación y Difusión03020200 Semanario Universidad03020300 Radio Universidad de Costa Rica03020400 Canal 15

04000000 Vida Estudiantil04040000 Serv. de Apoyo de V.E.04070000 Ofic. Registro e Información

05000000 Administración05010000 Adm. Fin. y de Pers.05010100 Oficina de Administración Financ.05010200 Oficina de Recursos Humanos

06000000 Dirección Superior06010000 Consejo Universitario06020000 Rectoría06030000 Vicerrectorías06040000 Decanatos06040100 Bellas Artes06040200 Letras

07000000 Desarrollo Regional07010000 Sede Reg. de Occidente07010100 Sede Reg.de Occidente (San Ramón)07010101 Docencia07010102 Investigación

08000000 Inversiones08010000 Ejecuc. Técn. de Proyectos08020000 Proyectos de Inversión

ESTRUCTURA PROGRAMÁTICA 2010

ACTIVIDAD SUB-ACTIVIDADCODIGO PROGRAMA SUB-PROGRAMA

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EJEMPLO MANUAL DE CUENTAS POR OBJ. DEL GASTO

PARTIDA SUBPARTIDAS GRUPO DE SUBPARTIDA

DETALLE DESCRIPCIÓN

5 BIENES DURADEROS 5-01 MAQUINARIA, EQUIPO Y

MOBILIARIO 5-01-01-00 Maquinaria y equipo para la producción

5-01-02-00 Equipo de transporte

5-01-03-00 Equipo de comunicación*

5-01-04-00 Equipo y mobiliario de oficina

5-01-05-00 Equipo y programas de cómputo

5-01-05-01

Mobiliario y equipo de computación*

5-01-05-02 Adquisición de programas de cómputo*

5-01-06-00 Equipo sanitario, de laboratorio e investigación*

5-01-07-00 Equipo y mobiliario educacional, deportivo y recreativo

5-01-07-01

Equipo educacional y cultural*

5-01-07-02 Adquisición de libros

DESCRIPCIÓN CUENTA DE GASTO 5-01-04-00 Equipo y mobiliario de oficina Adquisición de equipo y mobiliario necesario para la realización de labores administrativas. Incluye calculadoras, sumadoras, fotocopiadoras, ventiladores, archivadores entre otros. Además, considera el mobiliario de toda clase que se utiliza en esas oficinas, como mesas, sillas, sillones, escritorios, estantes, armarios, entre otros.

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PARTIDAS INSTITUCIONALESPARTIDAS INSTITUCIONALESEjemplos de cuentas de gastos que no deben ser incluidas en su Ejemplos de cuentas de gastos que no deben ser incluidas en su

presupuesto:presupuesto:

1-01-01-00Cuenta de gasto

“Alquileres de edificios, locales y terrenos”

1-02-Grupo de subpartidas

“Servicios básicos” (agua y alcantarillados, energía eléctrica, correo, telecomunicaciones y otros servicios básicos)

1-06-01Subpartida

“Seguros” (edificios, equipo, mobiliario, riesgos profesionales, vehículos, etc.)

1-07-03-00 Cuenta de gasto

“Gastos de representación institucional”

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Partidas restringidas (De acuerdo con las normas generales y específicas para la formulación, ejecución y evaluación del

presupuesto de la UCR)

1-01 Grupo de subpartidas

Alquileres

1-08Subgrupo de partidas

Mantenimiento y reparación

2-01-01Cuenta de gasto

Combustibles y lubricantes

2-03 Grupo de subpartidas

Materiales y productos de uso de la construcción y mantenimiento

2-04-02Cuenta de gasto

Repuestos y accesorios

Solo podrán ser utilizadas para el fin que fueron creadas, excepto Sedes Regionales

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Aspectos importantes al formular el presupuesto

– Disponer de un manual de cuentas actualizado

– Justificar correctamente las partidas

– Verificar que el monto solicitado en el objeto de gasto, sea igual al monto total general solicitado en la lista de artículos incluidos

– Identificar correctamente el proyecto en el que se debe incluir la solicitud, según se trate de equipo, presupuesto adicional, mantenimiento, entre otros.

– Detalle obligatorio de artículos que recomienda el CIEQ.

– Cuantificación tanto del material como del equipo solicitado.

– Indicar claramente la cantidad de artículos, material y equipo (Plan de Compras Institucional y la programación de la contratación de bienes y servicios para el 2013).

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Variaciones presupuestarias

Transferencias:Transferencias:

Variación presupuestaria para aumentar o disminuir partidas que pertenecen al mismo programa y al mismo grupo de cuenta del gasto, siempre y cuando lo permitan las Normas generales y específicas para la formulación, ejecución y evaluación del presupuesto de la Universidad de Costa Rica. No requiere autorización del Consejo Universitario, por tanto su ejecución es inmediata, las realiza OAF.

Modificaciones:Modificaciones:

Variaciones al presupuesto ordinario de la Institución cuando las partidas no pertenecen al mismo “programa” ni al mismo grupo de cuentas del gasto, siempre y cuando lo permitan las Normas generales y específicas para la formulación, ejecución y evaluación del presupuesto de la Universidad de Costa Rica. Aprobación según nivel, definido en las Normas.

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Ir al explorador seleccionado y digitar la siguiente dirección WEB:

https://formulacionoplau.ucr.ac.cr/webpre

La “s” activa el protocolo de seguridad y hace que el sistema se comporte más eficiente

Sistema de captura para la formulación del Plan Presupuesto

28

Página de inicio sistema de formulación Plan-Presupuesto

29

Crear un nuevo usuario

30

Crear un nuevo usuario

31

Ingreso al sistema

32

Selección de la unidad ejecutora

33

Módulos del sistema

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Módulo de información general

35

Inclusión de información general

36

Módulo de objetivos específicos

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Inclusión de objetivos específicos, metas e indicadores

38

Selección de políticas

39

Módulo de partidas generales

40

Inclusión de una nueva partida

41

Artículos por partida

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Inclusión de artículos por partida

43

Módulo de horas asistente y estudiante

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Inclusión de horas asistente y estudiante

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Reportes finales

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Reportes finales

47

Reportes finales

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Para mayor información les invitamos a visitar nuestra página Web

http://oplau.ucr.ac.cr

Central telefónica ext. 1155

Ubicación: 3° Piso,

Edificio Administrativo C

¡Muchas Gracias!