oficina de control interno · se realizó actualización documental del formato de inspección...

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO PERIODO NOVIEMBRE DE 2016 A FEBRERO DE 2017

OFICINA DE CONTROL INTERNO

Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca – CAR Oficina de Control Interno

República de Colombia

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Contenido I. MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN .................................................... 3

1.1. COMPONENTE TALENTO HUMANO .......................................................................... 3

1.1.1. Acuerdo, Compromisos y Protocolos Éticos. ........................................................... 3

1.1.2. Desarrollo del Talento Humano .................................................................................. 3

1.2. COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ......................................... 6

1.2.1. Planes, Programas y Proyectos ................................................................................. 6

1.2.2. Modelo de Operación por Procesos .......................................................................... 7

1.2.3. Estructura Organizacional ........................................................................................... 8

1.2.4. Indicadores de Gestión ................................................................................................ 8

1.2.5. Políticas de Operación ............................................................................................... 10

1.3. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO ............................................................................... 11

II. MÓDULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO ................................................................... 12

2.1. Autoevaluación Institucional ......................................................................................... 12

2.2. Componente Auditoria Interna ...................................................................................... 14

2.3. Planes de Mejoramiento ................................................................................................ 14

III. EJE TRANSVERSAL DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ....................................... 15



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El presente informe Pormenorizado sobre el estado del Control Interno de la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR), obedece a lo dispuesto en la Ley 1474 de 2011, artículo No. 9, y se propone especialmente, en el punto de las recomendaciones, contribuir a la permanente mejora en la gestión institucional.

I. MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN

1.1. COMPONENTE TALENTO HUMANO

1.1.1. Acuerdo, Compromisos y Protocolos Éticos.

Fuente: Manual de Gestión

La Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR) cuenta con un código de ética que formula los principios, valores y políticas adoptados al interior de la Corporación, con miras a fortalecer el comportamiento ético organizacional. Los valores institucionales se difunden a toda la organización través de la publicación de mensajes relacionados con la campaña Actitud CAR, los cuales fueron divulgados a través del Boletín Institucional ComuniCAR, lideradas por la Oficina de Talento Humano. 1.1.2. Desarrollo del Talento Humano

La Oficina de Gestión del Talento Humano, en su calidad de líder del proceso Gestión del Talento Humano, actuando en coordinación con los demás procesos de la entidad, viene cumpliendo con sus actividades de capacitación, bienestar social, evaluación del desempeño y administración de personal, de acuerdo con las necesidades de los



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servidores públicos. A continuación se presenta un resumen de las acciones adelantadas dentro del periodo comprendido entre el 1 de noviembre de 2016 y el 28 de febrero de 2017 en desarrollo de las políticas de Talento Humano: 1.1.2.1. Plan de Bienestar Social

La Oficina de Talento Humano de la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR), en atención a la Resolución No 615 de 16 de marzo de 2016, adelantó las siguientes actividades:

ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN

Jornadas deportivas direcciones Regionales

Se efectuaron jornadas de integración deportiva en las Direcciones Regionales de Chiquinquirá, Sabana Centro, Sumapaz, Almeídas y Guatavita, proceso desarrollado el 9 de noviembre de 2016 en el hotel lanceros de Paipa, en el cual participaron 150 personas. Igualmente, el 10 de febrero de 2017 se desarrolló otra jornada de integración en las instalaciones del hotel Bosques de Athán de Colsubsidio, ubicado en el municipio de Girardot, en el cual participaron 150 personas de las Direcciones Regionales de Soacha, Sabana Occidente, Magdalena centro, Alto Magdalena, Sumapaz, Gualivá, Bajo Magdalena y Tequendama.

Programas deportivos

Torneo de bolos: De acuerdo con la convocatoria se inscribieron 60 personas las cuales participaron igual número de personas.

Seminario Taller Pre-pensionados Realizado en Villavicencio, en el hotel Alcaravan los días del 23 al 25 de noviembre de 2016, con la participación de 22 personas.

Vacaciones Recreativas de Fin de Año

Realizada en el Hotel Peñalisa en el municipio de Girardot, en la cual participaron 75 personas.

Programas Artísticos y Culturales:

Caminata Ecológica: Realizadas en el municipio de Villeta, el día 18 de febrero de 2017, con la participación de 94 personas. Visitas a Museos y/o Lugares de Interés Cultural: Realizada el sábado 11 de Febrero de 2017, al Cerro de Monserrate, con la participación de 150 personas. Actividad de Recreación Institucional y Reconocimiento de Incentivos: Realizada en el centro de eventos aguapanelas internacional, con la participación de 499 funcionarios y contratistas de la Corporación. Navidad Ambiental para los hijos de los Funcionarios CAR - Sede Central: Realizada el 12 de diciembre de 2016, con la participación de 169 niños y familiares.

Programa de acondicionamiento físico

Curso de natación: Se realizó en las instalaciones del centro empresarial y recreativo el Cubo, todos los lunes de 6:00 p.m. a 7:30 p.m., con la participación de 25 funcionarios de la CAR.

Fuente: Datos Oficina de Talento Humano

1.1.2.2. Clima organizacional

Se adelantaron talleres de trabajo en equipo de las Direcciones Regionales de Almeidas, Tequendama, Bogotá-La Calera, en el cual participaron los funcionarios de cada una de las regionales.



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1.1.2.3. Plan Institucional de Capacitación

Se continuó con la ejecución del Plan Institucional de Capacitación. Durante el periodo evaluado se adelantaron las siguientes actividades: Capacitación en la actualización normas de los sistemas de gestión (ICONTEC). Entrenamiento en el puesto de trabajo Seminario regional mérito y la carrera administrativa en Colombia Capacitación en evaluación del desempeño con base en el nuevo Acuerdo 565/2016 Inducción institucional funcionarios nuevos 1.1.2.4. Evaluación del desempeño:

La Oficina de Talento Humano remitió memorandos a los directivos y funcionarios CAR señalando la normatividad vigente y solicitando realizar la evaluación del desempeño para servidores de carrera administrativa para el período comprendido entre el 1 de febrero de 2016 al 31 de enero de 2017 y concertación de Compromisos Laborales y Fijación de Competencias Comportamentales, periodo febrero 1 de 2017 a enero 31 de 2018 – Nuevos Sistemas de Evaluación de Desempeño Laboral. A continuación se describen las actividades desarrolladas en atención a la evaluación del desempeño laboral:

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

Evaluaciones parciales eventuales durante el periodo noviembre 2016 a febrero de 2017

Se realizó monitoreo de las evaluaciones parciales eventuales que se efectuaron durante el periodo comprendido entre noviembre de 2016 y febrero de 2017.

Nuevos Sistemas de Evaluación de Desempeño Laboral

Se expidió Resolución 2466 del 30 de noviembre de 2016, por la cual se reglamenta la evaluación de desempeño laboral de los empleados públicos de la CAR

Capacitaciones nuevos sistemas de evaluación de desempeño laboral

En atención a los nuevos lineamientos de la Comisión Nacional del Servicio Civil (CNSC), se efectuaron capacitaciones del Acuerdo No. 565 de 2016 –CNSC dirigidas a todos los funcionarios de la Entidad.

Evaluación del desempeño periodo comprendido entre el 01/02/2016 a 31/01/2017

La Oficina de Talento Humano emitió circular 20174100032 del 27/01/2017 con directrices para realizar el proceso de evaluación de desempeño del periodo comprendido entre el 01/02/2016 a 31/01/2017.

Concertación de compromisos laborales del periodo comprendido entre el 01/02/2017 a 31/01/2018

La Oficina de Talento Humano, mediante circular 20174100036 del 31/01/2017, dio a conocer los lineamientos del Acuerdo 565 de 2016 con relación al proceso de concertación de compromisos del periodo comprendido entre el 01/02/2016 a 31/01/2017.


1.1.2.5. Seguridad y Salud en el Trabajo

El Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de la Corporación, obedece a un diagnóstico de necesidades planteado para cubrir los requerimientos de los



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servidores públicos de la CAR y a su vez fomentar la promoción y prevención de la salud, en busca de un mejor entorno laboral se desarrollaron las siguientes actividades:

ACTIVIDAD DESCRIPCION

Evaluación Inicial del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) por parte de la ARL

Se adelantó la evaluación del Sistema en el cual se obtuvo una calificación de 96,4 sobre 100.

Evaluación de indicadores y resultados de las actividades del plan anual de SST 2016

Se adelantó la medición de indicadores del Sistema de Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) cuyos resultados fueron presentados al Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Actualización documental del Sistema de Gestión

Se realizó actualización documental del formato de inspección preoperacional diario de motocicletas, formato verificación de elementos de protección personal y profesiograma CAR por puesto tipo, creación de instructivo lavado de manos.

Capacitación Supervisores de contrato en temas de seguridad y salud en el trabajo

Se efectuó capacitación a supervisores de contrato en temas de seguridad y salud en el trabajo, con asistencia de 75 participantes.

Formulación Plan anual de SST 2017

De acuerdo al procedimiento establecido se formuló el Plan Anual Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) para la vigencia 2017 el cual fue aprobado el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo en reunión del mes de febrero del año en curso.

Formulación plan anual de trabajo por parte de ARL 2017

Se concertó el plan de trabajo de actividades de promoción y prevención a desarrollarse por parte de la Positiva ARL durante la vigencia 2017.

Afiliación de estudiantes- pasantes y contratistas a la ARL

Se adelantaron 18 afiliaciones de estudiantes y 120 contratistas a la ARL

Reunión trimestral de Comité de emergencias y comité de Seguridad Vial.

Se adelantó reunión ordinaria de Comité de Emergencias y una extraordinaria para evaluar la implementación del plan de emergencias tras el sismo ocurrido el pasado 06 de febrero de 2017. Así mismo se realizó reunión ordinaria de Comité de Seguridad Vial y se programó agenda para reunión extraordinaria para analizar algunos temas que se encuentran pendientes por ejecutar.

Reunión mensual de Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST)

Se adelantó reunión ordinaria de Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo del mes de febrero del año en curso, en la cual se programó agenda para realizar las investigaciones de los accidentes de trabajo ocurridos en la presente vigencia.


1.2. COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

1.2.1. Planes, Programas y Proyectos

La Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR) atendiendo lo estipulado en el Decreto 1076 de 2015, la Resolución 667 de 2016, el proceso de Direccionamiento Estratégico presentó ante el Consejo Directivo Informe de Avance de Gestión en el marco del Plan de Acción que dan cuenta de los avances en la ejecución física y financiera de los nueve (9) programas y veintidós (22) proyectos planteados en el Plan con corte a 31 diciembre de 2016.



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Igualmente, se envió informe integral de avance de ejecución del Plan de Acción Cuatrienal al Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. De acuerdo con los soportes y la consolidación realizada por la Oficina Asesora de Planeación el cumplimiento de metas del Plan de Acción en la vigencia de 2016 fue del 95,5% de avance Físico y del 83% de avance Financiero. Otros Planes Institucionales: Por otra parte, mediante Resolución 2396 del 24 de noviembre de 2016 la CAR aprobó el Plan Institucional de Atención y Servicio al Ciudadano CAR 2016-2019, en el marco del Plan de Acción 2016-2019, Programa 4 “De lo regulatorio y la Gobernabilidad”. La Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR) alineada a la política de “Transparencia, participación y servicio al ciudadano” continúa realizando el seguimiento a las actividades enunciadas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano (PAAC), para lo cual efectuó mesas de trabajo con los responsables de cada proceso y consolidó el seguimiento al PAAC con corte a 30 de diciembre de 2016, y fue publicado en la página de la Corporación, en el enlace: https://www.car.gov.co/index.php?idcategoria=71550. Igualmente, en atención a la Ley 1474 de 2011, la cual contempla la obligatoriedad para todas las entidades estatales de elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano, elaboró y publicó el Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano- PAAC-para el año 2017. 1.2.2. Modelo de Operación por Procesos

La Corporación en cumplimiento de su misión, visión Institucional y con el propósito de satisfacer las necesidades de sus clientes cuenta con un Modelo de operación por Procesos con enfoque integral, el cual se encuentra debidamente caracterizado, reflejando así las interacciones, las entradas y las salidas, garantizando una ejecución eficiente y el cumplimiento de los objetivos Institucionales. El acceso a la documentación del Sistema a través del link: Procesos y Procedimientos, facilita el conocimiento y aplicación de los elementos del “Modelo de Operación por Procesos, Políticas de Operación”. En el Link: “S:\ Procesos y Procedimientos”., se pueden consultar las Caracterizaciones de los Procesos del Sistema de Gestión Pública (SIGESPU), los lineamientos, las guías, los procedimientos, manuales y formatos asociados a todos los procesos de la Entidad con el registro del control de cambios, lo que permite identificar los métodos, los puntos de control para realizar las tareas, la asignación de responsabilidades, así como entender la dinámica requerida para el logro de los objetivos y obtención efectiva de los servicios. Durante el período de análisis, se realizaron cambios y actualizaciones a los documentos y formatos asociados en pro del mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión Pública. En el marco de la Auditoria Externa de Seguimiento al Sistema de Gestión HSEQ por parte del Ente Certificador SGS Colombia, se adelantaron actividades sensibilización del

https://www.car.gov.co/index.php?idcategoria=71550



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Sistema Integrado de Gestión, con el objetivo de ampliar su cobertura y mejorar el nivel de aprehensión a la totalidad de los servidores públicos de la Entidad. 1.2.3. Estructura Organizacional

Durante el periodo de análisis se presentaron los siguientes movimientos en la planta de personal de la Corporación:

NIVELES VINCULACIONES ENCARGOS REUBICACIONES RETIROS

LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCION

5 9 0 9

PROVISIONAL 14 0 4 5

CARRERA ADTIVA 0 3 0 4

OTRAS NOVEDADES

TERMINACION ENVARGO

COMISIÓN PARA DESEMPEÑAR EMPLEOS DE L.N.R

LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCIÓN 5 1

CARRERA ADMINISTRATIVA 1 2

Fuente: Datos oficina de Talento Humano

La estructura organizacional y organigrama de la Corporación está definida y publicada en la página web de la Entidad, en el link: https://www.car.gov.co/index.php?idcategoria=70591 1.2.4. Indicadores de Gestión

La Corporación ha definido los mecanismos de seguimiento, medición, análisis y mejora con el fin de garantizar el logro de los objetivos definidos en la planeación estratégica, que permitan advertir en tiempo real cualquier desviación que afecte el cumplimiento del objetivo de los procesos y poder así tomar las acciones y decisiones preventivas, correctivas o de mejora a que hubiere lugar. Para formular e implementar los indicadores de gestión por procesos se diligenció por parte de los líderes y los grupos de mejoramiento, las hojas de vida de los indicadores, en las que se definieron los objetivos, las fórmulas de cálculo, los rangos de calificación y la periodicidad de la medición. La Oficina de Control Interno adelantó el seguimiento a los indicadores de gestión con corte a 31 diciembre de 2016, con el objetivo de presentar a la Alta Dirección el informe Ejecutivo del seguimiento y evaluación a los Indicadores de Gestión, a fin de observar el comportamiento y tendencias con relación al logro de los objetivos y metas, el cual arrojó el siguiente resultado:



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Fuente: Informe de indicadores a 31 diciembre de 2016-OCIN

Interpretación del Resultado Cumple: incluye los indicadores que al comparar la meta vs el resultado cumplió con el logro planeado del período

Se efectuó la evaluación de los indicadores de gestión frente a la meta programada del

período. Al respecto, se determinó como cumplimiento, aquellos indicadores que

alcanzaron la meta programada.

No cumplieron: aquellos indicadores que de acuerdo a la hoja de vida del indicador no

alcanzaron el logro trazado para este periodo, los evidenciados en este periodo son:

PROCESO NOMBRE INDICADOR

APOYO GESTIÓN ANALÍTICA Y METROLOGÍCA Efectividad laboratorio ambiental

APOYO GESTIÓN ANALÍTICA Y METROLOGÍCA Eficacia laboratorio ambiental

APOYO GESTIÓN ANALÍTICA Y METROLOGÍCA Eficiencia laboratorio ambiental

APOYO GESTIÓN DE APOYO LOGÍSTICO Nivel de prestación de servicio en las actividades de la dirección

APOYO GESTIÓN DE SERVICIO AL CIUDADANO Cumplimiento en los términos de respuesta.

APOYO GESTIÓN FINANCIERA Ejecución financiera, presupuestal de gastos

ESTRATÉGICO GESTIÓN DE TICS Renovación de infraestructura tecnológica


Igualmente, los indicadores que se identifican como inconsistencia, contiene los

indicadores que presentan en su reporte algún tipo de error que impide verificar el

resultado vs la meta programada, los evidenciados en este periodo son:



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PROCESO NOMBRE INDICADOR INCONSISTENCIA

APOYO GESTIÓN HUMANA Productividad del talento humano El periodo aún no ha sido evaluado.

ESTRATÉGICO GESTION ESTRATEGICA Toma de decisiones Sin datos en el reporte

ESTRATÉGICO GESTION ESTRATEGICA Cumplimiento de metas Sin datos en el reporte

ESTRATÉGICO GESTION ESTRATEGICA Lineamientos estratégicos Sin datos en el reporte

MISIONAL AUTORIDAD AMBIENTAL Duración del tramite Sin fijación de metas

MISIONAL AUTORIDAD AMBIENTAL Sancionatorio de oficio Sin fijación de metas

MISIONAL ORDENAMIENTO AMBIENTAL

Ajuste y actualización de los planes de ordenación y manejo de cuencas

Sin datos en el reporte

MISIONAL ORDENAMIENTO AMBIENTAL

Calidad de los instrumentos de planificación No se efectuó la encuesta


Al respecto la OCIN realizó algunas recomendaciones a los líderes de los procesos, entre ellas evaluar los criterios para establecer los objetivos del indicador, ya que en algunos casos se identificó que no están encaminados a lograr el cumplimiento de los objetivos de los procesos, validar que las metas estén acordes al objetivo del indicador. Reitera la importancia que los líderes de proceso hagan uso del resultado de sus indicadores como elemento de seguimiento y mejora del desarrollo de sus procesos, verificar que las unidades de medición del reporte del indicador sean coherentes con la fórmula de cálculo, con el fin que el resultado sea confiable y demostrable con las fuentes establecidas en la hoja de vida del indicador. El informe de seguimiento a los indicadores de gestión de la Corporación, se encuentra publicado en el link: S:\Manual de Procesos y Procedimientos\MEDICION SEGUIMIENTO Y MEJORA CONTINUA\indicadores. También, en lo que va corrido de la vigencia 2017, se realizaron diferentes mesas de trabajo con el grupo de mejoramiento definido por cada uno de los líderes de procesos, en la cual se realizó análisis a las observaciones emitidas por este despacho y/o ajustes a los indicadores. Por otra parte, en el marco de la implementación de la herramienta para la automatización del Sistema Integrado de Gestión Pública SIGESPU de la Corporación, se adelantó capacitación a los Integrantes de los Grupos de Mejoramiento de cada uno de los Procesos, para el manejo y conocimiento de roles y perfiles del “Módulo de Gestión Documental” del software de automatización del SIGESPU. 1.2.5. Políticas de Operación

El Sistema de gestión de la Corporación cuenta con políticas formuladas, que dan línea para la operación de sus procesos. Las Políticas de Operación de la Corporación han sido definidas y documentas en los procedimientos que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión Pública y se difunden a través de la Oficina Asesora de Planeación y su publicación en la plataforma documental de la entidad, Link: “S:\ Procesos y Procedimientos”.



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1.3. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

La Oficina de Control Interno realizó seguimiento y evaluación a los riesgos de gestión identificados por los procesos de la CAR, de conformidad con los lineamientos de la Resolución CAR No. 2045 del 30 de septiembre de 2016 “Por el cual se actualiza y reglamenta la Política de Administración de Riesgos en la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR), con base en lo establecido en el Sistema Integrado de Gestión Pública SIGESPU y se dictan otras disposiciones”, la cual tiene como objetivo proteger a la Entidad de cualquier evento o situación indeseable interna o externa, que ocasionen el incumplimiento de la misión y objetivos institucionales. Así mismo, se realizó el análisis y la valoración de los riegos identificados, confrontando los resultados de la evaluación con los controles preventivos y correctivos existentes y definiendo las acciones que contribuyen a la mitigación de riesgos, de acuerdo con las valoraciones y resultados del análisis realizado. ESTADO ACTUAL DE LOS RIESGOS DE GESTIÓN DE PROCESOS DE LA CAR De acuerdo con la matriz de Riesgos de Gestión podemos concluir la importancia que generan los controles en la valoración del riesgo, en este sentido se ve la disminución en el riesgo residual comparándolos con los riesgos antes de controles.

Fuente: Informe riesgos de gestión-OCIN

Se observa que en atención a la ejecución de las actividades, controles y seguimientos efectuados por parte de los líderes de Procesos, permitió ubicar los Riesgos de Gestión en una zona de menor impacto. Esto obedece a las acciones que se diseñaron para evitar la materialización de los Riesgos y atendiendo las recomendaciones que efectuó la Oficina de Control Interno. Se generaron algunas recomendaciones que deben ser emprendidas por los líderes de los procesos, como: Los líderes de procesos deben fortalecer las acciones para asegurar que se ejecuten los controles establecidos y se realice monitoreo desde el ejercicio de Autocontrol.



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Se recomendó a la Oficina Asesora de Planeación (OAP) OAP que en las matrices de riesgos de gestión, en las columnas de valoración del riesgo se describan cual es el control y no se marque con una x; ya que este es el insumo para el seguimiento tanto de los líderes de proceso como de la OCIN. Igualmente, que dentro del ejercicio del Autocontrol y desde el grupo de mejora de cada proceso, se adelanten las acciones necesarias para que se evalúe periódicamente la pertinencia y oportunidad de las acciones de control identificadas y registradas en el mapa de riesgos. El informe de seguimiento a la gestión de riesgos de la Corporación, se encuentra publicado en el link: S:\Manual de Procesos y Procedimientos\SIGESPU\calidad\matrices. Adicionalmente, se formularon y publicaron los Riesgos de Corrupción, de acuerdo con las directrices emitidas por la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República en el documento "Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano- Versión 2" y se realizó el seguimiento a las actividades previstas en el Plan Anticorrupción, atendiendo las fechas establecidas para tal fin.

II. MÓDULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

2.1. Autoevaluación Institucional

En la entidad se realizan de manera periódica Comités Directivos, donde la Alta Dirección realiza evaluación y seguimiento a los controles, a la gestión institucional, a los proyectos de inversión, a la contratación, entre otros temas, que han permitido tomar decisión sobre el mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión Pública (SIGESPU) y sobre el mejoramiento y encauzamiento de la gestión presupuestal, contractual y cumplimiento de las metas organizacionales. De acuerdo a lo dispuesto por la Ley 87 de 1993, sus Decretos reglamentarios 2145 de 1999 y 1537 de 2001, y demás normas legales concordantes, la Oficina de Control Interno logró un cumplimiento del 94.44% del plan de trabajo fijado para la vigencia 2016, herramienta que ha permitió dar cumplimiento a los objetivos propuestos, con un enfoque hacia el mejoramiento continuo. La OCIN de acuerdo con los procedimientos “MSM-PR-05 Seguimiento” y “MSM-PR-01 Auditorias” realizó la evaluación de los riesgos, seguimiento al Plan de Acción, indicadores y Planes de Mejoramiento del SIGESPU, de lo cual generó observaciones y recomendaciones, así mismo, invitó a los líderes de procesos a que, junto con los funcionarios que participan del proceso evalúen la existencia de controles y su efectividad en el proceso, con el objetivo de que esta autoevaluación permita el cumplimento de los planes, metas y objetivos previstos. También, exhortó a los líderes de proceso para que en conjunto con los miembros de su equipo de trabajo, programen reuniones periódicas, en las que se realicen ejercicios de



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autoevaluación y que a través de estas se genere una disciplina al interior de los procesos. El Seguimiento del Plan de Acción Cuatrienal se realizó mediante el monitoreo a los indicadores y cumplimiento de las metas planteadas en el mismo, se corroboraron las evidencias y soportes derivados de las actividades, las cuales soportan el cumplimiento de las tareas propuestas para las diferentes metas, generando recomendaciones a los líderes de las metas y exhortándolos a fortalecer las acciones tendientes a efectuar control y seguimiento permanente, con el fin de fomentar las políticas de autoevaluación y tomar decisiones frente a las acciones correctivas, preventivas y/o de mejora a implementar. Adicionalmente, se sugirió fortalecer los instrumentos de seguimiento a la planeación (Plan Contractual, P.A., Seguimiento y Ejecución de los Proyectos de Inversión), con el objetivo de mejorar los niveles de ejecución contractual, presupuestal y física de las metas, de acuerdo con lo establecido en el numeral 1, 2,1 del MECI Planes, programas y proyectos. Además, se analizó y evaluó la información consignada en las hojas metodológicas y el cuadro consolidado de los Indicadores Mínimos de Gestión que se reporta al Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible (MADS) y se presentaron resultados de los mismos en el marco de la Resolución 964 de 2007 al Comité de Control Interno, en el cual se verificó el cumplimiento de las metas establecidas. Así mismo, efectuaron visitas de asesoría o acompañamiento a las diferentes Direcciones Regionales y dependencias en general. Producto de ello generó sugerencias y recomendaciones tendientes a fortalecer los procesos y a la consecución de los resultados esperados. De igual modo, la OCIN interesada en promover la cultura de Autocontrol emite mensajes referentes a la autoevaluación, con el propósito de fomentar la mejora continua. Además, producto de la gestión desarrollada por la Oficina de Control Interno, se emitieron informes en forma periódica, dentro de los cuales algunos son reportados a los organismos de control externo y otros a los directivos de la entidad, que permiten dar a conocer los resultados, especialmente en lo referente a la labor evaluadora y a la de acompañamiento o asesoría; por mencionar algunos tenemos: Informe Ejecutivo Anual de Control Interno, reporte Furag Preparatorio, Informe Control Interno Contable, Informe PQR, Informe de Austeridad en el Gasto, Informe Ekogui, entre otros. En cumplimiento del artículo 39 de la Ley 909 de 2004, el Acuerdo 137 de 2010 de la Comisión Nacional del Servicio Civil y la Resolución CAR 672 de 2016, la Oficina de Control Interno realizó la evaluación por dependencias tomando como insumo la información institucional suministrada por las diferentes áreas con corte a 31 de diciembre de 2016 y remitió mediante memorando 20174100032 el insumo para la evaluación del desempeño a la Oficina de Talento Humano. De igual manera, la Oficina de Control Interno continúa dando cumplimiento a su rol de relación con Entes Externos a través de la respuesta oportuna de los requerimientos de los Entes de Control, entre los cuales se encuentra la Contraloría General de la



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República, la Procuraduría General de la Nación, el Departamento Administrativo de la Función Pública, Ministerio Ambiente y Desarrollo Sostenible, entre otros. Por otra parte, el pasado 25 de febrero de 2017 se efectuó el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, en el cual se trataron temas como: Presentación y aprobación del programa general de auditorías, reporte de los informes presentados por parte de la Oficina de Control Interno, entre otros. 2.2. Componente Auditoria Interna

La Corporación cuenta con el Procedimiento de Auditorías MSM-PR-01. El objetivo de este Procedimiento “es programar, planificar, ejecutar e informar los resultados de las auditorías al Sistema Integrado de Gestión Pública y demás sistemas de gestión implementados en la Corporación”. En el marco de la Auditoría Integral desarrollada por la Oficina de Control Interno a la totalidad de los procesos se realizó el seguimiento a las acciones preventivas, correctivas y de mejora suscritas con ocasión de las Auditorías Internas realizadas por la OCIN durante la vigencia 2016 e invitó a los líderes de procesos a fomentar actividades de autoevaluación y autorregulación en los procesos, a fin de evidenciar una gestión conforme con los requisitos del SIGESPU, así como verificar el ciclo PHVA. Por otro lado, la oficina Asesora de Planeación como líder del SIGESPU realizó capacitación sobre Actualización de Auditores Internos en Sistemas de Gestión Integrados HSEQ (actualización ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015). Y Estructura Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo Decreto 1072 del 2015. Así mismo, en cumplimiento del procedimiento MSM-PR-01 Auditorias, se publicó el Programa General de Auditorías para la vigencia 2017, en el link: S:\Manual de Procesos y Procedimientos SIGESPU\MEDICION SEGUIMIENTO Y MEJORA CONTINUA\Formatos\Control Interno\Programación Auditorías. 2.3. Planes de Mejoramiento

La Corporación construyó el procedimiento MSM-PR-03 Formulación Planes de Mejoramiento, con el objetivo de establecer la metodología para realizar el análisis de causa raíz y formular las acciones correctivas y preventivas, así como las actividades necesarias, para eliminar las causas de las no conformidades reales o potenciales para prevenir que las mismas vuelvan a ocurrir y de esta forma reducir los riesgos y mejorar en el Sistema de Control Interno. La Oficina de Control Interno, en cabeza de los enlaces ha venido realizando acompañamiento y asesoría en el seguimiento a los planes de mejoramiento suscritos, de acuerdo con las fechas de cumplimiento y actividades establecidas. El Plan Único de Mejoramiento Institucional-PUMI, al cierre de la vigencia anterior presentó un cumplimiento del 35.4% y un avance del 34.4%.



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Igualmente, exhortó a las diferentes dependencias responsables de ejecutar las acciones correctivas propuestas a programar mesas de trabajo y fortalecer la eficacia y efectividad de las acciones preventivas, correctivas y de mejora formuladas para eliminar las causas que dieron origen a los hallazgos, dentro de los tiempos programados y que permitan solucionar de fondo las deficiencias, dando cumplimiento a lo establecido en el numeral 2,3 Planes de Mejoramiento del Manual Técnico del MECI. Con relación a los Planes de Mejoramiento Contraloría General de la Republica, se realizó seguimiento a 7 planes de mejoramiento con un porcentaje de cumplimiento del 96.70%, como se muestra a continuación:

Fecha de

corte

Planes de

Mejoramiento

Hallazgos Actividades Actividades Actividades % cumplimiento

PMI CGR

7 184 427 293 303 96,70% Diciembre 31 de 2016

Fuente: datos responsable de relación con entes de control

Al respecto, las oficinas y dependencias de la Corporación, deben fortalecer el planteamiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora dentro de los Planes de Mejoramiento Institucionales, y así garantizar que las actividades estén dirigidas a la eliminación de la causa raíz inicialmente identificada.

III. EJE TRANSVERSAL DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

La CAR recibió reconocimientos por parte del Departamento Nacional de Planeación (DNP), por el avance e implementación del programa de Servicio al Ciudadano y sus avances en la estrategia de Lenguaje Claro, tal como se publicó en la Edición Nº 218 de diciembre de 2016, del boletín “COMUNICAR”. Un factor administrativo de importante soporte en el quehacer de la CAR, es su “Proceso de Comunicaciones”, a través del cual se mantiene informado y actualizado, tanto a servidores, como a la ciudadanía en general, sobre la gestión institucional, y aspectos de interés relacionados con el servicio público. El medio de comunicación más importante con que cuenta este proceso, es la Página Web de la entidad; así mismo, cuenta con herramientas que apoyan la gestión de la Entidad como, Política de Operación, las políticas de seguridad de la información y además, cuenta con servicios de intercambio de información automatizados y documentados de acuerdo con el marco de interoperabilidad de la Estrategia Gobierno en Línea, obteniendo certificación de nivel 3 en el cumplimiento de interoperabilidad GEL. La atención al usuario y seguimiento a derechos de petición en la CAR se desarrolla bajo lo establecido en el procedimiento “Atención y seguimiento a derechos de petición GSC-PR-02” y cuyo objetivo es: “Brindar una atención, adecuada y oportuna a los derechos de petición presentados a la Corporación, según los indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad”.



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Al citado procedimiento se encuentra asociado como material de apoyo y de obligatorio conocimiento y aplicación, la última versión publicada del Manual para la Atención y Trámite Interno del Derecho de Petición, el cual puede ser consultado en la página Web de la Corporación en el Link: https://www.car.gov.co/index.php?idcategoria=16676. La Corporación cuenta con canales de comunicación apropiados para la recepción de PQR, y cuenta con un sistema de registro robusto y adecuado en donde se puede realizar la trazabilidad de las mismas (SIDCAR). De igual forma, tiene implementados formatos electrónicos que facilitan la presentación por parte de los usuarios y garantiza el seguimiento de los diferentes trámites radicados en la Entidad. La Corporación tiene disponible en la página Web de la entidad el enlace https://www.car.gov.co/index.php?id categoria=16669 de fácil acceso denominado “seguimiento a trámites”, en donde los usuarios pueden consultar con base en el radicado, el estado de las peticiones, quejas, sugerencias, reclamos y denuncias, así como expedientes. Igualmente, la entidad tiene implementada la encuesta de satisfacción, la cual, una vez diligenciada se pueden observar las estadísticas de la misma. Dicha encuesta se encuentra en el siguiente enlace: https://www.car.gov.co/index.php?id categoria=50401 La Oficina de Control Interno de la Corporación, en cumplimiento de las funciones establecidas en la Ley 87 de 1993 y en el artículo 76 de la Ley 1474 del 12 de julio de 2011 “Estatuto Anticorrupción”, realizó seguimiento y evaluación al tratamiento de las peticiones que la ciudadanía interpone ante la entidad, documento que puede ser consultado en el link: https://www.car.gov.co/index.php?idcategoria=71678. La OCIN realizó algunas recomendaciones a fin que se tengan en cuenta por los responsables de los procesos, dependencias, oficinas y/o direcciones regionales de la Corporación: Promover el uso de los diferentes canales de información digitales como el correo electrónico, página web, y VITAL, con el fin de contribuir al Programa de Consumo Responsable de Papel. Realizar la retro-alimentación del procedimiento “envío comunicaciones externas GDO-PR-05”, con el fin de socializar el proceso que se debe seguir para gestionar efectivamente las solicitudes y no generar incumplimientos y/o demoras por desconocimiento del procedimiento. Continuar fortaleciendo la cultura del autocontrol en funcionarios y contratistas, a través de capacitaciones en temas relacionados con: trámite de las peticiones, tiempos de respuesta, quejas, sugerencias y reclamos, riesgos, responsabilidades y procedimientos internos aplicables. En aplicación del principio de autocontrol del MECI, cada dependencia, funcionario y contratista debe implementar medidas que garanticen que la respuesta de las PQR cumpla con los indicadores de eficiencia, eficacia, y efectividad.



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Por su parte, en atención a la “Guía de Caracterización de Ciudadanos, Usuarios e Interesados” elaborada por la Secretaría de Transparencia, en la cual se fijan estrategias

desde el punto de vista de las Políticas de desarrollo administrativo1 y para apoyar el cumplimiento de algunas de las principales disposiciones de la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, Ley 1712 de 2014 y de su Decreto reglamentario (1081 de 2015), es necesario adoptar el documento de caracterización de ciudadanos, que permita la planeación e implementación de estrategias orientadas hacia el mejoramiento de la relación usuario – entidad pública. El Sistema de Control Interno de la Corporación ha realizado un mejoramiento continuo en los procesos, mediante la aplicación de mejoras que han resultado de los procesos de auditorías internas como por parte de los entes externos, así como las recomendaciones emitidas por la Oficina de Control Interno que permiten garantizar el logro de los resultados. Aspectos sobre los cuales la Oficina de Control Interno recomienda revisiones y fortalecimiento Protocolos Éticos: Para mayor conocimiento por parte de todos los servidores de la Entidad, se recomienda que las campañas de difusión de estos, se adelanten con mayor frecuencia dentro de la vigencia. Con relación a planes y programas: Se sugiere fortalecer los instrumentos de seguimiento a la planeación (Plan Contractual, P.A., Seguimiento y Ejecución de los Proyectos de Inversión), con el objetivo de mejorar los niveles de ejecución contractual, presupuestal y física de las metas, de acuerdo con lo establecido en el numeral 1, 2,1 del MECI Planes, programas y proyectos. Riesgos: Se recomienda a la Oficina Asesora de Planeación (OAP) que en las matrices de riesgos de gestión, en las columnas de valoración del riesgo se describan cual es el control y no se marque con una x; ya que este es el insumo para el seguimiento tanto de los líderes de proceso como de la OCIN. Es necesario que los líderes de procesos fortalezcan las acciones para asegurar que se ejecuten los controles establecidos para evitar la materialización de riesgos y se realice monitoreo desde el ejercicio de Autocontrol.

2 Conjunto de lineamientos que orientan a las entidades en el mejoramiento de su gestión para el cumplimiento de las metas institucionales y de Gobierno, a través de la

simplificación de procesos y procedimientos internos, el aprovechamiento del talento humano y el uso eficiente de los recursos administrativos, financieros y tecnológicos. Decreto 2482 de 2012.



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Indicadores: Se recomienda evaluar los criterios para establecer los objetivos del indicador, ya que en algunos casos se identificó que no están encaminados a lograr el cumplimiento de los objetivos de los procesos, validar que las metas estén acordes al objetivo del indicador. Se reitera la importancia que los líderes de proceso hagan uso del resultado de sus indicadores como elemento de seguimiento y mejora del desarrollo de sus procesos, verificar que las unidades de medición del reporte del indicador sean coherentes con la fórmula de cálculo, con el fin que el resultado sea confiable y demostrable con las fuentes establecidas en la hoja de vida del indicador. Planes de Mejoramiento: Se exhortó a las diferentes dependencias responsables de ejecutar las acciones correctivas propuestas a programar mesas de trabajo y fortalecer la eficacia y efectividad de las acciones preventivas, correctivas y de mejora formuladas para eliminar las causas que dieron origen a los hallazgos, dentro de los tiempos programados y que permitan solucionar de fondo las deficiencias, dando cumplimiento a lo establecido en el numeral 2,3 Planes de Mejoramiento del Manual Técnico del MECI. Sistemas de información y comunicación: Se recomienda promover el uso de los diferentes canales de información digitales como el correo electrónico, página web, y VITAL, con el fin de contribuir al Programa de Consumo Responsable de Papel. Realizar la retro-alimentación del procedimiento “envío comunicaciones externas GDO-PR-05”, con el fin de socializar el proceso que se debe seguir para gestionar efectivamente las solicitudes y no generar incumplimientos y/o demoras por desconocimiento del procedimiento. Continuar fortaleciendo la cultura del autocontrol en funcionarios y contratistas, a través de capacitaciones en temas relacionados con: trámite de las peticiones, tiempos de respuesta, quejas, sugerencias y reclamos, riesgos, responsabilidades y procedimientos internos aplicables. En aplicación del principio de autocontrol del MECI, cada dependencia, funcionario y contratista debe implementar medidas que garanticen que la respuesta de las PQR cumpla con los indicadores de eficiencia, eficacia, y efectividad. Por su parte, en atención a la “Guía de Caracterización de Ciudadanos, Usuarios e Interesados” elaborada por la Secretaría de Transparencia, en la cual se fijan estrategias desde el punto de vista de las Políticas de desarrollo administrativo y para apoyar el cumplimiento de algunas de las principales disposiciones de la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, Ley 1712 de 2014 y de su Decreto reglamentario (1081 de 2015), es necesario adoptar el documento de caracterización de ciudadanos, que permita la planeación e implementación de estrategias orientadas hacia el mejoramiento de la relación usuario – entidad pública.



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De otro lado, a nivel general se exhortó a los líderes de proceso para que en conjunto con los miembros de su equipo de trabajo, programen reuniones periódicas, en las que se realicen ejercicios de autoevaluación, y que a través de estas se genere una disciplina al interior de los procesos. Fortalecer los controles para garantizar que la totalidad de la documentación generada en las etapas precontractuales, contractual y postcontractual repose en las carpetas contractual y técnica, así como, el cumplimiento de la publicación en el SECOP en términos. Es conveniente empoderar al grupo de mejora de los diferentes procesos para que pueda adelantar actividades tales como inducciones, capacitaciones y actualizaciones de los documentos del proceso y de la mejora continua. Fomentar actividades de autoevaluación y autorregulación en los procesos, a fin de evidenciar una gestión conforme con los requisitos del SIGESPU, así como verificar el ciclo PHVA.

CLAUDIA ROCIO SANDOVAL Jefe Oficina Control Interno-CAR. (Original firmado)

Fecha de elaboración: 10 de marzo de 2017

Elaboró: Gladys Bonilla Pineda Revisó: Oscar Fernando Miranda Miranda Aprobó: Claudia Roció Sandoval Ruiz

oficina de control interno · se realizó actualización documental del formato de inspección...

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