Sistema de Gestión Integrado

Oficina Asesora de Planeación

Calidad

“Calidad: Grado en el que un conjunto de característicasinherentes cumple con los requisitos”

Definiciones tomadas de la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9000:2005

Calidad

“Característica: Rasgo diferenciador

NOTA 1 Una característica puede ser inherente o asignada.

NOTA 2 Una característica puede ser cualitativa o cuantitativa.

NOTA 3 Existen varias clases de características, tales como:

- físicas, (por ejemplo, características mecánicas, eléctricas, químicaso biológicas).

- sensoriales, (por ejemplo, relacionadas con el olfato, el tacto, elgusto, la vista y el oído).

- de comportamiento, (por ejemplo, cortesía, honestidad,veracidad).

- de tiempo, (por ejemplo, puntualidad, confiabilidad,disponibilidad).

- ergonómicas, (por ejemplo, características fisiológicas, orelacionadas con la seguridad de las personas).

- funcionales, (por ejemplo, velocidad máxima de un avión).”

Definiciones tomadas de la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9000:2005

Calidad

“Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmenteimplícita u obligatoria”

Definiciones tomadas de la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9000:2005

Legales Cliente Organización

Sistema de Gestión Integrado (SGI)

Un Sistema de Gestión Integrado (SGI) es una plataformacomún para unificar los sistemas de gestión de la organizaciónde distintos ámbitos en uno sólo, recogiéndolos en una basedocumental única.

Permite la articulación de los requisitos comunes en un solosistema

Facilita la gestión, planeación, control y el mejoramientocontinuo de las organizaciones.

Sistema de Gestión Integrado (SGI)

SGI

Política del Sistema Integrado de Gestión –En Revisión

En el INVIMA estamos comprometidos en proteger ypromover la salud de la población, a través de la VigilanciaSanitaria con enfoque de gestión del riesgo, sobre losproductos de competencia Institucional, apoyados ennuestros laboratorios para el desarrollo de análisis decontrol de calidad e inocuidad y la emisión de resultadosconfiables y oportunos, dentro del marco legislativo que lecompete al INVIMA y las normas: NTC GP 1000:2009, ISO9001:2008, NTC ISO/IEC 17025:2005 e Informe 44:2010 dela Organización Mundial de la Salud - OMS.

Para ello contamos con recursos físicos, tecnológicos ypersonal técnico científico competente, con actitudpermanente de servicio, comprometido con las buenasprácticas profesionales y familiarizado con las políticas,procesos y la documentación que los soporta.

Así mismo, nos proponemos identificar y controlar losaspectos e impactos ambientales significativos, mediante eldesarrollo de actividades encaminadas a prevenir lacontaminación.

El Sistema Integrado de Gestión del INVIMA estáfundamentado en el mejoramiento continuo y la satisfacciónde nuestros ciudadanos.

Objetivos del Sistema Integrado de Gestión –En Revisión

Fortalecer la cultura

interna de servicio al

usuario y trabajo en

equipo que oriente las

labores de los

servidores públicos en

pro de la satisfacción

del usuario.

Incrementar el nivel de

competencias de los

servidores públicos

que desarrollan

actividades de tipo

misional.

Evaluar y mejorar

de manera

permanente la

eficiencia ,

eficacia, y

efectividad del

Sistema Integrado

de Gestión.

Minimizar el impacto

ambiental de las

actividades

desarrolladas en el

INVIMA

Dar cumplimiento a la

legislación vigente y

los requisitos

aplicables al INVIMA

Responsables del Sistema de Gestión Integrado

Dirección General

• Directrices del sistema

• Revisiones por la dirección

• Disponibilidad de recursos.

Representante de la Dirección

• Asegurar que se establecen,implementan y mantienen losprocesos

• Informar a la alta dirección sobre eldesempeño del sistema

• Asegurar que se promueva la tomade conciencia de los requisitos delcliente en todos los niveles de laorganización.

Responsables del Sistema de Gestión Integrado

Dueño de Macroproceso

• Definir objetivos y lineamientos

• Diseñar indicadores y metas

• Establecer acciones de mejoracontinua

Líder de Proceso

• Diseño del proceso (objetivo, alcance,reglas, flujograma general)

• Medición y análisis de los indicadoresde gestión

• Establecer acciones de mejoracontinua

• Aprobar emisión, modificación y retirode la documentación relativa alproceso

Responsables del Sistema de Gestión Integrado

Facilitador de Calidad

• Establecer acciones de mejoracontinua

• Consolidar acciones de mejora

• Consolidar mapas de riesgo

• Consolidar información de producto yservicio no conforme

Funcionarios y Contratistas

• Proponer acciones de mejoracontinua

• Proponer cambios a documentación yformatos en pro de la mejora continua

• Realizar las actividades propias de sucargo según lo estipulado en ladocumentación de los procesos

• Diligenciar los registros requeridossegún las actividades realizadas

Gerencia de Procesos (BPM)

“BPM es una disciplina que permite diseñar, modelar, ejecutar,medir, controlar y mejorar procesos automatizados y noautomatizados para conseguir resultados alineados con laestrategia de la organización”.

Fuente: ABPMP BPM CBOK. Version 2. 2009

Tipos de Procesos

Procesos Estratégicos: fijan las metas de la Entidad, emitendirectrices y planifican los recursos humanos, técnicos,tecnológicos, logísticos y de infraestructura.

Procesos Misionales: Materializan la misión del Instituto através de la ejecución de las actividades que están dirigidos alcliente u usuarios externos.

Procesos de Apoyo: distribuyen y suministran a los demásprocesos todos los recursos necesarios para el adecuadodesarrollo de las actividades en el marco de la mejora continua.

Procesos de Evaluación y Control: Consolida, analiza ysuministra información que le permite al resto de los procesos dela Entidad, emprender acciones para la mejora enmarcados endatos obtenidos en las actividades de seguimiento y control.

Ejercicio No. 1Definición de Procesos

Definición de Procesos

Se realiza a través de la Caracterización de Procesos:

Consta de los siguientes ítems:

• Objetivo: Propósito por el cual se creó el proceso

• Alcance: desde donde y hasta donde aplica el proceso, incluyeáreas, establecimientos, etc.

• Proveedores: Entidades, procesos u otros que entregan insumospara el proceso

• Entradas: Insumos que ingresan al proceso

• Salidas: Resultados que genera el proceso

• Clientes: Entidades, procesos u otros que reciben los resultados delproceso

Ejemplo de Caracterización

Taller 1

En la hoja denominada Taller 1, defina el proceso de Solicitud deVisa Americana

Conclusión del Ejercicio

Se requiere tener el conocimiento e información de los expertospara definir un proceso

Taller 2

En la hoja denominada Taller 2 elabore el Mapa de Procesospara

clasificando los procesos según corresponda

Celebración del

Cumpleaños de…

RespuestaE

str

até

gic

oM

isio

nal

Apoyo

Evalu

ació

n

y C

on

trol

Planeación de la

Celebración

Distribución del

PresupuestoLogística del Evento

Disfrute de Regalos

Evaluación del

Evento

InvitacionesRealización del

Evento

Taller 3

En la hoja denominada Taller 3 realice la caracterización de unode los procesos del mapa de procesos de la Celebración delCumpleaños de…

Taller 4

En la hoja denominada Taller 4 clasifique los macroprocesos delInvima

Mapa de Macroprocesos Versión 3 – Aprobado Acta No. 003 de 2015 Comité de Desarrollo Administrativo

Taller 5

En la hoja denominada Taller 5 clasifique los procesos a cadaMacroproceso

Taller 6

En la hoja denominada Taller 6 caracterice el proceso deInspección

Taller 7

En la hoja denominada Taller 7 vincule los objetivos de losdiferentes procesos misionales

¿Cómo Acceder a la Documentación?

Dentro de las instalaciones de la Entidad, el ingreso al sitio es a través de las siguientedirección: https://www.invima.gov.co/procesos/

El ingreso al sitio FUERA de las instalaciones del INVIMA, se debe realizar a través de lasiguiente forma:

a. Ingresar a la página WEB www.invima.gov.co.

b. Ingresar a la Intranet.Usuario: invimaintContraseña: invima2014

c. Ingresar al Mapa de procesos

d. Para el ingreso debemos utilizar los siguientes datos:Usuario: invimaprocesosContraseña: invim@procesos

Estos datos de usuario y contraseña son los mismos para todos los usuarios que ingresen.

Es muy importante tener en cuenta que para el acceso al Mapa de Proceso, se debeutilizar el navegador Google Chrome y Mozilla

Página de Procesos

¿Como Acceder Rápidamente a los Documentos?

¿Cómo Conocer las Actualizaciones deDocumentos?

¿Qué Hacer si Hay Dudas?

Comunicarlas al Facilitador de Calidad del Área

Comunicarlas al Grupo SIG de la Oficina Asesora de Planeación

email: documentossgc@invima.gov.co

teléfono: 294 8700 Ext. 3722

Comunicarlas al Padrino del Proceso en el Grupo SIG de laOficina Asesora de Planeación

Taller 8

En la hoja denominada Taller 8 especifique como la OficinaAsesora de Planeación puede mejorar:

• Socialización del Sistema de Gestión Integrado

• Apoyo al área en temas de calidad