Unidad 1. Conociendo Office 2013

1.1. Introducción

En nuestros días, todo el mundo utiliza la tecnología para laborar de manera eficiente. Existen diversas herramientas para trabajar con productividad, como programas que permiten crear programas, otros que permiten crear diseños espectaculares y retocar imágenes, pero en la oficina, la mejor solución, es Office 2013.

Aunque Office 2013 tiene cuatro programas importantes como Word, Excel, PowerPoint y Outlook, en realidad, hay mucho más por explorar, ya que Office 2013 es toda una suite de colaboración y que al juntarlos, puede mejorar más su productividad.

Office 2013 presenta una gran variedad de programas para todo tipo de necesidades en la oficina, en el hogar e incluso en la empresa. Con una completa participación en la nube, Office 2013 se ha convertido en la suite más esperada por todos. En mi opinión, el paso a la nube indica que esta nueva versión de Office 2013 permitirá trabajar con nuestros documentos desde donde queramos.

Ahora Office 2013 presenta una interfaz basado en METRO (Interfaz para Windows 8) para todas sus aplicaciones, pero además, su apariencia es aún más atractiva, pues ahora los botones y comandos se han hecho un poco más grandes para permitir el trabajo con pantallas táctiles, y muestra automáticamente más espacio a la vista para elaborar documentos sin ningún problema.

1.2. Comenzando con Office 2013

Office 2013 presenta una nueva forma de trabajo en la nube el cual ayuda a mantenernos conectados con todos nuestros documentos a través de los distintos dispositivos móviles en el mercado.

Cuando instala Office 2013 y accedes a cualquiera de las aplicaciones, aparecerá una ventana que nos da la bienvenida a Office 2013, pulse clic en el botón Siguiente y luego aparecerá un vídeo donde nos hace una demostración de cómo trabaja el nuevo Office 2013. Puede terminar de ver el vídeo o simplemente hacer clic en la X para cerrar.

1.3. Iniciando sesión en Office 2013 desde la Bienvenida

Una vez haya terminado de ver el vídeo de demostración del nuevo Office 2013 en la pantalla de Bienvenida, aparecerá información para iniciar sesión con su cuenta Microsoft.

¿Por qué debería iniciar sesión de Office 2013? Aunque simplemente puede cerrar la ventana de diálogo y usar Office sin ningún problema, el inicio de sesión ayuda a obtener una comunicación entre todos sus servicios Microsoft.

Puedes usar una cuenta de Windows Live ID y obtener acceso a directorios creado en SkyDrive con Office Web Apps. También, si tienes una cuenta de usuario en el nuevo servicio de Microsoft llamado Office 365, conectarte, permite que puedas acceder a estos servicios y compartir documentos e información con los compañeros de trabajo. Para comenzar a conectarte, haga clic en Iniciar sesión.

En la ventana de diálogo Iniciar sesión en Office, aparecerá dos opciones de conexión. Puede usar la opción Personal si tiene cuentas Microsoft como Hotmail, Messenger o MSN. También puede usar la opción Organización o escuela para conectarse a Servicios Online de Microsoft, como por ejemplo Office 365 que incluye servicios como SharePoint Online, Outlook online y Lync.

Haciendo clic en cualquiera de las dos opciones de conexión, aparecerá una ventana como lo muestra la siguiente imagen. Desde este formulario podrá escribir su cuenta Microsoft o una cuenta basado en los servicios online Microsoft. En mi caso, estoy manejando una cuenta de Office 365 el cual está en el campo Id. De usario. Además debo agregar mi contraseña y activar la casilla Mantener la sesión iniciada por si no desea volver a iniciar sesión cada vez que quiera conectarse a un servicio.

Use el botón Regresar ubicado en la parte superior de la ventana para volver a elegir las opciones de conexión. Haga clic en Iniciar sesión para que Office 2013 comience a conectarse con Microsoft Online Services.

Una vez iniciado sesión aparecerá un mensaje de bienvenida a los productos Office. Lo primero que puede hacer a través de esta ventana es elegir el aspecto que tendrán sus ventanas de Office, y es que encontrará una lista desplegable debajo de ¿Qué aspecto quiere que tena Office? Y podrá elegir uno de

los 6 fondos que están en lista. Este fondo es un diseño que aparece en la parte superior derecha de la ventana de cualquier programa de Office.

Haga clic en Siguiente y podrá ver una pequeña descripción de cómo trabaja SkyDrive con sus documentos. Luego de hacer clic en el botón Siguiente una vez más, aparecerá la opción de poder conocer las novedades de Office 2013. Haga clic en el botón Echar un vistazo para comenzar a ver las novedades, o simplemente haga clic en No, gracias y comience a usar Office.

1.4. Iniciar una aplicación de Office 2013

Como toda aplicación esta se encuentra instalada en la unidad (C:), a menos que cambie la unidad. Al instalarse, podrá encontrar un acceso directo al programa desde el menú Inicio o desde los mosaicos en Windows 8.

Para ingresar a algún programa de Office 2013 siga estos pasos:

En Windows 7:

1° Haga clic en el botón Iniciar.2° Señale Todos los programas.3° Haga clic en Microsoft Office.4° Clic en algún programa de Office 2013

En Windows 8:

1° Desplácese por los mosaicos en la ventana de Inicio.2° Haga clic en el mosaico del programa con el cual desea trabajar.

Cuando hace clic en algún programa de Office 2013, automáticamente aparece una pantalla de presentación. En la parte superior de la pantalla, podrá ver los botones Minimizar y Cerrar.

Cuando se inicia el programa, por lo general ahora todas las aplicaciones de Office 2013 presentan la vista Backstage dónde podrá comenzar un documento nuevo.

1.5. La interfaz de Office 2013

Todos los programas de Office 2013 presentan casi la misma estructura y el diseño de sus ventanas. Todos los programas de Office 2013 tiene la famosa Cinta de opciones, que desde Office 2010 se había decidido implementar. En la versión de Office 2007 solo lo utilizaba Word, Excel, Access, PowerPoint y parte de Outlook.

La siguiente imagen muestra la ventana de Publisher 2013. Como puede observar, también posee la cinta de opciones y todas las características de la nueva interfaz de office 2013.

1.6. La Barra de título

Cuando necesite ver el nombre de su archivo o el nombre de su cuenta (en caso de Outlook), dirija su vista a la barra de título ubicado en la parte superior de la ventana. En esta barra no solo encontrará el nombre del archivo, también podrá ver el nombre del programa utilizado. La siguiente imagen muestra el nombre del documento en Word 2013 así como el nombre del Programa.

1.7. La Barra de herramientas de acceso rápido

En Office 2013 aún existe una barra de herramientas que contiene algunos comandos comunes para trabajar con los archivos llamada Acceso rápido. Esta Barra de herramientas de acceso rápido se encuentra a la izquierda de la barra de título y en programas como Word, Excel entre otros, presenta tres botones clásicos (Guardar, Deshacer y Rehacer/Repetir).

A la derecha de la barra de herramientas de acceso rápido se encuentra una flecha de nombre Personalizar barra de herramientas de acceso rápido. Al hacer clic en esta flecha se muestran varios comandos que puede agregar a la barra. Todos los comandos de esta lista que tengan un visto bueno (Checking) nos indica que están activos y por lo tanto se muestran en la barra. Haga clic en el nombre de un comando para activar o desactivarlo.

Además de la lista de comandos que aparece en la flecha Personalizar barra de herramientas de acceso rápido, también encontrará tres opciones importantes.

Modo táctil: Permite activar el comando Modo táctil en la barra de herramientas de acceso rápido. Cuando hace clic sobre el comando Modo táctil, la Cinta de opciones de la aplicación sufre ciertos cambios de visualización. La siguiente imagen muestra una cinta de opciones con comandos más grandes y una separación adecuada para el manejo de pantallas touch.

Más comandos: Desde esta opción podrá activar el cuadro de diálogo Opciones de Word con la opción Barra de herramientas de acceso rápido activa. Con esta opción podrá personalizar los comandos que se encuentran en la barra.

Mostrar debajo de la cinta de opciones: Permite mover la barra de herramientas de acceso rápido y posicionarlo por debajo de la Cinta de opciones. Cuando la barra está por debajo de la cinta, entonces ahora aparecerá la opción Mostrar por encima de la cinta de opciones.

1.8. La cinta de opciones

Aunque fue una novedad en Office 2007, en esta versión, todos los programas han adoptado la Cinta de opciones al igual que en Office 2010. Con la cinta de opciones, podemos trabajar intuitivamente con las aplicaciones, ya que están muy bien organizadas por nombres en sus respectivas fichas, además, cada ficha posee su propio grupo y cada grupo sus propios comandos.

Cuando se selecciona algún objeto, como por ejemplo una Tabla, imagen o gráficos, automáticamente aparecen nuevas fichas contextuales con comandos especiales para trabajar con el objeto seleccionado, una vez que haya terminado de trabajar con el objeto y deje de seleccionarlo, las fichas contextuales desaparecerán.

1.9. El Backstage

El nuevo Backstage es una interfaz para trabajar con los archivos de sus programas. Se puede ingresar al Backstage desde la ficha Archivo que en realidad, reemplaza al botón de Office en la versión 2007. Cuando hace clic en la ficha Archivo, podrá ingresar al nuevo Backstage y encontrará una serie de opciones interesantes, entre ellas, las opciones de Imprimir y la vista preliminar.

1.10. La MiniBarra de herramientas

La MiniBarra de herramientas está presente en todas las aplicaciones de Office 2013, generalmente cuando se escribe texto. Al seleccionar un texto o hacer clic derecho en esa selección, aparece una pequeña barra de herramientas (por ello el nombre Mini Barra) con una serie de comandos de fácil uso.

La siguiente imagen muestra la MiniBarra de herramientas en acción. Simplemente se selecciona el texto y mueva lentamente el puntero hacia arriba de la selección, verá como poco a poco se va mostrando los comandos.

1.11. Vista preliminar en Vivo (Live preview)

En esta nueva versión de Office se mantiene el modo Live preview o vista preliminar en vivo. Por ejemplo, cuando se selecciona un texto y hace clic en la flecha del comando Tamaño de fuente por ejemplo, al señalar cada opción de la lista desplegable podrá ver una vista previa en vivo, de esta manera puede saber si lo que va a aplicar es lo adecuado para su trabajo, y si está de acuerdo, simplemente hace clic en el ítem para aplicarlo.

1.12. La Barra de estado

En Office 2013 encontrará la barra de estado del programa en la parte inferior de la ventana de la aplicación. Por lo general la barra de estado presenta diversos detalles del contenido de su documento. Por ejemplo, cuando trabaja en Word 2013 la barra de estado presentará información sobre el número de páginas que contiene el documento o el idioma del mismo. Si usa Excel 2013 encontrará información sobre la celda si está en un estado de introducción de textos o inclusive los resultados rápidos de algunas funciones.

Al extremo derecho encontrará la Barra de herramientas Vista. Desde esta sección podrá ver las diversas vistas que posee una aplicación como la Vista Diseño de Impresión o Lectura en Word 2013, o vistas de Presentación en PowerPoint

También encontrará una barra deslizante para hacer Zoom. Haga clic en la barra delgada y mueva de izquierda a derecha para ver la acción de Zoom, también puede usar el signo menos y el signo más para tal fin.

1.13. Los cuadros de diálogo y paneles

Desde hace mucho tiempo que los paneles y los cuadros de diálogo aún siguen existiendo a pesar de todos los cambios que ha habido en Office desde sus primeras versiones. Tanto los paneles como los cuadros de diálogo presentan comandos u opciones adicionales para trabajar con sus textos o cualquier objeto.

En la cinta de opciones, más específicamente a la derecha de los nombres de grupos, encontrará un pequeño botón llamado Iniciador de cuadros de diálogo. Este iniciador dará pie a que aparezcan en pantalla un cuadro de diálogo o un panel si es el caso. Por ejemplo, en el grupo Portapapeles encontrará un Panel y en el grupo Fuente se activará un cuadro de diálogo.

1.14. Guardar archivos

Casi todas las aplicaciones de Office 2013 tienen el mismo método para guardar un archivo. Puede comenzar un documento en blanco y luego, después de cinco minutos, guardarlo. Otras aplicaciones como Access 2010, te obliga a guardar primero la base de datos para que pueda comenzar a trabajar.

Para acceder a las opciones de guardar, debe ingresar a la vista Backstage desde la ficha Archivo. En esta vista, puede encontrar dos comandos comunes, como por ejemplo Guardar y Guardar como.

1.15. Guardar un archivo por primera vez

Cada vez que tengas la sensación de que has hecho algo muy importante en tu documento, publicación, libro, etc., y no quieres perderlo porque no te gustaría empezar de nuevo, es ahí donde debes guardar tus archivos. Si usamos una PC de escritorio, posiblemente el fluido eléctrico falle y el equipo se puede apagar, entonces podemos perder la información escrita. Si utilizamos un Portátil, las posibilidades de perder un documento no guardado se reducen, pero sabemos que aun corremos el riesgo de los virus o que el sistema falle, así que no dude en guardar cada cierto momento sus archivos.

Cuando va a guardar un archivo por primera vez, deberá agregarle un nombre que identifique al contenido escrito y una dirección de directorio donde será almacenada. Esto es posible cuando se abre el cuadro de diálogo Guardar como.

Para guardar un archivo por primera vez siga estos pasos:

1° Haga clic en la ficha Archivo.2° Haga clic en Guardar.3° Seleccione una opción de ubicación, SkyDrive, dentro del equipo o Agregar un sitio de SharePoint. En este caso elegiré Equipo.

4° Haga clic en Documentos, Escritorio o clic en el botón Examinar si necesita guardarlo en otra ubicación local

5° En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para su trabajo.6° En el cuadro Tipo, verifique que esté activo el tipo de formato con el que guardará su archivo (por ejemplo en Word puede guardarlo como Documento, Documento de versiones anteriores o plantillas).7° Haga clic en Guardar.

También puede utilizar el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido o Ctrl + G, pero tenga en cuenta que si utiliza nuevamente estos comandos después de guardar, no podrá elegir un directorio, ni un nombre, ni nada más.

1.16. Guardar un archivo nuevamente

Después de haber puesto un nombre para tu archivo, elegir el directorio donde se encuentra el mismo, y haber elegido el tipo de archivo, la segunda vez que guardes este archivo será más fácil, pues el cuadro de dialogo Guardar como ya no se presentará. Puedes utilizar varias opciones, por ejemplo el botón Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido, o Guardar del menú de Office o simplemente pulsando Ctrl + G.

A esta operación, muchos usuarios lo llaman Actualizar, ya que estás guardando los cambios en el archivo.

Cuando se trabaja con base de datos de Access, esta se guarda automáticamente una vez cerrado el archivo.

1.17. Guardar en otro directorio

Es recomendable que tenga varias copias del mismo archivo, así se sentirá seguro, y si pasa algo con su archivo, tendrá el otro para restaurarlo, esto es muy parecido a Backup (copia de seguridad) y digo parecido, porque programas como Access, o Excel pueden crear un Backup con otra extensión. Al guardar en otro directorio, volverá a utilizar el cuadro de dialogo Guardar como.

1° Pulsa clic en la ficha Archivo.2° Clic en Guardar como.3° Seleccione una ubicación local o en la nube, en mi caso seleccionaré Equipo.4° Seleccione Documentos, Escritorio o use Examinar para elegir un directorio de su preferencia.5° Verifique que en el cuadro Nombre de archivo y Guardar como tipo, sigan con las mismas opciones que anteriormente elegiste.6° Pulsa clic en Guardar.

1.18. Guardar con formato de versiones anterioresEl problema de actualizarse rápidamente a Office 2013 es que no mucha gente se actualiza a la par contigo. Muchos usuarios prefieren seguir con versiones anteriores, incluso muy pero muy anteriores. Por ejemplo, la gran mayoría de negocios pequeños, aún utilizan Office 2003 y lamentablemente, Office 2003 no posee compatibilidad con los archivos de Office 2007 y Office 2010.

Para guardar en una versión anterior siga estos pasos:1° En la vista Backstage, haga clic en Exportar.2° Haga clic en Cambiar el tipo de archivo.3° En Cambiar el tipo de archivo, en la sección Tipo de archivo de documento, haga clic en Documento de Word 97-2003.4° Haga clic en Guardar como.

5° En el cuadro de diálogo Guardar como, seleccione un directorio o escriba un nombre para el archivo y clic en Guardar.

1.19. El nuevo trabajo con los archivos PDFPara conservar el formato de sus archivos cuando los comparte con otros usuarios o imprime mediante métodos comerciales, puede usar los programas de Microsoft Office para guardar los archivos como PDF sin necesidad de otro software ni de complementos. Use el formato PDF si desea que un archivo:• Tenga la misma apariencia en la mayoría de los equipos.• Tenga un tamaño de archivo pequeño.• Cumpla con un formato de la industria.Por ejemplo, currículos, documentos legales, boletines, archivos para lectura e impresión únicamente, y archivos para impresión profesional.

1.20. Guardar un documento en PDFAhora aprenderá a como guardar sus documentos en un formato PDF.1° Haga clic en la ficha Archivo.2° Clic en Exportar.

3° Seleccione la opción Crear documento PF/XPS.4° haga clic en el botón Crear documento PF/XPS.5° Agregue un nombre para su archivo y haga clic en Guardar.

1.21. Editar un archivo en PDFPuesto que uno de los propósitos del formato PDF es impedir que se modifique el formato original de los archivos, no es posible convertir o guardar fácilmente un archivo PDF en otro formato de archivo si no tiene el archivo de origen.Para cambiar el archivo PDF, realice uno de estos procedimientos:Abra el archivo de Office original en el programa de Office, incorpore los cambios y, a continuación guarde el archivo en formato PDF otra vez.

1.22. Office Web Apps

Una de las novedades que posee Office 2013, es que puede almacenar sus documentos en SkyDrive. SkyDrive es un espacio de almacenamiento virtual, que pertenece al servicio de Windows Live. Una de las ventajas de almacenar un documento en SkyDrive, es que puede utilizar Office Web Apps, que son aplicaciones en línea y solo trabaja con Word, Excel, PowerPoint y OneNote. Las aplicaciones en línea indican que usted tendrá, por ejemplo, a Word desde Internet y podrá editar su documento; de esta manera, no es necesario que la aplicación esté instalado en un equipo.

Para guardar en SkyDrive necesita de una cuenta de Windows Live ID; es decir, si tiene una cuenta Microsoft, ya puede utilizar este servicio y Office Web Apps.

Siga estos pasos para guardar un archivo en Office Web Apps.

1° En la vista Backstage, haga clic en Guardar como.

2° Haga clic en SkyDrive de Handz Valentin (Tu cuenta de usuario)

3° Haga clic en alguna carpeta de SkyDrive.

4° En el cuadro de diálogo Guardar como puede elegir algún otro directorio creado en SkyDrive, escriba un nombre para su archivo y haga clic en Guardar.

1.23. Revisar un archivo desde Office Web AppsUna vez guardado un archivo (Word, Excel, PowerPoint o OneNote) en Skydrive, usted puede verlo e incluso editarlo sin necesidad de tener Office 2013. Office Web Apps permite editar documentos sin necesidad de los programas de Word, Excel, PowerPoint u OneNote y todo desde la nube. Para editar un archivo deberá ingresar a Skydrive de su cuenta de correo Windows Live y luego realizar lo siguiente:

1° Ingrese a SkyDrive desde www.skydrive.com.2° En la ventana de Skydrive, haga clic en la carpeta donde contenga el archivo guardado.

3° Haga clic en el archivo que desea editar y espere a que cargue su documento en línea.

4° Para editar el documento directamente en el explorador, haga clic en Editar en el explorador.

Ahora puede editar y trabajar normalmente con sus archivos de Office 2013. Lógicamente, no todas las funciones de los programas de Excel, Word, PowerPoint u OneNote se podrán encontrar en Office Web App.

1.24. Abrir archivosPuede volver a abrir un archivo guardado para continuar con su trabajo o realizar algunos cambios en el mismo. El cuadro de diálogo Abrir es la ventana en donde podrá navegar por las diversas carpetas y encontrar el archivo requerido.

1° Haga clic en la ficha Archivo.2° Haga clic en Abrir.3° Seleccione algún directorio en especial. En este caso, seleccione Equipo.4° Haga clic algún directorio o haga clic en Examinar.5° En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione su archivo y clic en el botón Abrir.

Cuando trabaja con Access 2013, por ejemplo, para poder abrir una base de datos existente, puede utilizar diversos métodos, unos más efectivos y rápidos que otros.

1.25. Las Ubicaciones de almacenamientoYa aprendió a usar el comando Guardar, Guardar como y Abrir, y habrá notado que no es nada del otro mundo. Todas estas opciones mencionadas tienen algo en común conocido como Ubicaciones.

Esta sección llamado Ubicaciones permite que el usuario pueda elegir el mejor lugar donde guardar su archivo o seleccionar un directorio desde donde podrá abrirlo. Los comandos que encontrará en la sección Ubicaciones son Sitio de SharePoint, SkyDrive, Equipo, Agregar un sitio y Documentos recientes, este último solo aparece cuando se hace clic en el comando Abrir del BackStage.

Existen opciones que trabajan de manera similar el cual explicaré a continuación:Documentos recientes:Desde esta opción encontrará toda una lista de documentos recientemente abiertos. Esta lista aparece justo al lado derecho donde se muestra el nombre de archivo y su ubicación. Además, al extremo derecho del nombre de archivo de la lista reciente, aparece una chincheta para poder anclar o desanclar un documento.

SkyDrive:Este servicio apareció desde versiones anteriores de Office. Con esta opción puede conectarse a SkyDrive de su servicio de Office 65 o desde una cuenta Microsoft gratuita como Hotmail. SkyDrive es un servicio de almacenamiento gratuito en la nube.

Equipo:Es la opción más conocida en todos los años de Office. Desde aquí podrá elegir un directorio local en su equipo. Por defecto aparecen los directorios Escritorio y Documentos en la lista de Carpetas recientes. Use Examinar para seleccionar otro directorio.

1.26. Cerrar un archivoPuede estar trabajando con varios archivos a la vez en un mismo programa; pero si ya terminó con una, lo mejor es cerrarla. No confunda Cerrar un archivo con salir de una aplicación. El comando Cerrar se aplica a al archivo, esto indica que la aplicación seguirá abierta.

Para cerrar una presentación siga estos pasos:1° Haga clic en la ficha Archivo.2° En la BackStage, haga clic en Cerrar. 3° Si no ha guardado su archivo, aparecerá un mensaje indicándole que guarde su archivo, elije Sí para guardarlo o No para que el archivo se cierre.

1.27. Crear un nuevo archivoPuede crear archivos nuevos desde la vista BackStage, generalmente la gran mayoría de programas de Office utiliza la misma forma de crear nuevos archivos. Cuando abre una aplicación en Office 2013 aparecerá una lista de plantillas que podrá elegir para comenzar un documento. Si ya empezó antes con un documento, entonces siga estos pasos para crear uno nuevo:

1° En la vista Backstage haga clic en Nuevo.2° En Plantillas y temas disponibles, haga clic en un documento en blanco o una plantilla predefinida.3° Si ha elegido una plantilla predefinida, entonces luego tendrá que hacer clic en Crear.

1.28. Convertir un archivo de versiones anteriores al nuevo formatoEs posible que le hayan enviado un documento de Word, una presentación de PowerPoint, o un libro de Excel de alguna versión anterior para que usted la revise. Puedes abrir el archivo con total normalidad, ya que Word 2013, por ejemplo, puede abrir archivos DOC y DOCX de versiones anteriores.

Entonces, porque debería convertir un documento a la versión más actual de los programas de Office 2013; en realidad, la respuesta es sencilla, simplemente para utilizar las nuevas características de Office 2013 que han sido deshabilitadas por guardar su archivo en una versión anterior.

A continuación les mostraré como convertir un documento de Word 97-2003 o Word 2007-2010 a la versión más actual; Word 2013.

1° Abrir el documento de Word de alguna versión anterior.2° Haga clic en la ficha Archivo.3° Verifique que esté activo la opción Información.4° Haga clic en Convertir.

Unidad 2. Trabajando con los textos

Todas las aplicaciones de Office 2013 manejan el texto casi de la misma manera, todas las aplicaciones permiten insertar texto sin ninguna dificultad e incluso se les puede aplicar formato. Este capítulo pretende mostrarles diversas técnicas sencillas para trabajar con los textos.

2.1. Seleccionar texto

Antes de querer realizar cualquier acción con los textos, como moverlos, aplicarles negrita o cambiarles de fuente, primero debe saber cómo seleccionarlo, existen diversas maneras y formas de seleccionar ya sea una palabra, un párrafo o quizá todo el texto.

Word 2013 ofrece un comando especial para seleccionar texto en todo un documento. Para ello siga estos pasos:

1° Haga clic en la ficha Inicio.

2° Haga clic en el botón Seleccionar del grupo Edición.

3° Haga clic en Seleccionar todo el texto con formato similar (sin datos)

2.2. Mover y copiar texto

Office 2013 ofrece un número de diversas maneras para mover y copiar texto de un lugar a otro. Seleccione el texto que desee mover o copiar y a continuación utilice algunas de estas técnicas para mover o copiar.

Arrastrar y colocar:

Seleccione un texto y luego haga clic y arrastre el texto a una nueva ubicación. Si quiere copiar el texto en lugar de solo moverlo, simplemente mantenga pulsada la tecla Ctrl mientras lo arrastra.

Arrastrar y colocar con el botón derecho ón:

Seleccione el texto y luego arrastre con el botón derecho del mouse (no con el izquierdo) a una nueva ubicación. Después de soltar el botón derecho del ratón, un menú contextual aparece con las opciones Mover aquí o Copiar aquí. Seleccione alguna opción para mover o copiar el texto.

Usar el menú contextual para Copiar y Cortar:

Seleccione un texto y pulse clic derecho sobre el mismo, aparece el menú contextual y entre ellas las opciones de Copiar, Cortar. Haga clic en Copiar para guardar un duplicado y clic en Cortar para mover el texto.

Dentro el menú contextual encontrará tres opciones de pegado, los cuales son:

Icono Nombre Descripción

Mantener formato de origen

Si ha copiado un texto con formato, al pegar, este mantendrá todo el formato de original.

Combinar formato Combina parte del formato original y el formato que se aplicó en el lugar donde pegará el texto.

Mantener solo texto Simplemente mantiene el texto sin formato original, pero si el lugar donde pegará el texto posee formato, el texto pegado lo hereda.

Usando el Portapapeles:

Mueva o copie el texto al portapapeles haciendo clic en el botón Copiar o Cortar del grupo Portapapeles en la ficha Inicio.

Tambien puede pulsar Ctrl + X para cortar o Ctrl + C para copiar. Cuando hace estas acciones, el texto es movido o copiado en un contenedor electrónico llamado el Portapapeles. Para pegar el texto, simplemente haga clic en el comando Pegar o pulse Ctrl + V.

2.3. Usando el Panel de tareas portapapeles

El Portapapeles es un contenedor especial que almacena los elementos copiados o cortados de algún documento (no solo texto, también gráficos y objetos). El Panel Portapapeles muestra los últimos 24 elementos copiados o cortados y fácilmente puede acceder a cada uno de ellos y utilizarlos haciendo clic sobre el mismo.

Cada vez que copia o corta un elemento, este aparece primero en la lista y va bajando en base a los nuevos elementos que hayan sido copiados o cortados.

Para abrir el Panel de tareas Portapapeles, siga estos pasos:

1° Haga clic en la ficha Inicio.

2° En el grupo Portapapeles, haga clic en el Iniciador de cuadros de diálogo.

El Panel Portapapeles se muestra a la izquierda de la ventana. Lo excelente de trabajar con el panel Portapapeles de Office, es que los elementos pueden utilizarse con los demás programas. La siguiente imagen muestra dos ventanas de Office (Word y PowerPoint) ambos con el panel Portapapeles activo.

Al señalar algún elemento dentro del panel Portapapeles, este muestra una flecha desplegable con dos opciones, Pegar y Eliminar. También existen dos botones en la parte superior, justo debajo de la barra de título del panel portapapeles, llamados Pegar todo y Borrar todo, que de seguro ya sabrá cómo funcionan.

En la parte inferior, aparece el botón desplegable Opciones, dentro del desplegable encontrará las siguientes opciones:

Mostrar automáticamente el Portapapeles de Office

Elige esta opción si quiere que el panel de tareas Portapapeles se abra automáticamente cuando corte o copie dos elementos consecutivamente o que copie el mismo elemento dos veces.

Mostrar Portapapeles de Office al presionar Ctrl + C dos veces.

Elige esta opción si quiere abrir el panel Portapapeles pulsando Ctrl + C y Ctrl + C nuevamente.

Recopilar sin mostrar el portapapeles de Office

Elige esta opción para ser notificado por un icono en el área de notificación y/o una nota emergente, cuando un elemento ha sido cortado o copiado al Portapapeles Para ser notificado, debe haber elegido al menos la opción Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar.

Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas

Elija esta opción para ser notificado cuando un elemento ha sido cortado o copiado al panel Portapapeles por un icono en el área de notificación. (El icono aparece después de que usted corte o

copie el primer elemento al Portapapeles). Puede hacer doble clic en el icono para abrir el panel de tareas portapapeles. Cada vez que copia o corta un elemento, aparece un pequeño mensaje emergente indicando el elemento recopilado.

Elija esta opción cuando necesite ser notificado por un mensaje emergente indicando el número de elementos copiados o cortados en el Portapapeles

2.4. Eliminar texto

Para eliminar una gran cantidad de texto de una sola vez, seleccione el texto que desee eliminar y pulse la tecla Suprimir (Supr o Del en inglés). A propósito, puede matar dos pájaros de un solo tiro seleccionando el texto y escribiendo a la misma vez. El texto que usted escriba toma el lugar y a la vez elimina el texto seleccionado.

2.5. Cambiar el texto

Todos los programas de Office trabajan con texto, algunos más que otros, como por ejemplo Word, PowerPoint y Publisher. Que los textos se vean como realmente queremos, está determinado por el tipo de fuente, su tamaño, el color, los efectos de texto, los estilos entre otros. Incluso, si utiliza Excel, Access o Outlook, el texto también importa mucho, ya que determina si su archivo es fácil de leer y comprender.

Una fuente es una colección de letras, números y símbolos en un tipo de letra en particular, incluyendo las variaciones de Cursiva y Negrita. Las fuente tienen nombres especiales y algunos de los mismos tienen muchos años de antigüedad (por no decir siglos). La mayoría de ordenadores llegan con estas

fuentes: Arial, Tahoma, Times New Roman y Verdana. Por defecto, Office a menudo aplica las fuentes Calibrí y Cambría para los textos.

Los estilos de fuente incluyen Negrita, Cursiva y Subrayado. Por convención, los encabezados están en Negrita. Se utiliza Cursiva para enfatizar y marcar las palabras extranjeras (o extrañas) en el texto. Office proporciona un número de efectos de texto. Los efectos de texto, también conocidos como atributos, incluyen Tachados y Superíndices.

2.6. Seleccionar fuentes para el texto

En todas las aplicaciones de Office 2013 donde puede dar formato al texto, se encontrará con el grupo Fuente donde podrá elegir un tipo de fuente que desee. Para poder elegir un tipo de fuente, puedes realizar las siguientes acciones:

Utilizar la MiniBarra de herramientas

Utilice la minibarra de herramientas al seleccionar un texto y mover el puntero del mouse hacia arriba. Luego, haga clic en la flecha del comando desplegable Fuente y elige la fuente que desees.

Si aún no decide la fuente que necesita, puede señalar cada opción de fuente y ver una vista previa en vivo (live preview), cuando ya se decidió, haga clic en la fuente.

También puede pulsar clic derecho en el texto seleccionado y aplicar una fuente desde la MiniBarra de herramientas.

Utilizar el comando Fuente del grupo Fuente

En la ficha Inicio, grupo Fuente, se encuentra el comando desplegable Fuente. Al hacer clic en la flecha de Fuente, podrá ver la lista de fuentes y elegir la que desee. Esta forma de elegir fuente también cuenta con la vista previa en vivo.

Utilizar el cuadro de diálogo Fuente

Puede utilizar también el cuadro de diálogo Fuente si lo desea, para activar el cuadro de diálogo Fuente, siga estos pasos:

1° Haga clic en la ficha Inicio.

2° En el grupo Fuente, haga clic en el Iniciador de cuadros de diálogo.

Dentro del cuadro de diálogo Fuente, en la ficha Fuente, puede elegir el tipo de fuente que desee. Este cuadro de diálogo presenta un panel Vista previa en la parte inferior. Cuando ya decidió el tipo de fuente, haga clic en Aceptar.

2.7. Cambiar el tamaño de fuente del texto

El tamaño de fuente está medida en puntos; un punto es 1/72 de una pulgada. Tenga en cuenta que a mayor tamaño de fuente, más importante es ese texto. Para aplicar un tamaño de fuente, elija alguna de estas acciones.

MiniBarra de herramientas

Seleccione el texto y mueva el puntero ligeramente hacia arriba, y cuando aparezca la MiniBarra de herramientas, haga clic en la flecha del comando desplegable Tamaño de fuente. Recuerde que puede señalar cada opción de tamaño en la lista desplegable ya que se mostrará una vista previa en vivo.

Nota: Utilice el menú contextual (haciendo clic derecho en el texto seleccionado) para activar la MiniBarra de herramientas.

Usar el comando Tamaño de Fuente en el grupo Fuente

En la ficha Inicio, grupo Fuente, encuentra el comando desplegable Tamaño de fuente. Al hacer clic en la flecha Tamaño de fuente, puede elegir cualquiera de las opciones de tamaño de fuente señalando cualquiera de ellas para obtener un Live preview y clic si desea aceptar el tamaño de fuente.

Usar el cuadro de diálogo Fuente

También puede utilizar el cuadro de diálogo Fuente desde el Iniciador de cuadro de diálogo del grupo Fuente.

Agrandar fuente y Encoger fuente

Puede utilizar los botones Agrandar fuente y Encoger fuente en el grupo Fuente para cambiar el tamaño de fuente de los textos. También puede utilizar la combinación de teclas (Ctrl + >) y (Ctrl + <) respectivamente.

Nota: Cuando desee aplicar un tamaño de fuente que no se encuentra en la lista desplegable Tamaño de fuente, haga clic en el cuadro de Tamaño de fuente y escriba un número (desde 1 a 1638), también puede escribir 14.5 o 12.5, no solo números enteros.

2.8. Aplicar atributos a los textos

Existen cuatro atributos que se aplican a un texto, también conocidos como estilos de fuente, estos son Normal, Cursiva, Negrita y Subrayado.

Normal: Este estilo es utilizado por Office para indicar que una fuente carece de estilo. Cursiva: Cursiva es usado para enfatizar, cuando introduce un nuevo termino y para marcar

palabras extranjeras (extrañas) tales como handsofthelp. Negrita: El texto en Negrita llama la atención a sí mismo. Subrayado: El Texto en subrayado también llama la atención a si mismo, pero utilice subrayado

pocas veces.

Para aplicar un atributo, seleccione el texto y siga estas técnicas:

Ficha Inicio: En el grupo Fuente, haga clic en los botones Negrita, Cursiva o Subrayado. Teclado: Pulse Ctrl + N para aplicar texto en negrita, Ctrl + K para aplicar texto en cursiva y Ctrl

+ S para aplicar un subrayado. MiniBarra de herramientas: La MiniBarra de herramientas también ofrece los comandos

Negrita, Cursiva y Subrayado.

Cuadro de diálogo Fuente: Active el cuadro de diálogo Fuente desde el Iniciador de cuadro de diálogo en el grupo Fuente. En la ficha Fuente, en el cuadro de lista Estilo de fuente puede aplicar alguno de estos atributos.

Cuando desee eliminar un estilo de fuente (atributos), vuelve a hacer clic los botones Negrita, Cursiva o Subrayado por segunda vez, o también utilice el botón Borrar formato en el grupo Fuente.

2.9. Utilizar Copiar Formato para ahorrar tiempo

Si necesita aplicar una serie de atributos, tamaños de fuente y colores a varios textos, pude utilizar el comando Copiar formato. Este comando copia todo el formato heredado de un texto y se lo aplica a otro con solo seleccionarlo. Para hacerlo, siga estos pasos:

1° Seleccione un texto.

2° Haga clic en la ficha Inicio.

3° En el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar formato.

El puntero cambia por un cursor con un pincel (parecido al botón de Paint).

4° Seleccione el texto al que desea aplicar formato.

Automáticamente el nuevo texto seleccionado hereda el formato del texto anterior.

Otra forma de activar Copiar formato es pulsando las teclas (Ctrl +Mayus + C), seleccionar un texto y aplicar (Ctrl + Mayus + V). También puede pulsar dos veces clic en el botón Copiar formato para aplicar a varios textos a la vez.

Pulse nuevamente en el botón Copiar formato o la tecla Esc para dejar de aplicar este comando.

2.10. Aplicando efectos de texto al texto

Los efectos de texto tienen varios usos, algunos muy útiles, pero algunos no tanto. Tenga cuidado en no utilizarlo demasiado. Para poder utilizar un efecto de texto, haga clic en la ficha Inicio y utilice alguna de las siguientes opciones:

Existen varios tipos de efectos de texto en las aplicaciones de Office 2013. En el grupo Fuente se encuentra efectos mucho más llamativos que en el cuadro de diálogo Fuente.

Tachado y Doble tachado

Estos dos efectos de texto se utilizan generalmente para rechazar texto. Por ejemplo, puede utilizar el efecto de texto Tachado para indicar que ese texto debe eliminarse o utilizar el efecto de texto Doble tachado para indicar que el texto se debe mover o cambiar.

Subíndice

Una letra como subíndice se encuentra debajo de un texto común. Por ejemplo, en una fórmula química, puede utilizar el 2 como subíndice para indicar que dos átomos de hidrógeno son necesarios a lo largo de un átomo de oxígeno para formar una molécula de agua. H2O

Superíndice

Una letra o número como superíndice se encuentra elevado de un texto común. Por ejemplo, en una fórmula matemática es muy utilizado, ya sea para órdenes numéricos (1ero, 2do, 3ero) o quizá para notas al pie.

Versalitas

Una versalita es una pequeña letra mayúscula. Puede encontrar muchos usos creativos para las versalitas. Un título en versales se ve elegante. Asegúrese de escribir en minúsculas para crear versales. Escriba una letra mayúscula y note que estas son más grandes en comparación con las versales. Tenga en cuenta que no todas las fuentes pueden aceptar versales.

Mayúsculas

Este efecto de texto simplemente convierte todo el texto a mayúsculas.

Igualar alto de caracteres (Solo para PowerPoint)

Este efecto hace que todos los caracteres tengan el mismo alto. Puede utilizarlo para producir texto interesante en algún anuncio en sus diapositivas.

2.11. Aplicar subrayado al texto

Puede encontrar el botón Subrayado en el grupo Fuente. El botón subrayado contiene una flecha junto a la misma (Solo en Word), al hacer clic sobre la flecha, aparece una lista desplegable con una serie de estilos de subrayado.

Puede elegir el comando Más subrayado para ingresar al cuadro de diálogo Fuente y elegir otro estilo de subrayado, desde Solo palabras hasta Ondulado doble. También puede elegir un Color de subrayado.

Para quitar un subrayado, basta con hacer clic nuevamente en el botón Subrayado. Si se encuentra en el cuadro de diálogo Fuente, elige el estilo de subrayado Ninguno.

2.12. Aplicar un color de fuente al texto

Puede aplicar un color de fuente al texto desde el comando Color de fuente en el grupo Fuente. Al hacer clic directamente en el botón, se aplica el último color elegido. Puede elegir un color haciendo clic en la flecha junto a la misma y elegir el color deseado.

Para seleccionar un color de fuente puede seguir estas acciones

Utilizar el comando Color de fuente en el grupo Fuente dentro de la ficha Inicio. Antes de ello, seleccione el texto.

Utilizar el comando Color de fuente desde la Minibarra de herramientas, antes deber á seleccionar el texto y mover ligeramente el puntero hacia arriba o también pulsando clic derecho.

Utilice el cuadro de diálogo Fuente activándolo desde el Iniciador de cuadros de diálogo Fuente

2.13. Formas de manipular Mayúsculas y minúsculas

Siempre me han preguntado cómo cambiar rápidamente un texto escrito en minúscula a mayúscula o viceversa. Word 2013, así como PowerPoint 2013 poseen el comando Cambiar mayúsculas y minúsculas, Publisher 2013 también posee un comando con el mismo nombre pero con opciones reducidas.

En el comando Cambiar mayúsculas y minúsculas encontrará cinco tipos diversos para trabajar con los textos u oraciones.

Tipo Descripción Ejemplo

Tipo oración La primera letra en la primera palabra está en mayúscula, todas las demás palabras están en minúsculas

Fiestas patrias es en enero.

Minúscula Todas las letras están en minúsculas.

fiestas patrias es en enero.

Mayúscula Todas las letras están en mayúsculas.

FIESTAS PATRIAS ES EN ENERO.

Poner en mayúsculas cada palabra

La primera letra de cada palabra se encuentra en mayúscula.

Fiestas Patrias Es En Enero.

Alternar MAY/min Cambia a mayúscula si un texto está en minúscula y viceversa.

Fiestas Patrias es en enero.

fIESTAS pATRIAS ES EN ENERO

También puede cambiar tipos pulsando Mayus + F3. Con ello puede cambiar de minúscula a tipo oración y luego a mayúscula, y así repetidas veces.

2.14. Insertar Símbolos y caracteres extraños

En el mundo de la informática y los idiomas, existen diversos símbolos y caracteres extraños, pero lo bueno es que en los programas de Office, se pueden insertar sin ningún problema.

Los símbolos son pequeñas figuras mientras que los caracteres extraños son letras en otros idiomas (para ahorrarnos palabras, son extraños y punto) y que son tratados como textos, es decir, que pueden cambiar su tamaño, su color y otros atributos, pero cuidado con cambiar la fuente, ya que estos símbolos y caracteres extraños dependen mucho de las fuentes que elijas.

Para insertar un símbolo o carácter extraño, siga estos pasos:

1° Haga clic en la ficha Insertar.

2° En el grupo Texto en Publisher 2013, haga clic en Símbolos.

3° Luego clic en Más símbolos.

4° En el cuadro de diálogo Símbolo, en Fuente, puede elegir Wingdings (1, 2 y 3) para elegir un símbolo u otra fuente si desea un carácter extraño.

5° debajo del cuadro de Fuente, haga clic en un símbolo o carácter extraño.

6° Haga clic en Insertar.