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chachapoyas, 0 7 §ET. 2015VISTO:
El lnforme N" 193-2015-G.R.AMAZONAS/ORAD-OA?,mediante el cual el Director de ta Oficina de Abastecimiento y Patrimonio det GobiernoRegional Amazonas, hace llegar el proyecto de Directiva sobre "Norma que aprueba losLineamientos para meiorar los procedimientos de adquisiciones y conirataciones parabienes, servicios y obras en el Gobierno Regional Amazonas" para su aprobación, y;
CONSIDERANDO:
Que, el Arlículo 191" de la Constitución politica del Estadoestablece que /os Gobiernos Regionales tienen autonomía política económica yadministrativa en /os asunfos de su competencia.
Que, considerando la asignación presupuestal det GobiernoRegional de Amazonas y la cantidad de contrataciones de bienes, servicios y obras querealiza para el cumplimiento de sus fines, es necesa rio establecer mecanismos queagilicen los procedimienfos y establezcan plazos para las contrataciones.
Que, la presente Directiva establece los procedimientos parala Contratación de Bienes, Servlcios y Obras en el Gobierno Regional de Amazonas, conel objeto de regular los procedimientos internos de /as contrataciones en el marco de laLey de Contrataciones del Estado y su Reglamento a fin de tener una guía para el trámite'de /os requerimienfos presentados po¡ las áreas usuarias, optimización de plazos en /ascontrataciones, facilitar et trabajo del Área, la recepción y pago.
Estando a lo propuesfo por la Oficina de Abastecimiento yPatrimonio, contando con el visto Bueno de la Gerencia Regionat de Planeamiento,Presupuesto y Acondicionamiento Territorial, Oficinas Regionales de Asesoría Jurídica yAdministración y en uso de las atribuciones y facultades otorgadas a este despachbmediante Resolución Ejecutiva Regional No 151-201S-GOBIERNO REG¡ONALAMAZONAS/PR y Resolución Ejecutiva Regional No 088-201í-GOB\ERNO REGTONALAMAZONASIPR.
SE RESUELVE:
Ar7ículo Primero: ApROBAR, la Directiva N" 015-2015-GOBIERNO REGIONAL AMAZONASIGGR "NORMA QUE APRUEBA ¿OS LINEAMIENTOSPARA MEJORAR tOS PROCEDIMIENTOS DE ADQU'S'C/OruES Y CONTRATAC/O/VES PARABlENEs, sERvrc/os y oBRAs EN EL coBtERNo REGI2NAL DE AMAá2NAS, que en 1gfolios forma parte de la presente Resolución.
Artículo Seoundo.' IRAIVSCRtBtR, lá presente Resolución a
ko.o9
JR. ORTIZ ARRIET.4 N" 1250 TEL. (011) 177 185/17813 I - CHACHAPOYAS - AtlfAZON,4S - PERú
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las instancias administrativas competentes del Gobierno Regionat
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REGTONAL AMAZONAS/GGR)
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"NORMA QUE ESTABLECE LOS TINEAMIENTOS PARA MEJORAR LOS PROCEDIMIENTOSDE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES PARA BIENES, SERVICIOS Y OBRAS EN EL
GOBIERNO REGIONAL DE AMAZONAS"
1. FINAIIDADLa presente Directiva t¡ene por finalidad precisar las disposiciones que debe observarse en losprocesos de adquisicíones y contrataciones de bienes, servicios y obras convocadas por el GobiernoRegional de Amazonas, para la optim¡zacíón de los plazos en las contratac¡ones y mejorar losprocedimientos internos.
2. OBJETIVO
Establecer la pautas para mejorar los procedimientos y plazos para las adquisiciones y contratacionesde bienes, servicios y obras que realice el Gobierno Regional de Amazonas, en el marco de la Ley deContrataciones del Estado, aprobada mediante Decreto Legislativo N" 1017 y su Reglamentoaprobado mediante Decreto Supremo Ne 184-2008-EF, modificatorias y normas complementarias yconexas emitidas por el OSCE.
3. ALCANCE
La presente directiva es de cumplimiento obligatorio para todas las Unidades orgánicas de la sedecentral y unidades ejecutoras del Gobierno Regional de Amazonas.
TEGAL
Constítución Política del Estado.Decreto Legislativo Ne 1017, Ley de Contrataciones del Estado. Modificado por la Ley N" 29973.Decreto Supremo Ne 184-2008-EF, que aprueba el Reglamento de la Ley de Contrataciones delEstado. Modifícado por el Decreto Supremo N" 138-2012-EF.Ley N" 27444, Ley del Procedimiento Admínistrat¡vo General.Ley Ne 2841,L ley Generaldelsistémá t[aciónal de presüpuesto.
Decreto supremo N' 304-2012-EF Texto único ordenado de la Ley N" zg41.l.Ley Ne 3011.4, Ley de Presupuesto del sector público para elAño Fiscal 2014.Ordenanza Regional N" 334-2013-GOBIERNO REGIONAL AMAZONAS/CR de fecha 09 de octubredel 2013 que aprueba la estructura orgánica y el RoF del Gobierno Regional.
Las referidas normas incluyen sus respectívas disposiciones ampliatorias, modificatorias y conexas, deser el caso.
ABREVIATURAS
RPPAT: Gerencia Regional de Planificación Presupuesto y Acondicionamiento Territorial.I: Gerencia Regional de Infraestructura.E: Ley de Contrataciones del Estado.
E: Organismo supervisor de las Contrataciones del Estado.'ORAJ: Oficina Regional de Asesoría Jurídica.ORAD: Oficina Regional de Administración.
lan Anual de Contrataciones.
RLCE: Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.SEACE: Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado.
5. DISPOSICIONES GENERALES
Todos los funcionarios y servidores que laboran en las diferentes unidades orgánicas del GobiernoRegional de Amazonas, se encuentran obligados en cumplir con los procedimientos y plazosestablecidos en la presente D¡rectiva para la contratación de bienes, servicios y obras mayores a tresUnidades lmposítivas Tributarias.
Los plazos establecidos en los procedimientos, son plazos máximos, pudiendo de manera diligentecumplir con los procedimientos en tiempos menores a los previstos, pero de ninguna manera losplazos pueden extenderse.
El incumplimiento de la presente directiva genera responsabilidad administrativa, en los funcionariosy servidores que lo incumplen.
El cumplimiento de la presente Directiva de manera diligente será reconocido mediante política deincentivos que implemente el Gobierno Regional de Amazonas.
7. D|SPOS!CtONES ESPECÍF|CAS.
Las contratacíones y adquisiciones en el Gobierno Regional de Amazonas están sujetas a lassiguientes disposiciones:
6.1 Determinación del objeto de la contratación.Las unidades orgánicas del Gobierno Regional de Amazcnas, al formular sus requerimientos,deberán en lo posible agrupar según sea el caso, bienes, servicios y obras, vinculados entre sí, a
fin de evitar la atom¡zación de requerimientos o fraccionamiento.
Es responsabilidad de las áreas usuarias formular sus requerimientos en forma completa eintegral, adjuntando los términos de referencia, características técnicas o especificacionestécnica, según sea el caso y la justificación de la finalidad pública, con el propósito que la Oficinade Abastecimiento y Patrimonio pueda realizar los actos preparatorios para la contratación delos bienes, servicios y obras requeridos, en las mejores condiciones de calidad, precio yoportunidad.
La Oficina de Abastecimiento y Patrimonio realizará las evaluaciones que correspondan a fin deinar con precisión los términos de referencia, características técnicas o especificaciones
técnica del objeto de la contratación, realizar el estudio de posibilidades que ofrece el mercado,determinar el valor referencial y el típo de proceso de selección que le corresponda.
En esta etapa, conforme al Plan Operativo lnstitucional, queda prohibido presentar variosrequerimientos del mismo bien o servicio dentro del mismo año fiscal, formular requerimientosdistíntos para los bienes y servicios vinculados a la misma necesidad o requerimiento lo cualconllevaría al fraccionamiento.
La Oficina de Abastecimíento y Patrimonio realizará los controles para detectar inconsistencias a
fin de orientar a las áreas usuarias, para la presentación correcta de los requerimientos
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Vv.3
conforme lo establecido en los Lineamientos para actos preparatorios aprobados medianteDirectiva específica y a la LCE y su Reglamento.
6.2 Supervisión de las contratacionesCorresponde al Director de la Oficina Regional de Administración, supervisar las contratacionesque realiza la Oficina de Abastecimiento y Patrimonío y corresponde a la Oficína de Logística y
Control Patrímonial realizar el control posterior respecto de la información presentada por lospostores durante los procesos de selección.
La supervisión del cumplimiento de las condiciones contractuales estará a cargo del Área usuaria,para el cumplimiento de dicho fin el área usuaria deberá recibir en forma oportuna copia delcontrato o la orden de compra o servicio según sea elcaso.
El Área Usuaria determinará las penalidades a que dieran lugar ante un eventual incumplimientocontractualtotalo parcial, tardío o defectuoso de las prestaciones a cargo delcontratista.
6.3 Elaboración y consolidación del cuadro de necesidadesLa Oficina de Abastecimiento y Patrimonio tendrá a su cargo la elaboración y consolidación de
los cuadros de necesidades de bienes, servicios y obras de todas las unidades orgánicas delGobierno Regional de Amazonas; asimismo, de los bienes y servicios relacionados a los servicios
básícos de energía eléctrica, agua potable, teléfono; y la elaboración y consolidación de las
necesidades de bienes y servicios relacionados al servicio de vigilancia y limpieza y otras
inherentes a sus funciones.
La Oficina cje Recursos ilumanos tendrá a su cargo la elaboración y consolidación de las
necesidades de bienes y servicios relacionados al personal como: uniformes, contratos de
rsonal, practicas pre profesíonales, actividades de capacitacíón, alimentos y otras inherentes a
funciones de esta Oficina.
La Oficina de Desarrollo lnstitucional e lnformática tendrá a su cargo la elaboración del
requerimiento y consolidación de los bienes y servicios relacíonados a la renovación de la
plataforma informática y al mantenimiento de equipos de cómputo e impresoras y otrasinherentes a sus funciones.
Todas las unidades orgánicas son responsables de elaborar sus cuadros de necesidades de
bienes, servicios y obras, de acuerdo a sus metas institucionales previstas en el Plan OperativoInstitucional. Las unidades orgánicas elaboraran sus cuadros de necesidades en los formatosestablecidos por la Oficina de Abastecimiento y Patrimonio, identificando y cuantificando los
bienes, asimismo su consumo en el año fiscal expresado a través de un cronograma para un
suministro oportuno y ordenado que le permita a la Entidad el cumplimiento de sus fines.
unidades orgánicas para elaborar sus cuadros de necesidades, deberán considerar los
iguientes criterios: Actívidades previstas en el Plan Operativo lnstitucional, consumos históricos,bios tecnológicos, oportunídad para la atención del requerimiento (considerar el tiempo que
demanda los actos preparatorios, el proceso de selección y la entrega de los bienes o servicios) y
la racionalidad y proporcionalidad de los requerimientos sobre la base del número de personasdrt"§
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labora en cada oficina.
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La Oficina de Abastecirniento y Patrimonio designará al personal especializado para brindarasistencia técnica a todas las unidades orgánicas, a fin de facilitarles la determinación de aquellasnecesidades que por la complejidad la requieran.
La oficina de Abastecimiento y Patrimonio consolidará,valorizará y elaborará el consolidado detodos los cuadros de necesidades de bienes, servicios y obras de las diferentes áreas usuarias delGobierno Regional de Amazonas.
El consolidado del cuadro de necesidades debidamente valorizado será remitido a la GerenciaRegional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial para evaluación conjuntacon las unidades orgánicas y de ser el caso en función a sus techos presupuestales, se realicen losajustes correspondientes. Después de su validación se presentará el informe presupuestalespecificando la meta y fecha probable de ejecución de cada contratación, teniendo enconsideración las priorídades establecidas por cada unidad orgánica para cumplir con la finalidadpública, la GRPPAT emitirá las Directivas correspondientes al cíclo presupuestario.
La oficina de Abastecímiento y Patrimonio habiendo consolidado los cuadros de necesidades quecuenten con la previsión presupuestal, elabora el proyecto de plan Anual de Contrataciones yprocederá a solicitar su aprobación y publicación conforme al procedimiento y plazos establecidosen la LCE y su Reglamento.
de los términos de referencia y especificaciones técnicass diferentes áreas usuarias sobre la base de sus cuadros de necesidades aprobados, soiicitarán
[a contratación de bienes, servicios y obras, a través de la presentación de sus requerimientos,estos serán presentados con la suficiente anticipación a la fecha establecida en el plan Anual decontrataciones a efectos que la oficina de Abastecimientos pueda llevar a cabo el proceso deselección correspondientes y entregar los bienes o servicios en forma oportuna.
El Requerimiento deberá describir el bien, servicio u obra a contratar, definiendo con precisión sucantidad y características técnicas, indicando la finalidad pública para lo que debe ser contratado,
Las características técnicas deberán sujetarse a criterios objetivos, razonables y congruentes conel bien, servícío u obra a contratar, evitando incluír requisitos innecesarios y buscando la másamplia, objetiva e imparcial concurrencia, pluralidad y participación de postores.
Para definir las características técnicas no se debe hacer referencia a marcas, nombrescomerciales, patentes, diseños, tipos particulares, fabricantes determinados, ni descrípción queorienten la contratación de marca, fabricante o tipo de producto específico, salvo proceso deestandar¡zación a probado.
El área usuaria, según corresponda para la formulación de las especificaciones técnicas o términosde referencia, deberá observar lo dispuesto por las normas técnicas, metrológicas o sanitarias silos hubiera.
licencias de software y servicios informáticos, se debe adjuntar a lastérminos de referencia, el informe técnico de evaluación del software
la contratación de
4
6.5
6.6
em¡tido por la ofic:na de informática en curnpiimiento oe ia Ley N' 28612 y su Reglamentoaprobado por Decreto Supremo N" 024-2006-PCM.
Para la adquisición de computadoras de escritorio y portátiles en las especificaciones técnicasincluir de manera obligatoria el sistema operat¡vo y la herramienta ofimática base, de acuerdo a
los perfiles de los usuarios, los cuales deben tener la calidad de software legal, sea propietario olíbre, de conformidad con lo dispuesto en el Decreto Supremo N" 076-2010-PCM.
Los requerimientos para bienes, servicios y obras deberán elaborarse considerando la LCE, suReglamento, Lineamientos del OSCE y Directivas internas del Gobierno Regional.
Para el caso de perfiles de pre inversión y estudios definitivos, la estructura para la elaboraciónde los términos de referencia se encuentran regulados por Directivas lnternas del GobiernoRegional.
Contrataciones directas no sujetas a la Ley de Contrataciones del Estado.Los procesos de contrataciones de bienes y servicios cuyo valor referencial sea igual o inferior a
tres (03) UIT estarán a cargo de la Oficina de Abastecimiento y Patrimonio y serán reguladas poruna Directiva lnterna específica.
Planificación y programación anual de procesos de selecciónLa Oficina de Abastecimiento y Patrimonio elabora el proyecto de Plan Anual de Contrataciones y
solicita su aprobación a la Gerencia General Regional, adjuntando el proyecto del Plan Anual deContrataciones y el informe que lo sustenta.
Una vez aprobado el Plan Anual de Contrataciones, será publicado en el SEACE y en la páginaweb del Gobierno Regional de Amazonas, sin perjuicio de ello la Oficina de Abastecimiento yPatrimonio comunicará a todas las áreas usuarías de la publicación, para que conforme a laprogramación presenten los requerimientos con oportunidad para realizar las contrataciones.
En forma trimestral y dentro de los 5 días hábiles de concluido el trimestre, la Oficina deAbastecímiento y Patrimonio realizará la evaluación del Plan Anual de Contrataciones, será
elevado a la Gerencia General Regionaly en taller se socializará los resultados de la evaluación.
Como resultado de la evaluación trimestral del Plan Anual de Contrataciones, la GerenciaGeneral Regional adoptará las medidas correctivas que resulten necesarias a fin de garantizar laejecución del Plan Anual de Contrataciones del Gobierno Regionalde Amazonas.
Ejecución del plan anual de contratacionesLa ejecución del plan anual de contrataciones tiene tres fases marcadas:
Fase de actos preparatorios: En esta fase las áreas usuarias formularán sus requerimientos a
través de los formatos de bienes, servicios y obras establecidos por el Gobierno Regional deAmazonas y por intermedio de sus Direcciones o Gerencias los presentarán ante la OficinaRegional de Administración, con la debida anticipación para llevar a cabo el proceso de selección
amado.
6.8
La reaiización de ios actos preparatorios en el Gobierno Regional de Amazonas se encuentraregulado por la LCE, su Reglamento y por Directiva lnterna específica.
Fase de selección: El comité designado llevará a cabo el proceso de selección desde laconvocatoria hasta que la buena pro quede consentida y admínistrativamente firme o se canceleel proceso de selección.
El comité especial es el responsable de absolver las consultas y observaciones a las basesmediante pliego absolutorio, asimismo, de integrar las bases dentro de los plazos establecidos enel cronograma del proceso de selección y ante cualquier notificación del OSCE comoconsecuencia de la supervisión de oficio, el comité especial se encuentra en la obligación deatenderlo y publicar las acciones efectuadas en el SEACE dentro de las 48 horas como plazomáximo.
El comité especial para el cumplimiento de sus funciones podrá solicitar el apoyo del áreausuaria, áreas especializadas efectos del cumplimiento de sus funciones, y el área usuaria comolas áreas especializadas se encuentran obligadas en prestar apoyo al comité especial, bajoresponsabilidad en caso de negar el apoyo o si el poyo lo realiza contrar¡o a la Ley deContrataciones del Estado.
Una vez consentido el otorgamiento de la buena pro o haya quedado administratívamente firme,el comité especial devolverá el expediente de contratación a la Oficina Regional deAdministración para la elaboración y tramite del contrato y posterior suscripción en la GerenciaGeneral Regional.
Fase de ejecución contractual: después de haber suscrito el contrato, la ejecución contractual ese responsabilidad del área usuaria, quien se encuentra obligada a administrar el contrato y
r por el cumplimiento del objeto del contrato y de dar cuenta a la Gerencia General Regionale cualquier hechb que se presente durante la ejecución contractual, hasta la recepción,onformidad y pago por los bienes, servicios u obras contratadas.
Recepción y conformidad de bienes, servicios y obrasLa recepción de los bienes se realizará en el Almacén Central del Gobierno Regional y en el casode obras por administración directa la recepción de los bienes se realizará en el almacén de obrade acuerdo a las normas y procedimientos establecidos para tal fin. La conformidad requiere delinforme del funcionario responsable del área usuaria, quien deberá verificar, dependiendo de lanaturaleza de la prestación, calidad, cantidad y cumplimiento de las condiciones contractuales,debiendo realizar las pruebas necesarias de ser el caso.
La recepción y conformidad de los servicios será otorgada por el responsable del área usuariaque recibió el servicio, quien deberá verificar, dependiendo de la naturaleza de la prestación,calidad, cantidad y cumplimiento de las condiciones contractuales, debiendo realizar las pruebasnecesarias y deberá señalar la fecha en la cual se concluyó la prestación conforme a al contrato,las bases y los términos de referencia.
La recepción de obras estará a cargo del área usuaria, quien a través de una comisíón designadarealizará la recepción suscribiendo el Acta de Recepción, con la Resolución de
nte firme, el contratista entregará a la Entidad los planos post
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para. tal fin,
construcc¡ón y la memoria descriptiva valorizada, según sea el caso, obligación cuyo cumplimientoserá condición para el pago del monto de la liquidación a favor del contratista.
Una vez otorgada la conformidad la Oficina de Abastecimiento y Patrimonio remitirá el expedientepara pago a la Oficina de Contabilidad, la misma que realizado el contabilizado en el SIAF remitiráa la Oficina de Tesorería para el girado y pagado dentro de los plazos establecidos.
8. PROCEDIMIENTOS
Las contrataciones y adquisiciones en el Gobierno Regional de Amazonas están sujetas a los siguientesprocedimientos:
S.l.ELABORACION Y APROBACTÓN DEL PLAN ANUAT DE CONTRATACTONES
1) Oficina Regional de Administración- Director emite Memorando Múltiple requiriendo las necesidades de bienes, servicios y
obras de acuerdo al Catálogo Nacional de Bienes, Cuadro de Necesidades y Plan Operativolnstitucional por unidad orgánica, Tiempo máximo 30 minutos.
- Las unidades orgánicas alcanzan a la ORAD su cuadro de necesidades, el mismo que es
derivado a la Oficina de Abastecimiento y Patrimonio para la elaboración del proyecto delPlan Anual de Contrataciones. Tiempo máximo 5 días.
Oficina de Abastecimiento y Patrimonio- Responsable de programación consolida y valoriza la información proporcionada en el
Programa de lnversiones de la Sede Central del Gobierno Regional Amazonas, luegosolicita a la GRPPAT las partidas asignadas para el año fiscal respectivo, por todas las
fuentes de financiamiento; con las part¡das presupuestarias se realizan los ajustes al
Cuadro de Necesidades. Tiempo máximo 2 días.- Director remite con informe el proyecto del PAC a la ORAD para solicitar la aprobación
mediante Resolución Ejecutiva Regional. Tiempo máximo 20 minutos.
Oficina Regional de Administración- Director remite con memorándum, el proyecto de Plan Anual de Contrataciones a la ORAD,
para la elaboración de la Resolución de aprobación. Tiempo máximo 20 minutos.
Oficina Regional de Asesoría Jurídica- Director toma conocimiento del proyecto, elabora y visa Resolución. Secretaria de ORAJ
tramita documento, Tiempo máximo 20 minutos,- Secretaría de ORAJ recepciona resolución, registra y tramita a para visación a ORAD,
Director de ORAD visa y secretaria tramita a GRI para vísación, Gerente de la GRI visa ytramita para visto a GRPPAT, Gerente de GRPPAT visa y secretaria tramita a la GGR parafirma. Tiempo 20 minutos en cada Oficina.
Gerencia General Regional- Suscribe Resolución de aprobación del PAC y deriva para su publicación en el SEACE, dentro
de los 5 cinco días hábiles (Oficina de Abastecimiento y Patrimonio) y en el portal delGobierno Regional Amazonas (SGDll). Tiempo 60 minutos.
3)
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Oficina de Abastecimiento y patrimonio- Director realiza las modificaciones del PAC a solicitud de las dependencias del Gobierno
Regional de Amazonas de conformidad con la asignación presupuestal o en caso dereprogramación de las metas institucíonales.
- Se modificará el PAC cuando: 1) Se tenga que incluir o excluir procesos de selección; o 2)Se modifique la cantidad prevista de bienes, servicios u obras en más de 25% del valorestimado y ello varíe el tipo de proceso de selección.
- Remite proyecto con informe a la ORAD para solicitar la aprobación de la modificación delPAC mediante Resolución Gerencial General Regional. Tiempo máximo 1g0 minutos.
Oficina Regional de Administración- Director remite con memorándum, a la Oficína Regíonal de Asesoría Jurídica el pAC para la
proyección de la Resolución. Tiempo máximo 60 minutos.
Oficina Regional de Asesoría Jurídica- Director toma conocimiento, elabora la Resolución y Tramita a Gerencia General Regional
para la suscripción. Tiempo máximo 60 minutos.
Gerencia General Regional- Secretaría recepciona Resolución, tramita a los órganos competentes para su visación
(oRAJ, oRAD y GRI) eleva a la GGR para suscripción y luego procede a su numeración ydistribución correspondiente,
- Gerente General Regional suscribe Resolución de aprobación del pAC y deriva para supublicación en el SEACE, dentro de los 5 cinco días hábiles (oficina de Abastecimiento yPatrimonio) y en el portal del Gobierno Regional Amazonas (sGDil), Tiempo máximo Lgominutos. Anexo Flujograma N.01.
8'2' coNTRATAqÓN DE BIENES o sERVIctos MAyoRES A TREs uNtDADEs rMposrlvAs TRTBUTARTA'(AMC, ADS, ADp, Cp y Lp)
Unidades Orgánicas- Directores con cargo al gasto corriente o gasto de inversión elaboran los requerimientos
de bienes o servicios, firrnados por el responsable del área usuaria. para el caso de obraspor administración directa los requerimientos serán firmados por el lngeniero Residente oel Responsable del área usuaria. Tiempo máximo 1día.
Oficina Regional de Administración- Secretaria recepciona el requerimiento de bienes o servicios y tramita al Director.- Director toma conocimiento del requerimiento de bienes o servicios y con proveído deriva
a la Oficina de Abastecimiento y Patrimonio para elaborar el expediente de contratación.Tiempo máximo 2 horas.
Oficina de Abastecimiento y patrimonio
6)
7l
8)
s)
1)
,o
recepciona el requerimiento de los Bienes o Servicios.
8
4l
s)
Director toma conocimiento y deriva al responsable de adquisiciones para el estudio deposibilidades que ofrece el mercado.Responsable de estudio de mercado verifica consistencia de los requerimientos de bieneso servicios y de ser el caso realiza los ajustes correspondientes en coordinación con el áreausuaria.
Especialista realiza el estudío de posibilidades que ofrece el mercado, determinado el valorreferencial, solicita la disponibilidad presupuestal. Cuando no está incluido en el PAC,
solicita su inclusión. Tiempo máximo 2 días.
Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial- Secretaria recepciona solicitud para disponibilídad presupuestal y tramita a Director.- Director toma conocimiento y deriva al especialista para emitir disponibilidad presupuestal
en el s¡stema e imprime eldocumento.- Secretaria tramita Certificación de disponibilidad presupuestal. Tiempo máxímo 1 día.
Oficina de Abastecimiento y Patrimonio- Director, elaborado el expediente de contratación tramita su aprobación. Tiempo máximo
2 horas.
Oficina Regional de Administración- Director, recepciona, revisa y remite el expediente de contratación a la Gerencia General
Regional para su aprobación. Tiempo máximo 2 horas.
Gerencia General Regional- Secretaria recepciona expediente.- Gerente toma conocimiento de expediente de contratación y deriva a Asesoría Jurídica
para Resolución. Tiempo máxímo 2 horas.
Oficina Regional de Asesoría Jurídica- Secretaria recepcionaexpediente.- Director toma conocimiento, especialista elabora Resolución, hace visar y eleva a Gerencia
General para firma. Tiempo máximo 2 horas.
Gerencia General Regional- Secretaríarecepcionaexpediente.- Gerente aprueba el expediente de contratación y deriva al comíté para el proceso de
selección. Tiempo máximo 2 horas.
8)
-.\.
ió!
10) Comité Especial- Presidente, recibe el expediente aprobado,
aprueba el proyecto de bases. Eleva a la
Tiempo máximo L día.
se instala, revisa, de estar conforme elabora yGerencia General Regional para aprobación.
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)*ffi-,"§0
Gerencia General RegionalSecretaria recepciona expediente.Gerente, revisa, aprueba y deriva al comité para la convocatoria del proceso de selección.
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áximo 2 horas.
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ln'*r"t
Lzl Comité Especial- Presidente, recepciona bases aprobadas, organiza, conduce y ejecuta todas las etapas del
proceso de selección hasta que la buena pro quede consentida o administrativamentefirme o se cancele el proceso de selección, debiendo publicarse las mismas en el SEACE.- Especialista, realiza la publicación en el SEACE a través de la Unidad responsable delSEACE.
- Cuando la buena pro ha quedado consentida o administrativamente firme, el presidenteeleva el expediente de contratación para la suscripción del contrato. Tiempo máximo 23días calendarios conforme al tipo de proceso de selección.
Oficina Regional de Administración- Secretaria recepciona el expediente de contratación.- Secretaria recepciona los documentos solic¡tados en las bases para la suscripción del
contrato.- Gerente ordena la elaboración del contrato.- Secretaría tramita las visaciones de los funcionarios autorizados, y eleva a la Gerencia
General Regional para la suscripción con el contratista. Tiempo máximo 1 día.
Oficina de Abastecimiento y patrimonio- Especialista en caso de bienes, el responsable de la Unidad de Almacén recepciona el bien
para internamiento temporal y posterior entrega al área usuaria para su conformidad.- Especialista en caso de servicios el área usuaria recibe el servicio conforme a los términos
del contrato y da su conformidad.- Especialista si el bien no es conforme, previo informe del área usuaria, la Oficina de
Abastecimiento y Patrimonio otorgará un plazo máximo de diez (10) días calendarios parasubsanar las observaciones, caso contrario se remite documento solicitando la resolucióndel contrato y la aplicación de penalidades de ser el caso.
- Si el bien entregado es conforme al requerimiento, el área usuaria emite la conformidad ala Oficina de Abastecimiento y patrimonio.En la conformidad del área usuaria a la orden de servicio u orden de compra se acompañael comprobante de pago (factura, boleta, recibo por honorarios u otro comprobanteautorizado por la SUNAT). Tiempo máximo 1día.
Oficina de Contabilidad- Director recepciona el expediente para pago incluyendo la orden de compra o de servicio
para su devengado en el SIAF. Contabiliza y deriva a tesorería para el pago. Tiempomáximo 2 horas.
Oficina de Tesorería.- Director recepciona la orden de compra o servicio, realiza el girado y pagado. Tiempo
máximo 2 horas.
ANEXO N'02 Flujograma N'02
L4l
S.3.CONTRATACIÓN DE OBRAS PÚBUCAS (AMC, ADS, ADp y Cp)
U Unidades Orgánicas
Q*§§
10
2l
3)
- Directores con cargo al gasto de inversión eiaboran los términos de referencia de obras,firmados por el responsable del área usuaria. Tiempo máximo 1 día.
Oficina Regional de Administración- Secretaria recepciona y registra el informe conteniendo el requerimiento de ejecución de
obras y tramita al Director.- Director toma conocimíento del requerimiento, con proveído deriva a la Oficina de
Abastec¡miento y Patrimonio para elaborar expediente de contratación. Tiempo máximo 2
horas.
Oficina de Abastecimiento y Patrimonio- Secretaria recepciona el requerimiento de ejecución de obra.- Director toma conocimiento y deriva al responsable de adquisiciones para el estudio de
posibilidades que ofrece el mercado.- Verifica consístencias de los términos de referencia y de ser el caso realiza los ajustes
correspondientes en coordinación con el área usuaria.- Especialista realiza el estudio de posibilidades que ofrece el mercado, determinado el valor
referencial solicita la disponibilidad presupuestal. Cuando no está incluido en el pAC,
solicita su inclusión. Tiempo máximo 3 días.
Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial- Secretaria recepciona solicitud para disponibilídad presupuestal.- Director autoriza disponibilidad presupuestal y especialista otorga disponibilidad en el
sistema, imprime documentos y tramita a Patrimonio para expediente de contratación.- Secretaria tramita Certificación de disponibilidad presupuestal, Tiempo máximo 1 día.
Oficina de Abastecimiento y Patrimonio- Especialista elabora el expediente de contratación y tramita a la ORAD para su aprobación,
Tiempo máximo 2 horas.
Oficina Regional de Administración- Secretaria recepciona, registra y tramita al Director para informe.- Director revisa, elabora informe y remite expediente de contratación a la Gerencia General
Regional para su aprobación. Tiempo Máximo 2 horas.
Gerencia General Regional- Secretaria recepciona, registra tramita- Asesor de Gerencia revisa, de estar
aprobación. Tiempo máximo 2 horas.
expediente de contratación para aprobación.conforme provee para proyectar Resolución de
6).:
u-t a>'iO¡*9roF¡ct¡&
8) Oficina Regional de Asesoría Jurídica- Director recepciona, revisa y elabora el proyecto de resolución, eleva a Gerencia General
Regional para suscripción. Tiempo máximo 2 horas.
Genera! RegionalGerente aprueba el expediente de contratación y deriva al comité especial para el procesode selección. Tiempo máximo 2 hora.
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10) Comité Especial- Presidente recibe el expediente de contratación aprobado, se instala, revisa, de estar
conforme elabora y aprueba el proyecto de bases.- Eleva proyecto a la Gerencia General Regional para aprobación. Tiempo máximo 1día.
Gerencia General Regional- Secretaria recepciona las bases, tramita a Gerente, para aprobación.- Gerente, revisa, aprueba y deriva al comité para la convocatoria del proceso de selección.
Tiempo máximo 2 horas.Comité Especial- Presidente recepciona bases aprobadas, conduce el proceso de selección en todas sus
etapas hasta que la buena pro quede consentida o administrativamente firme o secancele el proceso de selección.La publicación en el SEACE se realiza a través del Especialista responsable del SEACE.
Cuando la buena pro ha quedado consentida o administrativamente firme, eleva elexpediente de contratación para la suscripción del contrato. Tiempo máximo 23 díascalendaríos conforme al tipo de proceso de selección.
Oficina Regional de Administración- Secretaria recepciona el expediente de contratación.- Secretaria recepciona los documentos solicitados en las bases para la suscripción del
contrato.- Gerente elabora el contrato.- Secretaria tramita las visaciones de los funcionarios autorizados, y eleva a la Gerencia
General Regional, para su suscripción con el contratista. Tiempo máximo 1 día.
Área Usuaria- El Director o Gerente del área usuaria es el responsable de la administración del contrato
de obra, de presentar las valorizaciones y es el responsable de la liquidación final yconformidad, debiendo adjuntar documentación: Seguros CAR y SCTR, CONAFOVICER,SENCICO, habilidad profesional vigencia de garantía. Plazo establecido en el contrato.
Oficina de Administración- Director recepciona valorización revisa y autoriza a la Oficina de Abastecimiento y
Patrimonio el trámite de pago correspondiente. Tiempo máximo 2 horas.
Oficina de Abastecimiento y Patrimonio- Director recepciona el expediente, con la valorización o pago final, revisa de estar
conforme tramita el pago parcial o total según sea el caso por la ejecución de la obra.- De existir observaciones se comunicará a la Oficina Regional de Administración
adjuntando informe.- De estar conforme el exped¡ente tram¡ta el pago parcial o total según sea el caso para
el pago correspondiente. Tiempo máximo 2 horas.
Oficina de Contab¡t¡dad
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- Director recepciona el expediente para pago incluyendo el contrato y orden de comprapara su devengado en el SIAF. Contabiliza y deriva a tesorería para el pago respectivo.Tiempo máximo 2 horas.
18) Oficina de Tesorería.Director recepciona de la orden de compra o servicio, realiza el girado y pagado. Tiempomáximo 2 horas.
ANEXO N'03 Flujograma N'03
S FINALES
Cuq¡do se trate de contrataciones altamente especializadas o sofisticadas, se podrá contratar a
terceros que permitan dar el asesoramiento técnico altamente especializado, para contratar a dichonal se deberá contar en forma previa con la autorización de la Gerencia General Regional.
r sin efecto la Directiva N" 006-2014-G.R.AMAZONAS/GGR "Procedimientos de adquisiciones yrataciones de bienes, servicios y obras en el Gobierno Regional de Amazonas", aprobada conución de Gerencia General Regional N" 126-2074-GOBIERNO REGIONAL AMAZONAS'GGR.
La Unidades Ejecutoras conforme a su estructura interna pueden adecuar la presente directiva a
efectos de mejorar la gestión de las contrataciones.
resente directiva entrará en vigencia a partir del día siguiente de su api'obación medianteión de Gerencia General Regional, su duración es indefinida y deberá ser modificada o
izada de manera periódica de acuerdo a la variación de la normatividad vigente.
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ANEXOS
FLUJOGRAMA N' 01 EI.ABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL PACOFICINA REGIONAL DE
ADMINISTRACIÓNOFICINA DE
ABASTECIMIENTO
PATRIMONIO
OFICINA REGIONAL DE
ASESORIA JURIDICA
GERENCIA GENERAL
REGIONAL
Em[€ Memdando Múki9terequiriendo lei necer¡d¿des debienes, seruicios y obres dÉ acuerdoal C¿tálqo N.cional d. B¡s.r,Cuadro da Nace,idad6 y Plán
Oparativo httituc¡one¡ por un¡dadoryánlca.
ResFñ5abledeprogramació6
consolida y valor¡2á Iá informáa¡ón
Proprcion¡dá eo €l Prqreña delnver¡oñes de l. he C6ráldel
6obiarno Regional h¿¡onas,luegorolk¡ta á lá GRPPAf lar
p¿tldas ási8nada3 pare el añofl$e¡ rr3pectlvo, pot tod¿r lá5
f!éntet de f¡nánciámienlo: con ¡¡spe(ldar presupuestari¿r se
reel¡rán ¡o5 aiuites al Cuadro de
Nec€sidádes.
Sus(rib€ Sesluc¡ón de¿probaaión del PAC y dériv¿ para
su pud¡ce¡óneñ el sEACE, d.ntrode lor I ainco dfas háb¡l.s (Oficinó
de Abestacimientoy Palrlmonio) y
en al po(al del cobi€rno Re8¡onal
Re¡lit¿ l¿5 modillcacion.t det pAC a
tollcftud d. lás depcndencias detGobierno Regional de Ama¿onar deconformidád con lá ¿ign¿cióñpfesupuastal o en calo dereprogramac¡ón de l¿l metas
Se ñodificará el PAC cu¿ndoi !l Se
tenSa qua incluiro ercluir procesojde s€lécción; o 2l Se ñodtftque lacánt¡dád pr*¡stá dé b¡enes,señiciosu obrasen más d€ 25% delva¡or r5t¡medo y ello varle el tipo dePrGcso da relffc¡óñ,
R€m¡teaon mcmtrándum, e le
Oficina Regioñ¿l de A*erialurídi.a el PAC pár. la proFccjónda l¿ Resolución,
Suscribc R.sluc¡ón de esobacjón
del PAC y dertue par¡ rupubl¡c¡a¡ói.n d SEACE, deñúo delor 5 (inco dlas háUles (Ofkina deAbastec¡miento y Patriñonío) y en
el poñal d.l Goblerño R.8ional
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