Accedemos al módulo a través de la pantalla principal de Gesfincas.Net. La función principal del módulo es el procesamiento de gastos e ingresos al descargar ficheros desde nuestro banco.

1. Configuración por cada banco.

Comenzaremos definiendo la configuración por cada banco, que nos servirá para extraer la información del fichero y cruzarla con nuestro programa. Para ello debemos acceder al menú utilidades, 1. Sistema de contabilización por cada banco.

 

Seleccionaremos el banco, del cual vayamos a procesar el fichero, (**Importante recordar que  este proceso lo haremos por cada banco del cual queramos procesar el fichero) y pulsamos sobre modificar.          

Norma 43

                                                                                                                                                                   

A continuación analizaremos las diferentes opciones:

0. Nos indica que el banco nos proporciona la información suficiente en los campos Referencia1, Referencia2 y documento, para procesar el fichero por lo que extraerá de ahí la información para cruzarla con los contratos registrados con los proveedores en Gesfincas.Net.

1. Configuraremos esta opción para cuando queramos extraer la información del campo ampliación del concepto, podremos indicar que comience desde una posición inicial y que nos tenga en cuenta un número determinado de caracteres, así como sobre que apartado de ampliación del concepto queremos que nos tenga en cuenta.

Esta opción sólo se tendrá en cuenta cuando los campos de Documento, Referencia1 y Referencia2 vengas vacíos.

2. Esta opción nos indica que los campos anteriormente referidos vienen vacíos, y sólo exclusivamente queremos extraer la información de las casillas de “ampliación del concepto”.

3. Esta opción extrae la información del apartado Referencia SEPA.

 

En el siguiente apartado de la pantalla podremos configurar las diferentes opciones de contabilización del fichero.

 

1. Contabiliza el comentario del apunte que exista en ese movimiento.2. Contabiliza el título de la cuenta contable asociado a ese movimiento.3. Contabiliza la 1º y 2º línea de la ampliación del concepto asociado a ese movimiento.4. Contabiliza la primea línea de la ampliación del concepto asociado a ese movimiento.5. Contabiliza la segunda línea concepto asociado a ese movimiento.

También podremos configurar:

Para que nos tenga en cuenta al contabilizar la descripción del concepto que hemos asociado con el contrato del proveedor.

Mostrará tras contabilizar el fichero, las operaciones que no tengan un contrato asociado.

Podremos definir una cuenta contable a la que queramos que se nos procesen los movimientos que no tengan cuenta contable asociado.

2. Incorporación del fichero

Para incorporar el fichero descargado,  debemos pulsar sobre el icono de incorporar fichero  y seleccionarlo desde donde lo tengamos en nuestro equipo.

En caso de que el programa detecte que esa domiciliación bancaria está dentro de la ficha de la

comunidad, nos pondrá la entidad y la cuenta contable asociada de manera automática y podremos consultarlo siempre desde cuentas contables, 1. Cuentas de pago por entidad.

En caso de no encontrar relación entre en banco y la entidad de Gesfincas.net, será necesario teclear la entidad y la cuenta contable asociada manualmente.

                              

3. Procesar el fichero

3.1 Tratamiento de gastos.

Una vez incorporado el fichero, accederemos a la opción de movimientos, donde encontraremos el contenido del fichero.

Deberemos pasar por la siguiente secuencia de pantallas para comprobar la información.

En la pestaña “Entidades”,  encontraremos el código y el nombre de la entidad.

En la pestaña “Cuentas corrientes de la entidad”, encontraremos toda la información del contenido del fichero, se detalla el banco, las fechas que comprende, si existen movimientos al debe, al haber o ambos  el saldo del fichero y la información referente de la entidad.

En la pestaña “Movimientos”, encontraremos todos los movimientos para procesar el fichero.

Veremos en azul, las líneas de movimientos que sean ingresos y en rojo, las que sean gastos,  más abajo detallaremos las diferentes opciones para relacionar las cuentas contables.

La columna de procesado, nos sirve para marcar operaciones que no queramos que vayan a la contabilidad. Así mismo, las operaciones que contabilicemos, quedarán marcadas como procesadas para no duplicar la información en la contabilidad.

 Desde la lupa de cuenta contable, podremos establecer directamente la cuenta a la queramos que vaya ese movimiento haciendo doble clic.

         

Si como hemos configurado antes, nuestro fichero posee las referencias útiles para establecer  contratos con los proveedores y asociar la cuenta del proveedor o si lo deseamos la cuenta de gasto, debemos localizar en la parte baja de la pantalla los campos Referencia1, Referencia2 , Documento o Referencia Sepa.

Esta opción nos permite dar de alta contratos, para relacionar estos movimientos con las cuentas de proveedor, para realizar el pago de la factura o bien la cuenta de gasto.           

Podremos dar de alta contratos desde esta pantalla, pulsando en el icono  agregar.

Nos permitirá crear un contrato con el proveedor correspondiente y con ese número de

referencia, que servirá para cruzar la información de los posteriores ficheros que incorporemos en los que el sistema encuentre esa referencia.

Por sí sólo, el programa relacionará la cuenta del proveedor, para dejar reflejado el pago de la factura.

Si deseamos relacionar con ese contrato la cuenta de gasto, deberemos pulsar sobre la pestaña Referencias y marcar el chec de asociar cuenta de gasto.

Como podemos ver, quedan asociadas todas las referencias que se encuentran en ese movimiento.

+Si ya dispusiéramos de un contrato con ese proveedor, con una referencia de contrato, que no es ninguna de las referencias anteriormente mencionadas. Siempre, podremos asociar en la pestaña referencias las referencias para la Norma 43, de tal manera que no tengamos que duplicarlos. Tendremos acceso a todos los contratos, pulsando sobre el icono de contratos

en Norma 43.

En caso de que nuestro fichero no contenga ninguna referencia Sepa válida, y por lo tanto

trabajemos con la configuración 1 y 2, indicada en el sistema de contabilización por cada banco. Podremos dar de alta contratos con el apartado de ampliación del concepto.

Para ello, trasladaremos la ampliación del concepto a la casilla de referencia y daremos de alta el contrato.

Sombrearemos la parte de la ampliación del concepto que vayamos a destinar a la Referencia, y pulsaremos sobre el icono que encontraremos a la derecha del cuadro .

Automáticamente pasará a la Referencia 2, y sólo tendremos que dar de alta el contrato de manera normal.

Al generar el contrato, y rellenar el apartado de descripción del contrato, podremos en caso de desearlo, transferir la descripción del contrato al comentario del apunte.

Sólo debemos marcar el icono  y pasará a la casilla de comentario del apunte.

Otra opción para procesar movimientos, es utilizando los códigos de operación 1 y 2.

Desde aquí podremos relacionar operaciones genéricas que nos proporciona el banco con cuentas contables, o bien configurarlas como no tratar. Lo haremos desde conceptos 1. Anexo 4. Conceptos comunes.

Así mismo, las operaciones 2, las configuraremos desde cuentas contables, 2. Cuentas por operaciones.         

 

 Desde aquí, relacionaremos por cada banco, los códigos de operación con las cuentas contables deseadas.

Si es la primera vez que procesamos un fichero de norma43, y tenemos varias coincidencias de movimientos, podemos actualizar la información del fichero con los contratos accediendo a la pestaña de cuentas corrientes de la entidad, pulsando sobre  “ Rellenar Cuentas”.

 

 

Tratamiento de ingresos

Desde la pestaña de tratamiento de ingresos, procesaremos los ingresos que se realicen y que vayan dentro del fichero.

 

Si mantenemos marcado el chec en general, el sistema intentará encontrar coincidencias con la ampliación del concepto y el nombre del propietario que tengamos en Gesfincas.Net.

En caso que no encuentre coincidencia, podemos marcar la opción de selección manual, y buscar nosotros mediante la lupa.

Cuando tengamos al propietario localizado, pulsaremos sobre cobro de recibos .

 

Y procederemos a realizar el cobro, o si fuese destinado a ello convertirlo en entrega a cuenta.

Al pulsar sobre procesar cobro, quedará procesado el pago del recibo y quedará asimilada una referencia a ese movimiento.

Podemos, en caso de que nos hayamos equivocado anular la operación para volver a realizarla

en el propietario correcto, pulsando la opción de consultar, anular cobros .

Pulsando “Eliminar registros” la operación quedará anulada.

4. Contabilización del fichero.

Una vez realizadas las comprobaciones necesarias de los movimientos, pasaremos a contabilizar el fichero.

Desde opciones seleccionaremos la entidad del fichero que queremos procesar, podemos seleccionar varias en caso de que el fichero sea de varias comunidades a la vez, y las fechas que comprenden los movimientos que hay dentro del fichero.

Podremos seleccionar las opciones que se muestran en la pantalla:

Ver los registros generados, antes de contabilizarlos: Nos muestra en una vista previa los movimientos que se van a contabilizar.Volver a contabilizar registros ya procesados, nos contabilizaría de nuevo los registros que encuentre con el chec de procesados.Dar por punteados los asientos contables, en la contabilidad nos dejaría la marca de asiento punteado en todos los asientos que se procesen de norma 43.Imprimir resumen de apuntes, nos muestra el asiento que se ha generado en la contabilidad.Contabilizar ficheros de otros usuarios, contabilizará todos los ficheros incorporados al sistema a pesar de que haya sido otro usuario el que los haya incorporado.Puntear sólo apuntes de cuentas 572, dejaría la marca de punteo sólo en los asientos que

se generen en la 572.Contabilizar sólo las operaciones del fichero seleccionado, si tuviésemos más de un fichero incorporado, sólo contabilizaría las operaciones de este fichero.Para los cobros, utilizar el texto de la ampliación como comentario del apunte contable, buscaría en la ampliación del concepto y contabilizaría el asiento con esa información.

5. Mantenimiento del fichero.

Desde el apartado de Utilidades, 2. Mantenimiento del fichero, podremos consultar ó borrar todos los ficheros incorporados.

Desde este apartado podremos:

 Consultar y modificar el usuario que ha incorporado el fichero al programa.Marcar el fichero como procesado para que no lo volviese a contabilizar.Marcar el chec de borrar, para después pulsar sobre eliminar ficheros y eliminar definitivamente el fichero del sistema.

Con esta última opción eliminaríamos duplicidades de ficheros incorporados o ficheros incorporados por error.

 

 

Revision #1 Created 3 years ago by IESAUpdated 10 months ago by IESA