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Nombre Sintetizado del Documento

Nombre del Documento


No. de Registro: Serie Documental: Versión: Página 2



Contenido

I. Formalización del documento .................................................................................................#

II. Marco Legal.............................................................................................................................#

lII. Ficha de Identificación.............................................................................................................#

IV. Plan de Calidad............................................................................................................... .......#

V. Normas y Políticas .......................................................................................................... .......#

VI. Procedimientos.......................................................................................................................#

Procedimiento 1 .....................................................................................................................#

Diagrama de Flujo Descripción Narrativa

Procedimiento 2 .....................................................................................................................#

Diagrama de Flujo Descripción Narrativa

VII. Pantallas de Captura.............................................................................................................#

VIII.Formas e Instructivos de Llenado. ................................................................................. .......#

Forma 1 Forma 2

IX. Glosario.......................................................................................................................... .......#

X. Anexos.... ....................................................................................................................... .......#

Anexo 1 Anexo 2

Este documento no puede ser mostrado, duplicado o usado para ningún propósito, todo o en partes, sin la autorización previa por escrito del

Empresa(s) del GACM responsable del documento




I. Formalización del Documento

Hoja de Registro


Nombre del documento que se va a registrar

No. de Registro

Clave que asigna la Gerencia de Organización y Procesos

Fecha de Elaboración Mes año

Tipo

MANUAL DE ORGANIZACIÓN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS √ MANUAL DE NORMAS Y POLÍTICAS MANUAL DE COMITE INSTRUCTIVO OTRO (ESPECIFICAR)

Área Nombre del área administradora del o los procedimientos que se están documento.

Fecha de Aplicación Mes año

Elaboración Revisión Aprobación

NOMBRE DEL TITULAR DEL ÁREA ÁREA ADMINISTRADORA DEL PROCESO

(A PARTIR DEL NIVEL DE GERENCIA)

NOMBRE DEL TITULAR DEL ÁREA ÁREA ENCARGADA DE LA REVISIÓN DEL

DOCUMENTO (A PARTIR DEL NIVEL DE SUBDIRECCIÓN)

NOMBRE DEL TITULAR DEL ÁREA ÁREA ENCARGADA DE LA APROBACIÓN DEL

DOCUMENTO

NOMBRE DEL TITULAR DEL ÁREA GERENCIA DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS

(ÁREA ASESORA EN LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS)

NOMBRE DEL TITULAR DEL ÁREA SUBDIRECCIÓN DE SISTEMAS

(SOLO CUANDO FIRMA EN APROBACIÓN EL DIRECTOR GENERAL ADJUNTO DE ADMINISTRACIÓN)

NOMBRE DEL TITULAR DEL ÁREA SUBDIRECCIÓN DE SISTEMAS O DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE ADMINISTRACIÓN




Control de Cambios Sección donde se registra las modificaciones y actualizaciones del documento (Se llenará a máquina).

FECHA VERSIÓN SECCIÓN MODIFICADA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Iniciales del Titular y el área

que elabora Iniciales del

Titular y el área que revisa

Iniciales del Titular y el área

que aprueba

DD/MM/AA

Fecha de Aplicación en Hoja de Registro

#.#

No. de la Sección

Modificada

Se describe la modificación y en su

caso, lo que la originó.

Iniciales del Titular de la

GOP

Iniciales del Titular de la

Subdirección de Sistemas

Iniciales del Titular de la Subdirección de

Sistemas o la Dirección Gral.

Adjunta de Admón.




II. Marco Legal Fundamentos jurídicos y normativos que justifican la existencia del proceso documentado y sustentan su contenido. Es aplicable al presente manual de manera enunciativa más no limitativa la siguiente normatividad.

Disposición Fecha de Publicación

Diario Oficial o Vigencia

Serán aplicables las demás disposiciones administrativas y complementarias tales como Criterios, Oficios y Circulares que emitan en la materia___________________ (Dependencia o Instancia que pueda generar los documentos mencionados).




III. Ficha de Identificación

Descripción Breve descripción del proceso documentado, indicando quien, como, cuando, donde y porque del mismo. Propósito Razón de existir del proceso, es decir la finalidad esencial del mismo expresada en forma cualitativa. Objetivos Logros que se pretenden cumplir con la implantación o ejecución del proceso. Es conveniente que se incluyan aspectos relacionados con la satisfacción de las especificaciones de los clientes, tanto internos como externos. Alcance Descripción del alcance del proceso indicando los elementos y/o las áreas que involucra. Tipo de Proceso Los procesos se clasificarán bajo los siguientes criterios: • Sustantivo o Adjetivo. • De Atención al Público o de Gestión Interna.

Responsabilidades En esta sección se especifican las responsabilidades del los principales actores que participa en el proceso.




Formas y Reportes

Formas (Registros Impresos) Son documentos impresos que contienen datos fijos y espacios en blanco para ser llenados con información variable referente a los resultados de las actividades realizadas. Las formas se convierten en registros una vez que se anotan en ella información variable en los espacios correspondientes, siendo así el soporte que sirve como referencia, comprobación, estadística, etc. Se utilizará el siguiente cuadro para registrar las formas que generan registros:

Otras Formas (Machotes) El machote es un escrito que se utiliza como modelo preescrito, representa las características para la estructuración y contenidos fijos y constituye la base para la elaboración de cierto tipo de escritos (oficio, acta, contrato, circular, nota informativa, etc.) Reportes En esta sección se indica los documentos (reportes, informes, estadísticas) donde se concentran y analizan la información originada en los registros. Se utilizará el siguiente cuadro para indicar dichos documentos.

Nombre Código Nombre de la forma Código asignado por la

GOP

Nombre Frecuencia Nombre del documento que se utiliza como reporte. Intervalo de tiempo en el

que se genera dicho reporte. (Semanal, mensual, anual).




V. Plan de Calidad

Evento Generador

Evento(s) cuyo suceso hace que inicie el proceso. Cliente-Proveedor

CLIENTE ADMINISTRADOR DEL PROCESO PROVEEDOR

Persona, área del AICM u organización que

recibe el o los producto(s) del proceso

que se esta documentando.

Área encargada de realizar las

actividades claves que permiten el cumplimiento del propósito y los

objetivos del proceso que se esta documentado.

Persona, área del AICM, u organización que proporcionan los insumos necesarios para el proceso y el producto que resulta

del mismo. Actores Internos Protagonistas del AICM o SACM involucrados en el proceso. Actores Externos Protagonistas externos involucrados en el proceso. Controles Son los medios o actividades que permiten verificar si se están cumpliendo con las especificaciones del proceso. Los controles permiten evaluar desde las entradas hasta la consecución del propósito y los objetivos del proceso; así como las actividades críticas (que tienen que ver con los requisitos del cliente) del mismo. Ya que los controles nos permiten verificar los pasos seguidos en el proceso, con ellos se puede realizar una retroalimentación o feedback, de manera que se mejore la eficacia y eficiencia del mismo. Recursos a Utilizar Son los elementos materiales y técnicos (Equipos, herramientas, sistemas de cómputo y/o administrativos, etc.), así como los documentos de referencia tales como procedimientos, instructivos, catálogos, etc. necesarios para llevar a cabo el proceso.




Tiempos y Frecuencias Tiempo de duración de cada ciclo y frecuencia con la que se ejecutan los procedimientos involucrados en el proceso. Se utilizará el siguiente cuadro para registrar la información:

Procedimiento Tiempo y Frecuencia del Ciclo Nombre del procedimiento Tiempo (Duración del Ciclo del Procedimiento) y

frecuencia (Cada cuando se da el procedimiento). En el caso que no se puede calcular el tiempo del ciclo del o los procedimiento(s) que se están documentando, solo se señalara los tiempos de las actividades críticas de los mismos y para tal fin se utiliza el siguiente cuadro:

Actividad Tiempo y/o Frecuencia Actividad crítica, que se relacione con alguna decisión o con el cumplimiento de los requisitos del cliente.

Tiempo (Duración de la actividad) y frecuencia (Cada cuando se da la actividad).

Se recomienda que en todas las actividades, se utilicen las mismas unidades de tiempo (Horas, días, meses). Indicadores o Medidas de Desempeño Unidad de medida que permite evaluar la satisfacción del cliente (interno o externo), la calidad de las actividades y el grado de cumplimiento de las especificaciones del propósito u objetivos del proceso. A continuación se muestra el cuadro donde se enlistaran los indicadores utilizados en un determinado proceso.

Nombre Cálculo Estándar Esperado

Periodo de Revisión




V. Normas y Políticas

Normas 1. Son lineamientos de observancia obligatoria en la ejecución de un procedimiento cuya

característica principal es ser rígida en su aplicación y comúnmente su incumplimiento se sanciona.

Políticas 2. Son guías para orientar la acción; son criterios a observar en la toma de decisiones. En el

caso de los procedimientos delimitan hasta donde se debe o puede actuar para ejecutar las actividades descritas en ellos.




VI. Procedimientos En esta sección se incluyen los pr a realizar el proceso que se este

tos establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que se

Diagrama de Flujo Es la representación gráfica que m n que se realizan las actividades

ocedimientos necesarios pardocumentando. Los procedimiendeben seguir en la realización de un trabajo repetitivo.

uestra la secuencia enecesarias para desarrollar un trabajo determinado, indicando las unidades responsables para su ejecución.

PROTAGONISTA 1 PROTAGONISTA 2

1 Actividad “A”

Ver Modelo de diagramación anexo

Actividad “B” 2




Descripción Narrativa Es la explicación escrita, en forma lógica y secuencial de cada una de las actividades que realiza una unidad responsable para efectuar un trabajo determinado.

No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1 Protagonista A Descripción de la actividad, en la cual se debe de incluir

quien, como se realiza y para que se hace esta actividad. En caso de que se utilice alguna forma o machote, se indica el nombre y en su caso el código correspondiente.

2 Protagonista B Descripción de la actividad B.




VII. Pantallas de Captura

En este apartado se incluyen las pantallas de captura del sistema o sistemas involucrados en el proceso y se describen los campos que contienen y se da una explicación de cómo capturar datos en cada uno de ellos, así como de los botones que se utilizan en el sistema.

Salir

SSiisstteemmaa ddee CCoommppuuttoo NNNNNN

3 Aceptar

2 Campo B

Campo A 1

No. DESCRIPCIÓN

1

Indicaciones para capturar datos en el campo A.

2 Indicaciones para capturar datos en el campo B.

3 Indicaciones para seguir con el proceso del sistema, utilizando el botón “Aceptar”.




VIII. Formas e Instructivos de llenado Aquí se incluyen las formas que intervienen en el proceso y/o los reportes que emite de salida y se acompañan de sus respectivos instructivos de llenado.

Título de la Forma

Columna A Columna B Columna C Columna D 1 2 3 4

Instructivo de llenado No. DESCRIPCIÓN

1

Instrucciones para llenar la columna A.

2 Instrucciones para llenar la columna B.

3 Instrucciones para llenar la columna C.

4 Instrucciones para llenar la columna D.




IX. Glosario En esta sección se incluyen el significado o explicación de palabras o términos poco usuales o con diferentes acepciones utilizados en el manual, a fin de facilitar la comprensión del documento y unificar el lenguaje utilizado. Siglas y Abreviaturas

Siglas Significado de las Siglas.

Abreviatura Significado de la Abreviatura.

Términos

Término 1 Definición del término 1.






X. Anexos Anexo 1. Nombre del Anexo 1


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