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. AREA AÑO CORRELATIVO

NlTI ¡;5 l 2013 I~

'·Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú" "Año de la Inversión para el Desarrollo Rural y la Seguridad fitimentaria"

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RECIBI

RESOLUCIÓN DE GERENCIA CENTRAL DE INFRAESTRUCTURA Nº OH -GCl-ESSALUD-20""""~;;;·:: ... Jiºº"

Lima, Z 3 JUL 2013

VISTA:

La Carta Nª Jl/J -GIC-GCl-ESSALUD-2013 de la Gerencia de Ingeniería Clínica, mediante la cual propone formalizar los "Procedimientos para la Aprobación de Documentos Técnicos de Recepción de Equipos Biomédicos y Electromecánicos de EsSafud" para la adecuada Gestión de la Sub

Gerencia de Mantenimiento, y

CONSIDERANDO:

Que, mediante Resolución de Presidencia Ejecutiva Nº 012-PE-ESSALUD-2007 del 10 de enero del 2007, se aprobó la Estructura Orgánica y el Reglamento de Organización y Funciones del Seguro

Social de Salud (ESSALUD).

Que, el inciso a) del artículo 10º del Reglamento de Organización y Funciones de la Gerencia Central de Infraestructura, aprobado por la Resolución de Presidencia Ejecutiva Nº 283-PE-ESSALUD-2010 de fecha 01 de Julio del 2010, establece como una de las funciones de la Gerencía de Ingeniería Clínica la de formular y proponer a la Gerencia Central de Infraestructura los procedimientos relacionados con mantenimiento, entre otros,

Que, la Gerencia de Ingeniería Clínica, en cumplimiento de sus funciones ha elaborado los "Procedimientos para la Aprobación de Documentos Técnicos de Recepción de Equipos Biomédicos y Electromecánicos de EsSa/ud", para su aplicación obligatoria por la Süb Gerencia de

Mantenimiento;

Que, dicha herramienta de gestión, tiene por finalidad simplificar, agilizar y uniformizar los procesos que involucran la evaluación y aprobación de los documentos de recepción de los equipos biomédicos y electromecánicos adquiridos por la institución, permitiendo un mejor control y seguimiento de dichos procesos por parte de la Sub Gerencia de Mantenimiento de la Gerencia de

Ingeniería Clínica;

Que, por lo antes expuesto, es necesario emitir el documento normativo que apruebe los "Procedimientos para Ja Aprobación de Documentos Técnicos de Recepción de Equipos Biomédicos

y Electromecánicos de EsSalud ;

Estando de acuerdo a lo propuesto por la Gerencia de lngenieria Clinica y, en uso de las facultades previstas en el Reglamento de Organización y Funciones aprobado por Resolución de Presidencia

Ejecutiva N° 283-PE-ESSALUD-2010;

ES COPIA FIEL DEL ORIGINAL. Geronda Ccn,,al de lnt•a•s'"''°'"'•

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'Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú" "Año de la Inversión para el Desarrollo Rural y la Seguridad Alimentaria"

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SE RESUELVE:

1. APROBAR los UProcedimientos para la Aprobación de Documentos Técnicos de Recepción de Equipos Biomédicos y Electromecánicos de EsSa/ud", que forman parte de la presente Resolución.

2. DISPONER que la Gerencia de Ingeniería Clínica, a través de la Sub Gerencia de Mantenimiento se encargue de la difusión, capacitación y aplicación correcta de los mencionados procedimientos al personal que conforma la referida Sub Gerencia.

REGÍSTRESE Y COMUNÍQUESE

ES COPIA FIEL DEL ORIGINAL (;c<encla Cantral de 1nf<0es1ruelu"'

f!es. N" O GCl·E5Salud· 011

RESOLUCION DE GERENCIA CENTRAL DE INFRAESTRUCTURA Nº OH -GCl-ESSALUD-2013

PROCEDIMIENTOS PARA LA APROBACION DE DOCUMENTOS TECNICOS DE RECEPCION DE EQUIPOS BIOMEDICOS Y

ELECTROMECANICOS DE ESSALUD

OPlA FIEL DEL ORIGINAL ES e e ' 1 d~ lnf.,,P~trne•ura Gernnc~~.~~:.c ~·sni,,rl.?n11

Res " "



INDICE

Nº Pag.

1. Objetivo ..... . 3

2. Finalidad ..... . 3

3. Alcance ........ . 3

4. Base Legal ... 3

5. Conceptos de Referencia ... 4

6. Responsabilidades. 5

7. Descripción del Procedimiento 6

8. Diagrama de Flujo 11

9. Anexos .................... . 12

ES COPIA FIEL DEL ORIGINAL Ge•~ncla Centr•I d~ lnfroestructu,.

R&s. Nº 054 . l·EoS21ud-2011

•

~EsSalud PROCEDIMIENTOS PARA LA APROBACION DE DOCUMENTOS

TECNICOS DE RECEPCION DE EQUIPOS BIOMEDICOS Y ELECTROMECANICOS DE ESSALUD

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento administrativo para la evaluación y aprobación de los documentos técnicos de recepción de los equipos biomédicos y electromecánicos que son adquiridos por la institución en forma centralizada o través de organismos internacionales, en concordancia con lo establecido en las Bases de los procesos de adquisición respectivos y Ja Oferta Técnica del proveedor.

2. FINALIDAD

Simplificar, agilizar y uniformizar Jos procesos que involucran la evaluación y aprobación de los documentos de recepción de los equipos biomédicos y electromecánicos adquiridos por la institución, que permita un mejor control y seguimiento de dichos procesos por parte de la Sub Gerencia de Mantenimiento de la Gerencia de Ingeniería Clínica.

3. ALCANCE

Las disposiciones de la presente norma son aplicables para los documentos de recepción de los equipos biomédicos y electromecánicos adquiridos por la institución en forma centralizada o través de organismos internacionales.

BASE LEGAL

•

• • •

•

•

•

J

J

Ley Nº 27056, Ley de Creación del Seguro Social de Salud y su Reglamento, Decreto Supremo Nº 002-99-TR, modificado por el Decreto Supremo Nº 002-2004-TR y Decreto Supremo Nº 025-2007-TR. Ley Nº 26842, Ley General de Salud Ley Nº 27604, Ley que modifica la Ley General de Salud Nº 26842 Ley Nº 26790, Ley de Modernización de la Seguridad Social en Salud y su Reglamento D.S. Nº 009-97-SA. Resolución de Presidencia Ejecutiva Nº 012-PE-ESSALUD-2007, que aprueba la Estructura Orgánica y el Reglamento de Organización y Funciones del Seguro Social de Salud. Resolución de Presidencia Ejecutiva Nº 283-PE-ESSALUD-2010, que aprueba la Estructura Orgánica y el Reglamento de Organización y Funciones de la Gerencia Central de Infraestructura. Resolución de Gerencia General Nº 1719-GG-ESSALUD-2011, que aprobó la Directiva Nº 27-GG-EsSalud-2011 "Normas para la Formulación del Manual de Procedimientos de los Órganos y Unidades Orgánicas del Seguro Social de Salud (ESSALUD)"". Ley de Contrataciones del Estado, aprobado por el Decreto Legislativo Nº 1017, y su Reglamento aprobado por el Decreto Supremo Nº 184-2008-EF. Directiva Nº 004-GG-ESSALUD-99 "Normas para la Ejecución, Registro y Supervisión de Actividades de Mantenimiento Hospitalario".

3

',.-,e· _: .. .:; ~!<"_¡,¡! p;.i;,1 :1,dn·;

1 5. CONCEPTOS DE REFERENCIA

1 CONTRATISTA E! proveedor que celebre un contrato con la institución o con el Organismo ' Internacional designado por la institución, de conformidad con las disposiciones de !~ Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento y con Contrato establecido Gon el Organismo Internacional.

1 MANUALES DEL FABRICANTE Son los documentos (libros o folletos) diseñados y elaborados por el fabricante del équipo, los cuales contienen información réiacionada a las instrucciones de su uso (Ínanual de usuario) y a la información técnica para su instalación y adecuado rhantenimiento (manual de servicio técnico).

1 MANUAL DE USUARIO DEL FABRICANTE Es el documento (libro o folleto) diseñado y elaborado por el fabricante de! equipo, en el que se indican las instrucciones de manejo y cuidados a tener en cuenta P.ara el adecuado funcionamiento y conservación del equipo.

1 . MANUAL DE SERVICIO TECNICO DEL FABRICANTE Es el documento (libro o folleto) diseñado y elaborado por el fabricante del equipo, eln el que se describen las características técnicas del equipo adquirido, así como ras instrucciones para su instalación y adecuado mantenimiento. Contiene como

(\e.la de 1,.. rhínimo la siguiente Información: ~.., -~

~ ~º ~i - Diagrama de bloques, esquemas de circuitos electrónicos, esquemas de partes < r~ J? mecánicas, funcionamiento y calibración, etc. Incluyendo un listado y catálogo

&. - de piezas, repuestos y accesorios debidamente identificados con códigos del fabricante y catálogos ilustrativos.

- Planos y procedimientos de montaje I instalación. - Programa de mantenimiento preventivo, que deberá contener las actividades a

realizarse, indicando la frecuencia y duración de las mismas. - Las probabilidades de que se produzcan averías y sus soluciones.

~ROTOCOLO DE PRUEBAS Conjunto de actividades, ordenadas técnica y secuencialmente, que listan los p

1rocedimientos a seguir para la ejecución del proceso de verificación del

a1decuado funcionamiento del equipo, según especificaciones de su fabricante.

1 ~ROGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Descripción de las actividades de mantenimiento preventivo a ejecutarse en un p'erlodo establecido, las cuales incluyen la frecuencia de cada actividad y la p

1ropuesta cronológica de su ejecución en concordancia con lo establecido en los

ianuales del fabricante.

P1ROCEDIMIENTOS DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Descripción de los procedimientos para realizar las actividades del programa de ~antenimiento preventivo, los cuales incluyen la descripción de los p~ocedimientos, los insumos y repuestos, herramientas e instrumentos, los eJecutores (lng.rréc.) y las horas-hombre, en concordancia con lo indicado en los manuales del fabricante.

ES COPIA FIEL OEL ORIGINAL G~"'ncl~ C ,,.1 cl< ¡~t<OO>l'UC!Uro

f!eS. f'Iº 0:>4 Cl-E•5diUd-2011 4

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FORMATO DE VALORIZACIÓN DE COMPONENTES, REPUESTOS, ACCESORIOS E INSUMOS Listado de precios de los repuestos, componentes, insumos y accesorios que serán necesarios para el funcionamiento del equipo fuera del periodo de garantía. Con dichos precios referenciales las áreas de Ingeniería de la Institución podrán elaborar sus "Programas de Mantenimiento Preventivo y Correctivo Programado de Equipos", determinando para cada ejercicio presupuesta! el presupuesto en bienes necesario para su cumplimiento.

TEMÁTICA DE CAPACITACIÓN ESPECIALIZADA EN SERVICIO TÉCNICO Es el listado de temas que contiene la Capacitación Especializada en Servicio Técnico a ser llevada a cabo por parte del contratista, la cual será desarrollada en el tiempo de duración establecido en las Bases. La Temática como mínimo los siguientes temas:

,/

,/

,/

,/

,/

,/

,/

,/

,/

Principios de Funcionamiento Operación del Equipo Diagramas en Bloque Explicación Secuencial de la Electrónica de los Diagramas en Bloque Análisis de Fallas y Mantenimiento Correctivo (Trouble Shooting) Normas de Mantenimiento Preventivo Instrumentos y Herramientas necesarias y específicas Práctica Examen

6. RESPONSABILIDADES

Son responsables del cumplimiento y ejecución de los presentes procedimientos:

• Gerente de Ingeniería Clínica de la Gerencia Central de Infraestructura.

• Sub Gerente de Mantenimiento de la Gerencia de Ingeniería Clínica de la Gerencia Central de Infraestructura.

• Ingenieros Supervisores de Mantenimiento de la Sub Gerencia de Mantenimiento.

• Secretaria(o) de la Sub Gerencia de Mantenimiento .

ES CO?;' FIEL DEL OR101NAL Ge••ncla ntral de lnf•O~$!fuctu••

Roo. N' O ·GCl·E•So•u '

5

7. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

GCI PROCEDIMIENTO Ver5ión : 01

Gerencia de Ingeniería Mes-Año· Clínica PROCEDIMIENTOS PARA LA APROBACION DE DOCUMENTOS Junio - 2013

Sub Gerencia de TECNICOS DE RECEPCION DE EQUIPOS BIOMEDICOS Y Mantenimiento ELECTROMECANICOS DE ESSALUD Página 1 de 5

Nº Paso Descripción de Acciones Responsable

a. Remite formalmente a la Gerencia de Ingeniería Clínica la documentación de 01 recepción de equipos exigida en las bases (manuales, formatos, videos, entre Contratista

otros) para su evaluación correspondiente.

a. Dispone mediante proveído a la Sub Gerencia de Mantenimiento, la Gerencia de 02 evaluación técnica de la documentación remitida por el contratista. Ingeniería

Clínica

a. Dispone mediante proveido al Ingeniero Supervisor de Mantenimiento, la Sub Gerencia 03 evaluación técnica de la documentación remitida por el contratista_ de

Mantenimiento

a. Revisa si los documentos a entregarse al Ingeniero Supervisor, se encuentran completos según lo indicado en la carta remitida por el contratista. De no encontrarse observaciones, entrega documentación al Ingeniero Supervisor y

04 se prosigue según paso 08, caso contrario, se prosigue según paso 04.b. Secretaria -SGM

b. Elabora la carta de observaciones a remitir al contratista (Formato F1) y entrega documentación correspondiente a la Sub Gerencia de Mantenimiento para su remisión al contratista.

a. Evalúa y visa la carta de observaciones a remitir al contratista (Formato F1 ó Sub Gerencia 05 F2), y lo eleva a la Gerencia de Ingeniería Clínica_ de

Mantenimiento

a. Evalúa y suscribe la carta de observaciones a remitir al contratista (Formato Gerencia de

06 F1 ó F2). Ingeniería Clínica

a. Recibe documento y procede a subsanar observaciones, remitiendo la 07 información subsanada y completa a la Gerencia de Ingeniería Clínica. Luego Contratista

se prosigue según el paso 02.

a. Evalúa tos documentos de recepción de equipos dentro del plazo establecido

Gerencle cemral de ln!ra~•"~"'"'* Res Nº 054 1-EsSalu 2C11

eo las Bases y tomando en cuenta la Oferta Técnica del contratista, Ingeniero

08 procediéndose de la siguiente forma: Supervisor de

::1 Mantenimiento /·,..,, .. -.· .. ~ ·".\ /¡:! V- o ~;...

J.~ l ~ l .J.G.Z. : -~. Ci~ 75UJ ,§--

·~'ºi'H~1.~t.,:,;< ~u-~/ ;:. ""l-016-i ES COPIA FIEL DEL ORIGIN~L

GCI PROCEDIMIENTO Versión 01

Gerencia de Ingeniería Mes-Año:

Clínica PROCEDIMIENTOS PARA lA APROBACION DE DOCUMENTOS Junio - 2013 Sub Gerencia de TECNICOS DE RECEPCION DE EQUIPOS BIOMEDlCOS Y Mantenimiento ELECTROMECANICOS DE ESSALUD Página 2 de 5

Nº Paso Descripción de Acciones Responsable

EVALUACION DE MANUALES DE OPERACIÓN Y SERVICIO TECN1CO:

a. Verificar que los manuales entregados correspondan a la marca y el modelo del equipo y los componentes indicados en la oferta técnica del contratista.

b. Verificar que los manuales sean originales del fabricante, en caso estar en idioma distinto al castellano, se deberá verificar que cuente con la traducción respectiva.

c. Verificar que los manuales entregados no tengan marca, anotación o sello que dificulte su lectura.

d. Para el caso del Manual de Operación, se verificará si cuenta con instrucciones de manejo y cuidados a tener en cuenta para el adecuado funcionamiento y conservación del equipo.

e. Para el caso del Manual de Servicio Técnico, se verificará si cuenta con la Ingeniero

09 siguiente información: Supervisor de

Mantenimiento

- Diagrama de bloques, esquemas de circuitos electrónicos, esquemas de partes mecánicas, funcionamiento y calibración, etc. Incluyendo un listado y catálogo de piezas, repuestos y accesorios debidamente identificados con códigos del fabricante y catálogos ilustrativos.

- Planos y procedimientos de montaje I Instalación. - Programa de mantenimiento preventivo, que deberá contener las

actividades a realizarse, indicando la frecuencia y duración de las mismas. - Las probabilidades de que se produzcan averías y sus soluciones.

Cuando el contratista no haya presentado alguna información técnica (diagramas, planos, procedimientos, programas, etc), se deberá indicar dicha omisión en el Nlnforme de Evaluación de Documentos Técnicos de Recepción de Equiposn (Formato F3), a fin de que se requiera al contratista, un documento emitido por el fabricante certificando la no existencia de esa información.

EVALUACION DE VIDEOS DE OPERACIÓN Y SERVICIO TECNICO:

a. Verificar que los videos entregados correspondan a los equipos indicados en la oferta técnica del contratista.

Ingeniero 10 b. Corroborar que los videos hayan sido editados correctamente (en imagen y Supervisor de

audio). Mantenimiento

I c. Para el caso del Video de Operación, se verificará si el video muestra las

~I""" ·r¡;;, instrucciones de manejo y cuidados a tener en cuenta para el adecuado ;.,~~· V>) º~~ti' funcionamiento y conservación del equipo. -a ~ ; . - ' ~ In .J.GL •

('¡ -_.~ IPIUO #,"" ., ~.,¡..IJ!Tf,jl 7 ~~'ºts:;l~~~ .... <::; o ~ fi COPIA FlEI. DEI. OR1C31NAI. • O~"ncla ntral de ln1,.,e•truclY,.

Rtl, N'O Cl·E~Se\ud-<'011

1t~EsSalud

GCI Gerencia de Ingeniería

Clínica

PROCEDIMIENTO



Sub Gerencia de Mantenimiento

Nº Paso Descripción de Acciones

10

11

d. Para el caso del Video de Servicio Técnico, se verificará si el video muestra las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo indicadas en el manual del fabricante.

EVALUACION DE FORMATOS

PROGRAMA Y PROCEDIMIENTOS DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO:

a. Verificar que el Programa y los Procedimientos de Mantenimiento Preventivo entregados, correspondan a la marca y el modelo del equipo y a los componentes indicados en la oferta técnica del contratista.

b. Revisar el Programa de Mantenimiento, verificando que el periodo de mantenimiento indicado en éste, corresponda al indicado en la oferta técnica del contratista, incluyendo el período adicional ofertado, de ser el caso.

c. Verificar que el Programa de Mantenimiento Preventivo entregado, contenga las actividades indicadas en el manual del fabricante, debiendo verificarse la inclusión de las siguientes actividades básicas de mantenimiento, en concordancia con lb establecido en las bases:

./ Inspecciones o revisiones globales y especificas del equipo .

./ Ajustes eléctricos, electrónicos yfo mecánicos .

./ Limpieza, lubricación, engrase e impermeabilizado.

./ Verificación, calibración y regulación de parámetros de funcionamiento.

./ Cambio de piezas, partes, componentes y consumibles de operación, indicados en el manual del fabricante, según la periodicidad en él establecida, sin costo adicional para EsSalud, suministrados e instalados por cuenta del proveedor durante el período de garantía técnica .

./ Pruebas de funcionamiento a conformidad del usuario .

./ Otras que demande el mantenimiento y según lo indicado en el manual del fabricante.

d. Revisar que las actividades de los Procedimientos de Mantenimiento Preventivo, sean concordantes en cantidad y descripción con las actividades indicadas en el Programa de Mantenimiento Preventivo remitido.

e. Cotejar que los campos de los Procedimientos de Mantenimiento Preventivo, tales como: Descripción de actividades, Insumos y repuestos, Herramientas e instrumentos, Ejecutores (lng.fTéc.) y Horas-hombre, se encuentren llenados adecuadamente y guarden estricta concordancia con lo indicado en el manual del fabricante.

l;fi COPIA FIEL DEL ORIGINAL @PfO~cla,Cent<•I de !ntrne•tf~ctu,. R~•· N' ~ -GC!·EsSalud·2011

Versión 01

Mes -Año Junio-2013

Página 3 de 5

Responsable

Ingeniero Supervisor de Mantenimiento


8

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~EsSalud

GCI PROCEDIMIENTO Gerencia de Ingeniería

Clínica PROCEDIMIENTOS PARA LA APROBACION DE DOCUMENTOS Sub Gerencia de TECNICOS DE RECEPCION DE EQUIPOS BIOMEDICOS Y Mantenimiento ELECTROMECANICOS DE ESSALUD

Nº Paso Descripción de Acciones

-

a.

12

a.

13 b.

a.

14

b.

TEMÁTICA DE CAPACITACIÓN ESPECIALIZADA EN SERVICIO TECNICO:

Revisar la Temática de Capacitación Especializada en Servicio Técnico remitida por el contratista, verificando que el número de horas de capacitación sea el indicado en las Bases y que la Temática coberture los siguientes temas:

,/ Principios de Funcionamiento ,/ Operación del Equipo ,/ Diagramas en Bloque ,/ Explicación Secuencial de la Electrónica de los Diagramas en Bloque ,/ Análisis de Fallas y Mantenimiento Correctivo (Trouble Shooting) ,/ Normas de Mantenimiento Preventivo ,/ Instrumentos y Herramientas necesarias y especificas ,/ Práctica ,/ Examen

PROTOCOLO DE PRUEBAS:

Verificar que el Protocolo de Pruebas entregado, corresponda a la marca y el modelo del equipo y a los componentes indicados en la oferta técnica del contratista.

Revisar que los campos del Protocolo de Pruebas remitido, tales como: Descripción de la prueba, Procedimientos para realizar cada prueba, Instrumentos, insumos y/o medios físicos a emplear, Tiempo estimado de realización, Resultado Valor Esperado, se encuentren llenados adecuadamente y guardan estricta concordancia con lo indicado en el manual del fabricante.

FORMATO DE VALORIZACIÓN DE COMPONENTES, REPUESTOS, ACCESORIOS E INSUMOS:

Verificar que el Formato de Valorización, de Componentes, Repuestos, Accesorios e Insumos entregado, corresponda a la marca y el modelo del equipo y los componentes indicados en la oferta técnica del contratista.

Revisar que los campos del formato remitido, tales como: Denominación, Código de Parte, Caracteristicas, Precio, Observaciones, se encuentren llenados adecuadamente y guarden estricta concordancia con lo indicado en la oferta técnica del contratista y el manual del fabricante.

!ifi COPIA FIEL DEL OR1GlNA~ Oo••~ol• C•']!'ªI de \nf..,estru<1Unl 1'1••· N' 054~CHO•Salud·2011

Versión 01

Mes -Año. Junio - 2013

Página : 4 de 5

Responsable



--


9

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GCI Gerencia de Ingeniería

Clinica

PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTOS PAR.A LA APROBACION DE DOCUMENTOS TECNICOS DE RECEPCION DE EQUIPOS BIOMEDICOS Y ELECTROMECANICOS DE

ESSALUD

Sub Gerencia de Mantenimiento

Nº Paso

15

16

Descripción de Acciones

a. Culminada la e_valuación de los documentos de recepción de equipos remitidos por el contratista, se procederá a elaborar el "Informe de Evaluacíón de Documentos de Recepción de Equipos" {Formato F3), indicándose las omisiones y deficiencias (de ser el caso) que se hayan encontrado producto de la evaluación realizada.

b. Se procederá a visar sólo los documentos donde se exija la firma de la Gerencia de lngenierla Clínica, de acuerdo a Bases del proceso de adquisición correspondiente, elaborándose la "Constancia de Entrega de Manuales de Operación, Servicio Técnico, Formato de Valorización de Componentes, Repuestos, Accesorios e Insumos, y Videos" (Formato F4).

c. Se procede a remitir al despacho de la Sub Gerencia de Mantenimiento, el "Informe de Evaluación de Documentos de Recepción de Equipos" (Formato F3), adjuntando los documentos que deben ser remitidos al contratista según lo establecido en las Bases del proceso de adquisición respectivo_

a. Revisa si los documentos entregados por el Ingeniero Supervisor, se encuentran completos según lo indicado en la carta remitida por el contratista.

b. Coordina con el Ingeniero Supervisor si existen observaciones a la documentación remitida por el contratista. De existir observaciones, se procede a elaborar la carta de observaciones al contratista (Formato F2) y luego se sigue según paso 05.

c. En caso no existan observaciones, elabora la carta de aprobación de documentos (Formato F5) y entrega la documentación correspondiente a la Sub Gerencia de Mantenimiento para su remisión al contratista, no debiendo remitirse ar contratista el Formato de Valorización, de Componentes. Repuestos, Accesorios e Insumos, luego se prosigue según paso 17.

versión : 01

Mes -Año: Junio - 2013

Página : 5 de 5

Responsable


Secretaria -SGM

a. Evalúa informe del Ingeniero Supervisor y visa carta de aprobación y Sub Gerencia formatos a remitir al contratista, de acuerdo a las Bases del proceso de de 17

18

adquisición de los equipos. Mantenimiento

a. Evalúa y suscribe carta de aprobación y formatos a remitir al contratista, de acuerdo a las Bases del proceso de adquisición de los equipos.

Gerencia de Ingeniería

Clínica .:: 1 ~ 1 J.C_z. ,;;/¡-----+--------------------------------+-------~~ Cl"ISl•l _, .. ~ ~~'•ts!~~u\l~ 19 a. Recibe documentos aprobados de Recepción de equipos. Contratista

10

~ .. '.;;'" Bº.1i;.'1 ti . ~ • . o • ó

."¡, r¡g. MAR'lr!' • ...,.J' b-Gtrtidl ~ ' ·' 'SAllll)

~;i;;; EsSalud ::· .. -... ; ..,,;., S;;c

8. DIAGRAMA DE FLUJO

EoSALUO DIAGRAMA DE flUJO SUB GERENCIA DE MANTENIMIENTO GERENCIA DE INGENIERIA CLINICA • JUNIO 2013

'º' PROCEDIMIENTOS PARA LA APROBACIÓN DE MAN U A LES Y \/IDEOS OE OPERACIÓN Y SERVIC 10 Tf"CNICO

CONTRATISTA GERENCIA DE INGENIERIA CLINICA ! SUB GERENCIA DE SECRETARIA DE LA SGM MANTENIMIENTO

( INICIO

--- ¡-1

-- -- ---··-- -

Romllo a la GIC, la

1

documen1acl6n correspondiente e>1g1da en las Bases, pa1a la

recopción de los oqu1po•

- ·-·-- --------·· i Dispone a la SGM la e,aiuaci6n técnica de le

documentac•on remitida pcr el contr•ll•I•

. ¡

- l ___ -H Recibe documento y

sub•ana observaciones y l ""'" "'"'"º'" ' " "º

.• 1

Suscr,be documento de obsarvoc;ones e remitir el

conlra!i•ta

'

1

Recibe documentos aprobados de recepción de equipos.

1 ""

' ' I~ 1 '

Su•c,,be documentos de •prnoaclón a remitir al

contrali"ª·

---- ------· -----------

~ D"pone ol Supervi•or <>•

__ Mon1en1mionto la evaluación de la documenl•c1ón

remitida - - -- ----

1- ¡ .. Revisa si los documentos están cornplotos oegún carla rernil1da

por ol controtisto

--- -- . . . . -

Exl<ran otlseroacrnnes?

"

ll" ... :;:~:::~·"·,. L _ al contratista . '"

---· - ..

H . '''"º"' Evalua Y romllir al proy:~~lr~lista

. -- - r

~ '

E'olua ,nforme del Ingeniero -H Supor.isor y visa los

documonlos a romotif al 1 contratista

Cana ds ob 1 contratista _•;ro•cionos al

F2ormeto Fl 0

Enlrega documentos al Ingeniero Supervisor

Elabora cariad• aproboción al contrallsta

L Ca1ta de aprobación .;¡I contral,.to - Formato FS

1 SUPERVISOR DE MANTENIMIENTO

J 1

Evalúa los documentos dontro del plazo eslatilecido en las Ba•os y

tomondo en cuenta I" Olerla Tecn1ca del contra Ilota

E•iston obser,aciones?

" .¡. __

1

Remite lnrorme de ovaluacion do documen1os

de recepción de equipos

-·. --.-- --·· lnrorme - Formato F3

"º

Remito in!Orme de eval.,aci6n de documentos !---

de recepción de equlpos

Informe - Formato f:J

·constancia -Formato F4

11

•

9. ANEXOS

• Formato de Carta de Observaciones al Contratista por Entrega de

Documentación Incompleta (F1)

• Formato de Carta de Observaciones al Contratista por Omisiones y

Deficiencias en la Documentación remitida (F2)

• Formato del Informe de Evaluación de Documentos de Recepción de

Equipos (F3)

• Formato de la Constancia de Entrega de Manuales de Operación,

Servicio Técnico, Formato de Valorización de Componentes, Repuestos,

Accesorios e Insumos, y Vídeos (F4)

• Formato de Carta de Aprobación de Documentos de Recepción de

Equipos (FS)

12

1 CARTA DE OBSERVACIONES AL CONTRATISTA POR ENTREGA DE

SUB GERENCIA DE DOCUMENTACIÓN INCOMPLETA - FORMATO Fl

MANTENIMIENTO - PROCEDIMIENTOS PARA LA APROBACION DE DOCUMENTOS GIC-GCI-ESSALUD

TECNICOS DE RECEPCION DE EQUIPOS BIOMEDICOS Y ELECTROMECANICOS DE ESSALUD

-GIC-GCl-ESSALUD-201

Lima,

Señor

Representante Legal/ Gerente General NOMBRE DE LA EMPRESA Domicilio Legal Presente.-

SGM-GIC-GCI JUNIO 2013

Asunto Evaluación de Documentos de Recepción de Equipos correspondientes al Proceso (AMC, ADS, LP, LPI, etc.) Nº ______ _

Ref Carta Nº _____ de la empresa ______ recibida el ____ _

De mi especial consideración:

Me dirijo a usted para saludarlo(a) cordialmente e informarle que, la documentación remitida por su representada mediante el documento de la referencia, correspondiente al equipo ________ del Lote __ , adquirido mediante el Proceso (AMC, ADS, LP, LPI, etc.) Nº _________ , se encuentra incompleta según lo indicado en su carta remitida.

La documentación que no ha sido remitida a esta Gerencia, es la siguiente:

El Programa de Mantenimiento Preventivo (Formulario/ Anexo Nº _j .

.,,,. Procedimientos de Mantenimiento Preventivo (Formulario! Anexo Nº _).

El Protocolo de Pruebas (Formulario! Anexo Nº __).

s Valorización de Componentes del Equipo, Costos Promedio (Formulario! Anexo Nº _).

El Temática de Capacitación para personal en Servicio Técnico (Formulario! Anexo Nº _).

El Manuales de Operación y Servicio Técnico.

s Video de Operación y Servicio Técnico.

En ese sentido, no es posible realizar la evaluación de los Formatos y demás documentos indicados en su carta remitida, hasta que no se entregue en forma completa la documentación exigida en las Bases del proceso en mención, pues estas son las herramientas para determinar su contenido y proceder a su aprobación.

Por lo que, solicitamos que la documentación faltante sea remitida a esta Gerencia, a la brevedad posible y dentro del plazo establecido en las Bases, a fin de poder evaluar de manera adecuada y oportuna los Formatos y demás documentos exigidos en las Bases.

Sin otro particular, quedo de usted.

Atentamente,

Ce GCI 1 SGM I Archivo

CARTA DE OBSERVACIONES AL CONTRATISTA POR OMISIONES Y

SUB GERENCIA DE DEFICIENCIAS EN LA DOCUMENTACIÓN REMITIDA - FORIVIATO F2

SGM-GIC-GCI MANTENIMIENTO -GIC-GCI-ESSALUD

Carta Nº

Lima,

Señor




Representante Legal/ Gerente General NOMBRE DE LA EMPRESA Domicilio Legal Presente.-

JUNIO 2013

Asunto Evaluación de Documentos de Recepción de Equipos correspondientes al Proceso (AMC, ADS, LP, LPI, etc) Nº -------

Ref. Carta Nº _____ de la empresa ______ recibida el ____ _


Me dirijo a usted para saludarlo(a) cordialmente e informarle que, luego de la evaluación efectuada a la documentación remitida por su representada mediante el documento de la referencia, se ha determinado que dicha información no se encuentra conforme, para el (los) siguienle(s) equipo(s):

Lote I Ítem

Denominación

Marca Modelo Periodo de Mantenimiento Período de Garantía

Lote I Ítem

Denominación

Marca Modelo Período de.Mantenimiento Período de Garantia

La documentación que ha sido observada por la Sub Gerencia de Mantenimiento, es la siguiente:

Programa de Mantenimiento Preventivo (Formulario I Anexo Nº _).

Procedimientos de Mantenimiento Preventivo (Formulario/ Anexo Nº __).

Protocolo de Pruebas (Formulario I Anexo Nº _).

Valorización de Componentes del Equipo, Costos Promedio (Formulario/ Anexo Nº ___J.

Temática de Capacitación para personal en Servicio Técnico (Formulario I Anexo Nº ___J.

Manuales de Operación y Servicio Técnico.

Video de Operación y Servicio Técnico.

ES COPIA FtEL DEL ORIGINAL Geconcla "Céntr•I d~ l~fraosttuetura

Res. Nº O -GCl-EsS u -2011

CARTA DE OBSERVACIONES AL CONTRATISTA POR OMISIONES Y

SUB GERENCIA DE DEFICIENCIAS EN LA DOCUMENTACIÓN REMITIDA - FORMATO F2 SGM-GIC-GCI

MANTENIMIENTO - JUNIO GIC-GCI"ESSALUD PROCEDIMIENTOS PARA LA APROBACION DE DOCUMENTOS

2013 TECNICOS DE RECEPCION DE EQUIPOS BIOMEDICOS Y


En consecuencia, esta Gerencia no podrá emitir aprobación de los documentos observados, hasta que vuestra representada subsane las observaciones indicadas en la "Ficha de Revisión de Manuales, Videos, Programas y Formatos - SGM - G/C" adjunta a la presente. Cabe mencionar que, la mencionada Ficha fue remitida a su representada mediante correo electrónico institucional con fecha __ _

En ese sentido, solicitamos remitir a esta Gerencia la documentación subsanada a la brevedad posible y dentro del plazo establecido en las Bases, a fin de poder evaluar de man.era adecuada y oportuna los Formatos y demás documentos exigidos en las Bases.


Atentamente,

DEY;,c:

(~;::.~ ~~

Ce. GCI 1SGM1 Archivo

SUB GERENCIA DE MANTENIMIENTO -GIC-GCI-ESSALUD

A

DE

Asunto.

Ref.

Fecha

INFORME DE EVALUACIÓN DE DOCUMENTOS DE RECEPCIÓN DE EQUIPOS - FORMATO F3

SGM-GIC-GCI

PROCEDIMIENTOS PARA LA APROBACION DE DOCUMENTOS JUNIO

TECNICOS DE RECEPCION DE EQUIPOS BIOMEDICOS Y 2013


INFORMENº __ -SGM-GIC-GCl-ESSALUD-201

Sub Gerente de Mantenimiento

Supervisor de Mantenimiento de Equipos

Evaluación de Documentos de Recepción de Equipos del Proceso (LP, LPI, AMC, ADS, ETC) N°

A) CARTA Nº recibida el __ _ B) Proveido N° __ -SGM-GIC-GCl-201_

Lima, ____ del 201

Me es grato dirigirme a Ud. para hacerle llegar la "FICHA DE REVJSION DE MANUALES, VIDEOS, PROGRAMAS Y FORMATOS -SGM-GIC" y el 'CUADRO COMPARATIVO DE MANUALES ENTREGADOS CON LOS INDICADOS EN LA OFERTA TECNICA DEL PROVEEDOR" correspondiente al(los) siguiente(s) equipo(s):

LOTE SUB LOTE DESCRIPCIÓN

Al respecto, se tiene como resultado de la evaluación de la documentación presentada por la empresa __ _ que esta se encuentra (Conforme I No Conforme) de acuerdo con lo exigido en las Bases del Proceso (LP, LPI, AMC, ADS, ETC) Nº ____ .

Por lo que informo a usted para conocimiento y fines.

ES COPIA i: EL DEL ORIGINAL Genincla Cen ral de lnf..,e$truClu ..

Res. N' 0&4 c1-EsS.l<1 11

INFORME DE EVALUACIÓN DE DOCUMENTOS DE RECEPCIÓN DE

SUB GERENCIA DE EQUIPOS - FORMATO F3 SGM-GIC-GCI

MANTENIMIENTO - PROCEDIMIENTOS PARA LA APROBACION DE DOCUMENTOS JUNIO

GIC-GCI-ESSALUD TECNICOS DE RECEPCION DE EQUIPOS BIOMEDICOS Y 2013


FICHA DE REVISION DE MANUALES, VIDEOS, PROGRAMAS Y FORMATOS - SGM -GIC.

DENOMINAC\ON

MARCA

MODELO

PROCESO

CONTRATISTA

PERIODO DE MANTENIMEINTO

PERIODO DE GARANTIA

FECHA DE EVALUACION

EVALUADOR

1. VIDEO DE USO Y OPERACION:

CANTIDAD ENTREGADA: ( } VIDEO-DVD TIEMPO

CONFORME( ) NO CONFORME ( )

OBSERVACIONES:-------------------------

2. VIDEO DE SERVICIO TECNICO (MANTENIMIENTO Y REPARACIONl:

CANTIDAD ENTREGADA: ( ) VIDEO-DVD TIEMPO

CONFORME ( ) NO CONFORME ( )

OBSERVACIONES: __________________________ _

J. MANUALES IMPRESOS DE USO Y OPERACION:

CANTIDAD ENTREGADA: ( ) JUEGO

CONFORME{ ) NO CONFORME (

OBSERVACIONES:---------------------------

ES COP FIEL DEL OR1G1fllAL. Ge,..ncla º""ª1 de lntraestruot~'11

1'1~$. N' O Cl·~SSal 011




GJC-GCI-ESSALUD TECNICOS DE RECEPCION DE EQUIPOS BIOMEDICOS Y 2013


4. MANUALES EN DVD Ó CD-ROM DE USO Y OPERACIÓN:

CANTIDAD ENTREGADA: DVD Ó CD

CONFORME ( ) NO CONFORME (

OBSERVACIONES:---------------------------

5. MANUALES IMPRESOS DE SERVICIO TECNICO !MANTENIMIENTO Y REPARACION):

CANTIDAD ENTREGADA: ( ) JUEGO


OBSERVACIONES:---------------------------

6. MANUALES EN DVD Ó CD·ROM DE SERVICIO TECN!CO !MANTENIMIENTO Y REPARACIONJ:

CANTIDAD ENTREGADA: { ) DVD Ó CD

CONFORME ( NO CONFORME ( )

--(#ITT.E,¡,;· OBSERVACIONES:-----------------------------' Bº "~<". ,.:;" .. ..;.

-:¡ 9 < o ~ lrii;!- ¡WrY/.EZ. p ·~ \O ~ <'.¡o ,'

~ s1>.c"''-> 7. PROGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO:

CANTIDAD ENTREGADA: ( ) FORMATO


OBSERVACIONES:-------------------------

PROCEDIMIENTOS DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO:


CONFORME{ } NO CONFORME (

OBSERVACIONES:---------------------------




GIC-GCI-ESSALUD TECNICOS DE RECEPCION DE EQUIPOS BIOMEDICOS Y 2013


9. PROGRAMA DE CAPACITACION ESPECIALIZADA EN SERVICIO TECNICO DE MANTENIMIENTO Y REPARACION DE EQUIPOS:


CONFORME ( } NO CONFORME (

OBSERVACIONES:---------------------------

10. FORMATO PARA EL PROTOCOLO DE PRUEBAS:


CONFORME { ) NO CONFORME (

OBSERVACIONES:---------------------------

11. FORMATO DE VALORIZACION DE COMPONENTES, REPUESTOS, ACCESORIOS E INSUMOS:



OBSERVACIONES:-------------------------

E~ COPIÁ'flEL DEL ORIGINAL - liN@n~I• C• r•I <le ln!ta~~tfuCWB

~tt, N' OS4 Cl·EsSaiu<l-2011

INFORME DE EVALUACIÓN DE DOCUMENTOS DE RECEPCIÓN DE EQUIPOS - FORMATO F3 SUB GERENCIA DE

MANTENIMIENTO - GIC-GCIESSALUD PROCEDIMIENTOS PARA LA APROBACION DE DOCUMENTOS TECNICOS DE RECEPCION DE EQUIPOS

BIOMEDICOS Y ELECTROMECANICOS DE ESSALUD

,,_ •,"

CUADRO COMPARATl\ÍO DE MANUALES ÉITTREGADOS CON LOS INDlcAD6s.EN LA OFERTA TECNICA DEL PROVEEDOR

PROCESO (LP, LPI, AMC, ADS, ETC) Nº LOTE/ITEM DENOMINACION MARCA MODELO

EQUIPO Y COMPONENTES SEGÚN OFERTA TÉCNICA

.'._., .,,.,., '

MANUALES ENTREGADOS A LA GIC


N' OBSERVACIONES

DESCRIPCION MARCA MODELO DESCRIPCION MARCA MODELO

i ·-···-··•··-·-·--·----·-·-+-·- ·--··--·-·-··- .. ,.! ·-·-... -···-··· -t··- ···-·-··--·--·--·--· .__j. ' ··--· ,,._L -· -- ·- ·--

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ES COPJA FIEL DEL ORIGINAL. Goron~la Cenu"I de lnfraestruetur•

Aoo. N' 054-GlI.l·EaSolud-.lll11

SUB GERENCIA DE MANTENIMIENTO -GIC-GCI-ESSALUD

Carta Nº

Lima,

Señor

CARTA DE APROBACION DE DOCUMENTOS DE RECEPCION DE EQUIPOS - FORMATO FS




Representante Legal I Geren.te General NOMBRE DE LA EMPRESA Domicilio Legal Presente.-


Asunto Conformidad de Documentos de Recepción de Equipos correspondientes al Proceso (AMC. ADS, LP, LPl, etc.) Nº --------

Ref. Carta Nº _____ de la empresa ______ recibida el ____ _


Me dirijo a usted para saludarlo(a) cordialmente e informarle que, luego de la evaluación efectuada a la documentación remitida por su representada mediante el documento de la referencia, se ha determinado que dicha información se encuentra confonne, para el (los) siguiente(s) equipo(s):

Lote - Sub Lote

Denominación Marca Modelo Período de Mantenimiento Período de Garantía

Lote - Sub Lote

Para lo cual se adjunta la siguiente documentación visada y firmada:

s Programa de Mantenimiento Preventivo (Formulario I Anexo Nº ___). Procedimientos de Mantenimiento Preventivo (Formulario I Anexo Nº _J. Protocolo de Pruebas (Formulario I Anexo Nº ___). Temática de Capacitación para personal en Servicio Técnico (Formulario! Anexo Nº ___). Constancia de Entrega de Manuales de Operación, Servicio Técnico, Formato de Valorización de Componentes, Repuestos, Accesorios e Insumos, y Vídeos (Formulario I Anexo Nº _J ..

' . CARTA DE APROBACION DE DOCUMENTOS DE RECEPCION DE

SUB GERENCIA DE EQUIPOS - FORMATO FS

SGM-GIC-GCI MANTENIMIENTO~ PROCEDIMIENTOS PARA LA APROBACION DE DOCUMENTOS JUNIO GIC-GCI-ESSALUD TECNICOS DE RECEPCION DE EQUIPOS BIOMEDICOS Y 2013


Asimismo, se debe indicar que las actividades mencionadas en el Formato de Procedimientos de Mantenimiento Preventivo y en el Formato de Protocolo de Pruebas del equipo, deberán ser desarrolladas de acuerdo a lo establecido en el manual de servicio técnico presentado a esta Gerencia.


Atentamente, ~(i COPIA: lEL DEL ORIGINAL

ij@NnCIG C tral de l~f ru01u .. !ht, N' o ~E• IU<I- 011

Ce. GCI 1SGM1 Archivo

nlti i~ - ww1.essalud.gob.pe · la carta nª jl/j -gic-gcl-essalud-2013 de la gerencia de...

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