newhotel+manual+del+utilizador 2010+ es +20100921

7/11/2019 NewHotel+Manual+Del+Utilizador 2010+ ES +20100921

http://slidepdf.com/reader/full/newhotelmanualdelutilizador-2010-es-20100921 1/843

Manual de Utilización

NewHotel Front-Office

Versión Septiembre, 21, 2010

Revisión Septiembre, 27 2010

Idioma: Español

Av. Almirante Gago Coutinho, 70

1700-031 Lisboa PORTUGAL

Tel. 21 844 0010 Fax 21 846 4152



Manual de Utilización NewHotel Front Office Idioma: Español

Copyright © 1984- 2010 NewHotel Software. Todos los derechos reservados Página No. 1/845

[email protected] [email protected] DE CONTENIDO

CAPÍTULO 1: INTRODUCCION ............................................................................................................ 25 CONSIDERACIONES GENERALES ................................................................................................................... 25

ORGANIZACION DEL MANUAL ............................................................................................................. 26

CAPÍTULO 2: INSTALACION Y ARRANQUE........................................................................................... 27 INSTALACION ...................................................................................................................................... 27

ARRANQUE DEL SISTEMA ....................................................................................................................

27

CAPÍTULO 3: ESTRUCTURA DEL SISTEMA............................................................................................ 28 ACCESO AL SISTEMA ................................................................................................................................. 28

PANTALLA PRINCIPAL DE NEWHOTEL PMS ................................................................................................... 30

Barra de Menú Principal ................................................................................................................. 31

Barra de Herramientas (Botones de acceso Directo) ....................................................................... 33

botones de la barra de herramientas .............................................................................................. 34

Configurar Barra de Herramientas ................................................................................................. 37

Barra de Estado (Status bar) ........................................................................................................... 38

PROCEDIMIENTO PARA

MEJORAR LA

VISIBILIDAD DE

LOS

MENÚS .......................................................................

39

CAMBIAR DE UTILIZADOR .......................................................................................................................... 40

Fechas ............................................................................................................................................ 40

Calendario ...................................................................................................................................... 42

REPORTES EXTERNOS ............................................................................................................................... 43

Procedimientos para incorporar Reportes Externos ........................................................................ 43

SIGNIFICADO DE LAS CAJAS DE SELECCIÓN ..................................................................................................... 45

CAPÍTULO 4: RESERVAS ..................................................................................................................... 46 ASPECTOS GENERALES .............................................................................................................................. 46

Overbooking: .................................................................................................................................................

49

Precio De Diaria: ............................................................................................................................................ 49

Extra Allotment (cupos) y Fuera del Plazo de Release: .................................................................................. 50

Stop de Reservas para una Entidad (Stop Sales): ........................................................................................... 51

CONSULTA DE TARIFAS .............................................................................................................................. 52

INSERTAR RESERVAS ................................................................................................................................ 53

INSERTAR UNA RESERVA INDIVIDUAL ............................................................................................................ 53

Tarifas variables ............................................................................................................................. 64

Modalidad de Pensión Compleja .................................................................................................... 65





Nombre y Nacionalidad

de

los

Huéspedes

......................................................................................

66

Atribuir número de Habitación ...................................................................................................... 67

Liberar un alojamiento atribuido a una reserva .............................................................................. 68

Definición de Entidad ...................................................................................................................... 69

Consultar Tarifas cuando se inserta una Reserva. ........................................................................... 71

Definición de Moneda de las Cuentas Corrientes y Límites de Crédito ............................................ 72

Definición de Movimientos Adicionales Automáticos ...................................................................... 73

Registrar Avisos .............................................................................................................................. 78

Criar una reserva a partir de una ya existente ................................................................................ 80

Instrucciones de Facturación .......................................................................................................... 81

Instrucciones de Transferencia ....................................................................................................... 83

Vehículos Estacionamiento ............................................................................................................. 85

Turnos NewPos (espacio de comidas) ............................................................................................ 86

Consulta de Reserva y las Tandas de Comidas. ............................................................................................. 87

Planning Turnos Pos ....................................................................................................................... 88

Previsión de Ingresos ..................................................................................................................... 89

INSERTAR UNA RESERVA DE GRUPO ............................................................................................................. 89

Aspectos Generales de una Reserva de Grupo ................................................................................ 91

Definición de Tipos de Habitación y Ocupación ........................................................................................... 92

Nuevas Reglas para el manejo de las Reservas de Grupos ........................................................................... 93

CONSULTA DE RESERVAS ........................................................................................................................... 99

Consulta de Reservas – Aspectos Gerais ....................................................................................... 102

Búsqueda de una reserva. ........................................................................................................................... 102

Búsqueda de una Reserva – Criterios Filtro‐1 ................................................................................ 104

Búsqueda de Reserva – Criterios Filtro‐2 ....................................................................................... 105

Consulta de Reservas – Criterio Filtro‐3 ........................................................................................ 106

Consulta de Reservas – Criterio Filtro 4 OverBooking. .................................................................. 107

Cancelar una Reserva ................................................................................................................... 108

Cancelación Múltiple de Reservas ................................................................................................. 108

Alteración

Múltiple

de

Reservas

...................................................................................................

109

Para la pantalla Generales ........................................................................................................................... 109

Para la Pantalla Limites / Observaciones y Pensiones ................................................................................. 109

Para la Pantalla de Modalidad de Pensión Compleja .................................................................................. 110

Para la Pantalla de Confirmación, Avisos y Segmentos ............................................................................... 110

Para La Pantalla de Instrucciones de Facturación ........................................................................................ 110

Para la Pantalla de Instrucciones de Transferencias .................................................................................... 111

Para la Pantalla de Turnos NewPos ............................................................................................................ 111

Tarifa Variable ............................................................................................................................................. 112





Insertar Depósitos

Anticipados.

....................................................................................................

112

Exportar para un fichero ............................................................................................................... 114

TRANSFERIR Y ACEPTARRESERVAS(SOLAMENTE PARA LA MODALIDADCOMPLEXO)............................................ 114

Aplicar Macros para los Cobros .................................................................................................... 115

Imágenes Adicionales ................................................................................................................... 115

Reenviar NewCentral .................................................................................................................... 116

Impresión de Reservas .................................................................................................................. 116

Extractos ...................................................................................................................................... 117

IMPORTAR RESERVAS ............................................................................................................................. 119

Configuración ............................................................................................................................... 119

Importación .................................................................................................................................. 120

Configuración interface con central .............................................................................................. 120

Procesar interface con central ...................................................................................................... 121

ALOJAMIENTOS LIBRES ............................................................................................................................ 122

VISUAL ................................................................................................................................................ 123

Alojamientos ................................................................................................................................ 123

Aspectos Generales del Planning de Habitaciones ...................................................................................... 124

Atribuir Habitaciones mediante el Planning ................................................................................................ 127

Alojamientos que cumplen determinados requisitos .................................................................................. 127

Configuración de los Colores del Planning .................................................................................................. 128

Configuración del Planning .......................................................................................................................... 129

Colores de las Alojamientos inactivos y de las tipos de reservas ................................................................ 129

Grupos .......................................................................................................................................... 131

Bloques ......................................................................................................................................... 132

PLANNING ........................................................................................................................................... 133

Planning de disponibilidades de Habitaciones .............................................................................. 133

Aspectos Generales del Planning de Habitaciones Disponibles ................................................................... 134

Previsión de Disponibilidades ........................................................................................................ 135

Aspectos Generales del Planning Previsión de Disponibilidades ................................................................. 136

Habitaciones Disponibles / sexo .................................................................................................... 138

Habitaciones Disponibles / Bloques .............................................................................................. 139

Ocupación Pensiones .................................................................................................................... 141

Ocupación .................................................................................................................................... 143

Reservas ....................................................................................................................................... 147

Planning de ocupación Reservas Pensiones .................................................................................. 150

Ocupación e Ingresos .................................................................................................................... 152

Origen y Segmentos ...................................................................................................................... 154

Modalidades de pensión ............................................................................................................... 155





Modalidades de

Pensión

y Ocupación

por

Tipos

de

Habitación

...................................................

158

Cupos ........................................................................................................................................... 159

Entidades ...................................................................................................................................... 160

Mapa anual de reservas ............................................................................................................... 162

Control de Ventas ......................................................................................................................... 164

Ocupación por Nacionalidades ..................................................................................................... 165

Entidades Ingresos ........................................................................................................................ 166

Turnos pos .................................................................................................................................... 167

BOOKING ............................................................................................................................................. 170

Booking Position ........................................................................................................................... 170

Booking Position Diferencias. ....................................................................................................... 172

Booking Ampliado ........................................................................................................................ 174

Booking Mensual .......................................................................................................................... 176

Booking Cupo Entidades .............................................................................................................. 178

Booking Mensual Ocupación Foto ................................................................................................ 180

Booking Mensual Ingresos Fotos .................................................................................................. 181

CARTAS DE CONFIRMACIÓN ...................................................................................................................... 182

DEPÓSITOS ANTICIPADOS ......................................................................................................................... 183

ATRIBUCIÓN DE HABITACIONES ................................................................................................................. 186

Automático

...................................................................................................................................

186

Procedimientos para la Atribución Automática de Habitación.................................................................... 187

Manual ......................................................................................................................................... 188

Procedimiento para la Atribución Manual de Habitaciones ........................................................................ 189

PANEL DE GESTIÓN ................................................................................................................................ 191

BLOQUEO DE ASIGNACIÓN ....................................................................................................................... 196

BLOQUEO DE INSERCIÓN / ALTERACIÓN ...................................................................................................... 196

CAPÍTULO 5: RECEPCION ................................................................................................................. 197 CHECK‐IN ............................................................................................................................................ 197

Procedimientos para efectuar el Check ‐In ..................................................................................... 198

Tratamiento No Show ................................................................................................................... 200

Anulación de Check ‐In .................................................................................................................. 201

Check ‐In Múltiple .......................................................................................................................... 201

Check ‐In de Huéspedes ................................................................................................................. 202

Registro de Huéspedes ................................................................................................................. 203

Key Pass........................................................................................................................................ 203

OVERBOOKING ...................................................................................................................................... 205





Pasar una

Reserva

a Overbooking

................................................................................................

205

Check ‐In a clientes desviados por Overbooking............................................................................. 206

Formas para conocer las Habitaciones y Clientes en Overbooking ............................................... 207

CHECK‐OUT ......................................................................................................................................... 208

Check ‐Out de Todos los Huéspedes de una Habitación ................................................................ 209

Check ‐Out de un Huésped de una Reserva .................................................................................... 210

Check ‐Out Múltiple ....................................................................................................................... 211

Anulación de Check ‐Out ................................................................................................................ 211

Cierre de Cuenta Corriente ............................................................................................................ 212

Reabrir Una Cuenta Corriente ....................................................................................................... 213

ANULACIONES....................................................................................................................................... 214

Anulación de Check In ................................................................................................................... 214

Anulación No‐Show ...................................................................................................................... 214

Anulación check ‐out ..................................................................................................................... 215

Anulación reservas ....................................................................................................................... 215

CUADRO DE HABITACIONES ...................................................................................................................... 216

HUÉSPEDES .......................................................................................................................................... 217

Ordenar la Información de Los clientes Seleccionados .................................................................. 219

CARDEX ............................................................................................................................................... 220

Características

Generales

.............................................................................................................

220

Consulta de una Ficha en el Cardex .............................................................................................. 223

Crear una Ficha en el Cardex........................................................................................................ 223

GRUPOS .............................................................................................................................................. 226

Tratamiento de Grupos ................................................................................................................. 226

Pantalla Principal de Grupos ......................................................................................................... 226

Rooming List ................................................................................................................................. 227

Check ‐In de Grupo ........................................................................................................................ 228

Consultar los datos generales de un Grupo ................................................................................... 229

Cancelar un Grupo ........................................................................................................................ 230

Check ‐Out

de

Grupos

....................................................................................................................

231

Adicionar Nuevas Reservas a un Grupo Existente ......................................................................... 232

Inserta Movimientos Múltiples de Grupo ...................................................................................... 232

OPERACIONES DE CAJA ............................................................................................................................ 234

Inserta Operaciones de Caja ......................................................................................................... 235

Consultar Operaciones de caja ..................................................................................................... 235

IMPRESORA FISCAL ................................................................................................................................. 237

Refund value ................................................................................................................................. 237





Mini x

report

.................................................................................................................................

237

X report ........................................................................................................................................ 237

Z report......................................................................................................................................... 238

Period report ................................................................................................................................ 238

Period sum report ......................................................................................................................... 238

Cancel receipt ............................................................................................................................... 238

Open cash drawer......................................................................................................................... 238

ASIENTOS O MOVIMIENTOS ..................................................................................................................... 239

Cerrar Turno ................................................................................................................................. 239

Insertar Asientos ........................................................................................................................... 240

Insertar Asientos DEL Mini Bar .................................................................................................................... 242

Insertar un Asiento en Otra Moneda que no es Base .................................................................................. 242

Instrucciones de Transferencia .................................................................................................................... 243

Insertar Asientos con Descuentos ............................................................................................................... 243

Conceptos de Fechas Utilizada por el PMS para los Asientos ...................................................................... 243

Insertar paquetes ......................................................................................................................... 245

Insertar diarias ............................................................................................................................. 245

Insertar Asientos múltiples ........................................................................................................... 247

Insertar Asientos Múltiple de Grupo ............................................................................................. 247

Visualizar un Asiento ................................................................................................................................... 248

Anular un

asiento

........................................................................................................................................

250

División: ....................................................................................................................................................... 251

Consulta de Asientos .................................................................................................................... 251

Otros criterios de Búsqueda ........................................................................................................................ 255

Ejemplos de Consultas de Asientos ............................................................................................................. 257

Corregir un movimiento .............................................................................................................................. 258

Visualizar un movimiento ............................................................................................................................ 258

Impresión de la Consulta de Movimientos .................................................................................................. 259

Reporte de Movimientos Adicionales ............................................................................................ 260

Reporte de Transferencias ............................................................................................................ 260

Consulta Tarjetas

de

crédito

.........................................................................................................

261

Llamadas internas ........................................................................................................................ 262

Control de Llamadas ..................................................................................................................... 263

No procesadas (llamadas, PayTV, Internet) .................................................................................. 264

Cupones (de Ofertas) .................................................................................................................... 265

Depósitos de banco ...................................................................................................................... 269

Cargos Externos a Cuenta ............................................................................................................. 271

CUENTAS CORRIENTES ............................................................................................................................ 273





Consultar Cuentas

........................................................................................................................

273

Procedimiento para Consultar una Cuenta ................................................................................... 275

Impresión de un Extracto de Cuenta ............................................................................................. 276

Insertar Movimientos ................................................................................................................... 276

Factura Anticipada ....................................................................................................................... 276

Factura de Extras .......................................................................................................................... 278

Transferir Movimientos ................................................................................................................ 283

Consulta de Cuenta Corriente desde la Consulta de Reservas ....................................................... 285

Cerrar Una Cuenta Extra o Nao Alojada ........................................................................................ 285

Reabrir una Cuenta Extra o No Alojada ........................................................................................ 286

Cerrar Una Cuenta Corriente ........................................................................................................ 286

Reabrir Cuenta Corriente .............................................................................................................. 287

AUDITOR NOCTURNO (NIGHT AUDITOR) .................................................................................................... 288

Controlo de pendientes ................................................................................................................. 288

Salidas Pendientes ....................................................................................................................................... 288

Entradas Pendientes .................................................................................................................................... 289

Declarar una Reserva como No‐Show ......................................................................................................... 289

Huéspedes por Registrar ............................................................................................................................. 290

Huéspedes por check‐in .............................................................................................................................. 291

Huéspedes por check‐out ............................................................................................................................ 292

Precios Sin

Definir

........................................................................................................................................

292

Cambios Sin Definir...................................................................................................................................... 293

Previsión de Ingresos ................................................................................................................................... 293

Pendiente NewCentral .................................................................................................................. 294

Cierre de Día ................................................................................................................................. 294

Configuración de los Reportes ...................................................................................................... 297

Relación de Reportes de Control y Finales Disponibles ............................................................................... 300

Listado de Control ......................................................................................................................... 301

Reportes Finales ........................................................................................................................... 301

Consulta de Cierre ........................................................................................................................ 302

LLAVES ................................................................................................................................................

305

Pre Emisión de Llaves .................................................................................................................... 305

Check ‐In ........................................................................................................................................ 307

Copias ........................................................................................................................................... 307

Llaves emitidas ............................................................................................................................. 307

DESPERTADOR ...................................................................................................................................... 308

MINI BAR ............................................................................................................................................. 309

Consumos Mini Bar ....................................................................................................................... 309





Mini bar

no

procesados

................................................................................................................

310

MENSAJES ........................................................................................................................................... 310

CAMBIOS ............................................................................................................................................. 311

CONCIERGE .......................................................................................................................................... 312

AGENDA .............................................................................................................................................. 313

Avisos ........................................................................................................................................... 314

Direcciones ................................................................................................................................... 315

Lista de Teléfonos ......................................................................................................................... 316

REGISTRO DE VEHÍCULOS ......................................................................................................................... 316

CAPÍTULO 6: FACTURACION ............................................................................................................. 317 TIPO DE FACTURAS EN EL PMS ................................................................................................................. 317

ASPECTOS GENERALES DE LA FACTURACIÓN EN EL PMS NEWHOTEL ................................................................ 318

FACTURA DE ENTIDAD ............................................................................................................................ 320

Aspectos Generales ...................................................................................................................... 320

Procedimiento para Obtener una Factura de Entidad ................................................................... 321

FACTURAS DE CLIENTES ........................................................................................................................... 323


Procedimiento para obtener una Factura de Cliente ..................................................................... 324

Agrupar Asientos en la Factura ..................................................................................................... 327

Aplicar un Por ciento de Descuento .............................................................................................. 328

FACTURAS CUENTAS NO ALOJADAS ........................................................................................................... 328

FACTURA PRO FORMA ............................................................................................................................ 330


Procedimiento para Obtener una Factura Proforma ..................................................................... 331

FACTURA PRO FORMA AUTOMÁTICA .......................................................................................................... 333

FACTURA ANTICIPADA ............................................................................................................................ 333


FACTURAR DIFERENCIAS DE ENTIDADES ...................................................................................................... 335

FACTURAR DIFERENCIAS A CLIENTES ..........................................................................................................

337

CONSULTA DE FACTURAS (EXCEPTO LAS PRO FORMAS) .................................................................................. 338

Cancelar una Factura .................................................................................................................... 341

Obtener una Copia de una Factura ............................................................................................... 341

Regularizar una Pre factura ......................................................................................................... 341

CONSULTA FACTURA PRO FORMA ............................................................................................................. 342

Cancelar una Factura Proforma .................................................................................................... 344

Obtener una Copia de una Factura Proforma ............................................................................... 344





Factura de

Entidad

obtenida

a partir

de

una

Factura

Proforma

....................................................

344

Procedimiento para obtener una Factura Final a partir de una Factura Proforma ........................ 345

Transferencia a Contabilidad ........................................................................................................ 346

NOTAS DE CRÉDITO ................................................................................................................................ 347

Insertar Notas de créditos ............................................................................................................ 347

Anular notas de créditos ............................................................................................................... 349

Visualizar una nota de crédito ...................................................................................................... 349

Exportar una Nota de Crédito ....................................................................................................... 350

CONSULTA DE RECIBOS ........................................................................................................................... 350

Visualizar un recibo ...................................................................................................................... 351

Anular un recibo ........................................................................................................................... 352

Impresión del Listado de Recibos .................................................................................................. 352

PRE ‐FACTURAS DE RESERVAS................................................................................................................... 352

ANULAR FOLIOS ..................................................................................................................................... 354

CAPÍTULO 7: HOUSEKEEPING ........................................................................................................... 357 GOBERNANTA ....................................................................................................................................... 357

Alterar room status ...................................................................................................................... 357

Verificar o Log (histórico) de estados de cuartos ........................................................................... 359

Borrar log de room status ............................................................................................................ 359

Impresión del Log de Room Status ................................................................................................ 360

Insertar discrepancias ................................................................................................................... 360

Reporte de Discrepancias ............................................................................................................. 362

Reporte de Ama de Llave .............................................................................................................. 363

Salidas previstas ........................................................................................................................... 364

Habitaciones ................................................................................................................................. 365

Resumen de Zonas de Limpiezas ................................................................................................... 366

Observaciones a las reservas ....................................................................................................... 367

Resumen del plan de trabajo del ama de llave .............................................................................. 368

Parámetros para

el

plan

de

trabajo

..............................................................................................

369

Productos ..................................................................................................................................... 370

Staff Ama de Llaves. ..................................................................................................................... 370

Grupos de Zonas de Limpieza ....................................................................................................... 374

Tareas Especiales. ......................................................................................................................... 377

Estados ‐ Tareas Especiales – Puntos. ........................................................................................... 377

Atribución de Habitaciones ........................................................................................................... 380

Plan de trabajo ............................................................................................................................. 383





INACTIVAR HABITACIONES .......................................................................................................................

388

Procedimiento para Bloquear Habitaciones (pasarlas a inactivas) ................................................ 389

Bloqueo de Múltiples Habitaciones ............................................................................................... 391

ATENCIÓN A CLIENTE ............................................................................................................................. 392

Avería ........................................................................................................................................... 394

Registrar una Avería .................................................................................................................................... 395

Resolución de una Avería ............................................................................................................................ 396

Servicio a habitación (Room Service) ............................................................................................ 397

Pedido a Ama de llave .................................................................................................................. 398

Lost & found ................................................................................................................................. 399

Otros ............................................................................................................................................

401

CAPÍTULO 8: REPORTES .................................................................................................................. 403 CARACTERÍSTICAS GENERALES .................................................................................................................. 403

ENTRADAS ........................................................................................................................................... 404

Previstas ....................................................................................................................................... 405

Efectuadas .................................................................................................................................... 405

No Shows ...................................................................................................................................... 405

SALIDAS .............................................................................................................................................. 405

Previstas ....................................................................................................................................... 406

Efectuadas ....................................................................................................................................

407

RESERVAS ............................................................................................................................................ 407

Recibidas ...................................................................................................................................... 407

Canceladas ................................................................................................................................... 407

Pendientes .................................................................................................................................... 407

Cambio de Habitación .................................................................................................................. 408

Depósitos anticipados ................................................................................................................... 408

Fotos de previsión ......................................................................................................................... 408

HUÉSPEDES .......................................................................................................................................... 409

En el Hotel .................................................................................................................................... 409

Overbooking ................................................................................................................................. 409

Todos ............................................................................................................................................ 409

Lista/Rack ..................................................................................................................................... 409

cumpleaños .................................................................................................................................. 410

Alfabético ..................................................................................................................................... 411

Listado de Comidas ....................................................................................................................... 411

Repitente ...................................................................................................................................... 411





DIARIOS ..............................................................................................................................................

412

Reporte Diario General ................................................................................................................. 412

Reporte de Caja ............................................................................................................................ 415

Servicios ....................................................................................................................................... 416

Secciones ...................................................................................................................................... 417

Servicios / Secciones ..................................................................................................................... 417

Cobros Por Sección ....................................................................................................................... 418

Saldos Por Entidad ........................................................................................................................ 419

Saldos de Cuentas Extras .............................................................................................................. 420

Saldos de Cuentas Corrientes ........................................................................................................ 420

Saldos de Cuenta Inactivas ........................................................................................................... 420

Auditoria de Ingresos Saldos ......................................................................................................... 420

Saldos por Entidad Huéspedes ...................................................................................................... 421

Panel de Gestión de Ingresos ........................................................................................................ 421

Libro de Recepción ........................................................................................................................ 421

Reporte de Operaciones de Caja ................................................................................................... 422

Reporte Mano Corriente ............................................................................................................... 422

Saldos Diarios mano Corriente ...................................................................................................... 423

Mano Corriente Reservas .............................................................................................................. 423

Parte

de

Caja

................................................................................................................................

425

Parte de Producción ...................................................................................................................... 425

Control de Recaudación ................................................................................................................ 426

IMPUESTOS .......................................................................................................................................... 426

Servicios No Facturados ................................................................................................................ 427

Ingresos Futuros ........................................................................................................................... 427

Servicios Facturados ..................................................................................................................... 428

Impuestos Servicios ...................................................................................................................... 429

Impuestos Por Facturas ................................................................................................................ 429

Impuestos Por Grupos de Servicios ............................................................................................... 430

Impuestos facturas

Tasas

.............................................................................................................

431

Comprobantes a Afecta Detracción .............................................................................................. 432

Comprobantes Cancelados Afectos a Retención ........................................................................... 432

CAPÍTULO 9: ESTATÍSTICAS .............................................................................................................. 433 OCUPACIÓN ......................................................................................................................................... 433

Modalidad de Pensión .................................................................................................................. 433

Tipos de Habitación ...................................................................................................................... 433





Entidades Estancias

......................................................................................................................

433

Entidades ...................................................................................................................................... 434

Nacionalidades ............................................................................................................................. 434

PaX Nacionalidades Mes .............................................................................................................. 434

Ocupación Diaria General ............................................................................................................. 434

Ocupación Diaria Por Tipo Entidad .............................................................................................. 434

Estadística Diaria Acumulada ....................................................................................................... 434

Pax Día ......................................................................................................................................... 434

Pax Entidades ............................................................................................................................... 435

Pax Por Nacionalidades ................................................................................................................ 435

Estadística mensual de ocupación ................................................................................................ 435

Segmentación ............................................................................................................................... 435

Estadística general por nacionalidades ......................................................................................... 435

Grupos de Segmentos ................................................................................................................... 435

Listado Para Policía ...................................................................................................................... 435

Listado de Extranjeros .................................................................................................................. 436

Dormidas ...................................................................................................................................... 436

Habitaciones Noche ...................................................................................................................... 436

Camas Noche ................................................................................................................................ 436

Habitaciones

Noche

Temporada

...................................................................................................

436

Camas Noche Temporada ............................................................................................................. 436

Entidades estancia x concepto ...................................................................................................... 437

Estancias nacionalidades entidad ................................................................................................. 437

Ocupación por días tipo entidad ................................................................................................... 437

Ocupación entidad nacionalidad .................................................................................................. 437

Ocupación tipo cliente .................................................................................................................. 437

Ocupación media por nacionalidad .............................................................................................. 438

INGRESOS ............................................................................................................................................ 438

Países ........................................................................................................................................... 438

Nacionalidades – mes

...................................................................................................................

439

Entidades – Ingresos ..................................................................................................................... 439

Entidades – mes ........................................................................................................................... 439

Segmentos de mercado – mes ...................................................................................................... 439

Segmentos de mercado – facturación ........................................................................................... 439

Segmentos de mercado – mes Precio Medio ................................................................................. 439

Origen de mercado – mes ............................................................................................................. 439

Origen de mercado – mes Precio Medio ....................................................................................... 439





Ingresos Pensión

...........................................................................................................................

440

Secciones anual ........................................................................................................................... 440

Vendas líquidas ............................................................................................................................ 440

Producción Secciones Servicios ..................................................................................................... 440

Ingresos Entidad nacionalidad ...................................................................................................... 440

Descuentos ................................................................................................................................... 440

Producción entidades temporadas ............................................................................................... 441

Ingresos y Ocupación Por Tarifas y Paquetes ................................................................................ 441

FACTURACIÓN Y COBROS ......................................................................................................................... 441

Cobros .......................................................................................................................................... 441

Facturación Por Clientes ............................................................................................................... 441

Facturación Depósitos Anticipados ............................................................................................... 441

PREVISIONES Y RATIOS ............................................................................................................................ 441

Información Comercial producción ............................................................................................... 442

Resumen de Ingresos y ratios ....................................................................................................... 443

Ocupación Habitaciones Entidades y Cupo ................................................................................... 443

Ocupación Cama Entidades Cupo ................................................................................................. 443

Cumplimiento de Cupos Entidades ................................................................................................ 443

Diario de Cupos y Mercados Por Entidad ...................................................................................... 443

Mensual

de

Cupos

y

Mercados

Por

Entidad

..................................................................................

443

Acumulado diario de Estancia por Agencias ................................................................................. 444

Producción Estancias .................................................................................................................... 444

Ocupación Ingresos Por Comunidades Zonas del País .................................................................. 444

Booking report .............................................................................................................................. 444

Ocupación Ingresos Por vendedores externos ............................................................................... 444

Ocupación Ingresos Por vendedores internos ............................................................................... 444

Ocupación Por País y Provincias.................................................................................................... 444

Report manager ........................................................................................................................... 445

PickUp mensual ............................................................................................................................ 445

Previsión de

Ingresos

Por

Segmentos

y Origen

de

Mercado

..........................................................

446

PRESUPUESTOS ..................................................................................................................................... 446

Reportes ....................................................................................................................................... 446

Definición de las Columnas .......................................................................................................................... 447

Definición de las Filas .................................................................................................................................. 449

Definición de Presupuestos ......................................................................................................................... 457

Ejecutar el Reporte ...................................................................................................................................... 458

Servicios ....................................................................................................................................... 458





Indicadores ...................................................................................................................................

459

OTROS ................................................................................................................................................ 460

Valores base – liquidación a propietarios ..................................................................................... 460

CAPÍTULO 10: MIS REPORTES .......................................................................................................... 461 CAPÍTULO 11: VENTAS ..................................................................................................................... 462 ENTIDADES ........................................................................................................................................... 462

Entidades ...................................................................................................................................... 462

Criar una Entidad ......................................................................................................................................... 464

Datos Generales de la Entidad ..................................................................................................................... 465

Significado de

los

campos

de

los

Operadores

................................................................................

467

Comisiones (para los Operadores por Entidades). ...................................................................................... 470

Definición da Colores Entidad en el Planning de Alojamientos .................................................... 470

Stop de Reservaciones y/o Check In de una Entidad. ..................................................................... 471

Datos Adicionales de la Ficha de Entidad .................................................................................................... 473

Insertar Información Fiscal .................................................................................................................... 473

Insertar contabilidad ............................................................................................................................... 473

Insertar Contactos ................................................................................................................................. 474

Insertar observaciones............................................................................................................................ 475

Insertar Facturación ............................................................................................................................... 475

Insertar

Banco

.........................................................................................................................................

476

Insertar Otros. ......................................................................................................................................... 476

Insertar offshore ..................................................................................................................................... 478

Insertar Internet ..................................................................................................................................... 479

Estados de venda .......................................................................................................................... 481

Procedimiento para introducir el Estado de las Ventas ............................................................................... 482

Consulta de estados de venta ....................................................................................................... 483

Media Pax Para Estados de Venta ............................................................................................... 483

Solicitud de depósito .................................................................................................................... 484

Bloqueo de inserción y Alteración ................................................................................................. 485

PRECIOS

..............................................................................................................................................

487

Servicios ....................................................................................................................................... 487

Precios de Diarias ......................................................................................................................... 488

Procedimiento para Crear una Diaria .......................................................................................................... 488

Periodos de Bloqueo.................................................................................................................................... 493

Precio de la Comida de los Adultos. ............................................................................................................ 494

Precio de la Comida de los Niños. ................................................................................................................ 494

Precios para Otros Servicios Asociado a la Diaria ........................................................................................ 495

Modelo A (Precios por Persona). ................................................................................................... 497





Modelo B

(Precios

por

Habitación).

..............................................................................................

500

Modelo C Precios por Tabla Matricial. .......................................................................................... 504

Modelo D (Precios Por Incremento de Pensión) ............................................................................ 506

Ofertas D ...................................................................................................................................... 513

Menú Ofertas D ........................................................................................................................................... 513

Ofertas de Cambio ....................................................................................................................................... 514

Ofertas de Promoción.................................................................................................................................. 515

Aplicar Las Ofertas a Una Entidad ............................................................................................................... 517

Modelo E (Precios por Intervalos). ................................................................................................ 518

Paquetes de Precios ...................................................................................................................... 519

Precios Especiales

de

la

tarifa

.......................................................................................................

522

Early Booking ............................................................................................................................................... 522

Early Booking Fechas ................................................................................................................................... 522

Fin de Semana ............................................................................................................................................. 523

Precios Especiales ........................................................................................................................................ 523

Días Especiales ............................................................................................................................................. 524

Fines de Semana/ Tipos/ Paxs .................................................................................................................... 524

Desglose de la Diaria cuando se define el Precio Manualmente en la Reserva .............................. 525

Todo Incluido (All Inclusive). ......................................................................................................... 525

TARIFAS CON PERÍODOS SOLAPADOS, VARIABLES, FIJOS Y PRECIOS DIARIOS. ......................................................... 526

TARIFAS

YIELD

(TARIFAS

VARIABLES)

......................................................................................................

529

Yield – tarifa variable, modo de empleo ....................................................................................... 531

OFFSHORE Y NEWHOTEL. ........................................................................................................................ 535

Principios y conceptos Básicos ...................................................................................................... 535

Parametrización del sistema el funcionamiento Offshore ............................................................. 537

PROCEDIMIENTO PARA INTRODUCIR UN CONTRATO ....................................................................................... 540

CUPOS ................................................................................................................................................. 542

Cupos (Allotment) ......................................................................................................................... 542

Procedimiento para crear un Cupo (Allotment) ......................................................................................... 544

Alteración Múltiple de Cupo ........................................................................................................................ 545

Cupos de

camas

extra

y Cunas

....................................................................................................................

546

Cupo de Servicios......................................................................................................................................... 547

CAPÍTULO 12: ARCHIVOS ................................................................................................................. 548 PERFIL DE UTILIZADOR ............................................................................................................................ 548

UTILIZADORES ....................................................................................................................................... 549

Prototipo de Usuario (Perfiles de Usuarios) .................................................................................. 549

Creación de un Usuario ................................................................................................................. 551

ESQUEMAS DE IMPUESTOS ....................................................................................................................... 553





SERVICIOS ............................................................................................................................................

554

Grupos de servicios ....................................................................................................................... 554

Servicios ....................................................................................................................................... 555

SECCIONES ........................................................................................................................................... 558

Procedimiento para Insertar una Sección ..................................................................................... 559

HABITACIONES ...................................................................................................................................... 560

Bloques ......................................................................................................................................... 560

Características Habitaciones ......................................................................................................... 560

Habitaciones ................................................................................................................................. 561

Organización de las Habitaciones. ................................................................................................ 563

CUENTAS NO ALOJADOS .......................................................................................................................... 564

Procedimiento para crear una Cuenta Extra. ................................................................................ 565

REGIONES DEL MUNDO .......................................................................................................................... 566

PAÍSES ................................................................................................................................................ 566

IDIOMAS .............................................................................................................................................. 569

REGIONES ............................................................................................................................................ 569

SEGMENTOS DE MERCADO ...................................................................................................................... 569

Grupos de Segmento .................................................................................................................... 570

Segmentos .................................................................................................................................... 570

ORÍGENES

DE

MERCADO

.........................................................................................................................

572

Grupos de mercado ...................................................................................................................... 572

Orígenes ....................................................................................................................................... 572

MONEDAS ........................................................................................................................................... 573

TIPO DE COBRO ..................................................................................................................................... 574

TARJETAS DE CRÉDITOS ........................................................................................................................... 575

MACRO OPERACIONES ........................................................................................................................... 575

ENTIDADES ........................................................................................................................................... 577

Categoría de Entidades ................................................................................................................. 577

Tipos de Entidades ........................................................................................................................ 577

Estado o Situación

de

la

Entidad.

..................................................................................................

578

Contactos ..................................................................................................................................... 578

Clasificación .................................................................................................................................. 579

Criterios de selección .................................................................................................................... 579

CLIENTES ............................................................................................................................................. 580

Títulos ........................................................................................................................................... 581

Tipos de Clientes ........................................................................................................................... 581

Preferencias .................................................................................................................................. 581





Prefijos – tipo

de

identificación

.....................................................................................................

582

Tarjetas de Fidelizacion – tipos ..................................................................................................... 582

Criterio de selección ...................................................................................................................... 582

PARÁMETROS ....................................................................................................................................... 583

Reserva Tipo. ................................................................................................................................ 583

Tipos de grupo .............................................................................................................................. 585

Motivo Salidas No Previstas .......................................................................................................... 585

Tipos de Atenciones ...................................................................................................................... 585

Motivos de Cancelación de Reservas ............................................................................................ 586

Tipos de eventos ........................................................................................................................... 586

Tipos de garantía .......................................................................................................................... 587

Tipos de descuentos financieros ................................................................................................... 588

Tipos de descuentos ...................................................................................................................... 588

Motivos de Corregir Asientos. ....................................................................................................... 589

Motivos de anulación de facturas ................................................................................................. 589

Tipos de paquetes ......................................................................................................................... 590

Tipos de Propinas ......................................................................................................................... 590

Puntos de Frontera ....................................................................................................................... 591

Tipos de regímenes ....................................................................................................................... 591

Regímenes

de

exploración

............................................................................................................

592

Documentos ................................................................................................................................. 595

Texto para documentos ................................................................................................................ 596

impuestos ..................................................................................................................................... 597

Impuestos – Secuencias ............................................................................................................................... 597

Tasas de Impuestos ..................................................................................................................................... 597

Series de facturas ......................................................................................................................... 598

Series de documentos ................................................................................................................... 600

Filtros – series de documentos ...................................................................................................... 600

Series de recibos ........................................................................................................................... 601

Extensiones telefónicas

.................................................................................................................

601

productos del mini bar .................................................................................................................. 602

Opciones de llaves ........................................................................................................................ 603

Mensajes Para NewPos. ............................................................................................................... 604

Extensiones de llaves .................................................................................................................... 604

Extensiones de pay – tv ................................................................................................................. 605

Extensiones de verjas .................................................................................................................... 605

Extensiones de internet ................................................................................................................ 606





Extensiones de

pos

externo

...........................................................................................................

606

VUELOS ............................................................................................................................................... 606

VEHÍCULOS .......................................................................................................................................... 607

Modelos ....................................................................................................................................... 607

Marcas ......................................................................................................................................... 608

ESTACIONAMIENTOS .............................................................................................................................. 609

Zonas ............................................................................................................................................ 609

Estacionamientos ......................................................................................................................... 609

MANTENIMIENTO .................................................................................................................................. 610

Tipos de Inactividad ...................................................................................................................... 610

Técnicos ........................................................................................................................................ 611

Procedencia .................................................................................................................................. 611

Tipos de Averías ............................................................................................................................ 612

Sub‐nível de Averías ...................................................................................................................... 612

Zonas del hotel ............................................................................................................................. 613

Tipos de objetos ............................................................................................................................ 613

CAPÍTULO 13: UTILITARIOS .............................................................................................................. 615 APERTURA DE AÑO ................................................................................................................................. 615

CAMBIAR DE IDIOMA .............................................................................................................................. 616

PARÁMETROS ....................................................................................................................................... 617

Generales ..................................................................................................................................... 617

Definiciones y estructura de los parámetros ............................................................................................... 617

Generales ‐ Instalación ................................................................................................................................ 618

Generales ‐ Locales ...................................................................................................................................... 621

Generales ‐ Impresión ................................................................................................................................. 623

Generales Cálculos Off ‐Line ......................................................................................................................... 624

Modos de Operación .................................................................................................................... 625

Modo de Operación Complejo & MultiHotel ............................................................................................... 625

Modo de Operación Crucero ....................................................................................................................... 626

Modo de

Operación

Offshore

......................................................................................................................

628

Front ‐Office .................................................................................................................................. 630

Front Office ‐ Reservas ................................................................................................................................ 630

Front Office – Reservas 2 ............................................................................................................................. 637

Front Office ‐ Limites – Impresión ............................................................................................................... 638

Front Office – Overbooking ......................................................................................................................... 642

Front Office ‐ Day‐Use ................................................................................................................................. 643

Front Office – Ama de Llave ........................................................................................................................ 644

Front Office ‐ Clientes .................................................................................................................................. 646





Front Office

‐Night

Auditor

.........................................................................................................................

652

Asientos ........................................................................................................................................ 654

Asientos ‐ Asientos ...................................................................................................................................... 654

Asientos Cuenta Corriente ........................................................................................................................... 657

Asientos ‐ Descuentos ................................................................................................................................. 658

Asientos ‐ Asientos Adicionales ................................................................................................................... 659

Conexiones a Sistemas .................................................................................................................. 660

Conexiones A Sistemas ‐ NewConta ........................................................................................................... 660

Conexiones A Sistema ‐WebNewHotel ....................................................................................................... 661

Conexiones A Sistema ‐ Condómino ........................................................................................................... 662

Conexiones A Sistemas ‐ NewTime .............................................................................................................. 662

Conexiones A Sistemas ‐ NewCRM .............................................................................................................. 663

Conexiones A Sistemas ‐ NewStock ............................................................................................................. 663

Conexiones A Sistemas ‐ NewPlan .............................................................................................................. 664

Conexiones A Sistema – NewPos ................................................................................................................. 665

Conexiones A Sistemas – NewSpa ............................................................................................................... 666

Conexiones A Sistemas ‐ NewGolf ............................................................................................................... 667

Conexiones A Sistemas ‐ NewGes ................................................................................................................ 668

Interfaces ..................................................................................................................................... 671

Interfaces ‐ E‐mail ........................................................................................................................................ 671

Interfaces ‐ Exportación ............................................................................................................................... 674

Interfaces‐Impresora

Fiscal

........................................................................................................................

675

Interfaces ‐ Tarjetas ..................................................................................................................................... 676

Contabilidad ................................................................................................................................. 677

Contabilidad ‐ Definición ............................................................................................................................. 677

Impuestos ..................................................................................................................................... 680

Impuestos – Asientos................................................................................................................................... 680

Impuestos ‐ Facturación .............................................................................................................................. 681

Facturación................................................................................................................................... 684

Facturación – Generales .............................................................................................................................. 684

Facturación ‐ Series ..................................................................................................................................... 688

Facturación ‐ Distribución ............................................................................................................................ 689

Métodos De Facturación .............................................................................................................. 693

Métodos de Facturación ‐ Check‐out.......................................................................................................... 693

Métodos de Facturación ‐ Anticipada .......................................................................................................... 695

Métodos de Facturación ‐ Pro‐forma .......................................................................................................... 696

Métodos de Facturación ‐ Anulación ........................................................................................................... 697

Métodos de Facturación ‐Marketing .......................................................................................................... 698

Métodos de Facturación ‐ Regularización ................................................................................................... 698

Emisión de Facturas ...................................................................................................................... 699





Emisión de

Facturas

‐Impresión

..................................................................................................................

699

Emisión de Facturas ‐ Exportación ............................................................................................................... 701

Habitaciones ................................................................................................................................. 703

Habitaciones ‐ Habitaciones ........................................................................................................................ 703

Habitaciones ‐ Tipos .................................................................................................................................... 707

Habitaciones ‐ Pensiones ............................................................................................................................. 710

Complejo ...................................................................................................................................... 710

Multi Hotel ................................................................................................................................... 713

Multi Hotel – Datos Generales .................................................................................................................... 713

Multi Hotel Dirección ................................................................................................................................... 714

Multi Hotel Facturación ............................................................................................................................... 714

Multi Hotel Entidad oficial ........................................................................................................................... 714

Multi Hotel NewConta ................................................................................................................................. 714

Multi Hotel Otros ......................................................................................................................................... 714

Crucero ......................................................................................................................................... 716

Pasos para la instalación del Modo Crucero ................................................................................................ 716

Offshore ....................................................................................................................................... 718

Principios y conceptos Básicos .................................................................................................................... 718

Parametrización del sistema el funcionamiento Offshore .......................................................................... 719

Impresoras ................................................................................................................................... 722

Mis reportes ................................................................................................................................. 723

Imágenes externas ....................................................................................................................... 724

Seleccionar exportación ................................................................................................................ 726

Estadísticas .................................................................................................................................................. 726

Estadísticas (previsión) ................................................................................................................................ 726

Contabilidad ................................................................................................................................................ 727

Entidad oficial .............................................................................................................................................. 727

Fichero SAF – XML ....................................................................................................................................... 728

Condominio ................................................................................................................................................. 728

Exportación IMB ......................................................................................................................................... 728

Exportación RUC ......................................................................................................................................... 729

Exportación AVS

..........................................................................................................................................

729

Exportación Market Metrix ......................................................................................................................... 730

Exportación Consumos Mini Bar .................................................................................................................. 730

Exportación PGO .......................................................................................................................................... 731

Exportación Interface Cardex ...................................................................................................................... 731

Exportación Estancias del Día ...................................................................................................................... 736

Exportación de Ingresos .............................................................................................................................. 739

Exportación Booking Mensual O Previsiones .............................................................................................. 741

Elegir Importación de datos .......................................................................................................... 744





Importar NewSPA

Remoto

..........................................................................................................................

744

Importar PGO .............................................................................................................................................. 745

Información en Tarjeta magnético ............................................................................................... 745

ACCESOS ............................................................................................................................................. 746

Consulta de accesos ...................................................................................................................... 746

Limpieza de accesos ..................................................................................................................... 747

CAMBIAR CONTRASEÑA ........................................................................................................................... 748

CAMBIAR DE USUARIO ............................................................................................................................. 748

CAMBIAR HOTEL .................................................................................................................................... 748

SOLUCIÓN DE PROBLEMAS ...................................................................................................................... 750

SOLUCIÓN DE PROBLEMAS NEWHOTEL ......................................................................................................

750

I‐Reparaciones .............................................................................................................................. 750

II‐ Cambios de Códigos. ................................................................................................................. 752

III‐ Cambiar Codigos‐2 .................................................................................................................. 753

IV ‐ Otras Opciones de Reparaciones y eliminaciones .................................................................... 754

V ‐ Otras Opciones‐2 ...................................................................................................................... 756

VI‐ Unir códigos Clientes ............................................................................................................... 757

VII‐ Facturas Anticipadas .............................................................................................................. 757

RECONSTRUIR VISTAS Y FUNCIONES. .......................................................................................................... 759

CÁLCULO DE ESTADÍSTICAS. ..................................................................................................................... 760

CALIBRACIÓN DE SCANNER DE DOCUMENTOS .............................................................................................. 761

BORRAR PERIODO .................................................................................................................................. 761

TOOLBAR ............................................................................................................................................. 762

Configurar la Barra de Herramientas ............................................................................................ 763

CALCULADORA ...................................................................................................................................... 763

CALENDARIO ........................................................................................................................................ 764

CONVERSIÓN DE MONEDAS ...................................................................................................................... 764

SQL ................................................................................................................................................... 764

SQL TRACER ...................................................................................................................................... 765

CAPÍTULO 14: CONTABILIDAD ESTANDAR DE NEWHOTEL................................................................. 766 INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................................... 766

PRINCIPIOS BÁSICOS ............................................................................................................................... 766

ESQUEMA ............................................................................................................................................ 767

ETAPA I ‐ CONFIGURACIÓN DE LOS DATOS CONTABLE DE NEWHOTEL. .............................................................. 769

DATOS DE EXPORTACIÓN ESTÁNDAR DE NEWHOTEL A CONTABILIDAD. .............................................................. 774

POSIBILIDAD DE CONFIGURAR LA EXPORTACIÓN ESTÁNDAR DE NEWHOTEL. ........................................................ 780





CAPÍTULO 15: ESPECIALES DEL PMS ................................................................................................. 785 CRM .................................................................................................................................................. 785

REGÍMENES DE EXPLORACIÓN ................................................................................................................... 788

Esquema Grafico de funcionamiento ............................................................................................ 788

Pasos Iniciales para el Arranque en esta modalidad ..................................................................... 789

Requisitos Iníciales........................................................................................................................ 791

Parametrización ........................................................................................................................... 794

Definición de la Habitación ........................................................................................................... 795

Definición de los Regímenes de Explotación .................................................................................. 796

Tratamiento

Para

las

Reservas

.....................................................................................................

798

Insertar Reservas ......................................................................................................................................... 798

Atribución de Habitaciones ......................................................................................................................... 800

Consideraciones importantes........................................................................................................ 802

Reportes especiales de los propietarios ........................................................................................ 803

1.‐ Reportes de Regímenes de exploración. ................................................................................................ 803

2.‐ Reporte del cálculo resultante de las prestaciones ................................................................................ 804

3 Planning espacial para propietarios .......................................................................................................... 805

3.1 Planning de Habitaciones Disponibilidades ........................................................................................... 806

3.2 Planning de Ocupación .......................................................................................................................... 807

3.3Planning de Ocupación / Pensiones ........................................................................................................ 807

3.4 Planning de Previsión de Habitaciones .................................................................................................. 808

3.5 Planning de Reservas ............................................................................................................................. 808

3.6 Habitaciones .......................................................................................................................................... 808

3.7 Información de Última Hora: ................................................................................................................. 809

3.7 Información de Estadísticas ................................................................................................................... 809

PROPINAS ............................................................................................................................................ 811

FACTURAS ESPECIALES EN EL PMS............................................................................................................. 816

Envío de Facturas por e‐mail ........................................................................................................ 816

Factura Marketing ........................................................................................................................ 818

NEWHOTEL VS NEWCONTA TRATAMIENTO DE COMISIONES TTOO .................................................................. 820

NEWHOTEL: PREVISIÓN DE MOVIMIENTOS .................................................................................................

822

Funcionamiento ............................................................................................................................ 822

Como se parametriza y emplea. ................................................................................................... 823

COMPENSACIÓN ALIMENTICIA EN NEWHOTEL VS NEWPOS ............................................................................ 825

En NewHotel ................................................................................................................................. 826

En NewPOS ................................................................................................................................... 827

GLOSARIO DE TÉRMINOS ................................................................................................................. 830





ALLOTMENT .........................................................................................................................................

830

ATENCIONES ......................................................................................................................................... 830

ASIENTOS ............................................................................................................................................ 830

CAMBIO .............................................................................................................................................. 830

CATEGORÍA DE ENTIDADES ....................................................................................................................... 831

CARDEX ............................................................................................................................................... 831

CLIENTE ............................................................................................................................................... 831

CUENTAS EXTRAS .................................................................................................................................. 831

CUENTAS CORRIENTES ............................................................................................................................ 832

COMPLEJO ........................................................................................................................................... 832

CHECK IN ............................................................................................................................................. 832

CHECK OUT .......................................................................................................................................... 832

CUPO .................................................................................................................................................. 832

CRÉDITO .............................................................................................................................................. 832

DAY USE ............................................................................................................................................. 833

DEAD LINE ........................................................................................................................................... 833

DESEMBOLSO ....................................................................................................................................... 833

DIARIA ................................................................................................................................................ 833

DÉBITO ............................................................................................................................................... 833

ENTIDADES

...........................................................................................................................................

833

EARLY BOOKING .................................................................................................................................... 833

FACTURA ANTICIPADA ............................................................................................................................ 834

FACTURA DE CLIENTES ............................................................................................................................ 834

FACTURA DE ENTIDAD ............................................................................................................................ 834

FACTURA CUENTA EXTRA ........................................................................................................................ 835

FACTURA PRO FORMA ............................................................................................................................ 835

GRUPOS .............................................................................................................................................. 835

GRUPO MERCADO .................................................................................................................................. 836

HABITACIÓN INACTIVA ............................................................................................................................ 836

LOGS ..................................................................................................................................................

836

NOTAS DE CRÉDITOS .............................................................................................................................. 836

NOTAS DE DÉBITO ................................................................................................................................. 836

NO‐SHOW ........................................................................................................................................... 837

OPERADOR .......................................................................................................................................... 837

ORIGEN ............................................................................................................................................... 837

ON REQUEST ........................................................................................................................................ 837

OVERBOOKING ...................................................................................................................................... 837





PANEL DE GESTIÓN ................................................................................................................................

837

PENSIÓN COMPLEJA ............................................................................................................................... 838

PENSIONES ALIMENTICIAS ........................................................................................................................ 838

PAQUETES ........................................................................................................................................... 838

PROTOTIPO DE RESERVA ......................................................................................................................... 838

PLANNING ........................................................................................................................................... 839

PERNOCTACIONES .................................................................................................................................. 839

RELEASE .............................................................................................................................................. 839

ROOMING LIST ...................................................................................................................................... 839

SECCIONES ........................................................................................................................................... 839

SERVICIOS ............................................................................................................................................ 839

SEGMENTO DE MERCADOS ....................................................................................................................... 840

SITUACIÓN DE LA ENTIDAD....................................................................................................................... 840

TÉCNICOS ............................................................................................................................................ 840

TIPO DE AVERÍA .................................................................................................................................... 840

TIPO DE HABITACIÓN .............................................................................................................................. 840

TIME SHARE ......................................................................................................................................... 840

TASAS DE CAMBIO ................................................................................................................................. 841

TRAVEL ............................................................................................................................................... 841

VOUCHER

............................................................................................................................................

841

WALK IN ............................................................................................................................................. 841

ZONAS ................................................................................................................................................ 841

ANEXO 1 – ESTATÍSTICAS ................................................................................................................. 842





CAPÍTULO 1: INTRODUCCION

CONSIDERACIONES GENERALES

NewHotel Front – Office es un modulo especializado para la gestión de recepción,

reservas, huéspedes, check-in, check-out, contratación, facturación, gobernanta,

reportes y estadísticas de la familia de Software para gestión hotelera NewHotel.

Este manual de utilización tiene por objetivo servir de referencia y consulta a los

utilizadores del software NewHotel Front-Office.

De todo, no sustituye la formación que debe ser dada a los utilizadores, mas sirve de

herramienta útil y de complemento a la formación para aclarar dudas y explorar

funcionalidades avanzadas.

La instalación del software debe ser efectuada por técnicos especializados, asumiendo

que esta tarea debe haberse efectuado antes del inicio de la utilización del sistemaNewHotel Front-Office.

Existen además otros tipos de documentos disponibles tales como:

• Manual Quick Start NewHotel Front-Office

Este manual es destinado a una explicación breve de los principales pasos y

secuencias para el arranque del sistema para su utilización.

• Manual de Parametrización y Configuración





ORGANIZACION DEL MANUAL

Este manual se destina a dar una explicación y ayudar a definir los múltiples

parámetros que determinan el comportamiento del sistema. Algunas de las

funcionalidades señaladas en el manual dependen de parámetros definidos en la

configuración de NewHotel Front-Office.

Este nuevo manual además de los capítulos de naturaleza introductoria se divide en

otros capítulos que respetan el orden del software en sí.

Vamos a ejemplificar aquí de qué forma se encuentra dividida en términos de

contenido la gestión del software en sí, para que sea posible una mejor compresión.

• Capítulo 4 - Reservas

• Capítulo 5 - Recepción

• Capítulo 6 - Housekeeping

• Capítulo 7 - Facturación

• Capítulo 8 - Reportes

• Capítulo 9 – Mis Reportes

• Capítulo 10 - Estadísticas

• Capítulo 11 - Ventas

• Capítulo 12 – Archivos

• Capítulo 13 - Utilitarios





CAPÍTULO 2: INSTALACION Y ARRANQUE

INSTALACION

La instalación de NewHotel PMS no ofrece dificultades especiales siguiendo los

procedimientos de instalación y el modo en que se instala los recursos necesarios

para ejecutar el software designada mente como motor de base de datos Oracle y

otros. Las instrucciones de instalación constan de un manual técnico.

Los sistemas operativos deben ser Windows XP Profesional, Vista, Windows 7,

terminales con servidores Windows 2003 y 2008, empleando Oracle 8,9,10 o 11.

Los reportes son confeccionados utilizando el Crystal Reportes en su versión 7.

Toda la aplicación e instalación se efectúa mediante el siguiente procedimiento:

1. Mediante los SETUP de instalaciones se instalara el servidor de Oracle y los

clientes correspondientes en cada estación de trabajo.2. Ejecutar el RUNTIME de cristal 7

3. Copiar la carpeta de trabajo de NewHotel PMS y ejecutar el mismo.

Una vez ejecutado la aplicación el creara las correspondientes entradas en el registro

de Windows y dará la posibilidad de crear tanto el usuario como la estructura de la

base de datos para que funcione el sistema.

Ya en esta nueva edición (a partir de las versión de agosto 2010) el sistema no

necesita la instalación y configuración del ODBC ni de la BDE, por lo que solo será

necesario definir los enlaces tanto entre sistemas como en la base de datos haciendo

mención a la instalación donde se encuentra instalada la misma Ejemplo ORCL,

ORCL1, etc.

ARRANQUE DEL SISTEMA





En este manual, en cada capítulo correspondiente discriminamos los datos yelementos necesarios para configurar el sistema para su arranque y utilización.

En esta pequeña introducción apenas mencionaremos, de forma breve, y una vez

instalada la aplicación y la base de datos con los programas SETUP correspondientes,

los pasos iniciales necesarios para una configuración del sistema hecha la primera

vez, facilitando un orden adecuado de configuración de los mismos, sirviendo de guía

para ser puesta en práctica.

CAPÍTULO 3: ESTRUCTURA DEL SISTEMA

ACCESO AL SISTEMA

NewHotel PMS es uno de los más completos sistemas de Gestión Hotelera (Property

Mangement Systems), ofreciendo innumerables funcionalidades y posibilidades

únicas. Al mismo tiempo es muy intuitivo y fácil de trabajar ya que fue diseñado para

disponibilizar a los usuarios de un ambiente de trabajo amigable con todas lasopciones fácilmente accesibles sin necesidad de abrir múltiples menús o hacer

complejas navegaciones.

Todas estas facilidades son complementadas por un riguroso control de niveles de

accesos y seguridad que se desea permitir. Para cada utilizador es posible limitar con

rigor lo que se le permite hacer. En todas las operaciones se pueden definir si el

utilizado está facultado para consultar, insertar, alterar o borrar informaciones en la

base de datos.

Para acceder al sistema el utilizador debe en primer lugar identificarse con su código y

contraseña (password) de acceso, insertando:

Utilizador: Código de hasta 6 caracteres alfanuméricos (debe respetar las

mayúsculas y las minúsculas).

Contraseña: Llave del utilizador.





Puede seleccionarse de la lista de idiomas disponibles el lenguaje con que se desea

trabajar. Al seleccionar un idioma NewHotel pasara a presentar todos sus menús,

opciones, diálogos y reportes en el idioma previamente seleccionado.

Oprimiendo el botón o oprimiendo la tecla ENTER del teclado NewHotel

dará acceso a una pantalla con el Menú Principal a partir del cual podemos comenzar

a trabajar con el software.

Nota : Cada utilizador tendrá acceso apenas a las operaciones a que están

autorizados. Los utilizadores y sus respectivas contraseñas de acceso (passwords)

con sus operaciones a que esta autorizados son definidas, creadas o modificadas por

el personal responsable, como se explica en el Capitulo Archivos Utilizadores.





PANTALLA PRINCIPAL DE NEWHOTEL PMS

Barra de Estado

Barra Menú

Principal

Barra de

Herramientas





BARRA DE MENÚ PRINCIPAL

La barra de Menú Principal proporciona acceso a los distintos menús como el primer

nivel de opciones conforme se muestra en la figura siguiente:

Por ejemplo si oprimimos sobre “Reservas” aparece el menú con varias opciones de

esta opción como se muestra en la figura siguiente:

De forma idéntica oprimiendo sobre “Recepción” aparece el menú siguiente:

Y así sucesivamente para las restantes opciones mostradas en el Menú Principal.





En parte derecha existe una información visible de forma resumida y en tiempo realsobre el estado de ocupación del Hotel, habitaciones ocupadas y huéspedes así como

si existen avisos o mensajes por ser recibidos.

Oprimiendo la tecla NewHotel presenta un cuadro con mas detalles de la situacion

del Hotel en este momento, conforme se muestra a continuacion:

También se puede leer los detalles de varios Avisos pendientes tales como mensajes

recibidos para los huéspedes, como indicaciones dadas por el propio software para el

personal del Hotel sobre operaciones que deben ser efectuadas (por ejemplo cambios

de habitaciones, atenciones especiales, etc.).

Oprimiendo la tecla aparece una pantalla con la lista y los detalles de cada Aviso.





BARRA DE HERRAMIENTAS (BOTONES DE ACCESO DIRECTO)

La barra de Herramientas es muy importante para facilitar el trabajo de los utilizadores

de NewHotel PMS.

Como explicamos anteriormente el software dará acceso a todas las opciones

permitidas al utilizador a través del Menú Principal y a los sub menús que a partir del

mismo proporciona el nivel.

Por eso es muy útil que el acceso a algunas opciones de trabajo más utilizadas yfrecuentes se pueda realizar de forma directa sin necesidad de navegar por las

opciones del menú del sistema.

Para este objetivo, NewHotel PMS permite definir cuáles son las operaciones para

cada utilizador desea acceder con un acceso rápido. En la figura que se muestra a

continuación se representa un ejemplo de la Barra de Herramienta configurada para

un determinado utilizador. Cada Icono representa un acceso directo a una

determinada operación, por ejemplo: reservas, consulta de cuenta y facturaciones

entre otras.

La barra de herramienta estándar que NewHotel brinda será explicada a continuación:

Nota: Cada utilizador por cada puesto de trabajo puede configurar su propia Barra de

Herramienta con sus accesos más comunes. La Barra de Herramienta es totalmente

configurable tanto a lo que se refiere las opciones como a los iconos y hasta la

secuencia que debe presentarse en pantalla.

Además de estas facilidades algunas opciones pueden ser aun accedidas por

combinaciones de teclas o por las teclas de funciones del teclado, como por ejemplo la

tecla F7 en la configuración estándar invoca a la consulta de reserva. Estas





combinaciones se muestran en las opciones del Menú, como por ejemplo se muestraen la siguiente pantalla.

BOTONES DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS

La colección de botones (Iconos) estándar que está disponible para que cada

utilizador configure su ambiente de trabajo en NewHotel PMS es la que se representa

en el cuadro siguiente:

Botones Significado Opción de MenúTecla

Rápida

Cardex de Clientes Recepción – Cardex F2

Planning de ReservasReservas – Planning –

ReservasF4

Planning de AlojamientoReservas – Plannings –

Alojamiento F3





Botones Significado Opción de Menú TeclaRápida

Insertar Reservas

IndividualesReservas – Insertar Reservas

– IndividualesF5

Insertar Reservas de

Grupo

Reservas – Insertar Reservas

– Grupos F6

Consultar ReservasReservas – Consultar

Reservas F7

Check – In Recepción – Check-InF8

Check – OutRecepción – Check-Out

F9

Inserir Movimientos Recepción – Movimientos –

Insertar MovimientosF10

Consultar Cuenta

CorrienteRecepción – Cuenta Corriente F12

Ayuda

Panel Gestión Reservas – Panel de Gestión

Planning de

Disponibilidades de

Alojamientos.

Reservas – Planning –

Alojamiento Disponible

Entidades Ventas – Entidades -

Entidades

Consulta de Huéspedes Recepción – Huéspedes

Consulta de MovimientosRecepción – Movimientos –

Consulta de Movimientos F11

Planning de GruposReservas – Planning – Grupos

/ Entidades






Consulta de FacturasRecepción – Facturación –

Consulta de Facturas

Grupos Recepción - Grupos

Mudar Utilizador Utilitarios – Mudar Utilizador

Disponibilidad de

Alojamientos

Reservas – Planning –

Disponibilidad de Alojamiento

Calculadora Utilitarios – Calculadora

Calendario Utilitarios - Calendario

Consulta de TarifasReservas – Insertar Reservas

- Consulta de Tarifas

Avisos Recepción – Agenda - Avisos

Alterar Room Status

Housekeeping – Gobernanta -

Alterar Room Status

Discrepancias en Room

Status


Discrepancias en Room

Status

ArtículosHousekeeping – Gobernanta -

Artículos

EmpleadasHousekeeping – Gobernanta -

Empleadas

Estados – TareasEspeciales - Pontos


Estados – Tareas Especiales -

Pontos

Plano de TrabajoHousekeeping – Gobernanta -

Plano de Trabajo

Salir Reservas - Salir






Vacía

Parámetros GeneralesUtilitarios – Parámetros

Generales

NewHotel PMS permite además alterar esta colección y definir otros iconos además de

los existentes en la colección estándar.

CONFIGURAR BARRA DE HERRAMIENTAS

El acceso a esta opción es efectuada a través de Utilitarios - Toolbar

La Barra de Herramienta admite un máximo de 20 botones. Considerando este

elemento, el utilizador puede configurarlo a su conveniencia.

La pantalla de configuración de la Barra de Herramienta es compuesta por dos

bloques: Activas y Disponibles.

Para anular un botón debe seleccionarse en el bloque de Activa y presionar la tecla

Para adicionar un botón tiene que seleccionar primero el mismo en el bloque

Disponible y presionar la tecla





Adicionalmente en la Barra de Herramientas existe otra funcionalidad que es llamadaACCESO RAPIDO.

Esa opción se muestra en la barra de herramienta si se marca la opción que está en el

recuadro rojo, que se activa haciendo un click derecho con el rato encima de la barra

de herramientas.

La misma funciona ara buscar reservas o bien por nombre, por numero o por

habitaciones, una vez localizada se activan un grupo de botones que permite acceder

directamente a dicha información

BARRA DE ESTADO (STATUS BAR)

La Barra de Estado aparece junto a la imagen inferior del fondo de la pantalla y

muestra varias informaciones sobre la estación de trabajo, los recursos del sistema y

del utilizador.

Las informaciones que presenta en la Barra de Estado son las siguientes:

• Utilizador que se encuentra conectado en ese momento

• Fecha de trabajo de NewHotel PMS.

• El nombre del terminal del utilizador que esta a trabajar, en este caso el

nombre de la computadora.





• Impresora conectada al sistema.• Fecha de la versión del software.

• Versión del sistema

PROCEDIMIENTO PARA MEJORAR LA VISIBILIDAD DE LOS MENÚS

Entre en el Panel de Control del Sistema Operativo Windows, según sea la versión del

mismo y ajuste los tamaños de las letras y colores. Esta pantalla según sea el sistema

operativo de Windows varia su formulación, por lo general desde Windows Vista losestándar que viene so los óptimos para el mejoramiento visual del sistemas.

En Windows 7 solo existe un detalle a considerar y es tamaño del DPI que debe ser el

que mostramos enmarcado en rojo en la siguiente pantalla.





CAMBIAR DE UTILIZADOR

Es posible cambiar de utilizador sin tener que salir del sistema. Para hacer esto solo

baste ir al menú de Utilitarios – Cambiar Usuario o simplemente dar un ENTER en la

pantalla del sistema

FECHAS

Valor Significado

Fecha de Trabajo

Fecha de NewHotel. También conocida como

fecha corriente de trabajo. Es la fecha que

corresponde con la Fecha de movimiento de

las operaciones

Fecha del Sistema

Fecha del ordenador. Esta fecha es la que se

conoce como Fecha de Registro de losmovimientos operaciones en NewHotel PMS

Fecha Valor Es la fecha del documento que se está

insertando en el sistema

Ayer, Mañana, Primer día del

mes, Ultimo día del mesSe toman en cuenta como referencia la fecha

corriente (NewHotel)





Los tratamientos de las fechas de NewHotel PMS es muy importante que sucompresión se tenga en cuanta. A continuación mostramos gráficamente tomando

como referencia una inserción de movimiento el significado de cada una de ellas.

En este ejemplo se inserto un movimiento en la Fecha del Ordenador del 26 de

marzo, para un documento que tiene Fecha Valor del 21 de octubre del 2008, y fue

registrado con fecha 22 de octubre que es la Fecha de Trabajo de NewHotel PMS.

• Fecha registro: es la fecha que tiene el sistema operativo, o sea la fecha del

ordenador

• Fecha Movimiento: es la fecha que corresponde con la fecha de trabajo de

NewHotel PMS

• Fecha Valor. Es la fecha que tiene documento que estamos a insertar en el

sistema





CALENDARIO

Nota: El día es seleccionado, dando un doble click sobre la fecha pretendida.

Retrocede

un año

(2007)

Avanza un año (2009)

Retroceder un

Mes

Avanza un mes

(Noviembre)





REPORTES EXTERNOS

Una de las ventajas indiscutibles de NewHotel es el uso del Generador de Reportes

Crystal Reports que contempla con flexibilidad la recuperación de informaciones, pues

que los reportes existentes pueden ser adaptados a las características particulares de

cualquier instalación hotelera siendo posible, incluso, elaborar reportes propios e

incorporarlos a la aplicación (reportes externos). Ahora esta opción se crea bajo una

opción propia denominada Mis Reportes

PROCEDIMIENTOS PARA INCORPORAR REPORTES EXTERNOS

El acceso a esta opción se hace a través del menú Utilitarios – Parámetros – Mis

Reportes

Oprimiendo el botón





Campo Significado

Nombre

Nombre del Reporte que aparece en la opción Mis Reportes.

Si estuviera definido un submenú, entonces se refiere al

nombre del mismo.

Camino

Camino donde se encuentra el reporte

Lo más recomendable es ir a buscarlo utilizando el botón

Se deja en blanco si estamos a definir un submenú

Submenú

• Los reportes externos pueden ser agrupados en

submenú.• Aquí se escoge el submenú al cual pertenece el

reporte que estamos a definir.

• Si el reporte no pertenece a ningún submenú este

campo se dejaría en blanco.

Nr. OrdenPosición que queremos que ocupe el reporte en la pantalla

de Mis Reportes.

Apaisado Para definir el reporte en formato Horizontal.

Se está activo estamos definiendo un submenú;

Para cuando definimos un titulo para indicarle un separador en el menú.

Reporte significa que estamos definiendo un reporte externo

Oprimimos el botón

Notas:

• Para utilizar los Reportes Externos debe usarse a través de la opción Mis

Reportes.

.





SIGNIFICADO DE LAS CAJAS DE SELECCIÓN

Las cajas de selección que están disponibles en NewHotel tienen tres estados que

significan lo siguiente:

Significa que no está seleccionado

Significa que está seleccionado

Significa que no é de interesa tener el criterio seleccionado, o sea que la selección

ignora si esta marcado o no.





CAPÍTULO 4: RESERVAS

ASPECTOS GENERALES

NewHotel PMS atribuye automáticamente un número de localizador de cada reserva

introducida en el sistema. Este número es compuesto por un número consecutivo

dentro de cada año y por un sufijo que es el año en que cada reserva fue creada. Por

ejemplo podrán existir reservas 1/200 y 1/2010, 13421/2009 y 13421/2010, etc.

Una reserva podrá ser asociada a un alojamiento. En el momento de creación de la

misma la introducción del alojamiento (habitación) no es necesaria y puede ser

atribuida posteriormente.

NewHotel PMS soporta además Reservas no asociadas a habitaciones o a dormidas

de huéspedes, pudiendo así ser usadas en unidades hoteleras que reciben Clientes o

grupos para solo servirles comidas, permitiendo de esta manera controlar y facturar

dichos servicios y disponer de previsiones rigorosas de comidas a servir combinando

los torales correspondientes a huéspedes alojados como a los pasantes.

El sistema permite crear reservas individuales (una Habitación) y Reservas de Grupos

(varias Habitaciones).

Una Reservas de Grupo genera automáticamente tantas reservas individuales como el

número de habitación que se tenga especificado, permitiendo así que un mismo

Grupo, diferentes huéspedes tengan fechas de entrada y salida distintas así como

personalizar servicios, precios y excepciones.

El número de localización de la Reserva es un criterio que permanece asociado a los

clientes mismo después del Check-Out

Una reserva puede estar en una de las siguientes estados: Reserva, Check-in, No

Show, Cancelada e Check-Out





El sistema considera como Diaria o Rate el precio que es lanzado de forma automáticaen la cuenta Master de todos los huéspedes en el proceso de cierre de día.

Los elementos que determinan el precio de Diaria (Rate) fundamentales son los

siguientes:

• El tipo de Habitación;

• Modalidad de la Pensión asociada a los pasajeros;

• El número de pasajeros (personas).• Otros datos excepcionales en dependencia de la reservas tiene early booking,

precios espaciales, excepciones, ofertas, etc.

Datos obligatorios para crear una reserva

• Fecha de entrada y salida de los clientes en el hotel.

• Tipo de Habitación

• Tipo reservas si es Directo o de Entidad.

•

Modalidad de Pensión.• Cantidad de pasajeros (adultos, niños e infantes).

• Tarifa de Precio. Si es una reserva de Entidad implica seleccionar un Operador.

• Segmento de Mercado.

• Origen de Mercado.

• Esquema de Impuestos

El sistema contempla una gestión sofisticada de gestión de Overbooking dando la

posibilidad de registrar los clientes enviados para otras unidades por este concepto,

mas procediendo a su registro de entrada en el Hotel. Dichos clientes pueden así ser localizados y reflejarse en los listados de huéspedes conforme se desea ver.

Otra facilidad muy interesante de la gestión de Overbooking en NewHotel PMS es que

mismo que sea desviado el cliente para otra unidad hotelera se puede hacer la

respectiva facturación en el propio hotel. Así por ejemplo en caso de facturación de

Agencias o Entidades pueden ser enviadas la factura incluyendo estos clientes sin que

aparezca cualquier referencia que existió un Overbooking.





Una Reserva tiene asociado 6 cuentas (Folios): M – Master, E1 – Extra 1,..., E5 –

Extra5.

Las cuentas pueden ser en Moneda Base o en Moneda Suplementaria (aplicable en

algunos países en que tal situación se pueda aplicar).

Cuenta Master (M): es una cuenta donde se registran automáticamente o manual los

movimientos básicamente considerados como Diarias (Pensiones o Daily Rate) que

básicamente se procesan en el cierre de día.

Cuenta Extras (E1,…, E5): Pueden ser utilizadas por decisión del utilizador para los

lanzamientos de los extras de una forma organizada para su mejor seguimiento y

control de los lanzamientos. Por ejemplo, puede ser configurado que los consumos a

créditos de los puntos de ventas sean lanzados en una cuenta Extra 1 y las llamadas

telefónicas en la cuenta Extra 3, etc.

El sistema es multi moneda o que quiere decir que los contratos con las Agencias se

registran en moneda contratada. Mientras que los movimientos de las Diarias

(Pensiones) se efectúan en la cuenta Master en Moneda Base.

Para convertir el precio de la Diaria en moneda extranjera se utiliza la tasa de cambio

de facturación definiéndose de varios tipos, fija según contrato, variable diaria, etc.

Antes de confirmar una reserva, el sistema contempla una serie de informaciones que

constituyen elementos importantes para aceptar o no la misma. Ninguna de estas

situaciones anormales impiden de confirmar la reserva, solo que queda a criterio del

utilizador.

Las situaciones más frecuentes que se verifican son las siguientes:

• Overbooking

• Precio de Diaria:

• Extra Allotment (CUPOS) y Fuera del plazo de Release:

• Stop de Reservas para una Entidad (Stop Sales):





OVERBOOKING:

Nota: El control del overbooking tiene varias modalidades, una es su control de forma

general, la segunda es considerar el Overbooking teniendo en cuenta los tipos de

habitaciones y la tercera es considerando el máximo de reservas que pueden

permitirse. Todo esto se configura en lao parámetros generales habitaciones .

PRECIO DE DIARIA:

Define el precio de la diría por cada día estancia teniendo en cuenta el número de

personas, tipo de alojamiento y la modalidad de pensión reservada.

Así mismo es posible confirmar la creación de una reserva que no tenga precio

definido en la diaria para algún día de la estancia, pero en el cierre de día el sistema

no permite ejecutarse hasta que esta definición sea establecida, si la reserva está en

situación de Check-in para el día que pretendemos cerrar el día.





Nota: Para actualizar los precios de Diaria se explica en el Capítulo: Ventas – Precios - Diarias

EXTRA ALLOTMENT (CUPOS) Y FUERA DEL PLAZO DE RELEASE:

Fuera del Plazo de Reléase indica que una de las fechas de entrada de la reserva esta

fuera del periodo activo del Alloment contratado e indica el tiempo que está pactado

con las Agencias para hacer reserva basado en el cupo contratado.

Este tiempo representa el tiempo mínimo que las agencias pueden hacer reservas al

hotel basados en su cupo contratado sin que el hotel pueda rechazar la misma.

Cuando la reserva que estamos haciendo sobre pasa el Alloment o Cupo contratado

para la entidad en cuestión el sistema validara y emite dos mensajes con esta

advertencia.

Y a continuación muestra una venta para las distintas fechas activas de los cupos

contratados y su estado





Este dato representa para NewHotel PMS la cantidad de habitaciones contratadas quese obliga a reservar a la entidad según el contrato. Cuando una reserva se acepte a

pesar de estar fuera de cupo se contabiliza a efectos estadísticos como Extra

Alloment.

STOP DE RESERVAS PARA UNA ENTIDAD (STOP SALES):

Es posible, a pesar de existir contratos, detener las reservas de una Entidad, siendo

también posible detener o check-in de las reservas o obligar a que el operador tenga

que efectuar un depósito anticipado antes de efectuar o check-in.

Menú: Ventas – Entidades - Entidades – Alteración de Entidades

Nota: Consulte el Capítulo: Ventas – Entidades – Stop de Reservas y/o Check-In

de una Entidad





CONSULTA DE TARIFAS

El acceso a esta opción es realizada a partir de: Reserva – Inserta Reserva –

consulta de tarifas, o F4.

A partir de esta pantalla podemos consultar las tarifas existentes por: fechas,

entidades, tipo de alojamiento, modalidad de pensión, número de adultos, clientes.

Esta herramienta nos da las disponibilidades existentes y después de seleccionar una

tarifa determinada nos permite además poder insertar una reserva de habitación con

dicha selección.

Nota: Se destacan en Rojo las Tarifas con Bloqueos en el Período solicitado





INSERTAR RESERVAS

Aquí explicaremos como se inserta una reserva individual, así como una reserva de

grupo. También explicaremos el funcionamiento de las pantallas de inserción de

reservas y sus varias opciones que brinda el sistema

Existen opciones que serán explicadas en la inserción de reservas individuales que ya

no serán explicadas en las de grupos ya que de facto las mismas funcionan de la

misma forma (instrucciones de facturación, etc.)

Debemos tener cuidado que también existen funcionalidades aquí explicadas quepueden no aparecen activas en estas pantallas, porque deben ser activadas en los

parámetros generales (con los casos por ejemplo que exista interfaces con turnos del

POS o con regímenes de explotación)

INSERTAR UNA RESERVA INDIVIDUAL

El acceso a esta opción puede ser efectuado de las siguientes formas:

Reserva – Insertar Reserva – Individual

Presionar a tecla F5

Presionar el botón





Campo Significado

Reserva Tipo

Es posible escoger un Prototipo de Reserva, lo que contribuye a

agilizar el llenado de los dados.

Los Prototipos de Reserva se encuentran previamente definidos

en la opción Archivos – Parámetros – Reservas Tipo.

Ejemplos: Luna-de-miel, Clientes Directos, Entidades, etc.

Además pueden ser utilizadas como reservas tipos algunas de

las reservas ya registradas presionando el botón de interrogación

que existe en el extremo derecho del rectángulo.

Walk-In

Son los clientes que llegan al hotel sin existir una reserva previa.

Al registrar un Walk-In la reserva es dada como Check-In de

forma automática.





Campo Significado

Day-Use

Sirve para catalogar las reservas que por su tipo son de USO

DIA, cliente que entra y sale en el mismo día, lo que equivale a

decir no usa cama.

Fecha Fecha del sistema

Creación Fecha de creación de la reserva.

Usuario Utilizador que está a realizar la operación

Llegada Fecha y hora de llegada de los pasajeros

Vuelos

Identificación del vuelo de llegada y/o salida (configurado pro la

opción Archivos / Vuelos)

Noches

Numero de noches que los huéspedes irán a dormir en el Hotel.

Este dato ayuda a definir la fecha de salida ya que la calcula

sumando los días a la fecha de entrada.

SalidaFecha y hora de salida de los huéspedes del Hotel

Tipo de

Habitación

Tipo de Habitación que debe ser atribuido en el momento de

creación de la reserva. Generalmente son iguales los campos

Reservado y Ocupado.

Si por algún motivo al momento del Check – IN no es posible

atribuir la Habitación Reservada, se modifica y se el campo deOcupada por la realmente que se le otorgo.

Por lo general el tipo de habitación Reservado es aquel que será

facturado, aunque esta condición puede cambiar según se

configure en los parámetros generales.

SegmentoSegmento de mercado a que pertenecen los clientes de la

reserva.





Campo Significado

Ejemplo: Turismo, Congresos, etc.

Origen

Vía por la cual el cliente entro al hotel

Ejemplo: Directos, Agencias, Overbooking, etc.

Pensión

Atribución del a modalidad de pensión de la reserva (AP, BB, HB,

FB.AI).

NewHotel PMS permite definir modalidades de pensiones para

diferentes días. Esta posibilidad es conocida en NewHotel como

modalidad de pensión compleja donde por cada día se pueden

definir los pasajeros y las modalidades de pensiones que pueden

tener durante toda su estancia si la misma no es igual para todo

el periodo.

Free (Ad, Cr)Numero de adultos y niños que serán gratuitos en la reserva

Ad. Ni Beb.Número de adultos, niños y bebes ( infantes )

Ocupación y

Modalidad de

pensión

compleja

Ocupación y modalidad de pensión compleja

Cama Extra y

Cunas

Número de camas extras y cunas que contempla la reserva

Configuración

MP

Si la reserva es media pensión y los parámetros definidos lo

permite puede escoger como se considera la misma si almuerzo o

cena





Campo Significado

Configurar

Almuerzo

El servicio de almuerzo será lanzado en el día de llegada o en el

día de salida. Esta opción es hecha considerando siempre que

existe variación de almuerzo en la media pensión a lo que está

parametrizado en los parámetros generales.

Nombre

En cada reserva existe al menos un huésped titular cuyo nombre

es definido en este campo (excepto cuando se permite según

parámetro reservas sin huéspedes)

Los huéspedes adicionales podrán ser insertados a través de la

lupa o digitando directamente el nombre del cliente

Para Visualizar a ficha de Cardex de un cliente daremos clique

sobre el icono . Todos los Huéspedes deben estar asociados

a su respectiva Nacionalidad.

Nac. Campo para definir la nacionalidad del cliente de la reserva

Atenciones

Servicios especiales que están previamente definidos en la

opción de Archivos / Atenciones.

Ejemplo: VIP 1, VIP 2, Normal, Presidencial, etc.

Requisitos

Posibilidad de definir hasta 3 características de requisitos para

otorgar la habitación al a reserva

Habitación

Se selecciona el numero de habitación de acuerdo al tipo dehabitación definida en la reserva y atendiendo a otros filtros ya

explicados anteriormente. Todos estos filtros se muestran en la

pantalla de atribución de habitaciones tanto manual como

automática.

Para bloquear una habitación para que no sea atribuida a otras

reservas estando esta como estado de reserva se utiliza el icono





Campo Significado

Multi-

Ocupación

Designa si existe más de una reserva para la misma habitación.

Estos casos son los que habitualmente denominamos medias

dobles. Para que esto sea permitido debe está definido en los

parámetros generales el sistema.

.

Bloque

Si esta parametrizado en los parámetros generales el sistema

permite trabajar con la variante de hacer reservas por bloques de

habitación. S comportamiento es similar al tipo de habitación, o

sea quiere decir que se pueden hacer reservas para un bloque de

habitación sin haber aun asignado el numero de la misma. En

condiciones normales el bloque de habitación es escogido una

vez que se asigne el numero de habitación, pero en este caso

especial si esta parametrizado se puede trabaja con esta

naturaleza llegando incluso a conocer las disponibilidades por

este concepto.

ComentarioComentario que se visualiza en el reporte de Entradas del Día.Presionando el botón podemos visualizar la información más

detalladamente.

Com.

Gobernanta

Comentarios que se inserta en la reservas para ser tratado por el

área de Gobernanta

Tipo de

Reserva

Se escoge el tipo de reserva si es entidad, directo Propietario o

Time Share

Entidad Reservas de Entidad.Para designar a la entidad que realiza la reserva

Operador

Para reservas de Entidad.

Es posible escoger el operador que puede entenderse como una

de las tarifas definidas para ese entidad, con el cual se valora y

factura dicha reserva





Campo Significado

Este operador incluye una tarifa de precio, tiene asociado un

alloments, puede tener un descuento, etc. Todo estos datos se

configuran en la parte de tarifas y operadores

Al Activar este parámetro el programa aplica la tarifa que se

relaciona con el operador asociado a la entidad. En caso contrario

se aplica la tarifa que esta especificado en el campo tarifa

Allotments Visualiza el allotment asociado al operador.

Cuando este campo esta activado indica que esta reserva se

sumara para el cumplir el cupo otorgado a la entidad. Si ya el

cupo está agotado aparece desmarcado y en su lugar dirá Extra.

Esta cambio también puede hacerse de forma manual dado que

podemos hacer una reserva para una entidad pero que no se

incluya en su cupo contratado

Es el caso contrario explicado anteriormente y consiste que la

reserva contara como un extra allotment al cupo contratado

Voucher Para insertar el nº de voucher

Contacto Nombre de la persona de contacto de la entidad

Teléfono Número de teléfono de contacto da Entidad

Fax Número de fax do contacto da Entidad

Vendedor

ExternoContactos de Vendedor Externo

Vendedor

InternoContactos de Vendedor Interno

Indica que para esta reserva su estado de confirmación está en

Lista de Espera (Waiting List).

Cuando se activa este parámetro es activado el campo de

selección de los tipos de confirmación. Estos son configurados

en la opción Archivos – Parámetros – Tipos de Garantía.

Cuando se activa este parámetro es activado el campo de





Campo Significado

selección de documentos de confirmación de reserva al cliente.

Selecciona-se se a reserva fue confirmada y deberá especificar el

medio y tipo de confirmación.

Carta

Pode escogerse uno de los documentos definidos en Archivos

Parámetros Documentos

Normalmente, es usado para las cartas de confirmación de

reservas a los clientes o empresas enviado directamente un e-

mail desde el PMS

Depósito

Para definir se a reserva tiene un depósito de garantía o no,

define-se la fecha y valor. Además permite la impresión de un

recibo

Facturado No caso de depósitos anticipados si esta ya estuviera facturado

PagoNo caso de depósitos anticipados aparece o valor si estuviera

pagado.

Dead Line

Define la fecha hasta cuándo se mantiene como reserva

pendiente. Al pasar a esta fecha el sistema permite si esta así en

los parámetros generales cancelarla de forma automática o no.

Confirmada Significa que la reservas está confirmada

Complimentari Se considera un tipo de reserva especial que no ingresa. Es

similar al House. Las reservas estándar son las de uso más

común que son las que ingresanHouse Use

Standart

Sirve para ver las tarifas variables cuando se trabaja con este tipo

de tarifas.

Tarifa

El procedimiento difiere según el tipo de reserva:

Entidad. Se visualiza la tarifa asociada al operador escogido,

pudiendo ser modificada según autorización del utilizador

Directo. Se escoge una tarifa de balcón o puede ser introducida

un valor manual si el utilizador tiene autorización.





Campo Significado

OfertasPermite escoger e insertar una de las varias ofertas

eventualmente disponibles para el periodo de la reserva

Paquete

Permite escoger un paquete de entres los que estén disponible

para el periodo de la reserva. Un paquete es una combinación de

tarifas y servicios adicionales que se aplican en determinadas

condiciones o no.

En caso de reservas de Entidad muestra el paquete asociado al

operador escogido.

En el caso de Directos se puede escoger entre los disponibles

Precios Niños

Standard: Considera el valor definido de niños de una tarifa

Por edades. Considera el valor definido de niños de acuerdo con

su edad.

Por Orden. Aplica los precios según el orden definido en la tablade precios (ejemplo, el segundo niño tiene precio diferente o

descuento adicional)

Precio Fijo

Permite insertar un valor de Diaria.

Se utiliza en casos excepcionales y debe tener nivel de

aprobación correspondiente.

El valor que se inserta se asume en moneda base o en moneda

suplementaria (no puede ser moneda extranjera, en este caso elsistema permite insertar el valor en esta moneda si existe definido

tasa de cambio para facturación pero internamente el sistema la

convierte en moneda base, solo es una facilidad para expresar en

valor en dicha moneda sin hacer el cambio previamente).

La distribución de la pensión en servicios se efectúa de acuerdo

al a distribución definida en los parámetros generales.





Campo Significado

Descuento

Calculo del valor del descuento a aplicar a la diaria. Este

descuento es siempre definido en porcentaje sobre varias criterios

Alojamiento, alojamiento y desayuno, etc.

Descontar de:

Decide sobre qué servicio o servicios se aplica el descuento que

fue calculado según los criterios que se selecciones alojamiento,

alojamiento y desayuno, etc.

Esquema de

Impuestos

Esquema de impuestos que se aplicara en la reserva que

estamos insertando

Botones lado derecho

Movimientos Adicionales

Avisos

Insertar limites de las cuentas extras

Instrucciones de transferencias de las reservas

Instrucciones de facturación de las reservas

Tarjetas asociadas a los huéspedes

Enviar mensajes a los puntos de ventas cuando se emplean

NewPOS

Registrar los datos de los vehículos asociados a la reserva.

Permite la planificación de los turnos de entrada para al Buffet de

los clientes cuando existen más de un turno en este servicio para

evitar las filas.

Para ver y definir los regímenes de explotación





Campo Significado

Muestra la previsión d ingreso de la reserva que estamos

insertando.

Pueden definirse Adultos, Niños y Bebes que se consideren FREE en la reserva. Los

mismos pueden ser registrados con nombre y demás datos pero no se consideranpara la previsión de ingresos.

Existe un detalle importante recientemente incorporado, que es limitar el tiempo de

espera de la pantalla de inserción de las reservas. Pasado este tiempo en la misma

aparece un botón y aviso sonoro que indica que deben atender la misma en caso

contrario se anula la pantalla y no se gravan los cambios.

Nota: En NewHotel PMS existe otra forma de presentar la ficha de reserva para

insertar las mismas. Esta nueva forma mucho más sencilla que la estándar se activa

cuando el siguiente parámetro general está activo.





De esta forma la pantalla que aparece para insertar reservas es la siguiente (la mismatiene las mismas funcionalidades explicadas anteriormente, solo es un cambio

digamos visual)

TARIFAS VARIABLES

A través del botón de la ficha de reserva es posible acceder al menú de las tarifas

variables.

Este sirve para visualizar e insertar los precios día a día que van a ser aplicados en

una reserva.

También es utilizado para visualizar los precios atribuidos día a día en caso de la

aplicación de una tarifa automática programada en la opción de Yield Management.

Estas tarifas calculan y atribuyen automáticamente un precio día a día a la reserva enfunción de la previsión de ocupación existente para el momento de las fechas que

estamos insertando la reserva (según para la fecha de entrada de la misma)

Las tarifas de este tipo son definidas y configuradas en el Menú ventas – Precios –

Yield - Tarifas Variables





En el capitulo Ventas – Precios en Yield- tarifas variables iremos a profundizar

mejor en este tema.

MODALIDAD DE PENSIÓN COMPLEJA

Si los huéspedes de la reserva tienen diferentes pensiones o cambian la misma

durante su estancia, debe usarse el botón , que se encuentra al lado del campo del

mismo nombre para programar las diversas pensiones en cada periodo.

En el ejemplo anterior tenemos defino dos pensiones diferentes para cada día, una de

media pensión y otra de solos habitación.





NOMBRE Y NACIONALIDAD DE LOS HUÉSPEDES

Oprimiendo el botón desde esta pantalla de datos, es posible definir el Nombre, la

Nacionalidad, el Tipo de Documento, Numero de Documento, si es Adulto, Niño o

Bebe, la Edad y Numero de Registro de cada Huésped del alojamiento.

Es obligatorio definir un titular de la reserva, siendo necesario activar el check box Tit.

El campo estado informa si el huésped esta en reserva, check in o check out.

Con el botón que aparece a seguir al campo “Nombre”, es posible conocer si el

huésped que esta a ser insertado tiene ficha en el cardex o no, o sea si es necesario

crearlo en este momento o no.

Si se activa el box , permite que a medida que vamos insertando elnombre NewHotel busque los semejantes ya registrados en el Cardex, facilitando su

búsqueda para no repetir el mismo cliente.

Si activamos además el box significa que irá a buscar cuando encuentre

el texto completo o casi completo.





Nota: Para más información consultar el Capítulo 5 - Cardex

ATRIBUIR NÚMERO DE HABITACIÓN

A una reserva es posible pero no obligatorio atribuirse un número de habitación desde

el momento que estamos a insertar la reserva. NewHotel PMS ofrece varias

facilidades para de forma automática buscar las habitaciones disponibles con diversos

criterios , incluyendo los criterios de satisfacer los requerimientos o características

especiales, como por ejemplo fumador o no, vista al mar, cerca del elevador o

escaleras, etc.

La búsqueda de habitaciones disponibles puede ser efectuada, considerando una o

varias de las siguientes condiciones:

Condición Significado

Requisitos Especiales

Alojamientos que cumplan los requisitos que

fueron especificados en el campo “Requisitos” de

la reserva.

Tipo de Alojamiento

Alojamientos de tipo especificado en el campo

“Tipo de Alojamiento Reservado” de la reserva.

Por defecto la condicione aparece activada

Libre no Día de Llegada

Alojamientos que estarán disponibles en el día de

la llegada del cliente al Hotel

Se consideran disponible también aquellas quetienen fecha de salida prevista para ese día

Libre durante todo o período Por defecto esta condición aparece marcada.

Cerca de la HabitaciónAlojamientos que tienen información en el boqueo

“Proximidad”

Con LigaciónHabitaciones que se comunican entre si





Condición Significado

Libre en el momentoHabitaciones que se encuentran libres en el

momento de efectuar la búsqueda de la misma.

Alojamientos en Multi-

Ocupación

Habitaciones que permiten más de una reserva en

la misma habitación

.

Atribución de Alojamiento

LIBERAR UN ALOJAMIENTO ATRIBUIDO A UNA RESERVA

Para liberar un alojamiento atribuido a una reserva en Status = reserva, el

procedimiento pasa por la eliminación del número que aparece en el campo

Alojamiento de la Ficha de Reserva seguido do botón





Al liberar el alojamiento, este pasa de Libre a Sucio.

DEFINICIÓN DE ENTIDAD

Oprimiendo el botón es posible realizar la búsqueda de entidad por diferentes

criterios.





Campo Significado

Código Código que identifica a Entidad dentro del hotel.

Código de 8 caracteres alfanuméricos.

Cód. Ext.Código que identifica a Entidad fuera del hotel (ejemplo código cuenta

cliente en el sistema de contabilidad, o para la cuenta de NewConta).

Nombre Nombre da Entidad.

Tipo

Tipo de Entidad.

Se escoge de uno de los valores previamente definidos en la opción

Archivos Entidades Tipo de Entidades

Ejemplo: Agencia, Empresa, etc.

Nº de

contribuyenteNº de contribuyente

País País de Entidad

Región Región de Entidad

Localidad Localidad de Entidad

Teléfono Teléfono de Entidad

Tarifa Tipo de tarifa

Paquete Tipo de Paquete

Allotment Tipo de Allotment

Interface IDS Interface IDS

Ultima Reserva

Inferior aFecha de la ultima reserva inferior a una fecha seleccionada

Operador Nombre de Operador

Entidad;

Dirección

Mayorista

Representante;

Activas

Permite filtrar por estas opciones





CONSULTAR TARIFAS CUANDO SE INSERTA UNA RESERVA.

Podemos consultar las tarifas, ofertas y paquetes disponibles para aplicar a una

reserva, accediendo a través de los respectivos botones como se muestran:

Escogiendo una de las opciones de NewHotel se presenta una lista con las tarifas del

tipo deseado, siendo adicionalmente posible consultar los respectivos detalles,

precios, periodos y condiciones.





DEFINICIÓN DE MONEDA DE LAS CUENTAS CORRIENTES Y LÍMITES DE CRÉDITO

A definición de la moneda de las cuentas y los límites de créditos se efectúa mediante

el botón

Un alojamiento tiene 6 Cuentas (M – Master, E1 – Extra 1,..., E5 – Extra 5).

Cada cuenta puede estar definida en Moneda base o Suplementaria. El valor implícito

de las cuentas es en Moneda base. Una cuenta puede ser liquidada solamente con

las Formas de pagos permitidas para la moneda en que fue definida. Las Formas de

Pago permitidas para cada Moneda son especificadas en la Opción Archivos Formas

de Pago.

Si una cuenta ya tiene movimiento no es posible modificar la moneda que tiene

inicialmente asociada. La moneda base y suplementaria son definidas en la opción de

Utilitarios Parámetros Subsistema de Facturación.

Limite de Cuentas Extras:

Campo Significado

Moneda Se escoge la moneda de la cuenta (Base o Suplementaria)

IlimitadoSe este parámetro esta activado significa que la cuenta

es ilimitada para recibir cargos





Lim. CréditoSi se especifica un límite aquí significa que el valor que

permite máximo para recibir cargos es ese valor señalado.

.

Pre-Pago

Cuando esta opción esta activada significa que el control del

límite de crédito es contralado por el saldo a favor que tiene

en cliente en su cuenta. O sea significa que el cliente debe

haber efectuado un pago en cuenta para poder consumir.

DEFINICIÓN DE MOVIMIENTOS ADICIONALES AUTOMÁTICOS

Los movimientos adicionales en una reserva son cargos que se pretenden que sean

lanzados de forma automáticos en el proceso del cierre de día durante el periodo de

estancia de la reserva. Por ejemplo puede utilizarse para facturar el Parking, Internet u

otro cargo adicional repetitivo durante toda la estancia o parte de la misma. De esta

manera se evita que cada día se haga un cargo manual en cuenta si está programada

de esta manera.

Para definir estos cargos se activa un formulario oprimiendo el botón

Aparece una pantalla donde se pueden definir los días, servicios, cantidades y precios

a lanzar.

Los servicios adicionales pueden estar ya pre definidos en una tabla (Ver Menú ventas

Precios Servicios) con los precios para adultos, niños o fijos. Al indicarlos en la reservapueden ser usados los valores ya pre definidos o aplicar un precio y descripción

indicando cual es el departamento, concepto de facturación (Tipo de Servicio)

incluyendo eventuales descuentos.





En esta pantalla utilizando el botón calcula y pre visualiza el valor total

de la reserva incluyendo estos movimientos adicionales previstos.

Podemos incluso usando los botones o para o bien

seleccionar de los definidos previamente en los parámetros alguno, o aplicar según las

reglas definidas en los parámetros para los movimientos adicionales. Esto se define en

Utilitarios Parámetros Movimientos Adicionales

Es posible también especificar en qué cuentas (M - Master, E1 - Extra 1, …, E5),quiere hacerse los cargos y cuáles son los días programados para ser lanzados los

mismos.

Podemos ver en la pre visualización si los precios indicados son con impuestos

incluidos o no, esto se define por el box siguiente:

También podemos ver estos lanzamientos de forma resumida o detallada, para ellos

según el box siguiente si esta marcado actual de una forma u otra.

Existe otro elemento importante en esta pantalla, y es la definición del Box

. Esto significa que por ejemplo cuando calculamos los asientos

adicionales siempre se hacen en base a una previsión de los datos definidos, pero si

por alguna razón existen cargos de forma manual en cuenta y queremos ver lo real

cargado hasta el momento más la previsión marcamos este box.

Cuando esta operación la realizamos para una reserva que aun no está en Check In,

la pantalla muestra en su parte inferior derecha una icono tipo fleja que representa si

queremos cargar ese valor como un deposito anticipado a la cuenta de la reserva.





En la pantalla siguiente mostramos la forma de esta opción y explicaremos otros

detalles aun más interesantes:

Campo Significado

Tipo

Tipo de Cuenta en la cual serán lanzados el servicio

especificado pudiendo ser en.

M – Master, E1 – Extra 1, E2 – Extra 2, …, Extra 5

Fecha

Fecha a partir del cual serán lanzados los movimientos

validando NewHotel los días de estancia de la reserva, para

que coincidan en el periodo de la misma

Días

Número de días en que lanzara el servicio a partir de la

fecha especificada





Campo Significado

Sección

Departamento de los definidos en NewHotel que

seleccionamos para cargar los movimientos

ServicioServicio de los definidos en NewHotel que seleccionamos

para cargar los movimientos

Cant Cantidad de veces que será lanzado el servicio por día

Precio del

Servicio

Existen tres campos para definir los precios siendo los

mismos. Precio Fijo, pecio de adulto y precio de niño. Con lo

cual podemos diferenciarlos. Ahora bien si seleccionamos el

precio fijo los dos restantes no serán activados lo que quiere

decir que son excluyentes

% Desc.Definición del porciento de descuentos que queremos

otorgar

.

Observaciones Observaciones al movimiento.

Total Muestra el total que estamos a insertar en el movimiento

La barra superior de la pantalla aparecen dos iconos que explicaremos su utilización a

continuación:

Este botón nos facilita en caso que queramos controlar disponibilidad de otros

tipos de servicios además de habitaciones, cual es el estado de inventarios de los

mismos antes de insertar el movimiento adicional. Digamos por ejemplo que el hotel

solo dispone de 10 cajas de seguridad y vamos alquilar una nueva en este momento,





al oprimir este botón nos muestra como está este inventario para saber si podemos ono realmente alquilarla.

Este otro botón lo que nos permite poder insertar un movimiento adicional en otra

moneda distinta a la moneda base, y para ello no muestra una ayuda de conversión

de moneda para no tener que hacer el cálculo de forma manual.

Si queremos definir un movimiento adicional como una diría, esta pantalla al marcar el

tipo de cuenta MASTER habilita un BOX para marcar que es del tipo diaria y a

continuación podemos incluso definir el tipo de pensión y el tipo de incidencia.





Esto tiene como utilidad por ejemplo, tenemos una reserva con dos pasajeros, pero el

titular ira a cargar sus servicios por la tarifa que hemos defino en su ficha pero el

segundo pasajero tiene otro tipo de valor para su diaria. En ese caso usamos este

artificio y definimos una segunda diaria distinta a la reserva que ser incluso en la

propia Master.

Por último esta herramienta permite además hacer una previsión de lo que la reserva

va a generar como ingreso e informar al cliente el posible monto de pago que el debe

realizar.

REGISTRAR AVISOS

Esta opción permite registrar avisos para los días en que sean necesarios.

El procedimiento es el seguirte:

Presionar el botón

Presionar el botón

Insertar los siguientes datos:





Presionar el Botón

Se está seleccionado o ícono será emitido aviso a la hora registrada.

Mensajes

Permite registrar los mensajes para los huéspedes. El procedimiento es el siguiente:

Opción - Recepción – Mensajes o en alternativa Reservas Consultas Reservas

mediante el botón

Luego aparece la siguiente pantalla para insertar y aceptar los mensajes.





CRIAR UNA RESERVA A PARTIR DE UNA YA EXISTENTE

Desde la inserción de reservas, buscamos por el botón

Muestra la pantalla de “Consulta de Reservas” donde deben ser definidos los criterios

de búsquedas para seleccionar la reserva en cuestión

Y seleccionamos la misma para que cargue en la ficha de reserva los datos de la que

escogimos. Una vez efectuado esto apararse la siguiente pantalla donde el PMS nos

preguntara si al copiar los datos de la reserva seleccionada hacia la nueva que

estamos creando queremos copia solo los datos del titular, de todos los huéspedes o

ninguno.





Nota: tener en cuenta que las fechas de entrada y salida son las mismas que tiene lareserva que tomamos por referencia, lo que se debe tener cuidado para modificar este

dato si es que tiene fechas distintas.

INSTRUCCIONES DE FACTURACIÓN

En esta opción es posible definir, desde el momento de creación de la reserva, quien

será el titular de las facturas de cada una de las cuentas de alojamiento. Esto quiere

decir que, en el momento de la facturación de una cuenta, tanto la Master como las

Extras, saldrá con el titular que fue definido aquí

Por defecto la cuenta Master tendrá como instrucciones de facturación los datos de la

entidad que hemos definido como titular de la reservas, lo mismo ocurre para los

directos, solo que con esta opción podemos alterar este dato si fuera necesario.





Titular de la Reserva NECKERMAN ALEMANIA OPERADOR BOOING 15%

Se presionamos que aparece al lado de la cuenta MASTER repite la misma

información para las extras, de igual manera hacemos lo mismo con la flecha de la

primera EXTRA repetiremos para todas la misma información que esta especificada en

el EXTRA 1





INSTRUCCIONES DE TRANSFERENCIA

Esta opción permite re direccionar los lanzamientos de las cuentas

hacia el lugar especificado en esta opción.

Re direccionaremos todos los lanzamientos para otra habitación o cuenta extra. En el

ejemplo, todos los lanzamientos se registran en la reserva pero luego serán

transferidos a la cuenta no alojado que muestra el ejemplo:

Re direccionamiento de todos los movimientos

Re direccionamiento de algunos lanzamientos a:

• Una subcuenta del propio alojamiento.

• Otro alojamiento o reserva.

• Una Cuenta Extra o Cuenta No Alojado.

En el seguimiento de los ejemplos, la imagen siguiente veremos qué:





En este ejemplo hemos parametrizado por ejemplo que los lanzamientos en la Extra 1sean transferidos a la Extra 3 de la reserva 6293/2009 que en este ejemplo seria otra

reserva distinta a la actual que estamos Parámetrizando. Si en la casilla de la reserva

estuviera en blanco significa que será en la propia reserva.

Re direccionamiento de algunos lanzamientos

Si en el ejemplo anterior hubiéramos especificado que la transferencia fuera la paraotra reserva digamos la 8307/2009 y en esta reservas vamos al botón de instrucciones

de transferencia, aparece en la parte inferior los asientos que se han parametrizado

que le fueron transferido a ella.





VEHÍCULOS ESTACIONAMIENTO

Para registrar los vehículos en la reserva, se hará por la opción del menú Recepción –

Registro de Vehículos e insertar las características del Modelo, numero matricula,

etc. o desde la propia ficha de reserva por la Opción en este caso

aparece la siguiente pantalla

Si fuéramos hacer este proceso por la Opción de Recepción Registro de vehículo la

pantalla que se muestra es la siguiente:





TURNOS NEWPOS (ESPACIO DE COMIDAS)

Esta opción es utilizada en los casos en que pretendemos controlar las entradas al

Buffet por Turnos de servicios del Restaurante con la finalidad de evitar Filas de

personas dadas la capacidad de mesas del Buffet.

Cuando insertamos una reserva que tiene pensiones podemos asociar los horarios de

las mismas al restaurante separando los Desayunos, Almuerzos y Cenas como se

muestra en la siguiente pantalla:

Para poder hacer uso de esta funcionalidad debe paramatrizarse el sistema

NewHOTEl PMS y NewPOS para que pueda realizar esta operación de la siguiente

forma:





Posteriormente en el NewPOS debe definir las tandas de comida por la opción

correspondiente haciendo uso de la siguiente pantalla del POS

Nota: Para el caso del PUNTO de VENTAS debe estar parametrizado en este sistema como de BUFFET

Para los grupos de reservas funciona de igual forma solo que todas las reservas quepertenecen al mismo grupo serán marcadas en el mismo turno, si luego queremos

cambiar eso lo podemos hacer una a una o por alteración multiplex

CONSULTA DE RESERVA Y LAS TANDAS DE COMIDAS.

En la consulta de reserva podemos insertar y alterar los datos de las comidas, bien

como cambiar el punto de venta como modificar la pensión y su turno





Cuando se hace una alteración a un Grupo de Reservas podemos atribuir las reservaspor Tipo de Restaurante y el programa distribuirá las comidas de acuerdo al tipo de

modalidad de pensión definida para cada reserva.

Ejemplo:

Este proceso se logra mediante el botón de la consulta de reserva.

PLANNING TURNOS POS

También Es posible visualizar la capacidad de los Restaurantes a través del Planning

de Turnos del POS, que es ejecutado por el Menú Reservas-Planning-Turnos POS





Mediante el mismo podemos visualizar el numero de reservas que tenemos definido y

el total de días. Al activar la opción , es posible visualizar el

numero de reservas que no tienen definidos los turnos en cada día y concepto.

Es posible calcular los datos para distintos días, solo seleccionando el periodo y

oprimiendo el botón

PREVISIÓN DE INGRESOS

Cuando se visualiza una reserva, es posible ver en una parte de la pantalla la

previsión de los ingresos que la misma va a generar tanto con impuestos como sin

impuestos.

INSERTAR UNA RESERVA DE GRUPO

Podemos acceder a esta opción por las siguientes opciones:

Reserva – Insertar Reserva – Reservas Grupos

Presionar o botón F6 o





Presionar o botón o

Por la pantalla de Consultas de Reservas

Ficha de una Reserva de Grupo Pantalla Estándar





FICHA RESERVA DE GRUPO PANTALLA AMPLIADA (SEGÚN EL PARAMETRO

GENERAL)

ASPECTOS GENERALES DE UNA RESERVA DE GRUPO

Al confirmar una reserva de Grupo se crean tantas reservas individuales según el

numero de de reservas definido en el campo cantidad.

El concepto de Grupo permite realizar un grupo de operaciones de carácter general a

un grupo de reservas homogéneas tales como Rooming List, Check in Check Out,

Facturación, Cargos en cuenta, etc.

El campo Ad. (Adultos) se especifica la cantidad de huéspedes de un alojamiento en el

concepto de adultos y así sucesivamente con los niños, bebes.

El campo Ctd define la cantidad de reservas individuales que conformaran al grupo

que estamos creando.





La reserva de grupos todas tendrán la misma pensión sea esta simple o compleja, sipor algún caso una de ellas es diferente al resto las modificaciones a la pensión se

realizaran a cada una de las reservas individuales.

También es posible que el grupo tenga previsto distintos tipos de habitaciones.

Los cambios específicos de alguna reserva del grupo serán tratados individualmente

en cada una de ellas.

Campo Significado

Tipo de Grupo

Se escoge el tipo de Grupo a que pertenece la reserva. Estos tipos son

definidos en Archivos Parámetros Tipo de Grupos

Grupo

Criterio identificativo del Grupo asociado a cada reserva individual

asociada al mismo.

El PMS da la posibilidad de generar un número de grupo o en su caso

el usuario crear su propia identificación.

El numero de grupo que genera el PMS de forma automática tiene la

estructura siguiente:

Código Entidad + Consecutivo por día + Día Mes.

Tipo y cantidad

Reservado: Tipo de Alojamiento.

Cnt: número de alojamientos del tipo especificado.

Ad., Ni. Y Beb: número de Adultos, niño y bebes en un alojamiento.

El significado de los restantes campos coinciden con la explicación de la opción de

Insertar reservas individuales de este capitulo

DEFINICIÓN DE TIPOS DE HABITACIÓN Y OCUPACIÓN





Desde la propia creación de un Grupo este puede tener diferentes tipos dehabitaciones tanto reservada como realmente ocupada.

Si todos los alojamientos del grupo tuvieran el mismo tipo de alojamiento esa

información es especificada en la siguiente pantalla:

Pero por el contrario si existen diferentes tipos entonces la opción para definirlos se

hará mediante la lupa del extremo derechos mediante la siguiente pantalla

NUEVAS REGLAS PARA EL MANEJO DE LAS RESERVAS DE GRUPOS

Reglas básicas

El procedimiento que a continuación de explicara, se hará a partir de la definición

adoptada para el tratamiento de los Grupo (sus reservas) durante el mes de Julio de

2010.





1. Las fechas de inserción de alojamientos deben estar por defectos a la fecha de entrada ysalida de grupo.

2. Al mudar la fecha de entrada o salida del grupo NewHotel no puede limpiar las fechas delas reservas y los alojamientos.

3. Para optimizar la visualización de información la pantalla de alojamiento mostrar las

líneas no vacías. Existirá también una ordenación por defecto por tipo de alojamiento yque será actualizada siempre que se introduce una nueva línea

Explicación del Funcionamiento

La pantalla de inserción de alojamientos (tipos) y fechas de salida y entrada será por

defecto la fecha de entrada y de salida del grupo. De esta forma los clientes que no

usen esta funcionalidad no precisaran de preocuparse en alterar las datas pues todas

tendrán entrada y salida igual al grupo





Después para facilitar el uso de las alteraciones de fechas por el utilizar si hicieron las siguientes

sugerencias:

Caso se cambie las fechas de entrada y salida del grupo en NewHotel (antes de aceptar las reservas de

grupos para auxiliar la inserción de reservas) se tuvo en cuenta los siguientes casos:

a) Si cambia la fecha de entrada o salida de los alojamientos que tienen las fechasiguales al del grupo, entonces se cambia automáticamente todas las fechas de losalojamientos;

b) Si cambia la fecha de entrada y los alojamientos no tienen la misma fecha del grupose preguntara si quiere continuar o retroceder ( conforme el caso de adelantar oretrasar las fechas);

i. Si es afirmativo entonces se avanza o retrocede con las fechas de todos losalojamientos el mismo número de días alterados para el grupo

ii. Si es no:





1) Se verifica si existen alojamientos con fechas de salida que sean inferiores a lanueva fecha de entrada del grupo e informara que la fecha no es válidaconforme a los alojamientos insertados;

2) Se verificara si existen alojamientos con fechas de entrada inferiores a la fechade entrada y cuya fecha de salida de los alojamientos no sean inferiores a lafecha de entrada del grupo. En ee caso se preguntara si desea alterar lasfechas de entrada de los alojamientos en el intervalo de fechas del grupo. Paraestos casos solo a penas la fecha de entrada de los alojamientos ( líneasindividuales) cuya fecha de entrada sea inferior a la nueva fecha de salida delgrupo, colocándose igual a la del grupo

c) Si se e cambiara la fecha de salida y los alojamientos no tienen la misma fecha delgrupo se preguntara si quiere continuar o retroceder ( conforme sea el caso deadelantar o retrasar) todos los alojamientos;

i. Si la respuesta es afirmativa, entonces se avanza o retrocede con las fechas detodos los alojamientos el mismo número de días alterados para el grupo;

ii. Si la respuesta es negativa entonces:

1) Se verifica si existen alojamientos con fechas de entrada que sean

superiores a la nueva fecha de entrada del grupo e informar que la fechano es valida conforme a los alojamientos insertados;

2) Se verifica si existen alojamientos con fechas de salida superiores a lafecha de salida del grupo y cuya fecha de entrada de alojamientos no seasuperior a la nueva fecha de entrada del grupo. En este caso se cambia apenas la fecha de salida de los alojamientos (líneas individuales) cuyafecha de salida es superior a la nueva fecha de salida del grupo,colocándola igual al grupo.

Otras Consideraciones y reglas

• Si se altera la fecha de entrada no se cambiara de forma automática el númerode noches de cada alojamiento ya insertado.

• Tratamiento en los caso de Pensión compleja. Se permite pensión compleja enla inserción de Grupo, siempre y cuando todas las reservas del Grupo tenganlas mismas fechas de entrada y salida Si pretendes modificar las fechas deentrada y salida ( de las líneas individuales distintas a la del Grupo) entoncesno se permite pensión compleja





• Solo se permiten fechas para los alojamientos dentro de las fechas de grupos.Eventualmente al insertar una línea de alojamiento con fecha de entrada osalida fuera de las fechas del grupo se avisara y preguntara si quiere alterar lasfechas del grupo.

Aclaraciones adicionales

Para el cliente verlo como lo tenía antes solo debe marcar el check de mostrar líneas

0, para

Si marcamos este check se muestra así





Seleccionar una nueva combinación tiene él en un botón a la derecha





CONSULTA DE RESERVAS

La consulta de reserva fue diseñada para esta nueva versión, para tener una sola

pantalla que fuera posible hacer la mayor cantidad de operaciones en el PMS, siendo

las mismas las siguientes:

• Consulta y modificación de datos de la reserva

• Insertar una Reserva Individual

• Insertar una Reserva de Grupo

• Transferir Reservas

• Aceptar Reservas

• Cancelar una o varias Reservas

• Cancelar la anulación de una reserva

• Check-In de habitaciones y huéspedes

• Check-Out de habitaciones y huéspedes

• Registro de Huéspedes

• Cancelar Check-In

• Cancelar Check-Out

• Fecho da Cuenta Corriente

• Reabrir Cuenta Corriente

• Abrir Cuenta Corriente

• Facturar, Facturación Múltiple

• Pré factura

• Pasar a No Show

• Cancelar o No Show

• Extractos de Cuentas

• Emisión de Key-Pass

• Transferir cuentas

• Aplicar macro operaciones a una reserva o grupo de ellas





• Pasar Reserva a Overbooking• Extractos

• Mensajes

• Avisos

• Aplicar Macros

• Gravar Fichero

• Key-Pass

• Cartas de Confirmación

• Copiar Imágenes

• Copiar Reservas

O acceso a esta opción pode ser efectuado de las siguientes formas:

Reserva – Consulta de Reservas

Presionar a tecla F7

Presionar o botón

La bara superior en la pantalla tiene unos iconos que explicaremos a continuacion

Muestra todas las reservas dentro de un intervalo de ocupación donde la fecha

inicial y final es la fecha de trabajo del PMS.

Muestra todas las reservas en estado Check-In que y que tienen fecha de salida

igual a la fecha de trabajo del PMS.

Muestra todas las reservas en estado de reserva que tienen entrada igual a la

fecha de trabajo del PMS

Grava la configuración personalizada que realizo ese usuario como característica

de su pantalla para que la próxima vez que entre queda como él la configuro.

Limpia las selecciones anteriores realizadas





Las columnas de la pantalla son configurables por el utilizador. Para eso será

necesario posicionarse en la columna deseada y arrastrarla hacia el lugar que se

desea que este.

Existe otra manera de trabajar con la consulta de reservas cuando el botón Edición

Online esta activado y es como se muestra en la siguiente pantalla:

El botón permite ordenar los datos de la pantalla según criterio del

usuario, para ello se utiliza la pantalla siguiente:





Los botones permite pasar de lado hacia el otro lo cual significa seleccionado

o no y los botones subir o bajar el criterio de importancia dentro de la lista

de campos seleccionados.

CONSULTA DE RESERVAS – ASPECTOS GERAIS

BÚSQUEDA DE UNA RESERVA.

La consulta de reserva tiene diferentes filtros para buscar la información que

deseamos, una vez seleccionada oprimimos el botón buscar para que el sistema

busque las semejanzas de lo que estamos intentar encontrar.

Significado de los criterios de busca de una reserva:





Criterio Significado

ReservaNúmero da Reserva

El formato es Consecutivo / Año. Ejemplo 2456/2007

Estado

Estado da Reserva

.

Tipo

Tipo de Reserva

Tipo de TarifaTipo de tarifa: Standard, House-Use, Complementary.

PaísNacionalidad de los huéspedes de la reserva.

AtencionesAtenciones hechas a los Huéspedes

Archivos – Parámetros – Tipos de Atenciones.

Cód. CentralCódigo de la reserva según el consecutivo de la misma

dado por Newcentral

TarifaAparece o código e o nombre de la tarifa.

Ventas – Precios – Diarias.

PaqueteAparece el código o nombre del paquete

Ventas – Precios – Paquetes

Allotment Aparece el código o el nombre del alloments

LlegadaFecha de llegada de los clientes al hotel

Pensión Código de Modalidad de Pensión

Grupo Nombre del grupo atribuido a las reservas de grupos

Salida Fecha de salida de las reservas

Noches Numero de noches de estancia de la reserva





Cód. Central deGrupo

Código del Grupo dado por le central de reservasNewCentral

Filtrar las reservas que durante el periodo seleccionado

durmieron en el hotel

Entidad Código o nombre de la entidad que queremos buscar

Estos box de filtros lo que pretende según el estado que

este la marca es buscar las reservas que cumplan dichas

condiciones

Con este parámetro buscamos las reservas según los

saldos según ingresos, facturados o no facturados, en la

cuenta master o master mas extras, así como un criterio

de igual, menor que, o mayor que según un valor

Ejemplo:

Cuando este parámetro esta marcado, todo los datos que

queremos buscar serán localizados mediante una

búsqueda el creciente a medida que escribimos los filtros.

Se debe tener presenta que en las mas reciente versionesdel PMS se hace el tratamiento de Case Sensitive, quiere

decir que se diferencias las minúsculas de las

mayúsculas. Este box afecta a los siguientes filtros

BÚSQUEDA DE UNA RESERVA – CRITERIOS FILTRO-1






Huéspedes

Estos Box de filtros lo que hacen es buscar las

distintas reservas que según la selección que

hagamos busque las que cumplan alguna de estas

condiciones que muestra la barra de búsqueda

anterior

Fecha de creación Fecha de creación de la reserva

Dead-Line Fecha en cuando la reserva deja de tener vigenciaPaxs Número de personas

Reservado Alojamiento reservado

Ocupado Alojamiento ocupado

Confirmación Dead-Line Activar para confirmación del dead-line

Multi- Ocupación Activar para en caso de Multi- ocupación

Fin de garantía No-Show Fecha de Fin de la garantía para el No-Show

Nº de días de garantía Número de días de garantía de reserva

Depósito Fecha del depósito de la reserva

Marca para filtra según el estado de la reserva encuanto a condición de pagos

Tipo de facturación

PisoPara la búsqueda según la definición de los piso

efectuadas en newHotel

Otros filtros de condiciones del estado de cómo la reserva fue registrada

BÚSQUEDA DE RESERVA – CRITERIOS FILTRO-2





• Movimientos adicionales, servicios, observaciones

• Reservas con Requisitos Especiales

• Reservas por Segmento de Mercado o Origen de Mercado

• Reservas por tipo de contrato según alloments: Incluido, Extra, Todos.

• Reservas por Tipo de cancelación

• Reservas con prolongación de estancias o si son Extranjeros.

• Reservas según su pensión alimenticia.

• Tipo de Clientes, Esquema de impuestos

• Reservas con mensajes o avisos, tipo de confirmaciones de reservas y cartas

de confirmación determinada

• Reservas registradas en el PMS en una fecha determinada

• Contactos

• Reservas con fecha de la ultima alteración en una fecha determinada

• Reservas con descuentos

CONSULTA DE RESERVAS – CRITERIO FILTRO-3





• Comentario

• Vendedor

• Observaciones

• Transmisión según el estado del mimo

• Sexo

• Vuelos de llegada y salida

• Errores del Auditor Nocturno y por motivos

• En caso de tener instalado los software NewPlan, NewSpa, busca las reservas

realizadas de estas programas• Salidas imprevistas

• Movimientos en Cuenta Corriente por Departamentos e/ o servicios

• Mostrar la próxima Reserva. Este indicador muestra la siguiente reserva en la

habitación que estamos a visualizar

• Cambio de habitación

• Reservas por Tipo

CONSULTA DE RESERVAS – CRITERIO FILTRO 4 OVERBOOKING.

• Por Tipo, Interno, Externo, Todos;

• Por Fecha desde Hasta;

• Por Entidad Externa;

• Hotel Interno;

• Overbooking Por Período;

• Recibidas;





• Por Utilizadores:•

Nota: la Consulta de Reservas muestra el numero de paxs correctamente pero tiene

sus detalles importantes para su interpretación correcta:

Para reservas futuras se utiliza el número de paxs del primer día Para reservas pasadas se utiliza el número de paxs del ultimo dia Para reservas en casa se utiliza el número de paxs de hoy

Explico esto porque al lanzar una búsqueda de ocupación para un día futuro, las

reservas futuras que tienen pensión compleja se utilizara para el cálculo el numero depaxs de la fecha de entrada de la reserva, lo que puede por supuesto no corresponder

con el numero de paxs para un día especifico (que es como calculan los plannings, dia

a dia) ...

CANCELAR UNA RESERVA

Por la opción Consulta de Reservas o por el botón

Presionar o botón

Escogemos el motivo de cancelación el cual debe estar previamente definido en la

opción Archivos Parámetros Tipo de Cancelación.

CANCELACIÓN MÚLTIPLE DE RESERVAS





El procedimiento en principio es el mismo que fue explicado para las cancelacionesindividuales. Al entrar en esta opción se permite cancelar un grupo de reservas en

simultáneos. Los motivos de cancelación será el mismo para cada una de las reservas

individuales que entran en este grupo. Para seleccionar más de una reserva se utilizan

los botones Ctrl / Shift

Nota: Las reservas que son canceladas son registradas en el sistema ver Capitulo

Utilitarios Consultar Accesos (LOGS)

ALTERACIÓN MÚLTIPLE DE RESERVAS

El principio de esta opción es poder hacer distintas alteraciones comunes a un grupo

de reservas en un solo proceso. Las que se puedan ejecutar el sistema las aceptas las

que no emite el mensaje de que no fue posible.

Los datos que se pueden alterar de forma simultáneas son los siguientes:

PARA LA PANTALLA GENERALES

PARA LA PANTALLA LIMITES / OBSERVACIONES Y PENSIONES





PARA LA PANTALLA DE MODALIDAD DE PENSIÓN COMPLEJA

PARA LA PANTALLA DE CONFIRMACIÓN, AVISOS Y SEGMENTOS

PARA LA PANTALLA DE INSTRUCCIONES DE FACTURACIÓN





PARA LA PANTALLA DE INSTRUCCIONES DE TRANSFERENCIAS

Seleccionando un grupo de reservas es posible realizar transferencias de movimientos

para:

• De una cuenta de reserva para otra cuenta de reserva

• De una cuenta de reserva para una cuenta de No-Alojado

• De una cuenta de reserva para a cuenta corriente de una entidad

• De un folio (Master o Extra) para otro folio o cuenta extra

PARA LA PANTALLA DE TURNOS NEWPOS

Pueden definirse para un grupo de reservas seleccionadas e que restaurante van a

realizar los Desayunos, Almuerzos y Cenas (ver Turnos NewPos - Tandas Comidas).





TARIFA VARIABLE

Permite alterar el tipo de tarifa ya sea Tarifa, Paquete o Precio Fijo para determinados

periodos que sean definidos en la misma reserva.

INSERTAR DEPÓSITOS ANTICIPADOS.

El acceso a esta opción es realizada a través del Menú Reservas – Depósitos

Anticipados

También es posible a través de insertar movimientos





En algunos hoteles la confirmación de reservas, normalmente de clientes directos está

condicionada a la existencia de un depósito anticipado o garantía. Para ello es que se

emplea esta forma de insertar este tipo de movimiento.

La introducción de un depósito anticipado referente a una reserva puede ser

consultada en la cuenta de la misma.

Por la opción Reservas – Depósitos Anticipados





El procedimiento consiste en seleccionar la reserva, que puede ser realizada por con

la ayuda del botón

Los restantes pasos son escoger el Departamento, Forma de Pago, La Fecha y el

valor del Depósito.

Esta opción es utilizada cuando el depósito anticipado es registrado en la reserva y

utilizarse para cobrar el mismo.

Tanto en esta pantalla como en la de Reserva cuando se visualiza, el Check box de

“Pago” aparecerá marcado cuando el mismo ya fue cobrado. Pago.

Si pretendemos emitir una factura referente a este depósito debemos marca la opción

de Generar movimientos para facturar.

EXPORTAR PARA UN FICHERO

Esta opción posibilitara exportar para un fichero las reservas

seleccionadas

TRANSFERIR Y ACEPTAR RESERVAS (SOLAMENTE PARA LA MODALIDAD COMPLEXO)

Mediante estos dos botones podemos enviar y aceptar reservas de un

hotel para otro cuando se trabaja en modalidad de complejo. Al utilizar la opción de

transferir es representada en la siguiente pantalla:





APLICAR MACROS PARA LOS COBROS

Esta opción es utilizada cuando tenemos pre configurados cargos

para los asientos adicionales en su correspondiente opción del PMS y aquí queremos

que se incorpore a las reservas que hemos seleccionado.

IMÁGENES ADICIONALES





Aquí podemos insertar una imagen asociada a la reserva ya bien sea

escaneada, o ya previamente creada en disco. La utilización de este detalles ha sido la

de anexar a la reserva los vouchers de los las mismas para después ser adjuntadas a

las facturas que se emiten.

REENVIAR NEWCENTRAL

En caso de tener instalador NewCentral con este botón podemos

enviar los datos de las reservas a dicho sistema.

IMPRESIÓN DE RESERVAS

Al presionar el botón de imprimir se accede a luna pantalla para que

podamos imprimir la consulta de reservas. La pantalla que se activa muestra un grupo

de opciones posible para obtener dicho reporte





EXTRACTOS

Permite obtener diferentes formatos de extractos y previsiones de

cuentas y reservas mediante la siguiente pantalla.

Cada extracto tiene una funcionalidad y está bien diferenciado en cada opción, solo

resalto uno de ellos que en ocasiones tiene mucha utilidad y es el llamado Libro de

Recepción.

Este libro de Recepción nos permite ver según la selección de reservas que hemos

filtrado en la consulta la previsión de lo que cada uno de las reservas va a generar. Si





por ejemplo hacemos reservas para el futuro y queremos saber que ingresos nos va aaportar las mismas podemos hacer uso de esta herramienta

Ejemplo

En el ejemplo del reporte nos muestra el ingreso de cada reserva y la final un resumen

general





IMPORTAR RESERVAS

Pueden ser importadas reservas a NewHotel de otras centrales de reservas y para

eso el PMS cuenta con varias funciones, que explicaremos a continuación:

CONFIGURACIÓN

Aquí se define como será configurado el fichero que irá a recibir el PMS pasa el

proceso de importación





En esta pantalla iremos a definir de forma general o por entidades, la estructura delfichero que será recibido por el PMS para realizar la importación de las reservas que

lleguen vía fichero.

Utilizando el botón el sistema marca los campos por defecto que

deben venir en dicho formato de fichero.

IMPORTACIÓN

Este menú permite realizar la importación de del fichero recibido, escogiéndose el

mismo y permitiendo ser eliminado una ve ejecutada la opción de importar las reservas

CONFIGURACIÓN INTERFACE CON CENTRAL

El interfaz es totalmente configurable y se inicia con los valores definidos por defecto

para las entidades

• Se toma como Código de Central el consecutivo y el numero de voucher,

internamente como código único se asume el valor del voucher

• El botón de ayuda permite cargar los ficheros señalándole los errores para

poder validar la interfaz correctamente configurada

• Pueden existir configuraciones distintas para cada entidad o ser una única de

forma general





• Deben llenarse los datos de traducciones de las pensiones, tipo dealojamientos e entidad en el fichero de datos de NewHotel

PROCESAR INTERFACE CON CENTRAL

• Al procesar los ficheros puede definirse si se pretende eliminar o alterar la

extensión .OLD si las autorizaciones del utilizador de Windows lo permite.

• Puede obtenerse un fichero LOG con el mismo nombre de extensión LOG en el

mismo directorio que se indica

• La introducción puede ser visual ( se muestra una pantalla de insertar reservas

con los datos obtenidos) o No Visual ( el operador que se selecciona es el

primero de la entidad)

• La anulación puede ser de forma Visual o No visual, usando el motivo de

anulación de la configuración

• Las operaciones de anulaciones solo se ejecutan si las reservas encontradas

es única en la base de datos (Código Central + voucher)





ALOJAMIENTOS LIBRES

Esta opción puede ser accedida por el menú Reservas – Habitaciones Libres

Permite la posibilidad de consultar los alojamientos disponibles en un periodo de

tiempo que cumplan determinados requisitos: Tipo de Alojamiento, Bloque, Room

Status, Requisitos Especiales, Características

Cuando se solicita una reserva, fundamentalmente de clientes directos, se hace una

consulta en el sistema para determinar si el hotel está en condiciones de conformarla.

Si se selecciona el alojamiento y oprimimos el botón se pasa

directamente a insertar la reserva con la habitación ya pre asignado.

El botón de nos traslada al menú de consulta de reservas





VISUAL

ALOJAMIENTOS

El acceso a esta opción se hace a traes de Reservas – Visual – Habitaciones

La base de información para elaborar este Planning es sobre lo reservado y ocupado

En el boque superior visualizamos las referencias de las reservas asociadas a unahabitación. Oprimiendo con el ratón al lado izquierdo sobre una reserva permite hacer

un grupo de operaciones ya que el sistema levanta un menú adicional

En la pantalla siguiente y de forma grafica mostramos todas las posibilidades con el

manejo de ratón que en dicha pantalla permite realizar





El formato del Planning de Habitación pretende que del mismo se puedan realizar ungrupo de operaciones básicas de la recepción del hotel a medida que va mostrando la

disponibilidad de habitaciones para la realización de las reservas.

Para acceder a esta opción el utilizador puede seguir uno de los siguientes caminos:

Reservas – Visual - Habitaciones

Presionar la tecla F3

Presionar el icono

ASPECTOS GENERALES DEL PLANNING DE HABITACIONES

A la izquierda se muestran las Habitaciones (numero, tipo de habitación y

característica) y por la barra de encima los días del planning a mostrar.

En esta barra de días es posible insertar observaciones para ser resaltada en el día

que estamos trabajando (ver ejemplo pantalla anterior)

Cada reserva ocupara en el Planning el espacio correspondiente a los días de

estancia de los huéspedes que conforman la misma.

Botón para definir los colores a visualizar en el Planning

Configuración

Para seleccionar filtros de días a mostrar en el planning

Para hacer zoom en el planning

Teclas de movimientos en el Planning

Para actualizar los datos del planning





Por lo general el día marcado en rojo representa la fecha de trabajo del PMS así comosi esta marcado y configurado los fines de semanas.

El Planning tiene dos bloques de datos divido por una barra color gris

Bloque Superior: Reservas con Habitaciones asignadas

Bloque Inferior: Reseras sin Habitaciones asignadas

Posicionando el ratón encima de la reserva podemos obtener varias informaciones,

como las siguientes:

El curso puede representar tres estados:

Cursor Significado

Reservas con entradas con fecha superior o igual a la fecha de

trabajo que pueden cambiar de habitación.

Reservas con fechas hoy, anterior a hoy y al futuro que ya tienen

habitación en estado limpio o bien ocupada o bien por entrar.

Alojamientos inactivos.

Con el botón derecho del ratón es posible también realizar distintas operaciones con la

reserva que tenemos marcada con el cursor del ratón.

Si estamos en una habitación con reservas el menú contextual que se muestra es el

siguiente:

Click continuado del lado derecho, en una reserva





Un Click en lado derecho inicial encima de una reserva muestra una informacióncontextual de la situación de la reserva como se muestra a continuación:

Click encima de una casilla sin reserva el menú contextual que se muestra es elsiguiente:

Un simple click con el botón derecho del ratón encima de una reserva muestra una

información en la barra izquierda del Planning como se muestra en el siguiente

ejemplo:

La línea gris que divide a los dos bloques muestra información variadas de la reserva

que tenemos presionada con el ratón, como se muestra en el siguiente ejemplo:





ATRIBUIR HABITACIONES MEDIANTE EL PLANNING

La atribución de habitaciones es posible tanto para otorgar una habitación (reservas en

el boque inferior) como para mudar de habitación a una reserva con habitación

asignada es tan simple como arrastrar dicha reserva hacia el numero de habitación

que pretendemos otorgar, función drag and drop.

Todo esto es posible si se cumplen las mismas condiciones que en el PMS se

contralan normalmente.

ALOJAMIENTOS QUE CUMPLEN DETERMINADOS REQUISITOS

Si en el Planning queremos mostrar determinadas reservas en determinadas

características lo podemos hacer mediante la selección, usando el botón





Procedimientos:

Presionar el botón

Muestras las siguientes opciones de filtrado.

Los datos de la pantalla que se explican por sí mismo, permite filtrar la información que

queremos mostrar en el Planning

Esta misma operación realizada en el bloque inferior del Planning donde las reservas

no tienen habitaciones aun atribuidas la pantalla que muestra la selección es la

siguiente:

CONFIGURACIÓN DE LOS COLORES DEL PLANNING

Debe presionar el botón , apareciendo la siguiente pantalla por conceptos

para configurar los distintos estados de las condiciones del Planning.





CONFIGURACIÓN DEL PLANNING

El botón sirve para la configuración del Planning en cuando a varios

conceptos de refrescamiento y visualización como se muestra en la siguiente pantalla:

COLORES DE LAS ALOJAMIENTOS INACTIVOS Y DE LAS TIPOS DE RESERVAS

Esta configuración se logra mediante los parámetros generales del PMS Utilitario-

Parámetros – Habitaciones – Habitaciones





Por último cada entidad puede estar diferenciada en distintos colores en este Planning,

para ello hacemos la configuración mediante la definición de las entidades

Impresión del Planning





GRUPOS

El acceso a esta opción se realiza a través de Reservas – Visual – Grupos

La base de información para elaborar este Planning es sobre las reservas que son de

grupos.

Cuando en la parte superior pinchamos con el ratón una reserva de grupo, el PMS

muestra la distribución del mismo en la parte inferior del planning, como se muestra en

la pantalla siguiente:





BLOQUES

El acceso a esta opción se hace a través de Reservas – Visual – Bloques

La base informativa para la elaboración de este Planning es sobre el estado de

ocupación que tiene cada bloque configurado en el PMS

En la parte superior del Planning se muestran la referencia de los bloques y las

reservas y en la parte inferior el detalle por habitaciones del bloque que se seleccione

en esta parte de encima.





PLANNING

PLANNING DE DISPONIBILIDADES DE HABITACIONES

Este Planning permite verificar la disponibilidad de habitaciones por fechas

Criterios de selección:

• Fecha

• Reservas confirmadas;

• Excluir waiting-list;

• Incluir Day-Use;

• Previsto de habitaciones inactivos.

El acceso a esta opción es a través de dos caminos posibles:

Reservas – Plannings – Habitaciones Disponibles

Por el Botón de acceso rápido en la barra del PMS





ASPECTOS GENERALES DEL PLANNING DE HABITACIONESDISPONIBLES

En las líneas aparecen los Tipo de Habitaciones existentes. La última línea

corresponde al total de habitaciones en el Hotel.

Cada cuadro por Tipo de Habitación tiene la siguiente información:

Las columnas de fin de semana parecen en otro color para diferenciarlas.

Los botones sirven para el desplazamiento en el planning.





Indica incluir solo las reservas confirmadas. Estas reservas son

aquellas que tienen en el campo de confirmación marcado .

Excluir las reservas que están en lista de espera, marcadas como tal

en su ficha:

Indica incluir las reservas que son Uso Día marcadas como tal en su

ficha

PREVISIÓN DE DISPONIBILIDADES

Permite determinar la previsión de disponibilidades de habitaciones atendiendo a

distintos criterios (formulas) a considerar según se desee mirar.


• Fechas





• Regímenes de Explotación (solo si existe el parámetro activo según licencia)• Previsión de disponibilidad, formula a escoger para determinar este estado,

pudiendo ser una de las siguientes:

Se puede acceder a esta planning por Reservas – Plannings – Previsión de

Disponibilidades

ASPECTOS GENERALES DEL PLANNING PREVISIÓN DE DISPONIBILIDADES

La información de las líneas es como se muestra en el siguiente grafico





Los fines de semana pueden tener un color distinto para diferenciarlos del resto de los

días normales.

Impresión





HABITACIONES DISPONIBLES / SEXO

NewHotel PMS permite controlar la ocupación de boques por sexos cuando se trabaja

con la variante de ocupar habitaciones según el sexo del primer ocupante.

Podemos acceder a esta opción a través de: Reservas – Plannings – Habitaciones

Disponibles / Sexo


• Fechas





HABITACIONES DISPONIBLES / BLOQUES Puede accederse a través de Reservas – Plannings – Habitaciones Disponibles /

Bloques

Esta opción permite verificar la disponibilidad por bloques de habitaciones del hotel


• Fecha

• Reservas confirmadas;

• Excluir de waiting-list;

• Incluir Day-Use;

• Previsión de Habitaciones Inactivas.

Los botones permiten la navegación en el Planning.

Indica incluir solo las reservas confirmadas. Estas reservas son

aquellas que tienen en el campo de confirmación marcado .

Excluir las reservas que están en lista de espera, marcadas como tal

en su ficha:

Indica incluir las reservas que son Uso Día marcadas como tal en su

ficha





Impresión





OCUPACIÓN PENSIONES

El acceso a esta opción es a través de Reservas – Planning – Ocupación /

Pensiones

Visualiza por cada día la ocupación por cada tipo de pensión de los adultos, niños y

bebes y por tipo de habitación, así como Se muestra Precio Medio por Paxs por Tipos

de Habitaciones

Este planning tiene varios filtros y condiciones de cálculo, algunos explícitos según el

box de selección y otros con un significado más complejo que serán los que

explicaremos a continuación:


Esta condición lo que indica al Planning de mostrar el precio

medio según cálculo aproximado (mas rápido) o exacto (representa recalcular el

mismos a todas las reservas en ese periodo.. este parámetro tiene sentido si el

parámetro de incluir precio medio en habitación esta activo .





Al activar este último BOX el sistema levanta una pantalla, como la siguiente paraseleccionar las condiciones y mostrar el progreso del cálculo.

Esta BOX lo que indica al planning que muestre cuantas

habitaciones ocupadas están en ocupación sencilla. Cuando se activa el planning

muestra la siguiente información:

Este BOX indicara al planning que considere en su

información la evaluación de los estados de ventas que pueden tomar de los

previamente introducidos o ser introducidos directamente aquí en planning mediante el

Botón , mostrándose la siguiente pantalla para su introducción ( es

importante destacar que los estados de ventas pueden ser definidos por entidad

operadores o simplemente por entidades, según el parámetro que existe configurado

en el PMS)





Además el Planning puede imprimirse en colores o no. La impresión es casi similar en

todos los planning

OCUPACIÓN

El acceso es a través de Reservas – Planning – Ocupación

Este planning es muy similar al anterior de ocupación pensión solo que en este no se

consideran las pensiones.





Al activar este último BOX el sistema levanta una pantalla, como la siguiente paraseleccionar las condiciones y mostrar el progreso del cálculo.

Este Box indicara al Plannng que haga una

comparación con la previsión calculada en la fecha seleccionada comparar andola con

la actual. Este trabajo con las fotos de previsión es un comportamiento del PMS que

permite guardar una foto del estado del hotel en fechas para ser comparadas en el

futuro.







en el PMS)





Impresión





RESERVAS

Reservas – Planning – Reservas

O por el botón

Parámetro Significado

Escoge si se desea calcular con tipo de

habitación y luego si se muestra por criterio de

ocupado o reservado.

Para seleccionar los tipos de habitaciones

Filtrar por esta condición

Si se desea incluir esta condición







Si se desea incluir esta condición. Solo se activa

si existe el parámetro activado para este

comportamiento en el PMS

Este planing tiene dos formas de presentarse una de forma estándar sin desglose de

tipo de habitación y otra con este desglose





Sin Tipo de Habitación

Con Tipo de Habitación





ImpresiónSin tipo de Habitación

Con tipo de Habitación





PLANNING DE OCUPACIÓN RESERVAS PENSIONES

El acceso a esta opción será a través de de Reservas – Plannings – Planning de

ocupación reservas pensiones

Muestra la ocupación por reservas y tipo de pensión.













Al activar este último BOX el sistema levanta una pantalla, como la siguiente para

seleccionar las condiciones y mostrar el progreso del cálculo.

Este Box indicara al Plannng que haga una

comparación con la previsión calculada en la fecha seleccionada comparar andola con

la actual. Este trabajo con las fotos de previsión es un comportamiento del PMS que

permite guardar una foto del estado del hotel en fechas para ser comparadas en el

futuro.







en el PMS)





Impresión

OCUPACIÓN E INGRESOS

El acceso a esta opción es a través de Reservas – Plannings – Ocupación e

Ingresos

Muestras la ocupación y el ingreso que tiene en el hotel









Esta condición lo que indica al Planning de mostrar el

precio medio según cálculo aproximado (mas rápido) o exacto (representa recalcular

el mismos a todas las reservas en ese periodo. Este cálculo tiene tres variantes>

Exacto – realizar nuevamente el cálculo de los precios medios de cada reserva.

Aproximado – aproximado que utiliza el precio medio grabado en la reserva

(multiplicándolo por la cantidad de día).





Previsión – es utilizando lo que está grabado en la tabla del PMS MOPP que guardael programa auxiliar PREVPRE cuando se esa ejecutando constantemente este

programa.

Este Box lo que indica al cálculo del planning es que si para

cálculo del precio medio de toma en cuenta solo el valor de la habitación (sin las

pensiones alimenticias, en ese caso se marca Habitación) o la diaria completa

incluyendo las pensiones, en ese caso se marca diaria.

Impresión

ORIGEN Y SEGMENTOS

El acceso a esta opción es a través de Reservas – Plannings – Orígenes /

Segmentos





Muestra el número de habitaciones reservadas para cada día agrupadas o por origende mercado o por su segmento de mercado

Impresión

MODALIDADES DE PENSIÓN

Para acceder a esta opción se hace a través de la opción del menú Reservas –

Plannings – Modalidad de Pensión

Para cada día seleccionado muestra la cantidad de huéspedes que existen para cada

pensión con el propósito de la planificación de la preparación de cocina. Permite

además calcular para una determinada reserva o grupo de reserva





Este planning tiene varios filtros y condiciones de cálculo, algunos explícitos según elbox de selección y otros con un significado más complejo que serán los que



Este BOX le indicara al cálculo del planning que compruebe las

horas límites para los almuerzos y cenas antes de hacer la previsión

Detalla por modalidad de pensión cuando adultos, niños y bebes lo

conforman

Este BOX indicara al planning que considere en su información la

evaluación de los estados de ventas que pueden tomar de los previamente

introducidos o ser introducidos directamente aquí en planning mediante el




en el PMS)





Impresión





MODALIDADES DE PENSIÓN Y OCUPACIÓN POR TIPOS DE HABITACIÓN

Nuevo Planning de Modalidades de Pensión y Ocupación por Tipos de Habitación con

Filtros de Grupos de Reservas y Entidades, que permite ver las previsiones por Tipo

de Habitación, resumiendo los datos al final por comidas.

Este BOX le indicara al cálculo del planning que compruebe las

horas límites para los almuerzos y cenas antes de hacer la previsión

Detalla por modalidad de pensión cuando adultos, niños y bebes lo

conforman

Este BOX indicara al planning que considere en su información la

evaluación de los estados de ventas que pueden tomar de los previamente

introducidos o ser introducidos directamente aquí en planning mediante el







operadores o simplemente por entidades, según el parámetro que existe configuradoen el PMS)

, Si el PMS tiene enlace con el sistemas NewPLAN (Gestión

de eventos) se pueden incluir o no en este planning las comidas planificadas en los

distintos eventos que se inserten.

Ejemplo de su Impresión

CUPOS

Permite visualizar los cupos (alloments) contratados y los extras reservados por cada

entidad o CUPO.

El acceso a esta opción se hace a través de la opción de menú Reservas –

Plannings – Cupos





Impresión

ENTIDADES

El acceso a esta opción es a través de la opción del menú Reservas – Plannings –

Entidades

Para cada día seleccionado se muestra el número de alojamientos reservados por

cada entidad









Impresión





MAPA ANUAL DE RESERVAS

Este mapa en formato calendario refleja para todos los días del año las habitaciones

ocupadas y reservadas o en su defecto según selección por pasajero.

Para acceder a esta opción se hace a través de la opción de menú Reservas –

Plannings – Mapa Anual de Reservas





CONTROL DE VENTAS

El acceso a esta opción es a través de la opción del menú Reservas – Plannings –

Control de ventas

Este palnning combina todas las vías de ventas del hotel para conocer la previsión de

ocupación o ventas efectivas que se han obtenidos. El mismo desglosa las distintas

fuentes de las ventas.





Impresión





OCUPACIÓN POR NACIONALIDADES

El acceso a esta opción se hace a través de la opción del menú Reservas –

Plannings – Ocupación por Nacionalidades

Este planning, que se incluye información de Ocupación y sus por cientos, así como el

desglose en adultos y niños, tiene varios filtros y condiciones de cálculo, algunos

explícitos según el box de selección y otros con un significado más complejo que

serán los que explicaremos a continuación:






Impresión

ENTIDADES INGRESOS

El acceso a esta opción se hace a través de la opción del menú Reservas –

Plannings – Entidades Ingresos

Esta planning muestras los ingresos obtenidos por cada entidad.









Impresión

TURNOS POS

Muestra la planificación de las tandas de comidas planificadas para el buffet según las

reservas realizadas.





Mediante este planning es posible visualizar el numero de reservas que se tiene

definido en los restaurantes y el total de días. Al activa la opción ,

es posible visualizar el numero de reservas que están registradas sin tener turnos del

POS planificadas.

Impresión





BOOKING

Para acceder a esta opción se hace a través de la opción del menú Reservas –

Bookings, y están disponibles las siguientes opciones

BOOKING POSITION

Esta opción permite visualizar una proyección sobre los estados de venta en sus

diferentes posiciones y fechas.





Este Booking tiene varios filtros y condiciones de cálculo, algunos explícitos según elbox de selección y otros con un significado más complejo que serán los que









en el PMS)

Impresión





BOOKING POSITION DIFERENCIAS.

Muestras las diferencias entre los Estados de ventas y las reservas recibidas por las

distintas regiones





Este Booking tiene varios filtros y condiciones de cálculo, algunos explícitos según el






previamente introducidos, definido aquí el color que se quiere representar de este

estado en el planning.

Impresión





BOOKING AMPLIADO





Este booking muestra para los intervalo de fechas la ocupación real de las entidades ydirectos comparados con los estados de ventas de las mismas





Impresión





BOOKING MENSUAL

Este Booking muestra la previsión desde el mes actual dos mese adelante del

pronóstico de ocupación









Impresión





BOOKING CUPO ENTIDADES

Este booking atendiendo a la fórmula de cálculo seleccionada calcula el

comportamiento del cumplimiento del upo (alloments) de las entidades o de todas las

entidades en sus diferentes conceptos.





Icono para seleccionar un determinado cupo o todos





Variantes de formulas que brinda el PMS para calcular el

cumplimiento del cupo y saber cual esta aun disponible. Las distintas formulas

disponibles son las siguientes:

Impresión





BOOKING MENSUAL OCUPACIÓN FOTO

Es gravada una imagen antes por el PMS y luego son comparados con la situación

actual para saber cómo se comporta el hotel en el mismo periodo con la foto del

periodo anterior





Impresión





BOOKING MENSUAL INGRESOS FOTOS

Este booking es similar al anterior explicado solo que en este caso hace su función

con los ingresos









Impresión

CARTAS DE CONFIRMACIÓN

Permite la impresión de cartas de confirmación que pueden ser enviadas a los clientes

después de insertar las reservas. Las mimas sirven como documentos de aceptaciónde reservas por parte del hotel.

La opción se accede a través de Reservas - Cartas de Confirmación





DEPÓSITOS ANTICIPADOS

Para acceder a esta opción es a través del menú Reservas – Depósitos

Anticipados

Tiene dos secciones. La parte a la izquierda es para detallar el depósito


Fecha valor Fecha en que se efectúa el pagoNº Doc. Número que identifica de la operación.

Tipo de CuentaTipo de cuenta (Master, Extra 1, ..., Extra 5) a la cual se

cargara el deposito

Reserva Número y año de que significan el numero de la reserva

Sección Sección o departamento en que se afectara el depósito.

Forma de Pago Forma de pago en que se recibe el depósito.





Tarjeta de CréditoSi el pago es mediante este instrumento de pago semuestran los definidos en el PMS así como sus datos

relacionados de número y validez.

Descripción Un breve comentario de la operación

Valor Importe del deposito

Si al insertar el valor necesitamos de una tabla de conversión porque hemos recibido

el importe en otra moneda diferente a la moneda base, activamos el botón , el cual

nos mostrara la siguiente pantalla para hacer la conversión:

La sección derecha está relacionada con el menú de la reserva. En la misma aparecen

los detalles de la asociación del depósito a la reserva

En esta parte como se muestra en la pantalla anetrior estan los datos de la reservas

asociada al deposito le fecha del mismo, si esta pagado o no, el valor pago del

declarado como deposito y la via de confirmacion que se envia del recibio del mismo.





Si al especificar el valor que se ha pagado del deposito declarado lo recibimos en otramoneda distinta a la moneda base, podemos activar una opcion de caja

, que nos facilita la operación multi moneda o no.

Si adems marcamos este BOX significca que estamos

indicando el PMS que genere los asientos correspondienets a este deposito para ser

facturado, que una vez que demos acpetar en esta operación NewHotel llamada a la

pantalla de cuenta corriente y facturacion para realizar dicha operación, comomostramos a continuacion en la siguiente secuencia una vez dado aceptar





ATRIBUCIÓN DE HABITACIONES

AUTOMÁTICO

Esta opción se accede por Reserva – Atribución de Habitaciones – Automática


Entrada Fecha de entrada de las reservas

Salida Fecha de salida de las reservasEntidad Para seleccionar la entidad.

Grupo Para seleccionar un grupo de reserva

Vuelo de llegada Vuelo de llegada

Vuelo de salida Vuelo de salida

Bloque Para seleccionar el bloque de habitaciones

Room Status Para seleccionar por situación de la habitación





Requisitos de laReserva

Para buscar las habitaciones atendiendo a los requisitosque se le especificaron en las reservas

Libre durante todo el

Período

Que la habitación este libre durante todo el periodo de la

reserva

Optimización de

entradas y salidas

Proceso que tiene el PMS para realizar distintas

optimizaciones en la búsqueda de las habitaciones

atendiendo a los requisitos que permite seleccionar en

esta opción

Atribución

Ascendente

Atribuir las habitaciones en orden ascendente

Atribución

DescendenteAtribuir las habitaciones en orden descendente

Tipo de AlojamientoAtribuir las habitaciones por tipo atendiendo al orden

anterior seleccionado

Distancia Mínima

cuando Cama Extra.

Para seleccionar la atribución atendiendo a la distancia

mínima de escaleras, ama de llave o del ascensor

No atribuir Reservas

PropietariosNo atribuir as reservas de los propietarios.

Prioridad Alojamientoen Regímenes de

Exploración

Dar a prioridad a los alojamientos en régimen de

exploración.

PROCEDIMIENTOS PARA LA ATRIBUCIÓN AUTOMÁTICA DE HABITACIÓN

Especificar las características de las reservas a las cuales queremos atribuir

habitaciones.

Presionar el botón

Para aceptar la previsión propuesta por el PMS se hará mediante el botón





MANUAL

Se accede a esta opción a través de Reserva – Atribución de Habitaciones –

Manual


Reserva Número da reserva

Entrada Fecha de entrada de las reservas

Salida Fecha de salida de las reservas

Tipo de Habitación Tipo de Habitación

Sin HabitacionesCaso que no tengan aun habitación

asignadas





Grupo Nombre del grupo de reservasEntidad Entidad de las reservas

Vuelo de llegada Vuelo de llegada

Vuelo de salida Vuelo de salida

Requisitos Especiales

Requisitos para seleccionar que sirven

para filtrar las habitaciones que queremos

atribuir

Tipo Habitación



atribuir

Libre en todo el período



atribuir

Libre en el momento



atribuir

Disponible día de llegada



atribuir

Habitaciones Multi ocupación



atribuir

Piso Piso del hotel donde se ubicaría la reserva

Room Status Situación del estado de la habitación

BloqueBloque de habitaciones que queremos

filtrar la búsqueda

Car 1 Características especiales que hemos

definido a la habitaciones en sus

parámetros

Car 2

Car 3

Limitar búsquedaPara limitar la búsqueda a un determinado

número de habitaciones

PROCEDIMIENTO PARA LA ATRIBUCIÓN MANUAL DE HABITACIONES





Especificar las características de las reservas a las cuales queremos atribuir alojamientos.

Presionar el botón

Una vez visualizado las recebas que queremos atribuir as habitaciones, en el lado

derecho aparecen las habitaciones disponibles según los distintos filtros

seleccionados. Para asociarla a la reservas solo bastara un doble click encima del

numero de habitación.





PANEL DE GESTIÓN

Se puede acceder o bien por el botón o por la opción Reservas – Panel de

Gestión

Y muestra la siguiente información operativa de la situación del Hotel

El cual tiene 4 grupos de información que explicaremos a continuación:

Datos de la situación de las reservas del Hotel, mostrando de forma

compacta la siguiente información.





Esta información puede ser impresa, mostrando la siguiente información

Datos de la situación de las habitaciones del Hotel, mostrando de

forma compacta la siguiente información..






Datos de la situación de las comidas del Hotel, mostrando de forma

compacta la siguiente información..






Datos de la situación de os ingresos del Hotel, mostrando de forma

compacta la siguiente información.





BLOQUEO DE ASIGNACIÓN

Este menú se acede a partir de Reservas – Bloqueo de Asignación

Permite definir periodos y motivos de bloqueo para el uso de las habitaciones. Su

empleo más frecuente es para poder reserva una determinada área o habitaciones del

hotel que no se desea que se atribuyan esas habitaciones en un determinado periodo.

Impresión de esta información puede obtenerse en el siguiente formato:

BLOQUEO DE INSERCIÓN / ALTERACIÓN

Este menú se accede a partir de Reservas – Bloqueo de inserción / Alteración

Permite definir períodos de bloqueo de inserción o alteración.





CAPÍTULO 5: RECEPCION

CHECK-IN

Se puede acceder a esta opción por las siguientes vías:

Recepción – Check-In

Presionar la tecla F8

Presionar el botónDesde el menú de la consulta de reserva por el botón en verde que se encuentra en la

barra de la parte superior





PROCEDIMIENTOS PARA EFECTUAR EL CHECK-IN

Seleccionar en la pantalla la reserva que queremos hacer el Check-In, ya sea

introduciendo directamente el numero de reserva o por el botón Buscar.

Si no se especifica ninguna condición en la búsqueda por defecto se muestran todas

las reservas con fecha de trabajo igual al día de HOY

La reserva debe tener una habitación asignada en caso contrario se presiona el botón

visualizar para insertar el numero de habitación

Presionar el botón donde será posible visualizar la siguiente

información de la reserva.

Y para aceptar la operación se oprime el botón

Botones Significado

Aceptar el Check In





Cancelar operación

Movimientos adicionales

Turnos NewPos

Muestra la previsión de lareserva

Permite ir a la pantalla de

clientes ( CARDEX)

Aparece habilitado este botón

solo cuando el huésped de la

reserva aun no es cliente en

el cardex del PMS,

permitiendo por este botón su

inclusión en el mismo

Registra los huéspedes de la

reserva

Una vez que demos aceptar aparecerá la siguiente pantalla para realizar varias

funciones:

• Completar los datos de los huéspedes

• Dar Check in a todo o solo algunos





Para dar check in debe marcarse la casilla que está señalado en rojo en la siguientegrafica

Por último para aceptar damos oprimimos el botón

TRATAMIENTO NO SHOW

Posibilita cancelar una reserva por el concepto de .

Campo Significado

Fecha creación / Usuario Fecha de creación de la reserva y usuario quien la creo

Fecha No Show /

Usuario

Fecha de cuando pasa a este estado y usuario quien lo

hace

Garantizado Por

Si queremos que esta reserva aparezca disponible para

hacer Check In en los días siguientes debemos

especificar aquí un valor mayor a 1, que representa los

días que garantizamos la disponibilidad de la misma.





Fin de Garantía Fecha que se actualiza de forma automatiza según losdías que hemos especificado como garantía

Facturar Para decidir si este No Show se facturara o no.

Cerrar Cuenta CorrienteSi indicamos cerrar su cuenta corriente para no permitir

movimientos en este estado

Caso que deseamos cancelar un No Show especificado lo hacemos mediante el botón

ANULACIÓN DE CHECK-IN

1. Entrar en la opción Consulta de Reservas

2. Definir los criterios de Estado = Check- In, Nº Hab y Entrada = Hoy

3. Presionar el botón buscar

4. Seleccionar la reserva

5. Presionar el botón para pasar al segundo nivel de botones

6. Presionar el botón que aparece activo para las reservas que

pasaron a este estado de Check In en el día de hoy.

• al confirmar el PMS valida si la reserva tiene movimientos insertados y después

pasa a estado RESERVA

• Nota: solo es posible cancelar un Check In si es realizado el mismo día que

queremos cancelarlo y si tiene habitación asignada esta pasa a estar libre

sucia

CHECK-IN MÚLTIPLE

Permite la realización de un Check-In múltiple de reservas. Al seleccionar esta opción

se muestra la siguiente pantalla:





CHECK-IN DE HUÉSPEDES

Permite hacer el Check In indivisamente para cada Huéspedes de la reserva. Es un

caso muy frecuente de cuando se hace el Check In de la reservas uno de los

pasajeros no ha llegado y se debe darle Check In mas tarde.

Con este botón que aparecerá activo si existen huéspedes pro

registrar es que podemos dar Check In de los que aun no están en ese estado.

La pantalla que aparece al invocar este botón es la misma que explicamos

anteriormente para el Check In de Huéspedes





REGISTRO DE HUÉSPEDES

Con este botón se permite registrar los huéspedes de las reservas que

aun no están registrados como tal.

Al invocar el botón aparece la siguiente pantalla para adicionar al pasajero. El nuevo

pasajero adicionado queda en estado reserva.

KEY PASS

Permite imprimir a ficha de Registro de los huéspedes ya sea para completar sus

datos o para entregar o archivar los mismo.





Este es por lo general un reporte que se brinda de forma estándar por el PMS peroque siempre es personalizado para cada cliente.

En las nuevas versión se puede además de configurar el Key Pass Estándar existe

opciones para tratarlo mediante documentos Word con marcadores, para ellos se debe

configurar en Parámetros Documentos el key Pass correspondiente para que no

emplee los estándares.





OVERBOOKING

Como norma el hotel sobre vende sus capacidades y para ello el PMS newhotel tiene

funcionalidades para este tratamiento de Overbooking

Es conocido como Overbokking la situación en que el hotel sobrepasa su capacidad

de alojamiento y al proceso de desvío de esos excedentes hacia otros hoteles.

PASAR UNA RESERVA A OVERBOOKING

Entrar en la opción de Consulta de Reservas o por el botón

Seleccionar las reservas a desviar y oprimir el botón

Es posible especificar el hotel y habitación de destino.

Si deseamos que la reserva desviada ingrese diariamente en el hotel que la recibió

antes del desvío debemos marcar la opción de INSERTAR MOVIMIENTOS:





ExternoHotel de destino fuera del complejo hotelero a

que pertenece el hotel que desvía

Interno

En caso que el hotel se encuentre formando

parte de un complejo hotelero se puede

seleccionar un hotel del mismo

considerándose como desvío interno.

HabitaciónNumero de la habitación en destino

Insertar Movimientos Para permitir generar los ingresos en el hotelque desvía

Regreso al Hotel

Fecha que define cuando el desvío retorna al

hotel. En ese día aparece como una reserva

mas a dar Check in (Check in de retorno es

como habitualmente se conoce)

Nota: las reservas en Overbooking tienen estado = Check-In

CHECK-IN A CLIENTES DESVIADOS POR OVERBOOKING

Entrar en la opción de Consulta de Reservas o por el botón

Para poder seleccionar las reservas que fueron desviadas y retornan al hotel debe

definirse los siguientes criterios de búsqueda.





Y oprimir la tecla Buscar

Una vez localizada se oprime el botón y se siguen los mismos pasos

que fueron explicados para un Check In anteriormente

FORMAS PARA CONOCER LAS HABITACIONES Y CLIENTES EN OVERBOOKING

Una forma es mediante la opción:

Reportes – Huéspedes – Overbooking: Obtienen un listado de Huéspedes

Overbooking

Y la otra manera es

Y oprimir la tecla Buscar





CHECK-OUT

Esta opción permite efectuar el Check-Out de los huéspedes del hotel de una manera

cómoda.

El acceso a esta opción puede realizarse mediante las siguientes opciones:

1. Recepción – Check-Out

2. Por la tecla F9

3. Por el botón

Pantalla para realizar el Check Out

Por defecto la pantalla de consulta de reserva aparecen filtradas las reservas con

fechas de salida del día.

Las opciones la pantalla son las mismas explicadas anteriormente en la opción de

Consulta de Reservas y sus distintas pantallas de filtros y opciones.





CHECK-OUT DE TODOS LOS HUÉSPEDES DE UNA HABITACIÓN

1. Seleccionar la reserva por la consulta de reservas que queremos darle Check Out.

2. O Presionar el botón

3. Y a seguir se muestra la pantalla siguiente con los datos de la reserva que

daremos Check Out.

4. Antes de confirmar el Check Out el sistema valida las siguientes condiciones:

4.1. Cuenta corriente esta saldada. En el PMS existe un parámetro de

configuración que indica el comportamiento en este caso, a saber los

siguientes:

• Que sea posible hacer el Check Out con saldos en cuentas extras. En ese

caso la cuenta corriente no se cierra.

• Que no sea posible hacer el Check Out en ese caso es obligatorio

regularizar dicha cuenta corriente antes de proseguir con el proceso





Además el sistema permite dar Check Out con saldos en cuenta corriente tipoMASTER (reservas de entidad por lo general) ya que serán facturados posteriormente.

No obstante el sistema emite siempre un aviso de recordatorio.

4.2. Todos los movimientos en cuentas están regularizados y el proceso solo pideuna confirmación para continuar .

CHECK-OUT DE UN HUÉSPED DE UNA RESERVA

1. Seleccionar la habitación o reserva donde está el huésped que queremos da el

Check-Out.

2. Presionar el botón

3. Y aparecerá el huésped que queremos darle Check Out.

4. Seleccionamos al huésped, marcamos la casilla que dice Check Out y damos

aceptar.

Nota: mismo que demos Checkl Out a un Huésped la reserva sigue estando en estado

Check In





CHECK-OUT MÚLTIPLE

Permite la realización de un Check Out múltiple de reservas (varias reservas a la vez).

Cuando se selecciona esta opción se muestra la siguiente pantalla.

Los botones son los mismo que hemos tratado, solo que el botón de reserva nopermite dentro de esta pantalla consultar una reserva en cuestión sin salir de

ella. .

ANULACIÓN DE CHECK-OUT

1. Acceder a la opción de Consulta de Reservas

2. Definir los criterios de búsqueda de la reserva para reservas en Estado =Check-Out, Nº HAB. Y Salida = Hoy


4. Seleccionar la reserva





5. Presionar el botón para pasar al segundo grupo de botones de laconsulta de reserva

6. Presionar el botón el cual se activa si las reservas

seleccionadas cumplen la condición de estar en Check Out en el día de

hoy.

Nota: Confirmando la anulación de Check-Out, la reserva pasa para el Estado =

Check-In.

CIERRE DE CUENTA CORRIENTE

Una cuenta corriente se crea y se abre desde el momento que se crea una reserva,

estando incluso en estado de reserva y en la misma puede recibir movimientos desde

su creación.

La operación de Check de una reserva no cierra la cuenta corriente si

todos sus movimientos no han sido regularizados, de ser así aparecerá el siguiente

mensaje:

Si deseamos cerrar la cuenta corriente de aquellas reservas dada Cehck Out o no, ya

que podemos incluso tener la cuentas cerradas de reserva en Check In o Reserva, lo

podemos hacer buscando en la consulta de reservas todas aquellas reservas con





cuenta abierta . Después seleccionamos la reserva en cuestión y

oprimimos el botón

Podemos comprobar que la cuenta esta cerrada por una de las siguientes maneras:

1. No permite insertar nuevos movimientos

2. Cuando por la consulta de reservas al seleccionar la misma el botón aparece

en gris o sea no activado.

Ahora existen condiciones que el botón aparece desactivado pero que existen cuentaspor cerrar. Supongamos el caso que existen dos pasajeros en la reserva uno con

cuenta saldada y otro no. El botón aparece desactivado pero el botón de reabrir

cuenta si, al oprimirlo aparece lo siguiente:

En este caso solo aparece habilitado el botón , porque existen dos

cuentas en la reserva y una de ellas está pendiente de ser cerrada.

REABRIR UNA CUENTA CORRIENTE

La necesidad de reabrir una cuenta corriente se puede motivar a diferentes factores.

Para reabrir una cuenta corriente se hará mediante el botón o por el

botón . En todos los casos el sistema verifica si es posible o no hacer

este proceso.





ANULACIONES

ANULACIÓN DE CHECK IN

Entra en la opción Reservas – Anulaciones– Anulación de Check-In o Consulta de

Reservas botón

1. Definir los criterios de búsqueda Estado = Check- In, Nº Aloj e Entrada = Hoy


3. Seleccionar a reserva

4. Presionar botón para pasar al segundo bloque de botones

5. Presionar el botón que apenas se activa si es posible realizar

la operación para los Check In del día.

ANULACIÓN NO-SHOW

Acceder por la opción de Reservas – Anulaciones– Anulación No-Show o Consulta

de Reservas botón .

1. Definir los criterios de búsqueda Estado = Check-Out, Nº Aloj. y Salida =

Hoy2. Presionar el botón buscar







5. Presionar el botón el cual se activara si la reservas cumple

la condición especificada.

ANULACIÓN CHECK-OUT

Acceder por la opción Reservas – Anulaciones – Anulación Check-Out o Consulta


1. Definir los criterios de búsqueda para reservas en Estado = Check-Out, Nº Aloj.

Y Salida = Hoy

2. Presionar el botón de búsqueda



5. Presionar el botón pasando las reservas nuevamente a estado

de Check In.

ANULACIÓN RESERVAS

Acceder por la opción Reservas – Anulaciones – Anulación Reservas o Consulta


1. Definir los criterios de búsqueda para reservas en Estado = Reservas y

fecha de las reservas a cancelar








5. Presionar el botón o en caso de

anulaciones múltiples.

CUADRO DE HABITACIONES

Esta herramienta permite visualizar de una forma grafica el estado de las habitaciones.

Se accede por la opción de Recepción Cuadro de Habitaciones

La opción por defecto del mismo son aquellas habitaciones en su situación en el día

de la fecha de trabajo actual.

Las opciones de este cuadro de habitaciones son las siguientes:

Actualiza la información de la pantalla.





Opciones para filtrar por tipo de habitación, bloques de

habitaciones o criterios de las características de las habitaciones previamente

definidas.

La pantalla anterior permite configurar el cuadro de habitaciones en sus características

de visualización y otros.

Si el sistema contrala la verja aparece para configurar los iconos para una mejor

visualización

Asi como los distiontos colores según su situacion.

Además en este cuadro por el click derecho del ratón podemos hacer distintas

operaciones con las habitaciones. El menú contextual que aparece será el siguiente

HUÉSPEDES

El acceso a esta opción puede re realizada por una de las siguientes vías:





Recepción – Huéspedes o el botón

Se consideran huéspedes todos aquellas que su estado de reservas sea Check In o

desviados hacia otros hoteles en condición de Overbooking

La consulta de Huéspedes sus opciones y filtros son similares a los explicado para la

consulta de reservas, solo que en este caso será para los huéspedes alojados.

Además desde esta opción se pueden realizar algunas operaciones como check in de

huéspedes, registrar huéspedes etc., según se muestra en los distintos botones que

presenta la consulta.





ORDENAR LA INFORMACIÓN DE LOS CLIENTES SELECCIONADOS

La información que muestra la consulta puede ser ordenadas por diferentes criterios

para ellos se emplea la opción de Ordenar la cual muestra una pantalla para

seleccionar los criterios de ordenación.

Para registra un huésped como cliente den PMS o sea en el CARDEX se utiliza el

botón , que en caso de no existir permite su incorporación a dichoregistro.

Al ejecutar este botón se activa una pantalla como la que se muestra a continuación

para insertar aquellos datos obligatorios y mínimos para dar alta a un huésped en el

cardex del PMS.





CARDEX

Podemos acceder a esta opción por las vías siguientes:

Recepción – Cardex

Presionar tecla F2

Presionar el botón

CARACTERÍSTICAS GENERALES

El cardex se considera el histórico de los clientes donde son almacenados los datos

personales de los mismos y sus referencias de sus estancias y consumos.

Los clientes del cardex se le pueden asociar cuentas extras aunque no sean huésped

del hotel, enviarles mailing, etc.

Existen búsquedas por diferentes campos ya sea en detalle o de forma Online.





Nota: se considera cliente a una persona que tenga u ficha de registro en este Cardex sea huésped o no del hotel.

Permite elaborar etiquetas para sobres con los datos principales del

cardex. El formato de las etiquetas se encuentra en un fichero EtiquetaCliente.dot

que puede ser configurado..

Permite emitir una ficha del cliente. El formato se encuentra en elfichero FichaCliente.dot , y puede ser configurado

Permite crear un fichero texto con los datos del cardex.

Criterios Significado

Titulo Título del Huésped

Código Código de clienteNº Tarjeta Número de tarjeta

ID Identificador

Cod. Ext. Código externo

Apellido Apellidos

Nombre Nombre del Cliente

Cod. Central Código NewCentral

Reserva Número de reserva

País País

Llegada Fecha LlegadaSalida Fecha Salida

Segmentos Segmento de mercado

Preferencias Preferencias de los clientes

Tipos de clientes Tipo de cliente

Ocupación por

períodoOcupación por período – entre fechas





Criterios Significado

Fecha

NacimientoPor fecha de nacimiento

Propietario si es propietario

Familia Por familia

Activo Si está activo

Búsqueda On-

line

Permite mientras se va escribiendo el sistema ir buscando los

semejantes.

Filtros 1

Dirección – País Nombre del País

Zona País Zona País

Regiones Por regiones

Localidad Por localidad

Estadías Número de estadías

Estadías

previstasNúmero de estadías previstas

En el Hotel Ahora Si se encuentra en el Hotel en el momento de la búsqueda.

Ingresos Valor de los ingresos que ha generado ese cliente

Mailings Si puede recibir mailings o no

A través del botón , podemos acceder a otros datos de búsqueda de

cliente aun más detallado.





CONSULTA DE UNA FICHA EN EL CARDEX

Escoger el criterio de búsqueda (Apellido, Nombre, etc.), presionar el botón buscar y

después de seleccionarlo oprimir el botón visualizar

CREAR UNA FICHA EN EL CARDEX

Presionar el botón

Y llenar los datos obligatorios que le especifica el PMS para crear la nueva ficha de

cliente.





Tener en cuenta que existen bajo otras pestañas más datos que deben ser llenado del

cliente tales como: dirección, datos de la empresa etc.

El botón de nos da la posibilidad de conocer las estancias pasadas y

futuras del cliente





También por el botón de insertar o visualizar podemos insertar o altera las estadísticasde ese cliente





GRUPOS

TRATAMIENTO DE GRUPOS

El acceso a esta opción es por Recepción – Grupos

PANTALLA PRINCIPAL DE GRUPOS

Seleccionar un Grupo

Os criterios de búsqueda son:


Grupo Nombre do Grupo

Entidad Entidad de la reserva.

Tipo Tipo de Grupo

Llegada

Fecha de llegada del Grupo

Es posible entre fechas y combinaciones de búsquedas de este

criterio.

Salida Fecha de salida del Grupo

Noches Nº de noches

Ocupación

por períodos

Permite analizar os grupos que estuvieron en el hotel en un

periodo.

Dead-Line Fecha límite de vencimiento de la reserva






Saldos Permite filtrar por saldos de la cuenta de grupo

Reservas en

NewPLA

, cuando existe enlace con NewPlan, se

actuva este check box para poder filtrar las reservas de grupos

que se han efectuado en el mismo según el estado del evento.

Pudiéndose ser seleccionado uno de los estados definidos en

NewPlan mediante este box de selección.

Presionar el botón buscar y seleccionar el grupo con el cual deseamos trabajar

Seleccionar o Grupo con o cual queremos trabajar

ROOMING LIST

Esta opción permite llenar la lista de pasajeros (huéspedes) de la reserva de grupo.

1. Escoger la opción Recepción – Grupos

2. Seleccionar o Grupo.


Posteriormente se muestra una pantalla donde se trabajara para atribuir el número de

alojamientos de cada reserva del grupo





CHECK-IN DE GRUPO

Escoger la opción Recepción – Grupos

Seleccionar o Grupo

Presionar el botón

Seleccionar las reservas del grupo que queremos dar Check In, os comandos métodos

Shift – Clique o Ctrl – Clique (alternativo) permite seleccionar más de una o oprimir la

tecla que dice TODO para seleccionar a todas las reservas.

Presionar el botón





Antes de efectuar un Check-In masivo de reservas de un grupo el PMS valida la

siguiente información

• Que tengan una Habitación libre atribuida

• Que todos los huéspedes estén registrados

• Entrada = Hoy

Validación de Check In del Grupo

CONSULTAR LOS DATOS GENERALES DE UN GRUPO






Seleccionar o Grupo

Presionar el Botón

Nota: cuando existe enlace con NewPlan, se muestra un Check Box que indica el

estado de reserva del evento, cuando tiene asociado reservas de grupos en newhotel.

El botón de asientos permite mostrar los movimientos de las reservas del grupo

CANCELAR UN GRUPO


Seleccionar o Grupo





Presionar el botón y escoger el motivo y descripcion de la operación y

luego dar al boton Aceptar

CHECK-OUT DE GRUPOS


Seleccionar o Grupo

Presionar el botón y seleccionamos las resrrvas que queremos dar

Check Out

Presionar nuevamente el botón





ADICIONAR NUEVAS RESERVAS A UN GRUPO EXISTENTE

Es posible adicionar reservas a un Grupo Existente desde que tenga la fecha de

entrada mayo o igual a Hoy

Escoger la opción de Recepción – Grupos

Seleccionar el grupo que queremos adicionar las reservas.

Presionarnos el botón

Aparece una pantalla para insertar las nuevas reservas

Para más detalles ver Capítulo: Reservas – Insertar Reservas de Grupos.

INSERTA MOVIMIENTOS MÚLTIPLES DE GRUPO

Este botón permite adicionar valores a cobrar por servidos a las

reservas de grupo. Para más detalle consulte el Capítulos 15 “Movimientos en

Cuentas” y Capítulo 22 “Archivos”.

Para finalizar una vez verificados los asientos oprimimos el botón Insertar Todos





nota: podemos insertar asientos tanto para reservas o por pax de las reservas, en

cuyo caso el valor en una reserva será la multiplicación del valor por la cantidad de

pax que tenga la misma.

Otras Operaciones de Grupo

El Botón nos conduce a la sección de cuentas corrientes del grupo.

Este tema será tratado en el Capítulo 16 “Cuentas Corrientes”

El botón permite introducir el horario de despertador para cada

reserva del grupo

El botón sirve para alterar varias reservas simultáneamente

O botón imprime los datos de las reservas de grupo





Ejemplo tipo Listado

Ejemplo tipo ficha

OPERACIONES DE CAJA

Las operaciones de caja trata lo movimientos de la caja de cobros y pago de la

recepción. La finalidad fundamental es control el flujo de efectivos con que

operaciones front office o caja de recepción.





INSERTA OPERACIONES DE CAJA

Para acceder será por la opción Recepción – Operación de Caja – Operación de

Caja.

Para adicionar o extraer movimientos de caja, seleccionamos el tipo de movimientos,

el valor, insertar las observaciones referentes a esos movimientos y la respectiva

moneda de operación.

CONSULTAR OPERACIONES DE CAJA

Por eta opción podemos consultar las operaciones de caja efectuadas en el sistema.

Tiene como criterios de selección tipo de moneda, operador, turno, etc.

Para acceder será por la opción Recepción – Operación de Caja – Consulta de

Operaciones de Caja





Ejemplo del reporte de caja:





IMPRESORA FISCAL

Este submenú permite gestionar las opciones de la impresora fiscal, los rembolsos,

reportes, abrir el cajón, etc.

Las especificaciones y de hecho su modo de operación está de acuerdo a la

legislación fiscal de cada país. Para más detalles haremos un manual en profundidad

de este tema.

Los tipos de impresoras fiscales que el PMS NewHotel soporta hasta la fecha son las

siguientes (no obstante tiene los mecanismo necesario para ir agregando las nuevasque aparezcan)

Y las principales funciones que gestiona el PMS son las siguientes:

REFUND VALUE

Permite insertar el valor de reembolso e designar el modo de pago

MINI X REPORT Permite imprimir el reporte resumido tipo X.

X REPORT

Permite imprimir el reporte tipo X.





Z REPORT Permite imprimir el reporte tipo Z.

PERIOD REPORT

Permite visualizar e imprimir el reporte de períodos.

PERIOD SUM REPORT

Permite visualizar e imprimir el reporte de períodos por la totalidad.

CANCEL RECEIPT

Permite cancelar un recibo.

OPEN CASH DRAWER

Permite abrir el cajón de dinero.





ASIENTOS O MOVIMIENTOS

CERRAR TURNO

El acceso a esta opción es por Recepción – Asientos– Cerrar Turno

Esta opción permite el cierre de turno de un recepcionista para dar entrada a un nuevo

turno de trabajo posibilitando hacer un corte del día donde se refleje las operaciones

que el recepcionista saliente efectuó durante su turno de trabajo.

El ejemplo del reporte que se emite en esta opción es el siguiente:





INSERTAR ASIENTOS

Esta opción permite registrar en las cuentas de los huéspedes y en la cuentas extras

los servicios prestados y cobros realizados.

El acceso a esta opción es por una de las siguientes vías:

Recepción – Asientos – Insertar Asientos

Por la Tecla F10

Presionar el botón o por el menú de consulta de reservas el botón

Campo Significado

Fecha valor Fecha en que fue prestado el servicio o realizado el pago

Data-valor.





Campo Significado

Nº Doc. Número do documento primario (vale)

Tipo de Cuenta

Tipo de cuenta donde se inserta el asiento

Habitación

Reserva

Cuenta No Alojado

Sin Cuenta

Habitación Numero de habitaciónReserva Numero de reserva

Sección Departamento de newhotel

POS Número de Punta venta

Crédito Valor del servicio

Débito

Puede ser uno de los siguientes conceptos:

Cobro ( si es un cobro puede especificarse si es

considerado como deposito anticipado o no)

Desembolso

Devolución

Servicio Servicio donde se registra el asiento

Descripción Breve comentario del movimiento

Valor Valor del asiento

IVA Incluido Indica si el valor tiene incluido el IVA o no

Con estos botones podemos insertar en el asiento tanto en valor como en por ciento un valor de descuento o de recargo.

Botón de ayuda que nos permite inserta un valor en otra moneda

distinta a lavase y nos ayuda a convertir el valor en la moneda base.





INSERTAR ASIENTOS DEL MINI BAR

Este tipo de asientos tiene su característica especial en dos sentidos.

1.- que tenemos parametrizado el servicio del tipo consumos de mini bar

2.- que queramos contralar por NewHotel Stock u otro sistema que el PMS acepte

como interfaces las rebajas de productos en almacén.

INSERTAR UN ASIENTO EN OTRA MONEDA QUE NO ES BASE

Al insertar un asiento es posible escoger que no sea en la moneda base o

suplementaria, solo es necesario tener definida la misma en los archivos e monedas

con su rate de cambio correspondiente para ser utilizada.

Selección de la moneda





INSTRUCCIONES DE TRANSFERENCIA

E al nomenclador de servicios puede definirse la cuenta por defecto en la cual deben

ser lanzados los movimientos. En ciertos casos e visualizado una alerta como se

muestra a continuación. No obstante el utilizador puede modificar la propuesta del

PMS.

INSERTAR ASIENTOS CON DESCUENTOS

Esta opción da la posibilidad de aplicar descuentos a los movimiento en valor o por

cientos %.

Para definirlo oprimimos el botón

Los valores de descuentos pueden usar diferentes reglas según la parametrizacion de

NewHotel PMS.

CONCEPTOS DE FECHAS UTILIZADA POR EL PMS PARA LOS ASIENTOS

Cuando se registra algún movimiento el sistema almacena las siguientes fechas:

Por ciento Valor





Fecha Significado

Valor

Data real en que se efectuó la venta o el Cobro.

Aparece en las Facturas e Extractos de Cuentas.

Si por alguna razón se dejo de registrar un asiento en un día

determinado, es necesario insertar en esta campo el valor real del

asiento para que sea transparente a los ojos del cliente del hotel

MovimientoFecha de trabajo de NewHotel que solo cambia cuando se hace el

cierre de dio

RegistroFecha del ordenador y corresponde con la fecha actual en que se

hace el asiento..

Ejemplo:





INSERTAR PAQUETES

Presionar el botón

O por la opción Recepción – Asientos – Insertar Paquetes

La inserción de paquete es similar a la inserción de una diría, de hecho es funciona

como tal también. La diferencia entre la diaria es que el paquete además de incluir una

diaria incluye el valor de otros servicios que se le configuran.

INSERTAR DIARIAS

Presionar el botón

Acceder por Recepción – Asientos – Insertar Diarias





Mediante esta opción podemos insertar la diría que por alguna razón dejamos de

hacerlo. Tiene como ventaja que aunque insertemos en un día todas las diarias incluso

para días pasados, el PMS carga la producción en el día de la inserción pero a nivel

de factura de cliente aparece con si las mismas se realizaron en cada fecha que le

correspondían.

Los descuento pueden ser en valor o en por ciento permitiendo además definir sobre

que incide el mimo.

Para obtener el valor calculado oprimimos el botón calcular.

Importante: la fecha valor que se toma como referencia para la emisión de factura y

cuenta corriente, por lo que el valor que debe ser insertado debe ser con la fecha a

partir del cual queremos insertar la misma (no importa que sean días anteriores).





INSERTAR ASIENTOS MÚLTIPLES Esta opción es muy útil cuando existe un punto de venta que no esté automatizado y lo

que permite es pasar todos los valores de un día de forma sencilla y rápida dejando al

final las validaciones y la inserción en cada cuenta correspondiente.

Presionar el botón de la pantalla de consulta de reserva.

Acceder por Recepción – Asientos – Insertar Asientos Múltiples

Se escoge el departamento y el servicio así como la cuenta. Luego iremos a introducir

por habitación o reservas los cargos, su valor y el documento. Una vez finalizado

damos verificar para que el PMS compruebe si esta todo ok y más tarde damos

insertar todo.

Al final lo que hace el PMS es crear un asiento por cada reserva tal cual como se lo

hiciéramos manualmente

INSERTAR ASIENTOS MÚLTIPLE DE GRUPO

Presionar o botón

Acceder por Recepción – Asientos – Insertar Asientos Múltiples Grupo





Esta opción es muy semejante a la anterior solo que solo carga por reserva o por pax

un mismo valor a todas las reservas del grupo. Su uso más ilustrativo es digamos

cargar a todos una salida tarde o una cena, esta opción posibilita no ir a reserva por

reserva hacer este cargo uno a uno sino de forma general definimos el mismo y el

PMS se carga de su distribución y asiento en cada cuenta.

VISUALIZAR UN ASIENTO

Por el botón pomos ver los detalles de un movimiento existente en

cuenta





Se o movimiento es de Tipo Debito podemos genera una copia del recibo con el botónrecibo o una copia del asiento si es del tipo Crédito.





ANULAR UN ASIENTO

Marcar el registro a anular.

Presionar el botón

Y después de un aviso de advertencia podemos confirma o non la anulación.

Si decimos que si el PMS preguntara por los motivos de la anulación

En caso que el PMS permita la anulación la efectúa sino dará un aviso del motivo de

porque no se puede efectuar la anulación.

Nota: Na operación de anular un movimiento es crear otro movimiento con valor en

negativo para hacer un balance de los mismos y son marcados como tal para que el

sistema los reconozca de un asiento en valor negativo. Estos asientos no son

eliminados de la base de datos solo son marcados como que están anulados.

Para anular un movimiento facturado debe ser primero anulada la factura y si el

movimiento es origen de un sistema externo debe ser anulado en el sistema que lo

origino.





DIVISIÓN:

Seleccionar el registro a dividir

Presionar el botón

Y se visualiza una pantalla para hacer la división o Split del asiento en valor o en por

ciento.

CONSULTA DE ASIENTOS

El acceso a esta opción puede realizarse por las siguientes vías:

Escoger a Recepción – Asientos – Consulta de Asientos

Por la Tecla F11

Por el Botón





Filtros Generales


Movimientos Fecha en que se insertaron los asientos.

Valor Fecha en que fue prestado el servicio o el cobro

Nº Doc.Número do Documento.

Nº Fact/ Serie Número da factura, o serie

Tipo de Cuenta Tipo de cuenta

Descripción Descripción del asiento

Moneda Moneda del asiento

Forma de Pago forma de pago de los asientos

Habitación Número de la habitación.

Cuentas No

Alojados

Código de una cuenta No Alojada.

ReservaNúmero de una Reserva.

GrupoCódigo de Grupo






Servicio servicio del asiento

Cuenta Cuenta en que se inserto el asiento

Valor / CantidadValor del asiento, pueden utilizarse los signo de mayor que,

igual o menor que para filtra por valor.

Corregidos Filtro de selección por situación del asiento en este aspecto

Facturados Filtro de selección por situación del asiento en este aspecto

Anulados Filtro de selección por situación del asiento en este aspecto

Paquete Filtro de selección por situación del asiento en este aspecto

Factura AnticipadaFiltro de selección por situación del asiento en este aspecto

Depósito

AnticipadaFiltro de selección por situación del asiento en este aspecto

Transferido de: Para buscar asientos transferidos de otras cuentas o reservas

Buscar en

Para buscar los asientos según su estatus de archivo

Este box permite seleccionar distintos estados de los asientospara buscarlos. O por Créditos o por débitos o débitos menos

créditos

Significado de las columnas en la pantalla de la consulta





Pantalla de Filtro 1


Motivo de Corrección Filtro de selección por situación del asiento en este aspecto

CupoPara buscar por Cupones cuando el PMS utiliza esta

funcionalidad

Propinas & Tipo de

Propina

Filtro de selección por situación del asiento en este aspecto

Transferido dePara buscar asientos transferidos dese un origen según se

muestra en la línea del filtro

Porciento Descuento/

Valor Filtro de selección por situación del asiento en este aspecto

Tipo Cobro Filtro por el concepto del tipo de cobro siendo sus posibles






valores

OTROS CRITERIOS DE BÚSQUEDA

Oprimiendo el botón tenemos la posibilidad de consultar los asientos

efectuados en las cuentas filtrándolas por un grupo aun mayos de condiciones, como

las que se muestran a continuación:


Registro Fecha del ordenador de cuando se registro el movimiento

Hora Hora del ordenador de cuando se registro el movimiento.

Movimientos. Fecha del PMS NewHotel cuando se inserto el movimiento

Valor Valor del movimiento






Alojamiento Número do Alojamiento.

BlocoLocalización física de las habitaciones.

Cuentas No

Alojadas

Código de una Cuenta No Alojada.

ReservaNúmero da Reserva.

Entidad Entidades Grupo Nombre do Grupo.

Sección Departamento del PMS

Nº Doc. Documento (vale) del movimiento

POS Número del Punto de Venda que efectuó la venda o cobro.

Forma Pago. Forma de Pago del movimiento.

Tarjeta de

CréditoTarjeta de Crédito (ej: Visa, Mastercard, American Express, etc.)

Servicio Servicio del movimiento

Débito, Crédito

Todos

Débito - Formas de PagoCrédito - Servicios

Todos - Ambos

Si es seleccionado Débito o Crédito se activa el campo Valor que

permite consultar los movimientos con un valor específico.

Descuento Valor do descuento

Tipo de

CuentaTipo de cuenta (Master, E1,..,E5).

Utilizador Usuario del sistema PMS

Serié Series de facturación definidas en el sistema.

Nº Fact. Número de factura.

Nota de

CréditoNota de Crédito

Automáticos Movimientos que son lanzados automáticamente en el cierre de día.

Diaria Movimientos de Diarias (tarifas)

PaquetesMovimientos asociados a paquetes






Corregidos /

AnuladosMovimientos Anulados o Corregidos.

Turno Turno en el cual se realizo el movimiento

EJEMPLOS DE CONSULTAS DE ASIENTOS

Correcciones y anulaciones de movimientos efectuados por el utilizador Roberto

Pérez Álvarez (RPA) los días comprendidos entre el 01/04/07 el día 15 de este

mismo mes.

Movimientos. Entre 01-04-07 y 15-04-07

Utilizador: RPA

Pagos efectuados a Crédito que ascienden a 8.50€ y se encuentren facturados.

Valor: 8.50

Forma de Pago: tarjeta de Crédito

Nº Fact.: > 0

La Auditoria desea revisar si fueron lanzados correctamente en el mes de Marzo los

precios de Habitaciones (procesados en el cierre de día) en los Bungalow.

Movim. Entre 01/03/07 e 31/03/07

Servicio: Habitación

Bloque: Bungalow

O botón se emplea de la misma manera que el explicado en las

Consultas de Reservas.





CORREGIR UN MOVIMIENTO

Seleccionar el movimiento a Corregir.

Presionar el botón

En el bloque de la izquierda de la pantalla son visualizados los valores actuales del

movimiento y en la parte derecha los campos que pueden ser alterados de dicho

movimiento. Cuando se concluya la alteración damos aceptar para confirmar los

cambios.

VISUALIZAR UN MOVIMIENTO

A través del botón podemos visualizar un movimiento efectuado

En la siguiente pantalla se ven todos los detalles del movimiento efectuado, su origen,

numero de documento y fechas, sus impuestos y el utilizador que lo ejecuto, entre

otros datos.





IMPRESIÓN DE LA CONSULTA DE MOVIMIENTOS

La pantalla de la consulta de movimientos tiene la opción de imprimir los movimientos

que visualiza, para ello al ejecutar esta opción muestra una pantalla de selección para

conformar el reporte, siendo sus posibles opciones las siguientes

El reporte de ejemplo es siguiente:





REPORTE DE MOVIMIENTOS ADICIONALES

Esta opción se accede por el menú Recepción – Movimientos – Reporte de

Movimientos Adicionales

El objetivo fundamental del reporte es conocer las reservas que tiene programadas

algún tipo de movimientos adicionales que se cargan de forma automático durante el

cierre de día.

REPORTE DE TRANSFERENCIAS

Esta opción se accede a partir del menú Recepción – Movimientos – Reporte de

Transferencias.





CONSULTA TARJETAS DE CRÉDITO

Esta opción se accede a partir del menú Recepción – Movimientos Consulta

Tarjetas de Créditos

Este menú permite realizar una consulta de los movimientos asociados a las tarjetas

de créditos, basta solo indicar el tipo de tarjeta y las fechas o simplemente el numero

de la tarjeta que queremos consultar

Esta herramienta sirve para conciliar los pagos registrados por este concepto en el

PMS y el sistema de contabilidad.





LLAMADAS INTERNAS

Esta opción de accede por el menú Recepción – Movimientos Llamadas Internas

Permite analizar las llamadas telefónicas que fueron efectuadas desde las extensiones

declaradas como administrativas o internas.

Estas llamadas no son consideradas como ingresos del hotel

Esta opción es activada cuando existe una conexión directa entre la centralita

telefónica y el PMS NewHotel.

El botón permite transferir la lalmada a una Habitacion, reserva o

cuenta no alojada.





CONTROL DE LLAMADAS

Esta opción se accede a partir del menú Recepción – Movimientos – Control de

Llamadas

Y la misma confecciona un reporte de trabajo de las llamadas procesadas por el hotel

que fueron lanzadas en el Front Office.





NO PROCESADAS (LLAMADAS, PAYTV, INTERNET)

Esta opción se accede a partir de la opción del menú Recepción Movimientos No

procesadas (chamadas, PayTV, Internet)

Mediante esta opción podemos analizar, depurar e transferir todas aquellas llamadasque por algún motivo no fueron procesadas por NewHotel, ya sea por error de de

habitación no asignada, error en código de extensión etc.





Si deseamos transferir una llamada usamos el botón de transferir y si la queremosanular el botón de anular

CUPONES (DE OFERTAS)

Modulo de cupones es utilizado para la gestión de ofertas que abarque las siguientes

funciones:

1. Emisión de cupón de oferta con la creación de numero automático de

impresión, para su impresión se hará en un modelo especial

2. Pago con cupones es tratado a penas como un lanzamiento a debito que es

asociado con el cupón de oferta y no es asociado a ningún servicio.

3. El uso del cupón es tratado cuando las entradas de débitos asociados con elmismo son facturados

Gestión de Cupones:

Para la emisión de un nuevo cupón, buscar los existentes así como visualizarlos o

imprimirlos se emplea la siguiente pantalla:

Esta opción se accede por el menú Recepción – Movimientos – Cupones





El significado de las principales opciones de esta pantalla se explica a continuación:

Botones Descripción

Para refrescar la búsqueda de los cupones usados y los nousados

Muestra la consulta de asientos los débitos que han sido dado

de entrada asociados al cupón

Muestra la consulta de asientos para poder seleccionar débitos

existentes a un cupón existente.

Si existe algún asiento asociado al cupón y queremos eliminar

esa asociación utilizamos este botón

Los cupones creados podemos o bien enviarlos por email,

hacer un preview o simplemente imprimirlos. Para hacer eso de

esto debemos tener estos detalles configurados. Esto se hace

por la opción de Archivos Parámetros Documentos, donde se

define el documento que usaremos como template para los

cupones





Significado de las columnas:

A – Cupón Anulado

V – Su valides expiro

E – Cupón enviado al cliente

U – Cupón Usado

Para crear un cupón se hará por la siguiente pantalla:





Nombre do Campo Descripción Comentarios

Código Número do Cupón

Creado

automáticamente por

el sistema

Entidad / Cliente Seleccionar o Tipo quese destina la oferta

Se fue seleccionada

una nueva empresa o

cliente los iconos de

nos permite

buscar una de las

previamente existen

(sea empresa o

cliente) y si no existe

podemos crearla por

el botón

Nombre Titular del Cupón

Nombre que aparece

al seleccionar el

Cliente o la Entidad

previamente

Fecha Fecha CreaciónAparece

automáticamente

Utilizador que crea el

cupónAutomático

ValidezFecha de cuanto expira

el cupónManual

AnulaciónFecha y utilizar quien

anulo el cupón. Automático

Adultos Nº de adultosCampo no obligatorio

**

Niños Número de niñosCampo no obligatorio

**

Días Días de permanenciaCampo no obligatorio

**





Tipo de Habitación Tipo de Habitación Campo no obligatorio**

Tarifa TarifaCampo no obligatorio

**

Observaciones Observaciones Campo no obligatorio

Valor Cantidad vendida del

cupónManual

Gastos

Valor de otros gastos

que se pagan

asociados al cupón

Gastos adicionales

que son pagados por

el clienteIdentifica que el cupón

fue enviado al clienteManual

Valor totalValor Total = Valor +

GastosAutomático

Campo de texto Cualquier comentario Manual

** - estos son campos relativos al cupón que corresponden al número de huéspedes que están

en el hotel

Nota: si el cupón de oferta es aceptado sin pago, la lista de entrada del cupón aparecerá vacía. Luego puede ser asociado un debito usando los botones antes

explicados.

DEPÓSITOS DE BANCO

Esta opción de accede a partir del menú de Recepción – Movimientos – Depósitos

de Banco

Por la pantalla siguiente podemos insertar, buscas y anular los distintos depósitos de

banco que s insertan en el PMS





Al insertar un nuevo depósito se hace por la siguiente pantalla cuando se oprime el

botón de insertar

Una vez insertado el depósito bancario en la parte inferior de la pantalla existen otrasopciones que su función es asociar y especificar en que cuenta ira dicho valor.

Al invocar el botón insertar aparece la siguiente pantalla de inserción de débitos

marcada por defecto.





Después de aceptar el movimiento regresamos al menú de inserción de movimientos

para poder imprimir el recibo.

CARGOS EXTERNOS A CUENTA

Esta opción se accede a partir del menú Recepción – Movimientos – Cargos

Externos A Cuenta





Este menú permite visualizar los lanzamientos externos recibidos por el PMS en lascuentas. En el mismo no se incluye los asientos creados por el propi PMS sino de

todos los demás sistemas de la familia NewHotel





CUENTAS CORRIENTES

CONSULTAR CUENTAS

Esta opción permite consultar las cuentas corrientes de los huéspedes alojados en el

hotel, así como las cuentas no alojados del los clientes. Permitiendo un grupo de

operaciones que describimos más adelante.

El acceso a esta opción puede efectuarse por las siguientes vías:

1. Opción Recepción – Cuentas Corrientes

2. Tecla F12

3. Botón

4. Botón de la consulta de reservas

Consulta Cuentas Corrientes





Estructura de la pantalla de la cuenta corriente

El área de interfaces que a continuación mostramos, si los iconos están en gris

significa que no existe conexión establecida con la correspondiente interfaz.

Su estructura y significa es la siguiente:





Las opciones de la consulta de cuenta corriente tienen el siguiente significado

PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAR UNA CUENTA

1. Escoger el tipo de cuenta corriente que pretendemos

2. Seleccionar los filtros que deseamos buscar

3. Oprimir el botón buscar

Con lo cual muestra los datos filtrados de la cuenta que hemos seleccionado





IMPRESIÓN DE UN EXTRACTO DE CUENTA

• Oprimimos el botón

• Seleccionamos el modo de impresión si es pantalla o impresora.

INSERTAR MOVIMIENTOS

Desde la propia consulta de una cuenta es posible insertar nuevos movimientos por el

botón

Nota: Ver Capítulo : Movimientos – Insertar Movimientos.

FACTURA ANTICIPADA

Pode emitirse una factura anticipada de alojamientos, de clientes Directos o de

Entidades, oprimiendo el botón





Cuando se selecciona esta opción el sistema de forma automática calcula los

movimientos que están insertados y que serán insertados en el futuro en la cuenta

Master y son los que por defecto aparecen en la pantalla anterior.

Lo que el PMS realmente hace es calcular hasta el final de la estancia de la reserva

todos los posibles valores que las reservas irían a generar en cada cierre de día y

lanzarlos al futuro para emitir la factura anticipada

La factura anticipada puede realizarse en cualquier momento de existencia de lareservas, incluso desde el propi estado de reserva.

Estos criterios son tipo de ordenamiento para

seleccionar según deseemos ver ordenados los mismos en la factura impresa

Una vez seleccionados los movimientos el siguiente paso es emitir la factura, lo cual

nos llevaría a la siguiente pantalla:

Una vez en este paso que por defecto siempre aparece marcado como transferir a

contabilidad, se cobra o se imprime e incluso puede ser hasta enviada por email dicha

factura.





FACTURA DE EXTRAS

Desde la propia pantalla de consulta de una cuenta es posible emitir facturas tanto

para los clientes como para las entidades oprimiendo el botón

1. Si estamos a trabajar con una reserva de Entidad aparece desactivado el

campo porque el sistema asume que los asientos efectuados en

esta sub cuenta (generalmente diarias) seran facturados a uuna Agencia o

Empresa segundo el caso

2. Si el cliente desea que se factura los lanzamientos registrados en la cuenta

Master debe activa el campo y seran visualizados en la pantalla

todos los movimientos de esta cuenta.

3. Seleccionar los movimientos a facturar. Podemos utilizar los métodos Shift –

Clique (consecutivos) o Ctrl – Clique (alternativo). Si desea emitir una única

factura con todos los asientos que aparecen en la pantalla oprimimos el botón





O botón sirve para agrupar varios movimientos en un solos valor y

concepto para efectos de presentación en la factura como una sola línea

Por Ejemplo

Terminar a operación oprimiendo el botón Aceptar y a continuación oprimimos el botón

facturar





La factura al ser emitida quedaría de la siguiente forma

Nota: Esta operación apenas altera apenas los asientos para ser mostrados en la

consulta a facturar y factura, en los registros del PMS se mantiene la denominación

original.

El botón agrupa los valores por reservas cuando al facturar incluyen

asientos de varias reservas, por ejemplos de Grupos

El botón para anular un asiento.

Con el botón podemos insertar un descuento en valor o por ciento

sobre los asientos seleccionados.

El botón podemos dividir el asiento en varios.






5. Por defecto a factura aparece en nombre del Titular de la reserva, no obstante si

deseamos cambiarlo a una entidad o Huéspedes usamos los botones

..

6. Este tipo de factura generalmente el pagada por el propio cliente pero puede

cambiarse y pasar a contabilidad. Para ello usamos los botones

este último caso la factura pasaría a NewConta si

existe enlace con este sistema

7. Cuando queremos insertar los modos de pago lo hacemos pro el botón Insertar .

8. El botón de descuentos se aplican sobre el total de la factura y deben estar

previamente configurados en los parámetros del PMS en Archivos Parámetros

Tipo de Descuentos. Estos descuentos se conocen como descuentos financieros





y los mismos tienen como características que pueden pasar a una cuenta definidaen newconta si esta así parametrizado y que además no afectan producción.

9. El botón posibilita definir los pagos de la factura en % por ejemplo

pago en efectivo el 30% del valor de la factura, los 70 restantes en tarjeta de

crédito. Por defecto siempre aparece en valor

Si e PMS al escoger la formas de pago Tarjetas de Crédito y tiene habilitado la interfaz

de cobro de tarjeta de crédito (O sea validar contra el banco emisor el cobro de la

misma) y no existe conexión el sistema queda en espera por un tiempo con este

mensaje. En espera de NewGes





10. Presionar el botón Aceptar 11. La factura sale directamente por el modo de impresión existente y aparen los

datos siguientes en su parte superior

12. Si desea emitir copias oprimimos el botón .

13. Para terminar oprimimos el botón Cerrar

Nota: el sistema no permite emitir facturas que contenga asientos de cuenta Master que estén incluidos en una factura Pro Forma

TRANSFERIR MOVIMIENTOS

Desde la propia consulta de cuenta podemos transferir movimientos hacía otra cuenta

o habitación o cuenta no alojados oprimiendo el botón .

1. Se trabajamos con una cuenta de una entidad el box aparece desactiva

por defecto.

2. Para trabajar con los asiento de la cuenta master de una entidad debemos marcar

el box

3. Seleccione los movimientos a transferir.





4. Presionar nuevamente el botón

5. En la pantalla siguiente definimos los datos de la transferencia.

6. Estos botones se marcan si queremos emitir

comprobante y si deseamos que la transferencia afecte la caja ( esto para que al

cierre de turno salgan todas las transferencias efectuadas en el mismo)

7. Presionamos el botón aceptar

Si existieran el modo de funcionamiento de complejo el botón estaría

activado y podemos usarlo para transferirlo hacia otra cuenta corriente de un hotel del

complejo.





CONSULTA DE CUENTA CORRIENTE DESDE LA CONSULTA DE RESERVAS

1. Acceder a la opción Consulta de Reservas presionando el botón

2. Definir Nº Habitación.

3. Presionar el botón aceptar

4. Seleccionar a reserva.

5. Presionar el botón . Si esta desactiva quiere decir que la

cuenta esta cerrada

CERRAR UNA CUENTA EXTRA O NAO ALOJADA

1. Acceder a la opción Archivos – Cuentas No Alojadas

2. Desactivar el criterio de búsqueda

3. Presionar el botón de buscar

Y seleccionamos el botón .





REABRIR UNA CUENTA EXTRA O NO ALOJADA

1. Acceder a la opción Archivos – Cuentas No Alojadas

2. Desactivar el criterio de búsqueda

3. Presionar el botón de buscar

Seleccionamos el botón

CERRAR UNA CUENTA CORRIENTE

1. Acceder a la opción de Consulta de Reservas oprimiendo el botón

2. Marcar el criterio de cuentas abiertas

3. Presionar e botón de buscar

4. Seleccionamos la cuenta que queremos cerrar y oprimimos el botón





5. Si la cuenta no está regularizada el sistema emite un aviso informando dichasituación y no ejecutando la orden dada:

REABRIR CUENTA CORRIENTE

1. Acceder a la opción de Consulta de Reservas oprimiendo el botón

2. Marcar el criterio de cuentas abiertas

3. Presionar e botón de buscar

4. Seleccionamos la cuenta que queremos cerrar y oprimimos el botón





AUDITOR NOCTURNO (NIGHT AUDITOR)

CONTROLO DE PENDIENTES

Es el primer paso del proceso de cierre de día en el PMS, para ello con esta opción

nos permite verificar y actuar sobre determinadas situaciones que son importante que

estén totalmente correcta para que el cierre de día pueda ejecutarse.

SALIDAS PENDIENTES

Muestra todas las salidas pendientes por ejecutar el proceso de Check Out.

En esta opción el sistema muestra un conjunto de opciones que permiten realizar

distintas operaciones sin salir de esta pantalla e ir a las opciones correspondientes.





ENTRADAS PENDIENTES

Muestra las distintas reservas que tienen fecha de entrada en el día del cierre que

precisan o bien darle Check In, pasar a No Show o cancelarlas o alterar su fecha de

entrada

En el lado derecho de la pantalla brindan un conjunto de opciones ya explicadas para

en la consulta de reservas para hacer esta operación

DECLARAR UNA RESERVA COMO NO-SHOW

1. Seleccione la reserva oprimir el botón

2. Llenar los datos necesarios:





Campo Significado

Garantizado por

1 Día: los clientes no llegaran al hotel es un no show

confirmado

Mayor a 1 Días: días que queremos que la reserva

aparezca nuevamente como pendiente de Check In

porque los clientes se esperan.

Facturar Para facturar el valor de no show definido a la entidad

o cliente

Cerrar Cuenta

Corriente

Fecha de cierre de la cuenta corriente. El valor de la

fecha varía según los días que hemos garantizado el

no show

3. Presionamos el botón aceptar

HUÉSPEDES POR REGISTRAR

Muestras los huéspedes de las reservas que tiene definido un numero de pasajero

mayos a los que están registrado. Si el PMS tiene activado el parámetro de obligatorio

de registra los huéspedes durante la aceptación de la reservas por regla general noaparecen datos en esta pantalla





HUÉSPEDES POR CHECK-IN

Muestra las reservas donde al menos un pasajero está pendiente de dar check in.

Puede suceder que sea dado un check in parcial a los pasajeros y aun quedan

algunos definidos en las reservas que ya están en Check In pero no todos sus

huéspedes.

Los botones para su trabajo son los mismos explicados en la consulta de reservas





HUÉSPEDES POR CHECK-OUT

Muestras las reservas que están en check Out pero algunos de sus pasajeros aun está

pendiente d realizar esta operación.

PRECIOS SIN DEFINIR

Muestras las reservas que se han dado alta y que entran en el día de cierre pero que

no tiene tarifas definida alguna





CAMBIOS SIN DEFINIR

En ocasiones damos entradas a reservas que trabajan con moneda extranjera pero

que en el momento de darle de alta al sistema aun no existían tasas de cambio para

convertirlas a moneda base. En este caso aparecen las mismas para definir dichos

cambios

PREVISIÓN DE INGRESOS

Se acede por la opción del menú Receptado - Night Auditor - Previsión de Ingresos

• Es un herramienta informativa que permite anticipadamente saber los ingresos

que se van a generar durante el cierre del día, aunque es posible lanzarlo para

mas días en el futuro como una presión de ingresos





PENDIENTE NEWCENTRAL

Este menú permite visualizar las movimientos, reservas clientes, etc. que deben ser

transmitidos a la central y que están pendientes de este proceso

CIERRE DE DÍA A esta opción se accede por Recepción – Night Auditor – Cierre de Día

Es recomendado que el cierre para su buen suceso, este debe ejecutarse sin ningún

utilizador conectado el sistema, al menos no haciendo operaciones. Si al lanzar el

cierre el PMS detecta usuarios conectados emite la siguiente alerta de aviso





Para mostrarlos y cerrar sus secciones directamente en este proceso, debemos decir

que si mostrándose la siguiente pantalla:

Importante. El PMS muestra en esta relación los clientes conectados incluyen elmismo usuario y ordenador del que esta a ejecutar el proceso, lo cual deben tener

cuidado en no Terminar la sección de que hace el proceso de cierre.

Máquinas Conectadas al PMS

Con esa pantalla es que el PMS comienza hacer el cálculo del cierre del día. En la

misma hemos marcado dos BOX que por recomendación deben estar marcados para

más rapidez en los procesos y trabajos.





Este indica al cierre que al primer error, o advertencia pare de

continuar el proceso para ir resolviendo los problemas, si no lo marcamos el continua

hasta el final pero no hace el cierre, por lo que puede demorar más.

Es recomendable que trabajemos

con pase a histórico ya que eso le permite al PMS trabajar día a día con menos

información (solo con aquella que esta a correr en activo) pasando a histórico todos

aquellos movimientos ya regularizados a una tablas de histórico. Si durante toda la

explotación del PMS nunca hemos activado esta opción y queremos hacerlo es

recomendable que primero por solución de problemas hagamos este proceso antes e

activarlo por primera vez en esta opción, ya que en este caso el cierre puede demorar

mucho tiempo.

Otra recomendación a considerar es no tener cuentas no alojadas en gran cantidad

abiertas innecesariamente. Es preferible cerrarlas y crear una nueva y no reutilizar la

misma dejándolas siempre abierta. El porqué esta dado en que newhotel todas las

cuentas abiertas el calcula sus saldos. Por ejemplo, tenemos una cuenta donde

cargamos los teléfonos para cada entidad día a día, y día a día la dejamos en cero

pero no las cerramos, esto a medida que crece el PMS recalcula sus saldos lo que

demora. Es mejor crearlas y cerrarlas

Una vez listo oprimimos este botón para iniciar el proceso de cierre de

día e ira mostrando en una pantalla similar a la siguiente la ejecución del proceso





Por último si tenemos parametrizado que no se puede realizar el cierre del día si

previamente los restantes sistemas conectados al PMS aun no lo han hecho el

sistema da un aviso e impide continuar con este proceso

CONFIGURACIÓN DE LOS REPORTES

A esta opción se accede por Recepción – Night Auditor – Configuración de

Reportes

Este menú permite configurar los reportes que se van a generar tanto para los reportes

de control como para los reportes finales.

Es importante que excepto algunos poco todos los reportes pueden obtener aun

después de ejecutado el cierre del día, por lo que es recomendable para agilizar el

proceso especificar los necesarios para el trabajo de noche específicamente y dejar

los demás para cuando se precisen





• Los reportes finales son aquellos que contienen la información del día quetermina

• Los reportes de control son aquellos que contienen la información del día

siguiente al que estamos a cerrar

• Días: en determinados reportes de previsiones o por ejemplo entradas

previstas, este dato indicaría para cuando días queremos que en el reporte se

prevea la información, para el resto no hace sentido definir un número mayor a

1.

• Copias: Numero de copias que queremos imprimir del reporte que

configuramos

• El campo sección significa que en el titulo del reporte salga dirigido a esa

sección para fines de distribución. Si por ejemplo queremos que le previsión de

entrada los listado que se generen al cierre sean dirigidos a Ama de Llave y a

Jefe Recepción insertamos dos veces el Listado pero con secciones distintas.

Ejemplo de cómo quedaría el reporte

Está configurado de esta manera





RELACIÓN DE REPORTES DE CONTROL Y FINALES DISPONIBLES





LISTADO DE CONTROL Se accede por Recepción – Night Auditor – Listado de Control

En este menú es posible imprimir o visualizar los reportes de control que hemos

seleccionado en la configuración de reportes del cierre de día.

REPORTES FINALES

Se accede por Recepción – Night Auditor – Listado Finales

En este menú es posible imprimir o visualizar los reportes de control que hemos

seleccionado en la configuración de reportes del cierre de día.





CONSULTA DE CIERRE Se accede por la opción del Menú Recepción – Night Auditor – Consulta de Cierres

A partir de este menú es posible visualizar los distintos cierre de días que se han

realizados y confirmar el cierre del día que se ejecute para la fecha de cierre.

O sea tiene dos propósitos uno de consultar los cierres anteriores y el segundo se

terminar confirmando el recién cierre de día efectuado. Sin esto último el cierre del día

en el PMS no es considerado para cambiar el día de trabajo (por lo que después de

ejecutar un cierre de día para hacerlo firma debemos venir a esta opción y oprimir elbotón ejecutar para que realmente termine).

Este botón nos permite visualizar la misma información que muestra

el PMS durante el propio cierre de día. Para ello al oprimir el botón muestra la

siguiente pantalla para seleccionar los criterios que queremos imprimir nuevamente.





Este botón hace la misma operación que la opción del menú Cierre

de Dia o sea ejecutar el proceso de cierre del PMS.





Este botón lo que hace es confirmar el cierre que acabamos de

calcular. Si al mismo no se le ejecuta esta confirmación el PMS no cambia de fecha ni

confirma el cierre que acabamos de calcular.

Esta opción hace lo mismo que la opción explicada anteriormente de

calcular el reporte de previsión de ingresos

Esta opción hace lo mismo que la opción explicada anteriormente deControl de los pendientes antes de hacer el cierre.

Este botón es lo mismo que la opción en Utilitarios Solución de

problemas Calcular estadísticas, que aparece aquí como facilidad si por algún motivo

hemos hecho el cálculo del cierre del día con la opción de no calcular estadísticas

activadas. Si lo oprimimos lo que hace el sistema es realizar el cálculo de estadísticas

que normalmente hace el propio proceso de cierre.

Nota: debe asegurar de tener lista la impresora lista antes de hacer la confinación del

cierre Confirmar.





LLAVES

PRE EMISIÓN DE LLAVES

Esta opción se accede por Recepción – Llaves – Pre – Emisión de Llaves

Permite emitir las llaves magnéticas para las habitaciones cuando existe una interfaz

del PMS NewHotel con estos dispositivos

Debe seleccionarse las reservas que queremos hacerle las llaves según los filtros que

seleccionemos en la pantalla anterior

Después presionamos el botón llaves para indicar la cantidad de copias a emitir

(gravar)

La emisión de llaves se comporta atendiendo a como hemos parametrizado en los

parámetro generales esta interfaz.





Si tenemos marcado hacer llave por huéspedes la siguiente pantalla

de pedir cantidad de copias no aparece ya que el PMS entiende que es una llave por

cada cliente registrado. Pero si no está activo si aparece para hacer tantas copias

permitidas según la cantidad de clientes que tiene la reserva, de ahí aparece el

numero de por ejemplo de 0 a 2.

La conexión con llaves puede hacerse directamente conectado el PMS al grabador

lector de llaves o por mediación del sistema de interfaces NewGES, que en todos los

casos es el más recomendado que se instale, ya que incluye más funcionalidades que

el directo.

Este botón lo que hace es gravar llaves pero usando un tipo deinterfaces llamada Estampadoras, que son un tipo de impresora que imprime y grave

tarjetas magnéticas. Al ejecutar esta opción el sistema llama un reporte especial que

hace este proceso debidamente parametrizado.

Ejemplo del estampado de una tarjeta por este método





CHECK-IN

Esta opción se accede por Recepción – Llaves – Check-In

La funcionalidad es similar al anterior explicado solo que aquí ya aparecen filtradas las

reservas en chek in que están pendiente de emitir laves.

COPIAS

Esta opción se accede por Recepción – Llaves Copias

Esta opción es similar a la anterior explicada de pre emisión de llaves, solo que es

para realizar copias de lleves a reservas en estado checck in. El filtro que aparece por

defecto al invocar la opción son reservas que entraron en el día de trabajo del PMS

LLAVES EMITIDAS

Esta opción se accede por Recepción – Llaves Copias-Llaves Emitidas

Esta opción emite un reporte de todas las llaves emitidas por el sistema para una

determinada habitación y fechas





DESPERTADOR

Esta opción se accede por el menú Recepción – Despertador

La función principal de esta opción es programar en el PMS el despertador a los

clientes, utilizando las interfaces que existen disponibles con el mismo.

Cuando se inserta un despertador el sistema solicita los datos que se muestran en la

figura anterior y el medio





MINI BAR

CONSUMOS MINI BAR

Esta opción se accede por el menú Recepción - Consumos Mini Bar

Y muestra un reporte de los consumos pro fechas efectuados en el Mini Bar.





MINI BAR NO PROCESADOS

Esta opción de accede por el menú Recepción - Mini bar no procesados

Y lo que ejecuta es un reporte entre fechas para ver la relación de los consumos

efectuados que no han sido cargados en el PMS a los clientes.

MENSAJES

Esta opción se accede por el menú Recepción - Mensajes

Pueden adicionarse, visualizar e imprimir los mensajes a los clientes.

Para introducir un nuevo mensaje se hace por la opción de Insertar así mismo por el

botón visualizar vemos un mensaje que hemos programado.





Si queremos que el mismo sea impreso y puesto en el Rack del cliente damos imprimir

desde están pantalla.

CAMBIOS

Esta opción se accede por el menú Recepción - Cambios

Permite insertar los cambios del tipo Facturación que serán empleados para emitir las

facturas en la moneda extranjera definida en el sistema. Estos cambios no son

utilizados para los cambios de caja de recepción..





CONCIERGE

Esta opción se accede por el menú Recepción - Concierge

Este menú se utiliza para introducir los eventos que pueden ser de interés a los

clientes del hotel tanto huéspedes como clientes en el Cardex.

Estos eventos pueden ser incluso consultados e insertados en el planning de

habitaciones para que el mismo aparezca como referencia. Por ejemplo el evento

marcado en rojo se introdujo en el planning y al consultar el día se muestra de la

siguiente manera.

Si por ejemplo queremos avisar del evento a nuestro clientes habituales registrados en

el Cardex que se encuentra en estos momentos alojados en el Hotel oprimimos el

botón de clientes y nos muestra todos los clientes que en este momento están

alojados para emitirle el aviso.





Que es el mismo cliente está en la reserva siguiente de ese día.

AGENDA

Esta opción está compuesta por: Avisos, Direcciones y Directorio telefónico.

Para acceder se hace por la opción del menú Recepción – Agenda.





AVISOS

Sirve para adicionar a las reservas y clientes avisos de distintos tipos

Para insertar un aviso se hace por el botón insertar una vez que llenamos el campo

que se marca en rojo

Una vez que tenemos un aviso programado y esta parametrizado que el PMS muestre

en su barra de trabajo los avisos pendientes, el recepcionista puede ver todos aquellos

que aún están pendientes con solo una vista de ojo al front del PMS.





DIRECCIONES

Se accede por la opción del menú Recepción Agencias Direcciones

El objetivo de esta opción es crear distintas direcciones tipo entidad que el hotel presta

servicio pero que no constituyen o no queremos crearlas como una entidad realmente.

Esta opción es muy útil cuando se trabaja en centrales de reservas donde las

entidades son creadas centralizadamente, pero que determinadas entidades locales

son creadas para un solo hotel pero que no son consideradas como tal oficial para el

grupo de hoteles.

La pantalla de inserción es muy similar a las entidades





LISTA DE TELÉFONOS Se accede por la opción del Menú Recepción- Agenda Lista de Teléfonos

Y la opción lo que prevé tener un directorio telefónico de servicios informativos que se

le brinde a los clientes.

REGISTRO DE VEHÍCULOS

Esta opción se accede por el menú Recepción – Registro de Vehículos

Permite registrar los datos de los vehículos de los clientes que tienen estacionamiento

en el parking del hotel a fin de su control, así como buscar los datos relacionado con

esta información para una reserva o entradas y salidas determinadas.





CAPÍTULO 6: FACTURACION

En este capítulo abordaremos el tema relacionado con la facturación y sus distintos

métodos que el PMS brinda a tal efecto.

Factura es un documento comercial que representa la relación de servicio vendidos a

los clientes. Constituye un documento oficial que se contabiliza y tiene fuerza legal.

TIPO DE FACTURAS EN EL PMS

Existen varias tipologías de facturas las cuales describimos brevemente la función

principal de cada una de ellas para un mejor entendimiento en el uso de las mismas

Según su concepto

• Factura Pro Forma: es un tipo de factura no comercial y no se considera aun

válida para ser contabilidad como deuda en los sistemas contables. Su empleo

básicamente es para adelantar como un aviso de cobro los servicios que se le

brindaran a un cliente. Por lo general se emite o bien desde que la reserva está

en estado de reserva o en estado Check in con entrada en el día. Su función

adelantar el aviso de cobro. Toda factura pro forma debe tener siempre una

factura final. El PMS puede diferenciar o no esta factura de la final si así el

cliente lo desea o tratar esta como final si al final de su estancia no hay

diferencias entre lo adelantado con lo real a facturar.

• Factura Anticipada: es un tipo de factura oficial y cuenta ya para la antigüedad

de deudas en las cuentas por cobrar. Su función es adelantar los valores a

cobrar según los cálculos de las tarifas y adicionales que tiene la factura, y por

lo tanto el PMS adelanta la producción de la misma en el momento de emitir lafactura aunque lo refleje día a día lo que se produce. Además el sistema tiene

métodos de controlar y emitir facturas de diferencias si lo real adelantado

difiere de lo realmente producido, emitiendo en este caso una factura de

diferencia, o nota de crédito correspondiente que también es emitida al cliente

como anexo a la factura anticipada previamente confeccionada.

• Factura: no es más que emitir un documento oficial de los servicios en un

momento determinado. Por ejemplo si el cliente paga un servicio a cuenta y





necesita su factura se le mite, quedando reflejado en el PMS que ese servicioproducido ya fue facturado

Según su empleo

Cualquier tipo de factura anteriormente explicada puede realizarse a cualquier caso

de los siguientes:

• Factura Cliente: es un tipo de factura por su formato que permite factura a

clientes directos o entidades tanto la cuenta master como los extras en una

misma factura. Por lo general el formato es distinto al formato de la factura

entidad.• Factura Entidad: es la factura típica en donde se enviada a las entidades o

empresa los valores que contiene su cuenta master (no se incluyen los extras).

Además solo admite ser empleada cuando la reservas es marcada como

entidad.

• Factura Cuenta no Alojado: se emplea para factura tantos los servicios

cargado en cuenta master como extras de los clientes no alojado. Por

clasificación es similar a la facturar de cliente pero aplicada a cuentas no

alojados.

• Notas de crédito: construye un documento oficial de completen a la una

factura emitida. Su empleo se usa para rebajar o anular un movimiento

facturado para rebajar el monto que debe ser pagado por el cliente.

ASPECTOS GENERALES DE LA FACTURACIÓN EN EL PMS NEWHOTEL

• La forma de cómo se comporta la facturación en el PMS e NewHotel

dependerá mucho de cómo hemos parametrizado el sistema y hemos definido

sus parámetros generales, por lo que es importante prestar mucha atención a

como se hace este primer paso.

• El PMS permite facturar en distintas monedas. En caso que tengamos

contratos en moneda extranjera (tarifas acordadas con las entidades en

moneda que no es la moneda base ni suplementaria, con que funciona el

sistema), permite emitir tanto la factura en la moneda extranjera como la

factura correspondiente a ella en moneda base. Es importante señalar que

para poder facturar en moneda extranjera debe existir definidos los tipos de

cambios de facturación para convertir ese valor en moneda base.





• Los cobros de facturas en el PMS también pueden realizarse en cualquier moneda, ya que el PMS se encarga de llevar los mismos al valor en moneda

base.

• Las facturas en moneda base y moneda suplementaria son facturas en la

menda definida en cada uno de estos conceptos. La moneda suplementaria no

tiene tasa de cambio para ser convertida en moneda base ya que es un artificio

que tiene el PMS para poder trabajar don dos monedas distintas (base) en el

sistema. Por lo tanto la moneda suplementaria se relación es uno a uno con la

moneda base. Ejemplo: en determinados países tiene como norma que la

moneda base es el USD, pero los clientes nacionales pueden pagar o bien enUSD o bien en la moneda local, en este caso existirán dos monedas definida

como master y suplementaria en el PMS. La base seria USD y la suplementaria

el Peso Dominicano. Ambos no se permite mezclar en una misma factura, por

lo que se facturan de forma separada. Y esta última no se convierte en moneda

ase. Esta es una diferencia importante para conocer el tratamiento de estos

dos tipos de monedas.

• El PMS tiene dos tipos especiales de facturación:

o Marketing: con esta especialidad lo que se permite es definir a nivel de

entidad un esquema de impuesto distinto a los restante definidos para

que cuando los cargos automáticos de diarias y extras así como los

cargos que se reciban de los sistemas asociados a newhotel apliquen

este esquema de impuesto y no el estándar. A su vez al facturar por

este concepto el sistema lanza ideas un recargo definido a nivel de

entidad para emitir la factura. Ver Capitulo Especiales Facturación

o OffShore: este tratamiento se explicara más adelante pero lo que hace

el sistema es generar dos tipos de facturas una con los valores que se

le facturan al OffShore y otro con los valores que el Offshore envía a la

entidad final. Toda la facturación a entidades en este método en el PMS

se hace siempre a una sola entidad parametrizada como Offshore y

esta última es la que emite las facturas a cada entidad final que

corresponde. Ver Capitulo Especiales Facturación

Detalle General de la pantalla de facturación





FACTURA DE ENTIDAD

A esta opción se accede por Facturación – Facturas Entidades

ASPECTOS GENERALES

La Factura de Entidad es un documento oficial que se asienta en el módulo de

Cuentas por Cobrar (NewConta) y genera un asiento contable. Se obtiene a partir de

los asientos registrados en las cuentas Master de las reservas seleccionadas, por lo

tanto contempla los datos reales cargados durante la estancia de los clientes.

En una Factura pueden estar incluidas varias reservas aunque tengan Fechas de

Entrada y Salida diferentes siempre que sean de la misma Entidad y Operador (Tarifa

de Precio). Si tratara de incluir reservas con diferentes Entidades u Operadores elsistema muestra los siguientes mensajes:





Pero si en los parámetros generales de facturación existiera el parámetro de excluir esta condición se pueden mezclar en la misma factura de la entidad reservas con

distintos operadores.

Para buscar las reservas a facturar en la parte superior el menú de Facturación de

Entidades ofrece varios criterios para realizar la búsqueda como el número de

habitación, estado de la reserva, fecha de entrada, fecha de salida, etc.:

Para buscar las reservas a facturar en la parte superior el menú de Facturación de

Entidades ofrece varios criterios para realizar la búsqueda como el número de

habitación, estado de la reserva, fecha de entrada, fecha de salida, etc.:

PROCEDIMIENTO PARA OBTENER UNA FACTURA DE ENTIDAD

1. Especificar los criterios de búsqueda de las reservas que queremos facturar.

2. Oprimir el botón .

3. Seleccione las reservas a facturar. Puede utilizar los métodos Shift – Clic (consecutivos) o

Ctrl – Clic (alternos).





4. Trasládelas al segundo nivel de la pantalla oprimiendo el botón . Para trasladarlas una a

una puede dar doble clic en cada una de ellas. Para trasladar todas las reserva oprimir el

botón .

5. Si queremos quitar alguna reserva del segundo nivel la marcamos y oprimimos el botón

.

6. Cuando todas las reservas a facturar estén en el segundo nivel de la pantalla oprimimos el

botón .

7. Se visualiza una propuesta de factura en la Moneda Base y debe oprimir nuevamente el

botón .

Y si muestra la propuesta de la factura





8. Definición del Titular de la Factura: Oprimiendo el botón se muestran los

datos de la Agencia o la Empresa a la que pertenecen los huéspedes de las reservas

seleccionadas.

9. Para que se emita la factura debe oprimir el botón y se visualizará su

Número y Serie en de la propia pantalla Parametrización.

10. Para obtener Copias de la factura que acaba de imprimirse oprima el botón

tantas veces como sea necesario, también puede alterar el número de copias en las casillas que

hacen referencia a: Nº de Copias Facturas, Nº de Copias Moneda Extranjera

11. Cuando concluya el proceso de facturación oprima el botón .

El botón de transferir funciona igual como se explico en el apartado

Transferir Asientos.

FACTURAS DE CLIENTES

A esta opción se accede por Facturación – Facturas Clientes

ASPECTOS GENERALES

Permite facturar los servicios de las cuentas de los clientes directos, es decir aquellos conceptos

que los clientes deberán pagar de su bolsillo.

Podrán emitirse, con los cargos hechos a una habitación, tantas facturas de clientes como sedesee, además el sistema brinda la posibilidad de facturar cargos hechos en diferentes

habitaciones en un mismo número de factura, lo cual resulta útil para el caso de familias que

ocupan más de una habitación, grupos, etc.

Este tipo de factura puede liquidarse por diferentes Formas de Pago a la vez. Ejemplo: Tarjeta

de Crédito y Efectivo.





En el caso de Clientes Directos es posible facturar los asientos de las 6 cuentas (Master, Extra

1,..,Extar 5) y para los de Entidad solamente las Cuentas Extras (E1,..,E5).

Los asientos facturados no se muestran en la Consulta de Cuenta Corriente, pero pueden ser

analizados en la opción Consultar Asientos.

Se permite facturar movimientos en negativos si esta parametrizado esa posibilidad en

los parámetros generales de facturación.

PROCEDIMIENTO PARA OBTENER UNA FACTURA DE CLIENTE

1. Especificar los criterios de búsqueda de la(s) reserva(s) que queremos facturar. El criterio de

búsqueda más utilizado es Hab. (Nº de habitación) y Situación = Check-In.

Criterios de Búsqueda






3. Se muestran en el primer nivel de la pantalla las reservas que cumplen los requisitos

especificados.

4. Se seleccionan las reservas a facturar y se pasan al segundo nivel de la pantalla oprimiendo el

botón o dando Doble Clic en cada una de ellas. Si queremos quitar alguna reserva del

segundo nivel la marcamos y oprimimos el botón , si se desea facturar

todas las reservas de la consulta se oprime el botón de

5. Cuando todas las reservas a facturar estén en el segundo nivel de la pantalla oprimimos el botón

.

6. Seleccionar los asientos a facturar. Puede utilizar los métodos Shift – Clic (consecutivos) o

Ctrl – Clic (alternos).

Selección de Asientos a Facturar






8. A continuación aparece una pantalla para especificar los datos del Titular de la factura y

la(s) Forma(s) de Pago que se van a utilizar.

Definición del Titular de la Factura y las Formas de Pago utilizadas

Muestra los datos de la Entidad (Agencia / Empresa) por la

que viajaron los huéspedes de la reserva.

Muestra los datos del Titular de la reserva si este tiene

creada una ficha en el Cardex de Clientes.

9. Este tipo de factura generalmente es liquidada por el propio cliente, en cuyo caso se mantiene

activo el campo y debe especificar la(s) forma(s) de pago.

10. Cuando escoja una forma de pago en la venta Tipo de Cobro debe oprimir el botón

.





11. Si se diera el caso que la factura que está elaborada debe transferirse al sistema de Cuentas

por Cobrar (NewConta) debe activar el campo .


AGRUPAR ASIENTOS EN LA FACTURA

Es posible modificar la estructura de la información que aparece en este tipo de Factura si

oprime el botón .

Los saldos, como es lógico, no sufren alteraciones, lo que puede suceder es que salgan

agrupados varios servicios en una línea.

Ventana que permite agrupar asientos

Opción Significado

Sección Agrupa los servicios de una Sección en una línea.

En la descripción de la línea aparece el nombre de la Sección.

Servicio Restaura la situación original.

Agrupar Paquetes por

Fecha

Agrupa los asientos que pertenecen a un paquete por fecha.

Agrupar Diarias por

Fecha

Agrupa los asientos que no pertenecen a un paquete por fecha.





Agrupar Teléfonos por

fecha

Agrupa loa asientos de teléfono por la fecha Valor.

Número de Documento Agrupa por número de documento que tiene el asiento

Otros criterios de

agrupación

Además de los explicados anterior mente se agregan nuevos

elementos que como su nombre indica pueden agrupar la

factura al ser emitida

APLICAR UN POR CIENTO DE DESCUENTO

Si oprime el botón es posible aplicar un % de descuento a los servicios

seleccionados, ver tema de

FACTURAS CUENTAS NO ALOJADAS

A esta opción se accede por Facturación – Facturas Cuentas No Alojados

El tratamiento es similar al del punto Facturas de Clientes – Huéspedes de este mismo

capítulo.

En el botón se puede consulta la cuenta extra que se desea facturar.

Esta opción permite buscar los asientos que no pertenecen a una reserva o

cuenta no Alojado.

Para facturar una o varias cuentas No Alojados se oprime el botón .





Luego oprimir .

Se insertan los detalles de tipo de Cobro, luego Oprimir el botón “Aceptar” para facturar

Formatada: Tipo de letra: TrebuchetMS, 9 pt, Espanhol (Colômbia)





FACTURA PRO FORMA

El acceso a esta opción es por Facturación – Facturas Proforma

ASPECTOS GENERALES

La Factura proforma puede obtenerse para reservas de Entidad que tengan situación Reserva o

Check–In y tiene el objetivo de contribuir a agilizar la gestión de cobro a las Agencias.

Es un pronóstico, por lo que se obtiene a partir del precio de la Diaria y de los Asientos

Adicionales definidos en la cuenta Máster de las reservas que se seleccionen y no se consideran

los cargos reales que puedan existir en dichas cuentas.

No es un documento oficial por lo que no se registra en el módulo de Cuentas por Cobrar

(NewConta) ni genera un asiento contable y se obtiene en la Moneda del Contrato y en la

Moneda Base.

En una Factura Proforma pueden estar incluidas varias reservas aunque tengan Fechas de

Entrada y Salida diferentes, siempre que sean de la misma Moneda, Entidad y Operador (Tarifa

de Precio). De no cumplirse estos requisitos se emitirán los siguientes mensajes:

Al concluir la estancia de las reservas facturadas en una Proforma es necesario emitir una

Factura Final, la cual se registra en el módulo de Cuentas por Cobrar y en el Sistema de

Contabilidad. Esta Factura Final tendrá el mismo número de la Proforma correspondiente.





En la opción Facturación – Consulta Fact. Proforma estas pueden ser canceladas y

reimpresas tantas veces como sea necesario señalando que son “Copias” en la esquina superior

derecha de la hoja:

La factura pro forma puede parametrizar en sus parámetros generales para que se

emita de forma automática, los elementos disponibles para hacer esto son los

siguientes:

PROCEDIMIENTO PARA OBTENER UNA FACTURA PROFORMA

1. Especificar los criterios de búsqueda de las reservas que queremos facturar. Generalmente

se hace una factura para las reservas de una Agencia que entran el mismo día, es por ello

que los criterios más utilizados son Entrada = xx/xx/xx y Entidad.


3. Trasladar las reservas a facturar al segundo nivel de la pantalla. Para ello oprima el botón

o dé doble clic en cada una de ellas. Si queremos quitar alguna reserva del segundo





nivel la marcamos y oprimimos el botón si se desea todas las reservas

oprimir el botón .

4. Cuando todas las reservas a facturar estén en el segundo nivel de la pantalla oprimimos el

botón .

Si la tarifa de alguna de las reservas seleccionadas no tiene precio en el período de su

estancia, el sistema emite un mensaje de alerta de esta situación para cada una de ellas.

5. Se visualiza una propuesta de factura en la Moneda Base y debe oprimir nuevamente el

botón .

6. Definición del Titular de la factura. Oprimiendo el botón Entidad se muestran los datos de

la Agencia / Empresa entidad a la que pertenecen los huéspedes de las reservas

seleccionadas.

7. Para conformar la operación oprimir el botón de .





Definición del Titular de la Factura

FACTURA PRO FORMA AUTOMÁTICA

El acceso a esta opción es por Facturación – Facturas Proforma Automática

Esta opción es igual a la explicada anteriormente solo que mediante ellas se

seleccionan las facturas que queremos emitir y de un solo click elabora todas las

seleccionadas de una sola vez.

FACTURA ANTICIPADA

El acceso a esta opción es por Facturación – Facturas Anticipada

ASPECTOS GENERALES

Puede obtenerse para reservas de Entidad que tengan situación Reserva o Check–In y tiene el

objetivo de contribuir a agilizar la gestión de cobro a las Agencias.

La Factura Anticipada es un pronóstico, por lo que se obtiene a partir del precio de la Diaria y

de los Asientos Adicionales definidos en la cuenta Máster de las reservas seleccionadas. No se

consideran los cargos reales que puedan existir en dichas cuentas.





A diferencia de la Factura Proforma es un documento oficial por lo que se registra en el módulo

de Cuentas por Cobrar (NewConta) y genera un asiento contable y se obtiene en la Moneda del

Contrato y en la Moneda Base.

En una Factura pueden estar incluidas varias reservas aunque tengan Fechas de Entrada y Salida

diferentes siempre que sean de la misma Entidad y Operador (Tarifa de Precio).

Las Facturas Anticipadas pueden obtenerse hasta una fecha específica de la reserva, porejemplo, para estancias lineales de más de un mes, pueden obtenerse facturas anticipadas para el

próximo mes y así sucesivamente.

Cuando se manda a confeccionar una factura anticipada y esta los parámetros correspondientes

(ver explicación parámetros de facturación) se puede facturar de forma anticipada en lugar de

toda la estancia de la reserva hasta una fecha determinada. Esto se emplea para ir emitiendo

facturas regularmente cuando las estancias son muy largas.

Al concluir la estancia de las reservas incluidas en una factura anticipada es necesario Asociar

los Asientos

En la opción Facturación – Consulta Facturas estas pueden ser canceladas y reimpresas tantas

veces como sea necesario señalando que son “Copias” en la esquina superior derecha de la hoja

Nota: El procedimiento para obtener una Factura Anticipada es similar al descrito en el tema

Factura de Entidad de este mismo capítulo.





FACTURAR DIFERENCIAS DE ENTIDADES

El acceso esta opción se accede por Facturación – Facturar Diferencias Entidades

El objetivo de este menú es cuando a una reserva se le ha realizado una factura anticipada y

luego sufre un cambio por ejemplo en su tarifa, el nuevo valor de la diaria se carga en la

siguientes noches por un valor diferente al que se calculo en la factura anticipada, esta

herramienta se encarga en calcular el valor final a cobrar.

Otros cambios puede ser el número de días de estadía de la reserva, el tipo de habitación,

número de personas de la reserva.

Para que el sistema pueda detectar la diferencias se debe activar los parámetros “Lanzar

Diferencias en lo Facturado”, o “Factura Diferencias en el Check-Out”, en la opción de

Utilitarios- Parámetros – Subsistema de Facturación

Para buscar las reservas que puedan tener diferencias, se aplica los criterios de búsqueda en la

parte superior del menú:

Criterios de Búsqueda

1. Luego oprimir el botón .

2. Trasladar las reservas a facturar al segundo nivel de la pantalla. Para ello oprima el

botón o dé doble clic en cada una de ellas. Si queremos quitar alguna reserva del

segundo nivel la marcamos y oprimimos el botón si se desea todas

las reservas oprimir el botón .

3. Cuando todas las reservas a facturar estén en el segundo nivel de la pantalla oprimimos

el botón .





Para este ejemplo el valor final liquidar es de tipo Crédito, el cual se despliega el menú de

Creación de la Nota Crédito, para confirmar la operación oprimir el botón de

.





Si el valor arrojado por la aplicación era a favor del hotel se desplegaría la ventana e facturar:

FACTURAR DIFERENCIAS A CLIENTES

Funciona de la misma formar que el menú de Facturar Diferencias Entidades, la diferencia es

para la reservas que no son de tipo Entidad.





CONSULTA DE FACTURAS (EXCEPTO LAS PRO FORMAS)

El acceso esta opción se accede por Facturación – Consultar Facturas

Mediante esta opción podemos consultar, por pantalla o impresora, todas las facturas emitidas

exceptuando las Facturas Proformas.

Consulta de Facturas


Nº Factura Número de la Factura.

Puede seleccionarse si el Nº es Igual a, Inferior a, Superior a o Entre

(en este último caso se habilita otro campo para poder especificar

Hasta)

Fecha Fecha de Emisión de la Factura.

Puede seleccionarse si la Fecha es Igual a, Inferior a, Superior a o

Entre (en este último caso se habilita otro campo para poder

especificar Hasta)

Fecha de Anulación Fecha en que se anulo la factura.

Puede seleccionarse si la Fecha es Igual a, Inferior a, Superior a o

Entre (en este último caso se habilita otro campo para poder






especificar Hasta)

Voucher Número de Voucher

Puede seleccionarse si es Igual a, Inferior a, Superior a o Entre el

número de Voucher digitado

Nro Fiscal Número de Identificación de la Entidad.

C.Corriente Oprimiendo el botón puede escogerse las facturas de “Reserva” o

“Cuenta No Alojado”.

Si quiere analizarlas todo este campo se muestra vacío.

Cuenta Extra Código de la Cuenta Extra.

Permite ubicar la(s) factura(s) de una Cuenta Extra determinada.

Oprimiendo el botón se habilita la opción de “Cuentas

Corrientes Extra”.

Titular Se refiere al Titular de las facturas.

Se muestran todas las facturas cuyo Titular contenga la cadena de

caracteres especificados.

Ejemplo:

Titular = PET

Resultado: HOCHTEIN PETER, POLLEX PETRA, MUELLER

HANS-PETER, etc.

Reserva Número de Reserva.

Permite ubicar la(s) factura(s) de una Reserva determinada.

Oprimiendo el botón se habilita la opción de “Consulta de

Reservas”.

Serie Oprimiendo el botón puede seleccionarse una de las series

definidas en el sistema lo cual brinda la posibilidad de conocer las

facturas pertenecientes a una de ellas.

Ejemplo: Conocer las facturas de “Cuentas Extras” de la Serie = 2000

Serie Doc Serie de la Factura o Boleta de Venta

Uni.Mon. Puede escoger las Facturas de una Moneda determinada (Lira, Peseta,

USD, Marco Alemán, etc.)

EntidadOprimiendo el botón se habilita la opción de “Entidades” para

que pueda seleccionar una Entidad determinada y posteriormente






poder conocer las facturas que le pertenecen.

Tipo de Documento Si es Factura o Boleta de Venta documento usado en el Perú

Regularizadas El sistema permite crear facturas abiertas o “Pre facturas” que son

facturas que no están regularizadas, es decir que no están transferidas

a contabilidad, ni cobradas en la recepción

Sólo Facturas Regularizadas (Valor por defecto)

Sólo Facturas NO Regularizadas

Todas

Transf. Contabilidad Sólo Facturas Transferidas a Contabilidad

Solo Facturas Cobradas en la Recepción.

Todas

Moneda Sup. Se refiere a las Facturas en la Moneda Suplementaria

Sólo Facturas en la Moneda Suplementaria

Todas las Facturas “excepto” aquellas que tienen moneda

diferente a la Moneda Suplementaria (Valor por defecto)

Facturas en cualquier moneda.

Divisas Se consideran Divisas las Monedas Extranjeras (Lira, Marco Alemán,

etc.) utilizadas en los contratos con las Agencias de Viaje.

Sólo Facturas en Moneda Contrato.

Sólo Facturas en la Moneda Base.

Facturas en cualquier moneda (Valor por defecto).

Canceladas Facturas Canceladas.

Sólo Facturas Canceladas

Sólo Facturas sin Cancelar

Todas las Facturas estén o no canceladas (Valor por defecto)

Anticipada Facturas Anticipadas

Sólo Facturas Anticipadas

Sólo Facturas que no son Anticipadas






Facturas de cualquier tipo (Valor por defecto)

CANCELAR UNA FACTURA

1. Seleccionar la factura a cancelar.

2. Oprimir el botón (Esta opción solo es permitida si en los parámetros estámarcado) ver Parámetros de Facturación – Anulación.

OBTENER UNA COPIA DE UNA FACTURA

1. Seleccionar la factura a imprimir.


3. O también oprimiendo el botón .

Es posible obtener la factura en la Moneda Base o en la Moneda del Contrato.

Una vez que aparece la factura en la pantalla puede imprimirse.

REGULARIZAR UNA PRE FACTURA

1. Seleccionar la pre factura a regularizar.

2. Oprimir el botón

Mediante esta opción se podrá cobrar una factura que este en estado pendiente o que este

simplemente pendientes de cobro.





CONSULTA FACTURA PRO FORMA

El acceso a esta opción es por Facturación – Consulta Factura Proforma.

Permite consultar, por pantalla o impresora, una Factura Proforma, además desde aquí es de

donde puede obtenerse una Factura de Entidad a partir de la Factura Proforma seleccionada.

En la parte superior del menú existen varios criterios de búsqueda los cuales puede usar para

hacer más pronta la selección de la factura.






Nº Factura Número de la Factura Proforma.

Puede seleccionarse si el Nº es Igual a, Inferior a, Superior a o Entre (en

este último caso se habilita otro campo para poder especificar Hasta).

Fecha Fecha de Emisión de la Factura.

Puede seleccionarse si la Fecha es Igual a, Inferior a, Superior a o Entre

(en este último caso se habilita otro campo para poder especificar Hasta)

Reserva Número de Reserva.

Permite ubicar la Factura de una reserva determinada.

Oprimiendo el botón se habilita la opción de “Consulta de Reservas”.

Año Puede escoger las facturas de un año específico.

Moneda Puede escoger las facturas de una Moneda determinada (Lira, Peseta,

USD, Marco Alemán, etc.).

Titular Se refiere a la Entidad de las facturas.

Oprimiendo el botón se habilita la opción de “Entidades”

Divisas Se consideran Divisas las Monedas Extranjeras (Lira, Marco Alemán,

Peseta, etc.) utilizadas en los contratos con las Agencias de Viaje.

Sólo Facturas en Moneda Contrato

Sólo Facturas en la Moneda Base

Facturas en cualquier Moneda (Valor por defecto)

Fact. Final Se refiere a las Facturas Proforma que tienen emitida una Factura de

Entidad.

Sólo Facturas Proforma con Factura de Entidad

Sólo Facturas Proforma sin Factura de Entidad

Facturas Proforma, tengan o no una Factura de Entidad (Valor por

defecto)

Canceladas Facturas Canceladas.

Sólo Facturas en Moneda Contrato

Sólo Facturas sin Cancelar

Todas las Facturas estén o no canceladas (Valor por defecto)





CANCELAR UNA FACTURA PROFORMA

1. Seleccionar la factura a cancelar.


OBTENER UNA COPIA DE UNA FACTURA PROFORMA

1. Seleccionar la factura a imprimir.


Una vez que aparece la factura en la pantalla puede imprimirse.

FACTURA DE ENTIDAD OBTENIDA A PARTIR DE UNA FACTURA PROFORMA

La Factura de Entidad es un documento oficial que se asienta en el módulo de Cuentas por

Cobrar (NewConta) y genera un asiento contable. Se obtiene a partir de los asientos de la cuenta

master de las reservas seleccionadas, por lo tanto contempla los datos reales de la estancia.

Una Factura de Entidad puede obtenerse a partir de la Fecha de Salida de la(s) reserva(s) con

Salida superior dentro del grupo de reservas incluidas en la Factura Proforma. Esto garantiza

que se facturen todos los días de la estancia de todas las reservas incluidas.

Si se emitió una Factura Proforma de n reservas, la Factura de Entidad debe hacerse por esta

opción ya que garantiza que se facturen la misma n reservas con igual número de la Proforma.

Ejemplo:





Factura Proforma Nº Reservas que incluye Fecha de Salida

231/1997 25/1997 25/12/1997

26/1997 25/12/1997

30/1997 27/12/1997

Resultado: La factura de entidad sólo puede emitirse a partir del día 27/12/1997.

PROCEDIMIENTO PARA OBTENER UNA FACTURA FINAL A PARTIR DE UNA FACTURA

PROFORMA

Ejemplo:

1. Seleccionar la factura 12524/2004.


3. Se muestra en la pantalla los valores de la factura en la Moneda Base y debe oprimir

nuevamente el botón .

4. A continuación debe especificarse:

4.1. La Entidad que asumirá la obligación de pago de la factura. Oprimiendo el botón

4.2. se muestran los datos de la Agencia / Empresa a la que

pertenecen los huéspedes de las reservas a facturar.

4.2. Cómo se va a liquidar la factura.

Cobrado: Puede liquidarse por n de las Formas de Pago definidas en el sistema

(Efectivo, Tarjeta de Crédito, etc.)

Transferencia a Contabilidad : Se pasa al módulo de Cuentas por Cobrar

(NewConta).





El resultado del ejemplo será el siguiente:

Nº de Factura de Entidad Reservas que incluye

12524/2004 25/2004

26/2004

30/2004

TRANSFERENCIA A CONTABILIDAD

1. El cobro de las cuentas de clientes directos y de los extras de los clientes de entidad es

responsabilidad de la recepción, por lo que solamente en casos excepcionales una factura

de este tipo se transfiere a contabilidad (NewConta).

2. Si escogió la factura que se genera se asienta en la cuenta de NewConta

especificada en la Entidad – Operador que tiene definida la reserva.

3. Si escogió la factura que se genera se asienta en la cuenta especificada

en el campo Cuenta de la ficha del Cardex del Titular de la reserva.

4. Si no se escoge o y en el campo Titular se teclea el

nombre de una cuenta que existe en NewConta la factura se asienta en ella.

5. Si en cualquiera de los casos vistos anteriormente no existe una cuenta definida en

NewConta, aparece una pantalla pidiendo el Nº Cuenta Corriente y la crea en ese

momento.

El sistema brinda luego de que se despliega el mensaje “Escoger” una cuenta:





NOTAS DE CRÉDITO

El acceso a esta opción es por: Facturación – Notas de Créditos.

Permite introducir notas de créditos a clientes y entidades con las distintas modalidades de

cobro y pago y transferencia a contabilidad.

INSERTAR NOTAS DE CRÉDITOS

Para introducir una nota de crédito se oprime el botón insertar, mostrándose la siguiente pantalla

de captura.






Titular Se seleccionara el titular para realizar la nota de crédito, pudiendo ser

Entidad, Cliente u Otros, en cuyo caso se teclean sus generales.

Número Número que asigna el sistema a la nota de crédito.

Sección Sección de NewHotel a cargar la nota de crédito.

Servicio Servicio de NewHotel a cargar la nota de crédito.

Valor Valor de la nota de crédito.

Cuenta Corriente Número de la cuenta corriente.

Moneda Moneda de la nota de crédito.

Transferencia a

Contabilidad

Si la misma se transfiere a contabilidad.

Cobrado Si fue cobrada.

Tipo Cobro Seleccionar el tipo de cobro.






Tarjeta Crédito Si el cobro es por tarjeta de crédito se debe seleccionar su tipo

previamente definida

Tasa de Impuestos Poder seleccionar las tasa de impuestos al emitir la nota de crédito

ANULAR NOTAS DE CRÉDITOS

Para anular una nota de crédito se posiciona el cursor encima de la línea que se desea anular y se

oprime el botón .

VISUALIZAR UNA NOTA DE CRÉDITO

Se posiciona el cursor encima de la línea que se desea visualizar y se oprime el botón visualizar,

mostrándose el resultado como el ejemplo a continuación:





EXPORTAR UNA NOTA DE CRÉDITO Podemos por esta opción exportar vía email o fichero una nota de crédito previamente

seleccionada

Con este botón podemos reenviar aquellas facturas que por alguna

situación no han sido enviados al sistema NewConta. (Solo funciona si el PMS tiene

enlace son este sistema)

CONSULTA DE RECIBOS El acceso esta opción se accede por Facturación – Consulta de recibos

Muestra a consulta de todos los recibos emitidos por el sistema





VISUALIZAR UN RECIBO

Se posiciona el cursor encima de la línea deseada y se oprime el botón visualizar, mostrando un

reporte como el ejemplo siguiente:





ANULAR UN RECIBO Se posiciona el cursor encima de la línea que deseamos anular y oprimimos el botón Anular

.

IMPRESIÓN DEL LISTADO DE RECIBOS

Mediante el botón Imprimir se obtiene un listado de todos los recibos emitidos por el sistema.

PRE -FACTURAS DE RESERVAS

El acceso a esta opción es por Facturación – Facturación Múltiple (Salidas), o por el menú de

consulta de reservas usando el botón .





Permite la confección de las pres facturas de las salidas a efectuarse en el día, facilitando al

hotelero tener confeccionado las mismas de los clientes que tienen fecha de salida indicada,

facilitando el trabajo de la recepción.

Para ejecutar se debe filtrar las reservas con fecha de salida del día siguiente, posteriormente se

oprime la tecla Pre-Facturar y se obtiene por impresora una factura para cada reserva que sale en

el día.


Facturas de Entidad

Cobrado

Indica que se va a facturar con una forma de pago que se debe escoger en el

campo de selección de Tipo de Cobro.

Contabilidad

Indica que la factura se envira a una cuenta por Cobrar

Pendiente

Indica que la factura quedara sin una forma de pago, y tomara el estado de

pendiente.

Facturas de Cliente

Cobrado

Indica que se va a facturar con una forma de pago que se debe escoger en el

campo de selección de Tipo de Cobro.

Contabilidad

Indica que la factura se envira a una cuenta por Cobrar

Pendiente





Indica que la factura quedara sin una forma de pago y tomara el estado

dependiente.

Para consultar estos tipos de facturas se emplea el mismo método que las facturas Proformas.

ANULAR FOLIOS

El acceso a esta opción es por Facturación – Anulación de Folios

El número de folios consiste en un número que se utiliza emitido por Hacienda que

viene ya pre impreso en los formatos de facturas y se hace necesario que al emitir la

factura ese número de folio se asocie a la misma.

Por eso al emitir la factura y existe esta opción parametrizada el sistema muestra la

siguiente pantalla para asignar dicho numero





Pero la hoja puede malograrse el imprimir y hace necesario entonces poder anular esefolio asociado a la factura y atribuir uno nuevo, de ahí esta opción.

Ahora cuando se utilizan folios los mismos pueden cambiar las asociaciones a la

factura por los siguientes métodos del PMS.

Además el sistema reconoce y valida que no se pueda insertar dos folios repetidos

Ahora la opción de anulación folio lo que hace es enviar a SAP sistema contable unas

tramas para que en este sistema anule los folios contabilizado.

Para que la opción se active en el menú es necesario tener configurado lo siguiente:

Parámetro de usar folios en facturas

Parámetro de enlace con sap

Permiso especial de anular folios





CAPÍTULO 7: HOUSEKEEPING

GOBERNANTA

Este módulo permite varios tipos de utilización, desde una gestión más completa,

desde el trabajo sencillo del ama de llave hasta todo el proceso de atribución de

trabajos por camareras y zonas de limpiezas

ALTERAR ROOM STATUS

Esta opción se accede a través del menú Housekeeping – Gobernanta – Alterar

Room Status. En consonancia de cómo fu parametrizado puede trabajar con varios

estados o con ninguno que se definen en Utilitarios – Parámetros de Aplicación –

Habitaciones – Habitaciones

.

La alteración de estos estados pueden realizarse por varias vías, según la interfaz

que se tenga (teléfono, televisión, etc.) o manualmente






Habit. Número de cuarto.

Estado Estado de bloqueo de cuarto, si está activo o inactivo.

Ocupación Se ocupado o disponible no momento.

Pre-asociada Si hay cuartos con reservas atribuidas.

Tipo Tipo de cuarto.

Room status Estado de limpieza do cuarto.

Bloque A que bloque físico está asociado el cuarto.

Zona A qué zona física está asociado el cuarto

Online Se está activa, altera os estados automáticamente, no PC,

desde que va recibiendo la información de alteración.

Escoger empleadas Seleccionar cuartos pre-atribuidos a determinada

empleada de limpieza

Después de filtrar la información se podrán utilizar las opciones de trabajo o apenasconsultar y listar el reporte. Para modificar los estados podrá hacerse individualmente,

por cuarto, seleccionar todos los cuartos utilizando la opción , o utilizando

la tecla Ctrl y con el Mouse podrá seleccionar un conjunto de cuartos.

Para ejecutar la selección escogida;





Alterar el estado del cuarto para Limpio ;

Alterar para el estado En limpieza ;

Cuando el cuarto no es dado como limpio, antes debe ser visitado por

El Ama de Llaves o por la Supervisora de pisos;

Alteración al estado Sucio . El cambio para sucio es también

automático, cuando es hecho check-out y en los que están ocupados, con el cierre del

día.

VERIFICAR O LOG (HISTÓRICO) DE ESTADOS DE CUARTOS

Consulta das actividades relacionadas con alteraciones de estados de limpieza de los cuartos.

1. Seleccionar el cuarto a analizar;

2. Clic en .

BORRAR LOG DE ROOM STATUS

Se accede desde Housekeeping – Ama de Llaves – Borrar log de Room Status .

Permite borrar la información sobre los estados de limpieza, de habitaciones y las

alteraciones que están almacenadas en la base de datos. Sólo pueden ser realizada

por usuarios que tengan acceso y seleccionando la fecha a borrar.





IMPRESIÓN DEL LOG DE ROOM STATUS

Podrá ser impresa la información de histórico, relacionada con los estados de limpieza,

filtrando esa misma impresión a través de la opción Recepción – Ama de Llaves –

impresión de log de Room Status.

INSERTAR DISCREPANCIAS

En HouseKeeping Ama de Llaves – Insertar Discrepancias está es la opción para

indicar diferencias entre lo real y lo que el sistema presenta, relacionado con la

ocupación y el estado de limpieza y de inactividad de las habitaciones que por alguna





razón se presente diferente. En algunos hoteles está establecido que el Ama deLlaves, u otra persona designada, supervisora, entre datos y posteriormente los

compara con la información presente en el sistema, siendo el objetivo listar las

discrepancias para posteriormente proceder a la actualización del sistema.

El menú se divide en dos partes. La primera donde se presenta la situación del sistema

y la segunda permite insertar la información real cuando sea contraria.

Estado Actual Discrepancia

Permiten insertar la información de discrepancia entre libre u

ocupado;

Indicar discrepancia del estado de limpieza;

Insertar discrepancia de habitaciones de activo a inactivo o al

contrario;





Discrepancias de cantidad de personas.

Para guardar las alteraciones hechas en discrepancias, deberá hacer clic en

.

REPORTE DE DISCREPANCIAS

Reporte que lista las discrepancias indicadas en el punto anterior, se accede por

Housekeeping – Ama de Llaves – Reporte de Discrepancias. El reporte representa

todas las diferencias entre la información del sistema e lo que fue alterado por el Ama

de Llaves de Habitaciones, después de que hizo la supervisión de los pisos.

La impresión del reporte solicita la definición de fecha de inicio y final de pesquisa.

Obteniendo el siguiente resultado:





Reporte dem

REPORTE DE AMA DE LLAVE

El acceso a esta opción está en Housekeeping – Ama de L laves – Reporte Ama de Llaves.

La opción muestra un reporte de habitaciones y estados de ocupación y limpieza con los servicios

especiales, titular de habitaciones, nacionalidad, fechas de entrada y salida, número de personas y

observaciones. Al acceder, existe un filtro para que se defina que información se pretende listar. Lashabitaciones serán todas listadas por orden, apareciendo también los no ocupados los inactivos.





SALIDAS PREVISTAS

El acceso es por la opción Housekeeping – Ama de Llave Salidas Previstas

Es un reporte para el trabajo de la ama de llave para prever las habitaciones a tratar

pro las salidas prevista.





HABITACIONES

El acceso es por la opción Housekeeping – Ama de Llave Habitaciones

Emite un reporte de trabajo para el área de ama de llave para saber la situación en

que se encuentran las habitaciones





RESUMEN DE ZONAS DE LIMPIEZAS

El acceso es por la opción Housekeeping – Ama de Llave- Resumen Zonas de

Limpiezas

Este reporte hace un resumen de las zonas de limpiezas por zonas y grupos.





OBSERVACIONES A LAS RESERVAS

Desde Housekeeping– Ama de Llaves – Observaciones Reserva se abre una caja

en la que se puede leer o escribir información acerca de determinada reserva.

Esta información será actualizada en la reserva en el campo Comentario a Ama de

Llaves.





RESUMEN DEL PLAN DE TRABAJO DEL AMA DE LLAVE

Desde la opción Housekeeping– Ama de Llaves – Resumen del plan de trabajo es

que se accede a esta opción





Este reporte es un resumen del plan de trabajo de los empleados del área de ama dellave

PARÁMETROS PARA EL PLAN DE TRABAJO

Teniendo como objetivo la creación de un plan de trabajo para empleadas de pisos,

cada vez más completo, y que represente una buena herramienta en la gestión de

alojamientos, el sistema dispone de una pequeña parametrización en este módulo que

permite la inserción de productos, empleadas y días libres, supervisoras, grupos y

zonas de limpieza, estados, tareas especiales y puntuación de tareas que se

describen a continuación:





PRODUCTOS

Los productos aquí definidos serán asociados a las tareas ya contempladas en el

sistema o podrán ser utilizados en tareas especiales.

STAFF AMA DE LLAVES.

Para que podamos hacer un plan de trabajo, tenemos que contar también con

empleadas de pisos. El personal de pisos está subdividido en 4 categorías: Empleada ,

Empleados de Limpieza, Empleada de tarde y Supervisora . Empleada corresponde a

una empleada normal de limpieza de pisos de un hotel. Empleados de limpieza son los

que se conocen en hotelería por Vallets o mayordomos, que se encargan de diversas

tareas, incluyendo algunas de limpieza. El sistema consta también con las Empleadas

de la Tarde que continúan los trabajos de limpieza no terminados por las empleadas,

existe una redistribución del trabajo que quedó por hacer al final del día. Por fin,





tenemos las Supervisoras que tienen a su cargo un equipo de limpieza compuesta por las categorías anteriores.

Primero debemos entrar las Supervisoras, ya que para cada una de las demás

categorías debemos insertar una supervisora. Para cualquier categoría debemos

introducir código, nombre y tipo de empleada. Las zonas de limpieza y la supervisora

son para empleadas.

A través del menú, podremos introducir toda la información referente al personal de

pisos, que está dividido en 3. El primero, datos generales , es donde registramos los

nombres y definimos las categorías. En el segundo, días libres , pueden definirse los

días de trabajo de cada empleada y en el tercero, previsión , listaremos las actividades

para un intervalo de fecha. Para acceder a cualquiera de los cuadros deberá, marcar

con el mouse el punto en la opción que quiere escoger.





Para indicar los días de trabajo, por empleada, se le signan los días libres

correspondientes a cada período escogido, para el intervalo de fecha.





Previsión

Para buscar la información el sistema tiene un filtro con los siguientes campos:

Filtro de empleadas de pisos


Código Código que define a la empleada

Nombre Nombre de la empleada

Tipo Clasificación de la empleada

Zona Zona de trabajo

Grupo de

ZonasAgrupamiento de zonas de trabajo

Supervisora Indicación de quien es la supervisora

Fechas Ir para intervalo de fechas

Además de este filtro, el sistema tiene opciones de trabajo para cada ventana, el botón

está presente en todas las ventanas, permitiendo listar los diferentes

conjuntos de información.

Buscar según el filtro(s) escogido;

Insertar nueva información;

Alterar información;





Borrar la información escogida;

Aplicar sólo para la opción días libres.

GRUPOS DE ZONAS DE LIMPIEZA

Las zonas de limpieza, que se podrán agrupar en Grupos de Zonas de Limpieza , son

utilizadas para la distribución del trabajo de limpieza de habitaciones por las

empleadas de limpieza. Esta zona de limpieza aquí creada es independiente de la

Zona del Hotel a la cual se asocian las habitaciones cuando son insertadas, pero

podremos establecer una conexión entre las dos.





A cada zona creada, podrá atribuírsele un grupo, no siendo obligatorio. A cada zona

creada, podrá atribuírsele un grupo, no siendo obligatorio. En la figura siguiente, en

que se muestra la inserción de zona, del lado izquierdo se crean las zonas y del lado

derecho se establece la relación con las habitaciones del Hotel. Para cada zona de

limpieza se indican cuales son las habitaciones que forman parte de ella, o podremos

directamente asociar esta zona del Ama de Llaves a la zona de hotel ya creada en

Archivos – Zonas del Hotel.

Para asociarlos, zona pretendida a la izquierda y hacer clic en el punto de

interrogación de la derecha encima de habitaciones, seleccionando, uno de cada vez,





todas las habitaciones que hacen parte de esa zona de limpieza, y haciendo clic enaceptar después.

En alternativa, podrá asociarse una zona del hotel, que ya tiene un conjunto de

habitaciones asociados, a una zona de limpieza mudando en la derecha para Zonas

del Hotel , y haciendo clic en el punto de interrogación para que se abra la caja de

selección. Las Zonas pueden ser agrupamiento de habitaciones y zonas públicas do

hotel.





TAREAS ESPECIALES.

Este punto permite al hotel la creación de tareas periódicas que sean extraordinarias,

que no sean las limpiezas diarias de habitación. En esta caja apenas se inserta un

código y una descripción de la tarea, teniendo posteriormente una definición temporal.

ESTADOS - TAREAS ESPECIALES – PUNTOS.

La utilización de puntos tiene como base el grado de dificultad o de duración en tiempo de las tareas de

las actividades de limpieza. Esta puntuación es definida por el hotel, que después de tener hecho un

estudio de varias tareas, le atribuye un conjunto de puntos. Puede también utilizarse el módulo sin

recorrer a puntuación. La puntuación será aplicada, de forma indirecta, a cada empleada al atribuirle un

conjunto de tareas, de forma que tenga un indicador de volumen de trabajo en la gestión diaria de pisos.

Aquí se pueden utilizar los productos ya insertados, asociándolos a las tareas del sistema, mostradas

abajo, o a las tareas especiales que tengan una utilización de recursos previsibles y constantes.

En este cuadro tiene que establecerse la relación entre los tipos de habitaciones del hotel, los estados de

limpieza y respectiva puntuación. Estos estados de limpieza son previstos por el sistema. El cambio de

ropa es generada teniendo en cuenta el parámetro de número de días para cambiar la ropa, inscrito en

Utilitarios – Parámetros – Subsistema de Habitaciones.





En las tareas que utilizan productos podemos indicar, por tipo de habitación, la

cantidad y si ésta es por habitación o por persona.

Las tareas especiales, definidas anteriormente, pueden ahora ser completadas con

puntuación, productos y tiempo. Para que el sistema las pueda generar tienen que ser

parametrizadas de forma temporal. Dispone de tres criterios de tiempo: Días Reales ,Días Ocupados y Días desde la Entrada, podemos definir a partir de cuándo y cuantos

días van a contar para cada tarea asociada a un tipo de habitación. Cuando termine la

cuenta, porque estas tareas son un ciclo, aparecerán en el plan de trabajo de

empleadas.





Las tareas que utilizan productos pueden indicarse por categoría de habitación o por

número de productos y estos son por habitación o por personas

En la siguiente pantalla podemos insertar las excepciones que puedan existir. Estas

excepciones se tienen en cuenta para la asignación. (Ejemplo tenemos defino

habitaciones STD Dobles pero unas tiene dos camas y otras cama camera, es en este

paso que podemos insertar las excepción).






Este era el plan anterior de gestión de limpieza. Ahora sólo contempla la atribución de

habitaciones por empleadas porque el nuevo Plan de Trabajo ya tiene contemplada las

otras opciones. Como en las versiones más reciente se ha ampliado los temas de

ama de llave, recomendamos utilizar las nuevas formas de este tratamiento por su

amplitud y no este que es muy sencillo.

Para la distribución diaria de trabajo por las diversas empleadas, el sistema dispone de

la opción Atribución de Habitaciones que se accede a partir de Housekeeping – Ama

de Llaves – Atribución de Habitaciones. Utilizando lo que ya fue definido

anteriormente, empleadas de pisos asociadas a determinada zona del hotel o a un

conjunto de habitaciones, podremos ahora generar las tareas diarias.

En esta ventana que se edita para cada día de trabajo, y se presenta subdividida en 2,

tenemos, del lado izquierdo, la opción de distribución de trabajo, y a la derecha las

tareas y la respectiva valoración de puntos después de hacer la distribución del

trabajo. Por sistema, cada habitación aparece asociada a la empleada predefinida

anteriormente, la Emp. Standard. La Emp. Rosa será la responsable de la limpieza de

las habitaciones de ese día, normalmente es la misma empleada, el estándar y la del





día, pero en los días libres tenemos la opción de transferirlas para otra, que será la deldía.

Utilizando las opciones del menú, se procede entonces a la distribución de empleadas

por habitaciones, seleccionando la habitación, o el conjunto de habitaciones que se

pretende con la ayuda de la tecla Ctrl y el mouse.

Cuando la empleada estándar es la misma del día basta hacer clic en Transferir ,

verificando que el nombre es el mismo abajo de Emp. estándar y Emp. del día ,

Si las habitaciones de determinada empleada estándar, por motivo de que tiene el día

libre, pasan para otra empleada, en Emp. Del día se escoge quien va hacer estetrabajo y hacemos clic en Actualizar , verificando que el nombre de Emp del día es

diferente del de Emp. Standard .

Después de se han distribuido las habitaciones para las empleadas que están de

servicio en ese día, podemos entonces hacer clic en Calcular . Con esta opción el

sistema pondrá del lado derecho un cuadro por empleada y en el que el cruzamiento





de las habitaciones por estados de ocupación, limpieza e inactividad presenta lapuntuación de los distintos servicios de limpieza con sumatoria.

Este cuadro podrá ser impreso, por la opción Imprimir y distribuido a las empleadas,

visto que se pode imprimir una hoja por empleada. Después de la definición se debe

Aceptar .

Los estados presentes en este reporte representan, normalmente, un servicio de

limpieza diferente, por eso está dividido.





PLAN DE TRABAJO

El nuevo plan de trabajo permite una gestión de limpiezas más completa que la opción anterior, la

Atribución de Habitaciones. Podremos ahora también asociar las zonas públicas del hotel, las tareas

especiales y una previsión de la utilización de determinados productos.

Se accede a la opción a partir de Housekeeping – Ama de Llaves – Plan de Trabajo entrando en el

menú editado abajo:

Esta opción deberá ser corrida para la fecha pretendida

apareciendo entonces todo el personal con la indicación de cual o cuales tienen día libre y la zona de

limpieza atribuida. La restantes son apenas la lista de tareas pendientes, aún no dadas como

terminadas, que ya veremos más adelante, y sólo las empleadas de la tarde, que también ya será

explicada a su utilización. Toda la ventana podrá ser consultada por grupo de zonas de limpieza

utilizando a opción equivalente.

El botón permite transferir las tareas de una empleada a otra.





Al oprimir el botón el sistema presenta la siguiente pantalla con un separador paraseleccionar las tareas a transferir.

Al seleccionar la tarea oprimimos nuevamente el botón transferir para escoger a la

empleadas.





Uso de los botones de la pantalla

LA empleada de la tarde es la calcificación atribuida a la persona que su periodo de

trabajo empieza al final del dia. Es de su responsabilidad la apertura de de las

cubiertas de las camas, de los cuartos ocupados, la distribución de amenities en las

habitaciones y de los servicios especiales.

Con esta opción el sistema iría a distribuir las tareas para las

empleadas de la tarde asociadas a las habitaciones pendientes y con las tareas

especificas para estas. Se puede imprimir un reporte con esta designación.





Ejemplo de la impresión resumen

Ejemplo de la impresión resumen x zonas





Ejemplo de la impresión detallada

Ejemplo de la impresión de productos x grupos





INACTIVAR HABITACIONES

Esta opción se acede por el menú de Housekeeping – Inactivar Habitaciones

Permite bloquear alojamientos, o sea, pasar a Inactivos durante un período de tiempo

que se especifique.






Habitación Número de la Habitación

Estado Activas, Inactivas o Ambas

Tipo Tipo de Habitación

Bloque Ubicación física de la Habitación.

Ocupación Si en ese momento la Habitación está Ocupada o

Disponible.

Desde, Hasta Período en que estuvo inactiva la Habitación.

Para el Día Aparece la historia de las Habitaciones hasta el día

marcado.

PROCEDIMIENTO PARA BLOQUEAR HABITACIONES (PASARLAS A INACTIVAS)

1. Seleccionar la(s) habitación(es) a bloquear.


3. A continuación se muestra la historia de la habitación correspondiente que

teníamos marcada.





4. Oprimir el botón insertar y llenar los siguientes datos:

Campo Significado

Fecha Inicial – Fecha

Final

Período de tiempo que la habitación estará inactiva.

Motivo Debe escoger el motivo por el que la habitación pasa a

inactiva.

Estos motivos deben ser previamente definidos en la

opción Archivos – Mantenimiento - Tipos de Inactividad

Afecta el Booking Se tiene en cuenta para el caculo de la opción Reservas -

BooKing Position las habitaciones que están inactivas.Observaciones 4 líneas de 47 caracteres cada una.


En el proceso de confirmación pueden suceder dos hechos que impiden que la

habitación pueda pasar a inactiva:





1. La habitación se encuentra asignada a una reserva en ese período.

2. Ya está definido que la habitación estará inactiva parte o todo el período de

tiempo que especificado.

BLOQUEO DE MÚLTIPLES HABITACIONES

Usando la combinación de la teclas Shit + Flecha hacia arriba o hacia abajo o la

combinación simultanea del as teclas CTRL.+ Mayúsculas y para marcar las filas Clic

con el puntero del Mouse seleccione as habitaciones que desea inactivar, después de

tener ya la selección se oprime

El botón de aparecerán la habitaciones seleccionadas, luego oprima

el botón de Aplicar, para confirmar toda la operación oprimir el botón de “Aceptar”.





Nota: Si la habitación se encuentra asignada a una habitación en Situación = Reserva puede liberarla.Remítase al Capít ulo: Reservas – Liberar una habit ación atr ibuida a una reserva

ATENCIÓN A CLIENTE

Esta opción se accede por Housekeeping – Atención a Cliente

Permite registrar y gestionar informaciones como : Averías, Room Service, Pedidos a

Ama de Llave, Lost & Found y otros;.

Los tipos de atenciones que por esta opción podemos elaborar son los siguientes:

Cada tipo de atención además se ser registrado en el sistema para su seguimiento,

brinda la posibilidad de poder enviar su registro a cada impresora de área responsable

de tratar la misma. Para ellos en Utilitario Parámetros Impresoras configuramos estos

enlaces,





Campo Significado

Tipo Tipo o naturaliza del problema

Data Fecha de alta del problema

Resolución Fecha resolución

Anulación Fecha de anulación

Prioridad Son valores pre establecidos: Baja, Media y Alta

Procedencia Precedencia

Zona Área del Hotel.

Habitación Habitación

Pendientes,

Anulados,

Vencidos

Datos para buscar por estos criterios

Actualizar cada Tiempo para refrescar la pantalla

Descripción Descripción

AVERIA

Relacionado con Averías





Campo Significado

Avería Tipo Avería

Sub-Avería Sub-tipo de avería.

Técnico Técnico que soluciono la avería.

Detalles Detalles sobre la avería.

Lost & Found

Este campo sirve para los objetos perdidos y encontrados

Tipo Tipo de objeto

Objeto Hallado Objeto halladoObjeto Perdido Objeto perdido

Para que esta opción funcione correctamente y como es solo visible para el utilizar

autorizado, pero trabajar con la misma se debe definir porcada usuario del sistema los

permisos, sin ellos esta opción no es visible

AVERÍA





Permite registrar y gestionar las distintas averías del hotelLas distintas averías que se registran en el sistema se controlan según sus parámetros

y puede ser impresa en las áreas asignadas para su resolución

REGISTRAR UNA AVERÍA

Al presionar el botón , el sistema levanta varias opciones, la cual en

este caso escogemos averías , apareciendo la siguiente

pantalla para registrar la misma.

Campo Significado

Zona Indica a zona de avería

Alojamiento Indica alojamiento de la avería

Avería Indica tipo de avería

Sub- Avería Indica subtipo de avería

Prioridad Indica la prioridad

Procedencia Indica la procedencia

Desc. Campo para descripción





Campo Significado

Iniciar a partir

de inserción

Activado este “pedido” es iniciado a partir de su

inserción en el sistema.

Iniciar a partir

de

Activado este “pedido” es iniciado a partir de la fecha

que se inserta en este campo.

Tempo de

resoluciónIndicar tempo para resolución

Si desea anular una avería se hará por el botón .

RESOLUCIÓN DE UNA AVERÍA

Seleccionar la avería correspondiente.

Desactivar la opción de Averías y presionar el botón buscar.

Posteriormente se oprime el botón de , apareciendo la siguiente

pantalla que seleccionar el técnico y la resolución





SERVICIO A HABITACIÓN (ROOM SERVICE)

Permite insertar pedidos a Room Service.

Al insertar un pedido al Room Service y si está configurada las impresoras

correspondientes, además de registrase se imprime por el pedido en el área de

despacho.

Al presionar el botón , el sistema levanta varias opciones, la cual debe

seleccionarse Servicio Habitación

Campo Significado









Desc /Cantidad

De detallan los servicios y las cantidades que se pidenal Rom Service

Iniciar a partir

de inserción



Iniciar a partir

de

Activado este “pedido” es iniciado a partir de la fecha

que se inserta en este campo.

Tempo de


PEDIDO A AMA DE LLAVE

Permite inserir pedidos a Gobernanta.


seleccionarse Pedido de Ama de Llave

Campo Significado









Desc /

Cantidad

De detallan los servicios y las cantidades que se piden

al Room Service

Iniciar a partir

de inserción



Iniciar a partir de

Activado este “pedido” es iniciado a partir de la fechaque se inserta en este campo.

Tempo de


LOST & FOUND


seleccionarse Lost Found

Este menú permite insertar los objetos perdidos y hallados en el hotel según lo

configurado en Archivos Mantenimiento _ Tipos de Objetos





Campo Significado

Tipo Tipo de objeto

Prioridad Nivel de prioridad


Objeto Hallado

Alojamiento Nº de alojamiento

Procedencia Procedencia

Zona Zona

Fecha Fecha en que fue encontrado

Por Persona que encontró

Reserva Nº de reserva

Objeto Perdido

Alojamiento Nº de alojamiento

Procedencia Procedencia

Zona Zona

Fecha Fecha en que fue perdido

Por Persona que reporta la pérdida o quien

registro en el sistema

Resolución Campo para descripción de la resolución





Campo Significado

El resto de los campos son similares a los anteriores

explicados

OTROS


seleccionarse Otros

Este Otros nos brinda la posibilidad en el PMS de poder agregar servicios especiales a

cargo de la cuenta del cliente o no, para su atención. Su mayor empleo esta cuando

las habitaciones que se rentan son variadas en el sentido que tiene servicios

complementarios que son a solicitud, por ejemplo villas con piscina que el cliente pide

que cuando entre esta el agua caliente. Todos estos servicios desde esta opción

pueden configurarse e incluso cargarse en cuenta

Por ejemplo programa este servicio a una reserva que entrara un día después a la

fecha de trabajo del PMS





He indicado asociar a los movimientos adicionales a partir de la fecha de entrada de lareserva. Cuando consulta esa reserva aparece así, o sea ya programo el servicio para

rentar





CAPÍTULO 8: REPORTES

CARACTERÍSTICAS GENERALES

Todos los reportes de NewHotel están confeccionados con Crystal Report, lo que

facilita un intercambio de información entre la aplicación y las herramientas ofimáticas

instaladas en el PC del usuario, tales como exportar a.

Mandar a

imprimir

Mandar a

imprimir

Botón para

seleccionar el tipo de

exportación del

reporte para las





ENTRADAS

El acceso a esta opción es por Reportes – Entradas.

Este submenú permite lanzar varios reportes, en todos ellos la pantalla de selección es

la siguiente.

Campo Significado

Fecha Fecha para generar el reporte

Tipo de

HabitaciónTipo de Habitación

Ordenamiento Criterios por ordenar el reportes que vamos a confeccionar

Con Saldos Se pretende mostrar saldos

Campo DinámicoEste cambio su selección depende del los criterio de

ordenamientoMostrar

HuéspedesMostrar Huéspedes

Mostrar

ObservacionesMostrar Observaciones





PREVISTAS Genera un reporte de las entradas previstas, previa selección, pudiéndose totas las

entradas o solo aquellas sin alojamiento

EFECTUADAS

Genera un reporte de las entradas efectuadas, teniendo las siguientes variantes para

generar el reporte

NO SHOWS

Genera un reporte de las entradas No Show

SALIDAS

El acceso a esta opción es por Reportes Salidas.

Este submenú permite lanzar varios reportes, en todos ellos la pantalla de selección es

la siguiente.





Campo Significado

Fecha Fecha para generar el reporte

Tipo de

HabitaciónTipo de Habitación

Ordenamiento Criterios por ordenar el reportes que vamos a confeccionar

Con Saldos Se pretende mostrar saldos

Campo DinámicoEste cambio su selección depende del los criterio de

ordenamiento

Mostrar

HuéspedesMostrar Huéspedes

Mostrar

ObservacionesMostrar Observaciones

PREVISTAS

Genera un reporte de las salidas Prevista, considerando tres posibles variantes como

opciones.





EFECTUADAS Genera un reporte de las salidas efectuadas

RESERVAS

El acceso es por la opción Reportes – Reservas

Este submenú permite generar varios reportes todos relacionados con las reservas

que existen en el PMS

RECIBIDAS

Genera un reporte de las reservas recibidas

CANCELADAS

Genera un reporte de las reservas canceladas

PENDIENTES

Genera un reporte de las reservas pendientes





CAMBIO DE HABITACIÓN

Genera un reporte de los cambios de habitaciones efectuados.

DEPÓSITOS ANTICIPADOS

Genera un reporte de aquellos depósitos anticipados asociados a las reservas

FOTOS DE PREVISIÓN

Permite visualizar el reporte de la foto de previsión conforme a la fecha que

seleccionamos.





HUÉSPEDES

Este submenú genera varios tipos de reportes relacionados con los huéspedes del

hotel, brindando varias opciones, como las siguientes:

EN EL HOTEL

Genera un reporte con todos los huéspedes que se encuentran en el hotel

OVERBOOKING

Genera un reporte con todos los huéspedes que se encuentran desviados hacia otros

hoteles.

TODOS

Genera un reporte con todos los huéspedes

LISTA/RACK

Este submenú genera varios reportes de los huésped tipo Rack con varias opciones

según se muestra en la siguiente pantalla





CUMPLEAÑOS

Muestra un reporte de los cumpleaños de aquellos huéspedes que son clientes del

hotel. +para que esta información sea posible obtener los huéspedes que estén

actualmente alojados deben estar registrados en la ficha del Cardex.





ALFABÉTICO

Genera un reporte de los huéspedes por orden alfabético.

LISTADO DE COMIDAS

Genera un reporte según las opciones que se muestran en la pantalla más adelante

para el control de las comidas

REPITENTE

Genera un reporte de los clientes repitentes en el hotel





DIARIOS

Este menú de reportes son los considerados los reportes de trabajo diarios.

Se accede por la opción Reportes – Diarios y sus posibles opciones son las

siguientes

REPORTE DIARIO GENERAL

Genera un reporte resumen general de los distintos movimientos e ingresos del hotel





Entre sus principales información están las siguientes:





Ingresos: La suma de todos los asientos de la fecha para ese servicio o sección

Deducciones Valor: La suma de todos los asientos de la fecha para ese servicio o

sección con fecha valor diferente de la fecha pedida

Ingreso Liquido: Ingresos - Deducciones Valor

Descuento: Suma de los Descuentos de los Asientos incluidos en Ingresos

Ingreso Bruto: Descuento + Ingresos

Los tres primeros valores son fácilmente verificables por la Consulta de Asientos

REPORTE DE CAJA

Brida la información del movimiento de la caja de recepción, por lo general es impreso

cuando se efectúa un cierre de turno en recepción.

Para seleccionar las distintas informaciones que queremos mostrar en el mismo,

existen, como se muestra en la pantalla siguiente, opciones para marca que tipo de

información queremos tener impresa.





Procedimientos para analizar el reporte de caja

1. Revisar los consecutivos de los Recibos de cobros y devoluciones. Se algún

Recibo no fue emitido se de ir a la consulta de movimiento y emitir dicho recibo

2. La liquidada de cada caja debe coincidir con los datos que aparecen reflejados en

el reporte de su turno de trabajo

3. Confirmar los cobros pro tarjetas de créditos revisar que cada cobro tenga su

recibo

4. El Total de cada Forma de Pago debe coincidir con su correspondiente Total en

el reporte de Cobros pro Secciones.

SERVICIOS

Información de Ingresos por Servicios del día, mes y año a una fecha de corte

seleccionada por el usuario.





SECCIONES

Información de Ingresos por Secciones del día, mes y año, a una fecha de corteseleccionada por el usuario con o sin impuestos.

SERVICIOS / SECCIONES

Genera un reporte de tipo de balance para conocer los ingresos y cobros por

secciones y servicios del hotel





COBROS POR SECCIÓN

Información de ingresos por formas de pago de las Secciones en la moneda base o

suplementaria.





La columna de transferencia a facturas finales transferidas a contabilidad. Apenas la

sección de alojamiento debería tener valor en esta columna ya que es la sección

responsable de la facturación.

El total de cada de forma de pago debe coincidir con su correspondiente Reporte dede Caja.

El total general debe coincidir con el valor de la línea total de cobros del reporte de

cobros por secciones.

Nota: Este reporte se obtiene en el cierre de día .

SALDOS POR ENTIDAD

Valores pendientes a cobrar de la cuenta Master por Reservas, que pertenecen a una

Entidad.





SALDOS DE CUENTAS EXTRAS Valores pendientes a cobrar de la cuenta Master, Extra 1...Extra 5, que pertenecen a

las cuentas No Alojados o Cuentas extras.

SALDOS DE CUENTAS CORRIENTES

Valores pendientes a Cobrar de la cuenta Master, Extra 1...Extra 5, que pertenecen a

las reservas.

SALDOS DE CUENTA INACTIVAS

Son cuentas que han tenido movimientos (débito, crédito) y se encuentran en estado

de reserva.

AUDITORIA DE INGRESOS SALDOS

Muestra los ingresos agrupados por Grupo de Servicios, Secciones, Servicios entre

una fecha inicial y final, cada agrupación es mutuamente excluyentes, es decir, solo se

puede generar por una de las tres, se aprecia el valor de las cuentas transferidas a

Contabilidad, Total de Devoluciones, Totales Cobros o Formas de Pago, Saldo inicial

luego del cierre de nocturno y Saldo Final.





SALDOS POR ENTIDAD HUÉSPEDES

Muestra los valores pendientes de las reservas que pertenecen a una Entidad y se

encuentran en estado de check-out.

PANEL DE GESTIÓN DE INGRESOS

Es un resumen del reporte Auditoria Ingresos Saldos.

LIBRO DE RECEPCIÓN

Muestra las reservas en estado de check-in por Entidad que tienen como fecha de

entrada la fecha de trabajo del sistema, se aprecia el número de la reserva, número dehabitación, tipo de habitación reservada, cantidad de adultos, niños y bebes, valor de

la tarifa por día y el valor total de la estadía.





REPORTE DE OPERACIONES DE CAJA

Muestra los movimientos de una fecha determinada de la operaciones de Caja del los usuarios.

REPORTE MANO CORRIENTE

Tiene cinco agrupaciones en que puede desplegar la información: Reservas en Check-

in, Cuentas Abiertas de Reservas, Cuentas No Alojados, Valor Bruto, Mostrar lo

Facturado igual a Producción.

Las columnas que más se destacan son:

Contrato: Es el valor que se espera a recibir por la tarifa o paquete asignado ala reserva.

Movimientos Adicionales: Valores adicionales o agregados que no pertenecen

a una tarifa o paquete.

Manual: valores insertados por el usuario por el cobro de otros servicios.

Producción: Es el valor que ya ha ganado el hotel por la prestación de sus

servicios.

Facturado: es el valor que hasta el momento ya se le ha facturado a la cuenta.

Pendiente. Es el saldo que está pendiente a cobrar.





SALDOS DIARIOS MANO CORRIENTE

Permite generar un reporte de saldos asociados a las cuentas y sus diferencias

MANO CORRIENTE RESERVAS

Permite generar un reporte de saldo de cuentas por reservas, cuentas no alojados y

las cuentas sin cuentas

Para que esta opción esté disponible hay que realizar los siguientes pasos

a.- parametrizar la siguiente opción

b.- antes de hacer el primer cierre de día después de activada esta opción deben ir a

solución de problemas cálculos de estadísticas y ejecutar para un día estos nuevos

saldos





Este reporte lo que muestra es lo siguiente





INFORME SALDO MANO CORRIENTE

SALDO INICIAL MANO CORRIENTE A

PRODUCCION SIN IMPUESTOS B

FACTURAS - NOTAS DE CREDITO S/I C

SUBTOTAL B-C

FACTURAS - NOTAS DE CREDITO DE CONTADO CON IMPUESTOS D

COBROS EFECTIVO Y TARJETAS CONTADO CON IMPUESTOS E

SUBTOTAL D-E

SALDO DIA MANO CORRIENTE B-C+D-E

SALDO ACUMULADO MANO CORRIENTE A+B-C+D-E

Hoja No.1

SALDORE SE RVA T IT UL AR AG ENCIA ENTRA DA S A LIDA P RODUCCIO N F ACTURA CIO N F ACT . CONTADO CO B RO S CONTA DO MANO CO RRIE NTE

0

F ECHA SIN IMPUESTOS CON IMPUESTOS

PARTE DE CAJA

Muestra información de ingresos y desembolsos por Fecha, Sección, y cuenta

Contable, si esta última ha sido configurada. Se puede generar entre una fecha inicial

y final.

PARTE DE PRODUCCIÓN





Muestra información de producción de los Servicios definidos en el Hotel, las columnasque más se destacan son Valores Brutos (con impuesto) Valor de Impuestos y Total

por Servicio. Se puede generar entre una fecha inicial y final.

CONTROL DE RECAUDACIÓN

Muestra información sobre las cuentas que has sido facturadas o transferidas a

Cuentas Por Cobrar, las columnas que se destacan son: Fecha de la Factura, Número

de la Factura, valor Cobrado. Además muestra los valores recibidos por las formas de

pago definidas para el Hotel. Se puede generar entre una fecha inicial y final.

IMPUESTOS

Este menú de reporte tiene varias opciones que se emplean según la legislación

vigente que se aplique en cada país





SERVICIOS NO FACTURADOS

Permite visualizar los servicios no facturados

INGRESOS FUTUROS





Genera un reporte de ingresos futuros

SERVICIOS FACTURADOS

Genera un reporte de aquellos servicios facturados





IMPUESTOS SERVICIOS

Genera un reporte de los distintos impuesto por servicios

.

IMPUESTOS POR FACTURAS

Genera un reporte de impuestos por cada factura emitida en el PMS





IMPUESTOS POR GRUPOS DE SERVICIOS

Genera un reporte de impuestos por grupos de servicios





IMPUESTOS FACTURAS TASAS

Genera un reporte de las tasas de impuestos y sus incidencias en cada factura

.





COMPROBANTES A AFECTA DETRACCIÓN Tipo de impuesto que se retiene en la fuente

COMPROBANTES CANCELADOS AFECTOS A RETENCIÓN





CAPÍTULO 9: ESTATÍSTICAS

OCUPACIÓN

Existe una gran variedad de reportes de ocupación donde se puede analizar el

movimiento de pasajeros y habitaciones.

MODALIDAD DE PENSIÓN

Genera información acerca de las entradas, salidas, y estancias de habitaciones y de

pasajeros agrupado por la modalidad de pensión alimenticia e Identidades.

TIPOS DE HABITACIÓN

Genera información de las habitaciones que se encuentran activas, ocupadas y el

porcentaje de ocupación de cada tipo de habitación por día. Se puede generar entre

una fecha Inicial y Final.

ENTIDADES ESTANCIAS

Genera información acerca de las entradas, salidas, y estancias de habitaciones y de

pasajeros agrupado por Entidades. Se genera a una fecha de corte.





ENTIDADES Genera información acerca de las estancias y entradas, de habitaciones y huéspedes

del día, mes y año agrupado por Entidades.

NACIONALIDADES

Genera información de entradas y estancias de pasajeros del día y del mes agrupado

por la nacionalidad.

PAX NACIONALIDADES MES

Genera información de entradas y estancias de pasajeros del día y del mes agrupado

por la nacionalidad y por meses

OCUPACIÓN DIARIA GENERAL

Genera información de entradas de habitaciones y pasajeros en estado de Check-in,

Check-Out, Overbooking, No Show, agrupado por Entidades y tipos de habitación.

OCUPACIÓN DIARIA POR TIPO ENTIDAD

Para generar este reporte se debe seleccionar la Entidad y su tipo, luego el programa

despliega información acerca de estancias de habitaciones, entradas de pasajeros en

los estados de Check-in, Check-Out, Overbooking, y No Show.

ESTADÍSTICA DIARIA ACUMULADA

Muestra información acerca de habitaciones y camas activas, inactivas y ocupadas,

agrupado por el tipo de habitación. También se aprecia la cantidad de adultos, niños ybebes por cada modalidad alimenticia.

PAX DÍA

Se despliega información de entradas - salidas de habitaciones y huéspedes,

habitaciones ocupadas, pernoctación de huéspedes, entre las columnas más





relevantes. La información se muestra por día y puede ser generada entre una fechainicial y una final.

PAX ENTIDADES

Se muestra información de entradas de adultos, niños y bebes, cantidad de comidas

por tipo de pensión, entradas y salidas de habitaciones, agrupado por Entidades.

PAX POR NACIONALIDADES Muestra las estancias de habitaciones, adultos, niños y bebes, entradas de

habitaciones y pasajeros agrupados por la nacionalidad.

ESTADÍSTICA MENSUAL DE OCUPACIÓN

Muestra la estadística agrupado por la entidad en cifras de entradas, overbooking, etc.

SEGMENTACIÓN

Muestra la estadística de estancias de adultos y niños, entradas de habitaciones,

ingresos por el Servicio de Alojamiento, agrupado por el Segmento de Mercado.

ESTADÍSTICA GENERAL POR NACIONALIDADES

Muestra la estadística agrupado por la entidad en cifras de entradas, overbooking, etc.

GRUPOS DE SEGMENTOS

Muestra la estadística de estancias de adultos y niños, entradas de habitaciones,

ingresos por el Servicio de Alojamiento, agrupado por Grupos de Segmento, y en

cada agrupación se despliega el Segmento del Grupo.

LISTADO PARA POLICÍA

Se despliega la información personal de los huéspedes que llegan y salen del Hotel

para las entidades Oficiales que lo exigen.





LISTADO DE EXTRANJEROS Se despliega la información personal de los huéspedes extranjeros que llegan y salen

del Hotel para las entidades Oficiales que lo exigen.

DORMIDAS

Muestra información de llegadas y dormidas de personas agrupado por la nacionalidad

de un mes específico.

HABITACIONES NOCHE

Para generar el listado se debe seleccionar un mes específico para analizar. Cuando

se genera se despliega las pernoctaciones de habitaciones, el porcentaje de

ocupación del día y del mes en cuestión, comparado con el día y el mes del año

anterior.

CAMAS NOCHE

Para generar el listado se debe seleccionar un mes específico para analizar. Cuando

se genera se despliega las pernoctaciones de clientes, el porcentaje de ocupación del

día y del mes en cuestión, comparado con el día y el mes del año anterior.

HABITACIONES NOCHE TEMPORADA

Se muestra información de los doce meses acerca de cantidad de Cupos (Allonment) y

Entradas de Habitaciones agrupadas por Entidad.

CAMAS NOCHE TEMPORADA

Se muestra información de los doce meses acerca de cantidad de Cupos (Allonment) y

Camas agrupadas por Entidad.





ENTIDADES ESTANCIA X CONCEPTO Muestra una estadística de entidades por diferentes conceptos, según se seleccione,

si es por nacionalidad, segmento, etc.

ESTANCIAS NACIONALIDADES ENTIDAD

Muestras las estancias por nacionalidad de la entidad en un plano anual

OCUPACIÓN POR DÍAS TIPO ENTIDAD

Muestra una estadística de ocupación por día atendiendo a una clasificación de tipo de

entidad.

OCUPACIÓN ENTIDAD NACIONALIDAD

Muestra una estadística de la ocupación de entidad por nacionalidades

OCUPACIÓN TIPO CLIENTE

Muestra una estadística de ocupación por tipo cliente





OCUPACIÓN MEDIA POR NACIONALIDAD

Muestra unas estadísticas de ocupación media por nacionalidad

INGRESOS

PAÍSES

Muestras los ingresos por nacionalidades teniendo en cuenta valores diarios

mensuales y acumulados, así con una comparación contra el año anterior





NACIONALIDADES – MES Muestra la información del año acerca de las cantidades de cupo e camas agrupadas

por entidad.

ENTIDADES – INGRESOS

Muestras los ingresos del mes y año actual acumulado, comparado con el año anterior

agrupado por entidades.

ENTIDADES – MES

Muestras los ingresos de alojamiento, comidas y bebidas y otros agrupados por

entidades

SEGMENTOS DE MERCADO – MES

Analiza los ingresos de alojamiento y comidas para un mes por Segmentos de

Mercado.

SEGMENTOS DE MERCADO – FACTURACIÓN Analiza la facturación de alojamiento y comidas para un mes por Segmentos de

Mercado.

SEGMENTOS DE MERCADO – MES PRECIO MEDIO

Analiza los valores de precios medios por segmentos de mercados

ORIGEN DE MERCADO – MES

Analiza los ingresos de alojamiento y comidas para un mes por origen de Mercado.

ORIGEN DE MERCADO – MES PRECIO MEDIO

Analiza los valores de precios medios por origen de mercados

.





INGRESOS PENSIÓN Muestra los ingresos por pensiones y paquetes por día mes y año.

SECCIONES ANUAL

Muestra el acumulado de ingresos por secciones por meses.

VENDAS LÍQUIDAS

Muestra los ingresos por día mes y año comparado con año anterior y agrupado prosecciones y servicios

PRODUCCIÓN SECCIONES SERVICIOS

Muestra la producción del hotel por secciones y servicios

Nota.- Los datos de ocupación se hacen sobre la base del total de habitaciones

existentes en el Hotel, según pedido

INGRESOS ENTIDAD NACIONALIDAD

Muestra los ingresos por nacionalidad agrupados por la nacionalidad de la entidad.Tiene comparativos del año actual con años anteriores.

DESCUENTOS

Muestra por sección y servicios los descuentos otorgados





PRODUCCIÓN ENTIDADES TEMPORADAS Muestra las estadísticas de producción por temporadas contratadas para el año de las

entidades

INGRESOS Y OCUPACIÓN POR TARIFAS Y PAQUETES

Muestra la estadística de ocupación e ingresos según las tarifas y paquetes por los

cuales fueron generados.

FACTURACIÓN Y COBROS

COBROS Muestra un acumulado de los cobros por secciones del Hotel y por cada forma de

cobro.

FACTURACIÓN POR CLIENTES

Muestra la estadística de comportamiento de la facturación pro clientes del PMS

FACTURACIÓN DEPÓSITOS ANTICIPADOS

Muestra una estadística de la facturación con depósitos anticipados

PREVISIONES Y RATIOS





INFORMACIÓN COMERCIAL PRODUCCIÓN

Muestra la información comercial por la producción mensual y semanal así como sus

indicadores de análisis

Su método de cálculo se muestra en el siguiente grafico





Nota Para introducir el presupuesto seguir lo que se indica en la versión 2008.08.1 1-Se adiciona el Hotel a la Tabla e Presupuestos de Indicadores.

Nuevo indicador para Presupuestos: Ingresos de Habitaciones. Actualización

de Tabla auxiliar con Datos de Presupuestos por Indicadores con desglose

Diario

RESUMEN DE INGRESOS Y RATIOS

Muestra un resumen de ingresos pro alojamiento comparado con el año anterior.

OCUPACIÓN HABITACIONES ENTIDADES Y CUPO

Muestra la ocupación por habitaciones y su cupo por entidad

OCUPACIÓN CAMA ENTIDADES CUPO

Muestra la ocupación de camas sus cupos por entidad

CUMPLIMIENTO DE CUPOS ENTIDADES

Muestra el cumplimiento de los cupos por entidad tanto pro contrato, ofertas, etc.

DIARIO DE CUPOS Y MERCADOS POR ENTIDAD

Muestra el cumplimiento diario de los cupos por mercados y entidad

MENSUAL DE CUPOS Y MERCADOS POR ENTIDAD

Muestra el cumplimiento mensual de los cupos por mercados y entidad





ACUMULADO DIARIO DE ESTANCIA POR AGENCIAS Muestra un diario estadístico de las estancias, pensiones y tipos de habitaciones pro

agencias.

PRODUCCIÓN ESTANCIAS

Muestra un resumen estadístico de la producción de las estancias del hotel

OCUPACIÓN INGRESOS POR COMUNIDADES ZONAS DEL PAÍS

Muestra un resumen estadísticos a efectos de informe a las autoridades de turismo de

los países sobre cómo se ha comportado la ocupación por comunidades y regiones o

zonas del país.

BOOKING REPORT

Muestra un reporte del booking tanto estadístico como de previsión de las reservas

OCUPACIÓN INGRESOS POR VENDEDORES EXTERNOS

Muestra la estadística de ocupación e ingresos lograda por vendedores externos al

hotel

OCUPACIÓN INGRESOS POR VENDEDORES INTERNOS

Muestra la estadística de ocupación e ingresos lograda por vendedores internos al

hotel

OCUPACIÓN POR PAÍS Y PROVINCIAS

Muestra la estadística de ocupación por países y provincias





REPORT MANAGER

Muestra una estadísticas resumen por diversos indicadores estadísticos de ocupación,

ingresos y medias del Hotel

PICKUP MENSUAL

Muestra la situación de cómo se van comportando en el tiempo las reservas en el

hotel.

La columna RN nuevas son las room nights que se han introducido desde el 01 del

mes anterior hasta el 01 del mes en curso.

Por ejemplo en noviembre la columna TOTAL RN es el total de room nights

reservados en ENERO. Y la columna RN nuevas son solo las room nights de enero

que se han reservado desde el 01 del mes anterior hasta el 01 del mes en curso. Es





decir si imprimo este listado en agosto en todas las columnas RN nuevas tiene queestar las room nigts correspondientes a cada mes que se han introducido en el

sistema desde el 01 de julio hasta el 01 de agosto.

En resumen

Que reservas cuentan en Total RN: el total de room nights reservadas para ese mes

Que reservas cuentan en RN Nuevas el total de room nights reservadas entre el 01 del

mes anterior hasta el 01 del mes en curso para ese mes

PREVISIÓN DE INGRESOS POR SEGMENTOS Y ORIGEN DE MERCADO

Muestra una estadística de previsión o por segmento o por Origen de mercado de los

ingresos a obtener.

PRESUPUESTOS

Esta opción, donde a criterio del utilizador pueden definirse distintos tipos de reportes

internos en el PMS, cuenta con tres grupos de opciones

Las facilidades de crear estos tipos de reportes, que pueden ser más de uno, con

presupuesto o no, las explicaremos a continuación.

REPORTES

Esta opción permite definir los criterios de utilizar los distintos presupuestos que

pueden obtenerse.

• Los datos pueden ser obtenidos a partir de las servicios de NewHotel

• Pueden ser calculadas entres las distintas filas

• Pueden ser obtenidas de la introducción manual de datos

• De datos de estadistas tantos pasadas como de previsiones

• De las tablas de los cobros y facturas

• Así como de indicadores creados





Para su creación uncialmente pro la opción de insertar creamos un nuevo reporte. Por

la opción de Estadísticas presupuestos Reportes

DEFINICIÓN DE LAS COLUMNAS

En esta sección y como muestra la pantalla anterior definimos los aspectos visuales de

crear el reporte, tales como que columnas de la estándar que brinda el PMS queremos

visualizar e imprimir en los conceptos de Días, Mes y Año.





Posteriormente los colores con que queremos resaltar los tipos de filas y columnas,

así como definir colores por tipo de fila en especifico. Todo esto se hace en esta parte

d la pantalla que mostramos a continuación:

Por último en esta sección de columnas definimos que queremos visualizar e imprimir

en el reporte, y como queremos calcular la desviación entre años.





DEFINICIÓN DE LAS FILAS

En esta sección se definen cada concepto que queremos mostrar o no y como se

calcula o obtiene.

En dependencia de la selección en la parte superior, la parte inferior varias para hacer

las formulas.

Las posibles variables a seleccionar en su parte superior son las siguientes:

Ahora explicaremos como se conjuga la parte esta de definición con la parte inferior en

cada tipo de indicador seleccionado como cabecera

TITULO: en esta sección se define el titulo de la línea (fila) que se muestra en el

reporte





Solo podemos definir en este nivel, la descripción del título (Ingresos) la categoría quees TITULO, así como si es visible y el color que quermes que salga en la impresión. El

último campo aparece deshabilitado porque no es aplicable a este tipo de línea.

Además se puede definir el alto de la línea y si es en negrita o no.

SEPARADOR: es similar a las líneas anteriores solo que se emplea para separar con

una línea vacía las filas

LINEA A PARTIR DE SERVICIOS: con este tipo de línea podemos definir información

a partir de los servicios definidos en el PMS.

Su valores posibles además de los comunes explicados, se activa al última casilladonde definimos que tipo de valor queremos incluir, si es valor bruto, neto, valor de

impuesto, o no aplicar nada.

Cuando aceptamos este tipo de línea, en la parte inferior de la pantalla se habilitan las

siguientes opciones para indicarle que datos queremos y como.

En esta parte seccionamos la sección y el servicio que queremos incluir en la línea,

que además puede ser una línea o varias líneas.

Luego indicamos si los datos que deseamos incluir son de aquellos considerados

como reservas del tipo directo, de entidades paquete, no paquete y otros.





Además escogemos que moneda de los en que fueron cargados los serviciosdeseamos incluir si es Moneda base o Moneda Suplementaria, y que datos de pensión

incluimos si todas o alguna en particular

Todos estos datos sirven para filtrar la información antes de reflejarla en la línea que

deseamos calcular

LINEA A PARTIR DE INDICADORES: en este tipo de línea lo que buscamos son

datos de indicadores que existen ya previamente calculados en las estadísticas y en

las reservas actuales.

Los datos que se definen son los que se muestra en la línea encima, no es aplicable la

última selección ya que este tipo de datos es del tipo ocupación, no de ingresos.

Cuando se acepta este tipo de línea en la parte inferior se activa la siguiente

configuración para definir:

Donde filtramos o seleccionamos los indicadores que queremos incluir puede ser unoo varios, que de qué tipo de reserva y de qué tipo de habitación.

Los indicadores que el sistema brinda para escoger son los siguientes:





La selección de los tipos reservas que pueden escogerse y su significado son los

siguientes:

Tipos de Reservas

Entidades que tiene paquetes

Entidades que No tienen Paquetes

Reservas de tipo directo

Otras Reservas

LINEA CALCULADA ANTERIORMENTE. Este tipo de línea lo que hace es permitir

crear formulas de suma, resta, etc., entre las distintas filas de datos anteriormente

creadas.

Al activar este tipo de línea la parte inferior se muestra de la siguiente manera:





Para seleccionar la fila se hace dando dobles click encima de ella, una vez queaparece en el campo formula podemos aplicar los signos de operaciones que

queremos realizar. Si queremos además tener un factor constante usamos la casilla de

Literal para incluirlo.

En este ejemplo solo aparecen dos filas porque son las únicas que previamente he

insertado antes de insertar este tipo de línea.

LINEA SELECCIÓN DE INGRESOS: es un tipo de línea para seleccionar tipos de

ingresos especiales como por segmentos, orígenes de marcado, nacionalidades eincluso para entidades según tarifas y operador.

Al seleccionar este tipo de línea en la parte inferior aparece los posibles indicadores

de tipo ingresos que el PMS brinda para seleccionar.

Ellos son:

Por Segmentos Mercados

Por Origen de MercadoPor Nacionalidad Ingresos (según estadísticas)

Por Entidades; en esta parte además brinda la posibilidad de escoger la tarifa y el

operador

Por último todos ellos pueden ser seleccionados para una sección y servicio o para

todas.





LINEA SELECCIÓN DE INDICADORES: Este tipo de línea es muy similar a laanterior, solo que es para los indicadores de tipo ocupación.

Al seleccionar este tipo de fila, en la parte inferior aparece la siguiente pantalla para

escoger los elementos a incluir en esta fila.

Los tipos pueden ser:

• Segmentos Mercado

• Origen de Mercado• Nacionalidades

• Tipo de Clientes; según sea el tipo que se seleccione el indicador a seleccionar

serán los mismo para todos, no siendo así el campo código que será

atendiendo al concepto del Tipo escogido.

Los indicadores que el PMS rinda son los siguientes:





LINEA SELECCIÓN DE PREVISIONES: Este tipo de línea se encarga de hacer lasprevisiones basado en algunos indicados que el PMS brinda para ellos.

Al seleccionar esta línea en su parte inferior aparece la siguiente pantalla para

configúrala:

Donde además de los elementos explicados anteriormente del tipo de reserva y del

tipo de habitación, tenemos los posibles indicadores que podemos seleccionar y el

dato de los días de previsión que queremos calcular para cada uno de ellos.

Los indicadores que brinda el PMS son los siguientes:

• Total Habitaciones

• Habitaciones Activas

• Habitaciones Ocupadas

• Habitaciones Entradas

• Habitaciones Salidas

• Camas Disponibles

• Entradas Pendientes

LINEA SELECCIÓN COBROS: Este tipo de línea se encarga buscar los sección y

forma de pago los indicadores que queremos incluir en el calcula la fila.





Al seleccionar este tipo de línea en su parte inferior aparece la siguiente pantalla

Donde escogemos cada sección y la forma de pago que queremos representar en el

reporte.

LINEA SELECCIÓN MANUALES: Este tipo de línea permite incorporar al reporte

datos manuales que son introducido por el utilizador, como por ejemplo datos de

salarios y otro tipo que no son gestionados por el PMS pero que queremos

incorporarlos para enriquecer el reporte.

Al seleccionar este tipo de línea en su parte inferior aparece la siguiente pantalla:

Si los datos los queremos introducir con valores mensuales seleccionamos la pleca

Mes

Pero si queremos que sean diarios seleccionamos la pleca Días





La casilla enmarcada en rojo, lo que permite es insertar un valor y con la fecha

replicarlo para todos los días, facilitando que tengamos que introducir los datos días a

días si son todos iguales, en caso contrario se digita en cada día el valor deseado.

DEFINICIÓN DE PRESUPUESTOS

En esta sección de la definición del reporte, lo que el PMS permite es introducir los

valores PLANES o PRESUPUESTOS para ser comparados con los valores reales que

el reporte calculara.

Los tipos de filas que anteriormente explicamos que permiten definirle un presupuesto

son las líneas de tipo siguiente:

• Línea de Tipo Servicio

• Línea de Tipo Indicador

• Línea de Tipo Ingresos

• Línea de Tipo Selección de Indicadores

El resto de los tipos de líneas no admiten introducirle datos de presupuestos, por eso

al entrar en esta pleca solo aparecen las filas cuyo tipo de línea sea una de lasanteriores mencionadas.

En todas ellas en la parte inferior parece la siguiente pantalla, que funciona similar a la

que explicamos de los valores manuales para introducir los datos del presupuesto.





Por último en esta sección aparecen unos botones al margen derecho que permiten

hacer operaciones adicionales, tales como duplicar una fila, duplicar una fila y año o

crear un nuevo año a partir del actual con unos incrementos en % para el nuevo

EJECUTAR EL REPORTE

Con el botón indicamos al PMS que calcule el reporte que hemos

seleccionado.

SERVICIOS

En esta sección del presupuesto se definen los valores planificados para los servicios

que están configurados en el PMS, incluso el sistema enmarca en otro color los días





que existen eventos de importancia introducido en el PMS, que posibilita una visiónpara calcular el plan para esos día especiales de eventos.

INDICADORES

En esta sección del presupuesto se definen los valores planificados para los

indicadores que están configurados en el PMS, incluso el sistema enmarca en otro

color los días que existen eventos de importancia introducido en el PMS, que posibilita

una visión para calcular el plan para esos día especiales de eventos.





OTROS

VALORES BASE – LIQUIDACIÓN A PROPIETARIOS

Este reporte se emplea cuando el PMS tiene enlace con el sistema de Condominios,

donde muestra un resumen de los ingresos que han generado cada villa o habitación

en régimen de renta que justifiquen el pago de las comisiones por la explotadora

(condómino) a los mismos.





CAPÍTULO 10: MIS REPORTES

Es un menú que brinda el PMS para que el cliente pueda agrupar todos aquellos

reportes hechos a su medida o aquellos reportes estándar que han sufrido una

adecuación para el cliente, bajo un menú especifico dentro del PMS

Estos reportes son elaborados bajo el estándar del Crystal Reports, y son

configurados en la opción de Utilitarios Parámetros Mis Reportes





CAPÍTULO 11: VENTAS

ENTIDADES

ENTIDADES

Permite registrar las Entidades (Agencias y Empresas) que mantienen relaciones

mercantiles con el hotel.

El acceso a esta opción es por Ventas – Entidades.

O también usando el botón .





Campo Significado

CódigoCódigo que identifica a Entidad dentro del hotel.

8 caracteres alfanuméricos.

Cód. Ext.

Código que identifica a Entidad fuera del hotel (ejemplo código cuenta

cliente en el sistema de contabilidad).

8 caracteres alfanuméricos.

Nombre Nombre de la Entidad.

TipoTipo de Entidad.

Ejemplo: Agencia, Empresa, etc.Nº de

contribuyenteNº de contribuyente

País País de Entidad

Región Región de la Entidad

Localidad Localidad de la Entidad

Teléfono Teléfono de la Entidad

Tarifa Tipo de tarifa

Paquete Tipo de Paquete

Cupo Tipo de CupoInterface IDS Interface IDS

Ultima Reserva

Inferior aFecha de la última reserva inferior a

Operador Nombre de Operador o contrato

Pre Pago Filtro para buscar las entidades marcadas como de pre pagos

Entidad;

Dirección

Mayorista

Representante;

Activas

Permite filtrar por estas opciones





CRIAR UNA ENTIDAD

1. Para crear una Entidad debe oprimir el botón .

2. Si desea actualizar o consultar los datos de una Entidad selecciónela en la

pantalla y oprima el botón .

Ficha de la Entidad





DATOS GENERALES DE LA ENTIDAD

Campo Significado

Código Código que identifica a la Entidad dentro del hotel.

Longitud: 8 caracteres alfanuméricos.

Cód. Ext. Código que identifica a la Entidad fuera del hotel (ejemplo código

cuenta cliente en el sistema contable).

Permite consolidar la información a nivel corporativo.

Si coincide con el código interno se teclea el mismo valor.

Longitud: 8 caracteres alfanuméricos.Entidad Las Entidades marcadas con “Entidad” son entidades con

contracto o agencias mayoristas.

Dirección Las Entidades marcadas con “Dirección” son entidades que no

tienen operadores asociados que apenas son usados para

facturación.

Color Es el color que identifica a la Entidad en el Planning de

Habitaciones.

Se recomienda atribuir un color para todas las Agencias de Viaje,

otro para las Empresas, etc.

Remítase al tema “Definición del color que identificará a la

Entidad en el Planning de Habitaciones” de este mismo capítulo.

AG/Contrato Si se marca esta casilla, los ingresos que reporte dicha Entidad

se considerarán Ingresos de Paquete, de lo contrario son

Ingresos de Bolsillo.

Los ingresos de las Agencias de Viaje se consideran, por lo

general, ingresos de paquete.

Tipo Tipo de Entidad.

Se escoge uno de los valores previamente definidos en la opción

Archivos – Parámetros - Tipos de Entidades

Ejemplo: Agencia, Empresa, etc.

Categoría Categoría de la Entidad.


Archivos – Entidades – Categoría de Entidades

Inactiva Permite marcar si la agencia o empresa se encuentra activa o no.

Contabilidad Cuentas contables asociadas a la agencia o empresa según cada





Campo Significadoconcepto que se especifica en la pantalla, C. Contable, Depósito

Anticipado, Pago de Más de la entidad más comisión.

Nombre Nombre de la Entidad.


Dirección Dirección de la Entidad.

Para cambiar de una línea a otra se oprime Ctrl+Enter.


País País de la Entidad.

Se teclea el código del país o se escoge en la búsqueda que se

habilita oprimiendo el botón

Longitud: 3 caracteres alfabéticos.

Región Zona donde radica la Entidad.


Archivos – Regiones

Ciudad Ciudad donde radica la Entidad.


URL (site) Dirección del correo electrónico.Longitud: 30 caracteres.

Prepago Las reservas que pertenezcan a las Entidades que se les active

este parámetro, deben tener un depósito anticipado para efectuar

el check-in de cualquier tipo de operador.

Contactos Nombre, teléfono y fax de funcionarios de la Entidad, esto se

agregan por el menú de Archivos- Entidades- Contactos

Mayorista Permite marca si la agencia es mayorista, en cuyo caso se le

asocian agencias minoristas, las cuales son las que se le definen

los operadores.Representante Indica que la Entidad Representa otra Entidad minorista, a las

cuales son la las que se definen los operadores.

Pertenece A Permite especificar la dependencia de una agencia minorista a

cual mayorista pertenece.

Representada

por

Es el nombre de la Entidad que representa a otra.





Campo SignificadoOperadores Un operador es un contrato u oferta especial, por lo que tiene

asociado una Tarifa de Precio (Diaria o Paquete).

Puede tener asociado un Allotment de los previamente definidos

en la opción Ventas – Allotments

Puede tener un % de descuento en relación con la Tarifa de

Precio definida. Este descuento puede incidir en: Habitación,

Habitación y Desayuno, Habitación y Comida o Todo el Paquete.

Un Operador es único para una Entidad.

Una Entidad puede tener varios Operadores.Cada Entidad debe tener al menos un Operador si la entidad no

es mayorista o representante.

Facturar a: Información Comercial:

La factura toma la descripción de los campos de información

comercial, (nombre, número fiscal dirección).

Información Fiscal:

La factura toma la descripción de los campos de información

comercial, (nombre, número fiscal dirección).

Contabilidad

Contactos

Observaciones

Facturación

Banco

Otros

Internet

SIGNIFICADO DE LOS CAMPOS DE LOS OPERADORES





Campo SignificadoCódigo Código que identifica al Operador.


Nombre Nombre del Operador.

Cuando se hace una reserva de Entidad es necesario definir el

Operador a utilizar y existe una ventana que muestra el Nombre

de todos los operadores que ésta tiene asociados, por lo que se

recomienda que sea descriptivo, es decir que brinde la

descripción del contracto. Longitud: 40 caracteres alfanuméricos.

Cupo Allotments de ese contrato.Se escoge uno de los previamente definidos en la opción Ventas

– Allotments

Puede quedarse en blanco.

Paquete Se escoge uno de los previamente definidos en la opción Ventas

- Precios – Paquetes

Paquete y Tarifa Precios son excluyentes.

Tarifa Precios Se escoge una de las previamente definidas en la opción Ventas

- Precios - Diarias

Paquete y Tarifa Precios son excluyentes.

Tipo Descuento

% Por ciento de Descuento en relación con el Paquete o la Tarifa de

Precios escogida.

Descuento

Incidencia

Se escoge el concepto que afecta el cálculo del Descuento:

Habitación, Habitación y Desayuno, Habitación y Comida o Todo

el Paquete.

Descontar de Concepto sobre el cual se descuenta el valor calculado.

NewConta Cuenta de NewConta a la que irán las facturas asociadas a este

operador. Longitud: 8 caracteres.

Estado Estado que puede tomar el Operador. Se escoge de los

previamente definidos en Archivos- Entidades- Estados de

Entidades

Stop de

Reservas

Para marcar si para este operador no admite hacerse reserva por

el momento

Stop de Chek In Para marcar para no permitir hacer check in para este operador

Prepago Si esta operador está considerado como prepago





Campo Significado

C. Contable,

Depósito Anticp.

Pago de Más,

Descuento,

Cuentas contables asociadas a la agencia o empresa según cada

concepto que se especifica en la pantalla, a nivel de operador.

Tipo de

Operador

para enmarcar a los operadores puede ser uno de los siguientes

Mostrar enInternet

Mostrar en

NewPlan

Además en la definición de los Operadores existe la posibilidad de asociarle

determinadas ofertas ya insertadas en el sistema . Al oprimir este botón

se muestra la siguiente pantalla para asociar alguna de las ofertas que se encuentran

en el lado derecho al operador seleccionado

.

Por último los operadores con el botón existen un grupo de

información a parametrizar o no para cada operador, incluyendo cuentas contables

distintas para cada operador si fuera necesario.





COMISIONES (PARA LOS OPERADORES POR ENTIDADES).

Los Operadores pueden recibir de la ficha de Entidad los datos referentes a lascomisiones generales de las agencias. Pero también lo pueden cambiar a nivel de

Operador, afectando así las ventas relacionadas con este contracto.

“Porc”- por ciento de comisión a calcular sobre el valor de la diaria.

“Valor de Factura”

Bruto- la factura final es emitida a la agencia incluyendo en el

valor total, la comisión del contracto.

Neto- a factura final es emitida a la agencia no incluyendo en el

valor total, la comisión del contracto.

DEFINICIÓN DA COLORES ENTIDAD EN EL PLANNING DE ALOJAMIENTOS

1. Presionar el botón de la casilla Color.





2. Seleccionar el color deseado, en la pantalla que aparece a continuación y oprimir el botón OK.

STOP DE RESERVACIONES Y/O CHECK IN DE UNA ENTIDAD.

En ocasiones la Dirección del Hotel ordena suspender las operaciones con algunaEntidad con la que tenemos contratos. Esta opción garantiza que, por equivocación, se

introduzcan reservas y/o se efectúe el check-in a clientes que viajan por entidades que

se encuentran en esta situación.

Este mecanismo se aplica a los operadores de la Entidad lo que permite, por

ejemplo, suspender las operaciones con los clientes asociados al operador de la

“Oferta Especial para mayores de 60 años” y sin embargo se mantenga todo lo

relacionado con el operador de la tarifa del contrato para la temporada vigente, etc.,

ejemplo:

Stop de Reservas:

Por el menú de Entidades el operador tiene activada la opción Stop de Reservas, al

tratar de escoger el operador en el menú de insertar una reserva este no aparece:





Stop de Check-in:

Por el menú de Ventas – Entidades se selecciona la entidad y luego se visualiza el

operador y luego con la tecla se activa o desactiva la opción Stop de

Check-in,

Si el operador tiene activada la opción Stop de Check-in, cuando se quiere hacer un

check-in a una reserva que tenga esta entidad y operador el sistema no lo permite y

despliega el siguiente mensaje:

Pre-Pago

Por el menú de Entidades el operador tiene activada la opción Prepago, cuando se

quiere hacer un check-in a una reserva que tenga esta entidad y operador el sistema

despliega el siguiente mensaje:





DATOS ADICIONALES DE LA FICHA DE ENTIDAD

Insertar Información Fiscal En esta sección introducimos la información fiscal de la entidad que incluso puede ser

copiada de la información comercial, oprimiendo el botón que está en la parte superior

izquierda.

Insertar contabilidad En esta sección definimos las cuentas contables generales de la entidad, aunque cada

operador puede tener una distinta a la entidad, por regla general son aplicados a todos

los operadores, para ellos usamos el botón que transfiere este dato a cada

operador definido en la parte inferior de la pantalla.





Insertar Contactos En esta sección se definen los contactos asociados a la entidad.

Para asociar un contactos damos insertar desplegándose una pantalla con todos los

contactos posibles que existen ya introducidos, para seleccionar uno de ellos por el

botón escoger.

Pero si precisamos introducir alguno que no esté en esta pantalla por el botón insertar

creamos un nuevo contacto, que puede ser contacto o vendedor interno o externo si

se marca el box de esta categoría como tal





Insertar observaciones En esta sección podemos insertar las observaciones asociadas a las entidades. Estas

observaciones luego pueden ser consultadas en la ficha de reservas para esa entidad.

Insertar Facturación

Acá se selecciona como va a ser facturada la Entidad, el tipo de factura (Resumida o

Detallada) y la Información Facturar Master (Entidad o Cliente): que en dependencia

de la selección hecha es como va a ser facturada la Entidad.

La Factura Resumida es usada para facturar varias reservas a la vez, en la facturaespecifica los datos de la reserva y el valor.

La Factura Detallada desglosa todos los servicios prestados a los clientes.

En Facturar Master es posible cambiar las instrucciones de facturación de las reservas

haciendo con que las diarias de las reservas se facturen por default con titular de la

factura la entidad o el titular de la reserva. O un otro huésped.





Las comisiones si son definidas aquí, entonces usando la tecla podemos definir

de forma general para todos los Operadores de esta entidad la misma comisión, pero

también puede hacerse por separado para cada operador ver: Comisiones (para los

Operadores por Entidades).

Insertar Banco En esta sección introducimos los datos bancarios asociados a la entidad. Se especifica

el banco principal de la misma.

Así como la tarjeta de crédito asociada a dicha entidad, así como el código de

validación.

Insertar Otros. En esta sección definimos algunos otros elementos de parametrización asociados a la

entidad para que funcione con los mismos de manera por defecto, ellos son:





A las entidades se lo pueden definir por default un origen y un segmento de mercado

se hace con que al hacer una reserva a esta entidad el sistema lo tiene en cuenta por

default.

Si una entidad tiene marcada “Requiere Autorización de Check-In” las reservas deesta entidad tienen que autorizar el Check-In (mediante el check de la opción “Check-

In Autorizado”).

Voucher Obligatorio- cuando marcado en la entidad, obliga que las reservas se

inserten el numero localizador o de voucher.

Desvíos- cuando marcado significa que esta entidad es usada para recibir reservas de

otros hoteles del complexo. Tiene en cuenta lo Booking Position.

Pre-Pago- cuando marcado significa que las reservas de esta entidad, antes de hacer

Check-in hay que efectuarse lo cobro parcial o total de la reserva. Todavía, se puede

hacer un controle para que el sistema no obligue el prepago pero emite una mensaje

de alerta (eso se hace mediante parámetro general).

Retención cuando la entidad tiene efectos de retención con relación al manejo de los

pagos de impuestos, según la legislación fiscal.

Marketing cuando esta entidad es utilizada para el tipo de facturación Marketing, que

en este manual se explica en los casos especiales de facturación .

Esquema de Impuesto. Que esquema de impuesto por defecto utilizara siempre la

entidad

Representante o Mayorista, especifica si la entidad es una de estos conceptos. Es

importante señalar que las entidades en esta categoría no llevan definición de

operadores, ya que sirve para asociar a las entidades a una de estas.





Perteneciente a, Representada por: son para clasificar a la entidad en caso que

existiera, si la misma pertenece a una mayorista, o es representada por alguna entidad

representante (ambas debe estar creadas previamente como Mayorista o

Representante).

Este Check se emplea cuando la entidad utiliza precios

variables y define que los mismos se fijan en la inserción de reservas, sino se hacen

en el Check In.

Estos dos Check se emplean para indicarle a los utilizadores que cuando hacen

reservas si tiene un periodo definido en el primer dato el PMS bloquea la inserción de

las mismas, para recibir reservas y el segundo que en el rango de fechas

especificadas no se admiten modificaciones a las reservas ya insertadas.

Insertar offshore En esta sección se insertan los datos por periodos de los % de OffShore de la entidad.

Esta información solo aparece disponible para ser llenada si existe definido en los

parámetros generales que se trabaja con este sistema de facturación, así como datos

necesarios parametrizar que serán explicados en casos especiales de facturación.





Insertar Internet Esta opción es sólo para aquellos hoteles que tengan WebNewhotel para hacer las

reservas por Internet, y lo que significa es que en estos periodos seleccionados las

reservas que se hacen por Internet, será obligatorio, para los periodos seleccionados,

que se reserven la cantidad de noches definidas.

En esta parte se define que operadores existentes para la entidad serán los utilizados

para las reservas vía internet atendiendo a un determinado periodo, para cuantas

noches, para que días de la semana pueden estar disponibles y para que operador y

tipo de habitación.

Además de estos datos se debe definir para que TIPO, sobre el periodo, se aplica lamisma, pudiendo ser:

• Fecha Entrada

• Por Ocupación

• Fecha Salida

• Camas Extras

Esto quiere decir por ejemplo, tomando el caso de la Fecha de Entrada, que todas las

reservas cuya fecha de entrada este en el periodo de la tarifas definida pueden

hacerse reservas con ese operador.

Además de lo anterior existe otra condición que la restricción para poder reservas

bajo esa tarifa y cuyos valores pueden ser:

• Mínimo de Noche

• Máximo de Noches

• O que exista bloqueo de inserción en ese periodo, en cuyo caso no se admiten

reservas





Exportar Facturas

Si la entidad tiene algunas características cuyas facturas se exporten a ficheros o

sistemas externos, puede parametrizarse en esta sección para que en el proceso de

facturación o en el proceso de cierre de dio se genere la exportación

Los formatos permitidos por el PMS son los que se muestran en la pantalla anterior y

sus características son los que emite el fabricante del tipo de fichero anteriormente

relacionado

La marca Exportar PGO es para decir que entidades se exportar a un fichero de

prepagos.

IDS

IDS significa Internet Distribuition System – Aquí se coloca la información referente

al distribuidor para el acceso a través de WebNewHotel





Criterio de selección

En estas sección podemos seleccionar cuales son los criterios de búsqueda rápida

que asociamos a esta entidad.

Estos valores iniciales son creados en Archivos Parámetros Criterios de Selección

ESTADOS DE VENDA

Ventas – Entidades - Estados de Venta

Los estados de venta son aquellas ventas que aun no han sido registradas como

reservas, pero que en se consideran para el análisis comercial de la posible ocupación

esperada.

1. Permite registrar las habitaciones que la Agencia de Viajes reporta que tiene

vendidas.

2. Es una herramienta útil para los comerciales del hotel.





3. Las habitaciones vendidas se registran por Entidad / Operador/Tipo de Habitación /Día o Entidad/Tipo de Habitación/ día, mediante forma de trabajar del hotel.

4. Los estados de venta pueden ser introducidos considerando el operador (contrato)

o a nivel de entidad puramente, como se muestra en la pantalla de ejemplo de esta

explicación.

Para cambiar el modo de hacerlo de una forma a otra se hace atendiendo al

parámetro general siguiente:

Debe tenerse en cuenta que los estados de ventas introducidos en una forma uotra no son trasladados, o sea si inicialmente los introduzco a nivel de entidad y

luego cambio el parámetro para trabajar con operadores los anteriores se pierden.

PROCEDIMIENTO PARA INTRODUCIR EL ESTADO DE LAS VENTAS

1. Opción Ventas – Entidades – Estado de Ventas

2. Escoger la Agencia de Viaje (Entidad), el Operador y el período de tiempo que se

pretende registrar.


4. Haga clic sobre el recuadro de acuerdo a la habitación y fecha deseada para

digitar la cantidad. . Para copiar el mismo valor en el periodo “Para” definido

basta usar





CONSULTA DE ESTADOS DE VENTA

En este menú se realiza la consulta del comportamiento de los estados de ventas.

MEDIA PAX PARA ESTADOS DE VENTA

Este menú permite insertar la media de pax por reservas para los estados de venta





SOLICITUD DE DEPÓSITO

Por esta sección consultamos e insertamos las solicitudes de depósitos a las

entidades.

Para poder insertar una solicitud debe previamente creado en Archivos Parámetros

Documentos, el tipo de documento solicitud de depósito, para luego según esta

plantilla de Word configurable para cada cliente, se envíe el mismo por los métodosque brinda el PMS.

Y además los restantes parámetros si es que pretendemos enviar la misma vía e-mail.

La pantalla para insertar una nueva solicitud es la siguiente:





BLOQUEO DE INSERCIÓN Y ALTERACIÓN

Aquí podemos llegar desde Ventas/Entidades/Bloqueo Inserción/Alteración.

El bloqueo se asigne a una o varias agencias a la vez pudendo especificar el bloqueo

por contracto con tipo de habitación, pudendo así a la agencia asignar más ventas de

otros operadores o tipo de habitación.

El Stop Sales de las agencias también se puede asignar con más precisión el menú de

Ventas- Entidades- Bloqueo de Inserción o Alteración.





PRECIOS

SERVICIOS

Permite introducir los valores para los precios de los servicios

Para crear una nueva tarifas para el servicio se hara por la pantalla siguiente:





Estos precios que se definen a los servicios, son los utilizados cuando se crean lospaquetes, donde intervienen tanto tarifas como servicios adicionales, estos se crean

en esta sección.

PRECIOS DE DIARIAS

1. El acceso a esta opción es por Ventas – Precios – Diarias.

2. La Tarifa de Precio Diaria es el precio que se carga automáticamente en la cuenta

Máster de todos los huéspedes en el proceso de Cierre del Día.

3. Los elementos fundamentales que determinan el precio de la Diaria son el Tipo de

Habitación y la Modalidad de Pensión.

PROCEDIMIENTO PARA CREAR UNA DIARIA






2. Debe llenar los siguientes datos:

Campo Significado

Código 6 caracteres alfanuméricos

Descripción 40 caracteres alfanuméricos

Moneda Moneda del Contrato

Tipo de Tarifa Tiene dos posibles valores: Entidad y Directo

Nota: en campo enmarcado en negro se muestra si en los parámetros de facturación

aparece marcado el criterio de usar la descripción de las tarifas.





En los Parámetros de Facturación del sistema (Utilitarios- Parámetros-

Facturación), se definen las secciones y servicios en los cuales se desglosará la

Diaria, en caso que se desee que una Tarifa en especifico se desglose en otras

secciones y servicios, será necesario indicarlo en la misma tarifa, según las casillas de

cada servicio (ver figura anterior donde se especifican servicios y secciones diferentes

a la de los parámetros, ya que si fueron los estándares esto aparece en blanco)

Si los precios de la tarifa, son con Impuestos Incluidos, debe marcarse el check box

habilitado para eso.

Si los niños cuentan para el cálculo del suplemento single, querer decir que se tengo

un niño con un adulto en la habitación lo cobro es el valor del Adulto + Niño +

Suplemento single.

Los “Precios Dinámicos (Repetir Periodos)” permite que en el contracto se pueden

duplicar o sobreponerse días en los periodos de contracto fijando o no el precio en las

reservas que ya están hechas asociadas a ese contracto, tenido en cuenta la fecha de

creación del periodo. Este tema se explica mejor en el tema “Tarifas con periodos

solapados, variables, fijos y precios diario)

Al definir los tipos de habitación, se asocian a lo que llamamos Modelo A, B, C, E.

Estos modelos identifican la forma de calcular los valores en las tarifas, y son los

siguientes:





• Modelo A – Precio por Personas

• Modelo B – Precio por Habitaciones

• Modelo C – Precio por Tabla Matricial

• Modelo E – Precios por Intervalos

Adicionalmente a estas existen otros tipos de tarifas, las cuales las explicaremos en

este manual y que se resumen en:

• Tarifas Tipo D – Tarifas por Incremento de Pensiones • Ofertas D – Ofertas de descuentos sobre los servicios

• Tarifas Yield Variables – Tarifas variables o también conocidas como

dinámicas

Los tipos de habitación se asocian al modelo que más se utilice (se puede

parametrizar en el menú Utilitarios- Parámetros- Subsistema de Habitación- Tipo)

Ejemplo:

Si el tipo de habitación AMB está declarado para todo el sistema, como Modelo A,

quiere decir que a la tarifa que se asocie a este tipo de habitación calculará sus

precios por persona.

En caso que un tipo de habitación necesitemos utilizarlo en una tarifa, para un modelo

diferente al que tiene asociado, debemos especificarlo en la lista enmarcada en

Modelos Tipos de Habitación.

Ejemplo:

El tipo de hab. AMB está declarado para todo el sistema, como Modelo A (precios por

persona), pero para la Tarifa X, necesitamos que este tipo de habitación calcule como

el modelo B (precios por habitación).

Se selecciona el tipo de habitación AMB y en el campo de selección de la derecha se

toma el





Modelo B, luego se oprime el botón de .

3. Para salvar los cambios oprimir el botón .

4. En la parte inferior de la pantalla se debe seleccionar una fecha inicial y una final

que identificará el periodo de vigencia la tarifa, luego oprimir el botón de

el rango seleccionado pasa al parte inferior ejemplo:

Nota: El campo Cambio Fijo se llena si en el contrato se fijó un rate de cambio que difiere del especificado para cada moneda en la opción Recepción –

Cambios.

5. Seleccionar el período insertado que queremos actualizar y oprimir el botón

.

6. En esta parte del menú oprima el botón Insertar:





Se despliega los tipos de habitación a continuación seleccione uno y oprima el botón

OK

7. La pantalla que se muestra para definir los precios estará acorde con el Modelo

que el Tipo de Habitación escogido tiene asociado: Modelo A o B.

8. Especificar cómo el sistema deberá desglosar la Diaria en los diferentes conceptos

que la componen: Habitación, Desayuno y Comida(s), pudendo en las comidas

definir el valor referente a 1 o 2 Comidas y separar el valor referente a 1 o 2

Bebidas.

PERIODOS DE BLOQUEO.





Se utiliza para bloquear la asignación de este contracto/ tarifa a una reserva en elperiodo especificado.

PRECIO DE LA COMIDA DE LOS ADULTOS.

Debe especificar cuánto debe cargarse al Desayuno, 1 Comida o 2 Comidas.

Pensión Significado Desayu

no

1

Comida

2 Comidas

EP ALOJ: Solo Alojamiento

CP A/D: Alojamiento y Desayuno X

MAP M/P: Alojamiento, Desayuno y Cena X X

AP P/C: Alojamiento, Desayuno, Almuerzo y Cena X X

TI T/I: Todo Incluido (All Inclusive) X X

Si oprime el botón que aparece en el bloque Comidas, se visualizan en las

casillas Desayuno, 1 Comida y 2 Comidas los valores definidos en los campos

Desayuno, Almuerzo y Cena de la opción Utilitarios – Parámetros – Subsistema

de Facturación, pero convertidos a la moneda del contrato.

PRECIO DE LA COMIDA DE LOS NIÑOS.

1. Si es igual al precio de la Comida de los Adultos los campos Descuento e

Incidencia se dejan en blanco.

2. Si existe un % de descuento en relación con el precio de un adulto se especifica

ese valor en el campo Descuento y en Incidencia se seleccionan los conceptosque afecta ese descuento.

3. El Descuento puede afectar: Desayuno, Desayuno y 1 Comida, Desayuno y 2

Comidas, 1 Comida o 2 Comidas.





También se puede definir los precios de los niños mediante la ventana que sevisualiza al oprimir el botón niños (funciona como una excepción, que puede ser por

orden de niños o por edades)

Cualquier variante que se facture diferente a la tarifa habitual puede definirse en la

opción donde se especifican la cantidad de Adultos y Niños y el

precio total que deben pagar por la Modalidad de Pensión.

PRECIOS PARA OTROS SERVICIOS ASOCIADO A LA DIARIA

También cuando definimos una diaria podemos indicarles otros servicios adicionales a

considerar que no están dentro del precio estándar de la misma si no que se agregan

en estos casos.

Para ellos usamos la parte inferior de la pantalla.





MODELO A (PRECIOS POR PERSONA).

Tarifa de Precios – “Modelo A”

Notas:

• Los precios de la Habitación están dados en Media Doble, es decir son

precios individuales (por pax) partiendo de una ocupación doble.

• La Cama Extra se considera a partir del Nº Máximo de Personas que admite

un Tipo de Habitación. Ejemplo: La Habitación Standard tiene definido un

máximo de 2 personas, es por ello que el precio de Cama Extra se aplicará a

partir de la tercera persona (se incluye la tercera) que se registre en una

habitación.





• Si en una habitación hay registrados Adultos y Niños prevalece el Niño a la hora de aplicar el precio de la Cama Extra. Ejemplo: 2 Adultos y 1 Niño en

una habitación Standard se aplica el precio Cama Extra – Niño.

• El Suplemento por Sencilla se aplica cuando la ocupación de una habitación

es inferior a su Capacidad Máxima. Ejemplo: 1 Adulto en una habitación

Standard debe pagar este suplemento.

Precio de la Habitación

Campo Significado

Precio Adulto Precio de un Adulto en una habitación con Ocupación

Doble (Media Doble).Precio Niño Precio de un Niño en una Habitación con Ocupación Doble.

Puede especificarse un valor o un % de Descuento con

relación al Precio del Adulto.

Cama Extra Precio de la Cama Extra.

Puede especificarse un valor o un % de Descuento con

relación al Precio del Adulto.

Suplemento Suplemento que debe pagar un huésped por una





Campo SignificadoIndividual ocupación sencilla.

Puede especificarse un valor o un % del Precio del Adulto.

Cómo obtener el Precio de la Habitación – Modelo A

Ocupación

Precio Cama Extra Suplemento

Individual

Adulto Niño Adulto Niño Adulto Niño

2 Adultos 2

3 Adultos 2 1

1 Adulto 1 1

1 Adulto y 1 Niño 1 1

2 Adultos y 1 Niño 2 1

1 Niño 1 1

2 Niños 2

3 Niños 2 1

1 Adulto y 2 Niños 1 1 1

Nota: Se tomó como referencia una Habitación con Capacidad Máxima de 2

personas.





MODELO B (PRECIOS POR HABITACIÓN).

Precio de la Habitación - Modelo B

Mínimo- precio para el Adulto con número de personas ≤ a lo mínimo definido en el

tipo de habitación.

+ 1 Persona - precio definido para adulto se el número de personas es igual mínimo +

1

+2 o + 3 Personas- precio definido para adulto se el número de personas es igual

mínimo + 2 o +3 personas





Descuento- % descuento aplicada al valor de un adulto se el mínimo es 250.00 € y elmínimo de personas es igual a 2 en el tipo de habitación, entonces 50 % descuento =

(250 : 2) x 0.50= 62,50 €.

Excepción en el Precio de la Habitación.

Cualquier variante que no cumpla con la lógica que se aplica al modelo asociado al

tipo de habitación seleccionado puede definirse en la opción en la

que se especifican la cantidad de Adultos y Niños y el precio total que deben pagar por

ese tipo de habitación.

Ejemplo: En un contrato firmado en USD se especifica lo siguiente:

Condición Precio

Adulto 30.00 €

Suplemento Individual 12.00 €

1 Adulto con 1 Niño El Adulto pagará un Suplemento por Sencilla y el

Niño un 50 % del Precio del Adulto.

Adulto: 30 + 12 = 42 €

Niño : 30 * 0.5 = 15 €

Total : 42 + 15 = 57 €

Si el valor del adulto o del niño varía en relación al valor Standard de habitación

entonces en “Especiales” se puede definir el valor de habitación haciendo variar la

cantidad de personas y estableciendo un valor fijo por las variaciones de cantidad.

Excepciones de Habitación





Con esta excepción estamos a decir que el valor total de habitación de dos adultos conun niño son 80 € y no lo que esta prev0, 00 ,00 no lo que esta pr iamente definido en

la tarifa de habitación que seria 2 Adultos = 60 € + 1 niño = 15 € no total de 75 €.

En relación a habitaciones existe también la excepción de los niños en que los precios

de estos se pueden definir por edad o por orden.

Por edad el sistema puede usar los rangos de edad previamente definidos en la tarifa

de precios.

El precio se puede definir en función de la orden de los niños.

En este caso estamos diciendo que el primero niño de la habitación se la cobra el valor

de 15.00 € de habitación y al segundo niño el valor de 25.00 € por la habitación.

Las mismas variaciones se pueden aplicar en relación a excepciones de las comidas

que pueden variar por cantidad de personas, modalidad de pensión y topología de

habitación.





Esta excepción quiere decir que 2 adultos + 1 niño en una habitación del tipo TVM(Twin Vista Mar), en modelo de pensión completa (Full Board) se le va cobrar por el

desayuno de los tres (2 Adultos + 1 niño) 15 €, por dos refecciones 90 € e dos

bebidas 30 €.

Las excepciones de las comidas también se pueden aplicar a los niños:

En este caso, 1 niño en media pensión con edad entre 6 años y os 11 años, en una

habitación TVM se le cobra 10 € por el desayuno y 30 € por la refección (comida +

bebida).

Cuando el sistema va a efectuar el cargo de la diaria en el Cierre del Día, busca como

primera variante si hay una Excepción de precio para la combinación de adultos y

niños especificada en la reserva, o por la edad o por el orden de los niños. Si el valor del niño es por edad o por orden se define en la reserva. Si no existe, toma el valor de

la Tarifa Diaria de Precios.





MODELO C PRECIOS POR TABLA MATRICIAL.

Figura 1

Figura 2

En el modelo de Precios Matriciales, los valores de Alojamiento, Desayuno y Comidas,

se definen para cada plan, y no son únicos para todos los planes, como en los

modelos A y B, con este modelo se hace más flexible la configuración de las tarifas.

A





Los valores de Cama Extra y Suplemento son aplicables por igual, para adultos yniños, pudiéndose hacer la excepción de niños, desmarcando la casilla: Utilizar Cama

extra en niños cuando sea aplicable.

El valor por cálculo de adulto extra puede ser definido en % descuento o en valor.

Se está definido en % descuento entonces se puede definir sobre qué servicio va

incluir el descuento (habitación, pensión, en el total del contracto).

Además de eso, el descuento del adulto extra se puede definir por orden, o sea,

estableciendo una % descuento distinto para el 1º adulto extra marcando en la tarifamatricial la opción que dice “Orden”.

En los casos de las tarifas matriciales se puede aplicar en simultaneo los precios por

edad y por orden cuando se habla de niños.

Está definido por Adulto de la siguiente manera:

Las pensiones dicen:

Modelo Español Modelo Internacional

H - Solo Alojamiento AP- Aposento

HD - Alojamiento y Desayuno BD- Bed and Breakfast

MP – Alojamiento, Desayuno y una Comida HB- Half Board

PC – Alojamiento, Desayuno y 2 Comidas FB- Full Board

AI – Todo Incluido AI- All Included

Los precios de los niños en este tipo de tarifas se pueden definir en descuento y en

valor.

En descuentos, el descuento se aplica en función de la edad, de lo número de niños y

del número de adultos de la reserva.





En este caso se define que el primero niño cuando acompañado con un adulto, se ten

edad entre 0 y 2 años se le aplica un descuento de 10% y si tiene entre 3 y 5 años se

aplica un descuento de 30%.

Si en la tarifa se define el precio de los niños en valor se puede construir para cada

eso el valor a cobrar en dependencia de lo número de adultos, niños y hacer variar el

precio del 1º, 2º y restantes niños de la reserva, o en dependencia de la edad

(consonante definido en la reserva).

En este caso determina que una reserva con 1 adulto y 2 niños, al segundo niño de la

modalidad de pensión HB se cobra por habitación al segundo niño el valor de 25 € e

por el desayuno 7.04 €, la comida 14.05 € y pela bebida 1.75 €.

MODELO D (PRECIOS POR INCREMENTO DE PENSIÓN)

Las Diarias D trabajan por periodos de precio y periodos de fecha, dentro de cada

periodo se manejan los días de la semana. Esta herramienta permite modificar por

ejemplo los precios de solo los días de fin de semana de un periodo.





Creación de una Tarifa (D)

El proceso es similar al crear una tarifa Diaria (A, B, C, E).

Oprimir el botón que está en la parte superior derecha

Llenar los datos de la ventana:





Campo Significado

Código Código de la tarifa

Descripción Nombre de la tarifa

Tipo de Tarifa Si es una tarifa de Entidad, o Directo

Activa Tarifas que se encuentra activa o vigente

Impuesto Incluido Si lleva los impuestos incluidos dentro del

valor de la tarifa.

Modelos de Tipo de

habitación

Se insertan los Tipos de habitación que se

quiere que aplique la tarifa

Luego de grabar la tarifa tendrá una pantalla similar a la siguiente:





El botón de sirve para crear una tarifa en base a una ya existente.

Precio

Se ingresan los valores de los tipos de habitación que se vaya a configurar

Campo Significado

Fecha de inicio Fecha de inicio del valor de Alojamiento

Fecha Final Fecha final del valor de Alojamiento

Campo Significado

Tipo de Habit Tipos de habitación al cual se le asignael valor a cobrar

Ocup Número de personas que ocupara por

tipo de habitación

Mod Pensión Son los tipos de pensiones alimenticias

que se asigna al tipo de habitación que

se esté configurando. Alojamiento (AL),

Media pensión (MP), Pensión

Completa. (PC) Todos los Servicios

(FC),Cambio Fijo Valor que se usa para convertir el valor

de la diaria en la moneda extranjera.

Importe Valor de alojamiento

Días en que aplica los valores

ingresados





Descuento Adultos / Niños

Se ingresan los valores de los descuentos de adultos, los campos de Fecha Inicial,

Fecha Final, Tipo de habitación, Modalidad de Pensión, funcionan igual que en la

opción de Precio

Incidencia de Descuento

Si el descuento afecta a los conceptos de Habitación, Habitación más Desayuno,

Habitación más Comidas, Habitación Desayuno más Comidas, Desayuno más

Comida, Todo los servicios.

En la opción de “Descuentos Niños” los campos de descuentos tienen el siguientesignificado:

Campo Significado

% 1N Porcentaje de descuento de un niño (10%.

20%, etc.)

Valor 1N Valor del descuento en números de un niño

De Edad inicial (ejemplo: de un año)

A Edad final (ejemplo: a Cinco años)

%+2N Valor en porcentaje de Dos niños (10%. 20%,etc.)

Valor 2N Valor del descuento en números

De Edad inicial (ejemplo: de un año)

a Edad final (ejemplo: a Cinco años)

Pensión





Se ingresan el importe que van a afectar el tipo de pensión: Alojamiento (AL)

Alojamiento más Desayuno (AD) Alojamiento más Desayuno y una Comida (MP)

Alojamiento mas Desayuno más dos Comidas (PC), Todos los Servicios (FC).

El valor del importe segué por default la distribución definida en el subsistema de

facturación (porciento distribución Default Tarifa D). De cualquier forma se puede

definir el % que afecta cada refección en relación al importe total (Pensión)

Servicios

Se ingresan los valores por Secciones y Servicios. Los parámetros “A la Entrada” y

“Toda la Estancia” son mutuamente excluyentes, es decir no se activan juntas

opciones al tiempo, lo mismo ocurre con las opciones de “Por Reservas” y “Por

personas”.

Campo Significado

A la entrada No aplica en la fecha de entrada.

Aplica en la fecha de entrada.

Toda la Estancia No aplica para todo el periodo de la

estancia.

Aplica para todo el periodo de la estancia

Por Reservas No aplica por Reserva.

Aplica por Reservas

Por Personas No aplica por personas.

Aplica por personas

Ejemplo: en la sección bar el Pelao el Valor por el servicio de Cigarrería por persona

es de $5000.oo y el de Licores y Bebidas es de $10,000.oo durante toda la Estancia:





Para asignar una Tarifa D a una reserva esta se busca en el campo de Tarifa:

Campo de Selección de la Tarifa en la Ficha de Reserva





OFERTAS D

Las ofertas D trabajan o afectan a las tarifas asignadas a las Entidades o Agencias,

consisten en la definición de periodos donde se presentan descuentos sobre los

servicios o el cobro menor en el valor de noches.

MENÚ OFERTAS D

El primer bloque del menú sirve para buscar un Entidad a la cual se le desea aplicar

una oferta:

Buscar una Entidad





Se tiene dos modalidades de oferta:

OFERTAS DE CAMBIO

Consiste en el cobro de un número menor de noches que tiene definido una reserva,

una reserva puede tener un periodo de ocupación de 10 noches pero en el caso de

una oferta se cobrará solo seis (6), funciona entre un rango de fechas por tipo de

Pensión (AL, AD, MP. FC) y por los conceptos de:

• Habitación,• Habitación más Desayuno,• Habitación más Comido,• Habitación Desayuno más Comidas,• Desayuno Comida,• Todos los servicios.

Creación de Una Oferta de Cambio

Seleccionar la Entidad usando el botón el programa lo lleva al menú de consulta

de Entidades, en el campo de “Tipo de Oferta” seleccionar “Oferta de Cambio”, en el

campo “Descripción” colocar un nombre para la oferta, y en el campo “Avr” se debe

colocar un código que puede ser numérico alfanumérico; este campo permite que dos

valores sean iguales, para finalizar oprimir el botón de el registro se

posiciona en la parte inferior de la pantalla.





Se habilita la opción o pestaña de Ofertas de Cambio en la parte media del menú:

Medias Pax Para Estados de Venta seleccione una fecha inicial

y una final, luego elija el concepto de Incidencia (Habitación, Desayuno etc.).

Los campos Noc |>| Noc indica por ejemplo que de 10 noches se cobrarán sólo 7, de

la misma forma se hace con los campos de tipo de Pensión, para finalizar Oprima el

botón de Insertar, ejemplo

Para finalizar los cambios oprima el botón de .

OFERTAS DE PROMOCIÓN

Aplica un porcentaje de descuento entre un rango de fechas por tipo de Pensión (AL,

AD, MP. FC) sobre los siguientes Items:

• Habitación,• Habitación más Desayuno,





• Habitación más Comido,• Habitación Desayuno mas Comidas,• Desayuno Comida,• Todos los servicios.

Seleccionar la Entidad usando el botón el programa lo lleva al menú de consulta

de Entidades, en el campo de “Tipo de Oferta” seleccionar “Oferta de Promoción”, en

el campo “Descripción” colocar un nombre para la Promoción, en el campo “Avr” se

debe colocar un código que puede ser numérico alfanumérico; para finalizar oprimir el

botón de el registro se posiciona en la parte inferior de la pantalla:

En el campo de seleccione un rango de fecha para la fecha de

Creación y la Fecha de Entrada, luego coloque el porcentaje de Descuento en el

campo de Descuento, y seleccione el concepto de Incidencia.

Para confirmar los cambios Oprima el botón de .





Para finalizar Oprima el botón de .

APLICAR LAS OFERTAS A UNA ENTIDAD

Para que las ofertas creadas tomen efecto debe visualizar la entidad, en la parte

inferior derecha oprima el botón de aparecerá las ofertas creadas en

el costado inferior derecho:

Si se traslada una oferta con la flecha Verde se declara la oferta como obligatoria.

Si se traslada una oferta con la flecha Roja se declara la oferta como Opcional





Costado izquierdo inferior menú Entidad Ofertas

MODELO E (PRECIOS POR INTERVALOS).

El valor de la habitación es por horas y minutos, se puede configurar cuatro intervalos

de tiempo:

Desde

Rango Inicial en

Horas + Minutos

Hasta

Rango Final en

Horas

Tolerancia o Límite

Máximo de Uso en

Minutos

Precio

0 4 30 $15.oo

4 8 30 $40.oo

8 24 30 $80.oo

El tipo de la tolerancia límite está incluido en el precio final definido.

Para este tipo de reservas por tiempo el PMS permite hacer Check In y Check Out en

el día como reservas existan, dado que la tarifa es horaria y no diaria.





PAQUETES DE PRECIOS

El acceso a esta opción es por Ventas – Precios – Paquete

Esta opción es útil para el caso de Ofertas Especiales donde se facturan menos días

de los que realmente se van a disfrutar, etc. Aunque como en las más recientes

versiones del PMS las tarifas también se le pueden incluir determinadas ofertas, esta

opción abarca más opciones de parametrización fundamentalmente cuando

combinados opciones de descuentos, o situaciones exquisitas que por la opción de

ofertas no sean posibles.

El paquete puede incluir:

1. Una Tarifa de Precio Diaria (Pensión), que debe estar previamente definida en la

opción Ventas - Precios – Diarias

2. Servicios que deben estar previamente definidos en la opción Ventas - Precios –

Servicios

Pantalla: Paquetes Estándar





Campos Llegada, Salida, Nº Orden y Nº Días

Tanto en la definición de la T.Diaria como en los Servicios del Paquete de la pantalla

Paquete de Precios existen 4 campos que le dan gran flexibilidad a los paquetes y

que especifican qué días de la estancia deben cargarse los asientos especificados en

la cuenta Máster de la habitación.

Existen dos tipos de paquetes: “Paquetes todo incluido” (se definen los servicios en el

paquete) y “paquetes no todo incluido” que son usados especialmente para las ofertas

a los cuales se asocia una tarifa de precios más servicios suplementares.

Un ejemplo de un paquete no todo incluido son las ofertas 7 x 6.

En este tipo de paquetes se pueden especificar los días de la estada en que la diaria

se carga en la cuenta corriente, pudendo cargar el valor medio de la estada en cada

noche.

Con este tipo de ofertas se pueden especificar los periodos de las fechas de entrada

de las reservas a los cuales estos paquetes se pueden aplicar, así como un númeromínimo y máximo de noches de aplicación de la oferta y definir se después del

máximo de noches la tarifa en la reserva es extensible o no hasta el final de la estada.

Adicionalmente se pueden especificar servicios suplementarios incluidos en la oferta

con precios distintos para adulto o niños, precio fijo o entonces usar un valor

previamente definido en Ventas- Precios- Servicios.

Otros suplementos se pueden aplicar a la reserva desde la llegada o salida y definir a

partir de qué día se empiece cargar estos servicios (Nº. Orden) así como lo número de

días que se cargan.

Llamo especialmente la atención para la marca que dice “Diaria” en los suplementos,

si está marcada significa que el cálculo del IVA para ese servicio suplementario, el

modelo de IVA (Subsistema de Facturación- Modelo de IVA) se aplica del país de las

diarias de las reservas.





Llegada Salida No.Orden

No.Días

Se cargará:

Todos los días de la estancia.

X 5 A partir llegada 5 días.

X 3 Los 3 días anteriores a la Salida.

3 4 A partir del tercer de la llegada 4 días.

Ejemplos de Ofertas Especiales

Si por el contrario se desea introducir los paquetes para el servicio Todo Incluido, la

pantalla de captura será diferente, como se muestra a continuación:

Donde después de definido los precios para el adulto y los niños, en la segunda parte

de la pantalla se distribuyen porcentualmente esa tarifa en los distintos servicios y

conceptos de servicios.





Además el sistema permite copias tarifas de paquetes facilitando así su introducción.

Para obtener esto es necesario oprimir el botón .

PRECIOS ESPECIALES DE LA TARIFA

El sistema da la posibilidad de establecer precios especiales para Early Booking, Fines

de Semana y días especiales o festivos.

EARLY BOOKING

Con este tipo de Early Booking, como definido en el ejemplo, se especifica que en la

reserva hecha con 5 días de antecedencia en relación a la fecha de entrada y si la

fecha de creación de esta entre el día 01/05/07 y 30/05/07 se aplica 10 % de

descuento sobre el valor de la Habitación.

La definición de la prioridad es importante para la verificación/ utilización del EarlyBooking a hacer en esto contracto en diferentes reservas.

EARLY BOOKING FECHAS





Con este tipo de Early Booking se puede definir que todas las reservas que son

creadas entre 01/05/07 y 30/05/07 y que entran entre 01/06/07 y 30/06/07 tiene un

descuento de 10% sobre el valor de la habitación.

FIN DE SEMANA

Este tipo de especificación permite definir que en la noche de Viernes a Sábado con

de Sábado a Domingo se aplica 10% de descuento sobre el habitación + la pensión de

la reserva.

PRECIOS ESPECIALES





Esta especificación permite definir que se aplica un incremento de 10 € por persona

(adulto o niño) desde el día de la llegada a la 3ª noche sobre el valor de habitación dela tarifa.

DÍAS ESPECIALES

Esta especificación define que en la noche de 24/12/07 a 25/12/07 se aplica un

incremento de 20% sobre el valor de habitación de la tarifa de precios.

FINES DE SEMANA/ TIPOS/ PAXS





Esta especificación define que en las noches de Lunes a Martes y de Martes a

Miércoles , en las habitaciones el tipo TVM, las habitaciones que tienen 2 adultos y 1

niño se le aplica 15% de descuento por noche sobre el valor de la habitación.

DESGLOSE DE LA DIARIA CUANDO SE DEFINE EL PRECIO MANUALMENTE EN LA

RESERVA

Este punto se refiere cuando se crea una reserva y se teclea un valor en el campoDiaria. En este caso el sistema desglosa el precio de la Diaria respetando los valores

de los campos Desayuno, Almuerzo y Cena definidos en la opción Utilitarios –

Parámetros –Facturación. La diferencia de precio se la carga al Alojamiento.

TODO INCLUIDO (ALL INCLUSIVE).

El precio de la modalidad de pensión Todo Incluido incluye los mismos servicios que el

AP, es decir: Alojamiento, Desayuno y 2 Comidas, y además todos aquellos servicios

que fueron definidos en el bloque Todo incluido que se muestra a continuación.

Ejemplo: Precio de un huésped en una habitación Standard (STD) Doble y modalidad

de pensión Todo Incluido.

Ventas – Precios – Diarias (A,B,C,E) Se selecciona una tarifa y se va al botón

.





En estos suplementos también se puede definir el periodo en lo cual estos serviciosadicionales se cargan e la diaria de la reserva.

Servicio Precio

Alojamiento 25.00

Desayuno 5.00

2 Comidas 24.00

Golf 150.00

Banquetes 2000.00

Total $ 2.204.00

TARIFAS CON PERÍODOS SOLAPADOS, VARIABLES, FIJOS Y PRECIOS DIARIOS.

En noviembre de 2006 hubo un cambio muy importante dentro de las funcionalidades

de NewHotel. El problema era que no respetaba el cambio en las tarifas diarias en el

sector hotelero urbano, entonces tuvimos la necesidad de crear nuevos parámetros

generales, por entidades y por tarifas y a continuación explico cada uno de ellos abajo.

Las tarifas con periodos solapados es la siguiente:





Permitir que una tarifa de precio con una temporada (periodo de fechas), sea solapadopor otro, esto es aplicable cuando tenemos que solapar un periodo sin tener que

cambiar las fechas de una temporada anterior, es decir que en un periodo de una

temporada hay un precio diferente manteniendo la que estaba antes.

Ejemplo:

Esta opción no influye en otras decisiones como precios por habitación, por persona o

matricial, porque este parámetro se definido en el cabecera de la tarifa, o sea abajo

podíamos coger cualquier tipo de habitación sin crear ningún conflicto.

A continuación escogeremos un ejemplo de una tarifa matricial.





En el ejemplo anterior se ve cómo, si nosotros queremos hacer la temporada continua

y poner un periodo solapado, no podríamos hacerlo por el método normal, (19/11/2006

a 31/12/2006, - 01/12/2006 a 20/12/2006 – 21/12/2006), pero utilizando los periodos

solapados solo necesitamos poner el periodo que queremos y ya está!.

El sistema solapa los periodos de acuerdo con lo que está en la tarifa, ahora imagina

que por ejemplo, estábamos nosotros en el día 03/12/2006 y la reserva, decía algo

como, OJO!!! Oferta nueva desde el día 05/12/2006 hasta 15/12/2006, precio es25.00€, aquí hay que tener cuidado porque tiene mucho que ver con el parámetro de

la inserción de reservas que es “PRECIO FIJO”,

Entonces hay que poner atención a este parámetro que si queda por defecto en la

inserción de reserva, él por defecto fija el valor de la diaria (basándose en una

fecha/hora, entonces si solapamos el periodo en la tarifa “PG” esta reserva NO va

asumir esa alteración, porque fijamos los valores de la reserva a las temporadas que

estaban definidas hasta el momento de creación de la reserva), si fue una entidad

podemos definir si esa entidad tiene el precio fijo…

Entonces, el parámetro de las reservas para fijar el precio tiene varias funcionalidades

que afectan el precio solapado o no, quiere decir, si tenemos el parámetro activo, lo

que pasa es que el sistema va fijar el precio que fue definido en la tarifa antes de la

fecha que aparece abajo, fecha esa que sirve para nosotros saber que el sistema no

va asumir precios que fueron creados después de esa fecha, por este motivo es que

viene definido activo por default, para que no altere el funcionamiento actual a los





demás clientes que tenemos, pero podemos siempre consultar la reserva quitar lapestañita del precio fijo y de pronto volverlo a poner y el sistema ya actualiza la fecha

para que esa reserva sea afectada por la nueva temporada o lo que sea.

Hay un parámetro general que permite también no fijar el precio de tarifas en las

reservas, es decir que podemos directamente asumir que siempre que exista un

cambio de precio (solapado) las reservas con esa tarifa van asumir luego el cambio de

precio pero siempre manteniendo en los días pasados el precio que estaba.

TARIFAS YIELD (TARIFAS VARIABLES)

Esta opción requiere que activemos un Parámetro Front Office – Reservas

Activando este se activa un botón en la inserción de reserva…

Que sirve para ver día a día los precios que se van cargar, y cambiarlos conforme

queramos poner un paquete, tarifa o precio manual.





El sistema permite cambiar este valor que está en un día intermedio para otro valor.

Atención!!! Que por ejemplo si cambiamos un precio de un periodo existente, el

sistema SIEMPRE va alterar en la reserva, aunque esté marcado el precio fijo o no,

esto sirve para cuando son periodos solapados.





YIELD – TARIFA VARIABLE, MODO DE EMPLEO

Significado de la Pantalla

Nota: como esta pantalla funciona tanto para generar los precios el Yield

manager como para los tarifas variables, estos box que se activan con el





parámetro su empleo es para las tarifas variables no tienen nada que ver con la forma de buscar el yield.

Como Funciona:

Es como definir una modalidad compleja, el ejemplo anterior define que para el día 16

era SS y para el día 17 AD. Si voy a la ficha de reserve y doy click en el botón:

Marcado se muestra la pantalla de modalidad compleja





O sea lo que define es como una modalidad compleja pero para este tipo de tarifa.

Ejemplo de uso de la tarifa yield

Paso 1: Definir los periodos y los precios máximo y minino

Paso 2: Insertamos una reservas donde solo definimos los datos de fecha de entrada

y salida, cantidad de adulto y la Pensión, luego en la parte derecha podemos o

seleccionar una entidad pero para usar el yield debemos desactivar la pestana detarifas para hacer uso de la misma.





Al oprimir la tecla se muestra la pantalla de yield con los precios calculados una

vez que hayamos oprimido el botón generar precios

Quedando la ficha de la reserva con los datos ya correcto para dar aceptar





Todo esto se interpreta que Yield es como un precio fijo calculado en base a una

formula predefinida que considera los ingresos y los volúmenes de ocupación

proponiendo un precio para las reservas buscando la formula de a mayor demanda

mayor precios y a la inversa.

OFFSHORE Y NEWHOTEL.

PRINCIPIOS Y CONCEPTOS BÁSICOS

El procedimiento del empleo del sistema de facturación Offshore desarrollado para

NewHotel

Software, se emplea bajo ciertos requisitos y premisas, las cuales a modo resumen

menciono:

· Solo trabaja sobre los precios que están definidos como diarias (tarifas de diarias)

los cuales son los que emplean para la facturación a entidad según su cuenta master.

· El sistema elabora dos facturas siempre al tener activado este sistema, una factura

Offshore y otra al 100% digamos el hotel sin Offshore. Ambas son enviadas a dos





NewConta independientes, por lo que el sistema además prevé el enlace con dosmódulos de NewConta, uno Offshore y otro al 100%.

· El tratamiento de Offshore se trabaja bajo permisos especiales, quiere decir que para

trabajar con el tanto para parametrizarlo como para ver sus resultados deben ser

usuario autorizados mediante los accesos correspondientes.

· Cuando se activa el parámetro el sistema adopta un modo de funcionamiento sobre

el tratamiento de precios. Al estar activado el parámetro, el sistema en la configuración

de las tarifas mostrara otro botón de Precios Offshore, que funcionara bajo este

principio:

•

Si no se definen precios para Offshore el sistema calculara en base a losprecios digamos bases, los precios Offshore según él % aplicado para cada

entidad. Creándose de esta forma sencilla estos precios.

• Posteriormente cualquier cambio en el precio de base repercute en los

Offshore así sucesivamente.

• Si por el contrario se marca la pestaña de Precios Offshore entonces el sistema

toma como base para su trabajo los precios Offshore y calcula los precios

bases en base a este agregándole el % correspondiente.

• Debe quedar claro que una vez que se trabaje con los precios Offshore ya el

sistema no permite entrar a configurar los precios por la pestaña normal de

precios sino solamente por esta, a menos que el cliente decida virar hacia atrás

y hacerlo de la otra forma.

· Una vez que se tiene claro estos principios el sistema trabajara como hasta ahora

considerando estos precios.





· Los reportes donde pueden consultarse estos valores habilitados hasta el momentopor el sistema son los siguientes:

• Consulta de factura, donde se pueden ver las dos facturas que se crean por

este concepto.

• Ingresos por servicios

• Auditoria de Ingresos y saldos.

• Mano Corriente.

• Cuentas Corrientes.

• Reporte de impuestos por servicios (este reporte no es incluido en el sistema

ya que es uno externo configurable para cada cliente por el técnico deinstalación).

PARAMETRIZACIÓN DEL SISTEMA EL FUNCIONAMIENTO OFFSHORE

En los parámetros del sistema se selecciona la opción que dice Offshore.

Aparece entonces el Parámetros Generales-Generales- OffShore, se configura

entonces la Interface con NewConta.





· Habilitar al usuario para el trabajo del offshore con sus permisos correspondientes.· Ir a parámetros generales y activar el parámetro que dice Offshore.

· En la pantalla de entidades y seleccionar cada entidad a la cual tendrá factura

offshore o mejor dicho a cuales se le hacen factura offshore. (Cuando se marca el

parámetro en parámetros generales al entrar a la pantalla de entidad es cuando se

abre una nueva pestaña que dice Offshore.

Para configurar la entidad Offshore a donde van todas las facturas que se lancen con

este procedimiento.

Como debe estar marcado la entidad:

FACTURA MASTER =ENTIDAD.

TIPO FACTURA: RESUMIDA.

ATENCIÓN QUE EL CODIGO DE NEWCONTA (QUE ESTA EN NEWHOTEL) DEL TIENE

QUE EXISTIR EN LA BASE DE DATOS OFFSHORE (COMO CUENTAS DE ORIGEN

NEWHOTEL – EN NEWCONTA QUEDAR MARCADAS CON EL COLOR DE LAS CUENTAS

QUE VIENEN DE NEWHOTEL).





Se marca el check de aplicar offshore y después se definen los periodos para ella y él

% de la misma.

Posteriormente se entra a la definición de precios donde aparece el nuevo botón para

definir los precios bajo el principio explicado anteriormente.

Ya con pasos sencillos queda configurado el tratamiento de Offshore, a partir de aquí

las entidades seleccionadas siempre que se facture se harán dos facturas una con el

100% y la otra con él % del offshore definido.

Se selecciona la tarifa y se aplica el Offshore.





PROCEDIMIENTO PARA INTRODUCIR UN CONTRATO

1. Definir la Tarifa de Precio Diaria (pensión) en la opción Ventas – Precios – Diaria

2. Definir el Cupo en la opción Ventas – Cupos, o el paquete en Ventas- Paquete

3. Si la Entidad no existe crearla en la opción Ventas – Entidades

4. Crear un Operador para esa Entidad en la opción Ventas – Entidades que incluya

la Diaria y el Allotment definidos en los puntos 1 y 2, ejemplo:





Campo de definición de Cupos, Tarifas, Paquetes de una Entidad

El operador de la entidad puede estar asociado a una tarifa y un cupo, a una tarifa o aun paquete y un cupo.





CUPOS

En las versiones recientes del PMS se han incorporado varios concepto de cupos, el

existente por tradición ha sido el de habitaciones, pero además de este se han

incorporado cupos para camas extras, cunas y para servicios.

La finalidad es poder controlar de una manera sencilla si el utilizador desea saber la

disponibilidad digamos de determinados servicios que por sus características

dependen de que existan disponibilidad para ellos, de igual manera funciona con las

Camas Extras y las cunas

CUPOS (ALLOTMENT)

El acceso a esta opción es por Ventas – Cupos

Se conoce como Allotment la cantidad de habitaciones de cada tipo contratadas con

una agencia de viaje para un período de tiempo determinado.

Esta opción permite registrar el Allotment para todos los períodos contratados. Para

cada período se definen el Inicio, Fin y el Plazo de Reléase, así como el Allotment

para los tipos de habitación contratados.

Estos cupos pueden mostrarse o sea visualizarse tanto día a día como por periodos,

según se seleccione la opción en los botones de la derecha





Vista Día a Día

Vista por Periodo

Definición de algunos conceptos de cómo son tratados en el PMS:

Reléase: Es el tiempo mínimo requerido para que el Hotel pueda aceptar una reserva

que emita la agencia emisora de reservas. Este tiempo en días puede estar o no

definido para la entidad aunque la misma tenga cupo atribuido. La reservas que se

hacen en el PMS controlan este dato y emite aviso de Fuera de Reléase

Cupo: cantidad de habitaciones que el Hotel se compromete a respetar para aceptar

las reservas emitidas por la entidad en el Reléase fijado. Cuando una reserva es





hecha y ya no existe cupo para la misma el sistema, de registrar la misma la marcacomo Extra Cupo.

Los cupos pueden ser Garantizados o no, en el primer caso son aquellos cupos que

son obligatoriamente a cumplir por el Hotel, siendo los segundos más opcionales

desde el puto de vista comercial.

En la siguiente imagen se muestra como de forma automática el PMS marca esta

condición

PROCEDIMIENTO PARA CREAR UN CUPO (ALLOTMENT)


2. Especificar el Código (4 caracteres alfanuméricos) y la Descripción del Cupo.

3. Para definir los períodos que componen el Cupo oprima nuevamente el botón

.





4. Definir el Inicio, Fin y el Plazo de Reléase del período escogido.

5. En el bloque Habitaciones debe escoger el Tipo la cantidad de habitaciones

contratadas, y la Garantía que indica el número de habitaciones garantidas a la

agencia en el periodo especificado y oprima el botón Repetir

este punto para cada tipo de habitación contratada en ese período.

Se es un Cupo con Garantía marcar la opción que dice para que

posteriormente se tenga en cuenta en los plannings. Si al insertar una reserva que

está asociada a un cupo, requiere una alarme cuando tenga ya ocupados una %

del cupo debe marcar la opción que dice “Alarme” y en % para él % de alarma.

6. Cuando termine de insertar el Cupo (Allotment) de todos los tipos de habitaciones

contratados debe oprimir el botón .

El botón permite alterar, adicionar, o borrar la cantidad de tipos de

habitación asignada para cada día intermedio a cada periodo.

ALTERACIÓN MÚLTIPLE DE CUPO

El PMS permite alterar la asignación de cupos de forma múltiple para ello el sistema

prevé la siguiente pantalla.





CUPOS DE CAMAS EXTRA Y CUNAS

Para definir los cupos para las camas extras el sistema proporciona un planning para

definir los mismos





CUPO DE SERVICIOS

Esta opción es similar a la anterior, solo que en la misma se definen cupos para

servicios que por su naturaleza queremos controla su disponibilidad antes de poder

venderse





CAPÍTULO 12: ARCHIVOS

PERFIL DE UTILIZADOR

Indica que o item seleccionado está activo

Indica que o item seleccionado NÃO está activo

Debe activar o desactivar cada item de acuerdo con o perfil que se quiera configurar.

Guardar as alteraciones con o boton de





UTILIZADORES

El acceso a esta opción es por Archivos – Usuarios

Permite crear los usuarios del sistema. Es posible asociarle a cada usuario un

prototipo de accesos previamente definido o configurar uno específico en ese

momento.

Es un archivo imprescindible para el funcionamiento del sistema.

Aspectos Generales

1. El sistema posee un fuerte control de acceso ya que para cada opción es posible

limitarlo por usuario a: Consultar, Insertar, Alterar y/o Borrar.

2. Se recomienda que el Código del usuario brinde una idea de a quién pertenece,

por ejemplo sus iníciales.

3. Es necesario ser cuidadosos al crear un nuevo usuario, pues por defecto el

sistema asume que tendrá todos los accesos. Es decir que hay que desactivar las

opciones a las que debe restringirse el acceso.

4. Cuando se desactiva la opción “Consulta” se desactivan automáticamente el resto

de las opciones y cuando se activa cualquier opción se activa la de Consulta.

PROTOTIPO DE USUARIO (PERFILES DE USUARIOS)

Para insertar el prototipo de usuarios o perfil de usuarios se hace por la siguiente

pantalla:





Oprimir el botón .

Se despliega la siguiente venta que esta compuesta por tres secciones:

Menú Principal y Permisos Independientes

Controla el acceso a los menús principales y submenús

Permisos

Controla las operaciones de insertar, alterar, borrar de cada función que tiene

habilitado alguna de estos comandos.

Impresión

Controla la generación de reportes.





Indica que el ítem seleccionado está habilitado

Indica que el item seleccionado NO está habilitado

En la creación del perfil existen uno Check Box que indican si cada concepto esaplicado al perfil de usuarios que estamos creando.

CREACIÓN DE UN USUARIO


2. Teclear el Código y el Nombre.

3. En el campo de Seleccionar Prototipo escoja el perfil creado el botón





4. Posteriormente se visualizara la pantalla con los derechos del perfil del nuevousuario

Y posteriormente entramos a la definición del usuario, que puede asociarse a un perfil

previamente creado para que tomes esos derechos y poder modificarlos para este

usuario e específico o no.

Menú Principal y Permisos Independientes





Controla el acceso a los menús principales y submenús

Permisos

Controla las operaciones de insertar, alterar, borrar de cada función que tiene

habilitado alguna de estos comandos.

Impresión

Controla la generación de reportes.

Otros

Para el tratamiento de la opción de atenciones a clientes

La sección otros se crean para cada usuario los permisos para la opción de atención

de clientes.

En esta parte es que se define el email que el utilizador puede utilizar para enviar los

distintos reportes durante su trabajo en el PMS, así como se le define el % máximo de

descuento que él puede otorgar autorizado

ESQUEMAS DE IMPUESTOS

El acceso a esta opción es por Archivos – Esquema de Impuestos

Permite definir los diferentes esquemas de impuestos que pueden existir en un país.





SERVICIOS

GRUPOS DE SERVICIOS

El acceso a esta opción es por Archivos – Servicios – Grupos de Servicios

Es un archivo imprescindible para el funcionamiento del sistema, agrupa los servicios

definidos en grupos, es decir cada Servicio debe tener asociado un Grupo de Servicio.





SERVICIOS

El acceso a esta opción es por Archivos – Servicios, son utilidades, recursos

organizacional y personal destinados a satisfacer una necesidad.

Procedimiento para Insertar un Servicio


Llenar los siguientes datos:





Llenar los siguientes datos:

Campo SignificadoCódigo Hasta 3 caracteres alfanuméricos.

Se recomienda emplear una codificación que brinde una

idea de a que se refiere.

Ejemplo: ALO - Alojamiento, DES - Desayuno, TEL -

Teléfono, etc.

Descripción Hasta 20 caracteres alfanuméricos.

U.S. Escoger el Grupo a que pertenece el servicio.

Existen reportes que totalizan la producción del hotel por este criterio.

Cuenta paquete Cuenta para registrar los cargos cuando son de reserva

consideradas por el sistema como paquete

Cuenta Directo Cuenta para registrar los cargos cuando son de reservas

consideradas como directos.

Cuenta M. Supl. Cuenta Contable del servicio cuando es un ingreso de

bolsillo u opcional en la moneda suplementaria.





Campo SignificadoTipo Cuenta Tipo de cuenta asociada para ser utilizada en el servicio

Master, Extra 1 ....Extra 5.

Grupo Servicio Grupo de servicio al cual se asocia este servicio

Valor por defecto Valor a cargar por defecto cuando se invoca este servicio

Insertar Manual Esta casilla se activa cuando el servicio puede insertarse

manualmente.

Ejemplo: En la mayoría de los hoteles que tienen instalado

NewPos (sistema de Punto de Venta) los servicios

asociados a la actividad gastronómica están configuradospara que NO se inserten manualmente porque se cargan de

manera automática.

Impuestos A partir de esta parte de la pantalla se definirán los distintos

tipos de impuestos definidos que pueden ser configurados

así como se especificara sobre que moneda se aplican los

mismos. La cantidad de impuesto posibles a aplicar se

definen en Parámetros \Impuestos (Tasas y Secuencias)

Adicionalmente a estos datos existen otros no menos importantes que algunos son

opcionales pero que permiten configurar el servicio bajo ciertas propiedades de

empleo. Estos son

Permite asociar un servicio a un segmento

mercado, con los cual permite después obtener estadísticas por el mismo y ser

aplicado si cumple esta condición

Para definir si el servicio admite valores en estos rangos

Si el PMS tiene enlace con NewCRM, en esta parte se

define el valor del servicio cuando puntos para otorga al cliente representa el mismo.

Por ejemplo 100 Euros corresponden a 1 Punto en el CRM. Para ello debe estar

marcado también este Box





Si el servicio en el PMS se tratara como compensación de

pensiones, se marca este Box. Para mas explicación de cómo se comporta este

procedimiento en el PMS, consultar el capitulo que trata de este concepto. Este Check

Box funciona cuando también existe NewPOS instalado y con interfaces y configurado

para compensaciones.

Si queremos que el servicio funcione con el tratamiento de mini

bares, donde al insertar el mismos nos permita insertar los productos consumidos para

su posterior enlace con Stock, se marca este Box.

Para el tratamiento de propina, es necesario

definir un servicio para el mismo, para eso se marca este Box y se le define el tipo de

propina, según el valor en Archivos Parámetros Tipo de Propina.

SECCIONES

El acceso a esta opción es por Archivos – Secciones, es un archivo imprescindible

para el funcionamiento del sistema. Una Sección se puede definir como un lugar

donde se presta un servicio.

Campo Significado

Código Admite hasta 3 caracteres alfanuméricos.

Se recomienda emplear una codificación que brinde una





idea de a que se refiere.Ejemplo: REC - Recepción, ALL - Ama de Llaves, GIM -

Gimnasio, etc.

Contabilidad Cuenta contable asociada a la sección

Descripción Hasta 20 caracteres alfanuméricos.

PROCEDIMIENTO PARA INSERTAR UNA SECCIÓN


2. Teclear el Código y la Descripción de la Sección.

3. Definir los Servicios que se brindan en la misma.

En la ventana del bloque Servicios Prestados se escoge un servicio y se

oprime el botón

El proceso se repite para cada uno de los Servicios que se brindan en esta

Sección.





HABITACIONES

BLOQUES

El acceso a esta opción es por Archivos – Habitaciones – Bloques, Permite codificar

las áreas o bloques en que está dividido el hotel. A cada Habitación se le asocia el

Bloque en que se encuentra ubicada.

CARACTERÍSTICAS HABITACIONES

A esta opción se accede por Archivos – Habitaciones – Características

Permite definir las características de las habitaciones. A cada habitación se le asignan

tantas características como sean necesarias. Ejemplo: Vista al Mar, Con Balcón, etc.





HABITACIONES

A esta opción se accede por Archivos – Habitaciones – Habitaciones, Permite

registrar las Habitaciones del hotel.

Conocer y/o actualizar las características de una habitación

1. Seleccionar la habitación deseada.






Procedimiento para insertar las habitaciones del hotel


2. Teclear los siguientes datos:

Campo Significado

Número Número de la Habitación.

Admite hasta 5 caracteres alfanuméricos.

Tipo Se escoge un Tipo de Habitación

Bloque Se escoge el Bloque donde se encuentra ubicada

la habitación.

Clase

Distancias A las escaleras, Ascensor, Ama de Llaves

3. Insertar las Características de la misma.

4. Insertar las habitaciones que están próximas a la que estamos definiendo. Si

existe comunicación entre ellas se marca la casilla Conexión.

Existen dos datos adicionales en la definición de Habitaciones que resaltamos cuando

se deben llenar y cómo funcionan.





Cuando el PMS trabajo con interfaz a Condominio, las

Habitaciones que serán controladas por este régimen, casos especiales este

tratamiento, significan que son las que se le definen régimen de explotación y por tanto

solo pueden asignarse en una reserva si en el periodo de la misma existe un periodo

de régimen de explotación definido, en caso contrario no deja atribuirse.

Otro detalle importante es que si queremos pasar a usar este régimen ya con un PMS

en funcionamiento, para poder activar esta marca la habitación no debe estar asociada

a ningún reserva ni en Check In ni en Reserva.

Valor que se empleara por el sistema de Condominio (ver manual

de condominio)

ORGANIZACIÓN DE LAS HABITACIONES.

Esta opción no es de uso común, pues la mayoría de los hoteles trabajan con una

organización numérica lógica de las habitaciones que es la implícita del sistema. No

obstante existen casos en que la numeración de las habitaciones no es consecutiva y

con esta opción pueden ordenarse a criterio del usuario.

Las habitaciones se van seleccionando una a una, en el orden que se desee, y se van

enviando a la ventana Habitaciones Ordenadas.





Los botones envían todas las habitaciones de una ventana a otra.

Los botones trasladan solo la habitación seleccionada.

CUENTAS NO ALOJADOS

A esta opción se accede por Archivos – Cuenta No Alojados

Permite habilitar cuentas que resultan útiles para casos tales como:

1. Clientes que habitualmente consumen en el hotel y no están hospedados.

Estos clientes deben tener una ficha creada en el cardex.

La ficha del cardex puede habilitarse en la opción Recepción – Cardex u

oprimiendo el botón en el campo Titular.

2. Consumo de representantes y/o empleados de Agencias y Empresas, Guías de

Turismo, Chóferes, etc. (Entidad).

3. Para registrar el alquiler de salas de conferencias, oficinas, etc. (Otra Cuenta)

4. Para registrar la producción de algún Punto de Venta que no esté enlazado a

NewHotel, por ejemplo, Parqueo, o el ingreso por teléfono que se cobra en efectivoen la recepción, etc. (Otra Cuenta).

Las cuentas que tienen el campo Fecha C.C. lleno son las que ya han sido cerradas.

Este tipo de cuenta se cierra en la opción Archivo – Cuentas No Alojados.





PROCEDIMIENTO PARA CREAR UNA CUENTA EXTRA.

Oprimir el botón

1. Teclear el Código de la cuenta (6 caracteres alfanuméricos).

2. Escoger si la cuenta es de Entidad, Cliente u Otra Cuenta.

2.1. Si la cuenta es de Entidad o Cliente hay que escoger uno de los definidos en

el sistema oprimiendo el botón

2.2. En Otra Cuenta se habilitan los campos Titular y Dirección para que sean

tecleados estos datos.


Por último destacar que la cuenta no alojados además permiten generar asientos

automáticos durante el cierre de día de aquellos asientos definidos en Movimientos

adicionales.





REGIONES DEL MUNDO

A esta opción se accede por Archivos – Regiones, permite registrar la ubicación de

las Entidades.

Campo Significado

Código Código de región

Descripción Descripción

OrdenOrden para ser visualizado

en los Planning.

PAÍSES

A esta opción se accede por Archivos – Países, Permite registrar lasnacionalidades de los clientes del hotel.





Países

Campo Significado

Código 3 Caracteres alfanuméricos

Descripción 20 Caracteres

Idioma Idioma del País

Código oficial Código oficial

Regiones del Mundo Regiones del Mundo

Prefijo telefónico Prefijo telefónicoCód. ISO Cód. ISO

Descripción ISO Descripción ISO

Permite insertar las zonas y códigos postales de los países





Permite inserir provincias.

Permite configurar y validar el número de contribuyente del país,tanto de personas como de entidades.





IDIOMAS

A esta opción se accede por Archivos – Idiomas, permite registrar los idiomas de

trabajo del hotel.

REGIONES

A esta opción se accede por Archivos – Regiones, permite registrar la ubicación de

las Entidades.

SEGMENTOS DE MERCADO

Por ser la hotelería una actividad de prestación de servicios, el producto que se ofrece

puede estar destinado a uno o más segmentos de mercado, en cualquiera de los





casos deben satisfacer los requerimientos y expectativas de cada uno de estossegmentos.

La posibilidad que brinda el sistema de asociar al cliente a un segmento permite hacer

análisis de mercado.

GRUPOS DE SEGMENTO

A esta opción se accede por Archivo – Segmentos – Agrupamiento, permite definir

grupos de segmentos de mercado.

Campo Longitud


Descripción 20 caracteres

SEGMENTOS

A esta opción se accede por Archivo – Segmentos – Segmentos, Permite definir los

Segmentos del Mercado.

Campo Longitud


Segmento 20 caracteres





Grupo deMercado

Se escoge uno de los previamente definidos en laopción Archivos - Segmentos- Agrupamiento

Ejemplos de Grupos y Segmentos de Mercado

Grupo Segmentos

DEP Deportivo Pesca, BuceoNEG Negocios Congresos, Incentivos, Diversos, Promociones

SAL Salud Estrés, Termas, Tratamientos

Con este botón se pueden definir cuentas contables para efectos de

contabilidad por segmentos





ORÍGENES DE MERCADO

Esta opción se accede por Archivos Orígenes Agrupamiento

GRUPOS DE MERCADO

ORÍGENES

A esta opción se accede por Archivos – Orígenes, permite definir las Vías por las que

los clientes llegan al hotel.





MONEDAS

A esta opción se accede por Archivos – Monedas, permite definir las Monedas de

trabajo del hotel, es un archivo imprescindible para el funcionamiento del sistema

Con botón de Cambios de facturación se adicionan los valores de cambio de la

moneda para una fecha especificada:

Botón para definir los cambios del tipo facturación que se emplean

para calcular las facturas en moneda extranjera

Botón para definir los cambios del tipo caja que se emplean para las

operaciones de caja de recepción.





TIPO DE COBRO

A esta opción se accede por Archivos – Tipos de Cobro, permite registrar todos los

Tipos de Cobro permitidos en el hotel. Es un archivo imprescindible para el

funcionamiento del sistema.

Campo Significado

Código Código del Tipo de Cobro

Longitud: 3 caracteres alfanuméricos

Descripción 15 caracteres alfanuméricos.

C.Cred. Se marca si la Forma de Pago es una Tarjeta de Crédito.

Contabilidad Cuenta contable de la Forma de Pago. Además se

pueden definir otras cuentas contables adicionales si son

necesarias

Moneda Los posibles valores son: Moneda Base y Moneda

Suplementaria, que se definen en la opción Utilitarios –

Parámetros – Subsistema de Facturación

Tomando como ejemplo la pantalla anterior las Cuentas

definidas en la Moneda Suplementaria (Peso) solo podrán

liquidarse con la Forma de Pago EFN – Efectivo M.Nac.





Estos campos significan lo siguiente:

Activo – si la forma de pago esta activa para ser usado o no

Reportes – si es para ser impresa en los reportes

Orden – el orden en que aparecen en el sistema para ser seleccionada

Puntos – valor para el NewCRM que especifica cuando puntos equivale a la unidad de

pago que se seleccionaImpresora Fisca: Si se emplea en la impresora Fiscal

TARJETAS DE CRÉDITOS

A esta opción se accede por Archivos – Tarjeta de Crédito, permite registrar los tipos

de Tarjeta de Crédito que pueden ser utilizadas en el hotel.

MACRO OPERACIONES

A esta opción se accede por Archivos – Macros Operaciones

Esta nueva opción de NewHotel 2001 posibilita definir un conjunto de operaciones

asociadas que habitualmente se hacen una a una de forma manual en recepción, de

forma general enmarcada en un Macro Operación.





Esta macro operación funciona de la siguiente forma: cuando se invoca, los asientos

definidos en esta parte se carga de esa forma en cada una de las reservas que

seleccionamos.

Los tipos que se pueden definir son los siguientes:

Asientos adicionales

Asientos al crédito

Asientos al Debito

Para insertar una operación se hace por la siguiente pantalla





ENTIDADES

CATEGORÍA DE ENTIDADES

A esta opción se accede por Archivos – Entidades – Categoría de Entidades.

Permite clasificar a las Entidades (Empresas o Agencias) que operan con el hotel, es

un criterio que los directivos de los hoteles pueden manejar a su conveniencia.

TIPOS DE ENTIDADES

A esta opción se accede por Archivos – Entidades – Categoría de

Entidades. Permite definir los tipos de Entidades que envían clientes al hotel.





ESTADO O SITUACIÓN DE LA ENTIDAD.

A esta opción se accede por Archivos – Entidades – Estados de la entidad.

Esta información se utiliza cuando es necesario efectuar un Stop de Reservas

y/o Check In para una Entidad. Generalmente se asocia a la situación

financiera de las entidades.

CONTACTOS

En esta sección podemos insertar los distintos contactos que más tarde podemos

asociar a las distintas entidades, ya explicado en el capitulo Entidades de este manual.





CLASIFICACIÓN

Criterios para clasificar a las entidades.

CRITERIOS DE SELECCIÓN

Se definen cuatros botones y un criterio asociado a cada botón para luego ser

asociados a las entidades para una búsqueda mas rápida





Su modo de empleo una vez definido estos criterios, vamos a la ficha de entidad y

asociamos alguno de estos criterios

Luego en la consulta de entidad se habilita unos botones que hacen más rápida la

búsqueda por estos criterios.

CLIENTES





TÍTULOS

A esta opción se accede por Archivos – Clientes – Títulos. Calificativo concebido a

una persona, esta opción es usada en el cardex de huéspedes.

TIPOS DE CLIENTES

A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Tipos de Clientes. Permite

definir las distintas características de los posibles clientes del hotel.

PREFERENCIAS

A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Preferencias. Permite definir

las Elementos que un cliente puede siempre solicitar





PREFIJOS – TIPO DE IDENTIFICACIÓN Para crear unas mascara de entrada para la captación de los datos de los clientes

TARJETAS DE FIDELIZACION – TIPOS

Para definir tipos de tarjetas de fidelizacion de los clientes.

CRITERIO DE SELECCIÓN

Se definen cuatros botones y un criterio asociado a cada botón para luego ser

asociados a los clientes para una búsqueda mas rápida





Su modo de empleo es similar al explicado para las entidades, pero en este caso paralos clientes CARDEX.

PARÁMETROS

RESERVA TIPO.

A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Reserva Tipo.

Da la posibilidad de definir los prototipos de reservas más usadas en el hotel,ejemplos: Luna de Miel, Directos, etc. que tienen datos que se repiten tales como:

cantidad de clientes, noches, pensión, etc. Las reservas tipo permiten agilizar la

captura de la información pues al ser seleccionada se visualizan los datos previamente

definidos y solamente habría que puntualizar las diferencias.

En el campo Descripción se teclea el nombre que identificará a la reserva tipo. Para

conocer el significado del resto de los campos remítase al tema Reservas –

Significado de los campos de una Reserva Individual del presente manual.





Los datos posibles para definir una reserva tipo son los que se muestran en la

siguiente pantalla:





TIPOS DE GRUPO

A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Tipos de Grupos

Clasificación de la clase de grupos de huéspedes que pueden llegar al hotel Esta

información se utiliza en el momento de crear una Reserva de Grupo.

MOTIVO SALIDAS NO PREVISTAS

Esta opción se accede por Archivos Parámetros Motivos Salidas No Previstas, y

se emplea para definir los posibles motivos por este concepto

TIPOS DE ATENCIONES

A esta opción se accede por Archivos Parámetros – Tipos de Atenciones





Es un atributo de las reservas que tiene que ver con el nivel de las atenciones que

requieren los clientes tomando en consideración sus características o categoría,

ejemplo: VIP 1, VIP 2, Normal, Luna de Miel.

MOTIVOS DE CANCELACIÓN DE RESERVAS

A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Tipos de Cancelación

Permite definir los motivos por los que una reserva puede cancelarse.

TIPOS DE EVENTOS

A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Tipos de Eventos





Permite crear una especie de Agenda de Tipos de Eventos, esta información se usa

en la opción Recepción - Agenda - Conserje donde se asocia cada uno de los

eventos a recomendar a los clientes a un tipo de evento.

TIPOS DE GARANTÍA

A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Tipos de Garantía. Permite

definir los distintos conceptos por los cuales se confirman las reservas comogarantizadas.





TIPOS DE DESCUENTOS FINANCIEROS

Esta opción se accede a través de Archivos Parámetros Tipos de Descuentos

Financieros

Se definen los por cientos de los tipo de descuentos financieros que pueden ser

seleccionados al emitir una facturas. Es importante conocer que estos descuentos

financieros no rebajan producción solo afectan el valor de la factura que se emite,

llevando el valor del descuento a una cuenta de descuentos financieros, que incluso si

se definen puede pasar a NewConta.

TIPOS DE DESCUENTOS

Esta opción se accede por el menú Archivos Parámetros Tipos de Descuentos

Y se definen los máximos y mínimos de los tipos de descuentos que pueden otorgarse

a los clientes.





MOTIVOS DE CORREGIR ASIENTOS.

A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Motivo de Corregir Asientos.

Permite definir los motivos por los que puede ser corregido un asiento. Esta

información es utilizada en la opción Consulta de Asientos – Corregir.

MOTIVOS DE ANULACIÓN DE FACTURAS

Esta se accede por el menú Archivos Parámetros Motivos de Anulación de

Facturas, y será utilizado para definir los motivos posibles cuando se anule factura.





TIPOS DE PAQUETES

Esta opción se accede por el menú Archivos Parámetros Tipos de Paquete, se

emplea para definir los tipos de paquetes que se crean ene PMS

TIPOS DE PROPINAS

Esta opción se accede por el menú Archivos - Parámetros – Tipos de Propinas

Permite definir los tipos de propinas que son asociados al servicio que definimos como

propina.





PUNTOS DE FRONTERA

De acuerdo a la necesidad se pude usar para definir hacia qué punto sale el huésped

luego de que abandona el hotel o por donde ingreso al país. Estos datos se usan para

los listados que exigen entidades oficiales como migración etc.

TIPOS DE REGÍMENES

Esta opción se accede por el menú Archivos - Parámetros – Tipos de Regímenes





Esta opción define, cuando el PMS trabaja con interfaces con Condominios, los tipos

de regímenes que se trataran en el sistema. La característica importante con la cual se

le indica al PMS un comportamiento diferente a los demás tipos, es el que se define

como Prioridad 0, el cual indica que ese régimen es del tipo Propietario y para cual se

compota de diferente forma al resto de los regímenes.

REGÍMENES DE EXPLORACIÓN

Esta opción se accede por el menú Archivos - Parámetros – Regímenes de

exploración.

Cuando el PMS está trabajando con esta modalidad definida, y existen habitaciones

marcadas como que son de regímenes de exploración, se hace necesario definir los

periodos y sus métodos de cálculos mediante esta opción.

En la misma se definirán los métodos de cálculos y los periodos de tiempo, con que elPMS hará los cálculos para pagar las comisiones a los propietarios pro el uso de sus

villas o habitaciones. Estos datos son luego transferidos al sistema de condominios.





No.Hab. Es el número del cuarto a la cual se le definirá el régimen de

explotación.

Tipo de

Régimen

Sera uno de los previamente definido en el sistema

Fecha Inicial

/Final

Sera el periodo para el cual vamos a definir un régimen de

explotación. Es importante señalar que en mismo periodo solo

puede existir un solo régimen. Aunque si es posible que en

diferentes periodos la habitación tenga distintos tipo de régimen e

incluso propietario.

Método El método puede ser de distintos tipos:

Stándar: NewHotel en esta modalidad no hace ningún cálculo ya

que presupone que el mismo es hecho por otra fuente.

Valor Fijo: Valor fijo a pagar cuando se emplee la habitación, sin

importar el precio o tarifa de la producción que devenga la misma.

% Comisión: Se define el % de la producción de los servicios que

se seleccionen que se incluyen en el cálculo para el pago de la

comisión al propietario.





% Comisión sobre tarifas: Sera el % de la tarifa asociada a la

reserva que se tome como base para el cálculo de las comisiones a

pagar.

% Servicio –Tarifa: Sera un % a calcular tomando como base el

valor de una tarifa por lo general tipo RACK sobre el servicio de

alojamiento.

Valor Valor de cálculo a aplicar ya sea él % o el valor fijo que se definasegún el método especificado.

Cuenta Numero de la cuenta no alojado asociada al propietario, donde se

harán los cargos que les corresponde al mismo.

Max.PAX Es el número máximo de personas utilizado por ejemplo por

webservices (reservas vía internet)

Cliente Nombre del propietario registrado en el Cardex de NewHotel.

Contrato Se especifica, opcional, el numero de contrato que se tiene con el

propietario, información que será posteriormente utilizada por el

sistema externo de condominios.

Impuestos Esto representa si el cálculo de la comisión que se hará incluye o no

impuestos.

Botón para el llamado del sistema externo de condominios.

Botones para seleccionar los servicios a escoger cuando el método

es % de comisión o Valor fijo según corresponda, respectivamente.

Botón que se puede emplear para ver las reservas asociadas a ese

régimen de explotación en donde se encuentra el curso en ese

momento.





Para mas detalles de cómo se parametriza esta opción consultar Casos Especiales delPMS.

DOCUMENTOS

A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Documentos

Esta opción permite definir los documentos que son utilizados con más frecuencia en

el hotel, los tipos de documentos deben ser creados a través de un procesador de

texto, por ejemplo Microsoft Word, con extensión .dot Los ejemplos más utilizados son

confirmación de reservas, circulares, mailing, etc. donde la estructura del documento

se mantiene y solo varían algunos datos como son: destinatario, número de reserva,

dirección, etc.

Campo Significado

Descripción Admite un máximo 14 caracteres

Tipo Se escoge el tipo de documento (carta de confirmación, mailing,

etc.)Documento

Oprimiendo el botón se escoge el documento con extensión

.dot (path).

Los tipos de documentos que pueden definirse aquí son los siguientes:

• Carta de email

• Confinación individual

• Etiquetas del cardex





• Ficha del cardex• Confirmación de Grupos

• Solicitud de Grupo

• Solicitud de Depósitos

• Cupones

• Key Pass

• E-mail de Check Out

• E-mail Entradas Previstas

• E-mail Reservas Canceladas

Todas estas plantillas. DOT que suministra el PMS pueden ser personalizadas para el

cliente que las utilizara, según los marcadores que se suministran como estándar en el

sistema. El detalle de los marcadores son suministrados en el paquete de reportes del

PMS que se distribuye.

TEXTO PARA DOCUMENTOS

Esta opción de accede por el menú Archivos – Parámetros – Texto para

documentos

Se definen los textos de los documentos





IMPUESTOS

IMPUESTOS – SECUENCIAS

A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Impuestos – Secuencias

Permite definir las secuencias de impuestos que serán asimilados en el programa,

mediante el esquema de impuesto a definir.

TASAS DE IMPUESTOS

A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Impuestos – Tasas





Permite definir los % de los impuestos a aplicar, así como las cuentas contables

asociadas en cuenta a contabilidad y cuenta de ventas liquidas.

SERIES DE FACTURAS

A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Series de Facturas

La estructura del Número de las Facturas es: Consecutivo / Serie

Cuando se registre una Serie se está estableciendo el método a utilizar en la

generación del Número de la Factura ya que con su creación se establece:

El número inicial del consecutivo de la Serie (Próx. Factura) que comienza por

defecto en 1, pero puede ser cualquier número.

El número final del consecutivo de la Serie (Nr. Final) puede quedar vacío se

asume que no hay restricción de este tipo.

El sistema permite definir tantas series como sean necesarias, con la única restricción

que no puede existir solapamiento de fechas.





Campo Significado

Serie Admite até 5 caracteres alfanuméricos.

Nr. FinalNúmero final da Serie

Este campo pode quedar vacio.

Data Final Data de Vencimiento da Serie.

Próx Factura

Cuando se define una Serie pode especificar o número

inicial da misma. Se deja en blanco el sistema asumirá

que la serie comienza en 1

Cuando la serie está activa o número corresponde

muestra o número da próxima factura que será emitida.

St. Estado da Serie: Inactiva, Activa e Futura

El PMS posibilita configurar series de facturas para los siguientes tipos de facturas

• Para todas las facturas o

o Facturas a créditos

o Facturas Contado

o Facturas Depósitos

o Facturas Anulación de Depósitos

o Para Documentos Internos

o Facturas de Anulación

o Facturas Offshore





SERIES DE DOCUMENTOS

A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Series de Documentos

Los documentos del sistema son Factura, Boleta de Venta (este documento aplica

para Hoteles de Perú) y Notas Crédito. Para las facturas que emite el sistema llevan

número de factura y serie además puede llevar número de documento y serie de

documento si se desea este control, no es obligatorio. Para la Boleta y Notas crédito si

es necesario definir el número de documento y su serie.

La estructura del Número de documento es: Consecutivo / Serie

Cuando se registre una Serie se está estableciendo el método a utilizar en la

generación del Número del documento ya que con su creación se establece:

1. El número inicial del consecutivo de la Serie (Próx. Doc) que comienza por

defecto en 1, pero puede ser cualquier número.

2. El número final del consecutivo de la Serie (Nr. Final) puede quedar vacío se

asume que no hay restricción de este tipo.

El sistema permite definir tantas series como sean necesarias, con la única restricción

que no puede existir solapamiento de fechas.

FILTROS – SERIES DE DOCUMENTOS





Esta opción se accede por el menu Archivos – Parámetros – Filtros – series dedocumentos, y se definen los distintos filtros para estos documentos.

SERIES DE RECIBOS

Esta opción se accede por el menu Archivos – Parámetros – Series de recibos, y se

emplea para definir las series de los documentos de recibos

EXTENSIONES TELEFÓNICAS

A esta opción se acceder por Archivos – Parámetros – Extensiones Telefónicas.





Permite definir para aquellos hoteles que tienen centralitas telefónicas que tarifan y notienen instalados el módulo de tarificación de Informarca NewPhonoWin, los

parámetros de las extensiones y habitaciones, así como las extensiones de oficina que

serán cargados en NewHotel mediante una conexión NewHotel – Centralita telefónica,

para logra la interfaces necesaria para ejecutar los cargos de forma automática..

PRODUCTOS DEL MINI BAR

A esta opción se acceder por Archivos – Parámetros – Productos de Mini bar.

Se crean los productos que componen el mini bar de una habitación, cada producto

debe pertenecer a un Servicio y a una Sección, el código del producto debe ser

numérico.





OPCIONES DE LLAVES

A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Opciones De Llaves.

Se configura los permisos para emisión de llaves.

Campos:

• Descripción: se coloca el nombre del permiso.

• Cadena: es un valor que identifica un comando de operación del permiso que

se está creando.

• Sección y Servicio: al que aplica el permiso.

• Dar el Permiso: Acción de ejecutar el permiso





MENSAJES PARA NEWPOS.

A esta opción se acceder por Archivos – Parámetros – Mensajes Para NewPos.

Son mensajes predefinidos cuando NewHotel trabaja en forma Online con NewPos,

los mensajes son seleccionados desde el menú de insertar una Reserva Individual o

de Grupo, al oprimir el botón de Mensajes NewPos, luego estos pueden ser

visualizados desde la aplicación de punto de venta cuando la reserva tiene el estado

de check-in.

EXTENSIONES DE LLAVES

Esta opción se accede por el menu Archivos – Parámetros – Extensiones de llaves.

Su función es atribuir las extensiones para la interfaz de NewGes de las cerraduras de

las puertas.





EXTENSIONES DE PAY – TV Esta opción se accede por el menu Archivos – Parámetros – Extensiones de pay –

tv, y permite definir las extensiones del sistema Pay TV

EXTENSIONES DE VERJAS

Esta opción se accede por el menu Archivos – Parámetros – Extensiones de

verjas, y permite definir las extensiones de las verjas del hotel.





EXTENSIONES DE INTERNET

Esta opción se accede por el menú Archivos – Parámetros – Extensiones de

internet, y permite definir las extensiones internet de las habitaciones del hotel.

EXTENSIONES DE POS EXTERNO

Esta opción se accede por el menu Archivos – Parámetros – Extensiones de pos

externo

Permite configurar la interfaces con el sistema EPOS externo

VUELOS

A esta opción se acceder por Archivos – Vuelos.





Se definen los nombres de los vuelos que llegan y salen en la semana, esta

información pude ser seleccionada en los menús de reservas individuales y de grupo.

VEHÍCULOS

A esta opción se acceder por Archivos – Vehículos.

Permite registrar los vehículos de los huéspedes en el hotel, para ello se debe definir

los modelos y las marcas.

MODELOS

Se insertan los modelos de los vehículos,





MARCAS

Se insertan las marcas de los vehículos:





ESTACIONAMIENTOS

A esta opción se acceder por Archivos – Estacionamientos.

Se defines los lugares donde permanecerán los vehículos de los huéspedes durante

su estadía.

ZONAS

A esta opción se acceder por Archivos – Estacionamientos – Zonas

Se insertan las zonas de vehículos, las zonas se subdividen en Estacionamientos

ESTACIONAMIENTOS

A esta opción se acceder por Archivos – Estacionamientos – Estacionamientos

Se insertan los estacionamientos que está compuesto una Zona:





MANTENIMIENTO

TIPOS DE INACTIVIDAD

A esta opción se accede por Archivos – Mantenimiento – Tipos de Inactividad

Permite registrar los motivos por los que una habitación puede estar Inactiva

(Fuera de Orden).

Para pasar una habitación a Inactiva se utiliza la opción Housekeeping -

Mantenimiento – Inactivar Habitaciones, Las habitaciones inactivas y el motivo

pueden consultarse en el Planning de Habitaciones.





TÉCNICOS

A esta opción se accede por Archivo – Mantenimiento – Técnicos.

Se registra el nombre de los técnicos del departamento de mantenimiento del hotel

responsabilizados con la solución de las averías de las diferentes áreas del hotel

reportadas en el módulo Housekeeping – Mantenimiento – Averías.

PROCEDENCIA

A esta opción se accede por Archivo – Mantenimiento – Procedencia.

Esta información se utiliza en la opción Housekeeping – Mantenimiento – AveríasSe refiere a quién reportó la avería.





TIPOS DE AVERÍAS

Esta opción se accede por el menu Archivos - Mantenimientos- Tipos de Averías.

Son agrupaciones para clasificar las averías

SUB-NÍVEL DE AVERÍAS

Esta opción se accede por el menu Archivos - Mantenimiento - Sub-nível de

Averías

Clasificar para sub dividir las averías en un detalle analítico.





ZONAS DEL HOTEL

A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Zona. Permite registrar las

áreas que componen el hotel, las que se utilizan en la opción Housekeeping –

Mantenimiento – Averías

TIPOS DE OBJETOS

Esta opción se acede por el menu Archivos - Mantenimiento – Tipos de Objetos





Permite insertar los tipos de objetos para reportar en objetos perdidos por los clientes..Esta opción se emplea Housekeeping – Atención a Clientes – Lost/Found.





CAPÍTULO 13: UTILITARIOS

El menú de Utilitarios es una de las partes más sensibles del sistema, en el se define

la manera de cómo va a trabajar la aplicación.

APERTURA DE AÑO

A esta opción se accede por Utilitarios – Abrir Año

Esta opción permite abrir un periodo nuevo en la base de datos para introducir nuevos

datos a la misma

Atención: esta opción debe ejecutarse cada vez que deseamos trabajar para un año

próximo.





CAMBIAR DE IDIOMA

A esta opción se accede por Utilitarios – Cambiar Idioma

Permite a los usuarios seleccionar el idioma de trabajo con que desean trabajar en

NewHotel.





PARÁMETROS

GENERALES

DEFINICIONES Y ESTRUCTURA DE LOS PARÁMETROS

Los parámetros generales del sistema se definen en la opción Utilitarios –

Parámetros – General.

Se definen datos generales del hotel como: Nombre, Dirección, Teléfono, Fax, Número

Fiscal y si hay enlace con los sistemas NewTime, NewConta (Cuentas por Cobrar) o el

Sistema de Contabilidad.

Esta opción solo se puede ejecutar cuando se esté completamente seguro que ningún

otro usuario del sistema esté conectado, en caso contrario puede ocurrir algún error.

En los cuadros siguientes se describe cada uno de los parámetros de esta pantalla. En

la columna Valor por Defecto, los valores por defecto marcados por el sistema se

presentan de la siguiente forma:

SI = y NO = .

Los parámetros generales están divididos en las siguientes opciones:





GENERALES - INSTALACIÓN En esta pantalla definimos los datos de carácter general tales como: Nombre,

Dirección, etc.

Campo Significado

Año de Inicio da Aplicación Año en que se inicio el trabajo con el PMS

Abreviatura

Nombre abreviado de la instalación a que se destina para

aparecer en determinados reportes (por ejemplo en extracto

de cuenta que se entrega a un cliente). Se Recomienda que

se coloque siempre una abreviatura.

País Nombre del país de la instalación

Nombre/Dirección

Teléfono/Fax

Número Contribuyente

Registro Comercial

Localidad/C.Postal/Zpostal

Contacto/E-mail/Empresa

Datos generales de la instalación





Código Empresa Codigo del establecimiento el cual se emplea ademas para laexportacion de Cardex.

Saldos Reales

1- En la búsqueda de estos datos por defecto el sistema

asume el criterio de análisis para los saldos reales y no es

posible definir el criterio de búsqueda para saldos Mano

Corriente.

Saldos Reales, Saldos

Mano Corriente2- En la búsqueda de estos datos por defecto el sistema

asume el criterio de análisis para los saldos reales y también

es posible analizar los mismos datos por el criterio de Mano

Corriente.

Saldos Reales, Saldos

Mano Corriente


asume el criterio de análisis para los saldos Mano Corriente y

también es posible los mismos datos por el criterio de Saldos

Reales.

Saldos Cuenta Corriente


asume el criterio de análisis para los saldos Mano Corriente y

no es posible definir el criterio de búsqueda para los Saldos

Reales.

Si utilizamos saldos reales analizan los ingresos reales, o

sea, solo lo que no es facturado.

Estado de Venda por

Entidad

Para seleccionar si los estados de ventas se trabajan solo a

nivel de entidad o por el contrario se trabajaran por entidad y

operador.

Usar Regímenes de

Exploración

Parámetro que indica al PMS que trabajara con regímenes de

explotación y propietarios (sistema de condominios). Para

más detalles de su empleo ver casos especiales en el propio

manual

Verificar Disponibilidad en Se seleccionada esta opción permite cuando se hace el cierre





Cierre de Día de día comprobar y reparar la disponibilidad de habitaciones,como garantía que no quede nada mal resuelto.

Recomendamos que esta parámetro este marcado por

defecto.

Verificar Disponibilidad en

Alteración de Reserva

Se seleccionada esta opción permite cuando se hace una

alteración de reservas comprueba la disponibilidad, sino se

marca lo hace en el momento de insertarla por primera vez a

una reservas solamente.

Minimizar en Cálculos

Cuando el programa está realizando un proceso por ejemplo

el cálculo de un listado, esta opción permite que se puedaminimizar la aplicación para acceder a otra.

Oracle IndexesSi esta activo utiliza los índices de Oracle por default, irá para

el cálculo de saldos cuando se cierra el día.

No Calcular Saldos en

Manos Corriente Reservas

Parámetro que crea una nueva tabla de saldos para cuentas

de reservas y no alojados para el reporte de mano corriente

de reservas.

Usar Bloques en Filtro y

Estadísticas

Este parámetro le india al PMS que mude su comportamiento

para trabajar desde la reservas hasta las estadística por

bloques de habitaciones, en lugar de Tipo de Habitaciones.

Con este parámetro se agrega la condición del Bloques.

Saldos USAH en reservasParámetro en Generales para determinar si el Cálculo de los

Saldos USAH por Reservas se hace en Valores Líquidos.

% Descuento Máximo

Permitido (Default)

Define a nivel de la instalación un % máximo de descuento

que puede ser otorgado por los Utilizadores.

Días para Expirar las

contraseñas

Fecha limite que tienen las claves o contraseñas de los

usuarios del sistema.

Distancias en:Definición de la unidad de distancia (por default, mts) para

identificar la distancia desde la habitación y algún servicio del

hotel, por ej: elevador

Separador Decimal Permite indicar si, el separador a utilizar en los movimientos.

Si está definido el PMS trabaja con los mismos, sino trabajara

con los que están definido en la configuración regional de

Windows. Es importante recordar que el PMS debe estar con

coma (,) y el separador decimal punto (.).

• Millares

Hora Límite para Pequeño - Hora límite que se pode definir en horas y minutos ara esto





Almuerzo, Almuerzo ycomida

conceptos. Este dato es importante si queremos trabajar conel control del NewPOS para estos conceptos.

Días para Bloquear las

estadísticas

Este permite definir hasta que fecha es permitido reconstruir

las estadísticas ya existentes

Días para Borrado el Log de

Operaciones

Cantidad de días definidos que se almacenan, paso los

mismos de borra el log.

Días para el Borrado de

Discrepancias

Cantidad de días definidos que se almacenan, paso los

mismos de borra el log.

Días para Gravar Fotos De

Previsión

Permite definir la cantidad de días anteriores en que el

sistema grava las previsiones. A foto de previsión consiste engravar una fotografía de un determinado momento para poder

ser en el futuro comparada con un período igual e determinar

las desviaciones..

Días para Estadísticas de

Previsión

Permite definir la cantidad de días en que el sistema grava

las previsiones.

Descripción para los Waiting

List

Posibilidad de especificar un nombre y abreviatura para

determinar el concepto a visualizar en el sistema PMS los

waiting list, si no se quiere usar este término por defecto.

Nombre Fiscal Nombre Fiscal a incluir en las FacturasBanco Nombre del Banco a incluir en las Facturas

Cuenta Número de cuenta a incluir en las Facturas

GENERALES - LOCALES





Campo Significado

Consulta de Reserva en Full-

Screen

Se seleccionado, la pantalla de Reserva será maximizada

para Full screen

Bloqueo de Movimiento

Horizontal en el Planning

Al seleccionar este parámetro se bloqueará el movimiento

horizontal de la barra de Reservas del planning de

Habitaciones.

La ventaja de eso es que esto evita que el usuario cambie

inconscientemente las fechas de una reserva cuando utilice

el interface gráfico del planning.

División de Reservas en el

Planning

Al seleccionar este parámetro permite que el utilizador

pueda dividir directamente en el planning de habitaciones

en dos o más partes, la estadía del cliente por más de un

alojamiento.

Advertencia de Avisos Sirve para avisar cuando hay alertas para dar.

Mostrar Características de

Habitación en Planning

Al seleccionar esta opción, podamos ver las características

de cada habitación en el planning, por ej. Dupla, etc.

Verificar Estado NewGes Verificar se NewGes está on-line.

Dados Generales (Todas las

Estaciones de Trabajo) –

Información ultima Hora,

Información Avisos

Define el tiempo que el PMS irá a comprobar las

existencias de avisos e información de última hora.

Espera y verificación de la

cola de impresión / Intervalo

Para que el PMS respeta las espera la cola de impresión

según el sistema operativo con la finalidad que no se

pierdan listado al está llena la misma.

Color Objetos Inactivos Si la habitación estuviera indisponible, se muestra con un

color específico para esto.

Recordatorio de Avisos Definición del tiempo para avisar a los clientes definido en

x segundos y en cuantos periodos de tiempo

Tiempo para recordatorio Definición del tiempo para los recordatorios

Tiempo para vuelta El mensajito de recordatorio que sale arriba de muchas

pantalla como cuenta corriente y va dando vueltas como un

cartel de aereopuerto ...este es el tiempo entre vuelta y

vuelta

Cambio de usuario Tiempo que espera el PMS en la pantalla principal





Automático solicitando el usuario para cambiar y refrescar y volver apedirlo. Es como una salida automática al pasar este

tiempo.

Dado 1,2,3 e 4 Para uso del PMS que se emplean por los utilizadores para

fijar información general en determinados reportes

GENERALES - IMPRESIÓN

Campo Significado

Camino Reportes

Se definen los caminos para los reportes

estándar del sistema, para los personalizados,

para los reportes contables así como para la

exportación de facturas. Como recomendación

todos los reportes personalizados y

confeccionados propios del cliente deben estar





en reportes personalizados ya que el PMSsiempre buscara primero en esta carpeta el

reporte a ejecutar antes de pasar a los

estándares.

Impresión

Para cada concepto detallado en la pantalla se

puede seleccionar un tipo de impresora y

formato determinado. Para cada uno se

especifican el Formato de la pagina y tipo de

letra

GENERALES CÁLCULOS OFF-LINE

Campo Significado

Calculo Off-line

Esta funcionalidad pertenece a NewHotel y tiene

como base la creación de un proceso independiente al

cierre del día para el cálculo de las estadificas y

exportación a la central, con lo cual el proceso decierre puede agilizarse mucho más.

Estadísticas

Activado – el sistema irá calcular las estadísticas de X

en X tempo (minutos) conforme lo indicado, en el

proceso que se ejecuta en paralelo a NewHotel

Exportar a Central de Reservas Activado – el sistema irá exportar de X en X tempo





Externa (minutos) conforme lo indicado, en el proceso que seejecuta en paralelo a NewHotel

Básicos

Activado – el sistema irá calcular los Planning básicos

de X en X tempo (minutos) conforme lo indicado, en el

proceso que se ejecuta en paralelo a NewHotel (por

Planning básicos podemos considerar por ejemplo la

disponibilidad de habitaciones).

Planning de Ocupación

Activado – el sistema irá calcular el planning de

ocupación de X en X tempo (minutos) conforme lo

indicado, en el proceso que se ejecuta en paralelo aNewHotel.

Meses Antes/Meses Después

Aquí se indica los meses anteriores y posteriores a la

fecha de trabajo del PMS para los cálculos explicado

anteriormente.

MODOS DE OPERACIÓN

MODO DE OPERACIÓN COMPLEJO & MULTIHOTEL

Campo Significado

ComplejoSe trabaja en conexión con otros Hoteles que

tengan NewHotel. Esta variante implica que cada





newhotel físicamente se conectan usando lasfunciones de Oracle DBlink

MultiHotel Se gestionan varios Hoteles en una sola aplicación.

• Selección de Hotel

Obligatoria.

Implica que al entrar en la aplicación NewHotel front

office tendrá que tener un hotel seleccionado

obligatoriamente, en caso contrario entra en el

primer hotel que encuentre en funcionamiento

multihotel.

• Cuentas No-AlojadosÚnicas

Si están marcados los códigos es para todos los

hoteles del grupo NewHotel, caso contrario son por hotel, independientemente si está en

funcionamiento o no multihotel.

MODO DE OPERACIÓN CRUCERO

Campo Significado

Modo CruceroParticularidad de NewHotel que permite un

funcionamiento en los Cruceros.

Base en Tierra Con la base de datos de NewHotel en unescritorio.

Crucero

Con la base de datos de NewHotel en un

escritorio Pero funcionando como una imagen de

la BD real existente.

Borrar al exportar

Al efectuarse la exportación de la BD para el

modo crucero, esta se borra, si está seleccionado

Base en Tierra para posteriormente ser repuesta





cuando se vuelve del crucero.

Crucero—Base en Tierra: Usar

Ficheros Temporales

Permite crear un fichero (.txt) para servir de base

de datos para la posterior transferencia para el

modo de crucero.

Enlace Crucero

Define a conexión del ODBC para el enlace con

el crucero

Usuario OracleDefine el Usuario de Oracle para la Conexión a la

base de datos del Crucero.





MODO DE OPERACIÓN OFFSHORE

Modo de Operación Central (NewCentral)

Campo Significado

Enlace NewCentral Define la conexión ODBC para el enlace con NewCentral,

en caso de que tenga NewCentral en el Hotel.

Usuario Oracle Usuario de Oracle para la Conexión a la base de datos de

NewCentral.

Origen Identificación del Hotel en NewCentral

Exportar al Cierre del Día Exportar las estadísticas de NewHotel para NewCentral

Campo Significado

Offshore

Para cuando queremos indicar que el PMS

trabaje en la variante de facturación y cálculos

de OffShore.





guardar la información de estadísticas de todos losHoteles. También se le puede indicar si exporta las

reservas y las entidades modificadas o recién creadas.

Confirmación al Insertar Reserva Se indica si al insertar la reserva se espera x tiempo

parque la central confirme

Exportar Información Comercial Permite efectuar la exportación de la información del

proceso comercial de cada hotel.

Inicial Código de grupo Tener un código de identificación definido para cada hotel.

Exportar reservas Permite la exportación de las reservas cuando se hace el

cierre del día.Exportar reservas Online Permite la exportación de las reservas en el momento

actual.

Exportar entidades Permite la exportación de las entidades al cierre del día

Exportar entidades Online Permite a exportación de las entidades en el momento

actual.

Generar Código de Entidad Genera automáticamente un código de entidad cuando

esta es creada.

Prefijo Se trata del número interno que antecede al número

telefónico externo.





FRONT-OFFICE

FRONT OFFICE - RESERVAS

Campo Significado

Ficha de Reserva –

Clásica/Ampliada

Parámetro para trabajar con una u otra pantalla de

inserción de reservas. Ver notas que se ilustran los

tipos de pantallasTipos de Reservas

(Adicionales)En caso de ser un Time-Share o propietario.

Multi-Ocupación

NewHotel permitirá compartir una habitación por

más de una Reserva (de otra forma esto no será

permitido).





Esto es utilizado cuando se tiene dos huéspedesdiferentes que comparten una habitación doble y

ellos no pagan el suplemento de single. En este

caso se cargarán la mitad del precio de uno doble

(caso de medio-doble).

• Limitar base tipo

habitación

Para limitar la cantidad de PAx según los definidos

en el tipo de Habitación.

Paxs Free en la ReservaPosibilidad que va a tener el cliente de definir pax

free en la reserva.

Check-In sin Pre pagoPara permitir check in sin prepagos para los casosque se tenga entidades que se exigen prepagos

antes de entrar al hotel

Pensión doble en

Reserva(Real,Factu-

ración)

Permite escoger un tipo de pensión diferente da

aquella que está reservado (cuando una Reserva

tiene una habitación asociada con un tipo diferente

de habitación reservada).

• Real -»

Facturación

Forma de calcular a factura segundo estos dos sub-

parámetros.

El primero define que se considere para facturación

el alojamiento real otorgado

El segundo caso inverso.

Como por norma NewHotel considera siempre los

dados de las reservas para la facturación que es el

caso por defecto (no marcado) de este parámetro.

• Facturación -»

Real

Verificar repetición de

Voucher

Si existe un voucher repetido, permite al marcarse

ver si ya existe.

• Excluir

Canceladas Permite excluir las reservas canceladas

• EntidadVerificar la duplicidad solo dentro de la misma

entidad

• Año Verificar la duplicidad solo dentro del mismo año

• EntradaVerificar a repetición de datos solos para la misma

fecha de entrada

Verificar Hora al Asignar Normalmente en NewHotel una habitación ocupada





una Habitación. no puede ser atribuida a una nueva Reserva antesde la hora estándar de partida del Huésped anterior.

Si este parámetro estuviera seleccionado será

permitida una nueva reserva aunque la hora de

llegada sea posterior a la hora de partida del

huésped anterior.

No sobreponer periodos

en pensión compleja.

Si esta seleccionada va a ocultar los períodos de

pensión compleja existente entre los hoteles

encadenados.

Habitación Obligatoria Para definir a la reservas obligatoriamente unahabitación

Permita Reservas sin

HuéspedesPara permitir efectuar una reserva sin huéspedes.

Permitir Tipos Diferentes

en Reservas sin

Habitación

Permitir tipo reservado diferente de tipo ocupado

cuando la reserva no tiene habitación asignada

Habitaciones sucias en

Chek-In Múltiple

Al hacer Check in múltiple con habitaciones sucias,

el sistema adopta el funcionamiento según se

marque en estas condiciones

Anulación de reservas

por dead line en el cierre

de día

Permite hacer las anulaciones de reservas en el

cierre del día, si está marcado por esta condición y

según el tipo de cancelación que seleccionemos.

Dead-Line Automático

Definición de un plazo

máximo de espera por la llegada del cliente/ grupos,vencido ese plazo perdió el derecho a la reserva.

Esta parámetro además depende si el numero se

resta o adiciona a la fecha de entrada, y define días

distintos para directos y entidades

Tarifa VariableSi esta marcado, se permite la inserción de una

tarifa variable, en caso contrario la tarifa será fija.





• Incluir mod.Pensión

Definir cuál es el modelo de pensión a atribuir en lamodalidad seleccionada.

• Fechas Períodos

a Servicios de

Paquete

Para enviar las fechas del periodo de la tarifa

variable al paquete como si fueran la fecha de

entrada y salida de la reserva, para en base a esas

fechas aplicar aquello de "a la entrada" "a la salida"

que tienen los paquetes

Extender day-usePermitir utilizar este tipo de habitación por un día

con horario estipulado.

Validar máximo paxs x

Hab.

Si está seleccionado permite que se valide el nºmáximo de huéspedes por habitación, en el que

está a su vez un número útil de camas, así como el

tipo de régimen de pensión.

Operadores por prioridad

en inserción de reservas:

Define la existencia de operadores turísticos con

prioridad de reservas.

• Excluir sin precio

Permite a excluir si no hubo precio definido, caso

contrario se acepta sin precio en la reserva para el

operador

Repetir periodos en

tarifas y fijar precios en

reservas.

Si está seleccionado permite la duplicación deperíodos de las tarifas sin los precios definidos y a

su vez la inserción de los valores manualmente en

las reservas.

• Fijar precios en

inserción

Se puede establecer valores sin la inserción de

reservas, caso contrario sólo se insertan reservas si

tuvieran los precios definidos.

• Fijar Precio en

Repetición dePeriodos

Cuando se permite repetir precios en distintos

periodos y se quieren conservar los que ya existen

en las reservas otorgadas, se marca este parámetro

para fijar los precios. Más detalles uso de tarifas

variables y fijación de precios.

• Fijar Precios en

Reservas por

Copias de

Asientos

Con estos parámetros se crea una estructura asociada a

la reserva con la información más cercana posible a los





movimientos, de

manera

que

cuando

se

quiera

fijar

los

precios de una reserva se llene dicha estructura y se

marque en la reserva que se le fijaron los precios. De

manera que en el cierre de día, si la reserva tiene la

marca de que le fijaron los precios, entonces recorre esa

estructura asociada y construye la información de

movimientos; de lo contrario calcula los precios como se

hacía hasta ahora.

Con esto

se

garantiza

que

si

posteriormente

a la

inserción de la reserva se modifican los datos de tarifa,

paquete, operador, distribución de servicios, etc. no se

afecten los precios de la reserva y se mantenga la

información de tarifa, paquete y operador para efectos

Nota: No es solo en Cierre de Día, sino que afecta

también Facturación Anticipada, Previsiones.... Esta

funcionalidad es para utilizar NewHotel a

determinados servicios de reservas WEB

Verificar Repetición deReservas (Fecha de

entrada , Nombre)

Verifica si existen reservas repetidas por estos

criterios de fecha y nombre.

Adicionales en Fecha de

salidaPermite adicionar extras en la fecha de salida.

Calcular Adicionales

Detallado

Posibilidad de cálculo de los adicionales de forma

detallada

Incluir Adicionales en

Precio medio

Definir si los adicionales forma parte del precio

medio a calcular pudiendo ser según se seleccione

de la siguiente forma:

Mostrar Previsión

Si se muestra la previsión de la reserva (lo que iría

a ingresar) en la ficha de reservas según las

siguientes condiciones:





Use Cambio para cada

Día

Activar a funcionalidad de utilizar cambio

actualizado para cada día, para calcular el valor de

la factura en moneda extranjera

Cálculo de % de

descuento para Valor Fijo

Permitir el cálculo de un % de descuento para un

valor fijo. Esto activa un botoncito en la ficha de

reserva para decir el nuevo valor que tu quieres que

quede y el te calcula que descuento tienes que

ponerle

Enlace entre Orígenes

Mercado y Segmentos

Para asociar los orígenes de mercados con los

segmentos de mercados. Esto es para que cuando

se filtre por un origen de mercado solo aparezcan

aquellos que están asociados al mismo y no todos.

Selección de Vendedor

Libre

Activa la opción de vendedor libre – o sea no

asociado a ninguna entidad previamente asociada a

la misma.

Atribución de Habitación

libre al día de llegada

Este parámetro lo que define es que en la atribuciónde habitaciones salga pro defecto marcado el

concepto que señalo a continuación

No validar fecha-valor de

los depósitos anticipados

de las reservas

No permite validar fecha-valor de los depósitos

anticipados de las reservas – Importante si noestuviera seleccionada la opción no permite anular

reservas con depósitos anticipados.

No validar Factura

anticipada cuando

cambia la fecha de

entrada

Si una reserva tiene factura anticipada y se desea

que al cambiar su fecha de entrada se valide contra

su factura anticipada para ajustar las fechas se

debe marcar este parámetro, en caso contrario se

deja en blanco





No asumir contacto al

seleccionar entidad

Los contactos están asociados a las entidades, pero

si se desea que al seleccionar la misma poder otro

contacto cualquiera y no solo los asociados para

que no salga por defecto se deja en blanco este

parámetro.

Precios de niños segúntarifas

Definir la forma de cálculo del valor de los niños

según el tipo de tarifas seleccionado. Este

parámetro al definirlo se debe escoger una de estas

opciones

No Show

Permite definir el tiempo en días que se aguarda

por un proceso de no-show. Se debe seleccionar

los valores mínimo y máximo

Horas (Entrada/Salida)

Límites de Tiempo estándar para el check-out y

check-in

Nota:

La pantalla estándar de NewHotel es la que se muestra a continuación





Y la pantalla Ampliada es la que se muestra a continuación

FRONT OFFICE – RESERVAS 2





Nuevos parámetros para la verificación de los pagos de depósitos anticipados de las

reservas en confirmación de cierre de día y operaciones a ejecutar si no está pagado,

según se defina en los siguientes parámetros.

Campo Significado

Verificar Pago de

depósitos anticipados

Si se marca para hacer esta comprobación, entonces se

debe escoger una de estas opciones y definir la cantidad

de días, según sea el caso

Eliminar habitación

asignada

Si se marca esta opción se le indicara al PMS que en

caso de no estar el depósito en la reservas y la misma

tiene habitación asignada se le desasigna la misma.

Marcar como Waiting List Si se marca esta opción se le indicara al PMS que en

caso de no estar el depósito en la reservas la misma sea

pasada a reservas en lista de espera.

FRONT OFFICE - LIMITES – IMPRESIÓN





Campo Significado

Confirmación al Insertar la reservaPermite definir, o no cual es el modo de inserción

de reservas, por ej: email, fax, etc.

Imprimir hoja de reserva Permiso para imprimir la hoja de reserva.

• Previsión de Ingresos Posibilita la ver la previsión de Ingresos.

Reimprimir al Alterar Siempre que se altere una reserva acciona la

impresión de una nueva hoja de reservas.

Confirmar ModificacionesSi pretende modificar una reserva, es necesario a

su confirmación posterior, caso esté seleccionado.

Imprimir Reporte de Check-In Permite imprimir reporte de Check-In.

Imprimir key-pass

Permite la impresión de una tarjeta de bienvenida,

con la definición de la habitación y los respectivos

datos del cliente.

Imprimir key-pass 2Tener la posibilidad de emitir una ficha de registrocon los datos de la entidad hotelera así como del

cliente, que este tiene que firmar.

Alterar Limites cuando Facturar

Extras

Este parámetro al estar marcado posibilita que

cuando una cuenta extra sea facturada en su

totalidad, la misma pueda considerarse como

cerrada, no admitiendo más cargos. Digamos por





ejemplo que queremos que un cliente que este en eldía de check out aun sin efectuar vaya liquidando

sus extras, pero aun está viviendo en el hotel pero

sin autorización de consumir más, se emplea este

método.

Definición estándar de los límites de

la cuentas

Si de forma general cuando se crean las cuentas de

reservas adopten una forma de limite pre

establecida, paramearíamos los datos en esta

opción

Cartas de Confirmación Automática

Para imprimir una carta de confirmación de forma

automática por una de las vías que se seleccione.

Si se marca datos generales de tarifas, significa que

esta información formara parte del email que será

enviado.

Idioma Automático en Cartas

Con la nacionalidad del cliente de la reserva,

permite que la carta sea impresa en el idioma del

mismo.

Tipo de E-mail en las Cartas deConfirmación

En estos parámetros se selecciona como se

enviara el email de las cartas de confirmación,

donde los parámetros significan lo siguiente:

Interna: se envía mediante SMTP sin

que el usuario intervenga en su envío o

no. Debe estar autorizado por las

políticas de seguridad y los sistemas

antivirus para que el mismo sea enviado.

Outloock: el email que se prepara en el

PMS se envía a la bandeja de salida de





este programa, que es quien se encargade su envió

Como todo el trabajo de email se hacen en base a

documentos de plantillas, existen otras dos

funcionalidades para que la configuración del

cuerpo del email que se envía en cada caso, este o

bien dentro del propio email o como documento

adjunto. Estas funcionalidades son

Atachar: el fichero resultante queda

adjunto al mail, como un documentoasociado al propio email enviado

Incrustar: el fichero resultante queda

incrustado en el cuerpo del mail, o sea

formara parte del texto del email

redactado

Prioridad del contacto para el envío

del email de confirmación

Como la reservas tiene diferentes contactos, en

estos parámetros se seleccionara el orden en que

el PMS buscara la dirección de email para el envió

de las cartas.

Por defecto se crea de esta manera

En caso que no existe ninguno el sistema PMS

avisara.

Enviar Copia

Al buscar las direcciones de email aparecen varias(cliente, contacto, entidad ...) el PMS selecciona elprimero según la prioridad definida y si estamarcado este parámetro pone copia del correo enCc: a la segunda dirección de email según el ordenconfigurado





FRONT OFFICE – OVERBOOKING

Campo Significado

Check-in automático en Complejo

Se tiene la opción de hacer un check-in en el

sistema complejo, este puede ser en el hotel que

esté disponible.

Check-out automático en Complejo

Se tiene la opción de hacer un check-out por

sistema complejo, en el hotel que se hizo el

Check-in.

Entidad Complejo Aceptar

Reservas de Transferencia.

En este caso la entidad, deberá acepta o no, la

posibilidad de transferir la reserva para otro hotel

Valores por defecto Aceptar

Reservas de Transferencia

Definición de otros valores por defecto para la

aceptación de quien hace la reserva, que a su

vez es transferida.

Conversión de Tarifa en Precio Fijo

(Overbooking Interno)

Cuando se hace un over interno el Hotel dedestino asume como precio fijo la tarifa que viene

de origen. Esto se hace para evitar tener precios

para entidades en over en ambos hoteles

internos del complejo.

Restricciones Overbooking

Se marcaran las distintas restricciones que el

utilizar quiere considerar para evitar hacer

overbooking, siendo las posibles las siguientes:





Transferencia de Reservas

Cuando se hace una transferencia de reservas,

marcamos la condición en que queda la reserva

en origen, siendo los posibles valores los

siguientes:

FRONT OFFICE - DAY-USE

Campo Significado

Insertar Diarias - Manual

Si estuviera seleccionado, el utilizador tendrá que

introducir manualmente la diaria relativa a la estadía

Day – Use y así se puede definir si no se hace nada;

se factura o pasa para cuenta corriente.

Insertar Diarias - Check - In

Si se selecciona, el sistema inserta

automáticamente el valor de la diaria en la cuenta

corriente del cliente en el momento que se hace el

check-in a la reserva, pero solo para las reservas del

tipo Day-Use





Insertar Diarias -Cierre del Día

Si se selecciona, el sistema insertaautomáticamente el valor de la diaria en la cuenta

corriente del cliente en el momento que se efectúa el

cierre del día.

Insertar Diarias - Check- Out

Si se selecciona, el sistema inserta

automáticamente el valor de la diaria en la cuenta

corriente del cliente en el momento que se efectúa el

check-Out de la reserva..

FRONT OFFICE – AMA DE LLAVE

Campo Significado

Registrar empleada en cambio

de Room Status

Permite efectuar el registro de quien está a

ejecutar el trabajo en la habitación y cuál es su

estado.

Imprimir ficha de avería.Efectuar una impresión de la ficha de avería

siempre que surja una.

Cambio de ropas- Días de la

Semana

Definir cuando se cambia la ropa de la habitación,

de cuantos en cuantos días.

Cambio de ropas en la ReservaPermite Cambio de ropas cuando sea efectuada

la reserva.

Alterar Room Status al

Confirmar Ejecución

Ejecución de la alteración del Room Status

después de confirmado.





Room Status: Inactivo -» Activo

Permite definir el tipo de Inactividad para activopara especificar en qué condición queda la

habitación por defecto en el PMS, al realizar esta

operación.

• Inactividades – Afectan o

Booking –

Cuando pasamos habitaciones a inactivas

podemos decirle al PMS si la misma la cuente

para el booking o no. En este caso este

parámetro tiene tres condiciones, siendo los

siguientes:





FRONT OFFICE - CLIENTES

Campo Significado

Cardex Obligatorio (Visual)

Cada vez que un Huésped se inserta en una

reserva, NewHotel creará un registro en el cardex

y le mostrará para que se complete la Inserción

de datos del huésped. Esto es útil si se registraen el cardex cada cliente que llega al hotel.

Cardex Obligatorio (No Visual)

Cada vez que un Huésped se inserta en una

reserva, NewHotel creará un registro en el cardex

con el nombre del huésped pero no lo mostrará

en el momento. La inserción de la información

adicional del huésped en el cardex debe





completarse más tarde.Inserir número de pax de la

reservaEs Obligado a insertar todos los huéspedes.

• CheckinEl sistema valida todos los huéspedes registrados

en el momento del check-in.

• Reserva y checkinEl sistema valida todos los huéspedes registrados

en el momento de reserva y checkin.

• Check-In en Cierre de DíaEjecuta la verificación en el proceso del cierre de

día

• Excluir Bebes Excluir los niños

Adicionar Título en la reservaObliga a que se inserte el titulo el cliente cuando

se hace la reserva

Tamaño de la imagen de firma del

cliente para o Key Pass

Si incorporamos imágenes de firma para el key

pass ( por lo general cuando se emplean

interfaces de lectores de firma digital) definimos

aquí los parámetros siguientes:

Edad ObligatoriaNewHotel pedirá insertar la edad obligatoria para

cada Huésped insertado en la reserva.

Edad Obligatoria (Niños)NewHotel pedirá insertar la edad obligatoria para

cada niño insertado en la reserva.

Verificar edad solo en el check inVerifica la edad de los clientes solo en el

momento del Check In

Verificar nº identificación do

cliente

Si está marcado el sistema validara por el nº de

identificación del cliente.

Nacionalidad implícita

Tiene que estar marcado en caso se pretenda

que por default vaya a buscar la nacionalidad de

la agencia o del hotel

Búsqueda Online Case Sensitive

Esto permite hacer una búsqueda en la

introducción del huésped en el histórico de

clientes del hotel. Este check es para decidir el

comportamiento inicial de los checks en las

búsquedas de la consulta del cardex y





huéspedes. Si esta marcado usa UPPER para que

encuentre cualquier combinación(Pepe = PEPE = pepe) y Oracledesecativa los índices y la búsquedaes más lenta.

Si esta desmarcado no se usa UPPER,entonces Pepe <> PEPE <> pepe y Oracleusa los índices y la búsqueda es más rápida.Por defecto viene desmarcada.

Usar Código de Cliente como

Número Contribuyente

Usar Código de Cliente como Número de

Contribuyente

Titular:

Definición de dos campos para modo obligatorio

o no, caso se seleccione. Para estos caso

podemos escoger estas posibilidades como

estándar parametrizable en el PMS

Tab Inicial Ficha de Cardex

En la pantalla de consulta de clientes aparecen

varios tab, con esta opción lo que hacemos es

seleccionar cual es el tab por defecto que

queremos aparezca en primer lugar.

Cardex obligatorio

Si tenemos definido utilizar cardex obligatorio el

PMS proporciona que seleccionemos los campos

obligatorios que deben ser llenados en su primera

instancia al crear un cliente.





Tratamiento de Email

Los parámetros que a continuación se explican

son comunes para poder enviar email a las

reservas en sus distintos estados, siendo estos

los siguientes:

1. El envío de los Mails a Clientes en CheckOut se ejecuta en el Check out (0 días) oen la Confirmación de Fecho de Día X

días después de la salida, según elparámetro

2. El envío de los Mails a Clientes deEntradas Previstas se ejecuta en laConfirmación de Fecho de Día X díasantes de la entrada, según el parámetroconfigurado.

3. -El envío de los Mails a las Cancelacionesse ejecuta al momento de la Cancelaciónde la reserva

Los parámetros son

Donde;

Días después se define el número de días

que se programara el envío del email una

vez que la reservas haya salido del hotel.

( Se considera según la fecha del cierre

del PMS)

Asunto: se especificara un texto corto

para el asunto del email que se va a

enviar. Además se prevé el mismo en los





distintos idiomas que se configuren en el

botón , donde una vez identificado el

idioma del cliente el PMS selecciona el

texto si existe para ese idioma.

Los otros parámetros significan lo siguiente:

Donde:

Interna: se envía un email mediante el

SMPT sin que el usuario perciba que se

envío el mismo ( este tipo de email para

que funcionen deben estar autorizados

por las políticas de seguridad y los

antivirus que se instalan en las PC)

Outlook: El email que el PMS prepara se

envía a la bandeja de salida del Outlock,

siendo este programa el que envía el

mismo a su destinatario final.

Como todo el trabajo de email se hacen en

base a documentos de plantillas, existen

otras dos funcionalidades para que la

configuración del cuerpo del email que se

envía en cada caso, este o bien dentro del

propio email o como documento adjunto.

Estas funcionalidades son

Atachar: el fichero resultante queda

adjunto al mail, como un documento

asociado al propio email enviado

Incrustar: el fichero resultante queda

incrustado en el cuerpo del mail, o sea

formara parte del texto del email

redactado





FRONT OFFICE - NIGHT AUDITOR

Campo Significado

Marcar Detener si hay errores en

al cierre de dia

Para que salga por defecto marcado detener si

existen errores en el cierre de día





ASIENTOS

ASIENTOS - ASIENTOS

Campo Significado

Insertar Asientos en

Cierre de Día

El cierre de día tiene dos fases:

Primero es el cierre, cuando NewHotel ejecutará todaslos cobros automáticos; Segundo es la confirmación

del cierre que constituye un paso final irreversible. La

selección de este parámetro permitirá al auditor

nocturno insertar los asientos adicionales después del

cierre pero antes de la confirmación final.

En el caso de si insertar asientos en este periodo el

cierre de día tiene que ser ejecutado otra vez y

después confirmado.

Siempre

Comprobante de

transferencia

Si se selecciona, NewHotel imprimirá siempre un

documento de confirmación (voucher) a cada vez que

se hace una transferencia entre cuentas.

Siempre Recibo de

Cobro

Si se selecciona, un Recibo se imprimirá siempre a

cada vez que un pago se inserta.

Nº Copias Recibo de Cobro.Permite seleccionar cuantas copias del recibo se

pretende imprimir.

Saldo en Inserción de Débitos: Si es seleccionado permite la inserción de los débitos





en separado por cuenta o acumulado (Total).

• X cuentas Débitos detallados de las cuentas.

• Total Total

Transferir afecta caja

Si se selecciona todos los movimientos de entrada de

dinero/ cheques, etc., afectarán los lanzamientos de la

cuenta caja.

Operación de Caja

Si el Hotel ejecutará operaciones de caja (apertura,

cierre, declaración, reporte) Permitiendo o no la

inserción de saldo de caja.

• Asumir Saldo Marcado asumimos el saldo final como saldo iniciocaja

Crédito Cero

Si NewHotel permitirá o no la introducción de asientos

con valores a cero. Esto puede usarse para los casos

especiales de usos de “asientos falsos” para controlar

ciertas operaciones como por ejemplo los préstamos

de toallas a los huéspedes.

Valor Negativo Para permitir asientos con valor negativo

Incluir información de

transferencia (Asientos)

Permite insertar una justificación para cada

movimiento, al ser transferido.

Usar Cambios de Caja en

Movimientos de Crédito

Este parámetro tendrá este efecto si esta marcado

cuando por alguna razón insertamos por movimientos

no de diaria, asientos en la cuenta master, que mas

tarde iremos a incluir en la misma factura en moneda

extranjera. De esta forma adoptaría el valor del cambio

de caja en el momento que se hizo la operación y no el

valor de cambio que se tiene definido para las diarias.

Emitir recibo CorrecciónObliga si se marca que el PMS emita siempre recibo

cuando se hacen correcciones de asientos

Anular Asiento al Anular

Recibo.

Si se marca al anular un recibo emitido anula los

asientos asociados al mismo.

Número de Tarjeta de Crédito

Obligatorio

Cuando se reciben cobros y está este parámetro

marcado el PMS obliga que siempre se inserte el

número de la tarjeta de crédito.

Días para Histórico (C. No

Alojados x Facturación)

Indica la cantidad de días que el PMS considerara

para pasar a histórico las cuentas no alojados que ya





han sido facturadas

Días de Traspaso a Histórico

Si le indicara al PMS a los cuantos días puede pasar la

información que es factible pasar a histórico de

movimientos ( por lo general se pueden pasar a

histórico solo las cuentas saldadas y cerradas)

N. DecimalesIndica al PMS con cuantos dígitos decimales trabajara

en sus operaciones





ASIENTOS CUENTA CORRIENTE

Campo Significado

Cuenta Corriente:

Se trata de una ficha de registro de todos los

movimientos efectuados a un nº de cuenta de un cliente

o entidad.

Agrupar Por

Posibilidad de agrupar los movimientos por sección o

servicio existente en el hotel, caso contrario se tiene la

posibilidad de no agrupar los movimientos por

utilización del cliente

Agrupar diaria por fechas

únicas

Es para agrupar todos los movimientos respecto a un

día con un valor total, caso contrario será discriminado.

Paquete por FechaAgrupa todos los movimientos con relación a los

paquetes por fecha, caso contrario será discriminado.

Diarias Por FechaAgrupa todos los movimientos con relación a la diaria

por fecha, caso contrario será discriminado.

Diaria y paquetes por fecha

Agrupa todos los movimientos con relación a la diaria e

y a los paquetes por fecha, caso contrario será

discriminado.

• Por tasas de Agrupa todos los movimientos por tasas de impuestos





impuestos relacionados por fecha.Teléfonos por fecha Registrará todos los telefonemas efectuados por fecha

Número de documentoSi está seleccionado, mantendrá el nº de documento

serializado en la impresión.

Agrupar número de

documento (NewPos)

Todas las facturaciones efectuadas por este programa

(NewPOS), enviaran el respectivo nº para la cuenta

corriente del cliente y no sólo el consumo.

Cobros Por Tipo Agrupa las cuentas por tipos de cobro

Enmascarar el numero de

teléfono

Enmascarar en la cuenta corriente el número de

teléfono del cliente

ASIENTOS - DESCUENTOS

Campo Significado

Descuentos calculado sobre el

Valor Líquido

Bonificación efectuada sobre el valor líquido sin

el Impuesto.

Descontar del Valor Líquido.Bonificación efectuada sobre el valor líquido

con el Impuesto incluido.

Diferencias por totales en Tarifas de

Precio.

Al existir diferentes valores se hace un

redondeo para equilibrar el valor total de la

diaria.





ASIENTOS - ASIENTOS ADICIONALES

Campo Significado

Solo una VezParámetros para definir como se desea que se

carguen los asientos adicionales parame

rizados

Por Personas• A la Entrada

• Toda a Estancia

Entidades

Directos

Propietarios

Time-Share

Posteriormente se seleccionara a que tipos de

reservas se desean cargar estos adicionales

Adultos

Niños

Bebés

Seleccionamos a qué tipo de personas serán

el cargo adicional

Tipo de cuenta

Escogemos a que cuenta irán los cargos

adicionales.

M – Master, E1 – Extra 1, E2 – Extra 2, …,

Extra 5

Precio FijoDefinimos o bien u precio fijo, o bien un precio

para adulto y otro para niños.Valor de Adulto

Precio Niño





Sección A qué departamento del PMS se cargaranServicios Y a qué servicio

ValidezFecha de validez para que el PMS pueda

insertar estos movimientos adicionales

Tipo de Habitación

Filtro para seleccionar que los cargos se harán

solo a determinadas reservas que tengan este

tipo de habitación

Habitación

Filtro para seleccionar que los cargos se harán

solo a determinadas reservas que tengan esta

habitación

Definición do IdiomaPara mostrar el concepto del cargo en varios

idiomas

CONEXIONES A SISTEMAS

CONEXIONES A SISTEMAS - NEWCONTA

Campo Significado

Interface NewContaInteracción con el software nuestro NewConta,

sistema de gestión de cuentas corrientes.

• Dos (MS-DOS) Inexistente.





• Windows Conexión con el sistema operativo Windows

Transferencia a la

contabilidad sin NewConta

Permite que se pueda emitir una factura a crédito

sin que el hotel tenga el sistema de gestión de

cuentas corrientes (NewConta)

Tipo de Cuenta: Definición del tipo de entidad; cliente u otra cuenta

asociado por NewConta.

• Entidad Tipo de cuenta identificadora de: Empresa/

operador turístico/ agencia de turismo.

• Cliente Identificar de cliente relativo a la Empresa/ operador

turístico/ agencia de turismo.• Otra Cuenta Identificar otro tipo de cliente.

Descripción

Descripciones de los tipos de documentos para la

interfaces según valores de NewConta. O sea cual

es el tipo de movimiento correspondiente en este

sistema para

Factura

Nota de Crédito

Deposito

Descripción para las

Anulaciones

Describe el motivo de anulación para cuando pasa a

newconta el movimientos, por defecto

Tipo de CobroDefine el tipo de cobro por defecto a pasar a

newconta

Hotel

Cuando newconta trabaja recibiendo asiento de

varios hoteles cada uno de ellos se identifica con un

código que se establece en esta casilla.

Enviar Cuenta de Origen

Significa que cuando envió el asiento a NewConta

el PMS envíe el código asociado al Operador de

Origen

Usar Cod. Ext. de Entidad

Similar significa al anterior solo que se tomara el

Código externo definido a nivel de entidad y o del

operador

CONEXIONES A SISTEMA - WEBNEWHOTEL





Campo Significado

Host Pedido WebService IP do Servidor del cliente para enviar los pedidos

Host para WebServices IDS IP do Servidor donde está WebService IDS Server.

CONEXIONES A SISTEMA - CONDÓMINO

Campo Significado

HostDefine el Host de conexión con el sistema de

condominio

PuertaDefine la puerta de conexión con el sistema de

condominio

Exportar en Cierre de Día Activar para exportar los movimientos en el cierredel día

Regímenes de Exploración

GratisSignifica que pueden definirse regímenes gratis

CONEXIONES A SISTEMAS - NEWTIME





Campo Significado

Interface COM NewTime Activar para interface con NewTime

CONEXIONES A SISTEMAS - NEWCRM

Campo Significado

Interface CRM Define el servidor de enlace

Utilizador Oracle Usuario de conexión

Días para Vencimiento de

Puntos

Nº de días para vencimiento de los puntos en el

CRM

Código de Hotel en CRM Código do Hotel en CRM

Puntos X EUR Cuantidad de pontos por cada €.

CONEXIONES A SISTEMAS - NEWSTOCK

Campo Significado





Interface NewStock Define el servidor de enlaceUtilizador Oracle Usuario de conexión

Exportar Consumos Mini bar en

el cierre del díaPara exportar en el cierre del día únicamente

CONEXIONES A SISTEMAS - NEWPLAN

Campo Significado

Interface NewPlan Define el servidor de enlace

Utilizador Usuario de conexión

Hotel Definir Hotel

Verificar cierre en el cierre del díaPara no permitir cerrar el PMS si antes no lo realizo

este sistema.

Permitir Anular MovimientosPermite anular asientos en el PMS generados por este sistema, en caso de no estar activo no deja

anular en el PMS

Enviar Depósitos anticipados

NewPlan

Parámetro para enviar los Depósitos Anticipados a

NewPlan en Inserción de Asientos e Inserción

de Depósitos Anticipados.

Este parámetro solo funcionara cuando existe





enlace entre NewPlan y NewHotelSu funcionamiento es el siguiente:

NewHotel inserta el depósito tal y como

hasta ahora en NewHotel y entonces

llamará a una función en dll de NewPlaSpa

creada que insertará el depósito en

NewPlan en la cuenta corriente del evento

en cuestión y este asiento quedará marcado

por supuesto en NewPlan como transferido

a NewHotel

CONEXIONES A SISTEMA – NEWPOS

Campo Significado

Enlace NewPosDefine la conexión de ODBC para la conexión

con NewPos.

Usuario OracleDefine el Usuario de Oracle para la Conexión a

la base de datos de NewPos.

Verificar Cierre de Puntos de

Ventas al cierre del Día

Al hacer el cierre de día en NewHotel el sistema

verifica si ya fue hecho el cierre de día en

NewPos para que los ingresos de la fecha de

trabajo de NewHotel contengan también todos

los ingresos referentes al mismo día del Punto

de Venta.

Permite Anular Asientos de

NewPOS

Permite Verificar/Anular los asientos enviados

por el POS que tengan la opción de anulación.





Compensación de Pensiones

Cierre del Día

Se puede, si lo predefinimos, en el momento delcierre del día insertar las modalidades de

pensión como una compensación.

Turnos x Fechas/ Punto de Venta

Si está seleccionado permite la definición de los

turnos del personal que esta interconectado con

NewPOS en relación con los días semanales y a

su vez por punto de venta.

DesayunoPermite seleccionar cual es el punto de venta,

para el caso que existan espacios diferentes.

Almuerzo Permite seleccionar cual es el punto de venta,para el caso que existan espacios diferentes

ComidaPermite seleccionar cual es el punto de venta,

para el caso que existan espacios diferentes

CONEXIONES A SISTEMAS – NEWSPA

Campo Significado

Interface NewSpaDefine la conexión del servidor para la conexión con

El sistema

Utilizador OracleDefine o Utilizador de Oracle para a Conexión a base

de dados de NewSpa.

Hotel Define o hotel

Permitir Inserción de Reservas

en NewSpa

Si existe el paquete NewSpa (Termas, Balnearios y

Health Clubs) y este parámetro está marcado será

posible consultar disponibilidades e introducir





reservas a NewSpa a partir do NewHotel.

Mostrar Detalles en Ficha de

Cardex

Muestras los datos propios del SPA en la ficha del

Cardex de newhotel cuando se trabaja con enlace

entre ellos

Verificar cierre en el cierre de

día

Para no permitir cerrar el PMS si antes no lo realizo

este sistema.

Permitir Anular Movimientos

Permite anular asientos en el PMS generados por

este sistema, en caso de no estar activo no deja

anular en el PMS

CONEXIONES A SISTEMAS - NEWGOLF

Campo Significado

Interface NewGolf Define la conexión del servidor para la conexión con

El sistema

Utilizador Oracle Usuario de conexión

Hotel Define o Hotel

Motivos de CorreccionesMotivos a definir para justificar errores, duplicación,

orden de dirección, etc.

Verificar cierre en el cierre dedía

Para no permitir cerrar el PMS si antes no lo realizoeste sistema.

Permitir Anular Movimientos

Permite anular asientos en el PMS generados por

este sistema, en caso de no estar activo no deja

anular en el PMS





CONEXIONES A SISTEMAS - NEWGES

Campo Significado

Problemas en Llamadas Verificar estos parámetros cuando son aplicables es

útil porque de esta manera NewHotel hará

automáticamente la verificación en intervalos

indicados si está a recibir datos de los dispositivos

Correspondientes.

Esto puede ser muy útil para alertar a los operadores

de NewHotel en el caso de existir.

Un problema con algún dispositivo o cable, que evita

de esta forma la pérdida de control y dinero que puede

ser causada por la situación anterior, si no se

descubre.

Problemas BiDir

Teléfonos

Problemas en Laves

Problemas en Pay TV





Scanner Del Pasaporte

Envía la imagen para NewGes con un tiempo pre-

definido, caso exceda de ese tiempo da un mensaje

de error.

• NewHotelEspecifica por donde es la conexión con el equipo

• NewGes

• Time OutTempo sin respuesta para anular la espera de

información

Tarjetas Magnéticas X

NewGes

Indica que las tarjetas magnéticas de los clientes es

por mediación de Newges y no directamente por el

PMS

Utilizador OracleAquí se selecciona el Usuario de Oracle para

NewGes.

Utilizador PhonoWin Código para Utilizador PhonoWin

Verificar Saldo para

Llamadas después de cada

Asiento

Permite la verificación del saldo después de cada

llamada efectuada por el cliente.

Cierre del Día: Cerrar

Líneas a salidas previstas.

Cierra la línea cuando esté prevista la salida del

cliente.

Llaves por huéspedPermite la definición de llaves por huéspedes y no por

habitación.

Reiniciar llaves se cambia la

salida

Se seleccionado siempre que se efectuar un check-out

define un nuevo tipo de acceso(llave)

Verificación de tarjetas de

crédito

Permite la confirmación de los datos identificativos del

tipo de tarjeta de crédito.

Nº de llaves a emitir en

Check-In

Define nº de chaves a emitir en el check-in

Emitir llaves en check-inPermitir que se emitan llaves al efectuar el check-in

con las posibilidades de siempre; nunca o sin Pre-





Emisión.

Interface Pay TV. Opciones

Permite cuando existe interfaces con Pay TV marcar

un conjunto de opciones por defecto que el cliente

puede realizar desde su habitación.

Estos valores cuando se oprime la tecla del signo de

pregunta se levanta una pantalla auxiliar para marcar

los que son posibles en dependencia de las

posibilidades que presenta el sistema de televisión.

Interface Pay TV y Teléfono,

para cambio habitaciones

Parámetros en Conexiones a Sistemas/NewGes para

indicar el envío de Cambio de Habitación a PayTv y

Teléfonos como Comando único. Funciona tanto

cuando se efectúa check in y check out, como cuando

se cambia de habitación la reserva.

Adicionales Teléfono

Son situaciones a definir, tales como: Cambio de

habitación; Alteración Datos o para No Molestar.

Gestor de compunciones

Permite definir todos los periféricos que pueden estar

conectados con NewHotel.

Cuando NewGes envía los valores de las llamadas

telefónicas a las cuentas de los clientes.

La comunicación Bidireccional significa que por un





canal de comunicación se puede sostener unacomunicación en ambos sentidos. En el caso de la

planta telefónica admite este tipo de comunicación.

Visualización si esta activo el control de canales de

películas.

Visualización si esta activo el control de emisión de

Llaves de Habitaciones.

Visualización si esta activo el enlace con la Terminal

de Llaves.

Visualización si esta activo el control apagado yencendido del aire acondicionado.

Visualización si esta activo el control de uso del

servicio de Internet.

Despertador

Definir el tiempo mínimo de utilización y la vía para

realizarlo

Internet x Tempo

Permite seleccionar el tiempo de utilización en: Días;

Horas; Minutos.

INTERFACES

INTERFACES - E-MAIL





Campo Significado

Email, Servidor de correoServidor pre-definido para el envío de correos

electrónicos

SPA Servicio de autentificación de palabra-Llave

SSL

Secure Sockets Layer – es una tecnología de

seguridad que es utilizada para codificar los dados

transferidos entre una computadora de un lado y de

un utilizador en una website.

Puerto

Puerto de salida de los e-mail, por regla general es el

25.

Interfaces - Entidad Oficial

Campo Significado

Entidad oficial Servicio de policía de control de extranjeros y fronteras.

Nombre Nombre del fichero a generar para la policía.

Exportar al Cierre del Día. Posibilidad de exportar para un documento los datos

relativos al check-in de los clientes.

Camino Camino a definir para este documento.





Próximo Código Indica el número del próximo fichero a Generar y a enviar para la Policía que debe ser consecutivo por cada día

enviado.

Máximo Número máximo a marcar.

Código Establecimiento Número del establecimiento atribuido por la Policía.

NIF

Espacio Fiscal

Formato

Numero fiscales y formato del fichero que se exporta





INTERFACES - EXPORTACIÓN

Distintos tipos de exportaciones soportados por el PMS, que son soportados por el

formato que suministra cada proveedor de estos ficheros

•

IMB .- Del grupo IMB• RUC

• AVS .- Alemania

• Market Metrix.- Fichero de clientes del Grupo Sol Melia

• Tipo SAF.- Finanzas Portugal

• PGO.- Sistemas de pagos del Grupo Iberostar Exportar

• PGO – Sistema de pagos Grupo Iberostar Importar los pagos

• Estancias del Día

• Ingresos

•

Booking Mensual; estos tres parámetros se marca si queremos habilitar estaexportación definiendo el camino por defecto para las mismas. La explicación

de las mismas están más adelante cuando se explican las exportaciones. Al

marcarse se obtienen tanto al cierre del día como por selección manual del

usuario.





INTERFACES - IMPRESORA FISCAL

Campo Significado

Usar impresora fiscal

Permite la duplicación de los documentos

seleccionados para una fiscalización (territorios

con un tipo de fiscalización especial).

Los siguientes parámetros se seleccionan atendiendo al tipo de impresora a

utilizar según su manual y a la legislación del país de empleo, los cuales no se

explican ya que corresponden con los parámetros y concepto de la impresora

según su manual.

Ver manual especializado de impresoras fiscales





INTERFACES - TARJETAS

Campo Significado

Tarjetas

Se trata de una tarjeta igual a la llave

electrónica pero que puede tener otras

funcionalidades como acceso a los diversos

puntos de venta de los hoteles.

Código Establecimiento

Código por el cual el establecimiento está

definido, por ej. En el caso de ser un sistema

complejo.

Cod. EmpresaCódigo por el cual la empresa está

interconectada al establecimiento.

Usar estampadora

Usar estampadora. Puede utilizarse la propia

interfaces con este equipo o usando un reporte

especial que imprime y graba tarjetas.

Validación Código Establecimiento Validación Código Establecimiento

ValidaciónValida la validación de la tarjeta, es como un re

chequeo de esta condición.

NúmeroNúmero por el cual irán a ser definidos las

tarjetas.





CONTABILIDAD

CONTABILIDAD - DEFINICIÓN

Campo Significado

Interface con Contabilidad Activar interface con contabilidad

Exportar en el cierre del dia Activar para Exportar en el cierre del día

Directorio Camino para interfaces de contabilidad

Cód. Empresa Definir código de la empresaCódigo Hotel Definir código del hotel

C. Casa MB Cuenta en moneda base

C. Casa M.S Cuenta en moneda suplementaria

Dinero Cuenta de los efectivos

Depósitos Cuenta de los depósitos

Caja General Cuenta de caja general





Permitir Líneas Vacías Permitir Líneas Vacías

No Unir líneaspara NO Unir Líneas de los Ficheros Resultantes

(terminadas en el símbolo >)

EjemploEjemplo de cómo quedaría la conformación del

fichero a exportar

Vendas Liquidas por

Definición de cómo será exportados las ventas• Apenas Servicios

• IVA

Caracteres

Parámetros para la creación del fichero• Separación

• Delimitación

Nombre

Parámetros para crear la estructura del nombre

del fichero

Extensión

Parámetros para general la extensión del fichero

que estamos a crear.

EjemploEjemplo de cómo quedaría el nombre del fichero

creado

Interface a SAP

Para la interfaz con el sistemas SAPONLINEA,

se define las conexiones con este servicio para

generar esta interfaces





Generar Cuentas contablesPermite homogeneizar una línea directiva decódigo identificativo para las cuentas.

Prefijo, Sufijo. Longitud Modo de identificar por ej. Una entidad.

Numeración a seguir.

Cuantidad de números que siguen al prefijo.

Definición de los conceptos a

exportar

Finalmente el PMS brinda un conjunto de

opciones para marcar que criterios queremos

incluir en la exportación contable que el sistema

generaría.Ellos son





IMPUESTOS

IMPUESTOS – ASIENTOS

Campo Significado

Imposto Incluido

Si los valores a ser cobrados a las habitaciones

y otras Cuentas serán insertadas con los

impuestos incluidos (o no). Esto afectará los

cobros insertados manualmente y los cobros

automáticos en los Puntos de Venta, Central de

Teléfonos y otros dispositivos.

De notar, aun así, que las Tarifas de

Habitaciones tienen su propia opción para incluir

o no los impuestos que no será afectada por

este parámetro.

Desagrupar Impuestos Fijos

Sólo para países (como la CROÁCIA) donde

existen impuestos fijos por persona o por

reserva.

Si este parámetro es seleccionado estos

impuestos fijos se presentarán en las facturas en

separado.

Despreciar decimales en la

Conversión de Impuestos Fijos

Solo para países (como la CROÁCIA) donde

existen impuestos fijos por persona o por

reserva.

Este parámetro obligará a que no hay diferencias

en la declaración de impuestos debido al

redondeo de





IMPUESTOS - FACTURACIÓN

Campo Significado

Cálculo de IVA

(Fijo / No fijo)

Para seleccionar si el cálculo de impuestos es

fijo o no fijo.

Modelo IVA

IVA

Modelo 1 Standard: el impuesto se calcula en

base a los % definidos en los servicios. Es el

esquema estándar del PMS

Modelo 2 Portugal: En Portugal es posible usar

impuestos por tipo de servicios, donde las

pensiones según el tipo de comida se le aplica

un % de impuesto distinto. Es un modelo tipo de

Portugal.

Cuando el modelo de impuesto es Portugal

aparece la siguiente opciones para configurar

estos impuestos

Estos parámetros sólo son utilizados para el

caso del IVA Modelo 2.

Especifique en las columnas de cada Pensión el

porcentaje de la Tasa que se atribuirá para la

Habitación e para las Comidas.





En la última columna especifique los porcentajesde IVA que se aplicarán a la porción de

Habitación y a la porción de Comidas.

Modelo 3 Chipre. Tipo de impuestos que se

calcula en base a las personas. Es típico de este

país

Texto do IVA

Texto a mostrar en la impresión de las facturas,

solo es válido cuando es tipo de impuesto fijo.

Tasa de Impuestos por

Servicios

Desea que los impuestos para cada servicioaparezcan detallados en las Facturas (una línea

para cada servicio y descripción del impuesto).

(Se utiliza el Parámetro de Tasa de Impuestos

por Servicios para discriminar reporte, como ya

se hacía con la Factura Detallada/Cliente)

Condensar Impuestos Diferentes

Permite condesar asientos en una factura

aunque tengan impuestos diferentes. Por norma

no se permite.

Impuesto Suntuario

SOLO PARA LOS PAÍSES (COMO EL MÉXICO)

DONDE EXISTE UN SUNTUARIO DE

IMPUESTO ADICIONAL

Si este parámetro está seleccionado el suntuario

de imposto se habilitará y se aplicará a algunas

de las Reservas en acuerdo con ciertas reglas.

No mantener precios al quitar

impuestos

cuando quitas un impuesto al facturar, deja el

mismo precio recalculando el impuesto o no

mantiene el precio

Selección de Tasas de Impuestos

a quitar

permite seleccionar las tasas de impuestos a

quitar en la facturación

Descontar Descuentos de

Facturación de los impuestos

Efectuar los descuentos sobre los valores brutos

(pvp+IVA)

Bloquear Combinaciones de

Esquemas de Impuestos en

Facturas

Bloquear Combinaciones de Esquemas de

Impuestos en Facturas. no permite que en una

misma factura haya asientos obtenidos por





esquemas de impuestos distintosPermitir Calcular Impuestos en

Facturar Permitir Calcular Impuestos al facturar

Desglosar Pensiones Factura

Entidad.

Verificación de los tipos de pensiones en

relación a la factura de la Entidad.

Comisión en Asiento

Opción que permite tener comisiones a nivel de

movimientos. Estas comisiones se pueden

calcular en base a :

Comisiones aplicar sobre:

Valor bruto o netoDonde se aplica el impuesto dependiendo del

tipo de contabilidad.• Valor Bruto

• Valor Neto

Impuestos – Depósitos Anticipados

Permite seleccionar o no si los depósitos

anticipados calculan impuestos o no, y cual

aplicar en estos casos.

Esquema para Boletas de Ventas

La boleta de venta es un tipo de documento queno llega a ser una factura como tal, pero si un

comprobante de pago. Para ella se pueden

aplicar un esquema de impuesto diferente a la

factura.

Por ejemplo en Perú las boletas de venta se

usan para los nacionales, siendo la factura para

los extranjeros.





FACTURACIÓN

FACTURACIÓN – GENERALES

Campo Significado

Factura Obligatoria Si es obligatoria la emisión de la factura para

permitir el check-out para una cuenta o habitación.

Verificación Nº Fiscal Si NewHotel debe verificar y validar el número

fiscal.

Moneda Extranjera Si las Facturas Finales también deben emitirse en

la moneda extranjera para además de la emisión

normal en la moneda base. (aplicable en el caso

en que existan tasas en moneda extranjera)

Desglosar Paquetes Si quiere desglosar los paquetes en servicios.

• Desglosar Servicios Para desglosar los servicios que conforman el





paquete

Condensada

Si este parámetro está activo NewHotel permitirá

que se presenten los cobros en las facturas de una

manera condensada (resumida).

Condensar los cobros de las facturas consiste de

sustituir los detalles del consumo por instancias

del Bar y presentar solo un Total y una descripción

seleccionada. Esto es para satisfacer demandas

de algunos Huéspedes que no quieren que la

factura sea muy detallada.Condensar Asientos diferentes

Reservas

Si está marcado permite que se facture el mismo

asiento para diferentes Reservas

Días para fecha vencimiento

De especificarse al lanzar la factura agrega una

fecha sumando a la fecha de emisión para calcular

la fecha posible de vencimiento de la factura.

Forzar Líneas por MP Complexa

Para mostrar en la factura las modalidades de

pensiones cuando son complejas, o sea muestra

la línea de la reserva con todas sus modalidades

de pensión que tiene. obliga a separar las líneas

de la factura entidad por las líneas de la pensión

compleja

Facturas 0 cuando 100% de

descuento.

Facturar a 0 cuando se aplique un descuento del

100%, o sea permite lanzar una factura con valor

cero

Fijar Contrato en Precios de

Matriciales

para cuando estas definiendo los precios de las

matriciales, fija el contrato y va descontando las

comidas para llegar al alojamiento, de lo contrario,

va sumando

Verificar Repetición Nº fiscal de

la entidad

Para verificar que cuando se registren las

entidades el numero fiscal no se repita

Excluir Operadores al validar

instrucciones de transferencias

permite en la misma factura reservas de la misma

entidad pero de distintos operadores

Confirmar Tipo de Factura en

Emisión

pide confirmación si es factura o boleta al emitir la

factura

Cerrar Cuentas Corrientes Si una factura es emitida el programa a cargará





automáticamente a la cuenta del Cliente y acerrará

Cuentas de Huésped

Si quiere mantener las cuentas separadas para

cada Huésped en las Reservas debe activar este

parámetro.

Si no se selecciona las cuentas serán por

Reserva.

Cambio Medio en Facturas

Cuando existen movimientos insertados en la

cuenta que se factura en moneda extranjera y

cada uno de ellos aplico un rate distinto, al emitir lafactura el sistema calcula una tasa media para

representar en la misma.

Facturas NewPlan

Si en la instalación se instaló también el Software

NewPlan para Centros de Conferencia este

parámetro es utilizado para permitir la emisión en

NewHotel de facturas de servicios administrados o

generados por NEWPLAN

Usar Descripción de las tarifas

de precios

Para cuando se emite la factura que se imprima la

descripción que se le han parametrizados a las

tarifas de precios objetos de la misma

Facturas con Saldo negativo. Si es permitido emitir Facturas con saldo negativo.

Saldos negativos (Factura, Nota

de Crédito).? ¿Qué nombre debe atribuirse a una Factura que

tiene valor negativo (Factura o Nota de Crédito)?

Nº Fiscal Obligatorio

Si NewHotel debe pedir el número fiscal para

Todos o solo para las Entidades

, el caso excluyente de esto es

el parámetro siguiente:

Además si queremos que al emitir los documentos

tipo facturas cual es la obligatoriedad del sistema

con relación al número fiscal.





, el caso excluyen de

esto es el siguiente parámetro

Factura Entidad, Asientos fecha

valor mayor que fecha salida

Este parámetro si se marca permite lanzar una

factura de reserva con movimientos insertados

posteriormente a su fecha de salida. En caso de

no estar marcado no permite incluirlo en la factura

de entidad.

Factura Moneda Extranjera

Cuando se emiten facturas en moneda extranjera

que no utilicen cambio fijo, el sistema puede fijar el

convertir los valores de la moneda base a la

moneda extranjera utilizando una de estas

opciones de cambio.

Dirección de la factura

Para definir qué se debe imprimir y como en las

facturas

Titular da factura

Para definir qué datos son obligatorios por defecto

del titular de la factura





Utilizar Contravalor

Para los países como ANGOLA donde existe unamoneda extranjera definida como la moneda base.

Si este parámetro esta seleccionado los Valores

de la Factura también se presentarán en la

moneda local del país para además del valor en la

Moneda Base

Nota Crédito Por Porcentajes de

Factura

Poder utilizar notas de crédito por porcentajes de

factura

Movimientos Reservas en

Overbooking

Sección y Servicio definido por default para

Overbooking

Recibos de Cobro

Para definir los datos por defecto que se imprimen

en los recibos de cobro

Entidades y Numero fiscal y

Direccione fiscales

Para configurar los números y direcciones fiscales

del sistema en cuanto a :

Incluir numero de recibo de cobro

en línea de factura

Al marcarlo indicamos al PMS que incluya en la

línea de facturas los numero de recibos de cobro

recibidos

FACTURACIÓN - SERIES





Campo Significado

Definición da Serie de Facturas

(Número límite, Fecha)

¿Cómo se definen las Series de Facturas? ¿La

Serie terminará cuando los números alcanzan el

Número Limite o cuando alcanzan Una Fecha

Limite?

Igual Serie para Factura Pro

forma y Factura Final

Si las Facturas Pro forma tienen que tener la

misma numeración que la Factura Final.

Serie Depósitos Anticipados

Creación de una serie alfa-numérica de

identificación de los documentos de Depósitos

Anticipados.

Documentos InternosCreación de una serie alfa-numérica de

identificación de los documentos internos.

Serie Factura Anulación Creación de una serie alfa-numérica deidentificación de la Serie Facturas Anulación.

Serie facturas en otro Hotel del

Complejo

Creación de una serie alfa-numérica de

identificación de los documentos en causa, cuando

se trabajo en modo complejo

Serie documentos (facturas)Creación de una serie alfa-numérica de

identificación de los documentos en causa.

• Tipo (Factura/Boleta de

Venta)Seleccionar el tipo que se ajuste más a su hotel.

Serie Documentos (Notas deCrédito/ Débito)

Seleccionar el tipo que se ajuste más a su hotel.

• Usar Series de

Documentos para

NewConta

Usar Series de Documentos para NewConta

FACTURACIÓN - DISTRIBUCIÓN





Campo Significado

Moneda Base

Debe escogerse la Moneda Base para ser utilizada

en las operaciones del Hotel para cobros, tasas,

facturas, pagos, etc.

La Moneda Base es seleccionada de la lista de

monedas que se crearon.

La Moneda Base adicional sólo es necesaria para

los países (como CUBA) donde es necesario

utilizar una segunda moneda base de forma a que

las operaciones y resultados puedan parecer

separados en las dos monedas base (pero no

cambiadas de una para la otra).

En este caso los resultados de la producción

aparecerán en dos totales separados - uno en la

moneda base e otro en la moneda base adicional





convertidas de una para a otra).

Sección Facturación

Define la sección que hace las facturas en el PMS,

de no existir nada seleccionado cualquier sección

con derechos puede facturar.

Descripción de las diarias

Descripción que al especificarse saldrá en las

facturas en lugar del texto DIARIAS, saldara este

texto, en sus diferentes

Definición por default de las

secciones y servicios para la

distribución de la producción

generada por la diarias deprecios

Cuando se introduce una tarifas de precio, sea

esta por contrato o manualmente y en la seccióncorrespondiente no están especificadas la

distribución de la producción, el PMS adopta por

estándar la distribución de la misma en las

secciones y servicios definidas aquí.

No obstante si al definir las tarifas se adoptan

otras distintas, el PMS resta las que están

directamente en la tarifa y no estás.

Valores por defecto para

Desayunos, Almuerzo y Cenas

para Adultos y para Niños

NewHotel permite (si el usuario tiene los permisos

necesarios) la inserción manual de una precio de

Habitación en una Reserva, en lugar de utilizar





una de los precios de Habitación definidas.En el caso de Tasa manual se usarán los valores

del parámetro a la izquierda para descomponer el

precio de Tasa total en las porciones para la

Habitación, Desayuno y Comidas (dependiendo de

la Pensión de la Reserva).

Ejemplo: 100€ de Taza insertada manualmente

para 1 sólo huésped en media pensión.

Si el desayuno del adulto es 10.1€ y la Comida es

29.14€ la producción diaria para esta Reservaseria:

Habitación = 60.76€ (100-10.1-29.14)

Desayuno = 10.1€

Comidas = 29.14€

Por ciento de Distribución por

Defecto para las

Tarifas – D

SOLO UTILIZADA SI NECESITA DEFINIR TASASDE HABITACIÓN MODELO D

NewHotel ofrece varios modelos para las tarifas de

Tasa Diarias:Modelo A - Por Persona

Modelo B - Por Habitación

Modelo C - Por Matriz de Precios

Modelo D - Incrementos de Pensión

Las tarifas del Modelo D consisten en la definición

de una Tasa de Habitación que consiste en una

parte básica para la habitación y las otras partes





corresponden al Desayuno y Comidas en acuerdocon el Tipo de Pensión de la Reserva.

Comida de Media

Pensión (Almuerzo/Cena)

Para la previsión de los almuerzos y cenas por

favor especifique cual de las comidas deberá ser

considerada en el caso de Medias Pensiones

Configurar Almuerzo

(Fecha de Llegada,

Fecha de Salida)

Para la previsión de los almuerzos y las cenas por

favor especifica si los Huéspedes en Media

Pensión o Pensión Completa desean el almuerzoen el primer día o en el último día de la estancia.

.

Valor de niño

Precio estándar para la Tasa Diaria de Niños.

MÉTODOS DE FACTURACIÓN

MÉTODOS DE FACTURACIÓN - CHECK-OUT

Campo Significado

Check-Out con valores en

cuentas - Directos

Si es permitido el Check-out de Clientes Directos cuando

existen cuentas con pago pendiente.

Check-Out con valores en cuentas Si es permitido el Check-out de Clientes de Entidades





(Entidades) (Agencias o Compañías) cuando existen cuentas conpago pendiente.

Facturar Master Entidad Posibilita la facturación de Master alterando para una

entidad.

Verificar condiciones para check-

Out después de Facturar.

Permite verificar las condiciones después de facturar.

Factura obligatoria para check-Out Al efectuar el check-out Emite obligatoriamente la factura.





MÉTODOS DE FACTURACIÓN - ANTICIPADA

Campo Significado

Lanzar diferencias con lo Facturado Se aplica en reservas con facturas anticipadas. En la

fecha del día el programa realizara una validación de los

valores cargados definidos en la reserva, de existir

diferencia con lo facturado el sistema automáticamente

lanzara movimientos (asientos) en la cuenta.

Alterar Fecha de Asientos Posibilita a alteración de las fechas de los lanzamientos.

Facturar Diferencias en el Check-

Out

(Si/No)

Se aplica a reservas que tienen facturas anticipadas que

en el momento del check-out la cuenta corriente tiene

saldo (positivo o negativo), emitiendo un documento para

regularizar la diferencia. Si la diferencia es negativa, o

sea, el total de débitos supera el total de créditos, se

debe indicar cuál es el documento para regularizar:

factura o nota de crédito.No lanzar diferencias último asiento

(Facturas Depósitos anticipados)

Al seleccionar este parámetro permitimos que no se

efectúe el lanzamiento de las diferencias de los últimos

movimientos.

Cambiar Fecha Valor a

movimientos de Anticipos en

Entradas anticipadas.

Permite la alteración de la fecha y del valor en caso de

depósito anticipado en cualquier momento.





Cambiar Fecha Valor amovimientos de Anticipos al

Cambiar Fecha de Entrada

Permite la alteración de la fecha y del valor en caso dedep. Anticipado en la fecha de entrada.

Obviar Descuentos en Diferencias

con Facturado en Cierre de Día.

Hacer los descuentos en caso de existencia de

redundancia en la facturación en el Cierre de Día.

Cambiar datos de la factura una

vez emitida

Si están los siguientes parámetros activos y existen los

permisos, por la consulta de facturas se pueden alterar

estos valores de la factura

MÉTODOS DE FACTURACIÓN - PRO-FORMA

Campo Significado

Emisión de Pro forma en

Check-In

Si este parámetro está activo es emitido automáticamente

una factura pro forma en el momento en que se hace el

check-in de la reserva.

Emisión de Pro forma en

Inserción.Todas

Prepago

Se emite una factura pro forma en el momento de

adicionar una reserva. Si se activa el campo Todas en paratodas las reservas. Prepago son aquellas que tiene un

depósito anticipado.





MÉTODOS DE FACTURACIÓN - ANULACIÓN

Campo Significado

Anulación sólo en la Fecha de

Emisión.

Permite la anulación solamente en la fecha de emisión y

no posteriormente.

Anulación sólo en la Fecha de

Emisión- Facturas Pendientes

Permite la anulación solamente en la fecha de emisión y

no posteriormente, en este caso para las facturas

pendientes.

Anulación: Standard; Factura;

Nota Crédito

Tipos de anulación de factura, que obliga a un proceso por

ej. Crear una nota de crédito.

Fecha de Emisión Anulación:

Original; Fecha de Trabajo.

En caso de Fechas diferentes.

Anular factura en NewConta Anulación de facturas en caso de tener el programa

NewConta.

Transferir factura anulación en

NewConta

Transferencia del documento Anulado al programa

NewConta.

esto último llama a un

procedimiento de newconta que las enlaza

Usar factura a Crédito

cuando anulas generando una

factura a crédito, genera los nuevos asientos para esa

factura





MÉTODOS DE FACTURACIÓN - MARKETING

Campo Significado

Usar Comisión de Marketing Activa Usar Comisión de Marketing

Sección / Servicio Departamento y servicio en donde se carga la comisión

Condensar para Facturar Condensación para facturar, que la factura salga

condensada y no abierta por servicios

MÉTODOS DE FACTURACIÓN - REGULARIZACIÓN

Campo Significado

Regularizar Factura (concepto) Obliga insertar algún tipo de pago en el momento de emitir

la factura. De no estar activa, la factura se imprime y pasa

a pendiente y la forma de pago puede ser introducida más

tarde mediante la consulta de factura.

Los métodos pro defecto para regularizar la facturas que

podemos parametrizar si queremos tener un estándar son

los siguientes:





Bloquear Facturas sin

Regularizar.

Permite bloquear la inserción de movimientos en una

reserva cuya factura tenga marcado pendiente como forma

de pago.

Regularizar facturas antes del

Cierre del día.

Si este parámetro está activo el sistema obliga que la

factura sea paga antes de hacer el cambio de fecha de

trabajo en NewHotel.

EMISIÓN DE FACTURAS

EMISIÓN DE FACTURAS - IMPRESIÓN

Campo Significado

Permitir No Imprimir en emisión

de Facturas

Posibilita la no impresión de facturas con su

emisión. Pero si marcamos el siguiente check no

se imprime solo se exporta





No Imprimir Factura en Moneda

Base cuando Moneda Extranjera

Si solo queremos la emisión de factura en monedaextranjera sin imprimir la copia valorada en

moneda base

Registrar Folios

Numero de folios que son emitidos por las

autoridades fiscales para asociar a las facturas.

Este parámetro se emplea para la exportación de

Sap Onlinea.

Evitar Preview

NewHotel antes de emitir la factura puede hacer

un previe de la misma para ver cómo queda. En

caso que no se desea esta opción se marca esteparámetro.

Cambiar fecha al imprimir

Si el parámetro de alteras las fechas esta valido al

imprimir la factura podemos especificar otro fecha

solo a efectos de impresión de la factura.

Facturas; Notas de Crédito;

Ticket

Cuantas copias de cada documento quiere.

Si tenemos factura en moneda extranjera

podemos definir también estos datos en estas

opciones





EMISIÓN DE FACTURAS - EXPORTACIÓN

Campo Significado

No Exportar Permite la no exportación de documentos.

En diferentes documentos

Rich text Format

Word for WindowsExcel 7

Excel 8

Lotus

ormato de archivo destino en que se guarda el archivo de

xportación

Nombre del fichero Datos para configurar el nombre del fichero donde se

exportan las facturas





Ejemplo

Mudar camino al Exportar Permite la Verificación / Alteración del camino para la

exportación.

Exportar al Cierre del Día. Poder exportar las facturas cuando se efectúe el Cierre del

Día.

Email Otra posibilidad de efectuar la exportación, para una

morada electrónica.

Exportación Voxel Tipo de exportación para este proveedor de datos, donde

al marcarse se configuran los siguientes datos adicionales

es la entidad de la que

se cogen los datos para enviar en el fichero de exportación

...a quien va destinada





HABITACIONES

HABITACIONES - HABITACIONES

Campo Significado

Ocupación Crítica%

n el proceso de confirmación de reservas individuales o de grupos, elistema emite una alerta al usuario del sistema con los días de la estancia de

os futuros huéspedes en los que el hotel tendrá Overbooking para el tipo de

abitación seleccionado.

Ejemplo: Se pondría 95 si se necesita que el sistema emita una alerta a

partir del 95 % de ocupación.

No obstante el valor definido en este campo siempre se alertará a partir del

100 % de ocupación.





Este parámetro puede ser del tipo general o detallado, si oprimimos la lupapodemos definirlo de la siguiente manare:

Según ocupación critica

Según máximo de reservas que se permite por tipo de habitación para el dia

Cambio de ropas efine cada cuanto día es el cambio de ropa (sábanas, toallas, etc.).ste parámetro se utiliza en la opción que permite distribuir el trabajo de las

amareras de pisos (Recepción – Ama de Llaves – Atribución de

abitaciones).

Esta cambio de repo también puede definirse de forma general o por tipo de

habitación





Precios Tipos de

Habitación

l sistema tiene dos modelos para captar los precios de las habitaciones.

Cada Tipo de Habitación tiene asociado el Modelo a utilizar.

El Modelo A se adapta a los Tipos de Habitaciones que tienen dos camas,

es decir que se contratan con precios para ocupación doble y suplementos

por ocupación sencilla y reducciones para camas extras.

El Modelo B es útil para apartamentos, etc.

Aquí se configura cual modelo se va a utilizar o si serán ambos.

Fecha Central

Telefónica

Se define la fecha a utilizar para registrar los cargos automáticos por

concepto de llamadas telefónicas.

Tipos de Room

Status

e configuran los Estados, relacionados con la limpieza de las habitaciones,

ue deben utilizarse en el sistema.

Generalmente se definen Sucio y Limpio.

Tipo de Estados de

la Habitación

(Ninguno; Sucio,

Si no va a controlar los estados de la habitación por NewHotel, por favor

escoja “Ninguno”.

Se pretende utilizar el control de los Estados de las Habitaciones, por favor





Limpio; Sucio enLimpieza, Listo para

Verificación, limpio)

escoja la opción que mejor se aplica a sus necesidades y organización.

Tipo de Habitación

predefinida

Para fijar una habitación por defecto al hacer reservas

Habitaciones

Unisex

Sistema de hacer reservas en el PMS por cama donde el control de asignar

reservas en una misma habitación es controlada por el sexo. De esta

manera la primera reserva que entra a la habitación define que otras

reservas por sexo admite, de esta manera se controla que no se inserten

dos reservas de dos clientes con sexo distinto en la misma habitación.

Si el control no lo queremos hacer de forma general sino por tipo de

habitación podemos hacerlo mediante la lupa

Usar Rental Pool Este parámetro que su empleo depende de que si el PMS esta en uso de

condominio o no, por su función. Lo que implica es un orden de atribucin de

habitaciones. Si esta activo el orden de atribución será el siguiente:

-Primero prioridad del Régimen de Explotación

-Segundo Rental Pool (criterio de cálculo: Numero de noches alquiladas)

Este orden se empleara para la atribución de habitaciones. El mismo

consiste en tratar de proponer en la asignación de habitaciones la habitación

que menos se ha vendido, con la finalidad de lograr una buena rotación de

las mismas. Numero de noches alquiladas

Definición de los En esta sección definimos los colores pro defectos, para cada categoría que





colores por defectopara los Planning

serán utilizados en los planning.

HABITACIONES - TIPOS

Tipo Significado

Código Código que identifica al tipo de habitación

Modelo Modelo de tarifa que se aplicará.

Activo Podemos definir si este tipo de habitación esta activo

para ser utilizado o no

Base de Personas Número base de personas para ser utilizado para

cálculo de valor de cama extra, en caso de tarifa

modelo B.

Mínimo de personas Cuál es el mínimo de personas que se permite en

este tipo de habitación.

Promedio de Multi-Ocupación En casos de multi-ocupación, cual es valor medio de

pax a ser considerado para estadísticas para este tipo

de alojamiento.





Máximo de personas Importante para el cálculo de cama extra. Es elnúmero de personas a partir del cual el programa

pasa a considerar pagos de cama extra. Ejemplo. En

una Doble cuyo máximo sea 2 PAX, se aplica el valor

de cama extra a partir del 3ª Pax.

Base para Estadísticas Cuál es el número base de pax a ser considerados

para el porcentaje de ocupación de camas

Máximo para aviso Con este número nos permite que el PMS emita una

alerta al hacer reservas para una habitación que

sobrepase la capacidad de personas definidas eneste parámetro.

Mínimo para WEB Para cuando se hacen reservas vía web se

especifica la cantidad mínima de pax que son

aceptados

Código Expedia El PMS NewHotel tiene interface con el sistema de

Expedia para recibir y enviar reservas y

disponibilidades, con una propia interfaz creada a tal

efecto. En este parámetro lo que compatibilizamos el

código de habitación de NewHotel con el otorgado por

Expedia.

Orden Por defecto el orden del tipo de habitación aparece

por su código, pero con este parámetro podemos

definir en qué orden queremos que aparezca sin

importar otro criterio de clasificación.

Observaciones

Códigos que desea usar para organizar las Habitaciones de su Hotel en varios tipos.

No deberían definirse más Tipos de Habitación que los necesarios para dividir el inventario

de Habitaciones en diferentes precios de venta en las Tarifas de Habitación.

Evite definir más Tipos de Habitación de los necesarios porque la existencia de muchos

Tipos de Habitación complicará la definición y la lectura del plannning y de las estadísticas.





No se olvidar que también puede distinguir cada Habitación individual de acuerdo con otros

criterios como las Características de las Habitaciones (como fumador/no fumador, vista

para el mar, vista para la montaña, vista para la ciudad, baranda, etc.). De esta forma no

necesita definir Tipos adicionales de Habitación sólo con el propósito de características

particulares que pueden definirse como características de Habitación.

Ejemplos: DB = Doble, TW = Twin, ST = Suite, JS = Junior Suite, SG = Single, etc.

Para cada Tipo de Habitación puede escogerse Modelo de Tarifa de Habitación para la

definición de Tarifa (aunque puede anular esta opción cuando crea cada tarifa).

Para cada Tipo de Habitación especifica los valores de la ocupación base, como Número

Base de Paxs, Número Mínimo de Paxs, Número Máximo de Paxs, Paxs Base para las

Estadísticas y Promedio para ser usado en Multi-ocupación (si aplicable en este caso).

Todos estos números son importantes porque ellos se usarán para establecer las fórmulas

de las Tarifas de Habitaciones y para presentar cálculos estadísticos. Por ejemplo, el

Número Máximo de Paxs se usa para aplicar el criterio de cargar camas extras (siempre

que el número de pax en la reserva exceda el máximo especificado).





HABITACIONES - PENSIONES

Tipo Significado

Tipos de Modalidades de

pensiones

Para definir las modalidades de pensiones

establecidas para el hotel.

Ejemplo

SC - Habitación

BB – Habitación y Desayuno

HB – Habitación +Desayuno+Una Comida (también

conocida como media pensión o MAP)

AP – Habitacion+Desayuno+Dos Comidas (también

conocida como pensión completa)

AI – Todo Incluido

Estas sigla son totalmente definas por el utilizador del

sistema

También podemos especificar la descripción que

queremos sea mostrada en las diarias, y poder definir

si están activas o no las mismas para su empleo

COMPLEJO





Los parámetros relacionados con las habitaciones sistema se definen en la opciónUtilitarios - Parámetros - Complejo

Si estamos ante un complejo hotelero “Multihoteles” es necesario configurar el nombre

de los hoteles que lo componen y en el campo “ODBC” se define el alias de la base o

instancia que almacena sus de datos (Database Alias).

Además se definen dos parámetros nuevos donde se especifica los datos del operador

y entidad que recibe cuando se transfiere una reserva, los mismos datos del que

recibe, así como la sección y servicio que recibe y envía.

Campo Significado

Hotel Número do hotel

ODBC Conexión al servidor de datos de newcomplex

ODBC NewConta Conexión al servidor de datos de newconta

Orden Orden.

Licencia Número de licencia.

Camino de reportes Camino de reportes personalizados





personalizadosImagen de fondo Imagen de fondo

Utilizador NH Oracle Usuario de conexión a newhotel

Utilizador NC Oracle Usuario de conexión a newconta

Entidad/Operador a

facturar saldos de reservas

transferidas

Entidad/Operador a facturar saldos.

Sección / Servicios para

aceptar los saldos de las

reservas aceptadas

Sección / Servicios para aceptar los saldos de las

reservas aceptadas

Entidad para Overbooking

con transferenciaEntidad para Overbooking con transferencia

Inserción de movimientos

en OverbookingInserción de movimientos en Overbooking

Visible Activar para estar visible.

Notas aclaratorias: Los primeros campos Entidad/Operador a Facturar Saldos (Reservas transferidas) se utilizan para eso, Facturar el saldo de la Reserva a ese otro Hotel, en el

momento en que van a ser transferidas con Saldo pendiente.

La Sección/Servicio a la derecha se utiliza para insertar en la cuenta de las Reserva aceptadas esos Saldos que fueron transferidos con la Reserva y que supuestamente fueron facturados al momento de Transferir

La Entidad para Overbooking con transferencia es la referencia que queda en las tablas RESERVAS, para la información del OverBooking Interno (por compatibilidad con la estructura antigua que solo hacia OverBooking a Entidades)

El Check de Insertar Asientos en OverBooking es el valor por defecto del Check equivalente al momento de hacer el OverBooking que decide si la Reserva va a continuar cargando en el Hotel de Origen

Hace unos años se adiciono el funcionamiento del Traductor y luego de esto se decidió

aprovechar los campos de Entidad/Operador para que, asociados a un parámetro se utilizaran para poner las Reservas recibidas de ese Hotel en esa Entidad/Operador





MULTI HOTEL

Gestión de varios hoteles compartiendo una misma estructura de datos y datos

comunes, aunque el tratamiento de las reservas y reportes son individualmente pro

hotel, por lo que no existe como en la variante de complejo resúmenes globales de

todos los hoteles.

En principio esta variante lo que permite gestionar un grupo de nomencladores

comunes para todos los hoteles pero la operación es individual hotel por hotel

La parametrizaciôn que mostramos aquí es similar a la explicada solo que en esta

parte solo se detallan las características de cada hotel, pero las opciones y parámetros

son los mismos explicados para un solo hotel.

MULTI HOTEL – DATOS GENERALES





MULTI HOTEL DIRECCIÓN

MULTI HOTEL FACTURACIÓN

MULTI HOTEL ENTIDAD OFICIAL

MULTI HOTEL NEWCONTA

MULTI HOTEL OTROS





CRUCERO

Cuando existe parametrizado el modo crucero, esta opción se accede por Utilitarios

Parámetros Crucero

En la pantalla anterior se muestran los distintos botones con lo cual se sincroniza la

actividad del barco con el PMS de Tierra.

PASOS PARA LA INSTALACIÓN DEL MODO CRUCERO

1-Deben haber 2 Bases de Dados en 2 Servidores distintos, estas bases deben ser iguales en lo inicio, y deben estar mantenidas por NewCentral, que debe encargarsede que los clasificadores (entidades, tarifas, precios, etc.) sean iguales.

2-La base del Barco debe ter el Parámetro activo "Modo Crucero - Barco"3-La Base de Tierra debe tener el parámetro Activo "Modo Crucero - Base de Tierra" ytener además la configuración del ODBC al server del Barco (Estos Parámetros estánen Parámetros Generales / Crucero)

4-Importante: En las dos Bases de Datos deben estar los mismos cuartos (los quetiene realmente el Barco)

5-La opción en Utilitarios/Parámetros/Crucero te permite:





-Detener las Operaciones del Barco (A partir de esemomento en NewHotel del Barco no debe poderse hacer nada, soloconsultas y reportes)

-Exportar Reservas hacia el Barco (a partir de unaFecha de Entrada que se selecciona)

-Importar los Datos del Barco (después del viaje) hacia la BD de Tierra(esta opción importa todos los datos de las reservas, movimientos yrecibos) (Nota: En el Barco NO se hacen facturas, solo en Tierra)

-Reanudar operaciones del Barco (Cuando lainformación esta lista en el servidor del Barco, para que el servidor vayaal Barco y continúe operando solo)

6-En la BD de tierra, durante el viaje se sigue trabajando pero

-NO carga las diarias (se cargan en el Barco) -NO se hace Checkin o CheckOut

Queda pendiente que después que se Importen los dados del viaje para la BD deTierra, será preciso reconstruir las Estadísticas para los días del viaje (que como seránpocos debe ser rápido).





OFFSHORE

PRINCIPIOS Y CONCEPTOS BÁSICOS

El procedimiento del empleo del sistema de facturación Offshore desarrollado para

NewHotel Software, se emplea bajo ciertos requisitos y premisas, las cuales a modo

resumen menciono:

Solo trabaja sobre los precios que están definidos como diarias (tarifas de diarias)los cuales son los que emplean para la facturación a entidad según su cuenta

master.

El sistema elabora dos facturas siempre al tener activado este sistema, una factura

Offshore y otra al 100% digamos el hotel sin Offshore. Ambas son enviadas a dos

newconta independientes, por lo que el sistema además prevé el enlace con dos

módulos de newconta, uno Offshore y otro al 100%.

El tratamiento de Offshore se trabaja bajo permisos especiales, quiere decir que

para trabajar con el tanto para parametrizarlo como para ver sus resultados deben

ser usuario autorizados mediante los accesos correspondientes. Cuando se activa el parámetro el sistema adopta un modo de funcionamiento

sobre el tratamiento de precios. Al estar activado el parámetro el sistema en la

configuración de las tarifas mostrara otro botón de Precios Offshore, que

funcionara bajo este principio:

Si no se definen precios para Offshore el sistema calculara en base a los

precios digamos bases, los precios Offshore según él % aplicado para cada

entidad. Creándose de esta forma sencilla estos precios.

Posteriormente cualquier cambio en el precio de base repercute en los

Offshore así sucesivamente.

Si por el contrario se marca la pestaña de Precios Offshore entonces el sistema

toma como base para su trabajo los precios Offshore y calcula los precios

bases en base a este agregándole el % correspondiente.

Debe quedar claro que una vez que se trabaje con los precios Offshore ya el

sistema no permite entrar a configurar los precios por la pestaña normal de

precios sino solamente por esta, a menos que el cliente decida virar hacia atrás

y hacerlo de la otra forma.





Una vez que se tiene claro estos principios el sistema trabajara como hasta ahoraconsiderando estos precios.

Los reportes donde pueden consultarse estos valores habilitados hasta el

momento por el sistema son los siguientes:

Consulta de factura, donde se pueden ver las dos facturas que se crean por

este concepto.

Ingresos por servicios

Auditoria de Ingresos y saldos.

Mano Corriente.

Cuentas Corrientes.Reporte de impuestos por servicios (este reporte no es incluido en el sistema

ya que es uno externo configurable para cada cliente por el técnico de

instalación).

PARAMETRIZACIÓN DEL SISTEMA EL FUNCIONAMIENTO OFFSHORE

En los parámetros del sistema se selecciona la opción que dice Offshore.

Aparece entonces el Parámetros Generales-Generales- OffShore, se configura

entonces la Interface con NewConta.

· Habilitar al usuario para el trabajo del offshore con sus permisos correspondientes.

· Ir a parámetros generales y activar el parámetro que dice Offshore.





· En la pantalla de entidades y seleccionar cada entidad a la cual tendrá facturaoffshore o mejor dicho a cuales se le hacen factura offshore. (Cuando se marca el

parámetro en parámetros generales al entrar a la pantalla de entidad es cuando se

abre una nueva pestaña que dice Offshore.

Para configurar la entidad Offshore a donde van todas las facturas que se lancen con

este procedimiento.

Como debe estar marcado la entidad:

FACTURA MASTER =ENTIDAD.

TIPO FACTURA: RESUMIDA.

ATENCIÓN QUE EL CODIGO DE NEWCONTA (QUE ESTA EN NEWHOTEL) DEL

TIENE QUE EXISTIR EN LA BASE DE DATOS OFFSHORE (COMO CUENTAS DE

ORIGEN NEWHOTEL – EN NEWCONTA QUEDAR MARCADAS CON EL COLOR DE

LAS CUENTAS QUE VIENEN DE NEWHOTEL).

Se marca el check de aplicar offshore y después se definen los periodos para ella y él

% de la misma.

Posteriormente se entra a la definición de precios donde aparece el nuevo botón para

definir los precios bajo el principio explicado anteriormente.

Ya con pasos sencillos queda configurado el tratamiento de Offshore, a partir de aquí

las entidades seleccionadas siempre que se facture se harán dos facturas una con el

100% y la otra con él % del offshore definido.





Se selecciona la tarifa y se aplica el Offshore.

Nota Importante: si el hotel comienza a trabajar y una vez en funcionamiento quiere cambiar a este método, los movimientos y facturas e impuestos anteriores no le son aplicable este procedimiento.





IMPRESORAS

El acceso a esta opción es por Utilitarios – Parámetros – Impresoras

Cada estación de trabajo de NewHotel puede tener definida una impresora para los

Listados y otra para las Facturas. Además debe definirse el camino donde se

encuentran los reportes del sistema.





MIS REPORTES

Son reportes construidos de acuerdo a las necesidades del hotel, no se encuentran en

los reportes tradicionales cuando se instala la aplicación, para ello se define el nombre

del reporte y la ruta donde se encuentra para ser adicionados a la aplicación en la

Opción de Reportes Externos.

Para configura un reporte externo se Oprime el botón de se despliega

una venta donde se define:

Nombre: del reporte que debe aparecer en la aplicación.

Ruta: Camino donde se encuentra el archivo

Check-Box Submenú: Indica si en la opción de Reportes Externos se crea un

sub - nivel de menú con un nombre específico para que allí aparezcan uno ovarios reportes personalizados.

Campo de Selección Submenú: se define a que submenú pertenece el reporte

Orden: Número del reporte

Apaisado: Aparece la hoja en forma horizontal de lo contrario aparece en forma

vertical





Para finalizar Oprimir el botón de

IMÁGENES EXTERNAS

Este menú permite importar imágenes para NewHotel, basta designar el nombre del

fichero e insertarlo.

Una vez que se tienen todas las imágenes cargadas, las mismas sirven para que el

recepcionista pueda mostrar al cliente mediante el PMS las distintas vistas, como por

ejemplo donde queda la Habitación, un restaurante, etc.

Esta funcionalidad se hace en el PMS por la siguiente opción:





Cada imagen aparecerá en esta sección que enmarco en azul, con lo cual al

seleccionar una se muestra como a continuación ejemplifico.





SELECCIONAR EXPORTACIÓN

Opción en Utilitarios Parámetros Exportación de datos para exportar distintas

información según hemos parametrizado su uso o no.

ESTADÍSTICAS

Permite la exportación de las estadísticas para NewCentral.

ESTADÍSTICAS (PREVISIÓN)

Permite la exportación de las estadísticas de Previsiones para NewCentral.





CONTABILIDAD

Permite Generar el fichero contable, para ello es obligatorio que las Secciones,

Servicios, Formas de pago y en general los campos del sistema que tengan un campo

de cuenta contable este debe ser agregado.

También tenemos que tener seleccionado el parámetro que

está en Utilitarios – Parámetros Generales. Aquí están definidas las cuentas del Hotel

y se hace una exportación a la contabilidad.

ENTIDAD OFICIAL

Permite a exportación de entidad oficial.





FICHERO SAF – XML

Permite la exportación de Fichero SAF – XML para el fichero designado.

Campo Significado

Datas Entre datas

FicheroCamino para donde se

exporta

CONDOMINIO

Permite a exportación a Condominio.

EXPORTACIÓN IMB

Permite la exportación del fichero IMB para el camino designado.





Campo Significado

Tipo Se entre datas o todo

Datas Entre datas

FicheraCamino para donde se

exporta

EXPORTACIÓN RUC

Permite la exportación del fichero RUC para el camino designado.

Campo Significado


Datas Entre datas


exporta

EXPORTACIÓN AVS

Permite la exportación del fichero AVS para el camino designado.





Campo Significado


Datas Entre datas

Fichero Camino para donde seexporta

EXPORTACIÓN MARKET METRIX

Permite la exportación del fichero Market Metrix para el camino designado.

Campo Significado


Datas Entre datas


exporta

EXPORTACIÓN CONSUMOS MINI BAR

Permite la exportación del fichero de Consumos Mini Bar.





EXPORTACIÓN PGO

Permite la exportación del fichero de Pagos

Posibilidad de seleccionar Reserva o Grupo para exportación Manual

EXPORTACIÓN INTERFACE CARDEX

Esta interface es un registro que contiene un registro de cardex por cada huésped queha entrado al hotel en la fecha de referencia. Es manual dado que para obtenersedebe estar cada huésped registrado en el Cardex.

El Interface Cardex se exporta las entradas de un día y según el pedido se guarda lafecha y se considera ese día ya exportado, la siguiente vez que entras a la ventana teofrece el día siguiente al último exportado.

Si modificas a un cliente que entro ayer y ya el día de ayer lo exportaste, tienes quevolver a exportar las entradas de ayer (que el sistema no te va a ofrecer exportar)porque el filtro es por fecha de llegada del cliente.

5555 _20100809_130119_000.XML ( el numero marcado representa el código de la

empresa especificado en los parámetros generales para identificar al fichero resultante

de la exportación.





Especificaciones:

Formato del fichero:

o HHH_YYYYDDMM_HHMMSS_NNN.xml ALB_20070214_230501_001.xml Donde:

o -HHH es el código del hotel

o -20070214_230501 es la fecha y hora de generación del fichero

o -NNN es un contador opcional para distinguir los ficheros generadossimultáneamente.

Estructura





EXPORTACIÓN ESTANCIAS DEL DÍA

Generado al cierre de día y es un una etiqueta InHouseCardex por cada reserva queva a dormir en el hotel (check in y no show con garantía) A cada noche se genera estefichero, si una reserva panocha 3 noches se envía 3 veces.

Como se define el nombre:

AAAAMMDD_HHH_OCUP_HHMMSS.XML

Donde

AAAAMMDD Fecha de Trabajo del Front yyyymmdd

HHMMSS Hora de generación del fichero

Estructura





Ejemplo: <?xml version="1.0" encoding="utf8" ?>

-<Data> -<InHouseCardexList HotelId="HOT" HotelName="Test Hotel" Date="20100325"> -<InHouseCardex>

<CardexID>5522202200</CardexID> <GuestID>7090402200</GuestID <Surname1>AGERHOLM</Surname1>

<Surname2 /> <Name>JANE</Name> <CountryID>3</CountryID> <Country>Alemania</Country>

<DocumentNumber>DF56565X</DocumentNumber> <Voucher>NEC45922418</Voucher>

<ArrivalDate>20100321</ArrivalDate> <DepartureDate>20100327</DepartureDate>

<RoomNumber>1120A</RoomNumber> <BillingRoomTypeID>DBL </BillingRoomTypeID>

<BillingRoomType>Double</BillingRoomType> <OcupRoomTypeID>SUI </OcupRoomTypeID>

<OcupRoomType>Suite</OcupRoomType> <BillingBoardID>HB</BillingBoardID> <BillingBoard>Half

Board</BillingBoard> <BoardID>AI </BoardID> <Board>All Inclusive</Board>

RoomUse>2</RoomUse> <Pax>3</Pax> <Adults>2</Adults> <Children>1</Children>

<AgencyID>NUR</AgencyID> <Agency>NUR Touristic Belgica</Agency> <RateID>NURW09</RateID>

<Rate>NUR Golf Winter 09</Rate> <GroupID /> <GroupName /> <Dayuse>0</Dayuse>





<Turnaway>0</Turnaway>-<SpecialRates>

-<SpecialRate> <SpecialRateID>EB</SpecialRateID> <SpecialRateName>Early Booking</SpecialRateName>

</SpecialRate>

-<SpecialRate> <SpecialRateID>HM</SpecialRateID> <SpecialRateName>Honey Moon</SpecialRateName>

</SpecialRate> </SpecialRates></InHouseCardex> </InHouseCardexList> </Data>

EXPORTACIÓN DE INGRESOS

Se genera al cierre del día y manual

Nombre del fichero: YYYYMMDD_HOT_REVE_HHMMSS.XML

Ejemplo: 20100325_TUQ_REVE_183554.XML

Tendrá como referencia código de los hoteles y el nombre será el que está definido en

los parámetros generales del PMS.

Estructura





EXPORTACIÓN BOOKING MENSUAL O PREVISIONES

Cuando se puede obtener la misma: Poder definir la hora o las horas a las cualesse pretende generar el fichero en cada hotel en función de las reservas el hoteldecide si lo quiere generar una vez o más veces al día, haciendo disparar adeterminadas horas un proceso. Tener también la posibilidad de generarla manual.

Como se define el nombre:OCU_HHH_YYYYMMDD_HHMI_YYYYMM.XML

OCU_hotel_fechayhorageneracion_mesquecontiene.xmlPuede ser un solo fichero En cualquier caso necesitamos el booking a partir del díaactual y para los próximos 12 meses mínimo.

Por ejemplo si hoy es 15 enero, necesitamos el booking del 15 de enero al 30 deseptiembre ambos incluidos.

El nombre es OCU_HHH_YYYYMMDD_HHMI.XML donde YYYYMMDD_HHMI Eslafecha y hora **de generación** que coincide con el primer día de booking enviado. Sequiere el booking que hay hoy, para los próximos 9 meses.

Los ficheros se dejaran en una carpeta, para que cada hotel programe su envío.

Estructura





ELEGIR IMPORTACIÓN DE DATOS

Para importar datos que provienen de NewSpa remoto, y del sistema de pago PGO.

IMPORTAR NEWSPA REMOTO

Este proceso importara en NewHotel todos aquellos movimientos generados en este

sistema, para ser intregados en los distintas cuetas confguradas del PMS





IMPORTAR PGO

Importa al PMS los prepagos de este sistema que han efectuadas las entidades

involucradas en este control de pagos del Grupo Ibersotar.

INFORMACIÓN EN TARJETA MAGNÉTICO

En este menú visualizamos y alteramos por estación de trabajo la información de las

tarjetas magnéticas, que se emplean por los clientes para hacer sus consumos

Con el botón DETALLES hacemos la configuración





ACCESOS

CONSULTA DE ACCESOS

El acceso a esta opción es por Utilitarios – Accesos – Consultar Accesos.

El sistema deja rastro de las operaciones más importantes que se efectúan y esta es

precisamente la herramienta que nos permite consultar esta información, por lo tanto

es una fuerte herramienta para auditoria.

La columna Nombre se refiere al nombre de la computadora donde se efectuó la

operación.






Usuario Se escoge el usuario que se desea analizar.

Se deja en blanco si es necesario analizar

todos los usuarios del sistema.

Reserva / Cta No Alojado El número de la reserva está compuesto por

un consecutivo y el año.

Fecha Día o rango de días que se desea analizar.

Es posible analizar la información con Fecha

Igual a, Inferior a, Superior a o Entre (en este

último caso se habilita el campo Hasta)

LIMPIEZA DE ACCESOS

El acceso a esta opción es por Utilitarios – Accesos – Limpieza Accesos. Borra los accesos hasta la

fecha seleccionada.





CAMBIAR CONTRASEÑA

Permite cambiar por el propio utilizador su contraseña de entra al sistema.

CAMBIAR DE USUARIO

Para mudar de utilizador en el sistema. También puede hacerse dando dobles click en

el fondo del sistema

CAMBIAR HOTEL

Cuando existe la opción de trabajo en complejo permite cambiar de hotel de trabajo.





SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

SOLUCIÓN DE PROBLEMAS NEWHOTEL

I-REPARACIONES

Son utilidades usadas por el administrador de la aplicación para corregir

inconsistencias en los datos, se aconseja usar estas herramientas sí que estén otros

usuarios conectados al sistema.





Botón Significado

Reconstruir Disponibilidad de

Habitaciones (TNHT_ALLI)

Verifica y actualiza la disponibilidad de

habitaciones para los periodos libres.

Puede ser usada con frecuencia. Se

emplea cuando existe alguna habitación

libre y el sistema la da como no

disponible.

Reparación Room Status (TNHT_ALOJ) Verifica y actualiza el estado de las

habitaciones (sucio, limpio, en limpieza).Puede ser usada con frecuencia.

Reparación Estancias (TNHT_REES) Verifica los periodos o rango de

ocupación de las reservas. Puede ser

usada con frecuencia, pero sin usuarios

dentro de la aplicación.

Calcular valor impuesto en Facturas

(TNHT_FAIV)

Reparación regularización de facturas Este busca y repara las facturas cuyos

débitos no son igual a los créditos, ya eso

no pasa pero paso en algunas versiones

hace como un año ya no tiene mucho

sentido

Conversión facturas anticipadas Esto se usa en las conversiones, el

genera los asientos de las facturas

anticipadas para que la estructura cuadre.

Re calcular impuestos en facturas

(TNHT_FAIV)

Proceso para re calcular los impuestos en

las facturas emitidas. Es muy importante

que ese proceso se haga bajo la

supervisión del cliente ya que pueden

cambiar impuestos emitidos.

Verificación/reparación de facturas

Reparación de impuestos en los Repara los impuestos que se genero para





movimientos cada movimiento.Reparación de impuestos fijos en facturas

(Croacia iberostar)

Repara los impuestos fijos por personas

que se aplican en Croacia.

Reparación (TNHT_EDTA) Año Actual Esta tabla se usa para guardar la

Información de cada día del Año, puede

reconstruirse, pero siempre sin Usuarios

dentro de la Aplicación.

Recalcular impuestos en Facturas

TNHT_FAEN

Para permitir el Recalculo de los

Impuestos de Facturas Anuladas

II- CAMBIOS DE CÓDIGOS.





Cambiar código Habitación Se aplica cuando se quiere cambiar el número dehabitación. La nueva no debe existir ya creada enla base sino se introduce conflictos. Cambia entodas la tablas existentes en el sistema

Cambiar Tipo de Habitación Es similar al proceso anterior solo que se refiereal Tipo de Habitación

Cambiar código Entidad Cambiar el código de alguna entidad existente

Cambiar código de País Cambiar el código de país existente por otronuevo

Cambiar código de Operador Cambia el código de un operador existente por uno nuevo. Para ello se pide la entidad y luego eloperador a cambiar.

III- CAMBIAR CODIGOS-2





Cambiar código Servicio Permite cambiar el código de un servicio existentepor otro nuevo

Cambiar código de sección Permite cambiar el código de un secciónexistente por otro nuevo

Cambiar código origen demarcado

Permite cambiar el código existentes por otronuevo

Cambiar código de segmentomercado

Permite cambiar el código existente por otronuevo

Cambiar código de usuario Permite cambiar el código existente por otro

nuevo

IV- OTRAS OPCIONES DE REPARACIONES Y ELIMINACIONES





Reconstruir Facturas Anticipadas Esta opción se ejecutara en caso necesario solocuando se ha efectuado el cambio del sistemaNewHotel antiguo al nuevo del 2001, para reparar y lanzar en el nuevo las facturas anticipadasexistentes.

Eliminar Habitación Proceso que elimina una habitación pero losmovimientos asociados a ella pasan a la que seespecifique en la casilla de la derecha.

Cambio Fecha Trabajo Esta opción es útil cuando los hoteles trabajan por

temporadas, donde para no ir a ejecutar cierrescontinuadamente se dice aquí hasta cuando sequiere mudar la fecha, Ejemplo. Un hotel cierra el31 diciembre pero abre el 30 de marzo. Parahacer este y no tener que lanzar cierres continuosse emplea esta opción.

Corregir Cupos Repara los allotments cuando no coincide la

información día a día con la de los periodos, ya no

pasa .... ya no tiene mucho sentido

Reparar turnos del NewPos Newhotel tiene la información de las tantas decomidas que se programan desde el POS, siexistiera algún problema con esta actualización,esta opción lo que hace es reconstruir estainformación.

Actualizar cogido NewHotel enNewconta

Los movimientos que se lanzan a NewContadesde una versión del 2006 se lanzan asociandoel código de establecimientos definido ennewhotel. SI existiera el caso que existanmovimientos en NewConta sin esta información,se lanza esta opción que lo que hace es buscar

factura por factura lanzada a Newconta paraponerle el código de establecimiento.

Actualizar saldos ReservasU.S.A.H

En las versiones recientes se a incorporado en lossaldos de las reservas por código de USAH losvalores totales (Realizados + Previsión) por Grupos de Servicios USAH en las Reservas conTimeStamp de última actualización. Esta opción loque hace es recalcular dichos valores nuevos,una vez que se cambie de versión. Luego ya el





cierre de dia lo ejecuta normalmente.

V- OTRAS OPCIONES-2

Cambiar tasa de impuestos Permite cambiar el código de una tasa deimpuesto existente por otro nuevo

Calcular valor de estancia declientes

Para calcular las estadísticas de lis clientesrelacionadas con su estancia en caso de que noexistan o se desee recalcular las mismas





VI- UNIR CÓDIGOS CLIENTES

Con esta opción lo que se logra es unificar bajo un mismo dato posible repeticionesde clientes registrados dobles en la ficha del Cardex, obteniéndose como resultadoun solo registro.

VII- FACTURAS ANTICIPADAS





Cambiar tasa de impuestos Opciones en la Solución de Problemas paraintentar reparar las Facturas Anticipadaserradas por Versiones después de Conversión





RECONSTRUIR VISTAS Y FUNCIONES.

Compila los objetos de la base de datos como Vistas, Funciones, Constraints,

Packages. Los objetos son componentes internos de la arquitectura de la base de

datos, se recomienda ejecutar esta opción luego de realizar una actualización de la

aplicación.





CÁLCULO DE ESTADÍSTICAS.

Se re calculan los valores de dos grupos de Información, Estadísticas de Ingreso, y

Estadísticas de Ocupación, entre una fecha inicial y una fecha final. El objetivo de

cada opción es validar y reconstruir la información cuando se presentan diferencias

entre reportes que son de la misma naturaleza. Por ejemplo el reporte de Pax Diarios

Ocupación contra Modalidades de Pensión, juntos estos reportes muestra el total de

entradas de Huésped, Pax Diarios muestra por cada día el número de entradas de

Huéspedes y el de modalidad de Pensión las muestras por la modalidad alimenticia,

pero los totales de huéspedes deben ser iguales en ambos reportes.

Los botones Lanzar Todas la Estadísticas de Ingreso y de Ocupación ejecutan cada

proceso individual de su grupo, el botón de Lanzar Todas Las Estadísticas ejecuta

todas las opciones.

Los procesos individuales son lo que aparecen en la parte inferior de los campos deselección de fecha inicial y fecha final.

Se recomienda correr estos procesos cuando exista el menor número de usuarios

conectados a la aplicación por ejemplo en la noche.





CALIBRACIÓN DE SCANNER DE DOCUMENTOS

Permite si por alguna razón está leyendo mal los documentos calibrar el mimos para

mejor su funcionamiento.

BORRAR PERIODO





Borra de la base de datos información de reservas, asientos, movimientos de facturaestadísticas de reservas cuya fecha de estancia esté contenida en el periodo

seleccionado

Las posibles opciones de borrado se muestran en la siguiente pantalla. Como

advertencia el sistema solo permite hacer esto sin que otros usuario esté conectado al

mismo.

TOOLBAR

Para configurar los accesos directos del sistema





CONFIGURAR LA BARRA DE HERRAMIENTAS

1. El acceso a esta opción es por Utilitarios – Toolbar

2. La Barra de Herramientas admite un máximo de 20 botones. Considerando este

elemento el usuario puede configurarla a su gusto.

3. La pantalla de configuración de la Barra de Herramientas está compuesta por dos

bloques: Activas y Disponibles.

4. Para quitar un botón debe seleccionarse en el bloque “Activas” y oprimir el

triangulo que apunta a la derecha

5. Para adicionar un botón lo primero que hay que hacer es seleccionar en el bloque

“Disponibles” el botón del cual queremos insertar. A continuación seleccionamos

en el bloque “Libres” el botón a insertar y oprimimos

CALCULADORA

Esta es una herramienta útil que el sistema tiene a su disposición.





CALENDARIO


CONVERSIÓN DE MONEDAS


SQL





Es una herramienta diseñada para el diagnostico del PMS sin necesidad de invocar lasherramientas de Oracle

SQL TRACER

Herramienta de ayuda para reportar a programación casos de BUG que el cliente

encuentre en el funcionamiento del sistema. Antes de ejecutar la opción de error se

levanta esta pantalla para ir viendo cómo se comporta la ejecución de la opción con el

fin de enviar el resultado de esta pantalla al departamento de Helpdesk de NewHotel





CAPÍTULO 14: CONTABILIDAD ESTANDAR DE NEWHOTEL

INTRODUCCIÓN

El presente documento estará orientado en dos líneas fundamentales; la primera dar

a conocer cómo y qué requisitos existen de interfaz estándar de NewHotel y sus

módulos asociados con la finalidad de al preguntar o dar algún cliente se tenga como

referencia cual es la estándar y que a partir de la misma cualquier cambio significa

desarrollo adicional; y como segundo indicar como se instala la misma (parametriza y

emplea).

PRINCIPIOS BÁSICOS

La exportación contable para su ejecución puede seguir los siguientes principios

básicos:

• Siempre se exportara a un fichero plano con extensión TXT





• Cada producto tiene su propia exportación lo que por facilidades si existen enun ambiente conectado con NewHotel, todos a excepción de Stock y cuentaspor pagar, pueden ser generadas por el cierre del día de NewHotel.

• Los costos y cuentas por pagar por sus propias características su exportaciónes independiente.

ESQUEMA





ETAPA I - CONFIGURACIÓN DE LOS DATOS CONTABLE DE NEWHOTEL.

1- En los parámetros Generales de deben configurar las cuentas generales de lacontabilidad, así como indicar también el directorio de la exportación contable.





2- Configurar el camino donde la aplicación va a buscar los reportes contables.

3- Indicar los reportes a exportar por el sistema, pueden ser más de uno según las

especificaciones de la contabilidad.

4- Configurar las cuentas en cada uno de los servicios, así como los centros decosto para cada sección. En caso de alguna exportación necesitar más de unacuenta por servicio se utilizan las aquí señaladas.





5- Configurar la cuenta las los diferentes impuestos. En caso de precisar más deuna cuenta por impuesto se utilizan los campos señalados.





6- Indicar la cuenta contable para cada una de las entidades y cuentas noAlojado.

7- Con las exportaciones se envía a veces un reporte de Contabilidad quemuestra los datos exportados, este reporte se debe configurar como unReporte Externo (Utilitarios/Parámetros/Reportes Externos)





Etapa II- Para ejecutar los scripts que crean las vistas para la exportación contable

basta ejecutar el archivo Run.bat indicando el usuario, password y servicio de Oraclepara conectase a la base de datos de NewHotel en una maquina que tenga instalado

el cliente de Oracle con SQLPlus. Este reporte tardara en dependencia del volumen de

datos a exportar así como su complejidad aunque no debe tardar más de 5 minutos.





DATOS DE EXPORTACIÓN ESTÁNDAR DE NEWHOTEL A CONTABILIDAD.

NewHotel exportara un fichero estándar con la información básica de la operatoria

diaria a la contabilidad. Existen 2 reportes de exportación con la información de la

Producción, Cobros y Facturación diaria, con las siguientes características:

1. R_PAGCC.rpt: Exporta los valores con tamaño fijo según lo indicado para cadacampo en este documento.

2. R_FORREC.rpt: Exporta los valores separados por un delimitados (#).

La Facturación de Contado se agrupada y exportara como un solo documento por el

total de contado facturado en el día.

Cada línea constara con la siguiente información:

Tipo Apunte Indicara a que sección

pertenecerá la línea en

cuestión. (Ej.: 10-Total de

Mano Corriente de

Producción, 11-Total por

Servicio-Centro de Costo

en la producción...)

CHAR(3)

Fecha Fecha del día que se

exporta en formato

DD/MM/YYYY

CHAR(10)

Código Empresa Código de la empresa

según parámetros

generales

CHAR(6)

Código Establecimiento Código según parámetros

generales

CHAR(6)

Abreviatura Código según parámetros

generales

CHAR(15)

Nombre Instalación Nombre de la instalación

según parámetro

CHAR(60)





GeneralesCentro Costo Se informa básicamente

solo en las líneas 11 del

desglose de servicios de la

producción. Solo se

informa en la Producción

CHAR(20)

Cuenta Cuenta contable donde se

anotara la línea,

generalmente o es de las

definidas en losparámetros generales

(ManoCorriente, Contado,

Deposito) o es de los

Servicios, o de los

Impuestos, o de las

Formas de Pago o de las

Tarjetas de Crédito

CHAR(20)

Naturaleza Indica si el apunte es el

Debito o al Crédito

CHAR(1)

Valor Moneda Base Valor del apunte en

moneda base

NUMBER 15,2

Moneda Base Moneda base CHAR(3)

Valor Moneda Extranjera Valor del apunte en

moneda extranjera,

coincide con el de moneda

base en caso de no ser en

moneda extranjera

Number 15,2

Moneda Extranjera Moneda extranjera,

coincide con la moneda

base en caso de no ser en

moneda extranjera

CHAR(3)

Descripción Descripción de la línea, en

caso de los Servicios de la

producción el nombre del

servicio, en caso de

CHAR(100)





Cobros de la Forma depago y en caso de

Facturas el Titular, etc.

Documento Número del documento de

NewHotel, en caso de

Facturación Nro./Serie de

factura o nota de crédito,

en caso de Deposito Nro.

del Recibo

CHAR(40)

Valor Base Valor base del apunte enmoneda base, solo se

informara en algunas

líneas de facturación. Solo

se informa las líneas de

impuesto de la facturación

Number 15,2

Valor Impuesto Valor de los impuestos del

apunte en moneda base,

Solo se informa las líneas

de impuesto de la

facturación

Number 15,2

Tasa Impuesto Porciento del impuesto.


de impuesto de la

facturación

Number 5,2

Descripción Impuesto Descripción del impuesto.


de impuesto de la

facturación, se puede

utilizar para descripciones

auxiliares en algunas

configuraciones.

CHAR(20)

Valor Base Moneda

Extranjera

Valor base en moneda

extranjera, coincide con el

de moneda base si el

asiento no es en moneda

Number 15,2





extranjera. Solo se informalas líneas de impuesto de

la facturación

Valor impuesto Moneda

Extranjera

Valor de impuesto en

moneda extranjera,

coincide con el de moneda

base si el asiento no es en

moneda extranjera. Solo se

informa las líneas de

impuesto de la facturación

Number 15,2

Cuenta NewConta Código de la cuenta de

NewConta cuando la

factura es exportada a

NewConta. Solo se informa

en la línea del total de

factura

CHAR(20)

Código Entidad Código de la entidad de

NewHotel a la que se le

hizo la factura a Crédito.

Solo se informa en la línea

del total de factura

CHAR(20)

NewHotel tendrá un reporte estándar de contabilidad en el cual se podrá visualizar la

misma información que se generara para el fichero de texto exportado desde la

aplicación.

Tipo de Apuntes

Las siguientes serán las codificaciones para indicar cada Línea exportada a qué tipo

de apunte corresponde:

Producción

10: Importe Total de ManoCorriente en Producción (Mano Corriente)





11: Importe Total por Servicios – Centro de Costo en Producción (Servicios)

Cobros

15: Importe Total por Tipo de Cobros (Forma Pago)

16: Importe Total Cobros. (Contado)

Facturación Crédito

20: Importe Total por Factura a Crédito (Cliente)

21: Importe Total Base Imponible por Impuesto por Factura a Crédito(Mano

Corriente)24: Importe de Impuesto por Factura a Crédito (IVA)

Anulación Facturación Crédito

25: Importe Total por Factura a Crédito Anulada (Cliente)

26: Importe Total Base Imponible por Impuesto por Factura a Crédito

Anulada(Mano Corriente)

29: Importe de Impuesto por Factura a Crédito Anulada (IVA)

Abonos a Crédito

30: Importe Total por Abono a Crédito (Cliente)

31: Importe Total Base Imponible por Impuesto por Abono a Crédito (Mano

Corriente)

34: Importe de Impuesto por Abono a Crédito (IVA)

Anulación Abono a Crédito

35: Importe Total por Abono a Crédito Anulado(Cliente)

36: Importe Total Base Imponible por Impuesto por Abono a Crédito Anulado

(Mano Corriente)

39: Importe de Impuesto por Abono a Crédito Anulado (IVA)

Facturación Contado

50: Importe Total de Facturación de Contado (Contado)

51: Importe Total Base Imponible por Impuesto de Facturación de Contado

(Mano Corriente)

54: Importe de Impuesto de Facturación de Contado (IVA)

541: Cobro de la factura de Contado (Forma Pago o Deposito)






Anulación Facturación Contado


56: Importe Total Base Imponible por Impuesto de Facturación de Contado

(Mano Corriente)

59: Importe de Impuesto de Facturación de Contado (IVA)

591: Cobro de la factura de Contado (Forma Pago o Deposito)


Abonos de Contado

60: Importe Total de Notas Crédito de Contado (Contado)

61: Importe Total Base Imponible por Impuesto de Notas Crédito de Contado

(Mano Corriente)

64: Importe de Impuesto de Notas Crédito de Contado (IVA)

641: Cobro de la factura de Contado (Forma Pago)


Anulación Abonos de Contado

65 Importe Total de Notas Crédito de Contado (Contado)

66: Importe Total Base Imponible por Impuesto de Notas Crédito de Contado

(Mano Corriente)

69: Importe de Impuesto de Notas Crédito de Contado (IVA)

691: Cobro de la factura de Contado (Forma Pago)


Deposito Recibido

70: Importe Total Deposito (Deposito)

71: Importe Total Deposito. (Forma Pago)

Anulación Deposito Recibido

72: Importe Total Deposito Anulados. (Depósitos)

73: Importe Total Deposito Anulado(Forma Pago)

Aplicación de Deposito

75: Importe Total de Contado Regularizados (Contado)





76: Importe Total Deposito Regularizados. (Deposito)

Anulación de Aplicación de Deposito

77: Importe Total Deposito Regularizados Anulado. (Contado)

78: Importe Total de Contado Regularizados Anulado (Deposito)

POSIBILIDAD DE CONFIGURAR LA EXPORTACIÓN ESTÁNDAR DE NEWHOTEL.

Dado el gran número de posibles formas de contabilizar la información, se ha

incorporado una herramienta que permite cierta flexibilidad a la hora de exportar la

información contable de NewHotel. Esta configuración puede hacerse desde la opción

Utilitarios – Parámetros – Contabilidad.

Las opciones actuales de configuración son las siguientes:

• Exportar Producción: Indica que se desea exportar la producción del día.

• Exportar C/Impuestos: Indica que se desea incluir los impuestos en lafacturación, esta opción provoca automáticamente que las facturas se exporten

sin impuestos.

• Exportar Cobros: Indica que se desea exportar los cobros del día

• Exportar Facturación: Indica que se desea exporta la facturación diaria.

• No Agrupar Facturas de Contado: Si habilita esta opción se exportaran lasfacturas de contado una a una, por defecto se exportan agrupadas en un solodocumento.

• Exportar Servicios: Indica que se quieren informar los servicios de la factura.

• Exportar Cobros por Factura: Indica que se quieren exportar los cobros de lafactura.

• No Excluir las Canceladas: Incluye las facturas anuladas en el día.

• Exportar Nro. Documento: Utiliza para la exportación el Numero y Serie deDocumento en vez de la de Factura de NewHotel.

• Exportar Depósitos: Indica que se desea exportar los depósitos.

Se ejemplifican dos ejemplos de posibles configuraciones.





- Configuración por Defecto.

• X Exportar Producción

• Exportar C/Impuestos

• X Exportar Cobros

• X Exportar Facturación

• No Agrupar Facturas de Contado

• Exportar Servicios

• Exportar Cobros por Factura

• No Excluir las Canceladas

• Exportar Nro. Documento

10 ManoCorriente 4300000001 1000 D

11 Diarias 7050000001 800 C

11 Comidas 7050000012 120 C

11 Bebidas 7050000021 80 C

15 Cash 10021 750 D

15 CCredito 10011 250 D

16 Contado 11237 1000 C

50 Contado 11237 1000 D F23/2009

51 ManoCorriente 4300000001 830 C F23/200954 IVA12 4650000015 120 C F23/2009

54 IVA05 4650000011 50 C F23/2009

20 Entidad1 14002 200 D F24/2009

21 ManoCorriente 4300000001 170 C F24/2009

24 IVA20 4650000035 30 C F24/2009





- Configuración para Exportar por la Facturación.

• Exportar Producción

• Exportar C/Impuestos

• Exportar Cobros

• X Exportar Facturación

• X No Agrupar Facturas de Contado

• X Exportar Servicios

• X Exportar Cobros por Factura

• No Excluir las Canceladas

• X Exportar Nro. Documento

50 Contado 11237 1000 D F12/SR09

51 Diarias 7050000001 630 C F12/SR09

51 Comidas 7050000012 120 C F12/SR09

51 Bebidas 7050000021 80 C F12/SR09

54 IVA12 4650000015 120 C F12/SR09

54 IVA05 4650000011 50 C F12/SR09

541 Cash 10021 750 D F12/SR09

541 CCredito 10011 250 D F12/SR09

542 Contado 11237 1000 C F12/SR0920 Entidad1 14002 200 D F12/SR09

51 Diarias 7050000001 170 C F12/SR09

24 IVA20 4650000035 30 C F12/SR09





- Exportación de los Depósitos.

Los depósitos tienen 2 momentos en la exportación, uno el recibimiento del depósito y

otro cuando este se aplica en una factura.

Recibimiento del depósito:

70 Dep. Reserva 15/2010 4380000000 250 C

RC12/2010

71 Dep. Reserva 15/2010 10011 250 DRC12/2010

Aplicación del depósito:

• Si se está exportando los cobros

75 Dep. Reserva 15/2010 4380000000 250 D

RC12/2010

76 Dep. Reserva 15/2010 11237 250 C

RC12/2010

• Si se esta exportando los cobros en la facturacion

50 Contado 11237 1000 D

F12/SR09

51 Diárias 7050000001 630 C

F12/SR09

51 Comidas 7050000012 120 C

F12/SR0951 Bebidas 7050000021 80 C

F12/SR09

54 IVA12 4650000015 120 C

F12/SR09

54 IVA05 4650000011 50 C

F12/SR09





541 Cash 10021 750 DF12/SR09

541 Dep. Reserva 15/2010 4380000000 250 D

F12/SR09

542 Contado 11237 1000 C

F12/SR09





CAPÍTULO 15: ESPECIALES DEL PMS

CRM

En NewHotel debe tenerse configurado lo siguiente:

1.- Configurar los servicios por cada tasa de impuesto definida en el sistema para que

sean usado al generar la nota de crédito cuando se use la venta por rebaja de puntos

en cada POS.

Esto es necesario para hacer los asientos en negativo que rebajen la producción

producto del uso de los puntos pero sin afectar realmente los servicios que fueron

producidos.

Se marca el servicio para puntos y existirán tantos servicios como tasa de impuestoexistan.

2.- Tener definido los tipos de clientes y estos asociados a cada cliente en el Cardex,

los cuales son los que se parametrizan en cada POS para saber a cuales Tipo de

Clientes se le pueden aplicar esta forma de pago y acumulación de puntos.





Ya con esto queda listo NewHotel para el uso del CRM que serán generados por cada

POS (NewPOs, NewGolf, NewSPA).

Hay que señalar que la forma de pago puntos no tiene asociación ninguna en

NewHotel, ya que se usa una implícita TIRE_CODI= 3, para que NewHotel no seemplee, sino solos por los POS.

3.- Ejemplo de cómo quedara los asientos cuando se paga usando los puntos, para

que de forma ilustrativa se vea cómo funciona la configuración.

a.- Al otorgar puntos se seguirá el principio solo ventas en efectivos y para los clientes

fidelizados. Ahora cuando se otorga puntos en el cheque tota la venta debe ser en efectivo y al

pasar a newhotel pasa como hasta ahora la producción de los servicios, el importe cobrado, el

número de factura que se emitió en cada sistema para ser marcado en newhotel para no

volverlo a ser facturada en NewHotel, etc.

Al pasar a newhotel, NewHotel (se crearon dos nuevos campos asociados a la forma de pago,

uno es para registrar los puntos otorgados en esa factura (ese campo es como si fuera dinero,

o sea entero con dos decimales) y otro campo para registrar el código del cliente a quien se le

otorgó los puntos. Con esto ya la exportación saldría todo de newhotel.

El resto se mantiene como las ventas normales que son pasadas a NewHotel

b.- Al pagar con puntos





• Se creara una forma de pago en cada sistema del tipo Pago con Puntos. Esta forma depago estará asociado a una forma de Pago en NewHotel del tipo Tire_codi=3 ya queesta forma de pago solo se empleara en los POS de los demás sistema y no enNewHotel.

• En newhotel además se creara asociado a las tasa de impuestos un servicio por cadatasa de impuesto, el cual será utilizado para la nota de crédito que se elaboren encada POS al rebajar puntos. POR LO TANTO NEWHOTEL DEBE CREAR ESTO YLOS DEMAS SISTEMA SABER Y USAR QUE EXISTE ESTO PARA LO QUE SEEXPLICARA MAS ADELANTE. Estos servicios además estarán marcados como queno se exportan a contabilidad ya que siempre tendrán valores negativos

• Veamos cómo será el proceso de rebajar puntos.

Al hacer un cheque: ejemploComidas 10

Bebidas 80;

Forma de pago puntos 100.00, todos con sus respectivos Impuestos etc. etc.

Pasa a newhotel tal cual. Señalo que siempre que se empleen puntos se hace factura

obligatoriamente.

Seguidamente se hará una nota de crédito de la siguiente manera

.- según los servicios asociado a cada tasa de impuesto, ahora se usaran aquí, digamos que

las comidas usa la tasa de impuesto 5% y yo cree un servicio asociado que dice Servicio de

empleo de puntos al 5%, con bebidas otro pero al 15% etc.

La nota de crédito a realizar será así.Servicios de puntos al 5% - 10.00 (en valores negativos)

Servicios de puntos al 15% - 80.00

Forma de pagos puntos -100.00

Y eso pasa a newhotel tal cual con esos valores negativos. Estos servicios serán definidos en

newhotel bajo un departamento general único y los servicios serán únicos para todos emplear.

A la forma de pago esta se le asocia en este momento los puntos descontados en CRM y el

código cliente a quien se le descuentan.

Nota Importante: que es un excepción al funcionamiento

a.- esta forma de pago negativa no deberá salir en newhotel cuando su valor es negativo, al

igual que en el resto claro porque no puede existir un pago de menos tanto.

b.- para la exportación contable estos servicios tampoco se consideran, por eso la marca de

que si se exporta o no.





REGÍMENES DE EXPLORACIÓN

El funcionamiento de la gestión de condominios, la cual se está extendiendo en la

actualidad, es una herramienta que permite, dividida en dos grande grupos, el cálculo

de las prestaciones a pagar a los propietarios por un lado, y la gestión y control de los

gastos y pago de las prestaciones calculadas.

Para su funcionamiento se parte de la interrelación de dos de nuestros sistemas de la

familia NewHotel, NewHotel, donde se definen todos los regímenes de explotación y

las comisiones que se pagan a los propietarios, y la gestión de condominios donde se

contrala el pago de las mismas mas las facturas de servicios de las villa en esterégimen de explotación.

La modalidad de utilizar NewHotel en los servicios de condominios, tienes algunas

particularidades adicionales al montaje y Parametrización de NewHotel uso hotelero.

Para ello una vez configurado NewHotel según su manual de usuario, los cambios

adicionales a esta Parametrización para el empleo de esta funcionalidad, serán

explicados a continuación.

El empleo del concepto de Regímenes de Explotación en NewHotel significa que

determinas habitaciones tendrán una explotación por periodos definidos, donde

pueden ser rentadas pagándose por ella los explotadores una comisión (sea fija o

variable) a los propietarios de las mismos, o bien pueden ser utilizadas por los dueños

o invitados, en ese caso no renta (es considerada no en uso para ser explotada).

En el presente manual explicaremos como interactúan los mismos así como se

parametriza y emplea los sistemas en estas condiciones.

ESQUEMA GRAFICO DE FUNCIONAMIENTO





PASOS INICIALES PARA EL ARRANQUE EN ESTA MODALIDAD

1. Definir y activar los parámetros generales que se va a emplear los regímenes deexplotación.

2. Definir los servicios que se emplearan tanto en newhotel como en la gestión decondominio. Por recomendaciones aquellos servicios propio y exclusivos delcondominio es recomendable que estén definidos bajo una sección independientea forma de diferenciarlo del resto que son de uso exclusivo de newhotel, noobstante pueden ser compartidos si fuera el caso, no hay restricción a estefuncionamiento.





3. Definir cada propietario en la ficha del cardex, marcando el radio botón depropietario y creando a su vez una cuenta no alojado asociado a ese cliente. Enesta tabla de clientes de newhotel se definen tanto los propietarios jurídicamentenaturales como de aquellos que son considerados como entidad propietario de lavilla del condominio





4. Definir los tipos de regímenes de explotación que se iran a usar, siendo el tipo conprioridad cero (0) aquellos que con propietarios propiamente dicho. El resto de lasprioridades serán definas según el orden de aplicaciónQue se quiere aplicar a los demás regímenes

5. Posteriormente se empieza a definir los regímenes de explotación que serán a ser utilizados según sus fechas. Es importante señalar que para hacer esto las villas(habitaciones) no pueden tener reservas con habitaciones asignadas, ya que enese caso el sistema no permite hacer esto con esta característica ya existente.

REQUISITOS INÍCIALES

Para el empleo de esta modalidad, se tiene como requisitos previo cumplirse lo

siguiente:





1.- Tener definido en los parámetros generales que NewHotel se empleara conregímenes de explotación. Este parámetro se marca en esta sección de parámetros.

2.- Posteriormente si se va a emplear la aplicación externa para el control y pagos de

propietarios denominada NewCondo, se debe definir los siguientes parámetros:

Donde Host y Puerto son los parámetros para llamar a la aplicación de condominios.

Exportar al cierre, se emplea para enviar a la misma los cálculos de las comisionesque se han producido y que son calculadas por NewHotel al cierre de noche.

Ejemplo Host: http://localhost,

Puerto: 8080





3.- La activación de los periodos de explotación solo se podrá realizarse si no existenreservas asignadas a las habitaciones que se irían a definir en esa sección del

sistema. En caso que exista reservas NewHotel no permite definir esos periodos

mientras la habitación esta asignada a una reserva con habitación.

4.- Deben definirse en al Cardex de NewHotel los clientes que serán considerados en

los régimen de explotación, solo aquellos que son del tipo Propietario.

Donde Tipo de Clientes se define según su nomenclatura definida, así como la Marca

de Propietario para considerar por NewHotel que ese cliente es tratado como

propietario (tiene un control especial en el sistema para estos casos)

5.- Definirse la cuenta No Alojada que será asociada a cada propietario.





PARAMETRIZACIÓN

Tipos de Garantía, Modo de empleo y funcionamiento

a. Alquiler de Garantía con todas las combinaciones del mes (from/to)

b. Ad hoc

Para trata esto en NewHotel se ha seguido el siguiente procedimiento:

Se definirá por cada tipo de régimen de explotación una PRIORIDAD/CONTROL

QUIERE DICIR QUE.

1. PRIORIDAD TIPO 0 : – Cuando se hace una reserva para una habitación que estáen régimen bajo esta propiedad significa que las reservas que se hacen son deltipo Propietario, con su consiguiente tratamiento.

2. PRIORIDAD TIPO 1,2 : – Bajo este categoría de explotación los alojamientos al ser atribuidos para ocuparse será los que en primer lugar se muestran para ser atribuidos los que están bajo este tipo, según su orden definido, ya que el hotelpaga una renta mismo que no la venda (TIPO=1), por esa razón en la pantalla deatribución de habitaciones se habilitara un filtro por tipo de régimen de explotaciónmarcados con estos tipo 1, 2, etc. que son marca de habitaciones prioritarias paraser ocupadas.





Posteriormente se debe definir en los tipos de alojamientos cuales van hacer

contratados o utilizados bajo este tipo de explotación, como forma de diferenciarlos de

los de uso normal hotelero.

DEFINICIÓN DE LA HABITACIÓN

A.- se debe marcar la casilla si se explotara en régimen de explotación

B.- se puede definir un color determinado para ser más representativo en el planning

general de habitaciones, sea más fácil su identificación.





DEFINICIÓN DE LOS REGÍMENES DE EXPLOTACIÓN

En la pantalla de definición se tendrá la siguiente nomenclatura, la cual se definen los

distintos tipos de regímenes y las comisiones.

Como se define esta pantalla:

No.Hab. Es el número del cuarto a la cual se le definirá el régimen deexplotación.

Tipo de

Régimen

Sera uno de los previamente definido en el sistema

Fecha Inicial

/Final

Sera el periodo para el cual vamos a definir un régimen de

explotación. Es importante señalar que en mismo periodo solo

puede existir un solo régimen. Aunque si es posible que en

diferentes periodos la habitación tenga distintos tipo de régimen e

incluso propietario.

Método El método puede ser de distintos tipos:

Estándar: NewHotel en esta modalidad no hace ningún cálculo ya

que presupone que el mismo es hecho por otra fuente.

Valor Fijo: Valor fijo a pagar cuando se emplee la habitación, sin





importar el precio o tarifa de la producción que devenga la misma.

% Comisión: Se define el % de la producción de los servicios que

se seleccionen que se incluyen en el cálculo para el pago de la

comisión al propietario.

% Comisión sobre tarifas: Sera el % de la tarifa asociada a la

reserva que se tome como base para el cálculo de las comisiones a

pagar.

% Servicio –Tarifa: Sera un % a calcular tomando como base el

valor de una tarifa por lo general tipo RACK sobre el servicio de

alojamiento.

Valor Valor de cálculo a aplicar ya sea él % o el valor fijo que se defina

según el método especificado.

Cuenta Numero de la cuenta no alojado asociada al propietario, donde se

harán los cargos que les corresponde al mismo.

Max.PAX Es el número máximo de personas utilizado por ejemplo por

webservices (reservas vía internet)

Cliente Nombre del propietario registrado en el Cardex de NewHotel.

Contrato Se especifica, opcional, el numero de contrato que se tiene con el

propietario, información que será posteriormente utilizada por el

sistema externo de condominios.

Impuestos Esto representa si el cálculo de la comisión que se hará incluye o no

impuestos.

Botón para el llamado del sistema externo de condominios.





Botones para seleccionar los servicios a escoger cuando el métodoes % de comisión o Valor fijo según corresponda, respectivamente.

Botón que se puede emplear para ver las reservas asociadas a ese

régimen de explotación en donde se encuentra el curso en ese

momento.

Algunos requisitos importantes a considerar:

1. Esta información queda asociada posteriormente a cada reserva y solo puede ser modificada para la fecha posterior a la que se encuentra trabajando el sistema. No se permite para el pasado. Si por algún motivo la definición una vez utilizada cambia, para modificarse, lo que se debe se permite hacer es modificar la fecha final hasta el día que se hace el cambio que debe ser igual a la fecha de trabajo o superior e insertar un nuevo régimen a partir de esa fecha.

2. Cuando el TIPO DE REGIMEN DE EXPLOTACION ES CERO (Propietario) en el PLANING DE HABITACION existirá UNA LINEA DE BLOQUEO que identifica que esa habitación está ocupada por el propietario

3. Una habitación puede tener más de un propietario pero en fechas distintas en cada caso.

4. Un propietario puede tener asociado más de una habitación según sea el caso.

TRATAMIENTO PARA LAS RESERVAS

INSERTAR RESERVAS

Cuando se comienza el trabajo de insertar las reservas, la particularidad más

importante es cuando se debe escoger el régimen de explotación de esa reserva

Por ejemplo si es el propietario quien la renta se marca la casilla de propietario, si es

una norma, ya puede ser directa o entidad. En este último caso el sistema solo tiene

en cuenta el régimen para el tratamiento posterior de los cálculos de comisiones y su

enlace con el sistema externo.





Ejemplo de reserva de Tipo propietario

Ejemplo de Reserva de Tipo Renta de Garantía





También se puede observa la misma mediante la lupa que está asociada a lahabitación.


Posteriormente el tratamiento y continuación del sistema es normal. Ahora bien,

cuando se está asignado habitaciones se han incluido otras opciones para facilitar la

búsqueda de estas habitaciones en regímenes de explotación, por ejemplo.

En la atribución manual de habitaciones se incluyeron filtros para buscar por tipo de

regímenes de explotación.





En la atribución automática de habitaciones se hicieron opciones para filtrar y excluir

las habitaciones según la categoría del régimen d explotación.





CONSIDERACIONES IMPORTANTES

Algunas consideraciones a considerar para su entendimiento de cómo funciona el

sistema en esta situación.

• SI EL SISTEMA TRABAJA CON REGIMEN DE EXPLOTACION LOS TIPOSDE RESERVAS QUE SE MARQUEM COMO PROPIETARIO SE VALIDARACONTRA LA TABLA DE REGIMEN DE EXPLOTACION, QUEIRE DICIR QUENO PUEDO ATRIBUIR UNA HABITACION CUALQUERA A LA RESERVA DE

PROPRIETARIO.

• CUANDO SE INSERTA UNA RESERVA MARCADA COMO PROPIETARIO,AUNQUE LOS CLIENTES QUE SE REGISTREN NO SEAN TALES, ELSISTEMA DE FORMA AUTOMATICA BUSCA EN LA TABLA DE REGIMENESEL NOMBRE DEL PROPIETARIO Y UNA VEZ QUE SE ACEPTE LARESERVA ASOCIA A LA MISMA EL NOMBRE DEL DUEÑO.

• LOS ALOJAMIENTOS QUE ESTAN EN REGIMEN DE EXPLOTACIONPROPIETARIO NO PUEDEN RESERVARSE EXCEPTO A LOSPROPIETARIOS Y SUS INVITADOS, LO CUAL EL SISTEMA SI PERMITE,SOLO PARA EFECTOS DE CONTROL DE CLIENTES, PODER HACER

CONSUMOS EN LOS PUNTOS DE VENTAS, ETC. PERO NO CUENTA ENEL BOOKING NI EN LA OCUPACION.

• CUANO EXISTE NEWCENTRAL TODO LA PARAMETRIZACION DECUENTAS NO ALOJADOS Y SU ACOSIACION A LOS PROPIETARIOS DEBESER REALIZADA DESDE ESTE MODULO Y NO DESDE EL PROPIO HOTELYA QUE LA DEFINCION DE LAS CUENTAS ES CENTRALIZADA.





REPORTES ESPECIALES DE LOS PROPIETARIOS

En Newhotel existen básicamente dos reportes para el trabajo propio de los

regímenes, además de contar con las estadísticas generales donde se muestra la

información de los propietarios.

Estos dos reportes son:

1.- REPORTES DE REGÍMENES DE EXPLORACIÓN.

Este reporte muestra la Parametrización que se ha instalado de cada villa soportando

los filtros que tiene la pantalla de actualización.

Desglosado: Muestra además los parámetro de los servicios o distribución de los % o

valores que se reflejaron, en caso contrario solo muestra tal cual se ve en la pantalla.





2.- REPORTE DEL CÁLCULO RESULTANTE DE LAS PRESTACIONES

Este reporte muestra aquellos datos base sobre la cual se calculo las prestaciones

enviadas al condominio, con la finalidad de poder adjuntar como justificante de la

factura de prestación a pagar que se le entrega al propietario.





3 PLANNING ESPACIAL PARA PROPIETARIOS

Principios de Calculo

Habitaciones Existentes: Todas las físicas que existen en la instalación

Inactivas: Inactivas de NewHotel + ocupadas x Propietarios + Sin régimen definido y

están marcadas como tal

Activas: Existentes - Inactivas

Ocupadas: Ocupadas - Ocupadas Tipo Propietario

En newhotel se han preparado un grupo de planning para tratar las ocupaciones y

disponibilidades cuando se emplean los regímenes de explotación.

Visualmente están representados por un icono aquellos que se muestran los

siguientes:





3.1 PLANNING DE HABITACIONES DISPONIBILIDADES





3.2 PLANNING DE OCUPACIÓN

3.3PLANNING DE OCUPACIÓN / PENSIONES





3.4 PLANNING DE PREVISIÓN DE HABITACIONES

3.5 PLANNING DE RESERVAS

3.6 HABITACIONES





3.7 INFORMACIÓN DE ÚLTIMA HORA:

3.7 INFORMACIÓN DE ESTADÍSTICAS

Los propietarios entran siempre en las estadísticas como tipo propietario. Para

saber las estadísticas exclusivas de propietarios se tiene por ejemplo el reporte





Ocupación diaria general) y otros tipos de ocupación/reservas en detalle ya queinternamente en tablas de estadísticas si graban con indicador propietarios (tal

como se graban los complementary o house use o entidad o directo). Así como se

puede usar algunas estadísticas como la mensual de ocupación que te permite

quitar propietarios.

Con los regímenes lo que existe es que la habitación solo entra en planning de

reservas como alojamiento existente en las fechas en que hay régimen activo.

También utilizando la opción de presupuestos, que genera reporte en newhotel seemplea para crear reportes especiales a medida por el propio cliente (indicador

para tipo de reserva propietario, etc.) y así sería posible crear mapas muy

interesantes y ajustados a cada cliente sobre este tema.





PROPINAS

Fue creada una nueva tabla Tipos de Propinas En Archivos \ Parámetros \ Tipos de Propinas

La propina va ser tratada como un servicio, para eso es necesario crear un servicio

con tratamiento de propina y seleccionar el respectivo tipo, fueran adicionados nuevos

campos en la tabla de servicios





En la consulta de asientos es posible consultar las propinas, para ese efecto existe

un nuevo filtro.

La propina puede ser insertada como cualquier otro asiento





Cuando la propina es insertada a una cuenta en el momento de facturar se puede

consultar,





FACTURAS ESPECIALES EN EL PMS

ENVÍO DE FACTURAS POR E-MAIL

Pasos para enviar facturas email e PDF:

1ª Utilitarios – Parámetros – Impresoras – Impresora PDF

Hacer Download de la página de referencia e instalar la impresora PDF (unas de las

recomendadas)

2ª en los parámetros email colocar los datos del email

3ª Utilitarios – parámetros –Facturación – Exportar





El dato email si se deja en blanco al enviarlo pide el mismo.

4ª Cada Usuario debe tener una cuenta de correo

5ª Al emitir una factura pode enviar por email:





FACTURA MARKETING

El tratamiento será el siguiente.

Se creara un segundo esquema impuesto tipo marketing con los % de impuesto.

Luego se marcan las entidades que entran en este tratamiento para que el PMS las

diferencie y se le definen el recargo para la facturación.

Al momento de hacer la reserva para esta entidad se seleccionara para la misma este

esquema de impuesto definido para el cálculo de los impuestos.





De este forma todos los movimientos generados por la tarifa de forma automática, asícomo los cargos en las extras (como NewPOS, NewSPA, y NewGolf) cuando inserten

un crédito habitación de alguna reserva deberán respetar y cargar los asientos con

este esquema de impuesto que será el caso este en NewHotel, o sea recalculan los

impuestos para que sean a los definido en el PMS (tanto para cargar a NewHotel

como para dejar en sus respectivos sistemas)

Posteriormente al facturar todos los cargos a la entidad, tanto los servicios de diarias,

como los cargos de los puntos de ventas, como los cargos en extra manuales, al

lanzar la factura se aplicara además un % de recargo en comisión por marketing y seemite la misma bajo un único concepto de servicio de marketing con todo estos

cargos condensados bajo este concepto.

Para ello habrá que hacer los siguientes en NewHotel:

En la ficha de entidad se creara un campo que defina que esa entidad tendrá servicio

de marketing y que al lanzar la factura tendrá un recargo de x%. Adicionalmente y

para evitar que en la reserva se seleccione el esquema de impuesto se debería hacer

que al insertar una reserva de esta entidad automáticamente ponga como esquema

de impuesto el que se defina para este servició de marketing, evitando que sea

manual la selección para evitar errores.

Una vez que se lance la factura newhotel debería además de forma automática

condensar la factura bajo este concepto que se puede especificar también en la ficha

de entidad y ya el resto del proceso seria de forma automática.





Este proceso se hace de la siguiente manera. Cuando se van a facturar asientos de

una entidad que está marcada como Marketing la forma de factura muestra la

siguiente información para definir y lanzar la misma

Como los puntos de ventas, golf, spa van a tener su esquema de impuesto distinto,

una solución serian que al carga los créditos como deben buscar esta información

para cargar bajo este esquema de impuesto, ellos además de cargarlo en newhotel

así, también aplacarán eso en sus respectivos sistema para de esta forma dejarlo

cuadrado.

NEWHOTEL VS NEWCONTA TRATAMIENTO DE COMISIONES TTOO

En la Entidad marcar el operador como que va a recibir Comisión y el porciento de

comisión, como se muestra en la imagen:

Ir a operador/Información/Comisiones y marcar el X % que se va a pagar al operador

por comisiones. (Esto no entra en la producción del hotel).





En los parámetros de Facturación de NewHotel/Impuestos marcar el parámetro::

Comisión en Asientos, todo esto se define antes de FACTURAR las reservas, debe

estar configurado en NewHotel.

NewConta:

Estas comisiones no se controlan en NewHotel, solo se ven en NewConta, pero

tampoco hay una solución de pago o recibo en NewConta, solo cuando se paga se





coloca MANUALMENTE en NewConta que fue regularizada y newconta coloca lafecha en que se colocó el Check_mark.

NEWHOTEL: PREVISIÓN DE MOVIMIENTOS

Objetivo de la Funcionalidad: Con la finalidad de agilizar en bases de datos con

gran volumen de información los cálculos de los precios medios que se emplean en los

plannig de previsión de Ingresos en Planning de Ocupación, Ocupación/Pensiones y

Ocupación/Ingresos cuando se utiliza la opción "Aproximado.

Para su implementación se hizo la siguiente funcionalidad en NewHotel que salió enuna versión de finales del 2007 ( VERSION 2007.12.26.)

FUNCIONAMIENTO





Las tablas implicadas son TNHT_MOPP y TNHT_REPP, es importante que laestructura es independiente de las reservas, por lo tanto no afecta a ninguna de las

aplicaciones que insertan/alteran reservas, ni a NewCentral o NewComplex.

Los campos que se comparan son el campo RESE_HOUA en

TNHT_RESE (fecha/hora de la ultima alteración de una reserva) con el campo

RESE_HOPPen TNHT_REPP (fecha/hora de la última actualización de previsión).

El campo RESE_HOUA es el único que cualquier aplicación externa tiene que

recordar actualizar cuando modifica una reserva.

La aplicacioncita externa PREVPREC.EXE es para poner en el servidor, la única

definición que utiliza esta en el registro y puede manejar hasta x hoteles, ella tratara de

llenar esta información con el hotel definido en el acceso de NewHotel.

Los cálculos de precio medio en los plannings tienen 3 maneras de calcularse

1-Exacto, calculando todas las diarias de todas las reservas, es lento y muy exacto,

(antiguo)

2-Aproximado, utilizando el campo de precio medio de las reservas, es rápido y la

exactitud depende de los cambios de precios en el periodo (antiguo)

3-Prevision, utilizando las tablas de previsión que llena el prevprec, es rápido y muyexacto (moderno)

Ahora bien, en algunos plannings están independizados los 3 métodos, mientras que

en otros, el método 3 se utiliza en la opción aproximada, si está disponible.

En esos plannings, la opción aproximada verifica si hay previsión, si la hay la usa y el

resultado debe ser rápido y exacto

Si no hay previsión sale la ventanita de cálculo y verificación de precios

COMO SE PARAMETRIZA Y EMPLEA.





Es utilizar el programa que se aloja en el servidor llamado PREVPREC.EXE, el cualse parametriza según los parámetros del registro de winodws.

Al ejecutar el programa se levanta una pantalla con esta información

Esta ventana se esconde en el Tray de Windows el cual se muestra con el siguiente

símbolo.

Tray de Winodws con el servicio

Registro de Windows, configuración





Nota: Las estadísticas de previsión que son dos, una de ocupación y otra de ingresos,

la primera se calcula tanto en el cierre de día como en la solución de problemascalculo de estadísticas, pero la previsión de Ingresos solo se crea si el programa que

anteriormente mencionamos este ejecutándose en el servidor de datos. Si este

programa no se encuentra ejecutando no existe por el momento ene l PMS otra opción

para llenar esta tabla de previsión de ingresos.

COMPENSACIÓN ALIMENTICIA EN NEWHOTEL VS NEWPOS

La Compensación consiste en un método de que permite al cliente consumir, según la

parametrizacion realizada en NewPOS, su pensión alimenticia en otro cualquier

restaurante y considerarla como pensión consumida. Pero implica que en NewHotel

esa producción que por defecto se carga en la sección definida en la tarifa se reste de

la misma y se cargue en la sección que realmente efectuó el servicio.





Esto no afecta nada con temas de facturación ni de tarifas, es solo realizar unaorientación de la producción del hotel para que refleje realmente quien dio el servicio

de buffet.

EN NEWHOTEL

Se debe parametrizar lo siguiente:

1. Parámetro en Conexiones a Sistemas/NewPos para activar compensación en

cierre de día

2. Definir los datos de la conexión a NewPos

3. Configurar el servicio con la posibilidad que sea compensación

En el proceso del cierre de Día Newhotel hará el siguiente tratamiento:





• Se busca la existencia de datos en la tabla Newhotel (enganchada con la deNewPOS) filtrando el campo compensación para la fecha de trabajo que se

está cerrando

• Para cada línea que contenga esta tabla:

o Se toma la sección del campo NewPOS

o -Se busca un servicio autorizado a ser usado en esa sección marcado

como Compensación de Pensiones

o Se compara la sección de NewPOS con la sección que tocaría según el

tipo en la tabla de NewHotel (1 desayuno, 2 almuerzo, 3 cena), si son

distintas significa que el consumo fue hecho en otro lugar y hay quecompensarlo.

Que hace la compensación en NewHotel :

Se busca el asiento de la sección/servicio generado por la diaria de newhotel en ese

momento (resultante del cálculo de diarias) y se inserta un asiento de valor contrario

(para hacer una des producción) y un nuevo asiento en la sección/servicio de la

compensación.

EN NEWPOS

Para Configurar las compensaciones en el POS se hará de la siguiente manera.

Para la compensación hay que marcar "Compensación" en el "Control de Pensiones"

del nomenclador del punto de venta.





El resto es similar que "Buffet". Hay que definir los horarios y también el Precio de

Compensación. (ver manual de NewPOS)

Esto no es más que el valor (Puede ser un Precio o Un Porciento) del Desayuno,

Almuerzo y Cena que quiera definir el hotel. El cliente va y come y si se pasa de ese

precio entonces tiene que pagar la diferencia pues el hotel solo se responsabiliza con

una comida (incluida en la pensión) que sea menor o igual que ese precio. Si se pone

en % entonces del total del cheque, dicho porciento va Incluido en Pensión y el otro

tiene que pagarlo el cliente.





GLOSARIO DE TÉRMINOS

ALLOTMENT

Se conoce como Allotment la cantidad de habitaciones de cada tipo

contratadas con una Agencia de Viaje para un período de tiempo determinado.

También se le conoce como Cupo. Las entidades que tienen contratos con el

hotel y no tienen allotment se le llaman entidades con Cupo On Request.

Ejemplo de Allotment para Neckermann del 01/01/2001 al 31/03/2001:

Tipo de Habitación Cantidad

--------------------------------------------

Standard 25

Mini Suites 3

Suites 1

ATENCIONES

Es un atributo de las reservas que tiene que ver con el nivel de las atencionesque requieren los clientes tomando en consideración sus características o

categoría, ejemplo: VIP 1, VIP 2, Normal, Luna de Miel.

ASIENTOS

Registro que se efectúa en las diferentes cuentas existentes, para detallar los

cargos o cobros que se efectúan.

También existe en NewHotel los llamadas Asientos en cuenta sin Cuenta, lo

que se emplea para aquellos cargos que se liquidan en la recepción que y

siempre deben estar cerrados, o sea, la suma de los débitos = a la suma de los

créditos.

CAMBIO

NewHotel es un sistema multimonedas lo cual permite registrar los contratos

con las agencias de viaje en la propia moneda en que estos fueron fijados. Sin

embargo el control de la producción del hotel y su contabilización se maneja

solamente en las monedas base y suplementaria.





“Cambio” es el término que maneja NewHotel para referenciar las tasas decambio que se registran por períodos – monedas y que permiten realizar la

conversión del valor en la moneda extranjera a la moneda base.

Para efectuar la conversión a la Moneda Base el sistema “multiplica” el valor

de la Diaria en la Moneda Contrato por la Tasa de Cambio definido para esa

moneda.

CATEGORÍA DE ENTIDADES

Permite clasificar a las Entidades (Empresas o Agencias) que operan con el

hotel.

Es un criterio que los directivos de los hoteles pueden manejar a su

conveniencia.

CARDEX

Histórico de clientes donde se registran datos personales tales como: Número

del DNI y las fechas de emisión y caducidad de este documento, profesión,

empresa, dirección, teléfono, fax, e-mail, fecha de nacimiento, etc.

Además se controla las estancias que ha tenido el cliente en el hotel.

CLIENTE

En NewHotel se consideran Clientes aquellas personas que tienen llenada una

ficha en el Cardex.

CUENTAS EXTRAS

Son cuentas que no están asociadas a las habitaciones y permiten controlar:

1. Consumos de Clientes Individuales que habitualmente visitan el hotel y no

están hospedados.

2. Consumo de Representantes y empleados de Agencias y Empresas, Guías

de Turismo, Chóferes, etc. (Entidad).

3. Alquileres de salas de conferencias, oficinas, etc. (Otra Cuenta)

4. Para registrar la producción de Puntos de Venta que no estén enlazados a

NewHotel, por ejemplo, Parqueo, o el ingreso por teléfono que se cobra en

efectivo en la recepción, etc. (Otra Cuenta).





Este tipo de cuenta tiene las mismas posibilidades que una cuenta dehabitación: facturación, transferencia entre cuentas, etc.

CUENTAS CORRIENTES

Son todas aquellas cuentas tanto de la reserva, como las cuentas extras que

están abiertas u operando en el momento. Este término se emplea para

catalogar las mismas lo cual significa cuentas abiertas.

COMPLEJO

Denominación que se le otorga por NewHotel para el tratamiento de varios

hoteles que comparten servicios. De esta forma estos hoteles, también

llamados Resort, pueden intercambiar créditos y consumos.

CHECK IN

Operación habilitada en el sistema NewHotel para darle entrada a las reservas

realizadas en el hotel. Es el proceso de registro de los huéspedes en el

sistema, pasando después de esto a la situación de reservado a ocupado.

CHECK OUT

Operación inversa a la anterior y es utilizada en NewHotel para dar salida a loshuéspedes registrados en el Hotel. Después de esta operación los huéspedes

pasan del estado ocupado a salida.

CUPO

Concepto empleado para definir la cantidad de habitaciones contratadas con

las agencias de viajes. Es frecuente hablar de disponibilidad de cupo y es un

concepto muy relacionado con el Reléase, ambos son considerados a la hora

de poder realizar reservas.

CRÉDITO

Operación que implica un apunte en una cuenta que en el caso de newhotel

aumenta la deuda del cliente con el hotel. Generalmente también se le llama

cargos a cuenta o cargos efectuados a clientes.





DAY USE

Se considera una reserva Day Use aquellas donde los clientes ocuparán la

habitación pero no van a dormir en ella, por lo tanto el sistema valida que las

fechas de Llegada y Salida sean similares (Noches = 0)

Solo tiene sentido para los Walk-In

Se utiliza para los cambios de ropa de las excursiones, etc.

DEAD LINE

Significa la fecha hasta donde se puede esperar por la reserva, después de

esta fecha la reserva automáticamente se cancela.

DESEMBOLSO

Operación habilitada en NewHotel que posibilita extraer dinero de la caja del

front office para devolver al cliente.

DIARIA

Precio de la habitación que se carga automáticamente en su respectiva cuenta

master en el proceso de cierre del día.

Los factores que intervienen para hallar el precio de la habitación son: tipo de

habitación, modalidad de pensión y cantidad de Adultos y Niños.

DÉBITO

Operación que sé efectúa en newhotel que disminuye la deuda del cliente con

el hotel. Generalmente se identifican con pagos o depósitos realizados por los

clientes en le hotel.

ENTIDADES

Se consideran Entidades las Agencias de Viajes, Empresas, etc. que

mantienen relaciones mercantiles con el hotel.

EARLY BOOKING

Son reservas tempranas por las que en ocasiones se otorga un por ciento de

descuento.

El por ciento de descuento por Early Booking se define en Tarifas Diarias de

Precios – Especiales y se especifica la cantidad de días que como mínimo





debe existir entre la fecha de creación de la reserva y la fecha de entrada paraque sea considerada una reserva temprana.

FACTURA ANTICIPADA

Puede obtenerse para reservas de Entidad que tengan situación Reserva o

Check–In y tiene el objetivo de contribuir a agilizar la gestión de cobro a las

Agencias.

La Factura Anticipada es un pronóstico, por lo que se obtiene a partir del precio

de la Diaria y de los Asientos Adicionales definidos en la cuenta Master de las

reservas seleccionadas. No se consideran los cargos reales que puedan existir

en dichas cuentas.

A diferencia de la Factura Pro forma la Factura Anticipada es un documento

oficial por lo que se registra en el módulo de Cuentas por Cobrar (NewConta) y

genera un asiento contable y se obtiene en la Moneda del Contrato y en la

Moneda Base.

En una Factura pueden estar incluidas varias reservas aunque tengan Fechas

de Entrada y Salida diferentes siempre que sean de la misma Entidad y

Operador (Tarifa de Precio).

FACTURA DE CLIENTES Permite facturar los servicios de extras, es decir aquellos conceptos que los

clientes deberán pagar de su bolsillo.

Podrán emitirse, con los cargos hechos a una habitación, tantas facturas de

clientes como se desee, además el sistema brinda la posibilidad de facturar

cargos hechos en diferentes habitaciones en un mismo número de factura, lo

cual resulta útil para el caso de familias que ocupan más de una habitación,

grupos, etc.

Pueden liquidarse por diferentes Formas de Pago a la vez, ejemplo: Tarjeta de

Crédito y Efectivo.

FACTURA DE ENTIDAD

La Factura de Entidad es un documento oficial que se asienta en el módulo de

Cuentas por Cobrar (NewConta) y genera un asiento contable.

Se obtiene a partir de los asientos registrados en las cuentas Master de las

reservas seleccionadas, por lo tanto contempla los datos reales cargados

durante la estancia de los clientes.





En una Factura pueden estar incluidas varias reservas aunque tengan Fechasde Entrada y Salida diferentes siempre que sean de la misma Entidad y

Operador (Tarifa de Precio).

FACTURA CUENTA EXTRA

La factura de cuenta extra permite facturar todos los asientos incluidos en estas

cuentas para presentar el pago o la liquidación de sus saldos. Tiene similar

funcionalidad a las facturas de entidad en cuenta al término de facturar.

FACTURA PRO FORMA

La Factura Pro forma puede obtenerse para reservas de Entidad que tengan

situación Reserva o Check–In y tiene el objetivo de contribuir a agilizar la

gestión de cobro a las Agencias.

Es un pronóstico, por lo que se obtiene a partir del precio de la Diaria y de los

Asientos Adicionales definidos en la cuenta Master de las reservas que se

seleccionen y no se consideran los cargos reales que puedan existir en dichas

cuentas.

No es un documento oficial por lo que no se registra en el módulo de Cuentas

por Cobrar (NewConta) ni genera un asiento contable y se obtiene en la

Moneda del Contrato y en la Moneda Base.

En una Factura Pro forma pueden estar incluidas varias reservas aunque

tengan Fechas de Entrada y Salida diferentes, siempre que sean de la misma

Moneda, Entidad y Operador (Tarifa de Precio).

Al concluir la estancia de las reservas facturadas en una pro forma es

necesario emitir una Factura Final, la cual se registra en el módulo de Cuentas

por Cobrar y en el Sistema de Contabilidad. Esta Factura Final tendrá el mismo

número de la pro forma correspondiente.

GRUPOS

Denominación que se le asigna a un grupo de personas que generalmente

estarán durante una misma temporada en el hotel. Por lo general los grupos se

distinguen por tener una misma fecha de entrada y salida.





GRUPO MERCADO

Agrupación que los directivos del hotel realizan a los distintos conceptos

definidos como segmento de mercado, que es utilizado para agrupar datos

estadísticos. Por Ejemplo Eventos, Turismo Negocio, Etc.

HABITACIÓN INACTIVA

Una Habitación Inactiva es aquella que está Fuera de Orden, es decir que no

puede ser alquilada durante un período de tiempo determinado.

Cuando una habitación pasa a Inactiva se define el motivo de este cambio deestatus. Generalmente los motivos están asociados a deficiencias como

pueden ser: plomería, aire acondicionado, agua caliente u otros usos como

oficina temporal, etc.

En el proceso de cierre del día las habitaciones cuyo período de inactividad

vence pasan automáticamente a activas, es decir que quedan disponibles para

ser vendidas

LOGS

El sistema tiene varios ficheros conocidos como Logs que dejan un rastro de

las principales operaciones del sistema y se emplea para otros usos tales como

el Logs del Room Status, donde se reflejan todos los cambios efectuados a

cada una de las habitaciones registradas en NewHotel.

NOTAS DE CRÉDITOS

Las notas de créditos son utilizadas en NewHotel para aumentar el monto a

cobrar a las entidades con las cuales el hotel tiene relaciones mercantiles. Este

valor se inserta a nivel de cada cuenta que tiene definida cada Agencia o

Empresa en el sistema y la misma aumenta el saldo a cobrar.

NOTAS DE DÉBITO

Las notas de debito son utilizadas en NewHotel para disminuir el monto a

cobrar a las entidades con las cuales el hotel tiene relaciones mercantiles. Este

valor se inserta a nivel de cada cuenta que tiene definida cada Agencia o

Empresa en el sistema y la misma rebaja el saldo a cobrar.





NO-SHOW

Son los clientes que tienen hecha una reserva, no llegan a cancelarla y nunca

se presentan en el hotel.

OPERADOR

En NewHotel se considera como Operadores los contratos u ofertas de precios

fijados con una Entidad.

Un Operador tiene que tener definida una Tarifa de Precios y opcionalmente

podrá estar asociado a un Allotment.

ORIGEN

Vía por la que los clientes arriban al hotel (Origen de Mercado).

Ejemplo: Directos, Agencias, Cruceros, Overbooking de otros Hoteles, etc.

ON REQUEST

Concepto empleado para nombrar a las capacidades contratadas con las

agencias de viajes que no tienen cantidad de habitaciones definidas. Este

término es utilizado para denominar a las agencias con contratos pero que la

cantidad de habitaciones se solicitan y asignan a pedido durante la reserva.

OVERBOOKING

Como norma el hotel se sobre vende para tratar de garantizar un por ciento de

ocupación aceptable, a partir de que casi siempre existen clientes No Show o

se cancelan reservas.

Se conoce como Overbooking la sobre venta de habitaciones por encima de la

capacidad real del hotel, y el proceso relacionado con el desvió hacia otros

hoteles de los clientes a los que no es posible asignarle una habitación.

PANEL DE GESTIÓN

Es una opción que pretende brindar de manera resumida los datos más

importantes que deben conocer los directivos del hotel para poder desarrollar

sus funciones administrativas.

Esta información se divide en 4 grupos: Reservas, Habitaciones, Comidas e

Ingresos.





PENSIÓN COMPLEJA

Se considera Pensión Compleja cuando los clientes de una reserva están

acogidos a diferentes modalidades de pensión o cambian de pensión durante

su estancia.

PENSIONES ALIMENTICIAS

Las pensiones son la combinación de un grupo de servicios adoptados

internacionalmente, que definen los distintos tipos de ingresos, tales como

alojamiento, desayuno, cena y comidas. Dentro de esta categoría existen

varias definiciones internacionales tales como:

− EP : European Plan , incluye solo habitación

− CP : Continental Plan , incluye habitación y desayuno

− MAP: Modifed American Plan , incluye habitación, una comida y

desayuno, también conocido como media pensión.

− AP: American Plan , incluye todos los servicios, habitación, desayuno,

cena y comida, también conocido como pensión completa.

− AI: All Inclusive, todo incluido. Este plan además de los servicios

incluidos en la modalidad AP incluye además los consumos en bares ycafeterías, así como algunas actividades de recreación.

PAQUETES

Los paquetes son precios que se conforman por tarifas diarias de precios

definidas, así como por precios de servicios. Su empleo en NewHotel está dado

en poder emplear el mismo para los cargos diarios en la cuenta master que

tienen ofertas especiales o precios no lineales o que en las diarias se incluyen

otros servicios adicionales que cubren las pensiones alimenticias. Por ejemplo,

Desayuno, habitación y Servicio de Buceo, Ofertas especiales de 15 por 11,

etc.

PROTOTIPO DE RESERVA

Son plantillas de reservas previamente definidas que tienen por objetivo agilizar

la inserción de las reservas pues al ser seleccionada se visualizan los datos

previamente definidos y solamente hay que puntualizar las diferencias.





Ejemplos: Luna de Miel, Clientes Directos, puede establecerse un Prototipopara cada una de las Agencias que mayor cantidad de clientes emiten al hotel,

etc.

PLANNING

Termino utilizado en NewHotel para obtener distintas informaciones de

disponibilidades, ingresos y ocupación en forma de un plan. En NewHotel

existen varios tipos de planning, siendo los más importantes el de habitaciones,

pensiones alimenticias, etc.

PERNOCTACIONES

Número de noches en que se queda un cliente.

RELEASE

Es una condición que generalmente se fija en los contratos con las agencias de

viaje y en el sistema se especifica en la opción Allotment.

Es la cantidad de días que como mínimo debe existir entre la Fecha de Entrada

de los clientes y la Fecha en que se solicita la Reserva para que el hotel esté

en la obligación de confirmarla.

ROOMING LIST

Lista de pasajeros en una reserva pendiente de entrada en el hotel Este listado

habitualmente se obtiene para confirmar a las agencias de viajes del listado de

pasajeros a recibir.

SECCIONES

Clasificación que se la en NewHotel a los diferentes departamentos que

conforman el hotel y en los cuales pueden brindar servicios o no.

SERVICIOS

Actividades que brinda el hotel, las cuales son generadoras de ingresos, gastos

y movimientos, todos relacionados con NewHotel. Esta categoría es

imprescindible para el funcionamiento de la aplicación.





SEGMENTO DE MERCADOS

Características definidas por los directivos del hotel para clasificar los datos de

las reservas que reciben. Este concepto es utilizado para varias estadísticas.

Por ejemplo. Negocios, Eventos, Ferias.

SITUACIÓN DE LA ENTIDAD

Esta información se utiliza cuando es necesario efectuar un Stop de Reservas

y/o Check In para una Entidad.

Generalmente se asocia a la situación financiera de las entidades, pero es un

criterio que los directivos de los hoteles pueden manejar a su conveniencia.

TÉCNICOS

Se registra el nombre de los técnicos del departamento de mantenimiento

responsabilizados con la solución de las averías reportadas de las diferentes

áreas del hotel.

TIPO DE AVERÍA

Averías son deficiencias relacionadas con el departamento de mantenimiento

que pueden presentarse en cualquier área del hotel: habitaciones, oficinas,

cocina, etc.

TIPO DE HABITACIÓN

Los tipos de habitaciones en un hotel son utilizados para distinguir a cada una

de ellas en dependencia de sus características constructivas o de confort. Los

términos más utilizados son los siguientes: STD habitación estándar,

generalmente con dos camas (también existen términos como habitación

estándar sencilla o estándar doble, donde en cada caso se definida la

ocupación de la misma, una persona o dos respectivamente; SUITE

habitaciones con más de una habitación y en donde una de ella por lo generales una sala de star; TRIPLE habitaciones con tres camas, etc.

TIME SHARE

Tiempo compartido; Modalidad turística muy de moda en los últimos años,

donde las habitaciones son ocupadas por periodos fijos a un mismo huésped,

uno o más en diferentes periodos. Su semejanza puede verse como alquiler de





apartamentos donde en los periodos donde no se ocupa el encargado delnegocio o de la instalación puede rentar la misma.

TASAS DE CAMBIO

Valor que se cobra como camisón por realizar la operación de cambio de

moneda, lo cual constituye el ingreso del hotel por este concepto. La misma se

calcula aplicando un % al valor de la cantidad de la moneda cambiada

TRAVEL

Travel Check que se traduce como cheque de viajero. Constituye un

documento bancario que generalmente poseen los turistas como dinero de

bolsillo.

VOUCHER

Número del pagaré que emite la Agencia de Viaje y que ampara el pago de una

reserva o un grupo de reservas.

WALK IN

Son los clientes que arriban al hotel sin una reserva y solicitan una habitación

para ocuparla inmediatamente.Cuando se confirma una reserva del tipo Walk In la habitación pasa

automáticamente al Estado = Ocupada y las personas registradas en la misma

ya se consideran huéspedes del hotel.

ZONAS

El control de las averías no está asociado solamente con las habitaciones sino con

todas las áreas del hotel, entonces hay que definir en el sistema todas las “zonas” que

lo integran: Lobby, Piscina, Restaurante, Oficina del Director, etc.




ANEXO 1 – ESTATÍSTICASRESUMEN DE LOS REPORTES ESTADISTICOS NEWHOTEL

Nombre Notas

1 Modalidades de Pensiones Entidad

2 Tipos de Habitaciones Habitaciones

3 Tipos Habitaciones / Inglesos Habitaciones /ingresos

4 Entidades/Estadias Entidad

5 Entidades Entidad

6 Nacionalidades Paises

7 Pax /Nacionalidades / Meses Paises

8 Ocupacion Diária/Geral Entidad

9 Ocupacion Diária Por Tipo Entidade Entidad

10 Estatística Diária Acumulada Habitaciones

11 Pax / Dias Habitaciones

OCUPACION

newhotel+manual+del+utilizador 2010+ es +20100921

Documents