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SOCIEDAD MEXICANA DE ONCOLOGÍA, A.C.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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MANUAL D E PROCEDIMIENTOS

Aprobó

Dr. Gregorio Quintero Beuló Presidente

Dictaminó

Dr. Antonio Maffuz Aziz Secretario

Fecha de aprobación: 17 DE ENERO DEL 2020

CONFIDENCIAL Este material es propiedad de la Sociedad Mexicana de Oncología, A.C

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M E S A D I R E C T I V A

DR. GREGORIO QUINTERO BEULÓ Presidente

DR. HÉCTOR MARTÍNEZ SAÍD Vicepresidente

DR. ANTONIO MAFFUZ AZIZ Secretario

DRA. FARINA ESTHER ARREGUÍN GONZÁLEZ Tesorera

DR. EFRAÍN SALAS GONZÁLEZ

DRA. PAULA ANEL CABRERA GALEANA

DR. ALEJANDRO JUÁREZ RAMIRO

DRA. YOLANDA LIZBETH BAUTISTA ARAGÓN

DR. AZCARY VÁZQUEZ TINAJERO

DRA. JESSICA CHÁVEZ NOGUEDA Vocales

DR. ARTURO PABEL MIRANDA AGUIRRE Coordinador de Capítulos

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C O N T E N I D O

INTRODUCCIÓN 5

ASAMBLEAS GENERALES 6

ASOCIADOS 9

FINANZAS 11

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS 17

CAPÍTULOS 21

GACETA MEXICANA DE ONCOLOGÍA 24

GCIMO 27

JUNTAS MESA DIRECTIVA 28

CORRESPONDENCIA, AGENDA 30

AVALES 31

COMUNICACIÓN 32

OTROS 34

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Manual de Procedimientos

INTRODUCCIÓN La Sociedad Mexicana de Oncología, A.C. ha elaborado el Manual de Procedimientos con el objetivo de ser una herramienta

de apoyo en el desarrollo de las actividades generales.

Este documento contiene información de los procedimientos de la Sociedad, misma que orienta al cumplimiento de las tareas

administrativas y de los integrantes de la Mesa Directiva.

OBJETIVO

Fomentar en nuestro país el estudio, la divulgación y la enseñanza de los avances relacionados con la Oncología en

todas sus áreas.

Fomentar la investigación y encausarla hacia el más alto nivel científico llevándola a su aplicación práctica.

Promover el intercambio de conocimientos de los profesionales entre instituciones del país y el extranjero.

Pugnar porque la Oncología sólo sea ejercida por médicos especializados y certificados.

Promover por todos los medios que estén a su alcance, el interés por el estudio de las disciplinas que reclama el problema

del cáncer.

Formar parte de otras Asociaciones con fines similares.

Propiciar la creación de Asociaciones afines y capítulos regionales correspondientes.

Propiciar la creación de comités dedicados a la difusión del conocimiento y la atención de los que necesitan de la

Oncología promoviendo modelos de “buena práctica”.

MISIÓN

Es una Asociación no lucrativa dedicada a fomentar, divulgar los avances científicos y la enseñanza de la oncología en todas

sus ramas en el más alto nivel científico, con un sentido de compromiso humanístico, atendiendo las necesidades académicas

y de especialización que demanda la salud pública.

VISIÓN

Ser un cuerpo médico comprometido a la investigación, estudio y aportaciones científicas constantes relacionadas con el

cáncer, consolidando vínculos con las asociaciones internacionales interesadas en la oncología, desde un escenario humano,

competente, solidario y responsable.

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A S A M B L E A S G E N E R A L E S

1. OBJETIVO La Asamblea de Asociados es el órgano supremo de la Asociación y existirán dos tipos: General y Extraordinaria. La Asamblea General y Extraordinaria de Asociados se integrará por los Asociados que tengan derecho a voz y voto según su calidad de Socio.

2. GENERALIDADES ASAMBLEA GENERAL DE ASOCIADOS La Asamblea General de Asociados deberá reunirse por lo menos una vez cada dos años, convocadas por la Mesa Directiva, mediante aviso por escrito dado a los asociados, por lo menos con 5 (cinco) días hábiles de anticipación a la fecha prevista para la Asamblea y mediante la publicación en sus medios de comunicación, para tratar y resolver sobre los siguientes asuntos:

a) Informe de la Mesa Directiva sobre las actividades llevadas a cabo por la Asociación durante el ejercicio social inmediato anterior.

b) Designación de los Miembros de la Mesa Directiva c) Otorgamiento de poderes generales o especiales y nombramiento de delegados especiales, fijando las atribuciones y

facultades de cada uno de ellos La convocatoria señalará el lugar, el día y la hora en que la Asamblea tendrá verificativo, contendrá el Orden del Día y estará firmada por quien la haga. La Asamblea se celebrará en el domicilio de la Asociación o donde designe la Mesa Directiva. La Asamblea se considera legalmente instalada cuando se encuentre reunido estatutariamente representado el 75% de los miembros del Asociación. Si para la hora fijada no hubiese quórum, se hará una nueva convocatoria para treinta minutos después, y se dará inicio a la Sesión, declarándose quórum legal con los presentes. Las resoluciones se considerarán válidas cuando sean adoptadas por el voto favorable de la mayoría de los asociados presentes. En caso de empate, el Presidente tendrá voto de calidad.

ASAMBLEA GENERAL EXTRAORDINARIA DE ASOCIADOS La Asamblea General Extraordinaria de Asociados se celebrara cuando así se requiera y será convocada por la Mesa Directiva o bien a solicitud de diez asociados o por el Comité de Honor y Justicia, por lo menos con 5 (cinco) días hábiles de anticipación a la fecha prevista para la Asamblea y mediante la publicación en sus medios de comunicación, para tratar y resolver sobre los siguientes asuntos:

a) Modificaciones de los estatutos; b) Disolución de la Asociación; c) Admisión, exclusión o ausencia definitiva de los Asociados; d) Determinación de cuotas extraordinarias a cargo de los Asociados. e) Aprobación de aplicación del Fondo Económico Patrimonial

La convocatoria señalará el lugar, el día y la hora en que la Asamblea tendrá verificativo, contendrá el Orden del Día y estará firmada por quien la haga. La Asamblea se celebrará en el domicilio de la Asociación o donde designe la Mesa Directiva. La Asamblea se considera legalmente instalada cuando se encuentre reunido estatutariamente representado el 75% de los miembros del Asociación. Si para la hora fijada no hubiese quórum, se hará una nueva convocatoria para treinta minutos después, y se dará inicio a la Sesión, declarándose quórum legal con los presentes. Las resoluciones se considerarán válidas cuando sean adoptadas por el voto favorable de la mayoría de los asociados presentes. En caso de empate, el Presidente tendrá voto de calidad.

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TRÁMITES ADICIONALES En caso de ser una Asamblea Ordinaria para cambio de Mesa Directiva se procederá a lo siguiente:

Cambio de firmas en Institución bancaria, deberán firmar en forma mancomunada el Presidente y el Tesorero.

Firma electrónica ante Hacienda, entre otros.

3. DESARROLLO Responsable No. Actividad

Mesa Directiva 1. Establece convocatoria y requerimientos

Gerente de Operación y Logística 2. Determina las necesidades del evento Elabora presupuesto Elabora convocatoria

Coordinador de Servicios 1. Difusión en medios de la convocatoria

Tesorero Gerente de Administración

1. Autoriza presupuesto

Gerente de Operación y Logística Coordinador de Servicios

1. Efectúa las contrataciones pertinentes

Presidente 1. Preside la Asamblea

Encargado MD 1. Redacta el acta de la asamblea 2. Acude ante Notario Público a protocolización de acta


1. Autoriza gastos notariales

Gerente de Administración 1. Da seguimiento a pago de servicios 2. Realiza los tramites extras, en caso de requerirse

Coordinador de Servicios 1. Difunde la información, en caso de ser necesario

Gerente de Operación y Logística 1. Elabora y envía los nombramientos o comunicados pertinentes

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4. DIAGRAMA

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A S O C I A D O S

1. OBJETIVO Para ser asociado se requiere ser persona física, de reconocida honorabilidad, tener interés en la consecución de la misión, visión, valores y objetivos de la Asociación y ser admitido como tal, por la Mesa Directiva, previa solicitud del interesado, acompañada de los requisitos necesarios según la calidad de socio de que se trate. Los Socios de esta Asociación tendrán las siguientes categorías:

a) Socios Titulares. b) Socios Transitorios. c) Socios Filiales. d) Socios Correspondientes. e) Socios Honorarios. f) Socios Estudiantes

2. GENERALIDADES La Mesa Directiva, establecerá la cuota anual y/o en su caso la cuota extraordinaria. El proceso de registro se deberá efectuar por medio de la plataforma MembersSMeO. https://www.interacciondigital.com/smeo/registro/registro.html

PLATAFORMA MEMBERSSMeO Expediente personalizado de cada socio. Documentación básica, adeudos, constancias, facturas, datos generales. Generación de facturas Creación de eventos, registro y expedición de constancias.


Mesa Directiva 1. Establece requisitos y cuotas


1. Proceso de finanzas Pago de administración y hospedaje de plataforma y otros servicios

Coordinador de Servicios 1. Elabora comunicados 2. Envía a diseño

3. Configura cuotas en MembersSMeO

4. Envía comunicados por los medios de difusión

REGISTRO NUEVOS SOCIOS Responsable No. Actividad

Socio 1. Envía solicitud

Coordinador de Servicios 1. Revisa documentos a) Aceptado. Valida y envía constancia de socio b) Pendiente. Informa a posible socio sobre pendientes. c) No aceptado. Notifica

Valida con tesorería anualidad.

Gerente de Administración 1. Valida pago en bancos 2. Elabora factura

https://www.interacciondigital.com/smeo/registro/registro.html

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PAGO DE ANUALIDADES Responsable No. Actividad

Socio 1. Envía pago

Coordinador de Servicios 1. Valida con tesorería anualidad.

Gerente de Administración 1. Valida pago en bancos 2. Elabora factura

Coordinador de Servicios 1. Envía constancia de socio activo

4. DIAGRAMA

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F I N A N Z A S . P a g o s

1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para el pago de facturas por bienes o servicios adquiridos para cumplir con los compromisos de la Sociedad Mexicana de Oncología (SMeO).

2. GENERALIDADES 1. La recepción de facturas a revisión será en el horario de oficina de la SMeO. 2. Las facturas deberán cubrir los requisitos fiscales establecidos en el Código Fiscal de la Federación. 3. Las facturas se pagaran en base a la indicación del Presidente y Tesorero 4. Los pagos se harán vía transferencia bancaria a la cuenta del beneficiario. 5. Todos los pagos deberán contar con la documentación que soporte su autorización. 6. Las facturas deberán estar relacionadas a una orden de compra o a un contrato. 7. Sólo se darán anticipos en contratación de servicios en casos realmente indispensables y previamente autorizados por el

Tesorero de la Sociedad. 8. Los pagos deberán contar con la firma del Tesorero y del Presidente de la Mesa Directiva.

3. REPONSABILIDADES SOLICITANTE DEL BIEN O SERVICIO 1. Solicita al personal de la SMeO el servicio o bien, de acuerdo a la naturaleza del mismo

PERSONAL SMEO, RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO 1. Realizar investigación del producto o servicio, solicitar cotizaciones u especificaciones 2. Una vez aprobado, dar seguimiento a la adquisición o servicio

GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN 1. Verifica y compara presupuestos (costo-beneficio) 2. Solicita autorización de Tesorero y Presidente de la Mesa Directiva 3. En caso de aprobación, da seguimiento a pedido por medio del solicitante. 4. Tramita anticipo en caso de requerirse 5. Elabora y pasa a firma contrato en caso de requerirse 6. Programa pago por medio de transferencia y pasa a autorización del Presidente 7. Solicita factura al proveedor 8. Informa al Tesorero para efectuar la transferencia. Tesorero cuenta con el único token para liberación de pagos. Firma de

autorización. 9. Descarga información en controles internos 10. Prepara documentación para entrega a la compañía de servicios contables.

PRESIDENTE Y TESORERO DE LA MESA DIRECTIVA 1. Autorizan presupuestos 2. Presidente. Autoriza efectuar pago de servicios 3. Tesorero, libera para en banca electrónica

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SOLICITANTE 1. Solicita bien o servicio

Gerencia de Administración Coordinador de Servicios

Gerencia de Operación y Logística

1. Realizar investigación del producto o servicio, solicita cotizaciones y/o especificaciones

Gerencia de Administración 1. Evalúa presupuestos. Costo-beneficio 2. Pasa a autorización a Presidente y Tesorero

Presidente - Tesorero 1. Autoriza presupuesto y solicitud de bien o servicio

Gerencia de Administración 1. Tramita anticipo en caso de requerirse 2. Da seguimiento a contrato en caso de requerirse, con apoyo de compañía de

asesoría legal

3. Solicita factura a proveedor

Presidente 4. Programa pago por medio de transferencia y pasa a autorización y firma del Presidente

Tesorero 1. Libera para en banca electrónica y firma documento de autorización

Gerencia de Administración 1. Descarga información en controles internos

2. Prepara documentación para entrega al Contador

5. DIAGRAMA

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F I N A N Z A S . I n g r e s o s

1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para el control de ingreso de recursos.

1. Cuotas ordinarias 2. Cuotas extraordinarias. Cuotas de inscripción a congresos u otros servicios 3. Apoyos de la industria farmacéutica u otros patrocinadores

2. GENERALIDADES 1. Todos los ingresos deberán estar aparados por una factura expedida por la SMeO. 2. Los ingresos por conceptos de anualidades de socios, no causan IVA 3. Todos los demás apoyos causan Impuesto al valor agregado

3. REPONSABILIDADES MESA DIRECTIVA. GERENCIA DE OPERACIÓN Y LOGÍSTICA 1. Buscar los recursos de la industria farmacéutica 2. Preparar propuesta de apoyos y participaciones

GERENCIA DE OPERACIÓN Y LOGÍSTICA 1. Seguimiento de contratos. Cartas y documentación solicitada por patrocinadores 2. Control de apoyos

COORDINADOR DE SERVICIOS 1. Recibir por medio de MEMBER SMeO los pagos de anualidades 2. Elaboración de facturas

GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN 1. Validar pagos de anualidades 2. Elaboración de facturas 3. Descarga de información en controles internos 4. Preparación de información para entrega a Contador

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4 DESARROLLO. Anualidades Responsable No. Actividad

SOCIO 1. Ingresa pago de anualidad y/o inscripción en MemberesSMeO

Coordinador de Servicios 1. Recibe pago y valida con Gerencia de Administración

Gerencia de Administración Coordinador de Servicios

1. Valida pago en bancos Elaboran factura

Gerencia de Administración 1. Descarga información en controles internos


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4 DESARROLLO. Patrocinios Responsable No. Actividad

Mesa Directiva Gerente de Operación y Logística

1. 2.

Preparar propuesta de apoyos y participaciones Buscar los recursos de la industria farmacéutica

Gerente de Operación y Logística 1. 2.

Seguimiento a requerimientos de patrocinadores, para obtener OC Control de pagos y apoyos

Gerencia de Administración 1. Elaboración de factura

2. Seguimiento de pagos, en su caso elaboración de complementos de pagos

3. Descarga información en controles internos


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ANEXO I. INFORMES-TRÁMITES SERVICIOS CONTABLES

1. Recibe documentación mensual por parte de la Gerencia de Administración 2. Elabora registros contables 3. Envía a Gerencia de Administración Declaración mensual y se sigue proceso de pago 4. Presenta declaración anual y en su caso envía para proceso de pago 5. Presenta informes financieros

INFORMES GENERALES 1. Se elabora proyección financiera anual 2. Gerencia de Administración, elabora reportes financieros para cada presentación en cada reunión de Mesa Directiva 3. Presentación de informe anual

COMITÉ DE HONOR Y JUSTICIA 1. Se presenta reporte anual de actividades y situación financiera por parte del Presidente de la Mesa Directiva 2. El Coordinador del Comité de Honor y Justicia, elabora dictamen 3. El dictamen debe ser enviado a los socios por los medios de comunicación y publicado en el Portal de Trasparencia.

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O R G A N I Z A C I Ó N D E E V E N T O S

1. OBJETIVO Regular las actividades para la planeación y organización de eventos a fin de que se lleven a cabo en apego a los lineamientos internos de la Sociedad.

2. GENERALIDADES Será de observancia general para el personal que participa en la organización de eventos, considerando las operaciones

realizadas antes, durante, y después del evento.

La Mesa Directiva decidirá los eventos que la Sociedad Mexicana de Oncología (SMeO) llevará a cabo durante el periodo de funciones a su cargo.

La SMeO podrá solicitar el auspicio de la industria farmacéutica para los eventos que organiza.

3. RESPONSABILIDADES SOLICITANTE DEL EVENTO. MESA DIRECTIVA – CAPÍTULOS - COORDINADORES

Solicita a la Gerencia de Operación y Logística el evento.

Efectúa la calendarización de sesiones, cursos o actividades académicas

GERENCIA DE OPERACIÓN Y LOGÍSTICA

Determina las necesidades de acuerdo al evento que se va a organizar.

Realiza Procedimiento de Compras: solicitar cotizaciones, autorizaciones, etc.

Es responsable de la planeación, ejecución, supervisión del evento.

GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN

Realiza proceso de Finanzas en relación a pagos

COORDINADOR DE SERVICIOS

Da seguimiento a sesiones de Capítulos

Creación de evento en MEMBERSMeO

Envío de constancias


SOLICITANTE EVENTO 1. 2.

Establece evento a realizar y detalles de requerimientos Indica fecha de evento

Gerente de Operación y Logística 1. 2.

Determina las necesidades del evento Solicita cotizaciones y pasa a autorización

Gerencia de Administración 1. Da seguimiento al proceso de finanzas para autorización de presupuesto

Gerente de Operación y Logística 1. Realiza las contrataciones, da seguimiento al proceso general del evento

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DESARROLLO SESIONES CAPÍTULOS Responsable No. Actividad

CAPÍTULO 1.

Envía programa del evento

Coordinador de Servicios 1. Crea evento en Members SMeO

2. Programa sistema de streaming 3. Envía programa a diseño 4. Promociona evento en todos los medios de comunicación

Gerencia de Administración 1. En caso de requerir el Capítulo apoyos, da seguimiento al proceso de Finanzas

Coordinador de Servicios 1. Brinda el apoyo directo al Gobernador de Capítulo en el momento del evento

2. Envía constancias de asistencia por medio de MembersSMeO 3. Presenta reporte de asistencia presencial y por streaming

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DESARROLLO SESIONES ACADÉMICAS

Responsable No. Actividad

MESA DIRECTIVA 1.

Establece calendario de sesiones

2. Indica temas y asigna Coordinador académico

Gerente de Operación y Logística 1. Determina las necesidades del evento 2. Solicita cotizaciones y pasa a autorización

Gerencia de Administración 1. Da seguimiento al proceso de Finanzas

Coordinador de sesión 1. Envía programa

Gerente de Operación y Logística 1. Envía cartas de invitación a Ponentes

Coordinador de Servicios 1. Crea evento en Members SMeO

2. Envía programa a diseño 3. Promociona evento en todos los medios de comunicación

Gerente de Operación y Logística 1. Da seguimiento a requerimientos y contrataciones Supervisa el desarrollo general del evento

Coordinador de Servicios 1. Envía constancias de asistencia por medio de MembersSMeO 2. Presenta reporte de asistencia presencial y por streaming

Gerente de Operación y Logística 1. Envía cartas constancia a Profesores y Coordinador

Coordinador de Servicios 1. Publica fotografías en redes sociales

Gerente de Operación y Logística 1. Publica vídeos de ponencias en sitio web Promoción en medios de comunicación

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5. REQUERIMIENTOS POR EVENTO. Los requerimientos se basarán en las indicaciones de la Mesa Directiva.

JUNTAS DIVERSAS

Sede

Convocatoria

Orden del día

Materiales de trabajo

Proyección

Alimentos y bebidas

Valet parking

Viáticos

ASAMBLEAS

Sede

Convocatoria

Orden del día

Materiales de trabajo

Proyección

Alimentos y bebidas

Valet parking o estacionamiento

Viáticos

CEREMONIAS

Sede

Invitaciones

Invitados de honor

Programa

Materiales de apoyo. Reconocimientos, presentaciones, vídeos

Escenografía. Podium y presidium

Equipo de audio y video

Alimentos y bebidas (mobiliarios, ambientación)


Viáticos

Grabación

Streaming

Fotografía

SESIONES ACADÉMICAS Podrán ser sabatinas o de Residentes

Sede

Escenografía. Podium y mobiliario para mesa redonda


Alimentos y bebidas


Programa diseño


Grabación

Streaming

APP preguntas

Traducción simultanea

Invitaciones ponentes

Viáticos ponentes

Promoción en medios de comunicación

Envío de constancias de asistencia

Cartas constancia a Profesores

SESIONES ACADÉMICAS CAPÍTULOS. Serán organizadas por cada Capítulo, en caso de requerir apoyos deberán ser solicitados con anterioridad.

Programa diseño


Programación de evento en sistema de streming



Envío de constancias de asistencia


CONGRESOS

Sede

Diseño promoción

Plataforma de registro

Programa diseño


Viáticos ponentes (hospedajes, transportes aéreos y terrestres)

Escenografía. Podium y mobiliario para mesa redonda


Grabación

Streaming

Traducción simultanea

Señalización

APP Programa

Registro asistentes

Sistema de RFD (conteo asistencia)

Alimentos y bebidas


Constancia de asistencia


Plataforma registro trabajos libres

Pantallas presentación trabajos libres

Reconocimientos Premios

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C A P Í T U L O S

1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para la integración de Capítulos y sus procesos.

2. REPONSABILIDADES MESA DIRECTIVA 1. Validará la integración del Capítulo en base a los Estatutos y Reglamentos 2. Tomará Protesta a los integrantes de la Mesa Directiva del Capítulo. Principalmente al Gobernador de Capítulo

COORDINADOR DE CAPÍTULOS 1. Apoyará en todo lo necesario a los Capítulos, con la debida aprobación de la Mesa Directiva de la SMeO. 2. Mantendrá comunicación estrecha con el Gobernador del Capítulo. 3. Presentará reportes a la Mesa Directiva de la SMeO.

GOBERNADOR DE CAPÍTULO 1. La Mesa Directiva del Capítulo informará anualmente por escrito a la Sociedad Mexicana de Oncología sobre su programa

de trabajo. 2. Representar al Capítulo en todos los actos oficiales 3. Convocar y Presidir las sesiones y eventos del Capítulo. 4. Acordar y despachar los distintos asuntos del Capítulo ante la Mesa Directiva de la Sociedad Mexicana de Oncología. 5. Incentivar el progreso del Capítulo 6. Designar comisiones 7. Presentar un informe de actividades a la Mesa Directiva de la Asociación. 8. Firmar documentos a nombre del Capítulo.

TESORERO Y GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN 1. Darán seguimiento a los requerimientos del Capítulo, en base al proceso de finanzas

GERENCIA DE OPERACIÓN Y LOGÍSTICA COORDINADOR DE SERVICIOS 1. Brindarán el apoyo necesario a los Capítulos, en base a las indicaciones del Coordinador de Capítulos

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3. GENERALIDADES Serán integrados por socios, agrupados por los Estados del País, con el objeto de desarrollar actividades similares y

paralelas a las de la Asociación, pudiendo ser más de uno por Estado de acuerdo a las necesidades y extensión de la región y para su formación deberá contar con la aprobación de la Mesa Directiva, cuando exista el número de socios que lo justifique, que no será menor de 10.

Los miembros de los Capítulos Estatales Correspondientes tendrán los mismos derechos y obligaciones, y perseguirán los mismos objetivos de la Sociedad Mexicana de Oncología y estarán sujetos de los Estatutos y Reglamentos de la Asociación.

Son autónomos en la particular para designar a los miembros que ocuparán los cargos directivos.

La asamblea de votaciones se llevará a cabo cada dos años, en los meses de septiembre u octubre, en la que se elegirá a la nueva Mesa Directiva del Capítulo.

Se deberá elaborar acta simple y notificar a la Mesa Directiva.

Las Mesa Directivas deben ser integradas por lo menos por un Gobernador, Vicegobernador y Secretario. (Socios Titulares). Vocales a consideración del Capítulo (podrán ser socios filiales, correspondientes o transitorios)

Los integrantes de las Mesas Directivas, deberán ser socios y estar al corriente de sus anualidades

Las Mesas Directivas durarán en su gestión dos años. Cambiando su directiva en el primer congreso nacional de la gestión de SMeO en turno

La Mesa Directiva del Capítulo tomará posesión, en sesión solemne, rindiendo la protesta respectiva ante el Presidente de la Sociedad Mexicana de Oncología o su representante, durante el Congreso Nacional de Oncología del primer año de la gestión de la Mesa Directiva.

La Mesa Directiva del Capítulo tomará posesión, en sesión solemne, rindiendo la protesta respectiva ante el Presidente de la Sociedad Mexicana de Oncología o su representante, durante el Congreso Nacional de Oncología del primer año de la gestión de la Mesa Directiva.

La Mesa Directiva integrará Regiones de los Capítulos, y si lo considera conveniente un Coordinador por región.

Las regiones quedarán asentadas de la siguiente manera: a) Región Centro. Querétaro, Hidalgo, Estado De México, Morelos, Puebla Tlaxcala b) Región Norte: Baja California Norte, Baja California Sur, Sonora, Chihuahua, Sinaloa, Durango, Coahuila, Nuevo León,

Tamaulipas. c) Región Occidente: Nayarit, Jalisco, Colima, Michoacán, Zacatecas, Aguascalientes, San Luís Potosí, Guanajuato d) Región Sur: Veracruz, Tabasco, Guerrero, Oaxaca, Chiapas, Campeche, Yucatán, Quintana Roo

4. DESARROLLO


CAPÍTULO. ESTADO 1. Solicita la integración del Capítulo

MESA DIRECTIVA COORDINADOR DE CAPÍTULOS

2. Da dictamen de la integración

Coordinador de Servicios Gerencia de Operación y Logística

3. Envían notificación de dictamen. En su caso:

Elaboran nombramientos Solicitan a proveedor subir información al sitio web Diseño de logotipo de Capitulo

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Gobernador de Capítulo 1. Convoca a Asamblea para elección de la Mesa Directiva del Capítulo (septiembre-octubre del primer año de la gestión de la MD de la SMeO)

2. Envía información al Coordinador de Capítulos

Coordinador de Capítulos 3. Valida la Asamblea

Coordinador de Servicios Gerencia de Operación y Logística

4. Envían notificación de dictamen. En su caso:

Elaboran nombramientos Elaboran constancias al término de cada gestión Solicitan a proveedor subir información al sitio web

Mesa Directiva SMeO 5. TOMA PROTESTA en el Congreso Nacional de Oncología (Primer año de la gestión de la MD de la SMeO)

TESORERIA Gerencia de Administración

6. Dan seguimiento al proceso de Finanzas, en caso de recibir solicitudes de apoyo del Capítulo.

5. DIAGRAMA

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G A C E T A M E X I C A N A D E

O N C O L O G Í A ( G A M O )

1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para la recepción, revisión y aprobación de los artículos que serán publicados en la Gaceta Mexicana de Oncología. La Gaceta Mexicana de Oncología, es el órgano oficial de divulgación científica en la cual se publicará la labor científica de la especialidad y afines.

2. REPONSABILIDADES EDITOR EN JEFE 1. Será el Coordinador del Consejo Editorial 2. Designará junto con la Mesa Directiva los Miembros del Comité Editorial, Co-editores y Revisores 3. Decidirá el contenido de cada número de la Gaceta Mexicana de Oncología

CO-EDITORES 1. Distribuir los trabajos para su revisión a cuando menos dos revisores y recibir su dictamen. 2. Auxiliar al Editor en todas las labores de supervisión y publicación de los artículos aceptados. 3. Dictaminar la aceptación o no de los artículos.

COMITÉ EDITORIAL 1. Asesoraran y apoyarán en las funciones que les sean designadas

REVISORES 1. Revisión, generar opinión sobre los artículos.

EDITORIAL 1. Administrara la plataforma de la Gaceta 2. Enviará a los responsables, los artículos aceptados para su programación 3. Se hará cargo de la edición, revisión de la Gaceta 4. Enviará a traducción los artículos originales de la cada publicación, efectuando la labor editorial 5. Publicará en el sitio oficial, los artículos de cada edición.

RESPONSABLE MD 1. Dará seguimiento a todos los procesos de la Gaceta Mexicana de Oncología 2. Reportará a la Mesa Directiva el estatus de la Gaceta

ASISTENTE ADMIISTRATIVO 1. Auxiliará en todo lo solicitado por los integrantes del Comité Editorial 2. Será el enlace entre los diversos actores del proceso

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3. GENERALIDADES a. El sitio oficial de la Gaceta Mexicana de Oncología es: http://www.gamo-smeo.com/ b. La Gaceta Mexicana de Oncología, se publicará trimestralmente


Editorial 1 Publicar en el sitio los lineamientos para publicación

Mesa Directiva 2 Asignar Editor en Jefe

Mesa Directiva Editor en Jefe

3 Designar Co-editores

Editor en Jefe Co-Editores

4 Asignación de Revisores


Autor 1 Ingreso de artículo a la plataforma

Editorial 2 Notificación Co-Editores

Co-Editores 3 Asignación Revisores

Revisores 4 Envío de dictamen NO ACEPTADO Notificación autor SI CON MODIFICACIONES Notificación autor Autor envía correcciones Revisor emite dictamen SI ACEPTADO Pasa a Artículos Pre-aprobados

Co-Editores 5 Validación final de artículos

Editorial 6 Editorial envía artículos aprobados para asignación de número a publicarse

Editor en Jefe Co-Editores

7 Armando de número *Preferentemente cada número debe incluir Tres artículos originales Dos artículos de revisión Editorial

Editorial 8 Notificación autor

Editorial 9 Formación editorial en español

Editor en Jefe 10 Autorización documento final

Editorial 11 Publicación en sitio oficial

Asistente administrativo 12 Difusión en medios de comunicación

Editorial 13 Envío a traducción artículos originales Publicación en sitio oficial

Asistente administrativo 14 Archivo documento general PDF

http://www.gamo-smeo.com/

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5. CALENDARIZACIÓN

#

Envío de artículos para asignación de

número (*Incluyendo la editorial)

Envío PDF para

autorización

Vobo final por parte de los

Editores

Fecha recomendada de

publicación

Fecha límite de publicación

DIFUSIÓN

1 Enero-Marzo

SEGUNDA SEMANA ENERO

30 enero

3 febrero 15 FEBRERO

(Segunda semana febrero)

31 MARZO En base a la fecha de

publicación:

A la fecha de publicación: LIGA GENERAL DE LA

PLATAFORMA DE GAMO

Semana 1: Link Editorial Semana 2: Link Articulo 1 Semana 3: Link Articulo 2 Semana 4: Link Articulo 3 Semana 5: Link Articulo 4 Semana 6: Link Articulo 5

2 Abril-Junio

SEGUNDA SEMANA ABRIL

30 abril 4 mayo 15 MAYO

(Segunda semana mayo)

30 JUNIO

3 Junio-

septiembre

ÚLTIMA SEMANA

JUNIO 20 julio 22 julio

3 AGOSTO (Segunda semana

agosto) 30 SEPTIEMBRE

4 Octubre-

Diciembre

SEGUNDA SEMANA OCTUBRE

30 octubre 3 noviembre 15 NOVIEMBRE

(Segunda semana noviembre)

31 DICIEMBRE

6. DIAGRAMA

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G C I M O

1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para proceso de los Grupos Cooperativos de Investigación de México en Oncología.

2. GENERALIDADES Los “Grupos Cooperativos en Investigación de México en Oncología” (GCIMO), tiene por objetivo agrupar a profesionales calificados en la materia y dar estructura para promover, desarrollar y difundir proyectos de investigación en Cáncer, a través de Grupos Cooperativos Multidisciplinarios, Multi-Institucionales, en las neoplasias con mayor Impacto en nuestra población, a fin de obtener información científica propia que pueda servir como base para la toma de decisiones en Salud y que se traduzca en una mejor atención para nuestros pacientes. Serán referentes de información científica con impacto a nivel nacional e internacional y lograr la colaboración con grupos de excelencia en investigación de otros países.

3. RESPONSABLES MESA DIRECTIVA

Designará el Coordinador General de GCIMO

COORDINADOR GENERAL DE LOS GCIMO

El Coordinador General de los GCIMO será designado por la Mesa Directiva al inicio de su gestión, fungiendo en su puesto por dos años, con posibilidad de ser ratificado en el cargo, y deberá vigilar el cumplimiento del Reglamento Vigente.

El Coordinador tendrá la facultad de nombrar al representante de cada Grupo, pudiéndose crear los que se consideren convenientes.

COORDINADOR DE GRUPO

Deberán presentar un programa de trabajo concreto a desarrollarse

El coordinador del grupo, podrá generar un subcomité dentro de su grupo para que apoye en la evaluación de las propuestas enviadas en el formato correspondiente. Dicho comité podrá ejercer la función de seleccionar las propuestas de mayor viabilidad para su evaluación en el comité general.

Será menester incluir los potenciales conflictos de interés.

PERSONAL SMeO

Brindar el apoyo que solicite la Mesa Directiva, el Coordinador General y Coordinador de Grupo

En caso de requerirse, se contrata sistema de Encuestas y se envía a socios.

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J U N T A S D E M E S A D I R E C T I V A

1. OBJETIVO Crear lineamientos para el desarrollo de reuniones de la Directiva.

2. GENERALIDADES Las convocatorias para las sesiones de la Mesa Directiva se harán por cualquier medio disponible para estos fines, con una

anticipación no menor de 5 (cinco) días hábiles a la fecha en que haya de efectuarse la sesión.

La presencia de la mitad de los miembros de la Mesa Directiva en sus juntas será suficiente para constituir quórum y tener validez las resoluciones que se tomen.

En caso de empate, el Presidente tendrá voto de calidad.

Todas las sesiones de la Mesa Directiva serán presididas por el Presidente de la Asociación o, en ausencia de éste, por la persona que designe la mayoría de los miembros de la Mesa Directiva que concurran a la sesión.

En dichas sesiones fungirá como Secretario el de la Asociación o, en su ausencia, quien haya sido designado para tal efecto por la mayoría de los miembros que se encuentren presentes.

De cada sesión se levantará acta, en la que se asentarán los nombres de los miembros asistentes, las deliberaciones, votaciones y resoluciones adoptadas. Tales actas serán firmadas por la Mesa Directiva.

Los gastos derivados de la reunión deberán seguir el proceso de finanzas.

3. RESPONSABILIDADES PRESIDENTE.

Establecer calendario de reuniones anuales

Establecer el orden del día

Presidir la reuniones

Hacer cumplir el orden del día de la reunión

En el caso de votaciones, tendrá voto de calidad

RESPONSABLE DE LA MESA DIRECTIVA.

Redactar las actas de las reuniones

GERENCIA DE OPERACIÓN Y LOGÍSTICA.

Informar a los miembros de la Mesa Directiva de las reuniones y del orden del día

Elaborar orden del día y materiales de apoyo para la reunión

Solicitar requerimientos, siguiendo proceso de finanzas

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4. DESARROLLO


Presidente

1. Establecer fecha de reuniones 2. Establecer orden del día

Gerencia de Operación y Logística 3. Informar a los miembros de la Mesa Directiva de la reunión y del orden del día

4. Preparar los materiales para la reunión

5. Dar seguimiento a requerimientos. SEGUIR PROCESO DE FINANZAS

Presidente 6. Preside la reunión

Responsable MD 7. Redacta acta de la reunión

Gerencia de Operación y Logística 8. Envía acta a miembros de la Mesa Directiva para revisión y firma en la siguiente reunión

5. DIAGRAMA

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C O R R E S P O N D E N C I A . A G E N D A

1. OBJETIVO Reglamentar el procedimiento para dar respuesta a los comunicados en general.

2. REPONSABILIDADES MESA DIRECTIVA.

Dar seguimiento y respuesta a los diversos comunicados y oficios recibidos. PERSONAL SMeO.

Dará seguimiento a todos los comunicados, convenios, invitaciones, etc. Dependiendo de su naturaleza.

Revisión de contratos o convenios en su caso.

Agendar reuniones

3. DESARROLLO


PERSONAL SMeO

1. Recibe los comunicados 2. Turna al responsable

MESA DIRECTIVA 3. Proporciona indicación sobre el seguimiento

PERSONAL SMeO 4. Da seguimiento dependiendo del asunto

SE RECOMIENDA LLEVAR UNA BITACORA DE SEGUIMIENTO DE CORRESPONDENCIA Y SEGUIMIENTOS.

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A V A L E S

1. OBJETIVO Reglamentar el procedimiento para otorgar aval a eventos académicos.

2. REPONSABILIDADES RESPONSABLE MESA DIRECTIVA. Otorgar el puntaje en base a los lineamientos del Reglamento GERENCIA DE OPERACIÓN Y LOGÍSTICA. Llevar un control de las solicitudes de aval y dar seguimiento a las mismas.

3. GENERALIDADES La Sociedad Mexicana de Oncología, sólo avala la calidad de los cursos de actualización académica.

Otorgará el aval, siempre y cuando cumpla con los siguientes requisitos:

Enviar carta solicitud

Adjuntar el programa académico definitivo del evento, que deberá incluir título del evento, sede, horarios, conferencistas y temas

Enviar la documentación con 45 días previos al evento

Deberán notificar cualquier modificación al programa académico

Los temas deberán ser impartidos por Profesores nacionales o extranjeros acreditados ante su Consejo respectivo

El Titular del Curso y por lo menos el 50% de los profesores deberán ser Socios


Gerencia de Operación y Logística

1. Recibir la solicitud por escrito junto con el programa del evento 2. Registrar control de avales 3. Turnar solicitud y programa para revisión-autorización al Responsable de la

Mesa Directiva

Responsable MD 4. Revisa y en su caso autoriza el aval

Gerencia de Operación y Logística 5. Elabora y envía carta de aprobación de otorgamiento de aval.

5. DIAGRAMA

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M E D I O S D E C O M U N I C A C I Ó N

1. OBJETIVO Establecer los procesos y lineamientos de los medios de comunicación tanto para socios como público en general.

2. GENERALIDADES La página web y las redes sociales de la Sociedad Mexicana de Oncología, se mantendrán constantemente actualizadas,

mismas donde se publicarán toda la información relacionada a la Asociación.

El responsable de las mismas, será un miembro de la Mesa Directiva designado por el Presidente. A quien se nombrará Coordinador de Comunicación.

La Asociación contará y contratará los servicios y medios que considere convenientes para establecer una comunicación oportuna con sus socios.

3. RESPONSABLES COORDINADOR DE COMUNICACIÓN

Será responsable del contenido y calidad del material publicado en los diferente medios de comunicación..

Mantendrá constantemente actualizada la información ahí publicada

PERSONAL SMeO

Dar seguimiento a las publicaciones e información de publicada en los diversos medios de comunicación.

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4. CRITERIOS DE PUBLICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

MAILING SITIO WEB FACEBOOK INSTAGRAM TWITTER WHATSAPP Toda la información relacionada a la SMeO

Eventos

Informes

Anualidades

GAMO

Toda la información relacionada a la SMeO

Eventos

Informes

Anualidades

GAMO


Eventos

Informes

Anualidades

GAMO

Noticias

Información relevante sobre la SMeO


Eventos

Informes

Anualidades

GAMO

Noticias


Eventos

Informes

Anualidades

GAMO

Solicitud de encuestas Otros eventos de Sociedades Afines e Instituciones Bolsa de Trabajo

Otros eventos de Sociedades Afines e Instituciones Bolsa de Trabajo Información para público en general

Otros eventos de Sociedades Afines e Instituciones Bolsa de Trabajo Noticias relevantes

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O T R O S

1. MANEJO DE LA INFORMACIÓN Los documentos y archivos están hospedados en el sistema google drive, así como un calendario de acceso a todo el personal.

2. DISEÑOS Los diseños deberán ser de acuerdo a una imagen corporativa.

3. MANTENIMIENTOS Establecer los procesos básicos y recomendados para el mantenimiento y buen funcionamiento de los recursos.

PLAN DE LIMPIEZA

INMUEBLE Revisión de servicios básicos:

Instalación eléctrica

Instalación suministro de agua

Pintura general (paredes-portones)

Jardinería

Lavado de muebles

Mantenimiento preventivo y correctivo de portones

Mantenimiento de piso terraza

EQUIPOS Mantenimiento de computadoras e impresoras

Mantenimiento conmutador

Mantenimiento preventivo y correctivo de cámaras

Mantenimiento preventivo y correctivo de interfon

new sociedad mexicana de oncologÍa, a.c. · 2020. 1. 31. · tesorero gerente de administración...

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