new horizons madrid · saber si los datos están filtrados ... ejercicio 9: escribir una fórmula...
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EXCEL APLICADO A LA GESTION DE R.R.H.H. Apoyo Teórico
Guía del Participante
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APLICACIONES PRÁCTICAS PARA EL PERSONAL DE RECURSOS HUMANOS
Guía del Participante N
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ÍNDICE SESIÓN 1: GESTIÓN DE GRANDE VOLÚMENES DE DATOS ......... 2
INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 2 Obtenga una mejor perspectiva para orientarse sin problemas...................... 3 Inmovilizar paneles ....................................................................................... 4 Dividir paneles .............................................................................................. 5 Asignar nombres a las celdas para volver a ellas .......................................... 6 Aplicar zoom a la vista para seleccionar grupos grandes de celdas............... 7 Buscar todo.................................................................................................... 8 Inspeccionar fórmulas ................................................................................... 9 Desplácese al lugar que desee con los métodos abreviados de teclado ....... 10 Apéndice ..................................................................................................... 12 Obtenga una mejor perspectiva para orientarse sin problemas 12
Ejercicio 1: inmovilizar paneles............................................ 12 Ejercicio 2: dividir paneles .................................................... 13 Ejercicio 3: utilizar métodos abreviados de teclado ....... 15 Ejercicio 4: asignar nombres a las celdas......................... 16 Ejercicio 5: cambiar y eliminar un nombre........................ 17 Ejercicio 6: Aplicar zoom a la vista para seleccionar grupos grandes de celdas ..................................................... 17 Ejercicio 7: buscar todo ......................................................... 18 Ejercicio 8: utilizar la barra de herramientas Ventana Inspección para ver los resultados de las fórmulas ....... 19
Tarjeta de referencia rápida: ¡Así es cómo se hace! Trabajar con hojas de cálculo muy grandes.................................................................................... 21
FILTROS.................................................................................................................. 26 Los Pormenores De Auto Filtro .................................................................. 27 La Claridad Es Importante .......................................................................... 28 Primero, prepárese para filtrar ..................................................................... 29 Ahora aplique un filtro ................................................................................ 30 Aplicar varios filtros.................................................................................... 31 Use Diez mejores para buscar el mejor o el peor ........................................ 32 Cree sus propios filtros personalizados ....................................................... 33 Saber si los datos están filtrados.................................................................. 34 Quitar filtros ................................................................................................ 35 Práctica ........................................................................................................ 36 En resumen.................................................................................................. 37
Para ordenar en orden ascendente o descendente ........................... 40 Para ordenar por varios criterios..................................................... 40
SUBTOTALES......................................................................................................... 41 PROCESO................................................................................................... 42 Crear un nuevo grupo de esquema dentro de un grupo existente ................ 45 Quitar un grupo ........................................................................................... 46 Repasando… ............................................................................................... 47
Ordenar la base de datos, .............................................................. 47 Definir el campo a subtotalizar ..................................................... 48 Verifique los resultados................................................................ 48
OTRA FORMA DE OBTENER SUBTOTALES ................................................. 51
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FILTROS AVANZADOS ....................................................................................... 54 PROCEDIMIENTOS .................................................................................. 55 Repasando… ............................................................................................... 57
TABLA DINÁMICA, ORGANIZAR DATOS DE RECURSOS HUMANOS MEDIANTE INFORMES....................................................................................... 60
¿Resulta más útil un informe de tabla dinámica que una hoja de cálculo?....... 60 Organizar los datos de contratación en un informe de tabla dinámica ........ 61 Preparar los datos ........................................................................................ 61 Crear un informe de tabla dinámica en blanco ............................................ 62 Véalo así .................................................................................................... 63 Comience a crear su informe de tabla dinámica.......................................... 64 Agregar el campo Req. puesto# al informe ................................................. 65 Agregar el campo Nivel salarial al informe................................................. 65 Agregar el campo Ubicación al informe...................................................... 66 Perfeccionar el informe de tabla dinámica .................................................. 67 Anexo - Introducción a las Macros ............................................................. 68
SESIÓN 2: IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS............ 71
PLANTILLAS CON BASES DE DATOS ............................................................. 71 Procedimiento: ............................................................................................ 72 Asistente para plantillas – paso 1 de 5....................................... 72 Asistente para plantillas - paso 2 de 5 ......................................... 72 Asistente para plantillas - paso 3 de 5 ......................................... 72 Asistente para plantillas - paso 4 de 5 ......................................... 73 Asistente para plantillas - paso 5 de 5 ......................................... 73 En Resumen … ASISTENTE DE PLANTILLA ........................................ 74 Pasos para una combinación simple de datos con plantillas........................ 74 ANEXO - Complementos o macros automáticas incluidos en Microsoft Excel............................................................................................................ 76
VÍNCULOS: Celdas, hojas, Libros, red ................................................................ 78 Establecer un vínculo con otro libro o programa......................................... 79 Comprobar el estado de los vínculos y arreglarlos...................................... 83 Crear un vínculo a otra celda, libro o programa .......................................... 85 Solución de problemas de vínculos a otras celdas, libros o programas ....... 92 Haga trabajar a sus hojas de cálculo............................................................ 94 Copiar y mover hojas de cálculo ................................................................. 95 Crear varias hojas de cálculo con datos comunes al mismo tiempo ............ 97 Filtrar y ordenar datos ................................................................................. 99 Ajustar saltos de página y definir opciones de impresión ......................... 100 Imprimir varias hojas de cálculo al mismo tiempo.................................... 102 Apéndice ................................................................................................... 103
Haga trabajar a sus hojas de cálculo ................................ 103 Ejercicio 1: copiar una hoja de cálculo ............................ 103 Ejercicio 2: mover hojas de cálculo .................................. 104 Ejercicio 3: crear varias hojas de cálculo con datos comunes al mismo tiempo................................................... 104 Ejercicio 4: filtrar datos ........................................................ 105 Ejercicio 5: opciones de impresión ................................... 107
IMPORTACIÓN DE ARCHIVOS PLANOS ..................................................... 109 Importar archivos de texto......................................................................... 110 Un par de comentarios sobre los archivos de texto ................................... 111 Importar el archivo de texto sin mirar atrás............................................... 112
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Importar el archivo de texto sin descartar ninguna opción........................ 113 Introducción al Asistente........................................................................... 114 El asistente: paso 1 .................................................................................... 115 El asistente: paso 2 .................................................................................... 117
Tipo de datos delimitados ................................................... 118 Tipo de datos con ancho fijo............................................... 118
El asistente: paso 3 .................................................................................... 119 Y se acabó. ........................................................................................... 120 Apéndice ................................................................................................... 121
Ejercicio 1: crear dos archivos de texto de práctica .... 121 Ejercicio 2: importar un archivo de texto mediante el menú Archivo .......................................................................... 121 Ejercicio 3: importar un archivo de texto que pueda actualizar más adelante ........................................................ 123 Ejercicio opcional 4: actualizar los datos ........................ 124 Para continuar con el curso ................................................ 125
VALIDACIÓN DE FORMATOS......................................................................... 126 Designar entradas de celda válidas............................................................ 127 Buscar celdas que tengan validación de datos........................................... 130
Buscar todas las celdas con validación de datos ......... 130 Buscar celdas que coincidan con una configuración de validación de datos determinada ....................................... 130
Quitar la validación de datos ..................................................................... 131 Buscar todas las celdas con validación de datos ......... 131 Buscar celdas que coincidan con una configuración de validación de datos determinada ....................................... 131
Introducir datos en una celda a partir de la lista que especifique .............. 132
FORMATOS CONDICIONALES ....................................................................... 135 Resaltar datos positivos y negativos.......................................................... 136 Para empezar ............................................................................................. 136 Definir condiciones ................................................................................... 137 Comprobar resultados................................................................................ 138 Apéndice: .................................................................................................. 138 Usar el formato condicional .............................................................. 138
Ejercicio 1: convertir el texto en rojo cuando se cumplan determinadas condiciones .................................................. 138 Ejercicio 2: agregar otra condición ................................... 139 Ejercicio 3: eliminar el formato condicional ................... 139
FUNCIONES: Buscar y Contar, Promedio y Estadísticas, condicional.140
PRÁCTICA: Reclutamiento y Selección de candidatos............................ 140
PRÁCTICA: Evaluación del desempeño....................................................... 140
SESIÓN 3: ANÁLISIS Y CÁLCULOS CON GRANDES VOLÚMENES DE DATOS. ...................................................................................... 141
Para empezar: ........................................................................................................ 142 FORMULAS ............................................................................................. 142 Un presupuesto de una hoja de cálculo necesita una cantidad en la celda C6. .................................................................................................. 142 Empezar con un signo igual ...................................................................... 142 Obtener el total de todos los valores de una columna............................. 143
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Utilizar otros operadores matemáticos ...................................................... 143 Excel utiliza signos familiares para construir fórmulas. .................... 143 Copiar una fórmula en lugar de crear una nueva....................................... 144 Utilizar fórmulas ....................................................................................... 145
Ejercicio 1: Crear una fórmula para sumar ..................... 145 Ejercicio 2: Crear fórmulas para otras operaciones aritméticas ............................................................................... 145 Ejercicio 3: Sumar una columna de números................. 145 Ejercicio 4: Copiar una fórmula.......................................... 145 Ejercicio 5: Sumar una fila de números ........................... 146 Otras formas de especificar referencias de celdas ...................................................................................... 148
Tipos de referencias................................................................................... 149 Utilizar una referencia de celdas absoluta ................................................. 150 Utilizar referencias de celdas..................................................................... 151
Ejercicio 1: Escribir referencias de celdas en una fórmula ...................................................................................... 151 Ejercicio 2: Seleccionar referencias de celdas para una fórmula ...................................................................................... 151 Ejercicio 3: Utilizar una referencia absoluta en una fórmula ...................................................................................... 151 Ejercicio 4: Sumar varios resultados ................................ 152 Ejercicio 5: Cambiar los valores y totales ....................... 152
Simplificar fórmulas mediante funciones.................................................. 153 Calcular un promedio ................................................................................ 153 Buscar el valor mayor o menor ................................................................. 154 Imprimir fórmulas ..................................................................................... 154 ¿Qué son esos signos raros que aparecen la hoja de cálculo?.................... 156 Buscar más funciones................................................................................ 157 Funciones y valores de error...................................................................... 158
Ejercicio 1: Calcular un promedio ..................................... 158 Ejercicio 2: Buscar el número más grande ..................... 158 Ejercicio 3: Buscar el número más pequeño .................. 158 Ejercicio 4: Mostrar y ocultar fórmulas ............................ 158 Ejercicio 5: Valores de error................................................ 159 Ejercicio 6: Valor de error #¿Nombre? ............................. 159
Tarjeta de referencia rápida: Descubra una calculadora mejor.................. 160 FUNCIONES ............................................................................................ 164 otras ........................................................................................................... 167 Usar el cuadro de diálogo Insertar función..................................................................... 168 Apéndice ................................................................................................... 172
Apéndice Ejercicio 1: Insertar una función introduciendo valores....................................................................................... 172 Apéndice Ejercicio 2: Introducir la misma función usando referencias de celda ............................................... 173
Usar las sugerencias de función ................................................................ 174 Apéndice: .................................................................................................. 178
Trabajar con argumentos de funciones........................................ 178 Usar formulas para trabajar con textos ...................................................... 180 Poner mayúsculas y eliminar espacios adicionales ................................... 181 Aplicar letras mayúsculas a un nombre..................................................... 182 Copiar la fórmula para cambiar un grupo entero de nombres ................... 183 Pegue el nuevo grupo sobre el antiguo y elimine las fórmulas.................. 184 Eliminar los espacios adicionales del texto ............................................... 185 Anidar fórmulas para realizar dos tareas con una fórmula ........................ 186 Crear fórmulas condicionales utilizando la función SI.............................. 187 Ejemplo de hoja de cálculo........................................................................ 187
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Detalles de la función ................................................................................ 188 Ejemplo de hoja de cálculo........................................................................ 188 Detalles de la función ................................................................................ 190 Y................................................................................................................ 190 O................................................................................................................ 193 SI ............................................................................................................... 195 BUSCARH................................................................................................ 200 Apéndice ............................................................................................. 203 Poner mayúsculas y eliminar espacios adicionales ................... 203
Ejercicio 1: Aplicar letras iniciales mayúsculas ............ 203 Ejercicio 2: Copiar la fórmula ............................................. 203 Ejercicio 3: Copiar y pegar el nuevo grupo de nombres.................................................................................................... 203 Ejercicio 4: Cambiar texto a minúsculas ......................... 204 Ejercicio 5: Cambiar texto a mayúsculas......................... 204 Ejercicio 6: Eliminar espacios adicionales...................... 204 Ejercicio 7: Copiar la fórmula ............................................. 204 Ejercicio 8: Copiar y pegar el nuevo grupo de nombres de producto ............................................................................. 204 Ejercicio 9: Escribir una fórmula anidada ....................... 204
Contar letras y combinar y comparar texto ............................... 205 Contar los caracteres de una celda............................................................. 205 Combinar texto de dos celdas en una sola. ................................................ 206 Comparar celdas ........................................................................................ 207 Apéndice ............................................................................................. 208 Contar caracteres, combinar texto y comparar celdas .............. 208
Ejercicio 1: Contar caracteres ............................................ 208 Ejercicio 2: Copiar la fórmula ............................................. 208 Ejercicio 3: Combinar texto ................................................. 208 Ejercicio 4: Copiar la fórmula ............................................. 208 Ejercicio 5: Eliminar fórmulas............................................. 209 Ejercicio 6: Invertir el orden de los nombres.................. 209 Ejercicio 7: Combinar nombres mediante una función 209 Ejercicio 8: Comparar celdas .............................................. 209
Separar texto.............................................................................................. 211 Usar IZQUIERDA para separar el identificador de pedido....................... 212 Usar DERECHA para separar el precio .................................................... 213 Usar BUSCAR para separar el nombre ..................................................... 214 Usar DERECHA para separar el apellido.................................................. 215 Apéndice: ............................................................................................ 216 Separar texto ......................................................................................... 216
Ejercicio 1: separar caracteres a la izquierda................. 216 Ejercicio 2: Copiar la fórmula ............................................. 216 Ejercicio 3: eliminar fórmulas ............................................. 216 Ejercicio 4: separar caracteres al lado derecho............. 217 Ejercicio 5: copiar la fórmula .............................................. 217 Ejercicio 6: eliminar fórmulas ............................................. 217 Ejercicio 7: separar un nombre .......................................... 217 Ejercicio 8: copiar la fórmula .............................................. 217 Ejercicio 9: separar un apellido.......................................... 217 Ejercicio 10: copiar la fórmula ............................................ 217 Ejercicio 11: eliminar fórmulas ........................................... 217
Tarjeta de referencia rápida - Importar datos: importar archivos de texto en Microsoft Office Excel.............................................................................. 219 FUNCIONES DE FECHA ........................................................................ 222 Significado de las fechas para Excel ......................................................... 222 El calendario comienza en 1900................................................................ 223
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Cómo reconoce Excel las fechas ............................................................... 224 Realizar pruebas con fechas ...................................................................... 225
Ejercicio 1: Dar formato de número de serie a una fecha.................................................................................................... 225 Ejercicio 2: Dar formato de fecha a un número de serie.................................................................................................... 225 Ejercicio 3: Seleccionar formatos de fecha diferentes 225 Ejercicio 4: Especificar la fecha actual............................. 225
Calcular fechas mediante fórmulas............................................................ 226 Averiguar el número de días entre dos fechas ........................................... 226 Averiguar el número de días laborables entre dos fechas.......................... 228 Averiguar la fecha que es cuando transcurre un determinado número de días laborables .................................................................................................. 229 Averiguar la fecha que es cuando transcurre un determinado número de meses ......................................................................................................... 230 Averiguar la fecha que es cuando transcurre un determinado número de años, meses y días ..................................................................................... 231 Averiguar su edad actual en días ............................................................... 232 Apéndice: .................................................................................................. 233 Calcular fechas mediante fórmulas ................................................. 233 Ejercicio 1: Averiguar el número de días entre dos fechas ...... 233 Ejercicio 2: Averiguar el número de días laborables entre dos fechas ...................................................................................................... 233 Ejercicio 3: Averiguar la fecha que es cuando transcurre un determinado número de días laborables ....................................... 234 Ejercicio 4: Averiguar el número de días laborables antes de una fecha ........................................................................................................ 234 Ejercicio 5: Averiguar la fecha que es cuando transcurre un determinado número de meses ........................................................ 235 Ejercicio 6: Averiguar la fecha que es cuando transcurre un determinado número de años, meses y días ................................ 235 Ejercicio 7: Actualizar resultados de fórmulas............................. 235 Ejercicio 8: Averiguar su edad actual en días .............................. 236 Tarjeta de referencia rápida: Averiguar fechas mediante fórmulas ........... 237 Tarjeta de referencia rápida: Contar el tiempo mediante formulas............ 241
SESIÓN 4: PRESENTACIONES AVANZADAS. ............................. 245
Gráficos: Tipos de gráficos y su parametrización, Exportación de gráficos y tablas a Word y PowerPoint.................................................................................. 245
TEXTO DE CURSO.............................................................................................. 245 Crear un gráfico......................................................................................... 246 Cómo aparecen los datos de la hoja de cálculo en el gráfico .................... 248 Herramientas de gráficos: aparecen y desaparecen ................................... 249 Cambiar la vista del gráfico....................................................................... 250 Agregar títulos a los gráficos..................................................................... 251 Personalizar el gráfico ............................................................................... 253 Cambiar la apariencia del gráfico.............................................................. 254 Aplicar formato a los títulos ...................................................................... 256 Aplicar formato a columnas individuales.................................................. 257 Agregar el gráfico a una presentación de PowerPoint............................... 259
IMPRIMIR - Cómo obtener los resultados que desea cuando imprima en Microsoft Office Excel........................................................................................... 260
Imprimir lo que se desea en una página .................................................... 261
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Obtener una vista previa antes de imprimir............................................... 262 Cambiar el ancho de columna ................................................................... 264 Cambiar los márgenes ............................................................................... 266 Cambiar la orientación de página de lo alto a lo ancho ............................. 267 Reducir el tamaño de los datos para que quepan más en la página ........... 268 Ajustar los datos a un número concreto de páginas................................... 269 Ajustar saltos de página para controlar el contenido de la página............. 270 Información sobre el orden de impresión de las páginas........................... 271 Elegir los datos que se van a imprimir ...................................................... 273
Imprimir parte de los datos.................................................. 273 Imprimir más de una hoja de cálculo en el mismo trabajo.................................................................................................... 274
Práctica ...................................................................................................... 275 Conceptos básicos y opciones de impresión............................... 275
Ejercicio 1: Estrechar una columna .................................. 275 Ejercicio 2: Cambiar los márgenes.................................... 277 Ejercicio 3: Reducir el tamaño de los datos para ajustarlos a una página ........................................................ 279 Ejercicio 4: Cambiar la orientación de la página ........... 280 Ejercicio 5: Insertar un salto de página............................ 280 Ejercicio 6: Imprimir sólo una parte de una hoja de cálculo....................................................................................... 281
Toques finales antes de imprimir .............................................................. 283 Imprimir títulos de fila y de columna en cada página................................ 284 Agregar números de página, fechas y mucho más .................................... 285 .Imprimir las líneas de la cuadrícula de las celdas o centrar datos ............ 286
Centrar datos en la página................................................... 287 Imprimir comentarios de la hoja de cálculo .............................................. 288 Reemplazar valores de error de fórmulas al imprimir ............................... 289 Imprimir con las fórmulas mostrándose .................................................... 290 Apéndice: .............................................................................................. 291 Agregar los toques finales antes de imprimir las hojas de cálculo ..................................................................................................... 291
Ejercicio 1: Imprimir títulos de fila y de columna en cada página........................................................................................ 291 Ejercicio 2: Agregar números de página y otra información.............................................................................. 292 Ejercicio 3: Mostrar comentarios para imprimir ............ 294 Ejercicio 4: Reemplazar errores al imprimir.................... 295 Ejercicio 5: Mostrar fórmulas.............................................. 296 Ejercicio 6: Insertar una imagen en un encabezado o pie de página (opcional) .............................................................. 296
Tarjeta de referencia rápida - Así son las excepcionales opciones de impresión de Excel .................................................................................... 298
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GESTIÓN DE GRANDE VOLÚMENES DE DATOS
Introducción
Filtros
Filtros Avanzados
Subtotales
Tablas Dinámicas
SESIÓN
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SESIÓN 1: GESTIÓN DE GRANDE VOLÚMENES DE DATOS
INTRODUCCIÓN
OBJETIVOS
Desea que se mantengan a la vista los encabezados de fila o de columna mientras se desplaza hacia abajo por una hoja de cálculo de modo que sepa en todo momento a qué hacen referencia los datos ubicados en el centro o en la parte inferior de la hoja? Quizás desee utilizar métodos abreviados de teclado para avanzar y retroceder rápidamente por una hoja de cálculo.
Obtenga información sobre excelentes formas de trabajar con mayor rapidez y facilidad en las hojas de cálculo muy grandes de Excel (si bien lo aprendido en esta lección también sirve para las hojas de cálculo de menor tamaño). Compruebe cómo ahorrar tiempo creando a la vez varias hojas de cálculo con datos o formatos comunes, cómo imprimir únicamente un área determinada de una hoja de cálculo en lugar de una hoja completa y cómo imprimir varias hojas de cálculo a la vez. Para obtener más información sobre este curso, consulte la introducción situada en el centro de esta página o la tabla de contenido de la columna izquierda. A continuación, haga clic en Siguiente para empezar la primera lección.
Aprenda a trabajar con facilidad en hojas de cálculo de Microsoft Excel extraordinariamente grandes. Mantenga los títulos de columnas y filas a la vista independientemente de dónde se encuentre en la hoja de cálculo, desplácese hasta el final de la hoja de cálculo de gran tamaño mediante un método abreviado de teclado, mueva y copie hojas y filtre y ordene los datos mediante las flechas de Autofiltro.
• Inmovilizar paneles para mantener fijos los títulos mientras se desplaza por los datos, o dividir los paneles para obtener vistas diferentes de los datos de la hoja de cálculo al mismo tiempo.
• Asignar nombre a las celdas o grupos de celdas para que pueda volver rápidamente a esas áreas de la hoja de cálculo.
• Desplazarse rápidamente mediante métodos abreviados de teclado y con el cuadro de diálogo Ir a.
• Agrupar hojas de cálculo para especificar datos comunes en varias hojas de cálculo simultáneamente.
• Filtrar y ordenar los datos con las flechas de Auto filtro.
• Imprimir varias hojas de cálculo al mismo tiempo.
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Obtenga una mejor perspectiva para orientarse sin problemas
Títulos de columnas de la fila 1.
Los títulos de las columnas desaparecen al desplazarse hacia abajo una o dos filas.
¿Le suena? Al principio puede ver los encabezados de columna en la imagen, pero a medida que se desplaza hacia abajo por la hoja de cálculo, los encabezados desaparecen. Por lo tanto, debe intentar recordar: ¿los números de la columna G hacen referencia a Unidades en existencia o a Unidades pedidas?
Obtenga información sobre cómo mantener a la vista los encabezados bloqueándolos o inmovilizándolos. De ese modo, no tendrá que adivinar a qué datos hacen referencia ni desplazarse hacia arriba por la página para volver a ver los encabezados una vez pasadas las dos primeras filas.
Tras aprender a inmovilizar los paneles, obtendrá más información sobre otras formas de mejorar la vista y ubicarse en grandes hojas de cálculo.
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Inmovilizar paneles
Haga clic en Inmovilizar
paneles en el menú Ventana.
Los títulos de las columnas se separan del resto de la hoja de cálculo mediante una línea horizontal.
Para que los títulos se mantengan a la vista, divida la hoja de cálculo inmovilizando los títulos en su propio panel. El panel de títulos quedará bloqueado y podrá desplazarse por el resto de la hoja de cálculo. No sólo puede inmovilizar títulos de columnas. También puede inmovilizar títulos de filas, o títulos de columnas y filas al
mismo tiempo.
Para inmovilizar paneles, seleccione un área de la hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en Inmovilizar paneles en el menú Ventana.
Puede ver los resultados en la imagen de la izquierda. Los títulos, separados de los datos de la hoja de cálculo por una línea horizontal, permanecen visibles por encima de la fila 1.980.
Para inmovilizar títulos, no seleccione los propios títulos. Siga estas indicaciones:
Títulos de columnas Seleccione la primera fila que aparece debajo de los títulos.
Títulos de filas Seleccione la primera columna situada a la derecha de los títulos.
Títulos de filas y columnas Haga clic en la celda situada inmediatamente debajo de los títulos de columna y a la derecha de los títulos de fila.
Si no sale bien a la primera, puede movilizarlos fácilmente y volver a intentarlo. Haga clic en Movilizar paneles en el menú Ventana.
Puede probar este ejercicio en la sesión práctica al final de la lección.
Se pueden inmovilizar paneles en cualquier sitio, no sólo los que estén situados inmediatamente debajo de la primera fila o a la derecha de la primera columna; por ejemplo, si desea que la información de las tres primeras filas permanezca a la vista mientras se desplaza por la hoja, podría seleccionar la cuarta fila e inmovilizar paneles
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Dividir paneles
Comando Dividir.
Barra de división.
Puede dividir una hoja de cálculo en dos o cuatro paneles distintos para obtener diferentes vistas de los datos de la hoja de cálculo al mismo tiempo. Quizás le resulte útil esta división para disponer de vistas diferentes de los datos mensuales y trimestrales, o para que sea más sencillo pegar datos entre áreas diferentes de una hoja de cálculo de gran tamaño.
Para dividir paneles, seleccione un área de la hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en Dividir en el menú Ventana.
Puede dividir paneles en:
Dos paneles, uno encima de otro Seleccione la fila por debajo de la cual desea que aparezca la división.
Dos paneles, uno al lado del otro Seleccione la columna situada a la derecha del lugar donde desea que aparezca la división.
Cuatro paneles Haga clic en la celda situada debajo y a la derecha del lugar donde desea que aparezca la división.
En la sesión práctica probará estos ejercicios y aprenderá varias formas de dividir paneles además de mediante el comando Dividir del menú Ventana.
Para quitar la división, haga clic en Quitar división en el menú Ventana, o haga doble clic en la barra de división.
Nota si divide una hoja de cálculo que ya tiene paneles inmovilizados, movilizará y dividirá los paneles simultáneamente. Lo mismo ocurre si la hoja de cálculo tiene paneles divididos y los inmoviliza. Quitará la división de los paneles y los inmovilizará al mismo tiempo. Es decir, puede inmovilizar o dividir paneles, pero no ambas cosas al mismo tiempo.
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Asignar nombres a las celdas para volver a ellas
Haga clic en EnExistencia en el Cuadro de nombres para volver a la celda de la hoja de cálculo con ese nombre.
El Cuadro de nombres.
Celda con nombre.
Si acude frecuentemente a una determinada celda o grupo de celdas, asigne un nombre a esa celda o grupo de celdas y podrá volver rápidamente a esa área de la hoja de cálculo utilizando ese nombre.
Para asignar un nombre, seleccione la celda o grupo de celdas. A continuación, piense en un nombre descriptivo que le recuerde el contenido de una determinada celda, como EnExistencia o incluso Pepe. Escriba este nombre en el Cuadro de nombres situado a la izquierda de la Barra de
fórmulas en la parte superior de la hoja de cálculo y, después, presione ENTRAR. No puede utilizar espacios en el nombre ni signos de puntuación. Si desea separar las palabras mediante espacios, puede utilizar un carácter de subrayado (_) entre las palabras.
Cuando tenga que volver a ese punto, haga clic en la flecha situada junto al Cuadro de nombres y, a continuación, haga clic en el nombre del área a la que desea ir. El punto de inserción se colocará en el lugar correcto en un abrir y cerrar de ojos.
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Aplicar zoom a la vista para seleccionar grupos grandes de celdas
Haga clic en un tamaño más pequeño en el cuadro Zoom para reducir la vista y ver todo el grupo de celdas que desea seleccionar.
El cuadro Zoom de la barra de herramientas Estándar.
Vista reducida de la hoja de cálculo.
Tal vez desee seleccionar un gran conjunto de celdas para asignarle un nombre, y resulte que el conjunto se extiende más allá de los bordes de la ventana. ¿Cómo seleccionar todas las celdas? Mediante el cuadro Zoom, que sirve también para otras tareas conocidas.
Probablemente ya sepa que puede aplicar más o menos zoom para cambiar la vista de una hoja de cálculo. Haga clic o escriba en el cuadro Zoom en la barra de herramientas Estándar para cambiar el tamaño de vista de 100% a cualquier porcentaje comprendido entre 10% y 400%.
También puede alejar la vista para que resulte más sencillo seleccionar un gran conjunto de celdas que se extienda más allá de los bordes de la ventana. De esa forma, podrá ver todo el conjunto de celdas que desea seleccionar (aunque tal vez no pueda leer el contenido de las celdas, ya que la vista se puede reducir bastante).
Sugerencia cuando se aplica el zoom por debajo de un determinado punto, 39% o menos, los nombres de los conjuntos de celdas con nombre están visibles en la hoja de cálculo. El nivel de zoom necesario para que se puedan leer los nombres dependerá de su capacidad de visión y de la resolución de la pantalla
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Buscar todo
Buscar todo encuentra 39 apariciones de Sir Rodney's Scones en la hoja de cálculo. Suponga que tiene que escribir los mismos datos en celdas diferentes de una hoja de cálculo y necesita encontrar todas las apariciones de esos datos. Podría ser el nombre de una persona, el nombre de un producto o un símbolo químico. En la imagen es Sir Rodney's Scones.
Haga clic en Buscar en el menú Edición o presione CTRL+F. Escriba lo que desea encontrar en el cuadro Buscar (en este caso, Sir Rodney's Scones). A continuación, haga clic en Buscar todo.
El resultado es una lista de las 39 apariciones de Sir Rodney's Scones en la hoja de cálculo. (También puede buscar en todo el libro si lo desea.) Si desear ir a una aparición específica de Sir Rodney's Scones en la hoja de cálculo, haga clic en una entrada de la lista, y el punto de inserción se colocará en la celda específica de la hoja de cálculo.
Otra forma de utilizar Buscar todo es con opciones de formato especiales. Puede aplicar un determinado formato a las celdas que le interesen especialmente. Por ejemplo, puede colorear de rojo o aplicar negrita a algunas celdas para localizarlas rápidamente en la hoja de cálculo.
Puede utilizar Buscar todo para desplazarse rápidamente de nuevo a esas celdas. Presione CTRL+F, haga clic en el botón Opciones y luego en el botón Formato. En la ficha Formato, seleccione el formato que ha aplicado anteriormente y, a continuación, haga clic en Buscar todo. Ahora podrá recorrer la hoja y encontrar todas las celdas a las que ha aplicado un formato especial. Si desea aplicar nuevo formato a esas celdas (por ejemplo, el formato normal), puede utilizar también Buscar todo. En la sesión práctica se indica cómo hacerlo.
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Inspeccionar fórmulas
Utilice la barra de herramientas Ventana
Inspección para ver los resultados de una fórmula en un lugar de la hoja de cálculo cuando cambie el valor de una celda situada en otro lugar.
La referencia de la celda que se va a cambiar, la celda E617, se puede ver en el Cuadro de nombres.
El resultado de la fórmula se puede ver en la barra de herramientas Ventana
Inspección bajo Valor.
Mediante la barra de herramientas Ventana Inspección, puede realizar un cambio en una celda y ver cómo el cambio afecta a la fórmula de otra celda, aunque dicha celda se encuentre lejos de donde está trabajando. La barra de herramientas Ventana Inspección permite inspeccionar dos o más lugares a la vez.
Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la celda y, a continuación, haga clic en Agregar inspección en el menú contextual. La fórmula se agrega a la barra de herramientas Ventana
Inspección. A continuación, puede ver los resultados de cualquier cambio que afecte al resultado de la fórmula, independientemente de lo lejos que se encuentre la fórmula de la celda en la que está trabajando. Puede hacer doble clic en los elementos en la barra de herramientas Ventana inspección para desplazarse a esas celdas.
En la imagen, puede inspeccionar el valor de la fórmula de la celda Y617, que es 6.324. El valor es el precio descontado en función de la cantidad comprada, que es 30 y que se muestra en la celda E617. Se va a efectuar un cambio en la celda E617, que cambiará el valor de la celda Y617. Gracias a la barra de herramientas Ventana
Inspección, no es necesario moverse de la celda E617 a la Y617 para ver el resultado del cambio.
Para agregar otra fórmula a la
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barra de herramientas Ventana
Inspección, haga clic en Agregar
inspección en la parte superior izquierda de la barra de herramientas Ventana Inspección o en el menú contextual después de hacer clic con el botón secundario del mouse en una fórmula de la hoja de cálculo. Para eliminar una fórmula de la ventana, haga clic en Eliminar
inspección.
Desplácese al lugar que desee con los métodos abreviados de teclado Teclas de dirección Sirven para desplazarse
una celda arriba, abajo, a la izquierda o a la derecha.
MAYÚS+Tecla de dirección Amplía una selección
celda por celda cuando se presiona la tecla de dirección.
CTRL+Tecla de dirección Se desplaza al borde
de los datos. F5 Abre el cuadro de
diálogo Ir a. F2 Edita la celda activa y
coloca el punto de inserción al final del contenido de la celda.
CTRL+FIN Mueve el punto de inserción a la última celda utilizada de la hoja de cálculo.
CTRL+INICIO Mueve el punto de inserción al principio de la hoja de cálculo.
RE PÁG Se desplaza hacia arriba una pantalla.
AV PÁG Se desplaza hacia abajo una pantalla.
Desplazarse por hojas de cálculo extremadamente grandes puede resultar complicado. Una forma de moverse es hacer clic en las flechas de desplazamiento o arrastrar el cuadro de desplazamiento en las barras de desplazamiento vertical u horizontal para mover la hoja de cálculo hacia arriba, hacia abajo, a la izquierda o a la derecha.
Sin embargo, se desplazará al lugar que desee mucho más rápido si presiona una combinación de teclas, o método abreviado de teclado.
Teclas de dirección Ya sabrá que al presionarlas se desplaza hacia arriba, hacia abajo, a la izquierda o a la derecha, pero si presiona una tecla de dirección en combinación con otras teclas, podrá desplazarse más lejos:
CTRL+Tecla de dirección Se desplaza al borde de los datos.
CTRL+MAYÚS+Tecla de dirección Selecciona las celdas comprendidas entre la primera celda y la última celda no vacía de la misma columna o fila que la celda activa.
F5 Abre el cuadro de diálogo Ir a. Si recuerda que hay algún dato cerca de una determinada celda y desea
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CTRL+RE PÁG Se desplaza a la hoja anterior.
CTRL+AV PÁG Se desplaza a la hoja siguiente.
ALT+RE PÁG Se desplaza una pantalla a la izquierda.
ALT+AV PÁG Se desplaza una pantalla a la derecha.
CTRL+MAYÚS+RE PÁG Selecciona la hoja
actual y anterior. CTRL+MAYÚS+AV PÁG Selecciona la hoja
actual y siguiente.
Tabla de métodos abreviados de teclado.
volver a ese lugar como, por ejemplo, la celda G800, presione F5, escriba la referencia de celda y luego presione ENTRAR o haga clic en Aceptar para ir directamente a la celda G800.
F2 Una vez seleccionada una celda mediante un método abreviado de teclado, si escribe en la celda sin hacer primero clic en ella, se borrará el texto existente. Para modificar texto con el punto de inserción situado al final del contenido de la celda sin utilizar el mouse (ratón), presione F2 y, a continuación, utilice las teclas de dirección para desplazarse por la celda.
En la tabla de la izquierda se muestran otros métodos abreviados de teclado. En la Tarjeta de referencia rápida encontrará vínculos a métodos abreviados adicionales.
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Apéndice Obtenga una mejor perspectiva para orientarse sin problemas
Nota la hoja de cálculo de prácticas con la que va a trabajar en esta sesión práctica en realidad no es muy grande, ya que no quisimos que tuviera que descargar un libro excesivamente grande.
En esta práctica, inmovilizará paneles y después los dividirá. Utilizará algunos de los métodos abreviados de teclado que aprendió en la lección. Asignará nombres a las celdas (y probará un método nuevo de cambiar y eliminar nombres) y, a continuación, utilizará el zoom para seleccionar celdas que se encuentran fuera de los bordes de la ventana. Utilizará Buscar todo para aplicar negrita al texto de determinadas celdas y cambiarlo a color rojo. Por último, utilizará la barra de herramientas Ventana Inspección.
Ejercicio 1: inmovilizar paneles
Antes de empezar, desplácese hacia abajo por la hoja de cálculo y observe cómo los títulos de las columnas, como Id. de pedido, Id. del producto, etc., desaparecen rápidamente de la vista. A continuación, desplácese hacia la derecha. Llegará un momento en que los Id. de pedido de la columna A desaparecen de la vista.
En los pasos siguientes, para evitar que esto suceda, inmovilizará primero los títulos de las columnas de la fila 1 de forma que queden a la vista conforme se desplaza. A continuación, inmovilizará por separado los títulos de las filas de la columna A para mantenerlos a la vista. Por último, inmovilizará los títulos de las filas y de las columnas al mismo tiempo.
Paso 1: inmovilizar y movilizar títulos de columnas
1. Si aún no lo ha hecho, desplacése hacia la parte superior de la hoja de cálculo para que pueda ver los títulos de columnas de la fila 1 y los Id. de pedido de la columna A.
2. Seleccione la fila situada bajo los títulos (fila 2) haciendo clic en 2 en el lado izquierdo de la ventana. Haga clic en el propio título de la fila para seleccionar toda la fila. (Eso es correcto, no seleccione los títulos, sino la fila situada debajo de los títulos.)
3. A continuación, en el menú Ventana, haga clic en Inmovilizar paneles. 4. Desplácese ahora hacia abajo por la hoja de cálculo. A medida que descienda, los títulos de las columnas
permanecen visibles en la fila 1 independientemente de cuánto se desplace por la hoja de cálculo. Están inmovilizados en un panel separado del resto de la hoja de cálculo mediante una barra horizontal.
5. Por último, movilice los títulos. Haga clic en Movilizar paneles en el menú Ventana.
Paso 2: inmovilizar y movilizar títulos de filas
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1. Seleccione la columna B (la columna que está a la derecha de los Id. de pedido). Haga clic en B encima de los títulos de columnas para seleccionar toda la columna. (Sí, seleccione la columna situada a la derecha; no seleccione los propios Id. de pedido para mantenerlos inmovilizados. ¿Entiende cuál es la pauta?)
2. A continuación, inmovilice los paneles. Aprendió a hacerlo en el último ejercicio.
Sugerencia en el menú Ventana, haga clic en Movilizar paneles.
3. Desplácese a la derecha. Los Id. de pedido de la columna A permanecerán visibles a medida que se desplace por la hoja, separados del resto de los datos de la hoja de cálculo por una delgada línea vertical.
4. Ahora movilice los paneles. ¿Recuerda cómo hacerlo? Busque el comando correcto en el menú Ventana.
Paso 3: movilizar e inmovilizar los títulos de columnas y filas al mismo tiempo
Deberá realizar esta operación si desea mantener a la vista los títulos de la fila 1 y los Id. de pedido de la columna A cuando se desplace.
1. Haga clic en la celda B2 para seleccionar la celda situada debajo de la primera fila y a la derecha de la primera columna.
2. A continuación, movilice los paneles mediante el mismo comando del menú Ventana que utilizó anteriormente.
3. Desplácese hacia abajo y a lo ancho de la hoja. Los Id. de pedido de la columna A y los títulos de la fila 1 permanecen a la vista, separados de los datos del resto de la hoja por una línea vertical y horizontal.
4. ¿Recuerda cómo se movilizan los paneles? El comando que tiene que utilizar está en el menú Ventana.
Ejercicio 2: dividir paneles
En este ejercicio, primero dividirá la hoja de cálculo en dos paneles, uno encima de otro y, después, uno al lado del otro.
Paso 1: dividir la hoja de en dos paneles, uno encima de otro
1. Seleccione la fila situada debajo de donde desea que aparezca la división (de igual forma que para inmovilizar paneles). En este ejercicio, desplácese hacia abajo de la hoja y seleccione la fila 650 para dividir el panel justo encima de la fila 650. No olvide que tiene que seleccionar toda la fila haciendo clic en el título 650 del extremo izquierdo.
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(Si recuerda lo que aprendió en la lección sobre el uso del cuadro de diálogo Ir a, puede desplazarse rápidamente a la fila 650 escribiendo la referencia de celda A650 en el cuadro Referencia. Sugerencia presione F5.).
2. Una vez seleccionada la fila 650, haga clic en Dividir en el menú Ventana.
Aparecerá una barra de división a lo ancho de la hoja, debajo de la fila 649 y encima de la fila 650.
3. Observe que ahora hay barras de desplazamiento verticales en ambos paneles. Puede desplazarse independientemente en cada panel para ver los distintos datos de cada uno de ellos. En el panel inferior, desplácese hacia abajo para ver la fila 2.156. (O haga clic debajo de la barra de división y utilice el cuadro de diálogo Ir a para desplazarse a la fila 2.156. Recuerde que tiene que escribir la referencia de celda A2156 en el cuadro Referencia. Sugerencia presione F5.). En el panel superior, desplácese hacia arriba para ver la fila 1.
4. Ahora quite la división de los paneles. En el menú Ventana, haga clic en Quitar división.
Sugerencia otro modo de dividir paneles consiste en seleccionar el cuadro de división situado en la parte superior de la barra de desplazamiento vertical o en el extremo derecho de la barra de desplazamiento vertical. Tenga en cuenta que el cuadro de división no está visible si los paneles están inmovilizados.
Cuando el puntero se convierta en o , arrastre la barra de división hacia abajo o a la izquierda hasta la posición que desee.
Paso 2: dividir la hoja en dos paneles, uno al lado del otro
1. Seleccione la columna situada a la derecha del lugar donde desea que aparezca la división. En este ejercicio, seleccione toda la columna C haciendo clic en el título de columna C.
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2. Esta vez, en lugar de utilizar el comando Dividir del menú Ventana, pruebe otro método.
Seleccione el cuadro de división situado en el extremo derecho de la barra de desplazamiento horizontal en la parte inferior de la ventana.
3. Cuando el puntero cambie a un puntero de división , haga doble clic en la barra de división. (También puede arrastrar la barra de división hasta colocarla entre la columna B y la columna C.)
4. Ahora el panel está dividido entre las columnas B y C, formando dos paneles, uno al lado del otro.
5. Aparecen barras de desplazamiento horizontal en la parte inferior de cada panel. Puede desplazarse independientemente por cada panel para obtener diferentes vistas de datos.
Sugerencia en lugar de hacer clic en los distintos paneles para cambiar de uno a otro, puede presionar F6 para cambiar al siguiente panel en el sentido del reloj. Cambie al panel anterior presionando MAYÚS+F6. Puede utilizar también los mismos métodos abreviados en otros programas de Microsoft Office. Por ejemplo, en Microsoft Outlook® se utilizan para cambiar de un panel a otro.
6. Para quitar la división de los paneles, probemos algo distinto. Seleccione la barra de división situada entre
las columnas B y C. Cuando el puntero cambie a , haga doble clic en la barra de división. La barra de división desaparece.
(Por supuesto, también puede hacer clic en Quitar división en el menú Ventana.)
Ejercicio 3: utilizar métodos abreviados de teclado
En este ejercicio, probará algunas de las pulsaciones de teclas de la lección.
1. Haga clic en la celda A1. Si está muy lejos de la celda A1, presione CTRL+INICIO para llegar hasta allí. Para ir a la última celda utilizada en la hoja de cálculo, presione CTRL+FIN. Esto le llevará a la celda L2156.
2. Para volver a la celda A1, presione CTRL+INICIO.
3. Desde la celda A1, presione CTRL+FLECHA ABAJO. Irá a la última celda de la columna A, la celda A2156.
4. Desde la celda A2156, presione CTRL+FLECHA ARRIBA. Esto le llevará a la última celda de la fila 2156, la celda L2156.
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5. Desde la celda L2156, presione CTRL+FLECHA ARRIBA para ir a la celda L1, la primera celda de la columna.
6. Ahora presione CTRL+FLECHA IZQUIERDA para volver a la celda A1.
7. Presione F5 para abrir el cuadro de diálogo Ir a. En el cuadro Referencia, escriba un número de celda. Escriba D934.
Presione ENTRAR o haga clic en Aceptar. El punto de inserción se coloca en la celda D934.
8. Presione CTRL+INICIO. Ahora estará en la celda A1. Pruebe a escribir una sola letra, como a. Todo el texto de la celda se reemplazará por el nuevo texto. Presione CTRL+Z para deshacer el texto que acaba de escribir.
Cuando se selecciona una celda mediante un método abreviado de teclado y luego se escribe en la celda, se elimina todo el texto (no puede modificar el texto existente a menos que realice un paso adicional). Presione de nuevo CTRL+INICIO. Ahora presione F2. El punto de inserción se colocará al final del contenido de la celda. Ahora puede escribir en la celda, retroceder o utilizar las teclas de dirección para colocar el punto de inserción para modificar el texto de la celda.
Sugerencia para desplazarse rápidamente por una hoja de cálculo que no está visible en un libro con varios hojas, haga clic con el botón secundario del mouse
(ratón) en las flechas de exploración situadas en el margen inferior izquierdo para que aparezca un menú contextual de los nombres de las hojas. A continuación, haga clic en el nombre de la hoja a la que desea desplazarse. Si prueba ahora este procedimiento, sólo habrá un nombre de hoja en el menú contextual: Detalles de pedido.
Ejercicio 4: asignar nombres a las celdas
En este ejercicio, aprenderá a asignar nombres a las celdas para que pueda utilizar esos nombres para volver rápidamente a áreas alejadas de una hoja de cálculo.
1. Presione F5 para abrir el cuadro de diálogo Ir a. Utilice el cuadro de diálogo para ir a la celda D934. (Escriba la referencia de celda D934 en el cuadro Referencia y, a continuación, haga clic en Aceptar o presione ENTRAR.)
En este ejercicio, asignará un nombre a la celda D934, bajo el supuesto de que esa celda es importante y que, por tanto, tendrá que volver a ella frecuentemente.
2. Cuando se encuentre en la celda D934, busque el Cuadro de nombres en la esquina superior izquierda de la hoja, a la izquierda de la Barra de fórmulas. Debería indicar D934 si esa celda está seleccionada.
3. Haga clic en el texto en el Cuadro de nombres; la referencia de celda D934 estará ahora seleccionada. Escriba un nombre para la
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celda. Puede asignarle el nombre que quiera, ya que esto sólo es una práctica; llámela "Pepe", si le parece bien. Recuerde que si utiliza más de una palabra para el nombre, no puede insertar espacios entre las palabras. Por ejemplo, VentasAnuales no debe contener espacios entre las dos palabras. (También puede utilizar un carácter de subrayado entre las palabras, como Ventas_anuales.). Presione ENTRAR.
4. Utilice un método abreviado de teclado para mover el punto de inserción a cualquier lugar de la hoja, lejos de la celda D934. ¿Recuerda cómo hacerlo? Presione CTRL+INICIO para ir al principio de la hoja.
5. Haga clic en la flecha situada a la derecha del Cuadro de nombres y, a continuación, en la lista, haga clic en el nombre que ha especificado para la celda D934. El punto de inserción se colocará en la celda D934.
Sugerencias
Puede asignar nombres a todas las celdas que desee mediante el Cuadro de nombres si hay muchas áreas de la hoja de cálculo a las que desea volver.
Puede seleccionar un conjunto de celdas y asignarle un nombre, en lugar de ir celda por celda. Haga clic en la primera celda del grupo y, después, arrastre hasta la última celda para seleccionar el grupo, o presione MAYÚS+TECLAS DE DIRECCIÓN para ampliar la selección.
Si lo desea, también puede especificar celdas con nombre o grupos de celdas en el cuadro de diálogo Ir a para desplazarse a esas celdas, en lugar de hacer clic en el nombre en el Cuadro de nombres.
Ejercicio 5: cambiar y eliminar un nombre
En este ejercicio, probará algo nuevo. ¿Y si después de haber asignado un nombre a una celda decide que el nombre no es correcto y desea cambiarlo? ¿O si desea eliminar un nombre? A continuación, aprenderá cómo hacerlo.
1. En el menú Insertar, elija Nombre y, a continuación, haga clic en Definir.
2. En la lista Nombres en el libro, haga clic en el nombre que creó en el ejercicio anterior.
3. En este ejercicio, va a cambiar el nombre. Escriba el nuevo nombre en el cuadro situado al principio de la lista Nombres en el libro y, a continuación, haga clic en Agregar. Seleccione el nombre antiguo en la lista, haga clic en Eliminar y después en Aceptar.
Si sólo quisiera eliminar un nombre, debería seleccionar un nombre de la lista y, después, hacer clic en Eliminar.
Ejercicio 6: Aplicar zoom a la vista para seleccionar grupos grandes de celdas
En este ejercicio, aprenderá a seleccionar un conjunto grande de celdas que se extienda más allá de los bordes de la ventana.
El ejercicio ofrece dos modos diferentes de seleccionar texto: arrastrando o utilizando métodos abreviados de teclado. Utilice el método que prefiera.
1. Presione CTRL+INICIO.
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2. Suponiendo que desea seleccionar todas las columnas (de la A a la L) de la hoja de cálculo, desplácese a la fila 62. Haga clic en el cuadro Zoom de la barra de herramientas Estándar. (Si no aparece el cuadro, en el menú Ver, haga clic en Zoom.). Haga clic en cualquier lugar para seleccionar el porcentaje que se indica actualmente en el cuadro, escriba 35 y, después, presione ENTRAR.
3. La vista se reducirá considerablemente. De hecho, es ilegible, pero todas las columnas están ahora a la vista. Utilice alguno de los métodos siguientes para seleccionar el texto.
o Elija la celda A1 para que el puntero se convierta en una cruz blanca y, a continuación, arrastre hacia abajo y a la derecha. A medida que arrastre, observe el Cuadro de nombres en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo. Verá información en el Cuadro de nombres que le indicará cuántas filas ha seleccionado. Esa información cambia conforme se desplaza hacia abajo por la página. Cuando indique 62R × 12C, habrá seleccionado exactamente el grupo correcto de celdas. Esa información corresponde a 62 filas × 12 columnas (hay 12 columnas en la hoja de cálculo).
Si no ve la información en el Cuadro de nombres, puede verla en una sugerencia de color amarillo que aparece a la derecha del puntero conforme arrastra. Esta sugerencia aparece cuando se desplaza más allá de la primera pantalla mientras realiza la selección.
- o bien -
o Utilice el teclado. Presiones CTRL+INICIO para volver a la celda A1, mantenga presionada la tecla MAYÚS y, a continuación, presione FLECHA DERECHA para ampliar la selección de la primera fila al borde de la columna situada en el extremo derecho. Después, con la tecla MAYÚS presionada, presione FLECHA ABAJO para ampliar la selección a la parte inferior de la fila 62 y observe el Cuadro
nombres para ver cuándo llega a 62R × 12C.
Puede que la información de las filas y columnas desaparezca del Cuadro de nombres cuando se desplace más allá de la primera pantalla mientras realiza la selección. Si esto sucede, observe la información en la sugerencia de color amarillo que aparece a la derecha del puntero.
4. Cambie ahora la vista al 100% haciendo clic en 100% en el cuadro Zoom de la barra de herramientas Estándar o en el cuadro de diálogo Zoom (haga clic en Zoom en el menú Ver).
Ejercicio 7: buscar todo
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En este ejercicio, aplicará formato de color a algunas celdas. A continuación, utilizará Buscar todo para localizar las celdas y aplicarles formato al mismo tiempo.
1. Suponga que está especialmente interesado en buscar pedidos de Sir Rodney's Scones, por lo que decide colorear en rojo ese elemento para que las celdas de scones resalten en la hoja. Presione CTRL+INICIO para ir a la celda A1.
2. Presione CTRL+F para abrir el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. En el cuadro Buscar, escriba Sir Rodney's Scones. Haga clic en el botón Buscar
todo.
Se han encontrado 39 celdas con esos datos (lo que se indica en la esquina inferior izquierda del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar).
3. Haga clic en la ficha Reemplazar situada en la parte superior del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar y, a continuación, haga clic en el botón Opciones.
En la línea Reemplazar con, haga clic en el botón Formato. (Si ha hecho clic en la flecha del botón en lugar de en el propio botón, sólo tiene que hacer clic en Formato en la lista para ir a la ficha Fuente.).
4. En el cuadro de diálogo Reemplazar formato, haga clic en la ficha Fuente. Haga clic en la flecha del cuadro Color y después en un color que destaque, como el rojo.
En la lista Estilo de fuente, haga clic en Negrita y luego en Aceptar.
5. En el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, haga clic en Reemplazar todo.
Aparecerá un mensaje en el que se indica que Excel ha completado la búsqueda y ha realizado 39 reemplazos. Haga clic en Aceptar. Haga clic en Cerrar.
6. Debería aparecer Sir Rodney's Scones en la celda C34 en negrita y en color rojo. Si tuviera que desplazarse por la hoja, sería relativamente fácil identificar Sir Rodney's Scones entre todos los demás elementos.
7. De momento, deje el formato tal como está. Para quitar el formato especial, debería repetir los pasos 2 a 5, pero tendría que hacer clic en Regular en la lista Estilo de fuente para quitar el formato de negrita, y en Automático en el cuadro Color para quitar el formato de color.
Ejercicio 8: utilizar la barra de herramientas Ventana Inspección para ver los resultados de las fórmulas
En este ejercicio, verá como funciona la barra de herramientas Ventana Inspección cuando trabaja con fórmulas.
1. Presione CTRL+INICIO para volver a la celda A1. Presione FLECHA ABAJO para moverse a la celda A2. Presione TAB hasta que llegue a la celda K2. El valor de la celda es 25,2
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2. Haga clic con el botón secundario del mouse en la celda y, a continuación, haga clic en Agregar inspección en el menú contextual.
3. Haga clic en la hoja de cálculo, Presione FLECHA IZQUIERDA hasta que llegue a la columna D, la columna Cantidad. En la celda D2, cambie la cantidad de 18 a 10 y luego presione ENTRAR. En la barra de herramientas Ventana Inspección bajo Valor, el precio de descuento cambia de 25,2 a 140. Aunque puede que la celda K2 ya no esté visible, puede ver el resultado del cambio efectuado en la celda D2 en la fórmula de la celda K2.
Puede mostrar la celda a la que se hace referencia en la ventana haciendo doble clic en la entrada (la línea que contiene K2).
4. Para eliminar la fórmula de la ventana, haga clic en Eliminar inspección en la parte superior de la ventana.
Puede agregar otra fórmula haciendo clic en Agregar inspección en la ventana, o puede hacer clic con el botón secundario del mouse en una celda y, después, hacer clic en Agregar inspección en el menú contextual.
Puede cambiar el ancho de cualquiera de las columnas de la ventana arrastrando el borde del margen derecho del título de columna.
5. Cierre la barra de herramientas Ventana Inspección haciendo clic en el botón Cerrar en la esquina superior derecha de la barra de herramientas
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Tarjeta de referencia rápida: ¡Así es cómo se hace! Trabajar con hojas de cálculo muy grandes
Inmovilizar paneles
Mantenga los títulos a la vista cuando se desplace por las hojas de cálculo. Para inmovilizar títulos, realice una selección en la hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en Inmovilizar paneles en el menú Ventana. Para inmovilizar títulos, no seleccione los propios títulos. Siga estas indicaciones:
Títulos de columnas Seleccione la primera fila que aparece debajo de los títulos.
Títulos de filas Seleccione la primera columna situada a la derecha de los títulos.
Títulos de filas y columnas Haga clic en la celda situada inmediatamente debajo de los títulos de columna y a la derecha de los títulos de fila.
Sugerencia se pueden inmovilizar paneles en cualquier sitio, no sólo los que estén situados inmediatamente debajo de la primera fila o a la derecha de la primera columna; por ejemplo, si desea que la información de las tres primeras filas permanezca a la vista mientras se desplaza por la hoja, podría seleccionar la cuarta fila e inmovilizar paneles.
Dividir paneles
Para dividir paneles, seleccione un área de la hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en Dividir en el menú Ventana. Puede dividir paneles en:
Dos paneles, uno encima de otro Seleccione la fila por debajo de la cual desea que aparezca la división.
Dos paneles, uno al lado del otro Seleccione la columna situada a la derecha del lugar donde desea que aparezca la división.
Cuatro paneles Haga clic en la celda situada debajo y a la derecha del lugar donde desea que aparezca la división.
Para quitar la división, haga clic en Quitar división en el menú Ventana, o haga doble clic en la barra de división. Tenga en cuenta que no puede dividir una hoja de cálculo e inmovilizar paneles al mismo tiempo.
Utilizar métodos abreviados de
teclado
Presione: Teclas de dirección Sirven para desplazarse una celda arriba,
abajo, a la izquierda o a la derecha. MAYÚS+Tecla de dirección Amplía una selección celda por celda
cuando se presiona la tecla de dirección. CTRL+Tecla de dirección Se desplaza al borde de los datos.
F5 Abre el cuadro de diálogo Ir a. F2 Edita la celda activa y coloca el punto de
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inserción al final del contenido de la celda. CTRL+FIN Mueve el punto de inserción a la última
celda utilizada de la hoja de cálculo. CTRL+INICIO Mueve el punto de inserción al principio de
la hoja de cálculo. RE PÁG Se desplaza hacia arriba una pantalla. AV PÁG Se desplaza hacia abajo una pantalla. CTRL+RE PÁG Se desplaza a la hoja anterior. CTRL+AV PÁG Se desplaza a la hoja siguiente. ALT+RE PÁG Se desplaza una pantalla a la izquierda. ALT+AV PÁG Se desplaza una pantalla a la derecha. CTRL+MAYÚS+RE PÁG Selecciona la hoja actual y anterior.
CTRL+MAYÚS+AV PÁG Selecciona la hoja actual y siguiente.
En este artículo se incluyen las teclas de método abreviado que se combinan con la tecla CTRL, las teclas de función y algunas otras teclas de método abreviado comunes.
Asignar nombres a las celdas para volver a ellas
Para asignar nombres a las celdas que utiliza frecuentemente:
1. Seleccione una celda o grupo de celdas.
2. Escriba el nombre en el Cuadro de nombres
situado a la izquierda de la Barra de
fórmulas en la parte superior de la hoja de cálculo.
3. Cuando tenga que volver a la celda o al grupo de celdas, haga clic en la flecha situada a la derecha del Cuadro de nombres y, después, haga clic en el nombre.
Para cambiar o eliminar un nombre:
1. En el menú Insertar, elija Nombre y, a continuación, haga clic en Definir.
2. En la lista Nombres en el libro, haga clic en el nombre que desea cambiar.
3. Escriba el nuevo nombre en el cuadro situado sobre la lista Nombres en el libro y, a continuación, haga clic en Agregar. Seleccione el nombre antiguo y, después, haga clic en Eliminar. Si sólo desea eliminar un nombre, seleccione el nombre de la lista y, después, haga clic en Eliminar.
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Aplicar zoom a la vista para
seleccionar grupos grandes de celdas
Puede cambiar la vista para seleccionar un grupo grande de celdas que se extienda más allá de los bordes de la ventana.
Haga clic en el cuadro Zoom en la barra de herramientas Estándar para cambiar la vista de 100%. Ahora podrá ver todo el conjunto de celdas que desea seleccionar. También puede hacer clic en Zoom en el menú Ver para realizar la misma acción.
Buscar todo
Para utilizar Buscar todo con el fin de buscar todas las apariciones del mismo dato especificado en celdas por toda la hoja de cálculo:
1. En el menú Edición, haga clic en Buscar. Escriba lo que desea buscar en el cuadro Buscar.
2. Haga clic en Buscar todo. Todas las apariciones de los datos que busca aparecerán en una lista en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. Haga clic en una aparición específica y el punto de inserción se colocará en esa celda de la hoja de cálculo.
Sugerencia puede aplicar formato especial a las celdas para resaltar todas las apariciones que ha seleccionado y facilitar su identificación. Haga clic en el botón Opciones del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. Haga clic en el botón Formato, en la ficha Fuente y, a continuación, seleccione opciones de formato.
Inspeccionar fórmulas
Puede ver una fórmula situada en un lugar específico mientras realiza cambios que afectan a la fórmula en otro lugar. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la fórmula y, a continuación, haga clic en Agregar inspección en el menú contextual. También puede abrir la barra de herramientas Ventana Inspección de otra forma distinta. En el menú Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación, haga clic en Mostrar ventana Inspección. Para agregar una fórmula a la Ventana Inspección, haga clic en Agregar inspección. Para eliminar una fórmula de la Ventana Inspección, haga clic en Eliminar inspección.
Copiar y mover hojas de cálculo
Para copiar una hoja de cálculo, realice alguna de las operaciones siguientes:
Mantenga presionada la tecla CTRL mientras arrastra la hoja a lo largo de las etiquetas de hoja. Cuando llegue al lugar donde desea agregar la hoja de cálculo copiada, suelte el botón del mouse y la tecla CTRL. O bien,
Haga clic con el botón secundario del mouse en una etiqueta y, a continuación, haga clic en Mover o copiar en el menú contextual. Haga clic en la hoja que desea copiar en la lista Antes de la hoja. A continuación, active la casilla de verificación Crear una copia y haga clic en Aceptar. O bien,
En el menú Edición, haga clic en Mover o copiar hoja. Haga clic en la hoja que desea copiar en la lista Antes de la hoja. A continuación, active la casilla de verificación Crear una
copia y haga clic en Aceptar. Para mover una hoja de cálculo, realice alguna de las operaciones siguientes:
Arrastre la etiqueta de la hoja que desea mover a su nueva posición. O bien,
Haga clic con el botón secundario del mouse en la etiqueta de hoja que desea mover y, a continuación, haga clic en Mover o copiar en el menú contextual. Haga
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clic en el lugar donde desea mover la hoja en la lista Antes de la hoja y luego en Aceptar. O bien,
Haga clic en la etiqueta de la hoja que desea mover. En el menú Edición, haga clic en Mover o copiar hoja. Haga clic en el lugar donde desea mover la hoja en la lista Antes de la hoja y, después, haga clic en Aceptar.
Crear varias hojas de cálculo con formato o datos comunes al
mismo tiempo
1. Agrupe las hojas de cálculo a las que desea aplicar formato o datos comunes. Para agrupar:
o Dos o más hojas adyacentes Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuación, presione la tecla MAYÚS y haga clic en la etiqueta de la última hoja.
o Dos o más hojas no adyacentes Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuación, presione la tecla CTRL y haga clic en las etiquetas de las otras hojas.
o Todas las hojas de un libro Haga clic con el botón secundario del mouse en una etiqueta y, a continuación, haga clic en Seleccionar todas
las hojas en el menú contextual. [Grupo] aparecerá en la barra de título en la parte superior de la hoja de cálculo.
2. En la primera hoja de cálculo, especifique todos los datos o formato común que desee.
3. Desagrupe las hojas de cálculo haciendo clic en una etiqueta de hoja no seleccionada. Si no está visible ninguna etiqueta de hoja no seleccionada, haga clic con el botón secundario del mouse en la etiqueta de una hoja seleccionada y, a continuación, haga clic en Desagrupar hojas en el menú contextual. [Grupo] desaparecerá de la barra de título para indicar que las hojas de cálculo ya no están agrupadas. La información que especifique en la primera hoja se aplicará a las hojas siguientes.
Sugerencia si ya ha creado las hojas de cálculo y desea duplicar datos existentes o aplicar el formato de una hoja de cálculo a varias hojas, agrupe las hojas que desea que tengan los datos duplicados y, a continuación, seleccione las celdas que contienen el contenido que desea copiar. Después, en el menú Edición, seleccione Rellenar y haga clic en Otras hojas. Este comando sólo está disponible si las hojas de cálculo están agrupadas.
Filtrar y ordenar datos
Los datos de las filas y columnas se pueden filtrar y ordenar. En el menú Datos, seleccione Filtro y, a continuación, haga clic en Autofiltro. Aparecerá una flecha en la parte superior de la columna en la que ha seleccionado datos para filtrar. Haga clic en la flecha y seleccione lo que desea ver. Cuando se filtran datos, los demás datos se ocultan. También puede ordenar datos de formas diferentes haciendo clic en la flecha de Autofiltro y, después, en Orden ascendente u Orden descendente en la lista. Para obtener más información sobre la aplicación de filtros, consulte el tema de la Ayuda de Microsoft Excel Filtrar un rango. Si desea conocer los métodos abreviados para trabajar con datos, consulte Sugerencias
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principales sobre Excel: trabajar con datos. Sugerencia otra forma de usar las flechas de Autofiltro es utilizar el nuevo comando Lista de Microsoft Office Excel 2003. El comando, en el menú Datos, agrega automáticamente las flechas de Autofiltro, crea una lista y muestra una fila de total. El comando Lista permite también compartir datos con otras personas de forma más sencilla al publicar la lista en un servidor que ejecuta Microsoft Windows® SharePoint® Services.
Opciones de impresión
Para definir saltos de página:
En el menú Ver, haga clic en Vista previa de salto de página. Puede ajustar los saltos de página arrastrando las líneas discontinuas de salto de página.
Para incluir títulos de columnas en cada página impresa:
En el menú Archivo, haga clic en Configurar página y, a continuación, haga clic en la ficha Hoja. En Imprimir títulos, en el cuadro Repetir filas en extremo superior, especifique la fila con los títulos de columna que desea repetir en la parte superior de cada página impresa.
Para imprimir sólo una parte de una hoja de cálculo:
En el menú Ver, haga clic en Vista previa de salto de página. Seleccione el área que desea imprimir. En el menú Archivo, seleccione Área de impresión y, a continuación, haga clic en Establecer área de impresión. Cuando esté preparado para imprimir, en el menú Archivo, haga clic en Imprimir. Para borrar el área de impresión, en el menú Archivo, seleccione Área de impresión y, a continuación, haga clic en Borrar área de impresión.
Para imprimir varias hojas de cálculo al mismo tiempo:
Mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en cada etiqueta de hoja de cálculo que desea imprimir. En el menú Archivo, haga clic en Imprimir. En el cuadro de diálogo Imprimir, bajo Imprimir, haga clic en Hojas activas.
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FILTROS OBJETIVOS
1. Una vez finalizado este curso, sabrá realizar las siguientes tareas: 2. Filtrar los datos de un determinado texto o los números mediante el
comando Autofiltro. 3. Filtrar los números superiores o inferiores. 4. Crear sus propios filtros personalizados para buscar intervalos de números,
texto incluido en otro texto u otra información.
TEXTO DE CURSO
Suponga que va a realizar una búsqueda en una hoja de cálculo con 2.000 filas de datos sobre infinidad
de productos de proveedores de todo el mundo. Desea buscar todos los productos de un determinado
proveedor, pero están dispersos por la hoja de cálculo y no dispone de mucho tiempo. Bien, entonces ha
llegado el momento de aprender a filtrar en Excel.
Los filtros seleccionan los datos que necesita y ocultan el resto, por lo que sólo ve lo que desea ver y
para ello sólo es necesario un clic. ¿Por qué leer filas y filas de datos para localizar la información que
busca cuando Excel es capaz de encontrarla rápidamente?
Los filtros no cambian los datos de ninguna forma. En cuanto quite el filtro, volverán a aparecer todos los
datos exactamente como estaban antes.
Para obtener más información sobre este curso, consulte la introducción situada en el centro de esta
página o bien la tabla de contenido de la columna izquierda.
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Los Pormenores De Auto Filtro
TEXTO DE CURSO
¿Listo para aplicar un filtro? Determine primero qué es lo que desea ver. Suponga que tiene una hoja
de cálculo de registros de ventas que contiene el vendedor, el producto y la región de cada venta.
¿Desea centrarse en las ventas de un vendedor, las ventas en una región o las ventas de un
producto? Usted elige.
Puede utilizar filtros para muchos propósitos diferentes: ver los productos mejor o peor vendidos,
identificar a los empleados que se han tomado más o menos días de vacaciones o buscar a los
alumnos con las notas más altas o más bajas. También puede crear sus propios filtros. ¿Desea buscar
dos elementos a la vez, los números incluidos dentro de un intervalo especificado o los números
superiores o inferiores a una determinada cantidad? Excel puede hacer todo eso por usted.
Utilice Auto filtro para ver sólo lo que desea ver como, por ejemplo, el
nombre de un producto entre muchos.
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La Claridad Es Importante
TEXTO DE CURSO
Será muy fácil filtrar los datos de esta hoja de cálculo: son claros y ordenados. Si los datos de
la hoja de cálculo no están ordenados, es conveniente organizarlos antes de filtrarlos. Tenga
en cuenta estas directrices cuando prepare los datos de una hoja de cálculo para filtrarlos:
Utilice títulos La fila superior de cada columna debe contener un título que describa el
contenido de la columna, como "Nombre de producto" o "Nombre de empleado".
No mezcle datos Los datos de cada columna deben ser todos del mismo tipo. No mezcle
texto con números o números de una columna con fechas.
No interrumpa los datos Los datos no deben interrumpirse con filas o columnas en blanco,
aunque puede dejar celdas en blanco.
Mantenga los datos separados Los datos que desee filtrar deben estar en su propia hoja
de cálculo. Si eso no es posible, debe separarlos de otros datos mediante una fila o una
columna en blanco.
Las hojas de cálculo claras y ordenadas son fáciles de
filtrar. Títulos de columna que
describen el contenido de las columnas.
Una columna de sólo números.
Una columna de sólo texto.
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Primero, prepárese para filtrar . TEXTO DE CURSO
Haga clic en una celda con los datos que desea filtrar. En el menú Datos, elija Filtro y, a continuación, haga clic en Autofiltro. Aparecerán flechas de Autofiltro a la derecha de cada título de columna. ¡Eso es! Ya está preparado para filtrar los datos
Haga clic en una celda con los datos que desea filtrar. En el menú Datos, elija Filtro y, a continuación, haga clic en Autofiltro. Aparecerán flechas de Autofiltro a la derecha de cada título de columna.
Comando Autofiltro mostrado como seleccionado mediante una marca de verificación.
Flechas de Autofiltro en la hoja de cálculo
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Ahora aplique un filtro
TEXTO DE CURSO Suponga que una hoja de datos contiene muchos productos alimentarios distintos, distribuidos por 28 proveedores diferentes. Imagine que sólo desea ver los productos suministrados por Specialty Biscuits, Ltd. Ha activado Autofiltro y han aparecido las flechas de Autofiltro. Excel está preparado para que seleccione los datos que desea ver. Para ver sólo los productos de este proveedor, debe filtrar por proveedor, por lo que hace clic en la flecha de Autofiltro de la columna Proveedor. Al hacer clic en una flecha de Autofiltro, aparece una lista. La lista contiene todos los elementos de la columna, en orden alfabético o numérico, por lo que puede buscar rápidamente el elemento que desea. En este caso, puede desplazarse a Specialty Biscuits, Ltd. y hacer clic en él. Al hacer clic en Specialty Biscuits, Ltd., Excel oculta todas las filas de la hoja de cálculo salvo las que contienen ese texto en esta columna. Puede ver los productos suministrados por Specialty Biscuits en la columna Nombre de producto. Como las filas de los demás proveedores están ocultas, los productos de los demás proveedores también están ocultos. En la imagen puede ver los cuatro productos suministrados por Specialty Biscuits.
Haga clic en la flecha de Autofiltro de la columna Proveedor para ver una lista de nombres por orden alfabético en esa columna. En la lista, haga clic en Specialty Biscuits, Ltd. para ocultar todos los datos salvo los de Specialty Biscuits.
Después de filtrar la columna Proveedor, verá en la columna Nombre de producto sólo los productos distribuidos por Specialty Biscuits.
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Aplicar varios filtros
TEXTO DE CURSO
Después de filtrar una columna, si desea centrarse en información aún más específica, puede filtrar otra
columna y luego otra, y así sucesivamente. Puede hacer clic en la flecha situada junto al título de una
columna para aplicar un filtro.
Después de filtrar por proveedor, por ejemplo, puede hacer clic en la flecha de Autofiltro de la columna
Nombre de producto y filtrar esa columna para ver sólo uno de los cuatro productos suministrados por
Specialty Biscuits. En la imagen, puede ver la columna Nombre de producto con su lista Autofiltro.
Después de filtrar por producto, puede filtrar por ubicación si lo desea, haciendo clic en la flecha de
Autofiltro de la columna Ciudad y haciendo clic luego en Boston. A continuación, verá en la columna
Cantidad todos los pedidos de venta de pastas en Boston durante este trimestre.
Nota Puede filtrar las columnas en el orden que elija. Los filtros se aplican progresivamente, por orden
de aplicación. Cada filtro restringe los datos para los que se aplica el filtro siguiente
Haga clic en Pastas de té de chocolate para aplicar otro filtro y ver los datos de ese único producto.
Cree otro filtro haciendo clic en la flecha de Autofiltro en la columna Ciudad y haciendo clic después en B t
En la columna Cantidad verá todos los pedidos de venta de ese producto en Boston a lo largo del tiempo.
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Use Diez mejores para buscar el mejor o el peor
TEXTO DE CURSO
Otro filtro versátil es Diez mejores. Puede usar este filtro en columnas de números o fechas.
El filtro Diez mejores es un chollo: hace más de lo que su nombre indica. Con el filtro Diez mejores
puede buscar los mejores elementos o los peores elementos (los números o fechas mayores o
menores). Y a pesar de su nombre, no busca únicamente los 10 mejores elementos o los 10 peores.
Puede elegir el número de elementos que desea ver: sólo 1 o tantos como 500.
El filtro Diez mejores puede filtrar también por porcentaje del total de filas de una columna. Si una
columna contiene 100 números y desea ver los 15 números mayores, puede seleccionar el 15 por
ciento. ¿La mitad inferior? El 50 por ciento.
Puede utilizar el filtro Diez mejores para buscar los productos con el precio mayor o menor, para
identificar empleados con las fechas de contratación más recientes o para ver las mejores o las
peores notas de los alumnos.
Para utilizar el filtro Diez mejores en una columna de datos, haga clic en la flecha de Autofiltro. Verá
(Diez mejores…) cerca del principio de la lista que aparece. Al hacer clic en la lista, se abre el cuadro
de diálogo Autofiltro de las diez mejores. En este cuadro de diálogo, seleccione Superiores o
Inferiores. A continuación, seleccione un número. Por último, elija Elementos o Porcentaje. Lo
probará en la sesión práctica al final de la lección.
Seleccione Superiores o nferiores. Seleccione un número del 1 al 500. Seleccione Elementos o Porcentaje.
Haga clic en la flecha de Auto filtro situada junto a la columna y, después, haga clic en (Diez mejores…).
Filtre los elementos o porcentajes superiores e inferiores mediante el cuadro de diálogo Autofiltro de las diez mejores.
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Cree sus propios filtros personalizados
TEXTO DE CURSO
Cuando aplica un filtro seleccionando una opción de la lista situada junto a una flecha de Autofiltro,
oculta todos los datos salvo los que ha elegido. Si desea ver varios datos seleccionados en una
columna, puede crear filtros personalizados.
Puede utilizar también un Autofiltro personalizado para buscar elementos no disponibles en la lista
situada junto a la flecha de Autofiltro, como:
Valores incluidos en un intervalo, como todos los números incluidos entre dos números específicos.
Valores no incluidos en un intervalo, como todas las fechas anteriores o posteriores a un par de fechas específicas.
Valores iguales o distintos a otro valor.
Texto específico que forma parte de otro texto.
Y otros muchos elementos, que verá en la Tarjeta de referencia rápida al final del curso.
Para crear un filtro personalizado, haga clic en una flecha de Autofiltro y después en
(Personalizar…) para abrir el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado.
Aprenderá a utilizar el cuadro de diálogo en la sesión práctica al final de la lección, en la que creará
cuatro filtros personalizados diferentes.
Haga clic en la flecha de Autofiltro situada junto a la columna y, después, haga clic en (Personalizar…).
Cree un filtro personalizado mediante el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado.
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Saber si los datos están filtrados
TEXTO DE CURSO
Los filtros ocultan los datos. Eso es para lo que sirven. Pero si no sabe que se han filtrado los datos, tal vez se
pregunte por qué no aparecen. (Puede que haya abierto una hoja de cálculo filtrada de otra persona, o incluso
puede haber olvidado que usted mismo filtró los datos.) Por ese motivo, Excel le indica, de varias formas,
cuándo una hoja de cálculo contiene filtros.
Barra de estado Inmediatamente después de filtrar los datos, verá los resultados del filtro en la esquina
inferior izquierda de la barra de estado: "Se encontraron 126 de 2155 registros" o algo similar. Al cabo de un
rato, desaparecerán los números y en su lugar se mostrará Modo Filtrar en la barra de estado.
Números de filas Puede saber que algunas filas están ocultas por los números de fila discontinuos y
porque los números de las filas visibles cambian de color para indicar que las filas están filtradas.
Color de la flecha La flecha de Autofiltro de cada columna filtrada cambia de color para indicar que la
columna está filtrada.
Los resultados del filtro aparecen en la barra de estado.
Modo Filtrar aparece en la barra de estado.
Los números de filas muestran que algunas de ellas están ocultas y los números de las filas visibles cambian de color.
La flecha de Autofiltro de la columna filtrada cambia de color.
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Para quitar un filtro de una columna, haga clic en la flecha de Autofiltro situada junto a la columna y, a continuación, haga clic en (Todas).
Para quitar todos los filtros a la vez, en el menú Datos, elija Filtro y, después, haga clic en Mostrar todo.
Para quitar las flechas de Autofiltro de las columnas, en el menú Datos, elija Filtro y, después, haga clic en Autofiltro.
Quitar filtros
TEXTO DE CURSO
El modo de quitar un filtro depende de cuántos filtros haya aplicado y de cuántos desee
quitar.
Una columna Para quitar un filtro de una columna, haga clic en la flecha de Autofiltro
situada junto a la columna y, a continuación, haga clic en (Todas). Se mostrarán los datos
que quedaron ocultos por ese filtro.
Todas las columnas Para quitar todos los filtros a la vez, elija Filtro en el menú Datos y,
después, haga clic en Mostrar todo . Se mostrarán todos los datos ocultos, pero el Autofiltro
permanecerá activado.
Autofiltro Para desactivar el Autofiltro, elija Filtro en el menú Datos y, a continuación,
haga clic en Autofiltro .
Recuerde que los filtros no cambian los datos de ninguna forma. En cuanto quite el filtro,
volverán a aparecer todos los datos exactamente como estaban antes.
Nota En este curso se explica cómo se utilizan las flechas de Autofiltro que se insertan
mediante el comando Autofiltro del menú Datos. Otra forma de usar Autofiltro es utilizar el
comando Lista, una nueva característica de Microsoft Office Excel 2003.
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Práctica
TEXTO DE CURSO
A continuación, se adentrará en las profundidades del filtrado llevándolo a la
práctica en Excel.
Sesión de prácticas
Si hace clic en Prácticas de Excel, se descargará en el equipo una hoja de
cálculo de prácticas que se abrirá en Excel, y al lado en otra ventana aparecerán
instrucciones para la práctica (ver la imagen).
Nota Excel 2003 debe estar instalado en el equipo.
A continuación, haga clic en el botón Prácticas de Excel.
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En resumen
filtro Haga clic en una celda con los datos que desea filtrar. A continuación, en el menú Datos , elija Filtro y, después, haga clic en Autofiltro .
Aparecerán flechas de Autofiltro a la derecha de los títulos de columna en todas las columnas de los datos que va a filtrar.
Nota Si selecciona una columna completa en lugar de una celda antes de hacer clic en el comando Autofiltro , aparecerá una flecha de Autofiltro sólo en la columna seleccionada y no en todas las columnas de los datos.
Al hacer clic en una flecha de Autofiltro, se muestra una lista con los elementos de esa columna, en orden alfabético o numérico, hasta un total de 1.000 elementos. Las filas que contienen ese elemento se mostrarán en la hoja de cálculo. Las demás filas se ocultarán temporalmente.
Después de aplicar un Autofiltro a una columna, puede filtrar otra columna, luego otra, y así sucesivamente.
Los datos filtrados no cambian, no se reorganizan ni se mueven. Sólo se ocultan hasta que quita el filtro.
Para obtener resultados óptimos, los datos de la hoja de cálculo deben ser claros y ordenados antes de aplicar un filtro.
La fila superior de cada columna debe contener un título que describa el contenido de la columna, como "Nombre de producto" o "Nombre de empleado".
Los datos de cada columna deben ser todos del mismo tipo. No mezcle texto con números o números de una columna con fechas.
Los datos no deben interrumpirse con filas o columnas en blanco, aunque puede dejar celdas en blanco.
Los datos deben estar en su propia hoja de cálculo. Si eso no es posible, debe separarlos de otros datos mediante una fila o una columna en blanco.
Nota Si una columna contiene celdas en blanco, existe una opción Vacías o No vacías en la lista de Autofiltro para esa columna. Puede utilizar Vacías para ver todas las celdas vacías en la columna y No vacías para ver todas las filas sin celdas vacías.
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Averiguar si se han aplicado filtros
Como Autofiltro oculta temporalmente los datos, tal vez se pregunte qué le ha ocurrido a los datos si no sabe que se ha aplicado un filtro. Excel proporciona varias formas de saber que se han filtrado los datos.
Inmediatamente después de filtrar los datos, los resultados del filtro se muestran en la esquina inferior izquierda de la barra de estado con el formato "Se encontraron 126 de 2155 registros". Al cabo de un rato, Modo Filtrar aparecerá en la barra de estado en lugar de los números. Si no aparece la barra de estado, en el menú Ver , haga clic en Barra de estado .
Los números de las filas indican que algunas filas están ocultas. Asimismo, los números de las filas cambian de color, normalmente a azul, para indicar que hay filas filtradas.
La flecha de Autofiltro de cada columna filtrada cambia también de color para indicar que la columna está filtrada.
Nota Si no ve los resultados del filtro en la barra de estado y la barra de estado está activada, puede que la hoja de cálculo contenga más de 51 fórmulas.
Si desea aplicar un filtro a una hoja de cálculo que contiene más de 51 fórmulas, puede bloquear temporalmente los cálculos de las fórmulas mientras utiliza Autofiltro. En el menú Herramientas , haga clic en Opciones . A continuación, haga clic en Cálculo y en Manual .
Importante Cuando termine de filtrar, asegúrese de realizar de nuevo este procedimiento, pero seleccione Automático en lugar de Manual . Si no restablece esta configuración, los resultados de las fórmulas podrían contener errores.
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Quitar filtros
El modo de quitar filtros depende de cuántos filtros haya aplicado y de cuántos desee quitar.
Para quitar un filtro de una columna, haga clic en la flecha de Autofiltro situada junto a la columna y, a continuación, haga clic en (Todas) . Se mostrarán las filas que quedaron ocultas por ese filtro.
Para quitar todos los filtros a la vez, elija Filtro en el menú Datos y, después, haga clic en Mostrar todo . Se mostrarán todas las filas ocultas por todos los filtros de la hoja de cálculo, pero el Autofiltro permanecerá activado.
Para desactivar el Autofiltro, elija Filtro en el menú Datos y, a continuación, haga clic en Autofiltro .
Recuerde que los datos filtrados no cambian, no se reorganizan ni se mueven. Sólo se ocultan hasta que quita el filtro.
Nota El orden en que se quita cada uno de los filtros controla los datos que se muestran. Si no aparecen los datos que desea al quitar los filtros en un determinado orden, puede utilizar Mostrar todo para quitar todos los filtros y volver a filtrar los datos.
Filtrar los elementos o porcentajes superiores o inferiores
Puede usar el filtro Diez mejores en columnas con números o fechas.
1. Haga clic en la flecha de Autofiltro en la columna que contiene los números o las fechas y haga clic en (Diez
mejores…) . Se abrirá un cuadro de diálogo. 2. En el cuadro de la izquierda, haga clic en Superiores o
Inferiores .
3. En el cuadro del centro, escriba un número comprendido entre el 1 y el 500.
4. En el cuadro de la derecha, haga clic en Elementos o Porcentaje .
5. Haga clic en Aceptar .
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Ordenar datos filtrados
Importante A diferencia del filtrado, la ordenación reorganiza los datos. Después de ordenar los datos, debe deshacer la ordenación para colocar los datos donde estaban originalmente. Si guarda una hoja de cálculo antes de deshacer la ordenación, no podrá deshacerla más adelante.
Para ordenar en orden ascendente o descendente
1. Haga clic en la flecha de Autofiltro de la columna que desea ordenar.
2. Haga clic en Orden ascendente u Orden descendente . 3. Para deshacer la ordenación, haga clic en el botón Deshacer
de la barra de herramientas Estándar , o bien, en el menú
Edición , haga clic en Deshacer ordenar .
Para ordenar por varios criterios
1. Haga clic en una celda con los datos que desea ordenar.
2. En el menú Datos , haga clic en Ordenar . 3. En los cuadros Ordenar por y Luego por , haga clic en las
columnas que desea ordenar empezando por la más importante.
4. Seleccione las demás opciones de ordenación que desee y haga clic en Aceptar .
5. Deshaga la ordenación haciendo clic en el botón Deshacer de la barra de herramientas Estándar , o bien, en el menú
Edición , haga clic en Deshacer ordenar .
Realizar cálculos con datos auto filtrados
Si necesita realizar cálculos con datos autofiltrados, no utilice las funciones normales de Excel, ya que éstas emplearán todos los datos y no sólo las filas que aparecen. Utilice en su lugar la función SUBTOTALES. Para obtener ayuda acerca de cómo utilizar esta función, vea el tema de la Ayuda SUBTOTALES.
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SUBTOTALES OBJETIVOS
Una vez finalizado este curso, sabrá realizar las siguientes tareas: 1. Crear subtotales simples partiendo de una tabla de datos 2. Seleccionar diferentes tipos de subtotales. 3. tener diferentes resultados de manera simultánea.
TEXTO DE CURSO
La creación rápida de subtotales ha sido una necesidad en este mundo de informes inmediatos, esta
herramienta viene a cubrir una necesidad de resultados rápidos no programados, basados en las
limitaciones propias del ayudante de subtotales encontradas en el menú datos de Excel opción subtotales.
Referencia Breve de acciones a tomar:
• Ordenar la base de datos, convenientemente en los campos (Encabezados de columnas) que
desean ser totalizados.
• Definir el campo a subtotalizar
• Verificar los resultados
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Este artículo es una adaptación del libro Microsoft Office Excel 2003, paso a paso de Curtis Frye. Visite Microsoft Learning para adquirir este libro.
PROCESO
Puede hacer que Excel calcule subtotales o totales de parte de los datos contenidos en hojas de cálculo.
Por ejemplo, en una hoja de cálculo que contenga datos sobre ventas correspondientes a tres categorías de
productos distintas, primero puede ordenar los productos por categoría y, a continuación, seleccionar todas
las celdas que contienen datos y abrir el cuadro de diálogo Subtotales (menú Datos, comando
Subtotales).
En el cuadro de diálogo Subtotales puede elegir la columna en la que desea basar los subtotales (como
por ejemplo para cada uno de los valores distintos de la columna Semana), el cálculo de resumen que
desea realizar y la columna o columnas que contienen los valores que deben resumirse. Por ejemplo (como
se muestra en la imagen anterior), podría calcular los subtotales de la cantidad de unidades vendidas en
cada categoría. Una vez definidos los subtotales, aparecen en la hoja de cálculo.
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Como muestra la imagen anterior, cuando se agregan subtotales a una hoja de cálculo, Excel también
define grupos tomando como base las filas usadas para calcular los subtotales. Las agrupaciones forman
un esquema de su hoja de cálculo según los criterios usados para crear los subtotales. Todas las filas que
contienen productos de mobiliario aparecen en un grupo, las filas que contienen herramientas en otro, etc.
La Sesión de esquema de la parte izquierda de la hoja de cálculo contiene controles que puede utilizar para
mostrar u ocultar grupos de filas.
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En la Sesión de esquema se pueden encontrar tres tipos de controles:
Botones Ocultar detalles Cuando las filas de un grupo están visibles, aparece un botón para
ocultar detalles junto a dicho grupo.
Botones Mostrar detalles Cuando se oculta un grupo de filas, el botón que aparece junto al
grupo cambia y se transforma en un botón para mostrar detalles . Al hacer clic en un botón Mostrar
detalles se restauran las filas de ese grupo y aparecen en la hoja de cálculo.
Botones Nivel Cada uno de los botones de nivel numerados representa un nivel de
organización dentro de una hoja de cálculo; al hacer clic en un botón de nivel se ocultan todos los
niveles de detalle situados debajo del botón en el que se hace clic.
La tabla siguiente identifica los tres niveles de organización del gráfico anterior.
Nivel Descripción
1 Total general
2 Subtotales de cada grupo
3 Filas de la hoja de cálculo
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En la hoja de cálculo presentada en la imagen anterior, al hacer clic en el botón de nivel 2 se ocultarían las
filas que contuvieran datos sobre las ventas de productos concretos, pero quedarían visibles en la hoja de
cálculo la fila del total general (nivel 1) y todas las filas que contienen los subtotales de cada producto (nivel
2).
Para mayor flexibilidad, puede agregar niveles de detalle al esquema creado por Excel, lo que le permitirá
ocultar detalles concretos de vez en cuando. Por ejemplo, puede que desee ocultar las ventas de vallas,
campanillas y estacas de bambú (que sabe vender bien) para ver el nivel de ventas de los demás productos
y compararlos entre sí.
Crear un nuevo grupo de esquema dentro de un grupo existente
1. Seleccione las filas que desea agrupar.
2. Elija el comando Agrupar y esquema del menú Datos y haga clic en Agrupar.
Excel creará un nuevo grupo en un nuevo nivel (nivel 4), como se puede ver en la imagen siguiente.
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Quitar un grupo 1. Seleccione las filas incluidas en un grupo.
2. Elija el comando Agrupar y esquema del menú Datos y haga clic en Desagrupar.
Sugerencia Si desea quitar todos los subtotales de una hoja de cálculo, haga clic en la opción Subtotales
del menú Datos y, después, en Quitar todos.
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Repasando… O R D E N A R L A B A S E D E D A T O S ,
Convenientemente en los campos (Encabezados de columnas) que desean ser totalizados.
Si quiere por ejemplo: tener subtotales de ventas en cada país, el ordenamiento será en primer
lugar para el campo país. No debe olvidar que preferiblemente deberá sombrear toda la tabla de
datos para impedir la perdida de datos
De no ordenar la información en la tabla, sucederá que el resultado de los subtotales podrá quedar
disperso, teniendo por ejemplo varios resultados de ventas a Portugal en vez de uno solo
consolidado.
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D E F I N I R E L C A M P O A S U B T O T A L I Z A R
• Una vez Ordenada la información Proceda a definir el campo a subtotalizar, el tipo de
operación de cálculo y el sitio donde quiere el resultado
V E R I F I Q U E L O S R E S U L T A D O S
El paso, después de aceptar los ajustes en el asistente de subtotales, es verificar los resultados en los 3 niveles de subtotales que aparecerán en el margen superior de la hoja de cálculo
País Vendedor Importe del pedido Fecha de pedido Id. de pedido
Total EE.UU. $894.996,49 Total Reino Unido $333.330,91 Total general $1.228.327,40
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Pruebe ahora crear un subtotal por vendedor… ¿Cuántas ventas ha realizado cada vendedor?
1. Ordenar la base de datos
País Vendedor Importe del pedido
Fecha de pedido Id. de pedido
Reino Unido Buchanan $440,00 16/07/2005 10248Reino Unido Buchanan $556,62 23/07/2005 10254Reino Unido Buchanan $642,20 09/08/2005 10269Reino Unido Buchanan $1.420,00 10/09/2005 10297Reino Unido Buchanan $516,00 18/10/2005 10320Reino Unido Buchanan $877,20 25/10/2005 10333Reino Unido Buchanan $3.471,68 26/11/2005 10359Reino Unido Buchanan $429,40 27/11/2005 10358Reino Unido Buchanan $9.210,90 09/12/2005 10372Reino Unido Buchanan $103,20 19/12/2005 10378Reino Unido Buchanan $716,72 02/01/2006 10397Reino Unido Buchanan $713,30 06/03/2006 10463
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2. Definir el campo a subtotalizar
3. Verifique los resultados
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OTRA FORMA DE OBTENER SUBTOTALES Corresponde a http://office.microsoft.com/es-hn/excel/FX100646963082.aspx
Devuelve un subtotal en una lista o base de datos. Generalmente es más fácil crear una lista con
subtotales utilizando el comando Subtotales del menú Datos . Una vez creada la lista de
subtotales, puede cambiarse modificando la fórmula SUBTOTALES.
Sintaxis
SUBTOTALES (núm_función;ref1, ref2, ...)
Núm_función es un número de 1 a 11 (incluye valores ocultos) o de 101 a 111 (pasa por alto
valores ocultos) que indica qué función debe utilizarse para calcular los subtotales dentro de una
lista.
Núm_función (incluye valores ocultos)
Núm_función (pasa por alto valores ocultos) Función
1 101 PROMEDIO
2 102 CONTAR
3 103 CONTARA
4 104 MAX
5 105 MIN
6 106 PRODUCTO
7 107 DESVEST
8 108 DESVESTP
9 109 SUMA
10 110 VAR
11 111 VARP
Ref1, Ref2, son de 1 a 29 rangos o referencias para los cuales desea calcular el subtotal.
Observaciones
Si hay otros subtotales dentro de ref1 (o subtotales anidados), estos subtotales
anidados se pasarán por alto para no repetir los cálculos.
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Para las constantes núm_función de 1 a 11, la función SUBTOTALES incluye los
valores de filas ocultos por el comando Ocultar en el submenú Fila del menú Formato .
Utilice estas constantes cuando desee calcular subtotales ocultos y números visibles
de una lista. Para las constantes núm_función de 101 a 111, la función SUBTOTALES
pasa por alto los valores de filas ocultos por el comando Ocultar en el submenú Fila
del menú Formato . Utilice estas constantes cuando sólo desee calcular subtotales de
números visibles de una lista.
La función SUBTOTALES pasa por alto las filas que no se hayan incluido en el
resultado de un filtro, independientemente del valor de núm_función que utilice.
La función SUBTOTALES está diseñada para columnas de datos o rangos verticales.
No está diseñada para filas de datos ni para rangos horizontales. Por ejemplo, cuando
desea calcular el subtotal de un rango horizontal mediante un núm_función de 101 o
superior, como SUBTOTALES(109,B2:G2), si oculta una columna no afecta al subtotal.
Sin embargo, si oculta una fila en un subtotal de un rango vertical, sí afectará al
subtotal.
Si alguna de las referencias es una referencia 3D, SUBTOTALES devolverá el valor
de error #¡VALOR!
Ejemplo
El ejemplo puede resultar más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.
¿Cómo?
1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco.
2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. No seleccione los
encabezados de fila o de columna.
Seleccionar un ejemplo de la Ayuda
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3. Presione CTRL+C.
4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.
5. Para alternar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los
resultados, presione CTRL+` (acento grave) o, en el menú Herramientas,
elija Auditoría de fórmulas y, a continuación, haga clic en Modo de
auditoría de fórmulas.
1
2
3
4
5
A
Datos
120
10
150
23
Fórmula Descripción (Resultado)
=SUBTOTAL(9;A2:A5) Subtotal de la columna anterior obtenido con la función SUMA (303)
=SUBTOTAL(1;A2:A5) Subtotal de la columna anterior obtenido con la función PROMEDIO (75,75)
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FILTROS AVANZADOS OBJETIVOS
Una vez finalizado este curso, sabrá realizar las siguientes tareas: 1. Reconocer la diferencia entre un filtro simple y uno avanzado 2. Utilizar el asistente para filtros avanzados. 3. Trabajar con nombres de rangos en sustitución de los rangos
TEXTO DE CURSO Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos:
Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples Filtro avanzado, para criterios más complejos
A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar. Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en gráficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo. El filtro avanzado permite adicionalmente extraer datos a una página u hoja diferente, permitiendo no tocar los datos originales y personalizar las búsquedas con mayor número de criterios. Dichas búsquedas se pueden enriquecer como los habréis visto en clase con nombre de rangos y macros, agilizando las búsquedas y dando un perfil automatizado al trabajo.
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PROCEDIMIENTOS
1. Inserte al menos tres filas vacías sobre el rango que puede utilizarse como rango de criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.). El rango de criterios debe tener rótulos de columna. Compruebe que existe al menos una fila vacía entre los valores de criterios y el rango.
Aspecto que podría tener Tipo Vendedor Ventas
Tipo Vendedor Ventas
Bebidas Suyama 5122
Carnes Davolio 450
Productos Buchanan 6328
Productos Davolio 6544
2. En las filas situadas bajo los rótulos de columna, escriba los criterios que desea buscar.
Varias condiciones en una sola columna Si incluye dos o más condiciones en una sola columna, escriba los criterios en filas independientes, una directamente bajo otra. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios presenta las filas que contienen "Davolio," "Buchanan" o "Suyama" en la columna Vendedor. Vendedor
Davolio
Buchanan
Suyama Una condición en dos o más columnas
Para buscar datos que cumplan una condición en dos o más columnas, introduzca todos los criterios en la misma fila del rango de criterios. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra todas las filas que contienen "Producto" en la columna Tipo, "Davolio" en la columna Vendedor y valores de ventas superiores a 1.000 $. Escriba Vendedor Ventas
Generar Davolio >1000 Una condición en una columna u otra
Para buscar datos que cumplan una condición de una columna o una condición de otra, introduzca los criterios en filas diferentes del rango. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra todas las filas que contienen "Producto" en la columna Tipo, "Davolio" en la columna Vendedor o valores de ventas superiores a 1.000 $. Escriba Vendedor Ventas
Generar
Davolio
>1000 Uno de dos conjuntos de condiciones para dos columnas
Para buscar filas que cumplan uno de dos conjuntos de condiciones, donde cada conjunto incluye condiciones para más de una columna, introduzca los criterios en filas independientes. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra las filas que contienen "Davolio" en la columna Vendedor y valores de ventas superiores a 3.000 $ y también muestra las filas del vendedor Buchanan con valores de ventas superiores a 1.500 $. Vendedor Ventas
Davolio >3000
Buchanan >1500 Más de dos conjuntos de condiciones para una columna
Para buscar filas que cumplan más de dos conjuntos de condiciones, incluya columnas múltiples con el mismo título. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra las ventas comprendidas entre 5.000 y 8.000 $ junto con aquellas inferiores a 500 $. Ventas Ventas
>5000 <8000
<500
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Condiciones creadas como resultado de una fórmula Puede utilizar como criterio un valor calculado que sea el resultado de una fórmula (fórmula: secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza siempre con el signo igual (=).). Si emplea una fórmula para crear un criterio, no utilice un rótulo de columna como rótulo de criterios; conserve este rótulo vacío o utilice uno distinto a un rótulo de columna del rango. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra filas que tienen un valor en la columna C mayor que el promedio de las celdas C7:C10.
=C7>PROMEDIO($C$7:$C$10) Notas
o La fórmula empleada para generar una condición debe utilizar una referencia relativa (referencia relativa: en una fórmula, dirección de una celda basada en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y la celda a la que se hace referencia. Si se copia la fórmula, la referencia se ajusta automáticamente. Una referencia relativa toma la forma A1.) para hacer referencia al rótulo de columna (por ejemplo, Ventas) o al campo correspondiente del primer registro. Todas las demás referencias de la fórmula deben ser referencias absolutas (referencia de celda absoluta: en una fórmula, dirección exacta de una celda, independientemente de la posición de la celda que contiene la fórmula. Una referencia de celda absoluta tiene la forma $A$1.) y el resultado de la fórmula debe ser VERDADERO o FALSO. En el ejemplo, "C7" hace referencia al campo (columna C) del primer registro (fila 7) del rango.
o Puede utilizar en la fórmula un rótulo de columna en lugar de una referencia relativa a una celda o un nombre de rango. Si Microsoft Excel presenta el error #¿NOMBRE? en la celda que contiene el criterio, no es necesario tenerlo en cuenta, ya que no afecta a la forma en que se filtra el rango.
o Cuando evalúa datos, Microsoft Excel no distingue entre caracteres en mayúscula y minúscula.
Se filtran todos los elementos que comiencen con ese texto. Por ejemplo, si escribe Rod como criterio, Microsoft Excel encuentra "Rodríguez", "Rodero" y "Rodal". Para buscar sólo el texto especificado, introduzca la siguiente fórmula, donde texto es el texto que desea encontrar. =''=texto'' Para buscar valores de texto que comparten algunos caracteres pero no otros, utilice un carácter comodín.
Caracteres comodín Los siguientes caracteres comodín pueden usarse como criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) de comparación para filtros, así como para buscar y reemplazar contenido.
Utilice Para buscar
? (signo de interrogación) Un único carácter Por ejemplo, Gr?cia buscará "Gracia" y "Grecia"
* (asterisco) Un número de caracteres Por ejemplo, *este buscará "Nordeste" y "Sudeste"
~ (tilde) seguida de ?, *, o ~
Un signo de interrogación, un asterisco o una tilde.Por ejemplo, fy91~? buscará "fy91?".
3. Haga clic en una celda del rango. 4. En el menú Datos, seleccione Filtro y haga clic en Filtro avanzado. 5. Para filtrar el rango ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga clic en Filtrar la lista sin moverla.
Para filtrarlo copiando las filas que cumplen los criterios a otra área de la hoja de cálculo, haga clic en Copiar a otro lugar, después en la casilla Copiar a y, por último, en la esquina superior izquierda del área donde desea pegar las filas.
6. En la casilla Rango de criterios introduzca su referencia, incluidos los rótulos de criterios.
Para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo Filtro avanzado mientras selecciona el rango de criterios, haga clic
en Contraer cuadro de diálogo .
7. Para cambiar la forma en que se filtran los datos, cambie los valores del rango de criterios y vuelva a aplicar el filtro a los datos.
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Repasando… El comando Filtro avanzado permite filtrar un rango en contexto, como el comando Autofiltro, pero no muestra listas
desplegables para las columnas. En lugar de ello, tiene que escribir los criterios (criterios: condiciones que se especifican
para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) según los cuales desea
filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre el rango. Un rango de criterios permite filtrar criterios
más complejos.
Convertir a nombres las referencias a celdas de las fórmulas
1. Siga uno de estos procedimientos: o Seleccione el rango de celdas que contenga las fórmulas en las que desee sustituir referencias por
nombres. o Seleccione una única celda para cambiar las referencias por nombres en todas las fórmulas de la hoja de
cálculo. 2. En el menú Insertar elija Nombre y, a continuación, haga clic en Aplicar. 3. En el cuadro Aplicar nombres, haga clic en uno o varios.
• Defina una base de datos y coloque el nombre de BDATOS al rango seleccionado
• Defina el área de criterios y coloque el nombre de CRITERIOS al rango seleccionado
• Defina el área de extracción y coloque el nombre de FINAL al rango seleccionado
BDATOS CRITERIOS
FINAL
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Seleccione el menú filtros, filtros avanzados, siguiendo las instrucciones recibidas en clase.
• Acción Copiar a otro lugar ( Para no afectar la tabla original) • Coloque los nombres de los rangos ( bdatos, criterios, final) o simplemente
seleccione los rangos equivalentes ( sombree para cada opción)
Ó
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Al decir aceptar si el rango donde van los datos es insuficiente para colocar los datos aparecerá un cuadro de diálogo indicando que será ampliado para verter la información, por lo que diremos si a l extracción.
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TABLA DINÁMICA, ORGANIZAR DATOS DE RECURSOS HUMANOS MEDIANTE INFORMES OBJETIVOS
Una vez finalizado este curso, sabrá realizar las siguientes tareas: 1. Utilizar el asistente de Tabla dinámica para elaborar tablas dinámicas
sencillas 2. Personalizar Tablas Dinámicas 3. Realizar simulaciones prácticas de tablas dinámicas
TEXTO DE CURSO Tomado de : http://office.microsoft.com/es-hn/excel/HA010773253082.aspx Los profesionales de recursos humanos realizan el seguimiento de grandes cantidades de información y, a menudo, tienen que compartirla con otras personas. Los informes de tabla dinámica Microsoft PivotTable® pueden organizar y mostrar los datos de forma que resulten claros y útiles sin importar la audiencia a la que se dirijan.
¿Resulta más útil un informe de tabla dinámica que una hoja de cálculo?
Las hojas de cálculo son perfectas para almacenar y analizar datos, pero en ellas no es siempre fácil darse cuenta
de las implicaciones de los datos a simple vista. los informes de tabla dinámica ordenan las distintas porciones
de información y permiten cambiarlas de lugar para ver cómo se relacionan entre ellas.
Por ejemplo, un jefe de contratación puede ver las solicitudes de empleo por entrevistador, ubicación y por
mes. Con esta información, el equipo de entrevistadores puede crear planes de contratación personalizados e
informes de progreso.
Sin duda, también podría hacer todo esto con una hoja de cálculo y fórmulas, pero a menudo resulta más
sencillo con un informe de tabla dinámica.
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Organizar los datos de contratación en un informe de tabla dinámica
Los pasos del procedimiento siguiente le dirigirán durante el proceso de organización de los
datos de contratación. Al final del procedimiento, verá los datos de varias formas incluyendo y
extrayendo para ello distintos conjuntos de datos del informe de tabla dinámica.
Preparar los datos
Comience por poner todos los datos en una hoja de cálculo de Microsoft Excel. Si no los tiene ya
en Excel, puede importarlos a partir de cualquier hoja de cálculo existente a una nueva hoja de
cálculo de Excel.
Hoja de cálculo de recursos humanos
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Crear un informe de tabla dinámica en blanco 1. En la hoja de cálculo de Excel, seleccione las columnas y filas que contengan los
datos con los que desee crear el informe de tabla dinámica.
2. En el menú Datos , haga clic en Informe de tablas y gráficos dinámicos para iniciar el
Asistente para tablas y gráficos dinámicos.
3. En el paso 1 del Asistente para tablas y gráficos dinámicos, en ¿Dónde están los datos
que desea analizar? , haga clic en Lista o base de datos de Microsoft Excel .
4. En ¿Qué tipo de informe desea crear? , haga clic en Tabla dinámica .
5. Haga clic en Siguiente .
6. Ahora podrá ver el rango de datos que seleccionó para usarlo en el informe de tabla
dinámica. En este ejemplo, el rango va de la columna A, fila 1 a la columna H, fila 21.
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7. Haga clic en Siguiente para continuar.
8. En el paso 3 del Asistente para tablas y gráficos dinámicos, en ¿Dónde desea situar el
informe de tabla dinámica? , haga clic en Hoja de cálculo nueva y, a continuación, haga clic
en Terminar .
Véalo así Una vez que haga clic en Terminar en el Asistente para tablas y gráficos dinámicos, se abrirá un
informe de tabla dinámica en blanco en una nueva hoja de cálculo en el libro de Excel. Ya está
listo para comenzar a organizar sus datos. Ahora puede mover los campos por la hoja para
categorizar y organizar los datos.
Lista de campos de tabla dinámica y diagrama en blanco
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Comience a crear su informe de tabla dinámica Arrastre el campo Entrevistador de la Lista de campos de tabla dinámica al área Coloque campos
de fila aquí del informe de tabla dinámica.
Como puede ver, el informe rellena automáticamente el área con los datos de la columna
Entrevistador de la hoja de cálculo.
Campo Entrevistador del informe de tabla dinámica
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Agregar el campo Req. puesto# al informe Arrastre el campo Req. puesto# de la Lista de campos de tabla dinámica al área Coloque datos
aquí del informe de tabla dinámica. El informe mostrará ahora un resumen de qué solicitudes de
trabajo pertenecen a qué entrevistador.
Campo Req. puesto# en el informe de tabla dinámica
Agregar el campo Nivel salarial al informe Arrastre el campo Nivel salarial de la Lista de campos de tabla dinámica a la misma área del
informe de tabla dinámica en que colocó el campo Req. puesto# .
Esta vez, el informe de tabla dinámica creará una columna Datos y desplazará los campos Req.
puesto# y Nivel salarial a esa columna para crear un resumen que muestra qué entrevistador
aplica qué nivel salarial para qué número de solicitud de empleo.
Campo Nivel salarial del informe de tabla dinámica
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Agregar el campo Ubicación al informe Arrastre el campo Ubicación de la Lista de campos de tabla dinámica a la misma área del informe
de tabla dinámica en que colocó los campos Req. puesto# y Nivel salarial .
Ahora el informe de tabla dinámica contiene otra columna, denominada Ubicación , y ha
rellenado automáticamente el área con los datos de ubicación original de la hoja de cálculo. En
esta tabla podrá ver el nivel salarial del que cada entrevistador es responsable, qué número de
solicitudes de empleo se le ha asignado a cada uno y en qué ubicación se está centrando cada
uno.
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Informe de tabla dinámica terminado
Perfeccionar el informe de tabla dinámica Ya está todo listo para intentar mover parte de los datos a otra parte. Por ejemplo, para ver la
fecha de inicio de cada solicitud de empleo, haga clic en el campo Ubicación y arrástrelo fuera de
la tabla. Haga clic en el campo Fecha inicial y arrástrelo a la columna Datos. Esto le permitirá ver
la fecha de inicio de cada solicitud de empleo junto con el nivel salarial de cada entrevistador. Nota No se preocupe acerca de los nombres de las distintas áreas del informe de tabla dinámica. Puede arrastrar cualquier elemento de la Lista de campos a cualquier parte del informe de tabla dinámica. Tan sólo se precisa un poco de práctica moviendo y arrastrando los campos para ver qué funciona mejor en su caso.
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Anexo - Introducción a las Macros Tomado de: http://www.cs.us.es/cursos/ai-2003/Lecciones/excel_10a.htm
Hemos añadido una pequeña introducción al asistente de grabador para macros, siendo que es una herramienta útil para automatizar algunos procesos contenidos en este curso, aunque no está considerado parte del contenido del curso, puede tomarse esta información útil para el mejor desarrollo de los ejercicios y continuar avanzado en el mundo de las herramientas de Excel.
Una macro es una combinación de instrucciones que pueden ser ejecutadas automáticamente con una simple pulsación de teclas. La palabra macro es una abreviatura de la palabra macroinstrucción que viene a ser lo mismo que hemos definido. En ocasiones, nos vemos en la necesidad de realizar una serie de tareas repetitivas de forma rutinaria. Podemos crear una macro que nos evite ese trabajo. Una macro en sí es un pequeño programa en código visual basic que se graba con un nombre y que podemos invocar en cualquier momento. También podemos asignar una combinación de teclas como Control+V para invocarla. La ejecución de una macro es muy rápida, aunque depende de la cantidad de instrucciones que deba realizar. Imaginemos que diariamente tenemos que arreglar una tabla de datos poniéndole colorines, formato, bordes, etc. para posteriormente imprimirla. La ilustración de la izquierda muestra la tabla normal, y la de la derecha arreglada a mano:
Para arreglar la tabla tendríamos que: 1. Seleccionarla 2. Abrir la paleta de bordes y colocar un borde exterior 3. Abrir la paleta de color de fondo y escoger un color 4. Abrir la paleta de color de texto y escoger un color 5. Pulsar un click en el botón del formato monetario 6. Pulsar un click en el botón del formato cursiva 7. Pulsar un click fuera de la tabla y extasiarnos con su belleza Estos han sido sólo 7 pasos. Imagina una tarea rutinaria de 200 pasos. Para ello, podemos crear una macro que nos realice el trabajo automáticamente. Evidentemente, los pasos de la macro han de ser los correctos, evitando abrir y cerrar menús y opciones innecesariamente, por lo que la macro tardaría más en ejecutarse.
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CREACIÓN DE UNA MACRO PASO A PASO
- Crea una tabla más o menos como en el ejemplo superior - Haz una copia de la tabla en otra hoja (para probar luego la macro) La copia la puedes hacer arrastrando la pestaña inferior con la tecla de control pulsada hacia su derecha, de forma que hacemos una copia de la Hoja1 tal y como se ve en la ilustración:
- Sitúate en la Hoja1
- Abre el menú Herramientas - Macro - Grabar nueva macro. Te aparecerá una ventana donde deberás escribir un nombre para la macro o aceptar el que te ofrece
Excel (Macro1)
- Acepta el cuadro de diálogo. Sale un pequeño botón con el que podemos finalizar la grabación o hacer una pausa en la macro.
IMPORTANTE: a partir de este momento, la macro comienza a grabar cualquier pulsación, selección, apertura de menús, click, etc. que realicemos, por lo que
debemos tener cuidado en hacer los pasos poco a poco. A continuación deberás realizar poco a poco los pasos comentados anteriormente.
1. Selecciona la tabla 2. Abre la paleta de bordes y colocar un borde exterior 3. Abre la paleta de color de fondo y escoger un color 4. Abre la paleta de color de texto y escoger un color 5. Pulsar un click en el botón del formato monetario 6. Pulsar un click en el botón del formato cursiva 7. Pulsar un click fuera de la tabla. - Pulsa en el botón Detener grabación
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IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS
Plantillas con bases de datos
Vínculos: Celdas, hojas, Libros, red
Importación de archivos Planos
Validación de formatos
Formatos Condicionales
Práctica: (Detección de necesidades de Adiestramiento,
Gestión de Desempeño)
SESIÓN
2 NEW HORIZONS MADRID
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SESIÓN 2: IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS
PLANTILLAS CON BASES DE DATOS
OBJETIVOS
1. Instalar el asistente de plantillas ( Asisplan.xlt) 2. Utilizar el asistente de plantillas 3. Realizar ejercicios basados en el asistente de plantillas
TEXTO DE CURSO El Asistente para plantillas con seguimiento de datos facilita ayuda para crear una plantilla que puede utilizarse para introducir datos en una base de datos vinculada a la plantilla. La base de datos puede ser un libro de Microsoft Excel, una base de datos de Microsoft Access, Microsoft FoxPro, dBASE o Paradox. Si se crea un nuevo libro basado en la plantilla, podrá guardarse la información introducida en el libro como un nuevo registro en la base de datos.
N º d e fa c tu ra
F A C T U R A
C lie n te V ario s
N om br e F ech aD ir ecc ión N º de p ed idoC iu dad E stad o C P R epr ese n tan teT e lé fo no F O B (fra nco a b o rdo )
C an tid ad P rec io u n it a rio T O T AL
S u b to ta l E n vío
M ed io d e p ag o S e lecc ione un o… Im pue sto s
C om enta rios T O T A L N o mb re
N º T . c r éd i toC adu c id ad
E sc riba la in fo r m ac ió n d e la o rg an iza c ión
D e scrip c ió n
E scriba e l m en sa je de d esp ed ida
S ó lo p a ra uso in te rn o
E scriba in fo r m a c ió n a d ic iona l
N º d e fa c tu ra
F A C T U R A
C lie n te V ario s
N om br e F ech aD ir ecc ión N º de p ed idoC iu dad E stad o C P R epr ese n tan teT e lé fo no F O B (fra nco a b o rdo )
C an tid ad P rec io u n it a rio T O T AL
S u b to ta l E n vío
M ed io d e p ag o S e lecc ione un o… Im pue sto s
C om enta rios T O T A L N o mb re
N º T . c r éd i toC adu c id ad
E sc riba la in fo r m ac ió n d e la o rg an iza c ión
D e scrip c ió n
E scriba e l m en sa je de d esp ed ida
S ó lo p a ra uso in te rn o
E scriba in fo r m a c ió n a d ic iona l
N º d e fa c tu ra
F A C T U R A
C lie n te V ario s
N om br e F ech aD ir ecc ión N º de p ed idoC iu dad E stad o C P R epr ese n tan teT e lé fo no F O B (fra nco a b o rdo )
C an tid ad P rec io u n it a rio T O T AL
S u b to ta l E n vío
M ed io d e p ag o S e lecc ione un o… Im pue sto s
C om enta rios T O T A L N o mb re
N º T . c r éd i toC adu c id ad
E sc riba la in fo r m ac ió n d e la o rg an iza c ión
D e scrip c ió n
E scriba e l m en sa je de d esp ed ida
S ó lo p a ra uso in te rn o
E scriba in fo r m a c ió n a d ic iona l
P re c io u n ita rio V e n d e d o r C iu d a d D es cu en to P rec io co n d e scu en to C an tid ad p o r u n id a d1 4 D a vo lio M a n ch e s te r 0 ,1 2 5 ,2 1 k g p a q .9 8 S u ya m a B ra n d e m b u rg o 0 9 8 0 3 2 - 1 kg p a q u e te s
3 4 8 P e a co c k B a rce lo n a 0 1 7 4 0 2 4 -2 0 0 g p a q u e te s4 2 4 L e v e rlin g S a n F ra n c isco 0 1 6 9 6 0 5 0 -3 0 0 g p a q u e te s1 8 6 B u ch a n a n B o s to n 0 1 6 7 4 4 0 -1 0 0 g p a q u e te s4 2 4 D o d sw o rth R ío d e Ja n e iro 0 1 4 8 4 0 5 0 -3 0 0 g p a q u e te s
7 7 D a vo lio M a n ch e s te r 0 7 7 0 1 2 - 1 2 o n z a s la ta s1 6 8 S u ya m a B ra n d e m b u rg o 0 ,5 1 2 6 0 3 2 - 8 o n za s b o te lla s1 6 8 P e a co c k B a rce lo n a 0 3 3 6 0 3 2 - 8 o n za s b o te lla s1 6 8 L e v e rlin g S a n F ra n c isco 0 1 0 0 8 2 4 -5 0 0 g p a q u e te s1 5 6 B u ch a n a n B o s to n 0 2 3 4 0 2 4 -2 5 0 g p a q u e te s
2 D o d sw o rth R ío d e Ja n e iro 0 5 0 5 0 0 g6 4 8 D a vo lio M a n ch e s te r 0 ,1 2 5 9 2 3 0 ca ja s d e re g a lo2 7 2 S u ya m a B ra n d e m b u rg o 0 ,5 5 4 4 0 1 5 - p o rc . 3 0 0 g
1 6 P e a co c k B a rce lo n a 0 6 4 0 2 4 -5 0 g p a q u e te s1 4 4 L e v e rlin g S a n F ra n c isco 0 6 0 4 8 7 5 0 cc p o r b o te l la
1 0 B u ch a n a n B o s to n 0 2 0 0 1 2 - 1 0 0 g p a q u e te s
Nº de factura
FACTURA
Cliente Varios
Nombre FechaDirección Nº de pedidoCiudad Estado CP RepresentanteTeléfono FOB (franco a bordo)
Cantidad Precio unitario TOTAL
Subtotal Envío
Medio de pago Seleccione uno… Impuestos
Comentarios TOTAL Nombre
Nº T. créditoCaducidad
Escriba la información de la organización
Descripción
Escriba el mensaje de despedida
Sólo para uso interno
Escriba información adicional
Archivo Original
Plantillas Base de datos, Resultado
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Procedimiento:
Asistente para plantillas – paso 1 de 5
Para crear la plantilla, primero abra un libro existente que esté organizado y tenga un formato que permita rellenar fácilmente los datos que desea que se introduzcan en la base de datos. Si ya se ha creado un formulario de plantilla y se desea utilizar el Asistente para plantillas para vincularla a una base de datos, haga clic en Cancelar en el cuadro de diálogo Asistente para plantillas. Haga clic en Nuevo en el menú Archivo para crear un nuevo libro en blanco basado en la plantilla. A continuación, reinicie el Asistente para plantillas haciendo clic en Asistente para plantillas en el menú Datos. El libro que se utilice para crear la plantilla no cambiará. Seleccione el nombre del libro del que desee crear una plantilla Todos los libros abiertos aparecen en la lista. Si aparece el libro que desea utilizar, haga clic en Cancelar, abra el libro que desee y reinicie el Asistente para plantillas. Escriba un nombre para la plantilla Escriba un nuevo nombre si desea que la plantilla y el libro tengan nombres diferentes. Microsoft Excel incluirá de forma automática la extensión .xlt. Como valor predeterminado, la plantilla se almacenará en la carpeta Plantillas de la carpeta Microsoft Office o Microsoft Excel. Para almacenar la plantilla en una subcarpeta de la carpeta Plantillas, incluya el nombre de la subcarpeta en la ruta de acceso. Asistente para plantillas - paso 2 de 5
En este paso, especifique la base de datos que desee vincular a la plantilla. Puede utilizar una base de datos nueva o una base de datos existente. Si utiliza una base de datos existente, las categorías de datos que desee copiar en la base de datos deberán corresponder a los campos de la base de datos existente. Seleccione el tipo de base de datos que desee crear mediante el Asistente Haga clic en el tipo de base de datos que desee utilizar. La base de datos puede ser un libro de Microsoft Excel, una base de datos de Microsoft Access, Microsoft FoxPro, dBASE o Paradox. Deberá estar instalado y registrado en el sistema el controlador ODBC correspondiente. Escriba la ubicación y el nombre de la base de datos Para empezar una nueva base de datos, escriba una ruta de acceso y un nombre de archivo. Para agregar información a una base de datos existente, haga clic en Examinar y, a continuación, localice el archivo de base de datos que desee utilizar. Nota Si utiliza el Asistente para plantillas para crear una nueva base de datos, ésta puede contener una sola tabla u hoja de cálculo. Para hacer un seguimiento de los datos de varias tablas u hojas, en primer lugar, utilice el programa correspondiente para crear la base de datos que contenga las tablas u hojas necesarias; ésta podrá contener 25 tablas como máximo. A continuación, utilice el Asistente para plantillas de Microsoft Excel para asignar las celdas del libro a los campos de la tabla u hoja correspondiente. Asistente para plantillas - paso 3 de 5 En este paso, identificará cada celda de la que desee copiar datos y asignará las celdas a los campos correspondientes de la base de datos en la que se copiarán los datos. El conjunto de datos guardados en cada libro basado en la plantilla creará un nuevo registro en la base de datos. Hoja o tabla Identifica la hoja o tabla en la base de datos en que se desea copiar los datos. Si va a crear una nueva base de datos, escriba un nuevo nombre de hoja o tabla. Si va a utilizar una base de datos existente con múltiples hojas o tablas, haga clic en el elemento que desee. Nº Identifica el campo, numerado de izquierda a derecha, en la base de datos en que van a copiarse los datos de las celdas seleccionadas. Celda Identifica cada celda que contenga datos que desee copiar en la base de datos. Para introducir una referencia de celda, haga clic en el cuadro Celda y, a continuación, haga clic en la celda de la hoja de cálculo. Debe introducir una referencia absoluta a una sola celda. Puede introducir referencias de celda de varias hojas de cálculo; sin embargo, si uno de los libros tiene más de una hoja de cálculo, deberá incluirse el nombre de la hoja; por ejemplo, 'Hoja 1'!$B$3.
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Nombre del campo Identifica el nombre del campo de la base de datos que está vinculado a cada celda seleccionada en la hoja de cálculo. Si va a crear una nueva base de datos y la celda especificada está por debajo o a la derecha de un rótulo de texto, haga clic en el cuadro Nombre del campo para escribir el rótulo como nombre de campo o, bien, escriba otro nombre. El nombre de campo deberá cumplir los requisitos para los nombres de campo de la base de datos seleccionada. Si ha seleccionado una base de datos existente, los nombres de campo de la base de datos aparecerán automáticamente; no pueden modificarse estos nombres. Asistente para plantillas - paso 4 de 5 En este paso, seleccione los libros existentes que contengan la información que desee copiar en la base de datos. Utilice Vista preliminar para asegurarse de que los valores de los libros se copiarán en los campos de base de datos correctos. Seleccionar Para agregar un libro al cuadro Archivos para convertir, haga clic en Seleccionar y localice el libro que desee. Si el libro activo que se utiliza para crear la plantilla contiene asimismo datos que desea incluir en la base de datos, selecciónelo también. Para seleccionar varios libros en el cuadro de diálogo Seleccionar archivos para convertir, mantenga presionada la tecla CONTROL y haga clic en cada libro. Para seleccionar una serie de archivos adyacentes, mantenga presionada la tecla MAYÚSCULAS y haga clic en el primer y último archivo de la serie. Eliminar Para quitar un libro del cuadro Archivos para convertir, elija el libro y haga clic en Eliminar. Vista preliminar Para asegurarse de que los datos de un libro se copiarán en los campos adecuados de la base de datos, haga clic en ese libro en el cuadro Archivos para convertir y, a continuación, haga clic en el botón Vista preliminar. Si los datos aparecen en los campos incorrectos, haga clic en Eliminar para quitar el archivo del cuadro Archivos para convertir. Área de vista preliminar Muestra los datos que copiará Microsoft Excel desde el libro seleccionado a los campos de la base de datos. Utilice la barra de desplazamiento para ver todos los campos. Tabla Identifica la hoja o tabla de la base de datos que contiene los campos vinculados a las celdas. Si va a utilizar una base de datos existente con varias hojas o tablas, haga clic en el elemento que desee. Es posible que tenga un número de libros que contengan datos similares a los del libro activo. Si las ubicaciones de las celdas con datos de estos libros son idénticas a las referencias de celda que especificó en el paso anterior, Microsoft Excel podrá recopilar los datos de los diferentes libros y agregarlos a la base de datos. Si las ubicaciones de las celdas no son idénticas, las celdas en blanco o los registros incorrectos podrán introducirse en la base de datos. Haga clic en la opción que desee y, a continuación, haga clic en Siguiente. Asistente para plantillas - paso 5 de 5 La nueva plantilla está lista para utilizarla. La plantilla se guardará en la carpeta Plantillas de la carpeta Microsoft Office o Microsoft Excel. Para crear un nuevo libro basado en la plantilla, elija Nuevo en el menú Archivo. Para cambiar la plantilla (por ejemplo, para copiar datos de celdas de otros libros en la base de datos o para modificar la ubicación de las celdas de datos), elija Abrir en el menú Archivo, abra la plantilla y, a continuación, haga clic en Asistente para plantillas en el menú Datos. Pueden modificarse los datos introducidos en un registro determinado de la base de datos, abriendo y modificando el libro asociado con el registro. Cuando se guarde el libro modificado, puede actualizarse el registro actual o guardar la información modificada como un nuevo registro, dejando intacto el registro existente. También puede modificarse directamente en la base de datos. Para eliminar un registro, deberá eliminarlo en el programa de base de datos; si se elimina el libro asociado con un registro, no se eliminará el registro. Agregar lista de distribución Para distribuir automáticamente un nuevo libro creado a partir de la plantilla a una serie de destinatarios seleccionados, haga clic en Agregar lista de distribución y, a continuación, seleccione el servicio de información que desee utilizar. El servicio que seleccione deberá ser compatible con Microsoft Exchange.
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EN RESUMEN Y PARA LOS EFECTOS DE NUESTRO CURSO…
En Resumen … ASISTENTE DE PLANTILLA Pasos para una combinación simple de datos con plantillas.
Inicie el asistente una vez construya la plantilla
Por defecto indicara que es una base de datos de Excel Defina la dirección de la base de datos
Indique cuáles son las celdas que contendrán la información Defina un nombre para los títulos en la base de datos (Campos)
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Omita combina con otras plantillas
Omita la distribución directa por sistema de correo
Ubique la plantilla, en el Menú Archivo. Nuevo, Plantillas “En Mi PC”
Llene la plantilla y verifique la inclusión de datos en la base de datos.
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ANEXO - Complementos o macros automáticas incluidos en Microsoft Excel Los programas de complementos o macros automáticas que aparecen en la lista de la siguiente tabla están instalados, como valor predeterminado, en la carpeta Library o en una de sus subcarpetas, en la carpeta Microsoft Excel. Si no puede localizar un complemento determinado en el disco duro o en una unidad de red, puede instalarlo. Una vez instalado, deberá utilizar el comando Complementos (menú Herramientas) para cargar el complemento en Microsoft Excel. Para obtener más información, haga clic en .
Notas
• No todos los componentes opcionales son complementos. Para ver una lista de los componentes que pueden instalarse con Microsoft Excel
• El Administrador de vistas, antes una macro automática, actualmente es el comando Vistas personalizadas en el menú Ver.
• En Microsoft Excel 97, puede utilizarse Microsoft Query sin que sea necesario instalar un complemento.
Complemento Descripción
AccessLinks Crea formularios e informes de Microsoft Access para utilizarlos con datos de Microsoft Excel e importa datos de Microsoft Excel en Microsoft Access. Para poder utilizar el complemento AccessLinks, deberá tener instalado Microsoft Access 97 en el sistema.
Herramientas para análisis Agrega funciones de análisis financiero, estadístico y técnico.
Autoguardar Guarda automáticamente los libros, en los intervalos de tiempo especificados.
Asistente para sumas condicionales Crea una fórmula que suma los datos de una lista si los datos cumplen los criterios que se especifiquen.
Asistente para convertir archivos Convierte un grupo de archivos a formato de libro de Microsoft Excel.
Asistente para consultas Crea una fórmula para consultar datos en una lista utilizando otro valor de la lista.
ODBC Utiliza funciones ODBC para conectar con fuentes de datos externas mediante controladores ODBC instalados.
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Administrador de informes Crea informes que contienen diferentes áreas de impresión en el libro, vistas personalizadas del libro y escenarios.
Asistente para el ayudante de Internet de Microsoft Excel.
Convierte los rangos de datos de la hoja de cálculo y los gráficos en archivos de páginas Web en lenguaje de marcas de hipertexto (HTML).
Solver Calcula soluciones para los escenarios Y si basándose en las celdas ajustables y en las celdas restringidas.
MS Query para MS Excel 5.0 Convierte los rangos de datos externos en formato de Microsoft Excel 97 a formato Microsoft Excel Versión 5.0/95; permite utilizar las macros creadas en Visual Basic para aplicaciones de las versiones anteriores de Microsoft Excel.
Herramientas de plantilla Proporciona las herramientas que utilizan las plantillas integradas en Microsoft Excel.
Asistente para plantillas con seguimiento de datos
Crea plantillas que registran entradas en una hoja de cálculo para efectuar seguimientos y análisis.
Actualizar vínculos Actualiza los vínculos con las funciones integradas de Microsoft Excel 97 que fueron macros automáticas en las versiones anteriores de Microsoft Excel.
Asistente para formularios Web Configura un formulario en un servidor Web de modo que los datos que se introduzcan en el formulario se agregarán a una base de datos.
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VÍNCULOS: Celdas, hojas, Libros, red OBJETIVOS
1. Combinar datos de varios libros
2. Crear distintas presentaciones de los datos
3. Simplificar modelos grandes y complejos
TEXTO DE CURSO
Un vínculo es una referencia a otro libro, que a veces se denomina referencia externa. También es posible
establecer un vínculo con otro programa. A veces los vínculos de este tipo se denominan referencias
remotas. Puesto que los datos de otro libro o programa pueden cambiar, dejando anticuados los datos del
primer libro, existen opciones para controlar la actualización de los vínculos.
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Establecer un vínculo con otro libro o programa
Dónde pueden utilizarse eficazmente los vínculos
La vinculación resulta especialmente útil cuando no conviene conservar grandes modelos de hoja de
cálculo en el mismo libro.
Combinar datos de varios libros Puede vincular libros de varios usuarios o departamentos
e integrar los datos pertinentes en un libro de resumen. De este modo, al cambiar los libros de origen,
no será necesario cambiar manualmente el libro de resumen.
Crear distintas presentaciones de los datos Pueden insertarse todos los datos en uno o
más libros de origen y, a continuación, crear un libro de informe que sólo contenga los vínculos a los
datos pertinentes.
Simplificar modelos grandes y complejos Al dividir un modelo complicado en una serie de
libros interdependientes, podrá trabajar en el modelo sin necesidad de abrir todas las hojas
relacionadas con él. Los libros de menor tamaño son más fáciles de modificar, no necesitan mucha
memoria y se pueden abrir, guardar y calcular con más rapidez.
El aspecto de un vínculo a otro libro
Las fórmulas con vínculos a otros libros se muestran de dos maneras, que dependen de que el libro de
origen, el que proporciona datos a la fórmula , se encuentre abierto o cerrado.
Cuando el libro de origen está abierto, el vínculo incluye el nombre del libro entre corchetes, seguido del
nombre de la hoja de cálculo, un signo de exclamación (!) y las celdas de las que depende la fórmula. Por
ejemplo, la siguiente fórmula suma las celdas C10:C25 del libro Presupuesto.xls.
Vínculo
=SUMAR([Presupuesto.xls]Anual!C10:C25)
Si el libro de origen está cerrado, el vínculo incluye toda la ruta de acceso.
Vínculo
=SUMAR('C:\Informes\[Presupuesto.xls]Anual'!C10:C25)
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Nota Si el nombre de la otra hoja de cálculo o del otro libro contiene caracteres no alfabéticos, se deberá
poner el nombre (o la ruta de acceso) entre comillas sencillas.
Las fórmulas vinculadas con un nombre (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una
celda, rango de celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles de entender, como Productos,
para referirse a rangos difíciles de entender, como Ventas!C20:C30.) definido en otro libro utilizan el nombre
del libro seguido de un signo de exclamación (!) y el nombre. Por ejemplo, la siguiente fórmula suma las
celdas del rango Ventas del libro Presupuesto.xls.
Vínculo
=SUMAR(Presupuesto!Ventas)
La diferencia entre vincular e incrustar otros programas en Excel
Cuando se copia información entre Microsoft Excel u otro programa que admita la vinculación e incrustación
de objetos (OLE) (OLE: tecnología de integración de programas que se puede utilizar para compartir
información entre programas. Todos los programas de Office admiten OLE, de manera que es posible
compartir información a través de objetos vinculados e incrustados.), por ejemplo, Microsoft Word, puede
copiarse la información como un objeto vinculado (objeto vinculado: objeto que se crea en un archivo de
origen y se inserta en un archivo de destino, manteniendo una conexión entre los dos archivos. El objeto
vinculado se actualizará en el archivo de destino cuando se actualice el archivo de origen) o como un objeto
incrustado (objeto incrustado: información (objeto) contenida en un archivo de origen e insertada en un
archivo de destino. Una vez incrustado, el objeto pasa a ser parte del archivo de destino. Los cambios
realizados en el objeto incrustado se reflejan en el archivo de destino.).
Objeto incrustado: ninguna conexión con el archivo de origen.
Objeto vinculado: vinculado al archivo de origen.
Archivo de origen: actualiza el objeto vinculado.
Cuándo utilizar objetos vinculados Si desea que la información del archivo de destino (archivo de
destino: archivo donde se inserta un objeto vinculado o incrustado. El archivo de origen contiene la
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información que se utiliza para crear el objeto. Cuando se cambia la información de un archivo de destino,
no se actualiza en el archivo de origen.) se actualice cuando se modifican los datos del archivo de
origen (archivo de origen: el archivo que contiene información que se ha utilizado para crear un objeto
vinculado o incrustado. Cuando se actualiza la información en el archivo de origen, también es posible
actualizar el objeto vinculado en el archivo de destino.), emplee objetos vinculados.
En un objeto vinculado, la información original permanecerá almacenada en el archivo de origen. El archivo
de destino mostrará una representación de la información vinculada pero se almacenará únicamente la
ubicación de los datos originales (y el tamaño, si se trata de un objeto gráfico de Excel). El archivo de origen
debe estar disponible en el equipo o en la red para que se mantenga el vínculo con los datos originales.
Si se cambian los datos originales, la información vinculada se actualizará automáticamente. Por ejemplo, si
se selecciona un rango de celdas en un libro de Excel y, a continuación, se pega como un objeto vinculado
en un documento Word, cuando se realicen cambios en el libro, la información se actualizará en Word.
Cuándo utilizar objetos incrustados Si no desea actualizar los datos copiados cuando cambien en el
archivo de origen, utilice un objeto incrustado. La versión del origen está completamente incrustada en el
libro.
Si el archivo se abre en otro equipo, podrá ver el objeto incrustado sin obtener acceso a los datos
originales. Como el objeto incrustado no tiene vínculos con el archivo de origen, si se cambian los datos
originales, el archivo de destino no cambiará. Si desea modificar un objeto incrustado, haga doble clic en el
objeto para abrirlo y modificarlo en el programa de origen. Éste (o cualquier otro programa capaz de
modificar el objeto) deberá estar instalado en el equipo. Si se copia información como un objeto incrustado,
el archivo de destino necesitará más espacio en el disco que si se vincula la información.
Controlar cómo se actualizan los vínculos
Un objeto vinculado (objeto vinculado: objeto que se crea en un archivo de origen y se inserta en un archivo
de destino, manteniendo una conexión entre los dos archivos. El objeto vinculado se actualizará en el
archivo de destino cuando se actualice el archivo de origen) se actualiza automáticamente cada vez que se
abre el archivo de destino (archivo de destino: archivo donde se inserta un objeto vinculado o incrustado. El
archivo de origen contiene la información que se utiliza para crear el objeto. Cuando se cambia la
información de un archivo de destino, no se actualiza en el archivo de origen.) o cada vez que cambia el
archivo de origen (archivo de origen: el archivo que contiene información que se ha utilizado para crear un
objeto vinculado o incrustado. Cuando se actualiza la información en el archivo de origen, también es
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posible actualizar el objeto vinculado en el archivo de destino.) mientras se abre el archivo de destino. Al
abrir el libro, aparece un mensaje de inicio preguntando si desea actualizar los vínculos. Éste es el método
principal para actualizar los vínculos, aunque también es posible hacerlo de forma manual. También puede
controlar la respuesta al mensaje o si éste debe aparecer o no.
Si utiliza una fórmula para vincular datos de otros programas, estos datos se actualizan automáticamente
en Microsoft Excel cada vez que se cambian en el otro programa.
Vínculos que utilizan el intercambio dinámico de datos (DDE)
Seguridad La tecnología de intercambio dinámico de datos (DDE) está obsoleta y ha dejado de ser
segura. Siempre que sea posible, procure utilizar una alternativa más segura a la DDE, como la vinculación
e incrustación de objetos (OLE).
También es posible crear un vínculo mediante el intercambio dinámico de datos (DDE) (DDE (Intercambio
dinámico de datos): protocolo establecido para intercambiar datos entre programas basados en Microsoft
Windows.) si lo admite el programa con el que establece el vínculo. Para determinar si el programa permite
el intercambio dinámico de datos o para conocer el nombre del DDE y la información sobre este tema del
programa, póngase en contacto con el proveedor del programa. Para obtener más información sobre el
DDE, consulte Kit de recursos de Office 2003 de Microsoft.
Cómo obtener Kit de recursos de Office 2003 de Microsoft
Kit de recursos de Office 2003 es la guía definitiva de instalación, configuración y servicio de soporte de
Microsoft Office para su organización. Diseñada para administradores de sistemas, consultores y usuarios
avanzados, esta guía ofrece una cobertura completa si está utilizando Microsoft Office en Windows o
Macintosh.
Puede adquirir Kit de recursos de Office 2003 en cualquier lugar en el que se vendan libros especializados
para PC o directamente de Microsoft Press, o en línea en el sitio Web de Kit de recursos de Office 2003.
Si desea buscar el lugar más cercano para adquirir productos de Microsoft Press, visite el sitio Web de
Microsoft Press.
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Comprobar el estado de los vínculos y arreglarlos 1. En el menú Edición, haga clic en Vínculos.
Si el comando Vínculos no está disponible, el libro no contiene ninguna información vinculada.
2. Haga clic en Comprobar estado para actualizar el estado de todos los vínculos de la lista. Esta
operación puede tardar si existen muchos vínculos o si el libro de origen de los vínculos está en una
ubicación de red y la red es lenta.
3. Compruebe el estado en la columna Estado, seleccione el vínculo y, a continuación, lleve a
cabo la acción conveniente.
Aceptar No es necesario llevar a cabo ninguna acción, el vínculo funciona y está actualizado.
Desconocido Haga clic en Comprobar estado para actualizar el estado de todos los vínculos de la
lista.
No aplicable El vínculo utiliza vinculación e incrustación de objetos (OLE) (OLE: tecnología de
integración de programas que se puede utilizar para compartir información entre programas. Todos
los programas de Office admiten OLE, de manera que es posible compartir información a través de
objetos vinculados e incrustados.) o intercambio dinámico de datos (DDE) (DDE (Intercambio
dinámico de datos): protocolo establecido para intercambiar datos entre programas basados en
Microsoft Windows.). Microsoft Excel no puede comprobar el estado de este tipo de vínculos.
Error: no se ha encontrado el origen Haga clic en Cambiar origen y seleccione otro libro.
Error: no se ha encontrado la hoja de cálculo Haga clic en Cambiar origen y seleccione otra
hoja de cálculo. Es posible que se haya movido o cambiado el nombre del origen.
Advertencia: valores no actualizados Haga clic en Actualizar valores. El vínculo no estaba
actualizado cuando se abrió el libro.
Advertencia Haga clic en Abrir origen y calcule el libro presionando F9. El libro puede estar
configurado en cálculo manual. Para establecer el libro en cálculo automático, en el menú
Herramientas haga clic en Opciones, elija la ficha Calcular y, finalmente, haga clic en Automático.
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Advertencia No se pueden resolver algunos nombres (nombre: palabra o cadena de caracteres que
representa una celda, rango de celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles de
entender, como Productos, para referirse a rangos difíciles de entender, como Ventas!C20:C30.)
hasta que se abre el libro de origen (archivo de origen: el archivo que contiene información que se ha
utilizado para crear un objeto vinculado o incrustado. Cuando se actualiza la información en el archivo
de origen, también es posible actualizar el objeto vinculado en el archivo de destino.). Haga clic en
Abrir origen, vuelva al libro de destino (archivo de destino: archivo donde se inserta un objeto
vinculado o incrustado. El archivo de origen contiene la información que se utiliza para crear el objeto.
Cuando se cambia la información de un archivo de destino, no se actualiza en el archivo de origen.) y
haga clic en Comprobar estado. Si este procedimiento no resuelve el problema, asegúrese de que el
nombre no falta ni está mal escrito. Pase al libro de origen, elija Nombre en el menú Insertar y, a
continuación, haga clic en Definir y busque el nombre.
Advertencia Haga clic en Abrir origen. El vínculo no se puede actualizar hasta que se abra el
origen.
El origen está abierto El origen se encuentra abierto. No es necesario llevar a cabo ninguna
acción, excepto si se producen errores en la hoja de cálculo.
Valores actualizados desde nombre de archivo No es necesario llevar a cabo ninguna acción, los
valores han sido actualizados.
Advertencia Excel no puede determinar el estado del vínculo. Es posible que el origen no contenga
hojas de cálculo o que se guardara en un formato de archivo no admitido. Haga clic en Actualizar
valores.
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Crear un vínculo a otra celda, libro o programa
Crear un vínculo entre celdas de la misma hoja de cálculo o del mismo libro
1. Haga clic en la celda que contiene los datos a los que desee vincular y, a continuación, haga
clic en Copiar en la barra de herramientas (barra de herramientas: barra con botones y opciones
que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de herramientas, haga clic en
Personalizar en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en la ficha Barras de
herramientas.) Estándar.
2. Haga clic en la celda desde la que desee vincular y, a continuación, haga clic en Pegar .
3. Haga clic en Opciones de pegado y después en Vincular celdas.
Crear un vínculo entre celdas de libros diferentes
1. Abra el libro que vaya a contener el vínculo (denominado el libro de destino (archivo de destino:
archivo donde se inserta un objeto vinculado o incrustado. El archivo de origen contiene la
información que se utiliza para crear el objeto. Cuando se cambia la información de un archivo de
destino, no se actualiza en el archivo de origen.)) y el libro que contenga los datos con los que desee
establecer el vínculo (denominado el libro de origen (archivo de origen: el archivo que contiene
información que se ha utilizado para crear un objeto vinculado o incrustado. Cuando se actualiza la
información en el archivo de origen, también es posible actualizar el objeto vinculado en el archivo de
destino.)).
2. En el libro de destino, haga clic en Guardar .
3. Seleccione la celda o las celdas desde las cuales desee establecer el vínculo.
4. Si crea una nueva fórmula, escriba un signo igual (=).
Si introduce el vínculo en otro lugar de la fórmula, escriba el operador (operador: signo o símbolo que
especifica el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una expresión. Hay operadores
matemáticos, comparativos, lógicos y referenciales.) o función que debe preceder al vínculo.
5. En el menú Ventana, haga clic en el nombre del libro de origen y, a continuación, en la hoja de
cálculo que contenga las celdas con las que desee establecer el vínculo.
6. Seleccione las celdas que desee vincular.
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7. Complete la fórmula. Una vez introducida la fórmula, presione ENTRAR.
Vincular o incrustar contenido de otros programas utilizando OLE (vínculo e incrustación de objetos)
OLE (vínculo e incrustación de objetos) es compatible con numerosos programas y permite que el
contenido creado en un programa esté disponible en otro. Por ejemplo, es posible insertar un documento de
Microsoft Word en Microsoft Excel. Para ver los tipos de contenidos que puede insertar, haga clic en Objeto
en el menú Insertar. En el cuadro Tipo de objeto, solamente aparecerán los programas que estén
instalados en el equipo y que admitan objetos OLE (OLE: tecnología de integración de programas que se
puede utilizar para compartir información entre programas. Todos los programas de Office admiten OLE, de
manera que es posible compartir información a través de objetos vinculados e incrustados.).
Las principales diferencias entre los objetos vinculados y los objetos incrustados son la ubicación donde se
almacenan los datos y cómo se actualiza el objeto una vez colocado en el archivo de destino (archivo de
destino: archivo donde se inserta un objeto vinculado o incrustado. El archivo de origen contiene la
información que se utiliza para crear el objeto. Cuando se cambia la información de un archivo de destino,
no se actualiza en el archivo de origen.).
Los objetos incrustados se almacenan en el libro donde se insertan y no se actualizan. Los objetos
vinculados siguen siendo archivos independientes y deben actualizarse.
Objetos vinculados e incrustados en un documento
Crear un vínculo con un documento existente
1. Haga clic en la hoja de cálculo donde desee colocar el objeto vinculado (objeto vinculado:
objeto que se crea en un archivo de origen y se inserta en un archivo de destino,
manteniendo una conexión entre los dos archivos. El objeto vinculado se actualizará en el
archivo de destino cuando se actualice el archivo de origen).
2. En el menú Insertar, haga clic en Objeto.
3. Haga clic en la ficha Crear de un archivo.
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4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo o haga clic en Examinar
para seleccionarlo en una lista.
5. Active la casilla de verificación Vincular.
6. Para mostrar el contenido, desactive la casilla de verificación Mostrar como icono.
Si desea mostrarlo como un icono, active la casilla de verificación Mostrar como icono.
Nota No es posible utilizar el comando Objeto del menú Insertar para insertar gráficos y algunos tipos de
archivos. Para insertar un gráfico, elija Imagen en el menú Insertar y, a continuación, haga clic en Desde
archivo.
Incrustar un documento
1. Haga clic en la hoja de cálculo donde desee colocar el objeto incrustado (objeto
incrustado: información (objeto) contenida en un archivo de origen e insertada en un
archivo de destino. Una vez incrustado, el objeto pasa a ser parte del archivo de destino.
Los cambios realizados en el objeto incrustado se reflejan en el archivo de destino.).
2. En el menú Insertar, haga clic en Objeto.
3. Si el documento no existe ya, haga clic en la ficha Crear nuevo. En el cuadro Tipo de
objeto, haga clic en el tipo de objeto que desee crear.
Si el documento ya existe, haga clic en la ficha Crear de un archivo. En el cuadro
Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo o haga clic en Examinar para
seleccionarlo en una lista.
4. Desactive la casilla de verificación Vincular a archivo.
5. Para mostrar el contenido, desactive la casilla de verificación Mostrar como icono.
Para mostrarlo como un icono, active la casilla de verificación Mostrar como icono.
Insertar parte de un documento existente como un objeto vinculado o incrustado
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1. Desde un programa que no sea Microsoft Office, seleccione la información que desee
copiar como un objeto vinculado (objeto vinculado: objeto que se crea en un archivo de
origen y se inserta en un archivo de destino, manteniendo una conexión entre los dos
archivos. El objeto vinculado se actualizará en el archivo de destino cuando se actualice
el archivo de origen) o un objeto incrustado (objeto incrustado: información (objeto)
contenida en un archivo de origen e insertada en un archivo de destino. Una vez
incrustado, el objeto pasa a ser parte del archivo de destino. Los cambios realizados en el
objeto incrustado se reflejan en el archivo de destino.).
2. Haga clic en Copiar .
3. Cambie a la hoja de cálculo en que desee colocar la información y, a continuación, haga
clic en el lugar donde desee que aparezca la información.
4. En el menú Edición, haga clic en Pegado especial.
5. Para pegar la información como un objeto vinculado, haga clic en Pegar vínculo.
Para pegar la información como un objeto incrustado, haga clic en Pegar. En el cuadro
Como, haga clic en la entrada que incluya la palabra "objeto" en su nombre. Por ejemplo,
si ha copiado la información de un documento de Microsoft Word, haga clic en Objeto de
documento de Microsoft Word.
Nota Pueden pegarse las celdas de una hoja de cálculo o un gráfico como un objeto vinculado o como un
objeto incrustado en un libro de Microsoft Excel. Sin embargo, puede utilizarse el comando Copiar imagen
(presione la tecla Mayús y haga clic en el menú Edición) para crear un vínculo con las celdas de esta u otra
Crear una referencia entre celdas de la misma hoja de cálculo o de hojas distintas
Las siguientes fórmulas contienen referencias relativas (referencia relativa: en una fórmula, dirección de una
celda basada en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y la celda a la que se hace
referencia. Si se copia la fórmula, la referencia se ajusta automáticamente. Una referencia relativa toma la
forma A1.) y nombres (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango de celdas,
fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles de entender, como Productos, para referirse a rangos
difíciles de entender, como Ventas!C20:C30.) de otras celdas. La celda que contiene la fórmula se
denomina celda dependiente cuando su valor depende de los valores de otras celdas. Por ejemplo, la celda
B2 es una celda dependiente si contiene la fórmula =C2.
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Fórmula de ejemplo Acción
=C2 Utiliza el valor de la celda C2
=Hoja2!B2 Utiliza el valor de la celda B2 de Hoja2
=Activo-Pasivo Resta la celda Pasivo de la celda Activo
1. Haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula.
2. En la barra de fórmulas (barra de fórmulas: barra de la parte superior de la ventana de Excel
que se utiliza para escribir o editar valores o fórmulas en celdas o gráficos. Muestra la fórmula o el
valor constante almacenado en la celda activa.) , escriba = (signo igual).
3. Siga uno de estos procedimientos:
Para crear una referencia, seleccione una celda, un rango de celdas, una ubicación
de otra hoja de cálculo o una ubicación de otro libro. Puede arrastrar el borde de la selección de
celdas para mover la selección, o bien arrastrar la esquina del borde para ampliar la selección.
Para crear una referencia a un rango con nombre, presione F3, seleccione el
nombre en el cuadro Pegar nombre y haga clic en Aceptar.
4. Presione ENTRAR.
Establecer un vínculo con un nombre de otro libro
Puede crear nombres (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango de celdas,
fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles de entender, como Productos, para referirse a rangos
difíciles de entender, como Ventas!C20:C30.) descriptivos para representar una celda o un rango de celdas
en otro libro.
Establecer un vínculo con un nombre definido en otro libro
1. Abra el libro que vaya a contener el vínculo (denominado el libro de destino (archivo de
destino: archivo donde se inserta un objeto vinculado o incrustado. El archivo de origen
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contiene la información que se utiliza para crear el objeto. Cuando se cambia la
información de un archivo de destino, no se actualiza en el archivo de origen.)) y el libro
que contenga los datos con los que desee establecer el vínculo (denominado el libro de
origen (archivo de origen: el archivo que contiene información que se ha utilizado para
crear un objeto vinculado o incrustado. Cuando se actualiza la información en el archivo
de origen, también es posible actualizar el objeto vinculado en el archivo de destino.)).
2. En el libro de destino, haga clic en Guardar .
3. Seleccione la celda o las celdas desde las cuales desee establecer el vínculo. Si crea una
nueva fórmula, escriba un signo igual (=).
Si introduce el vínculo en otro lugar de la fórmula, escriba el operador o función que debe
preceder al vínculo.
4. En el menú Ventana, haga clic en el nombre del libro de origen y, a continuación, en la
hoja de cálculo que contenga las celdas con las que desee establecer el vínculo.
5. Presione F3 y seleccione el nombre con el que desee establecer el vínculo.
Definir un nombre que haga referencia a las celdas de otro libro
1. Abra el libro que vaya a contener el vínculo (denominado el libro de destino (archivo de
destino: archivo donde se inserta un objeto vinculado o incrustado. El archivo de origen
contiene la información que se utiliza para crear el objeto. Cuando se cambia la
información de un archivo de destino, no se actualiza en el archivo de origen.)) y el libro
que contenga los datos con los que desee establecer el vínculo (denominado el libro de
origen (archivo de origen: el archivo que contiene información que se ha utilizado para
crear un objeto vinculado o incrustado. Cuando se actualiza la información en el archivo
de origen, también es posible actualizar el objeto vinculado en el archivo de destino.)).
2. En el libro de destino, elija Nombre en el menú Insertar y, a continuación, haga clic en
Definir.
3. En el cuadro Nombres en el libro, escriba el nombre del vínculo.
4. Borre el contenido del cuadro Se refiere a y mantenga el cursor dentro del cuadro.
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Si el nombre es una fórmula, escríbala y sitúe el cursor en la posición donde desee
colocar el vínculo. Por ejemplo, escriba =SUMA() y sitúe el cursor entre los paréntesis.
5. En el menú Ventana, haga clic en el nombre del libro de origen y, a continuación, en la
hoja de cálculo que contenga las celdas con las que desee establecer el vínculo.
6. Seleccione la celda o el rango de celdas con las que desee establecer el vínculo.
7. En el cuadro de diálogo Definir nombre, haga clic en Agregar.
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Solución de problemas de vínculos a otras celdas, libros o programas
En el cuadro de diálogo Editar vínculos, no se muestran todos los vínculos del libro.
El cuadro de diálogo Editar vínculos (menú Edición, comando Vínculos) no muestra los vínculos creados
en:
Consultas Web que contienen parámetros
Nombres definidos no utilizados en una fórmula
Para administrar estos tipos de vínculos, deberá editarlos individualmente.
No se puede actualizar vínculos en una hoja de Microsoft Excel
Para asegurarse de que los vínculos automáticos con los datos de otros programas se actualizan, elija
Opciones en el menú Herramientas, haga clic en la ficha Calcular y asegúrese de que la casilla de
verificación Actualizar referencias remotas está activada. Si está desactivada, la opción Automática en el
cuadro de diálogo Vínculos (menú Edición) estará atenuada para los orígenes datos de otros programas,
como un documento de Microsoft Word o una base de datos de Microsoft Access.
Al hacer doble clic en un objeto vinculado o incrustado aparece el mensaje de error "No se puede
modificar"
Este mensaje aparecerá cuando el archivo de origen (archivo de origen: el archivo que contiene información
que se ha utilizado para crear un objeto vinculado o incrustado. Cuando se actualiza la información en el
archivo de origen, también es posible actualizar el objeto vinculado en el archivo de destino.) o el programa
de origen (programa de origen: programa utilizado para crear un objeto vinculado o un objeto incrustado.
Para modificar el objeto, debe tener instalado el programa de origen en su equipo.) no puedan abrirse.
Asegúrese de que el programa de origen está disponible Si el programa de origen no está instalado
en el equipo, convierta el objeto al formato de archivo del programa que haya instalado.
Asegúrese de que la memoria es la adecuada Compruebe que tiene suficiente memoria para ejecutar
el programa de origen. Si es necesario, cierre otros programas para liberar memoria.
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Cierre todos los cuadros de diálogo Si se está ejecutando el programa de origen, compruebe que no
está abierto ningún cuadro de diálogo. Pase al programa de origen y cierre los cuadros de diálogo que
estén abiertos.
Cierre el archivo de origen Si el archivo de origen es un objeto vinculado, asegúrese de que ningún otro
usuario lo tenga abierto.
Asegúrese de que no ha cambiado el nombre del archivo de origen Si el archivo de origen que
desea modificar es un objeto vinculado, asegúrese de que tiene el mismo nombre que tenía cuando se creó
el vínculo y que no se ha movido. Seleccione el objeto vinculado y haga clic en el comando Vínculos en el
menú Edición para ver el archivo de origen. Si el archivo de origen ha cambiado de nombre o se ha
movido, utilice el botón Cambiar origen en el cuadro de diálogo Vínculos para localizar el archivo de
origen y volver a conectar el vínculo.
No se puede abrir un objeto de Excel con otro programa
1. En Excel, elija Opciones en el menú Herramientas y, posteriormente, haga clic en la ficha
General.
2. Desactive la casilla de verificación Pasar por alto otras aplicaciones.
Si está activada, Excel pasará por alto las peticiones de programas que se vinculan a los datos de
Excel por medio de DDE (DDE (Intercambio dinámico de datos): protocolo establecido para
intercambiar datos entre programas basados en Microsoft Windows.) en vez de OLE (OLE: tecnología
de integración de programas que se puede utilizar para compartir información entre programas.
Todos los programas de Office admiten OLE, de manera que es posible compartir información a
través de objetos vinculados e incrustados.).
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Haga trabajar a sus hojas de cálculo
Ahorre tiempo cuando trabaje en Excel.
Ahorre tiempo. Aproveche las formas en las que Excel facilita el trabajo con hojas de cálculo muy grandes y también con las más pequeñas. Copie las hojas de cálculo en lugar de volver a crear manualmente los mismos datos en otra hoja de cálculo. Cree varias hojas de cálculo a la vez con datos comunes cuando sabe que va a necesitar las mismas hojas de cálculo cada semana o cada mes. Filtre los datos mediante las flechas de Autofiltro de modo que vea únicamente la información que necesite. Obtenga información sobre cómo imprimir sólo un área determinada de una hoja de cálculo e imprimir varias hojas de cálculo a la vez.
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Copiar y mover hojas de cálculo
Puede copiar una hoja de cálculo presionando CTRL y arrastrando su etiqueta.
Puede mover una hoja de cálculo arrastrando su etiqueta.
Es posible que tenga datos en una hoja de cálculo que desee copiar a otra hoja de cálculo vacía. Una forma sencilla de hacerlo es hacer clic en la etiqueta de la hoja que desea copiar, presionar la tecla CTRL y arrastrar la hoja seleccionada a lo largo de la fila de etiquetas. Cuando arrastre, verá un pequeño símbolo de hoja de cálculo con un signo más (+) sobre él, que indica que está copiando una hoja de cálculo, al que le sigue una pequeña flecha apuntando hacia abajo.
Cuando llegue a la ubicación donde desea agregar la hoja de cálculo copiada, lo que se indica mediante la flecha apuntando hacia abajo, suelte el botón del mouse (ratón) y, después, deje de presionar la tecla CTRL.
Hay otra forma de copiar una hoja de cálculo: haga clic con el botón secundario del mouse en la etiqueta de la hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en Mover o
copiar en el menú contextual. Este método contiene un paso adicional, que verá en la práctica al final de la lección.
También es posible que necesite mover una hoja de cálculo para cambiar el orden en que ha organizado un conjunto de hojas de cálculo, o para cambiar el orden de una hoja de cálculo que acaba de insertar.
Para mover una hoja de cálculo, puede arrastrar la hoja seleccionada a lo largo de la fila de etiquetas. Haga clic en la etiqueta que desea mover. Cuando presione el botón del mouse, verá un pequeño símbolo de hoja de cálculo (esta vez sin el signo más (+)). Arrastre la etiqueta a una nueva posición, y una pequeña flecha apuntando hacia abajo seguirá el recorrido. Cuando la flecha llegue al lugar donde desea colocar la hoja, suelte el botón del mouse.
También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en la etiqueta de la hoja que desea
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mover y, a continuación, hacer clic en Mover o copiar en el menú contextual.
Nota tenga cuidado al mover o copiar hojas si éstas contienen fórmulas. Los cálculos o gráficos basados en los datos de la hoja de cálculo podrían volverse incorrectos si mueve las hojas de cálculo. Si inserta una hoja de cálculo entre hojas a las que se hace referencia mediante una fórmula tridimensional, los datos de esa hoja podrían incluirse en el cálculo
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Crear varias hojas de cálculo con datos comunes al mismo tiempo
Agrupe las hojas de cálculo para ahorrar tiempo al escribir datos comunes o aplicar un formato común.
[Grupo] en la barra de título indica que las hojas de cálculo están agrupadas.
Cuando las hojas de cálculo están agrupadas, escriba los datos comunes o aplique un formato común en la primera hoja.
Las etiquetas blancas indican también que las hojas de cálculo están agrupadas.
Si crea la misma hoja de informe o de presupuesto cada semana o cada mes y escribe los mismos datos cada vez, como departamento, empleado o nombres de productos, puede ahorrar tiempo escribiendo los datos comunes sólo una vez en una hoja de cálculo, en lugar de repetir los mismos datos una y otra vez en varias hojas de cálculo.
Para ello, lo primero que tiene que hacer es agrupar todas las hojas de cálculo que desee crear. El modo de agrupar las hojas de cálculos dependerá del número de hojas que desee agrupar. Para agrupar:
Dos o más hojas adyacentes Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuación, presione la tecla MAYÚS y haga clic en la etiqueta de la última hoja.
Dos o más hojas no adyacentes Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuación, presione la tecla CTRL y haga clic en las etiquetas de las otras hojas.
Todas las hojas de un libro Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en una etiqueta y, a continuación, haga clic en Seleccionar todas las
hojas en el menú contextual.
[Grupo] aparecerá en la barra de título en la parte superior de la hoja de cálculo para indicarle que ha agrupado hojas de cálculo.
A continuación, escriba todos los datos en la primera hoja que sean comunes a todas las hojas. Mientras las hojas estén agrupadas, podrá aplicar también todas las opciones de formato que sean comunes, insertar el mismo número de celdas, filas, columnas y hojas o definir los mismos encabezados y pies de página.
Cuando termine de realizar todo el trabajo común, desagrupe las hojas haciendo clic en cualquiera de las hojas no seleccionadas. Si no está visible ninguna hoja no seleccionada, haga clic con el botón secundario del mouse en la etiqueta de una hoja seleccionada y, a continuación,
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haga clic en Desagrupar hojas en el menú contextual. [Grupo] desaparecerá de la barra de título. A partir de ese momento puede realizar todos los cambios individuales que necesite hacer en cada una de las hojas de cálculo
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Filtrar y ordenar datos
Para filtrar y ordenar datos, en el menú Datos, seleccione Filtro y, a continuación, haga clic en Autofiltro.
El comando Autofiltro.
Flecha de Autofiltro.
Los datos de las filas y columnas se pueden filtrar. Puede filtrar datos para mostrar sólo las ventas de un vendedor, en lugar de leer, fila por fila, los datos de todos los vendedores para ver las ventas de uno de ellos. Cuando se filtran datos, los demás datos quedan ocultos a la vista.
En la imagen, podría utilizar las flechas de Autofiltro para ver únicamente las ventas realizadas por Leverling.
En el menú Datos, seleccione Filtro y, a continuación, haga clic en Autofiltro. Aparecerá una flecha en la parte superior de la columna en la que se han seleccionado datos para filtrar. Haga clic en la flecha y seleccione lo que desea ver.
También puede ordenar datos de formas diferentes haciendo clic en Orden ascendente u Orden descendente en la lista correspondiente a la flecha de Autofiltro. Puede ordenar fechas, importes de pedidos, nombres o cualquier tipo de dato relacionado con el alfabeto o los números.
Sugerencia otra forma de usar las flechas de Autofiltro es utilizar el comando Lista, que es una nueva característica de Microsoft Office Excel 2003. El comando, en el menú Datos, agrega automáticamente las flechas de Autofiltro, crea una lista y muestra una fila de total. El comando Lista permite también compartir datos con otras personas de forma más sencilla al publicar la lista en un servidor que ejecuta Microsoft Windows® SharePoint® Services
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Ajustar saltos de página y definir opciones de impresión
Para imprimir sólo una parte de una hoja de cálculo, en el menú Archivo, seleccione Área de impresión y, a continuación, haga clic en Establecer área de impresión.
Cuando llegue el momento de imprimir una hoja de cálculo extraordinariamente grande, tal vez necesite ayuda para saber qué es lo que tiene que imprimir en cada lugar.
Imprimir sólo una parte de una hoja de cálculo
En algunas ocasiones, tal vez necesite imprimir sólo una determinada área de la hoja de cálculo en lugar de todos los datos.
En el menú Ver, haga clic en Vista previa de salto de página. Seleccione el área que desea imprimir. A continuación, en el menú Archivo, seleccione Área de impresión y, a continuación, haga clic en Establecer área de impresión.
Cuando esté preparado para imprimir, en el menú Archivo, haga clic en Imprimir.
Si lo desea, puede guardar el libro con el área de impresión seleccionada, o puede borrar la selección. En el menú Archivo, seleccione Área de impresión y, a continuación, haga clic en Borrar área de impresión. Sólo puede guardar un área de impresión cada vez en una hoja de cálculo.
Saltos de página
Antes de imprimir, puede ver exactamente qué datos aparecerán en cada página y ajustar los saltos de página que determinan lo que se imprime en cada página.
Por ejemplo, si hay una
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columna que desea imprimir junto a otra, pero en la página siguiente, puede ajustar el salto de página para que ambas columnas se impriman en la misma página. En el menú Ver, haga clic en Vista previa de
salto de página. Puede ajustar los saltos de página arrastrando las líneas de salto de página.
Títulos de columnas
Simplificará la lectura de una hoja de cálculo impresa, especialmente si es grande, incluyendo títulos de columnas en cada página para que los lectores no tengan que volver a la primera página para ver los títulos.
En el menú Archivo, haga clic en Configurar página y, a continuación, haga clic en la ficha Hoja. En Imprimir
títulos, en el cuadro Repetir
filas en extremo superior, especifique la fila con los títulos de columna que desea repetir en la parte superior de cada página impresa.
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Imprimir varias hojas de cálculo al mismo tiempo
Agrupe hojas de cálculo para imprimirlas a la vez.
[Grupo] en la barra de título indica que las hojas de cálculo están agrupadas.
Haga clic en Hojas activas para imprimir varias hojas de cálculo.
Las etiquetas blancas indican también que las hojas de cálculo están agrupadas.
¿Sabía que puede imprimir varias hojas de cálculo a la vez? No todo el mundo lo sabe, y por ese motivo, algunas personas insertan más datos en una hoja de cálculo de los que necesitan para que todos ellos se impriman al mismo tiempo.
Si lo prefiere, también puede agrupar datos en Sesiónes lógicas de hojas de cálculo distintas.
Cuando llegue el momento de imprimir, presione CTRL y haga clic en la etiqueta de cada hoja de cálculo que desea imprimir. A continuación, en el menú Archivo, haga clic en Imprimir. En el cuadro de diálogo Imprimir, en Imprimir, haga clic en Hojas activas. Todas las hojas de cálculo seleccionadas se imprimirán a la vez.
Sugerencia para identificar más fácilmente las hojas de cálculo, puede agregar color a cada etiqueta de hoja de cálculo de forma que sea más sencillo identificar determinadas hojas de cálculo. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en cada etiqueta, haga clic en Color de
etiqueta y, después, seleccione un color para cada etiqueta.
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Apéndice Haga trabajar a sus hojas de cálculo
Nota la hoja de cálculo de prácticas con la que va a trabajar en esta sesión práctica en realidad no es muy grande, ya que no quisimos que tuviera que descargar un libro excesivamente grande.
En esta sesión práctica copiará y moverá hojas de cálculo, las agrupará y creará algunos datos que aparecerán en todas ellas. Utilizará las flechas de Autofiltro y probará algo nuevo: filtrará los datos para ver las ventas superiores a un determinado importe y para ver qué productos figuran en las 10 ventas principales. También probará las opciones de impresión que ha aprendido a utilizar en la lección.
Ejercicio 1: copiar una hoja de cálculo
1. Seleccione la etiqueta de hoja de cálculo que va a copiar y, a continuación, presione CTRL mientras mantiene presionado el botón del mouse (ratón).
Aparecerá un pequeño símbolo de hoja de cálculo con un signo más (+).
2. Arrastre el símbolo a la derecha de la etiqueta Ventas de la empresa. Debe aparecer una flecha apuntando hacia abajo encima y a la derecha de la etiqueta Ventas de la empresa.
3. Suelte el botón del mouse y, a continuación, el botón CTRL.
Ahora habrá una copia de la primera hoja, llamada Copia (2) a la derecha de la etiqueta Ventas de la empresa. Lo normal sería que cambiara el nombre de la etiqueta haciendo clic con el botón secundario del mouse en la etiqueta, haciendo clic en Cambiar nombre en el menú contextual y escribiendo un nuevo nombre.
Pero dejemos esto de momento.
4. Ahora vamos a hacer lo mismo pero de otra forma. Haga clic con el botón secundario del mouse en la etiqueta Copia (2) y, a continuación, haga clic en Mover o copiar en el menú contextual.
5. Si es necesario, haga clic en Copia (2) en la lista Antes de la hoja. A continuación, active la casilla de verificación Crear una copia. Haga clic en Aceptar.
Ahora habrá una tercera copia, Copia (3). En el siguiente ejercicio, ordenará estas copias.
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Ejercicio 2: mover hojas de cálculo
Suponga que esas hojas le son de utilidad y que desea colocarlas en algún orden que tenga sentido.
1. Haga clic con el botón secundario del mouse en la etiqueta Copia (3) y, a continuación, haga clic en Mover o copiar en el menú contextual.
2. Haga clic en mover al final y luego en Aceptar.
La hoja de cálculo Copia (3) se moverá al final de las otras hojas de cálculo.
3. Probemos otra forma de hacer esto. Seleccione la etiqueta Copia (2) y, después, presione y mantenga presionado el botón del mouse. Aparece el símbolo de hoja de cálculo. (Esta vez no aparece ningún signo más porque no ha presionado CTRL para copiar la hoja de cálculo). Mantenga presionado el botón del mouse.
Va a mover la hoja a la izquierda de la etiqueta Ventas de la empresa, así que arrastre la etiqueta a la izquierda. Cuando aparezca una flecha apuntando hacia abajo encima y a la derecha de la etiqueta Ventas de la empresa, suelte el botón del mouse. (Puede que la flecha no se distinga fácilmente debido al texto de las celdas. Si el símbolo de la hoja de cálculo está a la izquierda de la etiqueta Ventas de la empresa, no hay problema.)
4. Por último, mueva la etiqueta Ventas de la empresa de forma que sea la última hoja del libro. Utilice el método del mouse o el método del menú contextual. El orden final de las hojas de cálculo es Copia, Copia (2), Copia (3) y Ventas de la empresa.
Si no puede ver la etiqueta Copia, haga clic en la flecha de exploración del extremo izquierdo en la parte
inferior de la ventana para verla.
Ejercicio 3: crear varias hojas de cálculo con datos comunes al mismo tiempo
En este ejercicio, escribirá datos y aplicará formato a una hoja de cálculo, pero al final habrá la misma información en dos hojas de cálculo. En la primera hoja, escribirá los días de la semana y los meses del año. Suponga que necesita especificar las semanas y los meses para muchas hojas de cálculo que utiliza para un informe semanal, aunque en esta práctica sólo trabajará con dos hojas de cálculo.
1. Antes de empezar, elimine Copia (2) y Copia (3). Haga clic con el botón secundario del mouse en cada etiqueta, una cada vez y, a continuación, haga clic en Eliminar en el menú contextual. Aparecerá un mensaje en el que se advierte que va a eliminar datos. Siga adelante y haga clic en Eliminar.
También puede hacer clic en las hojas para eliminarlas, una por una y luego, en el menú Edición, hacer clic en Eliminar hoja.
2. Haga clic en la etiqueta Copia. En el menú Insertar, haga clic en Hoja
de cálculo. Inserte ahora otra hoja de forma que tenga dos hojas
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nuevas. (O bien, después de insertar la primera hoja nueva, presione F4. Se repetirá la última acción, que en este caso es insertar otra hoja nueva en blanco.)
3. A continuación, agrupará las hojas de cálculo para que todo lo que haga en una de ellas se repita en la otra. Haga clic en la etiqueta de la hoja insertada que está arriba, presione MAYÚS y, a continuación, haga clic en la etiqueta de la siguiente hoja insertada. No se preocupe por los nombres de las etiquetas de las nuevas hojas.
Debe aparecer [Grupo] en la barra de título en la parte superior de la hoja de cálculo. (Debe haber dos hojas agrupadas con etiquetas blancas delante, seguidas de la etiqueta Copia y de la etiqueta Ventas de la empresa.
4. En este paso, especificará los días de la semana en la primera hoja. En la celda A2, escriba Lunes y, a continuación, presione ENTRAR. Para ahorrar tiempo, puede utilizar el controlador de relleno en lugar de especificar todos los días de la semana.
Seleccione la celda A2 y, a continuación, apunte a la esquina inferior derecha de la celda hasta que el puntero se convierta en una cruz negra (+).
5. Arrastre el controlador de relleno hacia la parte inferior de la columna. A medida que arrastre, la información de pantalla aparecerá en cada una de las filas para indicar los datos que se van a especificar. Cuando aparezca Domingo en la fila 8, suelte el botón del mouse. De esta manera, la lista se rellenará.
Como la palabra "Miércoles" es un poco más ancha, no cabe en la columna. Puede ajustar el ancho de columna para que se adapte automáticamente. Señale el borde de la columna en el extremo superior entre la columna A y la columna B. Cuando el puntero se convierta en una flecha de doble punta, haga doble clic en la línea que separa las dos columnas.
6. A continuación, en la celda B1, escriba Enero y, después, presione ENTRAR. Rellene los meses para el primer trimestre, de enero a marzo. De nuevo, no es necesario escribir manualmente todos los meses. Puede utilizar el controlador de relleno.
Esta vez seleccione la celda B1, señale el controlador de relleno hasta que se convierta en una cruz negra y, después, arrastre a la derecha hasta la celda D3. Cuando la información de pantalla indique Marzo, deténgase.
7. Aplique ahora algo de formato. Por ejemplo, seleccione los meses y presione CTRL+B para aplicarles negrita.
A continuación, con los meses seleccionados, en el menú Formato, haga clic en Celdas y luego en la ficha Fuente. Haga clic en la flecha del cuadro Color, haga clic en el color que desee y, después, haga clic en Aceptar.
8. Por último, desagrupe las hojas. Para ello, haga clic en la etiqueta Copia o Ventas de la empresa. Ahora [Grupo] ya no aparecerá en la barra de título de la hoja de cálculo.
Haga clic entre las etiquetas de la Hoja 1 y Hoja 2. Ambas hojas son idénticas. Agrupe las hojas siempre que tenga que especificar los mismos datos o aplicar un formato común a varias hojas.
Ejercicio 4: filtrar datos
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En este ejercicio, utilizará las flechas de Autofiltro para filtrar datos.
Paso 1: filtrar para ver sólo un vendedor
1. Haga clic en la etiqueta Ventas de la empresa en la parte inferior de la hoja de cálculo.
2. Haga clic en cualquier celda. En el menú Datos, elija Filtro y haga clic en Autofiltro.
En cuanto haga clic en el comando Autofiltro aparecerán flechas en la parte superior de cada columna de la hoja de cálculo.
3. Es posible que necesite desplazarse hasta la columna H. Haga clic en la flecha que aparece en la parte superior de la columna Vendedor. Aparecerá una lista en la que podrá seleccionar opciones. Suponga que sólo desea ver las ventas de Leverling. Haga clic en Leverling en la lista.
Todos los datos de los demás vendedores quedarán ocultos a la vista. Puede ver sólo la información de Leverling en toda la hoja de cálculo.
Paso 2: filtrar para ver las ventas superiores a un determinado importe
En este paso, filtrará los datos para ver todas las ventas realizadas por Leverling con cantidades superiores a 100.
1. Es posible que tenga que desplazarse a la columna D, la columna Cantidad. Haga clic en la flecha de Autofiltro y luego en Personalizado en la lista.
2. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado, haga clic en la flecha situada en el primer cuadro bajo Cantidad y, a continuación, haga clic en es mayor que en la lista (y observe las demás opciones que puede seleccionar). En el cuadro situado a la derecha, escriba 100. Haga clic en Aceptar.
3. Leverling ha realizado dos ventas con cantidades superiores a 100.
4. Ahora quite el filtro de Leverling y el filtro personalizado. En el menú Datos, elija Filtro y haga clic en Mostrar todo. Se quitarán los dos filtros.
Paso 3: filtrar para ver las cifras superiores
En este paso, filtrará los datos para ver los pedidos con las cantidades superiores, junto con los nombres de productos vendidos y la persona que los vendió.
1. Haga clic en la flecha de Autofiltro en la columna Cantidad y, a continuación, haga clic en Diez mejores en la lista.
2. Ahora sólo tiene que hacer clic en Aceptar sin efectuar ningún cambio, pero observe que puede hacer clic en la flecha del primer cuadro y luego en inferiores en lugar de en superiores. En el segundo cuadro, puede cambiar el número. En el tercero, puede cambiar elementos por por ciento. Haga clic en Aceptar.
Ahora puede ver qué productos se han vendido en los pedidos con la cantidad más grande.
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3. Haga clic en la flecha en la columna Cantidad y haga clic en Diez
mejores, pero esta vez se mostrarán los 15 productos inferiores.
Haga clic en la flecha del primer cuadro, haga clic en inferiores y luego en la flecha superior del segundo cuadro para cambiar el número a 15. A continuación, haga clic en Aceptar.
Ahora se mostrarán los 15 productos inferiores.
4. Por último, quite las flechas de Autofiltro. En el menú Datos, elija Filtro y haga clic en Autofiltro.
Ejercicio 5: opciones de impresión
Paso 1: ajustar los saltos de página
En este ejercicio, verá el aspecto que tienen los saltos de página y ajustará uno o dos de ellos.
1. Debe estar en la hoja de cálculo Ventas de la empresa. En el menú Ver, haga clic en Vista previa de salto de página.
Es posible que aparezca un mensaje en el que se indica que se encuentra en la vista previa de salto de página. Si es así, haga clic en Aceptar.
Las líneas azules discontinuas indican dónde Excel insertará automáticamente los saltos de página.
2. Suponga que desea que las columnas D y E se impriman en la misma página con las columnas F, G y H. Señale la línea azul discontinua situada entre la columna E y F. Cuando el puntero se convierta en una flecha de doble punta, arrastre la línea a la izquierda de la columna.
La línea se convierte en una línea azul continua, lo que indica que es un salto de página manual. Si no ha insertado el salto donde quería, haga clic con el botón secundario del mouse en la primera columna a la derecha del nuevo salto de página (no en la nueva línea azul continua) y, a continuación, haga clic en Quitar salto de página en el menú contextual.
Sugerencia puede restablecer los saltos automáticos creados por Excel haciendo clic con el botón secundario del mouse en la página y haciendo clic, a continuación, en Restablecer todos los saltos de página en el menú contextual.
Paso 2: títulos de columnas
En este paso, agregará títulos de columnas a cada página de las hojas de cálculo impresas.
1. Debe estar en la hoja de cálculo Ventas de la empresa. En el menú Ver, haga clic en Normal.
2. En el menú Archivo, haga clic en Configurar página y, a continuación, haga clic en la ficha Hoja.
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3. En Imprimir títulos, en el cuadro Repetir filas en extremo superior, especifique la fila con los títulos de columna que va a repetir en la parte superior de cada página impresa. Una forma sencilla de hacerlo es hacer clic primero en el cuadro Repetir filas en extremo superior y seleccionar luego la fila 1 de la hoja de cálculo haciendo clic en el título de fila 1. De esta forma, se especificará automáticamente la dirección de fila ($1:$1).
4. A continuación, haga clic en el botón Vista preliminar del cuadro de diálogo Configurar página para ver los títulos en la parte superior de cada una de las páginas. (No tendrá que desplazarse para ver los títulos de cada página.) Después, haga clic en Cerrar. (No queremos que imprima todas las páginas. Aunque está hoja de cálculo en realidad no es muy grande, derrocharía mucho papel si la imprime.)
Paso 3: imprimir sólo una parte de una hoja de cálculo
En este ejercicio, verá cómo se imprime la información que se necesita en lugar de toda la hoja de cálculo.
1. En la hoja de cálculo Ventas de la empresa, en el menú Ver, haga clic en Vista previa de salto de página.
2. Seleccione algunas celdas que desee imprimir. Puede seleccionar, por ejemplo, las celdas comprendidas entre A1 y C6.
3. En el menú Archivo, seleccione Área de impresión y, a continuación, haga clic en Establecer área de impresión.
4. En este ejercicio no le pediremos que imprima pero, para ello, puede hacer clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas Estándar o en Imprimir en el menú Archivo. Ambos métodos sólo imprimirán las celdas seleccionadas.
5. Borre el área de impresión. En el menú Archivo, seleccione Área de
impresión y, a continuación, haga clic en Borrar área de impresión.
Paso 4: imprimir varias hojas de cálculo al mismo tiempo
En este ejercicio, verá que puede imprimir varias hojas de cálculo a la vez.
1. Mantenga presionado CTRL mientras hace clic en la etiqueta Copia y en la etiqueta Ventas de la empresa.
2. En el menú Archivo, haga clic en Imprimir. En el cuadro de diálogo Imprimir, bajo Imprimir, haga clic en Hojas activas.
3. Haga clic en Cancelar ; no queremos que imprima en este ejercicio para no derrochar papel.
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IMPORTACIÓN DE ARCHIVOS PLANOS
OBJETIVOS
Una vez finalizado este curso, sabrá realizar las siguientes tareas:
• Usar el Asistente para importar texto para importar archivos que contengan datos en Excel.
• Elegir un método de importación de archivos de texto que le permita actualizar los datos, si así lo desea.
• Actualizar los datos importados si cambian los datos externos.
TEXTO DE CURSO
Hay muchos tipos de datos externos que puede importar a Excel y analizar. Los datos externos son los datos que se almacenan fuera de Excel, por ejemplo, en sistemas de contabilidad de software, grandes sistemas o bases de datos. Al importar los datos evita tener que introducirlos en Excel.
Algunos de estos datos pueden estar en archivos de texto, un formato de archivo común que Excel es capaz de leer. Por ejemplo, puede que alguna persona le pida que trabaje con los datos de una de las tablas de su base de datos, pero no pueda otorgarle acceso a la base de datos. Esa persona convierte los datos en un archivo de texto para que usted pueda importarlos fácilmente a Excel.
Para obtener más información sobre este curso, consulte la introducción situada en el centro de esta página o la tabla de contenido de la columna izquierda.
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Importar archivos de texto
Elija el método de importación: uno permite actualizar los datos importados si cambian los datos
externos y el otro no.
TEXTO DE CURSO Hay dos formas diferentes de importar archivos de texto, así que antes de importar los archivos tendrá que decidir si los datos externos pueden cambiar en el futuro y si eso le preocupa. Por ejemplo, puede estar trabajando en un proyecto que tenga que entregar hoy mismo y no haya necesidad de preocuparse de cambios futuros en los datos del origen. En tal caso, utilizaría un método de importación. Sin embargo, utilizaría el otro método de importación si desea revisar los datos de Excel cuando cambien los datos externos, como en un proyecto a largo plazo en el que resulte necesario mantener actualizados los datos en Excel. Después de los primeros pasos, los dos métodos son similares. Utilizará el Asistente para importar datos para ayudarle a comprobar que los datos se importan correctamente en Excel. Esta operación sólo le llevará unos pocos segundos.
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Un par de comentarios sobre los archivos de texto
Datos en un archivo delimitado por tabulaciones (.txt).
Datos en un archivo de valores separados por comas (.csv).
Datos en un archivo de longitud fija o delimitado por espacios (.prn). TEXTO DE CURSO Antes de empezar a importar archivos de texto, veamos por encima qué es un archivo de texto. Los archivos de texto contienen, básicamente, texto corriente, es decir, texto sin formato. No hay fuentes especiales, hipervínculos ni imágenes. En los archivos de texto, los datos están divididos por delimitadores, que son caracteres que separan cada campo de texto. Éstos son algunos de los tipos de archivos de texto y sus delimitadores:
Archivos .txt Son archivos delimitados por tabulaciones. Las columnas se separan normalmente por tabuladores.
Archivos .csv Son archivos de valores separados por comas. Las columnas se separan normalmente por comas (,).
Archivos .prn Son archivos de longitud fija o delimitados por espacios. Cada columna se separa normalmente por varios espacios.
Al margen del tipo de archivo de texto que utilice, existen dos formas diferentes de importar estos archivos. El método que utilice dependerá, por un lado, de sus preferencias y, por otro, de si desea actualizar los datos en Excel en caso de que cambien los datos externos en el futuro.
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Importar el archivo de texto sin mirar atrás
En el menú Archivo, haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione Archivos de texto en la lista Tipo de archivo.
En la lista Buscar en, desplácese hasta la carpeta que contiene el archivo que desea y, a
continuación, seleccione el archivo de texto que desea importar. El archivo puede estar en su
disco duro, en una red local o en un disco. TEXTO DE CURSO Suponga que necesita trabajar con una lista de cifras de ventas que tiene que enseñar a su jefe dentro de una hora cuando se reúna con él. Como no le preocupa si se van a actualizar los datos más adelante, puede importar el archivo de texto mediante el método del menú Archivo: En el menú Archivo, haga clic en Abrir. A continuación, realice los demás pasos para abrir el archivo, que se muestran en la imagen. Por último, se abrirá el Asistente para importar texto. (Más adelante, en esta lección, aprenderá a usar el asistente.) Nota Cuando se importa un archivo .csv mediante el método del menú Archivo, el archivo se abre directamente en Excel sin utilizar el Asistente para importar texto. Esto es una ventaja si desea abrir un archivo .csv muy rápidamente. Sin embargo, si desea aprovechar las opciones que le ofrece el Asistente para importar texto, tal vez prefiera importar el archivo mediante el método del menú Datos (que explicaremos a continuación).
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Importar el archivo de texto sin descartar ninguna opción
En el menú Datos, elija Importar datos externos y, a continuación, haga clic en Importar
datos para abrir el cuadro de diálogo Seleccione el origen de datos.
En el cuadro de diálogo Seleccione el origen de datos, en la lista Tipo de archivo,
seleccione Archivos de texto.
A continuación, en la lista Buscar en, desplácese hasta la carpeta que contiene el archivo que
desea y seleccione el archivo de texto que desea importar. El archivo puede estar en su disco
duro, en una red local o en un disco. TEXTO DE CURSO Suponga que todas las semanas se actualiza una lista de vendedores con las fechas e importes de sus pedidos en la base de datos de origen. Desea crear un informe en Excel que pueda actualizar cada semana para mantenerlo al día. Si existe alguna posibilidad de que en algún momento desee o tenga que actualizar los datos importados si cambian los datos externos, debe importar los datos externos mediante el método del menú Datos: En el menú Datos, elija Importar datos externos y, a continuación, haga clic en Importar datos. Realice los demás pasos para abrir el archivo, tal como se muestra en la imagen. Al hacer clic en Abrir, se abrirá el Asistente para importar texto. Seguidamente, aprenderá a utilizar el asistente. Nota En este caso, cuando se importa un archivo .csv, el archivo no se abre directamente en Excel como ocurría con el método del menú Archivo, sino que se abre el Asistente para importar texto, con lo que podrá utilizar sus opciones para ordenar los datos, si es preciso, antes de importarlos en Excel.
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Introducción al Asistente
El Asistente para importar texto le ayuda a especificar el modo en que desea dividir el texto en
columnas.
TEXTO DE CURSO Una vez que ha decidido el método de importación que va a utilizar, se abre el Asistente para importar texto (con la única excepción mencionada anteriormente) que le guiará por un proceso de tres pasos para comprobar que el texto está correctamente dividido en distintas columnas de la hoja de cálculo seleccionando delimitadores en los archivos. El asistente le permite obtener una vista previa de los datos para ver su aspecto antes de realizar la importación definitiva. Lo mejor de todo es que si los datos no tienen finalmente el aspecto que desea, puede usar de nuevo el asistente en cuestión de segundos y seleccionar otras opciones. El Asistente para importar texto funciona del mismo modo que si utilizara el método del menú Archivo o el método del menú Datos. Sirve para comprobar, mediante un proceso de tres pasos, que los datos del archivo de texto están divididos correctamente en columnas en Excel.
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El asistente: paso 1
El Asistente para importar texto, paso 1
TEXTO DE CURSO En el primer paso, el asistente le pide que confirme el tipo de datos de texto que va a importar y permite elegir otras opciones:
Tipo de los datos originales Si el archivo de texto está separado por tabulaciones o comas, como ocurre con los archivos .txt y .csv, Excel selecciona Delimitados; si el archivo es un archivo .prn, en el que las columnas se suelen separar con varios espacios, Excel selecciona Ancho fijo.
Puede ver los datos en la vista previa de la parte inferior del asistente. (En el siguiente paso del asistente, la vista previa
es mejor ya que simula cómo se dividirán los datos en columnas.) Si cree que Excel no ha sido capaz de determinar el
tipo de datos de texto que va a importar, o si eligió una opción incorrecta que no muestra los datos correctamente, puede
cambiar el tipo de datos seleccionado en esta opción.
Comenzar a importar en la fila Puede comenzar la importación en una fila distinta de la fila 1. Si, por ejemplo, la primera fila contiene el texto "Este archivo incluye datos de empleo", es probable que decida comenzar la importación en la fila 2. O si las seis primeras filas de datos no presentan ningún interés, puede comenzar la importación en la fila 7. Puede utilizar también esta opción cuando el archivo sea demasiado grande para que quepa en Excel. Puede ver los datos del archivo en la vista previa en la parte inferior del asistente.
En la imagen, verá que la fila 1 contiene los títulos de columna Country, Salesperson, etc. Sería lógico comenzar la
importación en la fila 1 para este archivo.
Origen del archivo Esta opción está relacionada con el idioma de archivo. Excel suele seleccionar el idioma correctamente, pero si sabe que el archivo contiene texto en otro idioma, y no se ha seleccionado
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correctamente el origen, puede elegir la opción correcta en la lista.
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El asistente: paso 2
Ilustración 1 Asistente para importar texto - paso 2, si el archivo importado contiene datos
delimitados.
Ilustración 2 Asistente para importar texto - paso 2, si el archivo contiene datos con un ancho
fijo.
TEXTO DE CURSO Lo que aparece en el segundo paso depende del tipo de datos (delimitados o con ancho fijo) que haya seleccionado en el primer paso.
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Tipo de datos delimitados
Si seleccionó Delimitados en el paso 1, elegirá el tipo de delimitador utilizado en el archivo: Tabulación, Espacio, Punto y coma, Coma u Otro. Puede comprobar en el cuadro de vista previa situado en la parte inferior si ha seleccionado el tipo de delimitador correcto por el aspecto de los datos. Si ha seleccionado el delimitador correcto, las columnas aparecen correctamente alineadas, como en la Figura 1. Si sabe que se han utilizado varios tipos de delimitadores en el archivo, seleccione varias casillas de verificación. De nuevo, la vista previa situada en la parte inferior del asistente le puede ayudar a hacerse una idea del aspecto. Hay otras dos opciones que puede seleccionar:
Tratar los delimitadores consecutivos como uno solo Si selecciona esta opción, se eliminan las columnas en blanco innecesarias en los datos. Por ejemplo, si el texto está delimitado por tabulaciones y hay dos tabulaciones en lugar de una entre los campos de texto, al seleccionar esta opción evitará que se creen columnas vacías de más. Puede ver en la vista previa si es necesario tomar esta decisión.
Calificador de texto Puede seleccionar comillas dobles ("), comillas simples (') o ninguno, o bien no especificar nada. Los calificadores de texto (" o ') se utilizan a veces en los archivos de texto para indicar el principio y el final de las cadenas de texto. Puede ver en la vista previa si se utilizan calificadores. Por ejemplo, las dobles comillas en torno a un nombre (como, "Richard Bready") indican el principio y el final de esa cadena de texto. Seleccione Ninguno si desea que Excel realice la división en cada delimitador y no intente calificar las cadenas de texto. Si selecciona Ninguno, los calificadores de texto se importarán a Excel.
Tipo de datos con ancho fijo
Si se seleccionó Ancho fijo en el Paso 1, en lugar de seleccionar el tipo de delimitadores y las otras opciones que se acaban de describir, dividirá las columnas haciendo clic en ellas para corregir los bordes de columna si no fueran correctos. Puede ver el aspecto de las columnas en la vista previa. Vea la Figura 2.
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El asistente: paso 3
Asistente para importar texto: paso 3
TEXTO DE CURSO En el tercer y último paso del asistente, puede realizar cambios de formato si son necesarios. Excel aplica automáticamente el formato General a cada columna. Los valores numéricos se convierten en números, los valores de fecha, en fechas y todos los demás valores, en texto. Puede realizar cambios en el formato de las columnas seleccionando una columna y eligiendo una opción de Formato de los datos en columnas. Por ejemplo, si hay una columna de números de pieza que desea definir como texto en lugar de como números, seleccione la opción Texto. Puede omitir también una columna en lugar de importarla seleccionando la opción No importar columna. En la práctica al final de la lección se indica cómo hacerlo.
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Y se acabó.
Ilustración 1 El cuadro de diálogo Importar datos es el último paso para importar los datos
cuando se utiliza el menú Datos para importar archivos de texto.
Ilustración 2 Puede usar la barra de herramientas Datos externos para actualizar los datos
cuando utilice el menú Datos para importar archivos de texto.
TEXTO DE CURSO Si utilizó el método del menú Archivo para importar el archivo, haga clic en Finalizar, y ya está. Los datos del archivo de texto se importan a Excel. Si utilizó el método del menú Datos para importar el archivo, haga clic en Finalizar y tendrá que realizar un paso adicional: aparece el cuadro de diálogo Importar datos, mostrado en la Figura 1, y se le preguntará si desea colocar los datos en la hoja de cálculo existente o en una nueva. Si selecciona Hoja de cálculo nueva, Excel inserta una nueva hoja de cálculo en el libro.
Actualizar los datos
Con el método del menú Datos, puede usar la barra de herramientas Datos externos para actualizar los datos de Excel si cambia el origen de datos externos. Por tanto, si va a mantener un informe semanal de los pedidos de venta de los vendedores, haga clic en el botón Actualizar
datos de la barra de herramientas para obtener los últimos datos en el informe y mantenerlo actualizado con los datos externos.
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Apéndice Importar un archivo de texto
Cuando realice algunos de los pasos de la práctica, estas instrucciones quedarán parcialmente ocultas detrás del asistente. Para tener estas instrucciones a la vista, imprima esta página (haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) y, después, haga clic en Imprimir en el menú contextual).
Ejercicio 1: crear dos archivos de texto de práctica
En la hoja de cálculo que acaba de abrir en su equipo verá un archivo de texto de ejemplo descargado como un objeto OLE (OLE es una tecnología de integración de programas que se puede utilizar para compartir información entre programas). Lo primero que tendrá que hacer será crear sus propios archivos de texto de práctica (uno para cada uno de los ejercicios siguientes).
1. Haga doble clic en el la imagen del archivo Práctica en la hoja de
cálculo de Excel (está en la ficha de la hoja de cálculo Práctica).
Verá un mensaje en el que se indica que va a activar un objeto OLE que puede contener virus, y que tal vez
desee comprobar que el objeto procede de un origen de confianza.
2. Haga clic en Sí para continuar.
El archivo se abrirá en el Bloc de Notas de Microsoft. Observe que los datos aparecen como texto sin formato.
Ahora guarde los datos en su equipo.
3. En el menú Archivo del Bloc de Notas, haga clic en Guardar como. En la lista Guardar en situada en la parte superior del cuadro de diálogo, elija la ubicación de su equipo que desee (por ejemplo, Mis documentos). Tal vez desee anotar la ubicación para que no se le olvide.
4. En la lista Guardar como tipo, seleccione Documentos de texto.
5. En el cuadro Nombre de archivo, escriba Ejercicio2 y, a continuación, haga clic en Guardar.
6. Ahora cree una segunda copia del archivo. De nuevo, en el menú Archivo del Bloc de Notas, haga clic en Guardar como. En el cuadro Nombre de
archivo, escriba Ejercicio3 y haga clic en Guardar.
7. Salga del Bloc de Notas haciendo clic en Salir en el menú Archivo. Deje abierto Excel.
Ejercicio 2: importar un archivo de texto mediante el menú Archivo
En este ejercicio va a importar un archivo de texto que no necesita actualizar más adelante.
1. Haga clic en la ficha situada al final de la hoja de cálculo llamada Ejercicio 2.
2. En el menú Archivo, haga clic en Abrir.
3. En la parte inferior del cuadro de diálogo Abrir, en la lista Tipo de archivos, seleccione Archivos de texto.
En la lista Buscar en de la parte superior del cuadro de diálogo, busque la ubicación en la que ha guardado el
archivo Ejercicio2.txt que acaba de crear. Seleccione el archivo y, a continuación, haga clic en Abrir.
Se abre el Asistente para importar texto.
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4. En el primer paso, comprobará que se ha seleccionado el delimitador correcto para dividir el texto en las columnas correctas. Aparece seleccionado Delimitados, que incluye caracteres como comas y tabuladores.
Fíjese en la vista previa que aparece en la parte inferior del asistente. ¿Ve un pequeño cuadrado entre Country
y Salesperson en la primera fila situada en la parte superior de la vista previa (1)? Esto indica normalmente que
el archivo de texto contiene delimitadores de tabulación. (No se preocupe si no ve los cuadrados: no siempre
aparecen.)
¿Ve que en la tercera fila (3) hay varios tabuladores (dos cuadrados) entre UK y Suyama? Nos ocuparemos de
esto en el siguiente paso. También hay varios cuadrados en la cuarta fila (4). Algunas veces, los archivos
contienen varios delimitadores en una fila.
Por cierto, la lista Comenzar a importar en la fila empieza en 1. Déjela en 1. La fila 1 de este archivo contiene
los títulos "Country", "Salesperson", "Order Amount", etc. Siempre es aconsejable tener títulos de columna si se
dispone de ellos.
Haga clic en Siguiente.
5. En el segundo paso del asistente, seleccionará los delimitadores incluidos en el archivo de texto. Ya sabe que el archivo contiene tabuladores (los pequeños cuadrados le sirvieron de pista en el primer paso del asistente). Tabulación está ya seleccionado automáticamente.
Nota Si el archivo incluyera varios tipos de delimitadores (por ejemplo, comas o punto y comas), ahí es donde
se seleccionarían.
Puede ver el aspecto de las columnas en la vista previa de la parte inferior del asistente. Es evidente que algo
no es correcto.
La primera columna de la segunda fila contiene demasiados datos, y hay dos nombres, Suyama y Peacock,
que están en la tercera columna en lugar de en la segunda. Además, estos nombres han empujado otros datos
dejándolos desalineados en sus filas. Esto se corrige muy fácilmente. Lo que no es correcto es que se hayan
utilizado varios tabuladores a la vez en estas filas (¿recuerda los cuadrados dobles de la tercera y la cuarta
fila?)
6. Active la casilla de verificación Tratar los delimitadores consecutivos como uno solo. ¡Arreglado! Las columnas ya están correctamente alineadas. Los distintos tabuladores se tratan como uno solo.
7. Haga clic en Siguiente.
8. Como todo es correcto, no tiene que hacer nada en el tercer paso del asistente. Haga clic en Finalizar.
Verá que es necesario hacer algunos arreglos. Algunas columnas no tienen el ancho suficiente para mostrar
todo el contenido. Algunos datos aparecen cortados, como el título de la columna B, en el que faltan algunas
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letras, o el valor de error ###### de la columna C. En el paso siguiente, ampliaremos el tamaño de las
columnas B y C.
9. Mueva el puntero por el título de columna entre las columnas B y C hasta que adopte la forma de una cruz
oscura con dos puntas de flecha.
Haga doble clic en el borde derecho de la columna B. La columna se ampliará de forma que todo el título quede
visible.
Mueva el puntero por el título de columna entre las columnas C y D hasta que de nuevo cambie a una cruz
oscura con dos puntas de flecha. Haga doble clic en el borde derecho de la columna C. La columna se ampliará
para que puedan leerse todos los datos numéricos. Haga doble clic en el borde derecho de la columna D para
que puedan verse todas las fechas de esa columna.
10. En este paso, verá lo que ocurre cuando guarda un archivo de texto que se importó mediante el método del menú Archivo:
Haga clic en Guardar en el menú Archivo. Verá un mensaje en el que se indica que el archivo puede contener
características no compatibles con el formato de texto (delimitado por tabulaciones).
Si hace clic en Sí, este archivo se guardará como un archivo .txt. Si hace clic en No, el archivo se guardará
como un libro de Excel (.xls). Los archivos guardados como .xls tienen más características. No es necesario
que guarde el archivo, aunque no pasa nada si lo guarda.
Haga clic en No y, a continuación, en Cancelar.
11. Cierre el archivo de texto (pero no cierre Excel) haciendo clic en Cerrar en el menú Archivo.
Aparecerá un mensaje en el que se le pregunta si desea guardar los cambios efectuados en el archivo. Haga
clic en No.
Ejercicio 3: importar un archivo de texto que pueda actualizar más adelante
En este ejercicio, importará el mismo archivo mediante el método del menú Datos. Con este método, podrá actualizar los datos importados si los datos externos cambian. Los pasos serán más o menos los mismos, así que ahora irá un poco más rápido. Casi al final del ejercicio verá algunos pasos diferentes.
1. Haga clic en la ficha situada al final de la hoja de cálculo llamada Ejercicio 3.
2. En el menú Datos, elija Importar datos externos y, a continuación, haga clic en Importar datos.
3. En la parte inferior del cuadro de diálogo Seleccione el origen de datos, en la lista Tipo de archivo, seleccione Archivos de texto.
En la lista Buscar en de la parte superior del cuadro de diálogo, busque la ubicación en la que ha guardado el
archivo Ejercicio3.txt que ha creado. Seleccione el archivo y, a continuación, haga clic en Abrir.
Se abre el Asistente para importar texto, como en el primer ejercicio.
4. En este paso todo es lo mismo, incluido los datos. Delimitados está seleccionado automáticamente. Haga clic en Siguiente.
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5. ¿Recuerda lo que tuvo que hacer en el primer ejercicio del segundo paso del asistente para corregir los
problemas que aparecían en la vista previa en la parte inferior del asistente?
Sugerencia Le conviene tratar los delimitadores consecutivos como uno solo. Podrá ver el resultado en la
vista previa.
Después, haga clic en Siguiente.
6. Probemos algo nuevo en este paso. Seleccione una columna para excluirla de la importación. Haga clic en la última columna, la columna Order ID. A continuación, en la Sesión Formato de los datos en
columnas, haga clic en No importar columna (saltar). En el título situado sobre la columna en la vista previa ahora aparece "Saltar columna". Haga clic en Finalizar.
7. Ahora se muestra el cuadro de diálogo Importar datos, que es diferente de cuando utilizó el método del menú Archivo de importación de archivos. Puede elegir entre colocar los datos en la hoja de cálculo existente o en una nueva. La primera opción va bien. Haga clic en Aceptar.
Los datos se introducen en la hoja de cálculo. Observe que la columna E, los datos de Order ID, no se ha
importado.
Veamos ahora las diferencias entre este método de importación con el menú Datos y el del ejercicio anterior en
el que se utilizó el menú Archivo:
o En el menú Archivo, haga clic en Guardar. Fíjese que en el cuadro Guardar como tipo el libro se ha guardado como un libro de Excel (.xls) y no como un archivo .txt. Haga clic en Cancelar.
o Observe la barra de herramientas Datos externos. Debería aparecer en algún lugar de la hoja de cálculo, o puede que esté acoplada en la parte superior de la hoja. Si no la ve, en el menú Ver, elija Barras de herramientas y haga clic en Datos externos (si no hay una marca de verificación junto a Datos externos).
Puede utilizar esta barra de herramientas para actualizar los datos de Excel si se actualizan los datos
externos. Si desea saber cómo se hace esto, realice el siguiente ejercicio opcional.
Ejercicio opcional 4: actualizar los datos
En este ejercicio, simulará la actualización de los datos de Excel para mantenerlos actualizados con los datos externos. En esta práctica, en lugar de cambiar los datos externos, que es lo que normalmente cambiaría, modificaremos los datos de Excel.
1. En la celda C2, elimine la cifra $440.00.
Ahora los datos externos y los datos de Excel son diferentes.
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2. En la barra de herramientas Datos externos, haga clic en Actualizar datos . Si aparece un mensaje de seguridad en el que se pregunta si confía en el origen de este archivo, haga clic en Aceptar.
Nota Para que el botón Actualizar datos esté disponible, el punto de inserción debe estar en una celda
dentro de los datos importados. Si hace clic fuera de los datos e intenta utilizar este botón, no funcionará.
3. En el cuadro de diálogo Importar archivo de texto, seleccione Ejercicio3.txt (el archivo con los datos externos que desea actualizar) y, a continuación, haga clic en Importar.
Observe el cambio que se ha producido en la celda C3. La cifra $440.00 vuelve a estar en la celda. Los datos
de Excel se han actualizado.
Para continuar con el curso
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VALIDACIÓN DE FORMATOS OBJETIVOS
1. Conocer el asistente de Validación de datos 2. Reconocer el uso de la validación en una plantilla preelaborada 3. Aplicar a una plantilla nueva, controles de validación
TEXTO DE CURSO
Prepare plantillas que condicionen la entrada de datos, con mensajes de advertencia, informaciones fijas, listas desplegables, o defina que clase de datos podrá incluir el usuario en las celdas de su plantilla
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Designar entradas de celda válidas
PROCEDIMIENTO
1. Seleccione las celdas que desee validar.
2. En el menú Datos, haga clic en Validación y elija la ficha Configuración.
3. Especifique el tipo de validación que desee:
Permitir valores de una lista
1. En el cuadro Permitir, haga clic en Lista.
2. Haga clic en el cuadro Fuente y, a continuación, haga lo siguiente:
Para definir la lista localmente, escriba los valores separados por
comas.
Para utilizar un rango de celdas con un nombre definido, escriba el
signo igual (=) seguido del nombre del rango.
Para utilizar referencias de celda, seleccione las celdas en la hoja de
cálculo y presione ENTRAR.
Nota Las referencias a celdas tienen que encontrarse en la misma hoja de cálculo. Si
necesita hacer una referencia a otra hoja o libro, utilice un nombre definido y asegúrese
de que el libro está abierto.
3. Asegúrese de que esté activada la casilla de verificación Celda con lista
desplegable.
Permitir números dentro de los límites
4. En el cuadro Permitir, haga clic en Número entero o Decimal.
5. En el cuadro Datos, haga clic en el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para
definir los límites superior e inferior, haga clic en entre.
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6. Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir.
Permitir fechas y horas dentro de un período concreto
7. En el cuadro Permitir, haga clic en Fecha u Hora.
8. En el cuadro Datos, haga clic en el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para
permitir las fechas posteriores a un día determinado, haga clic en mayor que.
9. Escriba la fecha o la hora inicial, final o específica que desee permitir.
Permitir texto de una longitud específica
10. En el cuadro Permitir, haga clic en Longitud del texto.
11. En el cuadro Datos, haga clic en el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para
permitir un número máximo de caracteres, haga clic en menor o igual que.
12. Escriba la longitud máxima, mínima o específica que desee permitir.
Calcular qué se permite según el contenido de otra celda
13. En el cuadro Permitir, haga clic en el tipo de datos deseado.
14. En el cuadro Datos, haga clic en el tipo de restricción que desee.
15. En el cuadro o los cuadros situados debajo del cuadro Datos, haga clic en la celda
que desee utilizar para especificar qué se permite. Por ejemplo, si desea permitir entradas para
una cuenta sólo si el resultado no superará el presupuesto, haga clic en Decimal para
Permitir, haga clic en menor o igual que para Datos y, en el cuadro Máximo, haga clic en la
celda que contenga la cantidad presupuestada.
Utilizar una fórmula para calcular lo que se permite
16. En el cuadro Permitir, haga clic en Personalizada.
17. En el cuadro Fórmula, escriba una fórmula que calcule un valor lógico
(VERDADERO para las entradas válidas o FALSO para las no válidas). Por ejemplo, si desea
permitir el valor de la celda de la cuenta de la comida campestre sólo si no se ha
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presupuestado nada para la cuenta discrecional (celda D6) y si el presupuesto total (D20)
también es menor que los 40.000 dólares asignados, podría escribir la fórmula personalizada
=Y(D6=0,D20<40000).
4. Especifique si la celda se puede dejar en blanco:
Si desea permitir valores en blanco (nulos), active la casilla de verificación Omitir
blancos.
Si desea evitar la entrada de valores en blanco (nulos), desactive la casilla de
verificación Omitir blancos.
Nota Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una
celda en blanco en el rango, la configuración de la casilla de verificación Omitir blancos permite
escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga
referencia mediante fórmulas de validación: si una celda está en blanco, la configuración de la casilla
de verificación Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada.
5. Para mostrar un mensaje de entrada opcional cuando se haga clic en la celda, haga clic en la
ficha Mensaje de entrada, asegúrese de que esté activada la casilla de verificación Mostrar
mensaje al seleccionar la celda y escriba el título y el texto del mensaje.
6. Especifique cómo desea que Microsoft Excel responda cuando se escriban datos no válidos:
¿Cómo?
0. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla
de verificación Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos.
1. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:
Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, haga
clic en Información.
Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos,
haga clic en Advertencia.
Para evitar la especificación de datos no válidos, haga clic en Detener.
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2. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).
Nota Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel"
y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta
celda."
Nota Cuando se aplica la validación de datos a una celda no se le aplica formato.
Buscar celdas que tengan validación de datos Buscar todas las celdas con validación de datos
1. En el menú Edición, haga clic en Ir a.
2. Haga clic en Especial.
3. Haga clic en Celdas con validación de datos.
4. Haga clic en Todos.
Buscar celdas que coincidan con una configuración de validación de datos determinada
1. Haga clic en una celda que tenga la configuración de validación de datos cuyas coincidencias
desea buscar.
2. En el menú Edición, haga clic en Ir a.
3. Haga clic en Especial.
4. Haga clic en Celdas con validación de datos.
5. Haga clic en Iguales a celda activa.
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Quitar la validación de datos
1. Seleccione las celdas en las que ya no desee validar los datos.
Para quitar la validación de datos de todas las celdas similares o de todas las celdas que tengan
validaciones de una hoja de cálculo, busque la celdas.
¿Cómo?
Buscar todas las celdas con validación de datos
1. En el menú Edición, haga clic en Ir a.
2. Haga clic en Especial.
3. Haga clic en Celdas con validación de datos.
4. Haga clic en Todos.
Buscar celdas que coincidan con una configuración de validación de datos determinada
5. Haga clic en una celda que tenga la configuración de validación de datos cuyas
coincidencias desea buscar.
6. En el menú Edición, haga clic en Ir a.
7. Haga clic en Especial.
8. Haga clic en Celdas con validación de datos.
9. Haga clic en Iguales a celda activa.
2. En el menú Datos, haga clic en Validación y siga uno de estos procedimientos.
Si se le pide que borre la configuración actual y que continúe, haga clic en Aceptar y después elija
Cancelar.
Si aparece el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la ficha Configuración y, a
continuación, elija Borrar todos.
Nota No se puede quitar la validación de datos para las celdas de una lista vinculada a un sitio de
SharePoint.
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Introducir datos en una celda a partir de la lista que especifique
Puede crear una lista desplegable que obtenga las opciones de celdas situadas en otro lugar de la hoja de
cálculo.
1. Escriba las entradas de la lista desplegable en una sola columna o fila. No incluya celdas en
blanco en la lista.
Si escribe la lista en una hoja de datos distinta de aquella que contiene la celda de entrada de datos,
defina un nombre (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango de
celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles de entender, como Productos, para referirse
a rangos difíciles de entender, como Ventas!C20:C30.) para la lista.
¿Cómo?
1. Seleccione la celda, el rango de celdas o selecciones no adyacentes (selección no
adyacente: selección de dos o más celdas o rangos que no se tocan. Cuando trace selecciones
no adyacentes en un gráfico, asegúrese de que las selecciones combinadas constituyen una
forma rectangular.) a los que desee asignar un nombre.
2. Haga clic en el cuadro Nombre situado en el extremo izquierdo de la barra de
fórmulas (barra de fórmulas: barra de la parte superior de la ventana de Excel que se utiliza
para escribir o editar valores o fórmulas en celdas o gráficos. Muestra la fórmula o el valor
constante almacenado en la celda activa.) .
Cuadro Nombre
3. Escriba el nombre de las celdas.
4. Presione ENTRAR.
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Nota No se puede asignar un nombre a una celda mientras se esté cambiando el contenido de la
misma.
Si escribe la lista en un libro distinto, debe definir un nombre con una referencia externa a la lista.
¿Cómo?
5. Abra el libro que contiene la lista de entradas desplegables.
6. Abra el libro donde desea validar las celdas, elija Nombre en el menú Insertar y, a
continuación, haga clic en Definir.
7. En el cuadro Nombres en el libro, escriba un nombre.
8. En el cuadro Se refiere a, suprima el contenido y mantenga el puntero de inserción
dentro del cuadro.
9. En el menú Ventana, haga clic en el nombre del libro que contiene la lista de
entradas desplegables y, a continuación, en la hoja de cálculo que contenga la lista.
10. Seleccione las celdas que contienen la lista.
11. En el cuadro de diálogo Definir nombre, haga clic en Agregar y, a continuación,
haga clic en Cerrar.
2. Seleccione la celda donde desee crear la lista desplegable.
3. En el menú Datos, haga clic en Validación y elija la ficha Configuración.
4. En el cuadro Permitir, haga clic en Lista.
5. Si la lista está en la misma hoja de cálculo, escriba una referencia a la lista en el cuadro
Origen.
Si la lista está en otro lugar, escriba el nombre definido para la lista en el cuadro Origen.
Asegúrese de que la referencia o el nombre estén precedidos por el signo igual (=).
6. Asegúrese de que esté activada la casilla de verificación Celda con lista desplegable.
7. Especifique si la celda se puede dejar en blanco: para ello, active o desactive la casilla de
verificación Omitir blancos.
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8. Para mostrar instrucciones de introducción adicionales cuando se haga clic en la celda, haga
clic en la ficha Mensaje de entrada, asegúrese de que esté activada la casilla de verificación
Mostrar mensaje al seleccionar la celda y escriba el título y el texto del mensaje.
9. Especifique cómo desea que Microsoft Excel responda cuando se introduzcan datos no válidos.
¿Cómo?
1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla
de verificación Mostrar mensaje de error si se introducen datos no válidos.
2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:
Para mostrar un mensaje informativo que no evite la introducción de datos no válidos, haga clic
en Información.
Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la introducción de datos no válidos, haga
clic en Advertencia.
Para evitar la introducción de datos no válidos, haga clic en Detener.
3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).
Nota Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel"
y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede introducir ciertos valores en esta
celda."
Nota Cuando se aplica la validación de datos a una celda no se le aplica formato.
Sugerencia
Si la lista de entradas es corta, puede escribir las entradas directamente en el cuadro Origen, separadas
por el carácter separador de listas de Microsoft Windows (de forma predeterminada es la coma). Por
ejemplo, puede escribir Inferior, Promedio, Superior en el cuadro Origen en vez de introducir las tres
palabras en una hoja de cálculo.
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FORMATOS CONDICIONALES OBJETIVOS
Conocer el asistente para formatos condicionales Reconocer el uso del formato condicional en una plantilla predeterminada Aplicar el conocimiento adquirido a una situación de la vida real TEXTO DE CURSO
Usando criterios lógicos haga que sus textos cambien de color, ya se por cambio de fecha o por cumplir una condición o criterio
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Resaltar datos positivos y negativos
El formato condicional puede hacer que sea más fácil ver lo que se busca.
Para empezar
En el menú Formato, haga clic en Formato
condicional.
Imagine que desea marcar las cifras de ventas de libros que no han alcanzado las 15 copias aplicándoles formato negrita y en color rojo a fin de resaltar las ventas inferiores a lo esperado. Probablemente sea fácil distinguir dichas cifras en la imagen, pero piense lo que ocurriría si hubiese muchas otras filas: otras entradas inferiores a 15 podrían perderse entre el resto de los datos.
Comience seleccionando la columna C (que contiene las cifras de ventas de libros) y, a continuación, haga clic en Formato
condicional en el menú Formato.
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Definir condiciones
Cuadro de diálogo Formato condicional
El cuadro de diálogo Formato condicional es grande y tiene cuadros y botones suficientes como para intimidar: ello se debe a que está concebido para admitir muchas y variadas condiciones. No obstante, una vez que sepa qué cuadros y botones debe utilizar, todo será muy rápido. En la sesión de prácticas le mostraremos el proceso paso a paso.
En primer lugar, elija las condiciones del valor de la celda que desencadenarán la aplicación del formato condicional; para ello, seleccione menor que y escriba 15.
A continuación, haga clic en el botón Formato para aplicar formato rojo negrita a todos los valores inferiores a 15.
Ahora Excel aplicará el formato rojo negrita a cualquier valor inferior a 15 que aparezca en la columna C. ¿Lo ve? Es instantáneo.
Nota Puede agregar hasta tres condiciones a una celda o a un rango de celdas determinado.
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Comprobar resultados.
Formato rojo negrita para destacar los datos.
Eso es, el formato rojo negrita destaca y resalta las cifras inferiores a 15.
Tanto si se trata de datos positivos como negativos, de cifras de ventas al alza o que disminuyen o de cualquier otro dato que no desee que pase desapercibido, utilice el formato condicional para resaltar los valores de las celdas. Así podrá ver rápidamente cuándo debe felicitar a alguien por las buenas noticias o tomar medidas para evitar males mayores.
Apéndice: Usar el formato condicional
Ejercicio 1: convertir el texto en rojo cuando se cumplan determinadas condiciones
1. Seleccione las celdas C2 a C33. Este paso es muy importante y sin embargo suele olvidarse; asegúrese de seleccionar los datos antes de definir las condiciones.
Sugerencia Una manera rápida de seleccionar un amplio rango de celdas es hacer clic en la primera celda, mantener MAYÚS presionado y, a continuación, hacer clic en la última celda del rango. Puede desplazarse para hacer que la última celda permanezca visible, si es necesario.
2. En el menú Formato, haga clic en Formato condicional.
3. En el cuadro situado a la derecha de Valor de la celda, haga clic en la flecha y, en el cuadro de lista desplegable, haga clic en menor que.
4. En el cuadro situado a la derecha, escriba 15.
5. Haga clic en Formato.
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6. En Estilo, haga clic en Negrita. A continuación, en la lista Color, haga clic en la flecha y seleccione el cuadro Rojo (al colocar el puntero del mouse sobre cualquiera de los cuadros de color, aparecerá la en pantalla la información que indica el color).
7. Haga clic en Aceptar dos veces.
En la hoja de cálculo, las cifras de venta inferiores a 15 aparecerán en color rojo negrita en la columna C.
Sugerencia No tiene por qué elegir el color rojo y en negrita; utilice los colores o estilos que desee. No obstante, para obtener mejores resultados, elija un formato que destaque con claridad frente al resto de los formatos de la hoja de cálculo.
Ejercicio 2: agregar otra condición
Intente algo nuevo: agregue una segunda condición para que se aplique el formato. Imagine que, además de destacar las cifras inferiores a 15, desea llamar la atención sobre las cifras superiores a 125.
1. Vuelva a seleccionar las celdas C2 a C33 y, a continuación, haga clic en Formato condicional en el menú Formato.
2. Haga clic en Agregar para expandir el cuadro de diálogo y poder agregar una segunda condición.
3. En Condición 2, haga clic en la flecha situada a la derecha de Valor de la
celda y seleccione mayor que.
4. En el siguiente cuadro, escriba 125.
5. Haga clic en Formato (asegúrese de que todavía se encuentra en el área Condición 2 del cuadro de diálogo) y, a continuación, seleccione Negrita como en el primer ejercicio. Seleccione un color que no sea el rojo. Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar dos veces.
Ahora, los números inferiores a 15 aparecen en rojo negrita en la columna C y los números superiores a 125 aparecen en negrita en el color que haya seleccionado.
Ejercicio 3: eliminar el formato condicional
1. Seleccione la columna C.
2. En el menú Formato, haga clic en Formato condicional.
3. Haga clic en Eliminar.
4. Active las casillas de verificación correspondientes a Condición 1 y Condición 2.
5. Haga clic en Aceptar dos veces.
En la columna C se habrá eliminado el formato condicional, pero no los datos.
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ANÁLISIS Y CÁLCULOS
CON GRANDES VOLÚMENES DE DATOS. FUNCIONES: Buscar y Contar, Promedio y Estadísticas,
condicional.
PRÁCTICA: Reclutamiento y Selección de candidatos.
PRÁCTICA: Evaluación del desempeño.
SESIÓN
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SESIÓN 3: ANÁLISIS Y CÁLCULOS CON GRANDES VOLÚMENES DE DATOS. FUNCIONES: (Buscar y Contar, Promedio y Estadísticas, Condicionales, Fecha Texto)
OBJETIVOS
Realice cálculos matemáticos mediante fórmulas sencillas para sumar, dividir, multiplicar y restar.
Utilice referencias de celdas en fórmulas para que Excel pueda actualizar automáticamente los resultados cuando cambien los valores o al copiar fórmulas.
Utilice funciones (fórmulas ya escritas) para sumar valores, calcular promedios y buscar el valor mayor o menor de un rango de valores.
TEXTO DE CURSO Excel es un manejador de cálculos, últimamente se ha especializado por su facilidad para construir funciones específicas personalizadas para los diferentes tipos de usuarios, permitiendo una clasificación de funciones preestablecidas y personalizadas dentro de los siguientes grandes grupos, FUNCIONES: (Base de datos, Fecha y hora, Externas, Ingeniería, Financieras, Información, Lógicas, Búsqueda y referencia, Matemáticas y trigonométricas, Estadísticas, Texto y datos ), de la gestión de estas funciones podremos derivar el análisis de datos de una manera mas efectiva.
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Para empezar:
FORMULAS
Un presupuesto de una hoja de cálculo necesita una cantidad en la celda C6.
Imagine que Excel está abierto y que aparece en pantalla la Sesión "Ocio" del presupuesto de gastos domésticos. La célula C6 de la hoja de cálculo está vacía; el importe gastado en CD (discos compactos) en febrero todavía no se ha especificado
Empezar con un signo igual
Escriba la fórmula en la celda C6. Presione ENTRAR para que se muestre el resultado de la fórmula. Cada vez que selecciona la celda C6, aparece la fórmula en la barra
de fórmulas.
Los dos CD comprados en febrero costaron 12,99 € y 16,99 €. El total de esos dos valores es el gasto de CD del mes. En Excel puede realizar cálculos matemáticos especificando fórmulas sencillas en las celdas. Las fórmulas de Excel siempre empiezan con un sigo igual (=). A continuación, se muestra la fórmula especificada en la celda C6 para sumar 12,99 y 16,99: =12,99+16,99 El signo más (+) es un operador matemático que le indica a Excel que sume los valores. Si más tarde desea saber cómo obtuvo este resultado, la fórmula está visible en la barra de fórmulas
cerca de la parte superior de la hoja de cálculo cada vez que selecciona la celda C6.
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Obtener el total de todos los valores de una columna
Utilizar otros operadores matemáticos Operadores matemáticos
Sumar (+) =10+5
Restar (-) =10-5
Multiplicar (*) =10*5
Dividir (/) =10/5
Excel utiliza signos familiares para construir fórmulas.
Además de sumar, puede utilizar otros operadores matemáticos y escribir fórmulas en las celdas de las hojas de cálculo. Las fórmulas empiezan con un signo igual y puede utilizar el signo menos (-) para restar, un asterisco (*) para multiplicar y una barra oblicua (/) para dividir. Nota Dentro de cada fórmula puede utilizar más de un operador matemático. En este curso sólo se tratan las fórmulas con un solo operador, pero debe saber que si tienen más de un operador, las fórmulas no se calculan sencillamente de izquierda a derecha. Al final de este curso se mostrarán las reglas de prioridad de operadores y dos fórmulas de ejemplo en la Tarjeta de referencia rápida.
Seleccione la celda B7 y, a continuación, haga clic en el botón Autosuma.
Una marquesina de color rodea las celdas de la fórmula; la fórmula aparece en la celda B7.
Presione ENTRAR para que el resultado se muestre en la celda B7.
Seleccione la celda B7 para que la fórmula se muestre en la barra de fórmulas.
Para sumar el total de gastos de enero, no es necesario que escriba todos los valores de nuevo. En lugar de eso puede utilizar una fórmula ya escrita, denominada función.
Puede obtener el total de enero seleccionado la celda B7 y haciendo clic, a continuación, en Autosuma en la barra de herramientas Estándar. De este modo se especifica la función SUMA, que suma todos los valores de un rango de celdas. Para ahorrar tiempo, utilice la función cada vez que tenga que sumar varios valores; de este modo no tiene que escribir la fórmula.
Al presionar ENTRAR se muestra el resultado de la función SUMA (95,94) en la celda B7. La fórmula =SUMA (B3:B6) aparece en la barra de fórmulas cada vez que selecciona la celda B7.
B3:B6 es la información, denominada argumento, que indica a la función SUMA los valores deber sumar. Al utilizar una referencia de celdas (B3:B6) en lugar de los valores de esas celdas, Excel puede actualizar automáticamente los
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resultados si los valores cambian posteriormente. Los dos puntos (:) en B3:B6 indican un rango de celdas en la columna B desde la fila 3 a la 6. Los paréntesis son necesarios para separar el argumento de la función.
En las dos lecciones siguientes se explican con más detalle las funciones y referencias de celdas.
Copiar una fórmula en lugar de crear una nueva
Arrastre la cruz negra desde la celda que contiene la fórmula
hasta la celda en la que se copiará la fórmula, a continuación, suelte el controlador de relleno.
Aparece el botón Opciones de autorrelleno pero no es necesario hacer nada.
A veces es más fácil copiar fórmulas que crearlas. En este ejemplo, verá cómo se copia la fórmula de enero y cómo se utiliza para sumar los gastos de febrero.
Seleccione la celda B7, que contiene la fórmula de enero, a continuación, coloque el puntero del mouse (ratón) en la esquina inferior derecha de la celda hasta que aparezca la cruz negra (+). A continuación, arrastre el controlador de
relleno hasta la celda C7. Cuando se suelta el controlador de relleno, aparece el total de febrero (126,93) en la celda C7. La fórmula =SUMA(C3:C6) está visible en la barra de fórmulas cerca de la parte superior de la hoja de cálculo cada vez que selecciona la celda C7.
Una vez copiada la fórmula, aparece el botón Opciones de autorrelleno
para ofrecerle algunas opciones de formato. En este caso no es necesario hacer nada con las opciones del botón. El botón desaparece cuando se selecciona otra celda.
Nota Puede arrastrar el controlador de relleno para copiar fórmulas sólo en la celdas contiguas, ya sea horizontal o verticalmente.
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Apéndice:
Utilizar fórmulas
Excel necesita instrucciones muy precisas, lo que significa que las fórmulas se deben escribir exactamente cómo se muestra. Se producirán errores si falta un punto y coma o un paréntesis, o si no se escribe correctamente el nombre de una función.
Ejercicio 1: Crear una fórmula para sumar
Antes de trabajar con los datos de la hoja de cálculo, cree una fórmula en una celda vacía de la columna A. Seleccione la celda A2, sume 183 y 39 y presione ENTRAR para que se muestre el resultado. A continuación, haga clic en la celda A2 para ver la fórmula en la barra de fórmulas .
Procedimiento Especifique un signo (=), escriba 183 y el operador del signo más (+), escriba 39 y, a continuación, presione ENTRAR. La respuesta es 222.
Nota Si la barra de fórmulas no se encuentra en la parte superior de la hoja de cálculo, en el menú Herramientas, haga clic en Opciones. Haga clic en la ficha Ver y active la casilla de verificación Barra de fórmulas.
Ejercicio 2: Crear fórmulas para otras operaciones aritméticas
En la columna A, especifique tres fórmulas en tres celdas distintas. Especifique una fórmula para restar 39 a 183. Especifique otra fórmula para multiplicar 183 por 39. Por último, especifique una fórmula para dividir 183 entre 39.
Procedimiento Para restar, =183-39 (respuesta 144); para multiplicar, =183*39 (respuesta 7137); para dividir, =183/39 (respuesta 4,692307692).
Ejercicio 3: Sumar una columna de números
Ahora trabajará con valores que ya existen en la hoja de cálculo. Utilice la Autosuma para obtener el total de los valores de enero en la columna D.
Procedimiento Seleccione la celda D8, haga clic en Autosuma en la barra de herramientas Estándar y, a continuación, presione ENTRAR. El total es 95,94.
Nota Si el botón Autosuma no está disponible, haga clic en la flecha Opciones de barra de
herramientas al final de la barra de herramientas Estándar, a continuación, haga clic en Mostrar los botones en dos filas.
Ejercicio 4: Copiar una fórmula
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Copie la fórmula de la celda D8 en la celda E8.
Procedimiento Utilice el controlador de relleno para copiar la fórmula de la celda D8 en la celda E8. El total de febrero es 126,93.
1. Seleccione la celda D8 y, a continuación, coloque el puntero del mouse (ratón) en la esquina inferior derecha de la celda D8 hasta que aparezca la cruz negra (+).
2. A continuación, arrastre el controlador de relleno hasta la celda E8. Cuando suelte el controlador de relleno, debería ver el total de febrero (126,93) en la celda E8.
Ejercicio 5: Sumar una fila de números
Ahora intentará hacer algo nuevo obteniendo el total de los números de una fila en lugar de los de una columna. El procedimiento es el mismo. Sólo tiene que hacer clic en un lugar diferente. Utilice la Autosuma para obtener el total de las cifras de la fila 6.
Procedimiento Seleccione la celda F6, haga clic en Autosuma en la barra de herramientas Estándar y, a continuación, presione ENTRAR. La respuesta es 48,00.
Utilizar referencias de celdas
Referencias de celdas Hacen referencia a los valores de
A10 la celda de la columna A y la fila 10
A10;A20 la celda A10 y la celda A20
A10:A20 el rango de celdas de la columna A desde la fila 10 a la 20
B15:E15 el rango de celdas de la fila 15 desde la columna B a la E
A10:E20 el rango de celdas desde la columna A a la E y desde la fila 10 a la 20
Las referencias de celdas pueden indicar celdas independientes o rangos de celdas en columnas y filas.
De forma predeterminada, Excel utiliza un estilo de referencia del tipo A1, que hace referencia a las columnas mediante letras y a la filas mediante números. Las letras y los números se denominan encabezados de fila y de columna. En la tabla se muestra cómo hacer referencia a celdas mediante la letra de la columna seguida del número de la fila.
¿Qué sucede si el valor de una celda cambia después de que se calcule el total?
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Actualizar los resultados de las fórmulas
Excel puede actualizar automáticamente los totales para que incluyan los valores que han cambiado.
Suponga que obtiene 11,97 en la celda C4 como resultado del alquiler de videos de febrero y que ese resultado no es correcto. No se ha incluido un alquiler de 3,99. Para sumar 3,99 a 11,97, debe seleccionar la celda C4 y especificar esta fórmula en la celda:
=11,97+3,99
Como se muestra en la imagen, cuando cambia el valor de la celda C4, Excel actualiza automáticamente el total de febrero en la celda C7; pasa de 126,93 a 130,92. Excel puede hacer esto porque la fórmula original =SUMA(C3:C6) de la celda C7 contiene referencias de celdas.
Si hubiera especificado 11,97 y otros valores específicos en la fórmula de la celda C7, Excel no hubiera podido actualizar el total. Habría tenido que cambiar manualmente 11,97 por 15,96 no sólo en la celda C4, sino también en la fórmula de la celda C7.
Nota Puede revisar la fórmula de una celda seleccionada especificando los cambios en la barra de fórmulas o directamente en la celda .
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OTRAS FORMAS DE ESPECIFICAR REFERENCIAS DE CELDAS
Escriba en la celda C9 el signo igual, seguido de SUMA y un paréntesis de apertura.
Haga clic en la celda C4 y, a continuación, escriba un punto y coma en la celda C9.
Haga clic en la celda C6 y, a continuación, escriba un paréntesis de cierre en la celda C9.
Presione ENTRAR para que se muestre el resultado de la fórmula.
Puede escribir referencias de celdas directamente en las celdas, o especificarlas haciendo clic en las celdas correspondientes, lo que evita errores de escritura.
En la primera lección vio cómo se utiliza la función SUMA para sumar todos los valores de una columna. La función SUMA también se puede utilizar para sumar sólo algunos valores de una columna, seleccionando las referencias de celdas que desea incluir.
Imagine que desea conocer el costo combinado de los alquileres de videos y CD de febrero. No es necesario guardar el total, de modo que puede especificar la fórmula en una celda vacía y eliminarla más tarde. En este ejemplo se utiliza la celda C9.
En este ejemplo se muestra cómo especificar la fórmula. Consiste en hacer clic en las celdas que desea incluir en la fórmula en lugar de escribir las referencias de celdas. Una marquesina de color rodea cada celda cuando se selecciona y desaparece cuando presiona ENTRAR para mostrar el resultado 45,94. La fórmula =SUMA(C4;C6) aparece en la barra de fórmulas situada cerca de la parte superior de la hoja de cálculo siempre que selecciona la celda C9.
Los argumentos C4 y C6 indican a la función SUMA los valores con los que deben realizar el cálculo. Los paréntesis son necesarios para separar los argumentos de la función. El punto y coma, que también es necesario, separa un argumento de otro.
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Tipos de referencias
Las referencias relativas cambian cuando se copian.
Las referencias absolutas permanecen iguales cuando se copian.
Ahora que ha aprendido más acerca de cómo utilizar referencias de celdas, es conveniente que conozca los diferentes tipos de referencias:
Relativas Las referencias de celdas relativas de una fórmula cambian automáticamente cuando la fórmula se copia en toda una columna o en toda una fila. Por esta razón en la primera lección se podía copiar la fórmula de enero para sumar los gastos de febrero. En ese ejemplo, igual que aquí, cuando la fórmula =C4*$D$9 se copia de una fila en otra, las referencias relativas cambian de C4 a C5 y a C6.
Absolutas Una referencia de celdas absoluta es fija. Las referencias absolutas no cambian al copiar una fórmula de una celda en otra. Las referencias absolutas tienen signos de dólar ($) como esta: $D$9. Como se muestra en la imagen, cuando la fórmula =C4*$D$9 se copia de una fila en otra, la referencia de celdas absoluta permanece como $D$9.
Mixtas Una referencia de celdas mixtas tiene bien una columna absoluta y una fila relativa, o bien una fila absoluta y una columna relativa. Por ejemplo, $A1 es una referencia absoluta a la columna A y una referencia relativa a la fila 1. Cuando una referencia mixta se copia de una fila en otra, la referencia absoluta permanece igual pero la referencia relativa cambia.
A continuación, podrá ver en qué casos se utilizan las referencias absolutas.
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Utilizar una referencia de celdas absoluta
Las referencias de celdas relativas cambian de una fila a otra.
La referencia absoluta siempre hace referencia a la celda D9.
La celda D9 contiene el valor para el descuento del 7 por ciento.
Utilice referencias de celdas absolutas para hacer referencia a la celdas que no desea que cambien al copiar la fórmula. Las referencias son relativas de forma predeterminada, de modo que tendrá que escribir signos de dólar, como se muestra en el número 2 de este ejemplo, para cambiar el tipo de referencia a absoluta.
Imagine que recibe un paquete con cupones de descuento que ofrecen el 7 por ciento de descuento en el alquiler de videos, películas y CD. Desea saber cuánto puede ahorrar al mes si utiliza los descuentos. Puede utilizar una fórmula para multiplicar los gastos de febrero por el 7 por ciento.
Puede escribir la tasa de descuento 0,07 en la celda D9 que está vacía y, a continuación, escribir una fórmula en la celda D4, empezando por =C4*. Después especifique un signo de dólar ($) y D para realizar una referencia absoluta a la columna D, y $9 para realizar una referencia absoluta a la fila 9. Esta fórmula multiplica el valor de la celda C4 por el valor de la celda D9.
A continuación, copie la fórmula de la celda D4 en D5
mediante el controlador de relleno . Cuando la fórmula se copia, la referencia de celdas relativa cambia de C4 a C5, mientras que la referencia absoluta al descuento de D9 no cambia; permanece como $D$9 en todas las filas donde se copia.
Es hora de practicar lo que ha aprendido en esta lección.
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Apéndice
Utilizar referencias de celdas Excel necesita instrucciones muy precisas, lo que significa que las fórmulas se deben escribir exactamente cómo se muestra. Se producirán errores si falta un punto y coma o un paréntesis, o si no se escribe correctamente el nombre de una función.
Ejercicio 1: Escribir referencias de celdas en una fórmula
En la celda E9, escriba una fórmula utilizando las referencias de celdas para obtener el total del alquiler de videos de enero y los gastos de CD de febrero.
Procedimiento En la celda E9, escriba =SUMA(B5;C7). Observe que cuando escribe B5, Excel resalta la celda B5, y que cuando escribe C7, Excel resalta la celda C7. Especifique la fórmula tal como se muestra y, a continuación, presione ENTRAR para que aparezca el resultado de la fórmula, que es 37,96.
Notas
Puede obtener el mismo resultado si escribe =B5+C7. La función SUMA es muy útil cuando tiene bastantes valores que sumar.
Puede que aparezca una información sobre herramientas de funciones cuando escriba. Para activarla o desactivarla, en el menú Herramientas, haga clic en Opciones. En la ficha General, active o desactive la casilla de verificación Información sobre herramientas de funciones.
Ejercicio 2: Seleccionar referencias de celdas para una fórmula
En la celda E10, pruebe a especificar la misma fórmula haciendo clic en sus referencias de celdas en lugar de escribirlas directamente. La fórmula es: =SUMA(B5;C7)
1. Escriba un signo igual en la celda E10.
2. A continuación, escriba SUMA seguido de un paréntesis de apertura. 3. Haga clic en la celda B5 y, a continuación, escriba punto y coma.
4. Haga clic en la celda C7, escriba un paréntesis de cierre y, a continuación, presione ENTRAR para obtener el resultado 37,96.
Ejercicio 3: Utilizar una referencia absoluta en una fórmula
En la celda D11, recree el ejemplo de la lección: desea saber cuando ahorrará con un 7 por ciento de descuento en el alquiler de videos, películas y CD de enero.
1. En la celda D11 escriba la tasa de descuento, 0,07.
2. En la celda D5 escriba =C5*$D$11 y, a continuación, presione ENTRAR. El resultado es 1,12.
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3. Luego copie la fórmula en toda la fila 7 seleccionando la celda D5 y colocando el puntero del mouse (ratón) en la esquina inferior derecha hasta que aparezca una cruz negra (+). A continuación, arrastre el controlador hacia abajo y suéltelo en la celda D7. Los resultados son 2,24 en la celda D6 y 2,10 en la celda D7.
Al copiar la fórmula, las referencias de celdas relativas cambian de C5 a C6 y C7, mientras que la referencia absoluta a la celda D11 no cambia. Permanece como $D$11 en todas las filas donde se ha copiado, como podrá comprobar si hace clic en la celdas
D6 y D7 y comprueba el resultado en la barra de fórmulas cerca de la parte superior de la hoja de cálculo.
Ejercicio 4: Sumar varios resultados
Obtener el total ahorrado del ejercicio anterior especificando una fórmula en la celda D8.
Procedimiento Haga clic en la celda D8 y luego en Autosuma en la barra de herramientas Estándar y, a continuación, presione ENTRAR. El resultado es 5,46. También puede especificar =SUMA(D5:D7).
Ejercicio 5: Cambiar los valores y totales
Compruebe cómo se actualizan automáticamente los resultados de las fórmulas cuando realiza una revisión. En la celda B6 cambie "16,00" por "28,00". El total de la celda B8 se actualizará, en este caso a 10,94. Si lo desea, cambie otros valores para ver cómo se actualiza de nuevo el total.
Nota Si los resultados no se actualizan, en el menú Herramientas haga clic en Opciones. Haga clic en la ficha Calcular y active la casilla de verificación Automático.
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Simplificar fórmulas mediante funciones Nombre de función Calcula el
PROMEDIO promedio
MAX número más grande
MIN número más pequeño
Los nombres de funciones expresan fórmulas largas de forma rápida.
Calcular un promedio
Seleccione la celda D7, haga clic en la flecha situada junto al botón Autosuma y, a continuación, seleccione Promedio en la lista.
Presione ENTRAR para que el resultado se muestre en la celda D7.
Puede utilizar la función PROMEDIO para calcular el costo medio de ocio correspondiente a enero y febrero.
Excel especifica la fórmula directamente si hace clic en la celda D7, luego en la flecha situada junto al botón Autosuma y selecciona, a continuación, Promedio en la lista. La fórmula =PROMEDIO(B7:C7) aparece en la barra de fórmulas cerca de la parte superior de la hoja de cálculo.
También puede escribir esta fórmula directamente en la celda
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Buscar el valor mayor o menor
Haga clic en la celda F7, haga clic en la flecha junto al botón Autosuma y, a continuación, seleccione Máx en la lista.
Presione ENTRAR para que el resultado se muestre en la celda F7.
La función MAX busca el número mayor de un rango de números, y la función MIN el número menor.
En este ejemplo se utiliza un conjunto de valores que no ha visto hasta ahora.
Aquí tiene una fórmula para buscar el valor mayor de un conjunto. Seleccione la celda F7, haga clic en la flecha situada junto al botón Autosuma, luego seleccione Máx en la lista y presione ENTRAR. La fórmula =MAX(F3:F6) aparece en la barra de fórmulas cerca de la parte superior de la hoja de cálculo.
El valor mayor es 131,95.
Para buscar el valor menor de un rango, seleccione Mín en la lista y presione ENTRAR. La fórmula =MIN(F3:F6) aparece en la barra de fórmulas.
El valor menor de la serie es 131,75.
También puede escribir cada fórmula directamente en una celda.
Imprimir fórmulas
Puede imprimir fórmulas para ponerlas en su tablón de anuncios y recordar así cómo se crean.
Para imprimir fórmulas, necesitará mostrar las fórmulas en la hoja de cálculo. En la sesión práctica verá cómo se hace seleccionando Auditoría de fórmulas en el menú Herramientas y haciendo clic, a continuación, en Modo de auditoría de
fórmulas.
Sugerencias
También puede presionar ALT+º (junto a la tecla 1) para mostrar y ocultar fórmulas.
Al mostrar las fórmulas es más fácil detectar los errores.
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Fórmulas visibles en la hoja de cálculo.
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¿Qué son esos signos raros que aparecen la hoja de cálculo?
El valor de error ##### indica que la columna es demasiado estrecha para mostrar el contenido de la celda.
A veces Excel no puede calcular una fórmula porque la fórmula contiene un error. Si eso ocurre, aparecerá en la celda un valor de error en lugar de un resultado. A continuación se muestran tres valores de error comunes:
##### La columna no es suficientemente ancha para mostrar el contenido de esta celda. Aumente el ancho de columna, reduzca el contenido para que se ajuste a la columna o aplique un formato de número diferente.
#¡REF! Una referencia de celda no es válida. Es posible que las celdas se hayan eliminado o que se hayan pegado mal.
#¿NOMBRE? Es posible que no haya escrito correctamente el nombre de una función o que haya utilizado un nombre que Excel no reconoce. Debería saber que las celdas con valores de error como #¿NOMBRE? podrían mostrar un triángulo de color. Si hace clic en la celda, aparece un botón de error que muestra algunas opciones de corrección de errores. En este curso no se enseña cómo utilizar ese botón.
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Buscar más funciones
El cuadro de diálogo Insertar función.
Excel ofrece muchas otras funciones de gran utilidad, como las funciones de fecha y hora y funciones que permiten trabajar con texto. Estas funciones se tratan en otros cursos de formación de Excel: "Calcular fechas mediante fórmulas", "Contar el tiempo mediante fórmulas" y "Utilizar fórmulas para editar, corregir y revisar texto"
Puede ver las demás funciones haciendo clic en Más funciones en la lista Autosuma. Más funciones abre el cuadro de diálogo Insertar función, que le permite buscar una función. Esta cuadro de diálogo le ofrece otra forma de especificar fórmulas en Excel.
Con el cuadro de diálogo abierto, escriba lo que desee en el cuadro Buscar una función, o seleccione una categoría y, a continuación, desplácese por la lista de funciones de esa categoría. Haga clic en Ayuda sobre esta función en la parte inferior del cuadro de diálogo para obtener más información sobre una función. El cuadro de diálogo Insertar función se trata en detalle en "Buscar funciones y especificar argumentos".
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Apéndice
Funciones y valores de error
Excel necesita instrucciones muy precisas, lo que significa que las fórmulas se deben escribir exactamente cómo se muestra. Se producirán errores si falta un punto y coma o un paréntesis, o si no se escribe correctamente el nombre de una función.
Ejercicio 1: Calcular un promedio
En la celda D8, calcule el promedio de los totales de la columna B y de la columna C.
Procedimiento Seleccione la celda D8, haga clic en la flecha situada junto al botón Autosuma y seleccione Promedio en la lista. A continuación, presione ENTRAR. La respuesta es 113,43.
Ejercicio 2: Buscar el número más grande
No necesita una fórmula para determinar que 95,94 es el número más grande de la columna B. Pero imagine que la lista es larga, en cuyo caso una fórmula sería útil. En la celda B9, utilice una fórmula para buscar el número más grande.
Procedimiento Seleccione la celda B9, haga clic en la flecha situada junto al botón Autosuma y, seleccione Máx en la lista. A continuación, presione ENTRAR.
Antes de seguir con el siguiente ejercicio, borre el resultado de la celda B9.
Ejercicio 3: Buscar el número más pequeño
Igual que antes, es evidente que 15,96 es el número más pequeño de la columna C, aún así intente utilizar una fórmula en la celda C9 para buscar el número más pequeño de la columna C.
Procedimiento Seleccione la celda C9, haga clic en la flecha situada junto al botón Autosuma y seleccione Mín en la lista. A continuación, presione ENTRAR.
Antes de seguir con el siguiente ejercicio, borre el resultado de la celda C9.
Ejercicio 4: Mostrar y ocultar fórmulas
Muestre todas las fórmulas de la hoja de cálculo y, a continuación, ocúltelas.
Procedimiento En el menú Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación, haga clic en Modo de auditoría de fórmulas. Para ocultar las fórmulas, haga clic de nuevo en Modo de auditoría de fórmulas. También puede presionar ALT+º (junto a la tecla 1) para mostrar y ocultar fórmulas.
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Nota Cuando se muestran los fórmulas, aparecerán las fórmulas que ha especificado junto con las que especificó el autor para crear los datos originales.
Ejercicio 5: Valores de error
Para crear un error ##### con el fin de poder arreglarlo luego, estreche la columna B arrastrando el borde hasta que aparezca el error #####. Para ello, mueva el puntero del mouse (ratón) sobre el encabezado de columna hasta que el puntero se convierta en una cruz negra con dos puntas de flecha. A continuación, arrastre la columna. Quizá tenga que arrastrar el borde de la columna varias veces para que la columna sea suficientemente estrecha y se produzca el error #####.
A continuación, cambie el tamaño de la columna de nuevo para que se muestre el resultado de la fórmula. Cada vez que se arrastra el borde de la columna a una nueva posición se actualiza la vista, de modo que quizá tenga que realizar varios intentos antes de conseguir que la columna sea suficientemente ancha para mostrar el resultado de la fórmula.
Ejercicio 6: Valor de error #¿Nombre?
Se trata de otro error que puede crear y luego arreglar. Utilice la función SUMA, pero escríbala incorrectamente.
En la celda B8, elimine el total 95,94 y, a continuación, escriba =SUME(B4:B7) (tenga en cuenta que se ha escrito "E" en lugar de "A" en el nombre de la función). Tras presionar ENTRAR aparecerá #¿NOMBRE? debido al error intencionado.
Para arreglar el error, seleccione B8 y, a continuación, coloque el puntero en la barra de fórmulas. O haga doble clic en la celda para que se muestre la fórmula y, a continuación, modifíquela. Cambie "E" por "A" en "SUME" y presione ENTRAR. El resultado de la fórmula aparecerá correctamente.
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Tarjeta de referencia rápida: Descubra una calculadora mejor
Sumar, dividir, multiplicar y restar
Escriba un signo igual (=), utilice los operadores matemáticos y, a continuación, presione ENTRAR.
=10+5 para sumar
=10-5 para restar
=10*5 para multiplicar
=10/5 para dividir
Las fórmulas están visibles en la barra de fórmulas cuando selecciona una celda que contiene un resultado. Si la barra de fórmulas no está visible, en el menú Herramientas, haga clic en Opciones. Haga clic en la ficha Ver y active la casilla de verificación Barra de fórmulas.
Utilizar referencias de celdas en las
fórmulas
Especificar referencias de celdas permite que Microsoft® Excel actualice automáticamente los resultados de las fórmulas si los valores de las celdas cambian. Por ejemplo:
Escriba =C4+C7 en una celda. O escriba un signo igual (=), haga clic en la celda C4, a continuación, escriba el signo
más (+) y, por último, haga clic en la celda C7.
Referencias de celdas Hacen referencia a los valores de
A10 la celda de la columna A y la fila 10
A10;A20 la celda A10 y la celda A20
A10:A20 el rango de celdas de la columna A desde la fila 10 a la 20
B15:E15 el rango de celdas de la fila 15 desde la columna B a la E
A10:E20 el rango de celdas desde la columna A a la E y desde la fila 10 a la 20
Nota Si los resultados no se actualizan, en el menú Herramientas haga clic en Opciones. Haga clic en la ficha Calcular y active la casilla de verificación Automático.
Sumar los valores de una fila o columna
Utilice la función SUMA, que es una fórmula ya escrita, para sumar todos los valores de una fila o columna:
1. Haga clic en la celda situada bajo la columna o a la derecha de la fila de los valores.
2. Haga clic en el botón Autosuma en la barra de
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herramientas Estándar y, a continuación, presione ENTRAR.
Para sumar algunos de los valores de una columna o fila:
1. Escriba un signo igual, especifique SUMA y, a continuación, un paréntesis de apertura.
2. Escriba o seleccione las referencias de las celdas que desea sumar. Un punto y coma (;) separa los distintos argumentos que indican a la función los valores que se van a calcular.
3. Especifique un paréntesis de cierre y, a continuación, presione ENTRAR.
Por ejemplo: =SUMA(B2:B4;B6) y =SUMA(B2;B5;B7)
Calcular el promedio, el máximo o el
mínimo
Utilice las funciones PROMEDIO, MAX o MIN.
1. Haga clic en la celda situada debajo o a la derecha de los valores para los que desea calcular el promedio (media aritmética), el máximo o el mínimo.
2. Haga clic en la flecha situada junto a Autosuma en la barra de herramientas Estándar. Haga clic en Promedio, Máx o Mín y, a continuación, presione ENTRAR.
Para ver más funciones, haga clic en Más funciones en la lista Autosuma para abrir el cuadro de diálogo Insertar función.
Sugerencia También puede escribir fórmulas y referencias de celdas especificándolas en la barra de fórmulas tras seleccionar una celda.
Copiar una fórmula
En una celda adyacente mediante el controlador de relleno:
1. Seleccione la celda que contiene la fórmula, a continuación, coloque el puntero del mouse (ratón) en la esquina inferior derecha de la celda hasta que aparezca la cruz negra (+).
2. Arrastre el controlador de relleno sobre las celdas en las que desea copiar la fórmula, a continuación, suelte el botón del mouse (ratón).
Sin utilizar el controlador de relleno:
1. Seleccione la celda que contiene la fórmula y, en el menú Edición, haga clic en Copiar.
2. Seleccione las celdas en las que desea copiarla.
o Para copiar la fórmula y el formato, en el
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menú Edición, haga clic en Pegar.
o Para copiar sólo la fórmula, en el menú Edición, haga clic en Pegado especial y, a continuación, haga clic en Fórmulas.
Imprimir fórmulas
1. Muestre las fórmulas de la hoja de cálculo. En el menú Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación, haga clic en Modo de auditoría de fórmulas.
2. En el menú Archivo, haga clic en Imprimir. 3. Oculte las fórmulas de la hoja de cálculo repitiendo el paso 1.
Sugerencia También puede presionar ALT+º (junto a la tecla 1) para mostrar u ocultar fórmulas.
Comprender los valores de error
##### La columna no es suficientemente ancha para mostrar el contenido. Aumente el ancho de columna, reduzca el contenido para que se ajuste a la columna o aplique un formato de número diferente.
#¡REF! Una referencia de celda no es válida. Es posible que las celdas se hayan eliminado o que se hayan pegado mal.
#¿NOMBRE? Es posible que haya errores en el nombre de una función.
Las celdas con errores como #¿NOMBRE? podrían mostrar un triángulo de color. Si hace clic en la
celda, aparece un botón de error que muestra algunas opciones de corrección de errores. En este curso no se enseña cómo utilizar este botón.
Utilizar más de un operador matemático
en una fórmula
Si una fórmula tiene más de un operador, Excel sigue las reglas de prioridad de operadores en lugar de realizar los cálculos simplemente de izquierda a derecha. La multiplicación se realiza antes que la suma: =11,97+3,99*2 es 19,95. Excel multiplica 3,99 por 2 y, a continuación, suma el resultado a 11,97.
Las operaciones dentro de los paréntesis se realizan primero: =(11,97+3,99)*2 es 31,92. Excel suma primero y, a continuación, multiplica el resultado por 2.
Excel utiliza los operadores de izquierda a derecha si tienen el mismo nivel de prioridad. La multiplicación y la división están en el mismo nivel. Por debajo de la multiplicación y la división, la suma y la resta están en el mismo nivel.
Seleccionar el formato de los
valores que se va a utilizar en los
cálculos
En las sesiones prácticas se dio un formato a las hojas de cálculo para que mostraran dos decimales haciendo clic en Celdas dentro del menú Formato, seleccionando Número, luego la categoría Número y, a continuación, 2 en el cuadro Posiciones
decimales.
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FUNCIONES - Usar el cuadro de diálogo Insertar función
Excel posee un tesoro oculto de cientos de funciones útiles.
¿Sabe lo que debe hacer Excel pero no está seguro de si hay una función que pueda ayudarle a hacerlo? O quizás desee volver a utilizar una función que descubrió hace dos meses, pero ahora mismo no da con su nombre.
En esta lección, va a aprender a buscar y utilizar una función indicando a Excel lo que desea hacer. Además, va a aprender a introducir argumentos, es decir, información que indica a una función con qué debe trabajar. En la sesión práctica al final de la lección, tendrá la oportunidad de poner en práctica lo aprendido.
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FUNCIONES Búsqueda y referencia:
DIRECCION Devuelve una referencia como texto a una única celda en la hoja de cálculo
AREAS Devuelve el número de áreas de una referencia
ELEGIR Elige un valor en una lista de valores COLUMNA Devuelve el número de columna de una referencia
COLUMNAS Devuelve el número de columnas de una referencia
BUSCARH Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor de la celda indicada
HIPERVINCULO Crea un acceso directo o un salto que abre un documento almacenado en un servidor de red, en una intranet o en Internet
INDICE Utiliza un índice para elegir un valor a partir de una referencia o matriz
INDIRECTO Devuelve una referencia indicada por un valor de texto
BUSCAR Busca los valores en un vector o matriz
COINCIDIR Busca los valores en una referencia o matriz DESREF Devuelve un desplazamiento de referencia a partir de una referencia determinada
FILA Devuelve el número de fila de una referencia FILAS Devuelve el número de filas de una referencia RDTR Recupera datos en tiempo real de un programa que sea compatible con automatización COM (automatización: modo de trabajar con los objetos de una aplicación desde otra aplicación o herramienta de entorno. La automatización, antes denominada automatización OLE, es un estándar de la industria y una función del Modelo de objetos componentes (COM).)
TRANSPONER Devuelve la traspuesta de una matriz
BUSCARV Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en la fila para devolver el valor de una celda
Lógicas Y Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son verdaderos
FALSO Devuelve el valor lógico FALSO
SI Especifica un texto lógico para ejecutar NO Invierte la lógica de sus argumentos O Devuelve VERDADERO si algún argumento es VERDADERO
VERDADERO Devuelve el valor lógico VERDADERO
Fecha y hora FECHA Devuelve una fecha determinada FECHANUMERO Convierte una fecha representada por
texto en un número de serie DIA Convierte un número que representa una fecha en el día del mes correspondiente
DIAS360 Calcula el número de días entre dos fechas basándose en un año de 360 días
FECHA.MES Devuelve el número que representa una fecha que es un número determinado de meses anterior o posterior a la fecha inicial
FIN.MES Devuelve el número correspondiente al último día del mes, que es un número determinado de meses anterior o posterior a la fecha inicial
HORA Convierte un número en la hora correspondiente MINUTO Convierte un número en el minuto correspondiente
MES Convierte un número en el mes correspondiente DIAS.LAB Devuelve el número de días laborables completos entre dos fechas
AHORA Devuelve el número de serie de la fecha y hora actuales
SEGUNDO Convierte un número en el segundo correspondiente
NSHORA Devuelve el numero de una hora determinada HORANUMERO Convierte una hora representada por texto en un número de serie
HOY Devuelve el número que representa la fecha actual DIASEM Convierte un número en el día de la semana correspondiente
NUM.DE.SEMANA Convierte un número en un número que indica dónde cae la semana numéricamente dentro de un año
DIA.LAB Devuelve el número que representa una fecha que es determinado número de días laborables anterior o posterior a la fecha especificada
AÑO Convierte un número en el año correspondiente FRAC.AÑO Devuelve la fracción de año que representa el número de días enteros entre fecha_inicial y fecha_final
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Texto y datos ASC Cambia letras inglesas o katakana de ancho completo (bit doble) dentro de una cadena de caracteres a caracteres de ancho medio (bit sencillo)
TEXTOBAHT Convierte un número en texto, usando el formato de moneda ß (baht)
CARACTER Devuelve el carácter especificado por el número de código
DESPEJAR Elimina caracteres que no se pueden imprimir
CODIGO Devuelve el número de código del primer carácter del texto
CONCATENAR Une varios elementos de texto en uno solo
MONEDA Convierte un número en texto, usando el formato de moneda $ (dólar)
IGUAL Comprueba si dos valores de texto son exactamente iguales
ENCONTRAR Busca un valor de texto dentro de otro (distingue entre mayúsculas y minúsculas)
DECIMALES Da formato a un número como texto con un número fijo de decimales
JIS Cambia letras inglesas o katakana de ancho medio (de un byte) dentro de una cadena de caracteres en caracteres de ancho completo (de dos bytes)
IZQUIERDA Devuelve los caracteres situados en el extremo izquierdo de un valor de texto
LARGO Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto
MINUSC Convierte texto en minúsculas
EXTRAE Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto, empezando en la posición que especifique
FONETICO Extrae los caracteres fonéticos (furigana) de una cadena de texto
NOMPROPIO Escribe en mayúsculas la primera letra de cada palabra de un valor de texto
REEMPLAZAR Reemplaza caracteres dentro de texto
REPETIR Repite el texto un número determinado de veces DERECHA Devuelve los caracteres situados en el extremo derecho de un valor de texto
HALLAR Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue entre mayúsculas y minúsculas)
SUSTITUIR Sustituye el texto nuevo por el texto previo en una cadena de texto
T Convierte los argumentos en texto TEXTO Da formato a un número y lo convierte en texto ESPACIOS Elimina espacios del texto MAYUSC Convierte el texto en mayúsculas VALOR Convierte el argumento de un texto en un número Matemáticas y trigonométricas ABS Devuelve el valor absoluto de un número ACOS Devuelve el arco coseno de un número ACOSH Devuelve el coseno hiperbólico inverso de un número
ASENO Devuelve el arco seno de un número
ASENOH Devuelve el seno hiperbólico inverso de un número
ATAN Devuelve el arco tangente de un número
ATAN2 Devuelve el arco tangente de las coordenadas X e Y
ATANH Devuelve la tangente hiperbólica inversa de un número
MULTIPLO.SUPERIOR Redondea un número hasta el entero o múltiplo significativo más próximo
COMBINAT Devuelve el número de combinaciones para un número determinado de objetos
COS Devuelve el coseno de un número COSH Devuelve el coseno hiperbólico de un número GRADOS Convierte radianes en grados REDONDEA.PAR Redondea un número al entero par más
próximo EXP Devuelve e elevado a la potencia de un número determinado
FACT Devuelve el factorial de un número
FACT.DOBLE Devuelve el factorial doble de un número MULTIPLO.INFERIOR Redondea un número hacia abajo, hacia cero
M.C.D Devuelve el máximo común divisor ENTERO Redondea un número hasta el entero inferior más próximo
M.C.M Devuelve el mínimo común múltiplo LN Devuelve el logaritmo neperiano de un número LOG Devuelve el logaritmo de un número en una base especificada
LOG10 Devuelve el logaritmo en base 10 de un número
MDETERM Devuelve la matriz determinante de una matriz MINVERSA Devuelve la matriz inversa de una matriz MMULT Devuelve la matriz producto de dos matrices RESIDUO  Devuelve el resto de la división REDOND.MULT Redondea un número al múltiplo deseado MULTINOMIAL Devuelve el polinomio de un conjunto de
números REDONDEA.IMPAR Redondea un número al entero impar más próximo
PI Devuelve el valor de Pi
POTENCIA Devuelve el resultado de elevar el argumento número a una potencia
PRODUCTO Multiplica sus argumentos
COCIENTE Devuelve la parte entera de una división RADIANES Convierte grados en radianes ALEATORIO Devuelve un número aleatorio entre 0 y 1 ALEATORIO.ENTRE Devuelve un número aleatorio entre
los números que especifique NUMERO.ROMANO Convierte un número arábigo en número romano con formato de texto
REDONDEAR Redondea un número a un número especificado de dígitos
REDONDEAR.MENOS Redondea un número hacia abajo, hacia cero
REDONDEAR.MAS Redondea un número hacia arriba, en dirección contraria a cero
SUMA.SERIES Devuelve la suma de potencias basadas en la fórmula
SIGNO Devuelve el signo de un número
SENO Devuelve el seno de un ángulo dado SENOH Devuelve el seno hiperbólico de un número RAIZ Devuelve la raíz cuadrada de un número RAIZ2PI Devuelve la raíz cuadrada de un número
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multiplicado por PI (número * pi) SUBTOTALES Devuelve un subtotal en una lista o base de datos
SUMA Suma sus argumentos
SUMAR.SI Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio
SUMAPRODUCTO Devuelve la suma de los productos de los componentes de la matriz correspondiente
SUMA.CUADRADOS Devuelve la suma de los cuadrados de los argumentos
SUMAX2MENOSY2 Devuelve la suma de la diferencia de los cuadrados de los valores correspondientes de dos matrices
SUMAX2MASY2 Devuelve el sumatorio de la suma de los cuadrados de los valores correspondientes de dos matrices
SUMAXMENOSY2 Devuelve el sumatorio de los cuadrados de las diferencias entre los valores correspondientes en dos matrices
TAN Devuelve la tangente de un número TANH Devuelve la tangente hiperbólica de un número TRUNCAR Trunca un número y lo convierte en entero Financieras INT.ACUM Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil que tenga pagos de interés periódico
INT.ACUM.V Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil con pagos de interés al vencimiento
AMORTIZPROGRE Devuelve la amortización por cada período contable mediante la utilización de un coeficiente de depreciación
AMORTIZLIN Devuelve la amortización lineal de un bien al final de un ejercicio fiscal determinado
CUPON.DIAS.L1 Devuelve el número de días desde el comienzo del período del cupón hasta la fecha de liquidación
CUPON.DIAS Devuelve el número de días del período (entre dos cupones) donde se encuentra la fecha de liquidación
CUPON.DIAS.L2 Devuelve el número de días desde el comienzo del período de consolidación hasta la fecha del siguiente cupón
CUPON.FECHA.L2 Devuelve la fecha del siguiente cupón después de la fecha de liquidación
CUPON.NUM Devuelve el número de cupones pagaderos entre las fechas de liquidación y vencimiento
CUPON.FECHA.L1 Devuelve la fecha del cupón anterior a la fecha de liquidación
PAGO.INT.ENTRE Devuelve el interés acumulativo pagado entre dos períodos
PAGO.PRINC.ENTRE Devuelve el valor actual acumulativo pagado en un préstamo entre dos períodos
DB Devuelve la depreciación de un bien durante un período específico usando el método de depreciación de saldo fijo
DDB Devuelve la depreciación de un bien en un período especificado utilizando el método de doble disminución de saldo u otros métodos que se especifiquen
TASA.DESC Devuelve la tasa de descuento de un valor bursátil
MONEDA.DEC Convierte un precio en una moneda, expresado como una fracción, en un precio expresado en un número decimal
MONEDA.FRAC Convierte un precio en una moneda, expresado como un número decimal, en un precio expresado en una fracción
DURACION Devuelve la duración anual de un valor con pagos de intereses periódicos
EFECTO Devuelve el tipo de interés anual efectivo VF Devuelve el valor futuro de una inversión FV.PLAN Devuelve el valor futuro de un capital inicial después de aplicar una serie de tasas de interés compuesto
TASA.INT Devuelve la tasa de interés para la inversión total en un valor bursátil
PAGOINT Devuelve el pago de intereses de una inversión durante un período determinado
TIR Devuelve la tasa interna de retorno de una inversión para una serie de valores en efectivo
INT.PAGO.DIR Calcula el interés pagado durante un período específico de una inversión
DURACION.MODIF Devuelve la duración modificada Macauley de un valor bursátil con un valor nominal de 100 $
TIRM Devuelve el tipo interno de una devolución en que los flujos de efectivo positivo y negativo se financian con diferentes tipos de interés
TASA.NOMINAL Devuelve el tipo de interés anual nominal
NPER Devuelve el número de períodos de una inversión VNA Devuelve el valor neto actual de una inversión basándose en una serie de flujos de efectivo periódicos y un tipo de descuento
PRECIO.PER.IRREGULAR.1 Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor con un primer período irregular
RENDTO.PER.IRREGULAR.1 Devuelve el rendimiento de un valor con un primer período irregular
PRECIO.PER.IRREGULAR.1 Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor con un último período irregular
RENDTO.PER.IRREGULAR.2 Devuelve el rendimiento de un valor con un último período irregular
PAGO Devuelve el pago periódico de una anualidad PAGOPRIN Devuelve el pago del valor actual de una inversión durante un período determinado
PRECIO Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor bursátil que paga una tasa de interés periódica
PRECIO.DESCUENTO Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor bursátil con descuento
PRECIO.VENCIMIENTO Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor bursátil que paga interés a su vencimiento
VA Devuelve el valor actual de una inversión
TASA Devuelve la tasa de interés por período de una anualidad
CANTIDAD.RECIBIDA Devuelve la cantidad recibida al vencimiento de un valor bursátil completamente invertido
SLN Devuelve la depreciación por método directo de un bien en un período dado
SYD Devuelve la depreciación por suma de dígitos de los años de un bien durante un período específico
LETRA.DE.TES.EQV.A.BONO Devuelve el rendimiento de un bono equivalente a una letra del Tesoro (de EE.UU.)
LETRA.DE.TES.PRECIO Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de una letra del Tesoro (de EE.UU.)
LETRA.DE.TES.RENDTO Devuelve el rendimiento de una DVS Devuelve la depreciación de un activo durante un
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letra del Tesoro (de EE.UU.) período especificado o parcial utilizando el método de depreciación de saldos decrecientes
TIR.NO.PER Devuelve la tasa interna de retorno para un flujo de caja que no es necesariamente periódico
VNA.NO.PER Devuelve el valor neto actual para un flujo de caja que no es necesariamente periódico
RENDTO Calcula el rendimiento en un valor bursátil que paga intereses periódicos
RENDTO.DESC Devuelve el rendimiento anual de un valor descontado; por ejemplo, una letra del Tesoro (de EE.UU.)
RENDTO.VENCTO Devuelve el rendimiento anual de un valor bursátil que paga intereses al vencimiento
Base de datos Microsoft Excel incluye funciones de hoja de cálculo que analizan los datos almacenados en listas o bases de datos. Cada una de estas funciones, denominadas colectivamente funciones BD, usa tres argumentos: base_de_datos, nombre_de_campo y criterios. Estos argumentos se refieren a los rangos de la hoja de cálculo empleados en la función para base de datos.
BDPROMEDIO Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas de la base de datos
BDCONTAR Cuenta las celdas que contienen números en una base de datos
BDCONTARA Cuenta las celdas que no están en blanco en una base de datos
BDEXTRAER Extrae de la base de datos un único registro que coincida con los criterios especificados
BDMAX Devuelve el valor máximo de las entradas seleccionadas de la base de datos
BDMIN Devuelve el valor mínimo de las entradas seleccionadas de la base de datos
BDPRODUCTO Multiplica los valores de un campo determinado de registros de la base de datos que coinciden con los criterios especificados
BDDESVEST Calcula la desviación estándar basándose en una muestra de entradas seleccionadas de la base de datos
BDDESVESTP Calcula la desviación estándar basándose en la población total de las entradas seleccionadas de una base de datos.
BDSUMA Suma los números de la columna del campo de los registros de la base de datos que coincidan con los criterios especificados
BDVAR Calcula la varianza basándose en una muestra de las entradas seleccionadas de una base de datos
BDVARP Calcula la varianza basándose en la población total de las entradas seleccionadas de una base de datos
IMPORTARDATOSDINAMICOS Devuelve los datos almacenados en una tabla dinámica
otras ingeniería externas estadisticas Información
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Usar el cuadro de diálogo Insertar función
Paso 1: Buscar una función
Haga clic en el botón Insertar función con el cursor en la barra de fórmulas.
Se abre el cuadro de diálogo Insertar función.
En el cuadro Buscar una función, escriba una descripción de lo que desea hacer.
Imagine que desea saber cuánto pagaría mensualmente en el caso de contratar una hipoteca de 180.000 $ a 30 años con una tasa de interés anual del 6 por ciento. Para averiguar si Excel podría hacer los cálculos por usted, debería:
Hacer clic en el botón Insertar función estando el cursor en la barra de fórmulas que aparece cerca de la parte superior de la hoja de cálculo.
Escriba una breve descripción de lo que desea hacer en el cuadro Buscar una función. En este ejemplo, podría escribir "pago hipoteca" u otras palabras clave.
Haga clic en Buscar.
Sugerencias
También puede seleccionar una categoría de función en el cuadro O
seleccionar una categoría. Así se mostrará una lista de funciones relacionadas que puede examinar entonces.
Si ya conoce el nombre de la función que va a utilizar pero desea obtener ayuda sobre los argumentos que puede usar, puede escribir el nombre de la función en el cuadro Buscar una función y hacer clic en Aceptar
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Paso 2: Insertar una función
Función PAGO en el cuadro Seleccionar una función.
Descripción de la función PAGO.
Vínculo al tema PAGO de la Ayuda.
A continuación, en el cuadro Seleccionar una función verá una lista de funciones parecidas. Haciendo clic en cada una de ellas puede ver una descripción de la misma debajo del cuadro. La descripción de la función PAGO dice "Calcula el pago de un préstamo basado en pagos y tasa de interés constantes". Parece que PAGO es lo que está buscando, así que haga clic en Aceptar para insertar la función PAGO en la hoja de cálculo y abrir el cuadro de diálogo Argumentos de función. Nota Antes de insertar una función puede leer un tema de la Ayuda relacionado con la misma haciendo clic en el botón Ayuda sobre esta función del cuadro de diálogo Insertar función. Casi al principio del tema de la Ayuda verá la sintaxis de la función, que le indica el significado de los nombres de los argumentos de la función, enumerados por orden. Casi al final del tema verá un ejemplo detallado que pude copiar y pegar en la hoja de cálculo para ver qué resultados devuelve la función.
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Paso 3: Introducir argumentos
Nombres de los argumentos, enumerados según el orden de
entrada en la función.
Haciendo clic en el cuadro que aparece junto a Nper se muestra su descripción.
Descripción de Nper.
El cuadro de diálogo Argumentos de
función le mostrará los argumentos que indican a la función PAGO qué calcular. Los argumentos cuyos nombres están señalados con letras en negrita son obligatorios, por lo que deberá introducir valores para los mismos. Los demás argumentos son opcionales y utilizan valores presupuestos, sobre los que obtendrá más información en la sesión de práctica.
Para averiguar a qué corresponde un argumento, haga clic en el cuadro que aparece junto a su nombre y lea la descripción incluida en la parte inferior del cuadro de diálogo. Por ejemplo, "Nper es el número total de pagos del préstamo."
Para averiguar el pago mensual de la hipoteca, escriba:
6%/12 en el cuadro Tasa. La tasa de interés anual del 6% se divide entre 12, ya que está calculando los pagos mensuales y, por tanto, se necesita una tasa de interés mensual.
30*12 en el cuadro Nper. El período de 30 años de la hipoteca se multiplica por 12, ya que realizará 12 pagos mensuales cada año.
180000 en el cuadro Va. Se trata de la cantidad inicial, denominada "valor actual", del préstamo de hipoteca antes de intereses. (Este valor se especifica sin separador de miles: 180000 en vez de
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180.000.)
A continuación, haga clic en Aceptar para mostrar el resultado en la hoja de cálculo (1.079,19 €). Ésa sería la cantidad de cada pago mensual de la hipoteca. Puesto que se trata de una cantidad a pagar, el resultado se muestra como valor negativo, que en este ejemplo se señala en color rojo y entre paréntesis.
En la sesión de práctica tendrá la oportunidad de insertar la función PAGO e introducir sus argumentos en una hoja de cálculo.
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Apéndice Utilizar el cuadro de diálogo Insertar función
Apéndice Ejercicio 1: Insertar una función introduciendo valores
Paso 1: Explorar el cuadro de diálogo
Seleccione la celda A2 y haga clic en el botón Insertar función con el cursor en la barra de fórmulas para abrir el cuadro de diálogo. Nota Si no está visible la barra de fórmulas, puede que esa opción esté desactivada. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones. A continuación, haga clic en la ficha Ver y active la casilla de verificación Barra de fórmulas. También puede hacer clic en el elemento Función del menú Insertar para abrir el cuadro de diálogo Insertar función.
1. Pruebe a utilizar distintas palabras clave en el cuadro Buscar una función para ver distintos resultados.
2. Pruebe con otra forma de búsqueda. Haga clic en la flecha del cuadro desplegable O seleccionar una categoría para ver las distintas categorías disponibles y, a continuación, seleccione una categoría para ver las diversas funciones que contiene.
3. Seleccione cualquiera de las funciones del cuadro Seleccionar una función para ver la descripción de la función debajo del cuadro.
Nota No haga clic en el vínculo Ayuda sobre esta función durante esta sesión de práctica. El tema de la Ayuda con el que está vinculado podría tapar las instrucciones de la práctica. Paso 2: Buscar una función para calcular los pagos de la hipoteca Con el punto de inserción todavía colocado en la celda A2, escriba "pago hipoteca" en el cuadro Buscar una función y haga clic en Ir. Seleccione PAGO en la lista Seleccionar una función. Lea su descripción en el área próxima a la parte inferior del cuadro de diálogo. Haga clic en Aceptar, lo que abre el cuadro de diálogo Argumentos de función. Paso 3: Introducir valores para los argumentos A medida que haga clic en cada cuadro de argumentos para introducir información, lea la descripción de los argumentos en la parte inferir del cuadro de diálogo. Los argumentos señalados con letras en negrita son obligatorios. Los demás argumentos son opcionales y utilizan valores presupuestos, así que no es necesario que introduzca ningún valor para ellos.
1. En el cuadro Tasa, escriba 6%/12 (la tasa de interés anual, 6 por ciento, se divide entre 12 para obtener la tasa de interés mensual) y presione la tecla TAB. No olvide incluir el signo %; no hacerlo provoca errores muy visibles en el resultado final. Nota A la derecha del cuadro de argumentos puede ver el resultado de los cálculos, precedido de un signo igual.
2. En el cuadro Nper, escriba 30*12 (el período de la hipoteca de 30 años se multiplica por 12, ya que realizará 12 pagos mensuales todos los años). A continuación, presione la tecla TAB.
3. En el cuadro Va, escriba 180000, que es el valor actual inicial del préstamo de hipoteca antes de intereses. (Este valor se especifica sin separador de miles: 180000 en vez de 180.000.) El resultado aparece en la parte inferior del cuadro de diálogo. Puesto que se trata de una cantidad a pagar, el resultado se muestra con un signo menos antes de la cantidad.
4. Haga clic en Aceptar para introducir el resultado en la hoja de cálculo donde, como cantidad que debe pagarse, aparece en color rojo y entre paréntesis: (1.079,19 €).
Nota ¿Tiene curiosidad por qué son los argumentos opcionales? Si desea volver a verlos, repita el Paso 2 para abrir de nuevo el cuadro de diálogo. O bien, puede leer las siguientes descripciones de los argumentos.
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Vf (valor futuro) se asume que es cero (0), el valor del préstamo una vez realizados todos los pagos. No es necesario especificar este valor salvo que sea distinto de cero.
Tipo (tipo de pago) admite dos valores: al principio de mes o al final de mes. Se asume el valor Cero (0), que indica que el pago se realiza al final de mes. Si el pago se va a realizar al principio del mes, este valor debe aparecer como uno (1).
¿Cuál será la diferencia de pagar el préstamo al principio o al final del mes? En este ejemplo, el pago mensual es de 1.079,19 $ al final del mes, pero con el pago al principio del mes es de 1.073,82 $.
Apéndice Ejercicio 2: Introducir la misma función usando referencias de celda
Introduciendo referencias de celda en lugar de valores reales, puede cambiar los valores más adelante y ver cómo Excel actualiza el resultado automáticamente. Paso 1: Insertar la función
1. Seleccione la celda C5.
2. Abra el cuadro de diálogo Insertar función, como lo hizo en el Ejercicio 1. Dado que en el Ejercicio 1 se usó la función PAGO, ésta aparecerá en el cuadro Seleccionar una función cuando se vuelva a abrir el cuadro de diálogo.
3. Seleccione PAGO en el cuadro Seleccionar una función y haga clic en Aceptar. Nota Si no ve la función, escriba PAGO en el cuadro Buscar una función y haga clic en Ir. A continuación, elija PAGO en el cuadro Seleccionar una función y haga clic en Aceptar.
Paso 2: Introducir las referencias de celdas Si el cuadro de diálogo tapa las celdas de la columna C, haga clic en él y arrástrelo hacia abajo para apartarlo de dichas celdas.
1. Con el punto de inserción colocado en el cuadro Tasa, haga clic en la celda C2 para introducir C2 en el cuadro Tasa. A continuación, escriba /12 para que aparezca C2/12 en el mencionado cuadro Tasa.
2. Presione la tecla TAB para desplazar el punto de inserción hasta el cuadro Nper y haga clic en la celda C3.
3. Vuelva a presionar la tecla TAB para llevar el punto de inserción hasta el cuadro Va y, después, haga clic en la celda C4.
4. Haga clic en Aceptar para insertar la función en la hoja de cálculo. (Es posible que sea necesario arrastrar el cuadro de diálogo hacia arriba para dejar a la vista el botón Aceptar.)
Nota En lugar de arrastrar el cuadro de diálogo para alejarlo de las celdas que tapa, puede hacer clic en el botón Contraer
diálogo que aparece dentro del cuadro de diálogo, a la derecha de cada línea de argumentos. De esta forma ocultará temporalmente la mayor parte del cuadro de diálogo mientras selecciona la referencia de celda que va a introducir en el cuadro
de argumento que permanece visible. Después de seleccionar una celda, haga clic en Expandir diálogo para mostrar el cuadro de diálogo. Paso 3: Actualizar el resultado cambiando los valores de las celdas Cambie cualquier valor de las celdas C2, C3 o C4 y presione la tecla ENTRAR. Una vez cambiado el valor, se actualizará el resultado de la celda C5 y mostrará una nueva cantidad de pago. Por ejemplo, cambie la tasa de interés de la celda C2 a 5,75%. El pago mensual cambiaría a (1.050,43 €). Para continuar con el curso
Volver al curso
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Usar las sugerencias de función
Las sugerencias de función indican los argumentos necesarios, incluyendo entre corchetes los argumentos opcionales.
Si sabe el nombre de una función, podrá escribirla directamente en la hoja de cálculo en lugar de utilizar el cuadro de diálogo Insertar
función. Sin embargo, ¿cómo obtiene toda la información útil que proporciona el cuadro de diálogo? Excel le ayuda mediante sugerencias, que aparecen junto al punto de inserción mientras escribe. Las sugerencias incluyen los argumentos de la función según su orden de entrada.
En la sesión práctica al final de la lección, tendrá la oportunidad de trabajar con las sugerencias de las funciones.
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Paso 1: Mostrar la sugerencia de función e introducir el primer argumento
Escriba =PAGO( en la hoja de cálculo.
Una vez escrito el paréntesis de apertura, aparece la sugerencia de función, con el nombre del primer argumento que introducir señalado en letras en negrita.
Imagine que desea calcular la cantidad que pagar mensualmente por un nuevo sofá, suponiendo un préstamo de 990 $ a 18 meses con una tasa de interés anual de 14 por ciento. Recordará el uso de la función PAGO para este tipo de cálculos en la primera lección, así que también utilizará la función PAGO en este ejemplo.
En primer lugar, escriba un signo igual (=), que indica a Excel que lo que sigue es un cálculo. Después, escriba PAGO y un paréntesis de apertura. Al escribir dicho paréntesis, aparecerá la sugerencia de la función PAGO.
La sugerencia muestra los argumentos en el orden que debe seguir para introducirlos. El nombre del primer argumento, tasa, aparece en negrita. Esto le indica que debe introducir la tasa de interés en primer lugar. Escriba 14%/12. La tasa de interés anual, 14%, se divide entre 12 para obtener la tasa mensual. A continuación, escriba un punto y coma, que es obligatorio. Si no incluye puntos y coma para separar los argumentos, la función no ofrecerá los resultados correctos
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Paso 2: Introducir el siguiente argumento
En la sugerencia, haga clic en el nombre de la función para abrir un tema de Ayuda sobre cómo introducir un argumento.
El punto y coma que escribió después del valor del argumento tasa hace que el nombre de argumento nper aparezca en negrita. Si recuerda el significado de "nper," escriba 18 (hay 18 pagos mensuales).
Si no recordara el significado de "nper" podría, de todas formas, obtener información sobre ese argumento colocando el puntero en PMT dentro de la sugerencia. El puntero se transformará en una mano y PAGO se convertirá en un hipervínculo. Entonces puede hacer clic en ese vínculo para mostrar el tema de Ayuda de la función PAGO, donde podrá ver que el argumento nper es "el número total de pagos del préstamo".
A continuación, puede minimizar ese tema de Ayuda, llevar el punto de inserción a la hoja de cálculo e introducir un valor para el argumento nper: 18.
Nota También puede obtener ayuda sobre los argumentos de las funciones (después de escribir el signo igual, un nombre de función y el paréntesis de apertura) haciendo clic en el botón Insertar función con el cursor en la barra de fórmulas . Así se abre el cuadro de diálogo Argumentos de función, que proporciona información sobre los argumentos de la función y cuadros para introducirlos.
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Paso 3: Completar la fórmula
En la sugerencia se marca en negrita el nombre del siguiente argumento que debe introducir.
Después de introducir el valor del argumento nper, escriba un punto y coma, lo que hace que aparezca en negrita el nombre del argumento va.
Si recuerda que "va" significa el valor actual del préstamo, debe escribir la cantidad 990. Si necesita una descripción del argumento pv, puede maximizar el tema de Ayuda sobre la función PAGO para obtener más información.
Sugerencia En la Sesión anterior de esta lección encontrará instrucciones sobre cómo abrir ese tema de la Ayuda desde la sugerencia.
Puesto que los argumentos [vf] y [tipo] son opcionales (como lo indican los corchetes), no necesitará introducir valores para esos argumentos en este ejemplo. En su lugar, puede escribir un paréntesis de cierre y presionar la tecla ENTRAR, lo que mostraría el resultado en la hoja de cálculo: (61,30 $). Esa sería la cantidad que pagar mensualmente por el sofá.
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Apéndice: T R A B A J A R C O N A R G U M E N T O S D E F U N C I O N E S
Ejercicio 1: Usar las sugerencias de función mientras escribe los valores de los argumentos
Paso 1: Mostrar una sugerencia de función
Seleccione la celda A2 y muestre la sugerencia de función PAGO, que es un triángulo amarillo que contiene texto en su interior.
Cómo hacerlo Escriba =PMT( Una vez que haya escrito el paréntesis de apertura, aparece la sugerencia de función con los argumentos enumerados en orden.
Si no aparece la sugerencia de función, tal vez esté desactivada esta opción. Presione la tecla ESC para eliminar lo que ha escrito hasta ahora. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones. A continuación, haga clic en la ficha General y active la casilla de verificación Información sobre herramientas de
funciones. Haga clic en Aceptar y, después, vuelva a escribir =PAGO( No haga clic en el vínculo PAGO de la sugerencia de función durante esta sesión de práctica. El tema de la Ayuda
con el que está vinculado podría tapar las instrucciones de la práctica.
Paso 2: Escribir en una hoja de cálculo los valores para los argumentos de la función
En este ejercicio averiguará el pago mensual para adquirir un sofá nuevo. La cantidad del préstamo es de 990 $ a 18 meses con una tasa de interés anual de un 14 por ciento. Escriba un valor para cada argumento, seguido por un punto y coma. Complete la fórmula escribiendo un paréntesis de cierre y presionando ENTRAR.
Cómo hacerlo Tras el paréntesis de apertura de la celda A2, escriba 14%/12;18;990) y presione ENTRAR.
La fórmula es: =PAGO(14%/12;18;990). El resultado es (61,30 $).
"14%/12" es el argumento de la tasa de interés, "18" es el argumento del número de pagos y "990", el argumento de valor actual, que es el equivalente a la cantidad inicial del préstamo.
Nota Para introducir un argumento opcional, escriba un punto y coma en lugar del paréntesis de cierre después de "990". Entonces, en la sugerencia de función aparecería vf en negrita. Si no es necesario escribir nada para el argumento vf, puede escribir otro punto y coma para continuar con el argumento final.
Ejercicio 2: Escribir los argumentos de función en un cuadro de diálogo
Todavía está averiguando el importe de los pagos mensuales para comprar un sofá nuevo con un préstamo de 990 $ a 18 meses con una tasa de interés anual de 14 por ciento, así que la respuesta sigue siendo (61,30 $). Pero en este caso utilizará el botón Insertar función para obtener ayuda en vez de la sugerencia de función. La fórmula es: =PAGO(14%/12;18;990).
1. Seleccione la celda C5 y, a continuación, escriba =PAGO(
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2. Haga clic en el botón Insertar función con el cursor en la barra de fórmulas para abrir el cuadro de diálogo Argumentos de función.
Nota Haciendo clic en el botón se pasa por alto el cuadro de diálogo Insertar función y se va directamente al cuadro Argumentos de función porque la función ya se ha introducido.
3. Haga clic en los distintos cuadros de argumentos del cuadro de diálogo Argumentos de función y escriba cada uno de los argumentos (Tasa: 14%/12; Nper: 18; Va: 990).
Al hacer clic en un cuadro de argumento, en la parte inferior del cuadro de diálogo aparece una descripción de ese cuadro.
4. Haga clic en Aceptar para introducir el resultado en la hoja de cálculo.
Ejercicio 3: Introducir referencias de celda directamente en una hoja de cálculo
Paso 1: Escribir una función en una celda
Seleccione la celda C5 y, a continuación, escriba =PAGO( Para insertar un valor para el primer argumento, haga clic en la celda C2 y escriba /12; (no olvide escribir un punto y coma para separar los argumentos). A continuación, haga clic en la celda C3, escriba un punto y coma, haga clic en la celda C4, escriba un paréntesis de cierre y, por último, presione ENTRAR.
La fórmula es: =PAGO(C2/12;C3;C4). Y el resultado sigue siendo (61,30 $).
Paso 2: Actualizar el resultado cambiando los valores de las celdas
Cambie cualquier valor de las celdas C2, C3 o C4 y presione la tecla ENTRAR. El resultado, contenido en la celda C5, se actualizará automáticamente. Por ejemplo, en la celda C2, cambie el valor 14,00% a 9,00%. El resultado se actualiza y es (59,00 $).
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Usar formulas para trabajar con textos Objetivos
Después de completar este curso podrá usar fórmulas para:
Cambiar el texto a mayúsculas iniciales, todo a mayúsculas y todo en minúsculas.
Eliminar espacios extra en una celda.
Contar caracteres en una celda.
Combinar información de dos celdas en una.
Comparar el contenido de una celda.
Separar parte de la información de una celda en otra.
Las fórmulas de Excel hacen más cosas que facilitar el trabajo con números. También puede utilizar fórmulas para corregir o reorganizar el texto sin volver a escribir. Esto resulta especialmente útil después de importar un archivo de texto grande que se debe limpiar. En este curso aprenderá a usar fórmulas para poner o quitar mayúsculas, eliminar espacios extra, combinar información de dos celdas en una y separar parte de la información de una celda a otra. También aprenderá a comparar el contenido de la celda sin tener que revisarlo.
Para obtener más información sobre este curso, puede leer la introducción en el centro de esta página o la tabla de contenido detallada en la columna izquierda.
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Poner mayúsculas y eliminar espacios adicionales Nombre de la
función Se utiliza para
NOMPROPIO poner en mayúscula la primera letra de cada palabra de una celda
MINUSC cambiar texto a minúsculas
MAYUSC cambiar texto a mayúsculas
ESPACIOS eliminar los espacios adicionales del texto, así como los espacios al principio y al final de una celda
Los nombres de función expresan fórmulas largas rápidamente.
No es necesario volver a escribir para poner en mayúsculas las palabras, ni eliminar espacios extra a mano, saber esto resulta especialmente útil si se edita gran cantidad de texto, en muchas celdas diferentes. En esta lección verá como limpiar la información rápidamente escribiendo una fórmula predefinida denominada función y, a continuación, aplicándola a muchas celdas. En la sesión de práctica al final de la lección, tendrá la oportunidad de utilizar las fórmulas y funciones que ha aprendido.
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Aplicar letras mayúsculas a un nombre
Fórmula de la hoja de cálculo.
Resultado de la fórmula en la hoja de cálculo.
Imagine que está buscando en Excel un grupo de nombres desordenados. En lugar de realizar docenas de cientos de cambios individuales, puede usar una fórmula sencilla para asegurarse de que sólo se deja en mayúsculas la primera letra de cada palabra. En primer lugar, debe escribir esta fórmula en la celda B2:
=NOMPROPIO(A2)
El signo igual (=) indica a Excel que se trata de una fórmula. La función NOMPROPIO es una fórmula ya escrita que pone en mayúsculas la primera letra de cada palabra de una celda y cambia todas las letras restantes a minúsculas, el patrón seguido por la mayoría de los nombres propios de personas y lugares. Los paréntesis separan la función de sus argumentos, lo que le dice a NOMPROPIO con qué trabajar. A2 es una referencia de celda.
El resultado de la fórmula sería que el nombre y el apellido de Nancy aparecerían, empezando por letras mayúsculas, en la celda B2.
Nota En la sesión práctica del final de la lección tendrá una oportunidad de usar las funciones MINUSC y MAYUSC, que no se muestran aquí, para cambiar el texto a minúsculas y mayúsculas respectivamente.
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Copiar la fórmula para cambiar un grupo entero de nombres
Seleccione la celda B2 para mostrar el controlador de relleno con forma de cruz de color negro.
Desde la celda que contiene la fórmula, arrastre hacia abajo el controlador de relleno por toda la columna.
Libere el controlador de relleno al final de la columna.
Para cambiar el resto de nombres de la misma manera, sería más rápido copiar la fórmula recién usada que escribir una nueva fórmula para revisar cada nombre.
Seleccione la celda B2, que contiene la fórmula que desea copiar, y coloque el puntero del mouse (ratón) sobre la esquina inferior derecha de la celda hasta que aparezca una cruz (+) de color negro.
A continuación, arrastre hacia abajo el controlador de relleno por toda la columna y deténgase al final de la celda B8. La fórmula se mueve con el controlador de relleno y usa el texto de las filas a las que se arrastra. Al liberar el controlador de relleno, todos los nombres revisados aparecen en la columna B. Podría haber realizado estos cambios usted mismo con igual precisión, pero nunca tan rápido.
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Pegue el nuevo grupo sobre el antiguo y elimine las fórmulas
La barra de fórmulas muestra el texto almacenado en la celda A2.
La barra de fórmulas muestra la fórmula almacenada en la celda B2.
Una vez que tenga un nuevo grupo de nombres ordenado, ya no necesitará el antiguo desordenado. Puede eliminar el grupo antiguo si pega sobre éste el nuevo. Al mismo tiempo, también puede eliminar las fórmulas almacenadas en la columna B. Aunque la columna B contiene ahora texto, al hacer clic en cualquiera de esos nombres aparecerá una fórmula en la barra de fórmulas
, como puede ver en la ilustración. Dado que la columna B contiene realmente fórmulas, no se puede copiar u ordenar texto aquí.
En la sesión práctica del final de la lección, verá que puede realizar todo este proceso en menos tiempo del que se tarda en enumerar los pasos:
Copie los nombres en la columna B.
A continuación, haga clic en la celda A2, seguidamente en la flecha situada a la derecha del botón Pegar en la barra de herramientas Estándar y después haga clic en Valores para pegar los nombres en mayúsculas, pero no sus fórmulas.
Después elimine el contenido de la columna B.
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Eliminar los espacios adicionales del texto
Fórmula de la hoja de cálculo.
Resultado de la fórmula en la hoja de cálculo.
Puede que encuentre en el texto espacios adicionales importados en Excel de otros programas, como muestra la ilustración. Para eliminar dichos espacios, deberá empezar nuevamente con una celda, escribiendo esta fórmula en la celda B2:
=ESPACIOS(A2)
La función ESPACIOS elimina todos los espacios del texto, excepto los espacios sencillos existentes entre palabras.
Tras escribir esta fórmula y copiarla en toda la columna, puede eliminar nuevamente el texto antiguo si pega encima de éste el texto nuevo. Al mismo tiempo, también puede eliminar las fórmulas. Pruebe estos pasos en la sesión práctica que encontrará al final de la lección.
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Anidar fórmulas para realizar dos tareas con una fórmula
Fórmula de la hoja de cálculo.
Resultado de la fórmula en la hoja de cálculo.
Puede usar una fórmula para corregir el uso incorrecto de mayúsculas y los espacios adicionales al mismo tiempo. Para ello, en la celda B2 escriba una fórmula anidada, que usa el resultado de una función como argumento para otra función:
=NOMPROPIO(ESPACIOS(A2))
Un conjunto de paréntesis separa el argumento ESPACIOS de NOMPROPIO. Otro conjunto de paréntesis separa la referencia de celda (A2) que indica a ambas funciones con qué elementos deben trabajar.
Nota Las funciones estudiadas en este curso son sólo unas pocas de las muchas funciones de Excel que puede utilizar. En el curso "Búsqueda de funciones e introducción de argumentos", aprenderá cómo buscar otras funciones que le permitirán realizar todo tipo de tareas.
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Crear fórmulas condicionales utilizando la función SI
Para un resultado que es un valor lógico (VERDADERO o FALSO)
Utilice las funciones Y, O y NO y los operadores (operador: signo o símbolo que especifica el tipo de cálculo
que se debe llevar a cabo en una expresión. Hay operadores matemáticos, comparativos, lógicos y
referenciales.) para realizar esta tarea.
Ejemplo de hoja de cálculo
El ejemplo puede resultar más fácil si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.
¿Cómo?
1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco.
2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. No seleccione los encabezados de fila o de
columna.
Seleccionar un ejemplo de la Ayuda
3. Presione CTRL+C.
4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.
5. Para alternar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los resultados, presione
CTRL+` (acento grave) o, en el menú Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación,
haga clic en Modo de auditoría de fórmulas.
1
2
A
Datos
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3
4
9
8
Fórmula Descripción (Resultado)
=Y(A2>A3, A2<A4) ¿Es 15 mayor que 9 y menor que 8? (FALSO)
=O(A2>A3, A2<A4) ¿Es 15 mayor que 9 o menor que 8? (VERDADERO)
=NO(A2+A3=24) 15 más 9 no es igual que 24 (FALSO)
Detalles de la función
Y
O
NO
Para obtener un resultado que es otro cálculo o cualquier otro valor distinto de VERDADERO o FALSO
Utilice las funciones SI, Y y O para realizar esta tarea.
Ejemplo de hoja de cálculo
El ejemplo puede resultar más fácil si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.
¿Cómo?
1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco.
2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. No seleccione los encabezados de fila o de
columna.
Seleccionar un ejemplo de la Ayuda
3. Presione CTRL+C.
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4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.
5. Para alternar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los resultados, presione
CTRL+` (acento grave) o, en el menú Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación,
haga clic en Modo de auditoría de fórmulas.
1
2
3
4
A
Datos
15
9
8
Fórmula Descripción (Resultado)
=SI(A2=15, "Correcto", "Incorrecto") Si el valor de la celda A2 es igual a 15, devuelve "Correcto". (Correcto)
=SI(Y(A2>A3, A2<A4), "Correcto", "Incorrecto")
Si 15 es mayor que 9 y menor que 8, devuelve "Correcto". (Incorrecto)
=SI(O(A2>A3, A2<A4), "Correcto", "Incorrecto")
Si 15 es mayor que 9 o menor que 8, devuelve "Correcto". (Correcto)
La función SI utiliza los siguientes argumentos.
Fórmula con la función SI
prueba_lógica: la condición que se desea comprobar
valor_si_verdadero: valor que se devolverá si la condición se cumple
valor_si_falso: valor que se devolverá si la condición no se cumple
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Detalles de la función
• Y
• O
• SI
Y
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o más
argumentos son FALSO.
Sintaxis
Y(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)
Valor_lógico1, Valor_lógico2, ... son entre 1 y 30 condiciones que se desea comprobar y que pueden ser
VERDADERO o FALSO.
Observaciones
Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, como VERDADERO o FALSO, o los
argumentos deben ser matrices (matriz: utilizada para crear fórmulas sencillas que producen varios
resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. Un
rango de matriz comparte una fórmula común; una constante de matriz es un grupo de constantes
utilizadas como un argumento.) o referencias que contengan valores lógicos.
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, dichos valores se
pasarán por alto.
Si el rango especificado no contiene valores lógicos, la función Y devuelve el valor de error
#¡VALOR!
Ejemplo 1
El ejemplo puede resultar más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.
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¿Cómo?
1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco.
2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. No seleccione los encabezados de fila o de
columna.
Seleccionar un ejemplo de la Ayuda
3. Presione CTRL+C.
4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.
5. Para alternar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los resultados, presione
CTRL+` (acento grave) o, en el menú Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación,
haga clic en Modo de auditoría de fórmulas.
1
2
3
4
A B
Fórmula Descripción (Resultado)
=Y(VERDADERO;VERDADERO) Todos los argumentos son VERDADERO (VERDADERO)
=Y(VERDADERO;FALSO) Un argumento es FALSO (FALSO)
=Y(2+2=4;2+3=5) Todos los argumentos se evalúan como VERDADERO (VERDADERO)
Ejemplo 2
El ejemplo puede resultar más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.
¿Cómo?
1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco.
2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. No seleccione los encabezados de fila o de
columna.
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Seleccionar un ejemplo de la Ayuda
3. Presione CTRL+C.
4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.
5. Para alternar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los resultados, presione
CTRL+` (acento grave) o, en el menú Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación,
haga clic en Modo de auditoría de fórmulas.
1
2
3
A
Datos
50
104
Fórmula Descripción (Resultado)
=Y(1<A2;A2<100) Porque 50 es un número entre 1 y 100 (VERDADERO)
=SI(Y(1<A3; A3<100); A3; "El valor queda fuera del rango.")
Muestra el segundo número de la expresión anterior si se trata de un número entre 1 y 100; en caso contrario, muestra un mensaje (El valor queda fuera del rango.)
=SI(Y(1<A2; A2<100); A2; "El valor queda fuera del rango.")
Muestra el primer número de la expresión anterior, si está comprendido entre 1 y 100; en caso contrario, muestra un mensaje (50)
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O
Devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolverá FALSO si todos los
argumentos son FALSO.
Sintaxis
O(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)
Valor_lógico1;valor_lógico2,... son entre 1 y 30 condiciones que desea comprobar y que pueden ser
VERDADERO o FALSO.
Observaciones
Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, como VERDADERO O FALSO, o en
matrices (matriz: utilizada para crear fórmulas sencillas que producen varios resultados o que
funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango de matriz
comparte una fórmula común; una constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como un
argumento.) o referencias que contengan valores lógicos.
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, dichos valores se
pasarán por alto.
Si el rango especificado no contiene valores lógicos, O devolverá el valor de error #¡VALOR!
Puede utilizar la fórmula matricial O para comprobar si un valor aparece en una matriz. Para
introducir una fórmula matricial, presione CTRL+MAYÚS+ENTRAR.
Ejemplo
El ejemplo puede resultar más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.
¿Cómo?
1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco.
2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. No seleccione los encabezados de fila o de
columna.
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Seleccionar un ejemplo de la Ayuda
3. Presione CTRL+C.
4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.
5. Para alternar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los resultados, presione
CTRL+` (acento grave) o, en el menú Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación,
haga clic en Modo de auditoría de fórmulas.
1
2
3
4
A B
Fórmula Descripción (Resultado)
=O(VERDADERO) Un argumento es VERDADERO (VERDADERO)
=O(1+1=1;2+2=5) Todos los argumentos se evalúan como FALSO (FALSO).
=O(VERDADERO;FALSO;VERDADERO) Al menos un argumento es VERDADERO (VERDADERO).
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195
SI
Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.
Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.
Sintaxis
SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Prueba_lógica es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por
ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa
como VERDADERO. De lo contrario, la expresión se evalúa como FALSO. Este argumento puede utilizar
cualquier operador de comparación.
Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es VERDADERO. Por
ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lógica se
evalúa como VERDADERO, la función SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento
prueba_lógica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero está en blanco, este argumento
devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lógico VERDADERO para este
argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula.
Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO. Por ejemplo, si este
argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lógica se evalúa como
FALSO, la función SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lógica es FALSO y
se omite valor_si_falso, (es decir, después de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el
valor lógico FALSO. Si prueba_lógica es FALSO y valor_si_falso está en blanco (es decir, después de
valor_si_verdadero hay una coma seguida por el paréntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero).
Valor_si_falso puede ser otra fórmula.
Observaciones
Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y
valor_si_falso para construir pruebas más elaboradas. Vea el último de los ejemplos siguientes.
Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalúan, la función SI devuelve
el valor devuelto por la ejecución de las instrucciones.
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196
Si uno de los argumentos de la función SI es una matriz (matriz: utilizada para crear fórmulas
sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se
organizan en filas y columnas. Un rango de matriz comparte una fórmula común; una constante de
matriz es un grupo de constantes utilizadas como un argumento.), cada elemento de la matriz se
evaluará cuando se ejecute la instrucción SI.
Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que pueden utilizarse para analizar los datos
basándose en una condición. Por ejemplo, para contar el número de veces que aparece una cadena
de texto o un número dentro de un rango de celdas, utilice la función de hoja de cálculo CONTAR.SI.
Para calcular una suma basándose en una cadena de texto o un número dentro de un rango, utilice la
función SUMAR.SI. Obtenga información sobre calcular un valor basado en una condición.
Ejemplo 1
El ejemplo puede resultar más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.
¿Cómo?
1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco.
2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. No seleccione los encabezados de fila o de
columna.
Seleccionar un ejemplo de la Ayuda
3. Presione CTRL+C.
4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.
5. Para alternar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los resultados, presione
CTRL+` (acento grave) o, en el menú Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación,
haga clic en Modo de auditoría de fórmulas.
A
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197
1
2
Datos
50
Fórmula Descripción (Resultado)
=SI(A2<=100;"Dentro de presupuesto";"Presupuesto excedido")
Si el número anterior es menor o igual que 100, la fórmula muestra "Dentro de presupuesto". De lo contrario, la función mostrará "Presupuesto excedido" (Dentro de presupuesto)
=SI(A2=100;SUMA(B5:B15);"") Si el número anterior es 100, se calcula el rango B5:B15. En caso contrario, se devuelve texto vacío ("") ()
Ejemplo 2
El ejemplo puede resultar más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.
¿Cómo?
1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco.
2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. No seleccione los encabezados de fila o de
columna.
Seleccionar un ejemplo de la Ayuda
3. Presione CTRL+C.
4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.
5. Para alternar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los resultados, presione
CTRL+` (acento grave) o, en el menú Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación,
haga clic en Modo de auditoría de fórmulas.
1
2
A B
Gastos reales Gastos previstos
1500 900
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198
3
4
500 900
500 925
Fórmula Descripción (Resultado)
=SI(A2>B2;"Presupuesto excedido";"Aceptar")
Comprueba si la primera fila sobrepasa el presupuesto (Presupuesto excedido)
=SI(A3>B3;"Presupuesto excedido";"Aceptar")
Comprueba si la segunda fila sobrepasa el presupuesto (Aceptar)
Ejemplo 3
El ejemplo puede resultar más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.
¿Cómo?
1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco.
2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. No seleccione los encabezados de fila o de
columna.
Seleccionar un ejemplo de la Ayuda
3. Presione CTRL+C.
4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.
5. Para alternar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los resultados, presione
CTRL+` (acento grave) o, en el menú Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación,
haga clic en Modo de auditoría de fórmulas.
1
2
3
A
Puntuación
45
90
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199
4
78
Fórmula Descripción (Resultado)
=SI(A2>89,"A",SI(A2>79;"B";SI(A2>69;"C";SI(A2>59;"D";"F")))) Asigna una puntuación de una letra al primer resultado (F)
=SI(A3>89;"A";SI(A3>79;"B";SI(A3>69;"C";SI(A3>59;"D";"F")))) Asigna una puntuación de una letra al segundo resultado (A)
=SI(A4>89;"A";SI(A4>79;"B";SI(A4>69;"C";SI(A4>59;"D";"F")))) Asigna una puntuación de una letra al tercer resultado (C)
En el ejemplo anterior, la segunda instrucción SI representa también el argumento valor_si_falso de la
primera instrucción SI. De manera similar, la tercera instrucción SI es el argumento valor_si_falso de la
segunda instrucción SI. Por ejemplo, si el primer argumento prueba_lógica (Promedio>89) es
VERDADERO, se devuelve el valor "A". Si el primer argumento prueba_lógica es FALSO, se evalúa la
segunda instrucción SI y así sucesivamente.
Las letras de puntuación se asignan a números utilizando la siguiente clave.
Si la puntuación es La función devuelve
Mayor que 89 A
De 80 a 89 B
De 70 a 79 C
De 60 a 69 D
Menor que 60 F
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200
BUSCARH
Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz (matriz: utilizada para crear fórmulas sencillas
que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas y
columnas. Un rango de matriz comparte una fórmula común; una constante de matriz es un grupo de
constantes utilizadas como un argumento.) de valores y, a continuación, devuelve un valor en la misma
columna de una fila especificada en la tabla o matriz. Use BUSCARH cuando los valores de comparación
se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee encontrar información que se
encuentre dentro de un número especificado de filas. Use BUSCARV cuando los valores de comparación
se encuentren en una columna a la izquierda o de los datos que desee encontrar.
La H de BUSCARH significa "Horizontal".
Sintaxis
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado)
Valor_buscado es el valor que se busca en la primera fila de la tabla. Valor_buscado puede ser un valor,
una referencia o una cadena de texto.
Matriz_buscar_en es una tabla de información en la que se buscan los datos. Utilice una referencia a un
rango o el nombre de un rango.
Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en pueden ser texto, números o
valores lógicos.
Si ordenado es VERDADERO, los valores de la primera fila de matriz_buscar_en deben
colocarse en orden ascendente: ...-2, -1, 0, 1, 2,... , A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario,
BUSCARH puede devolver un valor incorrecto. Si ordenado es FALSO, no es necesario ordenar
matriz_buscar_en.
El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente.
Se pueden poner los datos en orden ascendente de izquierda a derecha seleccionando los
valores y eligiendo el comando Ordenar del menú Datos. A continuación haga clic en Opciones y
después en Ordenar de izquierda a derecha y Aceptar. Bajo Ordenar por haga clic en la fila
deseada y después en Ascendente.
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201
Indicador_filas es el número de fila en matriz_buscar_en desde el cual debe devolverse el valor
coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera fila en matriz_buscar_en; si
indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila en matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si
indicador_filas es menor que 1, BUSCARH devuelve el valor de error #¡VALOR!; si indicador_filas es mayor
que el número de filas en matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #¡REF!
Ordenado es un valor lógico que especifica si BUSCARH debe localizar una coincidencia exacta o
aproximada. Si es VERDADERO o se omite, devolverá una coincidencia aproximada. Es decir, si no
encuentra ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor mayor inferior a valor_buscado. Si es
FALSO, BUSCARH encontrará una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolverá el valor de
error #N/A.
Observaciones
Si BUSCARH no logra encontrar valor_buscado, utiliza el mayor valor que sea menor que
valor_buscado.
Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila de matriz_buscar_en,
BUSCARH devuelve el valor de error #N/A.
Ejemplo
El ejemplo puede resultar más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.
¿Cómo?
1. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco.
2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. No seleccione los encabezados de fila o de
columna.
Seleccionar un ejemplo de la Ayuda
3. Presione CTRL+C.
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202
4. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.
5. Para alternar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los resultados, presione
CTRL+` (acento grave) o, en el menú Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación,
haga clic en Modo de auditoría de fórmulas.
1
2
3
4
A B C
Ejes Cojinetes Pernos
4 4 9
5 7 10
6 8 11
Fórmula Descripción (Resultado)
=BUSCARH("Ejes";A1:C4;2;VERDADERO) Busca Ejes en la fila 1 y devuelve el valor de la fila 2 que está en la misma columna (4)
=BUSCARH("Cojinetes";A1:C4;3;FALSO) Busca Cojinetes en la fila 1 y devuelve el valor de la fila 3 que está en la misma columna (7)
=BUSCARH(" B";A1:C4;3;VERDADERO) Busca F en la fila 1, y devuelve el valor de la fila 3 que está en la misma columna. Debido a que F no es una coincidencia exacta, se utiliza el siguiente valor menor que F: Ejes. (5)
=BUSCARH("Pernos";A1:C4;4) Busca Pernos en la fila 1 y devuelve el valor de la fila 4 que está en la misma columna (11)
=BUSCARH(3;{1;2;3\"a";"b";"c"\"d";"e";"f"};2;VERDADERO) Busca 3 en la primera fila de la constante matricial y devuelve el valor de la fila 2 en la misma columna (c)
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203
Apéndice Poner mayúsculas y eliminar espacios adicionales
Excel requiere instrucciones muy precisas, lo que implica que las fórmulas deben escribirse con total exactitud. Omitir una coma o un paréntesis, insertar un espacio adicional o no escribir correctamente un nombre de función, producirá errores.
Ejercicio 1: Aplicar letras iniciales mayúsculas
En la celda B3, escriba una fórmula usando la función NOMPROPIO para poner en mayúsculas la primera letra de cada palabra.
Cómo hacerlo Seleccione la celda B3 y escriba =NOMPROPIO(A3). Presione ENTRAR para mostrar el resultado de la fórmula en la celda B3.
A continuación, haga clic en la celda B3 y observe que la fórmula se muestra en la barra de fórmulas próxima a la parte superior de la hoja de cálculo. A continuación, haga clic en la celda A3 y observe que el nombre aparece en la barra de fórmulas.
Nota Si la barra de fórmulas no aparece en la parte superior de la hoja de cálculo, en el menú Herramientas, haga clic en Opciones. Haga clic en la ficha Ver y active la casilla de verificación Barra de fórmulas.
Ejercicio 2: Copiar la fórmula
Copie la fórmula de la celda B3 en toda la columna para poner en mayúsculas la primera letra de cada palabra del resto de nombres de la lista.
Cómo hacerlo Seleccione la celda B3 y coloque el puntero del mouse (ratón) sobre la esquina inferior derecha de la celda hasta que aparezca la cruz (+) de color negro. A continuación, arrastre el controlador de relleno por toda la columna hasta detenerse al final de la celda B11. Cuando libere el controlador de relleno, los nombres revisados aparecerán en la columna B.
Nota Una vez copiada la fórmula, aparece el botón Opciones de autorrelleno para proporcionarle algunas opciones de formato. En este caso, no tendrá que hacer nada con las opciones del botón. El botón desaparece al escribir datos en cualquier celda.
Ejercicio 3: Copiar y pegar el nuevo grupo de nombres
Copie y pegue el grupo de nombres de la columna B sobre el grupo de la columna A y, a continuación, elimine el contenido de la columna B.
1. Seleccione los nombres de la columna B (celdas B3:B11).
2. Haga clic en el botón Copiar de la barra de herramientas Estándar. 3. Seleccione la celda A3.
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204
4. Haga clic en la flecha situada a la derecha del botón Pegar de la barra de herramientas Estándar y, a continuación, haga clic en Valores.
5. Seleccione el texto de B3:B11 y, a continuación, presione ELIMINAR.
Nota Si el botón Copiar o el botón Pegar no están disponibles, haga clic en el botón Opciones de barras de herramientas situado al final de la barra de herramientas Estándar y después haga clic en Mostrar botones en dos filas.
Ejercicio 4: Cambiar texto a minúsculas
En la celda E3, escriba una fórmula usando la función MINUSC para cambiar el texto a minúsculas.
Cómo hacerlo En la celda E3, escriba =MINUSC(D3) y, a continuación, presione ENTRAR.
Ejercicio 5: Cambiar texto a mayúsculas
En la celda E4, escriba una fórmula usando la función MAYUSC para cambiar todo el texto a mayúsculas.
En la celda E4, escriba =MAYUSC(D4) y, a continuación, presione ENTRAR.
Ejercicio 6: Eliminar espacios adicionales
En la celda B16, escriba una fórmula usando la función ESPACIOS para eliminar espacios adicionales.
Seleccione la celda B16, escriba =ESPACIOS(A16) y, a continuación, presione ENTRAR.
Ejercicio 7: Copiar la fórmula
Copie la fórmula de la celda B16 en toda la columna para eliminar espacios adicionales en el resto del texto.
Sugerencia Consulte los pasos del ejercicio 2.
Ejercicio 8: Copiar y pegar el nuevo grupo de nombres de producto
Copie y pegue los nombres de producto de la columna B sobre los nombres de la columna A, quitando las fórmulas. A continuación, elimine el contenido de la columna B.
Sugerencia Consulte los pasos del ejercicio 3.
Ejercicio 9: Escribir una fórmula anidada
En la celda E16, escriba una fórmula anidada usando las funciones NOMPROPIO y ESPACIOS para poner iniciales mayúsculas y eliminar los espacios adicionales en una fórmula.
Cómo hacerlo Seleccione la celda E16, escriba =NOMPROPIO(ESPACIOS(D16)) y, a continuación, presione ENTRAR.
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205
Contar letras y combinar y comparar texto Nombre de la función Se utiliza para
LARGO contar el número de caracteres incluidos en una celda.
CONCATENAR combinar información de dos celdas en una sola.
IGUAL comparar dos celdas
Los nombres de funciones resumen fórmulas largas.
En lugar de contar el número de letras de una celda, volver a escribir para combinar información de dos celdas en una, o revisar el texto para comparar el contenido de la celda, deje que Excel realice el trabajo por usted usando fórmulas. En la sesión de práctica, tendrá la oportunidad de utilizar las fórmulas y funciones que ha aprendido.
Contar los caracteres de una celda
Fórmula de la hoja de cálculo.
Resultado de la fórmula en la hoja de cálculo.
Imagine que ha escrito una lista de encabezados para publicarlos en su sitio Web y éstos no pueden tener más de 40 caracteres (letras, números y espacios). Para asegurarse de que la cuenta de caracteres está dentro del límite, debería escribir esta fórmula en la celda B1:
=LARGO(A1)
La función LARGO busca el número de caracteres de la celda A1 e indica el resultado, que es 35.
El paso siguiente sería copiar la fórmula de la celda B1 en toda la columna para buscar el número de caracteres de las otras celdas. Podrá probar todo esto en la sesión práctica que encontrará al final de la lección.
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206
Combinar texto de dos celdas en una sola.
Fórmula de la hoja de cálculo.
Resultado de la fórmula en la hoja de cálculo.
En este ejemplo, se ha importado un archivo de texto en Excel. Los nombres y los apellidos están en dos columnas independientes. Para combinar la información en una celda, debe usar una fórmula que no se parece a lo visto hasta ahora. Ésta usa el operador (&) en vez de una función. Debe escribir esta fórmula en la celda C2:
=A2&" "&B2
El operador (&) indica a Excel que debe combinar el texto de la celda A2, un espacio (delimitado por comillas) y el texto de la celda B2.
Para combinar los otros nombres en otras celdas de la columna C, debe copiar la fórmula en toda la columna.
Nota Puede realizar la misma operación si usa la función CONCATENAR: =CONCATENAR(A2," ",B2), pero es más rápida escribir el operador (&). "Concatenar", por cierto, significa combinar, ¿o ya lo había adivinado?
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207
Comparar celdas
Fórmula de la hoja de cálculo.
Resultado de la fórmula en la hoja de cálculo.
Imagine que los nombres de una hoja de cálculo principal se han copiado en otra hoja de cálculo. Con el paso del tiempo es fácil que se produzcan cambios y querrá comparar los dos grupos de nombres para buscar posibles diferencias.
Debe copiar el segundo grupo de nombres en la hoja de cálculo principal y, a continuación, escribir esta fórmula en la celda C2:
=IGUAL(A2,B2)
La función IGUAL compara el texto de dos celdas. Devolverá VERDADERO si el contenido de ambas celdas es exactamente el mismo o FALSO si no lo es. La función IGUAL distingue entre mayúsculas y minúsculas, pero ignora diferencias de formato como negrita o itálica.
El resultado de la fórmula es FALSO, porque "Davolio" está escrito de forma diferente en las celdas A2 y B2.
Para comparar el resto de los nombres, copie la fórmula en toda la columna.
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208
Apéndice Contar caracteres, combinar texto y comparar celdas
Excel requiere instrucciones muy precisas, lo que implica que las fórmulas deben escribirse con total exactitud. Omitir una coma o un paréntesis, insertar un espacio adicional o no escribir correctamente un nombre de función, producirá errores.
Ejercicio 1: Contar caracteres
En la celda B2, escriba una fórmula usando la función LARGO para contar los caracteres (letras y espacios) de la celda A2.
Cómo hacerlo Seleccione la celda B2, escriba =LARGO(A2) y, a continuación, presione ENTRAR. La respuesta es 44.
Ejercicio 2: Copiar la fórmula
Copie la fórmula de la celda B2 en toda la columna para contar los caracteres de las filas 3 a 5.
Cómo hacerlo Seleccione la celda B2 y coloque el puntero del mouse (ratón) sobre la esquina inferior derecha de la celda hasta que aparezca la cruz (+) de color negro. A continuación, arrastre el controlador de relleno por toda la columna hasta detenerse al final de la celda B5. Al liberar el controlador de relleno, aparece la cuenta de caracteres en cada celda.
Hay 25 caracteres en la celda A3, 32 caracteres en A4 y 25 en A5.
Por pura diversión Pruebe a utilizar una nueva función (SI) para crear un mensaje si la cuenta de caracteres es mayor de 40.
1. Elimine la cuenta de caracteres de las celdas B2, B3, B4 y B5.
2. En la celda B2, escriba: =SI(LARGO(A2)>40,"Demasiados caracteres",LARGO(A2)) 3. Presione ENTRAR.
4. Copie la fórmula desde la celda B2 hasta la celda B5.
La fórmula dice, si el texto de la celda A2 contiene más de 40 caracteres, que se muestre la siguiente cadena de texto:
Demasiados caracteres
Si el texto de la celda A2 no contiene más de 40 caracteres, dice la fórmula, que se muestre la cuenta de caracteres.
Ejercicio 3: Combinar texto
En la celda F2, escriba una fórmula para combinar el texto de las celdas D2 y E2, insertando un espacio entre los nombres.
Cómo hacerlo Seleccione la celda F2, escriba =D2&" "&E2 y, a continuación, presione ENTRAR. Asegúrese de escribir un espacio entre las comillas.
Ejercicio 4: Copiar la fórmula
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209
Copie la fórmula a lo largo de la columna desde la celda F2 hasta la celda F10 para combinar el resto de nombres de las columnas D y E.
Sugerencia Consulte los pasos del ejercicio 2.
Ejercicio 5: Eliminar fórmulas
Esto es algo nuevo. Eliminará únicamente las fórmulas de las celdas de la columna F, sin eliminar los nombres de la columna. En los ejercicios de la lección 1 eliminó los nombres nuevos junto con las fórmulas. Esta vez, dejará los nombres.
1. En la columna F, seleccione las celdas que contienen nombres.
2. Haga clic en el botón Copiar de la barra de herramientas Estándar.
3. Haga clic en la flecha situada a la derecha del botón Pegar de la barra de herramientas Estándar y, a continuación, haga clic en Valores.
4. Presione ESC para salir del modo Pegar.
Ahora haga clic en cualquier nombre de la columna F. Verá el nombre en vez de una fórmula en la barra de fórmulas próxima a la parte superior de la hoja de cálculo.
Notas
Si el botón Copiar o el botón Pegar no están disponibles, haga clic en el botón Opciones de barras de herramientas situado al final de la barra de herramientas Estándar y después haga clic en Mostrar botones en dos filas.
Si la barra de fórmulas no aparece en la parte superior de la hoja de cálculo, en el menú Herramientas, haga clic en Opciones. Haga clic en la ficha Ver y active la casilla de verificación Barra de fórmulas.
Ejercicio 6: Invertir el orden de los nombres
En la celda G2, escriba una fórmula para invertir el orden de los nombres, convirtiendo "Nancy Davolio" en "Davolio, Nancy".
Cómo hacerlo Seleccione la celda G2. Escriba =E2&", "&D2 (asegúrese de dejar un espacio después de la coma) y, a continuación presione ENTRAR.
Ejercicio 7: Combinar nombres mediante una función
Es más rápido escribir el operador (&) para combinar texto, pero también puede usar una función. En la celda H2, use la función CONCATENAR para combinar los nombres de las celdas D2 y E2.
Cómo hacerlo En la celda H2, escriba =CONCATENAR(D2," ",E2) y, a continuación, presione ENTRAR. Observe que si el nombre de la función se escribe de forma incorrecta, aparecerá el valor de error #NAME? en lugar del resultado correcto.
Ejercicio 8: Comparar celdas
Compare los nombres de las columnas B y C en busca de diferencias.
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210
Cómo hacerlo Seleccione la celda D15, escriba =IGUAL(B15,C15) y después presione ENTRAR. A continuación, copie a lo largo de la columna la fórmula de la celda D14 hasta la fila D23.
Sugerencia Consulte los pasos del ejercicio 2.
Los resultados FALSO de las celdas D15 y D20 aparecen debido a las diferencias ortográficas entre el texto de las celdas B15 y C15, y el de las celdas B20 y C20.
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211
Separar texto Nombre de la
función Se utiliza para
IZQUIERDA buscar y mostrar los primeros caracteres de una celda
DERECHA buscar y mostrar los últimos caracteres de una celda
BUSCAR buscar la ubicación de un carácter dentro del texto
LARGO contar el número de caracteres incluidos en una celda.
Los nombres de función expresan fórmulas largas rápidamente.
En esta lección, observará una celda que contiene un ID del pedido, una descripción del elemento y un precio. Aprenderá cómo las fórmulas pueden colocar el ID del pedido en una celda y el precio en otra, dejando intacta la información original. Observando una celda que contiene dos nombres, aprenderá a utilizar fórmulas para separar el nombre o el apellido en otra celda.
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212
Usar IZQUIERDA para separar el identificador de pedido
Fórmula de la hoja de cálculo.
Resultado de la fórmula en la hoja de cálculo.
Con tres partes diferentes de información en cada celda, no conviene usar la columna A. Para separar los identificadores de pedido en una columna que contenga sólo dichos datos, debe escribir esta fórmula en la celda B2:
=IZQUIERDA(A2,5)
La función IZQUIERDA encuentra y muestra los primeros caracteres de una celda, hasta un número que especifique. En este ejemplo, los identificadores de pedido contienen 5 caracteres, de manera que IZQUIERDA busca en la celda A2 los primeros cinco caracteres contando desde la izquierda, que a continuación se muestra en la celda B2.
Para el grupo completo de identificadores de pedido, debe copiar la fórmula en toda la columna. A continuación, si ya no va a necesitar las fórmulas copiadas, puede eliminarlas dejando los resultados en la columna. (Ya aprendió como hacerlo en la sesión práctica de la lección anterior.)
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213
Usar DERECHA para separar el precio
Fórmula de la hoja de cálculo.
Resultado de la fórmula en la hoja de cálculo.
Para crear un grupo que contenga sólo el precio debe escribir esta fórmula en la celda B2:
=DERECHA(A2,6)
La función DERECHA encuentra y muestra los últimos caracteres de una celda, hasta un número que especifique. En este ejemplo, el precio siempre contiene seis caracteres (incluido el signo de moneda), de manera que DERECHA busca en la celda A2 los seis últimos caracteres de la derecha, que a continuación se muestra en la celda B2.
Para el grupo completo, debe copiar la fórmula en toda la columna. Después puede eliminar las fórmulas para dejar sólo los resultados.
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214
Usar BUSCAR para separar el nombre
Nomenclatura de la fórmula.
Fórmula de la hoja de cálculo.
Resultado de la fórmula en la hoja de cálculo.
Imagine que está preparando una lista de correo separando los nombres y los apellidos de una celda en sus propias celdas, de forma que cualquiera de los dos se puede usar como saludo en una carta.
Al contrario que los números de identificador de pedido, las longitudes de los nombres varían, por lo que la fórmula que usa un número específico de caracteres no funcionaría en este ejemplo. Para separar un nombre, escriba esta fórmula en la celda B2:
=IZQUIERDA(A2,BUSCAR(" ",A2)-1)
El espacio entre las comillas indica a la función BUSCAR que debe buscar el espacio de la celda A2. (El argumento -1 elimina dicho espacio del resultado.) A continuación, la función IZQUIERDA usa el resultado para mostrar el texto a la izquierda de ese espacio. El texto mostrado es el nombre.
Para el grupo completo de nombres, debe copiar la fórmula en toda la columna y después eliminar las fórmulas para dejar sólo los resultados.
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215
Usar DERECHA para separar el apellido
Nomenclatura de la fórmula.
Fórmula de la hoja de cálculo.
Resultado de la fórmula en la hoja de cálculo.
Cuando la longitud de los apellidos varía, ¿cómo reconoce Excel un apellido? Por el hecho de que sigue a un espacio. Para separar un apellido, escriba esta fórmula en la celda B2:
=DERECHA(A2,LARGO(A2)-BUSCAR(" ",A2))
La fórmula usa la función LARGO para buscar la longitud del texto en la celda A2: 13 caracteres. A continuación, la función BUSCAR localiza el espacio (" ") de la celda A2. Después, Excel resta la posición del espacio (6 caracteres desde la izquierda) a la longitud del texto de la celda A2. La función DERECHA usa el resultado de dicha resta como una cuenta de caracteres para mostrar todo lo que haya a la derecha del espacio. De manera que 13-6 es igual a "Davolio" (los últimos 7 caracteres de la celda).
Para completar el grupo de nombres, debe copiar la fórmula en toda la columna y después eliminar las fórmulas para dejar sólo los resultados
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216
Apéndice: Separar texto
Excel necesita instrucciones muy precisas, lo que significa que las fórmulas se deben escribir exactamente como se muestran. Si falta una coma o paréntesis, se inserta un espacio extra, o se escribe mal un nombre de función, se producirán errores.
Ejercicio 1: separar caracteres a la izquierda
En la celda B3, escriba a formula mediante la función IZQUIERDA para crear una celda sólo con el pedido ID, 10249.
A continuación se indica cómo Seleccione la celda B3, escriba =IZQUIERDA(A3,5) y, a continuación, presione ENTRAR.
Ejercicio 2: Copiar la fórmula
Copie la fórmula de la celda B3 y arrástrela hacia abajo por la columna hasta la fila 7.
A continuación se indica cómo Seleccione la celda B3 y coloque el puntero del mouse (ratón) sobre la esquina inferior derecha de la celda hasta que aparezca una cruz negra (+), A continuación arrastre el controlador de relleno hacia abajo de la columna, deteniéndose al final de la celda B7. Si se suelta el controlador de relleno, los ID de los pedidos aparecerán en las celdas.
Ejercicio 3: eliminar fórmulas
Quite las fórmulas de la columna B.
1. Seleccione las celdas que contengan texto de la columna B.
2. Haga clic en el botón Copiar de la barra de herramientas Estándar.
3. Haga clic en la flecha situada a la derecha del botón Pegar de la barra de herramientas Estándar y, a continuación, haga clic en Valores.
4. Presione ESC para salir del modo Pegar.
Notas
Si el botón Copiar o Pegar no está disponible, haga clic en el botón Opciones
de barra de herramientas al final de la barra de herramientas Estándar, a continuación haga clic en Mostrar los botones en dos filas.
Después de copiar la fórmula, puede que vea el botón Opciones de
comprobación de errores . Si pasa el puntero sobre el botón, un mensaje de información sobre herramientas le indicará que el número de la celda tiene formato de texto. Puede pasar por alto el error o seleccionar la opción del botón para Convertir en número.
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Ejercicio 4: separar caracteres al lado derecho
En la celda E3, escriba una fórmula mediante la función DERECHA para crear una nueva celda sólo con los precios.
A continuación se indica cómo Seleccione la celda E3, escriba =DERECHA(D3,6) y, a continuación, presione ENTRAR.
Ejercicio 5: copiar la fórmula
Copie la fórmula de la celda E3 y arrástrela hacia abajo por la columna hasta el final de la fila 7.
Pista Consulte los pasos del Ejercicio 2.
Ejercicio 6: eliminar fórmulas
Quite las fórmulas de la columna E.
Pista Consulte los pasos del Ejercicio 3.
Ejercicio 7: separar un nombre
Separe el nombre de la celda G2.
1. En la celda H2, escriba =IZQUIERDA(G2,BUSCAR(" ",G2)-1) (Procure dejar un espacio entre las comillas).
2. Presione ENTRAR.
Ejercicio 8: copiar la fórmula
Copie la fórmula de la celda H2 y arrástrela hacia abajo hasta el final de la celda H10.
Pista Consulte los pasos del Ejercicio 2.
Ejercicio 9: separar un apellido
Separe el apellido de la celda G2.
1. En la celda I2, escriba =DERECHA(G2,LARGO(G2)-BUSCAR(" ",G2)) (Procure dejar un espacio entre las comillas).
2. Presione ENTRAR.
Ejercicio 10: copiar la fórmula
Copie la fórmula de la celda I2 y arrástrela hacia abajo hasta el final de la fila 10.
Pista Consulte los pasos del Ejercicio 2.
Ejercicio 11: eliminar fórmulas
Elimine las fórmulas de las columnas H e I.
Pista Consulte los pasos del Ejercicio 3.
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Sugerencia Puede quitar las fórmulas de ambas columnas a la vez seleccionando los nombres de las columnas H e I simultáneamente y, a continuación, siguiendo los pasos del Ejercicio 3 para quitar las fórmulas.
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Tarjeta de referencia rápida - Importar datos: importar archivos de texto en Microsoft Office Excel
Importar archivos de texto
Si no va a tener que actualizar los datos importados más adelante, utilice el método del menú Archivo:
1. En el menú Archivo, haga clic en Abrir. En la lista Tipo de
archivo del cuadro de diálogo Abrir, seleccione Archivos de
texto.
En la lista Buscar en, desplácese hasta la carpeta que contiene el archivo que desea importar. Si no figura el archivo en la lista, seleccione Todos los archivos en la lista Tipo de archivo.
2. Seleccione el archivo que desea importar y, a continuación, haga clic en Abrir.
Nota Si abre un archivo delimitado por comas, que normalmente tiene la extensión .csv, el archivo se abrirá directamente en Excel en lugar de abrirse el Asistente para importar texto.
Si desea poder actualizar los datos importados más adelante en caso de que cambien los datos externos, utilice el método del menú Datos:
1. En el menú Datos, elija Importar datos externos y, a continuación, haga clic en Importar datos.
En la lista Tipo de archivo del cuadro de diálogo Seleccione el
origen de datos, elija Archivos de texto.
En la lista Buscar en, desplácese hasta la carpeta que contiene el archivo que desea importar. Si no figura el archivo en la lista, seleccione Todos los orígenes de datos en la lista Tipo de archivo.
2. Seleccione el archivo que desea importar y, a continuación, haga clic en Abrir.
Nota Con este método de importación, los archivos delimitados por comas se abren en el Asistente para importar texto.
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Usar el Asistente para importar texto
El Asistente para importar texto divide el texto importado correctamente en columnas en Excel. El asistente funciona de la misma manera si importa texto mediante el menú Archivo o el menú Datos.
Nota Si importa un archivo delimitado por comas mediante el menú Archivo, éste se abre en Excel en lugar de utilizarse el asistente.
Paso 1:
Elija Tipo de los datos originales o el tipo de carácter utilizado para separar el texto del archivo. Seleccione Delimitados si el archivo de texto está separado por tabulaciones o comas, como los archivos .txt y .csv. Seleccione Ancho fijo si el archivo es un archivo .prn, en el que las columnas se suelen separar con varios espacios.
Comenzar a importar en la fila permite iniciar la importación en una fila distinta a la fila 1.
Paso 2:
Lo que aparece en el segundo paso depende del tipo de datos, Delimitados o Ancho fijo, que haya seleccionado en el primer paso.
Delimitados
Seleccione el tipo de delimitador utilizado en el archivo, como tabulación, espacio o coma. Puede que se hayan utilizado varios delimitadores. Puede utilizar la vista previa situada en la parte inferior del asistente para ver los resultados. Los pequeños cuadrados suelen indicar que el archivo contiene delimitadores de tabulación.
Active la casilla de verificación Tratar los delimitadores consecutivos como
uno solo si piensa que hay varios delimitadores en una fila (por ejemplo, si hay varios tabuladores juntos). De nuevo, puede ver el resultado en la vista previa.
Seleccione las opciones de la lista Calificador de texto si se ha utilizado un calificador de texto como (") o (') para definir el principio y el final de una cadena de texto. Puede ver el resultado en la vista previa.
Ancho fijo
Si el archivo tiene un ancho fijo, puede hacer clic en el asistente para corregir los bordes de las columnas, si fuera necesario.
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Paso 3:
Modifique el formato de las columnas, si es necesario, seleccionando una columna y eligiendo una opción de Formato
de los datos en columnas. Por ejemplo, si hay una columna de números de pieza que desea definir como texto en lugar de como números, seleccione la columna que desea cambiar y, a continuación, elija la opción Texto.
Puede excluir columnas de la importación seleccionándolas y eligiendo la opción No importar columna.
Actualizar datos importados
Cuando los datos se importan mediante el menú Datos, puede revisarlos en Excel si cambian los datos externos.
1. En la barra de herramientas Datos externos, haga clic en Actualizar datos . Aparecerá un mensaje de seguridad en el que se pregunta si confía en el origen de este archivo. Haga clic en Aceptar.
2. En el cuadro de diálogo Importar archivo de texto, seleccione el archivo de texto y, a continuación, haga clic en Importar.
Hay otras muchas opciones sobre el modo de actualizar los datos. Para obtener ayuda al respecto, vea el tema de la Ayuda Actualizar datos importados .
Trabajar con datos importados
Para conocer otras formas de importar datos externos, vea los cursos siguientes:
Importar datos: importar datos externos en Excel
Importar datos: filtrar datos externos antes de importarlos en Excel
Después de importar los datos, puede aplicarles un autofiltro. Para obtener ayuda al respecto, vea el curso Todo sobre Autofiltro.
Cuando importe datos, puede crear informes de tabla dinámica. Para obtener ayuda sobre las tablas dinámicas, vea el curso Tablas dinámicas I: Ventajas de los informes de tabla dinámica
Puede usar fórmulas para limpiar el texto importado. Vea el curso Uso de fórmulas para editar, corregir y releer textos.
Aprenda a trabajar con datos en hojas de cálculo extraordinariamente grandes. Vea el curso Curso de audio: ¡Así es cómo se hace! Trabajar con hojas de cálculo muy grandes.
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FUNCIONES DE FECHA Después de realizar este curso, podrá utilizar fórmulas para averiguar:
El número de días que hay entre dos fechas.
La fecha que es una vez cuando transcurre un determinado número de días laborables.
La fecha que es cuando transcurre un determinado número de años, meses o días
Significado de las fechas para Excel
Aspecto de las fechas para los usuarios.
Aspecto de las fechas para Excel.
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El calendario comienza en 1900
Las fechas se almacenan en Excel como números de serie.
Las fechas se almacenan en Excel como números de serie que empiezan con 1, que representa el 1 de enero de 1900, primera fecha del calendario de Excel. Cada día transcurrido desde entonces suma un número a la secuencia. Por ejemplo, el 2 de enero de 1900, se almacena como 2.
Si escribiera 22/8/2005, Excel almacenaría esa fecha como 38586. Al sumar 38585 días al 1 de enero de 1900, se obtiene el 22 de agosto de 2005.
Almacenar fechas como números de serie hace posible que Excel calcule la fecha mediante operaciones aritméticas. Para averiguar el número de días entre dos fechas, por ejemplo, Excel resta un número de serie a otro.
Nota No se pueden utilizar fechas anteriores al 1 de enero de 1900 en las fórmulas de Excel.
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Cómo reconoce Excel las fechas
Seleccione Fecha en la lista Categoría.
Seleccione un formato de fecha en la lista Tipo.
Utilice una barra oblicua o un guión para separar las partes de una fecha en Excel. Excel reconoce como fecha la información que tiene ese formato y la almacena con un número de serie: tanto 8/22/2005 como 22-ago-2005 se almacenan con el número de serie 38586. Excel también reconocerá 22 agosto 2005 como una fecha.
Quizá le sorprenda que Excel cambie las fechas que ha escrito y les aplique el formato predeterminado. Por ejemplo, si escribe 22 agosto 2005, Excel podría cambiar el formato a 22-ago-05 o a cualquier otro formato predeterminado. Independientemente del formato, el número de serie de la fecha es 38586. A menos que utilice un formato que Excel no reconozca como fecha.
Por ejemplo, si escribiera 22 de agosto
de 2005 o 8,22,05, almacenaría esa información como texto sencillo, no como 38586.
Para ver otras formas de utilizar barras oblicuas y guiones para dar formato a las fechas, abra el cuadro de diálogo Formato de celdas que se muestra en la imagen.
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Realizar pruebas con fechas
Ejercicio 1: Dar formato de número de serie a una fecha
1. Seleccione la celda A2, que contiene el valor 22/8/2005.
2. En el menú Formato, haga clic en Celdas para abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas y, a continuación, haga clic en la ficha Número.
3. En la lista Categoría, elija General.
El valor de número de serie 38586 aparece debajo de Muestra en la parte superior del cuadro de diálogo.
4. Haga clic en Aceptar.
Ejercicio 2: Dar formato de fecha a un número de serie
1. Seleccione la celda A2, que ahora contiene el valor 38586.
2. En el menú Formato, haga clic en Celdas para abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas y, a continuación, haga clic en la ficha Número.
3. En la lista Categoría, seleccione Fecha y, a continuación, elija un formato de fecha en la lista Tipo.
4. Haga clic en Aceptar.
Si desea ver los valores de números de serie de otras fechas, escriba cualquier fecha en una celda vacía. A continuación, siga los pasos anteriores para dar a la fecha formato de número de serie y, a continuación, nuevamente de fecha.
Ejercicio 3: Seleccionar formatos de fecha diferentes
Seleccione la celda D2, que contiene información con formato de fecha y, a continuación, seleccione diferentes formatos de Excel para esa fecha.
Procedimiento Haga clic en la celda D2, seleccione Celdas en el menú Formato, Fecha en la lista Categoría y, a continuación, elija un formato diferente en la lista Tipo.
Nota Si la información de una celda tiene un formato que Excel no reconoce como fecha, no podrá utilizar el cuadro de diálogo Formato de celdas para cambiar el formato de esa información como fecha. Tendrá que escribir de nuevo la información con un formato que Excel pueda reconocer como fecha. A continuación, tendrá que seleccionar otro formato de fecha en el cuadro de diálogo Formato de celdas.
Ejercicio 4: Especificar la fecha actual
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Pruebe algo nuevo: utilizar un método abreviado de teclado para insertar la fecha actual en una hoja de cálculo.
1. Seleccione la celda D5.
2. Presione CTRL+; (punto y coma).
3. Presione ENTRAR si es necesario.
La fecha actual se inserta en la hoja de cálculo. La fecha es estática: no se actualizará con el transcurso del tiempo.
Calcular fechas mediante fórmulas Nombre de la
función Se utiliza para averiguar
DIAS.LAB el número neto de días laborables entre dos fechas
DIA.LAB la fecha que es cuando ha transcurrido un determinado número de días laborables después de otra fecha
FECHA la fecha que es cuando ha transcurrido un número de años, meses y días específicos después de otra fecha
HOY la fecha actual
Los nombres de funciones expresan fórmulas largas de forma rápida.
Averiguar el número de días entre dos fechas
Fórmula en la hoja de cálculo
Resultado de la fórmula
Fórmula en la barra de fórmulas
Imagine que hoy es 9 de junio de 2004. Sus vacaciones comienzan el 21 de agosto de 2004 y desea averiguar cuántos días le quedan hasta las vacaciones. Para realizar el cálculo matemático, escriba una fórmula sencilla en una celda vacía (en este ejemplo, en la celda B5):
=A3-A2
Hay 73 días entre las dos fechas. Puede utilizar las fechas de la fórmula porque Excel reconoce los valores de las celdas A2 y A3 como fechas gracias a su formato y las almacena como números decimales. Excel resta el número de serie de 6/9/2004 al número de serie de 8/21/2004: 38220 menos 38147 es igual a 73.
Cuando escribe, el signo igual (=) indica a Excel que se trata de una fórmula. El operador de signo menos (-) indica a Excel que reste un valor a otro. A3 y A2 son las referencias de
celdas que hacen referencia a los valores de esas celdas.
Si más tarde desea saber cómo obtuvo este resultado, la fórmula está visible en la barra de fórmulas
cerca de la parte superior de la hoja de cálculo cuando la celda utilizada está seleccionada.
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También puede hacer doble clic en la celda para ver la fórmula que contiene.
Nota El resultado de la fórmula (73) aparecería inicialmente con formato de fecha, porque los valores de A2 y A3 tienen formato de fecha. En la sesión práctica al final de la lección, podrá ver cómo cambiar rápidamente el formato del resultado, de forma que aparezca como un número.
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Averiguar el número de días laborables entre dos fechas
Fórmula en la hoja de cálculo
Resultado de la fórmula
Fórmula en la barra de fórmulas
Se puede averiguar el número de días laborables (de lunes a viernes) entre dos fechas simplemente restando una fecha a otra. Se requiere una fórmula ya escrita denominada función DIAS.LAB, que calcula el número neto de días laborables entre dos fechas.
Aún es 9 de junio de 2004 y sus vacaciones comienzan el 21 de agosto de 2004, pero ahora desea averiguar cuántos días laborables le quedan hasta las vacaciones. Escribiría la fórmula en una celda vacía:
=DIAS.LAB(A2;A3)
Quedan 53 días hasta las vacaciones. Los valores de las celdas A2 y A3 son los argumentos, información que indica los DIAS.LAB que se van a calcular. Los paréntesis separan la función de sus argumentos. Dentro de los paréntesis, un punto y coma separa un argumento de otro.
Fórmula en la hoja de cálculo
Resultado de la fórmula
Fórmula en la barra de fórmulas
Se puede averiguar el número de días laborables (de lunes a viernes) entre dos fechas simplemente restando una fecha a otra. Se requiere una fórmula ya escrita denominada función DIAS.LAB, que calcula el número neto de días laborables entre dos fechas.
Aún es 9 de junio de 2004 y sus vacaciones comienzan el 21 de agosto de 2004, pero ahora desea averiguar cuántos días laborables le quedan hasta las vacaciones. Escribiría la fórmula en una celda vacía:
=DIAS.LAB(A2;A3)
Quedan 53 días hasta las vacaciones. Los valores de las celdas A2 y A3 son los argumentos, información que indica los DIAS.LAB que se van a calcular. Los paréntesis separan la función de sus argumentos. Dentro de los paréntesis, un punto y coma separa un argumento de otro.
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Averiguar la fecha que es cuando transcurre un determinado número de días laborables
Fórmula en la hoja de cálculo
Resultado de la fórmula
Fórmula en la barra de fórmulas
Suponga que necesita averiguar una fecha, como la fecha de vencimiento de una factura o la fecha de finalización de un proyecto, que será un número de días laborables (de lunes a viernes) antes o después de una determinada fecha. Es sencillo: utilice la función DIA.LAB. Imagine que dispone de 80 días laborables para completar un proyecto que empieza el 31/12/2004 y necesita averiguar la fecha de finalización del proyecto. En primer lugar especificaría los valores en las celdas A2 y A3, como se muestra en la imagen. A continuación, escribiría las fechas de festividades que podrían afectar al cálculo, una festividad en cada celda. Por último, escribiría la fórmula en una celda vacía: =DIA.LAB(A2;A3;A4:A6) El proyecto debe haber finalizado el 26/4/05. Excel sumó 80 días (celda A3) a la fecha 31/12/2004 (celda A2), excluyendo automáticamente los fines de semana y las festividades de este período enumeradas en el argumento A4:A6 (los dos puntos indican un rango de celdas). Un punto y coma separa cada argumento individual. El paréntesis separa los argumentos de la función.
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Averiguar la fecha que es cuando transcurre un determinado número de meses
Fórmula en la hoja de cálculo
Resultado de la fórmula
Fórmula en la barra de fórmulas
Suponga que dispone de 25 meses a partir del 9/6/2007 para completar un proyecto y que necesita averiguar la fecha de finalización del proyecto. Podría hacerlo utilizando la función FECHA. La función FECHA tiene tres argumentos: año, mes y día. Tras especificar 25 en la celda B2, escribiría esta fórmula en la celda A4:
=FECHA(2007;6+B2;9)
2007 es el argumento de año; 6 más el valor de la celda B2 es el argumento de mes; 9 es el argumento de día. Los punto y coma separan los argumentos entre sí y los paréntesis rodean a todos los argumentos.
El proyecto finaliza el 9/7/2009. Gracias a que escribió la referencia de celda (B2) en lugar del valor de esa celda (25), Excel puede actualizar automáticamente el resultado si el valor cambia. Por ejemplo, si el período de tiempo cambia de 25 a 23 meses, podría obtener la fecha revisada (9/5/2009) cambiando el valor de la celda B2 de 25 a 23, sin tener que escribir de nuevo la fórmula.
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Averiguar la fecha que es cuando transcurre un determinado número de años, meses y días
Fórmula en la hoja de cálculo
Resultado de la fórmula
Fórmula en la barra de fórmulas
Ahora imagine que dispone de 1 año, 7 meses y 5 días, desde el 9 de junio de 2007, para finalizar un proyecto y que necesita averiguar su fecha de finalización. Utilizaría de nuevo la función FECHA, especificando los valores en las celdas como se muestra en la imagen y escribiendo, a continuación, esta fórmula en la celda A6:
=FECHA(2007+B2;6+B3;9+B4)
2007 más el valor de la celda B2 es el argumento de año; 6 más el valor de la celda B3 es el argumento de mes; 9 más el valor de B4 es el argumento de día.
El proyecto finaliza el 14 de enero de 2009. Igual que en la última fórmula, gracias a que especificó las referencias de celda B2, B3 y B4, en lugar de los valores contenidos en ellas, Excel puede actualizar automáticamente el resultado si los valores cambian. Si se le diera más o menos tiempo para finalizar el proyecto, Excel podría revisar automáticamente el resultado cuando cambiara un valor en las celdas B2, B3 o B4.
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Averiguar su edad actual en días
La función HOY no tiene argumentos.
La función HOY es poco usual; es una de las pocas funciones de Excel que no requiere argumentos, a pesar de que necesita paréntesis de apertura y cierre: =HOY()
HOY inserta la fecha actual, que se actualiza cada vez que una hoja se abre o se vuelve a calcular.
Sólo como entretenimiento, puede utilizar la función HOY para averiguar su edad en días a fecha de hoy. Verá cómo realizar el cálculo en la sesión práctica.
Nota Las funciones de esta lección son sólo algunas de las muchas funciones de Excel. En "Buscar funciones y especificar argumentos" puede aprender cómo buscar otras funciones, que puede utilizar en todo tipo de cálculos.
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Apéndice: Calcular fechas mediante fórmulas
Excel necesita instrucciones muy precisas, lo que significa que las fórmulas se deben escribir exactamente como se muestra. Se producirán errores si falta un punto y coma o un paréntesis, si se inserta un espacio de más, o si no se escribe correctamente el nombre de una función.
Ejercicio 1: Averiguar el número de días entre dos fechas
Escriba una fórmula para averiguar el número de días entre el 9/6/2004 y el 21/8/2004. El resultado, 73 días, aparecerá inicialmente como una fecha, porque toma el formato de las celdas utilizadas en la fórmula. Realice los siguientes pasos para escribir la fórmula y, a continuación, cambiar el formato del resultado.
1. Seleccione la celda B5.
2. Escriba =A3-A2. A continuación, presione ENTRAR para que se muestre el resultado, 13/3/1900. La fecha de comienzo del calendario de Excel, el 1 de enero de 1900, más 73 días equivalen al 13 de marzo de 1900.
Para dar formato al resultado de forma que parezca un número:
1. Seleccione la celda B5.
2. En el menú Formato, haga clic en Celdas para abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas y, a continuación, haga clic en la ficha Número.
3. En la lista Categoría, seleccione General y, a continuación, haga clic en Aceptar. El resultado es 73.
Ejercicio 2: Averiguar el número de días laborables entre dos fechas
Este ejercicio utiliza la función DIAS.LAB, que se instala con el complemento Herramientas para análisis. En el menú Herramientas, haga clic en Complementos. En la lista Complementos disponibles, la casilla de verificación Herramientas para análisis debería estar activada, lo que indicaría que el complemento está instalado. Si no lo está, active la casilla de verificación, haga clic en Aceptar y, a continuación, siga las instrucciones.
Nota Si este complemento no está disponible para su equipo, póngase en contacto con el administrador de su sistema.
Averigüe el número de días laborables (de lunes a viernes) entre el 9/6/2004 y el 21/8/2004. La fórmula es: =DIAS.LAB(A2;A3)
1. En la celda B6, escriba =DIAS.LAB( El paréntesis de apertura separa la función DIAS.LAB de sus argumentos.
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2. Escriba A2;A3) El punto y coma separa los argumentos. El paréntesis final cierra la fórmula.
3. Presione ENTRAR. La respuesta es 53 días.
Si el resultado aparece como una fecha, dele formato de número siguiendo los pasos del Ejercicio 1.
Ejercicio 3: Averiguar la fecha que es cuando transcurre un determinado número de días laborables
Este ejercicio utiliza la función DIA.LAB, que se instala con el complemento Herramientas para análisis. Si este complemento todavía no está instalado, siga las instrucciones del Ejercicio 2.
Suponga que es 31/12/2004 y que dispone de 80 días laborables para completar un proyecto. Escriba una fórmula en la celda D8 para calcular la fecha de finalización del proyecto, teniendo en cuenta las festividades entre las dos fechas. La fórmula es: =DIA.LAB(D3;D4;D5:D7)
1. Seleccione la celda D8.
2. Escriba =DIA.LAB( El paréntesis de apertura separa la función DIA.LAB de sus argumentos.
3. Escriba D3;D4;D5:D7) Los punto y coma separan los argumentos. Los dos puntos indican el rango de celdas desde D5 a D7. El paréntesis final cierra la fórmula.
4. Presione ENTRAR. El resultado es 26/4/2005, teniendo en cuenta las festividades entre las dos fechas.
Si el resultado aparece como 38468 en lugar de como 26/4/2005, deberá cambiar el formato del resultado. Haga clic en Celdas en el menú Formato para abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas, haga clic en la ficha Número, seleccione Fecha en la lista Categoría y, a continuación, elija un formato en la lista Tipo.
Ejercicio 4: Averiguar el número de días laborables antes de una fecha
Ahora probará algo nuevo: averiguar la fecha que es un número de días laborables antes de otra fecha. Suponga que la fecha es el 28 de mayo de 2004. Escriba la fórmula que le indicará la fecha que es 20 días laborables antes del 28 de mayo, es decir el 30 de abril de 2004. La fórmula es: =DIA.LAB(A10;-20)
1. Seleccione la celda A12.
2. Escriba =DIA.LAB(A10;-20) 3. Presione ENTRAR.
El resultado aparecerá como 38107. Cambie el formato del resultado a formato de fecha mediante el cuadro de diálogo Formato de celdas para que aparezca como 30/4/2004. Haga clic en Celdas en el menú Formato para abrir el cuadro de
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diálogo Formato de celdas, haga clic en la ficha Número, seleccione Fecha en la lista Categoría y, a continuación, elija un formato en la lista Tipo.
Ejercicio 5: Averiguar la fecha que es cuando transcurre un determinado número de meses
Dispone de 25 meses a partir del 9 de junio de 2007 para finalizar un proyecto. Averigüe la fecha de finalización del proyecto mediante la función FECHA, que tiene tres argumentos: año, mes y día. La fórmula es: =FECHA(2007;6+E12;9)
1. Seleccione la celda D14 y, a continuación, escriba =FECHA( El paréntesis separa la función FECHA de sus argumentos.
2. Escriba 2007; (asegúrese de que escribe el punto y coma). Es el argumento de año. Un punto y coma separa el argumento de año del siguiente argumento.
3. Escriba 6+E12; (asegúrese de que escribe el punto y coma). E12 es la referencia de celda del valor ya escrito en esa celda. Es el argumento de mes. Un punto y coma separa el argumento de mes del siguiente argumento.
4. Escriba 9) Es el argumento de día, seguido de un paréntesis, que cierra la fórmula.
5. Presione ENTRAR. La respuesta es 9/7/2009.
Ejercicio 6: Averiguar la fecha que es cuando transcurre un determinado número de años, meses y días
Dispone de 1 año, 7 meses y 5 días a partir del 9 de junio de 2007 para finalizar un proyecto. Necesita averiguar la fecha de finalización del proyecto. Para obtener el resultado, escriba una fórmula utilizando la función FECHA en la celda A20. La fórmula es: =FECHA(2007+B17;6+B18;9+B19)
Procedimiento Seleccione la celda A20 y escriba =FECHA(2007+B17;6+B18;9+B19) A continuación, presione ENTRAR.
Asegúrese de que escribe los paréntesis de apertura y cierre, así como los punto y coma para separar argumentos. No inserte espacios en blanco de más. El resultado es el 14 de enero de 2009.
Ejercicio 7: Actualizar resultados de fórmulas
Compruebe cómo se actualiza automáticamente el resultado de la fórmula en la celda A20 si cambia alguno de los valores de las celdas B17, B18 o B19. Por ejemplo, cambie el valor de la celda B17 de uno a dos años. Presione ENTRAR después de modificar el valor de la celda.
Nota Si los resultados no se actualizan, en el menú Herramientas haga clic en Opciones. Haga clic en la ficha Calcular y active la casilla de verificación Automático.
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Ejercicio 8: Averiguar su edad actual en días
Pruebe algo nuevo averiguando su edad actual en días.
1. En la celda D18, escriba =HOY(). A continuación, presione ENTRAR. 2. En la celda D19, escriba su fecha de nacimiento como d/m/yyyy (día, mes, año) y, a continuación, presione
ENTRAR.
3. En la celda D20, escriba =D18-D19. A continuación, presione ENTRAR.
El resultado podría aparecer con formato de fecha. Si es así, cámbielo mediante el cuadro de diálogo Formato de celdas. Haga clic en Celdas en el menú Formato para abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas, haga clic en la ficha Número y, a continuación, seleccione General en la lista Categoría.
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Tarjeta de referencia rápida: Averiguar fechas mediante fórmulas
El calendario comienza en 1900 en Excel para Windows
Las fechas se almacenan en Microsoft® Excel como números de serie que empiezan con 1, que representa para Microsoft Windows® el 1 de enero de 1900, primera fecha de su calendario. Cada día transcurrido desde entonces suma un número a la secuencia. Por ejemplo, el 1 de enero de 1900, se almacena como 32. Almacenar las fechas como números de serie permite a Excel convertir fechas en números aritméticos. Para averiguar el número de días que hay entre dos fechas, Excel resta un número de serie a otro. Para garantizar de que Excel comprende el siglo al que se está refiriendo, escriba los años con cuatro dígitos.
Nota 1900 es el primer año en Excel para Windows, pero 1904 es el primer año en Microsoft® Excel para Macintosh. Si trabaja en Excel para Windows y abre un documento creado en Excel para Macintosh, se selecciona automáticamente el sistema de fecha 1904 al abrir el documento. Puede cambiar el sistema de fecha. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones, luego en la ficha Calcular y, a continuación, active o desactive la casilla de verificación Sistema de fechas 1904.
Cómo reconoce Excel las fechas
Utilice barras oblicuas o guiones para separar las partes de una fecha de forma que Excel la reconozca como fecha y la almacene como un número de serie: tanto 22/8/2005 como 22-ago-2005 se almacenan con el número de serie 38586. Excel reconocerá el 22 agosto 2005 como fecha. Pero no reconocerá el 22 de agosto de 2005 o 22,8,05 como fechas. Excel almacena dicha información como texto sencillo, no como el número de serie 38586.
Si escribe una fecha con un formato que Excel no reconoce, no puede utilizar esa información en una fórmula de fecha ni aplicar un formato de fecha a esa información utilizando el cuadro de diálogo Formato de celdas. Si escribiera la fecha 22,8,05, por ejemplo, tendría que volver a escribirla utilizando barras oblicuas o guiones para que Excel pudiera reconocerla como fecha.
Cuando Excel reconoce una información como fecha, puede aplicarle otro formato de fecha haciendo clic en Celdas en el menú Formato, luego en la ficha Número, seleccionando Fecha en la lista Categoría y eligiendo, a continuación, un formato en la lista Tipo.
Nota Si aparece el error #¡VALOR! en lugar del resultado de una fórmula, compruebe que las fechas de la fórmula tienen el formato correcto.
Escribir fórmulas correctamente
Las fórmulas de Excel se deben escribir exactamente como se muestra. Se producirán errores si falta un punto y coma o un paréntesis, si se inserta un espacio de más, o si no se escribe correctamente el nombre de una función. Por ejemplo, si no escribe correctamente el nombre de una función se producirá un error #¿NOMBRE?. No tiene que escribir los nombres de función en mayúsculas. Excel convertirá las mayúsculas en minúsculas automáticamente.
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Empiece todas las fórmulas escribiendo un signo igual (=).
Si una fórmula no funciona, compruebe que no a escrito un espacio en blanco después del signo igual.
Coloque paréntesis a cada lado de los argumentos de la función.
Separe los argumentos dentro de los paréntesis con punto y coma.
Nota Algunas funciones están disponibles sólo si está instalado el complemento Herramienta para análisis. Si el complemento no está instalado, es probable que aparezca un valor de error #¿NOMBRE?. Para averiguar si el complemento está instalado, en el menú Herramientas, haga clic en Complementos. La casilla de verificación Herramientas para análisis debería estar activada. Si no lo está, active la casilla de verificación, haga clic en Aceptar y, a continuación, siga las instrucciones.
Si este complemento no está disponible para su equipo, póngase en contacto con el administrador de su sistema.
Averiguar el número de días entre dos
fechas
En una hoja de Excel, escriba las fechas de ejemplo de inicio y de fin en las celdas A1 y A2, como se muestra en la ilustración. A continuación, en una celda vacía, escriba =A2-A1, que da como resultado 73 días.
Averiguar el número de días laborables entre dos fechas
En una hoja de Excel, escriba las fechas de ejemplo de inicio y de fin en las celdas A1 y A2, como se muestra en la ilustración. A continuación, en un celda vacía, escriba =NETWORKDAYS(A1,A2), que da como resultado 53 días.
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Averiguar la fecha que es cuando transcurre un
determinado número de días laborables
En una hoja de Excel, escriba la fecha de ejemplo de inicio y los días laborales para su finalización en las celdas A1 y A2. A continuación, escriba las vacaciones en las celdas desde la A1 hasta la A5, como se muestra en la ilustración. A continuación, en una celda vacía, escriba =WORKDAY(A1,A2,A3:A5), que da como resultado 4/26/2005.
Averiguar la fecha que es cuando transcurre un
determinado número de meses
En una hoja de Excel, escriba la fecha de ejemplo en la celda A1 y el número de meses en la celda B1, como se muestra en la ilustración. A continuación, en una celda vacía, escriba =DATE(2007,6+B1,9), que da como resultado 7/9/2009.
Averiguar la fecha que es cuando transcurre un
determinado número de años, meses y
días
En una hoja de Excel, escriba la fecha de ejemplo en la celda A1, y el número de años, meses y días en las celdas desde la B1 hasta la B3, como se muestra en la ilustración. A continuación, en una celda vacía, escriba =DATE(2007+B1,6+B2,9+B3), que da como resultado 1/14/2009.
Insertar la fecha de hoy
Para insertar una fecha estática que no se actualizará:
1. Seleccione una celda vacía y, a continuación, presione CTRL+; (punto y coma).
2. Presione ENTRAR.
Para insertar una fecha que se actualice con la fecha del momento cada vez que abra una hoja de cálculo o que calcule una fórmula de nuevo:
1. En una celda vacía, escriba =HOY() 2. Presione ENTRAR.
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Puede utilizar la función HOY para averiguar su edad actual en días.
En una celda vacía, escriba =A1-A2 y, a continuación, presione ENTRAR para que se muestre el resultado.
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Tarjeta de referencia rápida: Contar el tiempo mediante formulas
Cómo Excel reconoce y da formato a las
horas
Microsoft® Excel reconoce información como horas si se separan con dos puntos la hora, los minutos y los segundos, como en 1:30:55 p.m. Las horas se almacenan en Excel como números decimales. Medianoche o 12:00 a.m., se almacena como 0, y mediodía o 12:00 p.m., se almacena como 0,5, porque la diferencia entre ambas es de medio día.
Para especificar una hora partiendo de un reloj de 12 horas (en lugar de uno de 24), escriba un espacio y, a continuación, a o p después de la hora; por ejemplo, 9:00 p. Si no escribe "a" o "p", Excel especifica la hora como AM.
Para aplicar un formato de hora diferente, seleccione un formato antes de escribir nada. Si ya ha escrito la información, seleccione las celdas cuyo formato desea cambiar y, a continuación, seleccione Celdas en el menú Formato. Haga clic en la ficha Número del cuadro de diálogo Formato de celdas y realice su elección.
Averiguar el número de horas trabajadas
en un día
En una hoja de Excel, escriba las horas de ejemplo de inicio y fin en las celdas B1 y B2, como se muestra en la ilustración. A continuación, en una celda vacía, escriba =(B2-B1)*24, que da como resultado 9 horas.
Averiguar el número de horas trabajadas menos el tiempo del
almuerzo
En una hoja de Excel, escriba las horas de ejemplo de inicio y fin del trabajo y la comida en las celdas desde la B1 hasta la B4, como se muestra en la ilustración. A continuación, en una celda vacía, escriba =SUM((B4-B3)*24,(B2-B1)*24), que da como resultado 8,25 horas. .
Copiar una fórmula en celdas adyacentes con el controlador de
relleno
1. Seleccione la celda que contiene la fórmula, a continuación, coloque el puntero del mouse (ratón)
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sobre la esquina inferior derecha de la celda hasta que aparezca la cruz negra (+).
2. Arrastre el controlador de relleno sobre las celdas en las que desea copiar la fórmula y, a continuación, suelte el botón del mouse.
Nota Puede utilizar el controlador de relleno para copiar fórmulas sólo en las celdas contiguas, ya sea horizontal o verticalmente.
Averiguar las horas trabajadas en una
semana
En una hoja de Excel, escriba las horas de ejemplo de inicio y fin de cada día en las columnas desde la B hasta la F y en las filas 2 y 3, como se muestra en la ilustración. A continuación, en la celda G4, haga clic en Autosuma en la barra de herramientas Estándar y, a continuación, presione ENTRAR. El total es 43,5.
Convertir tiempo de una unidad de medida en otra
La función CONVERTIR se instala con el complemento Herramientas para análisis. Si el complemento no está instalado, es probable que aparezca un valor de error #¿NOMBRE?. Para averiguar si el complemento está instalado, en el menú Herramientas, haga clic en Complementos. La casilla de verificación Herramientas para análisis debería estar activada. Si no lo está, active la casilla de verificación, haga clic en Aceptar y, a continuación, siga las instrucciones.
Si este complemento no está disponible para su equipo, póngase en contacto con el administrador de su sistema.
Imagine que tiene exactamente 33 años y que desea saber a cuánto equivale su edad en minutos:
En una celda vacía, escriba =CONVERTIR(33;"yr";"mn"). El resultado es 17.356.680 minutos. El valor que se va a convertir es; "yr" (years, que significa años) indica la unidad de medida de 33; y "mn" (minutos) indica la unidad de medida a la que se va a convertir. Para convertir los minutos en años, escriba =CONVERTIR(17356680;"mn";"yr").
Nota Puede utilizar CONVERTIR para cambiar otras unidades de medida, incluidas las de distancia, peso y masa,
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temperatura y capacidad. Para obtener más información sobre la función CONVERTIR, vea la Ayuda de Excel.
Escribir fórmulas correctamente
Excel necesita instrucciones muy precisas, lo que significa que las fórmulas se deben escribir exactamente cómo se muestra. Se producirán errores si falta un punto y coma o un paréntesis, o si no se escribe correctamente el nombre de una función. Por ejemplo, si se escribe incorrectamente una función aparecerá un error #¿NOMBRE? en lugar del resultado de una fórmula. No tiene que escribir los nombres de función en mayúsculas. Excel convertirá las mayúsculas en minúsculas automáticamente.
Empiece todas las fórmulas escribiendo un signo igual (=).
Asegúrese de no dejar un espacio antes del signo igual.
Coloque paréntesis a cada lado de los argumentos de la función.
Separe los argumentos dentro de los paréntesis con punto y coma.
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S E S I Ó N 4
PRESENTACIONES AVANZADAS.
1. Gráficos: Tipos de gráficos, ajustes, exportación de gráficos y
tablas a Word y PowerPoint.
2. Impresión
SESIÓN
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3.
SESIÓN 4: PRESENTACIONES AVANZADAS.
Gráficos: Tipos de gráficos y su parametrización, Exportación de gráficos y tablas a Word y PowerPoint.
OBJETIVOS
Una vez finalizado este curso, sabrá realizar las siguientes tareas:
• Crear un gráfico con los nuevos comandos de Excel 2007.
• Efectuar cambios en un gráfico una vez creado.
• Comprender la terminología básica de los gráficos.
TEXTO DE CURSO
Un gráfico transmite rápidamente los mensajes. Con un gráfico, se pueden transformar los datos de hoja
de cálculo para mostrar comparaciones, patrones y tendencias.
Por ejemplo, puede mostrar de un vistazo si las ventas están bajando o subiendo este trimestre.
Un gráfico básico en Excel
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Crear un gráfico
Para crear un gráfico, haga clic en un tipo de gráfico en el grupo Gráficos de la ficha Insertar.
Aquí tiene una hoja de cálculo que indica cuántas cajas de té de Importadores Neptuno fueron vendidas por
cada uno de los tres vendedores en cada uno de los tres meses. Necesita un gráfico donde se comparen
los tres vendedores en cada mes del primer trimestre del año.
Para crearlo, seleccione los datos que desea representar, incluidos los títulos de las
columnas (Enero, Febrero, Marzo) y las etiquetas de las filas (los nombres de los
vendedores).
A continuación, haga clic en la ficha Insertar y, en el grupo Gráficos , haga clic en el
botón Columna . Podría seleccionar otro tipo de gráfico, pero lo más normal es usar
gráficos de columnas para comparar elementos, ya que comunicarán mejor su idea. Después de hacer clic en Columna , aparecerán varios tipos de gráficos de columnas
donde elegir. Haga clic en Columna agrupada , el primer gráfico de columnas de la lista
Columna en 2-D . Al colocar el puntero encima de un tipo de gráfico, el nombre del tipo
de gráfico aparecerá en la información en pantalla. También verá una descripción del
tipo de gráfico y cuándo se utiliza.
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Eso es, ha creado un gráfico en 10 segundos aproximadamente.
Sugerencia Si desea cambiar de tipo de gráfico después de haberlo creado, haga clic en su interior. A
continuación, en la ficha Diseño de Herramientas de gráficos , en el grupo Tipo , haga clic en Cambiar
tipo de gráfico y seleccione otro tipo.
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Cómo aparecen los datos de la hoja de cálculo en el gráfico
TEXTO DE AUDIO
Como se observa a primera vista en este gráfico de columnas, Cencini (representado por la columna central
de cada mes) fue el que vendió más té en enero y febrero, pero la superó Giussani en marzo.
Los datos de cada vendedor aparecen en tres columnas independientes, una por cada mes. El alto de cada
gráfico es proporcional al valor de la celda que representa. El gráfico compara todos los vendedores, mes a
mes.
En el gráfico, cada fila de datos de vendedor tiene un color diferente. La leyenda del gráfico, creada a partir
de los títulos de las filas de la hoja de cálculo (los nombres de los vendedores), indica con qué color se
representan los datos de cada vendedor. Por ejemplo, los datos de Giussani son los de color azul más
oscuro y ocupan la primera columna de la izquierda para cada mes.
Ahora, los títulos de las columnas de la hoja de cálculo (Enero, Febrero y Marzo) se encuentran en la parte
inferior del gráfico. A la izquierda, Excel ha creado una escala de números que permite interpretar el alto de
las columnas más fácilmente.
Sugerencia Los cambios que realice en los datos de la hoja de cálculo después de crear el gráfico se
reflejarán inmediatamente en el mismo.
En este gráfico, los datos de cada celda de la hoja de cálculo son una columna. Los títulos de las filas (nombres de los vendedores) son el texto de la leyenda del gráfico que aparece a la derecha y los títulos de las columnas (meses del año) se encuentran en la parte inferior del gráfico.
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Herramientas de gráficos: aparecen y desaparecen
Al crear un gráfico, en la cinta de opciones aparecen las Herramientas de gráficos, que incluyen las fichas Diseño, Distribución y Formato.
TEXTO DE AUDIO
Antes de seguir trabajando con el gráfico, necesita conocer las Herramientas de gráficos .
Una vez que se inserta el gráfico en la hoja de cálculo, aparecen las Herramientas de gráficos , con tres
fichas: Diseño , Distribución y Formato . En éstas encontrará los comandos necesarios para trabajar con
los gráficos.
Cuando termine el gráfico, haga clic fuera del mismo. Las Herramientas de gráficos desaparecerán. Haga
clic dentro del gráfico para que vuelvan a aparecer.
No debe preocuparse si no ve todos los comandos que necesita todo el tiempo. Primero inserte un gráfico
(mediante el grupo Gráficos de la ficha Insertar ) o haga clic dentro de un gráfico existente para tener a su
alcance todos los comandos que necesita.
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Cambiar la vista del gráfico
Distintas vistas de los mismos datos de hoja de cálculo
TEXTO DE AUDIO
Con los datos puede hacer algo más que crear un gráfico. Puede hacer que el gráfico compare los datos de
otra forma haciendo clic en un botón para cambiar de vista.
El gráfico que ha creado compara los vendedores. Excel agrupó los datos según las columnas de la hoja de
cálculo y comparó las filas de la hoja de cálculo para mostrar las diferencias entre los distintos vendedores.
Esto se observa en el gráfico situado a la izquierda de la imagen.
Sin embargo, otra forma de ver los datos es comparar las ventas de cada vendedor, mes a mes. Para crear
esta vista del gráfico, haga clic en Cambiar entre filas y columnas en el grupo Datos de la ficha Diseño .
En el gráfico de la derecha, los datos están agrupados por filas y se comparan las columnas de la hoja de
cálculo. Ahora el gráfico dice algo diferente: muestra los resultados obtenidos por vendedor, mes a mes.
Para recuperar la vista original del gráfico, vuelva a hacer clic en Cambiar entre filas y columnas .
Sugerencia Para mantener las dos vistas de los datos, seleccione la segunda vista del gráfico, cópiela y,
después, péguela en la hoja de cálculo. Después, cambie a la vista original del gráfico haciendo clic en el
gráfico original y en Cambiar entre filas y columnas.
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Agregar títulos a los gráficos
Los títulos ofrecen información descriptiva a los gráficos
Se recomienda agregar títulos descriptivos de modo que los usuarios no tengan que adivinar de qué trata el
gráfico.
Puede dar un título al gráfico y también a sus ejes, que miden y describen los datos del gráfico. Este gráfico
tiene dos ejes. A la izquierda se encuentra el eje vertical (también denominado eje de valores o eje Y). Este
eje es la escala de números que permite interpretar el alto de las columnas. Los meses del año de la parte
inferior se encuentran en el eje horizontal (también conocido como eje de categorías o eje X).
Para agregar títulos al gráfico rápidamente, haga clic en el gráfico para seleccionarlo y, después, vaya al
grupo Diseños de gráfico de la ficha Diseño . Haga clic en el botón Más para ver todos los diseños.
Cada opción muestra diseños diferentes que cambian la distribución de los elementos del gráfico.
La ilustración muestra el diseño 9, que agrega marcadores de posición para el título del gráfico y los de los
ejes. Los títulos se escriben directamente en el gráfico.
El título de este gráfico es Té de Importadores Neptuno, el nombre del producto.
El título del eje vertical de la izquierda es Cajas vendidas.
El título del eje horizontal de la parte inferior es Ventas del primer trimestre.
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Aprenderá a escribir títulos en la sesión de práctica al final de la lección. También tendrá la oportunidad de
probar otros diseños para ver cómo se puede cambiar la manera en que se distribuyen los distintos
elementos del gráfico, como la leyenda y los títulos.
Sugerencia También se pueden agregar títulos a través de la ficha Diseño del grupo Etiquetas . En este
caso, se hace clic en Título del gráfico y en Títulos de los ejes .
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Personalizar el gráfico
Gráfico personalizado
TEXTO DE AUDIO
Después de crear un gráfico, puede personalizarlo para darle un diseño más profesional. Para cambiar la
apariencia del gráfico, puede seleccionar un nuevo estilo de gráfico, que rápidamente cambia sus colores.
Puede aplicar formato a los títulos del gráfico para que pasen de normales a decorativos. Asimismo, existen
varias opciones de formato que se pueden aplicar a columnas individuales para hacerlas destacar.
Al final de esta lección, aprenderá a agregar un gráfico a una presentación con diapositivas de Microsoft
Office PowerPoint 2007 para poder mostrarlo a todos.
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Cambiar la apariencia del gráfico
Cambiar la apariencia del gráfico mediante un estilo de gráfico para cambiar los colores
TEXTO DE AUDIO
Al principio, al crear un gráfico, éste aparece en un color estándar. En cuestión de segundos, puede
aplicarle distintos colores mediante un estilo de gráfico.
Haga clic en el gráfico. A continuación, en la ficha Diseño , en el grupo Estilos de diseño , haga clic en el
botón Más para ver todas las opciones y, después, haga clic en el estilo que desee. Algunos estilos sólo
cambian el color de las columnas, otros cambian el color y agregan un borde alrededor de las columnas,
otros agregan color al área de trazado (el área limitada por los ejes del gráfico) y otros agregan color al área
del gráfico (todo el gráfico).
Si no ve lo que desea en el grupo Estilos de diseño , puede obtener otras opciones de color seleccionando
un tema diferente. Haga clic en la ficha Diseño de página y, a continuación, haga clic en Colores en el
grupo Temas . Al situar el puntero encima de un color, el color se muestra en el gráfico en una vista previa
temporal, que es diferente de lo que sucede cuando se observa un estilo de gráfico. El efecto del color se
ve antes de aplicarlo, lo que le evita tener que deshacer la acción si no le gusta. Haga clic en el color que
desee para aplicarlo al gráfico.
Importante A diferencia de los estilos de gráfico, los colores de un tema se aplican a otros elementos que
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se agreguen a la hoja de cálculo. Por ejemplo, una tabla, o un estilo de celda, como un encabezado,
adoptará los colores del tema aplicado al gráfico.
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Aplicar formato a los títulos
Agregar color a los títulos del gráfico y de los ejes
TEXTO DE AUDIO
También es fácil hacer que destaquen más los títulos del gráfico o de los ejes. En la ficha Formato , en el
grupo Estilos de WordArt , hay muchas formas de trabajar con los títulos. En la ilustración se ha agregado
un relleno de texto (una de las opciones del grupo) para cambiar el color.
Para usar un relleno de texto, haga clic en un área de título para seleccionarla. Después, haga clic en la
flecha de Relleno de texto en el grupo Estilos de WordArt . Sitúe el puntero encima de cualquier
color para ver los cambios en el título. Cuando vea un color que le guste, selecciónelo. Relleno de texto
también incluye opciones para aplicar un degradado o una textura a un título.
Entre otras de las opciones del grupo Estilos de WordArt se encuentran Contorno de texto y Efectos
de texto , que incluyen Sombra , Reflexión y Resplandor .
Para realizar cambios en la fuente (por ejemplo, aumentar o reducir su tamaño, o cambiar su estilo), haga
clic en Inicio y, después, vaya al grupo Fuente . Alternativamente, puede realizar los mismos cambios de
formato mediante la mini barra de herramientas . La barra de herramientas aparece atenuada después de
seleccionar el texto del título, pero, si la señala, se volverá sólida y podrá seleccionar una opción de
formato.
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Aplicar formato a columnas individuales
Formato de columna con sombreado detrás
TEXTO DE AUDIO
Todavía puede hacer más cosas con el formato de las columnas del gráfico. En la ilustración se ha
agregado un efecto de sombra a cada una de las columnas (detrás de cada columna hay una sombra con
desplazamiento diagonal).
Para ello, haga clic en una de las columnas de Giussani. De esta forma se seleccionarán las tres columnas
de Giussani (lo que se denomina serie).
En la ficha Formato del grupo Estilos de forma , haga clic en la flecha de Efectos de formas , seleccione
Sombra y, a continuación, sitúe el puntero encima de los distintos estilos de sombra de la lista. A medida
que sitúe el puntero encima de cada estilo, obtendrá una vista previa de las sombras. Cuando vea uno que
le guste, selecciónelo.
Después, haga clic en una de las columnas de Cencini para seleccionar las tres columnas y siga los
mismos pasos. Haga lo mismo con Kotas. El proceso lleva muy poco tiempo. Tendrá la oportunidad de
probarlo en la sesión de práctica.
En Estilos de forma tiene más opciones donde elegir. Por ejemplo, haga clic en Relleno de forma para
agregar un degradado o una textura a las columnas. Haga clic en Contorno de forma para agregarles un
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contorno. Por otra parte, Efectos de formas ofrece más opciones que sombras. Por ejemplo, puede aplicar
efectos de biselado y bordes suaves a las columnas, e incluso hacer que resplandezcan.
También puede aplicar efectos a otras áreas del gráfico, como el área de trazado (el área limitada por sus
ejes). En la siguiente práctica se indica cómo hacerlo.
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Agregar el gráfico a una presentación de PowerPoint
Gráfico de Excel en una presentación de PowerPoint
TEXTO DE AUDIO Cuando el gráfico tenga la apariencia que desee, puede agregarlo fácilmente a una presentación de PowerPoint para que todos lo vean. Si los datos del gráfico cambian después de agregarlo a PowerPoint, no se preocupe: los datos modificados en el gráfico de Excel también se actualizan en el gráfico de PowerPoint. Éste es el procedimiento: copie el gráfico en Excel. Abra PowerPoint 2007. Pegue el gráfico en la diapositiva que desee. En la esquina
inferior derecha del gráfico, aparece el botón Opciones de pegado . Haga clic en él. Verá que está seleccionada la opción Gráfico (vinculado a datos de Excel) . De esta forma, se garantiza que los cambios que se produzcan en el gráfico en Excel se aplicarán automáticamente al gráfico de PowerPoint. Ahora ya está preparado para presentar su gráfico. .
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IMPRIMIR - Cómo obtener los resultados que desea cuando imprima en Microsoft Office Excel
OBJETIVOS
Una vez finalizado este curso, sabrá realizar las siguientes tareas:
Utilizar la vista preliminar para ver lo que se va a imprimir.
Ajustar más columnas en una página al imprimir.
Agregar títulos de columna o fila que se repiten a cada página impresa.
Agregar números de página, la fecha o texto en los encabezados y pies de página
TEXTO DE CURSO
Va a imprimir una hoja de cálculo para una reunión importante. Necesita presentar un informe de una página, pero la última columna se pasa a la segunda página. ¿Hay alguna manera de que todos los datos se ajusten a una página?
Si, la hay, y ha llegado el momento de aprenderla.
También encontrará prácticas sugerencias para ayudar a los lectores a obtener los mejores resultados de las hojas de cálculo que realmente se tienen que imprimir en más de una página. Repetir títulos de columna en cada página clarifica de qué datos se trata. Y los números de página en el encabezado o en el pie de página evitan los problemas sobre el orden de las páginas.
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Imprimir lo que se desea en una página
¿Qué se hace cuando se desea ajustar la hoja de cálculo a una página?
TEXTO DE CURSO
Las hojas de cálculo pueden ser fácilmente más anchas que una página de papel. Hasta que no conozca las opciones de impresión de que dispone, puede parecerle que ajustar una hoja de cálculo en una página sea tan complicado como el origami o papiroflexia, es decir, el arte japonés de hacer figuras de papel.
De hecho, existen varias maneras diferentes de ajustar datos en una página impresa. Y, con las opciones de impresión de combinar y asignar, a veces cometerá varios errores antes de estar preparado para imprimir.
El momento llegará cuando en la vista preliminar vea lo que realmente desea imprimir. Con la vista preliminar verá exactamente lo que se va a imprimir , pero antes de que se imprima.
Una vez que se familiarice con las particularidades de la impresión en Excel, sentirá la seguridad de que al presionar Imprimir obtendrá los resultados que desea.
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Obtener una vista previa antes de imprimir
Vista preliminar muestra el aspecto que tendrá la hoja de cálculo cuando se imprima. Utilice los
botones para ver todas las páginas o para llevar acabo los ajustes que desee antes de imprimir.
TEXTO DE CURSO
Ahorre papel y tiempo. Obtenga una vista previa de la hoja de cálculo antes de imprimirla. La vista preliminar le muestra el aspecto que tendrá la página impresa. En esta vista puede realizar en la página todos los ajustes que desee, mientras ve exactamente lo que obtendrá en la copia impresa antes de imprimir.
Para abrir la vista preliminar, haga clic en Vista preliminar en el menú Archivo.
Lo que le ofrece la vista preliminar
Una vista del aspecto que tendrá la hoja de cálculo cuando se imprima.
Los botones Siguiente y Anterior para ver todas las páginas.
Un botón Zoom para cambiar entre una vista de página completa y una vista parcial ampliada.
Un botón Imprimir para seleccionar opciones y empezar a imprimir.
Un botón Configurar para establecer el aspecto de la página.
Un botón Márgenes para ajustar los márgenes de la página, los márgenes de encabezado y pie de página y el ancho de las columnas.
Un botón Vista previa de salto de página para ajustar los saltos de página. (Verá Vista previa de salto de página o Normal en función de la vista en la que estuviese cuando hizo clic en Vista preliminar.)
Un botón Cerrar para cerrar la vista preliminar.
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En la práctica del final de esta lección verá cómo funciona la vista preliminar.
Nota Con altas resoluciones de pantalla es posible que Zoom no esté disponible. De todas formas, puede hacer clic en la página para acercar. En la práctica encontrará los pasos para realizar este proceso.
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Cambiar el ancho de columna
Reproduzca la animación para ver como una hoja de cálculo de dos páginas se convierte en una
hoja de cálculo de una página cuando se estrecha una columna mediante los controladores de
márgenes.
TEXTO DE CURSO
Imagine que está viendo la hoja de cálculo en la vista preliminar. En la esquina inferior izquierda de la pantalla dice "Vista previa: Página 1 de 2", por tanto, usted sabe que si imprime, obtendrá dos páginas. Sin embargo, lo que desea es que los datos se impriman en una única página.
Tiene que hacer clic en Siguiente en la parte superior de la vista preliminar para ver el aspecto que tiene la segunda página. Solamente hay una columna en la página 2, la columna Proveedor.
Como solamente necesita mover esta columna para obtener una copia impresa de una sola página, hay una manera fácil de conseguirlo. Si estrecha una o más columnas de la página 1, podrá arrastrar la última columna hasta la página 1.
¿Cómo se consigue esto? En la vista preliminar, haga clic en Márgenes. Verá un cuadrado negro en la parte superior de la página que son los controladores de
márgenes. Puede arrastrar estos controladores para cambiar los márgenes y para cambiar los anchos de las columnas.
Como ve que hay una columna que es considerablemente ancha, arrastra el controlador del margen para estrecharla. Ese espacio extra mueve la última columna a la página. Haga clic en Reproducir para ver el proceso de ajustar una columna.
Nota Los cambios que se realizan en la vista preliminar también cambian el ancho de las columnas en la hoja de cálculo, no solamente en la vista previa o
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en la impresión de los datos.
Importante Cuando se cambia el ancho de una columna, algunos de los datos de dicha columna se pueden ocultar. Antes de imprimir, observe los datos de la columna que ha ajustado para asegurarse de que se pueden leer perfectamente. Si algunos datos están ocultos, puede ajustar el texto para que aparezca en más de una línea y vuelva a estar visible. En la siguiente práctica se indica cómo hacerlo.
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Cambiar los márgenes
En el cuadro de diálogo Configurar página, en la ficha Márgenes, puede ajustar los márgenes
escribiendo números diferentes en los cuadros Superior, Inferior, Izquierda y Derecha.
TEXTO DE CURSO
Otra forma de ajustar más datos en una única página impresa es ajustar los márgenes de la hoja de cálculo.
¿Cómo? En la vista preliminar, haga clic en Configurar para abrir el cuadro de diálogo Configurar página (o en la vista normal, en el menú Archivo, haga clic en Configurar página).
Los márgenes predeterminados de la parte superior e inferior de la página están establecidos en 1 pulgada. Los márgenes predeterminados para la izquierda y la derecha tienen tres cuartos de pulgada. Sin embargo, en la ficha Márgenes, puede hacer clic en los cuadros Superior, Inferior, Izquierda y Derecha para escribir nuevos tamaños para los márgenes. Para empezar, puede hacer pequeños cambios para que los márgenes se estrechen únicamente la cantidad necesaria.
También puede arrastrar las líneas de los márgenes en la vista preliminar para cambiar los márgenes. De todas formas, puede resultar más fácil controlar los márgenes con más precisión escribiendo valores que arrastrándolos. Por otra parte, la vista previa de la ficha Márgenes es más pequeña y menos precisa que la vista preliminar, por lo que se recomienda comprobar los cambios allí. Verá el modo de utilizar ambos métodos en la práctica.
Nota Tenga en cuenta que puede ajustar los márgenes solamente por el momento; la impresora establece sus propios límites en lo que se refiere a lo estrechos que pueden ser los márgenes. Conocerá estos límites en el momento de la impresión.
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Cambiar la orientación de página de lo alto a lo ancho
Excel automáticamente imprime la mayoría de las hojas de cálculo en orientación vertical,
aunque puede elegir imprimirlas en orientación horizontal.
TEXTO DE CURSO
Otra forma de obtener más columnas en una página es hacer que la página sea más ancha que larga. Excel automáticamente imprime la mayoría de las páginas en orientación vertical, es decir, a lo alto. Sin embargo, puede cambiar la orientación a horizontal, es decir, a lo ancho.
Al imprimir en orientación vertical, en la página se obtienen más filas pero menos columnas. Si hace la página más ancha que larga e imprime en orientación horizontal, obtendrá más columnas pero menos filas.
Para cambiar la orientación de la página, en la vista preliminar haga clic en Configurar (o en la vista normal, en el menú Archivo, haga clic en Configurar página). En la ficha Página, en Orientación, haga clic en Horizontal.
También puede hacer que una página incluya más cambiando a un tamaño de papel mayor (de carta a oficio, por ejemplo).
Encontrar la mejor combinación de tamaño de papel, orientación y márgenes para los datos es posible que requiera varios intentos. Esta es la razón por la que la vista preliminar es tan práctica. En unos cuantos segundos puede ver los resultados que obtendrá. No tiene que gastar papel ni tiempo en idas y venidas de su mesa a la impresora.
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Reducir el tamaño de los datos para que quepan más en la página
La opción Ajustar a ofrece otra forma de imprimir los datos en una página.
Deje 1 en el cuadro páginas de ancho por.
Deje 1 en el cuadro de alto. TEXTO DE CURSO
También puede obtener más columnas en la página utilizando la opción Ajustar a. Esto reducirá temporalmente los datos en la página impresa.
Nota Esta opción no cambia el tamaño de los datos en la hoja de cálculo. Sólo los datos impresos son más pequeños.
Desde la vista preliminar, haga clic en Configurar (o en la vista normal, en el menú Archivo, haga clic en Configurar página). En la ficha Página, seleccione la opción Ajustar a.
En el cuadro páginas de ancho por ya aparece 1. Esto significa que los datos impresos ocuparán una página de ancho.
En el cuadro de alto, 1 significa que los datos impresos tendrán una página de largo.
Haga clic en Aceptar para volver a vista preliminar. Observe si el texto es legible. Si no está seguro, haga clic otra vez en Configurar. En la ficha Página, observe el número que aparece en el cuadro Ajustar al. En función del público que tenga, a partir de 50% será legible. En la imagen, los datos se han ajustado al 89%.
Sugerencia El comando Zoom no afecta al modo en que se imprime una hoja de cálculo. Únicamente cambia el modo en que se ve en el equipo. Por ejemplo, si cambia la ampliación a 75% o 150%, no significa que la hoja de cálculo se vaya a imprimir con un porcentaje menor o mayor.
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Ajustar los datos a un número concreto de páginas
Puede especificar el número de páginas en las que desea imprimir los datos.
Deje 1 en el cuadro páginas de ancho por para tener todas las columnas en cada página.
Escriba el número de páginas que desea, en este caso 6, en el cuadro de alto. TEXTO DE CURSO
Imagine que tiene una hoja de cálculo grande con muchos datos. Está claro que no van a caber en una página impresa, aunque le gustaría ajustar los datos a un número concreto de páginas, digamos que seis.
Empiece haciendo clic en Configurar en la vista preliminar (o en la vista normal, en el menú Archivo, haga clic en Configurar página). En la ficha Página, haga clic en Ajustar a. Como desea tener todas las columnas en cada página, deje 1 en el cuadro páginas de ancho por.
En el cuadro de alto, escriba 6. Haga clic en Aceptar para volver a vista preliminar. Ahora puede ver que tiene seis páginas y el nivel de legibilidad que tienen. Haga clic en Configurar para volver al cuadro de diálogo Configurar página y ver el número que aparece en el cuadro % del tamaño normal. Cualquier número mayor que 50% significa que las páginas probablemente serán legibles.
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Ajustar saltos de página para controlar el contenido de la página
En la vista previa de salto de página, un número grande identifica la página.
Un salto de página automático aparece como una línea de puntos.
Un salto de página manual aparece como una línea azul sólida. TEXTO DE CURSO
Cuando una hoja de cálculo se imprime en varias páginas, Excel inserta saltos de página automáticos que la dividen en páginas independientes con fines de impresión. Estos saltos de página aparecen como líneas de puntos, que puede ver observando la hoja de cálculo en la vista previa de salto de página. Puede controlar lo que aparece en una página cambiando dichos saltos de página o creando los suyos propios.
Para ello, en la vista preliminar, haga clic en Vista previa de salto de página (o en la vista normal, haga clic en Vista previa de salto de página en el menú Ver).
Por ejemplo, en la página que se muestra en la imagen, si deseara imprimir la página sin la última columna de la derecha, podría crear un salto de página como se muestra, con el fin de empujar esa columna a otra página.
Los saltos de página que inserta Excel son líneas de puntos. Los saltos de página se cambian arrastrándolos. Por ejemplo, para crear una página sin la última columna, como se muestra en la imagen, tendría que arrastrar la línea de puntos hacia la izquierda. Una vez desplazada, esa línea de puntos se convierte en un salto de página manual y cambia a una línea sólida.
O bien, podría seleccionar la última columna, hacer clic en ella con el botón secundario y, a continuación, hacer clic en Insertar salto de página.
Si no le gustan los saltos de página que ha creado, haga clic en la hoja de cálculo con el botón secundario y seleccione Restablecer todos los saltos de página. También puede quitar un salto de página arrastrándolo fuera del área de impresión.
Nota Asegúrese de obtener una vista previa de la hoja de cálculo después de crear o cambiar saltos de página, puesto que pueden cambiar otras configuraciones, por ejemplo, la opción Ajustar a.
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Información sobre el orden de impresión de las páginas
Excel automáticamente imprime las hojas de cálculo hacia abajo y luego hacia la derecha.
Puede cambiar el orden de impresión para que Excel imprima hacia la derecha y luego hacia
abajo.
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A veces le resulta imposible ajustar todas las columnas en cada página.
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Algunas columnas se pasan a una página por sí solas y esto puede crear confusión a la hora de imprimir. Supongamos que está observando una hoja de cálculo con varias páginas en la vista preliminar. Hace clic en Siguiente para ver cada una de las páginas. Mientras lo hace, se da cuenta de que hay dos páginas completamente llenas de datos, después una página a medias y, a continuación, otra página llena. ¿Por qué aparece está página a medias en el medio? (Si ya sabe porqué ocurre esto, siga adelante y omita esta Sesión.)
Se trata del orden en que se imprimen las páginas en Excel. Esto puede desconcertarle un poco cuando lo vea por primera vez en la vista preliminar o cuando recoja las páginas de la impresora.
Una hoja de cálculo grande tiene que imprimir hacia abajo muchas filas y lateralmente muchas columnas, además de que algunas páginas impresas pueden contener columnas diferentes a las de otras páginas. La copia impresa divide la hoja de cálculo horizontal y verticalmente. Excel divide las hojas de cálculo que van a lo largo y a lo ancho imprimiendo las páginas hacia abajo y luego hacia la derecha. Esto es lo que se denomina, como no podría ser de otra forma, Hacia abajo, luego hacia la derecha.
Excel imprime todas las filas de un conjunto de columnas hacia abajo, hasta el final de la hoja de cálculo. A continuación, Excel vuelve a la parte superior, se mueve hacia la derecha e imprime el siguiente conjunto de columnas hasta abajo, y así sucesivamente hasta que imprime todos los datos. Entonces, ¿qué es esa media página que se ve en mitad de la vista previa? Es la parte inferior del primer conjunto de columnas.
Por ejemplo, si una hoja de cálculo tiene 10 columnas, que van de la A a la J, y 204 filas, Excel puede imprimir las columnas de la A a la E, las filas de la 1 a la 204 y, después, imprimir las columnas de la F a la J y las filas de la 1 a la 204. Si imprimiese cuarenta filas por página, la sexta página tendía solamente cuatro filas.
Si lo desea, puede cambiar este orden de manera que Excel imprima primero hacia la derecha y después hacia abajo. En la vista preliminar, haga clic en Configurar (o en la vista normal, en el menú Archivo, haga clic en Configurar página) y, a continuación, en la ficha Hoja. En Orden de las páginas, haga clic en Hacia la derecha, luego
hacia abajo.
Por tanto, si seguimos con la misma hoja de cálculo del ejemplo, Excel imprimiría primero lateralmente cuarenta filas de las columnas de la A a la E en una página y después cuarenta filas de las columnas de la F a la J en la siguiente página. En la tercera página imprimiría otras cuarenta filas de las columnas de la A a la E y, a continuación, esas mismas filas de las columnas de la F a la E en la cuarta página, y así sucesivamente hasta que llegara al final.
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Elegir los datos que se van a imprimir
Para definir parte de la hoja de cálculo como la única parte que desea imprimir, abra la vista
previa de salto de página. Seleccione el área que desea imprimir y, en el menú Archivo, elija
Área de impresión. Haga clic en Establecer área de impresión. Cuando guarde el libro se
guardará el área de impresión definida.
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Imprimir parte de los datos
Supongamos que solamente desea imprimir parte de los datos y no la hoja de cálculo entera. Quizás desee imprimir desde la celda C7 hasta la C16, los resultados de un trimestre o los productos de un proveedor. ¿Cómo lo consigue?
Seleccione el área que desea imprimir. A continuación, en el menú Archivo, haga clic en Imprimir. En Imprimir, haga clic en Selección. Por último, haga clic en Aceptar.
Si espera imprimir una área en concreto de la hoja de cálculo con frecuencia, es conveniente que la defina y la guarde como un área de impresión.
Para ello, en el menú Ver, haga clic en Vista previa de salto de página. Seleccione el área de impresión que espera imprimir a menudo. A continuación, en el menú Archivo, seleccione Área de impresión y, a continuación, haga clic en Establecer área de impresión. Cuando guarde el libro también se guardará el área de impresión definida. Sólo puede guardar un área de impresión definida cada vez en una hoja de cálculo.
Cuando esté preparado para imprimir, en el menú Archivo, haga clic en Imprimir. Únicamente se imprimirá el área de impresión definida.
Si más adelante decide imprimir la hoja de cálculo entera, deberá borrar el
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área de impresión definida. En el menú Archivo, haga clic en Área de impresión. A continuación, haga clic en Borrar área de impresión. Utilice el mismo proceso para cambiar al área de impresión definida.
Sugerencias
Incluso después de haber definido un área de impresión puede imprimir un área diferente de la misma hoja de cálculo. Seleccione el área y, a continuación, en el menú Archivo, haga clic en Imprimir. Después, haga clic en Selección en Imprimir en el cuadro de diálogo Imprimir.
Establecer área de impresión no funciona si hay algún gráfico seleccionado.
Imprimir más de una hoja de cálculo en el mismo trabajo
Puede imprimir más de una hoja de cálculo a la vez. Cuando esté preparado para imprimir, presione CTRL y haga clic en la etiqueta de cada hoja de cálculo que desea imprimir. A continuación, en el menú Archivo, haga clic en Imprimir. En el cuadro de diálogo Imprimir, en Imprimir, haga clic en Hojas activas. Todas las hojas de cálculo seleccionadas se imprimirán a la vez. Si tiene áreas de impresión definidas en esas hojas de cálculo, solamente se imprimirán dichas áreas.
También puede imprimir más de un libro simultáneamente , siempre que los libros estén en la misma carpeta. En el menú Archivo, haga clic en Abrir. Busque la carpeta que contiene los libros que desea imprimir. Seleccione el primer libro que desea imprimir y, a continuación, presione CTRL y seleccione cada uno de los libros que desea imprimir. Haga clic en el menú Herramientas del cuadro de diálogo Abrir y, después, haga clic en Imprimir.
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Práctica Conceptos básicos y opciones de impresión
Ejercicio 1: Estrechar una columna
En este ejercicio trabajará en la vista preliminar y ajustará el ancho de columna para que todos los datos se ajusten a una página impresa.
1. En el menú Archivo, haga clic en Vista preliminar.
Sugerencia O bien, haga clic en el botón Vista preliminar en la barra de herramientas Estándar.
Observe la parte inferior izquierda de la vista previa para ver cuántas páginas se van a imprimir. En este caso
aparece "Vista previa: página 1 de 2", de esta forma:
2. En la parte superior izquierda de la vista previa, haga clic en Siguiente para ver la página 2.
Solamente hay una columna en la página, la columna Proveedor.
Haga clic en Anterior en la parte superior de la vista previa para volver a la página 1.
3. Ahora ajustará el ancho de columna para que todos los datos quepan en una página. Haga clic en Márgenes en la parte superior de la vista previa.
Ahora aparecerán controladores de márgenes en la parte superior de la página que puede mover para
cambiar el ancho de la columna. Un controlador de margen es un cuadrado negro con una pequeña línea
negra adjunta.
También hay líneas de puntos en la página. Se trata de líneas de márgenes de página que se pueden mover
para ajustar los márgenes de página. En el siguiente ejercicio se indica cómo hacerlo.
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Si resulta difícil ver los datos, haga clic en Zoom para obtener una vista ampliada.
Sugerencia Si no ve el botón Zoom, haga clic en cualquier sitio de la página (excepto en una línea de margen) para obtener una vista ampliada. Haga clic otra vez para ver la página entera. El puntero se convierte en una lupa en la que puede hacer clic y acercar o alejar la vista. (Observe que con altas resoluciones de pantalla es posible que el botón Zoom no esté disponible.)
4. Arrastre ahora el controlador de margen de la columna Nombre del
producto para estrecharla, proporcionando así a la columna Proveedor más espacio para que quepa en la página 1.
Sitúe el puntero en el tercer controlador de margen negro de la izquierda, que se encuentra justo sobre la columna Cantidad.
El puntero pasará de tener forma de lupa a convertirse en una flecha de dos puntas cuando lo sitúe en el
controlador de margen.
Arrastre ahora el controlador de margen hacia la izquierda. Verá una línea de margen a lo largo de la página que muestra el cambio en el ancho de la columna. Siga arrastrando poco a poco hasta que la columna Proveedor aparezca en la página. Es posible que tenga que tocarlo varias veces hasta que la columna aparezca en la página.
Si tiene algún problema haciendo esto, vuelva a la lección y reproduzca la animación de la Sesión "Ajustar el
ancho de una columna".
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5. Ahora que la columna Nombre del producto es más estrecha, algunos datos de dicha columna están ocultos y no se pueden leer. Tendrá que ajustar el texto para que quepa en la columna. (El ajuste de texto es una habilidad muy eficaz que le resultará muy útil muchas veces mientras trabaja en Excel.) Haga clic en Cerrar para ir a la vista normal. Observe los datos de la columna C. Notará que en la celda C9, por ejemplo, no se ve toda la palabra "Pimienta".
6. Haga clic en la letra C en la parte superior de la columna Nombre del
producto para seleccionar toda la columna. A continuación, en el menú Formato, haga clic en Celdas. En el cuadro de diálogo Formato de
celdas, haga clic en la ficha Alineación. En Control del texto, active la casilla de verificación Ajustar texto. Por último, haga clic en Aceptar.
7. Observe ahora la celda C9 y verá que puede leer "Pimienta" seguido de "Salsa". Observe la columna C de arriba abajo y verá que el otro texto se ajusta. Ahora, en el menú Archivo, haga clic en Vista preliminar.
En la parte inferior de la ventana dice "Página 1 de 2". Al ajustar el texto en dos líneas en las celdas, ha hecho las columnas más altas para que incluyan la línea de texto agregada. La hoja de cálculo se pasa a la segunda página con más filas (en vez de con una columna adicional). Haga clic en Siguiente para ver las dos filas en la segunda página. Después, haga clic en Anterior para volver a la página 1.
Esto no sucede cuando se ajusta el ancho de columna. Esta hoja de cálculo tenía algunos nombres muy
largos en la columna C. A veces resulta más fácil reducir varias columnas que no tienen que ajustarse que
una que sí.
En el siguiente ejercicio aprenderá a ajustar los márgenes para conseguir que está hoja de cálculo vuelva a
ocupar una página.
Ejercicio 2: Cambiar los márgenes
En este ejercicio aprenderá dos métodos útiles para cambiar los márgenes de una hoja de cálculo impresa.
Cambiar los márgenes arrastrando líneas de márgenes en la vista preliminar
1. Debe seguir en la vista preliminar, con las líneas de márgenes de puntos visibles. Si no puede ver las líneas de puntos, haga clic en Márgenes en la parte superior.
La parte superior de la vista previa de la página debe tener este aspecto.
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La primera línea de margen de la parte superior es la línea del encabezado. La segunda es la del margen
que va a ajustar.
2. Sitúe el puntero en la segunda línea empezando por arriba , es decir, la que está justo sobre los títulos de
columna. el puntero se convertirá en una flecha de dos puntas cuando esté en la línea del margen.
Haga clic ahora en la línea de margen. La línea desaparecerá. Mire a la parte inferior izquierda de la vista
previa. El texto cambia de "Página 1 de 2" a "Margen superior" y a un número que muestra la medida del
margen. Si no ve esto, significa que ha soltado el botón del mouse (ratón) antes de hacer clic. Haga clic y
mantenga presionado el botón del mouse.
3. Arrastre la línea lentamente hacia la parte superior de la página. (La línea vuelve a aparecer al arrastrar.) El
objetivo es llegar cerca de ,50. Mientras arrastra, compruebe ese número en la parte inferior izquierda. El
número diminuirá mientras arrastra hacia la parte superior. Deténgase cuando el número llegue cerca de
0,50. (No se preocupe si no puede llegar a 0,50 exactamente.)
4. Seguirá teniendo dos páginas, por tanto, debe ajustar el margen inferior. Haga clic en la segunda línea
empezando por abajo, que es el margen inferior de la página. (No haga clic en la última línea de la página ya
que es el margen del pie de página.)
5. Arrastre la línea de margen lentamente hacia abajo, hasta que en la esquina inferior izquierda de la vista
previa aparezca 0,50 más o menos. Cuando acabe y suelte el botón, allí deberá decir "Página 1 de 1".
Puede ser que ya no vea líneas de margen en la parte inferior de la página. Si el margen inferior de la página
y el margen del pie son exactamente iguales, ambos desaparecerán. De todas formas, puede ajustar el
margen inferior de la página moviendo el puntero en ese área hasta que vea la flecha de dos puntas y, a
continuación, haciendo clic y arrastrando.
Cambiar los márgenes mediante el cuadro de diálogo Configurar página
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1. Debe seguir en la vista preliminar. En la parte superior de la página, haga clic en Configurar. En el cuadro de diálogo Configurar página, haga clic en la ficha Márgenes.
2. Haga clic en el cuadro Inferior. Escriba 1 en el cuadro.
3. Escriba 1 en el cuadro Superior. Haga clic en Aceptar.
4. Observe que ahora dice "Vista previa: Página 1 de 2" en la parte inferior de la vista previa.
Puede utilizar el cuadro de diálogo Configurar página para establecer los márgenes con el fin de imprimir la hoja de cálculo en una página escribiendo ,5 para los márgenes superior e inferior, pero no lo haga ahora. Necesita una vista previa de dos páginas para el siguiente ejercicio.
Ejercicio 3: Reducir el tamaño de los datos para ajustarlos a una página
En este ejercicio reducirá los datos para imprimirlos todos en una página. Recuerde que esto no cambia los datos de la hoja de cálculo, solamente los cambia a efectos de vista previa e impresión.
Si en la esquina inferior izquierda de la vista previa dice "Página 1 de 1", probablemente no ha cambiado los márgenes de la manera que se indica en el Ejercicio 2, "Cambiar los márgenes mediante el cuadro de diálogo Configurar página". Hágalo ahora siguiendo estos pasos:
1. En la vista preliminar, haga clic en el botón Configurar. En la ficha Página del cuadro de diálogo Configurar página, seleccione Ajustar a en Ajuste de
escala.
Deje el 1 en los cuadros páginas de ancho por y de alto.
2. Haga clic en Aceptar.
Verá que en esta vista previa dice Página 1 de 1.
Si vuelve a hacer clic en Configurar, en el cuadro Ajustar al verá que la hoja de cálculo se ha escalado aproximadamente a un 91% de su tamaño normal. (Es posible que vea otro tamaño, en función de cómo haya ajustado las columnas y los márgenes en los ejercicios anteriores.) Haga clic en Aceptar para volver a vista preliminar.
Para esta hoja de cálculo parece que Ajustar a es una buena opción, tendiendo en cuenta que 91% es legible para usted y para las personas a las que distribuya esta hoja de cálculo. Ha tenido que realizar menos pasos que en los ejercicios anteriores para conseguir que todas las columnas quepan en la página.
Notas
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o Si seleccionar Ajustar a no funciona como esperaba, haga clic en la ficha Hoja del cuadro de diálogo Configurar página. En Imprimir
títulos, si hay valores en Repetir filas en extremo superior o en Repetir columnas a
la izquierda, elimínelos. Vuelva a realizar una vista previa.
o Si tiene una hoja de cálculo grande con muchas columnas, y el número que aparece en el cuadro Ajustar al es 50% o menor después de reducir el tamaño de los datos, intente cambiar el número del cuadro páginas de ancho por de 1 a otro número. Compruebe después la vista preliminar para ver los resultados.
o Si tiene una hoja de cálculo grande con muchas filas, y el número que aparece en el cuadro Ajustar al es 50% o menor después de reducir el tamaño de los datos, elimine el número del cuadro de alto. Esto permitirá que la hoja de cálculo se ajuste a las páginas adicionales a lo largo a medida que agrega más filas.
Ejercicio 4: Cambiar la orientación de la página
En este ejercicio hará que la página sea más ancha que larga.
1. Debe seguir en la vista preliminar. Si no es así, en el menú Archivo, haga clic en Vista preliminar.
En la parte inferior de la vista previa dice "Página 1 de 1" porque en el último ejercicio seleccionó Ajustar a.
2. Haga clic en Configurar en la parte superior.
3. En la ficha Página del cuadro de diálogo Configurar página, en Orientación, haga clic en Horizontal. Haga clic en Aceptar.
La hoja de cálculo no presenta un buen aspecto en esta orientación horizontal. Una hoja de cálculo con más
columnas sí sería adecuada para la orientación horizontal.
4. Vuelva ahora a la orientación vertical. Haga clic en Configurar y, a continuación, haga clic en la ficha Página. Haga clic en Vertical. Haga clic en Aceptar. En la vista preliminar, haga clic en el botón Cerrar.
Ejercicio 5: Insertar un salto de página
En este ejercicio insertará un salto de página propio. Como ya ha trabajado mucho con esta hoja de cálculo, utilizará una versión nueva para este proceso.
1. Haga clic en la ficha Salto de página manual situada en la parte inferior izquierda de la ventana, junto a Práctica.
2. En el menú Ver, haga clic en Vista previa de salto de página.
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Si aparece el cuadro de mensaje Vista previa de salto de página, haga clic en Aceptar.
La línea azul de puntos a la derecha de la columna E, la columna Categoría, es el salto de página automático de Excel.
Muestra que la columna Proveedor se imprimirá en su propia página. Ahora va a cambiar el salto de página para que la columna Categoría se imprima en la segunda página con la columna Proveedor.
3. Sitúe el puntero en el salto de página (la línea azul de puntos). El puntero pasa de una cruz blanca a una
flecha de dos puntas negra. Arrastre ahora la línea a la izquierda de la columna E. (La línea de puntos azul
se volverá gris cuando empiece a arrastrarla.)
Suelte el puntero cuando llegue a la columna D. La línea adquiere un color azul oscuro al soltar el botón del mouse. La columna Categoría se imprimirá ahora con la columna Proveedor.
4. Deshaga ahora el salto de página. Haga clic en la línea azul oscuro y arrástrela fuera del área de impresión
(arrastrar hacia la izquierda funciona mejor que hacia la derecha). Si se equivoca, presione CTRL+Z para
deshacer y vuelva a intentarlo. El salto de página automático (la línea azul de puntos) vuelve a aparecer a la
derecha de la columna E.
Si tiene que deshacer más de un salto de página manual, puede deshacerlos todos a la vez. Haga clic con el botón secundario en la hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en Restablecer todos los saltos
de página.
Sugerencia Los saltos de página automáticos que establece Excel son visibles en la vista normal una vez que ha mirado la página en la vista previa de salto de página. Si no desea ver las líneas de puntos (en esta vista no son azules sino grises), puede desactivarlas todas. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones. En Opciones de Windows, desactive la casilla de verificación Saltos de página. Esta opción se puede desactivar para cada hoja de cálculo de un libro, una a una.
Ejercicio 6: Imprimir sólo una parte de una hoja de cálculo
En este ejercicio aprenderá dos métodos para imprimir sólo una parte de una hoja de cálculo.
Seleccionar un área para imprimir para una copia impresa que se va a usar una única vez
1. En la vista normal, seleccione algunas celdas para imprimir: de A1 a C6, por ejemplo.
2. En el menú Archivo, haga clic en Imprimir. En Imprimir, haga clic en Selección.
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3. Para ver el aspecto que tendrá esto si lo imprime, haga clic en el botón Vista previa de la esquina inferior izquierda del cuadro de diálogo Imprimir. Después, haga clic en Cerrar.
Crear un área de impresión para utilizarla en repetidas ocasiones
Este proceso lo llevaría a cabo si desea imprimir un área seleccionada varias veces. Puede guardar el área de impresión con la hoja de cálculo.
1. Seleccione algunas celdas para imprimir: de E1 a F18, por ejemplo.
2. En el menú Archivo, seleccione Área de impresión y, a continuación, haga clic en Establecer área de impresión.
3. Para ver el aspecto que tendrá esto si lo imprime, en el menú Archivo, haga clic en Vista preliminar. Ahora, haga clic en Cerrar.
4. Borre el área de impresión. En el menú Archivo, seleccione Área de
impresión y, a continuación, haga clic en Borrar área de impresión.
Nota Sólo puede guardar un área de impresión cada vez en una hoja de cálculo. Debe borrar cualquier área de impresión guardada si desea imprimir toda la hoja de cálculo. Sin embargo, sí puede imprimir parte de una hoja de cálculo que no sea el área de impresión guardada. Seleccione esta parte y, en el cuadro de diálogo Imprimir, en Imprimir, elija Selección y proceda a imprimir.
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Toques finales antes de imprimir
Antes de enviar las hojas de cálculo a la impresora, agregue los toques finales que desee para
mejorar su aspecto.
TEXTO DE CURSO
Se acabo la tarea de escribir datos. Ahora ya está preparado para imprimir las hojas de cálculo y mostrar el trabajo realizado.
Quizás vaya a utilizar las hojas de cálculo como documentos en la reunión de hoy. O quizás su director está llevando sus datos a una reunión sobre presupuesto para resaltar su rendimiento durante este año.
Antes de imprimir, tómese un minuto o dos para agregar los toques finales que aportarán a los datos el mejor aspecto posible.
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Imprimir títulos de fila y de columna en cada página
Puede imprimir los títulos de columna (meses) y los títulos de fila (nombres de compañías) en
cada página. También puede imprimir en cada página los encabezados de columna alfabéticos y
los encabezados de fila numéricos.
TEXTO DE CURSO
Si escribe datos en una hoja de cálculo, es una buena idea poner un título en la parte superior de cada columna y a la izquierda de cada fila, con el fin de que cualquiera pueda entender lo que significan los datos.
Cuando llegue el momento de imprimir, si en la vista preliminar observa que tiene más de una página (y esperamos que mire antes de imprimir), es importante imprimir esos títulos en todas las páginas. Seguro que no desea que los lectores tengan que volver a la página 1 para ver los títulos de fila o de columna que identifican a los datos de las páginas 2 ó 3 (o 23).
¿Cómo llega hasta allí? Vaya a la vista normal y, en el menú Archivo, seleccione Configurar página. En el cuadro de diálogo Configurar página, haga clic en la ficha Hoja y escriba los títulos de fila y de columna que desea que Excel imprima en cada página. Realizará esta operación en la sesión de práctica.
Imprimir encabezados de filas y de columnas
También puede elegir imprimir en cada página las letras y los números que Excel utiliza para identificar columnas y filas. Así, si hace referencia a los datos en la columna E, fila 42, las personas que estén viendo la copia impresa podrán encontrarlos rápidamente.
Para imprimir estos encabezado, vaya a la ficha Hoja del cuadro de diálogo Configurar página. En Imprimir, active la casilla de verificación Encabezados de filas y columnas.
Sugerencia ¿Desea imprimir títulos y encabezados simultáneamente? ¡Hágalo! Sólo tiene que seguir estos dos procedimientos.
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Agregar números de página, fechas y mucho más
Los encabezados y los pies de página dicen lo que el usuario desea que digan.
TEXTO DE CURSO
Como ocurre con los títulos y los encabezados, los pies de página ayudan a los usuarios a entender mejor las copias impresas grandes. Excel puede agregar números de página automáticamente, tanto en la parte superior como en la inferior, así como encabezados o pies de página.
¿Desea que le reconozcan por sus datos? También puede utilizar encabezados y pies de página para identificar las hojas de cálculo. Las fechas siempre son útiles ; resulta favorable ver cuándo se imprimieron los datos. Otros identificadores también vendrían bien, por ejemplo, el nombre de la compañía o la hora en que se imprimió la hoja de cálculo. Usted decide lo que poner.
Para crear encabezados y pies de página, si está observando la hoja de cálculo en la vista preliminar, haga clic en Configurar. O bien, en la vista normal, haga clic en el menú Archivo y, después, en Configurar página. En el cuadro de diálogo Configurar página, haga clic en la ficha Encabezado y pie de de página.
Haga clic en la flecha situada junto al cuadro Encabezado o al cuadro Pie de página y elija de la lista que aparece. Puede seleccionar Página 1 y el nombre de la hoja de cálculo. O bien, puede escribir su nombre, el número de página y la fecha. (Si más adelante decide que no desea un encabezado o un pie de página, vuelva atrás y seleccione Ninguno.) Si desea un encabezado y un pie de página, haga clic en la otra flecha y elija de esa lista.
Si desea algo más en el encabezado o pie de de página, haga clic en Personalizar
encabezado o en Personalizar pie de página. Puede escribir lo que desee, agregar una imagen o cambiar la fuente que se utiliza en el encabezado y en el pie de página. Observe que después de crear un encabezado o un pie de página personalizados, se agrega a la lista de los encabezados y pies de página estándar. Verá cómo crear encabezados y pies de página en la sesión de práctica.
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.Imprimir las líneas de la cuadrícula de las celdas o centrar datos
Excel imprime automáticamente sin las líneas de la cuadrícula de las celdas, aunque puede
imprimirlas si están activadas.
Si los datos no llenan la página hacia arriba, puede centrarlos en la página.
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Excel imprime automáticamente las hojas de cálculo sin las líneas de la cuadrícula de las celdas. Sin embargo, para algunos lectores puede resultar más fácil ver los datos en papel con las líneas de la cuadrícula de las celdas en su sitio.
Si está en la vista preliminar, haga clic en Configurar. Si está en la vista normal, en
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el menú Archivo, haga clic en Configurar página. Haga clic en la ficha Hoja. En Imprimir, active la casilla de verificación Líneas de la cuadrícula.
Nota Se tarda más tiempo en imprimir con las líneas de la cuadrícula activadas. Tenga esto en cuenta si las hojas de cálculo son muy grandes o si tiene que imprimir muchas.
Centrar datos en la página
Excel empieza a imprimir datos en la esquina superior izquierda de la página. Si los datos no llenan una página impresa, la posición descentrada puede ofrecer un aspecto extraño. Si lo desea, puede centrar los datos en las páginas para que no presenten un aspecto desproporcionado.
Para centrar los datos, haga clic en la ficha Márgenes del cuadro de diálogo Configurar página. En Centrar en la página, active las casillas de verificación Horizontalmente y Verticalmente. Puede ver el aspecto que presenta el resultado en la vista previa. Puede ver los datos reales en la vista preliminar.
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Imprimir comentarios de la hoja de cálculo
Comentarios impresos en la hoja de cálculo.
Comentarios impresos al final de la hoja de cálculo. TEXTO DE CURSO
Si desea que los lectores tengan el mismo acceso a los comentarios en las copias impresas que los que tendrían si se tratara de equipos, imprima los comentarios de la hoja de cálculo.
Puede imprimir los comentarios de dos maneras: en la hoja de cálculo o al final. Cuando se imprimen comentarios al final, Excel imprime la referencia de celda junto a cada comentario, para que resulte más fácil buscar los datos a los que aplica.
Para imprimir los comentarios en la propia hoja de cálculo, primero debe mostrarlos. Para mostrar todos los comentarios, haga clic en Comentarios en el menú Ver. Para mostrar un comentario en concreto, haga clic en su celda con el botón secundario y, a continuación, haga clic en Mostrar comentarios.
Para imprimir los comentarios al final no es necesario mostrarlos. En la sesión de práctica, verá las dos maneras de hacerlo.
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Reemplazar valores de error de fórmulas al imprimir
Puede evitar que cuando imprima aparezca un valor de error de una fórmula.
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Supongamos que se dispone a imprimir la hoja de cálculo cuando se da cuenta de que contiene unos cuantos valores de error de fórmula, por ejemplo, #¡DIV/0!, #¡REF! o #¿NOMBRE?. Si no tiene tiempo para corregir los errores y no desea que aparezcan en la copia impresa, puede reemplazarlos rápidamente de modo que no se muestren.
Si está en la vista preliminar, haga clic en Configurar. O bien, si está en la vista normal, en el menú Archivo, haga clic en Configurar página. En el cuadro de diálogo Configurar página, haga clic en Hoja. En Imprimir, en el cuadro Errores de celda como, seleccione cómo desea que aparezcan los errores. Las opciones son: una celda en blanco, un guión doble o "#N/A".
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Imprimir con las fórmulas mostrándose
Para imprimir fórmulas, muéstrelas primero
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¿Ha deseado alguna vez imprimir las fórmulas que no utiliza a menudo y poner esa copia impresa en su tablón de anuncios para no tener que volver a crearlas nunca más? O quizás le han pedido que lleve sus fórmulas a una reunión.
Es fácil imprimir fórmulas en vez de resultados de fórmulas. En el menú Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación, haga clic en Modo de auditoría de fórmulas. Esta es la manera de ver las fórmulas en la hoja de cálculo. A continuación, imprima como lo haría normalmente.
Si desea imprimir las fórmulas y los resultados de las fórmulas, necesitará imprimir dos copias, una para cada una.
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Apéndice: Agregar los toques finales antes de imprimir las hojas de cálculo
Ejercicio 1: Imprimir títulos de fila y de columna en cada página
En este ejercicio verá cómo agregar títulos de columna o de fila a cada una de las páginas de hojas de cálculo de varias páginas cuando las imprima.
1. En el menú Archivo, haga clic en Vista preliminar.
En la esquina inferior izquierda de la vista previa, puede ver que hay 10 páginas en total. Como esta hoja de
cálculo tiene diez columnas y no puede incluirlas todas en una página, Excel imprime primero todas las filas
de las primeras cinco columnas hacia abajo, hasta el final de la hoja de cálculo (páginas de la 1 a la 5), y
después imprime el resto del conjunto de columnas (páginas de la 6 a la 10) hasta el final.
En este ejercicio no va a cambiar el número de páginas impresas. Lo que hará será será asegurarse de que
todos los títulos de columna (Id. de pedido, Id. del producto, Nombre del producto, etcétera) se imprimen en
cada página.
Haga clic en Siguiente varias veces. Observe que los títulos de columna no están en la parte superior de cada página una vez que pasa de la página 1. Haga clic en Anterior para volver a la primera página.
2. No puede realizar el resto de esta tarea en la vista preliminar puesto que necesita referencias de celda que no se ven en esta vista. Haga clic en Cerrar.
3. En el menú Archivo, haga clic en Configurar página. Después, en el cuadro de diálogo Configurar página, haga clic en la ficha Hoja.
4. En Imprimir títulos, en el cuadro Repetir filas en extremo superior, escriba $1:$1.
De este modo estará indicando la referencia de celda de la fila 1, que contiene los títulos de columna.
5. Supongamos que también desea repetir los títulos de fila (los números de Id. de pedido en la columna A)
para que aparezcan en las páginas de la 6 a la 10. Le mostraremos cómo hacer esto sin tener que escribir
las referencias de celdas.
Haga clic en el cuadro Repetir columnas a la izquierda. Haga clic en el botón Contraer diálogo del extremo derecho del cuadro. De este modo el cuadro de diálogo se comprime temporalmente para que pueda escribir la columna seleccionando una celda en la hoja de cálculo.
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Por ejemplo, para escribir los títulos de fila en la columna 1, haga clic en cualquier celda de la primera columna, por ejemplo, en la celda A3. En el cuadro aparecerá $A:$A.
Haga clic en el botón Expandir diálogo para mostrar otra vez el cuadro de diálogo Configurar página.
6. Para comprobar su trabajo, haga clic en Vista preliminar en la esquina superior derecha del cuadro de diálogo Configurar página.
Haga clic en Siguiente. Ahora debería ver los títulos de columna en la página siguiente. Haga clic en Siguiente una cuantas veces más para confirmar que los títulos (la columna Id. de pedido) están en cada página. Haga clic en Anterior para volver a la primera página.
Ejercicio 2: Agregar números de página y otra información
En este ejercicio verá cómo crear encabezados y pies de página en los que puede agregar números de página y otra información a las hojas de cálculo.
Agregar un encabezado y pie de página estándar
En este paso agregará el nombre de la hoja de cálculo en el encabezado, es decir, en la parte superior de la hoja de cálculo, y los números de página en el pie de página, es decir, en la parte inferior. Excel le proporciona formas automáticas de realizar estas tareas.
1. Debe seguir en la vista preliminar desde el ejercicio anterior. Si no es así, en el menú Archivo, haga clic en Vista preliminar.
En la parte superior de la página, haga clic en Configurar. A continuación, haga clic en la ficha Encabezado y pie de de página.
Nota También puede abrir la ficha Encabezado y pie de de página haciendo clic en Configurar página en el menú Archivo, o haciendo clic en Encabezado y pie de de página en el menú Ver.
2. Observe que en los cuadros Encabezado y Pie de página del cuadro de diálogo Configurar página aparece "(ninguno)". Esto se debe a que todavía no hay encabezado ni pie de página.
Haga clic en la flecha situada junto al cuadro Encabezado. En la lista, Sesióne el nombre de la hoja de cálculo, Práctica de impresión. Ese nombre se inserta en el centro del cuadro Encabezado. Esto le permite ver obtener una vista previa del aspecto que tendrá el texto del encabezado.
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3. Haga clic en la flecha situada junto al cuadro Pie de página. Haga clic en Página 1 de ? en la lista. En el centro del cuadro Pie de página se insertará "Página 1 de 10". (Si no se encuentra en la primera página, la lista de pie de página y la vista previa mostrará el número de página en el que se encuentre.) Haga clic en Aceptar.
Ahora ha vuelto a la vista preliminar, donde puede ver los resultados. En la parte superior de la página
aparece "Práctica de impresión" en el centro del área del encabezado.
Haga clic en Siguiente varias veces. En la parte inferior de la página podrá ver el cambio en los números de página. Si imprimiese la hoja de cálculo, el encabezado y el pie de página se imprimirían tal y como se ven aquí.
4. Ahora eliminará el encabezado y el pie de página para que aprenda a hacerlo cuando lo desee.
Haga clic en Configurar página. Haga clic en la flecha situada junto al cuadro Encabezado. Seleccione (ninguno) para eliminar el encabezado (es posible que tenga que desplazarse por la lista para seleccionarlo). Haga clic en la flecha situada junto al cuadro Pie de
página. Seleccione (ninguno) para eliminar el pie de página. Haga clic en Aceptar.
Agregar un encabezado y pie de página personalizado
Los encabezados y pies de página personalizados le ofrecen muchas opciones. Puede controlar la posición encabezados y pies de página insertándolos a la izquierda o a la derecha, así como en el centro de la página.
También puede escribir su propio texto en el cuadro del encabezado o pie de página personalizados. Hay botones que puede utilizar para insertar la fecha y la hora en que se imprime la hoja de cálculo, así como el nombre del archivo y el nombre de la ruta de acceso. Además, puede modificar la fuente utilizada en el encabezado y pie de página.
1. Debe seguir en la vista preliminar desde el ejercicio anterior. Si no es así, en el menú Archivo, haga clic en Vista preliminar.
Haga clic en Configurar. A continuación, haga clic en la ficha Encabezado
y pie de de página.
2. Haga clic en Personalizar encabezado. Haga clic en el cuadro Sesión central. Escribirá un título, Productos & proveedores, que aparecerá en la parte superior de la hoja de cálculo.
Nota Si necesita el símbolo de la "y" comercial (&) en los cuadros Sesión izquierda, Sesión central o Sesión derecha, tendrá que escribir dos. Esto se debe a que Excel en estos cuadros utiliza código que incluye estos símbolos. Por tanto, tendrá que utilizar uno extra para que Excel reconozca el suyo. Si solamente lo escribe una vez, no aparecerá ninguno.
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Escriba Productos && proveedores. Haga clic en Aceptar en el cuadro Encabezado. (Asegúrese de hacer clic en el botón Aceptar que está en la parte superior derecha. Es muy fácil que se equivoque y haga clic en el botón Aceptar que pertenece al cuadro de diálogo Configurar página que está debajo del cuadro Encabezado).
Verá el título que acaba de escribir en la vista previa del encabezado en la ficha Encabezado y pie de página.
3. Ahora insertará un pie de página, con el número de página y la fecha en que se imprime el archivo. Haga clic en Personalizar pie de página. El punto de inserción está en el cuadro Sesión izquierda.
Haga clic en el botón Número de página , el segundo botón desde la izquierda. Aparecerá "&[Página]". De este modo se inserta un número de página en cada página.
4. Haga clic en el cuadro Sesión derecha. Haga clic en el botón Fecha . Aparecerá "&[Fecha]". De este modo se inserta en cada página la fecha en la que se imprime la hoja de cálculo. Haga clic en Aceptar en el cuadro Pie de página. Ahora puede ver el número de página en la parte izquierda de la vista previa y la fecha a la derecha.
Nota Si no está seguro de lo que hacen los botones de los cuadros de diálogo Encabezado o Pie de página, haga clic en ellos para ver el resultado en la vista previa. Si no es lo que desea, seleccione el resultado y elimínelo.
5. Ahora elimine los encabezados y pies de página personalizados, para que pueda hacerlo siempre que lo desee. Haga clic en Configurar. Haga clic en Personalizar encabezado. Seleccione Productos &&
proveedores en la Sesión Centrar y presione Eliminar. Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Encabezado.
6. Haga clic en Personalizar pie de página. Seleccione &[Página] en el cuadro Sesión izquierda. Presione Eliminar. A continuación, seleccione y elimine &[Fecha] en el cuadro Sesión derecha. Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Pie de página. Después, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Configurar página.
Al final de los pasos de la práctica hay otro ejercicio opcional para encabezados y pies de página. En él se muestra cómo agregar una imagen a un encabezado o pie de página.
Ejercicio 3: Mostrar comentarios para imprimir
En este ejercicio mostrará comentarios para imprimirlos, bien en la hoja de cálculo o al final de la misma.
Imprimir comentarios en la hoja de cálculo.
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1. Si sigue estando en la vista preliminar, haga clic en Cerrar. En el menú Ver, haga clic en Comentarios. (Para mostrar comentarios individuales y no todos los comentarios a la vez, haga clic con el botón secundario en la celda con el indicador de comentario rojo y, a continuación, haga clic en Mostrar comentario.)
Hay comentarios en las celdas C2, F17, F27, F45 y J32.
2. Si el comentario tapa los datos, puede moverlo y cambiarlo de tamaño.
Haga clic en el borde del cuadro del comentario y aparecerán los controladores del mismo, que son
pequeños círculos o cuadrados en las esquinas o en los lados.
Para mover el comentario, arrastre el borde del cuadro. Para cambiar el tamaño, arrastre los controladores
de los lados y esquinas del cuadro.
3. En el menú Archivo, haga clic en Configurar página y, a continuación, haga clic en la ficha Hoja. En Imprimir, haga clic en Como en la hoja en la lista del cuadro Comentarios.
Para ver el aspecto que esto tendrá, haga clic en el botón Vista
preliminar. Haga clic en Cerrar para cerrar la vista preliminar.
Imprimir comentarios al final de la hoja de cálculo.
1. Oculte los comentarios porque con este método no es necesario mostrarlos. En el menú Ver, haga clic en Comentarios.
2. En el menú Archivo, haga clic en Configurar página y, a continuación, en la ficha Hoja. En Imprimir, seleccione Al final de la hoja en la lista del cuadro Comentarios.
3. Haga clic en el botón Vista preliminar para ver el aspecto que tiene. Observe que ahora hay 11 páginas, porque hay una página extra para los comentarios. Haga clic en Siguiente hasta que llegue a la última página, que es la de los comentarios. Haga clic en Cerrar.
Ejercicio 4: Reemplazar errores al imprimir
Supongamos que va con prisa a una reunión y que no tiene tiempo de corregir un error en una fórmula, así que en este ejercicio va a reemplazar el error para que no se imprima.
1. Haga clic en la ficha Fórmulas de la parte inferior de la hoja de cálculo, la que está situada junto a Práctica de impresión. Observe la
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celda E5. Se muestra el error #¿NOMBRE? en lugar del resultado de la fórmula.
2. En el menú Archivo, haga clic en Configurar página y, a continuación, haga clic en la ficha Hoja. En Imprimir, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Errores de celda como y seleccione una de las opciones de la lista.
3. Haga clic en Vista preliminar. La opción que seleccionó se mostrará en la celda E5 en lugar de #¿NOMBRE?. Si seleccionó en blanco, la celda estará vacía.
4. Haga clic en Cerrar.
Ejercicio 5: Mostrar fórmulas
A menos que sea un mago de las estadísticas, sería estupendo tener la fórmula que utilizó impresa para la próxima vez que realice esta tarea. Por tanto, mostrará la fórmula en la hoja de cálculo y la imprimirá. Después la colgará en su tablón de anuncios para recordarla cuando tenga que volver a crear la fórmula el mes que viene.
1. En el menú Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación, haga clic en Modo de auditoría de fórmulas.
Tendrá que desplazarse hacia la derecha para ver las fórmulas de la columna E. Ahora puede ver el
problema de la celda E5: la "R" final se omitió. Si lo desea, ahora puede corregir este problema.
2. Observe los resultados en la vista preliminar. Ya sabe cómo hacerlo.
¿Cómo se ven los resultados de la fórmula en vez de las fórmulas en la página impresa?
Para ver e imprimir los resultados de la fórmula, solamente tiene que repetir los pasos anteriores. Cuando vuelva a hacer clic en Modo de
auditoría de fórmulas, este modo se desactiva y los resultados de la fórmula vuelven a aparecer.
Ejercicio 6: Insertar una imagen en un encabezado o pie de página (opcional)
Este ejercicio es largo.
Supongamos que desea insertar el logotipo de la compañía u otra imagen en un encabezado o pie de página. Si dispone de un logotipo, utilícelo para insertarlo. De lo contrario, inserte una imagen de la carpeta Imágenes de muestra de su disco duro.
1. En el menú Archivo, haga clic en Vista preliminar.
Haga clic en Configurar. A continuación, haga clic en la ficha Encabezado
y pie de de página.
2. Haga clic en Personalizar encabezado (también puede insertar un gráfico en el pie de página, si lo prefiere). El punto de inserción está en el cuadro Sesión izquierda. Haga clic en el botón Insertar imagen .
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Haga doble clic en la imagen que desea insertar en el cuadro del encabezado. Si no tiene un logotipo, haga doble clic en el archivo Imágenes de muestra y, a continuación, haga doble clic en una de las imágenes de dicho archivo.
Aparecerá "&[Imagen]". Haga clic en Aceptar en el cuadro Encabezado y, después, en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Configurar página y volver a la vista preliminar. No se sorprenda si la imagen es demasiado grande y cubre gran cantidad de datos.
3. Vuelva a la ficha Encabezado y pie de página para ajustar la imagen. Haga clic en Configurar. Haga clic en Personalizar encabezado. Si es necesario, haga clic en &[Imagen] para activar el botón Formato de imagen . Haga clic en ese botón.
4. Los márgenes del encabezado y pie de página tienen 0,5 pulgadas. En primer lugar, cambie el tamaño de la imagen para que se ajuste a estos márgenes. En la ficha Tamaño, en Tamaño y giro, en el cuadro Alto, escriba 0,5. Haga clic en Aceptar en el cuadro Formato de
imagen. Haga clic en Aceptar dos veces más.
5. Ahora la imagen se ajustará. Como se trata de una imagen de muestra (a menos que esté utilizando su
propio logotipo), y se ha reducido en gran medida, es posible que no presente un buen aspecto. Puede
ajustar los márgenes y el tamaño de la imagen para que la imagen tenga más espacio y sea más grande.
6. Haga clic en Configurar y, a continuación, en la ficha Encabezado y pie de de
página. Haga clic en Personalizar encabezado. Haga clic en el botón Formato de
imagen . Haga clic en la flecha para que tenga un alto de 1 pulgada. Haga clic en Aceptar dos veces.
7. Ajuste ahora los márgenes. Haga clic en Configurar. Haga clic en la ficha Márgenes en el cuadro de diálogo Configurar página. En el cuadro Encabezado, reduzca el margen de 0,5 a 0,25. En el cuadro Superior, aumente el margen de 1 a 1,25. Esta es la medida que va desde el borde superior de la página al borde superior de los datos. La medida Encabezado es la que va desde el borde del papel hasta la parte superior del área del encabezado. El espacio real que tiene para el encabezado es la medida del cuadro Superior menos la del cuadro Encabezado. Ahora dispone de un encabezado de una pulgada en el que ha insertado una imagen de una pulgada.
8. Haga clic en Aceptar para ver la imagen con el tamaño modificado.
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Tarjeta de referencia rápida - Así son las excepcionales opciones de impresión de Excel
Utilizar la vista preliminar
Antes de imprimir, obtenga una vista previa de la hoja de cálculo. La vista preliminar muestra el aspecto que tendrá la página impresa y en desde la vista previa puede realizar ajustes a al página.
Para abrir la vista preliminar, haga clic en Vista preliminar en el menú Archivo. O bien, haga clic en el botón Vista preliminar situado en la barra de herramientas Estándar. Lea más información sobre los comandos de Vista preliminar.
Ajustar datos en una página
Diferentes maneras de ajustar más datos en una página:
Ajustar el ancho de una columna En la vista preliminar, haga clic en Márgenes. Arrastre los controladores de márgenes de las columnas (no las líneas de los márgenes) para ajustar el ancho de la columna.
Cambiar los márgenes En la vista preliminar, haga clic en Configurar y, a continuación, haga clic en la ficha Márgenes (o en el menú Archivo, haga clic en Configurar página). Después, escriba en los cuadros o haga clic en las flechas.
Reducir el tamaño de los datos para imprimir En la vista preliminar, haga clic en Configurar y, a continuación, haga clic en la ficha Página (o en el menú Archivo, haga clic en Configurar
página).
En Ajuste de escala, haga clic en Ajustar a. Deje 1 en el cuadro páginas de ancho por y 1 en el cuadro de alto.
Nota Si la opción Ajustar a no funciona de la forma que esperaba, haga clic en la ficha Hoja del cuadro de diálogo Configurar página. En Imprimir títulos, si hay valores en Repetir
filas en extremo superior o en Repetir columnas a la izquierda, elimínelos. Vuelva a realizar una vista previa.
Cambiar la orientación de la página En la vista previa, haga clic en Configurar y, a continuación, en la ficha Página (o en el menú Archivo, haga clic en Configurar página).
En la ficha Página del cuadro de diálogo Configurar página, en Orientación, haga clic en Horizontal. Haga clic en Aceptar
Nota Puede ser que algunas hojas de cálculo tengan demasiadas columnas para que quepan en una página impresa, ni siquiera horizontalmente.
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Ajustar los datos a un número concreto de
páginas
1. En la vista preliminar, haga clic en Configurar y, a continuación, haga clic en la ficha Márgenes (o en el menú Archivo, haga clic en Configurar página).
2. Haga clic en Ajustar a. Deje 1 en el cuadro páginas de ancho
por (o ponga otro número en el cuadro si la hoja de cálculo es muy ancha). En el cuadro de alto, escriba el número de páginas en las que desea que se imprima la hoja de cálculo.
o Si tiene una hoja de cálculo grande con muchos datos y el porcentaje de Ajustar al es 50% o inferior al intentar ajustarlos a una página, intente cambiar el valor del cuadro páginas de ancho por de 1 a otro número. Compruebe después la vista preliminar para ver los resultados.
o Si la hoja de cálculo es demasiado larga para caber en una página, elimine el número del cuadro de alto. Esto permitirá que la hoja de cálculo ajuste todas las columnas en cada página mientras se extiende lateralmente a varias páginas a medida que agrega más filas.
Crear saltos de página
1. En el menú Ver, haga clic en Vista previa de salto de página.
2. Sitúe el puntero en la línea azul de puntos (el salto de página automático) que desea
cambiar. Arrastre la línea a la ubicación en la que desea colocar el nuevo salto de página.
3. Para restablecer un salto de página individual, arrastre la línea hacia la izquierda y fuera del área de impresión. Para restablecer todos los saltos de página, haga clic con el botón secundario y, después, haga clic en Restablecer todos los saltos de página.
Imprimir sólo una parte de una hoja
de cálculo
Seleccione el área que desea imprimir. A continuación, en el menú Archivo, haga clic en Imprimir. En Imprimir, haga clic en Selección.
Si desea guardar el área seleccionada para volver a imprimirla, en el menú Ver, haga clic en Vista previa de salto de
página. Seleccione otra vez el área que desea imprimir. En el menú Archivo, seleccione Área de impresión y, a continuación, haga clic en Establecer área de impresión. El área de impresión se guarda cuando se guarda la hoja de cálculo. Cuando esté preparado para imprimir otra vez, en el menú Archivo, haga clic en Imprimir. Únicamente se imprimirá el área de impresión establecida. Para borrar el área de impresión
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establecida, en el menú Archivo, seleccione Área de impresión y, a continuación, haga clic en Borrar área de impresión.
Imprimir varias hojas de cálculo al
mismo tiempo
Mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en la etiqueta de cada hoja de cálculo que desea imprimir. En el menú Archivo, haga clic en Imprimir. En el cuadro de diálogo Imprimir, en Imprimir, haga clic en Hojas activas.
Imprimir en cada página títulos de fila y de columna, y encabezados de fila y de columna
En el menú Archivo, haga clic en Configurar página. A continuación, haga clic en la ficha Hoja. En el cuadro Repetir
filas en extremo superior, escriba las filas que contienen los títulos de columna. Por ejemplo, $1:$1 es la primera fila. En el cuadro Repetir columnas a la izquierda, escriba la columnas que contienen los títulos de fila. Por ejemplo, $A:$A es la primera columna.
Otra forma de escribir los títulos es hacer clic en el botón Contraer diálogo situado en el extremo derecho de cada cuadro. De este modo el cuadro de diálogo se comprime temporalmente para que pueda escribir la columna o la fila seleccionando una celda en la hoja de cálculo.
A continuación, haga clic en el botón Expandir diálogo para mostrar otra vez el cuadro de diálogo Configurar página.
En el cuadro de diálogo Configurar página, en la ficha Hoja, active la casilla de verificación Encabezados de filas y columnas. De esta manera se imprimirán los encabezados de columna alfabéticos en la parte superior de cada columna y los encabezados de fila numéricos en la parte izquierda de cada fila.
Agregar encabezados y pies de página
En la vista preliminar, haga clic en Configurar y, a continuación, en la ficha Encabezado y pie de de página. (O en el menú Archivo, haga clic en Configurar página, o en el menú Ver, haga clic en Encabezado y pie de página.)
Para agregar un encabezado o pie de página estándar, haga clic en el cuadro Encabezado o en el cuadro Pie de página, haga clic en la flecha y realice una selección. Para eliminar un encabezado o pie de página, vuelva al cuadro Encabezado o al cuadro Pie de página, haga clic en la flecha y, después, en (ninguno).
Para crear un encabezado o pie de página
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personalizado, haga clic en el botón Personalizar encabezado o Personalizar pie de página. A continuación, haga clic en los cuadros Sesión izquierda, Sesión central o Sesión derecha. Puede escribir su propio texto en cualquier Sesión. Si el texto contiene una "y" comercial (&), deberá escribirla dos veces, es decir: &&.)
Si no está seguro de las acciones que puede realizar con los botones de los cuadros de
diálogo de encabezado y pie de página, haga clic en ellos para ver lo que se inserta. Los
botones insertan código con una "y" comercial. Por ejemplo, &[Fecha].
Para eliminar los encabezados y pies de página personalizados, seleccione el código y
elimínelo.
Imprimir las líneas de la cuadrícula de
las celdas
En la vista preliminar, haga clic en Configurar. O en el menú Archivo, haga clic en Configurar página. Haga clic en la ficha Hoja. En Imprimir, active la casilla de verificación Líneas de las cuadrícula.
Centrar datos en la página
En la vista preliminar, haga clic en Configurar. O en el menú Archivo, haga clic en Configurar página. Haga clic en la ficha Márgenes. En Centrar en la página, active las casillas de verificación Horizontalmente y Verticalmente.
Imprimir comentarios de la
hoja de cálculo
Para imprimir comentarios en la hoja de cálculo:
1. En el menú Ver, haga clic en Comentarios. Para mostrar comentarios individuales, haga clic con el botón secundario en la celda con el indicador de comentario rojo.
2. Si el comentario oculta los datos, puede moverlo y cambiarlo de tamaño.
Haga clic en el borde del cuadro del comentario y aparecerán los controladores del
mismo, que son pequeños círculos o cuadrados en las esquinas o en los lados.
Para mover el comentario, arrastre el borde del cuadro. Para cambiar el tamaño, arrastre
los controladores de los lados y esquinas del cuadro.
3. En el menú Archivo, haga clic en Configurar página y, a continuación, haga clic en la ficha Hoja. En Imprimir, haga clic en Como en la hoja en el cuadro Comentarios.
Para imprimir comentarios al final de la hoja de cálculo:
En el menú Archivo, haga clic en Configurar página y, a continuación,
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haga clic en la ficha Hoja. En Imprimir, haga clic en Al final de la hoja en el cuadro Comentarios.
Imprimir fórmulas
En el menú Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación, haga clic en Modo de auditoría de fórmulas. A continuación, imprima la página.
Para volver a los resultados de la hoja, repita los pasos anteriores.
Evitar que se impriman los errores de las
fórmulas
En la vista preliminar, haga clic en Configurar, o en el menú Archivo, haga clic en Configurar página y, a continuación, en la ficha Hoja. En Imprimir, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Errores de
celda como. Seleccione una de las opciones del cuadro.
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