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GUATEMALA, MAYO DE 2013

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

MUNICIPALIDAD DE SAN MIGUEL CHICAJ,DEPARTAMENTO DE BAJA VERAPAZ

AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA PERÍODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE

DICIEMBRE DE 2012

Guatemala, 27 de mayo de 2013 Profesor Edgar Adán Ixtecoc SisAlcalde MunicipalMunicipalidad de San Miguel Chicaj, Departamento de Baja VerapazSu despacho Señor(a) Alcalde Municipal En mi calidad de Contralora General de Cuentas y en cumplimiento de lo reguladoen la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General deCuentas, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoríarealizado por los Auditores Gubernamentales que oportunamente fueronnombrados para el efecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de laprecitada Ley Orgánica, son responsables del contenido y efectos legales delmismo.

Sin otro particular, atentamente.

Guatemala, 27 de mayo de 2013 Profesor Edgar Adán Ixtecoc SisAlcalde MunicipalMunicipalidad de San Miguel Chicaj, Departamento de Baja VerapazSu despacho Señor(a) Alcalde Municipal En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Público y en cumplimiento delo regulado en la literal k), del artículo 13 de la Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de Cuentas, conforme la delegación que oportunamente me fue otorgada,hago de su conocimiento de manera oficial, el informe de auditoría realizado porlos Auditores Gubernamentales que oportunamente fueron nombrados para elefecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica,son responsables del contenido y efectos legales del mismo.


Guatemala, 27 de mayo de 2013 Profesor Edgar Adán Ixtecoc SisAlcalde MunicipalMunicipalidad de San Miguel Chicaj, Departamento de Baja VerapazSu despacho Señor(a) Alcalde Municipal En mi calidad de Subcontralor de Probidad y en cumplimiento de lo regulado en laliteral k), del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas,conforme la delegación que oportunamente me fue otorgada, hago de suconocimiento de manera oficial, el informe de auditoría realizado por los AuditoresGubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienes,de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, son responsablesdel contenido y efectos legales del mismo.


GUATEMALA, MAYO DE 2013

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

MUNICIPALIDAD DE SAN MIGUEL CHICAJ,DEPARTAMENTO DE BAJA VERAPAZ

AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA PERÍODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE

DICIEMBRE DE 2012

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ÍNDICE Página

1. INFORMACIÓN GENERAL

1.1 Base Legal

1.2 Función

2. FUNDAMENTOS DE LA AUDITORÍA

3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

3.1 Área Financiera

3.1.1 Generales

3.1.2 Específicos

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

4.1 Área Financiera

Limitaciones al Alcance

5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROSASPECTOS EVALUADOS

5.1 Información Financiera y Presupuestaria

Balance General

Estado de Resultados

Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos

5.2 Otros Aspectos

5.2.1 Plan Operativo Anual

5.2.2 Plan Anual de Auditoría

5.2.3 Convenios

5.2.4 Donaciones

5.2.5 Préstamos

5.2.6 Transferencias

5.2.7 Sistemas informáticos utilizados por la Entidad

6. ESTADOS FINANCIEROS

6.1 Balance General

6.2 Estado de Resultados

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116.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos

6.4 Notas a los Estados Financieros

7. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

8. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍAANTERIOR

9. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD DURANTE EL PERÍODOAUDITADO

10. COMISIÓN DE AUDITORÍA

11. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS)

11.1 Misión (Anexo 1)

11.2 Visión (Anexo 2)

11.3 Estructura Orgánica (Anexo 3)

11.4 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato(Anexo 4)11.5 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Administración(Anexo 5)11.6 Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (ActivoIntangible) (Anexo 6)11.7 Reporte de Ejecución de Obras por Convenios Suscritos con elConsejo Departamental de Desarrollo (Anexo 7)11.8 Reporte de Ejecución Presupuestaria de Egresos por Fuentede Financiamiento con Afectación Específica y Grupo de Gasto(Anexo 8)

1.

Guatemala, 27 de mayo de 2013 Profesor Edgar Adán Ixtecoc SisAlcalde MunicipalMunicipalidad de San Miguel Chicaj, Departamento de Baja VerapazSu despacho Señor(a) Alcalde Municipal El (Los) Auditor(es) Gubernamental(es) designados de conformidad con el (los)Nombramiento(s) No. (Nos.) DAM-0064-2013 de fecha 14 de febrero 2013 he(hemos) efectuado Auditoría Financiera y Presupuestaria, en la (el) Municipalidadde San Miguel Chicaj, Departamento de Baja Verapaz con el objetivo de evaluar larazonabilidad de la información financiera, los resultados y la ejecuciónpresupuestaria de ingresos y egresos, correspondiente al período comprendido del01 de enero al 31 de diciembre de 2012. Nuestro examen incluyó la evaluación de la estructura de control interno de laMunicipalidad de San Miguel Chicaj, Departamento de Baja Verapaz, la ejecuciónpresupuestaria de ingresos en sus diferentes conceptos y de egresos a nivel deprogramas, actividades, proyectos, grupos y renglones presupuestarios de gastos,cuentas de activo, pasivo, patrimonio y resultados, mediante la aplicación depruebas selectivas, de acuerdo a las áreas críticas, considerando la materialidad eimportancia relativa de las mismas, y como resultado del trabajo realizadose detectaron aspectos importantes que merecen ser mencionados, los cuales sedescriben a continuación: HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNOÁrea Financiera

Falta de documentación de respaldo

HALLAZGOS RELACIONADOS CON CUMPLIMIENTO DE LEYES YREGULACIONES APLICABLESÁrea Financiera

1. 2. 3.

Contratos suscritos con deficienciasPersonal en puestos de dirección sin llenar requisitos académicosInexistencia de Plan Anual de Compras

La comisión de auditoria nombrada se integra por los auditores: Lic. Carlos FelipeJuarez Bautista (Coordinador) y Lic. Otto William Orozco De Leon (Supervisor). El (Los) hallazgo(s) contenido(s) en el presente informe, fue (fueron) discutido(s)por la comisión de auditoria con las personas responsables. Los comentarios y recomendaciones que se determinaron se encuentran en elinforme de auditoría adjunto. Atentamente, ÁREA FINANCIERA

Lic. CARLOS FELIPE JUAREZ BAUTISTA

Coordinador Gubernamental

Lic. OTTO WILLIAM OROZCO DE LEON

Supervisor Gubernamental

Contraloría General de Cuentas1

Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG-

Auditoría Financiera y Presupuestaria

Municipalidad de San Miguel Chicaj, Departamento de Baja VerapazPeríodo auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012

1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal El municipio es una institución autónoma del derecho público, tiene personalidadjurídica y capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, para elcumplimiento de sus fines en los términos legalmente establecidos y deconformidad con sus características multiétnicas, pluriculturales y multilingües. La autoridad del municipio, en representación de sus habitantes, es ejercidamediante el Concejo Municipal, el cual está integrado con el Alcalde, Síndicos yConcejales, electos directamente por sufragio universal y secreto para un períodode cuatro años, pudiendo ser reelectos. El Alcalde es el encargado de ejecutar y dar seguimiento a las políticas, planes,programas y proyectos autorizados por el Concejo Municipal. La municipalidad con sus dependencias administrativas, es el ente encargado deprestar y administrar los servicios públicos municipales. Su ámbito jurídico se encuentra regulado en la Constitución Política de laRepública, artículos 253, 254, 255 y 257 y el Decreto 12-2002 del Congreso de laRepública de Guatemala, Código Municipal. 1.2 Función El municipio, para la gestión de sus intereses, en el ámbito de sus competencias,puede promover toda clase de actividades económicas, sociales, culturales,ambientales, y prestar cuantos servicios contribuyan a mejorar la calidad de vida,a satisfacer las necesidades y aspiraciones de la población del municipio.

Entre las competencias propias del municipio se citan las siguientes: Formular ycoordinar políticas, planes y programas relativos al abastecimiento domiciliario deagua; alcantarillado; alumbrado público; mercados; rastros; administración yautorización de cementerios; limpieza y ornato; al tratamiento de desechos yresiduos sólidos; pavimentación de vías urbanas y su mantenimiento; regulacióndel transporte; gestión de biblioteca, parques y farmacias municipales; servicio depolicía municipal; generación de energía eléctrica; delimitación de áreas para elfuncionamiento de ciertos establecimientos comerciales; reforestación para laprotección de la vida, salud, biodiversidad, recursos naturales, fuentes de agua yluchar contra el calentamiento global; y otras que le sean trasladadas por elOrganismo Ejecutivo.





2. FUNDAMENTOS DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en: La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido ensus artículos 232 y 241. El Decreto Número 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas,artículos 2 Ámbito de Competencia y 4 Atribuciones.

Las Normas Internacionales de Auditoría, Normas de Auditoría del SectorGubernamental y las Normas Generales de Control Interno. Nombramiento DAM-0064-2013 de fecha 14 de febrero 2013 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera 3.1.1 Generales Evaluar la razonabilidad de los Estados Financieros correspondientes al BalanceGeneral, Estado de Resultados, Notas a los Estados Financieros y Estado deLiquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos del ejercicio fiscal 2012, asícomo la estructura del control interno y el cumplimiento de normas, leyes,reglamentos y otros aspectos aplicables. 3.1.2 Específicos Evaluar la estructura de control interno establecida en la entidad aplicable alproceso contable, presupuestario y de tesorería. Verificar la razonabilidad de los saldos que presenta el Balance General en lascuentas de activo, pasivo y patrimonio de acuerdo a la materialidad o importanciarelativa. Verificar la razonabilidad de los ingresos y gastos corrientes revelados en elEstado de Resultados. Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutadorazonablemente atendiendo a los principios de legalidad, economía, eficiencia yeficacia.





Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado de acuerdoal Plan Operativo Anual -POA- y de conformidad con los clasificadorespresupuestarios establecidos, cumpliendo con las leyes, reglamentos, normas ymetodologías aplicables.

Comprobar que los registros presupuestarios de ingresos y egresos, transaccionesadministrativas y financieras sean confiables, oportunos y verificables de acuerdoa las normas presupuestarias y contables aplicables y se encuentren debidamentesoportados con la documentación legal correspondiente. Verificar que las modificaciones presupuestarias se hayan sometido al procesolegal establecido y contribuyan al cumplimiento de los objetivos y metas de laentidad. Verificar que las obras de inversión en infraestructura física ejecutadas cumplancon los aspectos legales, administrativos y financieros. 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera El examen comprendió la evaluación de la estructura de control interno y larevisión de las operaciones, registros y documentación de respaldo presentadapor los funcionarios y empleados de la Municipalidad de San Miguel Chicaj,Departamento de Baja Verapaz, correspondiente al período comprendido del 01de enero al 31 de diciembre de 2012, de conformidad con la muestraseleccionada; con énfasis en las Cuentas de Balance General siguientes: Bancos,Anticipos, Propiedad y Planta en Operación, Construcciones en Proceso,Resultados Acumulados de Ejercicios Anteriores y Resultado del Ejercicio Del Estado de Resultados, en el área de Ingresos, las siguientes cuentas:Transferencias Corrientes del Sector Pùblico y del área de gastos, las cuentasRemuneraciones, Bienes y Servicios

Del Estado de Liquidación de la Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos,del área de Ingresos, los siguientes rubros: Transferencias de Capital Del área deEgresos, los Programas siguientes: 01 Actividades Centrales, 13 Educaciòn,considerando los eventos relevantes de acuerdo a los Grupos de Gastosiguientes: Grupo 18 Servicios Técnicos y Profesionales, Grupo 21 Alimentos parapersonas, mediante la aplicación de pruebas selectivas. Asimismo, se verificaron los documentos legales que respaldan las modificaciones





presupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado para losprogramas presupuestarios y se verificó el Plan Operativo Anual así como el PlanAnual de Auditoría. Limitaciones al Alcance Se determino que las Notas a los Estados Financieros numeradas de la 01 a la 13,no fueron firmadas por el Auditor Interno de la Municipalidad, por lo que no existeconfiabilidad en las cifras plasmadas en las mismas, derivado que no estánavaladas por el profesional de Contaduría Pública y Auditoría. 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOSEVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria Balance General

De acuerdo con el alcance de auditoría se evaluaron cuentas del Balance Generalque por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: Bancos Al 31 de diciembre de 2012, la cuenta No. 1112, Bancos, presentadisponibilidades por un valor de Q.3,523,037.56, registrada en la cuenta número3-428-01134-7 Cuenta Única del Tesoro Municipal, San Miguel Chicaj Canton laCruz y las cuentas número 3-01000293-5 y la número 02-087-000029-7 con saldocero. Anticipos Al 31 de diciembre de 2012, la Cuenta No. 1133 Anticipos, presenta en el BalanceGeneral el saldo de Q.1,566,635.89, correspondientes a Anticipos a Contratistaspara la ejecución de obras, los cuales no se amortizaron al cierre del ejerciciofiscal, devidado que corresponden a obras que se encuentran en proceso deconstrucción, siendo los siguientes: 1) Constructora H.L, 2) Constructora Juárez,3) Constructora IACO, 4) Constructora San Mateo, 5) Construvias, 6) ConstructoraTécnica Archila, 7) Codiplan y 8) Multiservicios "C:V". Propiedad y Planta en Operación Al 31 de diciembre de 2012, la cuenta No. 1231 Propiedad y Planta en Operación,





presenta en el Balance General el saldo de Q.5,756,288.38. Construcciones en Proceso

Al 31 de diciembre de 2012, la Cuenta No. 1234 Construcciones en proceso,presenta en el Balance General el saldo de Q.4,557,573.41, integrada por losrubros Construcciones de Proceso de Bienes de Uso Común por un valor deQ.2,599,583.44 y Construcciones de Proceso de Bienes de Uso No Común por unmonto de Q.1,957,989.97. Resultados Acumulados de Ejercicios Anteriores: La cuenta 3112 Resultados de Ejercicios Anteriores, acumula al 31 de diciembrede 2012 un saldo negativo de Q.13,274,425.10. Resultado del Ejercicio: El Resultado del Ejercicio 2012 ascendió a la cantidad de Q.23,208,553.45deficitario. Estado de Resultados Ingresos y Gastos Ingresos

Transferencias corrientes recibidas: Las transferencias corrientes del sector público recibidas por la Municipalidad en elejercicio fiscal 2012, y registradas en la Cuenta No. 5172 ascendió a la cantidadde Q.2,030,534.77 que representa el 66.99% de los ingresos totales. Gastos Gastos de Consumo Los gastos de consumo se integran por remuneraciones, bienes y servicios, losque en el ejercicio fiscal 2012, ascendieron a la cantidad de Q.6,536,338.37 querepresenta el 24.80% del total de gastos; en los cuales se evidenciarondeficiencias en los aspectos de pagos por concepto de alimentos sindocumentación de respaldo. (ver hallazgo número 1 de Control Interno).





Transferencias Corrientes Otorgadas Al 31 de diciembre de 2012, la Cuenta No. 6151, Transferencias Otorgadas alSector Público, ascendieron a la cantidad de Q36.000.00. Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos El Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Municipalidad, para el ejercicio fiscal2012, fue aprobado mediante Acuerdo del Concejo Municipal de fecha 07/12/2011,mediante Acta No. 50-2011. La liquidación de la ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos del ejerciciofiscal 2012, fue aprobada conforme Acuerdo del Concejo Municipal de fecha20/03/2013, mediante Acta No. 12-2013. Ingresos El Presupuesto de Ingresos asignado para el ejercicio fiscal 2012, ascendió a lacantidad de Q.8,995,090.59 el cual tuvo una ampliación de Q.15,194,665.27 paraun presupuesto vigente de Q24,189,755.86, ejecutándose la cantidad deQ.19,004,456.67 (78.84%), en las diferentes clases de ingresos específicossiguientes: Ingresos Tributarios Q.194,483.26, Ingresos no TributariosQ.68,298.47, Venta de Bienes y Servicios de la Administración PúblicaQ.32,400.00, Ingresos de Operación Q.539,578.16, Rentas de la PropiedadQ.126,481.75, Transferencias Corrientes Q.2,073,934.77 y Transferencias deCapital Q.15,969,280.26, este último rubro representa un 83.68% de los ingresospercibidos en el ejercicio fiscal. Egresos El Presupuesto de Egresos asignado para el ejercicio fiscal 2012, ascendió a lacantidad de Q.8,995,090.59, el cual tuvo una ampliación de Q.15,194,665.27, paraun presupuesto vigente de Q.24,189,755.86, ejecutándose la cantidad deQ.15,492,421.83 (63.90%) a través de los programas específicos siguientes: En elPrograma 01 Actividades Centrales, la cantidad Q.2,968,732.93, en el programa 11 Servicios Pùblicos Municipales, la cantidad Q.360,314.93, en el Programa 12Programa Apoyo a Infraestructura Física Municipal, la cantidad Q.1,231,528.51, enel Programa 13 Aportes para la Educación, la cantidad de Q.3,115,623.77, en elPrograma 14 Mantenimiento y Reparación de Calles, la cantidad Q.4,014,324.91,en el Programa 15 Programa Mantenimiento Sistema de Agua, la cantidadQ.2,731,683.27, en el Programa 16 Mantenimiento de Parque, la cantidad





Q.183,824.38, en el Programa 17 Mantenimiento Red de Alumbrado, la cantidadQ.182,107.00, en el Programa 18 Desarrollo Local, la cantidad Q.440,418.60 yPrograma 19 Mantenimiento Instalaciones Deportivas, la cantidad Q.263,863.53;de los cuales los Programas 01, Actividades Centrales, 12 Infraestructura, 13Educación; 14 Mantenimiento y Reparación de Calles y 15 Mantenimiento deSistemas de Agua son los mas importantes con respecto a la ejecución yrepresentan un 90.25% de la misma. Modificaciones Presupuestarias La Municipalidad realizó ampliaciones presupuestarias por un valor deQ.15,194,665.27 y transferencias por un valor de Q.5,500,457.89 verificándoseque las mismas fueron autorizadas por el Concejo Municipal y registradasadecuadamente en Módulo de Presupuesto del Sistema Contable. 5.2 Otros Aspectos 5.2.1 Plan Operativo Anual Se comprobó que el Plan Operativo Anual, fue actualizado por las ampliaciones ytransferencias presupuestarias realizadas en el período auditado, así mismo severificó que se cumplió con presentarlo a la Contraloría General de Cuentas, en elplazo establecido para el efecto. 5.2.2 Plan Anual de Auditoría El Plan Anual de Auditoría Interna, fue autorizado por la máxima autoridad de laMunicipalidad y trasladado a la Contraloría General de Cuentas, en el plazocorrespondiente. 5.2.3 Convenios La Municipalidad de San Miguel Chicaj, Baja Verapaz reportó que al 31 de diciembre 2012, no tiene convenios vigentes. 5.2.4 Donaciones La Municipalidad de San Miguel Chicaj, Baja Verapaz reportó que durante elejercicio 2012, recibió donaciones la Organización de las Naciones Unidas parafinanciar el proyecto de Capacitación en el área agrícola, por valor deQ.38,400.00, incluida en el Estado de Resultados del ejercicio 2012 en la cuenta5180 Donaciones Corrientes Recibidas.





5.2.5 Préstamos En el ejercicio fiscal 2012, la Municipalidad de San Miguel Chicaj, Baja Verapaz , no gestionó préstamos con el Sistema Financiero Interno y Externo. 5.2.6 Transferencias La Municipalidad de Miguel Chicaj, Baja Verapaz, no reportó transferencias otraslados de fondos a entidades, durante el período 2012. 5.2.7 Sistemas informáticos utilizados por la Entidad Sistema de Contabilidad Integrada

La Municipalidad utiliza el Sistema de Contabilidad Integrada, SICOIN GL. Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones

Se verificó que la Municipalidad público y gestionó en el Sistema de Informaciónde Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS,en el cual se reflejan los concursos siguientes: terminados adjudicados 14,finalizados desiertos 2, publicados sin concurso 93, consulta efectuada el 1 demarzo de 2013. Sistema Nacional de Inversión Pública La Municipalidad cumplió en su totalidad con registrar mensualmente, en elMódulo de Seguimiento Físico y Financiero del Sistema Nacional de InversiónPública (SNIP), el avance físico y financiero de los proyectos a su cargo.





6. ESTADOS FINANCIEROS6.1 Balance General





6.2 Estado de Resultados





6.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos





6.4 Notas a los Estados Financieros





7. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera Hallazgo No. 1 Falta de documentación de respaldo CondiciónSe determinó deficiencia en la documentación que respaldan los gastos, según lamuestra seleccionada, del renglón 211 alimentos para personas, por valor deQ2,330.00, no se adjuntan listado de asistencia de candidatas para la feria 2012,por 20 almuerzos del día Domingo 12/08/2012, según consta en factura Serie “B”No. 00170 de fecha 14/08/2012, a nombre de Elder Orlando Ortiz Vásquez connumero de NIT 1289152-5 y cheque No. 000006508 de fecha 15/08/2012, y en laorden de compra del expediente 1849 a favor del proveedor indicado en el párrafoanterior se canceló la factura serie “B” número 00406 de fecha 26/12/2012 por lacantidad de Q6.850.00, por concepto de alimentos y adjuntan listado de 60personas en reunión de Comude y de 11 personas de la jornada médica. CriterioEl Acuerdo Interno No. 09-03, de la Contraloría General de Cuentas, de fecha 8 dejulio de 2003 que aprueban las Normas Generales de Control InternoGubernamental, modificadas por el Acuerdo No. A-57-2006 de fecha 8 de junio de2006, Norma 1.6, establece: "Es responsabilidad de la máxima autoridad de cadaentidad pública, establecer e implementar con claridad los diferentes tipos decontrol que se relacionan con los sistemas administrativos y financieros. En elMarco Conceptual de Control Interno Gubernamental se establecen los distintostipos de control interno que se refieren a: Control Interno Administrativo y ControlInterno Financiero y dentro de estos, el control previo, concurrente y posterior".Norma 2.6 establece: "Toda operación que realicen las entidades públicas,cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria ysuficiente que la respalde. La documentación de respaldo promueve latransparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales,administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendrá lainformación adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar lanaturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis".





CausaInobservancia a las normas de control interno, que establece el respaldo dedocumentos para cada gasto. EfectoLa falta de control de documentos de respaldo puede provocar perdida derecursos. RecomendaciónEl señor Alcalde Municipal; gire sus instrucciones al Director de AFIM, para quetoda compra, deba estar respaldada con los documentos contables y legalesrespectivamente. Comentario de los ResponsablesEn acta nùmero 191-2013 de fecha 1 de abril de 2013 de la Dirección de Auditoríade Municipalidades, de la Contraloría General de Cuentas, se dejó constancia quelos responsables no presentaron pruebas de descargo del hallazgo mencionado. Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, en virtud que durante la audiencia no presentaron laspruebas del descargo. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39,Numeral 16, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL EDGAR ADAN IXTECOC SIS 2,000.00DIRECTOR FINANCIERO JUAN OTOEL IXCOPAL GONZALEZ 2,000.00Total Q. 4,000.00

HALLAZGOS RELACIONADOS CON CUMPLIMIENTO A LEYES YREGULACIONES APLICABLES Área Financiera Hallazgo No. 1 Contratos suscritos con deficiencias





CondiciónSe determinó que al momento de realizar pagos de contratación de servicios encontratos administrativos suscritos entre la Municipalidad y el beneficiario existediscrepancia referente a la afectación de las partidas presupuestarias que seconsignan en el contrato comparadas con las que se afectan contable ypresupuestariamente, ya que ambas no son las mismas, como ejemplo semencionan los siguientes: El Contrato Administrativo de Servicios ProfesionalesNúmero 01-2012 de fecha 02/01/2012, suscrito con el Ingeniero FranciscoEstuardo Palacios Samayoa, por servicios profesionales de Supervisión, por valorde Q150,000.00, durante el periodo del 02/01/2012 al 31/12/2012, estableciéndoseen la Cláusula Tercera de dicho contrato que debe afectarse la fuente definanciamiento FONDOS DE CIRCULACIÓN DE VEHICULOS, sin embargoconforme reporte R00814859 del Detalle de Presupuesto Ejecutado, el pago seefectúo con el renglón presupuestario 188 Servicios de ingeniería, arquitectura ysupervisión de obras, afectándose la fuente de financiamiento 22-0101-0001Situado Constitucional, y en el Contrato Administrativo de Servicios ProfesionalesTemporales Número 14-2012 de fecha 21/05/2012, suscrito con el Profesor JosuéGamaliel González, por valor de Q9,900.00, durante el periodo del 16/05/2012 al31/05/2012, estableciéndose en la Cláusula Quinta de dicho contrato que debeafectarse la fuente de financiamiento Fondos Municipales. CriterioEl Acuerdo Gubernativo No. 240-98 “Reglamento de la Ley Orgánica delPresupuesto” indica en el artículo 8 “Metodología Presupuestaria Uniforme. Sonprincipios presupuestarios los de anualidad, unidad, programación y publicidad, envirtud de lo cual, los presupuestos del Gobierno Central y de sus entidadesdescentralizadas y autónomas, deben: a)… b)… c) Estructurarse en forma tal queexista correspondencia entre los recursos y los gastos y que éstos se conformenmediante una programación basada fundamentalmente en los planes de gobierno;y,..” CausaFalta de observancia a los lineamientos establecidos en la normativa legal vigente. EfectoEl contrato con estas características limitan la transparencia en la ejecución de losfondos públicos, careciendo de objetividad y precisión, que permita medir ocomparar el gasto con lo convenido contractualmente. RecomendaciónEl Alcalde Municipal, debe girar sus instrucciones por escrito a la SecretaríaMunicipal, y al Director de AFIM, para que todo contrato que se suscriba deba de





coordinarse con respecto a la existencia de las partidas presupuestarias quedeben afectarse en cada gasto. Comentario de los ResponsablesEn acta número 191-2013 de fecha 1 de abril de 2013 de la Dirección de Auditoríade Municipalidades, de la Contraloría General de Cuentas, se dejó constancia quelos responsables no presentaron pruebas de descargo del hallazgo mencionado. Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, en virtud que durante la audiencia no presentaron laspruebas del descargo. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39,Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL EDGAR ADAN IXTECOC SIS 3,000.00SECRETARIO MUNICIPAL ESGAR HAROLDO SOLIS MORALES 3,000.00Total Q. 6,000.00

Hallazgo No. 2 Personal en puestos de dirección sin llenar requisitos académicos CondiciónSe comprobó que el cargo de Director de Planificación Municipal, estadesempeñado por el señor Marco Antonio Cuxún Rojas, de profesión PeritoContador, quien no llena los requisitos técnicos y profesionales, relacionados conel puesto de dicha Dirección. CriterioEl Decreto Número 12-2002 del Congreso de la República de Guatemala, CódigoMunicipal, artículo 96, establece: Funciones de la Dirección Municipal. LaDirección Municipal de Planificación tendrá las siguientes funciones: b) Elaborarlos perfiles, estudios de pre inversión y factibilidad de los proyectos para eldesarrollo del municipio, a partir de las necesidades sentidas y priorizadas. CausaLa autoridad administrativa superior no nombro a la persona idónea que llene losrequisitos técnicos profesionales para ocupar el Puesto de Director dePlanificación Municipal.





EfectoEl desempeño de las funciones de la Dirección de Planificación Municipal, no sondesarrolladas con la confiabilidad técnica y profesional inherente al puesto. RecomendaciónEl Alcalde Municipal deberá nombrar a la persona que llene los requisitos técnicosy profesionales para ocupar el puesto de Director de Planificación Municipal,pudiendo rotar dentro del mismo departamento a la persona que actualmentedesempeña dicho puesto, con la finalidad de fortalecer el mismo tomando enconsideración la importancia del cargo. Comentario de los ResponsablesEn acta número 191-2013 de fecha 1 de abril de 2013 de la Dirección de Auditoríade Municipalidades, de la Contraloría General de Cuentas, se dejó constancia quelos responsables no presentaron pruebas de descargo del hallazgo mencionado. Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, en virtud que durante la audiencia no presentaron laspruebas del descargo. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39,Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL EDGAR ADAN IXTECOC SIS 3,000.00Total Q. 3,000.00

Hallazgo No. 3 Inexistencia de Plan Anual de Compras CondiciónDurante el proceso de auditoría se estableció que la Municipalidad no cumplió conenviar a la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado,Ministerio de Finanzas Públicas, la programación anual de compras, suministros ycontrataciones a realizar en el ejercicio fiscal 2012. CriterioEl Decreto No. 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley deContrataciones del Estado, artículo 4 establece: Programación de Negociaciones.





Para la eficaz aplicación de la presente ley, las entidades públicas, antes del iniciodel ejercicio fiscal, deberán programar las compras, suministros y contratacionesque tengan que hacerse durante el mismo. El Acuerdo Gubernativo Número394-2008, del Ministerio de Finanzas Públicas, de fecha 23 de diciembre de 2008.Reglamento Orgánico del Ministerio de Finanzas Publicas del Congreso de laRepública de Guatemala, Articulo 41 Atribuciones de la Dirección Normativa deContrataciones y Adquisiciones del Estado. Numeral 7 establece: “Requerir detodas las entidades del Sector Publico sus programas de compras, para suoptimización y elaboración de estadísticas. CausaInobservancia de la normativa legal vigente, con relación al envío de laprogramación anual de compras de la municipalidad. EfectoLa Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado delMinisterio de Finanzas no cuenta con información oportuna de la programación decompras, para su optimización y elaboración de estadísticas. Las adquisiciones nose realizan dentro de un marco de transparencia. RecomendaciónEl Alcalde Municipal debe girar instrucciones por escrito al Director de AFIM paraque se cumpla con remitir a la Dirección Normativa de Contrataciones yAdquisiciones del Estado, Ministerio de Finanzas Públicas, la programación anualde compras, suministros y contrataciones a realizar en el ejercicio fiscalcorrespondiente, de forma eficaz y oportuna. Comentario de los ResponsablesEn acta nùmero 191-2013 de fecha 1 de abril de 2013 de la Dirección de Auditoríade Municipalidades, de la Contraloría General de Cuentas, se dejó constancia queúnicamente el señor Emilio Bolvito Calate, Alcalde Municipal período 2008-2012,presentó oficios el 22 de marzo de 2013, sin embargo en los mismos no presentó pruebas de descargo del hallazgo mencionado. Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, en virtud que durante la audiencia no presentaron laspruebas del descargo. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39,Numeral 18, para:





Cargo Nombre Valor en QuetzalesDIRECTOR FINANCIERO JUAN OTOEL IXCOPAL GONZALEZ 3,000.00ALCALDE MUNICIPAL EMILIO BOLVITO CALATE 3,000.00Total Q. 6,000.00

8. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR Se dio seguimiento a las recomendaciones de la auditoría anteriorcorrespondientes al ejercicio fiscal 2011, con el objeto de verificar su cumplimientoe implementación por parte de las personas responsables, estableciendose que nose le dio cumplimiento y no se implementaron las mismas. (ver hallazgo No. 2, relacionado con cumplimiento a leyes y regulaciones aplicables). 9. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD DURANTE EL PERÍODO AUDITADO

Los funcionarios y empleados responsables de las deficiencias encontradas, seincluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe.

No. NOMBRE CARGO PERIODO1 EDGAR ADAN IXTECOC SIS ALCALDE MUNICIPAL 15/01/2012 - 31/12/20122 EFRAIN XITUMUL LOPEZ SINDICO I 15/01/2012 - 31/12/20123 GIOVANNY GONZALEZ CANAHUI SINDICO II 15/01/2012 - 31/12/20124 VALERIO GARCIA SIS CONCEJAL I 15/01/2012 - 31/12/20125 LUCIO HERNANDEZ MORALES CONCEJAL II 15/01/2012 - 31/12/20126 FEDERICO MATIAS XITUMUL CONCEJAL III 15/01/2012 - 31/12/20127 ENRIQUE ALVAREZ CONCEJAL IV 15/01/2012 - 31/12/20128 BENJAMIN RAMOS POCOP CONCEJAL V 15/01/2012 - 31/12/20129 ESGAR HAROLDO SOLIS MORALES SECRETARIO MUNICIPAL 01/01/2012 - 31/12/201210 JUAN OTOEL IXCOPAL GONZALEZ DIRECTOR FINANCIERO 01/01/2012 - 31/12/201211 MARCO ANTONIO CUXUN ROJAS DIRECTOR DE PLANIFICACION 01/01/2012 - 31/12/201212 EMILIO BOLVITO CALATE ALCALDE MUNICIPAL 01/01/2012 - 14/01/201213 GLORIA ELVIRA REYES XITUMUL SINDICO I 01/01/2012 - 14/01/201214 JUAN GABRIEL CANAHUI HERNANDEZ SINDICO II 01/01/2012 - 14/01/201215 YESSENIA CAROLINA ALFARO DE TORRES CONCEJAL I 01/01/2012 - 14/01/201216 BENJAMIN RAMOS POCOP CONCEJAL II 01/01/2012 - 14/01/201217 VALERIO GARCIA SIS CONCEJAL III 01/01/2012 - 14/01/201218 PABLO ALVARADO CANAHUI CONCEJAL IV 01/01/2012 - 14/01/201219 ROGELIO ORDOÑEZ VASQUEZ CONCEJAL V 01/01/2012 - 14/01/2012





10. COMISIÓN DE AUDITORÍAÁREA FINANCIERA

Lic. CARLOS FELIPE JUAREZ BAUTISTA

Coordinador Gubernamental

Lic. OTTO WILLIAM OROZCO DE LEON

Supervisor Gubernamental

GESTIÓN CONOCIDA POR: De conformidad con lo establecido en el Decreto 31-2002 del Congreso de laRepública, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 29,los Auditores Gubernamentales nombrados son los responsables del contenido yefectos legales del presente informe, el Director y Subdirector únicamente firmanen cumplimiento al proceso de oficialización que en ley corresponde.





11. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS)11.1 Misión (Anexo 1) Somos una entidad autónoma que nos caracterizamos primordialmente por lasrelaciones permanentes de vecindad, multietnicidad, pluriculturalidad ymultilinguismo, organizado para prestar, abastecer, gestionar, facilitar yadministrar servicios que contribuya al desarrollo integral del municipio, a travesde programas, proyectos, políticas de descentralización, que garantice el beneficiocomun de todos los habitantes. 11.2 Visión (Anexo 2) Que en el Municipio de San Miguel Chicaj, Baja Verapaz, cuente con los serviciosbasicos de calidad en: salud, educación, infraestructura vial, desarrollo urbano yrural, cultura, deporte y medio ambiente, promoviendo así la participación activade hombres, mujeres y niños, organizados con sus autoridades municipales, parafortalecer la participación ciudadana en el proceso de desarrollo integral ysostenible del municipio. 11.3 Estructura Orgánica (Anexo 3) El gobierno del Municipio corresponde al Concejo Municipal, el cual se integra porel Alcalde, los Síndicos y Concejales, electos directamente por sufragio universalpara un período de cuatro años, pudiendo ser reelectos. El representante de la Municipalidad y del Municipio es el Alcalde, quien constituyeel Jefe del órgano ejecutivo del gobierno municipal, preside el Concejo y dirige laadministración municipal. Los Síndicos y Concejales son los miembros del órgano de deliberación y dedecisión. El Concejo organiza comisiones para el estudio y dictamen de los asuntos queconocerá durante todo el año, siendo obligatorias las siguientes: 1. Educación, educación bilingûe intercultural y deportes;2. Salud y asistencia social;3. Servicios, infraestructura, ordenamiento territorial, urbanismo y vivienda;4. Fomento económico, turismo, ambiente y recursos naturales;5. Descentralización, fortalecimiento municipal y participación ciudadana;6. De finanzas;





7. De probidad;8. De los derechos humanos y de la paz;9. De la familia, la mujer y la niñez, la juventud, adulto mayor o cualquier otraforma de proyección social. La Municipalidad cuenta con dependencias administrativas de apoyo para sufunción municipal, siendo las siguientes: 1. Dirección Municipal de Planificación2. Oficina Municipal de la Mujer3. Administración Financiera Integrada Municipal Asimismo, la Municipalidad cuenta con un Auditor Interno, quien además desupervisar por la correcta ejecución presupuestaria, deberá implantar un sistemaeficiente, de menor riesgo y ágil de seguimiento y ejecución presupuestaria, quienreporta ante el Concejo Municipal.





11.4 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato (Anexo 4)





11.5 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Administración (Anexo 5)





11.6 Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (ActivoIntangible) (Anexo 6)





11.7 Reporte de Ejecución de Obras por Convenios Suscritos con el ConsejoDepartamental de Desarrollo (Anexo 7)





11.8 Reporte de Ejecución Presupuestaria de Egresos por Fuente deFinanciamiento con Afectación Específica y Grupo de Gasto (Anexo 8)

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