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“EXAMEN ESPECIAL AL CUMPLIMIENTO DE
CONVENIO ENTRE LA ASOCIACION COMUNAL
SAN BENITO Y ASOCIACIÓN CORPORACION ZONA
ROSA Y LA ALCALDIA MUNICIPAL DE SAN
SALVADOR, CORRESPONDIENTE AL PERIODO DE
JUNIO DE 2012 A MARZO DE 2014”.
SAN SALVADOR, 23 DE FEBRERO DE 2015.
AUDITORIA INTERNA
MUNICIPALIDAD DE SAN SALVADOR
A u d i t o r í a I n t e r n a
INFORME N° 09-2014
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INDICE
I RESUMEN EJECUTIVO
3
II RESUMEN DE RESULTADOS DEL EXAMEN ESPECIAL.
3
III PARRAFO INTRODUCTORIO
4
IV OBJETIVO Y ALCANCE DE LA AUDITORIA
4-5
V RESULTADO DE LA AUDITORIA
5-11
VI SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS
ANTERIORES
11
VII RECOMENDACIONES DE AUDITORIA
12
VIII CONCLUSION
12
IX PARRAFO ACLARATORIO
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Auditoría Interna / AMSS Informe N° 09-2014. Honorable Concejo Municipal. Presente. I RESUMEN EJECUTIVO
Auditoría Interna, basándose en el artículo 30 numerales 4, 5 y artículo 31 de la Ley de la
Corte de Cuentas de la República, así como en el plan anual operativo y orden de
trabajo N° 11-2014, ha efectuado “Examen Especial al cumplimiento de Convenio entre la
Asociación Comunal San Benito y Asociación Corporación Zona Rosa y la Alcaldía
Municipal, correspondiente al período de junio de 2012 a marzo 2014”.
En el desarrollo del examen se determinaron observaciones de las cuales algunas se
subsanaron en el desarrollo de la auditoria el resto lo presentamos a continuación en
resumen, las cuales están desarrolladas con todos sus componentes en el romano V de
este documento, con el objeto que sean consideradas dentro de sus acciones de mejora.
II RESUMEN DE RESULTADOS DE LA AUDITORIA OPERACIONAL O DE GESTION.
1. Deficiencias en registros contables e Incumplimiento a la cláusula VI del
Convenio por parte de la Corporación Zona Rosa.
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Auditoría Interna / AMSS Informe N° 09-2014. Honorable Concejo Municipal. Presente.
III PÁRRAFO INTRODUCTORIO.
Auditoría Interna, basándose en el artículo 30 numerales 4, 5 y artículo 31 de la Ley de la
Corte de Cuentas de la República, así como en el plan anual operativo y orden de
trabajo N° 11/2014, ha efectuado “Examen Especial al cumplimiento de Convenio entre
la Asociación Comunal San Benito y Asociación Corporación Zona Rosa y la Alcaldía
Municipal, correspondiente al período de junio de 2012 a marzo 2014”.
IV OBJETIVO Y ALCANCE DE LA AUDITORIA.
Evaluar el cumplimiento de convenio entre la Asociación Comunal San Benito,
Asociación Corporación Zona Rosa y la Alcaldía Municipal, desarrollamos la auditoría de
conformidad a las Normas de Auditoría Interna del Sector Gubernamental emitidas por la
Corte de Cuentas de la República de El Salvador; dichas Normas requieren que
planifiquemos la ejecución del Examen. El período objeto de estudio corresponde a las
operaciones desarrolladas por la Asociación Comunal San Benito y Asociación
Corporación Zona Rosa y la Alcaldía Municipal, correspondientes al período de junio de
2012 a marzo 2014.
La auditoría incluyó la evaluación del cumplimiento de la creación del comité
coordinador, que los fondos de la contribución especial hayan sido dirigidos para la
ejecución de los proyectos de infraestructura urbana de la zona San Benito, que la
Corporación Zona Rosa haya remitido a la Municipalidad los informes sobre el uso de los
fondos, existencia de una administración transparente de la Contribución Especial y la
evaluación de los controles administrativos implementados por la Asociación Comunal
San Benito y Asociación Corporación Zona Rosa correspondientes al período objeto de
estudio.
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Para la ejecución de la auditoría se evaluaron: Convenio firmado entre la Asociación
Comunal San Benito, Asociación Corporación Zona Rosa y la Municipalidad,
Fideicomiso, los reportes financieros del Fidesanbenito emitidos por el Banco Agrícola,
S.A., registros contables, actas emitidas por el Comité Coordinador, Detalle de los
permisos autorizados para el uso temporal del espacio público en la Zona Rosa, Estados
de cuenta. El examen se ejecutó sobre la información y documentación a la cual se
obtuvo acceso.
La Auditoría se desarrolló de conformidad a la Ley de la Corte de Cuentas de la
República de El Salvador, Normas Técnicas de Control Interno Específicas, Convenio
celebrado entre la Asociación Comunal San Benito, Asociación Corporación Zona Rosa y
la Municipalidad y demás normativa técnica legal aplicable.
V RESULTADO DE LA AUDITORIA.
El resultado obtenido se presenta en función al objetivo del examen, alcance planificado,
documentación e información a la que se obtuvo acceso y demás fundamentos legales y
técnicos aplicables.
De la aplicación de los procedimientos de auditoría se comprobó que existieron
deficiencias en la administración de los fondos de contribución especial, las cuales se
comunicaron de forma preliminar a la parte auditada y fueron superadas en el desarrollo
del examen, por lo que no forman parte de este informe, quedando pendiente de
cumplimiento el hallazgo siguiente:
HALLAZGO No.1
Condición
Deficientes registros contables e Incumplimiento a la cláusula VI del Convenio por
parte de la Corporación Zona Rosa.
Evaluamos los registros contables y el cumplimiento de la cláusula VI “Compromisos
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adquiridos por la Asociación Corporación Zona Rosa, del convenio celebrado entre la
Asociación Comunal San Benito, la Asociación Zona Rosa y la Alcaldía Municipal de San
Salvador, comprobando algunas deficiencias de registros e incumplimientos, las cuales
detallamos a continuación:
a) La Corporación Zona Rosa registra los hechos económicos en la contabilidad de la
Corporación Zona Rosa (operaciones propias de la entidad), por lo que no existe
registro contable formal e independiente de la administración de los fondos
provenientes de la contribución especial tal como lo exige la cláusula VI.
b) El costo de los proyectos realizados en la Zona Rosa fueron registrados en la cuenta
con código 121 BIENES NO DEPRECIABLES de la Corporación Zona Rosa, los
cuales corresponden a lugares o espacios públicos, por lo tanto no son bienes
inmuebles que le correspondan a la Corporación Zona Rosa, por lo que el criterio del
registro contable es erróneo;
c) Comprobamos que la Corporación Zona Rosa ha administrado los fondos
provenientes de la Contribución Especial en diferentes cuentas, y según lo
establecido en el Convenio debería aperturar una cuenta bancaria especifica con el
nombre del proyecto, la que será integrada únicamente con los fondos transferidos, a
efecto de garantizar que la erogación de los fondos sea destinada para el pago de las
obligaciones.
Criterio o Normativa incumplida
Convenio entre la Asociación Comunal San Benito, la Asociación Zona Rosa y la
Alcaldía Municipal de San Salvador para la implementación de proyectos en la
Zona de Mejora Especial San Benito.
Cláusula VI. Compromisos adquiridos por la Asociación Corporación Zona Rosa. La
Corporación, con la firma del presente convenio asumirá los siguientes compromisos:
3) Deberá aperturar una cuenta bancaria específica, denominada con el nombre del
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proyecto, la que será integrada únicamente con los fondos transferidos, a efecto de
garantizar que la erogación de los fondos sea destinado para el pago de las
obligaciones en razón del presente convenio.
5) Llevar la contabilidad formal e independiente de los fondos provenientes de la
contribución especial y conservar la documentación respectiva por el tiempo legal
para efectos de fiscalización.
Principios de Contabilidad
1. Ente Contable
Toda institución o fondo creado por ley o decreto que administre recursos y obligaciones
del sector público, constituirá un ente contable con derechos, atribuciones, y deberes
propios, los que en conjunto conformarán el ente contable gubernamental.
9. Exposición de información
Los estados financieros que se generen de la Contabilidad Gubernamental, incluirán
información necesaria para una adecuada interpretación de las situaciones
presupuestaria y económica-financiera, reflejando razonable y equitativamente los
legítimos derechos de los distintos sectores interesados. En notas explicativas se
revelará toda transacción, hecho o situación, cuantificable o no, que pueda influir en
análisis comparativos o decisiones de los usuarios de la información.
Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Municipalidad de San Salvador.
Sistema Contable.
Artículo 61.- El Concejo Municipal y juntas directivas, por medio de las unidades de
competencia, establecerán y mantendrán su Sistema Contable dentro del marco de las
disposiciones legales aplicables, diseñado para satisfacer las necesidades de
información financiera y proporcionar en forma oportuna, los estados financieros para la
toma de decisiones.
El Sistema Contable, deberá sustentarse en principio de Contabilidad Gubernamental y
comprenderá: Catálogo de cuentas, Manual de Aplicación de Cuentas, procedimientos
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contables, libros y archivo de todas sus operaciones. De esta manera se proporcionará
seguridad razonable sobre la validez y confiabilidad de la información que se produce.
Oportunidad en los Registros
Artículo 62.- Las operaciones contables, deberán registrarse dentro del periodo en que
ocurran, a efecto que la información contable sea oportunidad y útil para la toma de
decisiones por parte del Concejo Municipal, juntas directivas y gerencias.
Documentación Contable
Artículo 63.- El Departamento de Contabilidad, mantendrá la documentación contable
que justifique el registro de una operación, contendrá datos y elementos suficientes que
faciliten el análisis sobre la pertinencia, veracidad y legalidad.
La documentación original, deberá permanecer archivada como mínimo por periodo de
cinco años y los registros durante diez años.
Causa
La Corporación no registra los fondos de transferencia de la contribución especial en
contabilidad independiente, debido a que se percibe en sus comentarios que consideran
que por estar autorizados para solicitar el financiamiento bancario para la realización de
las obras y realizar los procesos de contratación, tiene la obligación de registrar en su
contabilidad formal, razón por la cual no llevan una contabilidad independiente.
Efecto
El no llevar una contabilidad independiente sobre el manejo de los fondos de
transferencia de la contribución especial, dificulta el análisis e interpretación de la
información financiera, pues existe información de forma conjunta de las operaciones
propias de la Corporación.
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Comentarios de la Administración
En respuesta recibida por el Lic. Gilberto Aguirre, de fecha 17 de noviembre de
2014, manifiesta:
a) La Corporación Zona Rosa, además de llevar el registro de los movimientos de la
Contribución Especial en su contabilidad formal, lleva un registro independiente de
estos fondos el cual ha sido reportado a la Gerencia Financiera y Gerencia General
de Desarrollo Municipal. Se adjuntan cartas de remisión de informes y copia de los
tres últimos reportes presentados (anexo 8, remisión de informes de uso de
contribución especial), estando a su disponibilidad el resto de informes a su solicitud.
El convenio no establece lineamientos o formatos en que se deben llevar
contabilizados ni que este debe ser en formato de la Municipalidad.
b) Tal como lo establece el Convenio firmado “Entre la Asociación Comunal San Benito,
la Asociación Corporación Zona Rosa y la Alcaldía Municipal de San Salvador para la
implementación de proyectos en la Zona de Mejora Especial San Benito”, la
Asociación Corporación Zona Rosa es la autorizada para solicitar el financiamiento
bancario para la realización de las obras y la que deberá realizar los procesos de
contratación, bajo esta figura, la Corporación Zona Rosa tiene la obligación de
registrar en su contabilidad formal:
a) El ingreso de los fondos del financiamiento en el activo en su cuenta de bancos
contra el registro en la cuenta de pasivos del monto adeudado a la entidad
financiera.
b) Siendo Corporación Zona Rosa quien realiza las compras y la contratación de la
construcción de las obras, debe registrar en su contabilidad el activo, durante el
periodo de construcción en la cuenta 121 bienes no depreciables, y finalizada la
construcción en la cuenta 122 bienes depreciables, contra la cuenta bancos de
acuerdo a los pagos realizados a los contratistas, suministrantes e indirectos.
La Asociación Corporación Zona Rosa donará los bienes a la Municipalidad, una
vez extinguido el financiamiento lo cual se encuentra en proceso, pues
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simultáneamente la Corporación solicitará el comodato de los espacios
publicitarios para ser explotados.
c) Tal como se dio a conocer al quipo auditor y se adjunta una copia de la escritura
del Fideicomiso, este maneja diferentes cuentas para el manejo de diferentes
fondos así:
3006370109 Cuenta Operativa Fidesanbenito, para el manejo de los reportos y pago de comisión al banco.
3006389650 Financiamiento, para recibir los fondos provenientes del financiamiento bancario y pagar las obras y suministros del proyecto.
3006389628 Explotación Publicitaria, para manejar los ingresos de la venta de espacios publicitarios realizados por Asociación Corporación Zona Rosa.
3006389617 Contribución Especial AMSS, para recibir las transferencias de contribución de la AMSS y realizar los pagos de la cuota del financiamiento.
5000207804 Fidesanbenito, cuenta corriente para la emisión de cheques para pagos a proveedores.
Siendo que los fondos de la Contribución especial se manejan en la cuenta
3006389617 Contribución Especial creada específicamente para tal fin.
El banco otorgante del financiamiento como condición solicitó una orden
irrevocable de pago y el depósito de dos cuotas de reserva en la cuenta
5000206991 (ver anexo 9: carta de aprobación del financiamiento), por lo que esta
cuenta mantiene esas cuotas solicitadas por el banco Financiador.
Con el financiamiento Bancario se aprobó por parte de la Alcaldía Municipal de
San Salvador la emisión de una Orden de Pago Irrevocable, para que la
Municipalidad realizara el pago de las cuotas del crédito directamente al Banco,
por tanto finalizadas las obras el Fideicomiso dejo de cumplir los objetivos por los
cuales fue creado y se dio de baja mediante cruce de cartas (ver anexo 9: carta
de finalización del Fideicomiso), a partir de esa fecha la cuenta para el manejo de
los fondos del Fideicomiso es la misma cuenta en que están depositadas las dos
cuotas de reserva en Banco Agrícola N° 5000206991.
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Comentarios de los Auditores
Los comentarios remitidos por el Gerente Administrativo de la Corporación Zona Rosa
no superan los aspectos descritos en la presente observación, ya que estos no
desvirtúan las deficiencias señaladas según la documentación remitida, por los
siguientes aspectos:
a) La documentación que remite son notas dirigidas a la Gerencia Financiera y
Dirección General de Desarrollo Municipal con fecha 19/06/2014 y 26/02/2013
respectivamente, el cual incluye información que ya se tiene en los recibos que
elabora la AMSS (Contribución colectada por amss, comisiones cobradas por CAESS
por recolección, intereses de financiamiento pagados, capital de financiamiento
pagado y la disponibilidad), esa información no constituye registros contables.
Asimismo remite notas denominadas “Estado de uso de fondos de Contribución
Especial” y “Detalle de uso de fondos de contribución Especial”, estos no constituyen
estados financieros. Además según los comentarios vertidos por el Gerente
Administrativo de la Corporación ellos consideran que tienen la obligación de registrar
en su propia contabilidad las operaciones derivadas del fondo de transferencia,
cuando lo establecido es llevar la contabilidad formal e independiente de dicho fondo,
por lo que concluimos que lo observado se mantiene;
b) No se debe activar bienes en los estados financieros que no posea documentación
soporte (correspondiente a lugares o espacios públicos), además no remite
documentación que justifique lo argumentado;
c) Se está observando que para la administración de la Contribución especial se ha
administrado en 6 cuentas y según lo establecido en el Convenio es una cuenta.
VI SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES
No se evidenció antecedente de Informe de Auditoría anterior relacionado con el
Examen Especial, sobre el cual se tenga que efectuar seguimiento a recomendaciones,
razón por la cual en este apartado no se presentan dichos resultados.
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VII RECOMENDACIONES DE AUDITORIA
Para Subsanar las deficiencias señaladas del Hallazgo comunicado en el presente
informe, Recomendamos al Honorable Concejo Municipal gestionar y dar
instrucciones a las instancias según corresponda de lo siguiente:
Recomendación
A la Corporación Zona Rosa
1. Efectuar los registros contables de los hechos económicos derivados de la
administración de los fondos provenientes de la Contribución Especial de forma
independiente, en cumplimiento a lo establecido en el Convenio; o en su defecto
realizar la modificación al convenio en cuanto a lo establecido en la cláusula VI
numeral 5.
Al Comité Coordinador
2. Dar cumplimiento a lo establecido en el Convenio entre la Asociación Comunal San
Benito, la Asociación Zona Rosa y la Alcaldía Municipal de San Salvador , a efecto de
contar con una cuenta bancaria específica, denominada con el nombre del proyecto,
la que será integrada únicamente con los fondos transferidos.
VIII CONCLUSION
Después de haber desarrollado el objetivo de la auditoría, el alcance planificado y los
hallazgos determinados como resultado de la aplicación de los procedimientos
diseñados para el desarrollo del “Examen Especial al cumplimiento de Convenio
entre la Asociación Comunal San Benito y Asociación Corporación Zona Rosa y al
Alcaldía Municipal de San Salvador, correspondiente al periodo de junio de 2012 a
marzo de 2014”, concluimos que han existido incumplimientos a normativas técnicas y
legales, así como también deficiencias en la administración de los fondos de contribución
especial y deficientes registros contables; algunos de ellos han sido superadas en el
transcurso de la ejecución de la auditoria, quedando pendientes de subsanar el hallazgo
contenido en el presente informe.
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IX PARRAFO ACLARATORIO
El objetivo del examen fue evaluar el cumplimiento del Convenio celebrado entre la
Asociación Comunal San Benito, Asociación Corporación Zona Rosa y la Alcaldía
Municipal, correspondiente al período junio de 2012 a marzo 2014 y el cual se desarrolló
con el propósito de informar a las instancias competentes de la Municipalidad para la
toma de decisiones administrativas y/o legales pertinentes.
San Salvador, 23 de Febrero de 2015.
Dependencia Nombre
Alcalde Municipal : Dr. Norman Noel Quijano González.
Síndico Municipal : Lic. José Ernesto Criollo.
Comité Coordinador : Ing. Rene Oswaldo Ayala / Representante de la Municipalidad
: Ing. Alejandro Cáceres/Asociación Comunal de la Colonia San Benito
: Lic. Jorge Alberto Iraheta/Asociación Corporación Zona Rosa
Gerente Administrativo Corporación Zona Rosa : Lic. Gilberto Aguirre.
Comitê de Fiscalización
Corte de Cuentas
Archivo
P’T’S’.