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MUNICIPALIDAD DE MIRAFLORES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
(MAPRO)
GABINETE
2014
MlRAFLOAES 2014 g MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GABINETE
1. INTRODUCCiÓN
El Gabinete es el órgano de apoyo, encargado de coordinar la labor política municipal y técn ica
administrativa de la gestión municipal que desarrolla el Alcalde. Asimismo se encarga de
coordinar y organizar las presentaciones oficiales del Alcalde y sus representantes en eventos
nacionales e internacionales, de ser el caso. Está a cargo del Jefe de Gabinete, quien depende
jerárquica y funcionalmente del Alcalde.
Para llevar a cabo la referida función en la municipalidad, utiliza varios procedimientos internos
en el manejo de su documentación y decisiones internas; sin embargo, para efectos del presente
trabajo, se ha detallado sólo los procedimientos más importantes y frecuentes que ejecuta el
Gabinete de forma concisa, clara y rápida.
Es conveniente precisar que el presente Manual, ha sido elaborado conforme a lo establecido
en las "Normas para la Formulación de los Manuales de Procedimientos en Entidades Públicas"
aprobada por Resolución Jefatural N° 059-77 -INAPIDNR Y los lineamientos de la Directiva
N°001-2012-GM/MM denominada "Elaboración, Aprobación y Difusión del Manual de
Procedimientos de la Municipalidad de Miraflores", aprobada con Resolución de Gerencia
Municipal N° 016-2012-GM/MM de fecha 27 de enero del 2012.
En este sentido, el presente manual pretende dar a conocer los principales procedimientos
internos que se ejecutan en el Gabinete, los cuales han sido elaborados en cumplimiento estricto
de la normativa que exige contar con dicho instrumento de gestión .
Municipalidad de Miranores - Gerencia de Planificación y Presupuesto - Subgerencia de Raciona lización y Estadística - Ca. Tarata N° 160 píso 14 - Telf. 6177272
MlRAFlORES 2014
O MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GABINETE
11. INDICE
Pág. l . INTRODUCCiÓN .................................................................................................................... 01
11 . IN DICE .......................................................... ................ .............................. ... ........................ 02
111. DATOS GENERALES ........................................................... .. ........ .................... 04
3.1 Objetivos
3.2 Alcance
3.3 Órgano que elabora y fecha
3.4 Órgano que regu la, revisa y aprueba
IV. DATOS DEL PROCEDIMIENTO ........................................ ............. .. ... ...... . ... .... .. . 04
4.1. Denominación del procedimiento ....................................................................... 05
- Organizar eventos oficiales y actividades protocolares.
4.1.1 Código del procedim iento
4.1.2 Objetivo
4.1.3 Descripción
4.1.3.1 Detalle del procedimiento
.~Jli.iJiIi¿.i'> .1.4 Resultados , ! ~ ....
~';~ .... ~, .~ ~ .5 Tiempo estimado . ? ~c~ ~ :"1 E ~ .6 Usuarios
• <= III .~ \! «'
, ...... ~ .2. Denominación del procedimiento ............................................................... .... 08
. 1 Código del procedimiento
Objetivo
Descripción
4.2.3.1 Detalle del procedimiento
..
Municipalidad de Mirafiores - Gerencia de Planificación y Presupuesto - Subgerencia de Racionalización y Estadística - Ca. Tarata N° 160 piso 14 - Telr. 6177272
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MIRAFlORES
O MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
4.2.4 Resultados
4.2.5 Tiempo estimado
4.2.6 Usuarios
201 4
GABINETE
V. ABREVIATURAS Y GLOSARIO DE TÉRMI NOS ................................................................ 1 O
VI. DIAGRAMAS .................. ............... ....................................................................................... 10
Municipalidad de Miranores - Gerencia de Planificación y Presupuesto - Subgercncia de Racionalización y Estadística - Ca. Tarata N" 160 piso 14 - Telf. 6177272
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~ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GABINETE
111 . DATOS GENERALES
3.1 Objetivos
a) Presentar en forma clara , concisa y funcional los principales procedimientos del
Gabinete, relacionadas con las funciones que le atribuye el Reglamento de
Organización y Funciones (ROF).
b) Brindar información de las acciones que se siguen en la ejecución de los procesos
ejecutados para el cumplimiento de las funciones del Gabinete.
c) Verificar el cumplimiento de los procedimientos llevados a cabo por el Gabinete.
3.2 Alcance
El ámbito de aplicación del presente Manual de Procedimientos (MAPRO)
comprende a Gabinete.
3.3 Órgano que elabora y Fecha
Gabinete. Febrero 2014.
3.4 Órgano que regula, revisa y aprueba
Regula y revisa
Gerencia de Planificación y Presupuesto - Subgerencia de Racionalización y
Estadistica.
Aprueba
Alcaldia .
Municipalidad de Miraflores - Gerencia de Planificación y Presupuesto - Subgerencia de Racionalización y Estadística - Ca. Tarata W 160 piso 14 - Telf. 6177272
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tJ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GABINETE
IV. DATOS DEL PROCEDIMIENTO
4.1 Denominación del Procedimiento
Organizar eventos oficiales y actividades protocolares.
4.1.1 Código del procedimiento: 0.6.2.01
4.1.2 Objetivo
Planificar al detalle las festividades , ceremonias. las presentaciones oficiales y
actividades protocolares de la Municipalidad de Miraflores.
Base Legal
- Constitución Política de 1993.
Ley N" 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
Ley N" 27972, Ley Orgánica de Municipalidades.
- Ordenanza N" 347/MM, Aprueba la nueva estructura orgánica y el Reglamento
de Organización y Funciones (ROF) de la Municipalidad de Miraflores y
Modificatorias.
Municipalidad de MiraOores - Gerencia de Planificación y Presupuesto - Subgerencia de Racionalización y Estadística - Ca. Tarata W 160 piso 14 - Telf. 6177272
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MIRAflOfltES 2014 - 4 --·
QJ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GABINETE
4.1.3 Descripción
4.1.3.1 Detalle del Procedimiento
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE
A1 Coordina con la entidad el evento o actividad a desarrollarse. (10 minutos) Responsable de
Protocolo
Responsable de A2. Coordina una reunión . (30 minutos) Protocolo
A3 Coordina con la secretaria de alcaldia la agenda del Sr. Alcalde para separar Responsable de
fecha . (10 minutos) Protocolo
Responsable de A4 Coordina las invitaciones con GCII. (10 minutos) Protocolo
Gerencia de A5
Realiza el diseño de las invitaciones. (4 horas) Comunicaciones e
Imagen Institucional
AS Aprueba el diseño de las invitaciones. (30 minutos) Alcald la
A7 Elabora requerimiento y envia a SGLCP, para la elaboración de las Asistente de
invitaciones. (10 minutos) Protocolo
A8 Imprime invitación y elabora etiqueta con los nombres de cada invitado y Asistente de
envla al auxiliar administrativo para su reparto. (48 horas) Protocolo
A9 Reparte invitación. (72 horas) Auxiliar Administrativo
A10 Entrega cargo del reparto al asistente de protocolo. (10 minutos)
Auxiliar Administrativo
~11 Coordina con el Jefe de Gabinete la atención de los eventos o actividades a Responsable de
realizarse. (10 minutos) Protocolo
~:~ .. \ Jefe de Gabinete
-t Indica al asistente de protocolo, el protocolo a seguir. (10 minutos)
~13 Asistente de Coordina con las unidades orgánicas involucradas el acondicionamiento y la Protocolo
seguridad para realizar el evento o actividad. (10 minutos)
A14 Asistente de
Coordina con seguridad ciudadana y solicita escolta de gala. (10 minutos) Protocolo
1/~ Asistente de
ER o Coordina con tránsito. (10 minutos) Protocolo
UNA "' IA1 ;; Elabora requerimiento para solicitar arreglos y ofrendas florales y envla a Asistente de
Protocolo ,oj SGLCP. (20 minutos)
:::;;17 Responsable de Verifica y supervisa el armado del evento o actividad. (2 horas) Protocolo
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MIRAFLORES 2014 e MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GABINETE
A18
A1 9
A20
A21
Asistente de Elabora diplomas dependiendo del evento o actividad. (1 hora) Protocolo
Recibe y ubica a las autoridades e Invitados de acuerdo al evento o actividad. Responsable de
(20 minutos) Protocolo
Responsable de Recibe al Sr. Alcalde e informa las autoridades presentes. (10 minutos) Protocolo
Maestro de Inicia el evento o actividad. (2 horas) Ceremonia
4.1.4 Resultados
Llevar a cabo las presentaciones oficiales de los eventos o actividades de la
Municipalidad de Miraflores.
4.1.5 Tiempo estimado
El tiempo estimado para este procedimiento es de: 132 horas, 30 minutos.
4.1.6 Usuarios
Responsable de Protocolo, Asistente de Protocolo, Auxiliar Adm inistrativo,
Maestro de Ceremonia, Alcaldla , Jefe de Gabinete, Gerencia de Comunicaciones
e Imagen Institucional.
Munic ipalidad de Miranorcs - Gerencia de Planificación y Presupuesto - Subgerencia de Rac ionalización y Estadística - Ca. Tarata N° 160 piso 14 - Te lf. 6 177272
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MlRAflOflES 2014
O MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GABINETE
4.2 Denominación del Procedimiento
Sesión solemne.
4.2.1 Código del procedimiento: 0.6.2.02
4.2.2 Objetivo
Elegir la personalidad distinguida, a quien se le entregará medalla cívica de
Miraflores.
Base Legal
- Constitución Politica de 1993.
- Ley N' 27444 , Ley del Procedimiento Administrativo General.
Ley N' 27972, Ley Orgánica de Municipalidades.
Ordenanza N' 347/MM, Aprueba la nueva estructura orgánica y el Reglamento
de Organización y Funciones (ROF) de la Municipalidad de Miraflores y
Modificatorias.
Municipalidad de Miraflores - Gerencia de Planificación y Presupuesto - Subgerencia de Racionalización y Estadistica - Ca. Tarata N° 160 piso 14 - Telf. 6177272
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MlAAflOfl:ES 2014
O MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GABINETE
N°
A1
A2
A3
A4
AS
A6
4.2. 3 Descripción
4.2.3.1 Detalle del Procedimiento
ACTIVIDAD RESPONSABLE
Se reúnen para determinar la propuesta de personalidades a ser distinguidas. Regidores (1 hora)
Responsable de Se comunica con la personalidad que va ser distinguida. (20 minutos) Protocolo
Comunica a Secretaria General para su aprobación de Medalla Clvica de Responsable de Miraflores para personalidad distinguida, luego pasa a Alcaldla para su Protocolo aprobación en sesión ordinaria. (20 minutos) Aprueba en Sesión Ordinaria de Concejo, Medalla Clvica de Miraflores.
Alcaldía (30 minutos)
Entrega resolución de concejo a personalidad distinguida. (10 minutos) Responsable de Protocolo
Responsable de Desarrollo del evento en ceremonia . (2 horas) Protocolo
4.2.4 Resultados
Entrega de medalla cívica de M iraflores a personalidad distinguida.
4.2.5 Tiempo estimado
El tiempo estimado para este procedimiento es de: 4 horas. 20 minutos.
Usuarios
Regidores, Responsable de Protocolo, Alcaldía .
Municipalidad de Miraflores - Gerencia de Planificación y Presupuesto - Subgerencia de Racionalización y Estadística - Ca. Tarata N° 160 piso 14 - Telf. 6177272
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MlRAfLORES g MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
V. ABREVIATURAS Y GLOSARIO DE TÉRMINOS
ROF.
MAPRO.
Reglamento de Organización y Funciones .
Manual de Procedimientos.
VI. DIAGRAMAS
2014
GABINETE
Municipalidad de Miranores - Gerencia de Planificación y Presupuesto - Subgerencia de Raciona lización y Estadística - Ca. Tarata N° 160 piso 14 - Te lr. 6177272
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· ......... o RESPONSABLE DE PROT_?~~lO 1
( INICIO ) ¡
Coord ina con la entidad el ~ento o acUvidad a
desarrollarse
~ Coordina una reunión
t Coordina con la secretaria de
alcaldía la agenda del Sr. Alca lde para separar fecha
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Coordina con el Jefe de Gabinete la atención de los eventos o
actividades a realizarse
I
PROYECTO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCtDIMIENTO
ORGANIZAR EVENTOS OFICIALES Y ACTIVIDADes FECHA
PROTOCOLARES
ETAPA FLUJOGRAMA
DEPENDENCIA GABINETE REGISTRO CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 0.6 .2.01 2014 Pag.01
GABINETE GERENCIA DE COMUNICACtoNES E
I IMAGEN INSTITuaONAl AlCAlOIA
ASISTENTE oe PROTOCOLO AUXILIAR ADMINISTRATIVO JEFE DE GABINETE - - _.- -- --- - -
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DEPENDENCIA
ASISTENTE DE PROTOCOLO
y Coordina con las unidades orgánicas Involucradas el acondicionamiento V la
seguridad para realizar el evento o actividad
~ Coordina con seguridad
ciudadana y solicita escolta de gal.
~ Coordina con tránsito
+ Elabora requerimiento para solicitar arreglos y ofrendas
florales y envía a SGLCP
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FlUJOGRAMA
GABINETE
I
PROCEDIMIENTO ORGANIZAR EVENTOS OFICIALES Y ACTIVIDADES PROTOCOLARES
REGISTRO CÓOKiO DEL PROCEDIMIENTO: 0.6 .2.01
GABINETE
RESPONSABLE DE PROTOCOLO - -- ---
Verifica y supervisa el armado del evento o
actividad
Recibe y ubica a las autoridades e ~ invitados de acuerdo al evento o
actividad
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I MAESTRO DE CEREMONIA
2014
Recíbe al s~. Alcalde e informa las I _1 autOridades presentes
Inicia el evento o actividad
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Elabora diplomas dependiendo I¡"~I-______________ __ -' del evento o actividad
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Pag.02
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-_. PROYECTO MANUAL DE PROCEDIM IENTOS SESiÓN SOLEMNE PROCEDIMIENTO FECHA
ETAPA FLUJOGRAMA g DEPENDENCIA GABINETE REGISTRO CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO; 0.6 .2.02 2014
GABINETE
RESPONSABLE DE PROTOCOLO
Se comunica con la personalidad que va ser distinguida
Comunica a Secretaria General para su aprobación de Medalla Cívica de
I I
REGIDORES
Se reúnen para determinar la propuesta de personalidades a
ser distinguidas
I
Miraflores para personalidad distinguida, .. 1---------------------------------' luego pasa a Alcaldia para su aprobación
en sesión ordinaria
AlCAlDIA
Aprueba en Sesión Ordinaria de Concejo, Medalla (Ñica de
Miraflores
Entrega resolución de concejo a ~I .I------------------------------------------------___ -' personalidad distingulda
FIN
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