montaje del sig
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AUDITORÍA DE COSTOS
MÓDULO 3.
Montaje del sistema de
información de costos (SIG)*
*Carlos Augusto Rincón Soto
Compilado: Wilson Antonio Velastegui Ojeda
Mail: [email protected]
CONTENIDOS
Montaje de SIG
Entrada de Información
Procesamiento de información
Salida de información
Conceptualización del sistema de costos
Objetivos del SIG
El papel del sistema de información contable (SIC) y de la contabilidad de costos en el sistema de
información de costos (SIG)
Sistemas de costeo híbridos
Pasos para desarrollar un montaje de sistema de información de costos
Paso 1. Diagnóstico y planeación del proceso de implementación
Paso 2. Análisis y diseño de la estructura del SIG
Paso 3. Costos y análisis de implementación del SIG
Paso 4. Ubicación, contratación del personal para el desarrollo del montaje del sistema de costos
y capacitación
Paso 5. Recolección de la información y análisis de los documentos e información a parametrizar
Paso 6. Pruebas (auditoria de informática)
Paso 7. Integración del sistema de información de costos al proceso gerencial
Estudios de factibilidad en el montaje del SIG
Ciclo de vida de un sistema de información de costos (SIG)
Ejemplo del SIG
Modelo actual
Modelo sugerido
• Los sistemas de información son estructuras de procesos que
sirven para recopilar, procesar y entregar información de manera continua, durante el proyecto o proceso. Los tipos y formas de
sistemas son establecidos según las necesidades de los
entornos (externos e internos) que tiene la organización.
• Los entornos externos, planteados como económicos,
fiscales, sociales y tecnológicos, particularizan unos
requerimientos y posibilidades de manejo de la información
que deben ser analizados antes del diseño del sistema.
Después de analizar los requerimientos de los entornos
externos se plantean los requerimientos de los entornos
internos, como finanzas, mercadeo, producción, personal y
gestión del riesgo. Los entornos afectan de manera directa
lo requerimientos de los sistemas de información, si el
Estado propone un impuesto sobre las consignaciones,
entonces el sistema debe recaudar esa información y
reportarla. La economía se organiza y pone reglas
financieras y económicas como tipos de leasing; y la
información debe reportar sus cualidades y estrategias,
entre otras.
Efecto de los entornos en los SIC
• ENTORNO TECNOLOGICO
• ENTORNO POLITICO Y SOCIAL
• ENTORNO LEGAL
• ENTORNO ECONOMICO
FINANZAS PRODUCCION
MERCADEO PERSONAL
Tomado de: Delgadillo, D. (2001) El sistema de información contable. Cali,
Colombia: Universidad de Valle.
SIC
El profesor Diego Delgadillo, en su libro El sistema de
información contable, decía:
• «La importancia de la información contable no tiene
discusión. Desde una pequeña empresa comercial hasta la gran
organización transnacional requieren de información contable…
El sello distintivo de una empresa con éxito es su área
contable bien administrada. Dicho de otra manera, no hay
empresa con éxito que no haya solucionado sus problemas de
información contable».
• Para comprender el proceso de montaje de sistemas de
información de costos es preciso conceptualizar de manera
breve y sustancial sobre lo que se debe entender por
sistema(s) de información y así continuar con lo que se puede
conocer como sistema de información de inversión empresarial
(SIG) o sistema de información de costos (SIG)*.
*Según el libro costos, decisiones empresariales se define costo y gasto
como las inversiones que hace la empresa con la expectativa de tener beneficios
presentes y/o futuros, por lo tanto, decir costos o gastos es lo mismo que decir
inversión no solo se plantea para las inversiones en capitales, sino también para
las inversiones de producción. (Rincón & Villarreal, Op.Cit)
Cuando se habla de sistemas de
información se hace referencia a un
conjunto de elementos como: personas,
documentos, procedimientos, técnicas e
informes, que involucran diversas áreas
funcionales de una organización,
interactuando como un todo y con un
objetivo en común: proporcionar
información financiera e indicadores de
costos empresariales para análisis de
la eficiencia y efectividad en cuanto
al uso de los recursos. Al decir
eficiencia de los recursos se hace
mención a los controles de los
consumos, a las necesidades reales de
la empresa. Cuando se habla de
efectividad del uso de los recursos se
hace referencia al consumo vs. Los
ingresos, relacionando esta diferencia
con la rentabilidad, o sea que tan
efectivo es el uso de recursos para
obtener beneficios financieros reales.
Evaluación de las metas de la empresa
Indicadores – Resultados de la empresa
Informes
Metas – Indicadores financieros
Diseños procesos del SIG
Infr
aes
truc
tura
Per
sona
s
Info
rma
ción
Soft
wa
re
Proceso para el montaje del
SIG
Montajes de SIG
• Es importante tener en cuenta que para desarrollar un SIG la
primera tarea a emprender es plantear el problema, esto se
hace antes del diseño del sistema. Para estos procesos es
importante identificar los indicadores de costos, los cuales
serán los resultados finales, es decir las Metas de todo el
SIG, que servirán como información para el análisis, control
y evaluación de la realidad empresarial y productiva. Después
de identificar los indicadores de costos, que debe obtener el
SIG, se tiene que crear la infraestructura según las
necesidades de la información de la empresa, teniendo en
cuenta la instalaciones de la organización, el personal que
va a trabajar en el proceso, la información que se debe
recoger y las aplicaciones informáticas que se implementaran
y apoyaran los procesos planteados, según el diseño del SIG.
• Los informes que entregan los procesos del SIG deben servir para
obtener los indicadores de costos planeados como meta del SIG.
Los mismos deben servir para controlar, evaluar, analizar y tomar
decisiones. Los procesos del SIG deben ser ejecutados según el
diseño y las metas del SIG, o sea obtener los indicadores de
costos
Las empresas modernas necesitan conocer a profundidad que
deben medir, donde es conveniente hacerlo, en que momento,
con qué frecuencia y quien debe medir, como se debe medir y
como se van a difundir los resultados; quien y con qué
frecuencia va a revisar y/o auditar el sistema de obtención
de datos, etc. (Néstor Díaz Granados Sarmiento)
Los procesos requieren controles: control se define como las
políticas, procedimientos, prácticas y estructuras
organizacionales diseñadas para brindar una seguridad
razonable, para garantizar que los objetivos del sistema
están trabajando bien; o sea que los informes están
generando los indicadores de costos necesarios y los datos
son confiables y reales. Los procesos de control del sistema
hacen parte de los procesos de la auditoría de costos. Se
brinda un aseguramiento al buen funcionamiento del sistema
de información de costos.
• La obtención de una revisión objetiva del nivel de desempeño
propio de una empresa no es sencilla. ¿Qué se debe medir y
cómo? Las empresas deben medir donde se encuentran y donde
se requieren mejoras, e implementar un juego de herramientas
gerenciales para monitorear estas mejoras.
• Un sistema de información cumple tres actividades básicas:
entrada, procesamiento y salida de información
ESTRUCTURA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE
Entrada de información: es el proceso mediante el cual el sistema de
información toma datos que requiere para procesar la información.
Estas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas
que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las
automáticas son datos o información que provienen o son tomados de
otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfaces
automáticas.
Procesamiento de información: es la capacidad del sistema de
información para efectuar cálculos y análisis de acuerdo con una
secuencia de operaciones preestablecidas. Estos procesos pueden
efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien
con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas
permite la trasformación de datos fuente en información que puede ser
utilizada para la toma de decisiones, con lo que hace posible, entre
otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección
financiera a partir de los datos que contiene, como ejemplo, un
estado d resultados o un balance general de un año base.
Salida de información: la salida es la capacidad de un sistema de
información para sacar la información procesada o datos de entrada al
exterior. Es importante aclarar que la salida de un sistema de
información puede constituir la entrada a otro sistema de información
o modulo.
Con base en lo anterior, es oportuno aclarar que un sistema de
información de costos no es un subsistema de información
contable o un elemento de este último; debido a que el SIG como
herramienta de análisis de la inversión empresarial difiere
sobre la contabilidad de costos. Es un concepto más amplio, es
una herramienta fundamental para el control de gestión y la
toma de decisiones de inversión empresarial.*
* El modelo de restricciones plantea que un sistema de inversión empresarial, SIG, debe analizar
la rentabilidad que proveen los recursos calculados en los sistemas de información de costos
Conceptualización de un sistema de costos
Sistema de costos: es el conjunto sistemático de procesos con
que se recopilan los datos de consumos, egresos y productividad
de una empresa; para adjudicarlos, por medio de un modelo de
costeo, a los productos y reconocer los ingresos y las
utilidades individuales y generales, definiendo indicadores
financieros de costos que sirvan para toma de decisiones
gerenciales.
El sistema de información de costos está constituido por el
conjunto de procedimientos preestablecidos destinados a cubrir
las necesidades de información de un ente, en lo referido a las
actividades de producción de bienes y servicios que el mismo
realiza, cuantificando los recursos utilizados en dichas
actividades y relacionándolos con los productos obtenidos y los
servicios prestados. A su vez, estos procedimientos comprenden:
Un sistema computarizado, software de
costos, que, integrado al resto de los
sistemas de la organización, capta y
procesa, en forma instantánea, los datos
necesarios para emitir información de
forma anticipada e histórica, para la
adecuada gestión y toma de decisiones de
inversión.
Procedimientos operativos ejercidos tanto
en forma previa (acciones sobre el input)
como posteriormente (tratamiento y
destino del output) al procesamiento
electrónico referido. Es decir, que los
procedimientos que conforman el sistema
alternan acciones computarizadas con
métodos de ejecución personal; estos
últimos referidos a traslados entre
sectores, autorizaciones o cualquier otra
rutina no computarizada.
Objetivos del SIG
El SIG tiene como objetivo fundamental cubrir en forma integral
las necesidades de información del ente en lo concerniente a la
actividad de producción de bienes y servicios, vinculando los
recursos utilizados con los productos obtenidos, proporcionando
elementos claves para la inversión empresarial. Este objetivo
puede sintetizarse en los siguientes conceptos que constituirán
las salidas del sistema:
La información resultante de las transacciones contables por
los hechos registrables que ocurran en el desarrollo de la
actividad de producción de bienes y servicios. Este producto
del sistema de costos constituye el módulo contabilidad de
costos, que no solo se integra dentro del sistema de
información de costos (SIG), sino también a otros sistemas de
información en la empresa como el contable(SIC), siendo parte
integrante del mismo.
Los registros contables son elaborados en base en:
Los criterios contables asumidos en forma interna por la
organización.
Las normas legales y técnicas dispuestas externamente.
La información no necesariamente basada en registros contables que
tanto los sectores operativos como de dirección o de gestión requieran
para la toma de decisiones. Esta información es elaborada en función
de las normas internas del ente en cuanto a:
Unidades de medida, dado que estas salidas pueden ser elaboradas en otras
unidades monetarias, diferentes a la utilizada por la contabilidad o en
unidades no monetarias.
Periodicidad, independiente de los ciclos contables, generalmente con mayor
frecuencia que estos, es decir, referida a unidades de tiempo menores.
Variables a controlar, teniendo en cuenta que pueden existir variables que en
la contabilidad estén contenidas con otras y, que con fines operativos o de
control, sea conveniente su individualización o viceversa.
Agrupamiento de la información, dado que las variables consideradas podrán
agruparse con criterios diferentes a los de los registros contables.
Relaciones y comparaciones entre las variables o sus agrupamientos
determinando relaciones proporcionales y comparaciones de tiempo y espacio.
Diversidad, dado que un mismo tipo de información podrá mostrarse en
diferentes formatos según el uso al que está destinada, preservando la
uniformidad únicamente en los casos en que sea utilizada para efectuar las
relaciones y comparaciones mencionadas en el punto anterior.
El papel del sistema de información contable (SIC)
y de la contabilidad de costos en el sistema de
información de costos (SIG).
El sistema de información contable se define como el conjunto
de procedimientos preestablecidos destinados a captar,
procesar y registrar la información sobre hechos ocurridos; y
al proceso de obtención de los estados contables de una
empresa. Dichos estados deben poseer integridad, en relación
con la captación de la realidad económica y financiera del
ente; esta captación tiene que abarcar todas las áreas
susceptibles de generar hechos registrables. Una de esas
áreas, quizá la principal, será la de producción de bienes
y/o prestación de servicios, plasmada en los estados
contables a través de la contabilidad de costos, debido a que
esta se enfoca a organizar, ordenar y reportar las
transacciones económicas de manufactura con el fin de la
elaboración de estados contables patrimoniales y de
resultados periódicos, sobre todo mensuales.
Se considera entonces a la contabilidad de costos como un
módulo integrante del sistema de información contable que,
por la particular complejidad de la realidad que representa,
no es genuino del sistema de información contable sino
provisto por el SIG.
Además, la contabilidad de costos no configura exactamente lo
que podría llamarse una entrada al SIC, sino un tramo que
ambos sistemas tienen en común y en el que se hayan
superpuesto porque no son datos en estado bruto, sino que ya
ha surgido un proceso de transformación primaria en el
sistema de información contable de donde provienen. Es
información elaborada que concluirá su procesamiento en el
SIG, al integrarse al resto de la información que este
sistema contiene y completara convenientemente lo que el
mismo requiere para cumplir su objetivo.
En el gráfico se aprecia
cómo se relacionan el
sistema de información
contable, el sistema de
información de costos y la
contabilidad de costos en la
empresa. De los diferentes
sectores de la organización
se reciben datos referidos a
sus actividades y se les
envía la pertinente
información. A su vez, los
otros sistemas de
información existentes en la
empresa entregan y reciben
información de ambos
sistemas.
Sistemas de costeo híbridos
El sistema de costos requerido en una empresa no siempre se
ajusta exactamente dentro de un sistema, método y/o modelo de
costeo, sin requerir de elementos de otros modelos o parte de
los productos y la planta requieran de otros métodos más
complejos o sencillos. El sistema de costeo depende de las
necesidades de información y control que requiere la gerencia de
las actividades y dependencias de la empresa, por esa misma
razón se debe proyectar un sistema de costos a las necesidades
de la gerencia y dirección y no solo del sistema de costos.
Los sistemas híbridos son la unión de varios sistemas, métodos y
modelos de costos que se amoldan a las necesidades de la información
de la dirección de la empresa. Estos sistemas son más flexibles y se
enfocan minuciosamente en las actividades o sectores donde se requiere
mayor o menor información, disminuyendo el costo del montaje del
sistema y recolección de datos donde no es necesaria información tan
detallada. Con un modelo híbrido una empresa puede implantar un
sistema de costos por órdenes de producción y costos por procesos o en
línea al mismo tiempo; pues, algunos de sus productos requieren un
seguimiento diferente o el mismo producto se requiere costear y
analizar de diferentes maneras.
Una empresa puede implementar una asignación para sus CIF de planta con
costos por actividades y la parte administrativa y ventas con un sistema
de asignación por departamento o viceversa; según sea la necesidad en
reconocimiento de sus costos. Esto lleva a que el sistema de costos se
enfoque donde la empresa más requiera la información detallada, con los
indicadores de costos planteados y arrojados por el análisis del sistema,
que ayudaran a la gerencia a tomar los controles y decisiones
administrativas.
Tener un sistema rígido autoritario, en una empresa que requiere un
sistema flexible, puede llevar a obtener mayor o menor información a
requerida, siendo el sistema de costo insuficiente o, por lo contrario,
saturado de informa que no se va a analizar y que puede significar sobre
costos de proceso para obtener datos no requeridos.
Dentro del inventario hay productos que son perecederos y otros que no,
por lo tanto, requieren cuidados diferentes y modelos de control
distintos. No porque estén en una misma empresa es necesario utilizar un
mismo método de control de inventarios, cada producto, según su necesidad,
debería tener su control. Por ejemplo, los perecederos deben utilizar
kardex con método de control primeros en entrar, primeras en salir y los
no perecederos deben emplear el método promedio ponderado
Sin embargo, en algunas empresas se implementa un solo método sea porque
el software no tiene la capacidad de identificar diferentes métodos o
porque el sistema instaurado por el ingeniero de costos es muy rígido y no
acepta variedad de métodos, así se tenga variedad de productos.
Es importante tener flexibilidad en los sistemas de control del
inventario, ya que, una empresa al tener sistemas de costos promedio
ponderado como único sistema puede estar teniendo perdidas por falta de
control a los productos perecederos. Las necesidades de la información de
costos y el control de los datos e indicadores de las empresas deben ser
diferentes y el sistema de costos debe ser flexible para adecuarse a la
necesidad de cada organización.
Las empresas deben implementar sistemas de costos al tamaño y necesidad de
las organizaciones. Un sistema de costos muy complejo para una empresa
pequeña será muy costoso y la información que ofrecerá será mayor a la
necesaria; esto haría que la administración siguiera dirigiendo con los
indicadores de siempre, o con los que maneja habitualmente. Por su parte,
un sistema de costos muy sencillo, con pocos indicadores de costos, para una
compañía grande, puede ser insuficiente, dado que la gerencia requiere mayor
información para hacer una dirección efectiva. Un sistema de costos muy
complejo, en una empresa pequeña será como un motor de tractor en un carro
pequeño, y a la inversa; el carro pequeño se dañara rápido dado que no
soportara la vibración del motor de tractor, o en el caso contrario ni
siquiera lo alcanzara a mover. Cada SIG se debe realizar teniendo en cuenta
la necesidad de la empresa, eso es lo que plantean los sistemas de costos
híbridos.
Pasos para desarrollar un montaje de sistema de
información de costos
Cada organización es única y tiene su propia combinación exclusiva de
hombres, recursos económicos, maquinas, materiales y métodos. No solamente
son diferentes los componentes individuales de la organización, sino
también el grado de evolución de su sistema de información para la
administración. Esta singularidad hace necesario que cada empresa
desarrolle las especificaciones propias de su sistema de información de
costos, mediante una evaluación sistemática de su ambiente interno y
externo y de su punto de vista, de acuerdo con sus propias necesidades. Es
por ello que, con base en estudios sistemáticos, se han desarrollado siete
pasos que deben ser tenidos en cuenta para el adecuado montaje de un SIG
(Sistema de información de inversión empresarial o sistema de información
de costos) en una empresa:
Paso 1. Diagnóstico, planeación del proceso de implementación.
Paso 2. Análisis y diseño de la estructura del SIG.
Paso 3. Costos y análisis de implementación del SIG.
Paso 4. Ubicación, contratación del personal para el desarrollo del montaje del
sistema de costos y capacitación.
Paso 5. Recolección de la información y análisis de los documentos e información
a parame trizar.
Paso 6. Pruebas informáticas al SIG.
Paso 7. Integración del sistema de información de costos al proceso gerencial.
Paso 1. Diagnóstico, planeación del proceso de
implementación.
Diagnóstico General: en esta etapa es necesario realizar un trabajo
preliminar de investigación en campo que permita satisfacer las siguientes
características:
Actividad (es) de la empresa.
Producto(s) de la empresa.
Problemas y necesidades de la organización.
Ventajas y distintivos de la empresa.
Estudio del sector económico.
Examinar costos y utilidades relativas al mercado y a la empresa.
Evaluar el sistema de información de costos vigente, métodos y usos (SIG
actual).
Identificar los principales segmentos de la empresa.
Conocer los principales procesos dentro de cada segmento.
Cuantificar las principales fuentes de diversidad y complejidad (volumen,
producto, servicio, cliente, proceso y costo).
Recolección de planes de gerencia.
Conocer las necesidades de la gerencia.
Es por ello, que se hace necesario la aplicación y algunas observaciones
preliminares sobre documentos, procedimientos, informes contables y
financieros, técnicas y funciones que tiene la empresa y sus elementos en
la actualidad.
Planeación: una vez hecha una observación preliminar de la organización en
cuanto a su estructura, funcionamiento, esencia e impacto en su entorno,
versan las siguientes características que se deben tener en cuenta para
una adecuada implementación:
Alcance del proyecto
Sistema de costo requerido
Tiempo de montaje del sistema de costos, y cronograma de trabajo.
Personal requerido como:
Líder o director del proyecto, es el más importante, tiene la
responsabilidad de planificar, controlar y dirigir las actividades del
proyecto. A menudo, estas responsabilidades suponen las coordinaciones
integración de actividades llevadas a cabo en diferentes unidades
organizacionales. Por ende, es deseable que posea las siguientes
cualidades: capacidad de liderazgo, aptitud para seleccionar el personal
más capacitado, comprensión técnica, competencia en las actividades de
gestión, presteza, capacidad de decisión y de previsión (aptitud para
anticiparse a los problemas y aportar soluciones), versatilidad y
flexibilidad.
Analistas dedicados
Consultores externos
Recurso requerido (equipos, dinero, etc.)
Toma de conciencia en la fábrica y gerencia
Plan de trabajo: independientemente del tamaño de un proyecto de SIG este
debe contener un plan que especifique las actividades que deben
realizarse; su coordinación en el tiempo, los recursos necesarios (donde y
quien llevara a cabo dichas actividades, necesidades de “software”,
“hardware” , entre otros), los costos asociados y la forma en que las
tareas serán controladas.
El plan de trabajo debe:
Proporcionar un resumen del proyecto a los directivos de la empresa.
Ser comprensible para todas las personas que lo utilizan.
Permitir tanto al director del proyecto como a los destinatarios
supervisar el progreso del proyecto desde las etapas iniciales del
mismo.
Ser un documento base, que cuenta con las aprobaciones del cliente y
que se puede actualizar mediante un procedimiento formal.
Ser flexible fácilmente modificable.
Proporcionar en detalle las actividades críticas.
Estar basado en estimaciones de costos apropiados y ajustarse a los
recursos disponibles.
Ser compatible con los planes de otros proyectos que comparten los
mismos recursos
El plan de proyecto varía dependiendo de la situación, complejidad y
alcance, pero hay elementos esenciales que siempre deben estar presentes.
Entre los más importantes a incluir se destacan:
Un resumen del proyecto, escrito en un lenguaje simple y comprensible
para cualquier persona, que indique los “productos entregables” de
forma que, cuando se produzcan se pueda comprobar que se ajustan al
plan.
Una lista de los hitos alcanzables. Un hito representa un suceso o un
evento del que algún miembro del proyecto se hace responsable, y que
se utiliza para medir el progreso del proyecto.
Un plan que defina los mecanismos de comunicación entre la
organización de desarrollo y los destinatarios del sistema.
Los procedimientos y estándares que se van a aplicar.
Una especificación del proceso de revisión que determine quién, cómo y
cuándo se va a revisar el proyecto y con qué propósito.
Un diagrama de descomposición del trabajo.
Una lista del personal del proyecto y su asignación en relación a la
estructura de descomposición del trabajo que se ha establecido.
Un diagrama que muestre la secuencia de las actividades en el tiempo y
su relación entre ellas.
Presupuestos y calendarios para todas las tareas que tienen un
responsable.
Diagrama de flujo de costos (DFC): son diagramas que representan procesos
o funciones que debe llevar a cabo un sistema en distintos niveles de
abstracción y los datos que fluyen entre las funciones. Los procesos más
complejos se descomponen en nuevos diagramas hasta llegar a procesos
sencillos. El DFC es la técnica más importante del análisis estructurado y
se emplea en todas las metodologías de análisis y diseño estructurado.
Pero este a su vez debe estar acompañado por un diccionario de datos (DD),
el cual contiene el conjunto de definiciones de los datos que aparecen en
el DFC; ya sea almacenados o indicados en los diferentes flujos de datos.
El diccionario de datos se crea a la vez que los DFC durante el proceso de
análisis del sistema, el cual deben estar diseccionado sobre:
Fórmulas de producto.
Diagrama de flujo de información.
Diagrama de información contable.
Manuales de procedimiento.
Manuales de funciones.
Diccionario de indicadores.
Diccionario de procedimientos, procesos y/o actividades.
Diccionario de driver o inductores.
Ejemplo de un diagrama de flujo de costos
Sistema de información contable de costos de fabricación
MOVIMINETOS DE CUENTAS CONTABLES DE COSTOS PUC, DECRETO 2650/93
Productos de servicios: bienes intangibles
1420 contratos en ejecución
1417 obras en urbanismo
Productos industriales: bienes tangibles
1410 inventario de productos en proceso
1415 obras de construcción en curso
1425 cultivos en desarrollo.
Paso 2. Análisis y diseño de la estructura del SIG.
Análisis del sistema de información actual: en esta tarea se lleva a cabo
el estudio de los sistemas de información actuales afectados por el
proceso de planificación del SIG. Para cada sistema de información se
recogen, al menos, las características básicas relativas a datos, software
de aplicación, procesos de la organización a los que da soporte y de qué
forma lo hace, flexibilidad, carencias, riesgos y posibles amenazas.
En función del tipo de información y de los objetivos de su estudio se
recopila además, para cada uno de ellos, información procedente de
diversos puntos de vista (la opinión de usuarios de los sistemas de
información, de analistas de desarrollo y de personal de operación, entre
otros).
Diseño del SIG (ESTRUCTURA): El siguiente formato permitirá que la empresa
se identifique y sobre esas mismas claves puede establecer sus
lineamientos en el SIG de acuerdo con sus necesidades:
Estructura:
El sistema de información de costos se estructura de acuerdo con:
a) El sistema de acumulación de los costos:
Sistema de costos por lotes u órdenes
Sistema de costos por línea o proceso continúo.
b) El modelo de costeo:
Absorbente y/o
Directo
c) Los elementos de costeo directo:
Materia prima:
Documento de control de consumo
Inductores
Estándares
Estado de resultados
Mano de obra:
Inductores
Documento de control de tempo
Estándares
Estado de resultados
Servicios:
Inductores
Documentos de control
Estándares
Estado de resultados
Inductores: es cuando el costo de materia prima, mano de obra o servicios se
totaliza de manera real y es asignado al producto por medio de un inductor que
ayude a porcentual izar el consumo.
Estándar: existe una ficha técnica estándar de consumo del costo de materia
prima, mano de obra y servicios, el cual se toma el valor real de consumo a las
órdenes de producción.
Documento de control: es cuando el costo es controlado por medio de un documento
y enviado a la hoja de costos de la orden de producción según se vaya causando.
La materia prima por remisión, la mano de obra por control de tiempo por O.P. y
los servicios por remisión o factura de venta del servicio.
Estado de resultado: es cuando el costo no es asignado al producto sino que es
tomado como un gasto.
d) El método de control de inventarios:
Periódico
Permanente:
PEPS (primeras en entrar, primeras en salir)
UEPS (ultimas en entrar, primeras en salir)
Promedio ponderado
Retail
Individual
Inductores: es cuando el costo de materia prima, mano de obra o servicios se
totaliza de manera real y es asignado al producto por medio de un inductor que
ayude a porcentual izar el consumo.
Estándar: existe una ficha técnica estándar de consumo del costo de materia
prima, mano de obra y servicios, el cual se toma el valor real de consumo a las
órdenes de producción.
Documento de control: es cuando el costo es controlado por medio de un documento
y enviado a la hoja de costos de la orden de producción según se vaya causando.
La materia prima por remisión, la mano de obra por control de tiempo por O.P. y
los servicios por remisión o factura de venta del servicio.
Estado de resultado: es cuando el costo no es asignado al producto sino que es
tomado como un gasto.
d) El método de control de inventarios:
Periódico
Permanente:
PEPS (primeras en entrar, primeras en salir)
UEPS (ultimas en entrar, primeras en salir)
Promedio ponderado
Retail
Individual
e)El método de determinación de los costos:
Costos históricos, reales o resultantes
Costos presupuestados:
Estándares
Estimados
Variaciones:
Totales
Precio (costo)
Capacidad (precio)
Topes o bandas:
Altos
Bajos
f)Asignación de los costos de fabricación indirectos (CIF) por;
Estado de resultados (gastos)
Producto:
General
Individual
Departamento
Proceso
Actividades
g)Método de asignación de costos de fabricación indirectos(CIF)
Directo
Escalonado
Algebra lineal
Integral
h)Asignación de los gastos por:
Estado de resultados (gastos)
Producto:
General
Individual
Departamento
Proceso
Actividades
i) Método de asignación de costos de fabricación indirectos (CIF)
Directo
Escalonado
Algebra lineal
Integral
Dada una de estas unidades de costeo puede ser utilizada con un fin propio
(costo del producto) o una etapa necesaria para obtener otra unidad de costeo
(el costo por hora máquina de un proceso como inductor de costos de la carga
fabril). Es importante destacar que la utilización combinada y adecuada de las
distintas unidades de costeo es una herramienta idónea para obtener objetivos
del costeo tales como:
Establecer el costo de paralización de actividades
Establecer el costo de la capacidad ociosa
Decidir entre fabricar o comprar
Elaborar presupuestos flexibles
Además es pertinente tener presente:
Análisis de la capacidad instalada (propiedad (planta y equipo), personal y
recursos financieros)
Receta de producción (manuales de procedimientos)
Determinación de costos de los productos (directos e indirectos)
Determinación de los costos (fijos, variables, o mixtos)
Análisis del punto de equilibrio (empresa, actividades y productos)
Análisis del mercado
Determinación de la asignación de los costos indirectos de fabricación
Determinación de los costos unitarios
Análisis de rentabilidad (empresa, actividad y producto)
Análisis del punto máximo de rentabilidad.
Paso 3. Costos y análisis de implementación del SIG.
Después de conocer las necesidades y el diseño del sistema de información
de costos, se pasa a demandar u software que cumpla con las
características que requiere la empresa. Cuando se obtiene primero el
software y después se analizan las necesidades se tiende a cumplir con las
características del software y no con las necesidades de la empresa. Las
aplicaciones informáticas son elaboradas con parámetros que se ajustan a
ciertas empresas y se busca que estos tengan aplicaciones generales en
otras organizaciones, mas no existe una total estandarización para todas
las empresas.
Características que debe tener la empresa que vende el software:
Ser una empresa constituida
Tener soporte técnico
Tener manuales elaborados
Entregar listados de clientes – historial
Demostrar con suficiencia los cumplimientos de las necesidades de
la empresa.
Si no encuentra una empresa con tales características se puede mandar a
elaborar el software con una organización legalmente constituida y que el
listado de clientes demuestre que es una empresa responsable. El contrato
con la empresa debe identificar obligatoriamente los manuales y los
soportes técnicos.
La evaluación del precio del software depende de las diferentes
alternativas existentes y del cumplimiento de los elementos establecidos.
De acuerdo con lo anterior, los costos más usuales que se deben tener en
cuenta son:
Costos de personal informático implicado en el proyecto
Costos de consultoría
Costos de software adicional
Costos de hardware adicional
Costos de infraestructura (obras, mobiliario, etc.)
Costos d capacitación de usuarios
Costos continuos (alquiler de equipamiento y software,
mantenimiento del sistema, entre otros).
Costos de oportunidad (los recursos que se invierten en el proyecto
no pueden participar en otros proyectos que llegaran a seguir y que
sean más rentables).
Paso 4. Ubicación, contratación del personal para
el desarrollo del montaje del sistema de costos y
capacitación. En este paso la planificación y la ejecución del montaje versan sobre:
Necesidades en el alcance del trabajo
Análisis del perfil laboral
Ubicación del personal de la empresa que se requiere y avaluación
del perfil
Contratación de nuevo personal
Cronograma de trabajo del personal
Capacitación para la utilización del SIG
Tabla de evaluación del personal
Cultura y adaptabilidad en el proceso de montaje de los sistemas de
información de costos (SIG): tanto la cultura y adaptabilidad como el
adecuado proceso de montaje del SIG en una empresa están dados por los
siguientes elementos:
•
Crear sistemas y normas: el gerente de la empresa debe comunicar y
establecer las normas, en primer término, que los líderes y/o
directores de cada área deben apoyar al líder del proyecto del SIG con
la información que este pedirá para organizar el sistema de costos.
Concientización: el gerente debe concientizar a todos los trabajadores
y líderes de áreas, en la importancia del sistema de información de
costos que se va a implementar dentro de la empresa, exigiendo la
colaboración de todos.
Estrategias: el líder del proyecto del SIG debe planear las
herramientas con las cuales podrán recaudar la información de las
diferentes áreas, sin perturbar los procesos productivos. Para esto
debe realizar reuniones con los líderes de las diferentes áreas con
miras a que estos apoyen el proceso y planifiquen el desarrollo de las
estrategias planeadas.
Educación: instruir a las personas sobre lo que es el sistema de
costos y al personal que va a desarrollar las labores de acumulación,
digitación e impresión de la información.
Planes de acción: es el desarrollo de la acumulación de la información
y montaje de nuevos procesos para recolección de información,
digitación e implementación de indicadores.
Seguimiento: el líder el proyecto del SIG debe analizar si el montaje del
sistema se adecua a los p0lanes iniciales del SIG y al sistema que
requiere la empresa.
Estos elementos permiten que cada uno de los componentes que hacen pare de
este proceso de diseño y montaje pueda, de forma adecuada, cumplir con las
expectativas empresariales de sistematizar todo lo relacionado con proceso
de costos en su organización.
Seguimiento: el líder el proyecto del SIG debe analizar si el montaje
del sistema se adecua a los p0lanes iniciales del SIG y al sistema que
requiere la empresa.
Estos elementos permiten que cada uno de los componentes que hacen pare de
este proceso de diseño y montaje pueda, de forma adecuada, cumplir con las
expectativas empresariales de sistematizar todo lo relacionado con proceso
de costos en su organización.
Paso 5. Recolección de la información y análisis de
los documentos e información a par amerizar.
Técnicas y/o métodos de información: las técnicas de recolección de
información tienen como objetivo obtener un análisis sustancial para
alimentar y parametrizar el nuevo SIG. Por ello, es oportuno traer a
colación las técnicas de recolección de información más utilizadas y
adecuadas, entre las que se encuentran:
Entrevista: es quizás la técnica más empleada y la que requiere una
mayor preparación (y experiencia por parte del analista). En ella el
desarrollador entrevista a uno do los futuros usuarios del SIG.
Cuestionarios: resultan útiles para recoger información de un gran
número de personas en poco tiempo, especialmente en situaciones en que
se da una dispersión geográfica o disparidad de horarios de trabajo.
Desarrollo conjunto de aplicaciones: se crean equipos de futuros
usuarios y desarrolladores que se reúnen para trabajar conjuntamente
en la determinación de las características que debe tener el software
para satisfacer las necesidades de los usuarios.
Prototipo: consiste en la construcción de un modelo o maqueta del
sistema que permite a los usuarios evaluar mejor sus necesidades,
analizando si el prototipo que ven tiene las características de la
aplicación que necesitan.
Observación: consiste en observar cómo funciona la unidad o el
departamento que se requiere informatizar. Aporta grandes ventajas
sobre las otras técnicas, ya que se pueden analizar todos los detalles
del proceso y se llega a captar mejor el funcionamiento real de la
empresa (que a menudo no coincide con los métodos informados
“oficialmente”), así como el ambiente en el que se va a desarrollar el
proyecto y se va a instalar el futuro sistema.
Estudio de documentación: en casi todas las organizaciones existen
documentos que describen el funcionamiento de las mismas, que van
desde planes estratégicos hasta manuales de operación. El analista
debe estudiar la documentación para hacerse una idea de las normativas
que rigen a la empresa. También es conveniente que recopile muestras
del material impreso que se utiliza (tablas, reportes, etc.), ya que
permiten apreciar los datos que se manejan y como se los opera.
Desarrollo conjunto de aplicaciones: se crean equipos de futuros
usuarios y desarrolladores que se reúnen para trabajar conjuntamente
en la determinación de las características que debe tener el software
para satisfacer las necesidades de los usuarios.
Prototipo: consiste en la construcción de un modelo o maqueta del
sistema que permite a los usuarios evaluar mejor sus necesidades,
analizando si el prototipo que ven tiene las características de la
aplicación que necesitan.
Observación: consiste en observar cómo funciona la unidad o el
departamento que se requiere informatizar. Aporta grandes ventajas
sobre las otras técnicas, ya que se pueden analizar todos los detalles
del proceso y se llega a captar mejor el funcionamiento real de la
empresa (que a menudo no coincide con los métodos informados
“oficialmente”), así como el ambiente en el que se va a desarrollar el
proyecto y se va a instalar el futuro sistema.
Estudio de documentación: en casi todas las organizaciones existen
documentos que describen el funcionamiento de las mismas, que van
desde planes estratégicos hasta manuales de operación. El analista
debe estudiar la documentación para hacerse una idea de las normativas
que rigen a la empresa. También es conveniente que recopile muestras
del material impreso que se utiliza (tablas, reportes, etc.), ya que
permiten apreciar los datos que se manejan y como se los opera.
Tormenta de ideas (Brainstorming): es una técnica que fomenta la
creatividad. Muy utilizada en publicidad, diseño industrial, diseño
gráfico. etc. consiste en reuniones de cuatro o preferiblemente de 10
personas (futuros usuarios) en las cuales, en una primera etapa, se
sugieren toda clase de ideas sobre el tema en cuestión; sin efectuar
ningún juicio de valor sobre las mismas, a pesar de que algunas ideas
perezcan disparatadas. En una segunda fase se efectúa un análisis
detallado de cada propuesta, en algunos casos se recomienda crear una
tabla para ponderar las ideas. Se propone la utilización de este tipo
de reuniones como medio para identificar un primer conjunto de
requisitos en aquellos casos en los que no están muy claras las
necesidades que se deben cubrir.**
En la práctica, es habitual efectuar combinaciones de diversas técnicas
para recoger información de los usuarios. Los cuestionarios, la
observación in situ y el estudio de documentación son técnicas que, por si
solas, no bastan para obtener la información necesaria para el análisis.
Por ello, se suelen emplear además con las entrevistas y el desarrollo
conjunto de aplicaciones. El prototipo constituye una técnica muy
especial, ya que implica una forma distinta de concebir el desarrollo del
software. No obstante, para construir un primer prototipo y tener un
mínimo conocimiento de las necesidades del usuario debe recurrirse a las
otras técnicas.
**Tornado de: http://www.gestiopolis.com/canales/emprendedora/articulos/46/brainstorming.htm.
Ver también: http://www.infomipyme.com/Docs/GT/Offline/Empresarios/Brainstorming.htm
Determinación de documentos a parametrizar en el SIG:
Documentos de almacén:
Entrada de materia prima
Entrada de materiales
Salida de materia prima
Salida de materiales indirectos
Devolución de materiales a almacén
Devolución de materia prima a proveedor
Devolución de materiales indirectos a proveedor
Gasto de materia prima (daños defectuosos, desperdicios)
Gasto materiales indirectos (daños defectuosos, desperdicios)
Documentos de mano de obra:
Relación de mano de obra directa
Relación de mano de obra indirecta
Documentos de servicios:
Relación de uso de servicios
Requisición
Documentos de CIF:
Documentos de producción que alimentan la hoja de costos.
Hoja de costos por orden de trabajo:
Materia prima:
Salida de materia prima a la orden de producción y al dpto. o
proceso.
Devolución de materia prima de la O.P. al almacén.
Mano de obra:
Relación de tiempos por orden de producción de mano de obra
directa.
Servicios:
Relación de costos de servicios por orden de producción.
Costos indirectos de fabricación:
Relación de materiales indirectos (dpto. actividades, productos)
Relación de mano de obra indirecta (dpto. actividades, productos)
Relación de servicios indirectos (dpto. actividades, productos)
Relación de gastos de transportes (dpto. actividades, productos)
Relación de gastos de depreciación (dpto. actividades, productos)
Relación de gastos de espacio (dpto. actividades, productos)
La salida de material indirecto puede relacionarse con este documento, no
necesita tener la orden de producción.
El inventario dañado en bodega debe darse por una salida de inventario y
cargada a la cuenta 7305. El manejar esta información provee un control
que puede ayudar a disminuir este sobre – costo si se conoce la situación
en que se incurrió.
El inventario dañado en proceso tiene que cargarse a la orden de trabajo
correspondiente. Los supervisores deben tener información de estos
sucesos, de esta manera, cuando las variaciones muestren las diferencias
pueden soportar cuales han sido los percances.
Estos documentos contabilizaran el costo real de producción. Los
estándares calculan el costo presupuestal, que será comparado al final con
el costo real para obtener los cálculos de las variaciones.
Paso 6. Pruebas (auditoria de informática)
Antes de introducir los sistemas de costos y los programas informáticos de
costos a un trabajo continuo de introducción de datos y reportes se deben
hacer pruebas de confiabilidad para aceptar que los datos de salida son
cálculos exactos o al menos lógicos.
Las pruebas son las mismas que se desarrollan para un programa contable.
Cuando se tiene un sistema anterior que todavía es confiable o semi-
confiable se deben manejar los dos sistemas por uno o do meses, hasta
estar seguros de que el proceso se controla de manera estable se califica
que el nuevo sistema es sólido. Si no se tiene desarrollado o el sistema
anterior no es confiable se trabaja solo el sistema nuevo y se califica de
manera manual, haciendo los cómputos en bases en hojas de cálculo.
La parametrización del sistema informático de costos es una tarea
dispendiosa y se debe hacer con profesionales en el tema. Introducir
datos, inductores o porcentajes erróneos será igual o peor que no tener
ningún sistema, ya que los resultados finales serán discordantes con la
realidad de la empresa. Y se tomarán decisiones posiblemente también
equivocadas, ocasionando potenciales perdidas económicas y estructurales
en la empresa.
Pasos para desarrollar las pruebas:
Revisar la parametrización según el estudio de costos realizados
Introducir datos piloto de entrada de producción y verificar los
resultados, calculándolos de manera manual.
Introducir 10 datos reales de producciones anteriores y verificar los
resultados, ya sea con el software precedente o de manera manual en
una hoja de cálculo.
Poner datos del mes anterior y verificar resultados.
Introducir datos del mes actual, manejando los dos programas.
Evaluar y empezar a utilizarlo como único programa.
Paso 7. Integración del sistema de información de
costos al proceso gerencial.
La gerencia debe aprender a utilizar la información financiera de costos
para la planeación y la toma de decisiones. De nada sirve invertir en
información de gerencia de costos si esta no se utiliza para hacer más
competitiva y rentable la empresa.
Estudios de la factibilidad en el montaje del
SIG.
Cuando se van a ejecutar en la práctica, los proyectos de desarrollo de
sistemas de información de inversión empresarial se caracterizan por la
escasez de recursos y por la dificultad de cumplir los plazos
establecidos. Por lo tanto, antes de proceder a su desarrollo, debe
evaluarse su factibilidad y analizar los riesgos que conlleva su
ejecución. Es por ello que un estudio de factibilidad debe abordar los
siguientes aspectos:
Factibilidad técnica: conocidas la funcionalidad, el rendimiento esperado
y las restricciones definidas en el estudio preliminar, el estudio de
factibilidad técnica consiste en determinar si el SIG es realizable. Deben
contestarse preguntas tales como: ¿puede llevarse a cabo el proyecto con
el equipamiento actual y el personal y la tecnología disponibles?, en
caso de requerir nueva tecnología ¿Qué probabilidades hay de que pueda
desarrollarse?
Factibilidad económica: su propósito es determinar si el beneficio
esperado compensa los costos. Deben darse respuestas a cuestiones tales
como: ¿Existen suficientes beneficios en la creación del sistema para ser
que sus costos sean aceptables? o, en la forma inversa, ¿son tan altos los
costos como para que el proyecto no deba llevarse a cabo?
Factibilidad operativa: su objetivo es determinar si el SIG se puede
implantar de manera efectiva en la organización. Se deben contestar
preguntas tales como: ¿se utilizara el SIG si se lo desarrolla y pone en
marcha?, ¿el nuevo sistema se ajusta a la filosofía de la empresa y a la
cultura del personal?, ¿habrá resistencia por parte del personal?, ¿puede
coordinarse con los métodos existentes y las prácticas de trabaja actual?,
entre otras.
Factibilidad legal: dilucidar si los requisitos definidos atentan contra
alguna ley o reglamento o violan disposiciones legales de contratos y/o
responsabilidad civil. Generalmente, se le suele prestar más atención al
análisis económico de tipo costo-beneficio, que debe permitir seleccionar
la alternativa más apropiada y prever las necesidades financieras. Un buen
análisis debe tener en cuenta no solo los elementos tangibles que se puede
valorar directamente, tales como gastos de equipo, tiempo empleado en el
desarrollo, salarios pagados, entre otros; sino también los intangibles,
que no se pueden valorar con presión y suelen ser subjetivos. Entre ellos
pueden mencionarse las ventajas económicas de contar con mejor información
para decidir o beneficios económicos de tener un mejor entorno de trabajo.
En general, el análisis costo – beneficio de un proyecto de montaje de SIG
se desarrolla en forma gráfica. Este se observara en el siguiente tema
“ciclo de vida de un sistema de información de costos (SIG)” en donde se
muestra que tan beneficioso va a resultar el proceso para la empresa.
Ciclo de vida de un sistema de información de
costos (SIG) Uno de los principales problemas que enfrentan las empresas en la actualidad es
definir un marco de referencia común, en el que se especifique las actividades,
tareas y procesos que deben llevar a cabo durante la implementación de un
sistema de información y que pueda ser empleado por todas las personas que
participen en el desarrollo. Las actividades a las que se hace referencia
abarcan el estudio de la factibilidad y la toma de la decisión de llevar a cabo
el proyecto, el desarrollo del mismo, la utilización del sistema y el
mantenimiento del mismo durante su vida útil. Todas las actividades que
pertenecen a este periodo son las que conforman el ciclo de vida del sistema.
Este ciclo abarca, por lo tanto, toda la vida del sistema, comenzando con su
concepción y finalizando cuando ya no se lo utiliza. A menudo también se habla
de ciclo de desarrollo, que, como se discutirá en secciones posteriores, es un
subconjunto del anterior (empieza en el análisis y finaliza con la entrega del
sistema a los usuarios).
Procesos del ciclo de vida según la norma ISO 12207–1
De acurdo con la norma ISO 12207-1 los procesos que deben contemplar en el
ciclo de vida del software son los que se detallan en la figura. Como se
observa, las actividades se agrupan en cinco procesos principales, ocho procesos
de soporte y cuatro procesos generales o de la organización. Es importante
recalcar que esta norma no fomenta u especifica ningún modelo concreto de ciclo
de vida, gestión de software o metodología de desarrollo. Tampoco prescribe como
deben llevarse a cabo las actividades (Martínez A., pág. 47).
Procesos principales**
Los procesos principales son aquellos que resultan útiles o en los que
participan personas que inician o realizan el desarrollo, la explotación el
mantenimiento del sistema durante su ciclo de vida. Estas personas son
principalmente los compradores, los proveedores, el personal de desarrollo, los
operadores de usuarios y el personal de mantenimiento.
Los procesos principales que identifica la norma son:
Procesos de adquisición: contiene las actividades y las tareas que el
comprador, el cliente o el usuario realiza para adquirir un sistema. También
incluye la preparación y publicación de una solicitud de ofertas, la
selección de los proveedores y la gestión de la adquisición hasta la
aceptación de producto.
Proceso del suministro: comprende las actividades que realiza el proveedor.
Se inicia con la decisión de preparar una propuesta para responder a una
petición de un cliente o por la firma de un contrato con un comprador para
proporcionar un producto de hardware y software.
También comprende la identificación de los procedimientos y de los recursos
necesarios para gestionar y garantizar el éxito del proyecto, incluyendo el
desarrollo de los planes del proyecto.
**Martínez Aparisi, Albert. A4Ml-Ciclo de desarrollo de sistemas. Valencia: Departamento de
organización de empresas de la Universidad Politécnica de Valencia.<http://es.scribd.com/
doc/70800S86/45/Procesos-de-apoyo>
Procesos de desarrollo: contiene las actividades de análisis de
requisitos, diseño, codificación, integración, pruebas, instalación y
aceptación. Entre sus principales actividades pueden mencionarse:
Análisis de los requisitos del sistema: se especifica en los
requisitos del sistema, incluyendo las funciones y capacidades que
debe poseer, los requerimientos de seguridad, de interacción de
hombre- máquina, de interfaces de operaciones y de mantenimiento, etc.
Diseño de la arquitectura del sistema: se establece la arquitectura de
alto nivel, en la cual se identificara los principales componentes de
hardware y software del sistema.
Análisis de los requisitos de software: se establecen y se documentan dichos
requisitos, incluyendo aspectos tales como especificaciones funcionales,
interfaces externos, requisitos de aceptación, detalles de seguridad y
protección, referencia de integración hombre - máquina, definición de los
datos con los que se trabajara, requerimiento de bases de datos, de
instalación y de aceptación de software entregado.
Diseño de la arquitectura de software: se transforma los requisitos del
software en una arquitectura o estructura de alto nivel que identifica a sus
componentes principales. También se elabora una versión preliminar de los
manuales de usuario y de la documentación del sistema.
Diseño detallado del software: se realiza un diseño detallado de cada
componente, incluidas las bases de datos. Se completan los manuales de
usuarios se definen y documentan los requisitos que deben cumplir las
pruebas de cada documento de software.
Codificación y prueba del software: se desarrolla el documento en los
distintos componentes y las bases de daros. Posteriormente, se prueba
cada uno de ellos para asegurarse de que satisface los requisitos
estipulados previamente. Se continúan completando los manuales de
usuario.
Integración del software: se integran los componentes del software y
se prueban según sean necesario. Se continúa la actualización de los
manuales de usuario.
Prueba del software: se lleva a cabo la prueba de cualificación en
función de los requisitos estipulados.
Integración del sistema: se integra los elementos de software y
hardware junto con las operaciones manuales.
Pruebas del sistema: es análoga a la del software, pero se debe llevar
a cabo d acuerdo con los requisitos de calificación estipulados para
el sistema.
Instalación del sistema en el entorno de explotación final donde va a
funcionar.
Soporte del proceso de aceptación del sistema.
Proceso de explotación u operación: incluye las actividades vinculadas
a la utilización de sistema y al soporte operativo a los usuarios.
Procesos de mantenimiento: surge cuando el sistema necesita que se
lleven a cabo modificaciones, ya sea en el código o en la
documentación asociada, debido a un error, una deficiencia, un
problema o la necesidad de mejora o adaptación originada por nuevos
requerimientos. El objetivo es modificar el sistema existente
manteniendo su consistencia. Este proceso puede incluir las
actividades de migración un nuevo entorno operativo.
Procesos de soporte:
Estos procesos sirven de apoyo al resto y se aplica en cualquier punto del
ciclo de vida. Los procesos de soporte identificados por la norma son los
siguientes.
Proceso de documentación: registra la información producida por un
proceso o actividad del ciclo de vida.
Procesos de gestión de la configuración: este proceso aplica
procedimientos administrativos y técnicos durante todo el ciclo de
vida del sistema para:
Controlar la modificaciones (por ejemplo, la modificación al
sistema fue realizada por la persona z) y las versiones de los
elementos que compones el sistema (ejemplo, la última versión del
programa es la 8.5).
Registrar e informar sobre el estado de los elementos que conforman
el sistema y las peticiones de modificación.
Controlar el almacenamiento, la logística y la entrega de los
elementos.
Proceso de aseguramiento de calidad: conjunto de actividades
planificadas y sistemáticas necesarias para aportar la confianza en
que el producto (hardware – software) va a satisfacer los requisitos
estipulados de calidad.
Proceso de verificación: determina si los requisitos de un sistema
están completos y son correctos. Puede ser responsabilidad de una
organización de servicios cuyo caso, se denomina proceso de
verificación independiente.
Proceso de validación: sirve para determinar si el sistema cumple con
los requisitos previstos para su uso.
Proceso de revisión conjunta: este proceso se ocupa de la evaluación
del sistema durante una actividad de un ciclo de vida. Las revisiones
conjuntas son pertinentes tanto a nivel de gestión como nivel técnico
a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto.
Proceso de auditoria: permite establecer. En lo hitos predeterminados
si se han cumplido los requisitos, los planes y el contrato.
Proceso de resolución de problemas: este proceso posibilita el
análisis y la eliminación de los problemas (disconformidades con los
requisitos o el contrato) descubiertos durante el desarrollo, la
explotación, el mantenimiento u otro proceso, el objetivo es aportar
un medio apropiado y documentado para asegurar que todos los problemas
descubiertos se analizaran y eliminaran.
El fin no es implementar un sistema de costos complejo sino es necesario
porque volverá lento el proceso de acumulación y manipulación de
información y de toma de decisiones y por lo tanto el crecimiento, las
estrategias y posicionamiento de la empresa. Es lo mismo que ponerle el
motor de un tracto camión a un automóvil, se pone lento el automóvil
porque su infraestructura (llantas, amortiguadores,…) no resiste tal
presión. De igual manera sucede al relacionar un tractor con un motor de
automóvil, anduviera muy lento y se dañara rápidamente.
S1= sistema inicial de
información de costos.
S2= sistema nuevo de
información de costos.
R1= nivel máximo de
satisfacción del S1.
R2= nivel máximo de
satisfacción del S2.
En la figura se observa un proceso normal de implementación de un nuevo
sistema de información. Se denomina proceso normal, debido a que es casi
necesario que el grado de satisfacción del SIG inicial disminuya para que
se pueda implementar uno nuevo, de acuerdo con el crecimiento de la
empresa
Sistema de información adecuado
Cuando el segundo SIG se implementa tarde.
P= en este punto los datos no satisfacen las necesidades de
información, en otras palabras, el SIG ya no es utilizado para la
consulta y debida toma de decisiones por parte de la gerencia. Es un
punto de crisis total de información de costos, ya no es normal.
Este es un caso en el cual se implementa un SIG muy sofisticado
(ejemplo, un SAT) cuando la empresa no lo necesita en el momento, ya
sea, debido a su tamaño o a que sus exigencias de información no son muy
rigorosas y/o complejas. Como se menciona en párrafos anteriores, es
igual a (ponerle un motor de un tracto camión a un automóvil”, no se
aprovecha la inversión realizada en el mismo.
Se debe realizar el diseño de costos que el especialista crea pertinente
para cada ejercicio según su conocimiento y apreciación de la
información, además tiene que indicar que otra información requiere para
analizar.
Ejemplo del SIG
• La empresa TRE Ltda.; tiene el siguiente modelo de costos adecuado a
un sistema contable. La empresa cree que no le funciona o no le
permite obtener el control de la información de los costos para toma
de decisiones. Modelo actual
Descripción del modelo actual del sistema de costos de la empresa:
El modelo que se tiene en la empresa es por el sistema costos por órdenes
de producción. Por un lado, se maneja un modelo absorbente para los costos
de producción directos de materia prima, mano de obra y CIF. Por otro lado
el control de los inventarios se realiza con el modelo permanente por
medio del kardex, utilizando en método promedio ponderado. El cálculo de
los CIF se hace de manera real, llevándolos al costo del producto con
modelo general y con asignación directa. El cálculo de los gastos
administrativos y de ventas es llevado al estado de resultado, sin pasar
por el producto.
Problemas del sistema para la empresa.
• La forma de calcular los costos directos es por documentos según
consumos real, pero no tienen comparación con el estándar, según ficha
de lo que deberían consumir realmente, para obtener un inductor de
desperdicios de materia prima.
• En el cálculo de la mano de obra no se analiza el consuno del costo
real.
• Los costos por servicios directos de maquila son enviados directamente
al estado de resultado, quedando como un gasto administrativo.
• El control d los inventarios para los productos perecederos se hace
con el método promedio ponderado.
• No existe estudio de los estándares de producción de los costos
directos. Por lo tanto no se conoce si están existiendo desperdicios
en el consumo de la materia prima. Igualmente no se identifican los
desperdicios de tiempos de producción y de los costos totales.
• El método de la asignación de los CIF no deja ver la mezcla de
servicios que presta entre departamentos.
• La asignación de los gastos administrativos y de ventas debe hacerse
al producto y conocer los costos totales unitarios.
Recomendaciones:
Deben hacerse estudios y calcular los costos directos e indirectos de
producción y realizar las fichas técnicas de cada producto.
Tiene que crearse los documentos de control para los consumos reales
de materia prima, mano de obra, servicios y CIF.
Se debe manejar el inventario de materia prima perecedera con el
método PEPS (primeras en entrar, primeras en salir).
Es necesario hacer el estudio de presupuestos para calcular los costos
estándar, teniendo en cuanta el cálculo de variaciones con sus
respectivos cálculos de topes, ya que se trata de una empresa con
muchos productos.
La asignación de los CIF debe hacerse con el método escalonado.
Se deben asignar los gastos administrativos y de ventas al producto
con el método por procesos y asignación escalonada
Modelo sugerido
Bibliografía
Auditoría de Costos
Carlos Augusto Rincón Soto