monitoreo en los departamentos productivos
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MONITOREO EN LOS DEPARTAMENTOS
PRODUCTIVOS
MONITOREO
Organización
Toda empresa, sea pequeña, mediana o
grande, debe aplicar el proceso administrativo
(previsión, planeación, organización,
integración, dirección y control).
Para que su funcionamiento sea eficiente, ello
le permite crear una estructura interna eficaz
en la que se enmarquen, deleguen, coordinen
y controlen todas las actividades de la
empresa.
Organización
Organización, es toda aquella entidad social
en la que varias personas interactúan con el
propósito de alcanzar objetivos específicos.
También debe entenderse que al organizaruna empresa,
recursos con
se armonizan todos los
que cuentan (humanos,
materiales e intangibles), para la consecución
de sus objetivos, hasta convertirla en un
sistema en el cual se proyecten y controlen
todas las funciones de la empresa
Organización
La organización de una empresa permite,
establecer un sistema con características de
funcionalidad y orden además de coordinar y
controlar sus funciones con eficiencia,
asegurando el rendimiento adecuado de todos
los recursos disponibles, todo lo anterior con
el propósito de alcanzar sus metas mediante
una estructura precisa que clarifique una
división de actividades y muestre como se
relacionan estas, el grado de especialización
que alcanzan y su jerarquía o autoridad
Estructura Organizacional
Es la interacción de las partes que componen
una empresa; especifica la división de
actividades y muestras de la relación entre
funciones o actividades y tiene como
elementos fundamentales:
Estructura Organizacional
La especialización de actividades, que es
la agrupación en unidades de trabajo, también
llamada departamentalización.
La estandarización, que uniforma de
manera congruente las instrucciones y
normas a partir de políticas y procedimientos
hacia los subordinados
Estructura Organizacional
La Coordinación, que posibilita la armonía
y coincidencia de todas las actividades de la
empresa para alcanzar sus objetivos.
El tamaño, con el cual se determina si una
empresa es pequeña, mediana o grande y
bajo qué sistema trabajará:
Centralizado, descentralizado o mixto
Estructura Organizacional
Mediante la estructura organizacional se
puede visualizar si la empresa se maneja bajo
un sistema centralizado, descentralizado o
mixto para la toma de decisiones.
En principio para lograr una adecuada
organización del departamento de compras,
se deben considerar los siguientes aspectos:
Objetivos
Determinar con
departamento
claridad
de
los objetivos del
compras que
indiscutiblemente serán congruentes con los
de la empresa
Funcionalidad:
El trabajo debe ser coordinado para alcanzar
los objetivos propuestos
Organización:
Se debe establecer el tipo de organización
que más se adapte a las necesidades y
propósito de la empresa y crear la estructura
organizacional que defina el sistema bajo el
cual trabajará
SISTEMA DE CONTROLINTERNO
Las empresas deben mantener un sistema decontrol interno que proporcione unaseguridad razonable de que:
1.- Las transacciones son registradas con el
conocimiento y autorización de la gerencia.
2.- Las transacciones son registradas como necesarias para permitir la preparación de estados financieros confiables y dar cuenta de los activos.
AMBIENTE DE CONTROL
Los factores del ambiente de control incluyen:
1)Integridad y valores éticos.
2)Compromiso de ser competentes.
3)Junta directiva o comité de auditoria.
4)Filosofía y estilo operacional de la gerencia.
5)Estructura organizacional.
6)Asignación de autoridad y responsabilidad.
7)Política y prácticas de los RRHH
Monitoreo
Es un proceso que evalúa la calidad delcontrol interno en el tiempo. Se hacepara saber si está operando en laforma esperada y si es necesario hacermodificaciones.
Diseñar y Realizar Pruebas Adicionales de los Controles
Las pruebas para monitorear la efectividad del CI, incluyen:
1)Indagaciones al personal apropiado del cliente.
2)Inspección de documentos e informes.
3)Observación de la aplicación de controles.
4)Realizar nuevamente los controles.
MONITOREOVerifica de manera continua el cumplimiento de las metas y
objetivos prioritarios establecidos por los ministerios ydepartamentos administrativos, para hacer realidad loslineamientos del Plan de desarrollo y de los planes y programasprioritarios de una empresa.
Instrumentos:
• Cartilla de metas• Hoja de vida de los Indicadores• Plan Indicativo Sectorial• Sistema de Indicadores Sectoriales
EVALUACIÓN
Hacer análisis exhaustivos del funcionamiento, impacto y evolución de las principales políticas y programas de la empresa.
Instrumentos:Evaluaciones de impacto
Evaluaciones rápidas
Agenda de evaluaciones
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SISTEMA EVALUACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN
• OBJETIVO:
• Generar información de desempeño e introducir prácticas para mejorar la calidad de la gestión.
• Eficiencia en la asignación de recursos
• Eficiencia en el uso de los recursos
• Transparencia
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ASPECTOS DE LA EVALUACIÓN
•
•
•
Diseño
Organización y Gestión
Resultados:
•
•
•
Eficacia/Calidad
Eficiencia
Economía
•
•
•
Sostenibilidad (capacidades institucionales)
Justificación de la continuidad
Recomendaciones
Departamento de Compras
Comprar supone el proceso de localización yselección de proveedores, productos (materias primas,
adquisición de componentes o
artículos terminados), luego de negociacionessobre el precio y condiciones de pago, así comoel acompañamiento de dicho proceso paragarantizar su cumplimiento de las condicionespactadas.
En términos de mercadotecnia,
comprar es adquirir por un precio en
dinero algún bien, derecho o
mercancía.
Departamento de
Compras
Es el que se encarga de hacer
las compras para cumplir con
las necesidades de un negocio
y de mantenerlo abastecido, de
los inventarios etc.
Existen diversas razones por las que las compras
adquieren especial importancia en toda la actividad
industrial, comercial y de servicios siendo éstas: la
participación del departamento de compras en la
obtención de utilidades, la fijación del precio de
compra, la fijación del precio de venta, la operación
eficiente de la inversión, y, los costos y sustitución
de materiales.
Objetivos generales y específicos de
un departamento de compras
• Establecer normas y políticas,de acuerdo con las condicionesy necesidades de la empresa.
• Buscar y adquirir al preciojusto, en la cantidad necesaria,con la mejor calidad, elproducto controlado, dentrodel menor tiempo posible, concapacidad y disponibilidadadquisitiva asegurada, y concumplimiento honesto.
• Desarrollar y administrar las
• compras.
• Establecer proveedores bienevaluados.
• Estar informados de los cambiostecnológicos que puedan surgiren el uso de nuevos materiales,para poder traducirlos en ahorrode costos, mejora de calidad demateriales o artículos, mejora deservicios de adquisición y
• distribución.
Los objetivos generales
Los objetivos específicos
• Mantener los inventarios alnivel más bajo posible, pero lo
satisfactoriamentesuficiente para alimentar
lasnecesidades de producción.
• Encontrar y desarrollar fuentes de abastecimiento.
• Localizar nuevos materiales y productos.
• Asegurar buen servicio de losproveedores, incluyendoentrega rápida y calidadadecuada de los artículos.
• Implantar políticas de compra que beneficien a la empresa.
• Desarrollar óptimos procedimientos y controles.
• Mantener un costo deoperación económico en eldepartamento de compras, queestará equilibrado con losbuenos resultados obtenidos.
• Informar a los directivos de la
o materialescompañíaproductospudiesen afectar a
sobre cambios deque
laorganización.
• Reunir información y hacervaloración sobre proveedoresactuales y potenciales.
• Mantener comunicacióndinámica y constante con losejecutivos de la empresa, quedirecta o indirectamente,determinen cuáles serán losprogramas de producción paraconocerlos y tomaroportunamente los pasos paraabastecer sus necesidades
• Cooperar con otrosdepartamentos de la empresa(ventas, recursos humanos,producción, contabilidad, etc.)que soliciten sus servicios.
la aprobación dede calidad sobre
• Obtener control nuevosque requieran un
artículos o artículosproveedor
nuevo. Para este propósito sedeberán obtener muestras delos proveedores potenciales.
•Estar al día de los avancesexistentes en métodos y técnicasde compras.
• Vigilar que el personal del áreacumpla en forma eficiente losprocedimientos establecidos.
• Puntualizar conducta
normas demoral.
• Obtener utilidades para la empresa.
Ventajas de un Sistema Centralizado
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Un mayor control sobre el volumen de las
compras
Facilita el control de las piezas compradas,
así como la calidad de las mismas
Mayores descuentos en grandes
volúmenes de compras
Utiliza menos personal de compras
Ventajas de un Sistema Centralizado
Permite procedimientos uniformes y un
mejor control sobre ellos
Existe mejor control de inventarios, con la
consiguiente disminución de inversiones
Evita duplicidad de funciones
Reduce considerablemente el papeleo
DEPARTAMENTO DE
PRODUCCION
La sección de producción en la industria puede considerarse como el corazón de la misma, y si la actividad de esta sección se interrumpiese, toda la empresa dejaría de ser productiva.
El objetivo de un gerente de fabricación o producción es elaborar un producto de calidad oportunamente y a menor costo posible.
En el departamento de producción se tienen las
actividades de:
Medición del trabajo.
Ingeniería de producción.
Análisis y control de fabricación o manufactura.
Planeación y distribución de instalaciones.
Control de la producción y de los inventarios.
Control de Calidad.
SISTEMAS DE PROCESAMIENTO DE
TRANSACCIONES (TPS)
• sistemas informáticos que efectúan y registran las transacciones diarias rutinarias, necesarias para la marcha del negocio capturan y procesan transacciones para hacerlas disponibles para laorganización.
Características:
Nivel: Operacional, con tareas, recursos y metas predefinidos.
Entrada: Transacciones, eventos.
Procesamiento: Clasificación, listado, actualización, etc.
Salida: informes detallados, listas, resúmenes
Usuarios: personal de operaciones.
Planificación de recursos empresariales
son sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía comprometida en la producción de bienes o servicios.
El departamento de ventas es el
encargado de persuadir a un mercado de
la existencia de un producto, valiéndose
de su fuerza de ventas o de
intermediarios, las técnicas y políticas
de ventas acordes con el producto que se
desea vender.
Departamento de ventas
Estudio de mercado
Promociones de venta y publicidad
Planeación de Ventas
Servicios técnicos o mecánicos
Relaciones con los distribuidores y minoristas
Desarrollo y manipulación del producto
Distribución física
Estrategias de ventas
Financiamiento de las ventas
Costosy Presupuestos deVentas
Es la actividad de apoyar y vigilar la coordinación de actividades de tal manera que se realicen en forma satisfactoria.
PROYECTAR Y DIRIGIR
Programar o planificar el trabajo del día, establecer la prioridad y el orden.
DIRIGIR
Empieza humanas,
las buenas procurando que sus
relaciones instrucciones
claras, específicas, concisas y completas.
Actividad supervisora
DESARROLLAR
Responsabilidad de mejorar constantemente a supersonal, desarrollando sus aptitudes en eltrabajo, estudiando y analizando métodos de trabajo yelaborando planes de adiestramiento para el personal nuevo yantiguo.
CONTROLAR
Evaluar constantemente para detectar en que grado los planesse están obteniendo por él o por la dirección de la empresa.
Misión de la Supervisión
Lograr un direccionamiento estratégico y efectivo de toda la gestión de ventas de su territorio.
Velar por el cumplimiento de las metas puestas a su equipo, por medio del liderazgo efectivo de los vendedores que le son asignados.
Distribución del tiempo
Un 70% de campo
Reunión presencial con los vendedores.
Acompañar a ver los clientes. Asesorarlos sobre solución de
situaciones de ventas. Motivación constantemente al
logro y excelencia. Dirigirlo estratégicamente en
las gestiones de ventas.
Acciones de contacto con clientes Visitas a sus agentes Vistas y contactos telefónicos
Investigación de su mercado territorial.
Recorrido físicos por zonasasignadas.
Determinación de necesidades nuevas zonas o especiales en su zona.
Identificación de acciones de mercadeo por la competencia.
Un 20% son Administrativas
Seguimiento y control de sus supervisados.
Revisión de reportes de ventas Verificación del cumplimiento del
plan de ventas.
Redacción denotas, felicitaciones, llamadas de
atención y similares. Revisión y seguimientos de casos
especiales o situaciones.
Un 10% son complementarias
Entrenamiento periódico de sussupervisados.
Reclutamiento y selección devendedores.
Sesiones de trabajo grupal y personal con sus vendedores.
Gerente de ventas
Este será personal itinerante, no de
oficina, que tendrá como función realizar
contactos con los clientes actuales y
potenciales para lograr aumentar el uso
los producto y la satisfacción de los
clientes. Su objetivo único será vender los
productos de la institución.
Responsabilidades
Cumplir con el margen establecido por mes
y por trimestre.
Análisis del volumen de ventas, costos y
utilidades.
Monitoreo, control del ámbito de la
comercialización.
Hoja de Pedido
Promoción
