Instituto Tecnológico De Santo Domingo (INTEC)

Alejandro Adyel Ascuasiati Brea ID 1059272

07/04/2015

Monitoreo del desempeño de proyectos

Programación, dirección y control de proyectos

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Contenido

El ciclo de control de proyecto .................................... 2

Factores que impactan el desempeño de los proyectos ............................................................................... 2

Seguimiento de la calidad, costo y el tiempo ... 2

Seguimiento de la calidad ..................................... 3

Seguimiento en el costo del proyecto .............. 3

Seguimiento del tiempo en el proyecto ........... 3

Evaluación el estado general del proyecto ......... 3

Documentación del desempeño del proyecto ... 3

Retroalimentación ........................................................ 4

Lecciones aprendidas.................................................. 4

Bibliografía .............................................................................. 4

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El ciclo de control de proyecto

La construcción es un proceso dinámico. Ningún

proyecto es igual a otro. No importa cuánto tiempo se tenga de experiencia, cada trabajo cuenta con

una serie de nuevas circunstancias y desafíos sin importar que tan buen trabajo se haga durante la preparación del pre-proyecto.

El gerente de proyecto y el superintendente deben trabajar juntos para desarrollar el mejor plan,

tratando de anticipar cada obstrucción y dificultad que pueda impedir el progreso o sabotear una

conclusión del proyecto exitosa. Sin embargo no se pueden prever todas las contingencias. A pesar de toda esta planeación, el proyecto debe ser

monitoreado desde el comienzo hasta el final para asegurar que todos los objetivos de tiempo,

costo y la calidad se cumplan. Todo el proceso debe ser apropiadamente gestionado a través de un sistema de control de proyecto que utilice los

planos, especificaciones, estimados y programas. El control de proyectos requiere un continuo

monitoreo y evaluación del desempeño de todos los aspectos del trabajo que tiene un impacto en el costo, el tiempo y la calidad desde el inicio hasta la

entrega de los resultados. A esto se llama Ciclo de control de proyecto.

El ciclo de control de proyecto inicia con el plan de proyecto y termina con la evaluación final o retroalimentación. Este proceso consta de siete

pasos:

Factores que impactan el desempeño de los

proyectos

Controlar el tiempo y el costo de los proyectos requiere una actitud bien alerta. La habilidad de anticipar interrupciones en el proyecto es una

característica básica de un gerente de la construcción exitoso. Sin embargo, aunque el

equipo de proyecto aplique todas las herramientas y técnicas disponibles, la mayoría de los proyectos siempre presentaran una contingencia en algún

lugar en el transcurso de su ejecución. Prácticamente todos los proyectos tendrán

retrasos en el tiempo, sobrecostos, o fallos en la calidad durante el transcurso de su construcción.

Hay un número de factores que pueden

influenciar en el desempeño de un proyecto de construcción. Algunos de ellos están fuera de

nuestro control, y otros son resultado de una pobre gestión o carencia de previsión. Los más comunes

son:

- Condiciones climáticas: el clima es

posiblemente el factor de retraso más común obvio.

- Calidad de la mano de obra: En las tareas

contratadas se tiene más control sobre la

experticia de los contratados. Sin embargo en trabajos subcontratados se tiene poco control

sobre este factor. Por tanto se debe ser cauteloso en este aspecto.

- Calidad de la supervisión: El supervisor es un delegado con la autoridad para resolver

hasta cierto nivel los problemas que surgen comúnmente en una obra. Más allá de este nivel, por supuesto, requiere la atención del

gerente. Un buen supervisor debe reconocer esta diferencia.

- Secuencia incorrecta de trabajo:

Presiones de diferente índole pueden causar que el superintendente programe trabajos fuera de secuencia planificada el cual puede

provocar una falsa expectativa de avance en un proyecto mientras que en realidad provoca

desorden.

- Ordenes de cambio: las órdenes de cambio

pueden ser uno de los factores causantes de un mal desempeño de un proyecto. Muchos

superintendentes fallan al olvidar pedir tiempo extra para esos cambios en el transcurso del proyecto provocando

alteraciones fatales en el cronograma.

- Obra de construcción sobrepoblada: Muchas veces cuando se quiere cubrir diferentes talleres a la vez, queda poco

espacio para el flujo del personal y esto puede provocar estorbos y atascos.

Seguimiento de la calidad, costo y el tiempo

Estos factores deben ser monitoreados a lo largo

de la duración del proyecto. Cada uno de estos elementos tiene sus herramientas correspondientes

que podemos utilizar como punto de referencia o benchmark para darle seguimiento a su desempeño

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Seguimiento de la calidad

Los planos y las especificaciones son las

herramientas primarias usadas para monitorear la calidad del proyecto. El propósito fundamental del proceso de seguimiento de la calidad es verificar

que todos los materiales y la mano de obra cumplan con los requerimientos y los estándares de calidad

descritas en las especificaciones preparadas por el diseñador. Existen varios documentos que permiten llevar control y el seguimiento de la calidad:

- Especificaciones o “Submittals” - Detalles constructivos “Shop drawings”

- Listas de chequeo o “Check lists” - Observaciones de campo - Pruebas y ensayos de campo

Seguimiento en el costo del proyecto

El estimado original usado con propósitos de

licitación se convierte en el presupuesto del proyecto y establece el punto de referencia desde el

cual los costos del proyecto se monitorean y se le da el seguimiento requerido. Algunas veces se le

hace ajustes menores al costo total debido a fluctuaciones de los precios desde el momento en que se realizó el presupuesto y cuando se inicia el

proyecto. Generalmente el presupuesto contiene la misma distribución de los costos.

Control de costos

El control de costos consiste en tratar de que los costos presupuestados coincidan con los reales. Una práctica común y efectiva consiste una vez que

el presupuesto está confirmado, asignar a cada actividad en el presupuesto una clave de costo (Cost

code). Esto se utiliza para monitorear y comparar todos los ítems del trabajo que contribuyen al costo general del proyecto. Esto incluye materiales, mano

de obra, equipos y subcontratistas.

Tomar acciones correctivas

Muchos de los sobrecostos se dan por situaciones que escapan de la mano del gerente y por tanto se toman medidas correctivas para estas situaciones.

Podemos encontrar entre los causantes de sobrecostos:

- Escalamiento de los precios de materiales. Los precios de los materiales

pueden variar a través del tiempo entre el momento en que se hizo el presupuesto y a lo largo del proyecto provocando así cambios en

los costos totales de las partidas. - Incrementos en el subcontrato: muchos

subcontratistas mantienen sus precios una vez que se ha firmado el contrato y el trabajo ha iniciado, aunque los precios hayan variado

un poco a lo largo de su ejecución. Algunas veces, el subcontratista no cumple su palabra

con mantener los precios originales por alguna razón. En estos casos, el contratista general tiene tres opciones: contactar a otro

de los licitantes para establecer un precio que se acomode a lo establecido anteriormente,

licitar nuevamente el trabajo o abrir las puertas para que cualquier subcontratista haga su oferta.

Seguimiento del tiempo en el proyecto

Monitorear el tiempo en el proyecto es tan importante como gestionar los costos. Una mala gestión del tiempo puede causar serias

consecuencias que puede conllevar a retrasos en la entrega del proyecto lo cual

incrementara los costos finales debido a los costos indirectos.

Los cronogramas de obra son la

herramienta utilizada para darle seguimiento

al progreso de la obra durante su construcción. El tiempo de una obra está

determinado por el inicio y el final de las actividades críticas. La ruta crítica es indispensable e inviolable para poder

completar el proyecto a tiempo. Si una actividad de la ruta crítica se atrasa, la

duración general del proyecto se extenderá provocando un atraso en la fecha de entrega.

Diagrama de red.

Tomar acciones correctivas

Cuando una o más actividades

(especialmente las criticas) quedan fuera del cronograma, el superintendente debe decidir

qué pasos debe tomar para mitigar los efectos del retraso inminente. Para esto el superintendente puede:

o Hacer que el subcontratista trabaje horas extras

o Incrementar la mano de obra o Tener dos brigadas distintas trabajando

en dos tandas

- Estas acciones impactan necesariamente en los costos o la calidad de los resultados.

Aunque entre uno y otro, la calidad debe ser lo último que se comprometa.

Evaluación el estado general del proyecto

Los gerentes de proyectos usualmente

utilizan una técnica llamada análisis del valor ganado para determinar el estado general del

proyecto respecto al costo y el cronograma. Se puede utilizar este método para medir el desempeño de actividades individuales y del

proyecto completo.

Valor Ganado= % de trabajo completado x costo presupuestado.

Obtenido esto, podemos calcular la variación de los gastos respecto al trabajo y

su porcentaje completado. Variación de costos: valor ganado – gastos

actuales Con esta información, podemos

determinar si una actividad ha sufrido sobrecostos o si se encuentra retrasado o adelantado al cronograma.

Documentación del desempeño del proyecto

El último paso para el control del ciclo de proyecto es la etapa de documentación. Durante todo el proceso del control del

proyecto, la información ha sido reunida y utilizada para revisar el estado y hacer

ajustes y cambios al presupuesto del proyecto y el cronograma como sea necesario. Una vez

que estos cambios se han hecho se comunica a los grupos pertinentes y los documentos actualizados continúan siendo monitoreados,

evaluados y ajustados una y otra vez hasta la terminación del proyecto.

La documentación del estado en el que el proyecto se encuentre en cada etapa es una herramienta poderosa para poder localizar las

debilidades y las fortalezas del proceso de construcción. Con esto nos permitimos tener

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una retroalimentación de cada eventualidad y nos permite tomar medidas para evitar

posibles contingencias en el futuro.

Retroalimentación

En el corazón de todo sistema de control de proyecto está la información y un buen proceso de

documentación. Una exitosa gestión depende de la calidad y cantidad de información que hayamos recopilado en proyectos anteriores que nos ha

permitido construir una experiencia. Los reportes de retroalimentación se pueden hacer diarios,

semanales o mensuales dependiendo del interés del gerente. La fuente de información de estos reportes lo podemos encontrar en:

- Factura de materiales

- Estado de cuentas de los subcontratistas - Factura de tiempo uso de equipos - Reportes diarios de campo o bitácora de obra

- Conduces - Calendario de trabajo

Lecciones aprendidas

La construcción es un proceso muy dinámico el cual requiere de muchas herramientas y conocimientos

para poder llevar a cabo una satisfactoria ejecución. Estas herramientas para los distintos tipos de

controles de proyectos se mejoran cada vez más con el tiempo y permiten ser más precisos en los

controles de costo, calidad y el tiempo. Para llevar efectivamente estas lecciones para

futuros proyectos se requiere realizar informes post proyecto, en el que se refleje los gastos totales del

proyecto, el tiempo total de ejecución de cada etapa y la calidad que cumpla con lo establecido en las especificaciones del proyecto.

Bibliografía

Jackson, B. (2007). construction management. estados unidos: Sybex.

Kerzner, H. (2010). project management. Estados unidos.