modulo i. primera parte la empresa
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Formadora: Lilliam Chinchilla Gamboa, Doctoranda Programa de Doctorado en Economía
especialidad Historia e Instituciones Económicas USC
Horario
Evaluación
http://www.youtube.com/watch?v=jbV5dGvJWyo&feature=channel
3. RECOMENDACIÓN ERGONÓMICA
COMENTARIO UTILIDAD VIDEO
1.PRESENTACIÓN DEL ALUMNADO
Envío de correo electrónico con datos a
2.Entrega de material
ASISTENCIA A LA DIRECCIÓN
http://traballo.xunta.es/export/sites/default/
Biblioteca/Documentos/Especialidades/Pro
gramas/ADGG0108.pdf
Contenidos
1. La asistencia a la dirección en los procesos de
información y comunicación de las organizaciones
2. El proceso de la comunicación
3. Comunicaciones presenciales
4. El protocolo social
5. Comunicaciones no presenciales
6. Comunicación telefónica
7.Técnicas y habilidades en el tratamiento de
conflictos
Contenidos
1. La asistencia a la dirección en los procesos de
información y comunicación de las organizaciones
La asistencia a la dirección en los procesos de información y comunicación
de las organizaciones
La empresa y su organización.-
Concepto y fines de la empresa.▫
Elementos de la empresa -tierra, trabajo, capital, clientes, proveedores, ▫ actividades, medios de producción, productos-.
Las funciones de la empresa. -dirección, financiera, productiva, comercial, ▫ administrativa y de gestión de recursos humanos-.
Clasificación de las empresas según: tamaño, propiedad del capital, coste ▫ de la
producción, sector económico al que pertenecen, su forma jurídica y según el
ámbito geográfico de su actividad. Las transnacionales.
La organización empresarial.-
La organización de la empresa en la Historia.▫ Principios de organización empresarial.▫
Organización interna de las empresas. Departamentos.▫
La organización informal de la empresa.▫
La representación de la empresa por medio de organigramas. Sus ▫ diferentes
tipos.
Identificación de la estructura organizativa y la cultura corporativa.▫
Evaluación de los criterios de organización: puntos fuertes y débiles. Las ▫ necesidades de mejora.
La dirección en la empresa. -
Niveles de mando -alta dirección, media y mandos intermedios u ▫ operativos-.
Personalidad y comportamiento del directivo. Temperamento▫ Tipos de autoridad -formal, real, tradición, carisma, coacción, propiedad, ▫ acuerdo-.
Funciones de la dirección: dirección, planificación, organización, ▫ ejecución y
control.
Estilos de mando: Dirección y/o liderazgo. El directivo autocrático, el ▫ paternalista, el
participativo o democrático, el burocrático y el “laissez faire”.
Dirección por objetivos.▫
Adaptación de la asistencia al sistema de mando.▫ Deontología del secretariado. Principios éticos empresariales. Código ▫ deontológico.
Relaciones de interacción entre dirección y la asistencia a la dirección.-
Relaciones ascendentes: el asistente y el directivo.▫ Relaciones descendentes: el asistente y el equipo humano administrativo ▫ a su cargo.
Relaciones complementarias: el asistente y otros directivos. Relaciones ▫ externas.
Funciones del servicio del secretariado.-
Del secretariado personal de dirección. Autoestima y asertividad.
Tipos de servicio del secretariado: del área económica, productiva, científica, jurídica
y el de la administración pública.
A un genio le encantaría vivir en estos tiempos difíciles
en los que las grandes necesidades requieren grandes
líderes.
John Adair
Definiciones empresa
Empresa.
(Del it. impresa).
1. f. Acción o tarea que entraña dificultad y cuya ejecución requiere
decisión y esfuerzo.
2. f. Unidad de organización dedicada a actividades industriales,
mercantiles o de prestación de servicios con fines lucrativos.
3. f. Lugar en que se realizan estas actividades.
4. f. Intento o designio de hacer algo.
5. f. Símbolo o figura que alude a lo que se intenta conseguir o denota
alguna prenda de la que se hace alarde, acompañada frecuentemente
de una palabra o mote.
¿Qué es una empresa?
“Es la unidad económica que combina los diferentes
factores productivos, ordenados según determinada
estructura organizativa, localizados en una o más
unidades técnicas y físicoespaciales y dirigidos
sobre la base de cierta relación de propiedad y
control, con el ánimo de alcanzar unos objetivos,
entre los que destaca el beneficio empresarial”
Pag. 1-3
Teoría de sistemas
http://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtml
TRES PERSPECTIVAS DE EMPRESA
ELEMENTOS DE LA EMPRESA
FACTORES PRODUCTIVOS Son sistemas que a partir d ela mano de obra y
las máquinas permiten la transformación de materias primas en bienes y servicios. Esta
transformación requiere de factores de producción tradicionales (tierra, trabajo y
capital). Se agrega el conocimiento.
Estos factores se han combinado en función de la era en la que nos hemos encontrado:
Agrícola Industrial
Conocimiento
• Recursos naturales necesarios para la producción: renovables, no renovables y permanentes
TIERRA
• Esfuerzo realizado COMO FACTOR PRODUCTIVO para la transformación de materias primas en bienes y servicios para obtener beneficio o medio para cubrir las necesidades. El pago al esfuerzo puede ser nominal o real. Toda actividad humana que interviene en el proceso de producción
TRABAJO
• Financiero, capital humano (Todo el personal, sean empleados o ejecutivos) técnico e intelectual.
CAPITAL
• Capacidad de compra, su capacidad de pago y su poder de decisión.
CLIENTES
• De un proveedor se contemplan volúmenes, fechas, plazos, pagos y niveles de calidad PROVEEDORES
• http://www.ine.es/inebmenu/mnu_clasifica.htm
ACTIVIDADES
• Medios de trabajo: Instrumentos de producción e infraestructura
• Objetos de trabajo: Materia prima y materia bruta. Materia prima es un elemento básico de producción, una materia brutas es la materia como se obtiene de la naturaleza sin tratamiento alguno y que puede requerir un proceso para su utilización como materia prima.
MEDIOS DE PRODUCCIÓN
• Bien, servicio, idea PRODUCTOS
Porter, Michael
http://www.iese.edu/es/ad/anselmorubiralta/apuntes/competitividad_es.html
Ese no es mi problema
http://www.youtube.com/watch?v=JOhDDSJf-OU
FUNCIONES DE LA EMPRESA
I+D+i Investigación, desarrollo e innovación
FUNCIONES
Planificación
Organización
Dirección
Control
Aprovisiona-miento
Etapa de preparación
Etapa de ejecución
Etapa de control
Financiación
Contabilidad
Temas fiscales
Inversión
Seleccionar
Contratar
Formar
RR.LL.
SEG.E HIENE
Investigación de mercados
Distribución
Marketing
Facturas
Nominas del personal
Otros documentos
Lograr objetivos
marcados. Se
divide en:
Tomar decisiones
anticipada: que,
cuando, como…
División de
funciones y trabajo
a través de la
jerarquía de
autoridad
Ajustes de las
personas,
máquinas… para
lograr un fin común
Estudiar y realizar
cambios
oportunos paa
sonseguir el
objetivo
Dirección
y gestión
Productiva
o técnica
Financiera
Recursos humanos
Comercial
Adminis-trativa
Para obtener
bienes y servicios
Que necesita para
la fabricación,
cuanto debe
fabricar, como
almacenarlos…
Organizar todos
los materiales
para producir.
Hacer el producto
Comprobar el
producto
Consigue los
recursos
financieros y
económicos para
lograr los
objetivos
Recursos
necesarios para
producir al menor
coste.
Gestionar los
recursos
financieros para
conseguir los
mayores
beneficios.
Capta las
personas
necesarias para la
empresa e incide
en sus conductas
para conseguir los
objetivos
Actividades para
la venta y
distribución del
producto
Docuemtación
que entra y sale
de la empresa
CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS
http://www.xunta.es/notas-de-prensa/-/nova/7188/empresas-publicas-sea-sigalsa-dedicadas-promocion-solo-
empresarial-galicia-fusionanse
Ejemplo en Galicia de Mixtas
CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS
http://es.wikipedia.org/wiki/Empresa
Clasificación empresas
Micro empresa: si posee 10 o menos trabajadores.
Pequeña empresa: si tiene un número entre 11 y
49 trabajadores.
Mediana empresa: si tiene un número entre 50 y
250 trabajadores.
Gran empresa: si posee entre 250 y 1000
trabajadores
http://www.bicgalicia.es/memofichas/web/gal/index.asp?id_indi
ce=1#
CLASIFICACIÓN DE LAS
FORMAS JURÍDICAS
Sociedad Civil Concepto La sociedad civil esta constituida por dos o más personas que ponen en común dinero, bienes o industria con el propósito de repartir entre si las ganancias. Se regulan por lo establecido en el contrato suscrito por las partes y en lo no pactado se estará a lo dispuesto en el Código Civil. Características La Sociedades Civiles destinadas a la explotación de un negocio o profesión no necesitarán para su constitución de ninguna solemnidad, pudiendo formarse mediante contrato privado o público, salvo en el caso de que se aporten bienes inmuebles o derechos reales, en cuyo caso será necesario su constitución en escritura pública ante notario. Como denominación social se puede adoptar cualquier nombre que se acompañara con al expresión “Sociedad Civil”. No se exige un capital mínimo, que podrá estar formado por las aportaciones de los socios en dinero, bienes o industria. El número mínimo de socios es dos, no existiendo número máximo. Puede haber dos tipos de socios, los que aportan dinero o bienes y los socios industriales que aportan trabajo. A falta de pacto la administración de la sociedad civil será ejercida por cualquiera de los socios. Las pérdidas y ganancias se repartirán conforme a lo pactado. A falta de pacto la parte de cada socio en la ganancia y pérdida debe ser proporcional a lo que haya aportado. Fiscalidad Las sociedades civiles están reconocidas en la Ley General Tributaria como entidades de atribución de rentas, con capacidad de obrar en el tráfico jurídico. Impuesto de Actividades Económicas: las sociedades civiles son sujetos pasivos del este impuesto y obligadas a su pago en caso de no estar exentas. Impuesto sobre la Renta: las sociedades civiles no tributan por el impuesto sobre sociedades ni por el IRPF. Los rendimientos obtenidos por entidad, que se calcularán conforme al IRPF, se imputarán a sus socios o comuneros con arreglo a su participación. Los regímenes para determinar el rendimiento netos de las actividades económicas de estas entidades son: estimación directa normal o simplificada y estimación objetiva
Impuesto sobre Valor Añadido: las sociedades civiles son sujetos pasivos de este impuesto, y pueden acogerse a los mismos regímenes de IVA que el empresario individual. Ventajas e Inconvenientes
Sociedad Agraria de Transformación
Características
•Son sociedades civiles, aunque sujetas al impuesto sobre sociedades. •Se rigen en primer lugar por el Real Decreto que las regula y subsidiariamente, por las normas aplicables a las Sociedades Civiles. •Su denominación no podrá ser idéntica a la de otra sociedad existente y con el nombre deberá figurar la indicación de Sociedad Agraria de Transformación, o su abreviatura "S.A.T.". •El número de socios para constituir una S.A.T. no podrá ser inferior a 3. •No existe una cifra de capital mínimo. •El capital social estará integrado por las aportaciones de los socios que estan representadas por resguardos nominativos. •El capital de la sociedad deberá estar totalmente suscrito y desembolsado, al menos, en un 25 por 100. •De las deudas sociales responderá primero, el patrimonio social, y, subsidiariamente, los socios de forma mancomunada e ilimitada, salvo que en los estatutos se haya pactado la limitación. •El domicilio de la sociedad se fijará dentro de territorio español en el término municipal en que radique su actividad principal. •La Sociedad Agraria de Transformación se inscribirá en el Registro General de S.A.T., del Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentación, o, en su caso, de las Comunidades Autónomas. •Una vez inscrita la sociedad en el Registro General de S.A.T., tendrá personalidad jurídica.
La transnacional tiene la
administración y las
operaciones separadas de la
empresa central u original, las
transnacionales generan
verdaderas empresas "clones"
de si mismas. (tiene todas sus
operaciones globalizadas). Los
ejemplos típicos de estas
empresas son los bancos,
como el Santander.
La multinacional solo
descentraliza la parte
operativa o de
producción, pero la
gestión administrativa se
realiza en la empresa
inicial, es decir, en su
país de origen. La
multinacional concentra
la administración
financiera y de gestión,
solo descentraliza la
producción.
LA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL EN LA HISTORIA
LA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL
LA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL EN LA HISTORIA
http://www.youtube.com/watch?v=27xdhmswJx4
Feudalismo
http://www.youtube.com/watch?v=m1et8mfprjk
Sistemas económicos
LA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL EN LA HISTORIA
http://www.youtube.com/watch?v=S0W0RNSzIeU
Tiempos Modernos
http://www.youtube.com/watch?v=vNppKxE54rI
Los Santos Inocentes
PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL
Pag.1-18
Principios de organización
La especialización: División del trabajo
Amplitud de dirección: Cuántos mandos y
subordinados por mando
Jerarquía: Distribuir la autoridad para
ejecutar las tareas.
http://www.youtube.com/watch?v=_NRFFo6wYmk
Fayol
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Una estructura organizacional define como
se dividen, agrupan y coordinan
formalmente las tareas en los puestos.
Organigramas: permite practicar la combinación del trabajo, implica la
reagrupación de las actividades divididas en áreas o unidades más
adecuadas.
Organigramas
Gráficos que recogen de forma clara y sencilla la división de funciones en la empresa con los distintos órganos y departamentos que componen la empresa
así como las relaciones entre los mismos. Se clasifican en:
Por su forma
• Vertical los puestos de menor rango a la derecha
• Horizontal en la parte superior los puestos de mayor rango
• Circualr los puestos de mayor rango en el centro
Por su contenido
• Integral Se representan los departamentos y relaciones entre ellos
• Funcional Incluyen las funciones que han de realizar
Representaciones organigramas
Director
Marquetín Producción Financiación
Secretaría
Horizontal Vertical
Dirección
Maquetín
Producción
Financiación
Representaciones organigramas
Direccion general 1.0
Direccion general 1.1
Dep. 1.1.1
Direccion general 1.2
Dep. 1.2.1
Direccion general 1.3
Dep. 1.3.1
Dep. 1.3.2
Integral
Funcional
Dirección
Marquetín
Relaciones publicas
Publicidad
Producción
Control
Almacén
Financiación Contable
ORGANIZACIÓN INFORMAL DE LA EMPRESA
Pag.1-27
IDENTIFICACIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
Y CULTURA CORPORATIVA
Pag.1-30
CULTURA CORPORATIVA
Pag.1-30
La cultura Organizacional es el patrón de
comportamiento de los miembros de una organización de
acuerdo con unos valores y creencias que comparten.
Clima Organizacional: atmósfera de trabajo de la
organización tal y como es percibida y experimentada por
los integrantes de la organización.
CULTURA Y CLIMA ORGANIZACIONAL
http://www.slideshare.net/RENEZODIACO/cultura-y-clima-organizacional-8118449
DIRECCIÓN
• Conjunto de las formas en las que se divide el trabajo en diferentes tareas consiguiendo la coordinación de las mismas.
Ápice
estratégico
Línea media
Núcleo de operaciones
•Personas que realizan las tareas de
coordinación de la organización.
•Coordinan al resto de grupos que las integran
•Conjunto de trabajadores con mando
intermedio.
•Organizan el trabajo de los obreros y los
controlan
•Unen la base de la organización con el ápice
estratégico
Obreros, que se encargan de la producción de
bienes o servicios
Tipos de mando
Fija objetivos y líneas
estratégicas. Supervisan el
funcionamiento global de la
empresa. Altos directivos.
Mantienen en contacto a la alta
dirección y a la dirección
operativa. Supervisa a esta última
y concreta en planes y objetivos
las directrices generales.
Asignan tareas a los trabajadores
y los supervisan. Ponen en
práctica los planes de dirección de
los niveles superiores. Jefe de
almacén…
PERSONALIDAD Y COMPORTAMIENTO
PERSONALIDADES
Pensador Sensible Ejecutor Intuitivo
No necesita estar con
gente. Delega las funciones ejecutivas y
centrarse en el trabajo
Delega las funciones
ejecutivas. Le importan los
aspectos trabajadores.
Le gusta el poder y
sensible a los cambios
tecnológicos para mejorar la
producción
No piensa, solo se mueve a través de
corazonadas
Personalidad: Comportamiento que se desprende de la forma de pensar y
sentir ante las situaciones
Temperamento: Componente de la personalidad manera de sentir de la
persona que la hace única
Carácter: Se forja día a día.
CINCO GRANDES FACTORES DE LA PERSONALIDAD
Extraversión: Movimiento del ánimo que sale fuera
de sí por medio de los sentidos.
•Gregarismo: Estar en compañía
•Asertivismo:
Neuroticismo: Vida emocional, bienestar o malestar
psicológico
Apertura a la experiencia
Responsabilidad
Cordialidad
CINCO GRANDES FACTORES DE LA PERSONALIDAD
Apertura a la experiencia: la disposición de ser
innovador, autónomo, poco convencional, creativo y lleno
de imaginación.
Minuciosidad: la tendencia a la autodisciplina,
responsabilidad, organización y perseverancia, a actuar
según claros objetivos.
Extraversión: la tendencia a ser sociable, asertivo y
experimentar emociones positivas.
Disponibilidad: la tendencia a ser cooperativo,
compasivo, sumiso y confiado.
Neuroticismo: la tendencia a experimentar emociones
negativas como ansiedad, inseguridad, hostilidad y
depresión, implica una baja tolerancia al estrés
http://www.educamericas.com/articulos/columnas-de-opinion/los-cinco-grandes-de-la-personalidad-
y-su-influencia-en-el-exito-profe
Autoridad y poder AUTORIDAD FORMAL
• Se recibe de un jefe para ser ejercida sobre otras personas
AUTORIDAD OPERATIVA
• Da libertad para decidir sobre algunas cosas. Por ejemplo cerrar una venta
AUTORIDAD TÉCNICA
• Es la que tiene el experto en una materia.
AUTORIDAD PERSONAL
• Ciertas personas influencian a los demás por sus cualidades morales, psicológicas…
AUTORIDAD TRADICIONAL
• Los subordinados aceptan la autoridad del superior
AUTORIDAD CARISMÁTICA
• Los subordinados aceptan la autoridad del superior porque lo identifican con el líder
AUTORIDAD LEGAL, RACIONAL O BUROCRÁTICA
• Las ordenes de los superiores son justificadas como normas legítimas
Estas dos
deben
complemen-
tarse
Funciones de la dirección
Funciones de la dirección Conocimiento de hechos
• Investigación de los hechos: El directivo ha de conocer los hechos que puedan condicionar a la empresa.
•Análisis de los mismos con diagnóstico de situación (DAFO).
Fijación de metas
•Formulación de políticas: estrategias para progresar, fijación de metas cualitativas y concreción de principios de acciones y pautas de comportamiento
•Determinación de objetivos: Fijación de metas cuantitativas y concreción de fines operativos
Ordenación y valoración de medios
•La programación es el proceso que permite optimizar los medios.
•Establecimiento de programas: estudio de los recursos humanos, los medios materiales y la elaboración de presupuestos que marcarán los límites de la gestión económica.
Organización
•Se debe tener en cuenta la política como la eficacia de los grupos.
•Realizar el organigrama
•Delegación de autoridad y responsabilidad señalando los límites.
•Coordinación de tareas y grupos de trabajo
Dirección de personas
•Selección y formación del personal
•Definición y delegación de las funciones y responsabilidades marcando el límite
•Coordinación de la tareas y grupos de trabajo
Control
•Solucionar imprevistos.
•Establecimiento de criterios para evaluar y los resultados.
•Evaluación de la ejecución
•Puesta en marcha de las acciones correctoras
Debilidades Fprtalezas
Amenazas Oportunidades
Estilo Autocrático.
• Directiva firme y exigente, impositiva y autoritaria.
• Aceptada obligatoriamente.
• Las ordenes no se pueden discutir
• En la toma de decisiones solo forma parte el,
• Ambiente de trabajo tenso y poco gratificante.
Estilo burocrático
• La toma de decisiones se realiza solo por autoridades cualificadas dentro de la empresa.
• Busca ante todo la eficacia a la hora de desempeñar el trabajo
• Ambiente de trabajo rígido.
Estilo Democrático
• La participación de todos los subordinados es democrática,
• Se fomente el trabajo en equipo
• Los grupos con lideres democráticos muestran un alto grado de satisfacción.
Estilo Laissez Faire
• Estilo de dirección totalmente permisivo, “dejar hacer”
• El líder no impone sus puntos de vista ni los criterios, por lo tanto los miembros de grupo toman las decisiones de forma libre, sin encontrar apoyo por parte del líder
• Provoca ambientes de desconfianza de los trabajadores, así como pésimos resultados
Estilo paternalista
• Se caracteriza por concebir la organización de la empresa como una “gran familia” por lo que su aptitud es protectora.
• Considera que las necesidades de las personas son más importantes que la propia producción.
PLANEACIÓN
Función inicial en toda técnica
administrativa que consiste en pensar,
juzgar y decidir sobre las demás
funciones de la administración.
La planeación abarca las siguientes etapas y
actividades en forma ordenada, que pueden
variar según las condiciones regionales a
locales:
•Misión de la empresa
•Políticas
•Objetivos
•Análisis de la situación
•Estrategia de la empresa
•Toma de decisiones
Diferencias entre la misión y visión, y que se
pueden resumir en los siguientes conceptos:
Lo que es ahora el negocio (o el motivo,
propósito, fin o razón de ser de la existencia
de una empresa u organización en la
actualidad), es la misión.
Lo que será el negocio más adelante (o el
hacia dónde se dirige la empresa a largo plazo
y en qué se deberá convertir), es la visión.
En otras palabras, la misión pone
énfasis en la "actualidad" del
negocio, en cambio la visión, en el
futuro a largo plazo de éste.
OBJETIVOS
Sirven como guía de acción y como punto de
partida para objetivos más detallados o
específicos a niveles inferiores de la escala
jerárquica de la empresa. Se acepta,
generalmente, que una empresa bien
administrada debe ser rentable, competitiva,
eficiente y flexible.
Un objetivo prioritario es la actualización de
conocimientos, estudiar el mercado y hacer una
planificación constante.
Para planificar
El entorno de la empresa
Macro entorno
Natural o físico
Demográfico
Económico
Tecnológico
Socio-cultural
Político-legal
Micro entorno
Proveedores
Clientes
Competencia
Empresa
Macro
Micro
Alrededor de la empresa
Influencia directa en el proceso de intercambio que mantiene la empresa con su entorno
ENTORNO Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades (DAFO)
PRÁCTICA DE DAFO
Fortalezas Debilidades
ORGANIZACIÓN
La palabra organización se ha
usado para denotar: el proceso de
agrupar y arreglar diversas
partes mutuamente dependientes
con el fin de formar un todo
Autoridad y poder AUTORIDAD FORMAL
• Se recibe de un jefe para ser ejercida sobre otras personas
AUTORIDAD OPERATIVA
• Da libertad para decidir sobre algunas cosas. Por ejemplo cerrar una venta
AUTORIDAD TÉCNICA
• Es la que tiene el experto en una materia.
AUTORIDAD PERSONAL
• Ciertas personas influencian a los demás por sus cualidades morales, psicológicas…
AUTORIDAD TRADICIONAL
• Los subordinados aceptan la autoridad del superior
AUTORIDAD CARISMÁTICA
• Los subordinados aceptan la autoridad del superior porque lo identifican con el líder
AUTORIDAD LEGAL, RACIONAL O BUROCRÁTICA
• Las ordenes de los superiores son justificadas como normas legítimas
Estas dos
deben
complemen-
tarse
DIRECCIÓN es
La dirección eficiente es determinante en la
moral de los empleados y, consecuentemente,
en la productividad.
Su calidad se refleja en el logro de los objetivos,
la implementación de métodos de organización,
y en la eficacia de los sistemas de control.
A través de ella se establece la comunicación
necesaria para que la organización funcione.
Dirección y mando
• Dirección: Coordina e integra los recursos materiales y humanos que posee la empresa.
• Mando (el que dirige: jefe, líder): pone en práctica la organización y la hace eficaz para alcanzar el objetivo.
CONTROL
Se puede definir el control como el
proceso de vigilar las actividades para
cerciorarse que se desarrollen conforme
se planearon y para corregir cualquier
desviación evidente.
ESTILOS DE MANDO
Estilo Autocrático.
• Directiva firme y exigente, impositiva y autoritaria.
• Aceptada obligatoriamente.
• Las ordenes no se pueden discutir
• En la toma de decisiones solo forma parte el,
• Ambiente de trabajo tenso y poco gratificante.
Estilo burocrático
• La toma de decisiones se realiza solo por autoridades cualificadas dentro de la empresa.
• Busca ante todo la eficacia a la hora de desempeñar el trabajo
• Ambiente de trabajo rígido.
Estilo Democrático
• La participación de todos los subordinados es democrática,
• Se fomente el trabajo en equipo
• Los grupos con lideres democráticos muestran un alto grado de satisfacción.
Estilo Laissez Faire
• Estilo de dirección totalmente permisivo, “dejar hacer”
• El líder no impone sus puntos de vista ni los criterios, por lo tanto los miembros de grupo toman las decisiones de forma libre, sin encontrar apoyo por parte del líder
• Provoca ambientes de desconfianza de los trabajadores, así como pésimos resultados
Estilo paternalista
• Se caracteriza por concebir la organización de la empresa como una “gran familia” por lo que su aptitud es protectora.
• Considera que las necesidades de las personas son más importantes que la propia producción.
Se trata de una recopilación de normas básicas que orientan los comportamientos y
actitudes de las personas, de obligado cumplimiento a las personas que pertenecen a la
Federación Nacional de Asociaciones de Secretarias de España.
Este código se desarrolla en dos partes:
1.- Principios de carácter general: (normas éticas)
DIGNIDAD
Debe de abstenerse de todo comportamiento que
suponga infracción o descrédito y
desenvolverse en el ejercicio de su profesión
con honor y dignidad.
INTEGRIDAD
Debe actuar con honradez, lealtad y buena
fe
SECRETO PROFESIONAL
Debe observar estrictamente el principio de confidencialidad en los
hechos y noticias que conozca por razones del ejercicio de su profesión.
Son normas y valores básicos que guían las diferentes conductas y acciones que ocurren en un
espacio geográfico en un tiempo determinado y en una cultura social
En el ámbito empresarial, los principios éticos regulan el sector de las relaciones internas y el de
las relaciones con el exterior. Se dividen en:
Integración
Las tareas se realizan de buena fe y con sana intención
No discriminar a las personas No atentar a la integridad física y
emocional de las personas
Discreción
No divulgar la información de la empresa. Tomar las medidas necesarias para proteger los
documentos de la empresa
Lealtad a la empresa
Lo que supone cumplir con los pactos legalmente aceptados y permite la confianza mutua ( o fiarse de forma recíproca).
Responsabilidad:
En una sociedad jerárquica, se adjudica responsabilidad a quien tiene capacidad para responder o dar cuentas de sus actos.
Legalidad
Respetar la ley y los convenios colectivos de los diferentes sectores
•El asistente a dirección debe disponer al directivo de todos los detalles más minuciosos que permitan al directivo sobresalir.
Relaciones ascendentes: el asistente y el directivo
• Cuando el asistente necesite alguna información del resto del personal es aconsejable que detalle:
•Lo que necesita
•Cuando lo necesita
Relaciones descendientes: el asistente y el equipo humano administrativo a cargo
•La relación con las restantes dependencias quedará resuelto, mediante una base de datos (teléfono, extensiones, cargos, nombres, departamentos, etc.),
•La relación con otras empresas, agencias y similares será a través de una base de datos ( clientes, proveedores, agencias de transportes, correos, compañías de luz, agua, teléfono, mantenimiento de ordenadores, empresarios de obras, carpinteros, etc.)
Relaciones complementarias: el asistente y otros directivos. Relaciones externas
2.- Deberes u Obligaciones específicos de la profesión.
Del secreto
Las confidencias o información personal de su
superior, a que pudiera tener acceso en el ámbito
profesional.
Los hechos de conocimiento restringido que afecten a sus
superiores, compañeros o miembros cualesquiera del
colectivo.
La información cuyo contenido tenga un valor
específico para un lector no autorizado.
Se debe de evitar duplicar la información confidencial y
mantenerla fuera de archivos oficiales
No se entrará en conflicto con la lealtad a la entidad, se debe de responder a la
confianza que se ha depositado en su figura.
Relaciones
con los compañeros
Debe de abstenerse de
cualquier competencia
desleal en relación con sus
compañeros.
La discreción es un elemento específico en sus relaciones externas, para salvaguardar el
secreto profesional.
Es obligatorio prestar su ayuda y colaboración a
sus compañeros.
Obligaciones con la
empresa
Debe de estar siempre dispuestos a prestar apoyo y cooperación.
No se aceptará remuneración
profesional que no sea por su salario e
incentivos y bonos que el empresa destine a
ese fin.
El servicio que preste a la empresa tiene el deber de contribuir a
la celeridad del trabajo, no debiendo aceptar sugerencia sin coacciones para
eludir su cumplimiento.
En relación con su profesión
Se deben de cultivar aptitudes y actualizar conocimientos para estar al día, y que el
trabajo se ejecute al más alto nivel de rendimiento.
Debe de abstenerse de realizar ninguna práctica que pueda
perjudicar la reputación de su profesión.
No se valdrá de su sus influencias sobre sectores para influir en ellos y
obtener recompensas no merecidas ( ascensos, recomendaciones de
personas no preparadas---)
Debe de conseguir que se respete el código Deontológico
de su profesión
Los/as profesionales del sector, adquieren compromiso de cumplir con rigor los preceptos contenidos en este Código, y las normas por las que se rige esta Federación.
• Recepción y atención en primea instancia de visitas (clientes, personal …
• Cuidar la imagen de la empresa
• Registrar y distribuir el correo diario que afecta al departamento
• Archivar todo documento que procesa
• Pasar documentos mercantiles para que los firmen las personas adecuadas a ello
• Atender al teléfono con educación
• Pasar las llamadas que procedan en los distintos momentos
• Despachar con los jefes para abordar las tareas necesarias
• Programar y organizar eventos, reuniones, actos sociales
• Programar y organizar desplazamientos de trabajo, viajes etc.
• Gestionar las agendas de trabajo
• Confeccionar documentos mercantiles
• Realizar en algunos casos documentos contables.
Funciones del departamento
de secretariado:
•Supone realización de tareas complementarias entre jefa/e y secretaria/o:
•Gestionar la agenda del director,
•La entrada y salida de correspondencia
•Gestión ofimática
•Gestión telefónica
•Organización de eventos, de empresa, sociales, reuniones,
•Confección de actas de reuniones
•Seguimiento y comprobación del cumplimiento de los acuerdos tomados,
•Realización de tareas ejecutivas por delegación en ausencia del director.
Funciones del secretario personal de dirección:
Las personas que ejercen el trabajo de secretariado han de estar lo más preparadas
posible para afrontar cualquier eventualidad. Es importante también tener un jefe
competente ya que sus carencias limitan la labor directiva, y del secretario/a
AUTOESTIMA Y ASERTIVIDAD A
UTO
ESTI
MA
Opinión y juicio que tenemos de nosotros mismos.
Se asienta en cuatro fases:
• Aptitud: conocimientos y habilidades necesarias para realizar la tarea profesional que facilita la confianza en uno mismo para trabajar con eficacia y eficiencia.
• Actitud: los comportamientos se ajustan a un código ético y moral. En la empresa los problemas se convierten en un problema o una oportunidad para mejorar dependiendo de la actitud pesimista u optimista de la persona.
• Aprecio: Respeto y consideración por uno mismo.
• Libertad. Se ejerce cuando se opta por un comportamiento en sintonía con los valores de la persona y la sociedad.
ASE
RTI
VID
AD
Consiste en:
• El derecho de ser uno mismo
• Sentir aprecio por uno mismo. Tener derecho a sentirse importante
• Derecho a obrar y opinar
• No permitir que los errores nos anulen emocionalmente
• Admitir que me equivoqué
• No soportar presiones y poder decidir sin sentimiento de culpabilidad
• Tener derecho a ser feliz y luchar por ello.
• Tener ilusión para no ser prisionero del pasado
• Exigir respeto a los otros
• Asumir la obligación de respetarse a uno mismo y alos demás.
Tipos de servicio de secretariado
Área productiva: colabora con el jefe de departamento.
Ciclo productivo de la empresa
Conocimientos elementales de contabilidad de
costes
Habilidades sociales y
conocimientos de marketing
Conocimientos técnicos de ofimática
Correspondencia comercial
Área económica
Departamento financiero
•Diseñar los planes de inversión
•Confeccionar el plan de financiación a largo plazo para obtener los recursos monetarios
•Relaciones con el sistema bancario por la suscripción de créditos u otros sistemas de financiación (leasing, renting, factoring…)
•Diseño de la política de amortizaciones
Departamento contable: necesita conocimientos de contabilidad elemental.
•Movimiento y control de tesorería
•Anotaciones en los libros de contabilidad
•Registro y control de compras, facturación por ventas, salarios del personal…
•Control y registro de movimientos de tesorería
•Control de los inventarios
•Control y registro de los costes de producción
•Elaboración de las cuentas anuales
•Análisis de la cuenta de pérdidas y ganancias
•Análisis de la estructura patrimonial y financiera
Departamento administrativo: colabora con el jefe de departamento
•Contratos de trabajo
•Altas y bajas en la Seguridad Social
•Confección de nóminas y seguros sociales
•Registro de documentos, expedientes, archivo..
•Facturación
•Correspondencia
•Gestión del correo
•Elaboración de estadísticas, informes..
•Tareas burocráticas, complementarias y de apoyo a otros departamentos
Administración Pública
No es necesario que sea
experta en derecho
administrativo.
Conocimiento de las
leyes
Conocer el esquema general de la administración pública
•Administración territorial
•Administración institucional. Jerarquías y competencias
Acceso a la
función pública
Los derechos y deberes que amparan y obligan al
funcionario
Los actos administra
tivos
El procedimiento administrativo: formulación y
tramitación de los recursos
administrativos
Registro y elaboración de
la correspondencia y documentos administrativos
Área jurídica
Confidencialidad Archivo de
documentación Buen trato
Imoportancia de la agenda
Montaje de eventos: reuniones, firmas, comidas, viajes ,
conferencias, cursos…
Área científica
No necesita conocimientos cienfíficos
pero si facilitar la burocracia y la
administración cienfífica y de control de calidad.
Mentalidad abierta y espíritu de colaboración
Descripción sobre los caminos de investigación
y los documentos que pueden pasar por sus
manos.
Conocimientos técnicos de ofimática y
correspondencia comercial
Sensibilidad ecológica