SESIÓN N° 1

““LA VISITA DE SUPERVISIÓN ASPECTOS PREVIOS (OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN

Y DOCUMENTACIÓN)”

CONTENIDO

1. Consideraciones previas a la visita de supervisión.

2. Desarrollo de la visita de supervisión.

3. Elaboración del Informe de Supervisión.

1. Consideraciones previas a la visita de supervisión

ANTES DE IR A LA SUPERVISION:

Una vez que el SC sea informado de la supervisión operativa a realizar, deberá llevar a cabo las siguientes actividades:

Solicitar los antecedentes al servicio de tercerización de trámite documentario.

1

Recurrir a otras fuentes de infor-mación tales como el SFH.

2

Imprimir la consulta del RUC (Web de la SUNAT) .

El SC debe asegurarse que antes, durante y hasta la entrega del expediente, dicha información no haya variado. Si hay variación, el SC comunicará al SR y al SAC para que ambos tomen las acciones necesarias, las que serán comunicadas al SC.

3

Imprimir los datos del Registro de Hidrocarburos (Web de OSINERGMIN).

El SC debe asegurarse que antes, durante y hasta la entrega del expediente por mesa de partes dicha información no haya variado. Si ocurriese alguna variación, el SC comunicará al SR y al SAC para que ambos tomen las acciones necesarias, las mismas que serán informadas al SC.

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Imprimir los datos del Registro de Hidrocarburos (Web de OSINERGMIN).

El SC debe asegurarse que antes, durante y hasta la entrega del expediente por mesa de partes dicha información no haya variado. Si ocurriese alguna variación, el SC comunicará al SR y al SAC para que ambos tomen las acciones necesarias, las mismas que serán informadas al SC.

4

Imprimir el último reporte de la Declaración Jurada obtenida del SFH y con una antigüedad no menor a las 24 horas antes de la visita.

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Ingresar al Universo de Unidades del Nuevo SFH.

Visualizará la pantalla Unidades Operativas – Información General en donde se verificará que los datos allí descritos coincidan con los datos registrados en la SUNAT y en el Registro de Hidrocarburos.

De existir discrepancia, primarán los datos consignados en la SUNAT.

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Ingresar al SFH e imprimir el listado de observaciones pendientes de dicha unidad operativa y comprobar si las mismas han sido levantadas.

En caso no existieran observaciones pendientes, imprimir la pantalla del SFH con tal resultado.

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Elaborar el programa de supervisión, el cual será comunicado al CP, SI y SEYM hasta 01 día hábil anterior a la fecha de la primera visita.

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Verificar que le haya sido asignada la respectiva carta línea para la supervisión de la unidad operativa.

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2. Desarrollo de la visita de supervisión

Una vez en el establecimiento, el SC debe observar lo siguiente:

Identificarse con la credencial de OSINERGMIN y explicar el propósito de la visita de supervisión.

1

ANTES DE INICIAR LA SUPERVISION:

Validar con la persona responsable de la unidad operativa, antes de la supervisión, los datos consignados en la Carta de Visita y en las Actas Probatorias.

2

Nota: Al verificar los datos de la unidad supervisada debe obtenerse también los datos de la persona con la que se entiende la diligencia, es decir, nombre, documento de identidad y relación con el administrado. Ello con la finalidad de asegurar que la notificación sea válida.

Si durante la validación de los datos de la unidad operativa, se constata que quien opera el establecimiento es una persona distinta a la que figura inscrito en el Registro de Hidrocarburos de OSINERGMIN, el SC deberá actuar de acuerdo a lo indicado en el “Procedimiento de Supervisión Especial – Instalaciones y/u Operaciones No Autorizadas, GFHL-UCHL-PE-04”.

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Una vez en el establecimiento, el SC debe observar lo siguiente:

Confirmar que la Carta de Visita y Acta Probatoria hayan sido correctamente llenadas. 1

DURANTE LA SUPERVISION:

Constatar si existen o se cometen condiciones inseguras previstas en el Acta Probatoria, y que constituyan una infracción administrativa sancionable.

2

Si se constata la existencia de una condición insegura, el SC deberá:

a)Tomar las fotografías necesarias que evidencien dicho acto.

b)Marcar con un aspa en el Acta Probatoria la infracción constatada.

c) Describir los aspectos relevantes de las infracciones constatadas en el campo “Observaciones” del Acta Probatoria.

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Situaciones especiales:

a)El establecimiento cuenta con instalaciones no autorizadas (no están inscritas en el Registro de Hidrocarburos de OSINERGMIN) y/o están siendo operadas (recibiendo, almacenando y/o vendiendo hidrocarburos líquidos y/o GLP) .

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Situaciones especiales:

b) El establecimiento cuenta con Registro de Hidrocarburos de OSINERGMIN y está solicitando IMA o UFMA y se encuentra que:

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1. Existen modificaciones sin la debida autorización, y/o,

2. Están operando las modificaciones sin la debida autorización.

Situaciones especiales:

c) De producirse alguna situación distinta a las anteriores, el SC debe describirlas dentro del informe de Supervisión para que el SR proceda de acuerdo a lo señalado en el instructivo Supervisión Especial y/u operaciones No autorizadas.

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El SC debe observar lo siguiente:

Comunicar verbalmente al responsable de la unidad operativa sobre la constatación o no de condiciones inseguras.

1

AL FINALIZAR LA SUPERVISION:

El SC conjuntamente con el responsable de la unidad operativa supervisada firmarán la Carta de Visita, así como el Acta Probatoria correspondiente, éste última siempre y cuando se hayan detectado condiciones inseguras.

2

Verificar que se registren los números de DNI (8 dígitos cada uno).3

El original del Acta Probatoria debe quedar en poder del SC para conformar el expediente. La copia de dicha Acta es notificada a la unidad operativa.

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La notificación del Acta Probatoria da inicio al procedimiento administrativo sancionador (PAS), el mismo que surtirá efectos legales siempre que se cumpla con todas las formalidades.

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3. Elaboración del Informe de Supervisión

El SC debe observar lo siguiente:

La documentación que obre en el expediente debe de entregarse foliada (en números y letras) en la parte superior derecha de atrás hacia delante, y ordenados cronológicamente según la fecha que figure en el cargo de documentos ingresados emitido por la oficina regional correspondiente de OSINERGMIN.

Todos los folios del expediente deberán de estar visados por el SC a excepción de la Carta de Visita de supervisión y el Acta Probatoria según corresponda.

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2

El expediente mantendrá la siguiente estructura:

a) Impresión de la consulta SUNAT sobre el RUC de la unidad operativa.

b) Impresión de la consulta SUNAT sobre la información del representante legal, (de ser el caso).

c) Impresión de la consulta DGH.d) Impresión del reporte de la última

declaración jurada.e) Informe de supervisión (del SC).

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