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Módulo de Software para la

certificación de grupos de

productores

www.organic-services.com | www.group-integrity.com a service offered by

Definición: Que es el SCI?

Sistema de Control Interno (SCI):

El SCI es un procedimiento para administrar grupos de pequeños productores, para controlar el cumplimiento a standares* públicos y privados, y para certificarlos por un auditor externo, al contrario de la


privados, y para certificarlos por un auditor externo, al contrario de la certificación de cada productor de manera individual

------------------*orgánicos (públicos y privados),

FT, Utz etc.

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Principios de un Sistema de Control Interno

La responsabilidad de la inspección periódica de cada miembro del grupo de pequeños productores se transfiere de la entidad de certificación externa al grupo

La ordenación del procedimiento de control interno y la


La ordenación del procedimiento de control interno y la certificación del grupo se lleva a cabo por el propio grupo

La entidad de certificación externa se limita a revisar la implementación y operación de los ICS y llevar a cabo un número predefinido de controles sobre el terreno externos

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Ventajas del Sistema de Control Interno

Este permite la certificación de todos los pequeños agricultores bajo la modalidad de certificación grupal y por ello reduce costos

Los grupos de pequeños agricultores logran conformar una


Los grupos de pequeños agricultores logran conformar una estructura y al mismo tiempo un sistema de aseguramiento de la calidad

La certificación grupal permite a los pequeños agricultores accesar a mercados internacionales y con ello ser beneficiarios de precios competitivos

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Desafíos para los grupos de productores

La aplicación /documentación sistemática de los procedimientos de control/ certificación interna es compleja:�Número de miembros

�Capacidades de lectura y escritura, educación

�Riesgo de perder o recuperar datos


�Riesgo de perder o recuperar datos

�La trascendencia de los datos

�Totalidad y comprensibilidad de la documentación

�Riesgo de perder la expertise

�Multi-certificación (orgánica, justo, Utz, etc):

�Diferentes requisitos estándar para los procedimientos de producción,procesamiento y certificación

�La duplicación de la recogida de datos

�Otros

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Proyectos PPP: Group Integrity

Patrocinador/Inversionita:

Deutsche Investitions- und Entwicklungsgesellschaft mbH, DEG

Socios del proyecto:

CERES - Certification of Environmental Standards GmbH


CERES - Certification of Environmental Standards GmbH

Intact Consult GmbH

Organic Services GmbH

En colaboración con:

IBD - Instituto Biodinâmico

IMO - Institute for Marketecology

Naturland - Verband für ökologischen Landbau e.V.

Ecocert

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Proyectos PPP 1 & 2

Projecto 1 / 2010 -2012

Desarrollo de un sistema de administración y del sistema de control interno web-based para la certificación de organizaciones de pequeños agricultores


�Países participantes (Bolivia, Ecuador, Colombia)

Projecto 2 / 2012 – 2014

Lanzamiento global de Group Integrity con Socios Implementadores y grupos de pequeños agricultores

�Enfoque global en países seleccionados en África, Asia y Latinoamérica

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Objetivos del proyecto PPP

Desarrollo de un sistema informático de gestión y documentación

� Facilita la administración interna de grupos de productores a través de una base de datos, listas de comprobación, informes y exportación de datos


datos

� Apoya a las organizaciones de grupos de productores en todo el mundo en el cumplimiento / aplicación de los diversos requisitos de la norma

� Apoya a grupos de productores en la organización del proceso de inspección y certificación

� Ayuda a minimizar los problemas con el control externo y certificación

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Objetivos del proyecto PPP

Adaptación de Ecert®* a los requisitos de grupos de

productores:

�Preparación de las especificaciones del contrato

�El desarrollo de una versión de prueba


�Trial con dos grupos piloto en América Latina

�Puesta a punto de componentes de software

�Administración, control interno y certificación

�Realización de una certificación externa

�Aplicación práctica en nueve grupos de productores adicionales

---------------

*ECERT ® es un sistema de gestión con bases de datos de auditoría y software de

CRM, en línea y fuera de línea, desarrollado por Intact Consult GmbH, Austria

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Grupos de roductores seleccionados en LatinoaméricaGrupos de productores en:

Noviembre 2011:

�Ecuador y Colombia

Abril/Mayo 2012:

�Nueve organizaciones


�Nueve organizaciones

�adicionales en Ecuador, Colombia,

�Bolivia y Paraguay

Prueba interna del sistema

Posterior desarrollo del software: listas de control, certificados y gestión del SIC

Aplicación práctica

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Group Integrity

Ajustes por defecto y características especiales:

Versión más liviana de Ecert�Limitado a los módulos relevantes para uso interno


�Limitado a los módulos relevantes para uso interno

Cambio de vocabulario�Para mejor experiencia del usuario

Informes en PDF preestablecidos y export de datos�Para auditorías de certificación más sencillas

Selección de estándares�Incluyen directrices privadas y públicas

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Group Integrity – Lista de chequeo maestra

Lista de chequeo maestra para combinar diferentes estándares

Herramienta de gestión para la creación de listas de control específicas dependiendo en el paquete de estándares del


específicas dependiendo en el paquete de estándares del grupo

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Group Integrity - Distribución y sistema operativo

Organic

Services

Socios Implementadores

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Organismos

de

certificación

Organizaciones

No

Gubernamentales

(ONG)

Empresas

procesadoras o

empresas

comercializadoras

Empresas

Consultoras

Organización del

grupo de

productores

Organización

del grupo de

productores*

* Bajo ciertas

circunstancias los grupos

de productores pueden

ser socios

implementadores.

Group Integrity - Servicios y Beneficios

�Software profesional basado en Ecert®

�Utilizado internacionalmente por organismos certificadores de gran credibilidad

�No se requiere instalación – acceso vía internet


�No se requiere instalación – acceso vía internet

� Interfaz multilingüe

�Actualización anual del software incluyendo las últimas versiones de los estándares

�Manual del Usuario en inglés y español (otros idiomas en el corto plazo)

�Video tutoriales para comprender el uso del software

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Group Integrity - Capacitación y Soporte

Capacitación y soporte por parte del socio implementador in situ, o bien por parte de Organic Services a través de video conferencias

Capacitación y apoyo de los oficiales del Sistema de Control


Capacitación y apoyo de los oficiales del Sistema de Control Interno pertenecientes al grupo productor a través del socio de implementación o bien por parte de Organic Services

Formación de los inspectores internos por parte del socio de implementación o bien por parte de Organic Services

Migración de datos al sistema por parte de Organic Services

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Organic

Services


Organismos

de

certificación

Organizaciones

No

Gubernamentales

(ONG)

Empresas

procesadoras o

empresas

comercializadoras

Empresas

Consultoras

Organización del

grupo de

productores

Organización

del grupo de

productores*

* Bajo ciertas



ser socios

implementadores.

Beneficios de la cooperación con un socio global pero con respaldo local El socio de implementación se encuentra en la misma región o incluso en el mismo país

�Puede estar en el lugar de forma rápida

�Trabaja en la misma zona horaria


�Trabaja en la misma zona horaria

�Puede proporcionar apoyo en los idiomas locales

�Comprende la situación local y otros costos de operación

�Ofrecer servicios en moneda local

Copia de seguridad en caso de problemas es proporcionada por Organic Services

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Beneficios de la herramienta de certificación de Group Integrity

�Confiabilidad en la administración y la documentación del SCI, incluso tras cambios de personal

�Comprensibilidad de la inspección y del proceso de certificación y de todas las etapas del SCI


certificación y de todas las etapas del SCI

�Cooperación estructurada con el organismo de certificación

�Seguridad de los datos (no riesgo de pérdida)

�Fácil actualización, desde el sistema central

�Mejora de la competitividad de los grupos de agricultores, frente a las "grandes estructuras" en los mercados

�Costos más bajos

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Organic

Services


Organismos

de

certificación

Organizaciones

No

Gubernamentales

(ONG)

Empresas

procesadoras o

empresas

comercializadoras

Empresas

Consultoras

Organización del

grupo de

productores

Organización

del grupo de

productores*

* Bajo ciertas



ser socios

implementadores.

Beneficios de Group Integrity para organismos certificadoresDocumentación completa y transparente de los SCIs

Los datos están basados en la última información disponible en tiempo real

Inteligibilidad del control interno con el seguimiento de las


Inteligibilidad del control interno con el seguimiento de las condiciones y sanciones

� integridad de certificación incrementada de manera significativa

� menos trabajo para el organismo de certificación

� menos riesgo

� costos más bajos

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Organic

Services



Organismos

de

certificación

Organizaciones

No

Gubernamentales

(ONG)

Empresas

procesadoras o

empresas

comercializadoras

Empresas

Consultoras

Organización del

grupo de

productores

Organización

del grupo de

productores*

* Bajo ciertas



ser socios

implementadores.

Benefcios de Group Integrity para procesadores/comercializadores

�Listas de proveedores diariamente actualizadas

�Rapidez debido al incremento de la seguridad y calidad de los productos

�Menor tiempo y esfuerzo para la toma de datos, re-


�Menor tiempo y esfuerzo para la toma de datos, re-elaboración, auto-auditorías, tomas de muestras y análisis de laboratorio

�Menos riesgos

�Creciente reputación en el mercado a través de la transparencia y la integridad lograda

�Mejores oportunidades del mercado

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Group Integrity - Concepto Técnico

Acceso a través de una computadora con conexión a Internet

Hospedaje en un centro de procesamiento de datos profesional con acceso fiable 24/7

La estructura central asegura un soporte óptimo y


La estructura central asegura un soporte óptimo y actualizaciones permanentes

Separación de datos y de su seguridad garantizada a través de la tecnología de sistemas multi-cliente

� Los datos de otros grupos asociados de implementación o de cultivadores son seguros y no pueden ser vistos por otros usuarios

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El sistema multi-cliente permite la clasificación de las personas de diferentes sectores y para la asignación de derechos de usuario individualmente

Los diferentes datos pueden ser vistos y editados por


Los diferentes datos pueden ser vistos y editados por diferentes usuarios

� Grupos asociados Implementación y productores trabajan con el mismo software, pero sólo pueden acceder a los conjuntos de datos específicos, preestablecidos

El sistema ofrece flexibilidad y control individual

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Group Integrity – Condiciones Financieras

� Cuota única de instalación para el socio de implementación, incluye licencia de software

� Puesta en marcha de un acceso y contraseñas

� Formación Inicial y Materiales de Capacitación

� Una cuota anual para el mantenimiento y las actualizaciones del software


� Una cuota anual para el mantenimiento y las actualizaciones del software y de las normas

� Cuota de instalación por única vez para el grupo de productores y su respectiva importación de datos

� Puesta en marcha de los grupos y usuarios

� Una cuota anual para el apoyo en función del tamaño del grupo

� Dependiendo de la estructura y tamaño de la empresa, contratos individuales se pueden negociar

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Group Integrity – Condiciones Financieras

I. Cuota básica única / socio implementador 4.990 €

II. Cuota básica única por grupo 990 €

Cuota anual

I. Cuota básica / socio implementador 2.990 €

II. Cuota básica por grupo (dependiendo del tamaño del grupo, vea tabla)


II. Cuota básica por grupo (dependiendo del tamaño del grupo, vea tabla)

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<100 miembros 390 €

101-500 miembros 690 €

501-1.000 miembros 990 €

1.001-5.000 miembros 1.490 €

5.001-10.000 miembros 1.990 €

> 10.000 miembros 2.990 €

Más acerca de Group Integrity

Website de Integrity Group

http://www.group-integrity.com

Website de Organic Services en el proyecto PPP

www.organic-services.com/groupcertification.html


www.organic-services.com/groupcertification.html

Website de CERES en el proyecto PPP

www.ceres-cert.com/portal/fileadmin/externdocs/PPP_english_rev.pdf

Website de IFOAM sobre SCI

www.ifoam.org/about_ifoam/standards/ics.html

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