modulo 9 la informatica en la gestion de aprovisionamiento
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MODULO 8: LA INFORMÁTICA EN LA GESTIÓN DE APROVISIONAMIENTO
INDICE
1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................ 3
2. NUEVAS TECNOLOGÍAS .............................................................................................. 3
3. INSTALACIÓN ................................................................................................................ 4
4. PRESTACIONES A CUBRIR POR UNA APLICACIÓN INFORMÁTICA ......................... 5
5. FUNCIONES DE LA APLICACIÓN ................................................................................. 6
6. PROCEDIMIENTOS DE USO DE LA APLICACIÓN ....................................................... 7
7. NUEVAS TENDENCIAS EN LA GESTIÓN DE EXISTENCIAS ....................................... 8
8. E-PURCHASING, UNA NUEVA FILOSOFÍA DE COMPRAS ........................................ 10
9. AHORROS USANDO E-PURCHASING ....................................................................... 12
10. INTRODUCCIÓN A LOS ERP ................................................................................... 13
11. BENEFICIOS ERP .................................................................................................... 17
12. EL PAPEL DE INTERNET......................................................................................... 19
13. MEJORAS EN LA GESTIÓN DE APROVISIONAMIENTO USANDO INTERNET ..... 20
14. RESUMEN ................................................................................................................ 23
MODULO 8: LA INFORMÁTICA EN LA GESTIÓN DE APROVISIONAMIENTO
1. INTRODUCCIÓN
Las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones, particularmente la
infraestructura de red basada en Internet, están comenzando a jugar un papel importante en
el proceso de aprovisionamientos, permitiendo una comunicación rápida y de bajo coste
entre clientes y proveedores.
Las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones pueden facilitar e impulsar la
integración de flujos de información a lo largo de la cadena logística.
2. NUEVAS TECNOLOGÍAS
Se ha iniciado una nueva era en la que las nuevas tecnologías de la información están la
forma de hacer negocios en las empresas y en particular, en el caso de los
aprovisionamientos, están creando nuevos modelos electrónicos de relación que facilitan la
automatización de muchas de las tareas que constituyen dicho proceso.
Internet ha revolucionado la infraestructura a utilizar a la hora de comunicar las empresas,
pero aún queda mucho por avanzar en la integración de todos procesos que forman la
cadena de suministros, especialmente en la configuración de soluciones organizativas que
faciliten una integración entre los proveedores y clientes adecuada para adaptarse de forma
dinámica a la evolución de las necesidades de la cadena de suministros.
No basta con adoptar en la empresa nuevas soluciones tecnológicas o una nueva
infraestructura de comunicación para lograr el éxito en la gestión de nuevas redes
que parecen ser el futuro, sino que dicha incorporación de tecnología ha de ir
acompañada de un dominio sobre la misma que evite que las empresas adopten
soluciones tecnológicas precipitadas que pongan en entredicho la posibilidad de
evolución futura de sus procesos de negocio.
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3. INSTALACIÓN
Al implantar una aplicación de SCM en una empresa, conviene comenzar evaluando cómo
encajan los diversos enlaces o conexiones en la cadena de suministro.
Más que requerir el empleo de una tecnología o solución específica, el programa
demanda un conocimiento de los procesos de negocios que deben trabajar juntos
Probablemente, se intentará incorporar en la cadena de suministro sistemas ya existentes,
como e-commerce, actividad comercial y planificación, fabricación y control y
aprovisionamiento y distribución. Es importante detallar que esta integración debe realizarse
no sólo dentro de la propia empresa, sino también dentro de los propios clientes y
proveedores, lo que incurre en gastos adicionales.
Los programas más grandes agrupan una variedad de capacidades destinadas a mejorar el
acceso a la cadena de suministro y su integración en la totalidad de la empresa.
Normalmente, el amplio alcance de estas soluciones, que integran múltiples funciones
comerciales, de forma parecida a las aplicaciones de planificación de recursos de empresa o
ERP, impone limitaciones en la instalación.
Es de destacar, que las aplicaciones han evolucionado para incluir cierto número de
procesos que nunca habían sido considerados inicialmente como elementos SCM,
incluyendo el diseño de productos, planificación, aprovisionamiento de materiales y gestión
de contratos.
Al observar la demanda de estas capacidades adicionales, las empresas vendedoras están
comenzando a incluir redes de comunicación más dinámicas y de mayor colaboración en
sus ofertas, dando lugar a un comercio en colaboración y ayudando a mejorar la
comunicación más allá de la cadena de suministro tradicional
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4. PRESTACIONES A CUBRIR POR UNA APLICACIÓN INFORMÁTICA
Lo que debe cubrir una aplicación SCM principalmente son los siguientes puntos:
Administración del Portafolio de Productos y Servicios, que es la oferta que la
compañía hace al mercado. Toda la Cadena de Suministro se diseña y ejecuta para soportar
esta oferta.
Servicio a Clientes, que es responsable de conectar la necesidad del cliente con la
operación interna de la compañía. Los sistemas transaccionales permiten que la
organización visualice los compromisos derivados de las órdenes procesadas, pero en
términos simples, si existe inventario para satisfacer la demanda del cliente, SAC, pasa sus
instrucciones directamente a Distribución; si hay que producir, pasa sus instrucciones a
Control de Producción.
Control de Producción, que, derivado de las políticas particulares de servicio que tenga la
compañía y de la Administración de la Demanda, se encarga de programar la producción
interna y, como consecuencia, dispara la actividad de Abastecimiento de insumos.
Abastecimiento, que se encarga de proveer los insumos necesarios para satisfacer las
necesidades de Producción (Materia prima y Materiales) cuidando los tiempos de entrega de
los proveedores y los niveles de inventario de insumos.
Distribución, que se encarga de custodiar insumos y producto terminado (en algunas
organizaciones solo producto terminado), hacerlo llegar a los Clientes y/o a su red de
distribución, que puede incluir otros almacenes ó Centros de Distribución ó no.
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5. FUNCIONES DE LA APLICACIÓN
Las principales funciones de una aplicación SCM deben ser:
Asegurar que se construya
el sistema correcto
Las auditorias se aseguran el software a entregar sea
funcional y físicamente el que se espera
Mejora la productividad de
desarrollo de software
Mejora la comunicación, evita duplicar esfuerzos
Reduce los defectos
Ayuda a identificar de manera precisa la versión sobre
que se realizarán los cambios
Agiliza la identificación de
problemas y corrección de
errores
Mantiene historial de problemas y cómo fueron resueltos
Ayuda al proceso de
desarrollo
Se reduce la dependencia de las personas
Disminuye el costo de
mantenimiento
Establece una forma sistemática de resolver las
requisiciones de cambios
Mejora el aseguramiento de
calidad
La información ayuda a determinar las causas de los
problemas y así evitar que ocurran nuevamente
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6. PROCEDIMIENTOS DE USO DE LA APLICACIÓN
Podemos definir los siguientes procedimientos de uso de una aplicación de SCM:
Desarrollo del producto: El desarrollo del producto incluye los requisitos, el diseño y
pruebas del producto además del diseño de la
producción. Las soluciones para el desarrollo del
producto permiten a su empresa diseñar más
rápidamente mejores productos y servicios, ya que sus
desarrolladores pueden trabajar con una información
directa y puntual de lo que los clientes desean y de lo
que los proveedores son capaces de ayudar a producir.
Estas herramientas reducen el periodo de
comercialización, los costes del producto y los
problemas de comunicación entre los grupos de ingeniería.
Planificación: Las soluciones de planificación incluyen las predicciones de ventas y
pedidos, la planificación de la fabricación y la distribución, y la correspondencia de la futura
demanda del cliente a los suministros disponibles. Estos procesos pueden optimizar las
operaciones de producción y envío, y permitirle cumplir con la mayoría de los pedidos de los
clientes a tiempo y al coste más bajo.
Distribución y logística: Las soluciones de distribución y logística incluyen la gestión de
inventarios y almacenamiento, el transporte interior y exterior, la gestión de pedidos, la
distribución física y la gestión de socios externos. Una solución de distribución y logística
ayuda a garantizar que se dispone del número de productos adecuado, en el lugar preciso
de la cadena de suministro y en el momento apropiado, a los costes más bajos posibles.
Esto mejora el movimiento y el almacenamiento de los bienes y garantiza una provisión
adecuada de activos líquidos del inicio al fin de la cadena de suministro. Puede realizar un
seguimiento de los clientes, los proveedores y los pedidos, así como controlar y gestionar
sus compras, los transportes y las necesidades del cliente.
Compras: Las soluciones de compras incluyen la adquisición de componentes del producto,
las materias primas estándar y los suministro especializados necesarios para la fabricación
del producto final. Mediante la tecnología de Internet, puede optimizar el proceso de compra
y reducir los gastos de dinero y de tiempo en estas actividades.
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Producción: Una solución de producción incluye la fabricación, el ensamblaje y la
subcontratación automatizados. Puede hacer un seguimiento, generar informes y analizar en
tiempo real la información del proceso de fabricación, desde la planta de fabricación hasta
sus almacenes de servicio. Puede determinar y eliminar con facilidad las áreas de
sobreproducción, el movimiento de material, manipulación e inventario excesivos y los
cuellos de botella.
Integración de socios de negocio: La soluciones de integración de socios de negocio le
permiten concentrarse en aquello que hace mejor y sacar partido de las capacidades de los
mismos. Estas soluciones le ayudan a desarrollar estrategias de asociación a través de la
identificación de las ventajas en las relaciones con los socios y los proveedores; también le
ayudan a definir los procesos asociados con estas relaciones, y a usar la tecnología de
redes para intercambiar información y ampliar su red de socios y proveedores.
7. NUEVAS TENDENCIAS EN LA GESTIÓN DE EXISTENCIAS
Una de las razones por las que las Cadenas de Suministro no son eficientes es por la
deficiente utilización de activos: camiones a media carga, almacenes dedicados con bajo
movimiento, entregas urbanas realizadas por múltiples proveedores al mismo cliente.
Un reciente estudio, realizado por CapGemini junto a directivos de empresas líderes
europeas, enfatiza la necesidad de colaborar entre los distintos agentes de la Cadena de
Suministro con el fin de:
Ahorrar Costes
Mejorar el Servicio
Contribuir a la Sostenibilidad del Planeta
Sostenibilidad (Green Logistics)
La Conservación del Medio Ambiente es una de las preocupaciones políticas y sociales más
acuciantes de los últimos años, especialmente por el impacto en el cambio climático.
El impacto principal de la logística en el medio ambiente está originado por:
El transporte (en particular por carretera)
El reciclaje de los embalajes.
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Competencia basada en el Tiempo
Este concepto refleja una realidad para muchas industrias, la competencia se desarrolla a
nivel de la cadena de suministro por conceptos que van más allá del coste.
La Agilidad para responder a la demanda de los Clientes, y en la introducción de Nuevos
Productos es clave para la estrategia de algunas empresas en numerosos sectores.
Ejemplos:
Textil : Zara
Tecnología : Dell
Automoción : Toyota
SCM y el Comercio Electrónico
Los actores principales del comercio electrónico entre empresas, serán los e-
marketplaces, que son sitios en Internet donde se encuentran compradores y
vendedores, que interactúan entre ellos y con el sitio web.
Los e-marketplaces ofrecen distintos servicios como la compra y venta de
productos y servicios, vías de comunicación e intercambio de información entre
compradores y vendedores, subastas y subastas inversas, ofertas de stocks,
contenidos de información de la industria en particular, catálogos organizados de
distintos proveedores.
La gestión de la cadena de suministro a través de Internet es una realidad en el corto y
medio plazo que brinda grandes oportunidades a la empresa y que se pueden resumir en las
siguientes:
1.- Disminución de los precios de adquisición de las compras entre un 5 y un 15%.
2.- Disminución de los costes de los procesos en torno a un 50% debido a la mejora
de la eficiencia de los mismos.
3.- Reducción de costes de compra debido a la eliminación de intermediarios.
4.- Ampliación del número de proveedores potenciales y disminución del tiempo de
localización.
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5.- Mejoras en la gestión de stocks y disminución de los niveles de inventario.
6.- Información precisa sobre el estado del proceso de compra y logística.
La gestión de la cadena de suministro es un elemento clave para la competitividad de las
empresas debido a la importancia que tiene en los resultados empresariales a través del
margen de beneficio, de los plazos de entrega, de la calidad del producto/servicio, de la
satisfacción del cliente.
Con la aparición de las Nuevas Tecnologías y más en concreto de Internet,
la gestión de la cadena de suministro ha visto una importante oportunidad
para mejorar debido a la disminución de costes de interacción con los
proveedores.
8. E-PURCHASING, UNA NUEVA FILOSOFÍA DE COMPRAS
El e-Purchasing se puede definir como el proceso de automatización de la
función de compras en las empresas.
Se estructura en dos procesos e-sourcing y e-procurement. El e-sourcing se refiere al
proceso de negociación (planificación, selección de proveedores, toma de decisión...) y
suele tener un carácter eminentemente estratégico, mientras que el e-procurement se refiere
a todo el proceso de aprovisionamiento (petición de material / servicio, flujo de
aprobaciones, aceptación del material por el almacén...) y tiene carácter operativo.
En la actualidad, cuando se habla de e-purchasing se asocia a una herramienta informática
y aún siendo cierto, no se debe olvidar que la idea que subyace es el deseo de
profesionalizar y hacer más eficiente la función de compras. Para conseguir este objetivo,
las aplicaciones informáticas de e-purchasing pueden utilizarse como un remedio eficaz para
erradicar algunos de los grandes males de las organizaciones:
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No conseguir las mejores condiciones de calidad, servicio y precio en la
adquisición de productos / materiales.
Falta de transparencia e imposibilidad de trazabilidad (seguimiento) del
proceso de compras.
Poca agilidad en las compras y dificultad para realizar su control.
Carencia de una nica política de compras.
Por lo general, las herramientas de e-purchasing aprovechan Internet para facilitar la
relación entre compradores y proveedores, de manera que existe un Website (marketplace)
donde los compradores reflejan sus necesidades y los proveedores realizan sus ofertas.
En definitiva, lo que hacen estas herramientas es reproducir de forma virtual las
negociaciones que antes se hacían cara a cara o por teléfono y, al mismo tiempo,
automatizan todo el proceso de negociación, de adquisición de la mercancía, el pago...
Como características generales encontramos:
El acceso se realiza mediante la introducción de un código de usuario y una
contraseña.
En función del perfil asignado por el administrador de la aplicación, las
funcionalidades a las que tienen acceso los usuarios de la herramienta son
diferentes.
Son aplicaciones modulares, de manera que se pueden adquirir solo aquellos
módulos que realmente se vayan a utilizar.
Una vez realizada la fase de adjudicación del pedido, integran los datos con
los ERPs de las compañías.
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9. AHORROS USANDO E-PURCHASING
Pese a la reciente aparición de estas aplicaciones, ya existe una autentica leyenda sobre los
ahorros que provocan en las organizaciones en las que se implantan; aunque, estas
reducciones de costes hay que tomarlas con mucha precaución.
Los proveedores de las herramientas hablan de dos tipos de ahorros en el coste de
transacción y ahorros en el coste de los materiales. Sin embargo, existe un tercer ahorro
que no se suele comentar, la filosofa del e-purchasing.
Los ahorros en el coste de transacción son los que se producen por la mejora operativa del
proceso de compras que, según los proveedores, son de hasta un 80 por ciento. Pero este
dato, que deslumbra a muchos directores generales, es solo una verdad a medias, porque
es necesario saber de qué situación se parte en una empresa cuando se instala una
herramienta de este estilo, para poder determinar qué reducción de costes de transacción se
puede aplicar.
Como regla general, se debe tener en consideración que cuanto más
informatizada y menos burocrática sea la función de compras de una
organización, menor será el ahorro por coste de transacción que se recibirá.
Desde el punto de vista operativo, se ahorra tiempo en llamadas telefónicas, fax, etc., se
sustituye la realización de papeleo por la automatización de las mismas tareas, se evitan
duplicidades de datos y se reducen errores.
Los ahorros en el coste de materiales son los que se obtienen por las reducciones en el
precio de compra de los materiales que se adquieren y que suelen estar entre el 5 y el 6 por
ciento del coste anual de las compras. Este dato depende mucho del tipo de materiales que
necesite cada empresa y de la situación de partida a la hora de instalar la herramienta.
El ahorro se consigue gracias al aumento de la competitividad, ya que al tener las
herramientas de Internet y estar automatizados los procesos se tiene acceso a un mayor
número de proveedores, mejorando la competitividad y, como consecuencia, el precio.
Este porcentaje de ahorro puede parecer insignificante, pero, por ejemplo, para una
empresa que compre 30 millones de euros al año, el ahorro será de 1,5 millones anuales.
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Los ahorros procedentes de la filosofía del e-purchasing son los que se
obtienen como consecuencia de la revisión del área de compras que se
debe realizar antes de instalar una herramienta de e-purchasing. Es el
mayor de los ahorros que se puede obtener, pero es un ahorro a medio o
largo plazo. No se suele destacar por los proveedores de las herramientas,
ya que generalmente son vendedores de software y no asesores o
consultores especializados en compras.
La instalación de una herramienta de este estilo supone un punto de inflexión para el área
de compras de cualquier empresa y hay que aprovecharlo para realizar programas de
mejora, una práctica que no se realiza en muchas áreas de compra y que puede producir
ahorros de hasta un 4-5 por ciento.
Ejemplos de programas de mejora son: programas de estandarización, de especialización
del personal, de comunicación interna, etc.
Y es que además de su filosofía, el e-purchasing puede suponer una revolución en muchos
sectores, ya que empresas competidoras pueden comenzar a colaborar entre sí para
agregar volúmenes y reducir el coste de adquisición de sus materiales
10. INTRODUCCIÓN A LOS ERP
Los sistemas de planificación de recursos empresariales (en inglés ERP, Enterprise
Resource Planning) son sistemas de gestión de información que integran y automatizan
muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de
una empresa.
Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestión para la empresa. Se
caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una
única aplicación.
Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras, logística,
contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, GIS (sistema de información
geográfica), inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc. Sólo podemos definir
un ERP como la integración de todas estas partes.
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Lo contrario sería como considerar un simple programa de facturación como un ERP por el
simple hecho de que una empresa integre únicamente esa parte.
Ésta es la diferencia fundamental entre un ERP y otra aplicación de
gestión. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los
procesos de negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP en el
momento que tan sólo se integra uno o una pequeña parte de los procesos
de negocio.
La propia definición de ERP indica la necesidad de "Disponibilidad de toda la información
para todo el mundo todo el tiempo".
Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que
deben de ser sistemas integrales, con modularidad y adaptables:
Integrales
Porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía
entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan
entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del
siguiente. Por ejemplo, en una compañía, el que un cliente haga un pedido
representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de
producción, de control de inventarios, de planificación de distribución del
producto, cobros, y por supuesto sus respectivos movimientos contables. Si
la empresa no usa un ERP, necesitará tener varios programas que controlen
todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar
integrados, la información se duplica, crece el margen de contaminación en la
información (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario
favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente
captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por lo que la
información no se manipula y se encuentra protegida.
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Modulares
Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que
se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se
genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica
como técnica es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los
cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente.
Adaptables
Los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa.
Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los
procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por
ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite
manejar la partición de lotes pero otra empresa no. Los ERP más avanzados
suelen incorporar herramientas de programación de 4ª Generación para el
desarrollo rápido de nuevos procesos. La parametrización es el valor añadido
fundamental que debe contar cualquier ERP para adaptarlo a las
necesidades concretas de cada empresa.
Otras características destacables de los sistemas ERP son:
Base de datos centralizada.
Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando todas las operaciones.
En un sistema ERP los datos se ingresan sólo una vez y deben ser consistentes,
completos y comunes.
Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos
para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce como Reingeniería
de Procesos, aunque no siempre es necesario.
Aunque el ERP pueda tener menús modulares configurables según los roles de cada
usuario, es un todo. Esto significa: es un único programa (con multiplicidad de
bibliotecas, eso sí) con acceso a una base de datos centralizada. No debemos
confundir en este punto la definición de un ERP con la de una suite de gestión.
La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para determinadas
empresas. Es lo que se denomina versiones sectoriales o aplicaciones sectoriales
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especialmente indicadas o preparadas para determinados procesos de negocio de
un sector (los más utilizados).
Las soluciones ERP en ocasiones son complejas y difíciles de implantar
debido a que necesitan un desarrollo personalizado para cada empresa
partiendo de la parametrización inicial de la aplicación que es común.
Las personalizaciones y desarrollos particulares para cada empresa requieren de un gran
esfuerzo en tiempo, y por consiguiente en dinero, para modelar todos los procesos de
negocio de la vida real en la aplicación.
Las metodologías de implantación de los ERP en la empresa no siempre son
todo lo simples que se desearía, dado que entran en juego múltiples facetas
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11. BENEFICIOS ERP
Existen dos tipos de implantaciones:
La implantación informática, que se limita a explicar como funciona el programa.
La implantación global, que va más allá e implanta un nueva manera de hacer las
cosas, no por que se hagan mal, sino porque con el nuevo ERP se pueden hacer
mejor.
Nos inclinamos a pensar que la única forma válida de implantación es la segunda, aunque
conlleve más esfuerzo.
Durante la implantación se van a ir definiendo todos los procesos en la empresa, el cambio
fundamental va a consistir en que en todos ellos existirá un elemento común, el ERP. Es por
ello que vamos a aplanar nuestra organización. Muchas de las gestiones de los
responsables pueden ser ahora gestionadas por el ERP; por ejemplo, el responsable de
existencias deberá definir la política en el ERP, y el ERP seguirá esa política facilitando que
otras personas puedan efectuar la gestión de propuestas de compra sin su intervención. Ello
va a permitir, que, de forma casi invisible, las personas responsables puedan recuperar
tiempo para otras gestiones. También conlleva un mayor rigor y seguridad en todas las
gestiones.
Esta sistematización, lleva a una simplicidad abrumadora en el funcionamiento
de la empresa, de modo que, las empresas, suelen preguntarse cómo
pudieron sobrevivir en tiempos pasados sin un sistema ERP
Una vez implantado, va a ser mucho más fácil obtener un certificado de calidad, puesto que
los procesos básicos van a estar definidos.
El ERP va a permitir afrontar con éxito la tendencia de reducción de plazos de entrega con
cantidades cada vez menores. Alguno de nuestros clientes, una vez implantado el ERP, ha
podido incrementar en más del 30% la producción manteniendo los costes fijos.
Un ERP es también un recolector de datos, estos datos, con el tiempo, tienen un valor
incalculable si se tratan adecuadamente. Pensemos, por ejemplo, en la información que nos
pueden facilitar los fichajes de los operarios de planta. Al pasar el tiempo vamos a poder
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conocer con total exactitud cuanto tiempo se emplea en realizar cada operación de cada
producto, ello nos va a permitir evaluar cuales son las operaciones que nos están
consumiendo más recursos y evaluar con certeza una hipotética inversión.
Como vamos a disponer de toda la información, podremos adoptar una actitud
pro-activa y adelantarnos a las necesidades de materiales o capacidad
productiva (horas hombre o máquina)
Los objetivos principales de los sistemas ERP son:
Optimización de los procesos empresariales
Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos).
La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.
Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.
El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos
rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que
permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.
No hay recetas mágicas ni guiones explícitos para implantaciones exitosas; solamente
trabajo bien realizado, una correcta metodología y aspectos que deben cuidarse antes y
durante el proceso de implantación, e inclusive cuando el sistema entra en función.
Por ello, antes, durante y después de la implantación de un ERP es conveniente efectuar lo
siguiente:
Definición de resultados a obtener con la implantación de un ERP.
Definición del modelo de negocio.
Definición del modelo de gestión.
Definición de la estrategia de implantación.
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Evaluación de oportunidades para software complementario al producto ERP.
Alineamiento de la estructura y plataformas tecnológicas.
Análisis del cambio organizativo.
Entrega de una visión completa de la solución a implantar.
Implantación del sistema.
Controles de calidad.
Auditoría del entorno técnico y del entorno de desarrollo.
Benchmarking de la implantación.
12. EL PAPEL DE INTERNET
Con Internet podemos obtener información sobre cualquier tema que
deseemos como salud, deportes, belleza, historia, lugares, y muchos más,
gracias a que es una red de computadoras alrededor de todo el mundo
que comparten información entre ellas por medio de páginas.
Ahora Internet es una herramienta muy útil, la mayor parte de las empresas importantes
tienen sitios en Internet en donde muestran información de la empresa, describen sus
productos y servicios y tienen una mejor relación con sus clientes.
Una página de Internet puede tener varios beneficios para la empresa como que es una
segunda puerta de principal acceso a la información sobre la empresa, sirve de publicidad
ya que es como un anuncio que todos los días y a todas horas estará presente, promueve la
comunicación con los clientes y sus proveedores, también ofrece la posibilidad de encontrar
información sobre nuevos proveedores y también genera una buena imagen para los
clientes, y con esto permite aumentar el número de clientes y el volumen de ventas de la
empresa.
Los inicios de la empresa en Internet comenzaron por el descubrimiento de las ventajas que
representa el uso del email o correo electrónico para la comunicación de la empresa y en las
primeras páginas de Internet que figuraron de algunas empresas presentaban información
estática y de escaso valor añadido y su único objetivo era de tener una presencia
publicitaria. Pero con la irrupción del Internet en las empresas se ha iniciado un proceso de
transformación de la forma de hacer negocios e incluso de crear y desarrollar las empresas,
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por ejemplo el comercio electrónico que es una las aplicaciones de Internet con mayor
crecimiento ya que el número potencial de clientes de la red es muy grande, esto ha hecho
que las empresas estén entrando al mercado de Internet, la posibilidad de acceder a nuevos
mercados, y ofrece la posibilidad de tener un gran impacto en el mercado, es por eso que
las empresas han realizado presencias más activas en Internet.
13. MEJORAS EN LA GESTIÓN DE APROVISIONAMIENTO USANDO
INTERNET
La adopción de nuevas tecnologías en la gestión de aprovisionamiento han
demostrado aportar ideas a las empresas que las emplean para dar con
rapidez a nuevas oportunidades de negocio que antes, debido al largo
tiempo de procesos involucrados en la cadena, eran imposibles de percibir.
Un ejemplo son los stocks acumulados que han fracasado en ser vendidos.
A través de soluciones en Internet como el portal SoloStocks.com, pueden tener una
segunda oportunidad en mercados secundarios, minimizando la obsolescencia de
inventarios, y las pérdidas para la empresa.
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Otra forma de sacar partido de las nuevas tecnologías en una cadena de suministro
son:
La restructuración de la operativa logística para ganar eficiencia: la puesta en marcha
de la cadena de suministro apoyada en Internet puede abrirnos los ojos a muchos procesos
físicos que pueden evitarse, con un adecuado control online.
Actualización del producto: menos tiempo en la cadena es menos tiempo de desarrollo y
más facilidad para actualizar un producto. La industria de software es una de las que más
nos sorprende con constantes actualizaciones derivadas de errores en la producción, que
una vez detectados son corregidos con rapidez.
Mejoras en el servicio post-venta y soporte técnico: Internet puede ayudar a rebajar
costes de mantenimiento de un departamento de atención y soporte al cliente.
Está claro: Internet permite llevar a las compañías un paso adelante en materia de
colaboración, a través de la coordinación, integración y automatización de procesos críticos
del negocio.
Una empresa típica de fabricación necesita aprovisionarse de miles de productos de cientos
de proveedores. El trabajo de realizar un pedido, negociar, pagar, y hacer el seguimiento
para tener a punto un suministro no es una tarea fácil.
Un ejemplo:
Una empresa utilizó la plataforma de solicitud de presupuestos de
www.espaciopyme.com para contactar con un proveedor de traducciones. En
sólo 4 horas, se recibieron 3 presupuestos. En dos días, la empresa recibió un
total de 18 presupuestos de empresas de traducción, una mejora dramática sobre
métodos tradicionales de petición de presupuestos a través de faxes y llamadas,
y todo gracias a Internet.
MODULO 8: LA INFORMÁTICA EN LA GESTIÓN DE APROVISIONAMIENTO
Por suerte muchas empresas ofrecen soluciones que facilitan esta parte del trabajo de la
cadena. Empresas como Ariba y CommerceOne, ofrecen productos basados en un entorno
web que facilitan la comunicación en tiempo real entre compradores y proveedores. Este
tipo de soluciones reducen sensiblemente costes operacionales e incrementan la eficiencia
automatizando la adquisición de bienes y servicios en la cadena de suministro.
Internet aporta muchas ventajas a las organizaciones. Entre otras podemos destacar las
siguientes:
Reducción de los costes administrativos. Mediante el aprovisionamiento electrónico,
se estima un ahorro en los costes administrativos del proceso de solicitudes de
compra de aproximadamente un 70%.
Reducción de los precios de adquisición de las mercancías y servicios de un 5 a un
10%.
Reducción de las solicitudes de compra fuera de contrato; incremento del uso de los
proveedores preferidos; mejoras en la negociación con dichos proveedores.
Reducción del tiempo requerido para completar el ciclo de compra.
Tanto las organizaciones de compra como los proveedores pueden beneficiarse de las
ventajas del aprovisionamiento electrónico. A las ventajas mencionadas anteriormente, hay
que añadir las proporcionadas a los proveedores:
Automatización de la recepción de pedidos
Reducción de los costes asociados
Reducción de errores y devoluciones
El valor añadido a la utilización de un nuevo canal de venta: Internet.
El modelo de empresa más actual está basado en comunidades de aprovisionamiento
electrónico que establecen un repositorio centralizado de contenido y gestión de
transacciones, donde integran los catálogos de múltiples proveedores. La empresa que
proporciona este servicio se responsabiliza de desarrollar y mantener la comunidad, de
integrar los proveedores en un catálogo unificado, de garantizar la calidad y vigencia de los
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datos, de proporcionar servicios de búsqueda y de actuar de intermediario en las
transacciones, desarrollando y manteniendo convertidores de protocolo entre los clientes y
los proveedores.
14. RESUMEN
Se ha iniciado una nueva era en la que las nuevas tecnologías de la información están
la forma de hacer negocios en las empresas y en particular, en el caso de los
aprovisionamientos, están creando nuevos modelos electrónicos de relación que
facilitan la automatización de muchas de las tareas que constituyen dicho proceso.
Cuando se instala una aplicación SCM más que requerir el empleo de una tecnología o
solución específica, el programa demanda un conocimiento de los procesos de
negocios que deben trabajar juntos.
La aplicación debe asegurar las siguientes funciones:
Asegurar que se construya el sistema correcto, Mejora la productividad de desarrollo
de software, reduce los defectos, Agiliza la identificación de problemas y corrección de
errores, ayuda al proceso de desarrollo, Disminuye el costo de mantenimiento y Mejora
el aseguramiento de calidad.
Con la aparición de las Nuevas Tecnologías y más en concreto de Internet, la gestión
de la cadena de suministro ha visto una importante oportunidad para mejorar debido a
la disminución de costes de interacción con los proveedores.
La adopción de nuevas tecnologías en la gestión de aprovisionamiento han
demostrado aportar ideas a las empresas que las emplean para dar con rapidez a
nuevas oportunidades de negocio que antes, debido al largo tiempo de procesos
involucrados en la cadena, eran imposibles de percibir.
MODULO 8: LA INFORMÁTICA EN LA GESTIÓN DE APROVISIONAMIENTO
El e-Purchasing se puede definir como el proceso de automatización de la función de
compras en las empresas. Los ahorros procedentes de la filosofía del e-purchasing
son los que se obtienen como consecuencia de la revisión del área de compras que
se debe realizar antes de instalar una herramienta de e-purchasing. Es el mayor de los
ahorros que se puede obtener, pero es un ahorro a medio o largo plazo. No se suele
destacar por los proveedores de las herramientas, ya que generalmente son
vendedores de software y no asesores o consultores especializados en compras.
Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestión para la empresa. Se
caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una única
aplicación. Esta sistematización, lleva a una simplicidad abrumadora en el
funcionamiento de la empresa, de modo que, las empresas, suelen preguntarse cómo
pudieron sobrevivir en tiempos pasados sin un sistema ERP.