Submódulo 3. Generar la comunicación de la empresa de Manera manual y /o electrónica.ene 23

Contenido:– Elaborar la documentación administrativa interna y externa.– Procesar información para la comunicación administrativa interna y externa.– Realizar la gestión de la documentación administrativa interna y externa conlas áreas correspondiente.

BLOQUE I: “Elaborar la documentación administrativa interna y externa”.1.1.- PRINCIPALES CONCEPTOS DEL LENGUAJE TECNICO.CorrespondenciaDocumentoRegistroArchivo.El lenguaje: Medio de expresión del pensamiento.Empleamos el lenguaje para comunicar nuestras ideas. Cuando ordenamos suselementos, armónicamente coordinados, para dar forma a un pensamiento con undeterminado propósito, componemos, literariamente hablando.1.1.1 Correspondencia.1.-La correspondencia es uno de los géneros de la composición que se emplea para exponeren forma escrita, los trámites que se desarrollan en el comercio y en las dependenciasoficiales.2.-La correspondencia es el género de composición que comprende las distintas formas decomunicación escrita en los trámites mercantiles y oficiales. Facilita la clasificación de losdocumentos; gana la simpatía de nuestros corresponsales, y asegura el éxito de lasempresas. De ahí su innegable importancia, y el lugar preferente que señala la enseñanzacomercial.Clasificación de la correspondencia:Comercial: Es la que abarca todos los trámites relacionados con los negocios.Oficial: Se utiliza para las comunicaciones escritas de las oficinas gubernamentales yempresas estatales.Particular: Trata los asuntos personales que están relacionados con el cargo que sedesempeña.Privada: Se relaciona con los asuntos familiares, afectivos o sociales.Actividades: Dentro del paréntesis, escriba la letra que identifique el tipo de correspondencia aque se refiere cada párrafo.A) Comercial, B) Oficial, C) particular, D) Privada.( ) Las mercancías de su pedido 584 serán remitida el lunes próximo.( ) Por instrucciones del C. Oficial mayor, todos los reportes se acompañarán con copia

para acuse de recibo.( ) Te agradeceré que me comuniques cuando llegarás a esta ciudad( ) En el departamento de educación vial se recibieron varias solicitudes para que,proporcionen instructores en escuelas de la delegación Benito Juárez( ) Agradezco su amable felicitación con motivo de mi ascenso en la empresa( ) El C. Lic. Blas Mendieta solicita una audiencia con el director de petróleos mexicanos( ) Recibe mi sincero agradecimiento por el presente que me enviaste( ) Me agradaría mucho colaborar en el proyecto de ampliación de nuestra empresa( ) Ya hemos abonado a su cuenta los $750.00 que nos envió ayer( ) Me complacería que te hospedaras con nosotros cuando vengas a Guadalajara.1.1.2.- Documento:Un documento es toda aquella información contenida yregistrada sobre cualquier soporte material y que esproducido, recibido y conservado por las instituciones,organizaciones o personas, durante el desarrollo de susactividades. Es, por tanto, un testimonio de la actividadhumana.Los documentos pueden ser textuales (manuscritos,mecanografiados o impresos), iconográficos (mapas, planos, dibujos, fotografías, diapositivas,etc.), sonoros (discos, cintas magnetofónicas, discos compactos), audiovisuales (cintas devideo, películas cinematográficas), electrónicos (disquetes, CD.ROM, bases de datos, etc.),virtuales (webs, blogs, etc.), y cualquier otra propuesta que el avance tecnológico pudieraplantear en el futuro.1.1.3.- Registro.Encontramos para estos términos dos significados:Libros u otros medios.- donde será anotada y referida toda ladocumentación de entrada y/o salida que tiene lugar.

La finalidad básica del registro en términos generales es el control de todos losdocumentos que entran y/o salgan en los diferentes órganos de la entidad.Clases de registros:Registro general: _ Es el registro de la correspondencia. Consiste en anotar todacomunicación tanto de entrada como de salida que se establezca con el exterior, puede ser dedos tipos: Registro general de entrada .- Se hará el correspondiente asiento de todo escrito quese reciba y se pueden utilizar los procedimientos:De registro único.- Un libro para los diferentes departamentos de un mismo órgano.De registro múltiple.- Un libro por cada departamento de la misma entidad que recibacorrespondencia. Registro general de salida.- Se anotará la salida de los escritos y comunicacionesoficiales dirigidas a otros órganos o a particulares.

Pueden utilizarse procedimiento de registro único o múltiple. Registro auxiliar.- Los órganos administrativos podrán crear en las unidadesadministrativas correspondientes de su propia organización otros registros con el fin de

facilitar la presentación de escritos y comunicaciones. Dichos registros serán auxiliaresdel registro general, al que comunicarán toda anotación que efectúen.Registro de archivo.- para inscribir todos aquellos documentos que han sido archivados Contenido de los registros: Numero de inscripción. (Orden temporal de recepción.) Epígrafe expresivo de la naturaleza del documento. Identificación del interesado. Funciones:Todo documento que entre o que salga de la Administración deberá ser registrado para quequede constancia de su entrada o salida. El registro cumple fundamentalmente la función defacilitar la localización de un determinado escrito o documento además de: Dar testimonio de que un documento ha pasado o no por la entidad en cuestión. Conocer el destino final de un documento (sí ha sido destruido o archivado). Localizar el lugar concreto donde se halla el documento o escrito. Conocer los datos más significativos de un documento sin necesidad de consultarlodirectamente ya que el registro queda anotados éstos.1.1.4.- Archivo.Conjunto de documento debidamente clasificado y registrado para su fácil consulta. Forma en que se organizan los archivos:A) Archivos centrales.- Contiene toda la documentación dela empresa, es decir que existe una oficina undepartamento desde el cual se da el servicio de archivosa todas las demás dependencias. En este caso losempleados que ahí trabajan se dedican exclusivamente alabores de archivo.B) Archivos locales.- Los que se organizan en cada uno delos departamentos de la empresa, así los documentosque contienen información tratan exclusivamente asuntosde departamento, en caso los empleados llevan a cabolas labores del archivo como un complemento de sus responsabilidades generales. Por los asuntos que tratanA) Archivo en tramitación.- Los que contienen documentos cuyo asunto esta en proceso,por ello la consulta es frecuente hasta la conclusión del mismo. Los archivos entramitación pueden ser tanto centrales como locales.B) Archivos generales y definitivos.- Los que contienen documentos concluidos en sutramitación Por la documentación que contiene.A) Archivos oficiales.- Se forman con documentos de instituciones públicas ogubernamentales.B) Archivos especiales.- contiene documento de instituciones privadas o de empresasmercantiles.C) Archivos particulares.- Contienen documentos personales o de familia. Por su destino.A) Archivo público.- los que pueden ser consultados por las personas que lo requieran sillenan ciertos requisitos.B) Archivos privados o limitados.- Los que pueden consultar únicamente funcionarios oempleados de la institución a la cual pertenece.

C) Archivo secreto.- Los que, por la naturaleza de la documentación que contiene solopueden consultar los dueños de lo mismo, o funcionarios designados para el efecto. Por el método que se emplea en su manejo.A) Archivo de método directo.- aquellos en donde se puede acudir a consultar losexpedientes sin necesidad de revisar antes índices o catálogos.B) Archivo de método indirecto.- Los que para localizar los expedientes se requiere laconsulta de catálogos o índices.Ejercicios:Clasifique los documentos o archivos que aquí se mencionan en el grupo correspondiente:1.- El informe del presidente de la republica2.- Los documentos que deben archivarse en el departamento de contabilidad3.- Una carta de Ricardo Méndez, para sus papás4.- El expediente de una auditoría practicada en almacenes Ruiz hace dos años5.- Las publicaciones periodísticas con que cuenta la Hemeroteca Nacional6.- Una solicitud de crédito presentada ayer7.- El archivo de la Casa Olmedo, que es una empresa particular8.- El testamento de una persona, cuyos herederos aun no se conocen9.- Los expedientes que están bajo la vigilancia de una persona dedicada exclusivamente alas labores de esa oficina10.- Documentos que solo pueden consultar el gerente y su secretaria