1

Diseño: Efraín Delgado G

PROPUESTA TECNICA (PLAN DE TRABAJO) EN PROPIEDAD HORIZONTAL

OBJETIVO

Programar actividades en desarrollo de las funciones del Administrador, con el fin de establecer procedimientos básicos, actividades, en tareas y tiempos, susceptibles algunas de ellas de valoración económica, con el fin de que los entes involucrados en el proceso (Consejo de Administración, Administrador) establezcan puntos de control y evaluación y con base en resultados reales opten por la toma de determinaciones en pro de la comunidad,buscando racionalización, eficiencia y economía.

Direccionar la gestión de la administración a un enfoque de servicio; para entender las necesidades y expectativas de los copropietarios, residentes y demás usuarios de la agrupación.

Los procesos relacionados en este modelo son generales, considerando que cada copropiedad tiene características específicas, los procesos y programas a implementar corresponderán a esas particularidades, analizándose igualmente la problemática que pueda generarse en el sector en que se ubica la copropiedad, como invasión del espacio público, desatención de parámetros de tránsito que afecten a la comunidad algunos de ellos en detrimento de la seguridad como parqueo de vehículos en áreas no permitidas, inseguridad general, etc, con el fin de intervenir ante las autoridades correspondientes.

Dependiendo de la problemática se diseñan programas o estrategias específicas.

Inicialmente, para conocer el estado interno de la copropiedad se analizan tres aspectos que dan la medida para el diseño de estrategias yalternativas: análisis administrativo, operacional yfinanciero.

CUMPLIMENTO LEGAL

OBJETIVO: Determinar el cumplimiento de requerimientos legales de conformidad con la Ley675/2001,Establecer los medios y mecanismos para deliberar y decidir válidamente las determinaciones necesarias para que la persona jurídica cumpla con sus fines.

Análisis de la Reforma de Reglamento

Verificar cumplimiento de requerimientos establecidos en la ley 675 con relación a los parámetros de obligatorio cumplimiento

determinados en la Norma, (Coeficientes, Módulos, registros, Quórums, programación y desarrollo de Asambleas Ordinarias y Extraordinarias, reuniones, conformación del Consejo de Administración, del Comité de Convivencia, toma de decisiones con las mayorías requeridas, Seguros, etc).

Se evaluará con Contabilidad la observancia de los parámetros suministrados por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública con relación a la Propiedad Horizontal y el cumplimiento de las Obligaciones Fiscales ante la Dian.

Análisis del Régimen de Convivencia, o elaboración del proyecto para consideración de Consejo y trámite de aprobación por Asamblea.

Comprobación física de la teneduría y registro de libros oficialeso Registro oficial de Copropietarios (ley 675 de

2001),o Libros de Contabilidad debidamente registradoso Libros Actas Asamblea y Consejo.

ANALISIS FINANCIERO

Con base en los documentos de contabilidad, Balance General y Estado de Resultados elaboro Análisis Financiero con el fin de determinar los puntos débiles y/o fortalezas en el aspecto financiero. Se establecen las relaciones resultantes de los análisis vertical y horizontal, igualmente se establecen índices de interés, punto de equilibrio, comportamiento de ingresos, tendencias de cartera, con el fin de que Consejo de Administración y Administración puedan diseñar medidas para corregir falencias, si existen, y/o planear las acciones a emprender si no se han creado.

Punto de equilibrio:

Determinación de costos fijosDeterminación de costos variablesInformación sobre monto ingresos

Se establece estimativo del Punto de equilibrio con el fin de determinar si el valor de los ingresos se aproxima o concluye en que el monto es suficiente para atender los requerimientos de la copropiedad.

Las copropiedades deben estar en capacidad de atender sus requerimientos sin tener que acudir en lo posible a fuentes externas cuya utilización incidiría en un incremento de los pasivos y un aumento en la diferencia entre las expensas comunes realmente percibidas y el monto en que deberían encontrarse.

Determinado el punto de equilibrio se procede a analizar, en el evento de diferencias significativas,

2

las razones que dan origen a esta situación, algunas de las cuales pueden ser: bajo recaudo de las expensas proyectadas, incremento desproporcionado del valor de la cartera, utilización de recursos externos no previstos, bajo estimativo presupuestal, resultados incipientes en gestiones de cobro y recaudo, etc.

Del Activo:

Tomado como base el total de los activos = 100%, Establezco la relación porcentual de cada una de las partidas que lo componen con el fin de establecer el peso que cada una de ellas representa en el total del Activo.

Considero de primordial importancia propender por el mantenimiento razonable de porcentajes dentro de lo normal de conceptos tales como el de Deudores que nos da la medida de la incidencia de este rubro dentro del Activo. El concepto Deudores amerita análisis detallado para igualmente sopesar cada una de sus subpartidas, dentro de las cuales vamos a determinar qué valor y qué porcentaje tienen por ejemplo, las cuotas de administración, los intereses de mora. Cuotas de parqueadero, parqueaderos de visitantes, otros ingresos por cobrar, trabajadores, etc.

De igual manera como se analiza el concepto Deudores, dependiendo del Balance General y de las características de la copropiedad se analizan los demás ítems que conforman el Activo, tanto el corriente como el no corriente, efectivo, bancos, y las partidas que conforman Propiedad planta y equipos y las depreciaciones.

Del Pasivo:

Establecidos los porcentajes de cada uno de los conceptos del pasivo, igualmente se analiza el peso de cada uno de los conceptos con relación al total de los pasivos, con el objeto de determinar tendencias y peso de cada ítem. Este análisis nos permite tomar determinaciones sustentadas para restringir o disminuir conceptos que rebasan los estimativos o los porcentajes normales. De igual forma que para el activo, por un período determinado se analiza el movimiento periódico de los egresos lo que suministra a la Administración y al Consejo de Administración bases para corregir desviaciones significativas que inciden en el resultado general

ANALISIS DE CARTERA

Dependiendo del resultado del análisis financiero, se prevén cambios o mantenimiento de procedimientos relativos al manejo de la cartera.o Restricción de servicios no esenciales de

conformidad con la ley y la Jurisprudenciao Análisis y seguimiento procesos en jurídicao Verificación presencial en juzgados del estado

de los casos reportados por los abogados.

PROGRAMA DE CARTERA

o OBJETIVO: Reducir los montos por concepto de “Administraciones en mora”, incrementar el número de residentes que cancelan sus expensas dentro del período corriente para contar con recursos suficientes oportunamente.

o Diseño del programa sujeto a las características propias de la agrupación que contemplará:

o -Pre jurídico en Administración:

o -Circularización

o -Etapa de conciliación y acuerdos de pago

o -Restricciones de servicios no esenciales de conformidad con la ley y la Jurisprudencia

o -Remisión de cuentas a Jurídica.

o -Seguimiento, control y evaluación de procesos

o Adicionalmente, se verifica la certeza de los informes que hayan rendido los abogados, en algunas oportunidades se llevarán a cabo confrontaciones contra los certificados de tradición para constatar que efectivamente los embargos que según los Jurídicos se han practicado, se encuentren debidamente registrados en la Oficina de Registro.

o De igual forma, en los juzgados se verifica la certeza de los informes observando los expedientes a los que se tiene acceso en calidad de Representante Legal.

o Los ingresos por concepto de acuerdos de pago suscritos con los abogados también son materia de seguimiento con el fin de que los reintegros sean hecho oportunamente a la Administración, que los honorarios cobrados a los morosos se encuentren dentro de lo normal, etc.

3

CONTRATACION:

Análisis legal, operativo, de garantías, cumplimiento y económico de cada uno de los contratos que la copropiedad haya suscrito para servicios y adquisiciones. Igualmente se evalúa el costo de los contratos frente al mercado.

EXPENSAS

o Módulos de contribucióno Verificar cumplimiento de requisitos

establecidos por la Ley.o Cobro de expensas por coeficiente

Constatar la conformación del Fondo de Imprevistos ordenado por la ley 675 de 2001, y la existencia física de los recursos en cuenta especial.

PROCEDIMIENTOS

Analizar los actuales con el fin de implementar mejoras tendientes a incremento de efectividad y utilización de los recursos disponibles.

1º ADMINISTRATIVOS:CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN:

-Establecer el cumplimiento del Reglamento de P.H., en cuanto a periodicidad de reuniones, aprobaciones, quórum, etc.-Constatar el cumplimiento del Reglamento delConsejo de Administración.-Verificar la publicidad de las actuaciones delConsejo.

2º. CAJA- TESORERIASistemas de recaudo establecidos.

Análisis de seguridad Medios de pago Determinar posibilidad de ampliación Control Interno Verificar ejecución activa (presupuesto) Pólizas de amparo del efectivo

3º, EGRESOS

Análisis del procedimiento

Autorizaciones, montos, requisitos, presupuesto y contabilidad

Cumplimiento de los parámetros existentes Cajas menores Cumplimiento de las reglamentaciones

ESTUDIO DE SEGURIDAD

o Conocimiento del áreao Revisión de encerramientos (estado,

reparaciones requeridas)o Sistemas de comunicación en operación.o Sistemas de seguridad instalados en los

accesos a los interiores (cantoneras, brazoshidráulicos, porteros parlantes)

o Equipos de monitoreo en funcionamientoo Relojes de control.o Iluminación.o Empresa prestadora del Servicio: Revisión del Contrato suscrito Resoluciones de la Superintendencia de

Vigilancia, información sobre sanciones o multas.

Cláusulas y garantías contractuales. Pólizas aportadas (vigencia, montos) Análisis de tarifas (con relación a las

autorizadas por la Superintendencia y frente a las del mercado de empresas de vigilancia).

Determinación de condiciones específicas contractuales y verificación de cumplimiento.

Verificación de procedimientos de supervisión implementados, asignación de turnos, equiposde comunicación en operación, dotaciones.

Determinar cumplimiento de obligaciones laborales con el personal.

Valores agregados al servicio.

Procedimientos Vigilancia

Análisis del Manual de Vigilancia y Seguridad propuesto por la Empresa prestadora del Servicio, de conocimiento del personal de servidores y de residentes.

Liderar los temas en materia de seguridad de las unidades de vivienda como de las zonas comunes

OTROS PROCEDIMIENTOS

Para labores tales como: Aseo, Jardinería, Mantenimiento, se detallan los procedimientos que vienen siendo utilizados, con el fin de detectar duplicidades, tiempos muertos, operaciones no sincronizadas, mano de obra innecesaria, etc, para implementar correcciones y concluir en eficiencia.

4

PROGRAMA SOLUCION DE CONFLICTOS

Ante la necesidad de implementar en Mecanismos Alternos en la Solución de Conflictos, se plantean las siguientes alternativas:

1º.INTERVENCIÓN DE COMITÉ DE CONVIVENCIAo Presentación de alternativas de solución

amigables, beneficiosas para las partes. Si la gestión del Comité no concluye en acuerdo, se acude a las otras instancias:

2º.UNIDADES DE MEDIACIÓN DE LA LOCALIDAD.o Asesoría y orientación en el manejo de

conflictos:-Individuales-Familiares y grupales-Procesos desistibles por delitos o contravenciones.

3º. CENTROS DE CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE

o Ante centros autorizados por el Ministerio de Justica, Cámara de comercio, etc

o Conciliación (en derecho o en equidad) y arbitramento.

4º. JUSTICIA ORDINARIA.

La gran mayoría de los programas o actividades a realizar, bajo supervisión y anuencia del consejo de administración son medibles en tiempo y en recursos a asignar, lo que permite en cualquier momento, evaluarlos, y/o aplicar correctivos en el evento de detectar desviaciones

Una vez detectadas las necesidades prioritarias de la copropiedad, se pueden elaborar los programas específicos para atenderlas, los programas aquí expuestos son generalidades y modelos de lo que se debe llevar a cabo en administración de propiedad horizontal, aplicando los conocimientos y experiencias adquiridas profesionalmente.

Como resultado de las demandas de inconstitucionalidad y tutelas presentadas por terceros quienes se sintieron afectados o vulnerados en sus derechos por la ley 675 de 2001, se han producido Sentencias de la Corte muchas de las cuales son herramientas que puede utilizar la administración en procura de una gestión eficiente respaldada en la Jurisprudencia.

Con base en la evaluación o diagnóstico inicial de la copropiedad en los diferentes aspectos que se miden, con base igualmente en directrices del Consejo de Administración, Asamblea y necesidades de la comunidad, se planearán las acciones a emprender, para las que se implementarán acciones de supervisión, control y evaluación.

Igualmente se implementará el cumplimiento de los requerimientos tributarios de conformidad con los últimos conceptos de la DIAN, con el fin de evitar futuras sanciones a la agrupación.

Relaciones con la Comunidad

Se garantiza la atención al personal de residentes dentro de los parámetros de calidad total, lo que implica que se mantendrá una política de puertas abiertas para la recepción de inquietudes, quejas o reclamos, sugerencias y solicitudes que a bien tenga formular la comunidad.

Establezco mecanismos de comunicación y contacto oportunos con todo el personal y la solución de emergencias en horarios fuera del pactado para la atención normal.

Adicionalmente, se programan actividades de capacitación a la comunidad, algunas de ellas impartidas por la Administración, como el conocimiento de la ley 675 de 2001, normas de convivencia, y otras capacitaciones tramitadas con los entes correspondientes como la Capacitación en atención de emergencias dictada por el Depto de Atención y Prevención de desastres, especialmente en preparación de los planes de contingencia por la eventualidad de sismos..

5º. GESTIONES RECIBO ZONAS Y BIENES COMUNES EN AGRUPACIONES NUEVAS.

Objetivo: Orientar profesionalmente de acuerdo a las especificaciones técnicas, y lo debido por la ley y el código de construcción, el empalme de recepción de zonas comunes entre la constructora y la AgrupaciónEn copropiedades nuevas, mi compromiso profesional incluye el diseño de protocolos para recibo de zonas comunes, aplicación de la normatividad vigente (Retie, Parques vecinales, de bolsillo, etc), en el evento de reclamaciones ante constructoras los trámites ante entidades oficiales, y organización general de la administración. Sistemas de recaudo, contabilidad, archivo, etc.

.

5

6º. PAGINA WEB – INFORMATICA

Se propende por la implementación de la informática, con utilización de los recursos actuales para mejorar la comunicación con el personal de residentes, tendiendo a modernizar sistemas y procedimientos en uso, incluyendo diseño de página web para servicio del conjunto y la comunidad.

La reingeniería aplicada redunda en la prestación de servicios eficientes a costos razonables para el beneficio general.

Efraín Delgado GarcíaC.C.: 17.186.159 BogotáTels : 5607871- 5602448 310- 5656017 317-7045142Calle 2 A No. 28-29 Bogotá.D.C.

ef r a d e g a @ gma il . com / e f r a d e g a @ ya h o o . com