modelo informe de auditoria y carta de control interno
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PRIMERA S.A.A.
ESTADOS FINANCIEROSY DICTAMEN DE LOS
AUDITORES EXTERNOSAL 31 DE DICIEMBRE DEL
2006
1
Arequipa, 27 de Marzo del 2007
Señor
Ángel Muñoz
Gerente General de PRIMERA S.A.A.
Ciudad.-
ASUNTO: Carta de Control Interno
Auditoría Financiera del Ejercicio 2006
Nos dirigimos a usted, en relación al asunto mencionado, para hacerle llegar adjunto a
la presente Carta de Control Interno, las observaciones de los aspectos contables y de
control interno, provenientes de la auditoría realizada a los Estados Financieros del
Ejercicio 2006.
Con tal motivo a las observaciones señaladas se ha formulado las recomendaciones
del caso, con el fin de que vuestra Gerencia se sirva tomar las acciones para
superarlas.
Sin otro particular, nos suscribimos de usted.
Atentamente,
_________________________
Raúl Castro Contreras
Contador Público Colegiado
Matrícula No. 1199
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INDICE
Pág.
INTRODUCCION 04
I. ASPECTOS GENERALES 06
1. DE LA ENTIDAD: 06
I.1 Actividad económica 06
I.2 Objetivo principal de la empresa
I.3 Constitución 06
I.4 Funcionarios en ejercicio a la fecha de Auditoria 07
I.5 Otros 07
2. DE LA AUDITORIA: 07
2.1 Antecedentes 07
2.2 Finalidad 07
2.3 Objetivos 08
2.4 Alcance y Naturaleza 08
3. LIMITACIONES 08
II. COMENTARIOS Y LOGROS 09
III. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES 10
III.1 De carácter Contable financiero 12
III.2 De carácter Administrativo de Gestion
III.3 Otros y contingentes 16
IV. CONCLUSIONES
V. ANEXOS 18
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PRIMERA S.A.A.
Auditoría Financiera del Ejercicio 2006
INTRODUCCIÓN
Mediante el examen a los Estados Financieros de PRIMERA S.A.A. por el año
terminado el 31 de diciembre de 2006, se ha evaluado la estructura de control interno
de la empresa, únicamente hasta el grado que consideramos necesario para tener una
base sobre la cual determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de las pruebas de
auditoría, aplicadas en nuestro examen a los Estados Financieros de la empresa.
La Gerencia de PRIMERA S.A.A., es responsable del establecimiento y
mantenimiento del Sistema de Control Contable. En el cumplimiento de esta
responsabilidad se requieren juicios y estimaciones de la Gerencia para evaluar los
beneficios esperados y los costos correlativos, de las técnicas de control. Los objetivos
de un Sistema de Control Contable son proporcionar a la Gerencia seguridad
razonable, pero no absoluta, de que los activos están salvaguardados contra pérdidas
provenientes de disposición o uso no autorizado, y que las transacciones son
ejecutadas de acuerdo con autorizaciones de la Gerencia y/o jefes de área y
registradas oportuna y adecuadamente, para permitir la preparación de Estados
Financieros, de acuerdo con los criterios establecidos por la Gerencia.
Nuestra evaluación de la estructura de control interno no comprendió un estudio y
evaluación detallada de ninguno de sus elementos y no fue ejecutada con el propósito
de desarrollar recomendaciones detalladas o evaluar la eficacia con la cual la
estructura de control interno de la empresa permite prevenir o detectar los errores e
irregularidades que pudieran ocurrir. Los asuntos tratados aquí fueron considerados
durante nuestro examen y califican nuestra opinión fechada el 15 de marzo de 2007,
sobre dichos Estados Financieros.
El informe adjunto también incluye Observaciones y Recomendaciones con respecto a
otros asuntos financieros y administrativos, los cuales notamos durante el curso de
nuestro examen de los Estados Financieros. Todos estos aspectos se presentan como
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sugerencias constructivas para la consideración de la Gerencia, como parte del
proceso continuo de modificación y mejoramiento de la estructura de control interno
existente y de otras prácticas y procedimientos administrativos y financieros.
Este informe es para uso exclusivo de la Gerencia de la empresa y no debe ser
utilizado con ningún otro fin.
Deseamos expresar nuestro agradecimiento por la cortesía y cooperación extendida a
nuestros representantes durante el curso de su trabajo. Nos agradaría discutir estas
recomendaciones, en mayor detalle, de ser necesario y así mismo, proporcionar la
ayuda necesaria para su implementación.
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I. ASPECTOS GENERALES
1. DE LA ENTIDAD
1.1 Actividad económica
PRIMERA S.A.A es una empresa dedica a la comercialización y distribución de
productos de línea blanca.
1.2 Objetivo principal de la empresa
El objetivo de la empresa es expandirse y abrir dos sedes de distribución en el norte
del Perú.
La entidad tiene por finalidad la distribución de productos de línea blanca de los
productos: A, B, C Y D de procedencia nacional e importada en sus sedes ubicada en
los departamentos de Trujillo, Arequipa, Tacna, siendo la principal en la ciudad de
Lima.
En primer lugar se expondrán distintos enfoques que tratan de explicar qué es la
empresa, el proceso que se sigue para establecer la misión, visión, valores y la
estrategia de la empresa y los distintos tipos de empresa que podemos encontrar.
1.3 Constitución
La empresa PRIMERA S.A.A. tiene como sede y domicilio la ciudad de Lima. Es una
empresa de derecho privado con fines de lucro, con personería jurídica inscrita en la
Ficha Nº 4857698 asiento 315284 del tomo 5236 Diario Legajo J 574896, recibo Nº
6932659 con fecha 28 de febrero de 2000 del Registro de Personas Jurídicas de la
Oficina Registral de Lima, siendo la principal el local ubicado en Lima y a la vez
cuenta con tres (03) sucursales: Trujillo, Arequipa y Tacna.
En los últimos tres años ha tenido un crecimiento importante, abriendo dos sedes en
Trujillo y Tacna.
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1.4 Funcionarios en ejercicio a la fecha de la Auditoria
Gerente General : Sr. Angel Muñoz
Gerente Financiero : Sr. Jorge Rivera
Contados General : Sr. David Quispe Tejada
1.5 Otros
a. La estructura financiera a corto plazo es satisfactoria por la
existencia de una Capital de Trabajo positivo, originado principalmente por el
significado volumen de las cuentas por cobrar comerciales y las existencias, la
empresa podrá atender a sus deudas a corto plazo en función al comportamiento de
sus existencias y a la política crediticia de la empresa.
b. La capacidad de endeudamiento de la empresa se ve
comprometida, dado que ha necesitados de nuevas fuentes externas de corto plazo en
montos significativos para financiar sus operaciones.
c. La empresa no dispone de buena solvencia en el último
ejercicio, reflejada en un menor soporte patrimonial.
d. La empresa no cuenta por un Departamento de Auditoría
Interna.
e. Hay cambios en las políticas contable de la compañía.
2. DE LA AUDITORIA:
2.1 Antecedentes
El año 2005 fue examinado por otros auditores, quienes dieron una opinión con
salvedad por falta de revelación de contingencias y sobrevaluación de la depreciación
acumulada.
2.2 Finalidad
Emitir una opinión acerca de la razonabilidad de los Estados Financieros de PRIMERA
S.A.A por el periodo terminado al 31 de diciembre del 2006.
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2.3 Objetivos
Examinar los Estados Financieros de PRIMERA S.A.A. por el periodo de doce meses
terminados el 31 de diciembre del 2006 y dar una opinión profesional a través de un
dictamen resultado de la aplicación de lo establecido por las Normas internacionales
de Auditoria (NIA).
2.4 Alcance y Naturaleza
La auditoria incluye un examen en base a pruebas, de la evidencia que sustenta los
montos y las revelaciones en los estados financieros. También incluye la evaluación,
los principios contables usados y las estimaciones significativas hechos por la
gerencia, así como una evaluación de la presentación de un dictamen en si.
Nuestro enfoque de auditoría de PRIMERA S.A.A. ha sido básicamente sustantivo y
consistió en:
Pruebas de detalle de operaciones ocurridas durante el
período y revisión de documentación sustentatoria de operaciones y/o saldos en los
que por su naturaleza sea más eficiente la aplicación de estos procedimientos.
Énfasis en todos los componentes de los estados
financieros que son significativos y/o que hubieran experimentado un fuerte
movimiento.
3. LIMITACIONES
No se nos proporcionó la Escritura de Constitución y
modificaciones que hubiese tenido a la fecha, a fin de evaluar si se encuentra en
concordancia con la legislación vigente.
Se ha solicitado documentación he información según los
Requerimientos del número 01 a número 05; y no se nos ha proporcionado, entre
otros, lo siguiente:
- Carta de Control Interno de Auditoria, año 2005.
- Últimas Actas de las Juntas de Accionistas y Directorio.
- Presupuesto y Plan Operativo 2006.
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- Conciliaciones bancarias al termino de cada mes por el año 2006.
- Contratos de Locación de Servicios en calidad de Asesores y/o
Consultores.
- Relación de principales proveedores del exterior
- Listado de Activos fijos, indicando ubicación y fecha de adquisición.
- Acta el último Inventario físico practicado.
- Como limitante se puede indicar que el área de contabilidad no se
encuentra debidamente implementando, motivando a la inoportuna entrega de la
documentación y análisis de información requerida por auditoria; además cuenta pese
a los avances tecnológicos con que cuenta el sistema contable tiene un mes y medio
de retraso de información integrado a nivel de todas las áreas. De igual modo, la
información que presenta Créditos y Cobranzas no es debidamente conciliada con
Contabilidad y no han sido evaluadas desde junio del 20X6.
- Estos hechos conllevan a que la Administración y la Alta Dirección no
cuente con información analítica y oportuna para una adecuada toma de decisiones,
situación que muchas de las veces ha generado que la alta Dirección se ocupe de
aspectos operativos descuidando su verdadera función, y en otros casos la
diversificación de comisiones que no evidencian la generación de resultados
deseados.
II. COMENTARIOS Y LOGROS
- Aunque no fue posible realizar rotación sobre el énfasis ya que no es un auditoria
recurrente, se tomo en cuenta el dictamen de los anteriores auditores, para analizar
especialmente las contingencias y la depreciación acumulada.
- Se puede observar que el ambiente de control interno, de primera SAA no es el
mas apropiado, sin embargo no es insalvable ya que si la empresa decide poner en
practica las recomendaciones mencionadas en nuestro documento la situación podría
mejorar considerablemente.
- Cabe resaltar también que la presente carta de control interno no abarca el 100%
del control interno ya que este es responsabilidad de la gerencia, y solo a sido
realizada de a cuerdo al contrato celebrado entre nuestra firma y vuestra empresa.
- Nuestra firma esta presta a asesorarlos en la implantación y desarrollo de
cualquier de las sugerencias dadas a continuación tanto a nivel Administrativos,
contable e informativo.
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- Con respecto al siniestro ocurrido (inundación) en los almacenes de la empresa el
05 enero del 2007 aunque la auditoria no abarca dicho periodo recomendamos que se
revise y se tome las medidas sobre responsable ya que dicha situación hace peligrar
la correcta marcha del negocio pues su giro es la venta de productos de linea blanca.
III. OBSERVACIONES / RECOMENDACIONES
A. Aspectos Contables Y De Control Interno
Carta de control interno, del ejercicio 20X6
La empresa al momento de nuestro retiro no nos ha proporcionado la Carta de Control
Interno del ejercicio anterior, a pesar de haber sido auditada en lo últimos cinco
periodos anteriores.
Este documento se considera importante porque representa las observaciones
realizadas por los auditores, para poder realizar el seguimiento de la implementación
de las recomendaciones realizas por éstos.
Esta situación se ha producido por que la gerencia desconoce la existencia de este
documento; por lo qué se recomienda para ejercicios futuros exigir la presentación de
la Carta de Control Interno, mas allá de haber subsanado las observaciones
realizadas por los auditores.
Caja y Bancos
De la verificación del saldo de esta cuenta se ha determinado que se han
contabilizado entregar a rendir cuenta por SI. 273 000.
De acuerdo a lo indicado por el Plan Contable General Revisado, las entregas a
rendir cuenta deben ser contabilizados dentro de la cuenta '"Cargas diferidas" ,
por lo que se recomienda realizar el asiento de reclasificación, para mostrar el
saldo correcto de esta cuenta.
COD CUENT A DEBE HABER------------- x --------------
Cargas Diferidas 273 00038
Entregas a rendir cuenta
10 Caja y Bancos 273 000Entregas a rendir cuenta
10
Por otra parte del arqueo efectuado se ha detectado documentación de desembolsos
correspondiente a los periodos de junio y julio; así mismos se ha encontrado un
sobrante de SI. 4,20.
Para evitar la tenencia de documentos mayores a un mes que sustenten
salidas de dinero es realizar arqueos periódicos por lo meno una vez por
mes, evitando de eta manera que el cajero tenga esta documentación, lo
que evitará posibles acciones dolosas en el manejo de efectivo.
El sobrante detectado muestra el acceso que tiene el cajero en los fondos de la
empresa y su disposición de manera libre de estos por parte del cajero.
Se recomienda implementar arqueos permanentes y sorpresivos para
poder verificar el accionar del cajero y no permitir la disposición de los
recursos propios de la empresa de manera libre por éste.
Por otra parte La empresa no ha reclasificado el sobregiro bancario de SI. 672,000 del
Banco financiero, tal como lo dispone el Reglamento para la Preparación de la
Información Financiera de la CONASEV, estos deben ser mostrado en la parte del
pasivo comente.
Para subsanar lo comentado anteriormente se recomienda reclasificar
mediante un asiento contable
D CUENT A DEBE HABER------------- x --------------
10 Caja y bancos 672, 000
Cuentas corrientes10 Caja y Bancos 672, 000
Sobregiros bancarios
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Para que se demostrado en el pasivo corriente como una obligación que
tenemos con la entidad financiera
Cuentas Por Cobrar Comerciales
De la verificación del saldo de esta cuenta se ha determinado que la empresa no ha
contabilizado ventas diferidas por SI. 546.000 Situación presentada por una emisión
del contador al no reconocer esta situación.
Para que los Estados Financieros reflejen los saldos correctos se
recomienda realizar el siguiente asiento de ajuste:
COD CUENT A DEBE HABER------------- x --------------
12 Clientas 546, 000
Facturas por cobrar49 Ingresos Diferidos 546, 000
Ventas diferidas
Por otra parte no se ha provisionado una deuda del cliente LIMA SUR S.A. por SI.
420,000 que al 31 de diciembre del presente ha sido declarado en quiebra, lo que no
va tener mayor incidencia en los resultados del presente ejercicio.
Pero se recomienda para ejercicios futuros, tener en cuenta las cuentas
con riesgo de cobro para salvaguardar los intereses de la empresa y de
alguna manera poder recuperar estas cuentas que califican como
incobrables. Recomendando el siguiente asiento
COD CUENT A DEBE HABER------------- x --------------
68 Provisión del ejercicio 672, 000
Facturas por cobrar12 Clientes 672, 000
Facturas por cobrar
También las cuentas por cobrar no han sido evaluadas desde junio del 2003.
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Por la cual se recomienda hacer una revisión seguida ya que si no se revisan traerán consecuencias, como tener cuentas incobrables que afectan a la salvaguarda de la empresa
Así también se han dado Cambios en las políticas de ventas. A partir de junio del
20X6 las ventas se realizan al crédito a 90 y 120 días, antes sólo se realizaba al
contado a 30 días.
La entidad no cuenta con una política de ventas adecuada , por lo que
debería implementarse un sistema adecuado sobre ventas para no perder
liquidez producto de las eventualidades propias de la entidad.
Mediante este sistema la entidad pretende captar más clientes debido a que hoy en
día cuenta con dos empresas extranjeras que le representan una fuerte competencia,
que en su conjunto cubren el 36% del mercado, en vista que PRIMERA S.A.A cuenta
con el 30% del mercado.
Los asesores legales no comunicaron que un cliente inició un juicio a la compañía en
octubre del 20X6 por US$ 367 500.00 por existencias en mal estado , los asesores
indican que el juicio será ganado por PRIMERA S.A.A
La entidad tiene la seguridad que las existencias se entregaron en buen estado, sin
embargo ella no asume la responsabilidad del transporte puesto que está a cargo del
cliente.
Existencias
La omisión comentada en el punto numero 3 de la venta diferida de la presente carta
de control interno también incide en esta cuenta directamente afecta a existencias,
costo de ventas diferidos por un monto de S/ 252,000.
Por lo que se recomienda el siguiente asiento contable:
COD CUENT A DEBE HABER------------- x --------------
38 Costos diferidos 252, 000
Mercaderías20 Existencias 252, 000
Mercaderías
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Antes de iniciar el inventario, el coordinador general impartió las instrucciones del caso
a todos los participantes en forma general. Asimismo notamos que toda instrucción de
los procedimientos de toma de inventarios, fueron dados verbalmente, no se emitieron
instrucciones escritas.
No existen medios probatorios para validar las expresiones vertidas por los
participantes en la inspección física de inventarios, por lo que no existe un alto grado
de confiabilidad.
Existen mercaderías con precio unitario subvaluado de S/. 41.00 que se han emitido a
S/. 21.00, además en el registro en la cuenta corriente de otro cliente, le falta el visto
bueno de contabilidad.
El área de almacén no hay un adecuado control interno, pues falta una adecuada
supervisión ya que existen precios subvaluados, además el área de contabilidad no
utiliza correctamente los métodos de costeo sobre las mercaderías.
Inmuebles Maquinaria Y Equipo
El 01 de noviembre del 20X6, se realizó un contrato de arrendamiento financiero con el
banco, por la compra de camiones ascendente a US$ 427 283.00 , tipo de cambio
3.46 a ser pagado en 60 cuotas a partir del 01.01.20X7 .Al cierre del ejercicio se
registró US$ 42,486.00 como gasto. Los intereses son US$ 356 272.00 que el Banco
los inició a cobrar conjuntamente con él .
Por lo que se ha Se ha determinado que la depreciación existe una su valuación por
un monto es S/. 525 000.00 .
El arrendamiento financiero por US$ 427 283.00 de vehículos cuyo inicio de
operaciones se da el 03.11.20X6 a ser depreciado en 5 años.
Lo comentado en el punto anterior tiene una incidencia en los estados financieros y en
la expresión de la utilidad del ejercicio bajo examen.,
Por lo que recomendamos que se realice el asiento de ajuste siguientes:
COD CUENT A DEBE HABER------------- 1 --------------
33 Inmueble Mobiliario y equipo 1`478,399,
000
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381 Intereses por devengar 1`232,70146 Otras cuentas por pagar 2`564,09959 Resultado del ejercicio 147,000
------------- 2 --------------Gastos 49,280Inmueble mobiliario y equipo 49,280
Cuentas por pagar
No se aprovisionó los honorarios de los asesores legales y los auditores externos por
S/. 147 000.00 y S/. 184 800.00 respectivamente.
Se recomienda hacer el respectivo ajuste por la provisión la cual afectar a reculados e
incrementara las cuentas por pagar
Se debe implementar mecanismos de control que contribuyan a mejorar
el registro adecuado de las diferentes gastos que denotan una cuenta
por cobrar comercial, para lo cual deberán existir filtros de revisión.
Asimismo los balances de inventario y las notas a los estados
Financieros elaborados de manera oportuna permitirán detectar dichas
situaciones.
DE CARACTER ADMINISTRATIVO Y DE GESTION
Los sobrantes detectados en caja chica, muestra el acceso que tiene el cajero en los
fondos de la empresa y su disposición de manera libre de estos por parte del cajero.
Se recomienda implementar arqueos permanentes y sorpresivos para
poder verificar el accionar del cajero y no permitir la disposición de los
recursos propios de la empresa de manera libre por éste.
Se han dado Cambios en las políticas de ventas. A partir de junio del 20X6 las ventas
se realizan al crédito a 90 y 120 días, antes sólo se realizaba al contado a 30 días.
La entidad no cuenta con una política de ventas adecuada , por lo que
debería implementarse un sistema adecuado sobre ventas para no perder
liquidez producto de las eventualidades propias de la entidad.
Mediante este sistema la entidad pretende captar más clientes debido a
que hoy en día cuenta con dos empresas extranjeras que le representan
una fuerte competencia , que en su conjunto cubren el 36% del mercado,
en vista que PRIMERA S.A.A cuenta con el 30% del mercado.
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Los asesores legales no comunicaron que un cliente inició un juicio a la compañía en
octubre del 20X6 por US$ 367 500.00 por existencias en mal estado , los asesores
indican que el juicio será ganado por PRIMERA S.A.A
La entidad tiene la seguridad que las existencias se entregaron en buen estado, sin embargo ella no asume la responsabilidad del transporte puesto que está a cargo del cliente.
Con respecto a los inventarios de existencias, el coordinador general impartió las
instrucciones del caso a todos los participantes en forma general. Asimismo notamos
que toda instrucción de los procedimientos de toma de inventarios, fueron dados
verbalmente, no se emitieron instrucciones escritas.
No existen medios probatorios para validar las expresiones vertidas por los
participantes en la inspección física de inventarios, por lo que no existe un alto grado
de confiabilidad,
Por lo que se recomienda que las instrucciones de para hacer los
inventarios se debe hacer por escrito para que así se sustente los
requerimientos que se deben cumplir en el desarrollo de los inventarios
La empresa ha iniciado un juicio a un proveedor por el incumplimiento de contrato en
la entrega de mercadería por S/. 346 500.00 .
Debido a que la empresa cuenta con un contrato y el proveedor incumplió con la
entrega de la mercadería,
Se recomienda que se exija de inmediato la devolución del dinero o
entrega inmediata de la misma tomando en cuenta las cláusulas del
contrato.
OTROS Y CONTINGENCIAS
Con fecha 05-01-20X6 se inundó el Centro de Distribución de Trujillo, los ajustadores
de seguro informaron que las pérdidas ascendían a US$ 1260 000 entre existencias y
envases y embalajes. El seguro cubre el 90% del siniestro, este monto representa el
12.53% de las existencias.
por lo que se recomienda hacer el respectivo ajuste en el ejercicio precedente
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IV CONCLUSIONES
Carencia de un sistema integral de información para obtener información en tiempo
real y oportuno.
El ambiente de control interno es adecuado, pero se encontraron situaciones en las
cuales no se llevo un exhaustivo control por lo que hemos observado que la gerencia
debe de establecer un plan de mejora, de modo que esto hará mas eficiente el control
interno y si no lo hace podría, afectar en cierto grado de importancia el manejo normal
de la empresa.
Cabe resaltar dicha falta de control en los siguientes apuntes.
El control interno requerido a los inventarios no es muy apropiado esto tiene
efectos en los resultados que se reflejan en los estados financieros,.
Con relación al sistema contable
Tenemos que no existe un seguimiento adecuado sobre las cobranzas. las
transacciones no son efectuadas de acuerdo con la especificadas por la gerencia.
Con relación a las cuentas por cobrar
Se determino que al 31 de diciembre del 20X6 las cuentas por cobrar no están
debidamente valuadas
Del diagnostico realizado a las auditorias de la empresa en los últimos 5 años y
teniendo en cuenta que no hemos obtenido la carta de control interno correspondiente
al ejercicio económico 20X5 es de indicar que la gerencia a demostrado integridad y
ser consiente del la importancia de los controles en los sistemas de información
contable
La empresa no cuenta con un departamento de auditoria interna
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- La administración debe modificar los Estados Financieros en cumplimiento a las
Normas Internacionales de Contabilidad en lo que respecta a las observaciones
encontradas.
V ANEXOS
Sin otro particular esperamos de su respuesta para discutir, la presente carta de control
interno.
Arequipa, Perú, 27 de Marzo del 2007
Raúl Castro Contreras
Contador Público Colegiado
Matrícula No.1199
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