modelo de gestion caja menor

PROCEDIMIENTOS CAJA MENOR

QUE ES CAJA MENOR?:

Es el fondo con el que cuenta la cooperativa, para cumplir con los pagos de menores cuantías, y los cuales son para realizar actividades administrativas

Que son gastos administrativo:

Son aquellos en los que debe incurrir la oficina para su funcionamiento .

Que gastos se pueden cancelar con esta caja:

Arrendamientos, servicios públicos, servicio de volanteo, servicio de aseo y cafetería, papeleria,transportes,fotocopias.

Quien debe autorizar los gastos:

El Gerente de Oficina mediante la firma en los documentos soportes

PROCEDIMIENTO CAJA GASTOS ADMINISTRATIVOS

¿Cuándo se debe solicitar el reembolso de caja.

Una vez se consuma el 70% del valor autorizado, igualmente a más tardar el último día hábil del mes, se debe realizar la solicitud sin importar el porcentaje de consumo

¿Qué pagos no están permitidos?

Gastos personales de algún funcionario de la oficina o de cualquier otra persona.

Honorarios y/o conceptos inherentes a la nómina.

Compra de activos fijos.

Prestamos, capacitaciones,correrias,cambio de cheque

PROCEDIMIENTO CAJA GASTOS ADMINISTRATIVOS

FACTURA DE VENTA: Estar denomina expresamente como factura de venta. Apellidos y nombres o razón social y nit del vendedor o de

quien presta el servicio. Apellidos y nombres o razón del adquiriente de los bienes y

servicios. Llevar un número que corresponda a un sistema de

numeración consecutiva de factura de venta. Fecha de su expedición El nombre o razón social y el nit del impresor de la factura. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las

ventas. Discriminación del impuesto sobre las ventas.

REQUISITOS DE LOS DOCUMENTOS SOPORTES DE LAS CAJAS

DOCUMENTOS EQUIVALENTES EN OPERACIONES REALIZADAS CON NO OBLIGADOS A FACTURAR.

Fotocopia del Rut. Apellidos y nombres o razón social y nit de la persona o

entidad beneficiaria del pago o abono. Dirección y teléfono de la persona o entidad beneficiaria del

pago o abono. Apellidos y nombres o razón social y nit del adquiriente del

servicio. Fecha de la transacción. Concepto y descripción del articulo o servicio prestado. Discriminación del impuesto generado en la operación( para

el caso de impuesto sobre las ventas.

REQUISITOS DE LOS DOCUMENTOS SOPORTES DE LAS CAJAS

INGRESO DE LA CAJA MENOR EN EASYSOFT

Código de caja: se selecciona la caja de la oficina. Número: el sistema trae automáticamente el consecutivo de la caja a

tramitar. Localidad: Este dato lo trae el sistema . Desde. Hasta: es el rango de fechas que corresponde a los Soportes que

se van a ingresar al sistema y deben corresponder al mes de trabajo.. Responsable: Este dato lo trae el sistema, de acuerdo con la información

registrada al momento de creación de la caja. Valor Fondo: Es el valor autorizado, para los gastos Valor Soportes: Corresponde a la sumatoria de los soportes ingresados al

sistema. Valor Efectivo: Corresponde a la diferencia entre el valor del fondo menos la

sumatoria de los soportes ingresados.


CONCEPTOS : para el ingreso de la información al sistema, no se digitan cuentas contables, se escogen

conceptos, los cuales están debidamente relacionados con las cuentas contables.


PRINCIPALES CONCEPTOS IMPUESTOS

PRINCIPALES CONCEPTOS GASTOS DE ADMINISTRACION

PRINCIPALES CONCEPTOS GASTOS DE VENTAS

CONCEPTO NOMBRE CONCEPTO EQUIVALE A 110 RETEFUENTE SERVICIOS GENERALES 6% P NATURAL IMPUESTOS112 RETEFUENTE SERV. ASEO Y VIGILANCIA 2% IMPUESTOS114 RETEFUENTE SERV. RESTAURANTE Y HOSPEDAJE 3.5% IMPUESTOS115 RTEFUENTE SERVICIOS P JURIDICA 4% IMPUESTOS130 RETEFUENTE ARRENDAMIENNTOS B. INMUEBLES 3.5% IMPUESTOS131 RETEFUENTE ARRENDAMIENTOS BS. MUEBLES IMPUESTOS150 RETEFUENTE COMPRAS 3.5% IMPUESTOS190 IVA RETENIDO REGIMEN SIMPLIFICADO IMPUESTOS191 IVA RETENIDO 5% IMPUESTOS201 RETENCION DE ICA BOGOTA SERVICIOS 9.66 * MIL IMPUESTOS202 RETENCION DE ICA BOGOTA CONSULTORIA 6.9 * MIL IMPUESTOS203 RETENCION DE ICA BOGOTA PERSONAS JURIDICAS 9.66 *MIL IMPUESTOS310 IVA DESCOANTABLE COMPRAS 16% IMPUESTOS312 IVA DESCONTABLE SERVICIOS 16% IMPUESTOS313 IVA DESCONTABLE ARRIENDOS 10% IMPUESTOS314 IVA DESCONTABLE COMPRAS 10% IMPUESTOS315 IVA DESCONTABLE SERVICIOS 10% IMPUESTOS318 IVA DESCONTABLE VIGILANCIA 1.6% IMPUESTOS320 IVA RETENIDO REG. SIMPLI. 8% IMPUESTOS321 IVA RET. REG. SIMPL. 5% IMPUESTOS322 IVA RET. REG. SIMPL. 5% IMPUESTOS

PRINCIPALES CONCEPTOSIMPUESTOS

CONCEPTO NOMBRE CONCEPTO EQUIVALE A 403 CAFETERIA Y ELEMENTOS DE CAFETERIA GASTOS DE ADMINISTRACION404 PORTES CABLES FAX Y TELES GASTOS DE ADMINISTRACION405 TRANSPORTES URBANOS GASTOS DE ADMINISTRACION408 PAPELERIA Y UTILES DE OFICINA GASTOS DE ADMINISTRACION409 FOTOCOPIAS GASTOS DE ADMINISTRACION410 CONTRIBUCIONES Y AFILIACIONES GASTOS DE ADMINISTRACION411 REGISTRO MERCANTIL GASTOS DE ADMINISTRACION412 CERTIFICADOS DE CONSTITUCION GASTOS DE ADMINISTRACION413 AUTENTICACIONES Y OTROS GASTOS DE ADMINISTRACION415 SERVICIO DE ENERGIA GASTOS DE ADMINISTRACION416 SERVICIOS DE AGUA GASTOS DE ADMINISTRACION417 SERVICIOS TELEFONO GASTOS DE ADMINISTRACION418 SERVICIOS GAS GASTOS DE ADMINISTRACION419 SERVICIO TELEFONIA CELULAR GASTOS DE ADMINISTRACION420 SERVICIO DE INTERNET GASTOS DE ADMINISTRACION421 SERVICIO DE CABLECENTRO GASTOS DE ADMINISTRACION423 REPARACIONES LOCATIVAS GASTOS DE ADMINISTRACION425 GASTOS LEGALES GASTOS DE ADMINISTRACION426 PUBLICIDAD GASTOS DE ADMINISTRACION427 PARQUEADEROS GASTOS DE ADMINISTRACION430 ATENCION AL PERSONAL GASTOS DE ADMINISTRACION431 ARRENDAMIENTOS DE BIENES INMUEBLES GASTOS DE ADMINISTRACION432 ACTIVOS FIJOS CTA CONTROL GASTOS DE ADMINISTRACION

PRINCIPALES CONCEPTOSGASTOS DE ADMINISTRACION

CONCEPTO NOMBRE CONCEPTO EQUIVALE A 700 ARRENDAMIENTOS GASTOS DE VENTAS701 ADMINISTRACION DE OFICINAS GASTOS DE VENTAS702 ACUADUCTO Y ALCANTARILLADO GASTOS DE VENTAS703 ENERGIA GASTOS DE VENTAS704 TELEFONO GASTOS DE VENTAS705 TELEFONO CELULAR GASTOS DE VENTAS706 SERVICIO GAS NATURAL GASTOS DE VENTAS707 ASEO Y VIGILANCIA GASTOS DE VENTAS708 SERVICIO INTERNET GASTOS DE VENTAS709 CORREOS PORTES Y TELEGRAMAS GASTOS DE VENTAS710 SERVICIO FAX GASTOS DE VENTAS711 PUBLICIDAD Y PROPAGANDA GASTOS DE VENTAS712 CERTIFICADOS DE CAMARA Y COMERCIO GASTOS DE VENTAS713 MATRICULA MERCANTIL GASTOS DE VENTAS714 TRAMITES Y LICENCIAS GASTOS DE VENTAS715 ADECUACIONES E INSTALACIONES ELECTRICAS GASTOS DE VENTAS716 REPARACIONES LOCATIVAS GASTOS DE VENTAS717 HOTELES Y RESTAURANTES GASTOS DE VENTAS718 PASAJES TERRESTRES GASTOS DE VENTAS719 PASAJES AEREOS GASTOS DE VENTAS720 PEAJES GASTOS DE VENTAS721 ALMUERZOS Y COMIDAS GASTOS DE VENTAS722 ATENCION AL PERSONAL GASTOS DE VENTAS723 ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERIA GASTOS DE VENTAS724 UTILES PAPELERIA Y FOTOCOPIAS GASTOS DE VENTAS725 COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES GASTOS DE VENTAS726 TAXIS Y BUSES GASTOS DE VENTAS727 DESPLAZAMINETO VENDEDORES GASTOS DE VENTAS728 CASINO Y RESTAURANTE GASTOS DE VENTAS730 ALCANTARILLADO GASTOS DE VENTAS

PRINCIPALES CONCEPTOSGASTOS DE VENTAS

DOCUMENTO: En este campo se debe digitar el número de la factura.

FECHA: Se debe digitar la fecha del documento soporte.

IDENTIFICACION: Se debe digitar el nit registrado en la factura sin el digito de verificación. Si corresponde a un proveedor nuevo se debe enviar a contabilidad el Rut para que sea creado el tercero. El sistema identifica si el nit es régimen común © o régimen simplificado (s)


NOMBRE: El dato lo trae el sistema se avanza con enter en cada campo.

DIRECCION: El dato lo trae el sistema se avanza con enter en cada campo.

TELEFONO: El dato lo trae el sistema se avanza con enter en cada campo.

DESCRIPCION: En este campo se debe detallar el gasto, (compra, transporte, servicio etc)

CENTRO DE COSTO: Se debe digitar el centro de costo de la oficina.


VALOR GASTO: En este campo se debe digitar el valor registrado en la factura antes de iva. Si la compra o el servicio se le realizo a un régimen simplificado, el valor del gasto es lo relacionado en la cuenta de cobro.

Compras o servicios al régimen común: En estos casos se debe discriminar el iva, en el campo iva 1 se digita el concepto 310 (compras) o 312 (servicios) si es tarifa del 16%.Concepto 314(compras) 315(servicios) para tarifa del 10%


INGRESO DE INFORMACION DEL REGIMEN SIMPLIFICADO

Para las personas pertenecientes al régimen simplificado, se les debe practicar reteiva, reteica si aplica a la ciudad, y retención en la fuente si cumplen con la base, de acuerdo con el servicio prestado:

Valor del gasto es igual al discriminado en la cuenta de cobro.

Reteiva :se debe escoger el concepto 320 IVA RETENIDO REG. SIMPLI. 8% . En el campo base se debe digitar el mismo valor del campo valor gasto.


Retención en la fuente: se escoge el concepto 110 Retefuente para servicios generales 6% persona natural. Se debe desmarcar la casilla ubicada a la izquierda, y en el campo base es igual al valor del campo gasto.

Reteica: se debe escoger el concepto de reteica de la oficina, en el campo base es igual al valor del campo gasto y de igual manera debe estar desmarcada la casilla ubicada a la izquierda.


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