mnpp-plandes 11-2008

Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008

Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO

Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008

Vigencia de la última modificación:

CODIGO:

MANUAL DE NORMAS, PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN GENERAL DE

PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.

ASUNTO:

MATERIA:

hnjPORTADA 1

MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN

GENERAL DE PLANIFICACIÓN

Y DESARROLLO

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

RECTORADO

DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO

Mérida, 2008





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

AUTORIDADES UNIVERSITARIAS

Período 2004 – 2008

Lester Rodríguez Herrera

Rector

Humberto Ruiz Calderón

Vicerrector Académico

Mario Bonucci Rossini

Vicerrector Administrativo

Nancy Rivas de Prado

Secretaria


RECTORADO






CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

Directora de la Dirección General de Planificación y

Desarrollo de la Universidad de Los Andes

Inés Benavides

Jefe del Departamento de Planificación Académica

Juan Carlos Contreras G.

Jefe del Departamento de Planificación de Recursos

Físicos

Maria Antonia Altuve

Jefe del Departamento de Planificación Económico

Financiera

Maria Eugenia de Huizzi

Coordinador del CINDES

Carlos Villalobo

Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo

Carlos Dávila


RECTORADO






CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

Equipo de Trabajo

Personal Profesional, Administrativo, Técnico y de

Servicio de PLANDES

Maria Antonia Altuve

Coordinador por PLANDES

Sioly Ovalle de Vargas

Consultor


RECTORADO






CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

Introducción

I. Antecedentes históricos

II. Organigrama de la Dirección General de Planificación y Desarrollo de la Universidad de Los Andes

III. Modelo de Jerarquías de sistemas del Sistema de Planificación y Desarrollo Universitario

III.1. Alcance del sistema

III.2. Suprasistema del Negocio y Sistemas Pares

IV. Modelo de Objetivos

IV.1. Objetivos del Sistema de Planificación y Desarrollo Universitario

IV.2. Objetivos de la Dirección General de Planificación y Desarrollo de la Universidad de Los Andes

V. Modelo de Reglas

VI. Modelo de procesos

VI.1. Diagrama de Proceso del Sistema de Planificación y Desarrollo Universitario

VI.2. Cadena de Valor del Sistema de Planificación y Desarrollo Universitario

VI.3. Árbol de Procesos y Procedimientos

VII. Procesos Fundamentales

PF.1. Formulación de planes institucionales

Índice

Diagrama de proceso

Diagrama de jerarquía de procesos

PF.1.1. Formulación del plan estratégico institucional

PF.1.2. Coordinación de la formulación del plan de desarrollo académico

PF.1.3. Formulación de planes de recursos físicos

PF.1.4. Formulación del plan operativo anual

PF.2 Seguimiento de planes y proyectos

Índice

Diagrama de proceso

Diagrama de Jerarquía de procesos

PF.2.1. Seguimiento y control del plan estratégico institucional

PF.2.2. Seguimiento y control de planes de recursos físicos

PF.3. Evaluación de Planes

Índice

Diagrama de proceso


PF.3.1. Coordinación de la evaluación trimestral del plan operativo anual institucional

MANUAL DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO

ÍNDICE

1/3





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PF.3.2. Evaluación de los planes de recursos físicos

PF.3.3. Evaluación del Plan estratégico institucional

PF.4. Consultoría, asesoría, estudios.

Índice

Diagrama de proceso


PF.4.1. Consultoría, asesoría, estudios en materia de planificación académica.

PF.4.2. Consultoría, asesoría, estudios en materia de planificación de recursos físicos.

PF.4.3. Consultoría, asesoría, estudios en materia de planificación económica financiera.

VIII. Procesos de Apoyo. PA.1. Administración de los recursos presupuestarios y financieros

Índice

Diagrama de proceso


PA.1.1. Elaboración del plan operativo y proyecto de presupuesto

PA.1.2. Ejecución del presupuesto

PA.1.3. Cierre presupuestario anual

PA.2. Apoyo secretarial y logístico

Índice

Diagrama de proceso

Diagrama de jerarquía de procesos

PA. 2.1. Atención al público

PA.2.2. Gestión de la correspondencia

PA.2.3. Manejo del Archivo

PA.2.4. Trascripción de documentos

PA.2.5. Reproducción fotostática de documentos

PA.2.6. Suministro de material de oficina

PA.2.7. Mensajería interna y externa

PA.2.8. Mantenimiento del espacio físico de PLANDES

PA.3. Gestión de documentación e información

Índice

Diagrama de proceso


PA.3.1. Selección de material

PA.3.2. Registro de material

2/3

ÍNDICE MANUAL DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.3.3. Servicio a los usuarios

PA.3.4. Descarte de material

PA.4. Apoyo informático

Índice

Diagrama de proceso


PA.4.1. Desarrollo de Sistemas Automatizados

PA.4.2. Mantenimiento y soporte técnico

PA.4.3. Soporte a aplicaciones

PA.4.4. Actualización de aplicaciones

IX. MODELO ACTOR-ROL

X. MODELO ACTOR/ACTIVIDAD

XI. GLOSARIO DE TÉRMINOS

XII. BIBLIOGRAFÍA

ÍNDICE

3/3






CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

La Dirección General de Planificación y Desarrollo (PLANDES) como dependencia adscrita al Rectorado, es la

responsable de promover, coordinar e implementar la planificación universitaria como instrumento de gobierno

y de administración1.

En este sentido, con el fin de desarrollar las herramientas necesarias para cumplir este mandato, esta

Dirección se ha planteado la necesidad de elaborar el Manual de Normas, Procesos y Procedimientos que

permita sistematizar las acciones y recursos requeridos, sobre la plataforma del conocimiento, experticia y

visión del personal técnico y administrativo de la dependencia.

El Manual de Normas, Procesos y Procedimientos permitirá desplegar de manera detallada el quehacer de la

dependencia a partir de la definición y descripción de los procesos fundamentales o razón de ser de PLANDES y

los procesos de apoyo que facilitan su cumplimiento.

El presente documento contiene las Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección General de

Planificación y Desarrollo, el cual una vez aprobado por el Consejo Universitario permitirá la implantación y

desarrollo del Proceso de Planificación Institucional y Evaluación de Planes.

Para la elaboración de este Manual se consideró la normativa relacionada con la Planificación Universitaria

en el país y experiencias de otras universidades.

1 Artículo 14 del Reglamento del Sistema de Planificación de la Universidad de Los Andes

INTRODUCCIÓN

1/1






CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

La Dirección General de Planificación tiene sus antecedentes remotos en la creación institucional de una

modesta dependencia, en el año 1966, denominada Oficina de Estudios y Proyectos que se encargaba,

específicamente, de los asuntos de proyección de planta física universitaria, para enfrentar la demanda de

espacios que, desde entonces, imponía el crecimiento matricular en apogeo ya que era casi explosiva en la

mayoría de las instituciones de educación superior pública venezolana. Para 1967 la dependencia en cuestión

pasa a denominarse Oficina de Planeamiento, designándose como su primer director al arquitecto Marcos

Miliani.

La Universidad siguió creciendo exponencialmente durante finales de la década 60, durante la siguiente y

hasta finales del siglo XX, no sólo en cuanto a aumento de alumnos matriculados en las carreras tradicionales

que en ella se cursaban, sino también en contratación masiva de profesores para atender más y más secciones

de inscritos como también crecería la institución mediante creación de nuevas escuelas y facultades y, por

supuesto, creció en asignación presupuestaria pública para poder atender los requerimientos docentes,

estudiantiles, de servicios y demás gastos administrativos generados por el interés estudiantil de cursar

estudios en esta institución.

Para entender las problemáticas de diversa índole que generó el crecimiento matricular, y sus

problemáticas conexas, hacia mediados de los años setenta se dictó el Reglamento Orgánico de la

Planificación, aún vigente a pesar de su condición de experimentalidad, instrumento legal y de proceder

mediante el cual se elevó la Oficina de Planeamiento a Dirección General de Planificación y Desarrollo y se

deslindaron medianamente las misiones de sus divisiones internas: de Planificación de Recursos Físicos

(DIPREF), de Planificación Académica (DIPLACA) y, más adelante de Planificación Económica Financiera

(DIPLAEF).

En consecuencia a PLANDES le correspondería la actividad institucional circunscrita a la planificación y

formulación de políticas relativas a lo arquitectónico y su entorno académico-ambiental, políticas académicas

(creación, reformulación y modificación de pensa, asignaturas, carreras, escuelas, facultades y núcleos

universitarios) y todo lo atinente a la planificación de los aspectos presupuestarios y financieros conexos con la

gestión universitaria, todo ello en consonancia con los requerimientos internos de la institución y en atención y

aplicación consensuada con los macro-lineamientos de la Dirección de Educación Superior del Ministerio de

Educación Nacional y, después, de la Oficina de Planificación del Sector Universitario (OPSU) y del Consejo

Nacional de Universidades (CNU); éstos dos últimos, entes satélites cuasi-autónomos del Ministerio de

Educación Nacional (hoy día, Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior).

ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO

1/2

I

CONTEXTO INSTITUCIONAL





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

Durante cuatro décadas de existencia lo que genéricamente se ha conocido como PLANDES ha

constituido un bastión de permanente actividad en la consecución del ordenamiento, regulación, fomento y

calidad de sus ámbitos de acción, gracias al denodado esfuerzo de quienes han constituido su cuerpo múltiple

de profesionales y técnicos universitarios, personal administrativo, de servicios y obreros, bajo la dirección de

preocupados integrantes de personal docente y de investigación de la universidad, con el apoyo político

institucional de las autoridades rectoras y con la actitud colaboradora de los decanatos de facultades y núcleos

y la inter-colaboración con otras dependencias centrales.

2/2

I

ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO CONTEXTO INSTITUCIONAL





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PROCESOS

1/1

II


FUNCIONES

ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO






CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

La Planificación de la Universidad de Los Andes (ULA) se organiza como un sistema de componentes

interrelacionados que asumen la forma de una red de órganos constituida por la estructura orgánica de la

Universidad y los entes gubernamentales que suministran lineamientos para la formulación de planes y

requieren información para su control y evaluación.

En este contexto, la Universidad de Los Andes forma parte del Sistema Nacional de Educación Superior y recibe

de éste lineamientos de carácter administrativo así como desde el Ministerio del Poder Popular para las Finanzas

y del Ministerio del Poder Popular para la Planificación y Desarrollo.

En el ámbito interno, la planificación institucional se organiza como un subsistema del Sistema Administrativo

Universitario, con funciones específicas de formulación de políticas, directrices estratégicas, planes de

desarrollo institucional y planes operativos anuales, así como el análisis y evaluación de dichos planes. De él

forman parte:

El Consejo Universitario.-

Autoridad suprema de la Universidad, establece las políticas y define estrategias de planificación, en el marco de

la legislación nacional y planes de la nación y aprueba en última instancia los planes de desarrollo y operativos

de la institución.

El Rectorado.- Órgano en la línea de autoridad que actúa en consecuencia de las políticas y lineamientos

aprobados por el Consejo Universitario.

El Consejo Superior de Planificación.- Órgano asesor del Consejo Universitario para la definición de

lineamientos de planificación que vinculen la Universidad con la sociedad y el estado, así como de evaluación del

cumplimiento de objetivos y metas. Es responsable del estudio de aspectos que tengan incidencia en los

procesos de modernización administrativa, de planificación y su vinculación con el presupuesto.

La Dirección General de Planificación y Desarrollo (PLANDES).- Órgano técnico central del subsistema,

que se encarga de promover, coordinar e integrar mediante criterios globales y técnicas específicas las

actividades de planificación de la universidad, en dependencia directa del Rectorado y en coordinación con los

organismos constitutivos del sistema. Se organiza en una estructura central con apoyo sectorial a través de las

Oficinas Sectoriales de Planificación.


III.1.

1/3

MODELO DE JERARQUÍA DE SISTEMAS





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

Las Oficinas Sectoriales de Planificación.- Unidades administrativas, adscritas a los decanatos de las

facultades y núcleos, responsables de coordinar e integrar en el nivel sectorial la planificación académica, de

planta física y económico financiera, bajo la coordinación de la Dirección General de Planificación y Desarrollo.

Las Unidades Académicas y Administrativas.- Cada una en su nivel de competencia y en concordancia con

las políticas institucionales, se ocupan de:

- Definir las áreas prioritarias de desarrollo en su nivel de competencia.

- Integrar y articular los proyectos y actividades que emanan de las unidades que la integran.

- Aprobar su propio plan y elevarlo a las instancias respectivas.


2/3

III.1.






CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:


3/3

III.2.


Sistema Nacional de Planificación

Ministerio P.P. para la Planificación y Desarrollo

Sistema de Educación Superior

Ministerio P.P. para la Educación Superior

Sistema de Administración Financiera del Sector Público Ministerio P.P. para las Finanzas

Sistema de Control Fiscal

ULA SISTEMA

ADMINISTRATIVO

SISTEMAS PARES

SISTEMA

ADMINISTRATIVO

UNIVERSITARIO

SUBSISTEMA DE

PLANIFICACIÓN Y EVALUACION DE

PLANES

SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN

INSTITUCIONAL

SUPRASISTEMA DEL

NEGOCIO Y SU

RELACIÓN CON ENTES

EXTERNOS





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

1/2

IV.1.

CONTEXTO INSTITUCIONAL MODELO DE OBJETIVOS DEL SISTEMA DE PLANIFICACIÓN





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

2/2

IV.2.

MODELO DE OBJETIVOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO CONTEXTO INSTITUCIONAL





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

1. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Gaceta Oficial Nº 5453Extraordinaria de

fecha 24-03-2000

Artículo 141. De los fundamentos de la Administración Pública

Artículo 299. Con relación al régimen socioeconómico de la República Bolivariana de Venezuela, que hace

mención a la planificación estratégica, democrática participativa y de consulta abierta.

Artículo 311. Con relación a la gestión fiscal.

Artículo 313. De la administración económico financiera.

Artículo 316. Presupuestos públicos anuales de gastos.

2. Decreto con fuerza de Ley orgánica de planificación. (Decreto 1.528 G.O. Nº 5.554

extraordinario de fecha 13-11-2001).

Todos los artículos.

3. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.

G.O. Nº 37347 de fecha 17-12-2001.

Titulo I. Disposiciones Fundamentales

Capítulo I. Disposiciones Generales

Artículo 9: Hace referencia a quienes están sujetos a las disposiciones de la presente Ley y al control,

vigilancia y fiscalización de la Contraloría General de la República.

Titulo II. Del Sistema Nacional de Control Fiscal.

Capítulo I. Disposiciones Generales.

Capítulo II. Del Control Interno.

Capítulo V. Del control de gestión.

Capítulo VI. Otras disposiciones de control.

Titulo III. De las potestades de investigación de las responsabilidades y de las sanciones.

Capítulo II. De las responsabilidades.

Capítulo III. De las potestades sancionatorias.

4. Decreto con rango y fuerza de Ley sobre Simplificación de Trámites Administrativos.

Título I. De la simplificación de los trámites administrativos.

Capítulo II. De la simplicidad, transparencia, celeridad y eficacia de la actividad de la administración.

CONTEXTO INSTITUCIONAL MODELO DE REGLAS

1/3

V.





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

5. Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de administración financiera del sector público. G.O. Nº

5.781 Extraordinario de fecha 12-08-2005

Sección Primera. Marco plurianual del presupuesto.

Sección Segunda. De la estructura y contenido de la Ley de Presupuesto y de la exposición de motivos.

Sección Tercera. De la formulación del presupuesto de la República incluido en el Titulo II de la Ley de

Presupuesto.

6. Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. G.O. Nº 37.169 de fecha

29-03-2001.

Artículos 5, 7, 9, 35, 37

7. Ley de Universidades de fecha 8 de septiembre de 1970.

Artículo 9. De la autonomía de las universidades.

Artículo 20. De las atribuciones de la Oficina de Planificación de las universidades. Numerales 6, 7 y 8

Artículo26. De las atribuciones del Consejo Universitario.

8. Ley contra la corrupción. Gaceta Oficial Nº 5.637 Extraordinario del 7 de abril de 2003.

Titulo I. Disposiciones fundamentales.

Art. 34. Del patrimonio público

Capítulo II. Principios para prevenir la corrupción y salvaguardar el patrimonio público.

Titulo II. De las sanciones.

9. Ley de Presupuesto del ejercicio fiscal vigente.

Todos los artículos.

10. Instructivo No. 19 Para la Formulación del Presupuesto de Ingresos y Gastos de las

Universidades Nacionales e Institutos y Colegios Universitarios.

11. Ley de los Consejos Estadales de Planificación Pública de fecha 20 de agosto de 2002.

Artículos 1, 2, 3, 4.

12. Reglamento Orgánico del Ministerio de Educación Superior del 22 de marzo del 2002


2/3

MODELO DE REGLAS

V.





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

13. Reforma parcial del Reglamento Orgánico del Ministerio de Educación Superior Decreto 3444 del

21 de enero 2005

14. Ley Orgánica de la Administración Pública. Gaceta Oficial Nº 37.305 de fecha 17 de octubre de

200.

Artículos 18, 19 y 20

4. Reglamento sobre la organización del control interno en la administración pública nacional. G.O.

Nº 37783 de fecha 25-9-2003

15. Normas de control interno. Resolución Nº 01-00-00-015 del 30 de abril de 1997

16. Reglamento del Sistema de Planificación de la Universidad de Los Andes.

17. Resolución CU-0789 de creación del CINDES (Centro de Información y documentación en Educación

Superior)


3/3

MODELO DE REGLAS

V.





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

MODELO DE PROCESOS

PORTADA MODELO DE PROCESOS

1/7

VI.





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

Constitución de la Republica Bolivariana de VenezuelaLey orgánica de planificaciónLey de UniversidadesLey de la Contraloría General de la República y del Sistema de Control FiscalLey contra la corrupciónLey Orgánica de la Administración PúblicaLey de Administración Financiera del Sector Publico (LOAFSP)Reglamento Nº 1 de la (LOAFSP)Ley de los Consejos Estadales de Planificación PúblicaLey de PresupuestoReglamento Orgánico del Ministerio de Educación SuperiorReglamento del Sistema de Planificación de la ULADecreto de creación del CINDES (Centro de Información y documentación)

Dirección de Programación y Presupuesto

Personal profesional, técnico y de apoyo

administrativo y servicios de la Direccion

PLAN DE DESARROLLO DE PLANTA FÍSICAPLAN MAESTRO DE PLANTA FÍSICA

PLAN DESARROLLO INSTITUCIONAL

PLAN OPERATIVO ANUAL INSTITUCIONAL

DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO

RegulaCumple

*Sistema Web Nueva Etapa*SIFPRE*Aplicaciones para la formulación del POAIAplicaciones de Apoyo de DIPLACAPortal Web de la Dirección de PLANDES* Base de Datos del CINDES

Apoya

PLAN DE DESARROLLO ACADÉMICO

*Plan de Desarrollo Económico y Social de la Nación 2001-2007 *Lineamientos y directrices para la elaboración de Planes*Concepción y herramienta de la Nueva Etapa

*Lineamientos y directrices para la elaboración de Planes (Plan Estratégico, Plan de Desarrollo Institucional, Plan Maestro, Plan Operativo, Plan de Desarrollo Académico)*Lineamientos y directrices para la formulación y evaluación de proyectos académicos*Lineamientos y directrices para la *Evaluación Institucional*Lineamientos y directrices para la *Evaluación del POAI (Ejecución Física)*Lineamientos y directrices para la *Evaluación de Planta Física*Lineamientos y directrices para la Rendición de Cuentas

*Lineamientos para la formulación del ante proyecto *Presupuesto Institucional. *Criterios para la Fijación de cuota presupuestaria de los Ministerios

SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PLANES

INFORME ANUAL DE GESTIÓN

Apoyar la gestión institucional mediante la consultoría y asesoría técnica a los niveles

gerenciales, medio y operativos en la formulación, seguimiento y evaluación de las políticas,

estrategias, planes, programas y proyectos de corto, mediano y largo, en aras del desarrollo y

transformación de la universidad.

DIAGRAMA DE PROCESO MODELO DE PROCESOS

VI.1.

2/7





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

CADENA DE VALOR

VI.2

MODELO DE PROCESOS

3/7





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PF.1.Formulación de Planes

Institucionales

Consultoría/Asesoría/ Estudios en materia de planificación

académica

Formulación del Plan EstratégicoInstitucional

Diseño de planes curriculares

Formulación del Plan de Desarrollo Académico

Formulación del Plan Operativo Anual Institucional

Formulación del Plan de Desarrollo de Recursos Físicos

Formulación del Plan Maestro de Recursos Físicos

PF.3.Evaluación de planes

Evaluación trimestral de la ejecución física del Plan Operativo Anual

Institucional

Formulación de Planes Físico Espacial de Conjuntos Universitarios

Evaluación del Plan EstratégicoInstitucional

Formulación de planes derecursos físicos

Elaboración de informes o reportes en materia de planificación económico financiera

PF.4.Estudios, consultorías y

proyectos

Formulación de Planes Especiales de Recursos Físicos

Evaluación de planes de recursos físicos

Asignación del uso de bienes inmuebles de la

ULA

PF.2.Seguimiento de planes y

proyectos

Seguimiento y control del planestratégico institucional

Seguimiento y control de planes de recursos físicos

Ccreación, modificación o eliminación de unidades académicas

Diseño de proyectos, ampliación y modificación de programas conducentes a grado

Consultoría/Asesoría/ Estudios en materia de planificación de recursos

físicos

Consultoría/Asesoría/ Estudios en materia de planificación económica

financiera

Expedición de aval de viabilidad técnica para

proyectos de recursos físicos en unidades

académicas

Elaboración del Informe Anual de Gestión

Apoyo a la elaboración de la Memoria y Cuenta Institucional

Expedición de aval de viabilidad técnica para

proyectos de recursos físicos en unidades

administrativas

Préstamo de planos

ÁRBOL DE PROCESOS

4/7

MODELO DE PROCESOS

VI.3





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.1.Administrar los recursos

presupuestario-financieros

Elaboración del plan operativo y proyecto de

presupuesto anual

Ejecución del Presupuesto

Gestión de cuentas bancarias

Gestión de Fondos en Anticipos

Registro de Cuentadantes

Apertura de Cuentas Bancarias

Cierre Anual del

Presupuesto

Gestión de las Compras

Cancelación de Horas Extras

Tramite de Viáticos y Pasajes

Modificaciones Presupuestarias

Traslado presupuestario entre partidas de una misma dependencia

Traslado recibido de otras dependencias

Traslado cedido a dependencias externas

Reintegro de remanentes

Reposición de Fondos en Anticipos

Apertura de Fondos en Anticipos

Conciliación de Cuentas Bancarias

Adquisición de Bienes y Servicios

Reposición de Caja Chica

Ejecución de la Caja Chica

Apertura de Caja Chica

Elaboración de Cheques

Rendición delIVA e ISRL

Registro y control de bienes muebles

Cierre presupuestario

Rendición de anticipos

Cierre de Caja Chica

ÁRBOL DE PROCESOS

5/7

MODELO DE PROCESOS

VI.3





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA: ÁRBOL DE PROCESOS

VI.3

MODELO DE PROCESOS

6/7

VI.3 VI.3





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.4.Apoyo

Informático

Desarrollo de Sistemas

Soporte a aplicaciones

Actualización de aplicaciones

Adiestramiento de usuarios

Asignación de acceso a ususarios

Procedimientos

Soporte técnico

Administración de la red

Mantenimiento y soporte técnico

SubprocesosProcesos

Proyección de requerimientos de equipos, componentes e insumos

informáticos

Configuración de equipos

Configuración del perfil de usuarios

Administración de la base de datos

Respaldo de la base de datos

Respaldo periódico de la data

Mantenimiento preventivo

Soporte a hardware

Soporte a software

Mantenimiento correctivo

Desincorporación de equipos y componentes

Asesoría a usuarios

ÁRBOL DE PROCESOS MODELO DE PROCESOS

7/7

VI.3





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PF. 1.

FORMULACIÓN DE PLANES

INSTITUCIONALES

PROCESOS FUNDAMENTALES MODELO DE PROCESOS

VII.

1/3





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

Formulación de planes institucionales

Supervisa - Controla

Entrada

Objetivos

Constitución de la Republica Bolivariana de VenezuelaLey orgánica de planificaciónLey de UniversidadesLey de la Contraloría General de la República y del Sistema de Control FiscalLey contra la corrupciónLey Orgánica de la Administración PúblicaLey de Administración Financiera del Sector Publico (LOAFSP)Reglamento Nº 1 de la (LOAFSP)Ley de los Consejos Estadales de Planificación PúblicaLey de PresupuestoReglamento Orgánico del Ministerio de Educación SuperiorReglamento del Sistema de Planificación de la ULADecreto de creación del CINDES (Centro de Información y documentación)

Base Legal

Salida

Información proveniente de la Dirección de Programación y

PresupuestoApoyaEjecuta

Personal profesional, técnico y de apoyo

administrativo y servicios de la Direccion

PLAN DE DESARROLLO DE RECURSOS FÍSICOSPLAN MAESTRO DE RECURSOS FÍSICOSPLAN ESPECIAL DE RECURSOS FÍSICOSPLAN FÍSICO ESPACIAL DE CONJUNTOS UNIVERSITARIOS

PLAN DESARROLLO INSTITUCIONAL

PLAN OPERATIVO ANUAL INSTITUCIONAL

Director (a)Jefes de Departamento

RegulaCumple

*Sistema Web Nueva Etapa*SIFPRE*Aplicaciones para la formulación del POAISistema de seguimiento y evaluación del plan estratégico institucionalPortal Web de la Dirección de PLANDES* Base de Datos del CINDES

Apoya

Información

PLAN DE DESARROLLO ACADÉMICOInformación Proveniente de MPD:*Plan de Desarrollo Económico y Social de la Nación 2001-2007 *Lineamientos y directrices para la elaboración de Planes*Concepción y herramienta de la Nueva EtapaInformación Proveniente de MES:*Lineamientos y directrices para la elaboración de Planes (Plan Estratégico, Plan de Desarrollo Institucional, Plan Maestro, Plan Operativo, Plan de Desarrollo Académico)*Lineamientos y directrices para la formulación y evaluación de proyectos académicosInformacion Proveniente de MF:*Lineamientos para la formulación del ante proyecto *Presupuesto Institucional. *Criterios para la Fijación de cuota presupuestaria de los Ministerios

Orientar la conducción del funcionamiento, el control organizacional y el desarrollo de la institución

mediante los objetivos y la trayectoria a seguir, producto de la búsqueda de consenso de las expectativas y aspiraciones de la comunidad

universitaria, indicando referencias o estándares para el cumplimiento eficaz y eficiente de las funciones de

docencia, investigación y extensión

DIAGRAMA DE PROCESO FORMULACION DE PLANES INSTITUCIONALES

2/3

PF.1.





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

JERARQUÍA DE PROCESOS FORMULACION DE PLANES INSTITUCIONALES

3/3

PF.1.





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PF.1.1.

FORMULACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO

INSTITUCIONAL

DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS

PF.1.

FORMULACIÓN DE PLANES INSTITUCIONALES

1/8





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PF.1.1. Formulación del Plan Estratégico Institucional

PF.1.1.1. Diagrama de actividades

PF.1.1.2. Información General del Procedimiento

PF.1.1.3. Normas Internas

PF.1.1.4. Descripción Narrativa del Procedimiento

FORMULACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL ÍNDICE

2/8

PF.1.1





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

FORMULACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL

DIAGRAMA DE ACTIVIDADES

3/8

PF.1.1.1.





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Definir las líneas maestras de la gestión

universitaria para un horizonte temporal de n años.

FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIÓN

Se inicia el año anterior a la culminación del Plan

Estratégico Institucional en vigencia.

Se termina cuando el Plan Estratégico Institucional

es aprobado por el Consejo Universitario y se hace

entrega del documento a las unidades académicas,

administrativas y a los órganos superiores de

planificación para su conocimiento, difusión y

aplicación.

INSUMOS/PRODUCTOS

Entradas

Informe de evaluación del plan estratégico del

periodo anterior

Políticas, lineamientos y directrices del plan de la

nación en materia de Educación Superior.

Salidas

Plan Estratégico Institucional para el horizonte

temporal seleccionado.

DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS

INVOLUCRADAS

Consejo Universitario

Consejo Superior de Planificación Institucional

PLANDES

Oficinas Sectoriales de Planificación.

Unidades Académicas y Administrativas

Equipo Técnico para la formulación del Plan

Estratégico Institucional.

BASE LEGAL RELACIONADA

Constitución de la República Bolivariana de

Venezuela.

Ley Orgánica de Planificación

Ley Orgánica de la Contraloría General de la

República y del Sistema Nacional de Control Fiscal

Ley Orgánica de Administración Pública

Ley de Universidades

Reglamento del Sistema de Planificación de la

Universidad de Los Andes

Instrucciones de la OPSU

FORMULARIOS UTILIZADOS Instrumentos de recolección de información

RECURSOS

Pagina Web de PLANDES

Sistema de Seguimiento y Evaluación del Plan

Estratégico Institucional

4/8

PF.1.1.2.

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO






CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

DE LA FORMULACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO

INSTITUCIONAL

- La Dirección General de Planificación y

Desarrollo promoverá la formulación del

proyecto del plan estratégico institucional,

antes de vencer el periodo del horizonte

temporal definido.

- Corresponde a la Dirección General de

Planificación y Desarrollo definir la

metodología y lineamientos generales

estratégicos para la elaboración del proyecto.

- El Consejo Superior de Planificación

Institucional someterá a consideración del

Consejo Universitario los lineamientos

generales y el proyecto del Plan Estratégico

Institucional.

2. DE LA ELABORACIÓN DEL PLAN

- Es responsabilidad de la Dirección General de

Planificación y Desarrollo la elaboración de

diagnóstico situacional de la institución, como

base para la formulación de objetivos, metas

y proyectos de acción temporales.

- Es responsabilidad de las unidades

académicas y administrativas participar en la

formulación del diagnóstico y la formulación

de objetivos, actividades, proyectos y metas

para el horizonte temporal definido, de

acuerdo a los lineamientos y metodología

aprobada.

- Es responsabilidad de la Dirección General

de Planificación y Desarrollo la asesoría y/o

consultoría a las unidades académicas y

administrativas en materia de formulación

del proyecto así como asistencia técnica,

revisión y consolidación del proyecto del

Plan Estratégico Institucional.

3. DE LA DIRECCIONALIDAD DE LOS

LINEAMIENTOS ESTRATÉGICOS

La Dirección General de Planificación y

Desarrollo será responsable ante las unidades

académicas y administrativas de orientar los

lineamientos estratégicos y metodológicos

aprobados en el Consejo Universitario.

4. DE LA APROBACIÓN DEL PLAN

ESTRATÉGICO

El Consejo Universitario es el órgano

responsable de aprobar el Plan Estratégico

Institucional.

5. DE LA PROMULGACIÓN DEL PLAN

ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL

El Rector y la Secretaria de la Universidad

promulgaran el Plan Estratégico Institucional

aprobado.

5. DE LA DIFUSIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL

PLAN


Desarrollo es responsable de la difusión del

Plan Estratégico Institucional así como la

distribución del mismo a las unidades

académicas y administrativas

NORMAS INTERNAS

5/8

PF.1.1.3

FORMULACION DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

6. DE LA EJECUCIÓN DEL PLAN - Corresponde a las unidades académicas y

administrativas instrumentar los medios

necesarios para el cumplimiento de objetivos,

actividades y proyectos estratégicos

formulados.

7. DEL SEGUIMIENTO Y CONTROL

- Es responsabilidad de las unidades

académicas y administrativas el registro

sistemático de la ejecución del plan de la

unidad y su transmisión en línea, de acuerdo

a los lineamientos del Sistema de

Seguimiento y Evaluación del Plan


- Corresponde a la Dirección General de

Planificación y Desarrollo la emisión de

Informes de Seguimiento Trimestrales sobre

la ejecución física del plan para detectar

desviaciones y establecer acciones oportunas

que permitan el cumplimiento de los

objetivos.

NORMAS INTERNAS FORMULACION DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL

6/8

PF.1.1.3.





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

DIRECTOR(A) 1. Inicia acciones para viabilizar la efectividad del

proceso de Planificación Estratégica:

- Informa al Consejo de Planificación Institucional

sobre el inicio del proceso y el apoyo

institucional requerido.

- Recopila información sobre propuestas, metas y

planes de acción previstos por las autoridades.

- Informa al personal de la Dirección y gira

instrucciones para el inicio de la formulación del


- Designa el equipo técnico y de logística para la

elaboración y consolidación del Plan Estratégico

Institucional.

EQUIPO DE LOGÍSTICA

2. Define y distribuye el trabajo de trascripción,

apoyo informático, fotocopiado, mensajería y

archivo, entre otros.

EQUIPO TÉCNICO

2. Define:

- Aspectos conceptuales y operativos,

actividades, tiempos y responsables.

- Metodología para la formulación del Plan


- Resultado esperado y planteamiento que lo

sustenta.

- Características del Plan Estratégico y

fundamentos que respaldan la formulación.

3. Publica en la página Web de la Dirección General

de Planificación y Desarrollo los aspectos

definidos.

4. Recopila información sobre los lineamientos del

Plan de la Nación.

5. Determina requerimientos de datos e

información y los medios para obtenerla

(reuniones individuales, talleres, aplicación de

encuestas).

6. Identifica los actores claves.

7. Elabora y aplica el plan de inducción a los

participantes en el proceso de formulación.

4. Aplica instrumentos de recolección de datos e

información.

5. Recopila y actualiza información sobre

potencialidades y problemas tomando en

consideración la evaluación del actual Plan

Estratégico y demás planes institucionales.

3. Prepara proyecto de lineamientos estratégicos

relacionados con el Plan Estratégico

Institucional, con base en las orientaciones de

la filosofía de gestión.

4. Define áreas estratégicas o focos de acción,

vinculados con los instrumentos recientes de

planificación.


7/8

PF.1.1.4

DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

5. Define el personal técnico pertinente,

responsable de las diferentes áreas

estratégicas.

UNIDADES ACADÉMICAS Y ADMINISTRATIVAS

6. Formula el anteproyecto del plan estratégico en

base a los lineamientos y orientaciones

recibidas.

RESPONSABLE POR ÁREA ESTRATÉGICA

7. Cada responsable por área estratégica analiza la

información recopilada.

8. Incorpora los resultados y formula las versiones

preliminares con los siguientes aspectos:

- Diagnostico del área estratégica

- Escenario deseable y factible para los

próximos n años

- Acciones requeridas para hacer realidad la

visión de desarrollo.

- Proyectos estratégicos a ejecutar en los

próximos n años que permiten concretar los

objetivos y las metas.

9. Realiza talleres de concertación y validación

para el análisis de cada área estratégica y

realiza los ajustes necesarios.

EQUIPO TÉCNICO

10. Determina la congruencia entre las áreas

estratégicas, estrategias, proyectos y los

diagnósticos.

11. Realiza las modificaciones, adiciones o

supresiones pertinentes.

12. Formula el proyecto de Plan de Desarrollo

Estratégico.

13. Presenta al Director(a) el proyecto de Plan


14. Prepara presentación del Plan Estratégico para

el Consejo de Planificación Institucional.

DIRECTOR (A)

15. Conoce y somete a consideración del Consejo

de Planificación Institucional los lineamientos

generales del Plan Estratégico Institucional.

CONSEJO DE PLANIFICACIÓN

INSTITUCIONAL

16. Analiza y propone ante el Consejo Universitario

el proyecto de Plan Estratégico Institucional.

CONSEJO UNIVERSITARIO

17. Discute y aprueba aplicación del Plan


RECTOR

18. Promulga junto con la Secretaria de la

Universidad el Plan Estratégico Institucional.


8/8

PF.1.1.4.






CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

DIRECTOR(A)

19. Publica, por intermedio de la Unidad de

Soporte Informático, el Plan Estratégico de la

ULA en la pagina web www.ula.ve/plandes

20. Envía el plan a las Unidades Académicas y

Administrativas en medio digitalizado.

Ir al proceso Seguimiento y Control del Plan Estratégico Institucional





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PF.1.2.

COORDINACIÓN DE LA FORMULACIÓN DEL

PLAN DE DESARROLLO ACADÉMICO

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS

PF.1.


1/8





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PF.1.2. Coordinación de la formulación del Plan de Desarrollo Académico


PF.1.2.2. Información General del Procedimiento

PF.1.2.3. Normas Internas

PF.1.2.4. Descripción Narrativa del Procedimiento

ÍNDICE

PF.1.2.

COORDINACIÓN DE LA FORMULACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO ACADÉMICO

2/8





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:


PF.1.2.1.


3/8





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Articular las actividades académicas de

planificación, revisión y adaptación curricular de la

Universidad y sus perspectivas de desarrollo

mediante la construcción de una visión sistémica

consensuada de las acciones institucionales.


Se inicia cuando el Departamento de Planificación

Académica identifica la situación actual curricular.

Se termina cuando el Director de la Dirección

General de Planificación y Desarrollo envía a las

unidades académicas el Plan de Desarrollo

Académico en medio digitalizado.

INSUMOS/PRODUCTOS

Entradas

Plan Estratégico Institucional

Reportes de Seguimiento y Evaluación del Plan


Salidas

Plan de Desarrollo Académico

DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS

Dirección General de Planificación y Desarrollo

Consejo de Planificación Institucional


Vicerrector Académico

Comisión Central de Currículo

Comisión Sectorial de Currículo

Oficinas Sectoriales de Planificación

Decanos de Facultad y Vicerrectores de Núcleos.

Escuelas, Departamentos, Grupos, Laboratorios,

Centros e Institutos De Investigación.

Servicios Bibliotecarios de la Universidad de Los

Andes (SERBIULA).

BASE LEGAL


Venezuela.


Ley de Administración Pública


Reglamento del Sistema de Planificación


FORMULARIOS, DOCUMENTOS UTILIZADOS

Reportes del sistema de seguimiento, control y

evaluación del plan estratégico institucional.

Instrumentos de recolección de información

Plan de inducción

RECURSOS

Sistema de seguimiento, control y evaluación del

plan estratégico institucional.


4/8

PF.1.2.2.






CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

1. La planificación del desarrollo académico de la

Universidad es responsabilidad de las diferentes

instancias académicas- administrativas

competentes, por lo que debe ser coordinado

institucionalmente.

2. El Vicerrector Académico dictará las pautas para

la formulación del Plan de Desarrollo Académico.

3. Corresponde a la Dirección General de

Planificación y Desarrollo generar instrumentos

metodológicos y someterlos a consideración del

Consejo de Planificación Institucional.

4. Corresponde al Consejo de Planificación

Institucional promover ante el Consejo

Universitario los lineamientos estratégicos

relacionados con el proceso de planificación

académica.

5. Es responsabilidad de la Dirección General de

Planificación y Desarrollo prestar asesoría o

consultoría a los responsables de las unidades

académicas para el desarrollo de las actividades

de formulación del plan de desarrollo

académico.

6. Las Unidades Académicas, la Comisión

Curricular Central y las Comisiones Sectoriales

Curriculares ejecutaran el Plan de Desarrollo

Académico aprobado por el Consejo

Universitario.

7. Es responsabilidad de la Comisión de Auditoria

Académica estudiar, controlar y evaluar el

cumplimiento del Plan de Desarrollo

Académico.

NORMAS INTERNAS COORDINACIÓN DE LA FORMULACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO ACADÉMICO

5/8

PF.1.2.3.





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN

ACADÉMICA

Una vez aprobado el plan estratégico institucional:

1. Obtiene del Director(a) las pautas de acción

para la coordinación de la formulación del plan

de desarrollo académico.

2. Revisa y/o establece metodologías para orientar

la formulación del plan de desarrollo académico.

3. Identifica actores vinculados al proceso.

4. Identifica la situación curricular actual. De no

estar actualizado realiza el diagnóstico en las

facultades y núcleos sobre el área curricular.

5. Presenta al Director la metodología y el

resultado del informe de evaluación del plan

estratégico del área académica.

DIRECTOR

6. Revisa y avala el Informe Diagnóstico y

metodología para orientar la formulación del

Plan de Desarrollo Académico.

7. Presenta al Vicerrector Académico la

metodología para orientar la formulación del

plan.

VICERRECTOR ACADÉMICO

8. Define las pautas desde el punto de vista

académico para la formulación del plan.

9. Conforma el equipo.

EQUIPO TÉCNICO

10. Presenta propuesta al Consejo de Planificación

Institucional.


INSTITUCIONAL

11. Estudia y avala la propuesta.

EQUIPO TÉCNICO

12. De existir, considera las observaciones del


13. Coordina con el Vicerrectorado Académico,

Jefes de Departamento de la Dirección General

de Planificación y Desarrollo y las Oficinas

Sectoriales de Planificación, para la obtención

de información cualitativa y cuantitativa

requerida.

14. Diseña los instrumentos de recolección de

información.

15. Elabora el plan de inducción a los participantes

en el proceso de formulación.

16. Inicia cronograma de reuniones con

autoridades, Coordinadores de las Oficinas

Sectoriales de Planificación y los responsables

de las actividades académicas en las escuelas,

facultades e institutos para la difusión de la

metodología y lineamientos aprobados.

17. Aplica el plan de inducción


6/8

PF.1.2.4.






CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

UNIDADES ACADÉMICAS Y

ADMINISTRATIVAS

18. Determina áreas de prioridad, objetivos y

orientación del plan, en el contexto de la

misión de la unidad académica, la Universidad

y las necesidades cambiantes de la sociedad,

en un todo de acuerdo con el instructivo

diseñado por el equipo técnico.

19. Estudia por área del conocimiento el perfil del

egresado, de la unidad y de la facultad; el

diseño curricular para el perfil definido y, las

estrategias de acción que conduzcan al logro de

los objetivos.

20. Define estrategias para fortalecer la

infraestructura, la labor investigativa y de

servicio.

21. Estima recursos presupuestarios de los

proyectos académicos para el corto plazo.

OFICINA SECTORIAL DE PLANIFICACIÓN

22. Recibe y consolida la información de las

distintas unidades académicas de la Facultad.

23. Remite al Equipo de Formulación el Plan de

Desarrollo Académico consolidado de la

Facultad.

EQUIPO TÉCNICO

24. Analiza los planes de desarrollo académico de

las escuelas, facultades, centros, institutos,

carreras, unidades descentralizadas y sistema

de bibliotecas (propósitos y objetivos a

mediano plazo; proyectos, acciones, recursos,

responsables; necesidades de recursos).

25. Estima las necesidades de personal académico

con base en las necesidades presentadas en el

plan de desarrollo académico.

26. Clasifica la información e integra el esquema

sintético del plan.

27. Entrega:

- Los presupuestos elaborados por cada

dependencia al Departamento de

Planificación Económica Financiera.

- Los requerimientos de infraestructura al

Departamento de Planificación de Recursos

Físicos.

DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN DE

RECURSOS FÍSICOS

28. Inicia el proceso de formulación del Plan de

Desarrollo de Recursos Físicos.


ECONÓMICA FINANCIERA

29. Recibe y analiza los presupuestos específicos

por dependencia.

30. Clasifica proyectos y programas de acuerdo a

la fuente de financiamiento (presupuesto

ordinario, extraordinario).


7/8

PF.1.2.4.






CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

31. Proyecta la inversión requerida en el corto plazo

para considerarlo en el Plan Operativo Anual del

año subsiguiente con recursos del presupuesto

ordinario o cualquier otra fuente de

financiamiento.

EQUIPO TÉCNICO

32. De acuerdo a los lineamientos aprobados por el

Consejo Universitario prioriza programas y

proyectos en caso de restricciones de tiempo o

de recursos.

33. Formula el Plan de Desarrollo Académico.

DIRECTOR (A)

34. Convoca al Consejo de Planificación

Institucional.

EQUIPO TÉCNICO

35. Prepara la presentación del Plan Estratégico

para el Consejo de Planificación Institucional.

CONSEJO DE PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL

36. Estudia, avala y presenta al Consejo

Universitario el Plan de Desarrollo Académico.


37. Discute la visión prospectiva del desarrollo

académico.

38. Aprueba mediante resolución.

RECTOR


Universidad el Plan Estratégico Institucional.

DIRECTOR (A)


Soporte Informático, en la pagina web

www.ula.ve/plandes el Plan de Desarrollo

Académico.

41. Envía a las Unidades Académicas en medio

digitalizado.

Ir al proceso Seguimiento y Control del Plan de Desarrollo Académico






CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PF.1.3.

FORMULACIÓN DE PLANES DE RECURSOS

FÍSICOS


PF.1.


1/2





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PF.1.3. Formulación de planes de recursos físicos

PF.1.3.1. Formulación del plan de desarrollo de recursos físicos

PF.1.3.1.1. Diagrama de actividades

PF.1.3.1.2. Información General del Procedimiento

PF.1.3.1.3. Normas Internas

PF.1.3.1.4. Descripción Narrativa del Procedimiento

PF.1.3.2. Formulación del plan maestro de recursos físicos




PF.1.3.3. Formulación de planes físico espaciales de conjuntos universitarios





PF.1.3.4. Formulación de planes especiales de recursos físicos





INDICE

2/2

PF.1.3.

FORMULACIÓN DE PLANES DE RECURSOS FISICOS





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:


1/6

PF.1.3.

FORMULACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO DE RECURSOS FISICOS





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Determinar los requerimientos de planta física en el

corto, mediano y largo plazo y proyectar las

necesidades en un horizonte temporal de n años en

un todo de acuerdo con el plan estratégico

institucional y en concordancia con el plan de

desarrollo académico.


Se inicia en un todo de acuerdo con los

lineamientos del plan estratégico institucional y del

plan de desarrollo académico.

Se termina cuando el Consejo Universitario

aprueba el Plan de desarrollo de Recursos Físicos y

se hace entrega del documento a la Oficina de

Planificación del Sector Universitario, a las

autoridades y a las unidades académicas y

administrativas para su conocimiento, difusión y

aplicación.

INSUMOS/PRODUCTOS

Entradas: Directrices, objetivos estratégicos y

proyectos de acción especificados en el Plan

Estratégico Institucional y Plan de Desarrollo

Académico.

Salidas: Plan de Desarrollo de Recursos Físicos

Institucional.


INTERNAMENTE


PLANDES


Dirección de Ingeniería y Mantenimiento.


Dirección de Fomento


Unidades académicas y administrativas

EXTERNAMENTE

Ministerio del Poder Popular para la Planificación y

Desarrollo

Ministerio del Poder Popular para la Educación

Superior –OPSU-

Ministerio del Poder Popular para la Infraestructura

Alcaldías


Ley de la Contraloría General de la República y del

Sistema Nacional de Control Fiscal

Ley Orgánica de Administración Financiera del

Sector Publico (LOAFSP)

Reglamento Nº 1 de la LOAFSP

Lineamientos e instrucciones de la Oficina de

Planificación del Sector Universitario

Plan de Ordenación Urbanística.


Reglamento del Sistema de Planificación de la ULA

FORMULARIOS UTILIZADOS

Encuestas, entrevistas

RECURSOS

Sistema de información geoespacial de los recursos

físicos

Base de datos Access


Microsoft Office Project

INFORMACION GENERAL DEL PROCEDIMIENTO


2/6

PF.1.3.1.2





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

1. DE LA FORMULACIÓN DEL PLAN DE

DESARROLLO DE RECURSOS FÍSICOS

- El Plan de Desarrollo de Recursos Físicos orienta

el ordenamiento de los bienes inmuebles

propiedad de la universidad, sean estos de

carácter académico, de apoyo docente, gestión

administrativa, cultural, bienestar estudiantil,

servicios generales y rental.

- Es responsabilidad del Departamento de

Planificación de Recursos Físicos la formulación

del Plan de Desarrollo de Recursos Físicos.

- El Consejo de Planificación Institucional

someterá a consideración del Consejo

Universitario los lineamientos generales y el

proyecto del Plan de Desarrollo de Recursos

Físicos.

2. DE LA ELABORACIÓN DEL PLAN

- Es responsabilidad de las unidades académicas

y administrativas el suministro de la

información relacionada con los nuevos

proyectos institucionales que no fueron

considerados en el Plan Estratégico

Institucional.

- Corresponde al Departamento de Planificación

de Recursos Físicos a través de los

Coordinadores de las Oficinas Sectoriales de

Planificación la asesoría o consultoría para la

aplicación del instrumento de recolección de

información.

3. DE LA APROBACIÓN DEL PLAN DE

DESARROLLO DE RECURSOS FÍSICOS

El Consejo Universitario es el órgano

competente para la aprobación del Plan de

desarrollo de recursos físicos.

El Rector y la Secretaria de la Universidad

promulgaran el Plan de desarrollo de recursos

físicos.

4. DE LA DIFUSIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL

PLAN

La Dirección General de Planificación y

Desarrollo es responsable de la difusión del

Plan de desarrollo de recursos físicos así como

la distribución del mismo a las unidades

académicas y administrativas.

5. DEL CUMPLIMIENTO DE LOS

LINEAMIENTOS, POLÍTICAS Y

PROGRAMAS FORMULADOS

Corresponde al Departamento de Planificación

de Recursos Físicos el seguimiento, control y

evaluación del cumplimiento del plan.

NORMAS INTERNAS FORMULACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO DE RECURSOS FISICOS

3/6

PF.1.3.1.3.





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

DIRECTOR (A)

1. En base a los objetivos estratégicos y proyectos

de acción del Plan Estratégico Institucional y las

directrices del Plan de Desarrollo Académico

ordena al Departamento de Planificación de

Recursos Físicos la formulación del Plan de



RECURSOS FÍSICOS

2. Recibe lineamientos de la Dirección y de la

Oficina de Planificación del Sector Universitario.

3. Define y selecciona la metodología.

4. Diseña instrumentos de recolección de datos e

información.

5. Consulta en la página Web de la Dirección

General de Planificación y Desarrollo el Plan de

Desarrollo Académico.

6. Solicita:

- Al Departamento de Planificación Académica,

información sobre planes, programas y

proyectos académicos.

- A la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento

la programación de conservación y

mantenimiento de edificaciones y áreas

verdes.

- A la Dirección de Fomento el inventario

actualizado de los bienes inmuebles

adquiridos, de uso académico y no

académico, propiedad de la Universidad de

Los Andes y los bienes inmuebles que se

encuentren bajo la administración de

sociedades mercantiles donde la

Universidad de Los Andes tiene

participación accionaria mayoritaria.

7. Recopila información grafica (planos

arquitectónicos, urbanísticos, topográficos,

entre otros) y/o descriptiva (uso y capacidad

de recintos docentes, administrativos, y de

servicio) de los recursos físicos universitarios.

8. Instruye a los Coordinadores de las Oficinas

Sectoriales de Planificación sobre la

formulación del plan y la metodología a

aplicar en las unidades académicas.

9. Informa vía Web a las unidades académicas y

administrativas el inicio del proceso de

formulación y el apoyo institucional requerido.

10. Carga en la página Web de la Dirección

General de Planificación y Desarrollo el

instructivo para la formulación del plan y el

instrumento de recolección de datos e

información sobre la situación actual,

necesidades y demandas de recursos físicos.


ACADÉMICA

11. Recopila y envía vía Web las modalidades de

aprendizaje, aplicación de nuevas tecnologías,

programación de recursos académicos y no

académicos, política matricular, número de

docentes e investigadores de la ULA, series

históricas y proyecciones, indicadores

académicos.



4/6

PF.1.3.1.4





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

DIRECCIÓN DE INGENIERÍA Y

MANTENIMIENTO

12. Remite vía Web y en físico el Programa de

Conservación y Mantenimiento de Edificaciones

y Áreas Verdes.

DIRECCIÓN DE FOMENTO

13. Remite vía Web y en físico la información

relacionada con el inventario de los bienes

inmuebles solicitado.


DE RECURSOS FÍSICOS

14. Diagnostica la situación actual de los recursos

físicos en base a la evaluación del uso y

capacidad de los mismos.

15. Verifica y consolida el inventario de recursos

físicos de la institución.

16. Digitaliza las modificaciones en el uso y

capacidad de los recursos físicos.

17. Elabora el balance de necesidades y

disponibilidades de superficie construida

aplicando indicadores establecidos por la OPSU

y por el Departamento de Planificación de

Recursos Físicos.

18. Realiza estudio prospectivo de la planta física

para establecer programas y proyectos sobre

acciones espaciales a corto, mediano y largo

plazo, en cuanto al uso, desarrollo y

consolidación de la misma.

19. Define políticas, directrices y objetivos

estratégicos de recursos físicos.

20. Formula el Plan de Desarrollo de Recursos

Físicos.

21. Presenta a la Dirección el Plan de Desarrollo de

Recursos Físicos.

DIRECTOR (A)

22. Revisa el Plan de Desarrollo de Recursos Físicos

y si está conforme convoca el Consejo de

Planificación Institucional para someterlo a su

consideración. De tener observaciones lo

devuelve para los ajustes correspondientes.


INSTITUCIONAL


Universitario el Plan de Desarrollo de Recursos

Físicos.


24. Discute y aprueba el Plan de Desarrollo de los

Recursos Físicos.

RECTOR


Universidad el Plan de Desarrollo de Recursos

Físicos Universitarios.

26. Envía el Plan de Desarrollo de Recursos Físicos

a la OPSU.

FORMULACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO DE RECURSOS FÍSICOS

5/6

PF.1.3.1.4






CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

DIRECTOR(A)

27. Publica, por intermedio de la Unidad de Soporte

Informático, el Plan de Desarrollo de Recursos

Físicos en la página web www.ula.ve/plandes

23. Envía a las Unidades Académicas en medio

digitalizado, para su conocimiento y ejecución.

Ir al proceso Seguimiento y Control del Plan de Desarrollo de Recursos Físicos

FORMULACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO DE RECURSOS FÍSICOS

6/6

PF.1.3.1.4






CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

FORMULACIÓN DEL PLAN MAESTRO DE RECURSOS FÍSICOS

1/3

PF.1.3.2.1






CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Determinar y reglamentar usos actuales y

propuestos de los recursos físicos en función de

las demandas institucionales, estableciendo

prioridades de actuación e intervención a corto,

mediano y largo plazo.


Se inicia cuando el Consejo Universitario aprueba

el Plan de Desarrollo de Recursos Físicos.

Se termina cuando el Plan Maestro de Recursos

Físicos es aprobado por el Consejo Universitario y

se hace entrega del documento a la OPSU y a las

unidades académicas y administrativas para su

conocimiento, difusión y aplicación.

INSUMOS/PRODUCTOS

Entradas

Lineamientos de OPSU

Proyectos de acción establecidos en el Plan


Plan de Desarrollo de Recursos Físicos.

Salidas: Plan Maestro de Recursos Físicos de la

ULA.


VINCULADAS

INTERNAMENTE

PLANDES





EXTERNAMENTE

Ministerio del Poder Popular para la

Infraestructura

Ministerio del Poder Popular para el Ambiente


Superior –OPSU-

Alcaldías




ULA




Sector Público y sus reglamentos.

Planes de Ordenación Urbanística.


Encuestas y entrevistas

RECURSOS

Base de datos ACCESS




2/3

PF.1.3.2.2





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:


RECURSOS FÍSICOS

1. Estudia políticas, directrices y objetivos

estratégicos del Plan de Desarrollo de

Recursos Físicos aprobado por el Consejo

Universitario.

2. Zonifica usos actuales y propuestos.

3. Define directrices generales sobre los

recursos físicos mediante programas,

subprogramas y acciones espaciales

tendientes a consolidar, desarrollar,

conservar y mantener los recursos físicos,

con base en los proyectos de desarrollo

institucional.

4. Establece prioridades de actuación sobre los

recursos físicos en el corto, mediano y largo

plazo.

5. Elabora relación de proyectos arquitectónicos

requeridos por la Institución.

6. Presenta al Director el proyecto de Plan

Maestro de Recursos Físicos.

DIRECTOR(A)

7. Convoca al Consejo de Planificación

Institucional.

CONSEJO SUPERIOR DE PLANIFICACIÓN

INSTITUCIONAL


Universitario el Plan Maestro de Recursos

Físicos.


9. Discute y aprueba el Plan Maestro de

Recursos Físicos.

RECTOR


Universidad el Plan Maestro de Recursos

Físicos.

11. Envía el Plan Maestro de Recursos Físicos a

la OPSU.

DIRECTOR DE PLANDES


Soporte Informático, el Plan Maestro de

Recursos Físicos en la pagina web

www.ula.ve/plandes.

13. Envía a las Unidades Académicas y

Administrativas en medio digitalizado, para

su conocimiento y ejecución.

Ir al proceso Seguimiento y Control del Planes de Recursos Físicos


3/3

PF.1.3.2.3






CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

Revisar los lineamientos, políticas y programas

establecidos en el Plan de Desarrollo y Plan Maestro

de Recursos Físicos.

Presentar al Consejo de Planificación Institucional los proyectos de Planes Físico Espacial de los Conjuntos

Universitarios

Elaborar propuestas generales

Establecer el plan de acciones

Aprobrar los Planes Físico Espaciales de los Conjuntos

Universitarios

Plan de Desarrollo de Recursos

Físicos

Remitir a la Oficina de Planificación del Sector Universitario los Planes Físico Espaciales de los Conjuntos Universitarios.

Publicar en la página Web de PLANDES los Planes Físico Espaciales de los Conjuntos Universitarios.

Promulgar los Planes Físico Espaciales de los Conjuntos

Universitarios.

Elaborar la metodología para la formulación de

los planes físicos espaciales de los

conjuntos universitarios

Priorizar el orden de actuación de acuerdo a

las necesidades y demandas

Aplicar instrumentos de recolección de información en los conjuntos objeto del

plan.

Analizar la situación actual del Conjunto Universitario

objeto del plan

Precondición: Plan de Desarrollo y Plan Maestro de Recursos Físicos aprobadosPoscondición: Planes Fisico Espacial de los Conjuntos Universitarios publicados y entregados en medio digital a las unidades involucradas para su ejecución.

Plan Maestro de Recursos Físicos

Enviar a las unidades académicas y

administrativas copia en medio digital de los Planes

físicos espaciales de los conjuntos Universitarios

para ejecución

DIAGRAMA DE ACTIVIDADES FORMULACIÓN DE PLANES FÍSICO

ESPACIAL DE CONJUNTOS UNIVERSITARIOS

1/4

PF.1.3.3.1.





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Proporcionar a las unidades académicas y

administrativas de un plan de acción que facilite

el mejoramiento de los conjuntos universitarios.

FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIÓN

Se inicia cuando el Director(a) entrega al

Departamento de Planificación de Recursos

Físicos el Plan Maestro de Recursos Físicos

aprobado por el Consejo Universitario y gira

instrucciones para la formulación de los planes.

Se termina cuando el Director (a) envía a las

unidades académicas y administrativas los

Planes Físico Espacial de los Conjuntos

Universitarios aprobados por el Consejo

Universitario para su ejecución.

INSUMOS/PRODUCTOS

Entradas

Plan de Desarrollo de Recursos Físicos

Plan Maestro de Recursos Físicos

Salidas

Planes Físicos Espacial de los Conjuntos

Universitarios


VINCULADAS

PLANDES (Director(a), Departamento de

Planificación de Recursos Físicos)


Rector


Consejo de Facultad




ULA


República y del Sistema Nacional de Control

Fiscal

Ley Orgánica de Administración Financiera y sus

reglamentos.

Planes de Ordenación Urbanística.

FORMULARIOS/INSTRUCTIVOS/DOCUMEN

TOS UTILIZADOS

Plan de desarrollo de recursos físicos

Plan maestro de recursos físicos

Plan de acciones

Proyecto de planes físico espacial

RECURSOS

Base de datos ACCESS



FORMULACIÓN DE PLANES FÍSICO ESPACIAL DE CONJUNTOS UNIVERSITARIOS

2/4

PF.1.3.3.2.





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

DIRECTOR (A)

1. Una vez aprobado el Plan de Desarrollo y Plan

Maestro de Recursos Físicos Institucional gira

instrucciones para la formulación de Planes

Físico Espacial de los Conjuntos Universitarios

de acuerdo al cronograma de planificación

institucional.


RECURSOS FÍSICOS

2. Revisa lineamientos, políticas y programas

establecidos en el Plan de Desarrollo y Plan

Maestro de Recursos Físicos.

3. Elabora metodología para la formulación de los

Planes Físico Espacial de los diferentes

Conjuntos Universitarios.

4. Prioriza el orden de actuación en los Conjuntos

Universitarios en función de las necesidades y

demandas de estos.

5. Establece mecanismos de participación de la

comunidad universitaria localizada en los

conjuntos objeto del plan, a través de

instrumentos de recolección de información.

6. Analiza la situación actual del Conjunto

destacando la evaluación del uso y capacidad de

la planta física; delimitación del Conjunto y sus

áreas de influencia;

estudio de las tendencias; tipología de las

edificaciones existentes; y requerimientos

físico espaciales de acuerdo al desarrollo

académico.

7. Formula los Planes Físicos Espacial de los

Conjuntos Universitarios de cada Núcleo.

8. Elabora propuestas generales:

- Concepción del desarrollo espacial del

Conjunto

- Imagen Objetivo del Conjunto a largo y

mediano plazo

- Normativa para la administración del uso y

funcionamiento del conjunto.

- Normativa de control de la intervención físico

espacial.

- Zonificación y sectorización del Conjunto

- Vinculación de los elementos espaciales y

físicos del Conjunto con los propósitos

académicos de la institución.

- Integración del Conjunto con proyectos

importantes del entorno.

9. Establece el Plan de Acciones:

- Líneas estratégicas

- Estructura de programas

- Clasificación de proyectos

- Priorización de proyectos

- Propuestas de manejo y administración de los

Conjuntos.






CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

DIRECTOR (A)

10. Somete a consideración del Consejo de

Planificación Institucional los proyectos de

Planes Físico Espacial de los Conjunto

Universitarios, la zonificación y las propuestas

de manejo y administración.


INSTITUCIONAL


Universitario los proyectos de Planes Físico

Espaciales de los Conjuntos Universitarios.


12. Discute y aprueba los Planes Físico Espaciales

de los Conjuntos Universitarios.

RECTOR


Universidad los Planes Físico Espaciales de los

Conjuntos Universitarios.

14. Envía a la OPSU los Planes Físico Espaciales de

los Conjuntos Universitarios.

DIRECTOR(A) DE PLANDES

15. Publica, por intermedio de la Unidad de Soporte

Informático, los Planes Físico Espaciales de los

Conjuntos Universitarios en la pagina web

www.ula.ve/plandes.

16. Envía a las Unidades Académicas y

Administrativas en medio digitalizado los Planes

Físico Espacial de los Conjuntos Universitarios,

para su conocimiento y ejecución.

Ir al proceso Seguimiento y Control de los Planes de Recursos Físicos



4/4

PF.1.3.3.3.





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

Realizar inspección periódica del estado

de los recursos físicos

Presentar al Consejo de Planificación

Institucional los Planes Especiales de

Recursos Físicos

Analizar, discutir, jerarquizar y

seleccionar con las unidades involucradas la mejor alternativa

propuesta.

Determinar requerimiento de

recursos presupuestarios para la ejecución de los

planes

Aprobar en el Consejo Universitario los recursos para el financiamiento de los Planes Especiales de

Recursos Físicos

Planes Físico Espacial de los

Conjuntos Universitarios

Promulgar el Plan Especial de Recursos

Físicos

Publicar en la página Web de PLANDES los Planes

Especiales de los Conjuntos Universitarios.

Verificar en el Plan Maestro que las

acciones espaciales de los conjuntos

inspeccionados no hayan sido

considerados

Formular Planes Especiales o de

Emergencia

No fueron considerados

Solicitar a la Oficina de Planificación del Sector

Universitario el financiamiento de los

planes especiales

Precondición: Acciones espaciales no consideradas en el Plan Maestro de Recursos Físicos Poscondición: Planes Especiales de Recursos Físicos publicados y entregados en medio digital para su ejecución

Enviar a las unidades académicas y

administrativas copia en medio digital de los Planes

Especiales para su ejecución

Sin disponibilidad Presupuestaria

Y financiera

Entregar los Planes Especiales de Recursos Físicos a la Dirección de

Ingeniería y Mantenimiento en medio digital e impreso para su

ejecucion.

Con disponibilidad presupuestaria

y financiera

Si fueron considerados


FORMULACIÓN DE PLANES ESPECIALES DE RECURSOS FÍSICOS

1/5

PF.1.3.4.1





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Viabilizar la ejecución de proyectos institucionales

no incluidos en los planes de recursos físicos

aprobados.


Se inicia cuando se recibe formalmente la solicitud

de formulación del plan especial de recursos físicos

o se requiere intervención por situaciones de

contingencia.

Se termina cuando la Dirección General de

Planificación y Desarrollo informa a las Unidades

Académicas y Administrativas sobre la aprobación

del Plan Especial de Recursos Físicos.

INSUMOS/PRODUCTOS

Entradas: Solicitud de formulación de Planes

Especiales por parte de las Autoridades, Decanos,

Vicerrectores de Núcleos y Directores de

Dependencias Centrales.

Salidas: Plan Especial de Recursos Físicos.


Internamente



Facultades y Núcleos


Dependencias Centrales

Cuerpo de Bomberos Universitarios

Externamente

Ministerio del Poder Popular para el Ambiente

Ministerio del Poder Popular para la Infraestructura

Gobernaciones de los Estados Mérida, Táchira y

Trujillo y otros entes del Estado.

Alcaldías

INPARQUES







Sector Público y sus reglamentos

Normas COVENIN


Instrumentos de consulta



2/5

PF.1.3.4.2.





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

DE LA FORMULACIÓN DE LOS PLANES

- Los Planes Especiales de Recursos Físicos se

formularán: 1) a solicitud de las autoridades

universitarias: Consejo Universitario,

Autoridades Rectorales, Decanos de Facultad,

Vicerrectores de Núcleo y Directores de

Dependencias Centrales. 2) Por situaciones de

riesgo y peligro que ameriten la formulación de

Plan Especial de Contingencia de Recursos

Físicos.

DE LA APROBACIÓN DE LOS PLANES


Desarrollo es la instancia autorizada para avalar

los Planes Especiales de Recursos Físicos.

- Las acciones espaciales contenidas en el Plan

Especial de Recursos Físicos que requieren de

créditos presupuestarios deberán ser aprobados

por el Consejo Universitario, previa

consideración del Consejo Superior de

Planificación Institucional.

- Las acciones espaciales contenidas en el Plan

Especial de Recursos Físicos que no requieren

erogación de recursos financieros deberán ser

avalados por el Consejo de Planificación

Institucional.

DE LA EJECUCIÓN DE LOS PLANES

- La ejecución de Planes Especiales de Recursos

Físicos en coordinación con organismos públicos

y entes privados deberán sujetarse a las

normas y convenios institucionales.

DEL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LOS

PLANES

- Sin menoscabo de las funciones de los órganos

de control interno y externo, la Dirección

General de Planificación y Desarrollo realizará el

seguimiento y control de la fase de ejecución

del Plan Especial en un todo de acuerdo con las

Normas establecidos para el Seguimiento y

Control de los Planes de Recursos Físicos.


NORMAS DEL PROCESO

3/5

PF.1.3.4.3





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:


RECURSOS FÍSICOS

1. Recibe la Solicitud de formulación del Plan

Especial de Recursos Físicos o información

proporcionada por medios escritos y

audiovisuales de situaciones de riesgo o peligro

inminente que requieran formulación de planes

especiales.

2. Realiza inspección del estado de los recursos

físicos objeto de la formulación del Plan

Especial.

3. Determina deficiencias, problemas y

actuaciones en cada caso.

4. Verifica si la acciones espaciales requeridas

forman parte de los programas y subprogramas

del Plan Maestro de Recursos Físicos.

5. De no estar incluidas en el Plan Maestro de

Recursos Físicos o en los Planes Físico Espacial

de los Conjuntos Universitarios formula el Plan

Especial:

- Elabora metodología para la formulación del

Plan Especial de Recursos Físicos

especificando la exposición de motivos,

términos de referencia, propósito y objetivos

estratégicos, cronograma de trabajo y

orientaciones técnicas.

- Revisa directrices y lineamientos del plan de

desarrollo, plan maestro de recursos físicos,

Planes Físico Espacial de los Conjuntos

Universitarios

- Estudia el alcance y beneficio que generará la

materialización del Plan dentro y fuera de la

Institución.

- Solicita a los organismos de la administración

publica municipal, estadal y nacional, donde se

ubica la Universidad de los Andes, información

sobre los proyectos y normativas relacionadas

con el Plan Especial de Recursos Físicos en

particular.

- Vincula el Plan Especial de Recursos Físicos con

los proyectos del entorno en ejecución y por

ejecutar por entes gubernamentales a nivel

municipal, estadal y nacional.

- Propone alternativas de proyectos a las

dependencias universitarias involucradas en la

ejecución del plan especial.

DEPENDENCIAS INVOLUCRADAS

6. Analiza, discute, jerarquiza y selecciona la

mejor alternativa.


RECURSOS FÍSICOS

7. Enuncia las acciones y actividades para

concretar la viabilidad de los proyectos a

ejecutar.

8. Determina los proyectos que requieren

asignación de recursos para su ejecución.

FORMULACIÓN DE PLANES ESPECIALES DE RECURSOS FISICOS

4/5

PF.1.3.4.4.






CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

9. Evalúa la participación de otros organismos y

entes de la Administración Pública.

DIRECTOR (A)

10. Somete el Plan Especial de Recursos Físicos a

consideración del Consejo de Planificación

Institucional.


INSTITUCIONAL

9. Estudia y avala el Plan Especial de Recursos

Físicos.

10. Presenta al Consejo Universitario el Plan o

Planes Especiales de Recursos Físicos que

requieran asignación de recursos

presupuestarios financieros por parte de la

Institución.

11. Avala la ejecución de Planes Especiales de

Recursos Físicos que no requieren

disponibilidad presupuestaria para su

ejecución por parte de la Institución o que se

ejecutarán en coordinación con otros

organismos y entes de la Administración

Pública.


12. Discute y aprueba la asignación de recursos

para financiamiento de la ejecución del Plan

Especial de Recursos Físicos.

DIRECTOR (A)

13. Envía a las Dependencias Centrales

pertinentes el Plan o Planes Especiales de

Recursos Físicos avalados por el Consejo de

Planificación Institucional que no requieren

disponibilidad presupuestaria y financiera.

RECTOR


Universidad el Plan Especial de Recursos

Físicos.

15. Envía a la OPSU solicitud de financiamiento del

Plan Especial de Recursos Físicos en caso de

no disponer de recursos presupuestarios

financieros en la Institución.

DIRECTOR DE PLANDES

16. Publica el Plan Especial de Recursos Físicos.

por intermedio de la Unidad de Soporte

Informático, en la pagina web

www.ula.ve/plandes

17. Envía el Plan a las Unidades Académicas y

Administrativas involucradas, en medio

digitalizado, para su conocimiento y ejecución.

Ir al proceso Seguimiento y Control de los Planes de Recursos Físicos

FORMULACIÓN DE PLANES ESPECIALES DE RECURSOS FISICOS





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PF.1.4.

FORMULACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL

INSTITUCIONAL


1/9

PF.1.






CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

1.4. Formulación del Plan Operativo Anual Institucional

1.4.1. Diagrama de actividades

1.4.2. Información general

1.4.3. Descripción narrativa del procedimiento

ÍNDICE FORMULACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL INSTITUCIONAL

2/9

PF.1.4.





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

DIAGRAMA DE ACTIVIDADES FORMULACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL INSTITUCIONAL

3/9

PF.1.4.1.





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

FORMULACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL INSTITUCIONAL

3.1/9

PF.1.4.






CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Coordinar la formulación de los objetivos y metas

que deben ejecutarse en cada ejercicio económico

financiero, a fin de concretar los objetivos

estratégicos institucionales, diseñando

instrumentos y métodos para la aplicación de las

políticas institucionales y lineamientos de los

entes administrativos centrales, orientando a las

unidades responsables de la generación de los

planes operativos y consolidando el Plan

Operativo Anual Institucional (POAI).


Se inicia cuando PLANDES recibe del Ministerio

del Poder Popular para la Planificación y

Desarrollo (MPPD), Oficina Nacional de

Presupuesto (ONAPRE) y Oficina de Planificación

del Sector Universitario (OPSU) los lineamientos

generales que guiarán la formulación del POAI.

Se termina cuando las autoridades, unidades

académicas y administrativas y Unidad de

Auditoria Interna reciben el ejemplar del POAI

aprobado por la Asamblea Nacional.

INSUMOS/PRODUCTOS

Entradas

Lineamientos e instructivos MPPD, ONAPRE, OPSU

Salidas

Oficios de remisión a las autoridades, unidades

académicas y administrativas y Unidad de

Auditoria Interna.

Proyecto del Plan Operativo Anual Institucional

(POAI).


VINCULADAS

INTERNAMENTE


Equipo Rectoral



(PLANDES)

Facultades y Núcleos (Consejo de Facultad,

OSEPLAN y Unidad de Apoyo Administrativo)

Directores de Dependencias Centrales

EXTERNAMENTE


Desarrollo


Superior - CNU - OPSU

Ministerio del Poder Popular para las Finanzas –

ONAPRE


Constitución de la Republica Bolivariana de

Venezuela


Reglamento Orgánico del Ministerio de Educación

Superior



Ley de la Contraloría General de la República

Normas de Control Fiscal de la Contraloría General

de la República y del Sistema Nacional de Control

Fiscal

Ley Orgánica de la Administración Pública

Ley Orgánica de la Administración Financiera del

Sector Público



4/9

PF.1.4.2.





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

Reglamento Nº 1 de la Ley de Administración

Financiera


Fichas de proyectos del Sistema de Registro de

Proyectos de Organismos Públicos emanado del


el Desarrollo.

Instructivo Nº 19 ONAPRE y OPSU


5/9

PF.1.4.2.






CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:


ECONÓMICO FINANCIERA

1. Recibe de la Dirección General de Planificación

y Desarrollo los lineamientos del Ministerio del

Poder Popular para la Planificación y

Desarrollo para la formulación del

anteproyecto del Plan Operativo Anual

Institucional (POAI).

2. Estudia los lineamientos recibidos, las políticas

y estrategias establecidas en el Plan

Estratégico Institucional, Plan de Desarrollo

Académico y Plan Maestro de Recursos

Físicos, los indicadores de gestión y la

evaluación de planes del año anterior.

3. Recibe de la Dirección de Programación y

Presupuesto los lineamientos de ONAPRE y la

OPSU.

4. Evalúa con el Departamento de Planificación

Académica y el Departamento de Planificación

de Recursos Físicos, la inclusión de proyectos

institucionales en el anteproyecto POAI.

5. Estudia metodología, diseña instructivos y

formatos para ser aplicados en la planificación

operativa y el cronograma de elaboración del


Institucional.

6. Presenta al director (a), esquema y

cronograma de trabajo para la elaboración del


Institucional.

DIRECTOR (A)

7. Revisa esquema y cronograma y si tiene

observaciones informa al Departamento de

Planificación Económico Financiera para que

sean consideradas en el anteproyecto del Plan

Operativo Anual Institucional.



8. Ajusta las observaciones y recomendaciones

del Director(a).

9. Envía los formatos diseñados y los

lineamientos de ONAPRE y la OPSU a los

Directores de dependencias centrales, a los

Decanos de Facultades y Vicerrectores de

Núcleos Universitarios debidamente avalados

por el Director(a) a los fines de elaboración

de los anteproyectos de Planes Operativos

Anuales (POA) de cada dependencia.

DECANO /VICERRECTOR DE NÚCLEO

10. Conoce lineamientos y gira instrucciones a la

Oficinas Sectoriales de Planificación para la

elaboración del anteproyecto del Plan

Operativo Anual.


11. Recibe los lineamientos y formatos.

FORMULACION DEL PLAN OPERATIVO ANUAL INSTITUCIONAL

PF.1.4.

4 7





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

12. Analiza la información y de ser el caso,

solicita al Departamento de Planificación

Económico Financiera asesoria para la

formulación del anteproyecto POA.

13. Solicita al responsable de cada unidad la

formulación de objetivos y metas en

consonancia a los lineamientos establecidos.

UNIDADES ACADÉMICAS

14. Formulan el anteproyecto de plan operativo

anual de la dependencia.

15. Envían a la Oficina Sectorial de Planificación

el anteproyecto en medio digital y físico.


16. Recibe y consolida la información de las

unidades académicas adscritas a la Facultad

o Núcleo.

17. Entrega el anteproyecto POA al Decano de la

Facultad o Vicerrector de Núcleo.

DECANO/VICERRECTOR DE NÚCLEO

18. Revisa y firma el anteproyecto POA, si no

tiene observaciones. En caso contrario lo

devuelve para los ajustes correspondientes.


Facultad el anteproyecto del Plan Operativo

Anual para su aprobación.

CONSEJO DE FACULTAD

20. Discute y decide.

DECANO/VICERRECTOR DE NÚCLEO

21. Una vez aprobado, envía a la Dirección

General de Planificación y Desarrollo el

anteproyecto POA.

DIRECTORES DE DEPENDENCIAS CENTRALES

22. Recibe lineamientos y formatos para la


21. Analiza la información y de ser el caso,

solicita al Departamento de Planificación

Económico Financiera asesoria para la


23. Solicita al responsable de cada unidad la

formulación de objetivos y metas

programadas en consonancia a los

lineamientos establecidos.

24. Consolida la información de la dependencia.

25. Remite a PLANDES los formatos.

DIRECTOR (A)

26. Recibe los anteproyectos de las facultades,

núcleos y dependencia centrales.

27. Remite al Departamento de Planificación

Económica Financiera los anteproyectos,

mediante memo interno.


7/9

PF.1.4.3.






CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:



28. Recibe los anteproyectos POA y de la


las formas referidas a la distribución

presupuestaria

29. Verifica objetivos y metas programadas a

fin de validar su vinculación a los objetivos

estratégicos institucionales.

30. Consolida la información y elabora el

anteproyecto POAI.

31. Recibe de la Dirección las formas referidas a

la distribución presupuestaria.

32. Trascribe la información en el formato de

consolidación del anteproyecto POAI, según

el instructivo OPSU.

33. Registra en el Sistema de Registro de

Proyectos de Organismos Públicos, los

objetivos y metas del anteproyecto POAI e

información presupuestaria.

34. Genera los reportes del Sistema de Registro

de Proyectos de Organismos Públicos, y

verifica la correcta trascripción de la

información.

35. Archiva los Reportes.

36. Revisa conjuntamente con la Dirección de

Programación y Presupuesto el anteproyecto

POAI.

37. Envía al Director (A) el anteproyecto POAI.

DIRECTOR (A)

38. Prepara conjuntamente con la Dirección de

Programación y Presupuesto el punto de

cuenta para al Consejo Universitario.


39. Recibe, discute y aprueba el anteproyecto de

POAI y Presupuesto Institucional.

40. Emite y envía a las dependencias la

resolución de aprobación.

DIRECTOR (A)

41. Recibe resolución del Consejo Universitario.

42. Envía a OPSU el anteproyecto de POAI.

43. Presenta al Consejo de Planificación

Institucional el anteproyecto del Plan

Operativo Anual Institucional con el apoyo

del personal responsable del mismo.


INSTITUCIONAL

44. Estudia el anteproyecto POAI y hace las

observaciones que considere convenientes y

las deja asentadas en el acta de la reunión.

8/9


PF.1.4.3.






CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:



45. Recibe de la Dirección:

- Observaciones del Consejo de Planificación

Institucional sobre el anteproyecto POAI.

- Observaciones y nuevos lineamientos de la

OPSU.

- información sobre la cuota presupuestaria

remitida por la Dirección de Programación

Presupuesto.

46. Ajusta metas de acuerdo a lineamientos

OPSU, observaciones del Consejo de

Planificación Institucional y asignación de

cuota presupuestaria por parte del

ejecutivo.

47. Recibe del Director(a) la distribución

presupuestaria ajustada remitida por

Dirección de Programación y Presupuesto.

48. Elabora el proyecto POAI.

49. Revisa conjuntamente con la Dirección de

Programación y Presupuesto el Proyecto

POAI.

50. Actualiza las metas programadas en el

Sistema de Registro de Proyectos de

Organismos Públicos y carga la distribución

presupuestaria.

51. Genera los reportes del Sistema de Registro

de Proyectos de Organismos Públicos y

verifica la correcta trascripción de la

información.

52. Archiva los reportes.

53. Elabora los formatos del instructivo No. 19

para la formulación del presupuesto de

ingresos y gastos de la Institución.

54. Envía al Director(a) el Proyecto POAI y los

formatos del instructivo No. 19.

DIRECTOR (A)

55. Envía a la Dirección de Programación y

Presupuesto el Proyecto POAI y los

formatos del instructivo No. 19.

56. Prepara conjuntamente con la Dirección de

Programación y presupuesto el punto de

cuenta para el Consejo Universitario.


57. Recibe, discute y aprueba el Proyecto de

Plan Operativo Anual Institucional y

Presupuesto.

58. Emite resolución de aprobación del Plan

Operativo Anual y Presupuesto.

DIRECTOR(A)

59. Recibe resolución del Consejo Universitario.

60. Autoriza la reproducción de copias del POAI

y envía a las autoridades universitarias,

unidades académicas y administrativas,

OPSU, Unidad de Auditoria Interna,

CINDES, Departamento de Planificación

Económica Financiera y archivo de la

Dirección.

61. Autoriza publicación del POAI en la pagina

Web www.ula.ve/plandes


9/9

PF.1.4.3.






CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PF.2.

SEGUIMIENTO DE PLANES Y PROYECTOS

VII.

MODELO DE PROCESOS PROCESOS FUNDAMENTALES

1/2





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

IX.2. JERARQUÍA DE PROCESOS

2/2

PF.2.

DIAGRAMA DE PROCESO SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PLANES Y PROYECTOS





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PF.2.1.

SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PLAN

ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL

1/7

PF.2.


SEGUIMIENTO PLANES Y PROYECTOS





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PF.2.1. Seguimiento y control del Plan Estratégico Institucional


PF.2.1.2. Información general del procedimiento

PF.2.1.3. Descripción narrativa del procedimiento

ÍNDICE SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL

2/7

PF.2.1.





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL

3/7

PF.2.1.1.






CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Obtener información del estado de avance de los

PLANES, que facilite el control por parte de los

responsables así como la readaptación de la

planificación estratégica ante nuevos escenarios.


Se inicia una vez aprobado el plan estratégico

institucional, el Director (a) publica la metodología

de seguimiento e indicadores de eficiencia del plan

estratégico institucional.

Se termina cuando el Consejo de Planificación

Institucional y los Responsables de proyectos

determinan acciones para la culminación,

modificación o paralización del proyecto.

INSUMOS/PRODUCTOS

Entradas


Metodología de Seguimiento

Salidas

Informe de avance de acciones ejecutadas

Informe de acciones de mejoramiento


PLANDES



(Responsables de proyectos)



Venezuela


República





ULA

Reglamento de bienes y rentas de los inmuebles

de la ULA. Proyecto.


Plan maestro de recursos fisicos

FORMULARIOS, INSTRUCTIVOS Y

DOCUMENTOS UTILIZADOS


Metodología de Seguimiento

Indicadores de eficiencia

Planilla de Seguimiento de proyectos

Informe trimestral de seguimiento

Oficios de remisión de documentos

RECURSOS

Sistema de seguimiento y evaluación del plan

estratégico institucional


4/7

PF.2.1.2.






CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

DIRECTOR (A)

1. Una vez aprobado el Plan Estratégico

Institucional autoriza al Departamento de

Planificación Académica la publicación en el link

de Seguimiento y Evaluación ubicado en la

página Web de PLANDES, de la metodología de

seguimiento del Plan Estratégico y los

indicadores para medir la eficiencia del plan.

2. Solicita mediante oficio a Decanos,


Dependencias Centrales la designación del

responsable sectorial del Sistema de

Seguimiento y Evaluación del Plan Estratégico

Institucional con la correspondiente dirección

electrónica y teléfono.

DECANOS, VICERRECTORES DE NÚCLEO Y

DIRECTORES DE DEPENDENCIAS CENTRALES

3. Selecciona el Responsable:

- En las Unidades Académicas designa al

Coordinador de la Oficina Sectorial de

Planificación.

- En las Unidades Administrativas designa de

su personal técnico un responsable.

4. Informa a PLANDES los responsables.

DIRECTOR(A)

5. Recibe y remite oficio al Departamento de

Planificación Académica.


ACADÉMICA

RESPONSABLE DEL SISTEMA

6. Genera el login de usuario y la contraseña.

6. Remite el login vía e-mail a cada responsable.

7. Capacita a los responsables sobre la

metodología y el manejo del Sistema.

8. Publica en la página Web de Seguimiento y

Evaluación del Plan Estratégico Institucional,

la metodología, los instructivos y formatos a

utilizar.

9. Elabora oficio de requerimiento de

información sobre proyectos institucionales

contemplados o no en el Plan Estratégico

Institucional vigente.

10. Entrega al Jefe del Departamento oficio para

remisión a los Jefes de Departamento,

Directores de Centros, Institutos,

Dependencias Centrales.

Ir al proceso Entrega de correspondencia.

JEFE DE DEPARTAMENTO/ DIRECTOR DE

CENTRO, INSTITUTO, DEPENDENCIA

CENTRAL

5/7

PF.2.1.3.







CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

11. Accesa el link de Seguimiento y Evaluación del

Plan Estratégico Institucional y descarga el

formulario de Información General de Proyectos

del Plan Estratégico Institucional.

12. Llena el formulario según el instructivo y la

envía en medio magnético o físico al

Responsable del Sistema.


13. Organiza por Escuela los formularios y las

remite al Equipo Técnico de Revisión de la

Dirección General de Planificación y Desarrollo.

EQUIPO TÉCNICO DE REVISIÓN

14. Distribuye los formularios por área estratégica.

15. Verifica que los proyectos cumplan con los

criterios establecidos en la metodología.

16. Genera la lista de proyectos viables a ser

registrados en el sistema y los que no cumplen

con los criterios establecidos.

DIRECTOR(A)

17. Informa, mediante oficio, a los responsables

sectoriales del Sistema el resultado de la

revisión.


18. Registra en el sistema de Seguimiento y

Evaluación del Plan Estratégico Institucional la

información de los proyectos aprobados.

19. Cuatrimestralmente (meses de febrero, junio

y octubre) solicita a los Jefes de

Departamento y Directores de Centros

adscritos a las escuelas, Directores de

Institutos de Investigación y Dependencias

Centrales, información de los nuevos

proyectos en los formularios de Información

General de Proyectos del Plan Estratégico

Institucional.

Volver al paso Nº 10

20. Semestralmente solicita a los responsables

de los proyectos información de la ejecución

física de los proyectos.

RESPONSABLE DE PROYECTOS

21. Cada semestre descarga del link de

Seguimiento de Evaluación del Plan

Estratégico, la planilla “Seguimiento de

Proyectos” y la llena.

22. Envía la planilla en medio magnético o físico

al responsable del Sistema.


23. Registra en el Sistema la información de la

ejecución física de los proyectos.

24. Asesora, de ser el caso, a los responsables de

proyectos para la actualización permanente

de información sobre la ejecución de los

mismos.






CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:


ACADÉMICA

25. Verifica en el Sistema de Seguimiento y

Evaluación del Plan Estratégico Institucional,

el registro de las diferentes unidades


26. Si existen proyectos no actualizados con la

información de ejecución física notifica al

responsable del sistema para la

correspondiente actualización.

EQUIPO DE REVISIÓN

27. Revisa, analiza y elabora el Informe

Trimestral de Seguimiento y lo entrega al

Director.

DIRECTOR (A)

28. Envía a los responsables de proyecto el

Informe Trimestral con indicación de

desviaciones, correcciones, que se presenten

en cada etapa del proyecto,

29. De ser necesario, convoca al Consejo de

Planificación Institucional y a los responsables

de proyectos cuyo desarrollo presente

obstáculos.

30. Entrega copia del Informe de Seguimiento en

el CINDES


INSTITUCIONAL/ RESPONSABLES DE

PROYECTOS

31. Estudia cada uno de los casos y determina

acciones para la culminación, modificación o

paralización del proyecto.


7/7

PF.2.1.3






CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PF.2.2.

SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PLANES DE

RECURSOS FÍSICOS


PF.2.

SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PLANES

1/7





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PF.2.2. Seguimiento y control de Planes de Recursos Físicos



PF.2.2.3. Normas internas


ÍNDICE SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PLANES DE RECURSOS FÍSICOS

2/7

PF.2.2.





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PLANES DE RECURSOS FÍSICOS

3/7

PF.2.2.1.






CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Generar y mantener información espacial y

descriptiva actualizada de los recursos físicos

propiedad de la Universidad para la formulación de

planes y toma de decisiones oportunas.


Se inicia trimestralmente, cuando el Departamento

de Planificación de Recursos Físicos solicita a las

unidades académicas y administrativas estado de

ejecución de los planes y de uso de los inmuebles

bajo su responsabilidad.

Se termina cuando el Departamento de

Planificación de Recursos Físicos envía los Decanos,


dependencias centrales el reporte de seguimiento y

control con las observaciones y acciones que

permitan corregir las desviaciones o modificaciones

de los planes y en cuanto al uso de los recursos

físicos.

INSUMOS/PRODUCTOS

Entradas

Solicitud de información sobre la ejecución de los

planes y uso de los recursos físicos.

Salidas

Inventario inmobiliario institucional actualizado

Informe de seguimiento y control

DEPENDENCIAS Y PERSONAS VINCULADAS

PLANDES





Venezuela







Sector Público y sus reglamentos


Reglamento de bienes y rentas de los inmuebles de

la ULA.

Plan de Desarrollo de Recursos Físicos

Plan Maestro de Recursos Físicos FORMULARIOS, INSTRUCTIVOS Y


Seguimiento y control de planes de recursos físicos

Seguimiento y Control del uso de bienes inmuebles

Reporte trimestral de seguimiento

Informe de estado de ejecución de planes de

recursos físicos

Oficio de remisión de documentos

RECURSOS

Sistema de Información Geoespacial.

(Anteproyecto).

Inventario de bienes inmuebles

4/7

PF.2.2.2.







CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

1. La Dirección General de Planificación y

Desarrollo mantendrá actualizado el catastro

de la Universidad de Los Andes.

2. El catastro lo conforma los bienes inmuebles

adquiridos con presupuesto ordinario, ingresos

propios, otras fuentes de financiamiento y las

adquiridas por donaciones y permutas.

3. La base del sistema de seguimiento serán los

informes periódicos de seguimiento y la

memoria anual de ejecución.

1. Las Oficinas Sectoriales de Planificación, con la

asesoría del Departamento de Planificación de

Recursos Físicos de la Dirección General de

Planificación y Desarrollo, orientarán a los

responsables de los proyectos y acciones del

plan, para la actualización permanente de

información sobre los proyectos de acuerdo al

protocolo de registro en el sistema y/o

formatos establecidos para el seguimiento y

control de planes.

2. El Departamento de Planificación de Recursos

Físicos elaborará cuatro informes de

seguimiento de los proyectos definidos en el

Plan de Desarrollo de Recursos Físicos. Estos

informes darán cuenta del estado de ejecución

al final de cada trimestre. El último de ellos

servirá de base para la elaboración de la

Memoria Anual de Ejecución del Plan de


3. Cada año se presentará la Memoria Anual de

Ejecución del Plan de Desarrollo de Recursos

Físicos. Esta memoria recogerá la información

necesaria para evaluar el grado de avance del

plan, así como información detallada de los

proyectos.

4. El grado de avance de cada proyecto, de

acuerdo a la información recabada, será

asignado en una escala que responda a la

siguiente progresión:

GRADO DE

AVANCE

PROGRESIÓN

0 Todavía no iniciado

1 En fase de análisis

2 Iniciado y preliminarmente ejecutado

3 Ejecutado parcialmente

4 Muy avanzado en su ejecución

5 Implantado

5. Con el objeto de mantener la filosofía de

participación que caracterizó la formulación de

los planes la Dirección General de Planificación y

Desarrollo convocará periódicamente Mesas de

Seguimiento donde los coordinadores de los

proyectos darán cuenta a las instancias

competentes de los avances de la ejecución.

6. En base a la información contenida en los

informes de seguimiento, el Consejo de

Planificación Institucional establecerá

periódicamente las prioridades inmediatas y

presentará al Consejo Universitario las acciones

correctoras que sean necesarias para la correcta

ejecución de los planes de recursos físicos.

NORMAS INTERNAS

PF.2.2.3.


5/7





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:


RECURSOS FÍSICOS

1. Al finalizar cada trimestre, envía a los

Coordinadores de las Oficinas Sectoriales de

Planificación de las facultades y núcleos y a los

directores de dependencias centrales por medio

impreso y electrónico, los formularios

“Seguimiento y control de planes de recursos

físicos“ y “Seguimiento y Control del uso de

bienes inmuebles” con los correspondientes

instructivos.

COORDINADOR DE OSEPLAN O

ADMINISTRADOR DE DEPENDENCIA CENTRAL

2. Obtiene la información requerida en los

formularios de seguimiento y lo completa

manualmente.

3. Entrega los formularios al Decano o Director de

Dependencia para la revisión y firma.

4. Envía a PLANDES.


RECURSOS FISICOS

5. Registra la información en la aplicación para el

seguimiento de los planes y uso de los bienes

inmuebles de carácter académico, de apoyo

docente, gestión administrativa, cultural,

bienestar estudiantil, servicios generales y

rental.

6. Genera el Reporte del trimestre para cada

conjunto universitario, discriminado por uso:

académico, extensión, gestión administrativa,

bienestar y esparcimiento, servicios generales y

rental.

7. Analiza y compara:

- El uso actual con el inventario de bienes

inmuebles y de existir modificaciones de uso del

inmueble, verifica el aval de PLANDES o

Resolución del Consejo Universitario y si

procede actualiza el inventario. En caso

contrario elabora informe sobre la situación

irregular y las recomendaciones pertinentes

para conocimiento y toma de decisiones de las

autoridades.

- Los planes formulados y el estado de ejecución

y asigna el grado de avance de acuerdo a la

escala de progresión.

8. Verifica solicitudes de asignación o cambio de

uso de recursos físicos y la disponibilidad

existente.

9. Visita el inmueble objeto de asignación o cambio

de uso en caso de ser necesario.

10. Elabora el informe técnico con las

observaciones o recomendaciones.

11. Entrega al Director para revisión y firma.

DIRECTOR (A)

12. Revisa y firma.

PF.2.2.4.


6/7






CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

13. Remite el informe a los Decanos,


dependencias Centrales.


7/7

PF.2.2.4.






CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PF.3.

EVALUACIÓN DE PLANES

PROCESOS FUNDAMENTALES

VII.

1/2

MODELO DE PROCESOS





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

X.2. JERARQUÍA DE PROCESOS

DIAGRAMA DE PROCESO

PF.3.

2/2

EVALUACIÓN DE PLANES





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PF.3.1.

COORDINACIÓN DE LA EVALUACIÓN DE LA

EJECUCIÓN FÍSICA TRIMESTRAL DEL PLAN

OPERATIVO ANUAL INSTITUCIONAL

PF.3.

1/7

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS EVALUACIÓN DE PLANES





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PF.3.1. Coordinación de la evaluación de la ejecución física trimestral del Plan Operativo Anual Institucional


PF.3.1.2. Información General del procedimiento


COORDINACIÓN DE LA EVALUACIÓN DE LA EJECUCIÓN FÍSICA TRIMESTRAL DEL PLAN OPERATIVO ANUAL

ÍNDICE

PF.3.1.

2/7





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:


PF.3.1.1.

3/7






CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Consolidar los informes trimestrales de ejecución

física de las metas, instrumentando los medios para

la aplicación de los lineamientos institucionales y los

establecidos por la OPSU.


Se inicia cuando el Departamento de Planificación

Económico Financiera recibe los lineamientos de

seguimiento de la ejecución presupuestaria.

Se termina cuando remite al CINDES el Informe de

Ejecución Física del trimestre.

INSUMOS/PRODUCTOS

ENTRADAS

Lineamientos, directrices e instructivos ONAPRE,

OPSU.

SALIDAS

Oficio de remisión a la Dirección de Programación y

Presupuesto.

Evaluación cuali-cuantitativa de ejecución de las

metas.



PLANDES

Unidades Académicas y Administrativas (Decano,

Directores de dependencias centrales, OSEPLAN)




Venezuela

Ley orgánica de planificación



Ley de la Contraloría General de la República



Sector Público

Reglamento Nº 1 de la Ley de Administración

Financiera

Reglamento Orgánico del Ministerio de Educación

Superior

Normas de control fiscal de la Contraloría General

de la República


Forma Nº 0701 Comentarios de la situación general

del ente.

Forma Nº 0708 Ejecución física a nivel de proyectos

Forma Nº 0723 Resumen de la matricula de

pregrado

Forma Nº 0724 Resumen de nuevos inscritos de

pregrado

Forma Nº 0725 Resumen de egresados de pregrado

Forma Nº 0726 Resumen de la matricula de

postgrado

Forma Nº 0727 Resumen de nuevos inscritos de

postgrado

Forma Nº 0728 Resumen de egresados de

postgrado

RECURSOS

Sistema Nueva Etapa

Página Web de PLANDES



PF.3.1.2.

4/7





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:




Presupuesto los lineamientos de la OPSU y

ONAPRE contenidas en el instructivo Nº 07 para

el seguimiento de la ejecución presupuestaria.

2. Estudia los lineamientos.

3. Prepara instructivo, talleres de inducción,

reuniones y/o consultoría.

4. Inserta en la pagina Web www.ula.ve/plandes,

los instructivos.

5. Aplica talleres, reuniones y/o consultoría.

6. Diez días antes de la culminación de cada

trimestre solicita mediante oficio el Informe

Trimestral de la Ejecución Física:

- A las unidades académicas la forma 0701

contenida en el instructivo Nº 07, en oficio

dirigido a los Decanos de Facultades y Núcleos

Universitarios con copia a las Oficinas

Sectoriales de Planificación.

. A la Oficina Central de Registros Estudiantiles,

las formas para proyectos correspondientes a

matrícula, nuevos inscritos de pregrado.

. A la Oficina de Grados, las formas

correspondientes a graduados.

. Al Consejo de Estudios del Postgrado, las

formas para proyectos correspondientes a

matrícula, nuevos inscritos y graduados de

postgrado.

. Al Consejo de Desarrollo Humanístico y

Tecnológico las formas sobre la relación de

proyectos de investigación.

. A la Oficina de Asuntos Profesorales las

formas para información del personal docente

y de investigación.

. A la Dirección de Personal, las formas para

información del personal administrativo,

técnico y obrero.

. A las dependencias centrales las formas

contenidas en el instructivo 0708.

DECANO/VICERRECTOR DE NUCLEO

7. Conoce y gira instrucciones a la Oficinas

Sectoriales de Planificación sobre la elaboración

del Informe Trimestral de Ejecución Física.

OFICINAS SECTORIALES DE PLANIFICACIÓN

8. Culminado cada trimestre del ejercicio fiscal,

recaba en cada unidad académica y

administrativa de la Facultad o Núcleo la

información sobre las metas ejecutadas durante

el trimestre.

PROCEDIMIENTO


PF.3.1.3.

5/7






CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

9. Completa la forma del instructivo Nº 0708

referida a la ejecución trimestral de metas.

- Contrasta la información recabada con las

metas programadas y establecidas en el Plan

Operativo Anual.

- Determina la variación absoluta y relativa del

trimestre y del acumulado anual y completa

el reporte 0708 Ejecución Física con la

información obtenida.

10. Analiza el comportamiento trimestral de la

Facultad o Núcleo y elabora el informe de

evaluación.

11. Obtiene firma de aprobación de su nivel

superior.

12. Envía a PLANDES, mediante oficio y vía Web,

los reportes de la ejecución física del trimestre.

DEPENDENCIAS CENTRALES

13. Conoce y gira instrucciones a los

departamentos adscritos sobre la elaboración

del Informe Trimestral de Ejecución Física.

14. Completa la forma del instructivo Nº 0708

referida a la ejecución trimestral de metas.

- Contrasta la información recabada con las

metas programadas y establecidas en el Plan

Operativo Anual.

- Determina la variación absoluta y relativa del

trimestre y del acumulado anual y completa

el reporte 0708 Ejecución Física con la

información obtenida.

15. Analiza el comportamiento trimestral de la

dependencia y elabora el informe de evaluación.

16. Obtiene firma de aprobación de su nivel

superior.

17. Elabora reportes adicionales que le sean

solicitados.

18. Envía a PLANDES, mediante oficio y vía Web,

los reportes de la ejecución física del trimestre.

DIRECCIÓN

19. Recibe y remite los reportes de la ejecución

física del trimestre en físico al Departamento

de Planificación Económico Financiera.



20. Recibe de la Dirección los reportes trimestrales.

21. Extrae de los formatos la información que afecta

los proyectos de la estructura presupuestaria.

22. Consolida la información en la forma 0708

Ejecución Física Trimestral a Nivel de Proyectos

y Acciones Especificas.

23. Elabora las formas:

- Forma 0723 Resumen de la matrícula de

pregrado.

- Forma Nº 0724 Resumen de nuevos inscritos

de pregrado.


6/7

PF.3.1.3.






CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

- Forma Nº 0725 Resumen de egresados de

pregrado

- Forma Nº 0726 Resumen de la matricula de

postgrado

- Forma Nº 0727 Resumen de nuevos inscritos

de postgrado

- Forma Nº 0728 Resumen de egresados de

postgrado

24. Elabora la forma 0701 Comentarios a la

situación general de la Institución con las

especificaciones de los informes de las

unidades académicas y administrativas.


Presupuesto el cierre presupuestario del

trimestre.

26. Registra en el Sistema de Seguimiento,

Evaluación y Control la información contenida

en la forma 0708.

27. Genera los reportes del Sistema.

28. Archiva los reportes.

29. Remite al Director(a) la evaluación trimestral

del Plan Operativo Anual Institucional,

contenida en las formas 0701, 0708, 0723,

0724, 0725, 0726, 0727 y 0728.

DIRECTOR (A)

30. Remite mediante oficio la Evaluación Trimestral

del Plan Operativo Anual Institucional para la

entrega a los órganos externos.


Institucional la Ejecución Física Trimestral a

nivel de Proyectos y Acciones Especificas con el

apoyo del personal responsable del proyecto

de elaboración del trimestre.


INSTITUCIONAL

32. Estudia el informe de ejecución física del

trimestre y hace las observaciones que

considere convenientes y las deja asentadas en

el acta de la reunión.



33. Conoce opinión del Consejo de Planificación

Institucional y de ser el caso considera las

observaciones e informa a las unidades


34. Remite copia de la documentación al CINDES

para su archivo.






CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PF.3.2.

EVALUACIÓN DE PLANES DE RECURSOS

FÍSICOS

EVALUACIÓN DE PLANES DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS

1/5

PF.3.





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PF.3.2. Evaluación de planes de recursos físicos





2/5

PF.3.2.





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

EVALUACION DE PLANES DE RECURSOS FÍSICOS DIAGRAMA DE ACTIVIDADES

3/5

PF.3.2.1.





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Determinar acciones de mejoramiento de los

planes.


Se inicia al culminar el último trimestre con la

revisión de los informes trimestrales

Se termina cuando el Director(a) publica el

Informe de Evaluación en la pagina Web de

PLANDES.


PLANDES (Director(a), Equipo técnico)


INSUMOS/PRODUCTOS

Entrada

Informe trimestral

Salida

Informe de Evaluación Anual

BASE LEGAL


Venezuela


República





Plan maestro de recursos físicos FORMULARIOS/INSTRUCTIVOS/DOCUMENTOS

UTILIZADOS

Informe trimestral

Informe final de evaluación

RECURSOS


EVALUACION DE PLANES DE RECURSOS FÍSICOS

INFORMACION GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

4/5

PF.3.2.2.





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

EQUIPO TÉCNICO

1. Una vez culminado el último trimestre analiza la

información de los informes trimestrales.

2. Analiza:

_ % de avance de objetivos generales y

específicos de los planes de recursos

físicos.

_ % de avance de ejecución de programas y

proyectos de recursos físicos.

_ % de avance de las metas a corto,

mediano plazo.

3. Determina acciones de actualización y

retroalimentación de los planes de recursos

físicos conjuntamente con Decanos,

Vicerrectores de núcleos y Dirección de

Ingeniería y Mantenimiento.

4. Elabora el informe final de evaluación de los

planes de recursos físicos.

5. Presenta el informe al Consejo de Planificación

institucional.


INSTITUCIONAL

6. Estudia y discute recomendaciones.


INSTITUCIONAL

7. Estudiar el informe y hacer las

recomendaciones pertinentes.

PLANDES

8. Presenta para conocimiento el Informe al

Equipo Rectoral, Decanos, Vicerrectores de

Núcleos y Dirección de Ingeniería y

Mantenimiento.

7. Publica informe de evaluación en la página Web

de PLANDES.

EVALUACION DE PLANES DE RECURSOS FÍSICOS

5/5

PF.3.2.3.






CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PF.3.3.

EVALUACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO

INSTITUCIONAL


1/5

PF.3.





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PF.3.3. Evaluación del Plan Estratégico Institucional


PF.3.3.2. Información General


2/5

PF.3.3.

ÍNDICE EVALUACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

EVALUACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL DIAGRAMA DE ACTIVIDADES

3/5

PF.3.3.1.





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Determinar acciones de mejoramiento mediante el

análisis del avance de áreas, objetivo y directrices

estratégicas.

Se inicia cuando el equipo técnico de revisión del

Plan Estratégico Institucional analiza el informe del

cuarto trimestre.

Se termina cuando el Consejo Universitario conoce

y decide sobre los resultados.

INSUMOS-PRODUCTOS

Entradas

Segundo informe semestral de seguimiento del Plan


Indicadores

Salidas

Informe de Evaluación del Plan Estratégico

Institucional.

DEPENDENCIAS Y O PERSONAS VINCULADAS

Director (A)

Equipo Técnico de Revisión



BASE LEGAL


Venezuela


República




FORMULARIOS/INSTRUCTIVOS/DOCUMENTOS

UTILIZADOS

Reportes del Sistema de evaluación y control del

plan estratégico institucional

Informe final de evaluación

RECURSOS

Sistema de evaluación y control del plan estratégico

institucional

EVALUACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL


4/5

PF.3.3.2.





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

EQUIPO TÉCNICO

1. Una vez culminado el último trimestre analiza la

información de los informes semestrales.

2. Analiza:

_ % de avance de objetivos estratégicos

_ % de avance de la directrices estratégicas

_ % de avance de las áreas estratégicas

3. Determina acciones de mejoramiento o

retroalimentación del Plan Estratégico

Institucional.

4. Elabora el Informe Final de Evaluación del Plan


5. Presenta al Director(a) el Informe Final de

Evaluación del Plan Estratégico Institucional

DIRECTOR(A)


Institucional el Informe Final de Evaluación del



INSTITUCIONAL

7. Estudia y si es el caso hace las

recomendaciones pertinentes.

8. Presenta al Consejo Universitario el informe

Final de Evaluación del Plan Estratégico

Institucional


9. Estudia y toma decisiones.

Ir al proceso: Seguimiento del plan estratégico

institucional

EVALUACION DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL

5/5

PF.3.3.3.






CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PF.4.

CONSULTORIA, ASESORIA, ESTUDIOS

PROCESOS FUNDAMENTALES MODELO DE PROCESOS

1/2

VII.





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

Solicitud de asesoría, consultoria

Solicitud de formulación de proyectos


Información proveniente de la Dirección de Programación y Presupuesto, y laComisión curricular central y sectorial

3 Economistas1 Lic. Educación

1 Lic. Historia

Creacion y modifcación de programas conducentes a grado

DIRECTORJefes de Departamento

Regula Cumple

Portal Web de la Dirección de PLANDES

Planes curriculares

Asistir la formulación y elaboración de proyectos académicos, de recursos físicos y económico

financieros mediante labor investigativa in situ y de campo.

Aval de viabilidad técnica para proyectos de recursos físicos de facultades y núcleos

Modificación de unidades académicas

Informe de gestiónMemoria y Cuenta

Informes económico financieros

JERARQUÍA DE PROCESOS

CONSULTORIA, ASESORÍA, ESTUDIOS DIAGRAMA DE PROCESO

2/2

PF.4.





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PF.4.1.

CONSULTORÍA, ASESORIA, ESTUDIOS EN

MATERIA DE PLANIFICACIÓN ACADÉMICA

PF.4.

1/2

CONSULTORIA, ASESORÍA, ESTUDIOS DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PF.4.1. Consultoría, asesoría, estudios en materia de planificación académica

PF.4.1.1. Consultoría y asesoría para el diseño de planes curriculares


PF.4.1.1.2. Información General del procedimiento

PF.4.1.1.3. Descripción narrativa del procedimiento

PF.4.1.2. Consultoría para la creación, modificación o eliminación de unidades académicas




PF.4.1.3. Diseño de proyectos, ampliación y modificación de programas conducentes a grado

PF.4.1.3.1 Diagrama de actividades



2/2

ÍNDICE CONSULTORÍA, ASESORIA, ESTUDIOS EN MATERIA DE PLANIFICACIÓN

PF.4.1.





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

Recibir la Solicitud y el informe y verificar la

consignación de requisitos para estudio de viabilidad académica y económico financiera del proyecto.

Orientar al responsable del proyecto sobre el instructivo a utilizar y las pautas para la

elaboración del proyecto.

Propuestas en el nivel

de postgrado

Evaluar los recursos físicos considerados en

los proyectos

Elaborar el informe técnico de viabilidad de uso de recursos físicos

considerados en los proyectos.

Proyecto de actualización de pregrado

Verificar el tipo de estudio

Consultoría

Solicitud de asesoria

Informe para formulación de plan curricular

Conformar el equipo del proyecto

Analizar de acuerdo al instructivo de la

Comisión Curricular Central del

Vicerrectorado Académico

Creación de unidades académicas

Analizar de acuerdo al Instructivo para tramitar

ante el Consejo Nacional de

Universidades la creación, eliminación,

modificación y funcionamiento de

Facultades, Escuelas, Institutos, Núcleos

Extensiones y demás divisiones equivalentes

en las universidades

Analizar de acuerdo al instructivo del

Consejo Nacional Consultivo de

Postgrado

Asesoría Elaborar el Informe

Leer el informe y corregir de ser

necesario

Preparar comunicación para entrega formal del

resultado de la asesoría o consultoría.

Entregar el informe al solicitante de

asesoría.

Remite el informe a la Comisión Curricular

Central, unidad académica o

dependencia externa solicitante si el

Departamento realizó el estudio.

Recibir el Informe y presentarlo ante las

instancias competentes para

evaluación y aprobación.

Revisar y firmar la comunicación

1/4

PF.4.1.1.1.

CONSULTORÍA Y ASESORÍA PARA EL DISEÑO DE PLANES CURRICULARES DIAGRAMA DE ACTIVIDADES





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Determinar la viabilidad académica y económico-

financiera de los proyectos de creación, eliminación,

modificación de unidades académicas.


Se inicia cuando PLANDES recibe la solicitud de

asesoría.

Se termina cuando el Solicitante recibe el

Informe.

FORMULARIOS Y DOCUMENTOS UTILIZADOS

- Instructivo de la Comisión Central de Currículo

del Vicerrectorado Académico

- Instructivo para tramitar la creación de

instituciones de educación superior, así como la

creación, eliminación, modificación y

funcionamiento de facultades, escuelas,

institutos, núcleos y extensiones y demás

divisiones equivalentes en las Universidades.

G.O. Nº 4735

- Instructivo de la fase de creación de carreras

presentadas dentro de la creación de

instituciones universitarias. Marzo 2004

- Instructivo del CDCH Y Núcleo de Vicerrectores

Académicos de las Universidades Nacionales para

la evaluación, creación y/o modificación de

Centros.

- Instructivo del Consejo Nacional Consultivo de

Postgrado

2/4

PF.4.1.1.2.

CONSULTORÍA Y ASESORÍA PARA EL DISEÑO DE PLANES CURRICULARES






CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

COMISIÓN CURRICULAR/ UNIDADES

ACADÉMICAS/DEPENDENCIA EXTERNA

1. Presenta en la Dirección de PLANDES la Solicitud

de Asesoría o Consultoría para la formulación

del plan curricular y el informe respectivo.

RECEPCIÓN

2. Recibe la correspondencia.


ACADÉMICA

3. Recibe la solicitud y el informe y verifica la

consignación de los requisitos para el estudio de

viabilidad académica y económica financiera del

proyecto.

4. Conforma el equipo del proyecto.

EQUIPO DEL PROYECTO

5. Verifica el tipo de estudio:

5.1. Para actualización que corresponda a

proyectos de pregrado realiza el análisis de

acuerdo al instructivo Comisión Central

Curricular del Vicerrectorado Académico.

5.2. Para creación de unidades académicas

realiza el análisis de acuerdo al Instructivo

para Tramitar ante el Consejo Nacional de

Universidades la creación de instituciones

de educación superior así como la


funcionamiento de Facultades, Escuelas,

Institutos, Núcleos, Extensiones y demás

divisiones equivalentes en las

universidades.

5.3. Para evaluación, creación o

modificación de centros, realiza el

análisis de acuerdo al instructivo del

CDCHT del núcleo de vicerrectores

académicos nacionales.

5.4. Para propuestas en el nivel de

postgrado, realiza el análisis de acuerdo

al instructivo emanado del Consejo

Nacional Consultivo de Postgrado.

6. Si la solicitud es de asesoría y la unidad

solicitante cumple con los requisitos, orienta al

responsable del proyecto sobre el instructivo a

utilizar y las pautas para la elaboración del

proyecto.

UNIDADES ACADÉMICAS/DEPENDENCIA

EXTERNA

7. Elabora el Informe bajo la asesoría del

planificador asignado y se lo entrega.

EQUIPO DEL PROYECTO

8. Lee informes elaborados por Responsables de

Proyecto y corrige de ser necesario.

9. Evalúa los recursos físicos considerados en los

proyectos de asesoría y consultoría.


3/4

PF.4.1.1.3






CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

10. Elabora el informe técnico de viabilidad de uso

de recursos físicos considerados en los

proyectos.

11. Prepara comunicación para entrega formal del

resultado de la asesoría o consultoría.

12. Entrega el informe al Director(a).

DIRECTOR(A)

13. Revisa y firma la comunicación y entrega con el

informe al solicitante.

14. Remite el informe a la Comisión Curricular

Central, unidad académica o dependencia

externa solicitante si el Departamento realizó el

estudio.

COMISIÓN CURRICULAR/ UNIDADES

ACADÉMICAS/DEPENDENCIA EXTERNA

15. Recibe el proyecto y lo presenta ante las

instancias competentes para evaluación y

aprobación.

4/4

PF.4.1.1.3.







CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

Verificar la consignación de los requisitos

Estudiar la viabilidad académica: determinar la demanda de recursos humanos en los programas académicos;

necesidad y disponibilidad de recursos humanos requeridos

para la implantación del diseño curricular por período académico; estudiar la estructura organizativa académica del proyecto

Conforma el equipo del proyecto designando

responsables por cada departamento

Estudias la situación objeto de estudio

Elaborar el Informe del Estudio realizado

Estudiar ubicación geográfica donde

funcionará el programa académico

Verificar condiciones de los recursos físicos y

disponibilidad de espacio para el desarrollo del proyecto integral de la

edificación sede

Realizar proyección de la inversión presupuestaria financiera requerida para el desarrollo del programa

académico

Revisar, discutir y consolidar el informe

Revisar el Informe

Remitir el Informe al Solicitante del estudio para aprobación por la instancia inmediata y

posterior trámite ante el Consejo Nacional de

Universidades

Solicitud de asesoría

Precondición: Solicitud de consultoria o asesoria para creación, eliminación o modificación de unidades académicasPoscondición: Informe de consultoria o asesoria aprobado y entregado para el trámite ante el Consejo Nacional de Universidades.

CONSULTORÍA Y ASESORÍA PARA LA CREACION, ELIMINACIÓN, O MODIFICACIÓN DE UNIDADES ACADEMICAS

1/4

PF.4.1.2.1






CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Determinar la viabilidad académica y económico-

financiera de los proyectos de creación, eliminación,

modificación de unidades académicas.

FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACION

Se inicia cuando PLANDES recibe la solicitud de

asesoría.

Se termina cuando el Solicitante recibe el

Informe.


- Instructivo de la Comisión Central de Currículo

del Vicerrectorado Académico

- Instructivo para tramitar la creación de

instituciones de educación superior, así como la


funcionamiento de facultades, escuelas,

institutos, núcleos y extensiones y demás

divisiones equivalentes en las Universidades.

G.O. Nº 4735

- Instructivo de la fase de creación de carreras

presentadas dentro de la creación de

instituciones universitarias. Marzo 2004

- Instructivo del CDCH Y Núcleo de Vicerrectores

Académicos de las Universidades Nacionales para

la evaluación, creación y/o modificación de

Centros.

- Instructivo del Consejo Nacional Consultivo de

Postgrado



2/4

PF.4.1.2.2.





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

DIRECTOR

1. Recibe de autoridades Rectorales, Consejo

Universitario, autoridades de facultades y

núcleos universitarios la solicitud de asesoría.

DIVISIÓN DE PLANIFICACIÓN ACADÉMICA

2. Recibe la solicitud y analiza la situación objeto

de estudio:

- Si el proyecto es de actualización, aplica el

instructivo de la Comisión Central de Currículo.

- Verifica aval de la comisión curricular

sectorial o central, según el caso. De no tener el

aval respectivo devuelve a la unidad académica

para su conformación.

3. Estudia el proyecto.

4. Convoca reunión con los jefes de departamento

de la Dirección y expone el contenido y alcance

del proyecto.

5. Conforma el equipo del proyecto designando

responsables por cada departamento para la

consultoría o asesoría.

EQUIPO DE PROYECTO

6. Definen metodología, tareas y cronograma de

trabajo.

7. Realizan las tareas de acuerdo a la metodología

y cronograma establecido.

DIVISIÓN DE PLANIFICACIÓN ACADÉMICA

8. Estudia la viabilidad académica:

- Determina la demanda de recursos humanos

en los programas académicos.

- Determina necesidad y disponibilidad de

recursos humanos requerido para la

implantación del diseño curricular por periodo

académico.

- Estudia la estructura organizativa académica

del proyecto de la unidad académica.

9. Elabora el informe del estudio realizado.

10. Estudia ubicación geográfica donde funcionara

el programa académico.

DIVISIÓN DE PLANIFICACIÓN DE PLANTA

FÍSICA

11. Verifica condiciones de la planta física y

elabora el informe.

12. Si no existe planta física, revisa inventario de

disponibilidad de espacio para elaboración de

proyecto integral de la edificación sede.

DIVISIÓN DE PLANIFICACIÓN ECONÓMICA

FINANCIERA

13. Realiza proyección de la inversión

presupuestaria financiera requerida para el

desarrollo del programa académico.

EQUIPO DE PROYECTO

14. Revisa, discute y consolida el informe.

15. Presenta informe a la Dirección.


3/4

PF.4.1.2.3.






CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

DIRECTOR

16. Revisa y autoriza remisión del informe al

solicitante.

SOLICITANTE

17. Entrega el informe ante la instancia inmediata

de aprobación para el trámite ante el CNU

OPSU.


4/4

PF.4.1.2.3.






CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PF.4.2.

CONSULTORÍA, ASESORIA, ESTUDIOS EN

MATERIA DE PLANIFICACIÓN DE RECURSOS

FÍSICOS

CONSULTORÍA, ASESORÍA, ESTUDIOS

1/2

PF.4.






CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PF.4.2. Consultoría, asesoría, estudios en materia de planificación de recursos físicos

PF.4.2.1. Asignación del uso de bienes inmuebles de la universidad


PF.4.2.1.2. Normas internas

PF.4.2.1.3.Información General del procedimiento


PF.4.2.2. Expedición de aval de viabilidad técnica para proyectos de recursos físicos a las unidades

académicas




PF.4.2.3. Expedición de aval de viabilidad técnica para proyectos de recursos físicos a las dependencias

centrales




PF.4.2.4. Préstamo de planos




2/2

PF.4.2.

CONSULTORÍA, ASESORÍA, ESTUDIOS EN MATERIA DE PLANIFICACIÓN DE RECURSOS Í

ÍNDICE





CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

Verificar en sitio conjuntamente con el

Coordinador de OSEPLAN las condiciones

físico espaciales del inmueble

Verificar cumplimiento de requisitos y que el inmueble solicitado para asignación o

cambio de uso no está contemplado en los planes

de recursos físicos aprobados por el Consejo Universitario

Elaborar el informe de factibilidad técnica de

asignación o cambio de uso del inmueble.

Avalar el informe por el Director(a).

Incluir el informe en la agenda del Consejo

Universitario.

Discutir y aprobar o no en el seno del Consejo

Universitario el informe de factibilidad técnica de

asignación o cambio de uso.

Actualizar el catastro de bienes inmuebles con las especificaciones pertinentes de uso,

capacidad y administración del

mismo.

Remitir copia de la resolución del Consejo

Universitario al Solicitante de

asignación o cambio de uso de inmueble.

Aprobado

No está contemplado

No aprobado

Enviar a la Secretaria de la Universidad para su

inclusión en la agenda del Consejo Universitario.

Solicitud de asignación o

cambio de uso de inmuebles

Informar al solicitante mediante comunicación escrita avalada por el

Director(a)

Si estácontemplado

Precondición: Solicitud de asignación o cambio de uso de inmueblesPoscondición: Catastro actualizado

ASIGNACIÓN DEL USO DE LOS BIENES INMUEBLES DE LA UNIVERSIDAD

1/5

PF.4.2.1.1.






CODIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

1. Todo bien inmueble (terreno, edificación o

recinto) debe tener definido su uso en los

planes de recursos físicos de la Universidad de

Los Andes, los cuales deben estar aprobados

por el Consejo Universitario.

2. Aquellos bienes inmuebles, no previstos en los

planes de planta física, sólo podrán ser objeto

de asignación o cambio de uso cuando la

solicitud provenga de las autoridades

universitarias, decanos de facultad,

vicerrectores-decanos de núcleos y directores

de dependencias centrales.

3. Toda asignación o cambio de uso debe estar en

correspondencia con lo establecido en los planes

físico-espaciales de los Conjuntos Universitarios.

4. La asignación o cambio de uso de los bienes

inmuebles debe establecer normativa general

para la disposición, administración, seguridad y

mantenimiento de los mismos.

5. La asignación del uso de los inmuebles se

realizará en base a estudios técnicos elaborados

por la Dirección General de Planificación y

Desarrollo.

ASIGNACIÓN DEL USO DE LOS BIENES INMUEBLES DE LA UNIVERSIDAD NORMAS INTERNAS

2/5

PF.4.2.1.2.

Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008


Resolución de CU No 2556

Fecha:

03 de Noviembre de 2008


‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS


PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:

ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Asignar el uso de los bienes inmuebles, propiedad

de la Universidad de Los Andes, en concordancia

con las políticas institucionales para el desarrollo y

consolidación de la planta física universitaria en

función de las necesidades académicas (docencia,

investigación y extensión), actividades

complementarias y rental.


Se inicia cuando se recibe la solicitud por escrito de

la asignación o cambio del uso de un inmueble por

parte de las Autoridades Universitarias, Decanos de

Facultad, Vicerrectores-Decanos de Núcleos y

Directores de Dependencias Centrales.

Se termina cuando la Dirección General de

Planificación y Desarrollo remite copia de la

Resolución del Consejo Universitario al solicitante de

asignación o cambio de uso de inmuebles.

INSUMOS / PRODUCTOS:

Entradas

Informes de evaluación o factibilidad técnica.

Políticas Institucionales del Plan de Desarrollo de

Planta Física.

Salidas

Resolución del Consejo Universitario mediante la

cual aprueba la asignación del uso de bienes

inmuebles propiedad de la Universidad de Los

Andes.

Informe de seguimiento y control de planes de

recursos físicos

DEPENDENCIAS Y / O PERSONAS

INVOLUCRADAS

Dirección de Planificación y Desarrollo.

Dirección de Fomento

Coordinador de las Oficinas Sectoriales de

Planificación de cada Facultad y Núcleo

Facultades y Núcleos Universitarios

Dependencias Centrales

Secretaría de la Universidad de Los Andes


BASE LEGAL


Venezuela.





Plan de Desarrollo de Planta Física vigente

Plan Maestro de Planta Física vigente

Plan Estratégico Institucional vigente


Formato de Informe de Factibilidad Técnica.

RECURSOS

Página web de la Dirección General de Planificación

y Desarrollo.

Información Gráfica de Planta Física (planos, otros)

en formato digital y físico.

ASIGNACIÓN DEL USO DE LOS BIENES INMUEBLES DE LA UNIVERSIDAD INFORMACIÓN GENERAL

3/5

PF.4.2.1.3.




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

DIRECTOR (A)

1. Recibe de parte de las Autoridades

Universitarias, Decanos de Facultad,

Vicerrectores-Decanos de Núcleos y Directores

de Dependencias Centrales la solicitud escrita

motivada de la asignación o cambio de uso del

inmueble de la Universidad de Los Andes, en

caso de no estar contemplado en el Plan de

Desarrollo y Plan Maestro de Planta Física de la

Universidad de Los Andes.

2. Remite solicitud al Departamento de

Planificación de Recursos Físicos.


RECURSOS FÍSICOS

3. Revisa y analiza si procede o no la solicitud de

asignación o cambio de uso del inmueble.

4. Si la situación lo amerita se verificará en sitio

las condiciones físico espaciales del inmueble.

COORDINADOR OFICINA SECTORIAL DE

PLANIFICACIÓN DE LA FACULTAD O NÚCLEO

5. Participa conjuntamente con el personal

profesional de la Dirección General de

Planificación y Desarrollo en la verificación de

las condiciones del inmueble objeto de solicitud

de asignación o cambio del uso.

DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN DE RECURSOS FÍSICOS

6. Elabora el informe de factibilidad técnica de

asignación o cambio de uso del inmueble, en

caso de no estar contemplado en los planes de

planta física de la Universidad de Los Andes,

aprobados por el Consejo Universitario.

7. Entrega al Director (a) el Informe de

Factibilidad Técnica para conocimiento y visto

bueno.

DIRECTOR (A)

8. Revisa y si está conforme envía a la Secretaria

de la Universidad para su inclusión en la

agenda del Consejo Universitario, mediante

oficio.

SECRETARIA DE LA UNIVERSIDAD

9. Recibe el Informe de Factibilidad Técnica y lo

envía al Consejo Universitario para su

consideración y aprobación.


10. Discute y aprueba o no el informe de

factibilidad técnica que contiene la propuesta

de asignación o cambio de uso debidamente

justificada.

11. En caso afirmativo la Secretaria de la

Universidad emite y envía a la Dirección de

Planificación y Desarrollo comunicación,



4/5

PF.4.2.1.4.




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

mediante la cual informa oficialmente la

Resolución de aprobación o negación de la

asignación o cambio de uso del inmueble a los

efectos de actualizar el catastro de los bienes

inmuebles y llevar el respectivo seguimiento y

control.

DIRECTOR (A)

12. Recibe comunicación o resolución del Consejo

Universitario y envía al Departamento de

Recursos Físicos.

DEPARTAMENTO DE RECURSOS FÍSICOS

13. Actualiza el catastro de bienes inmuebles con

las especificaciones pertinentes de uso,

capacidad y administración del mismo.

14. Realiza trimestralmente informe del

seguimiento y control de los planes de recursos

físicos de la Universidad de Los Andes.

15. Elabora oficio de remisión de la resolución del

Consejo Universitario y anexa copia de la

resolución.

16. Entrega a la Secretaria oficio y anexo.

DIRECTOR(A)

17. Suscribe o conforma la asignación o cambio de

uso del bien inmueble.

SECRETARIA

18. Envía oficio y resolución a las unidades

Académicas y Administrativas

correspondientes.

5/5

PF.4.2.1. 4.






Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

EXPEDICIÓN DE AVAL DE VIABILIDAD TÉCNICA A LAS

UNIDADES ACADÉMICAS PARA PROYECTOS DE RECURSOS FISICOS

1/3

PF.4.2.2.1.





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Avalar mediante informe técnico la factibilidad de

proyectos de infraestructura en unidades

académicas no considerados en los planes de

recursos físicos.


Se inicia cuando el Director (a) recibe la solicitud de

aval de viabilidad técnica para proyectos de

recursos físicos.

Se termina cuando el Director envía al Coordinador

de OSEPLAN el informe de factibilidad técnica.

INSUMOS/PRODUCTOS

Entradas

Solicitud de Aval de Viabilidad Técnica de Proyectos

de Infraestructura

Salidas

Informe de factibilidad técnica


Dirección de PLANDES (Director, Departamento de



BASE LEGAL


Venezuela.









Planilla (DIPREF-01) de Solicitud de Aval de

Viabilidad Técnica de Proyectos de Infraestructura

Constancia de Disponibilidad Presupuestaria y

Financiera.

Registro de Consignación de Planos y Documentos

Contentivos del Proyecto Arquitectónico (DIPREF-

003)

EXPEDICIÓN DE AVAL DE VIABILIDAD TÉCNICA A

LAS UNIDADES ACADÉMICAS PARA PROYECTOS DE RECURSOS

2/3

PF.4.2.2.2.





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

DIRECTOR (A)

1. Recibe del Coordinador de la Oficina Sectorial

de Planificación (OSEPLAN) con el visto bueno

del Decano de la Facultad solicitante:

- Original y dos copias de la planilla (DIPREF-01)

de Solicitud de Aval de Viabilidad Técnica de

Proyectos de Infraestructura (ampliaciones,

remodelaciones y obras nuevas).

- Original y copia de la Constancia de

Disponibilidad Presupuestaria y Financiera.

- Registro de Consignación de Planos y

Documentos Contentivos del Proyecto

Arquitectónico (DIPREF-003) para el caso de

obras nuevas.

2. Revisa y gira instrucciones para el trámite de la

solicitud.


RECURSOS FÍSICOS

3. Recibe del Director(a) la Solicitud.

4. Analiza la Solicitud y verifica en la planoteca

información grafica concerniente a la solicitud.

5. Evalúa la viabilidad técnica de la solicitud, y en

caso de ser necesario, se traslada hasta el sitio

que requiere acción espacial.

6. Elabora el Informe de Factibilidad Técnica

(original y dos copias DIPREF-002) avalando o

no el proyecto de ampliación, remodelación u

obra nueva.

7. Anexa al Informe el certificado de Disponibilidad

Presupuestaria y Financiera y lo entrega al

Director para su conformación y envío.

DIRECTOR

8. Revisa y firma el Informe.

9. Remite al Solicitante con copia a la Dirección de

Ingeniería y Mantenimiento.

3/3

PF.4.2.2.3.


EXPEDICIÓN DE AVAL DE VIABILIDAD TÉCNICA A

LAS UNIDADES ACADÉMICAS PARA PROYECTOS DE RECURSOS




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Avalar mediante informe técnico la factibilidad de

proyectos de infraestructura en las dependencias

centrales no considerados en los planes de recursos

físicos


Se inicia cuando el Director (a) recibe la solicitud de

aval de viabilidad técnica para proyectos de

recursos físicos.

Se termina cuando el Director(a) envía al Director

(a) de la dependencia central solicitante el informe

de factibilidad técnica.

INSUMOS/PRODUCTOS

Entradas

Solicitud de Aval de Viabilidad Técnica de Proyectos

de Infraestructura

Salidas

Informe de factibilidad técnica


Dirección de PLANDES (Director, Departamento de


Dependencias Centrales (Director)

BASE LEGAL


Venezuela.









Planilla (DIPREF-01) de Solicitud de Aval de

Viabilidad Técnica de Proyectos de Infraestructura.

Constancia de Disponibilidad Presupuestaria y

Financiera.

Registro de Consignación de Planos y Documentos

Contentivos del Proyecto Arquitectónico (DIPREF-

003).

EXPEDICIÓN DE AVAL DE VIABILIDAD TÉCNICA A LAS DEPENDENCIAS ADMINISTRATIVAS PARA PROYECTOS DE RECURSOS FÍSICOS

2/3

PF.4.2.3.2.





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

DIRECTOR (A)

1. Recibe del Director(a) de la dependencia

central solicitante:

- Original y dos copias de la planilla (DIPREF-01)

de Solicitud de Aval de Viabilidad Técnica de

Proyectos de Infraestructura (ampliaciones,

remodelaciones y obras nuevas).

- Original y copia de la Constancia de

Disponibilidad Presupuestaria y Financiera.

- Registro de Consignación de Planos y

Documentos Contentivos del Proyecto

Arquitectónico (DIPREF-003) para el caso de

obras nuevas.

2. Revisa y gira instrucciones para el trámite de la

solicitud.


RECURSOS FÍSICOS

3. Recibe del Director(a) la Solicitud.

4. Analiza la Solicitud y verifica en la planoteca

información grafica concerniente a la solicitud.

5. Evalúa la viabilidad técnica de la solicitud, y en

caso de ser necesario, se traslada hasta el sitio

que requiere acción espacial.

6. Elabora el Informe de Factibilidad Técnica

(original y dos copias DIPREF-002) avalando o

no el proyecto de ampliación, remodelación u

obra nueva.

7. Anexa al Informe el certificado de

Disponibilidad Presupuestaria y Financiera y lo

entrega al Director para su conformación y

envío.

DIRECTOR

8. Revisa y firma el Informe.

9. Remite al Solicitante con copia a la Dirección

de Ingeniería y Mantenimiento.

3/3

PF.4.2.3.3.


EXPEDICIÓN DE AVAL DE VIABILIDAD TÉCNICA A LAS DEPENDENCIAS ADMINISTRATIVAS PARA PROYECTOS DE RECURSOS FÍSICOS




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PF.4.2.4.1.

PRÉSTAMO DE PLANOS

1/3





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Facilitar el uso de planos de recursos físicos

resguardados en la planoteca.


Se inicia cuando el dibujante recibe solicitud de

préstamo de planos.

Se termina cuando el dibujante archiva el plan en la

planoteca.

INSUMO/PRODUCTO

Entrada

Solicitud de planos

Salida

Plano archivado en la planoteca


PLANDES (Dibujante)

Solicitante del servicio de préstamo de planos.

PF.4.2.4.2.

PRÉSTAMO DE PLANOS

2/3





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

SOLICITANTE

1. Pide personalmente en préstamo el plano.

DIBUJANTE

2. Busca el plano en la planoteca y verifica si está

digitalizado.

3. Si está digitalizado:

Pide al Solicitante el dispositivo (cd, disquete,

otro)

Guarda en el dispositivo copia del plano.

Entrega al solicitante el dispositivo.

4. Si no está digitalizado:

Pide al Solicitante el carnet o cedula de

identidad y le entrega el plano.

SOLICITANTE

5. Reproduce copia fotostática del plan fuera de la

Dirección General de Planificación y Desarrollo.

6. Entrega el plano al Dibujante.

DIBUJANTE

7. Recibe el plano y le entrega al Solicitante el

carnet o cedula de identidad.

8. Archiva el plano en la planoteca.

PF.4.2.4.3.

3/3

DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO PRÉSTAMO DE PLANOS




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PF.4.3.

CONSULTORIA, ASESORIA, ESTUDIOS EN

MATERIA DE PLANIFICACIÓN ECONÓMICA

FINANCIERA

CONSULTORÍA, ASESORÍA, ESTUDIOS

1/2

PF.4.





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PF.4.3. Consultoría, asesoria, estudios en materia de planificación académica

PF.4.3.1. Elaboración del informe de gestión


PF.4.3.1.2. Información general del procedimiento


PF.4.3.2. Apoyo en la elaboración de la Memoria y Cuenta de la Universidad de Los Andes.




PF.4.3.3. Elaboración de informes, reportes y estudios




CONSULTORÍA, ASESORÍA, ESTUDIOS EN MATERIA DE PLANIFICACIÓN ECONÓMICA

2/2

PF.4.3.

ÍNDICE




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

DIAGRAMA DE ACTIVIDADES ELABORACIÓN DEL INFORME DE GESTION

1/4

PF.4.3.1.1.




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Consolidar en el nivel institucional la información

sobre logros obtenidos anualmente en el ámbito

académico y administrativo, analizando y aplicando

indicadores de gestión.


Se inicia al comienzo del primer trimestre del

ejercicio económico.

Se termina en el primer trimestre del año con la

publicación y remisión del Informe de Gestión a las

autoridades y a la Oficina de Planificación del Sector

Universitario.

INSUMOS/PRODUCTOS

ENTRADAS

Memoria y Cuenta Institucional.

Ejecución Física del año anterior a nivel de

Proyectos y Acciones Centralizadas.

Actas del Consejo Universitario

Pagina Web de la ULA.

SALIDA

Informe de Gestión


PLANDES



Formatos diseñados en el Departamento de

Planificación Económico Financiera

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DEL INFORME DE GESTION

2/4

PF.4.3.1.2.




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:



1. Al inicio del primer trimestre del año revisa

y/o diseña la metodología para elaborar el

informe de gestión.

2. Conforma el equipo de trabajo con personal de

los Departamentos de Planificación Económico

Financiera, Académica y de Recursos Físicos.

EQUIPO TECNICO

3. Estructura el esquema del informe y distribuye

los puntos del informe entre los integrantes

del equipo.

4. Extrae información sobre logros y alcance de

las dependencias, de las actas del Consejo

Universitario, paginas Web de las

dependencias, informes de la ejecución física

trimestral, memoria y cuenta institucional.

5. Solicita a las dependencias información

referida a la gestión sectorial, de ser el caso.

6. Recibe y revisa la información solicitada.

7. Realiza el análisis descriptivo de la oferta

académica en el pregrado, postgrado,

investigación y extensión con la aplicación de

indicadores.

8. Actualiza la información sobre el perfil

profesional de los docentes, administrativo,

técnico y obrero.

9. Analiza la atención estudiantil a través de los

diferentes servicios.

10. Analiza los logros alcanzados en recursos

físicos.

11. Consolida el Informe de Gestión.

12. Presenta al Director el Informe de Gestión.

DIRECTOR (A)

13. Revisa el informe y de ser el caso, hace las

observaciones que considere pertinentes.



14. Considera las observaciones en el informe.

DIRECTOR (A)


Planificación Institucional el Informe de

Gestión, con el apoyo del personal

responsable del proyecto de elaboración.

CONSEJO DE PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL

16. Estudia el Informe de Gestión, hace las

observaciones que considere convenientes

quedando asentadas en el acta de la reunión y

valida el informe.



DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DEL INFORME DE GESTIÓN

3/4

PF.4.3.1.3.




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

17. De ser el caso, considera las observaciones del


DIRECTOR (A)

18. Presenta al Consejo Universitario el Informe

de Gestión.


19. Estudia y aprueba.

20. Emite la resolución de aprobación.



21. Prepara ejemplares del informe de gestión

para su distribución a las autoridades

universitarias, Unidad de Auditoria Interna,

CINDES, Ministerio de Educación –OPSU-.

22. Publica en la pagina web www.ula.ve/plandes

el documento.

DIRECTOR (A)

23. Recibe la resolución del Consejo Universitario.

24. Remite el Informe de Gestión a las

autoridades y a la Unidad de Auditoria Interna.

25. Remite al CINDES copia del Informe de

Gestión.

PROCEDIMIENTO

ELABORACION DEL INFORME DE GESTION

4/4

PF.4.3.1.3.





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

APOYO A LA ELABORACION DE LA MEMORIA Y CUENTA INSTITUCIONAL DIAGRAMA DE ACTIVIDADES

PF.4.3.2.1.

1/3




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Organizar la elaboración del documento de Memoria

y Cuenta Institucional en las dependencias

universitarias, preparando la recolección de

información y el desarrollo de los aspectos

requeridos en materia de planificación.


Se inicia cuando recibe de la Dirección de Servicios

de Información Administrativa los lineamientos para

la elaboración de la Memoria y Cuenta Institucional

emanados de la OPSU

Se termina cuando el Departamento de

Planificación Económica Financiera archiva el CD

con la Memoria y Cuenta Institucional.

INSUMO/PRODUCTO

Entradas

Lineamientos de OPSU para la elaboración de la

Memoria y Cuenta

Directrices de la Dirección de Servicios de

Información Administrativa para la elaboración de la

Memoria y Cuenta Institucional

Salidas


Dirección de Servicios de Información

Administrativa

Dirección General de Planificación y Desarrollo de la

ULA



BASE LEGAL



Instructivo OPSU


Instructivo OPSU para la elaboración de la Memoria

y Cuenta

Formularios para la elaboración de la Memoria y

Cuenta

Taller de inducción

RECURSOS

APOYO A LA ELABORACION DE LA MEMORIA Y CUENTA INSTITUCIONAL


PF.4.3.2.2.

2/3




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:



1. Recibe de la Dirección de Servicios de

Información Administrativa los lineamientos de

la OPSU para la elaboración de la Memoria y

Cuenta de la ULA.

2. Determina la forma y estilo de presentación de

la Memoria y Cuenta de la Universidad de Los

Andes, conjuntamente con la Dirección de

Servicios de Información Administrativa.

3. Prepara el material de exposición e instructivo

para la elaboración de la Memoria y Cuenta.

4. Dicta talleres de inducción para los responsables

de elaborar la Memoria y Cuenta de cada unidad

académica y administrativa de la Institución, a

objeto de orientarlos sobre la metodología e

instructivo de elaboración de la misma.

UNIDADES ACADÉMICAS Y ADMINISTRATIVAS

5. Recauda la información requerida en los

formatos de la Memoria y Cuenta, aplicando los

lineamientos establecidos por OPSU, PLANDES y

la Dirección de Servicios de Información

Administrativa.

6. Remite a la Dirección de Servicios de

Información Administrativa, según el

cronograma establecido, el informe de la

memoria y cuenta.



7. Elabora Glosario de Términos, Exposición de

Motivos de la Memoria, Filosofía de Gestión,

Organización, Políticas Aplicadas y sus

Lineamientos, Resultados, Logros y Planes.

8. Elabora Resumen Ejecutivo y los formatos cuyo

contenido es materia de planificación.

9. Entrega a la Dirección de Servicios de

Información Administrativa los documentos

elaborados, para consolidación y organización

definitiva del informe de memoria y Cuenta.

DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE INFORMACIÓN

ADMINISTRATIVA

10. Una vez aprobado por el Consejo Universitario

el informe de memoria y cuenta, entrega a

PLANDES el CD con la copia del Informe de

Memoria y Cuenta Institucional.



11. Recibe y mantiene el CD con la Memoria y

Cuenta, como información básica para su uso,

de ser necesario, durante el desarrollo de

estudios, asesorías, y demás actividades en el

cumplimiento de los objetivos establecidos.

APOYO A LA ELABORACION DE LA MEMORIA Y CUENTA INSTITUCIONAL

3/3

PF.4.3.2.3.





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

ELABORACION DE INFORMES, REPORTES, ESTUDIOS

1/3

PF.4.3.3.1.





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Proveer información sistematizada en materia

económica financiera mediante la investigación,

aplicación de criterios técnicos y/o recopilación de

datos e información.


Se inicia cuando la División de Planificación

Económico Financiera recibe la solicitud de informes

o reportes.

Se termina cuando entrega el informe o reporte al

solicitante.

INSUMOS/PRODUCTOS

ENTRADAS

Solicitud de asesoria o formulación de proyectos.

SALIDAS

Informe o reporte solicitado


PLANDES


Docentes universitarios


Autoridades Universitarias.

DOCUMENTOS/FORMULARIOS UTILIZADOS

Oficio de solicitud

Informe

ELABORACION DE INFORMES, REPORTES, ESTUDIOS

2/3

PF.4.3.3.2.





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:



1. Recibe de la Dirección la Solicitud de Asesoría

de unidades académicas o administrativas, y/o

autoridades universitarias.

2. Realiza análisis de la situación.

3. Determina si la asistencia requiere consultoría o

la realización de un estudio.

4. Elabora el esquema de trabajo y la metodología.

5. Aplica la metodología de acuerdo al tipo de

asistencia.

6. Elabora el documento.

7. Somete a consideración de la Dirección el

informe, reporte y/o estudio.

DIRECTOR (A)

8. Revisa y de ser el caso, hace las observaciones

que considere pertinentes.



9. Ajusta el documento, considerando las

observaciones.

10. Remite al Director (a) el documento y copia

para el CINDES.

DIRECTOR (A)

11. Remite el documento a la unidad solicitante.

ELABORACIÓN DE INFORMES, REPORTES, ESTUDIOS

3/3

PF.4.3.3.3.





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.1.

ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS

PRESUPUESTARIOS Y FINANCIEROS

PROCESOS DE APOYO MODELO DE PROCESOS

1/4

VIII.




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.1. Administración de los recursos presupuestarios y financieros

- Diagrama de proceso

- Diagrama de jerarquía de procesos

PA.1.1. Elaboración del plan operativo y proyecto de presupuesto

PA.1.2. Ejecución del presupuesto

PA. 1.2.1. Gestión de cuentas bancarias

PA.1.2.1.1. Abrir cuentas bancarias

PA.1.2.1.2. Registrar cuentadantes

PA.1.2.1.3. Conciliar cuentas bancarias

PA.1.2.2. Gestión de fondos en anticipo

PA.1.2.2.1. Aperturar fondos en anticipo

PA.1.2.2.2. Reponer fondos en anticipo

PA.1.2.2.3. Reintegrar remanentes

PA.1.2.3. Modificaciones presupuestarias

PA.1.2.3.1. Traslado cedido a dependencias externas

PA.1.2.3.2 Traslado en la misma dependencia

PA.1.2.3.3. Traslado

PA.1.2.3.4. Traslado recibido de dependencias externas

PA.1.2.4. Viáticos y pasajes

PA.1.2.5. Cancelación de horas extras

PA.1.2.6. Gestión de las compras

PA.1.2.6.1. Adquirir bienes y servicios

PA.1.2.6.2. Administrar la caja chica

PA.1.2.6.3. Elaborar cheques

PA.1.2.6.4. Rendir IVA e Impuesto Sobre la Renta

PA.1.2.6.5. Registrar y controlar inventario

PA.1.3. Cierre del presupuesto

ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS PRESUPUESTARIOS Y FINANCIEROS ÍNDICE

2/4

PA.1.1.




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

Constitución de la Republica Bolivariana de VenezuelaLey orgánica de planificaciónLey de UniversidadesReglamento del Sistema de Planificación de la ULALey de la Contraloría General de la RepúblicaLey contra la corrupciónLey Orgánica de la Administración PúblicaReglamento Nº 1 de la Ley de Administración FinancieraLey de Presupuesto

DIRECTORRESPONSABLE DEL

PROCESOJEFES DE UNIDAD

Disponer de créditos presupuestarios para el funcionamiento de PLANDES

mediante la planeación de las metas y los recursos presupuestarios para la

adquisición de bienes y prestación de servicios, y la rendición de lo asignado.

Información proveniente de:- Vicerrectorado Administrativo- Dirección de Programación y Presupuesto- Dirección de Finanzas

1 Administrador *Portal Web de la Dirección de PLANDES

Instructivo y disquete para la elaboración del

proyecto de presupuesto

Instructivo y disquete para la formulación del

Plan Operativo Anual

Lineamientos y proyectos prioritarios

Anteproyecto de presupuesto

Plan operativo anual

Bienes y servicios

Inventario de bienes muebles y fungibles

Cierre presupuestario

DIAGRAMA DE PROCESO

PA.1.1.

3/4

ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS PRESUPUESTARIOS Y FINANCIEROS




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA: JERARQUÍA DE PROCESOS


4/4

PA.1.1.




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.1.1.

ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO Y

PROYECTO DE PRESUPUESTO



PA.1.

1/6




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA. 1.1. Elaboración del plan operativo anual y proyecto de presupuesto

PA.1.1.1. Diagrama de actividades

PA.1.1.2. Información general del procedimiento

PA.1.1.3. Descripción narrativa del procedimiento

ÍNDICE ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO Y PROYECTO DE PRESUPUESTO

2/6

PA.1.1.




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:


PA.1.1.1.

3/6

ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO Y PROYECTO DE PRESUPUESTO




Fecha:



‘

CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Formular los objetivos y metas que deben

ejecutarse en la dependencia en cada ejercicio

económico financiero, en un todo de acuerdo con

los objetivos estratégicos institucionales,

señalando las acciones que deben ejecutarse con

los recursos presupuestarios necesarios para tal

fin.


Se inicia cuando la Dirección General de

Planificación y Desarrollo recibe de la Dirección

de Programación y Presupuesto los lineamientos

generales para la formulación presupuestaria.

Se termina cuando el Director (a) remite a la

Dirección de Programación y Presupuesto el

proyecto de presupuesto de la dependencia.

INSUMOS/PRODUCTOS

Entradas

Lineamientos e instructivos de la Dirección

General de Planificación y Desarrollo

Lineamientos e instructivos de la Dirección de

Programación y Presupuesto

Salidas

Proyecto de Plan Operativo de la Dependencia

Proyecto de Presupuesto de la Dependencia


VINCULADAS

Internamente



Externamente

Ministerio del P.P. para la Planificación y

Desarrollo

Ministerio del P.P. para la Educación Superior

CNU-OPSU

Ministerio del P.P. para las Finanzas –ONAPRE



Venezuela.


Reglamento Orgánico del Ministerio del Poder

Popular para la Educación Superior



ULA

Ley de la Contraloría General de la Republica y

del Sistema Nacional de Control Fiscal

Ley de Administración Pública


Sector Público

Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de la

Administración Financiera del Sector Público


FORMULARIOS Y DOCUMENTOS

UTILIZADOS

Formatos POA elaborados por OPSU

Formulario para la elaboración del Presupuesto

de la Dirección de Programación y Presupuesto


PA.1.1.2.

4/6





Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

DIRECTOR (A)


Presupuesto los lineamientos generales

para la formulación del presupuesto.

2. Estudia lineamientos y define directrices

específicas para la formulación del

Presupuesto.

3. Gira instrucciones al Jefe del Departamento

de Planificación Económico Financiera y al

Administrador para la formulación del plan

operativo y proyecto de presupuesto de la

Dependencia.



4. Recibe y estudia instrucciones y

lineamientos.

5. Organiza para cada Departamento los

formularios requeridos para la formulación

del Plan Operativo Anual.

6. Elabora oficio de remisión de formatos e

instructivos.

7. Entrega el oficio con los anexos en los

Departamentos de Planificación Académica

y Planificación de Recursos Físicos.

DEPARTAMENTOS DE PLANIFICACIÓN

ECONÓMICA / PLANIFICACIÓN DE

RECURSOS FÍSICOS

8. Recibe oficio y anexos.

9. Formula conjuntamente con el personal del

Departamento los objetivos y metas del

ejercicio económico financiero a

programar, atendiendo las directrices

emanadas de la Dirección.

10. Entrega mediante oficio en el

Departamento de Planificación Económico

Financiera proyecto de Plan Operativo



11. Formula conjuntamente con el personal del

Departamento los objetivos y metas del

ejercicio económico financiero a

programar, atendiendo las directrices

emanadas de la Dirección.

12. Recibe de los Departamentos los

formularios de formulación del Plan

Operativo Anual.

13. Consolida la información de objetivos y

metas de la dependencia.

14. Somete a consideración del Director (a) el

Plan Operativo Anual de la dependencia.


5/6

PA.1.1.3.





Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

ADMINISTRADOR

15. Recibe de la Dirección los formularios de

formulación presupuestaria remitidos por

la Dirección de Programación y

Presupuesto.

16. Elabora el proyecto de Presupuesto.

17. Entrega al Director (a) mediante oficio el

proyecto de presupuesto de la

dependencia.

DIRECTOR (A)

18. Recibe Proyectos de Plan Operativo y

Presupuesto.

19. Convoca reunión con el Consejo Directivo

de la Dirección para revisión del plan

operativo y proyecto de presupuesto.

CONSEJO DIRECTIVO

20. Analiza objetivos y metas contenidas en el

plan Operativo anual de la dependencia y

proyecto de presupuesto.

21. Realiza ajustes de ser necesario.



22. Elabora el documento definitivo del Plan

Operativo Anual de la dependencia.

23. Solicita al responsable de reproducción de

documentos dos copias fotostáticas del

documento.

24. Entrega en la Dirección original y copia del

plan operativo de la dependencia.

ADMINISTRADOR

25. Inserta el plan operativo de la dependencia

en el plan operativo de la Institución para

su publicación.

26. Elabora el proyecto de presupuesto

definitivo de la dependencia.

27. Solicita al responsable de reproducción de

documentos dos copias fotostáticas del

proyecto de presupuesto.

28. Entrega en la Dirección original y copia del

proyecto de presupuesto de la

dependencia.

29. Archiva en la unidad copia del documento

de proyecto de presupuesto.

DIRECTOR (A)

30. Recibe y remite a la Dirección de

Programación y Presupuesto, mediante

oficio, originales del documento Plan

Operativo y del Proyecto de Presupuesto.

31. Entrega copia de los documentos para el

archivo de la dependencia mediante oficio.


PA.1.1.3.

6/6





Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.1.2.

EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO


PA.1.

1/2





Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA. 1.2.1. Gestión de cuentas bancarias

PA.1.2.1.1. Apertura de cuentas bancarias

PA.1.2.1.1.1. Diagrama de actividades

PA.1.2.1.1.2. Información General del Procedimiento

PA.1.2.1.1.3. Descripción Narrativa del Procedimiento

PA.1.2.1.2. Registro de cuentadantes




PA.1.2.1.3. Conciliación de cuentas bancarias




ÍNDICE GESTIÓN DE CUENTAS BANCARIAS

2/2

PA.1.2.1.




Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

Requerimiento de apertura de

cuenta bancaria Elaborar oficio de solicitud de apertura de

cuenta bancaria

Recibir de la entidad bancaria tres juegos de

formularios para el registro de las firmas

autorizadas por la Dirección de Finanzas y el

oficio de remisión.

Firmar el Administrador

los formularios de registro de firmas

Firmar el Cuentadantelos formularios de registro de firmas

Llenar los formularios de registro de firmas

PRECONDICIÓN: Requerimiento de apertura de cuenta bancaria justificadaPOSTCONDICIÓN: Entrega de formularios de registro de firmas a la entidad bancaria

Enviar los formularios a la Dirección de

Finanzas mediante oficio de remisión

avalado por el Director(a)

Firmar el Director el oficio de solicitud

Entregar en la Dirección de Finanzas el oficio para el trámite ante la entidad

bancaria

Archivar los oficios.

APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS DIAGRAMA DE ACTIVIDADES

1/3

PA.1.2.1.1.




Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Instrumentar la recepción de fondos requeridos

para el funcionamiento de la Dependencia

mediante el registro de cuentas en las

entidades bancarias.


Se inicia cuando el Administrador solicita la

apertura de cuentas bancarias.

Se termina cuando el Administrador envía a la

Dirección de Finanzas los formularios de

apertura de cuentas bancarias.

INSUMO/PRODUCTO

Entrada

Oficio de solicitud de apertura de cuenta

bancaria

Salida

Formulario de apertura de cuenta bancaria


VINCULADAS

Internamente

Plandes (Director, cuentadante, Administrador)

Dirección de Finanzas

Externamente

Entidad bancaria



Sector Público (LOAFSP)

Reglamento Nº 1 de la LOFSP

Normas para la Administración de Créditos

Presupuestarios

FORMULARIOS/INSTRUCTIVOS

UTILIZADOS

- Formularios bancarios de apertura de

cuentas

APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

2/3

PA.1.2.1.1.2




Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

ADMINISTRADOR

1. Elabora oficio de solicitud de apertura de

cuenta bancaria para el manejo de fondos de

anticipo o ingresos propios.

2. Entrega al Director el oficio.

DIRECTOR

3. Firma el oficio y lo remite a la Dirección de

Finanzas.

SECRETARIA

4. Entregar correspondencia.

DIRECCIÓN DE FINANZAS

5. Autoriza a la entidad bancaria la apertura de

la cuenta bancaria.

ADMINISTRADOR

6. Recibe oficio de la entidad bancaria y tres

(3) juegos de formularios para el registro de

las firmas autorizadas por la Dirección de

Finanzas.

7. Llena los formularios y los entrega al

Cuentadante para la firma.

CUENTADANTE

8. Firma los formularios y los devuelve al

Administrador.

ADMINISTRADOR

9. Firma los formularios.

10. Elabora oficio de remisión y envía a la

Dirección de Finanzas y a la entidad

bancaria.

APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO

3/3

PA.1.2.1.1.3




Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:


1/4

PA.1.2.1.2.1.

REGISTRO DE CUENTADANTES




Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Normalizar la asignación de créditos

presupuestarios al responsable de la

autorización de gastos y rendición de cuentas

mediante el registro de la firma del mismo en la

entidad bancaria autorizada a la dependencia.


Se inicia cuando el Administrador recibe el

decreto de nombramiento del cuentadante.

Se termina cuando el Administrador archiva en

la unidad la copia del formulario de registro de

funcionarios sujetos a caución autorizado por la

Dirección de Finanzas.

INSUMO/PRODUCTO

Entrada

Decreto de nombramiento

Salida

Formulario de Registro de Funcionario Sujeto a

caución autorizado por la Dirección de Finanzas.


VINCULADAS

Internamente

Rector

PLANDES (Administrador)

Funcionario sujeto a caución


Externamente

Entidad Bancaria


Ley contra la Corrupción


Sector Público (LOAFSP)


Normas para la administración de créditos

presupuestarios.

FORMULARIOS /DOCUMENTOS/

INSTRUCTIVOS UTILIZADOS

Decreto de nombramiento

Formulario de Registro de Funcionario Sujeto a

caución autorizado por la Dirección de Finanzas.

Formularios facsímiles de firmas

Cedula de identidad del cuentadante

RECURSOS

Sistema Universitario de Administración

Sectorial (SUAS)


2/4

PA.1.2.1.2.2.





Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

ADMINISTRADOR

1. Recibe el decreto de nombramiento del

cuentadante.

2. Obtiene en la Sección de Caja de la

Dirección de Finanzas, original y copia del

formulario de Registro de Funcionarios

Sujetos a Caución.

3. Reproduce del Manual de Organización

copia fotostática de las funciones del

Cuentadante.

4. Llena original y copia del formulario con los

datos del decreto de nombramiento y Nº

de la cuenta bancaria del fondo de

anticipos según el registro en el SUAS.

5. Solicita al Cuentadante dos copias de la

cedula de identidad y firma en el original y

la copia del formulario de Registro de

Funcionarios Sujetos a Caución.

CUENTADANTE

6. Recibe, firma el formulario, y lo devuelve

con las copias de la Cedula de Identidad.

ADMINISTRADOR

7. Solicita copia fotostática del formulario.

8. Elabora oficio de remisión de documentos

a la Dirección de finanzas, y anexa una

copia de la cedula de identidad del

cuentadante, el original, la copia y la

fotocopia del formulario de Registro de

Funcionarios Sujetos a Caución.

9. Archiva temporalmente una fotocopia de la

cedula de identidad del cuentadante.

SECRETARIA


11. Recibir correspondencia.

ADMINISTRADOR

12. Recibe la fotocopia del formulario de

Registro de Funcionarios Sujetos a Caución

firmado en conformidad de recepción por la

Sección de Caja de la Dirección de

Finanzas.

13. Espera constancia de aprobación de la

Dirección de Finanzas.

14. Elabora oficio de solicitud de registro de

firmas a la entidad bancaria.

SECRETARIA


16. Recibir correspondencia

ADMINISTRADOR

17. Recibe tres formularios facsímiles de firmas

remitidos por la entidad bancaria.

DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO REGISTRO DE CUENTADANTES

3/4

PA.1.2.1.2.3.




Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

18. Transcribe en borrador los datos del

formulario y solicita a la Secretaria la

trascripción a maquina.

SECRETARIA

19. Transcribe a maquina los datos en los dos

formularios y los devuelve al

Administrador.

ADMINISTRADOR

20. Verifica la correcta trascripción de los

datos.

21. Solicita al Cuentadante la firma en los

facsímiles.

22. Obtiene firma de la Autoridad Rectoral de

adscripción, si la entidad bancaria lo

requiere.

23. Elabora oficio de remisión a la Dirección de

Finanzas de:

- formularios facsímiles de firmas

- copia de la cédula de identidad del

Cuentadante

SECRETARIA



25. Formaliza el registro de la firma en la

entidad bancaria

ADMINISTRADOR


Presupuesto original y copia del formulario

de Registro de Funcionarios Sujetos a

Caución aprobado por la Dirección de

Finanzas.

27. Actualiza en el SUAS los datos del

Cuentadante.

28. Solicita una fotocopia del formulario.

29. Entrega al Archivo el original del formulario

de Registro de Funcionarios Sujetos a

Caución y la copia al Cuentadante.

30. Archiva la copia fotostática en la Unidad.


4/4

PA.1.2.1.2.3.





Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

CONCILIACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS

1/3

PA.1.2.1.3.1.





Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Determinar y analizar las partidas que

establecen la diferencia entre el saldo en bancos

según los registros de la administración, contra

el saldo que muestra el estado de cuenta

bancario.


Se inicia cuando el Administrador recibe de la

entidad bancaria el estado de cuenta mensual de

la dependencia.

Se termina cuando el Administrador archiva el

reporte de conciliación bancaria.

INSUMO/PRODUCTO

Entrada

Estado de cuenta bancario

Salida

Reporte de conciliación bancaria


VINCULADAS

Internamente

Administrador

Externamente

Entidad Bancaria


Normas de control interno de la Contraloría

General de la República.


presupuestarios.


ULA.

FORMULARIOS/INSTRUCTIVOS/DOCUMEN

TOS UTILIZADOS

Estado de cuenta bancario

Reporte de conciliación bancaria

RECURSOS

Sistema Universitario Administrativo Sectorial

CONCILIACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS

2/3

PA.1.2.1.3.2.





Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

ADMINISTRADOR

1. Recibe estado de cuenta de la entidad

bancaria.

2. Registra en el Sistema Administrativo de

Formulación y Ejecución Presupuestaria, en

el modulo de bancos “Preparar conciliación

del mes de ejecución”, los cheques emitidos

mensualmente y las notas de débito, notas

de crédito y depósitos.

3. Emite el reporte de conciliación bancaria.

4. Verifica uno a uno los movimientos

reflejados en el reporte del Sistema

Administrativo de Formulación y Ejecución

Presupuestaria contra los asentados en el

estado de cuenta del banco. Si existen

diferencias:

4.1. Revisa en el Sistema Administrativo de

Formulación y Ejecución Presupuestaria en el

modulo de movimientos bancarios “Libro” el

concepto por el cual se generó la diferencia.

4.2. Si el cheque no ha sido entregado

elabora el cheque por el monto correcto.

4.3. Si el cheque ha sido entregado y la

diferencia es a favor del proveedor, aplica

retención de impuesto sobre la renta o IVA

sobre el nuevo monto y elabora un cheque

por la diferencia al proveedor.

4.4. Si el cheque ha sido entregado y la

diferencia es a favor de la dependencia

solicita al beneficiario el depósito de la

diferencia en la cuenta de PLANDES. Si se

aplicó retención de impuesto sobre la renta

y/o IVA solicita al beneficiario depósito por

la diferencia.

5. Registra e imprime el movimiento bancario.

6. Coloca el saldo final del estado de cuenta

del mes que se está conciliando.

7. Ejecuta la conciliación bancaria.

8. Si esta completa y correcta firma el reporte

de conciliación.

9. Archiva: - Reporte de conciliación Bancaria

- Estado de cuenta de la dependencia

CONCILIACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO

PA.1.2.1.3.3.

3/3




Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.1.2.2. Gestión de fondos en anticipo

PA.1.2.2.1. Apertura de fondos en anticipo




PA.1.2.2.2. Reposición de fondos en anticipo




GESTIÓN DE FONDOS EN ANTICIPOS ÍNDICE

1/1

PA.1.2.2




Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

Verificarrequerimientos y

monto de los fondos y primera porción

autorizada.

Registrar en el SUAS los datos de

la asignación presupuestaria.

Archivar temporalmente copia de la planilla CP-OP

Apertura en el SUAS el fondo en anticipos con el

monto de la primera porción del fondo.

Consigna en la Dirección de Programación y Presupuesto Presupuesto las planillas e

información en disco magnético

Firmar las planillas CP-OP y obtener

firma del Director.

Imprime 4 planillas CP-OP del movimiento tipo 5 y carga la información en

el disco magnético.

Programación de fondos

Archivar el depósito bancario

Verificar el Nº del depósito bancario, fecha y monto con el estado de

cuenta emitido por la entidad bancaria.

Registrar en SUAS en la opcion “Libro de Banco”

fecha y monto del depósito.

Elaborar oficio a la Dirección de Finanzas,

Dirección de Presupuesto y a la entidad Bancaria

para notificar la inconsistencia

CorrectoLos datos nocoinciden

Variación de metas o volumen de trabajo

o subestimación del monto

Sin variación

Informar mediante oficio a la Dirección de

Programación y Presupuesto la meta a

variar y anexar el traslado requerido


1/3

PA.1.2.2.1.1.

APERTURA DE FONDOS EN ANTICIPO




Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Obtener disponibilidad financiera mediante el

registro del primer anticipo autorizado y de las

consecutivas reposiciones por agotamiento

parcial de los mismos.



Dirección de Programación y Presupuesto la

programación de fondos del año en curso.


depósito bancario.

INSUMO/PRODUCTO

Entradas


Salidas

Depósito bancario


VINCULADAS

Plandes (Administrador, Director)



FORMULARIOS/INSTRUCTIVOS/DOCUMEN-

TOS UTILIZADOS


Planilla CP-OP movimiento tipo 5

Depósito bancario del fondo en anticipo



Sector Público (LOAFSP).

Reglamento N° 1 de la LOAFSP.


presupuestarios

Ley orgánica de la Contraloría General de la

República.


ULA


2/3

PA.1.2.2.1.2.

APERTURA DE FONDOS EN ANTICIPO




Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

ADMINISTRADOR

1. Recibe de la Dirección de Presupuesto la

programación de fondos del año en curso.

2. Verifica requerimientos y monto de los

fondos y primera porción autorizada.

3. Si existe variación de las metas, volumen de

trabajo o subestimación del monto, elabora

oficio para informar a la Dirección de

presupuesto la meta a variar y anexa el

traslado presupuestario requerido.

Subproceso Modificar el presupuesto.

4. Crea el fondo de anticipos en el SAFEP.

5. Registra los datos de la asignación

presupuestaria.

6. Apertura en el SUAS el fondo en anticipos con

el monto de la primera porción del fondo.

7. Imprime 4 planillas de la planilla CP-OP

movimiento tipo 5 y carga la información en

el disco magnético.

8. Firma las planillas y obtiene firma del

Director.

9. Consigna en la Dirección de presupuesto las

planillas e información en disco magnético

DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO

10. Carga información del disco magnético al

SAFEP, firma y sella una copia de la planilla

y la devuelve en conformidad de recibido.

ADMINISTRADOR

11. Archiva temporalmente copia de la planilla

CP-OP.

12. Solicita información a la Dirección de

Finanzas sobre la fecha del depósito del

monto de la CP-OP en la entidad bancaria.


13. Informa al Administrador sobre el depósito y

entrega copia del depósito del fondo de

anticipo.

ADMINISTRADOR

14. Verifica el Nº del depósito bancario, fecha y

monto con el estado de cuenta emitido por

la entidad bancaria.

14.1. Si los datos no coinciden, elabora

oficio a la Dirección de Finanzas,

Dirección de Presupuesto y a la

entidad Bancaria para notificar la

inconsistencia

14.2. Si es correcto registra en SAFEP en la

opcion “Libro de Banco” fecha y

monto del depósito.

15. Archiva depósito bancario.

Ir al proceso: Ejecución del presupuesto.

DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO APERTURA DE FONDOS EN ANTICIPO

3/3

PA.1.2.2.1.3.




Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

Transcribir en el SUAS losdatos de la planilla CP-OP

tipo 6 de solicitud de Reposición de Fondos.

Imprimir 3 planillas CP-OP del

movimiento tipo 6 y cargar la

información en el disquete

Archivar temporalmente copia de la planilla CP-OP

Consigna en la Dirección de Programación y

Presupuesto Presupuesto las planillas e información

en disco magnético

Firmar las planillas CP-OP y obtener

firma del Director.

Rendición de anticipos aprobada

Archivar el depósito bancario

Verificar el Nº del depósito bancario, fecha y monto con el estado de

cuenta emitido por la entidad bancaria.

Registrar en SUAS en la opcion “Libro de Banco”

fecha y monto del depósito.

Elaborar oficio a la Dirección de Finanzas,

Dirección de Presupuesto y a la entidad Bancaria

para notificar la inconsistencia

CorrectoLos datos nocoinciden

PRECONDICION: 75% de los créditos presupuestarios asignados en la porción anterior del fondo en anticipo ejecutados y rendidosPOSTCONDICION: Depósito bancario archivado


1/3

PA.1.2.2.2.1.

REPOSICIÓN DE FONDOS EN ANTICIPO




Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Restablecer la disponibilidad financiera agotada

para dar cumplimiento a la programación de

desembolsos


Se inicia cuando el Administrador obtiene

aprobación de la rendición del anterior anticipo

ejecutado.

Se termina cuando el Administrador archiva

copia del depósito bancario.

INSUMO/PRODUCTO

Entradas

Rendición de anticipos aprobada

Salidas

Depósito bancario


VINCULADAS

PLANDES (Administrador, Director)



BASE LEGAL



presupuestarios.


ULA.


TOS UTILIZADOS

Planilla CP-OP movimiento tipo 6 de solicitud de

reposición de fondos.

Deposito bancario

RECURSOS

Sistema administrativo de formulación y

ejecución presupuestaria (SAFEP)


2/3

PA.1.2.2.2.2.





Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

ADMINISTRADOR

1. Una vez ejecutado y rendido al menos el

75% de los créditos presupuestarios

asignados a la(s) partida(s) en el fondo de

anticipo solicita la porción correspondiente,

según lo establecido en la base

legalElabora en el SUAS .

2. Accesa al SUAS y transcribe datos de la

planilla CP-OP tipo 6 de solicitud de

Reposición de Fondos.

3. Imprime 3 planillas CP-OP del movimiento

tipo 6 y carga la información en el disco

magnético.

4. Firma las planillas y obtiene firma del

Director.

5. Consigna en la Dirección de Programación

y Presupuesto las planillas e información

en disco magnético.

DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN Y

PRESUPUESTO

6. Carga información del disco magnético al

SAFEP, firma y sella una copia de la planilla

y la devuelve en conformidad de recibido.

ADMINISTRADOR

7. Archiva temporal mente copia de la planilla

CP-OP.

8. Solicita información a la Dirección de

Finanzas sobre la fecha del depósito del

monto de la CP-OP en la entidad bancaria.


9. Informa al Administrador sobre el depósito

de la CP-OP y entrega constancia del

depósito del fondo de anticipo.

ADMINISTRADOR

10. Verifica el Nº del depósito bancario, fecha

y monto con el estado de cuenta emitido

por la entidad bancaria.

11.1. Si los datos no coinciden, elabora

oficio a la Dirección de Finanzas, Dirección

de Presupuesto y a la entidad Bancaria

para notificar la inconsistencia.

11.2. Si es correcto registra en el SAFEP

en la opción “Libro de Banco” fecha y

monto del depósito.

11. Archiva el depósito bancario.


3/3

PA.1.2.2.2.3.





Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.1.2.3. Modificaciones presupuestarias: Información General del Procedimiento

PA.1.2.3.1. Traslado cedido a dependencias externas



PA.1.2.3.2 Traslado recibido de dependencias externas



PA.1.2.3.3. Traslado en la misma dependencia



1/1

PA.1.2.3.

ÍNDICE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS




Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Asignar recursos mediante traspasos de créditos

presupuestarios a proyectos y partidas que

requieren disponibilidad por variación en las

metas o volumen de trabajo.


Se inicia cuando el Administrador determina

déficit de créditos presupuestarios.


copia del traslado presupuestario realizado.

INSUMO/PRODUCTO

Entrada

Reporte de disponibilidad presupuestaria

Salida

Traslado presupuestario


VINCULADAS

PLANDES (Director, Administrador, Secretaria,

Operador de maquina)

Vicerrector Administrativo


BASE LEGAL


Venezuela Art. 314, 315


Sector Público Art. 11, 33, 43, 52, 53

Reglamento N° 1 de la Ley Orgánica de

Administración Financiera del Sector Público Art.

12, 16, 86, 88 89, 98, 113, 114, 115, 116, 140

Ley de Universidades Art. 22, 26.

Ley de Presupuesto para el ejercicio fiscal

vigente.


ULA.

FORMULARIOS / INSTRUCTIVOS

UTILIZADOS

- Plan Único de Cuentas.

- Codificación de las Categorías

Programáticas.

- Codificación Institucional.

- Codificación de Bienes Muebles e Inmuebles

y Suministros.

- Codificación por Unidades Administradoras y

Ejecutoras Locales

- Codificación por Fuente de Financiamiento.

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS

1/8

PA.1.2.3.




Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

Elabora oficio de justificación con los montos del traslado, los datos de origen y

destino.

Ingresa al Sistema Universitario

Administrativo Sectorial y llena la

planilla CP P04.

Archivar la copia de la planilla CP-OP de

traslado y reutiliza el disquete

Copia en un disquete la

planilla llena.

Obtener el disquete y copia de la planilla en

conformidad de recepción de la Dirección de Programación y

Presupuesto

Consigna en la Dirección de

Presupuesto la planilla de traslado en original

y 2 copias y el disquete.

Firma, sella y entrega a

Director para la firma.

Déficit de créditos

presupuestarios

Archivar la planilla de traslado

Revisar el motivo por el cual fue rechazado.

Recibe de la Dirección de Programación y

Presupuesto copia de la planilla de traslado

procesada

No aprobadoAprobado

2/8

PA.1.2.3.1.1.

DIAGRAMA DE ACTIVIDADES TRASLADO CEDIDO A DEPENDENCIAS EXTERNAS




Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

ADMINISTRADOR

1. Elabora oficio de justificación con los montos

del traslado, los datos de origen y destino.

2. Ingresa al Sistema Universitario

Administrativo Sectorial y llena la planilla CP

P04.

3. Copia en un disquete la planilla llena.

4. Firma, sella y entrega a Director para la

firma.

DIRECTOR

5. Firma y sella el traslado.

ADMINISTRADOR

9. Consigna en la Dirección de Presupuesto la

planilla de traslado en original y 2 copias y

el disquete.


PRESUPUESTO

9. Firma en conformidad de recepción la copia

del traslado presupuestario que

corresponde al Administrador y se la

entrega.

10. Carga en el Sistema Administrativo de

Formulación y Ejecución Presupuestaria

(SAFEP) la información del disquete.

ADMINISTRADOR

11. Archiva la copia de los traslados

presupuestarios y reutiliza disquete.

12. Espera respuesta de la Dirección de

Presupuesto.


PRESUPUESTO

13. Entrega al administrador copia del traslado

procesado.

ADMINISTRADOR

14. Si el traslado está aprobado archiva la copia

de la planilla de traslado presupuestario

procesado.

15. Si el traslado no fue aprobado revisa el

motivo por el cual fue rechazado y realiza de

nuevo el proceso.

3/8

PA.1.2.3.1.2.


TRASLADO CEDIDO A DEPENDENCIAS EXTERNAS




Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

TRASLADO RECIBIDO DE OTRAS DEPENDENCIAS

4/8

PA.1.2.3.2.1.





Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

ADMINISTRADOR

1. Elabora oficio de solicitud de recursos para

cubrir insuficiencias indicando:

- Imputación presupuestaria

- Base de cálculo de los recursos

solicitados

- Grado de afectación de las metas o

volúmenes de trabajo

- El monto del gasto para la dependencia

respectiva

- Ejecución físico y financiera a la fecha de

la solicitud

2. Obtiene firma del Director (a).

SECRETARIA

3. Envía La solicitud a la dependencia.

DEPENDENCIA EXTERNA

4. Realiza el traslado entre dependencias.

5. Imprime la planilla CP-P04 de traslado de una

dependencia a otra.

6. Remite la planilla mediante oficio al

Administrador de PLANDES.

7. Emite oficio con el monto del gasto y soportes

que lo respaldan como presupuesto.

RECEPCIONISTA

8. Recibe la correspondencia.

ADMINISTRADOR

9. Registra en el SUAS traslado presupuestario

recibido.

10. Imprime original y 2 copias del traslado y

guarda información en disquete.


del traslado, los datos de origen y destino.

12. Firma y sella las planillas de traslado.

13. Obtiene firma del Director

DIRECTOR

14. Firma y sella el traslado.

ADMINISTRADOR

15. Consigna en la Dirección de Presupuesto

original y 2 copias de las planillas, el oficio

de justificación del traslado y el disquete.


PRESUPUESTO

16. Firma una copia de la planilla de traslado

presupuestario en conformidad de

recepción y la entrega al Administrador.

17. Carga información del disquete en el

Sistema Administrativo de Formulación y

Ejecución Presupuestaria (SAFEP).


5/8

PA.1.2.3.2.2.





Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

ADMINISTRADOR

18. Archiva copia de la planilla de traslado

presupuestario y reutiliza disquete.


Programación y Presupuesto.


PRESUPUESTO

20. Verifica el cumplimiento de la normativa y

registra el traslado.

21. Entrega al Administrador copia del

traslado procesado.

ADMINISTRADOR

22. Recibe y revisa:

22.1. Si el traslado no fue aprobado, revisa

el motivo por el cual fue rechazado y

si es el caso, realiza de nuevo el

proceso.

22.2 Si el traslado es aprobado archiva copia

del traslado presupuestario.


6/8

PA.1.2.3.2.2.





Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

Imprimir el Reporte de Disponibilidad

presupuestaria en el SUAS

Determinar el monto exacto del déficit y

analizar la disponibilidad en las

partidas.

Firma y sella la planilla de traslado y obtiene la firma del Director(a).

Analiza y decide las partidas que traslada

Elabora oficio de justificación con los montos del traslado y los datos de origen y destino,

para el Director(a) o Vicerrector Administrativo, de acuerdo a lo establecido en la normativa referida al monto

del traslado.

Imprime original y 2 copias del traslado y guarda la información

en disquete.

Registra en el SUAS el traslado presupuestario dentro de una misma

dependencia.

Insuficiencia de créditos

presupuestarios

Archivar la copia de la planilla de traslado y reutilizar el disquete Archiva copia

del traslado presupuestario

Obtiene firma en copia del traslado presupuestario en conformidad de recepción

de la Dirección de Programación y

Presupuesto

AprobadoNo aprobado

Recibe el traslado autorizado y consigna en

la Dirección de Presupuesto el original y las 2 copias de la planilla, el oficio de justificación y

el disquete.

PRECONDICIÓN: Insuficiencia de créditos presupuestariosPOSTCONDICIÓN:Traslado aprobado por la Dirección de Programación y Presupuesto

Recibir de la Dirección de Programación y

Presupuesto copia de la planilla de traslado

procesado

Archiva copia del traslado

presupuestario

TRASLADO PRESUPUESTARIO ENTRE PARTIDAS DE UNA MISMA DEPENDENCIA

7/8

PA.1.2.3.3.1.





Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

ADMINISTRADOR

1. Imprime el Reporte de Disponibilidad

presupuestaria en el SUAS.

2. Determina monto exacto del déficit.

3. Analiza y decide las partidas que traslada.

4. Registra en el SUAS el traslado

presupuestario dentro de una misma

dependencia.

5. Imprime original y 2 copias del traslado y

guarda la información en disquete.


del traslado y los datos de origen y destino,

para el Director (a) o Vicerrector

Administrativo, de acuerdo a lo establecido en

la normativa referida al monto del traslado.

7. Firma y sella la planilla de traslado.

8. Entrega la planilla y el oficio al Director para

la firma.

DIRECTOR

9. Firma la planilla de traslado. Si el monto lo

requiere remite al Vicerrector Administrativo

el traslado y el oficio de justificación para su

autorización.

ADMINISTRADOR

10. Recibe traslado autorizado y consigna en la

Dirección de Presupuesto el original y las 2

copias de la planilla, el oficio de justificación

y el Disquete.


PRESUPUESTO

11. Firma una copia del traslado presupuestario

en conformidad de recepción y la entrega al

Administrador.

12. Carga información del disquete en el

Sistema Administrativo de formulación y

ejecución presupuestaria (SAFEP).

ADMINISTRADOR

13. Archiva copia del traslado presupuestario y

reutiliza el disquete.


Presupuesto

DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO

15. Entrega al Administrador copia del traslado

procesado.

ADMINISTRADOR

16. Si el traslado fue rechazado, revisa el motivo

y realiza de nuevo el proceso, de ser el

caso.

17. Si fue aprobado archiva copia del traslado

presupuestario aprobado.

TRASLADO PRESUPUESTARIO ENTRE PARTIDAS DE UNA MISMA DEPENDENCIA

8/8

PA.1.2.3.3.2.





Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.1.2.4. Viáticos y Pasajes

PA.1.2.4.1. Diagrama de actividades

PA.1.2.4.2. Información General del Procedimiento

PA.1.2.4.3. Descripción Narrativa del Procedimiento

1/5

PA.1.2.4.

ÍNDICE VIÁTICOS Y PASAJES




Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

VIÁTICOS Y PASAJES

2/5

PA.1.2.4.1.





Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Suministrar al personal de la Dirección

transporte y gastos de vida para actividades

administrativas fuera del lugar habitual de

trabajo.


Se inicia cuando el Administrador recibe la

solicitud de cálculo de viáticos y pasajes.


documentos soporte para la rendición de los

fondos en anticipo.


VINCULADAS

Director (a

Administrador

Personal de la Dirección

Proveedores

BASE LEGAL


presupuestarios.

Reglamento de viáticos.


General de la República.


ULA.

FORMULARIOS/INSTRUCTIVOS/DOCUMENT

OS UTILIZADOS

Planilla REG gastos tablas y planillas

RECURSOS


(SUAS)

VIÁTICOS Y PASAJES

3/5

PA.1.2.4.2.





Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

DIRECTOR

1. Solicita mediante oficio el cálculo y pago de

viáticos.

ADMINISTRADOR

2. Determina la zona y categoría del

beneficiario de acuerdo al cargo del

trabajador y ciudad de destino.

3. Calcula el costo del pasaje de acuerdo al tipo

de trasporte :

- Boleto aéreo de acuerdo a las tarifas del

mercado.

- Vehículo propio según la tabla de

distancias terrestres, el monto en

Bolívares.

- Transporte publico con la factura o

comprobante de pasaje terrestre

4. Imprime del SUAS la planilla REG gastos

tablas y planillas y la llena con la

cuantificación de los viáticos.

5. Firma la planilla.

6. Obtiene firma del Trabajador.

7. Verifica en el SUAS si existe disponibilidad

presupuestaria:

- Si no existe disponibilidad realiza el

traslado presupuestario.

8. Si la movilización es por vía aérea:

- Reserva por vía telefónica el boleto aéreo.

- Accesa al SUAS y elabora orden de pedido

- Firma la orden de pedido y obtiene la

firma del Director.

DIRECTOR (A)

9. Verifica que la solicitud se correspondan con

los requerimientos de la Dirección.

10. Firma la planilla solicitud de financiamiento

de viáticos y gastos de viaje y la orden de

pedido.

ADMINISTRADOR

11. Entrega al Mensajero la orden de pedido

para retirar los pasajes.

MENSAJERO

12. Entrega al Proveedor la orden de pedido y

recibe la factura y el boleto aéreo.

13. Entrega la factura y el boleto aéreo al

Administrador.

ADMINISTRADOR

14. Elabora en el SUAS el cheque por el monto

de la factura, deduciendo lo

correspondiente al IVA e ISLR si aplica.

15. Reproduce copia fotostática del cheque y

vaucher, por intermedio del Operador de

Maquinas.

VIÁTICOS Y PASAJES

4/5

PA.1.2.4.3.





Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

16. Informa al Proveedor.

PROVEEDOR

17. Recibe el cheque y firma copia del vaucher

y lo devuelve al Administrador.

ADMINISTRADOR

18. Elabora cheque de viáticos y pasajes.

19. Entrega el cheque y el boleto al

Trabajador.

TRABAJADOR

20. Recibe el cheque, firma el comprobante del

cheque.

ADMINISTRADOR

21. Archiva temporalmente la factura del

boleto aéreo y los comprobantes de

cheques del boleto y de los viáticos para la

rendición de los fondos en anticipo.

TRABAJADOR

22. Al regreso del viaje consigna los

documentos de soporte de su estadía y el

comprobante del boleto de transporte.

ADMINISTRADOR

23. Archiva temporalmente para la rendición

de los fondos en anticipo:

- Documentos que avalan el viaje

- Comprobante del boleto

VIÁTICOS Y PASAJES

5/5

PA.1.2.4.3.





Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.1.2.5. Cancelación de horas extras




ÍNDICE CANCELACION DE HORAS EXTRAS

1/4

PA.1.2.5




Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

CANCELACIÓN DE HORAS EXTRAS

2/4

PA.1.2.5.1.





Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Hacer efectivo el pago de horas extras

trabajadas por el personal de la Dependencia.


Se inicia cuando el Director(a) solicita por escrito

el pago de horas extras al personal de la

dependencia.

Se termina cuando el Administrador notifica al

beneficiario la fecha para hacer efectivo el pago

en la Sección de Caja de la Dirección de

Finanzas.

INSUMOS/PRODUCTOS

Entrada

Solicitud escrita del Director(a) de cancelación

de horas extras.

Salida

Orden de pago

Notificación verbal de la fecha de pago.


VINCULADAS

PLANDES (Administrador, Director, Beneficiario)


BASE LEGAL

Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de

Administración Financiera del Sector Publico


presupuestarios



Fiscal

RECURSOS

SUAS

CANCELACIÓN DE HORAS EXTRAS

3/4

PA.1.2.5.2.





Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

DIRECTOR (A)

1. Solicita mediante oficio pago de horas

extras.

ADMINISTRADOR

2. Estima la hora hombre de acuerdo al cargo

de los trabajadores, con la aplicación de

“Relación horas extras a cancelar” diseñada

por DSIA.

3. Emite Relación de Horas Extras a Cancelar

4. Elabora oficio de solicitud de autorización

del Vicerrector Administrativo para cancelar

horas extras, y especifica las partidas por

las que se afectara el gasto. Subproceso:

Entregar Correspondencia

5. Espera autorización del Vicerrector

administrativo

VICERRECTOR ADMINISTRATIVO

6. Emite oficio de aprobación. Subproceso:

Recibir Correspondencia.

ADMINISTRADOR

7. Elabora Orden de Pago en original y dos (2)

copias en el SUAS por el monto estimado.

8. Anexa recaudos para demostrar la

procedencia del gasto:

• Copia del Contrato de ser el caso

• Estado de cuenta del trabajador

•

• Oficio de autorización del Vicerrectorado

Administrativo

• Copia del control de entrada y salida

• Relación horas extras a cancelar

• Copia Orden de Pago Original y 2 copias

Y remite a la Dirección de Presupuesto.

Subproceso: entregar correspondencia

DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO

9. Firma y Sella Copia de la Orden de Pago en

conformidad de Recibido

ADMINISTRADOR

10. Archiva copia de la orden de pago

11. Notifica al interesado que ya esta en curso

administrativo el pago para que se dirija a

la “Sección de Caja”

4/4

PA.1.2.5.3.

DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO CANCELACION DE HORAS EXTRAS




Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.1.2.6. Gestión de las compras

PA.1.2.6.1. Adquisición de bienes y servicios




PA.1.2.6.2. Administración de la caja chica

PA.1.2.6.2.1. Apertura de la caja chica

PA.1.2.6.2.1.1. Diagrama de actividades

PA.1.2.6.2.1.2. Información General del Procedimiento

PA.1.2.6.2.1.3. Descripción Narrativa del Procedimiento

PA.1.2.6.2.2. Ejecución del fondo de caja chica




PA.1.2.6.2.3. Reposición del fondo de caja chica




PA.1.2.6.3. Elaboración de cheques




PA.1.2.6.4. Entrega de impuestos retenidos




PA.1.2.6.5. Registro y control de bienes muebles




GESTIÓN DE LAS COMPRAS ÍNDICE

1/1

PA.1.2.6




Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

1/4

PA.1.2.6.1.1.





Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Dotar a PLANDES de manera oportuna y al

menor costo de los bienes y servicios que

requiere para su funcionamiento.


Se inicia cuando la Unidad de Apoyo

Administrativo elabora requisiciones de compras.

Se termina cuando se almacenan o entregan

los bienes requeridos.

INSUMO/PRODUCTO

Entradas

- Solicitud de bienes y / o servicios

- Plan de Compras

Productos:

- Bienes y/o servicios

- Registro Contable

- Facturas, cotizaciones, actas de licitación,

actas de comité de compras


VINCULADAS

- Director (a)

- Personal adscrito a las unidades Operativas

de la Dirección de Fomento

- Administrador

BASE LEGAL



República

Reglamento de Compras y Contratación de

Obras

Normas para la Administración de Créditos

Presupuestarios

Tabla de Ingresos


TOS UTILIZADOS

Cotizaciones

Facturas

Acta de licitación

Acta de Comité de Compras

RECURSOS

Manual de Normas y Procedimientos




2/4

PA.1.2.6.1.2.





Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

ADMINISTRADOR

1. Recibe del Director requerimientos de

insumos o servicios presentados por los

Jefes de Departamento o de la Dirección.

2. De acuerdo al Reglamento de Compras y

Contratación de Servicios determina el tipo

de compra:

- Verifica el monto de la compra y aplica

los requerimientos para cada tipo de

compra: cotizaciones, pago contra

factura, orden de compra o de pedido o

licitación central.

3. Revisa en el SUAS la disponibilidad

presupuestaria y financiera.

4. Selecciona el (los) proveedor(es) del

Registro de Proveedores, de acuerdo al tipo

de bien o servicio requerido y a la modalidad

de compra.

5. Solicita el bien o servicio vía telefónica o

personalmente al proveedor, si la modalidad

es de compra directa.

6. Elabora la orden de compra o de pedido, de

acuerdo al tipo de compra, y la envía al

proveedor por vía telefónica o fax.

PROVEEDOR

7. Entrega los bienes y servicios, nota de

entrega y factura original al Administrador.

ADMINISTRADOR

8. Recibe la nota de entrega y revisa las

especificaciones de los bienes y el servicio

recibido.

9. Verifica que la factura esté a nombre de la

Universidad de Los Andes, y los cálculos y

demás datos según lo establecido por el

SENIAT. Si el gasto está sujeto a retención

del IVA o ISLR según la tabla emitida por la

Dirección de Finanzas, elabora la planilla de

retención.

10. Obtiene copia fotostática de la planilla de

retención.

11. Consulta en la pagina Web del SENIAT la

categoría del contribuyente:

Si es contribuyente ordinario y la factura no

refleja el IVA solicita documentación al

proveedor que justifique su exoneración.

12. Codifica la factura de acuerdo al plan único

de cuentas.

13. Firma y sella la factura.

14. Registra en el SUAS los datos de la factura.

15. Elabora el cheque por el monto de la factura

deduciendo lo correspondiente a la retención

de IVA o ISRL.


3/4

PA.1.2.6.1.3.





Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

16. Firma el cheque y el vaucher y los entrega al

Director para la firma.

DIRECTOR

17. Firma el cheque y lo devuelve al

Administrador.

ADMINISTRADOR

18. Informa al Proveedor que debe retirar el

cheque dentro de los tres días siguientes a

la fecha del mismo.

PROVEEDOR

19. Recibe el cheque y copia de las planillas de

retención.

20. Firma el vaucher y copias de las planillas en

conformidad de recepción.

21. Dispone del cheque y copia de la planilla de

retención.

ADMINISTRADOR

22. Archiva temporalmente para posterior

rendición de retenciones de impuestos y de

fondos en anticipo:

- Copia del vaucher y el cheque

- Planilla de retención del IVA e ISRL


4/4

PA.1.2.6.1.3.





Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

Circular con códigos

financieros y monto de unidades tributarias autorizado

Registrar en el modulo de caja chica del SUAS los

datos de apertura del fondo de caja chica

Cobrar el cheque en el banco y custodiar el

efectivo para las compras de bienes y servicios

requeridos

Firmar el cheque y el vaucher

Elabora el cheque por el monto que corresponde en unidades tributarias a

la apertura

Archivar el vaucher

Precondición: Códigos y montos autorizados para apertura del fondoPoscondición: Vaucher del cheque de apertura del fondo de caja chica archivado

Obtener firma del Director(a) en el cheque y

el vaucher

APERTURA DEL FONDO DE CAJA CHICA

1/3

PA.1.2.6.2.1.1.





Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Crear un fondo fijo de recursos para atender

contingencias e imprevistos de funcionamiento

operativo que corresponda a pagos en efectivo

por gastos menores y misceláneos

exclusivamente.


Dirección de Finanzas lineamientos para la

apertura de la caja chica.


vaucher del cheque de apertura de caja chica.


Entradas

Oficio con lineamientos de la Dirección de

Finanzas

Salidas

Vaucher del cheque

Efectivo


VINCULADAS

PLANDES (Director, Administrador)


BASE LEGAL


presupuestarios


TOS UTILIZADOS

Códigos financieros

Cheque y vaucher

RECURSOS


(SUAS)


2/3

PA.1.2.6.2.1.2.





Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

ADMINISTRADOR

1. Recibe de la Dirección de Finanzas:

- Circular con los códigos financieros

- Monto de las Unidades Tributarias

autorizado.

2. Accesa en el SUAS el Modulo de Caja Chica

y registra los datos de apertura.

3. Elabora en el SUAS el Cheque por el monto

en unidades tributarias correspondiente a la

apertura de caja chica.

4. Firma el vaucher y el cheque.

5. Entrega al Director (a) el cheque para la

firma.

DIRECTOR (A)


ADMINISTRADOR

7. Accesa al SUAS en el modulo “Caja Chica”

y registra datos de apertura.

8. Cobra el cheque en el banco y custodia el

efectivo.

9. Archiva:

- Vaucher del Cheque


3/3

PA.1.2.6.2.1.3.





Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

Requerimiento de bienes o

serviciosVerificar que el precio

del bien o servicio esté en el rango de

gastos establecido en las normas

Solicitar a los proveedores tres cotizaciones

PRECONDICIÓN: Requerimiento de bienes o serviciosPOSCONDICIÓN: Factura y cotizaciones archivadas para rendicion.

No requiere cotizaciones

Requiere cotizaciones

Seleccionar el proveedor

Registrar en el SUAS en el Modulo “gastos de caja

chica” la fecha y monto de la factura, descripción del

bien o servicio y el proveedor.

Recibir el bien o servicio y la factura correspondienteAnalizar las cotizaciones

Cancelar al proveedor

Archivar en la carpeta de rendición la factura y las

cotizaciones

1/3

PA.1.2.6.2.2.1.

EJECUCION DEL FONDO DE CAJA CHICA DIAGRAMA DE ACTIVIDADES




Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Adquirir bienes y/o servicios requeridos para el

funcionamiento operativo de la dependencia.


Se inicia cuando el Administrador solicita bienes

y/o servicios o cotizaciones a los proveedores.

Se termina cuando el administrador archiva

temporalmente las facturas y el vaucher del

cheque.

INSUMO/PRODUCTO

Entradas

Solicitud de bienes o servicios menores

Salidas

Facturas

Cotizaciones


VINCULADAS

Internamente


Externamente

Proveedores



presupuestarios

Reglamento de compras

FORMULARIOS/INSTRUCTIVOS/DOCUMENT

OS UTILIZADOS

Factura

Cotizaciones

RECURSOS


2/3

PA.1.2.6.2.2.2.

EJECUCION DEL FONDO DE CAJA CHICA INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO




Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

ADMINISTRADOR

1. De acuerdo a los requerimientos de la

dependencia y en un todo de acuerdo con

las normas establecidas para pagos por caja

chica, solicita a los proveedores el bien o

prestación del servicio.

2. Solicita cotizaciones en el caso de bienes

cuyos precios así lo requieren según las

normas.

PROVEEDORES

3. Elabora la cotización del bien o servicio y lo

consigna en la dependencia.

ADMINISTRADOR

4. Recibe las cotizaciones y verifica que el

precio del bien o servicio esté en el rango de

gastos establecido en las normas.

5. Informa al Proveedor seleccionado.

PROVEEDOR

6. Elabora factura y la consigna en la

dependencia con el bien o servicio solicitado.

ADMINISTRADOR

7. Revisa calidad y garantía del bien o servicio.

8. Cancela al proveedor.

9. Registra en el SUAS en el Modulo

“gastos de caja chica” la fecha y monto

de la factura, descripción del bien o

servicio y el proveedor.

10. Archiva en la carpeta de rendición:

- Factura

- Cotizaciones

Ir al proceso: Rendir Caja Chica

3/3

PA.1.2.6.2.2.3

EJECUCIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO




Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

60% del fondo

ejecutado

Elaborar en el SUAS el cheque por el monto de reposición en unidades

tributarias

Firmar el vaucher y el cheque


el vaucher

Archivar en la carpeta de rendición el vaucher del

cheque.

PRECONDICIÓN: Fondo de caja chica ejecutado en un 60%POSCONDICIÓN: Comprobante de cheque archivado

1/3

PA.1.2.6.2.3.1

REPOSICION DEL FONDO DE CAJA CHICA DIAGRAMA DE ACTIVIDADES




Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Restablecer la disponibilidad financiera agotada

para dar cumplimiento a la programación de

desembolsos por caja chica.


Se inicia cuando el Administrador elabora el

cheque de reposición.

Se termina cuando el administrador archiva en

la carpeta de rendición el vaucher del cheque.

INSUMO/PRODUCTO

Entradas

Estado de ejecución del fondo de caja chica.

Salidas

Efectivo

Vaucher del cheque


VINCULADAS

PLANDES (Director, Administrador)

BASE LEGAL


presupuestarios

RECURSOS

SUAS

2/3

PA.1.2.6.2.3.2

REPOSICION DEL FONDO DE CAJA CHICA INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO




Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

ADMINISTRADOR

1. Una vez ejecutado al menos el sesenta por

ciento (60%) del fondo en ejecución (creado

o por reposición) elabora en el SUAS el

Cheque por el monto, en unidades

tributarias, de reposición.


3. Entrega al Director (a) el cheque para la

firma.

DIRECTOR (A)

4. Firma el vaucher y el cheque

ADMINISTRADOR

5. Cobra cheque y custodia el efectivo.

6. Archiva en la carpeta de rendición:

- vaucher del cheque

REPOSICION DEL FONDO DE CAJA CHICA

3/3

PA.1.2.6.2.3.3.





Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

Disponibilidad financiera Determinar el programa

y la partida por la que realizará el pago

Precondición: Disponibilidad financiera Poscondición: Cheque cancelado y registradp

Registra en el SUAS en el módulo “fondo en

anticipo”, los gastos con cheque.

Elaborar el chequeVerificar la correcta

trascripción del cheque

Correcto

Obtener fotocopia del cheque

Firmar original y copia del comprobante de cheque

incorrecto


el comprobante

Archivar el original y la copia del comprobante de

cheque

Archivar el cheque, la fotocopia del cheque, el

original y la copia del comprobante del cheque

Obtener copia fotostática del cheque

Entregar el cheque al beneficiario

Registrar la anulacion del cheque en el SUAS

ELABORACIÓN DE CHEQUES

1/3

PA.1.2.6.3.1.





Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Hacer efectivo con instrumentos de pago los

servicios y bienes adquiridos.


Se inicia cuando se determina la disponibilidad

financiera para efectuar el pago.


original y la copia del comprobante del cheque.

INSUMOS/PRODUCTOS

Entrada

Disponibilidad presupuestaria y financiera para

ejecutar el pago

Salida

Comprobante de cheque


VINCULADAS


Beneficiario del cheque

BASE LEGAL


Administración Financiera del Sector Publico


presupuestarios



Fiscal

RECURSOS

SUAS

ELABORACIÓN DE CHEQUES

2/3

PA.1.2.6.3.2.





Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

ADMINISTRADOR

1. Determina el programa y partida por la que

se realizara el gasto dependiendo del

concepto.

2. Registra en el SUAS en el módulo “fondo en

anticipo”, los gastos con cheque.

3. Verifica la correcta trascripción de datos del

cheque y si es incorrecta:

3.1. Sella el cheque en condición de anulado.

3.2. Obtiene, por intermedio del Operador de

Máquinas, una copia fotostática del

cheque.

3.3. Registra la anulación del cheque en el

SUAS en el modulo “Fondo de Trabajo.”

3.4. Archiva:

- Copia del cheque anulado

- Cheque anulado

- Original y copia del formulario

comprobante del cheque

4. Si es correcta la trascripción obtiene, por

intermedio del Operador de Maquinas, copia

fotostática del cheque.

ADMINISTRADOR

5. Firma original y copia del comprobante de

Cheque.

6. Obtiene firma del Director(a) en el cheque y

el comprobante.

7. Desglosa el comprobante del cheque y

entrega con el cheque al Recepcionista.

RECEPCIONISTA

8. Localiza al beneficiario por vía telefónica.

BENEFICIARIO

9. Firma y sella el original y la copia del

comprobante del Cheque y dispone del

cheque.

RECEPCIONISTA

10. Entrega original y copia del comprobante del

cheque al Administrador.

ADMINISTRADOR

11. Archiva

- Original comprobante de cheque

- Copia del comprobante de cheque

ELABORACION DE CHEQUES

3/3

PA.1.2.6.3.3.





Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

1/3

PA.1.2.6.4.1.

ENTREGA DE IMPUESTOS RETENIDOS DIAGRAMA DE ACTIVIDADES




Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Consignar en la Dirección de Finanzas la

recaudación por concepto de retención de

impuesto sobre la renta e impuesto al valor

agregado por adquisición de bienes y servicios a

los proveedores de la Dependencia.


Se inicia cuando el Administrador revisa el

monto de las retenciones en la fecha establecida

para la rendición.

Se termina cuando el Administrador recibe del

Departamento de Nómina la copia de Recibo de

Ingreso y la planilla de comprobante de cheque

para archivo.

INSUMO/PRODUCTO

Entrada

Registro de retenciones en el SUAS de los

impuestos retenidos

Salida

Planilla de comprobante de cheque

Copia del Recibo de Ingreso


VINCULADAS

PLANDES (Director(a), Administrador,

Secretaria, Mensajero)

Dirección de Finanzas (Departamento de

Nómina)


UTILIZADOS

Comprobante de retención del Impuesto sobre la

Renta.

Comprobante de retención al impuesto al Valor

Agregado

Recibo de Ingreso

Cheque

Comprobante del cheque

BASE LEGAL


Administración Financiera del Sector Público.


República y del Sistema Nacional del Control

Fiscal.


presupuestarios.

RECURSOS


(SUAS)

2/3

PA.1.2.6.4.2.

ENTREGA DE IMPUESTOS RETENIDOS INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO




Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

ADMINISTRADOR

1. De acuerdo con el cronograma establecido

para el pago del IVA e ISLR revisa en el

SUAS el monto de las retenciones.

2. Elabora el cheque por el monto de las

retenciones a proveedores.

3. Solicita a la Secretaria la elaboración del

Recibo de Ingreso y le entrega el cheque y

el vaucher correspondiente.

SECRETARIA

4. Recibe el cheque con el vaucher y llena la

planilla “Recibo de Ingreso” en original y

cinco copias.

5. Devuelve el cheque, vaucher y la planilla

“Recibo de Ingreso”.

ADMINISTRADOR

6. Recibe y consulta en el SUAS en el modulo

“fondos, consultas de reportes varios,

impuesto al valor agregado” y almacena en

disquete el Listado:

• Declaración informativa

• Libro de Compra

7. Imprime planilla “Comprobante Retención

Impuesto al valor agregado”

8. Solicita copia fotostática de “Comprobante

Retención Impuesto al valor agregado”

9. Solicita copia fotostática de “Comprobante

Retención Impuesto al valor agregado” y de

las facturas sujetas a retención

OPERADOR DE MAQUINAS DE

REPRODUCCIÓN

10. Reproduce copia fotostática

ADMINISTRADOR

11. Recibe documentos y organiza carpeta para

entrega al Dpto. de Nomina

• Copia Comprobante Retención Impuesto al

valor agregado

• Facturas

• Planilla de comprobante de cheque

• Recibo de Ingreso

12. Subproceso: Entregar Correspondencia

DEPARTAMENTO DE NOMINA

13. Devuelve Planilla de comprobante de cheque

y Copia Recibo de Ingreso

14. Subproceso: Rendir Anticipos

3/3

PA.1.2.6.4.3.

ENTREGA DE IMPUESTOS RETENIDOS DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO




Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

1/3

PA.1.2.6.5.1.

REGISTRO Y CONTROL DE BIENES MUEBLES DIAGRAMA DE ACTIVIDADES




Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Inventariar los bienes muebles y equipos

adquiridos.


Se inicia cuando el Administrador recibe del

proveedor el bien y la factura.

Se termina cuando el Administrador archiva la

factura y oficio de Relación de Bienes Muebles y

Equipos.

INSUMO/PRODUCTO

Entrada

Factura

Salida

Factura identificada con los datos de registro de

inventario.

Oficio de Relación de Bienes Muebles


VINCULADAS

PLANDES (Director(a), Administrador,

Secretaria, Mensajero, Personal de la

dependencia)

Dirección de Finanzas (Sección de Inventario)


UTILIZADOS

Factura

Oficio de Relación de Bienes muebles

BASE LEGAL


Administración Financiera del Sector Público.



Fiscal.


presupuestarios.

RECURSOS


(SUAS)

2/3

PA.1.2.6.5.2.

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO REGISTRO Y CONTROL DE BIENES MUEBLES




Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

ADMINISTRADOR

1. Luego de adquirir el bien, transcribe en el

reverso de la factura los datos del trabajador

responsable de bien mueble, ubicación,

imputación presupuestaria, montos

desglosados por partidas, y sello de la

dependencia y firma.

2. Elabora oficio con los datos de identificación

del bien mueble y anexa la factura.

3. Obtiene firma del Director(a) en el oficio.

4. Remite el oficio y la factura, por intermedio

de la Secretaria, a la Sección de Inventario

de la Dirección de Finanzas.


5. Transcribe en la factura el serial asignado y

estampa el sello de la Sección de bienes.

6. Elabora oficio de relación de bienes y lo

remite al Administrador con las facturas.

7. Se dirige a la Dirección de PLANDES para

estampar el serial ULA en el mueble

correspondiente.

ADMINISTRADOR

8. Entrega el bien mueble al trabajador.

TRABAJADOR

9. Verifica las especificaciones del bien.

10. Firma la nota de entrega en conformidad y

devuelve la copia al Administrador.

ADMINISTRADOR

11. Entrega para archivo la nota de entrega.

12. Archiva la factura y oficio de relación de

bienes muebles y equipos.

3/3

PA.1.2.6.5.3.

REGISTRO Y CONTROL DE BIENES MUEBLES DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO




Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.1.3.

CIERRE PRESUPUESTARIO ANUAL

1/2

PA.1.


ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS PRESUPUESTARIOS




Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.1.3. Cierre presupuestario anual

PA.1.3.1. Cierre de caja chica




PA.1.3.2. Rendición de anticipos




PA.1.3.3. Cierre presupuestario




ÍNDICE CIERRE PRESUPUESTARIO ANUAL

2/2

PA.1.3.




Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

1/3

PA.1.3.1.1.

CIERRE DE LA CAJA CHICA DIAGRAMA DE ACTIVIDADES




Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Presentar la rendición anual de caja chica para la

elaboración de los estados anuales

presupuestario, financiero y contable de la

dependencia y de la institución.


Se inicia al finalizar el ejercicio fiscal cuando el

Administrador organiza los soportes de caja

chica a la fecha.

Se termina cuando el Administrador recibe y

archiva la copia del Recibo de Ingresos aprobada

por la Dirección de Finanzas.

INSUMO/PRODUCTO

Entrada

Facturas

Vaucher de cheque

Salida

Recibo de Ingresos


VINCULADAS

Plandes (Director, Administrador)





presupuestarios



Fiscal.

RECURSOS


(SUAS)

2/3

PA.1.3.1.2.

CIERRE DE LA CAJA CHICA INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO




Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

ADMINISTRADOR

1. Al finalizar el ejercicio fiscal organiza los

comprobantes de cheques de apertura y

reposición y las ordenes de Pago de la

carpeta de rendición.

2. Si existe efectivo elabora el “Recibo de

Ingreso” por el monto correspondiente en

original y 5 copias.

3. Firma y sella el “Recibo de Ingreso”

4. Consigna en la Dirección de Finanzas en la

Sección de Caja, el Recibo de Ingreso con la

relación de facturas, monto total de la

apertura y el efectivo no utilizado.


“SECCIÓN DE CAJA”

5. Recibe y verifica el efectivo con el “Recibo

de Ingreso”.

6. Firma, sella y coloca fecha en conformidad

de recepción.

7. Entrega al Administrador una copia del

recibo de ingreso en conformidad de

recepción.

ADMINISTRADOR

8. Espera notificación de la Dirección de

Finanzas Sección de Caja


“SECCIÓN DE CAJA”

9. Emite copia del recibo de ingreso en

condición de aprobado y entrega al

Administrador.

ADMINISTRADOR

10. Recibe copia del recibo de ingreso y

registra el cierre de caja chica en el SUAS.

11. Archiva la copia del recibo de ingresos.

CIERRE DE CAJA CHICA

3/3

PA.1.3.1.3.





Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

RENDICION DE ANTICIPOS

1/4

PA.1.3.2.1.





Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Presentar soportes de ejecución presupuestaria

para control posterior y correspondiente registro

en el nivel central.


Se inicia cuando se ejecuta el 75% del fondo en

anticipo recibido.

Se termina el Administrador archiva las

carpetas de rendición aprobadas y selladas por

el Departamento de Contabilidad de la Dirección

de Finanzas.

INSUMO/PRODUCTO

Entradas

Facturas

Vaucher de cheques

Comprobante de retención de IVA

Cotizaciones

Salidas

Rendición aprobada


VINCULADAS

Internamente

Administrador

Director

Externamente




TOS UTILIZADOS

Formulario CP-PO2 movimiento tipo A de

Rendición de Fondo en Anticipo

Formulario CP-PO3 tipo D si requiere traslado

presupuestario

Formulario de consulta detallada

Formulario de Resumen por Actividad y

Subpartida específica

Formulario del Estado del Fondo

Facturas, comprobantes de cheques y otros

soportes del gasto codificados.

Disquete.




presupuestarios



Fiscal.

RECURSOS


ejecución presupuestaria

RENDICION DE ANTICIPOS

2/4

PA.1.3.2.2.





Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

ADMINISTRADOR

Una vez agotado al menos, el 75% de los

créditos presupuestarios asignados a las partidas

en el fondo en anticipo:

1. Organiza dos carpetas en original y copia

con las facturas, vaucher de cheques,

comprobante de retención del IVA, recaudos

para justificar el gasto (Viáticos),

cotizaciones solicitadas a los proveedores,

por concepto del gasto según el Plan Único

de Cuentas.

2. Accesa al SUAS y en el modulo “Rendición

de fondos en anticipos” registra las facturas

con códigos presupuestarios del gasto,

cheques, beneficiarios.

3. Prepara rendición de cuentas CP-PO2 e

imprime:

Consulta Rendición del gasto (2)

Consulta detallada Rendición (1)

Consulta de las partidas que requieren

traslado (2)

Estado del Fondo

CP-P02 movimiento A (3)

CP-PO3 movimiento tipo D si requiere

traslado presupuestario

4. Entrega al Director los formularios.

DIRECTOR

5. Revisa y firma la planilla CP-PO2 de

Rendición de Gastos y la CP-PO3 si requiere

traslado y la devuelve al Administrador.

ADMINISTRADOR

6. Recibe la rendición de gastos firmada y

graba la información en disquete.

7. Entrega en la Unidad de Control

Presupuestario de la Dirección de

Programación y Presupuesto las carpetas de

rendición de gastos con:

Formulario CP-PO2 movimiento tipo A de

Rendición de Fondo en Anticipo

Formulario CP-PO3 tipo D si requiere

traslado presupuestario

Formulario de consulta detallada

Formulario de Resumen por Actividad y

Subpartida específica

Formulario del Estado del Fondo

Facturas, comprobantes de cheques y otros

soportes del gasto codificados.

Disquete.


PRESUPUESTO

8. Recibe y carga en el SAFEP la información

del disquete.

9. Entrega al Administrador la planilla de

Información de Movimientos firmada o

sellada.

ADMINISTRADOR

10. Espera aprobación de la rendición.

3/4

PA.1.3.2.3.

RENDICION DE ANTICIPOS DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO




Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:


PRESUPUESTO

11. Remite a la Dirección de PLANDES las

carpetas de rendiciones con los reportes

aprobados.

ADMINISTRADOR

12. Consigna en el Departamento de

Contabilidad de la Dirección de Finanzas

carpetas de rendiciones y la planilla de

Informe de Movimientos.

DIRECCIÓN DE FINANZAS -DPTO. DE

CONTABILIDAD-

13. Firma y sella en conformidad de recibido la

planilla de Informe de movimientos.

ADMINISTRADOR

14. Archiva la planilla de Informe de

movimientos.

15. Espera revisión del Departamento de

Contabilidad.

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

16. Una vez revisadas y aprobadas remite a la

Dirección de PLANDES las carpetas de

rendiciones con los reportes aprobados.

.

ADMINISTRADOR

17. Recibe las carpetas de rendición aprobadas y

selladas por el Departamento de

Contabilidad.

18. Archiva la carpeta en la unidad.

4/4

PA.1.3.2.3.

RENDICION DE ANTICIPOS DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO




Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

1/3

PA.1.3.3.1.

CIERRE PRESUPUESTARIO DIAGRAMA DE ACTIVIDADES




Fecha:



‘


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Presentar la rendición anual de ejecución

presupuestaria y financiera de la dependencia.



Dirección de Programación y Presupuesto la

programación del cierre presupuestario.


los recaudos.

INSUMO/PRODUCTO

Entradas

Programación de cierre presupuestario.

Salidas

Copia del Recibo de Ingreso

Copia de depósito bancario

Justificación de reintegro


VINCULADAS





TOS UTILIZADOS

Recibo de ingreso

Cheque

Comprobante de cheque

Depósito bancario

Informe de justificación

Rendición por reintegro




presupuestarios



Fiscal.

RECURSOS


ejecución presupuestaria

2/3

PA.1.3.3.2.

CIERRE PRESUPUESTARIO INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

ADMINISTRADOR

1. Recibe de la Dirección de Presupuesto la

programación del cierre presupuestario.

2. Revisa en el SUAS el estado del fondo en

anticipo y las conciliaciones bancarias.

3. Si tiene saldo prepara el cierre con

reintegro del saldo a la Tesorería de la

Universidad:

- Accesa el SUAS y llena la planilla

Recibo de Ingreso en original y seis

copias, codificando los conceptos de

ingreso según la tabla.

- Elabora cheque por el monto de la

diferencia y deposita en el banco

indicado por el Vicerrector

Administrativo en la programación del

cierre.

- Registra el reintegro a la Tesorería de

la Ula.

- Imprime la Rendición por Reintegro

del SUAS.

- Elabora informe de Justificación del

Reintegro para que le sean

incorporados en el presupuesto del

año próximo.

- Copia (del SUAS) en un disquete el

cierre.

4. Entrega al Director la rendición: depósito

bancario, original y seis copias de la planilla

de ingreso, el disquete y la justificación.

DIRECTOR (A)

4. Firma el informe de justificación y remite a

la Dirección de Finanzas:

• Informe de justificación

• Duplicado de la planilla Recibo de

ingreso

• Depósito bancario


5. Verifica recibo de ingreso y el depósito y

firma y sella las copias de las planillas en


6. Devuelve al Administrador cuatro copias del

recibo de ingreso.

7. Remite a la Dirección de Programación y

Presupuesto el duplicado del Recibo de

Ingreso, el depósito bancario y la

justificación.

8. Archiva copia del Recibo de Ingreso.

ADMINISTRADOR

11. Archiva los recaudos

3/3

PA.1.3.3.3.

CIERRE PRESUPUESTARIO DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.2.

APOYO SECRETARIAL Y LOGÍSTICO


VIII.

1/4




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.2. Apoyo secretarial y logístico


- Diagrama de jerarquía de procesos

PA. 2.1. Atención al público

PA.2.2. Gestión de la correspondencia

PA.2.3. Manejo del Archivo

PA.2.3.1. Archivo de documentos

PA.2.3.2. Consulta de documentos de archivo


PA.2.5. Reproducción fotostática de documentos



PA.2.8. Mantenimiento del espacio físico de PLANDES

APOYO SECRETARIAL Y LOGÍSTICO ÍNDICE

2/4

PA.2.




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:


Supervisa - Controla

Objetivos

Reglamento del Sistema de Planificación de la ULAResolución Nº 1526 del Consejo Universitario

Base Legal

Director Dotar a todas las instancias de la Dirección del apoyo operativo

que facilite las labores administrativas

Información proveniente de:Departamentos de la Dirección

ApoyaEjecuta

2 Secretarias1 Oficinista1 Recepcionista1 Operador de Máquinas1 Obrero1 Mensajero

Portal Web de la Dirección de PLANDES Sistema automatizado de Correspondencia

Recursos

Documentos de ingresoCorrespondencia de entregaSolicitud de reproducción de material Solicitud de transcripción

Atención al público

Registro y control de correspondencia

Mantenimiento de las instalaciones

Trascripción de documentos

Manejo de archivo

Entrada

Salida

APOYO SECRETARIAL Y LOGÍSTICO DIAGRAMA DE PROCESO

PA.2.

3/4




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:


PA.2.1. Atención al

público

PA.2.2. Manejo de la

correspondencia

PA.2.3. Manejo del

archivo

PA.2.4. Trascripción de

documentos

PA.2.5. Reproducción de

documentos

PA.2.6. Suministro de

materiales de oficina

PA.2.7. Mensajeria interna

y externa

PA.2.8. Mantenimiento de

espacio físico

JERARQUÍA DE PROCESOS APOYO SECRETARIAL Y LOGÍSTICO

4/4

PA.2.




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.2.1.

ATENCIÓN AL PÚBLICO

APOYO SECRETARIAL Y LOGÍSTICO DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS

PA.2.

1/2




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.2.1. Atención al público


PA.2.1.2. Normas internas



APOYO SECRETARIAL Y LOGÍSTICO ÍNDICE

PA.2.1.

2/2




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

Solicitud de información

Dar la bienvenida al solicitante

Precondición: Solicitud de información Poscondición: Usuario atendido

Verificar si la información solicitada se encuentra publicada

en documentos o página Web

institucionales

Solicitud de información

Informar por vía telefónica al personal y acompañar al visitante hasta el sitio de reunión

o informarle fecha y hora para la entrevista

Entrevista personal Orientar al Solicitante

sobre el Departamento competente para que presente la solicitud

Está publicada

No está publicada

Orientar al Solicitante sobre aspectos generales de la

informacion y los medios para acceder a

la misma

Proporcionar la información y de ser el caso solicitar fotocopia (hasta tres paginas) y

entregarlas al solicitante


PA.2.1.1

1/4





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

1. El (la) Recepcionista es el responsable de

orientar al público que ingresa a las

instalaciones de la Dirección para atender

sus solicitudes.

2. El Director(a) determinará el tipo de

información institucional que debe ser

solicitada por escrito.

3. Toda información de tipo técnico o

administrativo solicitada deberá ser

evacuada por delegación del Director en los

jefes de departamento y personal técnico

competente.

4. La Recepción podrá entregar información de

manera directa, si está disponible en la

página Web de PLANDES y de la ULA o en

documentos públicos.

5. La entrega de información verbal se hará

siempre y cuando se trate de información

para fines de orientación.

6. La entrega de copias deberá ser autorizada

por el personal delegado por el Director(a).

Para documentos con más de tres páginas

se aplicará el procedimiento de préstamo de

documentos.

7. Solo se prestará el servicio de fotocopia a

usuarios externos a la dependencia, hasta

tres páginas del documento.


PA.2.1.2

2/4

NORMAS




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Proporcionar la información requerida en la

recepción por usuarios, organismos públicos y

privados que utilizan información y servicios de

PLANDES.


Se inicia cuando el (la) Recepcionista recibe

requerimientos de información o servicios de

PLANDES personalmente o vía telefónica de

personal universitario y organismos públicos y

privados.

Se termina cuando el solicitante recibe

información solicitada.

INSUMO/PRODUCTO

Entrada

Solicitud de información o servicio

Salida

Usuario atendido


VINCULADAS

PLANDES (Recepción, Personal de la Dirección,

Director(a).

Dependencias universitarias

Organismos públicos y privados


Normas internas de atención al público.

RECURSOS

1 Recepcionista

Personal de la Dirección que suministra

información requerida


PA.2.1.3

3/4





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

RECEPCIONISTA

1. Da la bienvenida al solicitante y recibe el

requerimiento.

2. Si solicita entrevista con personal de la

Dirección le informa por vía telefónica al

funcionario y lo acompaña hasta el sitio de

reunión o le informa según las instrucciones

recibidas fecha y hora de la entrevista.

3. Si solicita información, verifica si ésta se

encuentra publicada en documentos

institucionales o página Web y le informa.

4. Orienta al solicitante sobre aspectos

generales de la información y los medios

para acceder a la misma.

5. De no estar publicada orienta al solicitante

sobre el departamento de la Dirección

competente para que presente directamente

la solicitud.

6. Informa al responsable de la información

solicitada.

JEFE DE DEPARTAMENTO/PERSONAL

AUTORIZADO

7. Recibe al solicitante y de no requerir

solicitud por escrito, proporciona la

información requerida.

8. Si requiere información de documentos del

archivo solicita al archivo la búsqueda y

fotocopia del documento (hasta tres

páginas). Ver procedimiento Consulta de

documentos del archivo.

DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO ATENCIÓN AL PÚBLICO

4/4

PA.2.1.4.




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.2.2.

MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA

DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS APOYO SECRETARIAL Y LOGÍSTICO

PA.2.

1/7




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

2.2. Manejo de la correspondencia: Diagrama de actividades

Información general

2.2.1. Ingreso de correspondencia: Descripción narrativa del procedimiento

2.2.2. Salida de correspondencia: Descripción narrativa del procedimiento

INDICE MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA

PA.2.2.

2/7




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA

PA.2.2.

3/7





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Recibir, registrar y distribuir la correspondencia

y documentación interna y externa de manera

oportuna a fin de coadyuvar al quehacer

administrativo de la Dirección.


Se inicia cuando la recepcionista recibe

correspondencia.

Se termina Cuando las Secretarias de los

Departamentos entregan al responsable de

archivo la documentación.

INSUMOS/PRODUCTOS

Entradas

Correspondencia de ingreso

Salidas

Copia de la correspondencia


VINCULADAS

Internamente

Director

Recepcionista

Secretarias

Personal técnico

Operador de máquinas

Externamente

Mensajeros de dependencias universitarias y

entes externos.



ULA

Normas de control Interno de la Contraloría

General de la República


UTILIZADOS

Libro de control de correspondencia

Invitaciones

Informes

Proyectos

RECURSOS

Sistema automatizado de correspondencia

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA

PA.2.2.

4/7




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

RECEPCIÓN

1. Recibe la correspondencia y/o documentos.

2. Identifica la fuente y verifica que la

correspondencia o documento esté dirigida a

la Dirección y que contenga el (los) anexo(s)

que indique la misma.

3. Identifica el destinatario:

3.1. Si es de carácter personal:

- Firma el comprobante de entrega de

correspondencia del remitente.

- Informa al interesado en el caso de ser

“entrega en sus manos”, para la firma

correspondiente.

3.2. Si es de carácter institucional:

- Verifica en el libro de control del

remitente el correcto registro de la

correspondencia a recibir.

- Firma el libro en conformidad de

recepción.

- Abre la correspondencia y estampa sello

con fecha y hora de recepción y numero

correlativo de ingreso de

correspondencia.

- Registra en el Sistema Automatizado de

Correspondencia el número correlativo

asignado, la fecha de recepción, fecha

del documento, la identificación del

remitente y la idea principal del

documento como resumen del

contenido, en un todo de acuerdo con el

instructivo del sistema administrativo de

correspondencia.

- Actualiza el estatus del documento de

acuerdo al destino, según las normas

internas de la Dirección.

SECRETARIA DE LA DIRECCIÓN

4. Recibe la correspondencia y revisa.

5. Accesa el Sistema de Correspondencia y

revisa el estatus otorgado a los documentos.

6. Organiza los documentos de acuerdo al

contenido y le anexa a cada uno el formato

de instrucciones para respuesta o trámite de

asunto.

7. Deposita los documentos en el despacho del

Director (a).

DIRECTOR (A)

8. Revisa los documentos y asigna tareas en el

formato de instrucciones.

SECRETARIA DEL DIRECTOR (A)

9. Retira los documentos y cambia en el

sistema administrativo de Correspondencia

el estatus a “revisado por Director”.

10. Entrega al personal secretarial los que

correspondan a su departamento de

adscripción.

11. Elabora los oficios de respuesta indicados, lo

imprime y lo entrega para la firma del

Director.

INGRESO DE CORRESPONDENCIA DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO

PA.2.2.1.

5/7




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

12. Obtiene, por intermedio del Operador de

Máquinas, fotocopia del documento. Ver

procedimiento de Salida de

Correspondencia.

SECRETARIA DE DEPARTAMENTO

13. Obtiene con el operador de máquinas una

copia fotostática del documento.

14. Registra en el Sistema de Correspondencia

el destino del documento y la fecha de

entrega al personal técnico. Cambia el

estatus del documento a ¨pendiente por

procesar¨.

15. Entrega al personal el documento.

PERSONAL TÉCNICO

16. Recibe, y firma en el original del

documento en conformidad de recepción y

lo devuelve.

17. Procede de acuerdo a las instrucciones si le

corresponde tramitar respuestas a

correspondencia o documentos asignados.

INGRESO DE CORRESPONDENCIA

PA.2.2.1.

6/7





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:


1. Recibe del Jefe de Departamento los

documentos para enviar a otras

dependencias, personas o entes externos.

2. Prepara oficio de envío de acuerdo a las

instrucciones recibidas. Asigna el número

correspondiente.

3. Prepara el sobre.

4. Entrega a la Secretaria de la Dirección.


5. Organiza los documentos para la firma del

Director (a).

6. Prepara carpeta con los documentos y la

coloca en el despacho del Director(a).

DIRECTOR(A)

7. Revisa el documento si no está conforme, lo

hace saber al personal que elaboró el

documento para las correcciones

pertinentes.

Volver al paso 1

8. Firma el documento si está conforme.


9. Retira la carpeta del Despacho del

Director(a).

10. Revisa en el Sistema Automatizado de

Correspondencia, con el número de la

correspondencia, el estatus y lo actualiza a

¨revisado por el Director¨.

11. Entrega la correspondencia revisada por el

Director a la Secretaria del Departamento


12. Recibe la correspondencia y solicita una

copia fotostática al operador de máquina si

la correspondencia o documento es interno y

dos copias si es externa.

13. Modifica en el sistema de correspondencia el

estatus:

- Si es una respuesta verifica que se haya

registrado el status ¨pendiente por

procesar¨ y lo actualiza a ¨procesado¨.

- Registra en el campo de observaciones el

número de oficio con que se respondió y

la fecha.

14. Anota en el libro de correspondencia el

número de oficio, destinatario y

descripción breve del contenido.

15. Entrega al mensajero el original y el libro.

16. Entrega la copia de la correspondencia al

Responsable de Archivo.

SALIDA DE CORRESPONDENCIA DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO

PA.2.2.2.

7/7




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.2.3.

MANEJO DEL ARCHIVO

DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS APOYO SECRETARIAL Y LOGÍSTICO

PA.2.

1/2




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.2.3. Manejo del archivo

PA.2.3.1. Archivo de documentos


PA.2.3.1.2. Información general del procedimiento

PA.2.3.1.3. Descripción narrativa del procedimiento.

PA.2.3.2. Consulta de documentos del archivo




MANEJO DEL ARCHIVO

PA.2.3.

2/2

ÍNDICE




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

ARCHIVO DE DOCUMENTOS

PA.2.3.1.1.

1/3





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Organizar y mantener el patrimonio documental

de la Dirección General de Planificación y

Desarrollo para prever y satisfacer las

necesidades de información.


Se inicia cuando el responsable de archivo

recibe los documentos.

Se termina cuando el responsable de archivo

encarpeta los documentos.

INSUMO/PRODUCTO

Entradas

Oficios, documentos.

Salidas

Archivo de documentos


VINCULADAS

PLANDES (Secretarias, Responsable de archivo)




RECURSOS


INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO ARCHIVO DE DOCUMENTOS

PA.2.3.1.2.

2/3




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

RESPONSABLE DE ARCHIVO

1. Recibe de la Secretaria la correspondencia

para archivar.

2. Ordena la correspondencia y documentos

en general.

3. Actualiza en el sistema de correspondencia

el estatus a ¨Archivada¨ y registra el

número de carpeta asignado a la

dependencia, en el campo ¨archivar en¨.

4. Busca las carpetas para archivar.

5. Perfora las correspondencias y documentos

en general y los anexos.

6. Marca las carpetas, en caso que se

requiera abrir una nueva, en la esquina

superior izquierda con el número.

7. Encarpeta las correspondencias y

documentos en general y los anexos.

8. Guarda las carpetas en el archivo.

9. Cierra el archivo.

DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO ARCHIVO DE DOCUMENTOS

PA.2.3.1.3.

3/3




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.2.3.2.1.

1/3

CONSULTA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DIAGRAMA DE ACTIVIDADES




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Facilitar el acceso del personal a la información

que facilite el desarrollo de las gestiones de la

Dependencia.


Se inicia cuando el personal solicita en el

archivo los documentos.

Se termina cuando el personal devuelve el

documento al archivo.

INSUMO/PRODUCTO

Entradas

Nota de consulta.

Salidas



VINCULADAS

PLANDES (Secretarias, Responsable de archivo)


UTILIZADOS

Nota de consulta




RECURSOS


PA.2.3.2.2.

2/3

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTOCONSULTA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

USUARIO DE LA DEPENDENCIA

1. Elabora nota de consulta de documentos y la

entrega al responsable de archivo.


2. Ingresa en el Sistema de Correspondencia

el código del departamento de adscripción

del solicitante y busca el número de la

carpeta según la documentación solicitada.

3. Ubica en el archivo la carpeta y toma el

documento solicitado.

4. Si se va a consultar en las instalaciones de

la Dirección:

- Entrega el documento.

- Archiva temporalmente la nota de consulta

5. Si requiere fotocopia de la documentación:

- Solicita al Operador de máquinas fotocopia

del documento.

- Entrega la fotocopia al solicitante

- Devuelve al archivo el documento original.

USUARIO DE LA DEPENDENCIA

6. Una vez consultado el documento entrega el

documento al responsable de archivo.


7. Recibe el documento y le entrega la nota de

consulta.

9. Devuelve el documento a la carpeta.

10. Cierra el archivo.

PERSONAL DE LA DIRECCIÓN

11. Inutiliza la nota de consulta.

CONSULTA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO

PA.2.3.2.3.

3/3





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.2.4.

TRASCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS


PA.2.

1/2





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:





ÍNDICE

PA.2.4.

1/2





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

Carpeta de trámite de

documentosRevisar de manera

permanente en su PC la carpeta de trámite de documentos del

Departamento.

Grabar las correcciones en el

archivo

Leer el(los) documento(s), y

revisar ortografía, tabulación y

encabezado. Corregirde ser necesario.

Precondición: Documentos cargados en la carpeta de trámite de documentosPoscondición: Documentos procesados

Revisar la carpeta

Solicitar las fotocopias al Operador de maquinas

Documento para uso interno

Documento para el Director,

Dependencias u organismos

Retirar de la impresora general el material impreso

por el personal

Entregar original y fotocopias del documento al

personal

Elimina de la carpeta el documento

PA.2.4.1.

1/3

TRASCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS DIAGRAMA DE ACTIVIDADES




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Reproducir los documentos elaborados por el

personal de la Dirección.


Se inicia cuando la Secretaria lee el documento

a transcribir.

Se termina cuando el personal devuelve el

documento en el archivo.

INSUMO/PRODUCTO

Entradas

Nota de consulta.

Salidas



VINCULADAS

PLANDES (Director, Secretarias, personal de la

Dependencia)


UTILIZADOS

Formato de Solicitud de consulta, préstamo y

fotocopia de documentos.





PA.2.4.2.

2/3





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

SECRETARIA

1. Revisa de manera permanente en su PC la

carpeta de trámite de documentos del

Departamento.

2. Lee el(los) documento(s), y revisa

ortografía, tabulación y encabezado y,

corrige de ser necesario. De requerir logos

de la ULA aplica las normas de la Oficina de

Imagen Institucional.

3. Guarda las correcciones y espera la

revisión.

PERSONAL DEL DEPARTAMENTO

4. Revisa el documento y si es para uso

interno guarda la copia en su carpeta

personal, lo imprime de ser necesario y

señala en el documento de la carpeta de

trámites que ya fue revisado.

5. Copia el archivo del documento en la

carpeta pública, si es para uso de otros

departamentos.

6. Imprime el documento en su impresora o

en la general de acuerdo al número de

copias, si requiere enviarlo al Director, otras

dependencias u organismos.

7. Si requiere copia fotostática señala en el

archivo de la carpeta de trámites de

documentos, el número de copias de cada

documento.

SECRETARIA DEL DEPARTAMENTO

8. Revisa la carpeta.

9. Retira el material impreso de la impresora.

10. Entrega al operador de máquinas.

OPERADOR DE MAQUINAS

11. Reproduce las copias, las compagina y

engrapa o anilla de acuerdo a lo solicitado.


12. Entrega el documento original y la(s)

copia(s).

Ver el procedimiento Salida de

Correspondencia.

PA.2.4.3.

3/3

TRASCRIPCIÓN DE DOCUMENTOSDESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.2.5.

REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS


PA.2.

1/2





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.2.5. Reproducción de documentos



PA.2.5.3. Descripción narrativa del procedimiento.

ÍNDICE

PA.2.5.

2/2





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.2.5.1.

1/3

DIAGRAMA DE ACTIVIDADESREPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Proporcionar al personal facsímiles de

documentos para el desarrollo de las actividades

administrativas de la dependencia.


Se inicia cuando el personal solicita fotocopia

de documentos.

Se termina cuando el operador de máquinas

entrega el documento y las fotocopias.

INSUMO/PRODUCTO

Entradas

Solicitud de fotocopias

Salidas

Fotocopias de documentos


VINCULADAS

PLANDES (Personal de la Dirección, Operador de

maquinas)


UTILIZADOS

Formato de Registro de copias.




PA.2.5.2.

2/3

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTOREPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OPERADOR DE MAQUINAS

1. Atiende solicitud de fotocopiado del personal

de la Dirección.

2. Registra en el formato de Registro de Copias

de la Dependencia el nombre del

documento, número de copias y nombre del

solicitante.

3. Organiza por orden de llegada.

4. Saca las fotocopias y compagina las páginas.

5. Entrega las copias.

6. Hace mantenimiento preventivo a la

máquina.


PA.2.5.3.

3/3





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.2.6.

SUMINISTRO DE MATERIAL DE OFICINA


PA.2.

1/2





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:





ÍNDICE

PA.2.6.

2/2





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

Recolectar la información sobre requerimientos de material de oficina

en cada departamento

Revisar ultima fecha de entrega de material por

el Administrador

Revisar, ajustar y firmar la lista de

requerimientos por el Jefe del

Departamento

Precondicion: Programación de las comprasPoscondicion: Material entregado

Adquirir bienes y serviciosEntregar el material

Verificar existencias

Si hay material en depósito

No hay material en el depósito

Cronograma de compras

Registra en el libro de entrega de material de

oficina, para el posterior seguimiento

de la rotación de inventario y

planificación de las compras.

Adquirir bienes y servicios


PA.2.6.1.

1/3





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Proveer el material requerido para el

funcionamiento de la Dependencia.


Se inicia cuando la Secretaria del Departamento

recolecta información de requerimientos.

Se termina cuando los jefes de departamento

distribuyen el material de oficina.

INSUMO/PRODUCTO

Entradas

Cronograma de compras

Salidas

Material de oficina entregado.


VINCULADAS

PLANDES (Secretarias, Jefes de Departamento,

Personal técnico y administrativo,

Administrador).


UTILIZADOS

Lista de requerimientos de material de oficina.

Libro de entrega de material de oficina





PA.2.6.2.

2/3





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:


1. Periódicamente, de acuerdo al cronograma

de compras establecido por el

Administrador, recolecta información en el

departamento de adscripción sobre

requerimientos de material de oficina.

2. Elabora la lista de requerimientos de

material de oficina y la entrega al jefe del

departamento.

JEFE DE DEPARTAMENTO

3. Revisa y ajusta de ser necesario, tomando

en consideración el comportamiento de

consumo de material en el departamento.

4. Avala la solicitud con la media firma en la

lista de pedido.


5. Entrega a la Secretaria del Director(a) la

lista.

SECRETARIA DEL DIRECTOR (A)

6. Elabora la lista de requerimientos del área

de Dirección, Secretaría, Recepción,

Reproducción de Documentos y Archivo.

7. Elabora lista general de la dependencia y

totaliza por rubros los requerimientos.

8. Entrega la lista al Administrador.

ADMINISTRADOR

9. Recibe y revisa en el formato de entrega de

material la última fecha de entrega.

10. Verifica existencias. Si no hay material

inicia el proceso de compras.

11. Si hay material almacenado entrega el

material.

12. Registra en el libro de entrega de material

de oficina, para el posterior seguimiento de

la rotación de inventario y planificación de

las compras.

JEFES DE DEPARTAMENTO

13. Reciben el material y firma el libro.

14. Distribuye el material al personal.

SUMINISTRO DE MATERIAL OFICINA

PA.2.6.3.

3/3





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.2.7.

MENSAJERÍA INTERNA Y EXTERNA


PA.2.

1/2





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:





MENSAJERÍA INTERNA Y EXTERNA ÍNDICE

PA.2.7.

2/2




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

DIAGRAMA DE ACTIVIDADESMENSAJERIA INTERNA Y EXTERNA

PA.2.7.1

1/3




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Entregar la correspondencia generada en la

Dependencia.


Se inicia cuando la Secretaria del Director(a)

entrega al Mensajero(a) la correspondencia.

Se termina cuando el Mensajero entrega el

libro de correspondencia a la Secretaria del

Director.

INSUMO/PRODUCTO

Entradas

Correspondencia de entrega

Libro de correspondencia

Salidas

Correspondencia entregada.


VINCULADAS

PLANDES (Secretaria del Director,

Mensajero(a)).


UTILIZADOS

Libro de correspondencia




MENSAJERIA INTERNA Y EXTERNA

PA.2.7.2.

2/3





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

MENSAJERO

1. Recibe de la Secretaria del Director la

correspondencia de salida y el libro de

control de correspondencia.

2. Organiza por zonas la correspondencia.

3. Entrega la correspondencia en la recepción

de las dependencias o entidades.

4. Obtiene firma en el libro de control en


5. Entrega el libro de control a la Secretaria del

Director.

MENSAJERIA INTERNA Y EXTERNA

PA.2.7.3.

3/3





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.2.8.

MANTENIMIENTO DEL ESPACIO FÍSICO DE

LA DEPENDENCIA


PA.2.

1/2


ÍNDICE

PA.2.8.

2/2

MANTENIMIENTO DEL ESPACIO FÍSICO DE LA DEPENDENCIA




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.2.8.Mantenimiento del espacio físico de la dependencia







Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

Distribuir las áreas por frecuencia de uso en

horas de limpieza.

Hacer la limpieza de mobiliario, equipos,

baños y pisos

Seleccionar los útiles de limpieza

Empacar residuos de las papeleras y colocarlos en

el recolector de basura del edificio

Eliminar el polvo cumpliendo las instrucciones específicas

para conservación de impresos, archivadores y

carpetas.

Verificar cantidad y estado de los útiles de

limpieza y de artículos del área de refrigerio.

Limpiar los útiles de limpieza y colocarlos en

el área de limpieza.

Informar al Administrador los requerimientos

Al recibir los artículos organizarlos en las áreas

respectivas

Preparar lista de artículos indicando la cantidad de

acuerdo al cronograma de compras establecido por el

Administrador

DIAGRAMA DE ACTIVIDADESMANTENIMIENTO DEL ESPACIO FÍSICO DE LA DEPENDENCIA

PA.2.8.1

1/3




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Conservar en estado de pulcritud las oficinas,

mobiliario. y demás áreas de la dependencia.


Se inicia cuando el Responsable de

Mantenimiento distribuye en el tiempo las áreas

de limpieza.

Se termina cuando el Responsable de

Mantenimiento resguarda los útiles y materiales

de limpieza.

INSUMO/PRODUCTO

Entradas

Útiles de limpieza

Salidas

Áreas de la dependencia en perfecto estado de

pulcritud.


VINCULADAS

PLANDES (Responsable de Mantenimiento)


PA.2.8.2.

2/3





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

RESPONSABLE DEL MANTENIMIENTO

1. Distribuye las áreas de la dependencia por

frecuencia de uso en las horas de limpieza.

2. Diariamente selecciona los útiles de

limpieza.

3. Blanquea pisos, vidrios, ventanas,

persianas, escritorios, estantes de las

oficinas, equipos, y área de refrigerios, de

acuerdo a la distribución por frecuencia de

uso.

4. Elimina el polvo del archivo y del CINDES

cumpliendo las instrucciones específicas para

conservación de impresos, archivadores y

carpetas.

5. Empaca residuos de las papeleras y las

coloca en el recolector de basura del edificio.

6. Hace mantenimiento a las plantas.

7. Atiende solicitudes de los Jefes de

Departamento referidas al mantenimiento de

las áreas.

8. Limpia los útiles de limpieza y los coloca en

el área de limpieza.

9. Periódicamente verifica cantidad y

estado de los útiles de limpieza y de

artículos del área de refrigerio.

10. Prepara lista de artículos indicando la

cantidad de acuerdo al cronograma de

compras establecido por el

Administrador.

11. Informa al Administrador los

requerimientos.

12. Al recibir los artículos, organiza en el

área de limpieza y de refrigerio por tipo

de artículos.

13. Cierra los estantes de resguardo de los

útiles.

PA.2.8.3.

3/3






Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.3.

GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN E

INFORMACIÓN

1/3

VIII.

PROCESOS DE APOYO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.3. Gestión de documentación e información


- Jerarquía de procesos



PA.3.3. Servicio a los usuarios

PA.3.3.1. Préstamo

PA.3.3.2. Servicios referenciales


GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN ÍNDICE

2/3

PA.3.




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

Resolución CU-0789 de Creación del Centro de Información y Documentación en Educación SuperiorReglamento del Sistema de Planificación de la ULA

DIRECTOR Facilitar el acceso a la información mediante

la sistematización y establecimiento de

vínculos de cooperación e intercambio con

otras unidades y centros de información

afines.

Base de datos del CINDES1 Archivista 2 Becas Trabajo

Portal Web de la Dirección de PLANDES

Préstamo de material en sala y a domicilio

Búsquedas bibliográficas

Archivo documental

Préstamo interbibliotecario

Catalogo en línea a traves del sitio Web de PLANDES

Impresiones bibliográficasDocumentos en formato electrónico y audiovisual

DIAGRAMA Y JERARQUÍA DE PROCESOS GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN

JERARQUÍA DE PROCESOS

DIAGRAMA DE PROCESO

3/3

PA.3.




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.3.1.

SELECCIÓN DE MATERIAL

1/2

PA.3.

GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:






2/2

PA.3.1

SELECCIÓN DE MATERIAL ÍNDICE




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

Solicitud de material del Director(a)

Recibir y analizar las variables cualitativas

del material solicitado, donado o

transferido

Seleccionar títulos

Elaborar el Informe de Aceptación de Ingreso de material donado o

transferido

Estudiar variables de tipo cuantitativo

Precondicion: Requerimientos de material, donaciones o transferenciasPoscondicion: Material seleccionado

Estudiar en el seno de la Comisión el Informe de

Aceptación de Ingreso de Material y la bibliografía y sugerir mediante informe títulos y aceptación o no

de donaciones y transferencias.

Notificar al Director(a) de la dependencia

mediante la entrega del informe y la bibliografía

Elaborar bibliografía sobre el tema del material solcitado

Convocar la Comisión de Selección de

Materiales

Informe de donación o transferencia de

material

Informar a los donantes la aceptación o no de

las donaciones o transferencias mediante

oficio avalado por el Director(a)

Material Donado otransferido

MaterialA adquirir

Informar al Administrador los títulos

a adquirir mediante entrega del Informe de

la Comisión de Selección .

DIAGRAMA DE ACTIVIDADESSELECCIÓN DE MATERIAL

1/4

PA.3.1.1.




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Elegir los documentos que se consideren aptos

para el Centro de Información y

Documentación en Educación Superior,

teniendo en cuenta la filosofía, objetivos y

necesidades.


Se inicia cuando el CINDES recibe solicitud,

donación o transferencia de material.

Se termina cuando el Director informa a los

donantes del material.

INSUMOS/PRODUCTOS

Entradas

Solicitud de material de la Dirección

Donación o transferencia de material desde

otras dependencias o instituciones públicas y

privadas

Producto

Nuevo material


VINCULADAS

INTERNAS

PLANDES (CINDES, Departamentos, Dirección)

Comisión de selección de materiales

Bibliotecas de facultades y núcleos

Dependencias Universitarias

EXTERNAS

Instituciones públicas y privadas

BASE LEGAL

Ley de Derecho de Autor.




Solicitud de adquisición de materiales

RECURSOS

Base de datos del CINDES



SELECCIÓN DE MATERIAL 2/4

PA.3.1.2.





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

1. El material del Centro de Información y

Documentación estará orientado

principalmente a satisfacer las

necesidades informativas, científicas e

investigativas en el área de planificación

en la Educación Superior y temas afines.

2. La selección de materiales será realizada

por la Comisión de selección de materiales

integrada por el Responsable del CINDES,

especialistas del área, Jefes de

Departamento y el Administrador de la

Dirección de PLANDES, con base en los

siguientes criterios:

- Relevancia. El material debe aportar

calidad en la información contenida.

- Profundidad. El documento debe permitir

aportes importantes para estudios e

investigaciones sobre el área de

planificación y afines.

- Actualidad y antigüedad. El material

podrá contener información de

actualidad, pero también podrá ser

histórico, teniendo en cuenta la

especialidad temática, su novedad y

escasez.

- Disponibilidad presupuestaria.

3. Los materiales adquiridos con presupuesto

universitario se consideran patrimonio

institucional.

4. El CINDES podrá seleccionar material en

idiomas inglés, francés, portugués y

español; no obstante el idioma establecido

es el español, de acuerdo a las

características de los usuarios.

5. El material documental que llegue por

donación o canje que sea de interés para

bibliotecas de facultades, institutos o

centros de investigación será donado a

éstas para evitar duplicidad de material.

6. El CINDES podrá adquirir obras tomando

como base la relevancia de su contenido

conforme a la visión, misión y objetivos de

la Institución.

7. No se adquirirán fotocopias de textos, por

atentar contra los derechos de autor. Para

el caso de documentos producidos en

PLANDES o facultades como resultado de

proyectos y cuya edición se hace a través

de fotocopias este criterio no aplica.

NORMAS

3/4

PA.3.1.3.




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

RESPONSABLE DEL CINDES

1. Recibe de la Dirección:

- Solicitud de material de los departamentos

y/o

- Informe de donación y/o

- Informe de transferencia

2. Recibe y analiza las variables cualitativas

del material solicitado, donado o

transferido, y determina:

- La pertinencia: correspondencia entre el

contenido del material y el área temática

del Centro.

- La complementariedad: ampliación del

contenido del fondo bibliográfico del

Centro con otras corrientes y teorías.

- El alcance: apoyo al desarrollo académico

y científico.

- La demanda, para determinar la

renovación y actualización periódica del

fondo bibliográfico.

- La oferta: circulación nacional o

internacional, soporte impreso, digital o

ambos.

- El ciclo de vida: Aplicabilidad y vigencia;

valor retrospectivo o histórico.

- Idioma.

- Calidad editorial de libros: titulo,

autor(es), ciudad, editorial, fecha, edición,

ISBN, tabla de contenido, índice, datos

preliminares y soporte bibliográfico.

- Calidad editorial de revistas: si se

encuentra indizada; si tiene periodicidad,

resumen, palabras clave, comité editorial,

ISSN, datos de suscripción.

3. Para el caso de adquisiciones, consulta los

catálogos y ofertas editoriales impresos y

digitales, reseñas y anotaciones, listas

básicas, bibliografías, directorios de

publicaciones, Web(s) especializadas en

producción editorial, centros de ISBN e

ISSN.

4. Selecciona títulos

5. Elabora bibliografía sobre el tema.

6. Notifica al Director mediante Informe de

Aceptación de Ingreso al CINDES el

material donado y/o transferido y la

bibliografía para atender la solicitud de

material.

DIRECTOR (A)

7. Revisa y conoce.


8. Convoca la Comisión de Selección de

Materiales.

COMISIÓN DE SELECCIÓN DE

MATERIALES

9. Estudia el Informe de Aceptación de

Ingreso de Material y la bibliografía

presentada por el Responsable del

CINDES.

10. Evalúa los títulos seleccionados y las

donaciones.

11. Sugiere títulos complementarios y

determina la aceptación de donaciones,



4/4

PA.3.1.4.





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

la solicitud de donaciones o

transferencias del material requerido a

otras dependencias o instituciones y la

adquisición o no de material.

12. Estudia variables de tipo cuantitativo del

material a adquirir, con base en:

- La existencia: verifica existencias vs

índices de uso del material solicitado.

- El equilibrio: en cuanto a cantidad de

volúmenes para cubrir la demanda.

- Forma de publicación y capacidad de

almacenamiento.

- Presupuesto: Evaluar créditos

presupuestarios disponibles para

adquisición de material.

13. Elabora el informe.


14. Reproduce copia fotostática del informe

y lo entrega al Administrador.

15. Espera la compra del material.

16. Prepara comunicación de aceptación de

donaciones o transferencias y la entrega

al Director.

DIRECTOR (A)

17. Firma la comunicación y la envía a los

donantes del material.

ADMINISTRADOR

18. Solicita cotizaciones. Ir al proceso de

compras.

4/4

PA.3.1.4.

DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO SELECCIÓN DE MATERIAL




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.3.2.

REGISTRO DE MATERIAL

1/2

PA.3.






Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:







2/2

PA.3.2.

ÍNDICE




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

Material de ingreso

Recibir y realizar el análisis documental

del material

Elabora la lista de encabezamiento de

materia por contenido.

Realiza copia de seguridad diariamente

en el servidor de PLANDES indicando

fecha, soporte y lugar donde están ubicadas.

Registrar en archivo Word, para cada criterio de

catalogación, el numeral, año, volumen, y la

catalogación complementaria de

contenido: autor, titulo del artículo y paginación.

Precondicion: Nuevas adquisiciones o donaciones de material Poscondicion: Material indizado

Identificar el materialdirectamente o con

etiqueta de dos por dos centímetros, en la esquina

superior derecha del documento usando el sistema alfabético.

Realizar un listado con los datos obligatorios y optativos que se utilizan para describir cada tipo

de material.

Realiza la indización mediante redacción tipo

minuta, utilizando numeración consecutiva

de los descriptores.


1/4

PA.3.2.1.





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Gestionar la catalogación archivistica de la

documentación relativa a planificación en

educación superior mediante la sistematización

de la misma en secciones documentales:

informes técnicos, material bibliográfico y

hemerográfico, folletos y registros de

contenidos de revistas.

FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACION

Se inicia

Cuando el Responsable del CINDES recibe

material para ingresar al Centro de

Investigación y documentación de Educación

Superior (CINDES)

Se termina

Cuando el Responsable del CINDES realiza

copia de seguridad del registro.

INSUMO/PRODUCTO

Entradas

Material de ingreso

Salidas

Material indizado


VINCULADAS

PLANDES (Director(a), Responsable del

CINDES)

Dependencias universitarias, organismos

públicos y privados.

FORMULARIOS/INSTRUCTIVOS/


Material de registro

Etiqueta de identificación

BASE LEGAL

Decreto de creación de CINDES



RECURSOS

Base datos del CINDES

Servidor PLANDES

2/4

PA.3.2.2.


REGISTRO DE MATERIAL INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

1. El Centro de Información y Documentación

de Educación Superior debe velar por el

cumplimiento de las normas de registro de

siglas y catalogación de materiales,

tomando como referencia el sistema

utilizado por otros Centros de

Documentación de la Universidad.

2. Es responsabilidad del Responsable del

CINDES el registro de los procedimientos

para mantenimiento del catalogo.



3/4

PA.3.2.3.

NORMAS




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

1. Recibe material para ingresar en el Centro.

2. Realiza el análisis documental:

- análisis de contenido a partir de autor-

titulo-lugar-fecha.

- la catalogación desde el punto de vista

analítico.

3. Registra, en archivo Word, para cada

criterio de catalogación el numeral, año,

volumen, y la catalogación complementaria

de contenido: autor, titulo del artículo y

paginación.

4. Identifica el material manualmente o con

etiqueta, de dos por dos centímetros, en la

esquina superior derecha del documento

usando el sistema alfabético.

4. Realiza un listado con los datos

obligatorios y optativos que se utilizan

para describir cada tipo de material.

5. Realiza la indización mediante redacción

tipo minuta, utilizando numeración

consecutiva de los descriptores.

6. Elabora la lista de encabezamiento de

materia por contenido.

7. Realiza copia de seguridad diariamente en

el servidor de PLANDES indicando fecha,

soporte y lugar donde están ubicadas.

4/4

PA.3.2.4.





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.3.3.

PRÉSTAMO DE MATERIAL

1/2

PA.3.






Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.3.3. Préstamo de material






2/2

PA.3.3.

ÍNDICE




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

DIAGRAMA DE ACTIVIDADESPRÉSTAMO DE MATERIAL

1/4

PA.3.3.1.




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Fomentar el intercambio de información con

fines de investigación y desarrollo de

proyectos académicos y administrativos en

materia planificación.


Se inicia cuando el Responsable del CINDES

recibe ficha de préstamo.

Se termina archiva el material.

INSUMO/PRODUCTO

Entrada

Ficha de préstamo

Salida

Ficha inutilizada


VINCULADAS

PLANDES (Director(a), Responsable del

CINDES)

Usuarios internos y externos


Manual de normas y procedimientos de

PLANDES



FORMULARIOS/INSTRUCTIVOS/DOCUME

NTOS UTILIZADOS

Ficha de préstamo y referencias

RECURSOS




2/4

PA.3.3.2.





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

1. El préstamo tanto interno como externo

exige identificación del usuario.

2. La ficha de préstamo y referencias es el

instrumento de solicitud de préstamos.

3. Los préstamos a usuarios o dependencias

externas deberán ser avalados por el

Director cuando es para consultas fuera del

CINDES.

4. Los préstamos ínter bibliotecarios internos

se harán de común acuerdo con SERBIULA.

5. Pueden solicitarse y devolverse

documentos de préstamo desde cualquiera

de las bibliotecas y centros de

documentación de la universidad de los

andes, previa solicitud y registro

correspondiente.

6. Quedan exceptuados de préstamo fuera

del CINDES los documentos que por sus

especiales características así se

determine.

7. Las limitaciones de préstamo se refieren

tanto al número de ejemplares como al

número de días que pueden tenerse en

préstamo.

8. Un préstamo puede ser renovado en caso

de no haber sido reservado por otro

usuario el documento prestado.

9. El usuario tiene la obligación de velar por

la integridad y buena conservación del

documento y advertir en el momento del

préstamo de cualquier desperfecto que se

observe en el mismo.

10. El retraso en la devolución de documentos

será sancionado con un día de suspensión

por cada día de retraso.

11. No se impondrá sanción en el caso de que

se justifique debidamente la imposibilidad

de devolución.

12. En caso de pérdida del documento, retraso

de un mes en la entrega o deterioro del

material el usuario está obligado a

restituirlo. Si se trata de una obra agotada

el usuario cancelará el equivalente al valor

del documento o gastos de restauración.


NORMAS PRÉSTAMO DE MATERIAL

3/4

PA.3.3.3




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

1. Recibe del usuario la ficha de préstamo.

2. Verifica la ficha: autor y título del material

solicitado, fecha de la solicitud, el nombre,

cedula de identidad, dirección y la firma

del usuario.

3. Identifica procedencia del usuario y si es

personal de la Dependencia entrega el

material y registra en la ficha la fecha de

devolución.

4. Si es personal de otra dependencia o

institución solicita autorización al

Director(a).

DIRECTOR (A)

5. Firma la ficha para autorizar el préstamo.


6. Entrega el material y registra en la ficha la

fecha de devolución.

7. Espera la devolución.

8. Si no devuelve el material en la fecha

establecida ubica al usuario y solicita la

devolución del material.

9. Una vez recibido el material lo coloca en

el estante correspondiente e inutiliza la

ficha.

4/4

PA.3.3.4.





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.3.4.

SERVICIOS REFERENCIALES

1/2

PA.3.






Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.3.4. Servicios referenciales




ÍNDICE

2/2

PA.3.4.





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

Ficha de referencia

Revisar la solicitud y seleccionar la fuente primaria.

Orientar al usuario sobre la cota numeral consecutiva, autor, título y fecha, cantidad de materiales y ubicación del material en páginas Web de la ULA y bibliotecas de

las facultades.

Registrar en el archivo Word de Servicios Referenciales el

servicio prestado para posterior control de cumplimiento de

metas.

Inutilizar la ficha de préstamo y referencias.

PRECONDICIÓN: Solicitud de servicioPOSCONDICIÓN: Servicio de referencia realizado y registrado.

DIAGRAMA DE ACTIVIDADESSERVICIOS REFERENCIALES

1/3

PA.3.4.1




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Orientar a los usuarios en su búsqueda

bibliográfica y facilitar el acceso inmediato al

material que desea consultar.


Se inicia cuando el Responsable del CINDES

recibe solicitud de referencia.

Se termina cuando el Responsable del CINDES

inutiliza la ficha de referencia.

INSUMO/PRODUCTO

Entradas

Ficha de préstamos y referencias

Salidas

Servicio de referencia


VINCULADAS

PLANDES (Responsable del CINDES)

Usuarios internos y externos

Centro de información y documentación de la

ULA

SERBIULA

DOCUMENTOS/INSTRUCTIVOS/DOCUMEN

TOS UTILIZADOS

Ficha de préstamos y referencias



Universidad de Los Andes

RECURSOS


Pagina Web de la ULA


2/3

PA.3.4.2





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:


1. Recibe del usuario la ficha de préstamo y

referencias.

2. Revisa la solicitud y selecciona la fuente

primaria.

3. Orienta al usuario sobre la cota numeral

consecutiva, autor, título y fecha, cantidad

de materiales y ubicación del material en

páginas Web de la ULA y bibliotecas de las

facultades.

4. Registra en el archivo Word de Servicios

Referenciales el servicio prestado para

posterior control de cumplimiento de

metas.

5. Inutiliza la ficha de préstamo y referencias.

SERVICIOS REFERENCIALES DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO

3/3

PA.3.4.3.




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.3.5.

DESCARTE DE MATERIAL

1/2

PA.3.






Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:






ÍNDICE

2/2

PA.3.5.





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

DIAGRAMA DE ACTIVIDADESDESCARTE DE MATERIAL

1/5

PA.3.5.1.




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Remover una unidad de los documentos activos

del centro para mantener material depurado,

actualizado y acorde con las necesidades y

ahorrar espacio, tiempo y dinero.


Se inicia cuando el responsable del CINDES

define los criterios de revisión.

Se termina cuando el Director (a) autoriza el

descarte según el criterio seleccionado.

INSUMOS/PRODUCTOS

Entradas

Criterios y cronograma de revisión.

Salidas

Reubicación de material


VINCULADAS

Dirección General de Planificación y Desarrollo –

Personal de CINDES-

Comisión de Selección de material del CINDES

Comisión de compras de la Dependencia


Listas de descarte

RECURSOS



2/5

PA.3.5.2





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

1. La organización del descarte está a cargo del

responsable del CINDES, quien aplicará los

criterios de revisión de acuerdo a las

condiciones de personal del Centro y

característica de los usuarios.

2. El descarte con base en las condiciones

físicas será realizado a obras que se

encuentran en muy mal estado y que resulta

imposible reparar o completar, con especial

cuidado en obras de valor histórico.

3. En la medida de lo posible las publicaciones

valiosas deberán ser adquiridas de nuevo o

sustituidas. En la decisión de descarte por

condiciones físicas intervendrá la comisión

de adquisición.

4. El descarte con base en el valor cuantitativo

se realizará cuando existen más de dos

ejemplares del texto.

5. El descarte con base al valor cualitativo se

realizará a aquellas obras con poco uso y

demanda y estará a cargo de especialistas

de la disciplina seleccionada.

DESCARTE DE MATERIAL NORMAS

3/5

PA.3.5.3.




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:


1. Define el criterio de revisión y el

cronograma.

2. Informa al Director(a).

3. Publica en la Página Web de PLANDES y en

la cartelera del Centro el inicio del proceso.

4. Selecciona y revisa:

- Condiciones físicas (Material sobreusado

que requiere reemplazo por deterioro).

- Valor cuantitativo (Títulos duplicados -

más de dos ejemplares-)

- Valor cualitativo (Libros que han perdido

utilidad, especialmente si han llegado

nuevos títulos que reemplazan o

sobreseen los más viejos).

- Ediciones sobreseídas.

5. Elabora las listas con el autor, título

completo, año de publicación y otros datos

de interés, para cada uno de los criterios de

descarte.

6. Convoca al Consejo Directivo o la Comisión

de Compras de la dependencia para revisión

del material de descarte bajo el criterio de

condición física.

COMISIÓN DE COMPRAS/CONSEJO

DIRECTIVO

7. Revisa y opina sobre la conveniencia del

descarte y la reubicación, donación o

desecho del material.


8. Selecciona especialistas de la disciplina

elegida para evaluar los libros bajo el

criterio cualitativo.

9. Elabora el informe de conclusiones de la

Comisión de Compras y los títulos

duplicados. Anexa lista de especialistas

seleccionados.

10. Presenta al Director (a) el informe.

DIRECTOR

11. Revisa y avala el Informe.


12. Solicita a los especialistas seleccionados,

vía e-mail, la evaluación del material que

se desea descartar bajo criterio de valor

cualitativo, anexando la lista de obras.

13. De ser el caso, solicita revisión directa.

ESPECIALISTA

14. Revisa el material y prepara informe con

las conclusiones.



4/5

PA.3.5.4.





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

15. Recibe el informe con el aval del

Director(a).

16. Coordina el envío del material reubicado o

donado:

- Consulta con los posibles

interesados.

- Realiza las modificaciones en los

registros correspondientes indicando

su nueva ubicación.

- Remite el material a su nueva

ubicación mediante oficio firmado

por el Director (a).

17. Informa a la Dirección de Servicios

Bibliotecarios de la ULA (SERBIULA) el

material a ser remitido a CIULAMIDE.

SERBIULA

18. Revisa la lista de material a descartar.

19. Informa al CINDES su opinión sobre el

descarte o no.


20. Elabora oficio de entrega del material en

original y copia.

21. Obtiene firma del Director en el oficio.

22. De acuerdo a lo revisado por SERBIULA

envía al material a CIULAMIDE para

descarte o a la dependencia u organismo

de referencia.

23. Obtiene firma del receptor en la copia del

oficio.

24. Archiva:

- Informe de la Comisión de Compras.

- Informe de los especialistas

- Comunicación de SERBIULA

- Lista de material descartado


5/5

PA.3.5.4.





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.4.

APOYO INFORMÁTICO


VIII.

1/3




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

Reglamento del Sistema de Planificación de la Universidad de Los Andes.Resolución Nº 1526 del Consejo Universitario

Director

Proveer y administrar servicios y tecnologías de información

adecuados a las necesidades de la dependencia para mantener

operativos y disponibles los sistemas y servicios de información utilizados como herramientas de apoyo a los

procesos

Información proveniente de:Dirección de Servicios de Información

AdministrativaAdministración Central de la Red del

Edifico Administrativo

3 Ingenieros de Sistemas1 TSU en Informática

Portal Web de la Dirección de PLANDES Sistema automatizado de Correspondencia

Solicitud de soporte

Solicitud de sistemas automatizados

Sistemas OPSU, ONAPRE

Administración de la red

Pagina Web

Soporte a usuarios

Automatización de procesos

Mantenimiento de sistemas automatizados

DIAGRAMA DE PROCESO

APOYO INFORMÁTICO

PA.4.

2/3




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA. 4APOYO INFORMÁTICO

PA. 4.1.Desarrollo de

sistemas

PA. 4.2.1.Administración de la red

PA. 4.2.Mantenimiento

y soporte técnico

PA. 4.2.2.Soporte técnico

PA. 4.2.2.1.Soporte a software

PA. 4.2.2.2.Soporte a hardware

PA. 4.2.2.4.Mantenimiento preventivo

PA. 4.2.3.Desincorporación de equipos y componentes

PA. 4.2.1.1.Configuración de perfil de usuarios

PA. 4.2.1.2.Configuración de equipos

PA. 4.2.1.3.Proyección de requerimientos de equipo, componentes e insumos informáticos

PA. 4.2.1.4.Respaldo periódico de la data

PA. 4.2.2.3.Mantenimiento preventivo

PA. 4.2.4.Asesoría a Usuarios

PA. 4.3.Soporte a

aplicaciones

PA. 4.4.Actualización

de aplicaciones

PA. 4.3.1.Asignación de acceso a usuarios

PA. 4.3.2.Adiestramiento a usuarios

PA. 4.3.3.Respaldo de la base datos

PA. 4.3.4.Administracion de la base datos

JERARQUÍA DE PROCESOS APOYO INFORMÁTICO

PA.4.

3/3




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

4.1.

DESARROLLO DE SISTEMAS

APOYO INFORMÁTICO


PA.4.

1/2




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.4.1. Desarrollo de sistemas



PA.4.3. Normas internas

PA.4.4. Descripción narrativa del procedimiento


2/2

ÍNDICE

PA.4.1.




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

DIAGRAMA DE ACTIVIDADES DESARROLLO DE SISTEMAS

1/5

PA.4.1.1.




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Proporcionar sistemas de información orientados

a mejorar el desempeño de los procesos de la

Dirección.


SE INICIA cuando el Director(a) solicita

estudio de factibilidad del proyecto.

SE TERMINA cuando el analista responsable del

proyecto entrega Informe de Implantación.

INSUMO/PRODUCTO

ENTRADAS

Estudio organizacional o diagnóstico

Solicitud de estudio de factibilidad

SALIDAS

Sistema de Información implantado


VINCULADAS

PLANDES (Director(a), Personal de la Dirección,

Analista de Desarrollo, Analista de Soporte).

Usuarios de los sistemas a desarrollar.

FORMULARIOS, DOCUMENTOS E


Solicitud de estudio

Diagnóstico organizacional

Sistema de información


2/5


PA.4.1.2.




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

1. El desarrollo de sistemas de información

para el soporte de los procesos se

sustentará en el análisis del sistema

organizacional de la dependencia.

2. Los sistemas de información a desarrollar

por PLANDES deberán ser compatibles con

la plataforma tecnológica institucional para

hacer factible su integración a los sistemas

de la administración universitaria.

3. El desarrollo de sistemas de información se

gestionará bajo la responsabilidad de

líderes de proyectos, con una metodología

de trabajo que permita vincular proyectos

afines y obtener resultados integrados.

4. Las fases técnicas de desarrollo, a saber,

análisis, diseño, programación y, pruebas e

implantación deberán someterse a

permanente interacción con los usuarios del

futuro sistema o servicio de información.

5. Todo sistema de información deberá

documentarse.

6. La instalación, configuración y

mantenimiento de información institucional

a través de Internet estará a cargo de los

responsables del mantenimiento de los

sistemas y aplicaciones en cada

departamento y se realizará de acuerdo a

los lineamientos que sobre imagen

institucional apruebe el Consejo

Universitario, cuidando en todo momento el

uso racional de los enlaces de

telecomunicaciones disponibles.

7. Los responsables de desarrollos y

mantenimiento de sistemas en cada

departamento deben revisar conjuntamente

con el responsable del área de soporte

informático los nuevos requerimientos, para

lograr el adecuado funcionamiento de los

sistemas de información.


PA.4.1.3.

NORMAS INTERNAS

3/5




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

DIRECTOR(A)

1. Solicita al Departamento responsable del

proceso en revisión, el estudio de

factibilidad del proyecto de desarrollo del

sistema de información.


2. En reunión con el personal designa el

analista responsable del estudio y el

personal de apoyo.

EQUIPO DE PROYECTO

3. Evalúa la factibilidad técnica y económica

del proyecto de desarrollo.

4. Si es factible elabora el proyecto de

desarrollo. Si no es factible elabora Informe

Técnico especificando restricciones y

alternativas.

5. Presenta el proyecto al Director(a), y Jefe

del Departamento.

DIRECTOR(A)

6. Evalúa restricciones y alternativas del

Informe Técnico y decide suspensión o

contratación.

7. Conoce y aprueba recursos y metodología

del proyecto de desarrollo si es factible.


8. Archiva el Informe Técnico, si el proyecto es

suspendido.

9. Ir al proceso Adquirir bienes y servicios, si

se aprueba la contratación del desarrollo.

ANALISTA DE DESARROLLO

10. Desarrolla el sistema:

- Define, valida y documenta requisitos.

- Diseña la arquitectura del sistema.

- Diseña la interfaz de usuario

- Diseña el modelo conceptual y lógico de

la base de datos

- Estudia y selecciona la plataforma

posible para el despliegue de los

componentes

- Selecciona los componentes reutilizables

y diseña los no reutilizables

- Verifica restricciones

- Define parámetros de entrada y salida

- Verifica requisitos con componentes.

- Modela la base de datos y evalúa el

modelo físico de la base de datos y los

diagramas de componentes actualizado

- Escoge e implementa el manejador de

base de datos

- Realiza las pruebas

- Programa los componentes y los

documenta.

- Certifica cada componente

- Prueba integridad de todos los

componentes

DESARROLLO DE SISTEMAS DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO

PA.4.1.4

4/5




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

- Verifica que la programación soporte el

diseño de arquitectura

- Elabora los manuales

- Define y/o configura servidores de base

de datos

- Instala componentes

- Realiza las pruebas funcionales y no

funcionales

- Realiza pruebas de aceptación

- Ejecuta pruebas de instalación

11. Prepara y realiza adiestramiento de usuarios

en la aplicación.

5/5

DESARROLLO DE SISTEMAS DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO

PA.4.1.4




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.4.3.

SOPORTE A APLICACIONES

APOYO INFORMÁTICO DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS

PA.4.

1/2




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.4.3. Soporte a aplicaciones

PA.4.3.1. Asignación de acceso a usuarios



PA.4.3.1.3. Descripción narrativa del procedimiento

PA.4.3.2. Adiestramiento a usuarios




PA.4.3.3. Respaldo de la base de datos




PA.4.3.4. Administración de la base de datos




ÍNDICE

SOPORTE A APLICACIONES

PA.4.3.

2/2




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

DIAGRAMA DE ACTIVIDADES ASIGNACIÓN DE ACCESO A USUARIOS

PA.4.3.1.1.

1/3




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Alistar en el Sistema los responsables del

manejo de la aplicación en el nivel sectorial y

dependencias centrales.


Se inicia cuando el Director(a) solicita a los

directores de dependencias centrales y jefes de

unidad académica donde se utilizan las

aplicaciones la designación del responsable del

manejo de la misma.

INSUMO/PRODUCTO

Entradas

Sistemas/aplicaciones automatizadas aprobadas

Salida

Perfil de usuarios para el manejo de aplicaciones

Exclusión de usuarios de las aplicaciones


VINCULADAS

PLANDES ( Director(a), Jefe de departamento,

Responsable del sistema).

Dependencias Centrales (Director, Responsable

asignado)

Unidades Académicas (Coordinador de OSEPLAN,

Decano, Jefes de Departamento).


INSTRUCTIVOS, UTILIZADOS

Oficio de Solicitud de designacion

Oficio de asignación o cambio de responsable

Oficio con el perfil del usuario designado.

ASIGNACIÓN DE ACCESO A USUARIOS INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

PA.4.3.1.2.

2/3




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

DIRECTOR

1. Solicita en las unidades académicas y

administrativas usuarias de la aplicación

desarrollada la designación de los

responsables del manejo de la misma,

debidamente avalada por el jefe del

designado.


2. Ingresa en la aplicación el nombre,

dependencia de adscripción y teléfono del

responsable designado.

3. Asigna login y contraseña.

4. Asigna privilegios de acuerdo al perfil de

cada usuario con el manejador MySQL.

5. Elabora oficio con el perfil para cada

usuario designado.

6. Entrega el oficio para la firma del

Director(a).

Ir al proceso Entregar correspondencia.

UNIDADES ACADÉMICAS Y ADMINISTRATIVAS USUARIAS

JEFE DE RESPONSABLES DESIGNADOS

7. Entrega oficio con el perfil asignado a los

responsables del manejo de la aplicación.

8. En el caso de sustitución de responsables

informa mediante oficio al Analista de

Desarrollo de PLANDES.


9. Recibe el oficio y verifica:

- Si es sustitución de responsables ir al paso

2.

- Si es eliminación de acceso al responsable

designado, excluye de la aplicación los

datos.

ASIGNACIÓN DE ACCESO A USUARIOS DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO

PA.4.3.1.3.

3/3




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

DIAGRAMA DE ACTIVIDADES ADIESTRAMIENTO A USUARIOS

PA.4.3.2.1.

1/3




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Preparar los usuarios designados para el

correcto manejo de la aplicación desarrollada.


Se inicia cuando el analista de desarrollo de la

aplicación prepara el taller de inducción.

Se termina cuando los usuarios reciben los

certificados de adiestramiento en el manejo de

la aplicación.

INSUMO/PRODUCTO

Entrada

Aplicación aprobada

Salida

Usuario adiestrado

Certificado de adiestramiento


VINCULADAS

PLANDES (Director, Analista de desarrollo,

Secretaria, Operador de reproducción)


(usuarios designados para el manejo de la

aplicación)



Manual del Usuario

Material de apoyo

ADIESTRAMIENTO A USUARIOS INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

PA.4.3.2.2.

2/3




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:


1. Prepara el material del taller de

adiestramiento y lista de usuarios.

2. Elabora la convocatoria para los usuarios y

la solicitud de laboratorio de computación o

salón en caso de ser necesario y las entrega

al Director(a).

DIRECTOR(A)

3. Revisa y firma las convocatorias.

4. Entrega convocatoria a la Secretaria de la

Dirección para remisión a los usuarios.


5. Solicita:

- Al responsable de reproducción las copias

fotostáticas del Manual de Usuario y material

de apoyo requerido.

- A la Secretaria, la elaboración de los

certificados de asistencia y el apoyo logístico

para la selección de refrigerios y posterior

trámite ante el Administrador de la

Dirección.

6. Carga en las computadoras la aplicación y

copia del manual de usuario, si el taller se

realiza en el laboratorio.

7. Firma los certificados y solicita la firma del

Director(a).

8. En la fecha establecida aplica

adiestramiento sobre el manejo de la

aplicación y manual de usuario.

9. Entrega los certificados una vez culminado

el taller.

ADIESTRAMIENTO A USUARIOS DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO

PA.4.3.2.3.

3/3




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

Base de datos

Programar la periodicidad de los

respaldos automáticos

En caso de error hacer los respaldos

correspondientes y realizar de nuevo la

programación

Verificar periódicamente que

los respaldos se hayan realizado con la información a la

fecha

Precondicion: Base de datos Poscondicion: Base de datos respaldada

DIAGRAMA DE ACTIVIDADES RESPALDO DE LA BASE DE DATOS

PA.4.3.3.1.

1/3




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Proteger los datos e información con copias

programadas de manera periódica.


Se inicia cuando el analista de desarrollo

programa la periodicidad de los respaldos

automáticos.

Se termina cuando el analista de desarrollo

verifica y/o programa respaldos.

INSUMO/PRODUCTO

Entrada

Base de datos

Salida

Respaldos realizados.


VINCULADAS

PLANDES (Analista de desarrollo)

RESPALDO DE LA BASE DE DATOS INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

PA.4.3.3.2.

2/3




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:


1. Programa la periodicidad de los respaldos

automáticos.

2. Verifica periódicamente que los respaldos se

hayan realizado con la información a la

fecha.

3. En caso de error hace los respaldos

correspondientes y realiza de nuevo la

programación.

RESPALDO DE LA BASE DE DATOS DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO

PA.4.3.3.3.

3/3




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

Base de datos

Verificar el correcto funcionamiento de la

base de datos

Respaldar en cinta o CD la información y montar

de nuevo la base de datos si persiste el error

En caso de error recuperar los datos

aplicando el diagnóstico de la

herramienta

Precondicion: Base de datos en funcionamientoPoscondicion: Base de datos operativa

DIAGRAMA DE ACTIVIDADES ADMINISTRACIÓN DE LA BASE DE DATOS

PA.4.3.4.1.

1/3




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Mantener operativa la base de datos.


Se inicia diariamente cuando el analista de

desarrollo ingresa a la base de datos.

Se termina cuando el analista de desarrollo

restaura la información en caso de error.

INSUMO/PRODUCTO

Entrada

Base de datos

Salida

Base de datos revisada y en operación.

ADMINISTRACIÓN DE LA BASE DE DATOS INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

PA.4.3.4.2.

2/3




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:


1. Diariamente verifica el correcto

funcionamiento de la base de datos.

2. En caso de error pasa el diagnóstico de la

herramienta y recupera los datos.

3. Si persiste el error restaura la información

con respaldo en CD o cinta y monta de

nuevo la base de datos.

ADMINISTRACIÓN DE LA BASE DE DATOS DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO

PA.4.3.4.3.

3/3




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.4.4.

ACTUALIZACIÓN DE APLICACIONES

APOYO INFORMÁTICO DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS

PA.4.

1/2




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.4.4. Actualización de aplicaciones




ACTUALIZACIÓN DE APLICACIONES ÍNDICE

PA.4.4.

2/2




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

Estudio organizacional

Revisar requerimientos de

la aplicación

Programar los componentes y documentarlos

Rediseñar la interfaz del usuario

Analizar con el Usuario y decidir la

inserción de módulos, nuevos

procesos o cambio de version

Cambio de version

Precondición: Necesidades de asesoramiento detectadasPoscondición: Usuario asesorado

Requerimientos del personal

Realizar las pruebas funcionales y no

funcionales

Instala componentes

Define y/o configura

servidores de base de datos

Elaborar los manuales

Verificar que la programación

soporte el diseño de arquitectura

Prepara y realiza el adiestramiento de los usuarios en el

manejo de la aplicación


PA.4.4.1.1.

1/3





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Mantener en operación las aplicaciones de

acuerdo a los requerimientos procedimentales y

tecnológicos.


Se inicia cuando el analista de desarrollo

detecta o recibe requerimiento de actualización.

Se termina cuando el usuario recibe

adiestramiento.

INSUMO/PRODUCTO

Entrada

Requerimientos de actualización

Estudio organizacional o diagnóstico

Salida

Sistema de Información implantado

Usuarios adiestrados


VINCULADAS

PLANDES (Director(a), Personal de la Dirección,

Analista de Desarrollo).

Usuarios de los sistemas a actualizar.



Solicitud de estudio

Diagnóstico organizacional

Sistema de información


PA.4.4.1.2.

2/3





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:


1. Revisa requerimientos de la aplicación a

solicitud del usuario o por iniciativa propia.

2. Analiza la situación con el usuario y decide

la inserción de módulos, nuevos procesos o

cambio de versión.

3. Si es necesario el cambio de versión

rediseña la interfaz del usuario.

4. Programa los componentes y los

documenta.

5. Verifica que la programación soporte el

diseño de arquitectura.

6. Elabora los manuales.

7. Define y/o configura servidores de base de

datos

8. Instala componentes.

9. Realiza las pruebas funcionales y no

funcionales

- Realiza pruebas de aceptación

- Ejecuta pruebas de instalación

12. Prepara y realiza adiestramiento de usuarios

en la aplicación.

ACTUALIZACIÓN DE APLICACIONES DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO

PA.4.4.1.3.

3/3




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.4.2.

MANTENIMIENTO Y SOPORTE

INFORMÁTICO

APOYO INFORMÁTICO

PA.4.


1/3




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.4.2. Mantenimiento y soporte técnico

PA.4.2.1. Administración de la red

- Normas internas

PA.4.2.1.1. Configuración de los perfiles de usuarios


PA.4.2.1.1.2. Información General

PA.4.2.1.1.3. Descripción del Procedimiento

PA.4.2.1.2.Configuración de equipos




PA.4.2.1.3.Proyección de requerimientos de equipamiento, suministros y componentes




PA.4.2.1.4. Respaldo periódico de la data




PA.4.2.2. Soporte técnico

PA.4.2.2.1. Soporte a software



PA.4.2.2.1.3. Descripción del procedimiento

PA.4.2.2.2. Soporte a hardware




PA.4.2.2.3. Mantenimiento preventivo



PA.4.2.2.3.3.Descripción del procedimiento

MANTENIMIENTO Y SOPORTE TÉCNICO

PA.4.2.

ÍNDICE

2/3




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

PA.4.2.2.4. Mantenimiento correctivo



PA.4.2.2.4.3. Normas del proceso


PA.4.2.3. Desincorporación de equipos


PA.4.2.3.2. Información General

PA.4.2.3.3. Descripción del procedimiento

PA.4.2.4. Asesoría a usuarios


PA.4.2.4.2. Información General

PA.4.2.4.3. Descripción del procedimiento

MANTENIMIENTO Y SOPORTE TÉCNICO

PA.4.2.

ÍNDICE

3/3




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

- El área de soporte informático mantendrá en

adecuadas condiciones de operación los

equipos (hardware y software), y el buen

funcionamiento de la red de acuerdo a los

lineamientos establecidos por la

administración general de la red de datos del

edificio administrativo.

- El área de soporte informático atenderá los

requerimientos de los usuarios en tareas que

requieran procesamiento automatizado.

- Es responsabilidad del Departamento de

Informática llevar Reporte de Servicios de

Soporte y Mantenimiento donde se registren

las fallas, causas y acciones llevadas acabo

para restablecer su operación.

Del uso de la red interna, Internet y correo electrónico

- Tiene derecho al uso del equipamiento

informático, servicio de acceso a la red

interna, servicio de Internet y de correo

electrónico, el personal temporal o

permanente adscrito a la Dirección General

de Planificación y Desarrollo (PLANDES)

debidamente autorizados por el supervisor

inmediato.

- Los usuarios pueden ingresar sólo en

aquellos equipos a los que tengan acceso

permitido.

- Cada usuario debe Ingresar y realizar su

trabajo en su propia cuenta de usuario, esto

con el propósito de organizar y proteger la

información generada.

- Los usuarios deben respetar la privacidad de

los otros usuarios. No está permitido obtener

copias de archivos, códigos, contraseñas o

información ajena; tampoco se puede

suplantar a otra persona en una conexión ni

enviar información a su nombre.

- En caso de hacerse estrictamente necesario,

los usuarios pueden utilizar otras

computadoras de mutuo acuerdo con otros

usuarios y con el personal responsable de la

red. En este caso el usuario debe ingresar

con su clave a su propia cuenta de usuario

para evitar afectar las cuentas de los otros

usuarios; al mismo tiempo debe

comprometerse a darle un uso racional al

equipo.

- Los recursos de computación se deben usar

única y exclusivamente para propósitos

relacionados con las funciones

desempeñadas en la institución.

- Los programas a instalarse en cada máquina

serán los autorizados e instalados por los

encargados de la red. Bajo ninguna

circunstancia los usuarios pueden instalar,

desinstalar, eliminar, modificar o alterar en

cualquier forma programas de aplicaciones

contenidos en los equipos o en el servicio de

red.

- La instalación de cualquier programa o

software adicional debe ser solicitado por

escrito ante la administración de la red,

dicha solicitud debe ser justificada y avalada

por las funciones que el usuario desempeñe

institucionalmente.

NORMAS INTERNAS ADMINISTRACIÓN DE LA RED

PA.4.2.1.

1/3




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

- Periódicamente, los responsables de la

administración de la red efectuarán revisión

de los equipos para verificar el software

instalado en los mismos, en caso de

detectarse software no autorizado, será

eliminado inmediatamente.

- No se permite el traslado, reparación o

retiro de ningún tipo de hardware o software

de los equipos. Cualquier necesidad de este

tipo, debe ser notificada al personal

responsable de la administración de la red,

el cual tomará las medidas

correspondientes.

- Los usuarios no deben intercambiar equipos

o partes del mismo tales como, monitores,

CPU, teclados, mouse o periféricos.

- Los usuarios son responsables del encendido

y apagado de la computadora y el periférico

adscritos bajo su responsabilidad. Cada

computador y su periférico, (en caso de

tenerlo), asi como el UPS y/o el regulador

deben ser apagados obligatoriamente al final

de la jornada laboral.

- Las labores de mantenimiento tanto de

hardware como de software, así como de la

configuración de acceso a la red., solamente

puede ser realizado por el personal

autorizado puede llevar a cabo esta labor.

- Queda prohibida la utilización de CDS y

disquetes de juegos, y cualquier otro

programa no autorizado.

- El hardware, software, así como la

información digital, son propiedad

institucional, su copia, sustracción, daño

intencional o utilización con fines distintos a

las actividades propias de la dependencia o

institución, será sancionada.

- Está prohibido: fumar, comer o beber en el

área destinada al equipamiento informático.

- Los usuarios deben mantener en buen

estado de conservación y limpieza el

equipamiento que tengan adscrito bajo su

responsabilidad.

- La instalación, configuración, prueba y

puesta en marcha de los equipos y/o

dispositivos, será realizada por el personal

autorizado, quien a su vez comprobará el

correcto funcionamiento y hará entrega del

mismo al usuario responsable.

- Para el mantenimiento correctivo, el usuario

del computador deberá comunicarse con los

responsables del área y hacer la solicitud de

la planilla de solicitud de servicio a fin de

informar la falla presentada.

- En la toma de electricidad del computador

no se deben conectar otros aparatos (radios,

máquinas de escribir, calculadoras u otros.)

- Es deber de los usuarios limpiar el disco

duro periódicamente de información que no

sea relevante a fin de optimizar el

rendimiento del disco, también con el

propósito de facilitar y depurar el proceso

de respaldo de información.

- No está permitido intervenir el cableado de

las redes, instalando cables no

suministrados por la Administración de la

Red del Edificio Administrativo, cortando o


PA.4.2.1.

2/3




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

empalmando cables, desprendiendo

marcaciones de tomas, puertas o ductos,

golpeando o forzando tubos y/o canaletas.

- Tampoco está autorizado el uso y asignación

de direcciones IP por personal distinto al

encargado de la administración de la red. EEss

ddeebbeerr ddee llooss uussuuaarriiooss rreessgguuaarrddaarr yy

ccoonnsseerrvvaarr llooss rreessppaallddooss ddee iinnffoorrmmaacciióónn qquuee

eell ppeerrssoonnaall eennccaarrggaaddoo ddee llaa rreedd ggeenneerree

ppaarraa eell uussoo ddee eellllooss..La Universidad

asignará una cuenta de correo electrónico al

personal administrativo que la requiera.

Dicha cuenta es personal e intransferible.

- En el uso del correo electrónico no está

permitido:

- Atentar contra la integridad de la

Universidad.

- Divulgar información que incite a la

discriminación o la violencia.

- Enviar contenidos con fines publicitarios y

comerciales de bienes y servicios en

beneficio propio, de familiares o de

terceros.

- Enviar correo tipo SPAM, es decir “correo

basura”, relacionado con falsos virus, con

publicidad de empresas, cadenas de

mensajes, etc.

- Usar la cuenta de correo electrónico de

otro usuario o entregar a un tercero la

contraseña propia.

- Falsificar mensajes de correo electrónico.

- Leer, borrar, copiar o modificar mensajes

de correo electrónico de otras personas,

sin su autorización.

- Enviar mensajes de correo electrónico,

alterando la dirección electrónica del

remitente para suplantar a terceros;

identificarse como una persona ficticia o

simplemente no identificarse.

- Iniciar o continuar cadenas de mensajes

pues éstas tienden a congestionar

innecesariamente la red.

- Los recursos y servicios de valor agregado,

telemático e informático que la Universidad

proporciona, deben ser utilizados de manera

racional y consciente, teniendo en cuenta

que se trata de un servicio para el beneficio

general y que cualquier falla o daño

generado a los mismos repercute en

perjuicio de todos los usuarios.

- El resguardo e integridad de nuestro

principal activo“LA INFORMACIÓN”, es

responsabilidad de todos. En la medida que

cada uno de nosotros aporte su grano de

arena, se podrán obtener permanentemente

resultados positivos en este sentido.


PA.4.2.1.

3/3




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

Solicitud de configuración

de perfil Entrevistar al personal y obtener los datos de

identificación

Informar al Jefe del Departamento

o Director(a) sobre la creación

de la cuenta

Informar al Usuario el perfil

creado

Crear la cuenta para el uso de la estación de

trabajo

Precondición: Solicitud formulada por el Director(a) o Jefe de DepartamentoPoscondición: Perfil creado

DIAGRAMA DE ACTIVIDADES CONFIGURACIÓN DE PERFILES DE USUARIOS

PA.4.2.1.1.1

1/3




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Permitir el ingreso de usuarios al dominio de

PLANDES.


SE INICIA

Cuando los Jefes de Departamento solicitan

verbalmente crear cuenta para personal

temporal o permanente adscrito al

departamento.

SE TERMINA

Cuando el personal recibe su código de acceso

INSUMO / PRODUCTO

ENTRADAS

Solicitud verbal

SALIDAS

Código de acceso


VINCULADAS

Director (a), Jefes de Departamento,

Administrador de la red.

BASE LEGAL

Normas internas del área de informática



Formato en pantalla del registro de cuentas de

usuarios para acceso al dominio de PLANDES

RECURSOS

Servidores del dominio de PLANDES

CONFIGURACIÓN DE PERFILES DE USUARIOS


PA.4.2.1.1.2

2/3




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

ADMINISTRADOR DE LA RED

1. Recibe solicitud verbal del Director o Jefe de

Departamento para la configuración de perfil

de usuarios.

2. Entrevista al personal y obtiene datos de

identificación.

3. Crea la cuenta para el uso de la estación de

trabajo.

4. Suministra la información al usuario sobre el

perfil creado.

5. Informa al Jefe de Departamento o Director

sobre la creación de la cuenta.

CONFIGURACIÓN DE LOS PERFILES DE USUARIOS

PA.4.2.1.1.3.

3/3





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

DIAGRAMA DE ACTIVIDADES CONFIGURACIÓN DE LOS EQUIPOS INFORMÁTICOS Y PERIFÉRICOS

PA.4.2.1.2.1.

1/4




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Acondicionar los equipos y periféricos para el

uso de los usuarios.


SE INICIA

Cuando la Dirección adquiere equipos de

computación y /o periférico, cuando hay cambio

de usuario o por formateo del equipo.

SE TERMINA

Cuando el personal recibe su equipo o periférico

configurado.

INSUMO / PRODUCTO

ENTRADAS

Recepción de equipos

Solicitud de Jefe de Departamento por cambio

de usuario

Reporte de usuarios de falla de equipos

SALIDAS

Equipo y/o periférico configurado


VINCULADAS

Director (a), Jefes de Departamento

Área de Informática

Usuarios

BASE LEGAL

Normas internas del área de informática

RECURSOS

Equipos informáticos

Software

CONFIGURACIÓN DE LOS EQUIPOS INFORMÁTICOS Y PERIFÉRICOS


PA.4.2.1.2.2.

2/4




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

ÁREA DE INFORMÁTICA

1. Estudia servicio de soporte a realizar:

A.- Si el equipo es nuevo arma el equipo.

1.1. Obtiene información lógica del equipo

1.2. Genera Reporte de Solicitud de

dirección IP al Centro de Atención al

Usuario vía telefónica.

1.3. Recibe del Centro de Atención al

Usuario confirmación del Reporte por

vía electrónico

1.4. Suministra vía telefónica al

Administrador Central de la red la

dirección MAC, el nombre de la

maquina y el usuario al cual será

asignada.

1.5. Recibe del Administrador Central de la

red dirección IP

1.6. Configura el equipo para convertirlo en

miembro de la red intranet de

PLANDES.

1.7. Instala el software de acuerdo a las

necesidades del usuario.

1.8. Crea el directorio del usuario con la

permisología correspondiente.

1.9. En caso de sustitución de equipos a

usuarios, restaura la información

contenida en el antiguo computador.

1.10. Instala el equipo en el lugar de trabajo

del usuario.

1.11. Configura y/o instala periféricos

1.12. Configura localmente el correo

electrónico.

B.- Si es cambio de usuario:

1.1. Traslada el equipo al nuevo sitio de

trabajo del usuario o a la sala de

servidores.


necesidades del usuario.



1.4. En caso de sustitución de equipos

restaura la información contenida en el

antiguo computador.

1.5. Si es nuevo usuario, Instala el software

de acuerdo a las necesidades del

usuario y crea el directorio del usuario

con la permisología correspondiente.

C.- Si es formateo de equipo conservando el

mismo usuario:

1.1. Respalda la información en el caso que

el equipo esté operativo.

1.2. Formatea el disco duro

1.3. Instala el sistema operativo

1.4. Instala los controladores, de ser

necesario.

1.5. Configura la red


necesidades del usuario

1.7. Configura el equipo y los periféricos



1.9. Restaura la información contenida antes

del formateo, si el equipo estaba

operativo.


PA.4.2.1.2.3.

3/4





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

D. Si es formateo de equipo con cambio de

usuario:

1.1. Respalda la información en el caso de

que el equipo esté operativo: si la

información corresponde a usuarios

retirados de la dependencia respalda

en medio magnético externo e interno

la información. En caso de ser

necesario entrega respaldo al usuario.

1.2. Formatea el disco duro

1.3. Instala el sistema operativo

1.4. Instala los controladores, de ser

necesario.

1.5. Configura la red


necesidades del usuario

1.7. Configura el equipo y los periféricos




PA.4.2.1.2.3.

4/4





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

Solicitud de equipos,

componentes e insumos

informáticos

Realiza diagnóstico del equipamiento informático

Proyecta de acuerdo a los índices de inflación y

aspectos sugeridos por el Administrador los costos de

nuevas adquisiciones

Precondición: Necesidad de equipamiento Poscondición: Informe de requerimientos informáticos

Elaborar el Informe de requerimientos

Analizar el informe con los Jefes de

Departamento, Director y Administrador

Actualizar el informe de requerimientos

Entregar al Administrador el informe para su

consideración en la formulación presupuestaria

PROYECCIÓN DE REQUERIMIENTOS DE EQUIPAMIENTO, COMPONENTES Y DE INSUMOS INFORMÁTICOS

PA.4.2.1.3.1.

1/3





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Garantizar la operatividad de la Dirección en

materia informática


SE INICIA

Cuando realiza el estudio de necesidades de

equipamiento y suministros.

SE TERMINA

Con la formulación de requerimientos en el POA

y el presupuesto

INSUMO / PRODUCTO

ENTRADAS

Solicitud de equipos, componentes e insumos

informáticos de la Dirección, Jefes de

Departamento y Usuarios.

SALIDAS

Informe de requerimientos.


VINCULADAS


Jefes de Departamento, Director, Usuarios

Administrador

BASE LEGAL

Reglamento de compras



Plan Operativo Anual

Proyecto de presupuesto

Informe de requerimientos

PROYECCIÓN DE REQUERIMIENTOS DE EQUIPAMIENTO, COMPONENTES Y DE INSUMOS INFORMÁTICOS


PA.4.2.1.3.2.

2/3




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

RESPONSABLE DEL AREA DE

INFORMÁTICA

1. Obtiene de los Jefes de Departamento

requerimientos en materia informática.

2. Realiza diagnostico del equipamiento

informático.

3. Proyecta de acuerdo a los índices de

inflación y otros factores sugeridos por

el Administrador los costos por nuevas

adquisiciones.

4. Elabora informe acerca de equipos,

componentes y suministros requeridos.

5. Analiza el Informe en reunión conjunta

con los Jefes de departamento, Director,

y Administrador el informe.

6. Considera las observaciones.

7. Entrega al Administrador de la

Dependencia el Informe.

PROYECCIÓN DE REQUERIMIENTOS DE EQUIPAMIENTO, COMPONENTES Y DE INSUMOS NFORMÁTICOS

PA.4.2.1.3.3.

3/3





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

RESPALDO PERIÓDICO DE LA DATA

PA.4.2.1.4.1.

1/3





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Garantizar la conservación de la información

generada en la dependencia.


SE INICIA

Periódicamente, con el ingreso vía red a cada

estación de trabajo.

SE TERMINA

Cuando copia la data en el disco duro que

contiene la información de la dependencia.

INSUMO / PRODUCTO

ENTRADAS

Normas de administración de la red

Información contenida en el disco duro de la

dependencia

SALIDAS

Respaldo de la información institucional

generada por los usuarios


VINCULADAS


RECURSOS

Estaciones de trabajo de los usuarios

Estación de trabajo del Administrador de la red

Medios magnéticos de almacenamiento externo

RESPALDO PERIÓDICO DE LA DATA

PA.4.2.1.4.2.

2/3





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

RESPONSABLE DEL ÁREA DE

INFORMÁTICA

1. Periódicamente, ingresa vía red a las

estaciones de trabajo de los usuarios.

2. Elimina respaldo anterior.

3. Copia la información generada en el año en

curso para cada usuario.

PA.4.2.1.4.3.

3/3

RESPALDO PERIÓDICO DE LA DATA DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

Solicitud de servicio

Identificar el tipo de asistencia requerida y

registrar en el formulario de Registro de Soporte

Técnico el tipo de asistencia y la fecha de la

solicitud.

Asignar prioridad según el tipo de servicio y urgencia

Identifica el problema en la PC del usuario.

Obtener firma del Usuario y fecha en el formulario de Registro de Soporte Técnico.

Registra en el formulario de Registro de Soporte Técnico el

soporte realizado.

Instalar los programas necesarios y realizar

pruebas con el Usuario.

PRECONDICIÓN: Solicitud de servicioPOSCONDICIÓN: Servicio de asistencia realizado.

Archivar el formulario de Registro de Soporte

Técnico


PA.4.2.2.1.1.

SOPORTE A SOFTWARE

1/3




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Mantener operativo el equipamiento informático

de la dependencia


SE INICIA cuando el usuario solicita asistencia

técnica.

SE TERMINA cuando el administrador de la red

archiva el formulario de Registro de Soporte

Técnico.

INSUMO/PRODUCTO

ENTRADAS

Solicitud de asistencia personalmente o por vía

telefónica

SALIDA

Equipo operativo

Registro de soporte


VINCULADAS

PLANDES (Usuarios, Administrador de la red)

FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS

UTILIZADOS

Formulario Registro de Soporte Técnico

PA.4.2.2.1.2.

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO SOPORTE A SOFTWARE

2/3




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

USUARIO DE PLANDES

1. Solicita servicio de asistencia por vía

telefónica o personalmente al Administrador

de la red.


2. Identifica el tipo de asistencia requerida y

registra en el formulario de Registro de

Soporte Técnico el tipo de asistencia y la

fecha de la solicitud.

3. Asigna prioridad según el tipo de servicio y

urgencia del caso e informa al Usuario.

4. Identifica el problema en la PC del usuario.

5. Instala los programas necesarios para

solucionar el problema y realiza pruebas con

el Usuario.

6. Registra en el formulario de Registro de

Soporte Técnico el soporte realizado.

7. Solicita al Usuario firma y fecha en el

formulario de Registro de Soporte Técnico.

8. Archiva el formulario de registro de soporte

técnico.

SOPORTE A SOFTWARE

PA.4.2.2.1.3

3/3





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:


1/3

PA.4.2.2.2.1.

SOPORTE A HARDWARE




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Proporcionar óptimo funcionamiento de los

componentes físicos del equipamiento

informático.


SE INICIA cuando el usuario solicita asistencia

técnica de soporte de hardware.

SE TERMINA cuando el Administrador de la red

archiva el formulario de Registro de Soporte

Técnico.

INSUMO/PRODUCTO

ENTRADAS

Solicitud de asistencia personalmente o por vía

telefónica

SALIDA

Equipo operativo

Registro de Soporte Técnico


VINCULADAS



UTILIZADOS

Formulario Registro de Soporte Técnico

SOPORTE A HARDWARE

2/3

PA.4.2.2.2.2.

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO SOPORTE A HARDWARE




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

USUARIO DE PLANDES

1. Solicita servicio de asistencia por vía

telefónica, e-mail o personalmente al

Administrador de la red.


2. Identifica el tipo de asistencia requerida y

registra en el formulario de Registro de

Soporte Técnico el tipo de asistencia y la

fecha de la solicitud.

3. Informa al usuario el tiempo aproximado

de revisión y fija día y hora de intervención

técnica.

4. Diagnostica y evalúa el alcance de los

problemas de los equipos afectados.

5. Repara el hardware.

6. Verifica con el Usuario el funcionamiento

del equipo.

7. Registra en el formulario el soporte técnico

realizado.

8. Entrega el equipo al Usuario.

9. Solicita al Usuario firma y fecha en el

formulario de Registro de Soporte Técnico.

10. Archiva el formulario.

SOPORTE A HARDWARE

3/3

PA.4.2.2.2.3





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

Cronograma de mantenimiento

Limpiar y lubricar partes mecánicas, rodajes,

mecanismos, y optimizar discos.

Verificar cumplimiento de recomendaciones de uso de los fabricantes y de las

políticas internas de conservacion de equipos.

Realizar diagnóstico y chequeo general de

hardware.

Archivar copia del informe.

Informar al Director(a) mediante entrega del

Informe.

Actualizar a los usuarios sobre las normas de uso

de los equipos.

Elaborar el Informe de Mantenimiento Anual especificando las

recomendaciones sobre previsión presupuestaria para ampliación de la capacidad de los equipos y sustituciones.

PRECONDICIÓN: Programación de mantenimiento preventivoPOSCONDICIÓN: Informe anual de mantenimiento realizado.

MANTENIMIENTO PREVENTIVO

PA.4.2.2.3.1.

1/3





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Preservar la plataforma informática para el

óptimo funcionamiento del equipamiento

informático de la dependencia.


SE INICIA cuando el Administrador de la red

inicia el mantenimiento de acuerdo al

cronograma establecido.

SE TERMINA cuando el Administrador de la red

archiva copia del informe Anual de

Mantenimiento

INSUMO/PRODUCTO

ENTRADAS

Cronograma de Mantenimiento Preventivo

SALIDA

Informe Semestral de Mantenimiento.


VINCULADAS



UTILIZADOS

Informe Anual de Mantenimiento


PA.4.2.2.3.2.

2/3





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

ANALISTA

1. De acuerdo al cronograma establecido:

- Hace limpieza de rodajes y mecanismos

- Aspirado de polvo y partículas

- Lubricación de partes mecánicas

- Revisión de voltajes en fuentes de

alimentación

- Revisión y optimización de discos

- Verificación del cumplimiento de las

recomendaciones de uso y conservación de

equipos hechas por los fabricantes

- Verificación del cumplimiento de las políticas

internas de uso y conservación de equipos.

2. Realiza diagnóstico y chequeo general de

hardware.

3. Elabora el Informe de Mantenimiento Anual

especificando las recomendaciones sobre

previsión presupuestaria para ampliación de

la capacidad de los equipos y sustituciones.

4. De ser necesario actualiza al personal sobre

las normas de uso de los equipos.

5. Entrega al Director(a) el Informe para

conocimiento.

6. Archiva copia del Informe.


3/3

PA.4.2.2.3.3.





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

Solicitud de servicio de

mantenimiento

Llenar el formulario Reporte de Servicio con los datos

de la solicitud

Realizar el diagnóstico y completar el formulario

Reporte de Servicio

Precondicion: Solicitud de servicioPoscondicion: Servicio de mantenimiento correctivo realizado

Hacer efectiva la garantia

Reparación o sustitución de partes

y tiene garantía

Informar al Centro de Atencion al Usuario y

esperar asistencia

Soporte técnico de DSIA

Verificar existencia de partes

Mantenimiento en el Area de Informatica

de la dependencia

Solicitar al Administrador la compra de partes o equipos

No hay en existencia

Adquirir bienes y serviciosReemplazar partes y

componentes

Desechar las partes que corresponda a consumibles

Obtener firmas de DSIA y el Usuario en el formulario

Reporte de Servicio en conformidad

Desincorporar de inventario el equipo o componentes

que corresponda

MANTENIMIENTO CORRECTIVO

1/3

PA.4.2.2.4.1.





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Corregir las fallas en el equipamiento informático


Se inicia cuando el Administrador de la red de

Informática recibe notificación de fallas de los

equipos y/o sus componentes.

Se termina cuando el Administrador de la red

archiva el formulario Reporte de Servicio.

INSUMO/PRODUCTO

ENTRADAS

Notificación de fallas

SALIDA

Equipo y componentes en funcionamiento

Reporte de Servicio


VINCULADAS



UTILIZADOS

Reporte de Servicios


2/3

PA.4.2.2.4.2.





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:


1. Recibe del usuario la solicitud de servicio de

mantenimiento.

2. Llena el formulario Reporte de Servicio con

los datos de solicitud.

3. Revisa el equipo y hace el diagnóstico.

4. Completa el formulario.

5. Si el equipo requiere reparación o sustitución

de partes en garantía, entrega copia del

Reporte de Servicio al Administrador y

tramita ante el proveedor para hacer

efectiva la garantía.

6. Si requiere asistencia de soporte técnico de

DSIA:

- Solicita la asistencia en el Centro de

Atención al Usuario de acuerdo al

procedimiento establecido.

- Una vez recibida la asistencia solicita al

Analista de DSIA firma en el formulario

Reporte de Servicio.

- Ir al paso Nº 12

7. Si la actividad de mantenimiento correctivo

se realiza en el área de informática y no hay

en existencia las partes requeridas elabora

nota de requisición y la entrega al

Administrador de la Dirección.

ADMINISTRADOR DE LA DIRECCIÓN

8. Ir al proceso: Adquisición de bienes y

servicios.


9. Espera compra de partes.

10. Facilita temporalmente un equipo al

usuario, si hay disponibilidad.

11. Recibe las partes a sustituir y las reemplaza

e instala.

12. Prueba el equipo con el usuario y obtiene

firma en conformidad en el formulario de


13. Completa y firma el Reporte de Servicio.

14. Desecha las partes sustituidas que

corresponda a consumibles.

15. Desincorpora de inventario el equipo o los

componentes que corresponda. Ir al

proceso: Desincorporación de equipos y

componentes.

16. Archiva el Formulario Reporte de Servicio.


3/3

PA.4.2.2.4.3.





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

Reporte de servicio

Elaborar el Informe de Desincorporación de equipos o partes

inservibles

Esperar el retiro de los bienes.

Informar a la Oficina Central de Control de

Bienes, mediante oficio e informe de

desincorporación avalado por el

Director(a)

Almacenar el equipo en el depósito de la

dependencia

Precondicion: Reportes de servicio e informes de Mantenimiento avalados por el Director(a) Poscondicion: Bienes retirados

Informe de mantenimiento

DESINCORPORACIÓN DE EQUIPOS Y COMPONENTES

PA.4.2.3.1.

1/3





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Retirar los equipos y componentes fuera de

servicio por obsolescencia o irreparables.


SE INICIA cuando el administrador de la red

elabora el Informe de Desincorporación.

SE TERMINA cuando el Administrador remite a

la Oficina Central de Control de Bienes el

Informe de Desincorporación.

INSUMO/PRODUCTO

ENTRADAS

Reporte de mantenimiento

SALIDA

Informe de Desincorporación

Equipo retirado al depósito


VINCULADAS

PLANDES (administrador de la red,

Administrador, Oficina Central de Control de

Bienes)


UTILIZADOS

Informe de Desincorporación

Oficio de remisión


PA.4.2.3.2.

2/3





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:


1. Una vez determinada, en las actividades de

mantenimiento, la inutilidad de equipos o

partes elabora el Informe de

desincorporación.

2. Entrega al Administrador copia del Informe

de Desincorporación.

3. Archiva copia del Informe y del formulario


4. Almacena el equipo en el depósito de la

Dirección General de Planificación y

Desarrollo.

ADMINISTRADOR

5. Remite mediante oficio, a la Oficina Central

de Control de Bienes el Informe de

Desincorporación.

6. Espera retiro de los bienes

3/3

PA.4.2.3.3.






Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

Solicitud de

asesoríaDetermina

necesidades de adiestramiento

Asesora al Usuario

Prepara de ser necesario el material de

apoyo.

Elabora el cronograma

para realizar la asesoría.

Prueba con el Usuario los

resultados de la asesoria.

Precondición: Necesidades de asesoramiento detectadasPoscondición: Usuario asesorado

ASESORÍA A USUARIOS

PA.4.2.4.1.

1/3





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

OBJETIVO

Preparar al usuario para el uso correcto y

eficiente del equipamiento informático.

FRONTERA DE INICIO Y FINANIZACIÓN

SE INICIA

Cuando el Administrador de la red detecta la

necesidad o por solicitud verbal del usuario.

SE TERMINA

Cuando el usuario maneja la herramienta.

INSUMO/PRODUCTO

ENTRADAS

Solicitud verbal

Diagnostico del administrador de la red

SALIDAS

Usuario


VINCULADAS

Usuario y administrador de la red

RECURSOS

Equipos y software

ASESORÍA A USUARIOS

PA.4.2.4.2.

2/3





Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:


1. Determina necesidades de adiestramiento

2. Elabora cronograma para realizar la

asesoria.

3. Prepara de ser necesario material de apoyo.

4. Asesora al usuario.

5. Prueba con el usuario los resultados

3/3

PA.4.2.4.3.

DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO ASESORÍA A USUARIOS




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

IX.

MODELO ACTOR - ROL

IX

MODELO ACTOR-ROL PORTADA

1/1




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

ROL ACTOR ACTIVIDADES DEL ROL DIRECTOR

ARQUITECTO DOCENTE CON

POSTGRADO EN DISEÑO URBANO

- Establecer las metas así como las acciones para concretar la misión y visión de la Dirección General de Planificación y Desarrollo.

- Dirigir y controlar la integración del sistema de planificación institucional.

- Ejercer la Secretaría Técnica del Consejo de Planificación Institucional

- Planear, dirigir, controlar y evaluar las actividades de planificación institucional en conformidad con los objetivos, políticas y lineamientos establecidos por el Consejo Universitario.

- Cumplir y hacer cumplir las disposiciones del Consejo Universitario y órganos rectores de la planificación en educación superior.

- Asignar los recursos, ordenar y distribuir el trabajo. - Coordinar los diferentes proyectos de la Dirección. - Nombrar y remover los Jefes de Departamento de la Dirección

General de Planificación y Desarrollo - Decidir sobre los proyectos que acomete la Dirección, sus

participantes y responsables conjuntamente con los Jefes de Departamento.

- Establecer programas periódicos de evaluación al personal conjuntamente con los Jefes de Departamento.

- Informar periódicamente al Rector sobre los proyectos y actividades de la Dependencia.

- Cualquier otra necesaria para el cumplimiento de la misión de la Dirección General de Planificación y Desarrollo.

PLANIFICADOR CENTRAL EN EL

ÁREA ACADÉMICA

PLANIFICADOR CENTRAL EN EL

ÁREA DE RECURSOS FÍSICOS

ECONOMISTA CON POSTGRADO EN GERENCIA Y EN PEDAGOGÍA

4 ARQUITECTOS

- Recopila, clasifica y analiza la información para la elaboración y control de ejecución de planes y programas de la dependencia.

- Realiza estudios para la evaluación de proyectos en ejecución o para la formulación de nuevos proyectos.

- Realiza estudios de planificación en una dependencia de la universidad, definiendo metas, objetivos y variables a estudiar.

- Estudia las interrelaciones entre las variables que inciden en la ejecución de planes y programas, estima el personal requerido y tiempo para la investigación.

- Evalúa proyectos y formula recomendaciones sobre los mismos.

- Realiza diagnósticos y pronósticos de mediana complejidad. - Coordina y ejecuta el desarrollo de proyectos y programas que

se llevan a cabo en una dependencia de la universidad. - Diseña, aplica e interpreta encuestas y otros instrumentos. - Planifica y coordina recursos humanos y materiales requeridos

para el desarrollo de los planes y programas. - Integra equipos de trabajo multidisciplinario. - Actualiza cuadros estadísticos e información relevante

relacionada con los proyectos asignados.

MODELO ACTOR-ROL PROCESOS FUNDAMENTALES

1/16

IX




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

ROL ACTOR ACTIVIDADES DEL ROL

- Elabora métodos y procedimientos para la estructuración y presentación de datos estadísticos y la actualización de las mismas.

- Asiste a reuniones, seminarios, conferencias y foros concernientes al área de planificación.

- Presta asistencia técnica en materia de su competencia. - Supervisa la elaboración de cuestionarios, la realización de

encuestas y el análisis de la información obtenida. - Discute con directivos de la dependencia, los objetivos y alcances

de los programas y proyectos. - Participa en la implantación de políticas definidas para alcanzar

las metas previstas en los planes. - Elabora gráficos, cuadros, y tablas sobre diversos aspectos

económicos. - Tramita solicitudes relacionadas con el área. - Lleva y registra los datos concernientes a los empresarios y otros

beneficios de crédito. - Realiza gestiones del área ante organismos públicos y privados. - Participa en la elaboración de la memoria y cuenta y demás

publicaciones. - Efectúa cálculos estadísticos y económicos. - Suministra información de carácter económico. - Mantiene registro de datos relacionados con el área. - Transcribe y accesa información operando un micro-computador. - Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad

integral, establecidos por la organización. - Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier

anomalía. - Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. - Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

PLANIFICADOR EN EL ÁREA DE

RECURSOS FÍSICOS

PLANIFICADOR EN EL ÁREA ECONÓMICA FINANCIERA

ECONOMISTA

- LIC. EN ESTADÍSTICA

- GEÓGRAFO CON POSTGRADO EN PLANIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DEL TERRITORIO

- Coordina la elaboración de los estudios de planificación. - Evalúa la estructura, diseño y ejecución de los planes de

desarrollo y de la memoria y cuenta de la Institución. - Evalúa y determina la factibilidad de proyectos. - Evacua y presta asistencia técnica en materia de su competencia. - Administra los recursos humanos, financieros y técnicos de los

planes y proyectos asignados. - Determina y efectúa proyecciones y estimaciones que inciden en

la ejecución de planes y programas. - Realiza estudios de planificación para formular los lineamientos

de los planes operativos anuales. - Planifica estudios para la evaluación de proyectos en ejecución o

para la formulación de nuevos proyectos. - Elabora conjuntamente con el personal especializado el

instrumento metodológico que va a servir de guía para la elaboración del plan operativo y el plan de desarrollo estratégico institucional.


2/16

IX




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:


PLANIFICADOR EN EL ÁREA ACADÉMICA

- ECONOMISTA CONTRATADA

- ARQUITECTO CON POSTGRADO EN DESARROLLO URBANO LOCAL

- INGENIERO

- Estudia y analiza las técnicas de planificación aplicadas para el cumplimiento de los programas.

- Supervisa la organización de métodos y procedimientos para la estructuración y representación de datos estadísticos.

- Estudia, diseña y coordina la implantación de sistemas de planificación.

- Coordina y organiza la elaboración de estadísticas. - Coordina y dirige equipos interdisciplinarios que realicen

proyectos de investigación. - Coordina y mantiene actualizada información en materia

económica. - Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de

la unidad. - Participa en el control y evaluación de las propuestas técnicas

preliminares de los planes de desarrollo de la Institución. - Participa en la coordinación de las políticas, programas y metas

de los planes operativos en función de las necesidades de la Institución.

- Formula estrategias para la implantación de los programas. - Coordina y participa en reuniones relacionados con el área. - Representa la Institución ante otros organismos. - Participa y sugiere propuestas en equipos de trabajos

multidisciplinarios. - Vela por el cumplimiento de las políticas, normas y

procedimientos establecidos. - Orienta la preparación de exposiciones de motivos y proyectos

de leyes económicas. - Recibe y analiza información financiera de organismos

internacionales. - Transcribe y accesa información operando un

microcomputador. - Solicita información a todas las dependencias que conforman la

estructura programática para la elaboración del plan de desarrollo estratégico y operativo.

- Establece los lineamientos generales que serán aplicados en las diferentes dependencias de la universidad.

- Discute con las instituciones objetivos y alcances de los programas y proyectos.

- Elabora informes técnicos, presentando conclusiones y recomendaciones.

- Coordina y supervisa la realización de pronóstico y diagnóstico. - Cumple con las normas y procedimientos en materia de

seguridad integral, establecidos por la organización. - Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo reportando

cualquier anomalía. - Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. - Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.


3/16

IX




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:


JEFE DE PLANES OPERATIVOS Y ESTRATÉGICOS EN EL ÁREA DE

PLANIFICACIÓN ECONÓMICA FINANCIERA

ECONOMISTA - Coordina el proceso de seguimiento y control de los planes estratégicos y operativos de la Universidad.

- Planifica actividades de evaluación de proyectos en ejecución o para la formulación de nuevos proyectos.

- Revisa y adecua a la Institución los instructivos e instrumentos metodológicos, que van a servir de guía para la elaboración, seguimiento y control de los planes estratégicos y operativos institucionales.

- Estudia y analiza la problemática actual de la Universidad, en las áreas de Docencia, Investigación, Extensión, Servicio y Administración, a fin de desarrollar proyectos acorde a las necesidades de la Institución.

- Analiza cualitativamente como cuantitativamente, los indicadores arrojados por la evaluación institucional, con el objeto de verificar el cumplimiento de los planes institucionales.

- Participa en la elaboración de las políticas, programas y metas de los planes operativos, en función de las necesidades de la Universidad.

- Desarrolla conjuntamente con la Unidad de Planificación y Programación Presupuestaria, mecanismos que permitan articular los planes y presupuestos de la Universidad.

- Mantiene contacto con la Oficina de Planificación del Sector Universitario, a fin de ejecutar los lineamientos emanados en el área de planificación y promoción.

- Mantiene relaciones con Universidades Nacionales y Organismos de Planificación y Promoción del País, con el objeto de propiciar intercambios de conocimientos a nivel de planificación.

- Brinda asesoría al personal encargado de la planificación en las diferentes dependencias de la Universidad, en la elaboración y ejecución de planes estratégicos y operativos y a cualquier ente universitario que requiera apoyo en materia de planificación.

- Coordina la publicación de los planes estratégicos y operativos de la Universidad.

- Coordina y planifica jornadas, talleres y otros eventos, a fin de propiciar y promover los planes estratégicos y operativos institucionales.

- Elabora conjuntamente con el supervisor inmediato, el presupuesto de la dirección.

- Elabora conjuntamente con el supervisor inmediato, las políticas, normas y reglamentos internos de la dirección.

- Supervisa y controla el personal a su cargo. - Evalúa el personal a su cargo. - Elabora informes técnicos, presentando conclusiones y

recomendaciones. - Transcribe y accesa información operando un microcomputador. - Cumple con las normas y procedimientos en materia de

seguridad integral, establecidos por la organización.


4/16

IX




Fecha:



‘

CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:


- Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo reportando cualquier anomalía.

- Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. - Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

ARQUITECTO EN EL ÁREA DE PLANIFICACIÓN DE RECURSOS FÍSICOS

ARQUITECTO

INGENIERO CON POSTGRADO EN DESARROLLO URBANO LOCAL CONTRATADO

ARQUITECTO CONTRATADO

- Diseña y elabora proyectos arquitectónicos, requeridos por las diversas unidades de la Institución.

- Evalúa e inspecciona la ejecución de obras internas o contratadas por la Institución.

- Revisa proyectos terminados y efectúa observaciones pertinentes.

- Realiza ampliaciones y remodelaciones requeridas. - Asesora y evacua consultas técnicas en materia de su

competencia. - Prepara croquis, diagramas, cómputos métricos, entre otros. - Estudia áreas ambientales y de construcción. - Elabora y/o solicita presupuestos estimados a empresas del

área. - Asiste y participa en reuniones del área. - Discute y analiza, conjuntamente con el personal del área, las

obras a realizar. - Planifica, controla y hace requerimiento a la rehabilitación y

equipamiento de la planta física de la Institución. - Participa en la elaboración del presupuesto de la unidad. - Elabora informes de estudios de áreas y memoria descriptiva

de proyectos de arquitectura. - Analiza proyectos de edificaciones para constatar el

acatamiento de las normas establecidas sobre construcción. - Diseña instrumentos normativos de desarrollo de planta física. - Hace seguimiento al Plan Maestro de la Institución.

- Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.

- Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.


DIBUJANTE JEFE EN EL ÁREA DE

RECURSOS FÍSICOS

BACHILLER - Planifica, organiza y coordina el trabajo de dibujo de la unidad. - Jerarquiza y distribuye el trabajo solicitado por los diferentes

usuarios. - Propone y diseña los bosquejos de los dibujos a realizarse

según el área. - Verifica que los cálculos a escala estén de acuerdo a las

especificaciones de los usuarios. - Supervisa y controla la ejecución de planos, gráficos, mapas,

cuadros, entre otros.


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Fecha:



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CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:


- Propone y realiza los dibujos solicitados por los usuarios, cuidando y supervisando los detalles técnicos y demás especificaciones necesarias en el área.Orienta técnicamente en el área de su competencia.

- Supervisa trabajos rotulados. - Diseña y dibuja planos en perspectiva. - Diseña tabiquería y tipo de mobiliario necesario para la

Institución. - Elabora la requisición de material y equipo de trabajo. - Distribuye y supervisa las actividades del personal a su cargo. - Controla y evalúa el personal a su cargo. - Cumple con las normas y procedimientos en materia de

seguridad integral, establecidos por la organización. - Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando

cualquier anomalía. - Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

ADMINISTRADOR LIC. EN ADMINISTRACIÓN

- Revisa y verifica los movimientos y registros contables, estados de cuentas, conciliaciones bancarias, cierres de cuentas y balances de comprobación.

- Lleva registro y control administrativo del presupuesto asignado a la unidad.

- Elabora y analiza cuadros relacionados con el movimiento y gastos administrativos.

- Lleva el control de las cuentas por cobrar y pagar. - Elabora y mantiene actualizada la ejecución presupuestaria de

la unidad. - Emite y firma cheques, conjuntamente con el supervisor. - Efectúa las conciliaciones bancarias. - Mantiene actualizada la disponibilidad y cuentas para efectos

del cierre contable del ejercicio fiscal. - Tramita órdenes de servicio de mantenimiento, construcción

de obras y reparaciones necesarias en la dependencia. - Controla el saldo del fondo fijo. - Realiza transferencias y demás trámites para la cancelación o

movimientos de cuentas. - Maneja y controla el fondo rotativo de la unidad. - Tramita las liquidaciones de impuesto y cualquier otro asunto

del régimen tributario. - Tramita o verifica los viáticos. - Lleva registro y control de proveedores. - Lleva el control de los bienes y materiales de la unidad. - Vela por el cumplimiento de la normativa legal vigente que

rige la materia. - Lleva el control y administra los fondos de trabajo y/o caja

chica. - Elabora y hace seguimiento a las órdenes de pago tramitadas

por la unidad. - Rinde cuentas ante los entes controladores.

MODELO ACTOR-ROL APOYO ADMINISTRATIVO

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Fecha:



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CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:


- Solicita presupuestos a empresas comerciales. - Redacta documentos y memoranda en general.Lleva el control

de contratos prestados a la Institución. - Participa en la implementación de sistemas contables,

financieros y administrativos. - Participa en el control financiero de proyectos de

investigación. - Atiende en informa al público en general. - Asiste y participa en reuniones del comité de compras y otras,

referentes al área de su competencia. - Supervisa y distribuye las actividades del personal a su cargo. - Cumple con las normas y procedimientos de higiene y



RECEPCIONISTA BACHILLER - Opera una central telefónica pequeña, haciendo y recibiendo llamadas telefónicas, conectando las mismas con las diferentes extensiones.

- Atiende al público que solicita información dándole la orientación requerida.

- Anota en libros de control diario las llamadas efectuadas y recibidas por el personal y el tiempo empleado.

- Mantiene el control de llamadas locales y a larga distancia mediante registro de número de llamadas y tiempo empleado.

- Recibe la correspondencia y mensajes dirigidos a la unidad. - Anota los mensajes dirigidos a las diferentes personas y

secciones de la unidad. - Entrega la correspondencia recibida a las diferentes personas

y secciones, así como también los mensajes recibidos. - Cumple con las normas y procedimientos en materia de



OFICINISTA DEL ÁREA DE RECURSOS FÍSICOS

BACHILLER - Recibe, revisa, clasifica, archiva y despacha comunicaciones y demás documentos de oficina consignados por usuarios de la unidad.

- Llena a mano formatos, libros de registros y control, fichas y otros documentos similares.

- Efectúa y atiende llamadas telefónicas. - Atiende a profesores, estudiantes, empleados y público en

general. - Suministra información a las personas que la requieran. - Opera una fotocopiadora.

MODELO ACTOR-ROL APOYO SECRETARIAL Y LOGÍSTICO

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Fecha:



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CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:


- Lleva el control de ingresos y egresos de material. - Recibe información para transcribirla. - Procesa en el computador información solicitada. - Transcribe correspondencia general, notas de exámenes,

datos de inscripción y cualquier documento que se le asigne. - Llena formatos de cheques de acuerdo a los datos contenidos

en los documentos soporte. - Transcribe información para mantener bases de datos. - Realiza respaldos a la información procesada en el

computador. - Graba información para mantener bases de datos. - Elabora cuadros demostrativos, organigramas, formatos,

flujogramas y otros documentos con la información procesada.

- Imprime el trabajo realizado. - Desglosa, ordena, compagina y entrega los documentos con la

información procesada. - Cumple con las normas y procedimientos en materia de

Seguridad Integral, establecidos por la organización. - Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando


SECRETARIA DE DIRECCIÓN

SECRETARIA DEL ÁREA

ACADÉMICA

TÉCNICO SUPERIOR EN

ADMINISTRACIÓN

BACHILLER

- Redacta correspondencia, oficios, actas, memorando, anuncios y otros documentos varios de poca complejidad.

- Transcribe a máquina o en computador correspondencia como: oficios, memorandos, informes, tesis, listados, actas, resultados de exámenes, notas, artículos para prensa y carteleras, anuncios, guías, contratos, trabajos de cátedras, exámenes, memoria y cuenta y otros documentos diversos.

- Llena a máquina o a mano formatos de órdenes de pago, recibos, requisiciones de materiales, órdenes de compra y demás formatos de uso de la dependencia.

- Recibe y envía correspondencia. - Opera la máquina fotocopiadora y fax. - Lleva registro de entrada y salida de la correspondencia. - Realiza y recibe llamadas telefónicas. - Actualiza la agenda de su superior. - Toma mensajes y los transmite. - Atiende y suministra información a estudiantes, personal de la

Institución y público en general. - Brinda apoyo logístico en la organización y ejecución de

reuniones y eventos. - Convoca a reuniones de la unidad. - Archiva la correspondencia enviada y/o recibida. - Actualiza el archivo de la unidad. - Distribuye la correspondencia de la unidad. - Elabora cheques.

MODELO ACTOR-ROL APOYO SECRETARIAL Y LOGÍSTICO

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Fecha:



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CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:


- Desglosa y entrega cheques. - Lleva control de caja chica. - Vela por el suministro de materiales de oficina de la unidad. - Tramita pasajes, alojamiento y viáticos en caso de movilización

de su superior. - Inscribe estudiantes en cursos, laboratorios y eventos propios

de la unidad. - Lleva control de los registros de asistencia del personal

administrativo, obrero, docente y estudiantes con Beca-servicio, adscritos a la unidad.

- Elabora actas de notas. Elabora hemeroteca. Ordena en los estantes libros, textos, revistas y otros.

- Entrega equipos, materiales y libros a los estudiantes. - Recibe y controla peticiones de tesis de grado. - Prepara información de la cartelera, anuncios para concursos y

eventos de la unidad. - Actualiza la cartelera. - Vende guías a los estudiantes. - Chequea y controla los préstamos de los libros de la unidad a

los estudiantes. - Transcribe y accesa información operando un

microcomputador. - Cumple con las normas y procedimientos en materia de



OPERADOR DE MAQUINA DE

REPRODUCCIÓN

BACHILLER - Opera diversos equipos de reproducción tales como: fotocopiadoras, multilith, mimeógrafo, fotostáticas, heliográficas, etc.

- Compagina, corta y encuaderna el material reproducido. - Prepara el material necesario para la reproducción. - Mezcla soluciones químicas para el funcionamiento de las

máquinas reproductoras. - Lleva el inventario del material de reproducción. - Detecta y reporta necesidades de materiales y equipos de

trabajo. - Archiva órdenes de trabajo recibidas. - Realiza mantenimiento preventivo y reparaciones menores a

las máquinas de reproducción. - Reporta fallas mayores de los equipos de reproducción. - Organiza y suministra el material de reproducción. - Vela por el buen uso y funcionamiento de los equipos que

opera. - Cumple con las normas y procedimientos en materia de

seguridad integral, establecidos por la organización.

APOYO SECRETARIAL Y LOGÍSTICO MODELO ACTOR-ROL

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Fecha:



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CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

ROL ACTOR ACTIVIDADES DEL ROL - Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando

cualquier anomalía. - Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

MENSAJERO EXTERNO

BACHILLER - Equipa el medio de transporte que utiliza antes y durante la jornada.

- Conduce vehículo automotor para transportar correspondencia y/o encomiendas. Distribuye y entrega todo tipo de correspondencia, oficios, boletines, memoranda, órdenes de pago, fichas académicas, circulares, invitaciones y participaciones entre las dependencias de la institución y demás organismos públicos y privados.

- Retira de las diferentes dependencias, organismos, instituciones, fundaciones: comunicaciones, encomiendas, documentos, etc.

- Efectúa operaciones y gestiones bancarias, tales como: depósitos de cheques, efectivo, retira

chequeras, transferencias, etc. - Realiza compra de materiales, artículos de oficina y equipos

que se requieren, de acuerdo a las necesidades presentadas. - Reporta a la Unidad de Administración los gastos ocasionados

por combustible. - Llena reportes periódicos de las tareas asignadas. - Mantiene limpio y en orden equipo y sitio de trabajo. - Cumple con las normas y procedimientos de seguridad

integral establecidos por la Organización. - Realiza cualquier otra tarea afín que te sea asignada.

ASEADOR TÉCNICO SUPERIOR

UNIVERSITARIO EN RECURSOS

HUMANOS

- Realiza la limpieza de oficinas, laboratorios, pasillos, baños y otras áreas.

- Limpia paredes, tabiques, puertas, vidrios, ventanales, escritorios, mesones, muebles y accesorios en laboratorios, aulas y oficinas.

- Suministra y coloca en sus respectivos lugares: toallas, jabón, papel sanitario, desodorantes y otros.

- Recoge, embolsa y coloca la basura en sus respectivos depósitos.

- Moviliza material de oficina y mobiliario. - Abre y cierra puertas, enciende y apaga luces, activa y

desactiva equipos de oficina, en horas previamente establecidas.

- Llena reportes de las tareas asignadas. - Mantiene limpio y en orden equipos y sitio de trabajo. - Cumple con las normas y procedimientos de seguridad

integral.

MODELO ACTOR-ROL

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Fecha:



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CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:


ARCHIVISTA EN EL ÁREA DE

INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

EN EDUCACIÓN SUPERIOR

LIC. EN HISTORIA

- Coordina y controla la recepción de la documentación. - Identifica las carpetas donde va a ser archivado el

material. - Recibe material para archivar. - Clasifica el material para archivar. - Codifica el material para archivar, de acuerdo al código

establecido. - Suministra expedientes y/o documentos a las diferentes

unidades, según la normativa vigente. - Efectúa la lectura de los documentos a archivar. - Archiva en los expedientes correspondientes los

documentos recibidos. - Ubica las carpetas nuevas en sus respectivos archivadores. - Retira e incorpora expedientes, carpetas con documentos u

otros en los archivadores. - Realiza inventarios de archivos, para la evacuación de

expedientes de inactivos y documentos que han caducado. - Vela por la conservación, restauración y mantenimiento de

la documentación. - Participa en el diseño y ejecución de instrumentos técnicos. - Lleva el control de préstamos de expedientes y/o

documentos. - Revisa los controles de préstamos para verificar la fecha de

vencimiento. - Proporciona información del material archivado, según las

normas establecidas. - Actualiza el Thesauro en términos claves. - Planifica, coordina, supervisa y controla las actividades de

los auxiliares de archivo adscritos a la unidad. - Vela por el cumplimiento de los reglamentos, normas y

procedimientos de la unidad. - Atiende y resuelve problemas que se presentan en el

archivo. - Opera un microcomputador para accesar información. - Cumple con las normas y procedimientos en materia de



GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN MODELO ACTOR-ROL

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Fecha:



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CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

ROL ACTOR ACTIVIDADES DEL ROL ASISTENTE EN RECURSOS DE

APOYO INFORMÁTICO EN

EL ÁREA DE RECURSOS FÍSICOS

ASISTENTE EN RECURSOS DE

APOYO INFORMÁTICO EN

EL ÁREA DE APOYO

INFORMÁTICO

2 TÉCNICO SUPERIOR

UNIVERSITARIO EN INFORMÁTICA

TÉCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN

INFORMÁTICA

- Opera los sistemas a su cargo de acuerdo a procedimientos preestablecidos.

- Realiza respaldo de información siguiendo procedimientos establecidos.

- Recupera información siguiendo procedimientos establecidos.

- Organiza los reportes emitidos por los sistemas. - Detecta fallas técnicas de los equipos. - Orienta técnicamente a los usuarios en materia de su

competencia. - Reporta las necesidades de insumos y materiales propios

del área. - Transcribe y accede información en la computadora. - Desarrolla aplicaciones mediante herramientas de

productividad. - Ejecuta tareas de trascripción y captura de información a

través de cualquier dispositivo electrónico. - Opera medios audiovisuales. - Proporciona apoyo logístico y técnico para las

presentaciones y eventos. - Apoya la producción de presentaciones y publicaciones. - Documenta los trabajos realizados. - Ejecuta procedimientos operativos establecidos. - Mantiene en orden los materiales y sitio de trabajo,

reportando cualquier anomalía. - Responde por el inventario de los equipos, herramientas

de trabajo y de los materiales a su cargo. - Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. - Cumple con las normas y procedimientos en materia de

seguridad integral, establecidas por la organización. - Cumple los lineamientos, normas y procedimientos

administrativos y técnicos establecidos por la organización.

- Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

ANALISTA DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

EN EL ÁREA ACADÉMICA

INGENIERO DE SISTEMAS

- Aplica normativa por la cual se rigen las actividades o procesos.

- Coordina actividades y proyectos bajo su responsabilidad. - Detecta necesidades existentes en el área bajo su

responsabilidad. - Propone a su jefe inmediato los planes del área a su cargo. - Interviene en la definición de métodos, normas y

procedimientos. - Brinda asistencia técnica a los usuarios en lo referente a la

tecnología de información y comunicación. - Analiza los requerimientos de tecnología de información y

comunicación.

APOYO INFORMÁTICO MODELO ACTOR-ROL

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IX




Fecha:



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CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:


- Evalúa los proyectos desarrollados bajo su responsabilidad. - Evalúa el desarrollo o ejecución de los procesos bajo su

responsabilidad. - Gestiona soluciones oportunas. - Asesora al personal del área. - Desarrolla proyectos en el área. - Coordina las actividades en la ejecución del proceso de

mantenimiento de los sistemas, servicios y recursos a su cargo.

- Estima costo, tiempo y calidad del mantenimiento de los sistemas, servicios y recursos a su cargo.

- Aplica nuevas estrategias y/o metodologías de tecnología de información y comunicación.

- Administra recursos humanos y tecnológicos. - Participa en los cambios y mejoras de los procesos

organizacionales para su sistematización. - Participa en la evaluación del posible impacto organizacional

como consecuencia de la aplicación de tecnología de información y comunicación.

- Analiza los requerimientos de las distintas dependencias de la institución en relación a las necesidades de sistematización.

- Analiza aplicaciones siguiendo estándares tecnológicos y metodologías establecidos por la Institución.

- Elabora aplicaciones siguiendo estándares tecnológicos y metodologías establecidos por la Institución.

- Diseña aplicaciones siguiendo estándares tecnológicos y metodologías establecidos por la Institución.

- Mantiene aplicaciones siguiendo estándares tecnológicos y metodologías establecidos por la Institución.

- Implanta aplicaciones siguiendo estándares tecnológicos y metodologías establecidos por la Institución.

- Evalúa tecnología de información y comunicación. - Supervisa el desarrollo de las tecnologías de información y

comunicación de mediana y baja complejidad. - Determina las herramientas a utilizar en el desarrollo de las

tecnologías de información y comunicación. - Brinda apoyo técnico al personal bajo su cargo en el desarrollo

y mantenimiento de las aplicaciones. - Coordina la recolección de información para los sistemas de

información y comunicación utilizando las técnicas adecuadas. - Participa en la recolección de información para los sistemas de

información y comunicación utilizando las técnicas adecuadas. - Supervisa la elaboración de la documentación de los sistemas

de información y comunicación. - Participa en la elaboración de la documentación de los

sistemas de información y comunicación. - Realiza el estudio de factibilidad de los proyectos

conjuntamente con el superior.


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Fecha:



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CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:


- Participa en reuniones de trabajo relacionadas con el área. - Evalúa tecnología emergente o de punta existente en el

mercado. - Participa en la elaboración de metodología y estándares de

desarrollo de sistemas de información y comunicación. - Coordina los entrenamientos a los usuarios. - Participa en el establecimiento de prioridades para el desarrollo

de los sistemas de información y comunicación. - Promueve la formación del recurso humano bajo su

responsabilidad. - Realiza respaldo de información. - Documenta los trabajos realizados. - Cumple con las normas y procedimientos en materia de

seguridad integral, establecidos por la organización. - Cumple los lineamientos, normas y procedimientos

administrativos y técnicos establecidos por la organización. - Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando


ANALISTA PROGRAMADOR DE SISTEMAS EN

EL ÁREA ECONÓMICA FINANCIERA

INGENIERO DE SISTEMAS

- Diseña aplicaciones siguiendo estándares tecnológicos y metodologías establecidos por la Institución.

- Elabora aplicaciones siguiendo estándares tecnológicos y metodologías establecidos por la Institución.

- Analiza aplicaciones siguiendo estándares tecnológicos y metodologías establecidos por la Institución.

- Mantiene aplicaciones siguiendo estándares tecnológicos y metodologías establecidos por la Institución.

- Implanta aplicaciones siguiendo estándares tecnológicos y metodologías establecidos por la Institución.

- Diseña pruebas de las aplicaciones. - Ejecuta pruebas de las aplicaciones. - Documenta las aplicaciones según los estándares establecidos. - Recolecta información para desarrollar y/o mantener las

aplicaciones. - Orienta a los usuarios en el manejo de los sistemas

implantados. - Instruye a los programadores en el desarrollo o mantenimiento

de las aplicaciones. - Supervisa a los programadores en el desarrollo o

mantenimiento de las aplicaciones. - Evalúa software desarrollado por terceros. - Participa en reuniones de trabajo relacionadas con el área. - Coordina el plan de trabajo conjuntamente con el superior

inmediato. - Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. - Realiza respaldo de información.


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Fecha:



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CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:


- Documenta los trabajos realizados. - Cumple con las normas, lineamientos y estándares

establecidos por la unidad, para el desarrollo de sistemas de información.

- Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.



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Fecha:



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CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

Directora: Arquitecto Inés Benavides Ovallos PERSONAL DE APOYO ADSCRITO A LA DIRECCIÓN Administrador: Lic. Carlos Dávila Z. Archivista: Lic. Carlos Villalobos Anal. Rec. Info.: T.S.U. Isabel Cadenas Oper.Rep.: Ramón Rivas Oficinista: Zoraida Márquez Secretaria: Marisela Araque Secretaria: Rosa Elena Marquina Recepcionista: Evelyn Aguiño Mensajera: Luz Marina Peña. Mantenimiento: Mauricia Rangel DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN ACADÉMICA (DEPLACA) Jefe de División: Econ. Juan Carlos Contreras. Anal. de Tecnolog. de Inf y Comun.: Ing. Amelia Pabón. Personal Contrat.: Arq./MSc. Mª Eugenia Febres Cordero Personal Contrat.: Ing. Sol Yenime Millán de Feaugas. DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN DE RECURSOS FÍSICOS (DEPREF) Jefe de División: Econ. María Antonia Altuve Molina Planificador Central: Arq. Beatriz Delgado Planificador Central: Arq. Blanca Acosta Planificador Central: Arq. María Eugenia Asprino Planificador Central: Arq. Pedro Armando González Arquitecto: Arq./MSc. Maryory A Dugarte Personal Contrat.: Ing./MSc. Indira Arévalo Personal Contrat. Arq. Tahio Rondón. Jefe de Dibujante: Carlos Eduardo Rivas Rivas Asist. Rec. Apoyo Info.: Eduardo Colombi Asist. Rec. Apoyo Info.: Alexis Ovalles DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN ECONÓMICA-FINANCIERA (DEPLAEF) Jefe de División: Econ. María Eugenia Urdaneta de Huizzi Planificador: Lic. Henry Andrade Planificador: Geog./MSc. Mery Calderón de Armas Analist. Prog. Sist.: Ing. Carlos Araujo. Personal Contrat.: Econ. Reina Dubois

PERSONAL ADSCRITO A PLANDES MODELO ACTOR-ROL

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IX




Fecha:



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CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

Diagrama de actividades.-

Flujo de trabajo de aquellos procesos de más bajo nivel en la jerarquía de procesos.

Jerarquía de procesos.-

Descomposición de un proceso complejo en un conjunto de subprocesos más simples.

Manual de Procesos y procedimientos.-

Modelo de procesos.-

Descripción de la organización desde el punto de vista de los procesos que ésta ejecuta, de sus actores y

responsabilidades, de los recursos que están involucrados en cada uno de los procesos.

Modelado de Negocios.- Representación de los elementos que constituyen una organización o parte de

ella y de sus interrelaciones.

Negocio.- Empresa, organización o una parte de ella.

Organigrama.- Representación estática de la estructura formal de una organización. Etimológicamente

significa ¨ descripción de la organización ¨ y más concretamente ¨ descripción de las unidades

administrativas de una empresa ¨.

Proceso.- Conjunto de actividades interrelacionadas que permiten alcanzar un objetivo del negocio.

Regla del negocio.-

Conjunto de condiciones que gobiernan un proceso de negocio de tal manera que éste pueda ocurrir de

una manera aceptable para la empresa (Von Halle, 2001)

Sistema de negocios.- Conjunto organizado de actividades interrelacionadas denominado procesos de

negocio.

GLOSARIO DE TÉRMINOS

1/1

XI.




Fecha:



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CÓDIGO:


Y PROCEDIMIENTOS



ASUNTO:

MATERIA:

Escuela Latinoamericana de Redes (1996). Taller de Técnicas de Planificación Institucional. Mérida,

Venezuela.

Montilva Jonás, Barrios Judith (2007). Modelado de Negocios, Versión 2.0. Mérida, Venezuela.

Montilva Jonás, Besembel Isabel (2005). Modelado de Sistemas usando UML 2.0. Mérida, Venezuela.

Pittaluga Carlos (2003). Gerencia de Procesos II: Gestión de Proyectos de Mejora. Instituto de Estudios

Superiores de Administración. Caracas, Venezuela.

Universidad de Los Andes, Manual de Cargos vigente

BIBLIOGRAFÍA

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XII.

UNIVERSIDAD DE LOS

mnpp-plandes 11-2008

Documents