MIPP

Modelo Informacional de Procesos de

NegocioProfesor

Alejandro Covacevich Vieira

Complemento del Libro

Información, Procesos de Negocio y Decisiones

I

Introducción a los Procesos

Visión del Jefe de Producción

Materia Prima Producto terminadoFabricar

Visión del Inversionista

$ $

Visión del Medioambientalista

Calor

Ruido

Desechos

Un proceso puede tener muchas entradas y salidas, pero en general se representan sólo los flujos que interesan a quien lo está estudiando.

Llamaremos proceso a las acciones destinadas a alcanzar un objetivo. Por ejemplo: Fabricar un producto.

Arbol de Objetivos

Tocar la 5ta sinfonía de Beethoven

Tocar violín

Tocar trombón

Tocar flauta

Procesos ejecutores

su producto se incorpora en

forma directa al objetivo principal Responsable: violinista

Recurso: violín

Procedimiento: partitura

Organizar

Planificar

Dirigir

Procesos administrativos su producto incide en forma indirecta sobre el objetivo principal

Objetivo principal

Subobjetivos

Ciclo de Administración

Planificar Plan

Recursos Genéricos

por ej.: un tractor

Organizar DirigirPrograma

Recursos Específicos el tractor pat. XX-128

Ejecutar

Controlar

Diagnósticos

Instrucción

Producto

Un Diagnóstico establece la brecha entre lo real y lo proyectado y es recogido por el proceso responsable

Transformar

Simular

Inferir

Decidir

Materia prima

Producto

Datos

Información

Ente externo

Producto

Datos

Información

Acción 1

Acción 2

Materia Prima se transforma en producto

Del producto se obtienen

datos

De los datos se obtiene

información

De la información se

desprenden acciones 1 y 2

Ciclo de Gestión

MÉTODOS ARTESANAL Y FUNCIONAL

CASO DE UNA FÁBRICA DE BORRADORES

Método artesanal

1Cortar madera

2 Lijar trozos

4Armar Borrador

3CortarFieltro

Borradores

Madera

Trozos

Trozos Lijados

Fieltro cortado

Fieltro

Pegamento

G1

G1

G1

G1

E1

Método funcional

E2

E3

E4

Procedimiento

Un mismo generalista (G1) hace todo el proceso

Varios especialistas (E) hacen cada uno una

parte

Fabricar Borradores

A 1

Madera Fieltro Pegamento Borradores

Si un Empresario quiere producir Borradores en cantidad, puede contratar a varios Artesanos (digamos 4), y cada uno

se encarga del proceso completo

Fabricar Borradores

A 2

Madera Fieltro Pegamento Borradores

Fabricar Borradores

A 3

Madera Fieltro Pegamento Borradores

Fabricar Borradores

A4

Madera Fieltro Pegamento Borradores

O bien, puede contratar a 4 especialistas de modo que cada uno se haga cargo de una función

Fabricar Borradores

E1, E2,E3, E4

Materia Prima Producto Terminado

Comparación entre el método Funcional y el Artesanal, desde el punto de vista del Empresario

Ventajas Desventajas

1 Mayor Producción

2 Menor costo

3 Abundancia de Mano de obra

4 Calidad homogénea

1 La línea opera al ritmo del proceso más lento

2 Necesidad de una infraestructura

3 Necesidad de una estructura jerárquica

4 Baja versatilidad de la línea de producción

Aún con sus problemas, el método funcional se convirtió en el paradigma de la industria durante 3 siglos

CÓMO MEJORAR LA EFICIENCIA DEL SISTEMA

1 AGREGAR BODEGAS INTERMEDIAS

3 TECNIFICAR

4 REDISEÑAR EL SISTEMA

5 AUTOMATIZAR

2 AGREGAR PROCESO DIRIGIR

6 TÉCNICA DE MEJORAMIENTO CONTINUO

1 AGREGAR BODEGAS INTERMEDIAS

1Cortar Madera

E1

2 Lijar Madera

E3

4 Armar Borrador

E4

3CortarFieltro

E2

Borradores

Madera

Trozos

Trozos lijados

Fieltro cortado

Fieltro

Pegamento

Dirigir

Capataz

Fieltro cortado

Almacenes intermedios

2 AGREGAR PROCESO DIRIGIR

Trozos

Trozos lijados

Instrucciones

3 TECNIFICAR EL SISTEMA

1Cortar Madera

2 Lijar Madera

4Armar Borrador

3CortarFieltro

Borradores

Madera

Trozos

Trozos Lijados

Fieltro cortado

Fieltro

Pegamento

Dirigir

I Sierra eléctrica

I

II

II Lijadora automática

III

III Guillotina

IV

IV Máquina armadora

En lugar del ejecutor representamos la

herramienta

El Procedimiento 1 era:

1Cortar madera

2 Lijar trozos

4Armar Borrador

3CortarFieltro

Borradores

Madera

Trozos

Trozos Lijados

Fieltro cortado

Fieltro

Pegamento

4 REDISEÑAR EL SISTEMA

OperaciónOperación MinutosMinutos CantidadCantidad TotalTotal

Cortar Cortar MaderaMadera

1010 11 1010

Lijar Lijar MaderaMadera

22 1010 2020

Cortar Cortar fieltrofieltro

88 11 88

PegarPegar 33 1010 3030

Total 68 minutos

=> 6,8 min. por unidad

Tiempos del Procedimiento 1

1Pegar Planchas

MaderaFieltro

Pegamento

Plancha Mixta

2 Cortar

3 Lijar Trozos

Borradores

Procedimiento 2 (alternativo)

Trozos

OperaciónOperación MinutosMinutos CantidadCantidad TotalTotal

Pegar Pegar planchasplanchas

55 11 55

Cortar Cortar plancha plancha mixtamixta

1212 11 1212

LijarLijar 22 1010 2020

Total 37 minutos

=> 3,7 min. por unidad

Tiempos del Procedimiento 2

5 AUTOMATIZAR

Fabricar Borrador

I

Madera Fieltro Pegamento Borrador

I : Máquina automática para fabricar borradores

Estructura Tradicional de Producción

Proveedor Externo

MP

1 Recibir MP

2 Proceso A

PTE

3 Proceso B

PSE

Control de Calidad

Cliente Externo

CambiosMEJORAMIENTO CONTINUO

Producto apto

Producto defectuoso

MP: Materia primaPSE: Producto semielaboradoPTE: Producto Terminado

MP

Producto apto

Diagnósticos de Calidad

Burocracia Administrativa

1 Verificar Rut

Solicitud

2 Verificar Domicilio

n Resolver Resolución

I

I: Programa verificador de RUT

II

II: Programa verificador de Domicilio

III

III: Programa Emisor de Resolución

Solicitud

Solicitud

Problemas del método funcional en caso de productos diferenciados

1. Cada producto pasa más tiempo en los almacenes intermedios que en los procesos

2. Dilución de la responsabilidad

3. Falta de información al público

Resolver solicitudes

I

I : Programa verificador de Rut

II

II : Programa verificador de Domicilio

Pregunta: ¿Cuál sería el problema?

Otra opción

Solicitud Resolución

Respuesta

- Exceso de poder - Posible corrupción - No se detectarían los errores

II Modelamiento de

Procesos Productivos

Normas Básicas

1. Los Procesos son impersonales

2. En el diagrama no se representan las excepciones ni las decisiones3. Los elementos del Diagrama son:

Proceso

Almacén Magnético

Almacén de Papel

Flujo de Documento

Flujo Físico

Entidad Externa

Almacén Físico

4. Los procesos se identifican mediante un número (que no indica necesariamente secuencia) y se rotulan mediante un verbo en modo infinitivo.

Por ejemplo: 1 Fabricar

5. En la parte inferior del círculo se indican en números romanos las herramientas que apoyan el proceso (si es que las hay)

1 Fabricar

I, III, V

Las herramientas de software deben describirse separadamente

6. Los flujos de información se rotulan con el nombre del documento que fluye. Por Ejemplo.

FacturaLlamado telefónico

Los flujos físicos, se rotulan con el nombre de lo que fluye. Por ejemplo:

Madera

7. Los almacenes, se rotulan con el nombre del archivo respectivo.

Clientes

8. Las entidades externas, se rotulan mediante el nombre de la entidad.

Cliente Departamento contable

9. Si un flujo de información está destinado a crear un nuevo registro en un almacén, entonces no se rotula

Clientes

10. En cambio, si el flujo sólo va a modificar o eliminar un registro ya existente, entonces debe llevar rótulo:

Clientes

Fecha de última compra

Clientes

Eliminación

11. Los flujos sincrónicos (que conectan directamente a 2 procesos) Siempre se rotulan

4 Obtener Nombre

7 Digitar Nombre

Nombre

13. Un flujo no puede conectar directamente a 2 almacenes.

Movimientos Clientes

Por ejemplo, para actualizar los saldos se requiere un proceso

Movimientos Clientes5 Actuali-zar Saldos

III

III: Programa actualizador de saldos

Valor del Movimiento

12. Un flujo que va desde un almacén a un proceso indica que el proceso está sólo consultando el almacén y no modifica los datos.

Movimientos3 emitir

cartola

15. Si una burbuja es muy compleja ésta se expande a otro diagrama.

Por ejemplo:

4 Vender

Sol_cot

Cotización

Aceptación

Producto

Factura

4.1 Cotizar

Lista de precios

Sol_cot

Aceptación

4.2 Cerrar Negocio

Cotización

Producto

FacturaAceptación

15. Los flujos que entran y salen del nuevo diagrama deben ser los mismos que los que entran y salen de la burbuja original.

En el caso anterior:

4 Vender

Sol_cot

Cotización

Aceptación

Producto

Factura

4.1 Cotizar

Lista de precios

Sol_cot

Aceptación

4.2 Cerrar Negocio

Cotización

Producto

Factura

Aceptación

17. Para empezar, todo el sistema se muestra como una sola burbuja mostrando sólo los flujos que lo conectan a las entidades externas.

Entidad externa 2

Entidad externa 1 Sistema

Diagrama de Contexto:

18. No se representan flujos entre entidades externas

Entidad externa 2

Entidad externa 1 Sistema

Cómo se construye el modelo

Flujo 1Flujo 2

Flujo 3Flujo 4

19. Luego, el diagrama de contexto (o a nivel 0) se abre a un diagrama (a nivel 1) que muestra los sub-procesos que lo conforman. Cada diagrama corresponde a una lámina.

20. Cada burbuja de nivel 1 se puede abrir a un diagrama a nivel 2 y así sucesivamente hasta llegar a un nivel de simplicidad tal que el proceso se pueda describir en palabras. En esta miniespecificación se indicarán las excepciones y decisiones que se excluyeron del gráfico.

21. En cada lámina o diagrama no debe haber más de 9 o 10 burbujas.

III

Casos Resueltos

Caso de la Biblioteca

En una biblioteca, los lectores deben inscribirse antes de solicitar un libro en préstamo.

Cuando solicitan un préstamo se debe verificar que:

a) El lector esté inscrito

b) El libro esté disponible en los estantes

c). El lector no tenga préstamos morosos

Cuando se presta un libro, se registra el préstamo indicando en él fecha pactada de devolución (FPD).

Cuando el libro es devuelto, el préstamo se cancela, indicando la fecha real de devolución (FRD).

Una vez al mes se debe llamar por teléfono a los lectores morosos,

Diagrama de Contexto

Sistema de

Préstamo de libros

Lectores

Datos_lector

Solicitud

Libro_p

Libro_d

Llamado

Datos_lector: Datos del lector

Solicitud: Solicitud de préstamo

Libro_p: Libro prestado

Libro_d: Libro devuelto

Llamado: Llamado telefónico a morosos

Estantes

Libro_p Libro_d

Bibliotecaria

Informe morososSistema

de Préstamo de libros

Lectores

Datos_lector

Solicitud

Libro_p

Libro_d

Llamado

Centrémoslo un poco…

Probaremos otra forma Esta nueva forma no aporta nada. La bibliotecaria y los estantes son parte deñ Sistema

Diagrama de Flujo de Documentos a nivel 1

Datos_lector

1 Inscribir lectores

Lectores

2 Prestar

Libros Préstamos

Solicitud

3 Recibir devolución

Libro_p

Libro_d

FRD

4 Llamar morosos

Llamado

Descomposición (eventual) de la burbuja “Prestar”

Lectores

2.1 Verificar inscripción

SolicitudLibros

2.2 Verificar libro

2.3 Verificar no morosidad

Préstamos

2.4 Entregar libro

Solicitud

Solicitud

Solicitud

Libro_p

Datos_lector

1 Inscribir lectoresI

Lectores

2 Prestar

Libros Préstamos

Solicitud

3 Recibir devolución

Libro_p

Libro_d

FRD

4 Llamar morosos

Llamado

Asignación de Herramientas

I: Mantenedor de LectoresII: Mantenedor de LibrosIII: Mantenedor de Préstamos

II, II, III

IIII, II, III

XX

XX XX XX

XX

XX XX XX

I II III

1

2

3

4

Procesos

Herramientas

Tabla de Procesos versus Herramientas

Datos_lector

1 Inscribir lectoresI

Lectores

2 Prestar

Libros Préstamos

Solicitud

3 Recibir devolución

Libro_p

Libro_d

FRD

4 Llamar morosos

Llamado

Restricciones a las Herramientas

I: Mantenedor de LectoresII: Mantenedor de LibrosIII: Mantenedor de Préstamos

I

I , II, III

IIII, II, III

I(1), II, III

Restricciones:

(1): Solo consulta

I(1), II(1), III

III(2)

(2): Solo permite ingresar FRD

I(1), II(1), III(1)

XX

(1)(1) (1)(1) XX

(2)(2)

(1)(1) (1)(1) (1)(1)

I II III

1

2

3

4

Procesos

Herramientas

Nueva tabla de Procesos versus Herramientas

Tabla de Permisos

Los procesos 1 y 4 quedan a cargo de una Secretaria, y los procesos 2 y 3, a cargo de una bibliotecaria.

Asignación de personas a los procesos

XX (1)(1) (1)(1)

(1)(1) (1)(1) XX

I II III

Secretaria (1,4)

Bibliotecaria (2,3)

Datos_lector

1 Inscribir lectores

Lectores

2 Prestar

Libros Préstamos

Solicitud

3 Recibir devolución

Libro_p

Libro_d

FRD

4 Llamar morosos

Llamado

Mejorar las Herramientas

I: Mantenedor de Lectores

II: Mantenedor de Libros

III: Mantenedor de Préstamos

I

Restricciones:

(1): Solo consulta

I(1), II(1), III

III(2)

(2): Solo permite ingresar FRD

I(1), II(1), III(1)

II, III

II: Programa verificador

IVIV: Listador de morosos

Nueva tabla de Permisos

I II III

Secretaria (1,4)

Bibliotecaria (2,3)

XX XX

XX XX

IV

Equipos de Radiotrasmisión

Mensualmente el dueño del negocio requiere saber cuántos equipos se vendieron de cada modelo.

Se desea crear una empresa que venda y repare equipos de Radiotrasmisión (RT).

Hay equipos de diferentes modelos en stock.

Los equipos nuevos que se vendan y/o reparen tendrán garantía de un año contra toda falla a contar de la fecha de entrega.

Cuando un equipo llegue a reparación se debe verificar si está o no en garantía

Por cada reparación se confecciona un informe de reparación. Si el equipo no tenía garantía, este informe se toma como base para emitir la factura de reparación correspondiente.

Diagrama de Contexto

Sistema de venta y

Reparación RT

Clientes Dueño

OC

Eq. nuevo

Factura vta.

Eq. dañado

Si/NoEq, reparado

Factura rep.

Informe vtas.

DFD 1 para principios del siglo XX

1 Vender

Lista precios

Eq. nuevo

Factura vta,

EquiposFecha vta.

OC2 Recibir equipo

Eq. dañado

Si/No

Eq. a reparar

3 Reparar equipo

4 Entregar equipo

Eq, reparado

Informe rep.Eq. reparado

Factura rep.

5 Emitir Inf. vtas.

Inf. Vtas.

Fecha. Rep.

DFD 1 para principios del siglo XX

1 Vender

Lista precios

Eq. nuevo

Factura vta,

EquiposFecha vta.

OC2 Recibir equipo

Eq. dañado

Si/No

Eq. a reparar

3 Reparar equipo

4 Entregar equipo

Eq, reparado

Informe rep.

Eq. reparado

Factura rep.

5 Emitir Inf. vtas.

Inf. Vtas.

I

I : Facturador ventas

III: Mantenedor tabla de equipos

II

II: Verificador de Garantía

IV: Facturador reparaciones

III (1), IV

V

V: Emisor informe ventas

DFD 1 para mediados del siglo XX

Fecha rep.

Fallas

(1): Sólo informa fecha reparación

I II III IV V

XX

XX

(1)(1) XX

XX

1

2

3

4

5

Tabla de Procesos vs Herramientas

I II III IV V

XX

XX (1)(1) XX

XX

Mesón de ventas (1)

Mesón de Reparaciones (2,4)

Dueño (5)

Tabla de permisos

III

Modelos de Datos

Biblioteca

Lectores

[RUT] Nombre Teléfono

Libros

[Id. Libro] Título Autor Stock

Préstamos

(RUT) (Id. Libro) Fecha FPD FRD

Equipos de Radiotrasmisión

Equipos

[(Modelo) Serie] Fecha venta Fecha últ. Rep.

Modelos

[Modelo] Descripción Precio

Fallas

[Id. Falla] Descripción Precio

Reparaciones

(Modelo Serie) (Id. Falla) Fecha

IV

Definición de Herramientas

Caso de la biblioteca

I Mantenedor de

Lectores

Lectores

Préstamos

Permite:

- Visualizar lectores - Incorporar nuevos lectores

- Modificar y eliminar lectores cautelando Integridad Referencial vs Préstamos

O bien:

I Mantenedor de

Lectores y Préstamos

.

Lectores Préstamos

Permite:

- Visualizar lectores (form. Principal) y préstamos (sub form) verificando Integridad referencial vs Libros

- Incorporar nuevos lectores y préstamos

- Modificar y eliminar lectores y préstamos

Libros

II

Programa Verificador

RUT lector

Id. Libro

Lectores Préstamos Libros

Sí o No

A partir de RUT lector e Id. Libro, verifica:

a) Que el lector está inscrito

b) Que no tenga préstamos morosos

c) Que el libro está disponible

Muestra en pantalla si es o no posible prestar el libro y porqué

Caso Biblioteca

Caso Biblioteca

IV

Listador de Morosos

Préstamos Lectores Libros

Morosos

Listado de Morosos

Teléfono NombreFec_ pres Título FPD

Fecha; XX/XX/XX

V

Casos a Resolver

1 Taller de Autos

En un Garage, cada tipo de intervención tiene un valor fijo.

Al llegar un auto a reparación, primero se hace un diagnóstico que se entrega al dueño junto con el presupuesto correspondiente,.

Si el dueño acepta, se asignan los mecánicos.

Luego se repara el auto. Las intervenciones y los repuestos pueden diferir de los presupuestados.

El auto reparado se entrega al cliente junto con la factura correspondiente,

A los mecánicos se les paga semanalmente de acuerdo a las intervenciones efectuadas.

Se requiere un sistema que apoye esta gestión.

2 Cuentas Corrientes Bancarias

En un Banco, los clientes pueden:

a) Abrir una cuenta corriente

b) Retirar talonarios de cheques

c) Depositar

d) Girar

e) Dar aviso de pérdida de un talonario para que los cheques no sean pagados

Además deben recibir una vez al mes la cartola correspondiente

Se requiere un Sistema que apoye la Gestión del Banco..