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MINISTERIO DE SALUD PUBLICA
ECONOMIÁ Instrucción General No. 220 1 de Junio de 1995 "Año del Centenario de la Caída de José Martí"
ASUNTO: Aplicación de Sistemas Automatizados de gestión en las Unidades Presupuestadas del Sistema Nacional de Salud.
GENERAL: Teniendo en cuenta la experiencia adquirida en la automatización de la gestión contable para perfeccionar su aplicación así como garantizar el cumplimiento de la Resolución Ministerial del MINSAP No. 235 del 22 de diciembre de 1989 y la Resolución Conjunta CEFINSAC del 1o de agosta de 1991 se dicta el siguiente:
PROCEDIMIENTO:
1. Establecer que la automatización de gestión contable en las áreas económicas de las unidades presupuestadas del Sistema Nacional de Salud (SNS) se realice á través de las aplicaciones diseñadas y/o establecidas por la Dirección de Finanzas y Contabilidad que más abajo se detallan y las que en lo adelante se elaboren.
1.1 Sistema de Contabilidad [SISCONTA]. Creado en lenguaje Sensible Solución su función es viabilizar el registro dé los hechos contables en el Diario y el Mayor a partir de los comprobantes de operaciones.
1.2 Sistema Automatizada de Registros Contables [SARC]. Se expresa en el conjunta de programas elaborados en CLIPPER Summer 87 con la función de efectuar la anotación de los documentos primarios en los submayores y registros contables, complementando el [SISCONTA]. El Sistema está compuesto por los Subsistemas que se detallan:
Medios Materiales [MEDIOS] Nóminas y Retenciones [NOMINA] Fondos Fijos [FONDOS] Activos Fijos Tangibles Unitario [UNITARIO] Activos Fijos Tangibles Modular [MODULAR] Finanzas [FINANZAS] Estados Financieros [ESTADOS] Costos por Áreas [COSTOS]
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1.3 El SARC posee además un conjunto de programas utilitarios que complementan su función.
1.3.1 Programa ARCHIVO Permite guardar en forma automatizada los resultados de los sistemas de Contabilidad y Medios Materiales, eliminando las grandes impresiones y permitiendo su consulta e impresión cada vez que se requiera.
1.3.2 Programa CONTADOR. Permite establecer las llaves de acceso a cada subsistema de forma encriptada.
1.3.3 Programa ESTIPEND. Se utiliza para el pago a los estudiantes tanto de la Educación Superior como Media.
1.3.4 Programa MODELOS. Viabiliza la impresión para su posterior reproducción de los principales modelos del SNC.
1.3.5 Programa APERTURA. Garantiza la captación inicial de los datos de los Subsistemas Medios Materiales, Fondos Fijos, Activos Fijos Tangibles Unitario, Activos Fijos TangiblesModular.
1.3.6 Programa PEDIDO DE SALA. Calcula los pedidos de sala por los diferentes centros de costos.
1.4 Los Sistemas poseen sus correspondientes Manuales de Usuario los que deberán ser listados y archivados correctamente por los usuarios conociéndose y aplicándose en todas sus partes por aquellos compañeros designados para operar cada Subsistema los que igualmente conocerán las orientaciones de la presente Instrucción y cualquier otra regulación posterior que se emita al efecto.
2 Las áreas económicas de las unidades del SNC deberán utilizar para la automatización de la gestión contable solamente estos Sistemas, los que han sido validados y aprobados por la Dirección de Finanzas y Contabilidad del Organismo. Cualquier otro programa o sistema automatizado de gestión contable no debe ser aplicado en el área económica si antes no fue sometido a la revisión y aprobación de la instancia que suscribe la presente..
3 Para evitar que por ausencias o situaciones imprevistas se dificulte el procesamiento de la información, se entrenará a más de un compañero en la operación de cada uno de los Subsistemas. Debe considerarse como parte de éste entrenamiento el que esos compañeros dominen también el Manual de Usuario del Subsistema, las orientaciones contenidas en la presente Instrucción y las posteriores regulaciones que se emitía al efecto.
4 La capacidad de las microcomputadoras asignadas a las áreas económicas así como la experiencia alcanzada en la explotación de los programas de gestión, determinan la necesidad de regular que los discos rígidos de estos equipos se estructuren de acuerdo a las indicaciones siguientes:
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4.1 Los discos rígidos de 10 ó 20 Mb tendrán una sola partición de trabajo. En tanto que las microcomputadoras que poseen una capacidad de 40 ó más Mb y que requieran realizar particiones de dicho disco crearán una con una capacidad no menor de 20 Mb donde ubicarán los directorios requeridos para la explotación de los Sistemas Contables.
4.2 En el caso que el disco rígido posea una sola partición‚ ésta debe contener
4.2.1 Directorio Raíz. Con los archivos necesarios para el buen funcionamiento del sistema operativo MSDOS. Se recomienda instalar y operar los Sistemas Contables con la versión 3.30 en aquellos discos rígidos de 10 y 20 Mb y los programas .BAT del SISCONTA.
4.2.2 Directorio Sistema. Se deben grabar en este directorio los comandos, funciones y programas contenidos en el "disco sistema" de la versión 3.30 del MSDOS.
4.2.3 Directorio Utilitar. Debe contener programas de ayuda necesarios para complementar el funcionamiento de los Sistemas Contables.
4.2.4 Directorios CONTA y SARC. Contendrá los programas del sistema SISCONTA y los del SARC respectivamente.
4.2.5 Directorio Archivo. Contendrá el programa Archivo que garantiza el archivo de los resultados mensuales del subsistema de Medios Materiales y el sistema de Contabilidad (SISCONTA), facilitando su edición en cualquier momento en que se requiera por la entidad o personal de auditoria.
4.2.6 Directorio Estipendio. Se ubicará en el mismo el programa Estipendio que se utiliza para el pago a los estudiantes tanto de la Educación Superior como Media.
4.3 Cuando exista más de una partición en el disco rígido por tener éste una capacidad de 40 MB ó más, en la designada para el trabajo de los Sistemas Contables solamente se grabarán los directorios CONTA, SARC, Archivo, Estipendio y otros que se orienten al respecto.
4.4 Se podrán abrir en la partición de trabajo donde se encuentran los directorios CONTÁ y SARC otros directorios que contengan aplicaciones que complementen o potencialicen el trabajo de los Sistemas Contables, solamente cuando se oriente por el que suscribe la presente.
4.5 En las microcomputadoras de disco rígido de 10 ó 20 Mb cuando por razones de trabajo sea necesario explotar otras aplicaciones se recomienda hacerlo á partir de disquetes ubicados en las unidades A ó B. En caso que por el tamaño del programa requiriera ser explotado desde el disco rígido, deberá habilitarse un directorio provisional que pudiera llamarse EVENTUAL desde el que se efectuará la explotación del programa» al concluir se deberá borrar del disco rígido en evitación de limitar la capacidad del mismo ya que de no hacerse podría producir resultados adversos durante la explotación de los Sistemas Contables.
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5 Establecer un procedimiento que garantiza el respaldo de la información en disquetes mediante el proceso de salva y restaura adecuado a las características de cada Subsistema de acuerdo a las instrucciones que al respecto se describen en los Manuales de Usuarios y que deberán aplicarse siempre que se realice cualquier actualización o modificación de los ficheros.
En cuanto á los disquetes de resguardo de los programas y bases de datos de los subsistemas se orienta lo siguiente:
5.1 Tener una copia de resguardo de los ficheros .EXE de los programas.
5.2 Poseer un disquete de resguardo de cada subsistema y utilitario del SARC que tenga habilitada la entidad con la información al final del mes de operaciones antes de borrar las bases de datos, es decir, previo a ejecutar la opción PREPARAR EL MES.
Esto garantiza la restaura de la información de los datos del mes anterior, lo que permitirá reconstruir partiendo de esos saldos las operaciones del mes actual que se hubieran destruido por accidentes del disco rígido y el disquete de salva diaria.
5.3 Tener un disquete de resguardo de las bases de datos de cada subsistema que está habilitado En la entidad para salvar a la salida del mismo cuando se haya realizado cualquier modificación de los datos.
En aquellos subsistemas que se operan diariamente debe establecerse un juego doble de disquetes de salva para uso alterno, es decir, un día la salva A y el siguiente la B.
Para garantizar el cumplimiento de lo que se orienta para el resguardo de la información se establece un registro de salvas y restauras a través del modelo "Control de Salvas y Restauras” con el formato que se adjunta en el Anexo I de esta Instrucción.
6 En cumplimiento a lo dispuesto en la Resolución Conjunta CEFINSAC de fecha 1ro. de Agosto de 1991 se implementó el programa CONTADOR para instalar las palabras claves que limiten el acceso a los subsistemas que componen el SARC, el cual es obligatorio utilizar.
El disquete contentivo de dicho programa deberá estar bajo la custodia del máximo dirigente del área de Contabilidad que será el único facultado para asignar las palabras claves, siendo de su responsabilidad el cumplimiento de lo que establece dicha Resolución.
7 Debe instalarse un programa detector de virus informáticos que alerte convenientemente sobre la posible presencia de éstos, a partir de disquetes que se traten de operar desde las unidades A o B y que debe estar residente en memoria y accionarse a través del AUTOEXEC.BAT.
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8 Con vistas a disminuir las impresiones mensuales y garantizar la consulta de información de meses anteriores y su impresión de ser necesaria se establece el uso obligatorio del sistema ARCHIVO para las informaciones provenientes de la Contabilidad y medios materiales.
9 Con el fin de obtener la necesaria continuidad de la información, así como el adecuado registro de las operaciones contables de periodos anteriores y a los fines de garantizar las comprobaciones y auditorias se establece la conservación obligatoria de las informaciones impresas y los discos anuales del sistema ARCHIVO correspondientes al SISCONTA, por un término no menor de cinco años, excepto en los casos en que la unidad haya sido auditada.
9.1 MENSUALMENTE se imprimirá lo siguiente:
Balance de Comprobación de Cuentas y Subcuentas
Listado de la Opción AnálisisDetalle de todas las cuentas que por instrucciones de la Dirección de Finanzas y Contabilidad deben nominalizarse en el SISCONTA.
Listado de la Opción AnálisisDetalle de las cuentas de gastos implementadas para cada tipo de unidad.
9.2 MENSUALMENTE se realizará la preparación de los ficheros .LST necesarios para realizar la captación por el subsistema ARCHIVO de los datos del MAYOR DETALLADO y COMPROBANTES, así como la captación y adecuado archivo de los mismos.
9.3 Elaborar los archivos .LST necesarios para realizar la captación automatizada de la información por el Subsistema de Estados Financieros.
10 En el Sistema Automatizado de Registros Contables (SARC) la conservación a que se hace referencia en el punto anterior se precisa en los subsistemas como sigue:
10.1 Subsistema de Medios Materiales [MEDIOS].
10.1.1 DIARIAMENTE se imprimirá el Resumen Diario de operaciones que incluye el Listado de las Diferencias con el Almacén. Este informe deberá ser debidamente firmado por el trabajador que procesó las operaciones y emitió el cuadre diario y por el funcionario que revisó y autorizó las operaciones.
10.1.2 MENSUALMENTE se archivarán los movimientos de los productos durante el mes mediante el programa ARCHIVO
10.1.3 MENSUALMENTE se imprimirán, antes de aplican la Opción PREPARAR EL MES, las informaciones siguientes:
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Resumen Mensual de Operaciones. Contiene la información necesaria para confeccionar el comprobante de operaciones para postear el Mayor.
Resumen de Consumos por Centros de Costos. Listado de los consumos procesados por cada centro de costo durante un período de tiempo dado. Este Listado se emitirá en los casos en que el subsistema de Costos no se encuentre automatizado, de estarlo solamente se preparará con vistas a su captación por el subsistema de Costos
De forma opcional por requerirlo la entidad, puede emitir:
Resumen por Documentos. Edita el Control de los documentos procesados durante el mes permitiendo la revisión de los mismos.
Resumen por Suministrador. Listado de los documentos procesados por cada suministrador que permite la compatibilización con el registro de suministradores del Mayor.
El Listado de las informaciones descritas anteriormente no exime de que los modelos que le dieron origen y que se detallan mas abajo. se archiven de acuerdo a lo establecido por el SNC.
SNC204 Informe de Recepción SNC209 Vale de Entrega o Devolución SNC210 Transferencia entre Almacenes SNC222 Ajuste de Inventario
. 10.2 Subsistema de Nóminas y Retenciones [NOMINAS].
10.2.1 EN CADA PAGO será necesario imprimir las informaciones que se detallan:
Listados oficiales de nómina
Desglose monetario
Información para sobres
Otros pagos
Análisis de los pagos
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MENSUALMENTE se editarán:
Registro de vacaciones. Debe cuadrar con la cuenta 487 Reserva para vacaciones del Mayor.
Informe de retenciones. Garantiza la revisión de los créditos realmente descontados según nómina.
Resumen Contable. Permite al área económica comprobar los resultados de los pagos efectuados en el mes, así como confeccionar el comprobante contable de las operaciones.
Resumen por Centros de Costos. Registra por centros de costos los gastos correspondientes a las remuneraciones de los trabajadores que necesita el Subsistema de Costos por Áreas. Este Listado se emitirá solamente en aquellos casos en que el Subsistema de Costos no se encuentra automatizado, de estarlo solamente se preparará para su captación automatizada.
10.2.2 Registro SNC 4225. Facilita la información individuad y colectiva acerca del registro de tiempo de trabajo y salario. Debe mantenerse debidamente calculado y actualizado mensualmente. Puede ser impreso cuando lo estime pertinente el área contable para actualizar las tarjetas SNC 4225, siempre teniendo en cuenta lo establecido en la Carta Circular 19/92.
10.3 Subsistema de Fondos Fijos [FONDOS].
10.3.1 MENSUALMENTE se imprimirán, antes de aplicar la Opción PREPARAR EL MES las informaciones siguientes:
Resumen de Movimientos. Emite un Listado contentivo de las operaciones de altas, bajas, traslados internos y ajustes de valores de acuerdo con los documentos primarios tramitados.
Resumen Contable. Listado de los cuadres por los distintos aspectos que requiere la preparación del comprobante de diario
Resumen de Bajas para Costos. Listado de las bajas efectuadas en las distintas áreas y que constituyen gastos que deben insertarse en el Subsistema de Costos por Áreas.
Modelo "Control de Fondos Fijos” de aquellas áreas de responsabilidad que han tenido movimiento, sustituyéndolo en las mismas y archivando en el àrea contable el nuevo modelo debidamente firmado por el responsable de dicha àrea.
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10.4 Subsistema de Activos Fijos Tangibles [UNITARIO y MODULAR].
10.4.1 MENSUALMENTE se imprimirán, antes de aplicar la Opción PREPARAR EL MES, las informaciones siguientes:
Operaciones del mes. Emite un Listado contentivo de las operaciones de altas, bajas, traslados internos, ajustes de valores, etc. de acuerdo con los documentos primarios (Modelo SNC 101)
Depreciación Mensual. Resumen del proceso de cálculo de la depreciación del mes que garantiza la información para confeccionar el comprobante de gastos por ese concepto y el cuadre de la Depreciación Acumulada de Activo Fijo Tangible.
Resumen Contable. Resumen por áreas de responsabilidad y grupos de CNMB que detallan el importe y cantidad de medíos básicos, con su total general y desglosados por las categorías de "en explotación", "almacén" y "ocioso".
Resumen para Costos. Listado por centros de costos de la depreciación del mes de los Activos Fijos Tangibles. Representa el gasto de la Entidad que debe registrarse en el Subsistema de Costos por Áreas.
Modelos SNC10¸ "Control de Inventarios” de aquellas áreas de responsabilidad que han tenido movimiento, sustituyéndolo en las mismas y archivando en el área contable el nuevo modelo debidamente firmado por el responsable de dicha área
10.5 Subsistema de Finanzas [FINANZAS].
10.5.1 MENSUALMENTE se imprimirán, antes de aplicar la Opción PREPARAR EL MES, las informaciones siguientes:
Registro de Disponibilidades. Controla el movimiento de las cuentas de orden concerniente al presupuesto y su ejecución financiera.
Resumen de Cheques. Listado con el movimiento de los chequeó emitido, pagados, cancelados y pendientes de la entidad en el periodo.
10.5.2 Los Reembolsos de Caja Chica se emitirán de acuerdo a las necesidades requeridas por la Entidad.
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10.6 Subsistema de Estados Financieros [ESTADOS].
10.6.1 MENSUALMENTE se imprimirán los modelos e informaciones que se detallan seguidamente, de acuerdo al tipo de unidad de que se trate.
Estado de Ingresos y Gastos del Presupuesto.
Balance de Comprobación.
Estado de las Cuentas de Orden
Estado de Resultado de Operaciones
Estado de Resultado Anexo
Análisis del Presupuesto.
10.6.2 Se grabará en disquete los datos de los Estados Financieros por la opción del Subsistema establecida para ello, de acuerdo a las orientaciones impartidas por la Dirección de Finanzas y Contabilidad.
10.7 Subsistema de Costos por Áreas [COSTOS].
10.7.1 MENSUALMENTE se imprimirán, antes de aplicar la Opción PREPARAR EL MES, las informaciones siguientes:
Hojas de Trabajo HT1, HT2, HT3 y HT4
Informe por Centros de Costos
Informe de Costo al Director (Hospitales)
10.7.2 Con la periodicidad que tenga establecido el Frente de Costos de la Dirección de Finanzas y Contabilidad para cada tipo de costo, se emitirán las informaciones impresas que se expresan:
Informe de Costos Unitarios.
Informe de Costos Acumulados.
10.7.3 Se grabará en disquete el "Informe de Costos Acumulados por la opción del Subsistema establecida para ello, de acuerdo a las orientaciones impartidas por el Frente de Costos.
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9 Adicionalmente a los listados que con carácter obligatorio se establecen imprimir, la Entidad podrá emitir las tablas de salidas que considere necesarias para su trabajo, programadas en cada subsistema, o crear otras tablas de salida en base a los ficheros de trabajo, siempre que para ello NO se requiera ninguna modificación en la estructura de los ficheros.
10 Los listados se archivarán por orden cronológico en carpetas por Subsistemas habilitadas al efecto.
GENERALIDEDES
1. La Dirección de Finanzas y Contabilidad se responsabiliza con la actualización de los Sistemas de gestión contable establecidos acorde con las normas de Organismos de la Administración Central del Estado relacionados con esta actividad y las propias emitidas por el MINSAP, así como de la actualización de los Manuales de Usuario de cada uno de los sistemas que se exploten.
La aplicación de esta orientación permitirá el cumplimiento de las normas de control interno y por tanto la garantía de la seguridad y conservación de la información contable.
2. El incumplimiento del procedimiento que por la presente se establece puede ocasionar pérdida de documentación e información o alteración de los controles contables, por lo que podrá ser motivo de sanciones y medidas que se establecen en la Legislación vigente.
3. Las áreas económicas solicitarán de los especialistas y técnicos En la actividad de SAD ubicados en las unidades presupuestadas del SNS y Direcciones Provinciales de Salud la ayuda técnica requerida para el debido cumplimiento de lo dispuesto por la presente Instrucción.
4. Se deroga la Instrucción General No. 218¸ de 11 de Abril de 1994.
Esta Instrucción surte efectos a partir de la fecha de su emisión.
Lic.. Ramón Hernández Tápanes Director de Finanzas y Contabilidad
Lic. Ramón Díaz Vallina Viceministro
Registrado por: Dictaminado conforme:
Dpto. Sistemas y Métodos Asesor Legal
ECONOMIA Instrucción Generad No. 220 ANEXO I
REGISTRO DE SALVA Y RESTAURA DE INFORMACION
UNIDAD:
SUBSISTEMA: Hoja No.
Gene ración
SALVA REALIZADA EN: RESTAURA EFECTUADA EN: FECHA HORA CANT
DISQ. FIRMA
OPERADOR FECHA HORA FIRMA
OPERADOR D M A H M D M A H M