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“2017 - AÑO DE LAS ENERGÍAS RENOVABLES”

1 Seminarios Virología 2017- Sara Vladimirsky- Tablas Dinámicas en Excel

Ministerio de Salud

Secretaría de Políticas, Regulación e Institutos ADMINISTRACION NACIONAL

DE LABORATORIOS E INSTITUTOS DE SALUD “DR. CARLOS G. MALBRAN”

VIROLÓGICA 2017

Tablas Dinámicas en Excel

Las tablas dinámicas son una herramienta de Excel útiles para el análisis de datos categóricos y numéricos. Permiten resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de información con tan sólo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarán la tabla. El objetivo del seminario es introducirlos en el uso de las Tablas dinámicas, en forma práctica. En el seminario realizaremos tablas dinámicas sobre dos “bases de datos”: Pacientes Hemoterapia: Datos de donantes de sangre de centros de hemoterapia de la ciudad de Buenos Aires. (ficticia) Utilizaremos esta base para hacer tablas dinámicas de variables categóricas y numéricas. Las tablas dinámicas nos sirven para contestar las siguientes preguntas, entre otras Cuál es la frecuencia de grupos sanguíneos en los donantes registrados? Expresarla en forma numérica y en porcentaje por grupo Cuál es la composición por sexo de los donantes registrados? Cuál es la edad media de los donantes, máxima y mínima, total y por sexo? Cuál es la distribución etaria de los donantes? Mostrarla en forma de tabla y gráfica (histograma) CV Bancos Arg: Datos de donaciones y números de donantes positivos para antiHCV, Argentina por provincia, 2014. Aportados por el Plan Nacional de Sangre. Utilizaremos estos datos para introducirnos en el uso de “Campos Calculados”, que nos permiten generar nuevas variables que resultan de cálculos sobre las variables existentes. En este caso, calcularemos la prevalencia de antiHCV en donantes por región. También veremos como se pueden “Agrupar” categorías de variables para construir variables agrupadas, como por ejemplo, agrupar las provincias en regiones. Varias de estas tablas ya están construídas en el Excel que se adjunta, en las solapas Tablas Din Pac 1 y Tablas Din Pac 2 (tablas sobre “Pacientes Hemoterapia”) y Tablas Din –HCV Pos (tablas sobre “HCV Bancos Arg”). Preparación de la base de datos para construir tablas dinámicas Antes de comenzar a hacer tablas dinámicas, deberán asegurarse que en el rango de dato: 1.- Todas las columnas tengan “nombre” 2.- No haya filas vacías Recuerden que la base de datos debe estar previamente “consistida”, (repasar seminario 2016). No obstante, recuerden también que las tablas dinámicas son útiles para identificar errores en la base que son difíciles de visualizar en el recorrido visual, sobre todo en bases grandes.



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A modo de ejemplo, les dejo las indicaciones para construir algunas de las tablas mencionadas. TABLAS DINÁMICAS SOBRE “Pacientes Hemoterapia”. EL ASPECTO DE LA BARRAS DE MENUES Y LA BARRA DE HERRAMIENTAS DEPENDE DE VUESTRA VERSIÓN DE EXCEL Y DE LA CONFIGURACIÓN QUE LE HAYAN DADO A LA MISMA. Previo a la realización de las tablas, convertiremos el “Rango de Datos” en “Tablas”. Esta es una opción que brinda Excel desde hace varias versiones. Un “Rango de Datos” difiere de una “Tabla” –entre otras cosas- en que si sobre una “Tabla” se agregan más registros, las “Tablas Dinámicas creadas sobre dicha “Tabla”, con solo “actualizar” agregan los nuevos registros. No es necesario cambiar el “origen” de los datos por el agregado de nuevos casos. Para ello:

Parados sobre cualquier celda del “Rango de Datos”. Cliquee en: “insertar/tabla”.



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Excel le indica sobre qué rango de datos estará la tabla y le marca por “default” que la tabla tiene encabezados. Aceptar. Verá que cambia el “aspecto “ de la tabla. Si está parado sobre una celda que forme parte de la tabla, verá en la barra de menúes aparece la pestaña “Diseño” y en la barra de herramientas la opción “Estilos de Tabla”, que le permite modificar el aspecto de la tabla. También aparece a la izquierda la opción de darle un nombre a la Tabla (no es necesario)

Si se ubica por fuera de la “Tabla”, el aspecto de la barra de menúes cambia.



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Ahora sí estamos en condiciones de comenzar a construir las tablas: Parado sobre cualquier celda de la Tabla, cliquee en insertar/tabla dinámica.

Excel le pregunta sobre que Tabla o rango quiere construir las Tablas Dinámicas, y le ofrece por “default” la tabla que generamos en el paso anterior. Más abajo le pregunta dónde colocar la tabla dinámica; sugiero usar “nueva hoja de cálculo” Se le mostrará entonces en una nueva solapa: a la izquierda: la estructura “vacía” de la tabla dinámica a la derecha arriba: las variables de la tabla; a la derecha abajo: las ventanas adonde podrá desplazar las variables para la construcción de la tabla (filtro de informe, etiquetas de columna, etiquetas de fila y valores)



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Para obtener la tabla con frecuencia de grupos sanguíneos: Desplace la variable “grupos” al área de “etiquetas de columnas” y al área de Valores. IMPORTANTE: Si coloca en el área “valores” una variable CATEGÓRICA, Excel por default CUENTA las filas donde hay datos cargados. No se cuentan las filas en blanco. Si coloca en el área “valores” una variable NUMÉRICA (Ej: edad), Excel por default SUMA todas las celdas donde hay un valor cargado. Puede cambiar la “configuración del campo de valor” (ver más abajo)



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Si quiere expresar también el “grupo” como “porcentaje”, arrastre otra vez la variable al área de “valores”, y cámbiele la configuración (clik derecho; configuración de campo de valor/mostrar valores como/porcentaje del total de columnas



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Quedó la siguiente tabla

Etiquetas de fila Cuenta de Grupo

Cuenta de Grupo2

A 62 36.26% AB 3 1.75% B 15 8.77% O 91 53.22% Total general 171 100.00%

Para construir nuevas tablas, lo recomendado es comenzar de nuevo desde “insertar tabla dinámica”, pero también puede copiar una tabla ya construida y modificarla según su objetivo. Para construir una tabla utilizando en el área “valores” una variable numérica: Edad por Sexo. Desplace la variable Sexo al área de Columnas y la Variable Edad al área de Valores. Aparece por “default” la suma de edad para cada sexo. No parece tener mucho sentido… Cambie la configuración del campo de valor por: Resumir Valores por/promedio

Si le interesa también otras forma de resumir los valores en la misma tabla, arrastre la variable otras veces al área de valores y cámbiele la configuración por lo que desea (máximo, mínimo, desvío estándar, etc). También puede cambiar la configuración parándose sobre la tabla dinámica, en la columna a la que le quiere cambiar la configuración.



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La tabla final queda así:

Etiquetas de fila Promedio de edad

Máx. de edad

Mín. de edad2

Desvest de edad3

Femenino 40.67857143 65 26 10.13563855 Masculino 43.32173913 64 23 10.46007265 Total general 42.45614035 65 23 10.39977971

Para cambiar el número de decimales, ubicado en la variable a cambiar, cliq derecho/configuración de campo de valor/formato de número/número Asígnele los decimales que desee. Debe hacer esto para cada variable a modificar. Construcción de histograma de la variable edad Comience una nueva tabla dinámica, y desplace la variable edad al área de filas. Verá que se le despliegan todos los valores de “edad”. Para construir un histograma, es mejor “agrupar” los valores de edad en “rangos”. Para ello, parado sobre una celda de la tabla, cliquee en “agrupar”/agrupar selección (lo verá en distinto lugar según la versión de Excel que tenga instalada). Allí se le ofrece una opción por default de donde comenzar y donde terminar el agrupamiento, y el ancho de cada grupo. Para construir un histograma, se recomienda que los datos se agrupen en 8-10 grupos, por lo tanto, para este rango etario les recomiendo agrupar de a 5 años:

Agregue una variable en el campo de valores. Puede ser la misma variable edad (deberá cambiarle la configuración a contar) o cualquier variable categórica (Excel contará sobre los registros que tengan datos en esa variable)



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Queda la siguiente tabla:

Etiquetas de fila Cuenta de Grupo

23-27 11 28-32 21 33-37 30 38-42 29 43-47 28 48-52 18 53-57 17 58-62 11 63-67 6 Total general 171 Como lee esta tabla ? Para construir el gráfico de histograma: Parado sobre cualquier celda de la tabla dinámica: Herramientas de tabla dinámica/agráfico dinámico/columna aplicada



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Para modificar el aspecto del gráfico y que las “ barras” queden unidas , parado sobre las barras; click derecho, formato de serie de datos: Superposición de Series: 100% Ancho de Series: 0% Y quedará finalmente el “histograma” Puede editarlo como a cualquier gráfico de Excel.

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